MENENTUKAN JUMLAH, WAKTU DAN POSISI SUKU CADANG
D. SUBYAR MUJIHANDONO, ST
PENGANTAR• Jaminan tersedianya sukucadang/barang pada saat
dibutuhkan memegang peranan penting dalam penyelesaian pekerjaan perbaikan mesin/alat tepat pada waktunya. Sebenarnya orang menginginkan semua item di stok, namun ini berarti pemborosan, sebab uang yang tertanam di stok merupakan “uang mati”, dalam arti tidak menghasilkan keuntungan.
• Kebutuhan sukucadang dan bahan untuk melayani pemeliharaan termasuk jenis kebutuhan (demand) independent. Artinya setiap item tidak tergantung satu sama lain.
1. MENGHITUNG STOKDalam menghitung stok kita harus bisa menjawab pertanyaan berikut :• Kapan saatnya melakukan pemesanan ?• Berapa banyak jumlah yang dipesan ?
Ada dua metode yang digunakan dalam menghitung stok, yaitu :• Metode jumlah pemesanan tetap• Metode waktu pemesanan tetap
1. Kebutuhan (demand)
2. Kebutuhan rata-rata
3. Frekuensi Pemesanan
4. Waktu Pemesanan
5. Stok Ideal
6. Barang Pesanan
7. Stok Ditangan
8. Stok Dipesan
9. Stok Posisi
10. Stok Pengaman
KETERANGAN
1. Kebutuhan (demand)
Kebutuhan adalah jumlah pemesanan satu macam item untuk selama periode waktu tertentu (mingguan, bulanan, tahunan dan sebagainya), dinyatakan dalam unit waktu.
Contoh : Dari data selama setahun, diketahui kebutuhan suku cadang filter berjumlah 96 pcs, dikatakan kebutuhan filter 96 pcs/thn
2. Kebutuhan Rata-rata
Kebutuhan rata-rata (KR) adalah jumlah kebutuhan dalam waktu tertentu dibagi dengan jumlah periodenya.
Kebutuhan rata-rata = jml keb satu periode/jml periode
Jadi bila kebutuhan setahun 96 pcs, maka kebutuhan dalam satu bulan adalah 96/12 = 8 pcs
Lanjutan…3. Frekuensi Pemesanan (FP) menyatakan berapa lama periode
waktu untuk setiap satu kali pemesanan,
Contoh :
FP = 2, artinya kita melakukan pemesanan setiap 2 bulan sekali
FP = 3, artinya kita melakukan pemesanan setiap 3 bulan sekali
Bila kita melakukan pemesanan 1 kali per bulan, berarti jumlah pemesanannya 1 KR, pemesanan 2 kali per bulan, jumlah pemesanannya ½ KR
4. Waktu pemesanan (WP) adalah tenggang waktu antara mulai dilakukan pemesanan hingga barang yang dipesan tiba di gudang dan dicatat dalam dokumen. Waktu pemesanan dinyatakan dalam satuan waktu (minggu, bulan, tahun dan sebagainya), idealnya waktu pemesanan ini harus diusahakan sependek mungkin.
Lanjutan…5. Stok ideal merupakan stok yang sangat diharapkan sebab
pengelolaannya menjadi lebih mudah. Pada stok ideal, jumlah permintaan maupun waktu pemesanannya senantiasa konstan.
6. Barang Pesanan (BP) adalah jumlah barang yang sudah dipesan, akan tetapi belum tiba di tempat kita, pemesanan dilakukan untuk mengisi stok yang ada di gudang.
7. Stok ditangan (SD) adalah jumlah barang yang tersedia di gudang, dinyatakan dalam satuan KR.
Contoh :
Kebutuhan per tahun 96 pcs
Kebutuhan rata-rata (KR) = 96/12 = 8 pcs
Bila SD 16 pcs, maka KR = 16/8 = 2 KR
Lanjutan…8. Stok pesanan (SPs) adalah permintaan yang
dicadangkan dari barang dipesan karena stok ditangan habis.
9. Stok Posisi (SP) adalah jumlah barang yang dimiliki oleh gudang, disebut juga Total Availability (ketersediaan total).
Untuk menghitung stok posisi bisa digunakan cara :
SP = (SD + BD) – SPs
Keterangan :
SP = Stok Posisi
SD = Stok Ditangan
BD = Barang Dipesan
SPs = Stok Pesanan
Lanjutan…10. Stok pengaman (safety stock) adalah stok tambahan
untuk melidungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan stok barang (stockout).
Dalam praktek sehari-hari ternyata bahwa demand dan lead time selalu tidak konstan. Hal ini disebabkan oleh barang yang dipesan terlambat tiba di gudang kita atau KR (kebutuhan rata-rata) mengalami kenaikan yang cukup drastis, satuan Stok Posisi umumnya dalam KR atau pcs.
2. STOK MINIMUM DAN MAKSIMUM
Jumlah stok sebenarnya memiliki “daerah” aman tertentu, jumlah terbanyak dibatasi oleh Stok Maksimum dan jumlah paling sedikit dibatasi oleh Stok Minimum, dengan demikian kontrol stok mengacu pada “daerah” tersebut. Bila Stok Posisi < Stok Minimum berarti ada ancaman kehabisan stok, sedangkan bila Stok Posisi > Stok Maksimum, bisa terjadi kurang tempat penyimpanan dan biaya inventori menjadi bertambah.
Keterangan..2.1. Stok Minimum
Stok minimum merupakan jumlah stok terkecil,
dihitung dengan cara :
Stok Min. = (Stok Pengaman + Waktu Pemesanan) KR
2.2. Stok Maksimum
Stok Maksimum adalah jumlah paling besar untuk
stok yang ada di gudang, dan berkaitan dengan
kapasitas tempat penyimpanan yang harus
disediakan. Besarnya Stok Maksimum dapat
dihitung dengan cara : Stok Mak. = (Stok Pengaman + Waktu Pemesanan + Frek.
Pemesanan) KR
• Berdasarkan data yang diperoleh selama periode 12 bulan terakhir, jumlah permintaan (demand) berupa filter sebanyak 192 pcs. Waktu pemesanan 1 bulan dan frekuensinya 2 bulan. Kalau safety stock diperkirakan 1,5 bulan, hitunglah jumlah minimum dan maximum stok yang harus diadakan :
Jawab :
MIN = (SP + WP) KR
= (1,5 + 1) 16
= 40 pcs
MAX = (SP + WP + FP) KR
= (1,5 + 1 + 2) 16
= 72 pcs
• Bila pada suatu saat didapati data sebagai berikut :
Stok Gudang 10 pcs
Stok Pemesanan barang 5 pcs (blm tiba di gudang)
Pemesanan barang 15 pcs
Hitung jumlah pemesanan barang !
Jawab :
Stok Posisi
SP = SG + PB – stok pemesanan barang
= 10 + 15 – 5
= 20 pcs
Karena SP < MIN maka harus dilakukan pemesanan sejumlah Q.
Q = Max – SP
= 72 – 20
= 52 pcs
Contoh 3• Seandainya data pada stok sebagai berikut :
Stok Gudang kosong
Pemesanan Barang 48 pcs
Stok pemesanan barang 4 pcs
Apakah diperlukan pemesanan barang ?
Jawab :
SP = SG + PB – stok pemesanan barang
= 0 + 48 – 4
= 44 pcs
Karena SP > Min, maka tidak perlu melakukan pemesanan
Metode EOQ:
Menurut metode ini jumlah pemesanan barang dipengaruhi oleh faktor-faktor biaya pemesanan, kebutuhan rata-rata, bunga per tahun dan biaya satuan, hubungannya sebagai berikut :
Keterangan :
Q = jumlah pesanan
S = biaya pemesanan
KR = kebutuhan rata-rata
i = rate bunga per tahun
C = biaya satuan (Rp/satuan)
Cara ini memiliki beberapa keterbatasan :
1. Kebutuhan dianggap selalu tetap, padahal pada kenyataan umumnya
tidak demikian
2. Biaya satuan dianggap selalu tetap, kenyataannya seringkali ada
diskon pada pembelian dalam jumlah besar
Ci
KRSEOQ
.
..2
Lanjutan….3. Material dianggap tiba sekaligus, kenyataannya tidak
demikian
4. Dianggap produk hanya satu macam saja, padahal beberapa item dibeli dari satu pemasok
Biaya set-up dianggap tetap, padahal kenyataannya berkurang
4. SISTEM PEMESANAN JUMLAH TETAP
Pada metode ini jumlah barang yang dipesan tidak berubah, sedangkan interval pemesanannya tidak tentu. Dikenal sebagai Q system atau Fixed-Quantity Method.
Bila stock posisi < Titik pemesanan kembali, harus dipesan
R bisa dihitung dengan cara :
R = KR + Spa
Keterangan :
R = titik pemesanan kembali
KR = kebutuhan rata-rata
Spa = Stok Pengaman
Stok Pengaman bisa dihitung dengan cara :
Spa = zD
Keterangan :
Z = faktor keamanan
D = standar penyimpangan kebutuhan
Lanjutan………
Nilai z akan menentukan jumlah titik pemesanan kembali dan level pelayanan. Yang dimaksud dengan level pelayanan adalah seberapa jauh sistem inventori mampu memenuhi kebutuhan. Secara detail adalah sebagai berikut :• Kemungkinan semua permintaan dipenuhi dari stok selama
penambahan waktu pemesanan dari satu siklus pemesanan kembali
• Persen kebutuhan yang dipenuhi dari stok selama satu periode pemesanan
• Persen waktu masih adanya stok di tangan
CONTOH Penyediaan minyak pelumas mesin
Kebutuhan rata-rata 200 liter/hari
Waktu pemesanan 4 hari
Standar penyimpangan kebutuhan per hari 150 liter
Level pelayanan yang diingini 95%
Biaya pemesanan Rp 20 /pemesanan
i = 20% per tahun
Biaya satuan = Rp 10/satuan
Dianggap sistem pemeriksaan kontinyu, yaitu gudang dibuka 5 hari/minggu selama satu tahun (250 hari/tahun)
Lanjutan…..
Ci
KRSEOQ
.
..2
Kebutuhan rata –rata per tahun = (250)(200) = 50.000 ltJumlah pemesanan
Kebutuhan rata-rata diperhitungkan dengan waktu pemesanan 200 liter/hari untuk waktu selama 4 hariQ = 4(200) = 800 liter (keb rata-rata)
10%.20
50000.20.2EOQ
Lanjutan…..Standar penyimpangan pada waktu pemesanan
D = .150
= 300
Level pelayanan 95% dari tabel didapat z = 1,65
R = KR + Z x D
= 800 + (1,65 x 300)
= 1295 liter
Dengan demikian pemesanan 1000 liter harus dilakukan bila stok posisi mencapai nilai 1295 liter.
4
5. METODE PEMERIKSAAN PERIODIK
• Pada metode ini yang tidak berubah adalah periode jangka waktu pemeriksaan, sedangkan jumlah yang dipesan bisa saja berubah, disebut juga cara P-system.
• Pemasok hanya mengambil pemesanan pada waktu-waktu tertentu yang telah ditetapkan, misalnya setiap 2 minggu sekali, truk supplier datang, maka pada saat ini Stok Posisi diperiksa, bila ternyata barang tersebut diperlukan, maka dilakukan pemesanan dengan jumlah target inventori dikurangi dengan Stok Posisi yang ada.
Perbedaan sistem ini terhadap Q-sistem adalah :
• Tidak ada titik pemesanan kembali, sebagai gantinya berupa target inventori
• Tidak ada EOQ, jumlah pemesanan disesuaikan dengan jumlah kebutuhan
• Yang tetap adalah interval pemeriksaan, bukan jumlah pemesanan
Lanjutan……• Nilai P bisa dihitung dengan cara :
• Kebutuhan meliputi P + WP + SPm
Sedangkan nilai T dihitung dengan cara :
T = KR1 + SPmKeterangan :
T = target level inventory
KR1 = kebutuhan rata-rata selama P + WP
SPm = stok pengaman• Stok Pengaman dihitung dengan cara :
SPm = z x D1 Keterangan :
SPm = stok pengaman
Z = faktor keamanan
D1 = penyimpangan standar selama P + WP
DCi
SPm
Ci
SPmDx
DD
QP
..
.2
)).((
).(.21
Lanjutan……• Dengan metode interval tetap, soal terdahulu bisa dijawab
sebagai berikut :
T = KR1 + Z.D1
KR1 = kebutuhan rata-rata selama P + WP
= 9 (200) = 1800 liter• Standar penyimpangan selama P + WP
D1 =
T = 1800 + z (450)• Bila level pelayanan 95 %, dari tabel didapat z = 1.65
T = 1800 + 1.65 (450)
= 2542
hariD
QP 5
200
1000
150.9
Lanjutan……• Diputuskan untuk memeriksa stok posisi setiap 5 hari dan
melakukan pemesanan sejumlah 2542 liter
Stok Pengaman = 1,65 (450)
= 742 liter
Sistem ini membutuhkan jumlah lebih banyak dan hal ini disebabkan panjangnya waktu P + WP
• Beberapa keuntungan apabila memakai sistem ini adalah :1. Bila pemesanan harus dilakukan setiap interval tertentu
2. Beberapa macam barang dipesan dari pemasok yang sama dan diserahkan pada waktu yang bersamaan
3. Barang murah tidak dicatat jumlahnya pada dokumen inventori
HUBUNGAN ANTARA TINGKAT KRITIKALITAS, TINGKAT LAYANAN DAN FAKTOR PENGAMAN
TINGKAT KRITIKALITAS
TINGKAT LAYANAN
FAKTOR PENGAMAN
V (Vital) 99% 2.33
E (Penting) 95% 1.65
S (Penunjang) 90% 1.29
O (Operasi) 85% 1.04
Lanjutan…..
1. PERALATAN VITAL (VITAL EQUIPMENTS)
Ini adalah peralatan proses utama, yang apabila mengalami kegagalan akan langsung berakibat hilangnya produksi. Peralatan ini termasuk peralatan yang jika gagal akan mengakibatkan atau menciptakan bahaya terhadap keselamatan, kecelakaan atau kerusakan pada peralatan.
2. PERALATAN PENTING (ESSENTIAL EQUIPMENTS)
Ini adalah peralatan proses atau bantu, biasanya mempunyai cadangan, yang bila gagal tidak akan secara langsung berpengaruh terhadap kehilangan produksi, tapi jika terus berlanjut (lebih dari 24 jam) akan menjadi penyebab hilangnya produksi.
Lanjutan…
3. PERALATAN PENUNJANG (SUPPORT EQUIPMENTS)
Ini adalah semua peralatan proses dan pendukung personel dalam bekerja, yang jika gagal atau tidak berfungsi lebih dari 72 jam akan menimbulkan kesulitan pada kondisi tempat kerja.
4. PERALATAN OPERASI (OPERATING EQUIPMENTS)
Ini adalah semua peralatan bukan industri dan/atau semua peralatan pendukung yang tidak termasuk dalam klasifikasi diatas.
