Download - analisis benchmarking

Transcript

COMPETITIVE ADVERTISING STRATEGY

BAB I

PENDAHULUAN

Penyusunan laporan pertanggungjawaban pemerintah daerah (LPPD) merupakan kegiatan tahunan Pemerintah Kabupaten. Penyusunan LPPD di Pemerintah Daerah merupakan tupoksi dari Bagian Administrasi Pemerintahan Umum. Berdasarkan data rilis terakhir yang dikeluarkan oleh Inspektorat Provinsi Kalimantan Tengah pada bulan Juni 2013, Kabupaten Barito Utara dalam penyusunan LPPD berada di peringkat 11 (sebelas) dari 14 Kabupaten/ Kota di Kalimantan Tengah. Evaluasi yang dilakukan Inspektorat Provinsi Kalteng menunjukan kinerja Pemerintah Kab. Barito Utara pada umumnya dan Sekretariat Daerah dalam hal ini Bagian Administrasi Pemerintahan Umum dalam menyusun LPPD masih belum baik

Karenanya untuk mencapai best practices di dalam organisasi (Bag. Administrasi Pemerintahan Umum), sebaiknya perlu adanya strategi benchmarking ke Kabupaten lain untuk melihat apa yang sesungguhnya sedang terjadi,. Strategi Benchmarking yang merupakan salah satu metodologi yang membantu untuk mengukur proses atau praktik yang sangat penting bagi peningkatan kinerja organisasi pemerintah. Dengan adanya benchmarking ini, Bagian Administrasi Pemerintahan Umum bisa mengidentifikasi best practices yang digunakan dalam penyusunan LPPD dan selanjutnya mempelajari dengan sungguh-sungguh dan menerapkan proses terbaik didalam praktek.

Benchmarking bukanlah suatu stategi yang mudah dilakukan. Dengan perencanaan yang matang dan penerapan yang baik, maka dapat membantu organisasi pemerintah menemukan metode dan ide-ide baru. Benchmark adalah sebuah metode peningkatan kinerja secara sistematis dan logis melalui pengukuran dan perbandingan kinerja dan kemudian menggunakannya untuk meningkatkan kinerja. Paper ini akan mencoba menyusun strategi benchmarking di Bagian Administrasi Pemerintahan Umum dalam upaya peningkatan kinerja dalam penyusunan LPPD Kabupaten Barito Utara. Tulisan ini didasarkan pada pengalaman penulis pada saat menjadi staf Bagian Administrasi Umum dan data yang diperoleh dari website resmi Kabupaten Barito Utara. BAB IIPEMBAHASANA. PENGERTIAN Benchmarking adalah suatu proses operasionalitas learning dan adaptasi yang terus-menerus agar supaya dicapai suatu pengembangan dan kemajuan dalam suatu organisasi .Selain itu, benchmarking di sebut juga Patok Duga yang dapat mendorong organisasi untuk menyiapkan suatu dasar untuk membangun rencana operasional praktek terbaik organisasi dan menganjurkan meningkatkan perbaikan bagi seluruh komponen lingkungan perusahaan/organisasi. Prof. Miftah Thoha menjelaskan, benchmarking merupakan upaya untuk melihat posisi suatu organisasi dengan mengukur, dan membandingkan organisasinya dengan organisasi lainnya sehingga diperoleh kualitas kinerja yang unggul dan mampu berkompetisi. Benchmarking berujuan mendorong kita untuk melihat jauh ke dalam proses-proses di pesaing kita (atau sejawat kita) yang sejenis, yang barangkali diimplementasikan dengan lebih baik dan terbukti memberikan kualitas hasil atau keluaran yang lebih baik. Juga benchmarking ini dapat membantu untuk mendapatkan jalan pintasuntuk mencapai tujuan (target), dengan meniru maka banyak hal dapat dihemat, antara lain kita dapat lebih mempersingkat proses pembelajaran (learning process), mengurangi kemungkinan kegagalan karena bisa belajar dari kegagalan dan kesalahan orang lain.B. IMPLEMENTASI BENCHMARKINGSecara umum yang harus dilakukan sebagai unsur organisasi (birokrasi) adalah: Mengukur kinerja organisasi yang di bandingkan dengan organisasi lain yang terbaik. Membandingkan bukan berarti menjiplak atau mencuri, hanya karena saat organisasi mendapatkan bantuan ide-ide untuk mempercepat peningkatan kinerja dari organisasi yang terbaik. bahwa Implementasi Strategic Benchmarking adalah bukan langkah adopsi melainkan murni sebagai langkah adaptasi, sehingga dapat membantu mempercepat proses Reformasi peningkatan kerja

Gambar 1: penerapan Benchmarking (sumber: Materi Kuliah)1. Menentukan Apa yang Akan Di-benchmark

Pada pendahuluan telah dijelaskan behwa Kabupaten Barito Utara berada diperingkat yang rendah dalam penyusunan LPPD. Dalam penyusunan LPPD yang dinilai ialah, ketepatan waktu penulisan, kelengkapan instrument, pengisian indicator kinerja kunci (IKK), format penulisan dan kelengkapan data pendukung LPPD.Penyusunan LPPD Kabupaten/ Kota

Se Kalimantan Tengah 2012

PeringkatKabupaten/ KotaNilai

1Kota Palangkaraya8,4

2Kota Waringin Timur8,1

3Kota Waringin Barat8,1

4Lamandau 7,8

5Barito Selatan7,6

6Sukamara7,6

7Murung Raya7,3

8Katingan7,3

9Pulang Pisau7,2

10Barito Timur7,2

11Barito Utara7,1

12Kapuas7,1

13Seruyan7,0

14Nangabulik6,9

Sumber : Inspektorat Provinsi Kalimantan Tengah

Dari data yang diterbitkan oleh Inspektorat Provinsi Kalimantan Tengah tersebut diatas, dapat dilihat posisi Kabupaten Barito Utara masih rendah. Untuk itu dalam penyusunan LPPD memerlukan perbaikan. Dalam hal ini organisasi Bagian Administrasi Pemerintahan Umum Kab. Barito Utara menemukan suatu permasalahan yang memerlukan solusi; suatu perancangan proses baru; suatu proses yang upaya-upaya perbaikan dalam penyusunan LPPD. Perlu dibentuk suatu Tim dari Bagian Administrasi Pemerintahan Umum yang akan menyelidiki proses dan permasalahan mengapa nilai penyusunan LPPD Kab. Barito Utara masih rendah.. Tim ini akan mendefinisikan proses yang menjadi target, operasi-operasi yang dicakup dan dalam penyusunan LPPD yang baik.2. Mengidentifikasi faktor-faktor kesulitanUkuran atau standar yang dipilih untuk dilakukan benchmark-nya harus yang paling kritis dan besar kontribusinya terhadap perbaikan dan peningkatan mutu. Tim yang bertugas me-review elemen-elemen dalam proses penyusunan LPPD harus melakukan diskusi tentang ukuran dan standar yang menjadi fokus. Contoh-contoh ukuran adalah misalnya durasi waktu penyelesaian LPPD, waktu penyelesaian untuk setiap elemen indikator kinerja kunci (IKK), data-data pendukung, format penulisan dan kemungkinan-kemungkinan terjadinya kesalahan pada setiap instrumennya. Apabila ada pihak lain (internal dan eksternal) yang berkepentingan terhadap proses penyusunan LPPD maka tuntutan atau kebutuhan (requirements) mereka harus dimasukkan atau diakomodasikan dalam tahap ini. Tim yang bertugas dapat pula melakukan wawancara dengan pihak yang berkepentingan terhadap proses penyusunan LPPD dalam hal ini instansi dan dinas-dinas terkait tentang kewajiban mereka dalam memberikan data yang sesuai dengan ukuran dan standar yang diinginkan. Tim kemudian menentukan ukuran-ukuran atau standar yang paling kritis yang akan secara signifikan meningkatkan proses dan hasil penyusunan LPPD. Juga dipilih informasi seperti apa yang diperlukan dalam proses benchmarking ini dari kabupaten/ kota lain yang menjadi tujuan benchmarking.

3. Menentukan Kabupaten/ Kota tujuan Benchmark Setelah membentuk tim dan mengidentifikasi faktor-faktor yang menjadi kesulitan. Maka yang harus dilakukan adalah menentukan Kabupaten/ Kota yang akan menjadi tujuan benchmarking penyusunan LPPD. Pertimbangan yang perlu adalah tentunya memilih Kabupaten/ Kota tersebut yang memang dipandang mempunyai reputasi baik bahkan terbaik dalam kategori. Melihat dari peringkat yang dikeluarkan berdahasarkan hasil penilaian Inspektorat Provinsi Kalimantan Tengah, tujuan Benchmarking terbaik adalah Kota Palangkaraya dengan nilai (8,4).4. Kunjungan dan Pengumpulan Data ke Kota Palangkaraya Tim Bagian Administrasi Pemerintahan Umum mengumpulkan data tentang ukuran dan standar yang telah dipilih pada Bagian Administrasi Pemerintahan Umum Kota Palangkaraya. Pencarian informasi ini dapat dimulai dengan yang LPPD yang telah rampung. Tim dapat juga merancang kuesioner, baik itu merupakan satu-satunya cara mendapatkan data dan informasi atau sebagai pendahuluan sebelum nantinya dilakukan kunjungan langsung. Pada saat kunjungan langsung (site visit), tim benchmarking mengamati proses yang menggunakan ukuran dan standar yang berkaitan dengan data internal yang telah diidentifikasi dan dikumpulkan sebelumnya. Tim dapat menyimpulkan bahwa kunjungan langsung kepada Kabupaten/ Kota dengan praktek punyusunan LPPD terbaik dapat menghasilkan pandangan dan pemahaman yang jauh lebih dalam perihal penyusnan LPPD. Kunjungan ini memungkinkan Tim untuk secara langsung berhubungan dengan Inspektorat Provinsi Kalimantan Tengah yang membina dan memberikan penilian penyusunan LPPD.5. Analisis Data

Tim Bencmark Bagian administrasi Pemerintahan Umum Kab, Barito Utara kemudian membandingkan data yang diperoleh dari proses yang di-benchmark dengan data proses yang dimiliki (internal) untuk menentukan adanya kesenjangan (gap) dalam proses penyusunan LPPD. Tentu juga perlu membandingkan situasi kualitatif misalnya tentang sistem, prosedur, organisasi, dan sikap. Tim mengindentifikasi mengapa terjadi kesenjangan (perbedaan) dan apa saja yang dapat dipelajari dari situasi ini. Jika tim menemukanperbedaan yang nyata maka kenyataan itu harus dapat diterima dan kemudian disadari bahwa harus ada hal-hal yang diperbaiki.6. Diskusi Merumuskan Tujuan dan Rencana TindakanTim Benchmark menentukan target perbaikan terhadap proses dalam penyusnan LPPD. Target-target ini harus dapat dicapai dan realistis dalam pengertian waktu, sumber daya, dan kemampuan yang ada pada organisasi Bagian Administrasi Pemerintahan Umum; juga sebaiknya terukur, spesifik, dan didukung oleh manajemen dan orang-orang yang bekerja dalam proses penyusunan LPPD tersebut. Kemudian tim Benchmark dapat diperluas dengan melibatkan multidisiplin yang akan memecahkan persoalan dan mengembangkan suatu rencana untuk memantapkan tindakan spesifik yang akan diambil, tahapan-tahapan waktunya, dan siapa-siapa yang harus bertanggung jawab. Hasil ini akan diserahkan kepada Kepala Bagian Administrasi Pemerintahan Umum untuk kemudian memantau kemajuan dan mengidentifikasi persoalan-persoalan yang timbul. Kesenjangan standar dalam penyusnan LPPD mungkin saja tidak dapat dihilangkan karena Kota Palangkaraya memiliki sumberdaya yang lebih baik. Yang lebih penting dari semata-mata mengejar nilai yang baik adalah menjadikan benchmarking sebagai suatu kebiasaan, yang akan mendorong Bagian Administrasi Pemerintahan Umum untuk terus memperbaiki diri. C. GOAL STRATEGI BENCHMARKING PENYUSUNAN LPPD Manfaat yang diperoleh oleh Bagian Administrasi Pemerintahan Umum ialah :

1. Perubahan Budaya KerjaMemungkinkan Bagian Administrasi Pemerintahan Umum untuk menetapkan target kinerja baru yang realisitis dan berperan meyakinkan setiap staf dalam organisasi akan kredibilitas target penyusunan LPPD yang baik.a) Perbaikan Kinerja, (Proses atau prosedur yang baru untuk standar atau target yang baik):.b) Standar baru yang lebih baik: (meningkatkan mutu dengan memperbaiki atau meningkatkan standar kinerja dalam Bagian Adm. Pemerintahan Umum).

c) Proses atau prosedur baru dan standar baru: 2. Peningkatan Kemampuan Sumber Daya Manusia Memberikan dasar bagi pelatihan para staf untuk menyadari adanya gap antara yang mereka kerjakan dengan apa yang dikerjakan staf ditempat lain di Bagian Administrasi Pemerintahan Umum Kota Palangkaraya.Keterlibatan staf dalam memecahkan permasalahan sehingga staf mengalami peningkatan keampuan dan keterampilan

D. KENDALA MENGAPA BENCMARKING SULIT DITERAPKAN DALAM ORGANISASI (BIROKRASI) PEMERINTAHProses Benchmarking pada dasarnya digunakan oleh organisasi swasta yang bergerak di bidang bisnis. Proses identifikasi dan transfer praktek dalam organisasi pemerintah memakan waktu (time consuming), maka kendala yang terutama dalam melakukan benchmarking adalah kurangnya motivasi untuk mengadopsi praktek bisnis dalam pemerintah, kurangnya informasi yang memadai mengenai cara adaptasi dan penggunaan Benchmark secara efektif dan kurangnya kapasitas sumberdaya ataupun keterampilan PNS dalam penyerapan praktek Benchmark.BAB IIIKESIMPULANStrategi benchmarking gencar dilakukan di kalangan dunia usaha (organisasi bisnis), tapi prinsip-prinsipnya dapat juga diberlakukan dalam admnistrasi negara/pemerintahan (organisasi publik) atau organisasi-organisasi non profit, dengan produk yang wujudnya berbeda. Pada dunia usaha beruapa kualitas barang dan jasa yang unggul dan memuaskan pelanggan, pada organisasi publik dan non profit berupa pelayanan yang publik/ jasa kepada masyarakat yang primaFokus dari kegiatan benchmarking yang dilakukan oleh Tim Bagian Administrasi Pemerintahan Umum diarahkan pada praktik terbaik dari Bagian Adm Pemerintahan Umum Kota Palangkaraya dalam menyusun LPPD. Data yang dkumpulkan dan dikaji mengenai proses, fungsi, kinerja tim, waktu penyelesaian, pengawasan pimpinan, dll. Benchmarking yang dilakukan oleh tim bisa dilakukan terus-menerus, jangka panjang tentang praktik dan hasil dari penyusunan LPPD yang terbaik dari Kabupaten/ Kota lainnya. Praktik banchmarking berlangsung secara sistematis dan terpadu dengan praktik manajemen .

Proses benchmark bukan sekedar menyontek, tetapi membandingkan keberadaan suatu proses di satu organisasi dengan organisasi lain yang melakukan kegiatan yang sama. Hasil analisa yang diperoleh digunakan sebagai alat untuk melakukan perbaikan sehingga dapat meningkatkan produktivitas kerja. bukannya meniru secara gelap.tapi Meniru dan memodifikasi secara jujur, artinya kita minta izin dan bekerja sama dengan pemilik patent-nya, karena pada dasarnya diatur oleh International Benchmarking Clearinghouse (IBC). Sumber Bacaan :

www,inspektoratprovkalteng.com

materi kuliah Prof. Miftah Thoha ANALISIS BENCHMARKING

LPPD Kabupaten Barito Utara 2012

TUGAS AKHIR SEMESTERPAPER TEORI ORGANISASI DAN MANAJEMEN PUBLIKSTRATEGI BENCHMARKING BAGIAN ADMINISTRASIPEMERINTAHAN UMUM (SETDA) KABUPATEN BARITO UTARA

DALAM PENYUSUNAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN BARITO UTARA (LPPD)Dosen :Prof. Dr. MIFTAH THOHA, MPA

OLEH :TAHETA JAYA MALEH

(13/354773/PSP/4709)PROGRAM MAGISTER ADMINISTRASI PUBLIKSEKOLAH PASCASARJANA

UNIVERSITAS GADJAH MADA*www,inspektoratprovkalteng.com

*materi kuliah Prof. Miftah Thoha ANALISIS BENCHMARKING

Merinci/

mengadaptasi/

memodifikasi (menyempurnakan)

Merencanakan

studi yang bersangkutan

Menganalisis