51
BAB III
ANALISIS SISTEM BERJALAN
DAN METODE PERANCANGAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT. XYZ didirikan pada tahun 1986 atas prakarsa bersama antara
PT. B sebagai pabrik pengecoran logam di Indonesia, yang juga adalah
anak perusahaan PT. B. Dengan dukungan penuh PT. B yang menguasai
teknologi pengecoran logam serta PT. K yang memiliki akses terhadap
teknologi industri komponen, PT. K ditargetkan untuk menghasilkan
produk komponen bernilai presisi tinggi berupa komponen otomotif
dengan standar kualitas Original Equipment Manufacturer (OEM) bagi
industri perakitan otomotif di Indonesia.
PT. XYZ menggunakan lebih dari 100 unit mesin otomatis temasuk
unit-unit mesin pendukungnya. Jumlah tersebut akan terus bertambah
sesuai kebutuhan kapasitas terpasang. Guna menjaga kinerja mesin setiap
saat, Sistem Pemeliharaan Terpadu pun diterapkan.
Sistem Kendali Mutu Total (Total Quality Control), Gugus Kendali
Mutu (Quality Control Circle), serta Kaizen (peningkatan kinerja) adalah
bagian dari proses produksi yang selalu diterapkan secara konsisten oleh
52
PT.XYZ. Ketiga sistem tersebut menjamin kulitas maupun efisiensi dalam
proses produksi, sehinga selain menghasilkan produk berkualitas OEM
yang tepat waktu, PT.XYZ pun mampu memberikan harga yang bersaing.
PT XYZ sebagai salah satu di antara hanya beberapa pabrik
komponen presisi swasta nasional, adalah pelopor dalam memasok
komponen otomotif berkualitas OEM bagi industri perakitan di Indonesia.
Prestasi ini dicapat berkat kiat PT. XYZ untuk selalu menyempurnakan
berbagai faktor pra-syarat industri komponen presisi seperti faktor
teknologi, peralatan serta sumber daya manusianya secara konsisten.
Sejak Februari 2007 PT.XYZ memiliki direct labors sebanyak 67
orang dan indirect labors sebanyak 63 orang dan administrasi sebanyak 44
orang. PT. XYZ memiliki marketing area sebanyak 85% untuk pasar
domestik dan 15% untuk pasar Ekspor. Produk-produk yang dihasilkan
oleh PT.XYZ diantara lain : Brake drum, Fly wheel, Hub, Disc brake,
Pulley, Pressure plate, Bracket spring, yang semuanya memiliki berbagai
model untuk customer yang bermacam-macam.
53
3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. XYZ
54
3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan
• Visi
Selalu menjadi perusahaan pemesinan (machining) yang paling
berreputasi di Indonesia, dalam memberikan hasil kerja paling
berkualitas dalam waktu yang tepat, dan senantiasa menyempurnakan
dan menggunakan teknologi yang tepat untuk dapat melayani segala
macam pekerjaan pemesinan yang diminta, dan dengan
mempekerjakan pekerja atau operator professional yang baik, yang
dapat diandalkan, kompeten, produktif dan efisien, untuk dapat
memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi para pelanggannya,
pekerjanya, pemegang sahamnya, masyarakat dan lingkungan.
• Misi
• Tetap menjaga sebagai perusahaan yang bersertifikat ISO
9001:2000, dan juga bersertifikat ISO TS 16949 ataupun ISO
14000 segera dalam masa dekat bila diperlukan.
• Membangun manajemen yang efektif yang akan senantiasa
mengutamakan kepuasan pelanggan atas produk yang diserahkan,
berkat kendali kualitas yang baik dan dapat diandalkan, serta atas
waktu penyerahan yang tepat karena perencanaan produksi yang
baik.
55
• Menerima semua kebutuhan pelanggan, baik untuk jumlah pesanan
yang kecil disamping pesanan dengan jumlah besar.
3.1.4 Tugas dan Wewenang Sub Departemen Procurement
a. Kepala Sub Departemen Procurement
Departemen : Finance
Sub Departemen : Procurement
Jabatan atasan langsung : Kepala Departemen Finance
Bawahan langsung : Staff teknik procurement dan staff administrasi
procurement
Tugas-tugas Pokok :
1. Menyediakan barang/ jasa yang diperlukan dalam kegiatan usaha
PT XYZ, yang sesuai dengan yang dibutuhkan yaitu sesuai dengan
spesifikasi yang diminta oleh pengguna, dalam jumlah yang tepat,
dalam waktu yang tepat, dengan harga yang tepat (kompetitif) dan
sesuai dengan rencana kegiatan serta sesuai dengan Anggaran
Perusahaan yang diberlakukan.
Tanggung Jawab :
Memenuhi tugas pokok dengan:
1. Mengelola organisasi Sub Departemen Procurement (menyusun
organisasi, mengkoordinasikan, membuat rencana kerja, melakukan
pengendalian/ control, pemantauan/ monitor dan pengawasan) agar
anggota/ staffnya bekerja secara efektif dan efisien, serta selalu
56
bekerja dalam sikap hati-hati (mempunyai data dan pertimbangan
rinci, bekerja tertib urutan dan pahami masalah sebelum
melangkah).
2. Mengevaluasi dan kemudian memilih pemasok-pemasok yang
benar-benar dapat dinilai handal (reliable) dan berkualitas (mudah
dalam komunikasi, tidak melanggar kesepakatan/ terms &
reference) dalam memasok kebutuhan PT XYZ.
3. Berkoordinasi dengan pihak-pihak lain dalam organisasi
Perusahaan agar dicapai synergy yang positif dalam mencapai hasil
terbaik bagi Perusahaan.
4. Memeriksa apakah untuk melaksanakan pengadaan barang sudah
memenuhi persyaratan yang diperlukan (spesifikasi, pemasok
terpilih, harga terbaik).
5. Melakukan pemantauan dan pengawasan agar pelaksanaan
pengadaan dilakukan dengan mekanisme yang sesuai dengan aturan
yang diberlakukan Perusahaan.
6. Menjaga agar reputasi baik dan profesional Perusahaan senantiasa
terjaga di mata para pemasok dengan senantiasa memenuhi
perjanjian/ kesepakatan yang telah diambil antara Perusahaan
dengan pemasok.
7. Mengatur dan berkoordinasi dengan para Pemasok dengan tujuan
agar para Pemasok senantiasa dalam keadaan baik dan siap (fit &
proper) untuk memasok dengan baik dan tidak mengalami
57
hambatan atau dapat mengatasi hambatan yang sedang dihadapinya,
demi tercapainya mutu pemasokan kepada Perusahaan.
8. Menyampaikan laporan berkala maupun laporan khusus sesuai
permintaan atasan langsung.
Wewenang :
1. Membatalkan permintaan pengadaan barang apabila permintaan
dinilai tidak memenuhi persyaratan (kejelasan spesifikasi,
kesesuaian dengan rencana kegiatan dll.) yang diperlukan.
2. Memilih pemasok dan penawarannya untuk diajukan kepada atasan
untuk persetujuan pelaksanaannya.
3. Mengajukan calon Pemasok untuk dimasukkan dalam Daftar
Rekanan Mampu (DRM).
4. Mengajukan usulan untuk mengeluarkan Pemasok/ Pemasok-
pemasok dari DRM.
Hubungan Kerja :
• Internal : Seluruh pihak internal
Tujuan : Agar pelaksanaan tugas pengadaan barang/ jasa dapat
memenuhi dengan baik sebagaimana mestinya, apa-apa yang
diperlukan oleh kegiatan usaha Perusahaan.
• Eksternal : Seluruh pemasok maupun calon pemasok yang
berpotensi.
58
Tujuan : Agar dapat memilih pemasok/ pemasok-pemasok yang
terbaik (kompeten, lancar komunikasi, bonafide, kompetitif) untuk
melayani kebutuhan Perusahaan.
b. Staff Teknis
Departemen : Finance
Sub Departemen : Procurement
Jabatan atasan langsung : Kepala Departemen Finance
Bawahan langsung : -
Tugas-tugas Pokok :
1. Mencari pemasok dengan memperhatikan kualifikasi pemasok
sesuai dengan barang yang diminta.
2. Melakukan pembelian part/ barang-barang dalam kondisi urgent.
3. Mengisi catatan/ track record supplier
4. Memberikan informasi kepada Departemen/ Sub Departemen
yang membutuhkan estimasi kedatangan spare part/ barang,apa
bila spare part tersebut dibutuhkan segera.
5. Memonitor penyerahan barang dari pemasok/ supplier sebagai
wakil dari procurement dalam rangka menjalankan IK penerimaan
barang.
6. Memeriksa dan mengklarifikasi kelengkapan invoice/ tagihan dari
supplier disesuaikan dengan PO dan berita acara penerimaan
barang.
59
Tanggung Jawab :
1. Bertanggung jawab atas barang yang diterima agar sesuai dengan
purchase order.
2. Bertanggung jawab atas kecepatan dan ketepatan waktu
pengiriman barang dari supplier.
3. Bertanggung jawab atas kelengkapan dokumen tagihan dari
supplier yang disampaikan ke Dep. Finance & Accounting.
4. Bertanggung jawab terhadap pengadaan barang-barang parts
urgent.
Wewenang :
1. Mengkoordinasi masalah teknis secara langsung antara pemakai
dan supplier.
2. Melakukan dan menyampaikan claim/ complain atas barang-
barang yang tidak sesuai.
Hubungan Kerja :
• Internal : Seluruh Departemen/ Sub Departemen
Tujuan : Mengadakan koordinasi dan kerja sama dalam
memenuhi permintaan barang/ parts.
• Eksternal : Supplier/ Vendor
Tujuan : Agar proses pengadaan barang terjamin kecepatan waktu
dan kualitasnya.
60
c. Staff Administrasi
Departemen : Finance
Sub Departemen : Procurement
Jabatan atasan langsung : Kepala Departemen Finance
Bawahan langsung : -
Tugas-tugas Pokok :
1. Melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan administrasi
pengadaan kebutuhan consumable/ parts.
2. Membuat inquiry/ surat permintaan penawaran harga mencetak
evaluasinya.
3. Mencetak Purchase Order dan menyampaikan PO yang sudah
disetujui kepada supplier.
4. Mengawasi proses pembelian kebutuhan perusahaan melalui
sistem komputerisasi yang terpasang.
5. Membuat laporan bulanan kepada atasan.
Tanggung Jawab :
1. Bertanggung jawab terhadap kelengkapan dokumen-dokumen
pembelian PO dll.
2. Tertib administrasi di Sub Dept. Procurement.
61
Wewenang :
1. Pengadaan penyimpanan dan penyusunan pengarsipan di Sub
Departmen Procurement.
2. Mencetak PO Consumable/ parts yang sudah menjadi kebutuhan
rutin.
Hubungan Kerja :
• Internal : Seluruh Departemen/ Sub Departemen
Tujuan : Menyampaikan informasi atas kondisi pemesanan.
• Eksternal : Supplier/ Vendor
Tujuan : Meminta informasi kondisi pemesanan (stock,
keterlambatan dll)
3.2 Analisis Sistem Procurement yang berjalan
Analisis sistem procurement berjalan PT.XYZ dibagi menjadi 3 bagian
prosedur, antara lain :
1. Prosedur Kontrol dan Permintaan Pembelian Barang
2. Prosedur Pembelian
3. Prosedur Seleksi dan Evaluasi Supplier
3.2.1 Prosedur Kontrol dan Permintaan Pembelian Barang
Prosedur ini berlaku untuk pengendalian raw material, tooling, dan
consumable part.
62
Gambar 3.2 Prosedur Kontrol dan Permintaan Pembelian Barang
63
Narasi Aktifitas :
1. Aktifitas dimulai dengan identifikasi kebutuhan (spare parts, tools,
RM, con.parts). Hal ini dilakukan atas dasar kebutuhan rutin yang
mengacu pada fluktuasi kegiatan harian/ bulanan atau kebutuhan
yang tidak rutin seperti kerusakan mesin yang tiba-tiba, dll. Data
kebutuhannya harus dibuat.
2. Setelah itu identifikasi berapa jumlah barang yang dibutuhkan?
3. Tetapkan stok minimum untuk spare parts, tools, dan raw material.
4. Lakukan pemeriksaan/ monitoring stok barang.
5. Apakah stok barang berada pada stok minimal, atau bahkan
dibawahnya ?
6. Bila stok berada pada level minimal (bahkan di bawahnya), periksa
budgetnya.
7. Apakah budget tersedia ? Bila budgetnya tersedia langsung ke
langkah no.11
8. Bila budgetnya tidak tersedia, maka ajukan usulan penambahan
budjet.
9. Apakah usulan penambahan budjet disetujui ?
10. Bila usulan penambahan budjet tidak disetujui, permintaan
pembelian di tolak, langsung ke langkah no.18 (selesai).
11. Cek apakah PO (barang terkait) yang belum lunas penerimaannya ?
64
12. Bila ada PO yang belum terlunasi pengirimannya, maka langsung ke
langkah no.16. Sedangkan bila tidak ada PO yang belum terlunasi,
maka
13. Buat dan serahkan spare requsition (SR) atau permintaan spare
parts kepada Dep. / Sub Dep. Terkait (PP/Store)
14. Buatkan dan serahkan Purchase Requisition (PR) atau lembar data
permintaan pembelian kepada Sub Dep. Procurement
15. Lakukan prosedur pembelian
16. Pastikan apakah perlu order tambahan ? Bila memerlukan order
tambahan
17. Bila tidak harus menambahkan order, maka mohon kepada Sub Dep.
Procurement untuk menginformasikan kepada supplier/ vendor
untuk melunasi PO tersebut (PO yang belum terlunasi pengiriman
barangnya).
18. Selesai
65
3.2.2 Prosedur Pembelian
Prosedur ini berlaku bagi seluruh Departemen/ Sub Departemen di PT.
XYZ dan seluruh supplier/ vendor.
Gambar 3.3 Prosedur Pembelian
66
Narasi Aktifitas :
1. Aktifitas diawalin dengan pembuatan Purchase Requisition (PR)
atau permintaan pembelian oleh bagian yang berwenang
mengeluarkan PR.
2. Terima PR dan periksa kelengkapan persyaratannya, seperti :
Spesifikasi, jumlah, tanggal penggunaan, status permintaan, bila
diperlukan lengkapi dengan drawing, sample part, referensi
pemasok, dan harga.
3. Bila persyaratan point 2 tidak lengkap dengan atau terdapat
ketidaksesuaian, makan PR dikembalikan ke pembuat PR.
4. Bila persyaratan point 2 sudah dilengkapi, PR diteliti apakah barang
yang diminta dapat disupply atau tidak oleh supplier/ vendor Daftar
Rekanan Mampu (DRM).
5. Apabila dapat disupply oleh supplier DRM, apakah merupakan
kebutuhan rutin ?
a. Jika “Ya”, proses langsung ke point no.7,Cetak PO.
Catatan : Data mengenai harga, delivery, termin pembayaran,
dan sebagainya sudah disepakati/ disetujui; maka inquiry tidak
diperlukan lagi. Perlakuan Status Prioritas Order (Biasa, Urgent,
dan Top Urgent) ditangani sesuai dengan permintaan pemesan
dan kemampuan supplier.
b. Jika “Tidak”, proses dilanjutkan ke point 6a.
67
6. a. Apabila barang yang diminta bukan merupakan produk untuk
yang disupply oleh supplier DRM, status permintaannya
diverifikasi kembali, apakah Biasa/ Urgent/ atau Top Urgent.
Catatan :
• Permintaan top urgent/ urgent langsung dibuatkan inquiry,
mengingat urgensi dan kecepatan kebutuhannya, inquiry
dapat dibuat hanya untuk satu supplier saja.
• Dalam hal permintaan top urgent yang dapat mengakibatkan
line produksi berhenti, dibelakukan “tindakan pembelian
barang dalam keadaan darurat”.
b. Untuk permintaan “BIASA” perlu diversifikasi lagi, apakah
supplier yang menyediakan barang yang diminta merupakan
Single Sourcing/ Supplier Tunggal atau tidak ? Jika “Ya”,
langsung ke proses no.7.
c. Jika “Tidak”, harus dicarikan pembanding minimal 3 (tiga)
supplier dan dibuatkan inquiry
7. Permintaan barang yang tidak rutin, namun “Top Urgent”,
“Urgent”, dan “Biasa” tetapi dipastikan hanya dapat dilayani oleh
supplier/ vendor tunggal, dibuatkan inquiry, ditujukan langsung ke
supplier/ vendor yang dimaksud.
Catatan : Tentukan batasan waktu kapan surat tersebut harus
dijawab.
68
8. Kirimkan inquiry secepatnya (melalui fax/email), konfirmasikan
apakah sudah diterima ?
9. Terima quotation supplier/ vendor, berisikan harga barang, kondisi
stok, delivery, termin pembayaran dan lain-lain yang berhubungan
dengan itu.
10. Negosiasikan hal-hal yang diperlukan untuk mencapai kesepakatan
mengenai harga, delivery, termin pembayaran, kurs mata uang yang
dipergunakan, kondisi barang yang dikehedaki (teknis/ non teknis)
dan sertifikat barang (apabila perlu), dll.
11. Untuk permintaan yang suppliernya lebih dari satu, penawaran harga
yang sudah dinegosiasikan harus dievaluasi dan dibandingkan antara
satu dengan yang lainnya.
12. Ada problem (masalah stok, delivery tidak sesuai dengan keinginan
pengguna/pihak perusahaan) ? Bila ada kendala pengadaan barang
hubungi pembuat PR untuk negosiasi kembali.
13. Apabila tidak ada problem, berdasarkan hasil evaluasi tentukan
supplier mana yang memenuhi kriteria.
14. Apakah pembelian bernilai cukup tinggi? Bila “Tidak” langsung ke
no.17 (Cetak PO).
15. Bila “Ya” informasikan kepada Finance (untuk diperiksa
ketersediaan budget dan dananya) dan pengguna barang (untuk
diketahui).
69
16. Apakah budget dan dananya tersedia ? Bila “Tidak”, kembalikan
kepada pembuat PR/ pengguna barang untuk dievaluasi kembali
(merevisi budget/ merevisi PR/ menunggu dana tersedia atau
membatalkan pembelian).
17. Bila “Ya” (semua hal sudah disepakati), cetak PO, untuk selanjutnya
diperiksa dan disahkan oleh pejabat yang berwenang (18).
18. Validasi/ approval PO : Untuk PO dengan nilai < dua setengah juta
rupiah cukup ditandatangani oleh Ka Sub Dept.Procurement dan Ka
Dept. Finance, sedangkan untuk PO dengan nilai > dua setengah
juta rupiah ditandatangani oleh Ka Dept. Finance & Pres. Dir.
19. PO yang sudah ditandatangani dikirim ke vendor/ supplier secara
langsung atau melalui faximile/ email.
20. Minta konfirmasi mengenai kesanggupan pemenuhan PO.
Konfirmasi dapat disampakan melalui, fax, email, telepon.
21. Penerimaan barang dilakukan sesuai dengan Prosedur Penerimaan
Barang dan dibuatkan berita acara penerimaan barang.
70
3.2.3 Prosedur Seleksi dan Evaluasi Supplier
Prosedur ini berlaku bagi supplier (yang sudah masuk ke dalam DRM)
dan calon Supplier, kecuali/ Supplier Luar Negeri yang tidak termasuk
dalam DRM, namun supplier tersebut tetap dikontrol dan dikendalikan.
Gambar 3.4 Prosedur Seleksi dan Evaluasi Supplier
71
Narasi Aktifitas :
1. Data supplier baru; Didapatkan dari data supplier yang belum
pernah menjalin kerjasama dengan PT.XYZ, didapatkan dari brosur-
brosur, referensi dari perusahaan yang sejenis dengan PT. XYZ
maupun dari pameran-pameran atau perusahaan yang tidak lolos
seleksi pada periode sebelumnya. Setiap perusahaan dibatasi dua
kali berturut-turut mengikuti program seleksi supplier.
2. Bagi supplier yang nilai total evaluasinya kurang (dibawah 50 point)
dan supplier baru dimasukkan dalam daftar supplier yang wajib
mengikuti program seleksi. Supplier-supplier ini nantinya akan
diaudit setelah diberi penjelasan mengenai persyaratan-persyaratan
program seleksi supplier.
3. Kirim undangan untuk menjelaskan program DRM (Daftar Rekanan
Mampu).
4. Supplier yang tidak memenuhi undangan tidak diikut-sertakan pada
proses selanjutnya (dimasukkan dalam data untuk seleksi pada
periode berikutnya).
5. Penjelasan kondisi PT. XYZ pada saat terakhir, prospek dan masalah
yang dihadapi, dan program-program khusus yang berkaitan dengan
supplier. Pada saat bersamaan dijelaskan persyaratan-persyaratan
dokumen DRM yang harus dipenuhi (Company Profile, NPWP,
SIUP, Customer List dan Sertifikat Keagenan).
72
6. Kirimkan Notifikasi Audit; Konfirmasi apakah waktu audit yang
ditentukan disetujui ? Bila ‘tidak’ buat kesepakatan.
7. Pelaksanaan audit; Panduan dalam pelaksanaan audit ini adalah
cheeksheeti audit yang telah dibuat dalam format standar PT. XYZ.
8. Hasil audit selanjutnya dievaluasi oleh tim (non casting oleh
procurement) casting oleh tim khusus sebagai bahan pertimbangan
apakah supplier dapat masuk dalam DRM atau tidak.
9. Supplier yang telah diaudit dan memenuhi kriteria, dimasukkan
kedalam DRM. Definisi supplier DRM ini adalah; Supplier dalam
negeri/ local tertentu yang telah memenuhi kriteria dan persyaratan-
persyaratan yang ditentukan, yang mampu memasok kebutuhan rutin
untuk menunjang kegiatan perusahaan. Untuk supplier yang sifat
ordernya sewaktu-waktu, BUMN, atau supplier luar negeri
dikecualian dari aturan DRM, namun supplier-supplier tersebut
tetap dimonitor dan dikendalikan/ dikontrol.
10. Evaluasi supplier DRM untuk memperoleh track record dilakukan
satu kali dalam setahun yaitu pada bulan Januari sampai dengan
bulan Februari, dengan catatan kinerja supplier selama kurun waktu
bulan Januari sampai bulan Desember tahun sebelumnya, mengacu
pada point-point penilaian dalam Lembar Evaluasi Supplier. Tindak
lanjut dari hasil evaluasi supplier ini dituangkan dalam bentuk
report/ laporan. Hasil evaluasi juga harus diberitahukan kepada
supplier paling lambar pada akhir bulan Maret.
73
3.3 Kerangka Pikir
Kerangka pemikiran dalam penelitian ini menggunakan metode
Rekayasa Proses Bisnis (Business Process Reengineering) dengan mencoba
memetakan model procurement yang ideal dari benak pihak Sub. Dept.
Procurement dan Departemen/ Sub. Departemen lainnya maupun pihak yang
terkait ke dalam proses bisnis yang baru. Berikut tahapan kerangka pikir
perancangan sistem :
a. Penelitian Pendahuluan
Penelitian pendahuluan pada PT. XYZ dilakukan sebagai langkah awal
yang bertujuan untuk melihat situasi dan kondisi perusahaan pada bagian
Sub. Departemen Procurement dan pihak yang terkait dan untuk
mengetahui proses permintaan barang yang berlangsung di perusahaan,
penelitian ini juga bertujuan untuk mengetahui masalah-masalah yang
terjadi di perusahaan dengan cara observasi langsung pada bagian Sub.
Dept. Procurement perusahaan, dan melakukan wawancara kepada pihak
yang terkait.
b. Studi Kepustakaan
Pada studi kepustakaan, penelitian dilakukan dengan cara pencarian
informasi melalui media internet dan studi kepustakaan yang berkaitan
dengan topik pengadaan barang.
74
c. Identifikasi dan Perumusan Masalah
Dari hasil observasi langsung dan dari hasil wawancara didapatkan
permasalah yang terjadi pada sistem procurement PT. XYZ adalah
pengkoordinasian permintaan barang antar departemen/ sub. departemen
yang memakan waktu operasional. Dalam kegiatan operasional
procurement didapatkan hasil koordinasi antar departemen/ sub.
departemen yang tidak efisien karena memakan waktu, yang sebetulnya
dapat diminimalisasi, sebagai contoh dalam hal pertukaran dokumen-
dokumen yang diperlukan antar departemen/ sub. departemen. Kemudian
pada pihak manajemen menemukan kendala untuk memutuskan alasan
permintaan suatu barang, kurangnya variabel pendukung untuk membuat
keputusan final. Variabel tersebut antara lain setiap barang yang
didaftarkan di purchasing request dapat dilihat variabel-variabel
pendukungnya seperti laporan current stock, alasan dari permintaan
barang, laporan last purchased, minimum stock, dsb.
d. Pengumpulan Data
Tujuan dilakukannya pengumpulan data adalah untuk mendukung proses
pengolahan data analisa, dimana data yang dikumpulkan berhubungan
dengan masalah yang ingin dipecahkan.
Teknik pengumpulan data yang dilakukan terdiri dari 2 tahap, yaitu
observasi sistem procurement berjalan dan wawancara dengan pihak
75
perusahaan yang terkait untuk mengetahui sistem pengadaan barang
berjalan serta wawancara mengenai usulan sistem yang diinginkan.
e. Perancangan Usulan Sistem E-Procurement
Didalam proses ini digunakan metode waterfall untuk merancang usulan
sistem aplikasi E-Procurement. Melalui tahapan waterfall didapatkan
kebutuhan-kebutuhan untuk membangun sistem , analisis alur sistem
usulan yang baru, design tampilan sistem E-Procurement. Tahapan
metode waterfall dibatasi hanya sampai pada tahap design. Pada tahap
Testing/ Uji Coba Program, saat program dibuat juga dilakukan
pengetesan apakah ada terjadi error, begitu pula setelah program selesai
dibuat, kembali di uji coba, apakah terjadi error atau keluaran yang tidak
sesuai harapan pengguna sistem, jika ada maka akan dicek kembali.
Untuk tahapan metode waterfall dilakukan penambahan tahapan yaitu
tahapan usulan untuk meminta masukan atas sistem yang diusulkan. Dan
untuk tahapan implementation dilakukan oleh perusahaan.
f. Kesimpulan dan Saran
Setelah diketahui permasalahan didalam perusahaan dan memberikan
solusi serta menerapkannya, maka dibuatlah kesimpulan dan saran yang
berhubungan dengan topik permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan.
76
Gambar 3.5 Kerangka Pikir Perancangan Sistem E-Procurement PT. XYZ
77
3.4 Metode Perancangan
Terdapat beberapa paradigma yang bisa digunakan sebagai metode
perancangan untuk merancang sistem aplikasi piranti lunak. Salah satunya
adalah paradigma model “Waterfall”.
Berikut penjelasan secara lebih terperinci dari langkah-langkah yang harus
ditempuh menggunakan paradigma “waterfall” (Pressman, 1997,p25).
Gambar 3.4 Metode Waterfall
1. System Engineering
Dalam merancang sebuah aplikasi piranti lunak, pertama-tama harus
dilakukan adalah membangun semua elemen sistem yang diperlukan.
Semua interaksi yang mungkin terjadi antara pengguna dan aplikasi piranti
lunak. Oleh karena itu system engineering merupakan hal yang penting
karena menghubungkan antara piranti keras, piranti lunak, database dan
manusia (user)/ pengguna sistem. Dalam perancangan aplikasi ini
pemetaan hubungan antara keempat elemen diatas diperoleh melalui
78
wawancara dengan pihak terkait dan melakukan evaluasi atas sistem
berjalan.
2. Analysis
Pada tahap analysis dalam suatu perancangan piranti lunak perlu mencari
tahu karakteristik dari piranti lunak yang akan dirancang. Berkaitan erat
dengan membuat atau menentukan parameter operasional dari suatu sistem
aplikasi. Parameter-parameter tersebut antara lain fungsi, bentuk, dan
tampilan dari aplikasi piranti lunak tersebut. Parameter-parameter tersebut
nantinya akan digunakan untuk memecahkan permasalahan yang ada.
Langkah detail yang perlu ditempuh untuk melakukan analisis antara lain
mengurai sistem menjadi beberapa bagian dan lalu menggambarkan
diagram untuk melakukan analisa menyeluruh dari situasi yang ada.
Sehingga nantinya kesimpulan akhir yang ingin diraih selain menentukan
parameter-parameter diatas adalah mencoba untuk berkomunikasi dengan
pengguna sehingga kebutuhan mereka dapat dipenuhi.
3. Design
Setelah pada tahap analysis semua kebutuhan user dapat diketahui dan
parameter-parameter operasional dapat dibuat. Tahap selanjutnya adakah
tahap Design, yaitu suatu proses pendefinisian dari kebutuhan pengguna
yang ditransformasikan menjadi komponen-komponen modul-modul,
79
struktur database, arsitektur piranti lunak, detail perusahaan dan
karakteristik tampilan yang disajikan.
Dapat disimpulkan bahwa tahap Design adalah pengaplikasian sistem teori
menuju pengembangan produk. Di dalam sistem Design mencakup
tampilan layar, bisnis proses, dan dokumetasi lainnya. Pada tahap design
ini juga dibutuhkan usulan dari user/ pengguna sistem untuk memenuhi
kebutuhan informasi pada sistem.
4. Code
Tahap Code setelah tahap design, adalah pengaplikasian tahap design
menjadi bahasa pemrograman yang terjemahkan ke dalam suatu bentuk
atau bahasa yang dapat dibaca dan diterjemahkan oleh komputer.
Unit testing dan modul testing akan diselesaikan oleh pihak programmer
pada tahap ini. Kemudian hasil dari tahap Coding akan dibawa menuju
tahap selanjutnya.
5. Testing
Setelah melewati tahap coding, maka selanjutnya akan masuk ke tahap
testing. Testing aplikasi dilakukan untuk mengetahui bila terjadi kesalahan
pada program yang telah dibuat. Selain itu dapat digunakan untuk
memastikan apakah input diproses dengan benar sehingga dapat
menghasilkan output yang sesuai.
80
Pada tahap ini akan sering muncul perbedaan pendapat antara pengguna
dengan pengembang (developer), dan perbedaan tersebut akan disatukan
dengan membentuk penyesuaian-penyesuaian. Terdapat beberapa tipe
testing yang umum dipakai pada teknik perancangan aplikasi, pada
pendekatan metode waterfall akan digunakan teknik User Acceptance
Testing :
User Acceptance Testing (UAT) adalah proses untuk mendapatkan
informasi dari klien atau pengguna sistem mengenai objek aplikasi piranti
lunak yang ditest, melalui uji coba atau review, sehingga modifikasi atau
penyesuaian dapat sesuai dengan keinginan kedua belah pihak yaitu pihak
developer dan user.
Tes dilakukan dengan menggunakan variasi pertanyaan. Dianjurkan bahwa
perancang dari pertanyaan tes dilakukan bukan oleh developer, tapi hal itu
kadang tidak bisa dihindari. UAT menjadi verifikasi tingkat akhir dari
proses bisnis dan sistem yang dikembangkan.
Tes ini biasanya dilakukan oleh user/ pengguna sistem dan tidak hanya
fokus pada pengidentifikasian masalah kecil seperti salah eja dan
permasalahan pada tampilan. Hasil dari tes akan menunjukkan kepada user/
pengguna sistem mengenai bagaimana sistem akan beroperasi.
6. Implementation
Jika aplikasi telah melewati masa testing, selanjutnya akan diberikan
kepada user/ pengguna sistem, selama penggunaan akan terjadi
81
penyesuaian dan perubahan sesuai dengan maksud dari perawatan aplikasi.
Yaitu untuk memperbaiki kesalahan yang mungkin timbul, untuk
meningkatkan performa kerja aplikasi, dan untuk beradaptasi dengan
lingkungan operasional.
Dengan adanya keterbatasan waktu, maka langkah-langkah
perancangan yang akan dituliskan adalah system engineering, analysis, dan
design.