BAB 3
ANALISIS SISTEM SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah & Perkembangan Perusahaan
PT. Surya Warfa Kharisma adalah suatu perusahaan yang mempunyai kegiatan
usaha di bidang trading alat-alat elektrikal, mekanik, suku cadang dan peralatannya.
Dalam membangun bisnisnya, PT Surya Warfa Kharisma ini dikenal sebagai supplier di
bidang elektrikal dan mekanikal yang menyediakan berbagai kebutuhan alat-alat listrik
yang diperlukan pelanggannya.
Perusahaan ini didirikan oleh Bapak Warren Horatian pada tahun 1993 dengan
nama CV. Surya. Seiring dengan pertumbuhan dan perkembangan ekonomi yang
membaik di dalam negeri, turut pula mendukung perkembangan perusahaan untuk
meningkatkan status badan hukumnya. Untuk itu, pada tahun 2007 badan usaha ini
berubah menjadi badan hukum dengan nama PT. Surya Warfa Kharisma di hadapan
notaris Hasna Mokoginta, SH dengan nomor akta 14 tanggal 6 Februari 2007 dan nomor
Keputusan Menteri Kehakiman dan HAM: C-41.HT.03.01-TH 1995. PT. Surya Warfa
Kharisma memiliki Nomor SIUP: 35/P3M.03/IZ/PM/III/2007, dan Nomor TDP:
320114500461 tanggal 21 Maret 2007 oleh Dinas Perindustrian Perdangangan dan
Penanaman Modal. Saat ini, perusahaan dikelola oleh Ibu Jetty Widia Najoan sebagai
Direktur Utama dan beberapa pemegang saham lainnya.
PT. Surya Warfa Kharisma berkedudukan pada lokasi yang sama dari pertama
berdiri sampai dengan sekarang dengan alamat di Jalan Morotai II No. 125, Gorontalo.
69
Aktivitas bisnis utamanya menyediakan kebutuhan peralatan listrik seperti pengadaan
spare-part mesin pembangkit listrik, pembangunan dan perawatan jaringan listrik serta
kebutuhan elektrikal lainnya untuk PT. PLN dan korporasi lain atau individu di daerah
Propinsi Gorontalo dan sekitarnya.
3.1.2 Visi dan Misi
Visi PT Surya Warfa Kharisma adalah untuk menjadi perusahaan penyedia
kebutuhan elektrikal dan mekanikal serta suku cadang dan peralatannya yang unggul
dengan pelayanan terbaik dari segi mutu, biaya, dan waktu.
Misi PT Surya Warfa Kharisma adalah untuk menyediakan produk-produk yang
berkualitas baik, dan dengan harga terjangkau yang didukung pelayanan penuh dalam
pengiriman produk yang tepat waktu untuk memuaskan kebutuhan konsumen. Untuk
melaksanakan misinya, PT Surya Warfa Kharisma terus berupaya mendapatkan dan
menjalin kepercayaan dengan konsumennya, berusaha mengembangkan perusahaannya,
dan untuk menghasilkan kinerja yang lebih baik.
3.1.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi dalam PT. Surya Warfa Kharisma ditunjukkan pada gambar
3.1 berikut ini:
70
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Surya Warfa Kharisma
(Sumber: Direktur PT. Surya Warfa Kharisma, 2009)
71
3.1.4 Tugas dan Wewenang
Berikut ini adalah uraian tugas dan wewenang dari masing-masing bagian dalam
struktur organisasi PT Surya Warfa Kharisma:
1) Komisaris
Tugas:
a. Memastikan kelangsungan hidup perusahaan secara keseluruhan;
b. Melakukan pengawasan atas jalannya usaha perusahaan dan memberikan
nasihat kepada direktur;
c. Memeriksa laporan keuangan tahunan perusahaan dan memberikan
pengarahan kepada direktur utama untuk menentukan langkah-langkah
selanjutnya;
Wewenang:
d. Menyetujui rencana kegiatan perusahaan yang tertuang dalam anggaran
tahunan, yang disiapkan oleh direktur utama;
e. Menyetujui rencana investasi dan segala bentuk pinjaman;
2) Direktur Utama
Tugas:
a. Memimpin dan mengendalikan semua kegiatan perusahaan;
b. Merencanakan dan menyusun program kerja jangka panjang dan jangka
pendek perusahaan;
c. Membina karyawan
d. Mengurus dan mengelola kekayaan perusahaan;
72
e. Menyampaikan laporan berkala mengenai seluruh kegiatan termasuk neraca
dan perhitungan laba rugi kepada komisaris;
Wewenang:
f. Mengangkat dan memberhentikan karyawan dengan mengacu kepada
peraturan ketenagakerjaan yang berlaku;
g. Menandatangani ikatan hukum dengan pihak lain dengan atau atas
persetujuan komisaris.
3) Direktur
Tugas:
a. Membantu tugas-tugas direktur utama;
b. Memberikan saran-saran atau pertimbangan kepada direktur utama sesuai
dengan hierarki tentang langkah-langkah atau tindakan yang perlu diambil;
c. Melakukan penelitian atas kemungkinan-kemungkinan pengembangan usaha
perusahaan;
d. Mengontrol kinerja seluruh karyawan
e. Mengawasi kelancaran kegiatan operasional perusahaan;
f. Memonitor dan meminta pertanggungjawaban manajer lain dibawahnya.
Wewenang:
g. Sebagai pengambil keputusan operasioanal pada tingkat tertentu, dan
menyetujui pemberian penawaran harga dalam proses tawar menawar;
4) Manajer Keuangan & Akuntansi
Tugas:
a. Memimpin dan mengendalikan kegiatan perusahaan di bidang keuangan;
73
b. Mengkoordinir perumusan strategi jangka panjang sebagai dasar perumusan
rencana kerja dan anggaran perusahaan dengan bekerja sama dengan direksi
lainnya;
c. Menganalisis laporan keuangan;
d. Membangun sinergi dan berusaha mencapai hasil bisnis yang optimal dari
pelaksanaan seluruh usaha perusahaan;
e. Memastikan ketersediaan dana operasional yang dibutuhkan oleh perusahaan
untuk kegiatan operasional sehari-hari, dengan melakukan koordinasi dengan
para pimpinan unit usaha;
f. Menyampaikan laporan berkala mengenai seluruh kegiatan dan kondisi
keuangan perusahaan kepada direktur utama.
Wewenang:
g. Menentukan kebijakan-kebijakan yang dapat mengurangi dan menanggulangi
berbagai jenis risiko finansial yang dapat dihadapi oleh perusahaan dengan
berkoordinasi dengan direksi lainnya;
h. Mengotorisasi berbagai pembayaran operasional atas persetujuan direktur.
5) Manajer Administrasi & Penjualan
Tugas:
a. Merencanakan dan melaksanakan strategi penjualan;
b. Bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan penjualan;
c. Mengarahkan dan mengkoordinasikan kegiatan penjualan agar tujuan
perusahaan dapat tercapai;
d. Mengorganisasikan tenaga penjualan;
74
e. Menjaga hubungan baik dengan supplier;
f. Melakukan evaluasi terhadap pertumbuhan target penjualan perusahaan;
g. Menyampaikan laporan berkala mengenai seluruh kegiatan penjualan kepada
direktur utama.
6) Manajer Teknik
Tugas:
a. Mengendalikan kualitas produk-produk yang akan dijual kepada konsumen;
b. Bertanggung jawab atas pekerjaan teknik yang dilakukan
c. Melakukan evaluasi terhadap kualitas produk perusahaan;
Wewenang:
d. Memberi penilaian dan meninjau kinerja masing-masing karyawan.
7) Manajer Perbekalan
Tugas:
a. Bertanggung-jawab atas penyediaan barang-barang di gudang;
b. Memastikan kelancaran penerimaan dan pengeluaran barang dari gudang;
c. Mengatur dan mengawasi kegiatan pengiriman barang;
d. Melakukan evaluasi terhadap kualitas produk perusahaan bersama-sama
divisi teknik;
e. Menyampaikan laporan berkala mengenai persediaan di gudang kepada
direktur utama.
75
8) Staff Keuangan / Akuntansi
Tugas:
a. Melakukan penagihan yang telah jatuh tempo dan menerima pembayaran
dari pelanggan;
b. Menerima, memeriksa tagihan dari supplier untuk memastikan pembayaran
yang tepat waktu;
c. Mencatat transaksi-transaksi yang terjadi dalam perusahaan dan mengarsip
seluruh dokumen transaksi untuk memudahkan penelusuran dokumen;
d. Menghitung total gaji yang dapat diterima oleh karyawan;
e. Memeriksa rangkuman kas kecil untuk memastikan penggunaan dan
ketersediaan kas kecil yang efektif;
f. Menangani masalah perbankan, pajak, dan lain-lain yang berkaitan dengan
keuangan perusahaan;
g. Menyampaikan laporan keuangan, laporan penjualan, laporan penerimaan
kas secara berkala.
9) Staff Administrasi & Penjualan
Tugas:
a. Memberikan penawaran harga kepada pelanggan;
b. Menerima pesanan pelanggan;
c. Melakukan pemesanan barang kepada supplier;
d. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan;
e. Bertanggung-jawab atas kegiatan penjualan yang dilakukan;
76
f. Melaksanakan kegiatan surat-menyurat, dokumentasi dan pengarsipan, untuk
memastikan dukungan administrasi bagi kelancaran kegiatan seluruh
karyawan.
10) Staff Teknik
Tugas:
a. Menyelesaikan permasalahan teknis pada konsumen;
b. Melakukan pekerjaan instalasi produk;
c. Bertanggung-jawab dalam menangani keluhan pelanggan terhadap produk;
d. Melakukan perbaikan produk berdasarkan keluhan;
e. Melakukan pemeriksaan terhadap kondisi produk secara berkala.
11) Staff Perbekalan
Tugas:
a. Menjaga kualitas produk selama penyimpanan;
b. Menerima barang dari supplier dan menyiapkan barang untuk pelanggan;
c. Melakukan pencatatan mengenai arus keluar masuk barang;
d. Memeriksa barang yang diterima dan barang yang akan dikirimkan bersama
bagian teknik;
e. Bertanggung-jawab untuk memastikan barang yang dikirim sampai ke
pelanggan;
f. Memastikan bahwa pengiriman barang kepada pelanggan secara tepat waktu;
g. Melakukan stok opname secara berkala.
77
3.2 Gambaran Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang, dan Penerimaan
Kas yang Berjalan
3.2.1 Prosedur Penjualan
Prosedur diawali ketika bagian administrasi menerima permintaan penawaran
harga dari klien atau calon pelanggan, baik yang datang langsung, melalui telepon atau
fax. Bagian administrasi melakukan pengecekan terhadap status pelanggan, apabila
pelanggan baru maka bagian administrasi perlu mendata pelanggan dan mencatatnya ke
dalam buku pelanggan untuk disimpan sebagai arsip.
Berdasarkan permintaan penawaran harga dari pelanggan, bagian administrasi
menghubungi bagian perbekalan untuk mengecek ketersediaan barang serta jumlah yang
diminta melalui telepon. Jika setelah melakukan pengecekan persediaan ternyata barang
yang dipesan tidak ada atau tidak memenuhi jumlah sesuai pesanan pelanggan, bagian
perbekalan memberitahukan bagian administrasi agar bagian administrasi dapat
menginformasikan pembeli bahwa barang yang diinginkan belum tersedia dan
memerlukan tempo waktu untuk menyediakannya.
Atas kekurangan barang yang tersedia, bagian administrasi akan menghubungi
supplier untuk melakukan pemesanan barang. Walaupun beberapa pelanggan bersedia
menunggu dan menerima keterlambatan pengiriman, ada beberapa pelanggan lain yang
mempunyai kebutuhan mendesak dan tidak dapat menerima keterlambatan perusahaan
sehingga sebagian kecil pelanggan terpaksa membatalkan pesanannya.
Jika barang dan jumlah yang diinginkan pelanggan tersedia, maka bagian
administrasi membuat Surat Penawaran Harga yang didasarkan atas daftar harga barang
78
standard yang dimiliki arsip administrasi. Bagian administrasi menyerahkan Surat
Penawaran Harga (SPH) rangkap 2 kepada Direktur untuk diotorisasi.
SPH rangkap 1 dikirimkan kepada pelanggan
SPH rangkap 2 untuk arsip bagian administrasi
Dalam melakukan kesepakatan harga, tentu saja para calon pembeli melakukan
penawaran harga yang terbaik baginya. Pelanggan menghubungi perusahaan, melalui
bagian administrasi untuk melakukan penawaran harga yang telah diberikan perusahaan.
Atas penawaran harga yang diajukan pelanggan, bagian administrasi menyampaikan
laporan lisan kepada direktur untuk meminta persetujuan harga, kemudian memberitahu
pelanggan batasan harga dengan jumlah potongan harga yang disetujui direktur.
Setelah terjadi kesepakatan harga, pelanggan akan mengirimkan Surat Pemesanan
Barang atau Purchase Order kepada perusahaan yang menyatakan bahwa pelanggan
setuju untuk membeli sejumlah barang tertentu dengan harga yang telah disepakati.
Berdasarkan Purchase Order yang diterima, bagian administrasi membuat Sales Contract
antara dua pihak yang melampirkan kesepakatan harga, serta mencantumkan cara
pembayaran, dan jangka waktu pembayaran.
Setelah meminta otorisasi direktur, Sales Contract dikirimkan kepada pelanggan.
Distribusi dokumen yang dibuat sebanyak 3 rangkap ini adalah sebagai berikut:
Sales Contract rangkap 1 untuk pelanggan
Sales Contract rangkap 2 untuk bagian keuangan
Sales Contract rangkap 3 untuk arsip bagian administrasi
Bagian administrasi membuat Delivery Order (DO) sebanyak 3 rangkap,
kemudian diserahkan ke bagian keuangan. Berdasarkan Sales Contract dan Delivery
79
Order yang diterima, bagian keuangan mencatat pesanan pelanggan tersebut ke dalam
invoice sebanyak 3 rangkap dan menyerahkannya kepada bagian administrasi, yang akan
didistribusikan sebagai berikut:
invoice rangkap 1 untuk pelanggan (setelah melakukan pembayaran)
invoice rangkap 2 diserahkan kepada pelanggan bersamaan dengan pengiriman barang
invoice rangkap 3 untuk arsip bagian keuangan
Jika transaksi dilakukan secara kredit, invoice rangkap 1 akan diarsip ke dalam
arsip sementara oleh bagian keuangan. Sedangkan untuk transaksi penjualan tunai,
invoice rangkap 1 diserahkan bersamaan dengan invoice rangkap 2 dan barang pada saat
pengiriman barang.
Bagian administrasi akan menghubungi bagian perbekalan agar menyiapkan
barang dengan menyerahkan invoice rangkap 2 dan DO sebanyak 3 rangkap. Surat
Delivery Order ini merupakan pernyataan yang digunakan sebagai perintah pengeluran
barang dari gudang. Berdasarkan DO, bagian perbekalan mencatat pengeluaran barang
pada buku persediaan. Dengan demikian, barang pun telah siap untuk dikirimkan kepada
pelanggan.
Pada saat penyerahan barang, bagian perbekalan melampirkan invoice rangkap 2
(beserta invoice rangkap 1 jika transaksi penjualan secara tunai) dan DO 3 rangkap untuk
ditanda-tangani pelanggan. Invoice rangkap 2 (beserta invoice rangkap 1 jika transaksi
penjualan secara tunai) dan DO rangkap 1 diserahkan kepada pelanggan sebagai bukti
bahwa barang yang dikirim telah diterima oleh pelanggan.
80
DO rangkap 1 untuk pelanggan
DO rangkap 2 untuk bagian keuangan
DO rangkap 3 untuk arsip bagian administrasi
Setelah pengiriman barang selesai, bagian pengiriman mendistribusikan DO
rangkap 2 yang telah ditanda-tangani pelanggan kepada bagian keuangan sebagai laporan
pengiriman barang. Sedangkan DO rangkap 3 dikembalikan pada bagian administrasi
untuk disimpan sebagai arsip.
Bagian keuangan mencocokkan DO rangkap 2 yang telah ditanda-tangani
pelanggan dengan Sales Contract rangkap 2 serta invoice rangkap 3 yang ada di arsip
sementara. Selanjutnya, bagian keuangan mencatat transaksi penjualan ke dalam jurnal
penjualan dan menambahkan piutang pelanggan apabila penjualan dilakukan secara
kredit. Kemudian dokumen-dokumen tersebut diarsipkan oleh bagian keuangan
berdasarkan tanggal.
3.2.2 Prosedur Retur Penjualan
Pelanggan dapat melakukan claim terhadap barang yang rusak atau kondisi lain
yang tidak sesuai dengan pesanan. Jangka waktu pengembalian berbeda-beda tergantung
kesepakatan yang tertera dalam perjanjian dengan masing-masing pelanggan. Dalam hal
ini, pelanggan harus melampirkan barang yang di-retur dengan invoice serta DO rangkap
1 yang diterima ketika pengiriman barang.
Bagian administrasi menangani keluhan pelanggan, dan menghubungi bagian
perbekalan untuk memeriksa kondisi barang. Apabila keluhan yang ada sesuai dengan
81
kebijakan retur perusahaan, maka bagian administrasi akan mencatatnya ke dalam Surat
Retur (SR) sebanyak 4 rangkap sebagai berikut:
SR rangkap 1 untuk pelanggan
SR rangkap 2 untuk bagian keuangan
SR rangkap 3 untuk bagian perbekalan
SR rangkap 4 untuk arsip bagian administrasi
Berdasarkan retur yang terjadi, bagian perbekalan menerima barang retur dan
melakukan pencatatan ke dalam buku persediaan. Sedangkan SR rangkap 2 yang diterima
bagian keuangan dicocokkan dengan invoice rangkap 3 yang diarsip sementara oleh
bagian keuangan. Surat Retur ini digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan dan
pengurangan piutang pelanggan.
Barang yang diretur dapat dikembalikan tanpa penukaran atau dengan penukaran
barang sejenis. Apabila atas permintaan pelanggan yang menginginkan bahwa barang
yang diretur agar ditukarkan dengan barang pengganti dengan jenis dan tipe barang yang
sama, Surat Retur rangkap 2 yang diterima bagian keuangan hanya digunakan untuk
mencatat retur tanpa mengurangi piutang pelanggan.
Kemudian bagian administrasi membuat Delivery Order–Retur (DO-Retur)
sebanyak 3 rangkap. Surat DO-Retur diserahkan kepada bagian perbekalan untuk
selanjutnya akan dilakukan pengiriman barang seperti prosedur pengiriman standar.
Berdasarkan DO-Retur ini, bagian perbekalan menyiapkan sejumlah barang yang
dibutuhkan kemudian kembali melakukan pengiriman barang kepada pelanggan dan
melampirkan DO-Retur untuk ditanda-tangani pelanggan. Setelah pengiriman barang
82
retur selesai, bagian perbekalan mendistribusikan DO-Retur yang telah ditanda-tangani
pelanggan sebagai berikut:
DO-Retur rangkap 1 untuk pelanggan
DO-Retur rangkap 2 untuk bagian keuangan
DO-Retur rangkap 3 untuk arsip bagian administrasi
3.2.3 Prosedur Penerimaan Pembayaran dari Pelanggan
Secara berkala, bagian keuangan akan memeriksa invoice untuk mengetahui
piutang pelanggan yang jatuh tempo. Pelanggan memiliki kewajiban membayar dalam
tempo 30 hari setelah barang dikirim atau tergantung perjanjian yang disepakati. Atas
piutang yang telah jatuh tempo, bagian keuangan menghubungi pelanggan dan
melakukan penagihan. Dengan adanya konfirmasi pembayaran dari pelanggan, bagian
keuangan membuat Faktur Pajak Standard (FPS) sebanyak 2 rangkap dan Kuitansi
sebanyak 2 rangkap kemudian meminta otorisasi direktur.
Pelanggan yang melakukan pembayaran dengan cara transfer, harus menyerahkan
bukti transfer kepada perusahaan. Sedangkan pembayaran yang dilakukan dengan cek
atau giro, maka bagian keuangan harus memastikan kepada pelanggan dan bank yang
bersangkutan bahwa cek atau giro tersebut dapat dicairkan pada tanggal jatuh tempo.
Ketika melakukan pembayaran, pelanggan menandatangani FPS dan Kuitansi
yang masing-masing berangkap 2. Bagian keuangan juga melampirkan invoice rangkap 1
kepada pelanggan, kemudian menyerahkannya beserta FPS rangkap 1 dan Kuitansi
rangkap 1 yang telah ditanda-tangani kepada pelanggan. Dokumen-dokumen yang
diterima pelanggan ini merupakan bukti pembayaran yang lengkap dan sudah lunas.
83
FPS rangkap 1 untuk pelanggan
FPS rangkap 2 untuk diarsip bagian keuangan
Kuitansi rangkap 1 untuk pelanggan
Kuitansi rangkap 2 untuk arsip bagian keuangan
Sedangkan untuk transaksi penjualan yang dilakukan secara tunai, FPS sebanyak
2 rangkap dan Kuitansi 2 rangkap yang dibuat bagian keuangan akan didistribusikan
kepada bagian perbekalan untuk dilampirkan pada saat pengiriman barang beserta
invoice, dan DO. Bagian perbekalan menerima pembayaran dari pelanggan, kemudian
memberikan FPS rangkap 1 dan Kuitansi rangkap 1 yang sudah dicap lunas kepada
pelanggan. Untuk FPS rangkap 2 dan Kuitansi rangkap 2 yang telah ditanda-tangani
pelanggan, dikembalikan ke bagian keuangan untuk diarsip.
Setelah menerima pembayaran, bagian keuangan mencatat penerimaan kas ke
dalam jurnal penerimaan kas dan mengurangi piutang pelanggan. FPS rangkap 2 dan
Kuitansi rangkap 2 akan diarsip permanen berdasarkan tanggal.
Pada akhir bulan, bagian keuangan akan membuat laporan penjualan dan laporan
penerimaan kas yang ditujukan kepada Direktur sebagai pelaporan bulanan dan bahan
evaluasi.
Berikut adalah flowchart dan rich picture sistem informasi akuntansi penjualan,
piutang, dan penerimaan kas yang sedang berjalan di PT. Surya Warfa Kharisma yang
dapat dilihat pada Gambar 3.2-3.7 dan pada Gambar 3.8:
84
Flowchart Prosedur Penerimaan Pesanan
Bagian Keuangan / Akuntansi
SC
SC
Bagian Administrasi
PO
1
1
Keterangan:
SPH = Surat Penawaran HargaPO = Purchase OrderSC = Sales ContractDO = Delivery Order
Membu-at DO
1
SC
Membu-at SC
3
2
Pelanggan
3
Dari Pelanggan
1
1
DO
SPH
2
Menerima order dari pelang-
gan
2
2
1
Pelanggan
mulai
N
Membu-at
invoice
1
PO
T
Menge-cek
persediaan
N
1
1
2
PO
SC
DO
32
1
1
2
3
2
2
1
3
1DO
1
Invoice
32
1
Gambar 3.2 Flowchart Prosedur Penerimaan Pesanan (Sumber: diolah dari informasi perusahaan)
85
Gambar 3.3 Flowchart Prosedur Pengiriman Barang (Sumber: diolah dari informasi perusahaan)
86
Gambar 3.4 Flowchart Prosedur Penerimaan Pembayaran dari Penjualan Kredit (Sumber: diolah dari informasi perusahaan)
87
Gambar 3.5 Flowchart Prosedur Retur Penjualan (tanpa penukaran) (Sumber: diolah dari informasi perusahaan)
88
Flowchart Prosedur Retur Penjualan (dengan penukaran)
Bagian Administrasi Bagian Perbekalan
SR
DO – R
Bagian Keuangan
DO – R (signed)
SR
Disertai dengan barang
Menerima barang
retur & DO dari
pelanggan
1
Membu-at SR
3
SR2
2
2
SR
SR
41 2
DO – R (signed)
Mengi-rim
barang
3
Mencocokkan SR dengan DO – R
1
4
1
DO
1
Menyiapkan
barang
2
mulai
2
T
DO – R
2
1
pelanggan
3
DO – R
2
3
3
Membu-at DO (Retur)
1
3
Menco-cokkan SR dan DO – R
Menca-tat
persediaan
Kartu Persedia
an
DO – R
1
21
3
1
3
4
1
Dari pelanggan
pelanggan
32
5
DO – R (signed)
1
2
T
Selesai
1
Keterangan:
DO = Delivery OrderSR = Surat ReturDO-R = Delivery Order-Retur
4
3
SR1
32
pelanggan
2
1
N
Gambar 3.6 Flowchart Prosedur Retur Penjualan (dengan penukaran) (Sumber: diolah dari informasi perusahaan)
89
Flowchart Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit
Bagian Keuangan Bagian Perbekalan (gudang)Bagian Administrasi
DO (signed)
SCDO (signed)
PO
SC
PO
SC
PO
Membu-at SC
mulai
Menge-cek
persediaan
Pelanggan
Dari Pelanggan
Menerima order dari pelang-
gan
N
31
2
SPH1
21
Keterangan:
SPH = Surat Penawaran HargaPO = Purchase OrderSC = Sales ContractDO = Delivery Order
1
3
2N
3
1
Pelanggan
1
2
Membu-at DO
DO1
2
N
3
4
3
1
3
SC
Membu-at
invoice
2
1
1
T
1
2
2
23
1
1
2
1DO
21
DO
Invoice
2
2
2
1
1
3
3
1
3
invoice
invoice
N
2
1
T
2
Menco -cokkan DO dan invoice
3
Jurnal Penjual
an
3
DO (signed) 1
Selesai
Disertai dengan barang
Pelanggan
1
Pelanggan
1
DO
Mengi-rimkan barang
23
invoice
Menyiapkan
barang
2
2
2
2
4
3
1
3
Dari pelanggan
12
23
2
DO
invoice
1 DO (signed)
Invoice(signed)
2
1
2
2
1
Gambar 3.7 Flowchart Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit yang Sedang Berjalan (Sumber: diolah dari informasi perusahaan)
90
Pencatatan dan dokumentasi keluar masuk barang yang tidak akurat
Mengkakibatkan banyaknya jumlah piutang tak tertagih
Pengambilan keputusan yang kurang tepat
Kelancaran arus kas yang terganggu
Memungkinkan terjadinya kecurangan pencatatan akuntansi
Gambar 3.8 Rich Picture sistem berjalan
91
3.3 Permasalahan yang Dihadapi
1) Terjadinya pemberian kredit yang melampaui batas limit kredit pelanggan
mengakibatkan banyaknya jumlah piutang tak tertagih.
Pada saat ini pemberian kredit pelanggan, baik kepada pelanggan baru maupun
pelanggan tetap, belum memiliki kriteria limit kredit yang ditetapkan. Perusahaan tidak
memiliki sistem pengecekan terhadap status kredit pelanggan yang masih belum
dibayarkan. Hal ini mengakibatkan penjualan kredit kepada pelanggan yang masih
memiliki saldo piutang dan memungkinkan terjadi pemberian kredit pada pelanggan
yang melewati batas limit kredit, sehingga pembayaran atas piutang diterima
perusahaan dalam tempo yang lama dan bad debt.
Kebanyakan pelanggan masih mendapat toleransi pemberian kredit dari
perusahaan atas asas kekeluargaan kepada pelanggan yang dikenal pihak manajemen
atau pelanggan tersebut sudah lama menjalin hubungan baik dan menjadi rekanan
perusahaan. Banyaknya penjualan perusahaan yang dilakukan secara kredit terutama
kepada pelanggan-pelanggan yang masih memiliki sejumlah piutang dapat memicu
piutang bermasalah. Apabila dibiarkan terus-menerus dapat menghambat pemasukan
kas dan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.
Rekomendasi yang diusulkan yaitu adanya proses penetapan limit kredit
pelanggan yang ditentukan oleh manajer keuangan atas kriteria yang telah ditetapkan.
Batas kredit ditetapkan berdasarkan nilai transaksi pelanggan per bulannya, ketepatan
membayar, retur penjualan, dan lama langganan. Apabila jumlah pesanan melebihi
limit kredit pelanggan, pesanan baru pelanggan tidak dapat disetujui hingga
92
pembayaran terhadap hutangnya dilakukan. Dengan proses demikian diharapkan dapat
mengurangi jumlah piutang tak tertagih.
Kebutuhan informasi yang diperlukan yaitu Laporan Analisis Umur Piutang
yang digunakan sebagai salah satu pertimbangan dalam menentukan besarnya limit
kredit pelanggan. Selain itu diperlukan juga data piutang pelanggan yang merinci
jumlah piutang dan pembayaran yang dilakukan.
2) Pencatatan dan dokumentasi keluar masuk barang yang tidak akurat.
Saat ini pengendalian arus keluar masuk barang dari dan ke dalam gudang
perusahaan dirasakan kurang karena hanya berdasarkan konfirmasi perintah melalui
telepon. Bagian perbekalan juga menerima dokumen dari bagian administrasi, dimana
dokumen tersebut hanya diterima bagian perbekalan untuk kemudian diserahkan
kepada pelanggan atau kembali diserahkan ke bagian administrasi dan bagian
keuangan.
Hal ini mengakibatkan kemungkinan terjadi kesalahan barang yang keluar,
bahkan kehilangan dari gudang tidak dapat dengan cepat diketahui. Pengendalian akan
pengeluaran barang seharusnya didukung oleh dokumen sumber berupa Delivery Order
yang diarsip bagian perbekalan.
Selama ini, Delivery Order yang merupakan dokumen bukti pengeluaran barang
hanya dibuat sebanyak 3 rangkap untuk kemudian didistribusikan kepada pelanggan,
bagian keuangan, dan bagian administrasi. Perusahaan masih merasa nyaman dengan
dokumentasi secara tidak langsung dan lisan kepada bagian perbekalan.
93
Dengan adanya arsip dokumen sumber, yaitu Delivery Order pencatatan ke
dalam persediaan didasarkan atau dilampiri dengan dokumen pendukung yang jelas,
sehingga dapat mempermudah penelusuran kesalahan dan pencatatan keluar masuk
barang yang akurat.
Rekomendasi dalam mengatasi hal ini adalah dengan menambah jumlah
rangkap surat Delivery Order yang diarsip bagian perbekalan sesudah ditanda-tangani
pelanggan. Keberadaan arsip dokumen Delivery Order oleh bagian perbekalan dapat
membantu pertanggung-jawaban bagian perbekalan mengenai jumlah barang yang
keluar dari gudang serta menelusuri kesalahan pencatatan persediaan. Dengan demikian
perusahaan dapat mengurangi kemungkinan kehilangan barang dan melakukan
penelusuran dengan cepat.
3) Adanya perangkapan fungsi keuangan dan fungsi akuntansi memicu kecurangan
pencatatan akuntansi.
Saat ini, perusahaan memiliki satu kesatuan bagian keuangan/ akuntansi yang
melakukan pencatatan dan pembukuan perusahaan, pembuatan laporan kepada Direktur
serta membuat invoice dan penetapan kredit pelanggan.
Bagian keuangan juga memiliki tugas untuk mengelola penerimaan kas yang
diterima dari pelanggan serta melakukan pencatatan terhadap penerimaan kas tersebut.
Penugasan yang tidak dipisahkan seperti ini memungkinkan bagian keuangan berbuat
kecurangan dalam melakukan manipulasi terhadap catatan akuntansi.
Pemisahan tugas yang tidak dilakukan pada kedua fungsi, yaitu fungsi kas dan
fungsi akuntansi memungkinkan seseorang dalam posisi ini menutupi kekeliruan atau
94
ketidakberesan pelaksanaan tugasnya sehari-hari. Bagian keuangan dengan fungsi kas
memiliki risiko untuk tidak menyetorkan kas yang sudah diterima kepada perusahaan
secara tepat waktu dan menggunakannya untuk kepentingan pribadi. Untuk itu kedua
fungsi, yaitu fungsi akuntansi dan fungsi keuangan harus dipisahkan dengan maksud
menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian serta keandalan data akuntansi.
Dengan pemisahan tugas yang dilakukan, bagian keuangan hanya menerima
pembayaran dan membuat bukti pembayaran yang berupa Kuitansi, sedangkan
pencatatan penerimaan pembayaran pelanggan atau penjurnalan yang bersangkutan
dilakukan oleh fungsi akuntansi yang berbeda dari fungsi keuangan.
Rekomendasi yang diusulkan adalah memisahkan fungsi akuntansi dari fungsi
keuangan serta merancang sistem prosedur penerimaan pembayaran dari pelanggan
yang memliki hak akses yang berbeda antara bagian keuangan dan bagaian akuntansi.
Dengan pemisahan tugas antara fungsi keuangan dan fungsi akuntansi ini diharapkan
risiko kecurangan dalam pencatatan akuntansi dapat dihindari.
4) Kesulitan mendapatkan informasi penagihan piutang jatuh tempo pelanggan yang
masih belum dibayarkan.
Saat ini Bagian keuangan hanya mencocokkan invoice jatuh tempo dengan
tanggal berjalan. Bila ditemukan piutang telah jatuh tempo yang belum dibayarkan
pelanggan, bagian keuangan menghubungi pelanggan via telepon untuk melakukan
penagihan terhadap pembayaran dari pelanggan. Banyaknya invoice yang harus
diperiksa satu persatu oleh bagian keuangan membuat proses penagihan ini memakan
waktu yang lama.
95
Perusahaan tentunya mengharapkan penerimaan kas yang berasal dari piutang
pelanggan berjalan lancar dan tepat waktu. Tetapi sistem yang sedang berjalan saat ini
tidak didukung dengan adanya sistem informasi terkomputerisasi yang menangani
penyediaan informasi piutang jatuh tempo. Hal ini mengakibatkan kesulitan perusahaan
dalam memperoleh informasi ketika melakukan penagihan piutang.
Untuk itu, perusahaan perlu memiliki suatu daftar piutang yang memberikan
informasi kepada bagian keuangan setiap harinya mengenai invoice-invoice jatuh tempo
yang masih belum lunas. Dengan adanya informasi ini bagian keuangan dapat lebih
mudah dalam melakukan pengecekan terhadap piutang mana yang belum dilunasi dan
melakukan penagihan kepada pelanggan serta terhindar dari kemungkinan human error
yang melewatkan invoice jatuh tempo.
Rekomendasi yang diusulkan adalah pembuatan daftar piutang yang dapat
membantu mengingatkan bagian keuangan untuk melakukan penagihan kepada
pelanggan. Dengan demikian, diharapkan penyediaan informasi piutang ini dapat
mengurangi resiko piutang tak tertagih.
5) Tidak memiliki informasi yang lengkap dan keterlambatan dalam menghasilkan
laporan atau informasi yang diperlukan pihak manajemen.
Saat ini, perusahaan belum memiliki informasi yang lengkap mengenai kegiatan
operasional yang berhubungan dengan penjualan, piutang, dan penerimaan kas.
Laporan yang ada hanya bersifat umum, seperti laporan penjualan dan laporan
penerimaan kas. Sedangkan informasi lain yang diperlukan manajemen tidak disajikan
dalam bentuk laporan berkala seperti laporan umum yang dibuat perusahaan.
96
Fungsi akuntansi perusahaan sering mengalami keterlambatan dalam
menghasilkan laporan karena dalam proses pembuatannya, bagian keuangan perlu
mengumpulkan data-data dari dokumen sumber dan dokumen pendukung yang tidak
tersusun rapi dan teratur. Dengan keberadaan arsip yang demikian, dapat
memungkinkan hasil laporan yang didapatkan menjadi kurang akurat dan up-to-date.
Berdasarkan dokumen-dokumen tersebut bagian keuangan memberi laporan
lisan kepada pihak manajemen, kemudian merangkumnya ke dalam laporan yang
dibuat ketika dibutuhkan dan diminta. Perusahaan secara berkala perlu membuat
laporan seperti laporan penjualan berdasarkan produk atau berdasarkan pelanggan
untuk mengetahui produk mana yang paling laku dan pelanggan mana yang paling
sering melakukan transaksi; laporan analisis umur piutang untuk menganalisis umur
piutang sehingga manajemen dapat mengambil tindakan terhadap pelanggan dengan
umur piutang yang terlalu lama; laporan retur penjualan untuk mengambil keputusan
berkaitan dengan retur penjualan; laporan piutang untuk meringkas penjualan kredit
yang terjadi; laporan piutang belum lunas untuk melengkapi laporan piutang dan
digunakan sebagai dasar dalam melakukan penagihan.
Dalam mengambil keputusan, manajer membutuhkan data yang lengkap agar
dapat menyediakan informasi dengan cepat dan tepat sehingga hasil keputusan dapat
berguna bagi peningkatan penjualan atau kinerja perusahaan. Dengan laporan yang
lengkap, maka dapat menyediakan informasi dengan cepat sehingga mendukung proses
pengambilan keputusan yang tepat.
Rekomendasi yang diusulkan yaitu dengan membuat sistem informasi akuntansi
penjualan, piutang, dan penerimaan kas yang terintegrasi sehingga laporan dan
97
informasi dapat tersedia sewaktu-waktu ketika dibutuhkan pihak manajemen. Selain itu
juga perlu membuat laporan-laporan yang berhubungan dengan kegiatan penjualan,
piutang, dan penerimaan kas dengan lengkap untuk membantu manajemen menetapkan
langkah dan kebijakan yang perlu diambil.
3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi
Berikut adalah identifikasi kebutuhan informasi yang digunakan untuk membantu
menangani permasalahaan yang terjadi, dapat dilihat pada Tabel 3.1 berikut.
98
Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Informasi
Sasaran Masalah Solusi Kebutuhan Informasi
Memiliki pengelolaan arus kas yang lancar untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan
Sering terjadinya penjualan kredit kepada pelanggan yang masih memiliki saldo piutang mengakibatkan banyaknya jumlah piutang tak tertagih
Mengadakan proses penetapan limit kredit pelanggan yang ditentukan berdasarkan histori pemesanan dan kelancaran pelunasan piutangnya
1. Laporan Analisis Umur
Piutang 2. Laporan Piutang 3. Laporan Penjualan
Berdasarkan Pelanggan
Memiliki manajemen pengelolaan kegiatan operasional persediaan yang baik, tepat dan akurat
Pencatatan dan dokumentasi keluar masuk barang yang tidak akurat dan sulit ditelusuri kesalahannya.
Membuat tambahan rangkap surat Delivery Order dan dokumentasi beserta Surat Retur sebagai bukti pengeluaran dan penerimaan barang yang diarsip bagian perbekalan (gudang)
1. Delivery Order 2. Surat Retur 3. Laporan Jurnal Retur
Manajemen pengendalian internal yang baik untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian serta keandalan data akuntansi
Perangkapan fungsi keuangan dan fungsi akuntansi pada perusahaan menimbulkan risiko pengendalian intern yang memungkinkan karyawannya melakukan manipulasi catatan akuntansi
Memisahkan fungsi akuntansi dari fungsi keuangan dan mengadakan pembatasan akses terhadap penerimaan pembayaran dan pencatatan penerimaan kas oleh fungsi yang berbeda dengan yang melakukan kegiatan operasional
1. Invoice 2. Kuitansi 3. Jurnal Penerimaan Kas
99
Meningkatkan efektivitas dalam kegiatan pengelolaan keuangan, terutama terhadap kelancaran arus kas masuk
Kelancaran arus kas terganggu akibat kesulitan penyediaan informasi yang berkaitan dengan piutang jatuh tempo.
Menyediakan informasi daftar piutang pelanggan yang memudahkan bagian keuangan memeriksa invoice jatuh tempo dan menelusuri piutang, kemudian melakukan penagihan
1. Daftar Piutang 2. Invoice 3. Laporan Piutang
Menyajikan informasi yang lengkap dan cepat ketika dibutuhkan sewaktu-waktu untuk mendukung proses pengambilan keputusan
Pihak manajemen mengalami kesulitan mendapatkan informasi dan laporan yang lengkap secara tepat waktu sehingga memungkinkan pengambilan keputusan yang kurang tepat
Menyediakan sistem informasi akuntansi penjulan, piutang, penerimaan kas yang terintegrasi sehingga dapat mendukung proses pembuatan laporan dengan cepat ketika dibutuhkan
1. Laporan Penjualan Berdasarkan Pelanggan
2. Laporan Penjualan Berdasarkan Produk
3. Laporan Piutang 4. Laporan Analisis Umur
Piutang 5. Laporan Retur 6. Laporan Penerimaan Kas