12/2/2016

1

PENYUSUTAN ARSIP DALAM KONTEKS

MANAJEMEN ARSIP DINAMISJ

(suatu tinjauan konsep baru

UU No. 43 Tahun 2009 dan

PP No : 28 tahun 2012)

PERMASALAHAN ARSIP

1. Penumpukan arsip di unit kerja2 A i ktif d i i ktif ih j di t2. Arsip aktif dan arsip inaktif masih menjadi satu3. Arsip inaktif belum tertata (tidak ada daftarnya)4. jarang l melakukan pemindahan arsip ke record

centre5. penyusutan arsip yang tidak sesuai prosedur6. tidak ada staf yang ditugaskan mengelola arsip7. Minimnya anggaran pengelolaan arsip8. peralatan yang belum memadai9. Belum ada perhatian pimpinan

2

Pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan( psl 31, PP 28 / 2012)

a. penciptaan arsip; b. penggunaan arsip; c. pemeliharaan arsip; dan d. penyusutan arsip.

Apa yang terjadi, jika tidak ada

PROGRAM PENYUSUTAN ARSIP ?

12/2/2016

2

4

ARSIP KACAU (belum 3-D : dipilah, ditata , dinilai))

12/2/2016

3

Arsip semraut di Ruang Kerja

SEANDAINYA Program PENYUSUTAN ARSIPPENYUSUTAN ARSIP dapat dilakukan secara

reguler ???reguler ???

12/2/2016

4

ARSIP DI UNIT KERJA (setelah dipilah, ditata, dinilai)

Mengapa tidak melakukan penyusutan ?1. Takut menyusutkan, lebih baik disimpan

daripada dimusnahkan ….daripada dimusnahkan ….2. Belum memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA),

sehingga tidak akan dilakukan penyusutan, kalau belum memiliki JRA….

3. Pengetahuan tentang prosedur atau caramenyusutkan arsip masih minim (khususnyauntuk pegawai atau pejabat baru)

12/2/2016

5

PENYUSUTAN ARSIP …..(UU No. 43 /2009, Psl 1 (23)

kegiatan pengurangan jumlah arsipdengan cara pemindahan arsipinaktif dari unit pengolah ke unitkearsipan, pemusnahan arsip yangtidak memiliki nilai guna, dang ,penyerahan arsip statis kepadalembaga kearsipan

Penyusutan Arsip(PP 28 /n 2012)

kegiatan pengurangan jumlah arsipdengan cara pemindahan arsipinaktif dari unit pengolah ke unitkearsipan, pemusnahan arsip yangtidak memiliki nilai guna, dang ,penyerahan arsip statis kepadalembaga kearsipan

PENYUSUTAN ARSIP…

Dapat dilakukan dengan 2 cara :1. Penyusutan dengan JRA2. Penyusutan tanpa menggunakan JRA

yaitu menyusutkan dengan melalui suatuproses PENILAIAN (apraisal) ARSIP.

GAMBARAN UMUMTENTANG

JRA

12/2/2016

6

JADWAL RETENSI ARSIP

daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangkakt i t t i j i iwaktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip,

dan keterangan yang berisi rekomendasitentang penetapan suatu jenis arsipdimusnahkan, dinilai kembali, ataudipermanenkan yang dipergunakan sebagaipedoman penyusutan dan penyelamatan arsip(UU Nomor: 43 Tahun 2009, Pasal 1 (22)

Contoh

Jadwal Retensi Arsip

NO Jenis/seri arsipJangka waktu simpan

KeteranganAktif Inaktif

I. 1.

2.

HUKUM

Produk hukuma. Peraturan Perundangan yang

mengatur instansib. Produk hukum internal

Dokumentasi hukum

1 tahunStl tidak berlaku

1 tahun

4 tahun

4 tahun

Permanen

22

3.Kontrak/ perjanjian

1 tahun Stl tidak berlaku

1 tahun Stl tidak berlaku

4 tahun

9 tahun

Musnah

Dinilai kembali

Jenis – jenis JRA (yang sudah standar)

JRA Keuangan(Perka ANRI No. 07/2007)( )

JRA Kepegawaian(Perber ANRI dan Ka. BKN No. 05/2007 dan No.

41/2007 )

JRA F ilit tif N KJRA Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian

(Perka ANRI No. 12/2009)

Psl 48, UU No. 43 /2009:

a.Lembaga negara, pemerintahan daerah,ti i i t BUMN d / tperguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau

BUMD wajib memiliki JRA.b. JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

ditetapkan oleh pimpinan lembaganegara, pemerintahan daerah, perguruantinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD.

12/2/2016

7

Pengesahan/penetapan JRA

a. Perguruan Tinggi = Peraturan Rektorb. Pemerintah Provinsi = Peraturan Gubernurc. Pemerintah Kabupaten = Peraturan Bupatid. Pemerintah Kota = Peraturan Walikotae. Kementerian = Peraturan Menterif. LPSK = Peraturan Ketuag. Komhan Ham = Peraturan Ketua Komnas HAM

Pasal 47, UU No. 43/ 2009

a.Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip.

b.Penyusutan arsip yang dilaksanakanberdasarkan JRA dengan memperhatikankepentingan pencipta arsip serta kepentinganmasyarakat bangsa dan negaramasyarakat, bangsa dan negara

Unsur JRA :

a. Jenis/series arsipb J k kt i ( t i)b. Jangka waktu penyimpanan (retensi)

1. retensi aktifumur/usia berkas di ruang kerja (unit pengolah)

2 retensi inaktif2. retensi inaktifumur/usia berkas di ruang arsip (record centre)

Retensi aktif dan inaktif

di Unit kerja di unit kearsipan1 tahun 2 tahun Musnah

12/2/2016

8

d. Keterangan :- Permanen,

berkas/arsip disimpan selamanya karenamemiliki nilai kesejarahan

- Musnahberkas/arsip yang dimusnahkan, setelahdisimpan beberapa lama dan tidak memilikinilaiguna

- Dinilai kembali, Di il i l t l h b b lDinilai ulang setelah beberapa lama, keputusan jalan tengah antara musnah ataupermanen

Bagaimana menentukan umur (retensi)arsip ?

a. Setiap berkas/arsip memiliki umur atau usiab. Umur atau usia 1 berkas berbeda dengan

berkas lain, tidak dapat disama-ratakan,c. Umur atau usia berkas, dalam istilah

kearsipan disebut dengan RETENSI atau JANGKA WAKTU PENYIMPANAANJANGKA WAKTU PENYIMPANAAN

d. Penentuan umur/usia/retensi berkas, tergantung pada hasil PENILAIAN BERKAS

JADWAL RETENSI ARSIP

JANGKA SIMPANNO JENIS/SERIES ARSIP (RETEnSI) KETERANGAN

AKTIF INAKTIF1 2 3 4 5

I. UMUM1. Pengumuman 1 tahun - Musnah2. Surat Undangan 1 tahun - MusnahII. PERLENGKAPAN3. Berkas pengadaan ATK 1 tahun setelah diaudit 1 tahun Musnah4. BPKB Kendaraan dinas Selama masih berlaku - Dinilai kembali5. Sertifikat gedung Selama masih berlaku - Permanen6. Faktur pembelian AC 1 tahun setelah diaudit 1 tahun musnahIII. KEPEGAWAIAN7. Surat lamaran yang ditolak 1 tahun 2 tahun Musnah8. Berkas mantan Kepala BPKP 1 tahun setelah SK terbit 4 tahun PermanenIV. PENGAWASAN

9. Pengaduan masyarakat1 tahun setelahditindaklanjuti 4 tahun Musnah

10.LHP1 tahun setelahpemeriksaan 4 tahun Permanen

SELAMAT BERLATIH

MELAKUKAN PENYUSUTAN MENGGUNAKAN JRA

12/2/2016

9

PENYUSUTAN TANPA JRAPENYUSUTAN TANPA JRAMELALUI SUATU PROSES

PENILAIAN ARSIP

INDIKATOR MENILAI ARSIP

a. Nilaiguna arsipb. Bobot informasic. Frekuensi penggunaan/kurun waktud. Peraturan perundangan terkaite. Dampak hukum

NILAIGUNA : A L F R E I DAdministrationLegalLegalFinancial NILAIGUNAResearch PRIMER

EvidentialInformational NILAIGUNA ddocumentation SEKUNDER

Makin banyak nilaiguna, maka makin penting arsip ybs

Menilai arsip dalam rangka untuk penyusutan arsip, berdasarkan bobot informasi/kepentingan

organisasi …

12/2/2016

10

Arsip biasa - disimpan SESAAT(maks 1 tahun di Unit kerja)

Arsip penting - disimpan BEBERAPA LAMA2 th (1 th aktif, 1 th inaktif) ( , )3 th (1 th aktif, 2 th inaktif)4 th (2 th aktif, 2 th inaktif)

(1 th aktif, 3 th inaktif)

arsip sangat penting – disimpan selamanya

i b il i j h di i+ arsip bernilai sejarah – disimpan permanen

• Surat biasa- Surat yg tidak perlu dijawab- Surat yg hanya bersifat

informasional/ memberitahukan- Surat yg ketika hilang tidak

mengganggu jalannya organisasi

• Surat pentingCiri-ciri:- Surat yang harus dijawab- Surat yg berisi kebijakan pimpinan- Surat yg ketika hilang, dapat

menghambat kegiatan kantor

Berkas/Surat sangat penting• Ciri-ciri :

- surat yg informasinya hanya dapatsurat yg informasinya hanya dapat diketahui oleh pimpinan

- surat yang ketika hilang, tidak dapat digantikan

- Surat yg menyertai barang/benda- Surat yg berisi kebijakan strategis

organisasi

12/2/2016

11

Berkas/Surat bernilai sejarah• Ciri-ciri :

- surat berisi program kerja andalansurat berisi program kerja andalan dan program tahunan

- berkas pejabat/mantan pejabat- berkas bencana alam- berkas bantuanberkas bantuan - opini masyarakat- perintis kemerdekaan- berkas pahlawan nasional

Menilai arsip berdasarkanFREKUENSI PENGGUNAAN/

Kurun waktu

• Arsip aktif adalah ……..“ arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus”tinggi dan/atau terus menerusArsip Inaktif adalah …….“ arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun”

- Frekuensi penggunaan > 10 kali /tahun = AKTIF- Frekuensi penggunaan < 10 kali /tahun = INAKTIF

- 3 tahun terakhir (2010,2011,2012) = AKTIF- 3 tahun kebelakang (2009,2008) = INAKTIF

12/2/2016

12

ARSIP AKTIF, ciri-ciri ….

• Masih sering diperlukan untuk mendukung k i t h i h ikegiatan sehari-hari

• Disimpan di ruang kerja• Th. Masih baru (2012,2011, 2010), tetapi tidak

selalu• Menggunakan filing kabinet atau ordner• Menggunakan filing kabinet atau ordner• Jika hilang dapat menghambat perkerjaan

ARSIP INAKTIF, ciri ciri …….

• Sudah jarang digunakan untuk mendukung k i t h i h ikegiatan sehari-hari

• Disimpan di ruang arsip• Th. Sudah lama (2009, 2008, 2007, dst,

tetapi tidak selalu• Menggunakan boks arsip• Jika hilang dapat menghambat perkerjaan

TAHAPAN PENYUSUTAN ARSIPTANPA JRA

a. Dipilahb. Ditata, hasilnya berupa Daftar Arsip Inaktifc. Dinilai dengan minimal 3 indikator

1. indikator nilaiguna2. indikator bobot informasi3. indikator frekuensi penggunaan

d. Penilaian dilakukan dengan FORM Daftar Penilaian Arsip

DAFTAR PENILAIAN ARSIP

NO JENIS BERKAS/SURAT TAHUN BOBOT FREKUENSI KESIMPULAN

INFORMASI PENNGGUNAAN

12/2/2016

13

HASIL PENILAIAN

Penilaian arsip, akan menghasilkan :1. Daftar Arsip Pindah2. Daftar Arsip Usul musnah3. Daftar Arsip Serah4. Daftar Arsip Vital5. Daftar Arsip masih Aktif

KESIMPULAN PENILAIAN

a. Biasa – aktif = Simpan di R.Kerjab. Biasa-inaktif = Usul musnahc. Penting – aktif = simpan di R.Kerjad. Penting-inaktif = pindah ke RCe. Sangat penting-aktif = simpan di R.Pimpinanf. Sangat pentinf- bersejarah = serah ke lembaga

kearsipan

PENENTUAN JANGKA SIMPAN

• Berdasarkan peraturan perUUan• Berdasarkan nilaiguna• Memperhatikan nilai informasi, biaya

pengelolaan dan dampaknya.• Hitunglah sejak arsip dinyatakan cut off/

transaksi dinyatakan selesai.• Retensi dapat dinyatakan dengan angka

51

Retensi dapat dinyatakan dengan angka, kalimat atau gabungan keduanya.

• Dan lain-lain

PENENTUAN NASIB AKHIR

• Penentuan nasib akhir diperlukan untuk mengisi kolom keterangan dalam JRAmengisi kolom keterangan dalam JRA.

• Nasib akhir ada dua yaitu: Musnah dan Permanen.

• Namun jika ada keragu-raguan dapat dinyatakan: Dinilai Kembali

52

• Dinilai kembali pada akhirnya akan ditentukan musnah atau permanen juga.

12/2/2016

14

Pasal 54 PP 28 Th. 2012

• Retensi arsip dalam JRA ditentukan berdasarkan pedoman retensi arsip.

• Pedoman retensi arsip disusun oleh Kepala ANRI bersama dengan lembaga teknis terkait.

PEMINDAHAN ARSIP

Psl 50, UU 43/ 2009

Pemindahan arsip inaktif dari unitpengolah ke unit kearsipansebagaimana dimaksud dalam Pasal49 huruf a diatur oleh pimpinanpencipta arsip.p p p

Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan melalui kegiatan:

a. penyeleksian arsip inaktif; b. pembuatan daftar arsip inaktifyang akan dipindahkan; danc. penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan.

12/2/2016

15

Pasal 60, PP 28 2012

Pemindahan arsip inaktif di lingkungan pemerintahand h i i dil k k b i b ik tdaerah provinsi dilakukan sebagai berikut:

• pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan di lingkungan satuan kerja pemerintah daerah g g j patau penyelenggara pemerintahan daerah provinsi; dan

pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh)

h dil k k d i i i ditahun dilakukan dari pencipta arsip di lingkungan satuan kerja pemerintah daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah provinsi ke lembaga kearsipan daerah provinsilembaga kearsipan daerah provinsi.

Daftar Arsip Inaktif yang Dipindahkan

Unit kerja Unit kerja ::Alamat Alamat ::Telepon Telepon ::

NomorNomor Jenis ArsipJenis Arsip TahunTahun JumlahJumlah KeteranganKeterangan

Berita Acara Pemindahan Arsip InaktifNo. ………………………………………

Pada hari ini … tanggal … bulan… tahun … dilaksanakan pemindahan arsip inaktifdari unit kerja ........…

1. Nama : …NIP : …

Jabatan: …Dalam hal ini bertindak atas nama unit kerja yang selanjutnyaDalam hal ini bertindak atas nama unit kerja … yang selanjutnyadisebut sebagai PIHAK PERTAMA

2. Nama : …NIP :…Jabatan : …

Dalam hal ini bertindak atas nama Record Centre yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUAMenyatakan telah mengadakan serah terima arsip inaktif yang dipindahkanseperti tercantum pada Daftar Arsip terlampir

Malang, … ……2011Pihak Kedua Pihak Pertama

ttd ttdnama terang nama terangNIP NIP

MengetahuiKepala Unit Pengolah

ttdnama terangNIP

12/2/2016

16

PEMUSNAHAN ARSIPPEMUSNAHAN ARSIPPasal 49 (c) (d)

Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar.

• Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) pada pencipta arsippada ayat (1) dan ayat (2) pada pencipta arsip merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta arsip yang bersangkutan.

Pemusnahan arsip (Pasal 49 (a) (b) dilakukan terhadap arsip yang:

1. tidak memiliki nilai guna; 2. telah habis retensinya dan berketerangan

dimusnahkan berdasarkan JRA; 3. tidak ada peraturan perundang-undangan

yang melarang; dan4 tidak berkaitan dengan penyelesaian proses4. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses

suatu perkara.

Pasal 52 :

Setiap lembaga negara dan lembaga yangterkena kewajiban berdasarkan undang-undang ini dilarang melaksanakanpemusnahan arsip tanpa prosedur yang benar.

12/2/2016

17

Pasal 66, PP 28-2012Prosedur pemusnahan arsip berlaku ketentuansebagai berikut:

b k i i il i ia. pembentukan panitia penilai arsip; b. penyeleksian arsip berdasarkan ketentuanc. pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di

unit kearsipan; d. penilaian oleh panitia penilai arsip; e.permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta

arsip; f. penetapan arsip yang akan dimusnahkan; dang.pelaksanaaan pemusnahan:

• Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah provinsi yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah provinsi setelah mendapat: a pertimbangan tertulis dari panitia penilaia. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan b. persetujuan tertulis dari gubernur

• Pemusnahan arsip di lingkungan i t h d h i i ilikipemerintahan daerah provinsi yang memiliki

retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh gubernur setelah mendapat:

• a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai p g p parsip; dan

• b. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.

Daftar Arsip Inaktif Usul Musnah

Unit kerja Unit kerja ::Alamat Alamat ::Telepon Telepon ::

NomorNomor Jenis ArsipJenis Arsip TahunTahun JumlahJumlah KeteranganKeterangan

12/2/2016

18

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIPNo. …………………………..

Pada hari ini … tanggal … bulan … tahun …, kami yang bertanda tangan dibawah ini telah melakukan pemusnahan arsip yang tercantum dalam DaftarArsip terlampir.

Dengan cara:

a. Pembakaranb. Pencacahanc. Peleburan secara kimia

Saksi-saksi: Pimpinan unit kerja1. Jabatan ttd

ttd nama terangnama terang NIPNIP

2. Jabatanttd

nama terang NIP

PENYERAHAN ARSIP

Pasal 53, Penyerahan arsip statis:

1 Lembaga negara tingkat pusat wajib1. Lembaga negara tingkat pusat wajib menyerahkan arsip statis kepada ANRI.

2. Lembaga negara di daerah wajib menyerahkan arsip statis kepada ANRI sepanjang instansi induknya tidak menentukan lain.

3 Satuan kerja perangkat daerah dan3. Satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip daerah provinsi.

Pasal 53 (lanjutan)Arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

sampai dengan ayat (6) adalah arsip yang:1. memiliki nilai guna kesejarahan; dan2. telah habis retensinya dan berketerangan

dipermanenkan sesuai dengan JRA.

12/2/2016

19

4. Satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip daerah kabupaten/kotastatis kepada arsip daerah kabupaten/kota

5. Satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi negeri wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip perguruan tinggi di lingkungannya.

6. Perusahaan wajib menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan berdasarkankepada lembaga kearsipan berdasarkan tingkatannya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 81 – PP 28-2012

Prosedur penyerahan arsip statis dilaksanakan b i b ik tsebagai berikut:

a. penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh arsiparis di unit kearsipan;

b. penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap arsip usul serah; c. pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan

i t i k d k l l b k i ipencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya disertai dengan pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan;

d. verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya;

e. penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip; dan

f. pelaksanaaan serah terima arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala l b k i d di t i b itlembaga kearsipan dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan diserahkan.

Daftar Arsip Statis yang Diserahkan

Unit kerja Unit kerja ::AlamatAlamat ::TeleponTelepon ::

NomorNomor Jenis ArsipJenis Arsip TahunTahun JumlahJumlah KeteranganKeterangan

12/2/2016

20

Berita Acara Penyerahan Arsip StatisNo. ………………………………………

Pada hari ini … tanggal … bulan… tahun … dilaksanakan penyerahan arsip statisdari unit kerja ........…

1. Nama : …NIP : …

Jabatan: …Dalam hal ini bertindak atas nama unit kerja … yang selanjutnyadisebut sebagai PIHAK PERTAMA

2. Nama : …NIP :…Jabatan : …

Dalam hal ini bertindak atas nama Lembaga Kearsipan yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUAMenyatakan telah mengadakan serah terima arsip statis yang diserahkanseperti tercantum pada Daftar Arsip terlampir

Malang, … ……2011Malang, … ……2011Pihak Kedua Pihak Pertama

ttd ttdnama terang nama terangNIP NIP

Saksi-saksi :1.2.

Menyusutkan arsip dengan melihat JRA :

1. Formasi pegawai tahun 20102. Pengumuman penerimaan mahasiswa tahun 20073 Surat Perintah mengikuti Bimtek kearsipan tahun 20053. Surat Perintah mengikuti Bimtek kearsipan tahun 20054. Sertifikat pelatihan tahun 20085. skp tahun 20116. Daftar hadir pegawai tahun 20077. Cuti bersalin tahun 20138. Berkas askes a.n. Susi Semilikiti tahun 20109 P n l Fil R kt UnMUL9. Personal File Rektor UnMUL10.Polis Asuransi Soimah11.Lulusan Mahasiswa terbaik200512.Statuta UnMUL

SELAMAT BERLATIH

MELAKUKAN PENYUSUTAN DGN MENGGUNAKAN TANPA JRA