132
BAB 3
GAMBARAN PROSES BISNIS BIDANG USAHA
3.1 Pembatasan Area Bisnis
Secara umum struktur organisasi dari perusahaan operating lease alat-alat
berat terbagi menjadi tiga divisi, yaitu divisi pemasaran, divisi keuangan, dan
divisi operasional. Dalam menjalankan kegiatan bisnisnya sehari-hari, bagian
atau divisi yang ada di perusahaan operating lease alat-alat berat tersebut
menjalankan berbagai proses yang berbeda-beda sesuai dengan fungsi dan
tugasnya masing-masing. Proses bisnis itu juga melibatkan penyewa. Penjelasan
secara umum sebagai berikut :
1. Penyewa
Merupakan pihak yang menyewa alat, pihak yang memiliki hak penggunaan
alat selama jangka waktu tertentu, pihak yang berkewajiban membayar uang
sewa, dan mengembalikan alat pada akhir periode yang telah ditetapkan
terlebih dahulu, menjalani proses sebagai berikut :
a. Pemesanan
Tahap ini penyewa menentukan jenis alat berat, merk alat berat, jangka
waktu sewa, dan lokasi penggunaan alat berat kepada pihak pemilik alat
yang diwakili oleh divisi pemasaran.
b. Penggunaan alat
Saat alat berat tiba di lokasi pekerjaan, maka penyewa memiliki hak
penggunaan alat sesuai dengan jam kerja alat yang telah ditetapkan pada
133
Surat Kontrak. Penyewa tidak memiliki hak untuk memindahtangankan
alat berat yang disewa kepada pihak lain.
c. Pembayaran
Tahap ini penyewa berkewajiban mengembalikan alat berat yang disewa
dan melunasi sisa pembayaran harga sewa alat kepada pihak pemilik alat.
Jika penyewa tidak dapat melunasi, maka penyewa harus membayar
denda terhadap tunggakan uang sewa sesuai dengan ketentuan dan
persyaratan yang berlaku di dalam Surat Kontrak yang telah disetujui
kedua belah pihak.
2. Divisi pemasaran
Divisi ini bertanggung jawab atas penerimaan dan pengiriman alat yang
dipesan penyewa, memperbaharui kontrak, serta membuat laporan pemakaian
alat yang disewa. Proses yang dijalani sebagai berikut:
a. Penerimaan pesanan
Tahap ini tidak terlepas dari penentuan jenis alat berat, negosiasi harga,
dan lokasi penggunaan alat dengan penyewa. Urusan administrasi sewa
menyewa harus dipenuhi oleh kedua belah pihak agar transaksi dapat
berjalan dengan lancar dan jelas. Setelah tercapai kesepakatan antara
kedua belah pihak dan urusan administrasi telah terpenuhi, maka divisi
pemasaran akan membuat Surat Kontrak, Faktur, Surat Jalan, dan
Kwitansi.
b. Pengiriman alat
134
Tahap ini memberikan otorisasi kepada divisi operasional untuk
mengirimkan alat berat yang dipesan ke penyewa dengan Surat Jalan
sebagai dokumen pendukung.
c. Pada akhir kontrak
Penyewa dapat melanjutkan memakai alat dengan memperbaharui
kontrak atau mengembalikan alat jika ingin mengakhiri masa kontrak
dengan perusahaan. Divisi pemasaran akan membuat laporan pemakaian
alat yang disewa jika masa sewa telah berakhir.
d. Penerimaan alat kembali
Divisi pemasaran mencatat alat berat yang telah dikembalikan oleh
penyewa setelah masa sewa alat berat berakhir ke agenda alat-alat yang
tersedia. Jika alat berat tersebut sudah dipesan oleh penyewa lainnya,
maka alat berat tersebut langsung dikirim dari lokasi penggunaan alat
sebelumnya ke lokasi penggunaan alat berikutnya.
3. Divisi keuangan
Divisi ini bertanggung jawab dalam menangani pembayaran piutang
penyewa dan melakukan penagihan terhadap piutang jatuh tempo, membuat
laporan pendapatan, laporan penerimaan kas, dan laporan piutang ke
manajer. Proses yang dijalani adalah sebagai berikut :
a. Penagihan terhadap piutang jatuh tempo
Tahap ini diawali dengan mengecek piutang yang akan jatuh tempo pada
buku piutang, kemudian melakukan penagihan dengan menggunakan
Surat Tagihan sebagai dokumen pendukung ke penyewa.
b. Membuat laporan yang dibutuhkan
135
Setiap akhir bulan dibuat laporan pendapatan, laporan penerimaan kas,
dan laporan piutang untuk manajer.
4. Divisi operasional
Divisi ini bertanggung jawab mengoperasikan alat berat yang disewa oleh
penyewa dan menerima pengembalian alat berat.
3.2 Proses Bisnis yang ada dalam Area Bisnis
Berdasarkan analisis yang dilakukan pada pembatasan area bisnis
perusahaan operating lease alat-alat berat di atas, maka diperlukan penjelasan
lebih rinci dari beberapa proses yang dinilai penting dalam sewa menyewa alat-
alat berat, yaitu proses penerimaan pesanan, pengiriman pesanan, penagihan
piutang, dan penerimaan kas.
3.2.1 Prosedur Penerimaan Pesanan
Prosedur penerimaan pesanan yang sedang berjalan saat ini adalah
sebagai berikut :
Penyewa
Memesan alat
Konfirmasi alatdan tarif sewa
Divisi PemasaranCek ketersediaan alat
Agenda alat-alat
yang tersedia
Buku Penyewa
Cek statuspenyewa1
3
2
4
Buku Piutang
Cekpiutang
penyewa
2
Gambar 3.1 Prosedur Penerimaan Pesanan
136
• Divisi pemasaran menerima pesanan alat berat dari penyewa atau
perantara baik melalui telepon maupun yang datang langsung ke
perusahaan.
• Kemudian divisi pemasaran mengecek status penyewa pada buku
penyewa.
a. Jika status penyewa adalah perorangan dan belum pernah menyewa,
maka akan dimintai data, seperti nomor KTP, nama lengkap, alamat,
nomor telepon, nomor fax, nama bank, nomor rekening, dan lain-
lain. Jika status penyewa adalah perusahaan dan belum pernah
menyewa, maka akan dimintai data, seperti nomor NPWP, nama
perusahaan, alamat, nomor telepon, nomor fax, nama bank, nomor
rekening, dan lain-lain.
b. Sebaliknya, jika penyewa (baik perorangan maupun perusahaan)
pernah menyewa, maka akan dicek piutang penyewa pada buku
piutang. Apabila masih ada piutang jatuh tempo yang belum dibayar,
maka penyewa diwajibkan menyelesaikan pembayarannya sebelum
melakukan transaksi berikutnya.
• Divisi pemasaran mengecek ketersediaan alat berat di agenda alat-alat
yang tersedia berdasarkan pesanan penyewa. Jika status alat tersedia maka
divisi pemasaran segera melakukan konfirmasi tarif sewa, jangka waktu
sewa, lokasi penggunaan alat, dan kondisi infrastruktur tanah ke penyewa.
Sebaliknya, jika alat tidak tersedia, maka penyewa diberikan beberapa
137
alternatif, seperti menyewa alat sejenis lainnya yang bisa digunakan atau
menunggu alat yang ingin disewa habis masa sewanya.
3.2.2 Prosedur Pengiriman Alat
Prosedur pengiriman alat yang sedang berjalan saat ini adalah sebagai
berikut :
Buku Penyewa
Penyewa Divisi Pemasaran
Mengirim SPK
Mengirim Fakturdan Surat Jalan
Mengirim Faktur,Surat Jalan, operator
dan alatyang disewa
CATAlat ygdisewa
Divisi Operasional
SuratKontrak
Membuat Surat KontrakMengirim
Surat Kontrak
13
5
Menyetujui isi kontrakdan membayar DP
2
46
Mengirim Kwitansi
7
Gambar 3.2 Prosedur Pengiriman Alat
• Setelah terjadi kesepakatan antara penyewa dan divisi pemasaran, maka
penyewa akan mengirimkan Surat Permintaan Kerja (SPK) yang telah
ditandatangani ke divisi pemasaran jika dibutuhkan.
• Divisi pemasaran membuat Surat Kontrak sebanyak 2 rangkap berdasarkan
SPK yang diterima dari penyewa, di mana Surat Kontrak rangkap ke-1 untuk
pihak pemilik alat dan Surat Kontrak rangkap ke-2 untuk pihak penyewa.
138
Surat Kontrak tersebut berisi identitas perusahaan pemilik alat, identitas
penyewa, beberapa pasal yang mengatur persyaratan dan ketentuan-ketentuan
yang berlaku di dalam perjanjian sewa menyewa alat-alat berat, seperti tarif
sewa, jam kerja, pengangkutan/mobilisasi, biaya operasi, keamanan,
keselamatan kerja, pemeliharaan, perpanjangan sewa, sanksi, dan resiko yang
harus ditanggung oleh masing-masing pihak.
• Apabila isi dari Surat Kontrak tersebut disetujui oleh penyewa, maka
penyewa yang datang langsung ke perusahaan untuk memesan alat dapat
menandatanganinya di tempat. Sebaliknya, Surat Kontrak akan dikirim ke
penyewa untuk ditandatangani jika pemesanan dilakukan melalui telepon.
Penyewa yang telah menandatangani Surat Kontrak diwajibkan untuk
membayar uang muka (down payment) atau membayar secara penuh tarif
sewa sesuai dengan isi dari Surat Kontrak. Pembayaran dapat dilakukan
dengan menggunakan cek/giro, transfer antar bank, dan cash. Divisi
pemasaran akan membuat kwitansi untuk penyewa sebagai tanda bukti atas
setiap pembayaran yang telah dilakukan. Lalu melaporkan dan menyerahkan
pembayaran tersebut ke divisi keuangan.
• Divisi pemasaran membuat Faktur sebanyak 3 rangkap, dimana :
Faktur rangkap ke-1 untuk penyewa
Faktur rangkap ke-2 untuk arsip divisi pemasaran
Faktur rangkap ke-3 untuk arsip divisi keuangan
• Lalu divisi pemasaran membuat Surat Jalan (SJ) sebanyak 2 rangkap setelah
menerima pembayaran uang muka dari penyewa, dimana :
139
SJ rangkap ke-1 untuk divisi operasional
SJ rangkap ke-2 untuk arsip divisi pemasaran
Faktur rangkap ke-1, Surat Jalan sebanyak 2 rangkap, operator, dan alat yang
disewa diserahkan sopir ke penyewa. Surat Jalan yang telah ditandantangani
penyewa membuktikan bahwa alat yang dipesan telah diterima oleh
penyewa. Surat Jalan rangkap ke-1 yang telah ditandatangani penyewa akan
diserahkan oleh sopir ke divisi operasional dan Surat Jalan rangkap ke-2
diserahkan ke divisi pemasaran untuk diarsip secara permanen berdasarkan
nomor.
3.2.3 Prosedur Penagihan Piutang
Prosedur penagihan piutang yang sedang berjalan saat ini adalah sebagai
berikut :
Divisi Keuangan
Cek piutang jatuh tempo
$$
Penagih
MenyerahkanSurat Tagihan
PenyewaMenagih kepenyewa
Buku Piutang
1
2
3
Gambar 3.3 Prosedur Penagihan Piutang
• Divisi keuangan mengecek piutang yang akan jatuh tempo pada buku
piutang, kemudian membuat Surat Tagihan sebanyak 3 rangkap, di mana :
140
Surat Tagihan rangkap ke-1 untuk penyewa
Surat Tagihan rangkap ke-2 untuk divisi pemasaran
Surat Tagihan rangkap ke-3 untuk divisi akuntansi
Penyewa menandatangani Surat Tagihan setelah melunasi sisa pembayaran.
Surat Tagihan rangkap ke-1 diserahkan ke penyewa dan Surat Tagihan
rangkap ke-2 dan rangkap ke-3 diserahkan ke divisi keuangan oleh penagih.
Apabila penagihan terhadap piutang yang telah jatuh tempo tidak berhasil,
maka Surat Tagihan tersebut akan disimpan kembali oleh divisi keuangan
dan penagihan akan terus dilakukan sampai pembayaran dilunasi seluruhnya.
3.2.4 Prosedur Penerimaan Kas
Prosedur penerimaan kas yang sedang berjalan saat ini adalah sebagai
berikut :
Penyewa
$$
Penagih
Menyerahkan cek/giro,bukti tranfer,atau cash
Menyerahkan pembayarandan Surat Tagihan
MenyerahkanSurat Tagihanrangkap ke-3
Mengurangipiutang
penyewa
Divisi Keuangan Divisi AkuntansiBuku Piutang
1
2
46
Divisi Pemasaran
MenyerahkanSurat Tagihanrangkap ke-2
4
Membuat dan menyerahkankwitansi
5
MenyerahkanSurat Tagihanrangkap ke-1
3
Gambar 3.4 Prosedur Penerimaan Kas
141
• Setelah menerima sisa pembayaran dari penyewa baik berupa cash, cek/giro,
atau melalui tranfer, maka penagih menyerahkan bukti pembayaran tersebut
beserta Surat Tagihan rangkap ke-2 dan rangkap ke-3 ke divisi keuangan.
• Setelah divisi keuangan melakukan pengecekan untuk memastikan cek/giro
telah cair atau pembayaran telah masuk ke rekening perusahaan, maka Surat
Tagihan rangkap ke-2 diserahkan ke divisi pemasaran sebagai dokumen
sumber untuk membuat kwitansi kepada penyewa, sedangkan Surat Tagihan
rangkap ke-3 diserahkan ke divisi akuntansi.
• Divisi akuntansi melakukan pencatatan pada buku piutang dan melakukan
penjurnalan penerimaan kas berdasarkan Surat Tagihan rangkap ke-3 yang
diterima dari divisi keuangan. Lalu, Surat Tagihan rangkap ke-3 diarsip
secara permanen berdasarkan nomor.
3.3 Dokumen dan Laporan yang Diperlukan
Dokumen yang diperlukan untuk melaksanakan transaksi operating lease
alat-alat berat adalah :
1. Surat Kontrak
Surat Kontrak dibuat oleh divisi pemasaran sebagai pernyataan persetujuan
untuk melakukan perjanjian sewa menyewa alat berat antara pihak pemilik
alat dan pihak penyewa alat, serta tugas dan tanggung jawab yang harus
dilaksanakan oleh kedua belah pihak. Surat Kontrak rangkap ke-1 untuk
pihak pemilik alat dan Surat Kontrak rangkap ke-2 diserahkan ke pihak
penyewa.
142
PERJANJIAN SEWA MENYEWA ALAT-ALAT BERAT
Nomor : Tanggal :
1. Nama : Alamat : Telepon : Jabatan : 2. Nama : Alamat : No. KTP : Telepon : Jabatan :
PASAL 1
PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA masing-masing bertindak sebagaimana di atas, yang satu dengan yang lain telah saling setuju untuk dan dengan ini membuat perjanjian sewa-menyewa alat tersebut di dalam lampiran dengan syarat-syarat dan ketentuan-ketentuan tersebut di bawah : 1. Jenis Alat yang disewa : Excavator
Merk,type, no.serie : Kobelco SK 100 LC Jumlah Alat : 3 unit Tempat, lokasi penggunaan alat : Proyek Pembersihan kali Jakarta Utara Penggunaan alat untuk : Loading sampah Tarif sewa tetap dengan fuel : Rp. 202.500 /jam x 200jam x 3 = Rp 121.500.000 Mobilisasi/Demobilisasi = Rp 4.500.000 PPN 10% = Rp 12.150.000 Rp 138.150.000
2. Jenis Alat yang disewa : Loader Merk,type, no.serie : Komatsu Jumlah Alat : 2 unit Tempat, lokasi penggunaan alat : Proyek Pembersihan kali Jakarta Utara Penggunaan alat untuk : Meratakan tanah Tarif sewa tetap dengan fuel : Rp. 100.000/jam x200jam x 2 = Rp. 40.000.000
Mobilisasi/Demobilisasi = Rp. 4.500.000 PPN 10% = Rp. 4.000.000 Rp 48.500.000 Rp 186.650.000
Terbilang : Seratus delapan puluh enam juta enam ratus lima puluh ribu rupiah.
Cara Pembayaran : Dilakukan setelah selesai pekerjaan Tanggal Penyewaan alat : 01/01 s/d 30/04/06 Maximum operating hours : 7(tujuh) jam / hari (dari jam 08.00 s/d 17.00) Asuransi : PIHAK KEDUA Tanggungan Penyewa : Uang makan operator
Alat Excavator tersebut ditaksir dengan harga pasaran Rp 500.000.000/unit Alat Loader tersebut ditaksir dengan harga pasaran Rp. 200.000.000/unit
143
Perjanjian ini dapat diperpanjang dengan dibuat perjanjian secara tertulis : Di kantor perusahaan setempat.
PASAL 2 HARGA SEWA DAN JAM KERJA
1. Harga sewa alat berat excavator tersebut Rp. 202.5000 / jam. 2. Harga sewa alat berat loader tersebut Rp. 100.000/jam. 3. Jumlah jam kerja yang ditetapkan minimum 200 jam (30hari) dan uang sewa minimum tersebut
dibayar oleh PIHAK KEDUA kepada PIHAK PERTAMA pada waktu surat perjanjian ini ditanda tangani oleh kedua belah pihak.
4. Kelebihan operasi jam kerja dihitung berdasarkan catatan buku operasi harian yang wajib dibuat oleh PIHAK KEDUA berdasarkan operation hour dan ditandatangani oleh petugas PIHAK KEDUA dan PIHAK PERTAMA yaitu selisih jumlah jam kerja yang dicatat dikurangi dengan standar jumlah jam kerja yang telah ditetapkan.
5. Tarif sewa yang dimaksud di atas tidak termasuk segala jenis pajak.
PASAL 3
PERPANJANGAN SEWA
1. Jangka waktu sewa dapat diperpanjang dengan ketentuan bahwa perpanjangan sewa alat tersebut minimal 100 jam kerja dan yang sewa tersebut minimal 100 jam untuk jangka waktu perpanjangan alat tersebut dibayar sekaligus oleh PIHAK KEDUA sehari sebelum jangka waktu sewa yang terdahulu berakhir.
2. Perpanjangan jangka waktu sewa harus disampaikan secara tertulis oleh PIHAK KEDUA kepada PIHAK PERTAMA 7 (tujuh) hari sebelum jangka waktu sewa terdahulu berakhir dan untuk perpanjangan sewa tersebut tidak diperlukan surat perjanjian sewa-menyewa baru tetapi sudah cukup dengan surat permintaan perpanjangan sewa oleh PIHAK KEDUA ditambah dengan kwitansi pembayaran perpanjangan sewa dan dengan demikian surat perjanjian sewa-menyewa yang telah ada dinyatakan tetap berlaku sebagaimana mestinya.
3. Perpanjangan sewa hanya dapat dilaksanakan setelah pembayaran sebelumnya telah dilunasi seluruhnya oleh PIHAK KEDUA dan kepada PIHAK PERTAMA.
PASAL 4 PENGANGKUTAN
Pengangkutan alat-alat berat yang disewakan dan semua biaya yang diperlukan dari tempat penyimpanan ke lokasi pekerjaan dan sebaliknya dilaksanakan oleh dan atas beban PIHAK KEDUA.
PASAL 5 BIAYA OPERASI
PIHAK PERTAMA : menyediakan operator, bahan pelumas dan minyak pelumas. PIHAK KEDUA : menyediakan dengan biaya sendiri : bahan bakar, pemondokkan, uang makan dan uang saku operator dan tugas lainnya yang diperlukan.
PASAL 6 KEAMANAN
1. Terhitung mulai saat alat-alat berat tiba di lokasi pekerjaan dan diserahkan kepada PIHAK KEDUA,
keamanan dan keselamatan alat-alat berat dan operator menjadi tanggung jawab PIHAK KEDUA.
144
2. PIHAK KEDUA tidak boleh memindahtangankan alat-alat berat yang disewanya seperti : dijual, digadai, disewakan, dipinjamkan, dijaminkan dan sebagainya berupa apapun kepada pihak ketiga yang berakibat pihak ketiga mempunyai sesuatu hak atau kepentingan atas alat-alat tersebut.
3. Apabila terjadi kecurian, hilang / rusak atau sabotase karena kesalahan atau kelalaian PIHAK KEDUA, maka PIHAK KEDUA harus mengganti alat-alat yang hilang atau rusak tersebut beserta biaya pemasangan, perbaikannya dan mengganti jam kerja yang hilang selama alat-alat tersebut tidak dapat dipergunakan yaitu dihitung 7 (tujuh) jam setiap hari.
4. PIHAK KEDUA tidak boleh memindahkan alat-alat tersebut ke lokasi lain selain dari yang telah ditentukan dalam perjanjian ini tanpa seizin tertulis PIHAK PERTAMA, kecuali dalam hal force majeour.
5. Kerusakan pada alat-alat berat, baik besar maupun kecil menjadi tanggung jawab PIHAK PERTAMA kecuali dalam hal tersebut dalam pasal 6 ayat 3 di atas.
PASAL 7 KESELAMATAN KERJA
1. PIHAK KEDUA wajib melakukan usaha-usaha agar terjamin keselamatan kerja di lingkungannya,
menyediakan alat-alat pengamanan dan obat-obatan (P3K). 2. Apabila terjadi kecelakaan terhadap tenaga kerja tersebut, maka semua biaya pengobatan, perawatan
dan santunan serta urusan dengan pihak yang berwajib ditanggung PIHAK KEDUA. 3. PIHAK KEDUA wajib untuk memberikan perlindungan terhadap operator dengan asuransi
kecelakaan kerja (ASTEK) di lingkungan proyek, apabila proyek tersebut memakan waktu pelaksanaan lebih dari 1 (satu) bulan.
PASAL 8 PEMELIHARAAN
1. PIHAK PERTAMA wajib menyerahkan alat-alat yang disewakan kepada PIHAK KEDUA dalam
keadaan jalan baik (running well). 2. PIHAK PERTAMA wajib melakukan pemeliharaan dan perbaikan sehari-hari agar alat-alat berat
dapat beroperasi sebagaimana mestinya. 3. PIHAK PERTAMA atau orang yang ditunjuk olehnya, berhak seriap waktu melihat dan memeriksa
alat-alat berat di mana pun alat tersebut berada. 4. PIHAK PERTAMA dan operator yang ditunjuk olehnya berhak memberhentikan alat-alat tersebut
mengingat medan operasinya. 5. PIHAK KEDUA wajib menjaga dan memelihara dengan baik alat-alat berat yang disewanya. 6. PIHAK KEDUA tidak diperbolehkan dengan bentuk dan cara apapun juga menutup, merubah pelat-
pelat, nomor-nomor, tanda-tanda pengenal ataupun nama-nama dari alat-alat tersebut ataupun membongkar dan melepas dan memindahkan bagian-bagian dari alat-alat tersebut.
PASAL 9 SANKSI DAN RESIKO
1. PIHAK KEDUA wajib membayar denda sebesar...... perhari kepada PIHAK PERTAMA terhadap
jumlah tunggakkan uang sewa terhitung mulai 7 (tujuh) hari keterlambatan. 2. PIHAK PERTAMA membebaskan PIHAK KEDUA dari uang sewa selama terjadi kerusakan alat-alat
yang timbul sebagai akibat pemakaian normal-normal dan terbatasnya usia penggunaan alat-alat dan sebaliknya. PIHAK KEDUA tidak dapat mengajukan claim apapun kepada PIHAK PERTAMA terhadap akibat yang mungkin timbul pada pekerjaan karena kerusakan alat-alat tersebut.
3. PIHAK PERTAMA berhak memberhentikan alat-alat berat beroperasi apabila PIHAK KEDUA masih mempunyai tunggakan uang sewa.
145
PASAL 10
1. Apabila terjadi perbedaan pendapat antara kedua belah pihak mengenai perjanjian ini dan segala sesuatu yang belum diatur didalamnya sedapat mungkin akan diselesaikan secara musyawarah oleh kedua belah pihak.
2. Segala akibat hukum yang timbul dari perjanjian ini kedua belah pihak memilih domisili hukum yang tetap dan tidak berubah di kantor Panitera Pengadilan Negeri Jakarta Utara.
Demikian surat- perjanjian sewa-menyewa alat-alat berat ini berlaku sejak tanggal ditandatangani oleh kedua belah pihak dan dibuat dalam rangkap 2 (dua) di atas kertas bermaterai cukup yang mempunyai kekuatan hukum yang sama dan masing-masing pihak memegang 1 (satu) lembar.
PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA
Gambar 3.5 Surat Kontrak
2. Faktur
Faktur dibuat oleh divisi pemasaran sebagai bukti pengakuan pendapatan dan
sebagai dokumen sumber bagi divisi keuangan untuk membuat Surat
Tagihan. Faktur rangkap ke-1 diserahkan ke penyewa pada saat mengirim
alat yang dipesan, Faktur rangkap ke-2 untuk arsip divisi pemasaran, dan
Faktur rangkap ke-3 diserahkan ke divisi keuangan untuk diarsip secara
permanen berdasarkan nomor.
146
Gambar 3.6 Faktur
3. Surat Jalan
Surat Jalan dibuat oleh divisi pemasaran kepada divisi operasional untuk
memberikan otorisasi mengirimkan alat dengan jenis, merk, jumlah, dan
spesifikasi seperti yang tertera di atas dokumen tersebut ke penyewa. Bagi
sopir Surat Jalan tersebut sebagai dokumen pendukung untuk aparat
kepolisian bila ada pemeriksaan pada saat menuju ke lokasi tujuan. Setelah
Surat Jalan ditandatangani penyewa, sopir akan menyerahkan Surat Jalan
147
rangkap ke-1 ke divisi operasional dan Surat Jalan rangkap ke-2 diserahkan
ke divisi pemasaran untuk diarsip secara permanen berdasarkan nomor.
Gambar 3.7 Surat Jalan
4. Surat Tagihan
Surat Tagihan dibuat divisi keuangan sebagai dokumen pendukung untuk
melakukan penagihan ke penyewa. Surat Tagihan rangkap ke-1 diserahkan
ke penyewa, Surat Tagihan rangkap ke-2 diserahkan ke divisi pemasaran,
Surat Tagihan rangkap ke-3 diserahkan ke divisi akuntansi.
148
Gambar 3.8 Surat Tagihan
5. Kwitansi
Kwitansi dibuat oleh divisi pemasaran sebagai tanda bukti pembayaran yang
telah dilakukan oleh penyewa.
149
Gambar 3.9 Kwitansi
Laporan yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan operating lease alat-alat
berat adalah :
1. Laporan Rekapitulasi Pemakaian Alat
Laporan ini berisi jumlah jam kerja alat berat dari perode waktu awal
penyewaan sampai akhir masa sewa. Laporan ini dibuat oleh divisi
pemasaran untuk manajer di setiap akhir masa sewa.
150
Gambar 3.10 Laporan Rekapitulasi Pemakaian Alat
2. Laporan Pendapatan
Laporan ini dibuat oleh divisi keuangan untuk manajer sebagai laporan
jumlah pendapatan yang diperoleh selama periode tertentu dari masing-
masing penyewa.
151
Gambar 3.11 Laporan Pendapatan
3. Laporan Penerimaan Kas
Laporan ini dibuat oleh divisi keuangan untuk manajer yang berisi total
penerimaan kas yang diterima perusahaan dari hasil sewa alat berat selama
periode tertentu dari masing-masing penyewa.
Gambar 3.12 Laporan Penerimaan Kas
152
4. Laporan Piutang
Laporan ini dibuat oleh divisi keuangan untuk manajer sebagai laporan yang
berisi piutang yang masih harus diterima perusahaan dari setiap penyewa
yang masih belum melunasi sisa pembayarannya.
Gambar 3.13 Laporan Piutang 3.4 Analisis Critical Success Factors ( CSF )
Faktor-faktor yang mendorong keberhasilan perusahaan berskala kecil
dan menengah (UKM) yang bergerak di bidang sewa menyewa alat-alat berat,
yaitu :
1. Sistem teknologi informasi yang computerized
Sistem teknologi informasi yang computerized merupakan elemen penting
bagi perusahaan penyewaan alat berat, dikarenakan dapat membantu pihak
manajemen membuat keputusan cepat dan akurat, memungkinkan untuk
153
memperoleh peluang pasar baru atau setidaknya dapat menangkap setiap ada
peluang pasar yang muncul dengan cepat, memperlancar proses bisnis, dan
mendapatkan data serta laporan yang dibutuhkan menjadi mudah karena
semuanya sudah terdapat di dalam sistem.
2. Prosedur administrasi fleksibel
Dengan prosedur administrasi fleksibel akan mempermudah penyewa dan
menghemat waktu dalam melakukan transaksi sewa menyewa alat-alat berat.
Fleksibilitas meliputi struktur kontraknya, besarnya pembayaran sewa, dan
jangka waktu pembayaran.
3. Tarif sewa kompetitif
Saat ini jumlah perusahaan penyewaan alat berat sangat banyak. Mereka
berlomba-lomba untuk mendapatkan pelanggan dengan memberikan tawaran
tarif sewa yang menggiurkan. Oleh karena itu, perusahaan harus cermat
dalam menentukan tarif sewa kepada penyewa agar tidak kalah bersaing
dengan para pesaingnya dari usaha yang sejenis.
4. Nilai atau kualitas alat berat
Keuntungan yang didapat perusahaan dengan menyediakan alat berat
berkualitas baik adalah meningkatkan volume penyewaan, profibilitas
perusahaan, menjaga loyalitas penyewa, dan nama baik perusahaan terjaga.
Kualitas yang buruk membuat penyewa merasa kecewa dengan pelayanan
yang diberikan perusahaan, sehingga perusahaan kehilangan pangsa pasar,
mendapat tuntutan hukum dari penyewa, produktivitas perusahaan menurun,
dan meningkatkan biaya yang harus ditanggung perusahaan..
5. Jaringan makelar (perantara) luas
154
Dengan terus mengembangkan dan memanfaatkan jaringan makelar
(perantara) diharapkan dapat meningkatkan pangsa pasar perusahaan dan
mempercepat sistem distribusi alat berat. Oleh karena itu, kerja sama antara
perusahaan dengan para makelar (perantara) harus dibina dengan sebaik-
baiknya karena mereka juga berperan besar dalam keberhasilan perusahaan.
3.5 Analisis Kebutuhan Dokumen dan Informasi
Dokumen yang dibutuhkan oleh perusahaan operating lease alat-alat
berat adalah sebagai berikut :
1. Surat Pesanan
2. Surat Kontrak
3. Faktur
4. Kwitansi
5. Surat Jalan
6. Surat Penerimaan Kas
7. Surat Penerimaan Alat
Informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan sewa menyewa alat-alat berat adalah
sebagai berikut :
• Fixed asset Management Information, yang mencakup :
1. Data alat-alat berat seperti kode alat, jenis alat, dan spesifikasi alat.
2. Alat disimpan dan diatur sesuai dengan kategori agar mudah diakses.
3. Record status alat, lokasi pengoperasian alat, beserta tanggal peminjaman
dan pengembalian alat.
4. Record pengeluaran alat dan penerimaan alat kembali.
155
5. Informasi jumlah setiap alat yang di-booking, tersedia (available), dan
alat yang sedang disewa / keluar.
6. Pengingat (reminder) penerimaan alat.
• Customer Information, yang mencakup :
1. Data penyewa, seperti kode penyewa, nama perusahaan atau orang,
nomor telepon, nomor fax, dan lain-lain.
2. Informasi piutang penyewa.
3. Pengingat (reminder) piutang jatuh tempo penyewa.
• Order Managements, yang mencakup :
1. Pesanan alat berat (order) dibedakan antara booking dan posting.
Booking berarti pesanan terhadap alat-alat berat yang ingin disewa masih
memerlukan konfirmasi lebih lanjut dan dapat dibatalkan oleh penyewa,
sedangkan posting berarti pesanan terhadap alat-alat berat tersebut harus
segera diproses dengan mencetak Surat Kontrak. Jika penyewa tidak
menyetujui isi dari Surat Kontrak, maka pesanan tersebut dapat
dibatalkan.
2. Pengingat (reminder) dari order yang berstatus booking. Dengan tujuan
meminta konfirmasi kepada penyewa yang bersangkutan.
• Reports Management, yang mencakup :
1. Daftar Alat Tersedia
2. Daftar Piutang
3. Daftar Beban
4. Daftar Pemakaian Alat Berat