2012, No.1203 5
LAMPIRAN
PERATURAN MENTERI PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL
NOMOR 5 TAHUN 2012
TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 92 Tahun 2011 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara, disebutkan bahwa Kementerian Pembangunan Daerah Tertinggal mempunyai tugas menyelenggarakan urusan di bidang pembangunan daerah tertinggal serta fungsi: a) perumusan dan penetapan kebijakan di bidang pembangunan daerah tertinggal; dan b) koordinasi dan sinkronisasi pelaksanaan kebijakan di bidang pembangunan daerah tertinggal.
Pembangunan daerah tertinggal tidak hanya meliputi aspek ekonomi, tetapi juga aspek sosial, budaya, dan keamanan bahkan menyangkut kelembagaan pelaksana kegiatan. Secara kelembagaan telah diinisiasi kegiatan reformasi birokrasi di level nasional. Tujuan kebijakan Reformasi Birokrasi di Indonesia adalah untuk membangun profil dan perilaku aparatur negara yang memiliki integritas, produktivitas, dan bertanggungjawab serta memiliki kemampuan memberikan pelayanan yang prima melalui perubahan pola pikir (mind set) dan budaya kerja (culture set) dalam sistem manajemen pemerintahan.
Reformasi Birokrasi mencakup 8 (delapan) area perubahan utama pada instansi pemerintah di pusat dan daerah, meliputi: organisasi, tata laksana, peraturan perundang-undangan, sumber daya manusia aparatur, pengawasan, akuntabilitas, pelayanan publik, mind set dan culture set aparatur. Pada hakekatnya perubahan ketatalaksanaan diarahkan untuk melakukan penataan tata laksana instansi
www.djpp.depkumham.go.id
2012, No.1203 6
pemerintah yang efektif dan efisien. Salah satu upaya penataan tata laksana diwujudkan dalam bentuk penyusunan dan implementasi Standar Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (selanjutnya disebut dengan SOP AP) dalam pelaksanaan tugas dan fungsi aparatur pemerintah. Telah diterbitkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan yang perlu dipedomani setelah dicabutnya Permen PAN Nomor PER/21/M.PAN/11/2008.
B. Tujuan dan Sasaran Tujuan disusunnya Pedoman Penyusunan SOP AP ini adalah
untuk memberikan pedoman bagi seluruh unit kerja di lingkungan Kementerian PDT dalam mengidentifikasi, merumuskan, menyusun, mengembangkan, memonitor serta mengevaluasi SOP AP sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing, sehingga diharapkan: a. Menunjang kelancaran dalam proses pelaksanaan tugas dan
kemudahan pengendalian; b. memberikan kepastian dan keseragaman dalam proses pelaksanaan
suatu tugas; c. mempertegas tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas bagi pegawai
Kementerian PDT; d. meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam
melaksanakan pelayanan di bidang pembangunan daerah tertinggal dan tugas umum pemerintahan;
e. memberikan informasi mengenai pelaksanaan tugas yang dilakukan oleh pegawai KPDT secara proporsional;
f. memberikan kejelasan dan transparansi kepada pihak-pihak terkait mengenai hak dan kewajibannya dalam suatu uraian prosedur di KPDT;
g. menekan angka korupsi, kolusi dan nepotisme; h. memberikan kepastian waktu penyelesaian suatu pekerjaan. Sasaran Pedoman Penyusunan SOP AP ini adalah: a. tersedianya SOP AP pada setiap unit kerja; b. terwujudnya peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat; c. terwujudnya ketertiban dalam penyelenggaraan pemerintahan.
C. Prinsip-prinsip pelaksanaan 1. Kemudahan
SOP AP harus dibuat secara jelas dan sederhana sehingga mudah dipahami dan diterapkan.
www.djpp.depkumham.go.id
2012, No.1203 7
2. Kejelasan SOP AP harus dapat memberikan kejelasan waktu dan pelaksana kegiatan.
3. Keterukuran SOP AP dapat memberikan pedoman yang terukur baik mengenai norma waktu, hasil kerja yang tepat dan akurat.
4. Fleksibilitas
Bahwa SOP AP harus mudah dirumuskan dan selalu bisa menyesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan kebijakan yang berlaku.
D. Ruang Lingkup Ruang lingkup Pedoman Penyusunan SOP AP meliputi tujuan dan sasaran, prinsip-prinsip pelaksanaan, jenis, format, dan contoh SOP AP, serta mekanisme penyusunan/ perubahan SOP AP.
www.djpp.depkumham.go.id
2012, No.1203 8
BAB II JENIS DAN FORMAT SOP AP
A. Jenis SOP AP
SOP AP dibedakan ke dalam 3 (tiga) jenis, yaitu:
1. SOP AP Pelayanan, ditandai dengan adanya pihak pemohon, merupakan inisiatif dari pihak eksternal, dan memerlukan syarat tertentu. Dalam SOP AP Pelayanan tidak ada kegiatan tanpa adanya permintaan dari pemohon, arahnya adalah mencapai customer satisfaction (kepuasan pelanggan). Inisiatif atau pemicu (threager) berasal dari pihak eksternal. Pada kenyataannya kegiatan pelayanan bersifat limitatif sehingga memerlukan syarat-syarat tertentu. Contoh SOP AP Pelayanan misalnya SOP AP bantuan sosial, SOP AP Permintaan data dari daerah/ masyarakat, SOP AP keterbukaan informasi publik, dan SOP AP pemberian tanggapan terhadap surat masuk.
2. SOP AP Rutin, berkaitan dengan tugas-tugas yang selalu dilaksanakan oleh unit kerja. Cirinya adalah tidak diawali dari pemohon, inisiatif dari pihak internal, terencana, dan tidak memerlukan syarat tertentu. Pada umumnya kegiatan rutin diawali dari penanggungjawab pelaksana kegiatan, dan bukan dari pemohon. Inisiatif kegiatan berasal dari internal yaitu penanggungjawab kegiatan. Umumnya kegiatan rutin telah direncanakan sebelumnya, yang dilaksanakan oleh penanggungjawab kegiatan. Sifat kegiatan rutin adalah given sehingga tidak memerlukan syarat bagi pelaksana kegiatan. Contoh untuk SOP AP ini misalnya SOP AP pencatatan surat masuk/ surat keluar, SOP AP penyelenggaraan bimbingan teknis, SOP AP perawatan kendaraan, SOP AP pemeliharaan sarana dan prasarana, SOP AP pengelolaan keuangan, dan SOP AP penyusunan RKAKL.
3. SOP AP Penugasan, berkaitan dengan pendelegasian wewenang dari pimpinan. Cirinya berkegiatan awal dari permintaan pimpinan berupa disposisi kepada bawahan, kegiatan utamanya pelaksanaan tugas, sedangkan kegiatan akhirnya adalah pelaporan kepada pimpinan. Apabila tidak memberikan laporan, maka penugasan dinyatakan belum selesai. Contoh SOP AP ini misalnya SOP AP mewakili pimpinan di rapat koordinasi K/L, SOP AP mengikuti pelatihan, dan SOP AP dinas luar.
www.djpp.depkumham.go.id
2012, No.1203 9
B. Format SOP AP Format SOP AP dapat berbentuk sebagai berikut:
Diagram Alir (Flowcharts). Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan jika dalam SOP AP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan jawaban “ya” atau “tidak” yang akan mempengaruhi sub langkah berikutnya. Format ini juga menyediakan mekanisme yang mudah untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para pegawai melalui serangkaian langkah sebagai hasil dari keputusan yang telah diambil.
C. Penggunaan Simbol SOP AP
Dalam Pedoman Penyusunan SOP AP di Kementerian Pembangunan Daerah Tertinggal, beberapa simbol umum digunakan dalam menggambarkan proses suatu kegiatan yang dilaksanakan. Simbol-simbol tersebut sebagai berikut: 1) Simbol Kapsul/Terminator ( ) untuk mendeskripsikan kegiatan
mulai dan berakhir; 2) Simbol Kotak/Process ( ) untuk mendeskripsikan proses atau
kegiatan eksekusi; 3) Simbol Belah Ketupat/Decision ( ) untuk mendeskripsikan
kegiatan pengambilan keputusan;
4) Simbol Anak Panah/Panah/Arrow ( ) untuk mendeskrpsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan);
5) Simbol Segilima/Off-Page Connector ( ) untuk mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman.
D. Penomoran SOP AP Susunan penomoran pada SOP AP adalah sebagai berikut: 1) nomor naskah (nomor urut SOP AP dalam satu tahun di unit kerja);
2) kode unit kerja penyusun SOP AP; 3) bulan terbit;
4) tahun terbit. Contoh: SOP AP Nomor 005/BHH.010/2012
1 2 3 4
www.djpp.depkumham.go.id
2012, No.1203 10
BAB III MEKANISME PENYUSUNAN SOP AP
A. Persiapan Penyusunan SOP AP
Perencanaan Penyusunan SOP AP dapat dilaksanakan dengan membentuk tim yang secara khusus menanganinya. Tim Penyusunan SOP AP dibentuk dengan anggota dari Unit Kerja yang secara fungsional menangani ketatalaksanaan internal Unit Kerja. Unit kerja dapat melibatkan tenaga yang kompeten sehingga bisa menghasilkan SOP AP yang optimal.
Tim Penyusunan SOP AP bertugas melakukan identifikasi kebutuhan, mengumpulkan data, melakukan analisis prosedur, melakukan pengembangan, melakukan uji coba, melakukan sosialisasi, mengawal penerapan, memonitor dan melakukan evaluasi, melakukan penyempurnaan, menyajikan hasil-hasil pengembangan kepada pimpinan Unit Kerja, dan tugas-tugas lainnya.
B. Penilaian Kebutuhan SOP AP
Penilaian kebutuhan adalah proses awal penyusunan SOP AP yang dilakukan untuk mengidentifikasi kebutuhan SOP AP yang akan disusun. Bagi Unit Kerja yang sudah memiliki SOP AP, maka tahapan ini merupakan tahapan untuk melihat kembali SOP AP yang sudah dimilikinya dan mengidentifikasi perubahan-perubahan yang diperlukan. Bagi Unit Kerja yang sama sekali belum memiliki SOP AP, maka proses ini merupakan proses identifikasi SOP AP yang dibutuhkan. 1. Tujuan penilaian kebutuhan.
Penilaian kebutuhan SOP AP bertujuan untuk mengetahui tingkat kebutuhan suatu Unit Kerja dalam mengembangkan SOP AP-nya. Penilaian kebutuhan akan sangat bermanfaat dalam menentukan ruang lingkup, jenis, dan jumlah SOP AP yang dibutuhkan.
Ruang lingkup akan berkaitan dengan tugas yang prosedur operasionalnya akan menjadi target untuk distandarkan. Jenis akan berkaitan dengan tipe dan format SOP AP yang sesuai untuk diterapkan. Jumlah akan berkaitan dengan berapa banyak SOP AP yang akan disusun sesuai dengan tingkatan kebutuhannya.
2. Aspek yang mempengaruhi penilaian kebutuhan. Beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan ketika melakukan
penilaian kebutuhan, yaitu:
www.djpp.depkumham.go.id
2012, No.1203 11
a. Lingkungan Operasional Yang dimaksud dengan lingkungan operasional adalah
lingkungan yang harus dipertimbangkan oleh organisasi dalam melaksanakan operasinya, baik secara internal maupun secara eksternal.
Faktor internal antara lain: struktur organisasi, tugas dan fungsi, jumlah sumber daya manusia, sarana dan prasarana yang dibutuhkan, dan jenis layanan yang dilaksanakan.
Faktor eksternal antara lain tuntutan dan keinginan pengguna layanan, hubungan antar organisasi dengan berbagai pihak baik dalam maupun luar negeri, dan berbagai bentuk jaringan kerja.
b. Peraturan Perundang-undangan Keberadaan peraturan perundang-undangan mempengaruhi
penyusunan SOP AP, mulai dari Undang-undang, dan turunannya sampai kepada Peraturan/ Keputusan Menteri.
c. Kebutuhan Organisasi dan Stakeholders (Pemangku Kepentingan)
Penilaian kebutuhan organisasi dan stakeholders berkaitan erat dengan skala prioritas terhadap prosedur-prosedur yang harus distandarkan, karena perubahan struktur organisasi, tugas dan fungsi, serta desakan stakeholders yang menginginkan perubahan kualitas layanan. SOP AP juga harus berubah karena perubahan-perubahan pada sarana dan prasarana dan perkembangan teknologi informasi.
3. Langkah-langkah Penilaian Kebutuhan a. Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan
Pelaksanaan penilaian kebutuhan yang menyeluruh dapat menjadi sebuah proses yang cukup padat dan memakan waktu yang relatif lama.
Oleh karena itu perlu disusun sebuah rencana dan target yang jelas, serta pembagian tugas siapa melakukan apa.
Oleh karena itu membuat rencana tindak akan sangat membantu dalam menjaga komitmen kerja, menunjukkan akuntabilitas kerja, serta membantu untuk fokus pada apa yang ingin dicapai dari proses ini.
b. Melakukan penilaian kebutuhan
1) Unit kerja yang telah memiliki SOP AP, harus melakukan penyempurnaan secara berkesinambungan, dimulai dari:
www.djpp.depkumham.go.id
2012, No.1203 12
a) Melihat kembali informasi yang diperoleh dari hasil evaluasi, terutama terhadap hal yang tidak relevan dari SOP AP tersebut;
b) Melakukan identifikasi terhadap kegiatan yang belum tercakup SOP AP baik karena perubahan struktur maupun karena terlewatkan.
2) Unit Kerja yang belum memiliki SOP AP, penilaian kebutuhan dimulai dengan: a) mempelajari aspek lingkungan operasional, peraturan
perundang-undangan, petunjuk teknis maupun dokumen-dokumen internal organisasi yang memberikan pengaruh terhadap proses organisasi.
b) Proses akan menghasilkan kebutuhan sementara mengenai SOP AP yang perlu dibuat, membuat daftar SOP AP yang akan dikembangkan.
c. Membuat Daftar SOP AP yang akan dikembangkan.
Berdasarkan hasil penilaian dibuat daftar SOP AP yang akan disusun maupun yang akan disempurnakan, dengan memperhatikan.
1) Dampak yang akan terjadi, baik secara internal maupun eksternal, apabila SOP AP ini dikembangkan dan diimplementasikan; 2) Keterkaitan dengan tugas dan fungsi; 3) Keterkaitan dengan peraturan perundang-undangan;
4) Keterkaitan dengan pelayanan kepada masyarakat/ stakeholders;
5) Keterkaitan dengan prosedur lainnya. C. Penyusunan SOP AP
Penyusunan SOP harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. SOP harus dievaluasi dan dikembangkan terus-menerus sesuai
dengan kebutuhan organisasi dalam menjawab tantangan perubahan terutama yang berkaitan dengan peningkatan kualitas pelayanan, dengan melihat perubahan yang terjadi baik dari sisi lingkungan operasional, persoalan pemerintah maupun kebutuhan internal organisasi.
2. SOP AP yang telah disusun perlu dilengkapi dengan standar mutu antara lain dari sisi output yang dihasilkan, waktu penyelesaian, kelengkapan, ketepatan, dan kesesuaian dengan peraturan perundang-undangan.
www.djpp.depkumham.go.id
2012, No.1203 13
3. SOP AP yang telah disusun juga harus dilengkapi dengan standar sarana dan prasarana yang akan digunakan dalam melaksanakan prosedur-prosedur yang distandarkan. Jika ternyata prosedur-prosedur yang telah distandarkan tidak didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai, akan menganggu konsistensi operasional pelaksanaannya dan secara keseluruhan akan mengganggu proses pelayanan yang diberikan.
D. Penerapan SOP AP Penerapan SOP AP dalam praktik penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi merupakan langkah selanjutnya setelah secara formal ditetapkan oleh pimpinan unit eselon I. Proses penerapan harus dapat memastikan bahwa output yang dikehendaki dapat diwujudkan yaitu:
1. Setiap pelaksana mengetahui SOP AP yang baru disusun dan alasan perubahannya;
2. Salinan/fotokopi SOP AP disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap diakses oleh semua pengguna potensial;
3. Setiap pelaksana mengetahui perannya dalam SOP AP dan dapat menggunakan semua pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki untuk menerapkannya secara aman dan efektif (termasuk pemahaman akan akibat yang akan terjadi bila gagal dalam melaksanakan SOP AP);
4. Ada mekanisme untuk memonitor/memantau kinerja, mengidentifikasi masalah-masalah yang mungkin timbul, dan menyediakan dukungan dalam proses penerapan SOP AP.
A. Monitoring dan Evaluasi penerapan SOP AP Pelaksanaan penerapan SOP AP harus secara terus menerus dipantau sehingga proses penerapannya dapat berjalan dengan baik. Berbagai masukan dalam setiap upaya monitoring akan menjadi bahan yang berharga dalam melakukan evaluasi sehingga penyempurnaan terhadap SOP AP dapat dilakukan secara cepat dan tepat sesuai kebutuhan.
B. Lembar Kerja Identifikasi Kegiatan (LKIK) Penyusunan Lembar Kerja dan Identifikasi Kegiatan (LKIK) ditujukan untuk membantu perumusan penyusunan SOP AP pada tahap awal. Contoh LKIK adalah sebagai berikut:
www.djpp.depkumham.go.id
2012, No.1203 14
LEMBAR KERJA IDENTIFIKASI KEGIATAN A. Data Kegiatan 1. Judul SOP Penerbitan SK Menteri
2. Jenis Kegiatan Rutin
3. Penanggung Jawab
a. Produk Menteri PDT
a. Kegiatan Kasubag Perundang-undangan
4. Scope (Ruang Lingkup)
Kementerian PDT
B. Identifikasi Kegiatan
Judul Kegiatan
Penerbitan SK Menteri
Langkah Awal
Kasubag Perundang-undangan memerintahkan staf untuk membuat nota dinas Karo kepada Sesmen perihal permohonan paraf koordinasi dan penandatanganan Nota Dinas pengantar kepada Menteri perihal permohonan tanda tangan SK
Langkah Utama
Sekretaris Kementerian Mengajukan Draft SK kepada Menteri
Langkah Akhir
Staf memberikan penomoran atas SK dan mendokumentasikan SK
C. Identifikasi Langkah
Langkah Awal
1. Kasubag Perundang-undangan memerintahkan staf untuk membuat nota dinas Karo kepada Sesmen perihal permohonan paraf koordinasi dan penandatangan Nota Dinas pengantar kepada Menteri perihal Permohonan tanda tangan SK
2. Staf membuat nota dinas Karo kepada Sesmen perihal permohonan paraf koordinasi dan penandatangan Nota Dinas pengantar kepada Menteri perihal Permohonan tanda tangan SK
www.djpp.depkumham.go.id
2012, No.1203 15
3. Kasubag Perundang-Undangan Mengoreksi Draft SK Dan Nota Dinas Karo Kepada Sesmen Perihal Permohonan Paraf Koordinasi dan Penandatangan Nota Dinas Pengantar Kepada Menteri Perihal Permohonan Tanda Tangan SK, Jika Ya Membubuhkan Paraf Koordinasi Pada Nota Dinas Karo Kepada Sesmen Perihal Permohonan Paraf Koordinasi
4. Kabag mengoreksi draft SK dan nota dinas Karo kepada Sesmen perihal permohonan paraf koordinasi dan penandatangan Nota Dinas pengantar Sesmen kepada Menteri perihal permohonan tanda tangan SK, jika setuju memberikan paraf koordinasi atas Nota Dinas dan Draft SK
5. Karo mengoreksi draf SK dan nota dinas Karo kepada Sesmen Perihal Permohonan Paraf Koordinasi Dan Penandatangan Nota Dinas Pengantar Sesmen kepada Menteri Perihal Permohonan Tanda Tangan SK, Jika Karo Setuju Memberikan Paraf Koordinasi Atas Draf SK dan Draft Surat Pengantar Sesmen kepada Menteri dan menandatangani nota dinas kepada Sesmen serta menyerahkan kepada Kasubag TU
6. Kasubag TU Sesmen menerima dan memeriksa kelengkapan Draft SK dan nota dinas kepada Menteri dan diteruskan kepada Sesmen
Langkah Utama
7. Sesmen mengoreksi Draft SK dan Nota Dinas Kepada Menteri, Jika ya maka Nota Dinas ditandangani dan menyerahkan ke Kasubag TU Menteri, jika tidak maka dikembalikan kepada Karo Hukmas
8. Kasubag TU Menteri menerima draft SK dan memeriksa kelengkapan untuk diteruskan kepada Menteri
9. Menteri mengoreksi Draft SK, jika tidak ada koreksi maka Menteri menandatangani SK dan menyerahkan SK ke Sesmen, jika ada koreksi dikembalikan kepada Sesmen untuk diperbaiki
www.djpp.depkumham.go.id
2012, No.1203 16
10. Sesmen memerintahkan Karo untuk memberikan penomoran atas SK
11. Karo memerintahkan Kabag untuk memberikan penomoran atas SK
12. Kabag memerintahkan Kasubag untuk memberikan penomoran atas SK
13. Kasubag memerintahkan staf untuk memberikan penomoran SK
Langkah Akhir
14. Staf memberikan Penomoran atas SK dan mendokumentasikan SK
C. Format Penyusunan SOP AP
Dalam melakukan penyusunan SOP AP, Unit Kerja di Kementerian Pembangunan Daerah Tertinggal mengikuti mekanisme yang digambarkan pada Format Penyusunan SOP AP sebagai berikut:
Tabel 1
Format SOP AP
KEMENTERIAN PEMBANGUNAN
DAERAH TERTINGAL
1)..
Nomor SOP AP
2) …
Tanggal Pembuatan
3) …
Tanggal Revisi 4) …
Tanggal Efektif
5)
Disahkan Oleh
6) …
Nama SOP 7) …
www.djpp.depkumham.go.id
2012, No.1203 17
Dasar Hukum: 8)… Kualifikasi Pelaksana: 11)…
1. …; 2. …;
3. ...;
1. …; 2. …;
3. …;
Keterkaitan: 9)… Peralatan/Perlengkapan: 12)…
1. …; 2. …; 3. …;
1. …; 2. …; 3. …;
Peringatan: 10)… Pencatatan dan Pendataan: 13)…
1. …;
2. …; 3. …;
1. …;
2. …; 3. …;
No Kegiatan
14)…
Pelaksana 15)… Mutu Baku 16)… Keterangan
17)… Tingkat jabatan
Tingkat jabatan
Tingkat jabatan
Kelengkapan
Waktu Out put
www.djpp.depkumham.go.id
2012, No.1203 18
Keterangan Tabel 1:
Kolom 1) Nama Unit sesuai dengan nomenklatur unit kerja eselon I di lingkungan KPDT.
Kolom 2) Nomor SOP AP diisi dengan nomor yang diberikan sesudah mendapatkan pengesahan oleh pejabat eselon I di unit kerja masing-masing.
Kolom 3) Tanggal Pembuatan SOP AP.
Kolom 4) Tanggal revisi dicantumkan apabila terdapat revisi/perubahan dalam SOP AP.
Kolom 5) Tanggal mulai SOP AP yang telah mendapat pengesahan dari Penjabat Eselon I.
Kolom 6) Pengesahan oleh penjabat Unit Eselon I, diisi dengan Nama Jabatan Eselon I, Nama Penjabat dan NIP.
Kolom 7) Judul SOP AP.
Kolom 8) Peraturan Perundang-undangan yang mendassari Prosedur.
Kolom 9) Memberikan penjelasan keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang di standarkan.
Kolom 10) Peringatan digunakan untuk mengetahui bila SOP AP tidak di jalankan atau dilaksanakan maka akan menghambat sistem Unit kerja di Lingkungan tersebut, di dalam kolom ini juga dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya.
Kolom 11) Kualifikasi Pelaksana digunakan mengetahui tugas dan fungsi dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang sudah di standarkan.
Kolom 12) Mendukung dan memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan untuk melaksanakan SOP AP.
Kolom 13) Memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh setiap pelaksana SOP AP di dalam setiap melaksanakan pekerjaannya dengan efesien dan mempermudah hasil kerjanya, sehingga makin terarah dan meningkat.
www.djpp.depkumham.go.id
2012, No.1203 19
D. Contoh SOP AP
KEMENTERIAN
PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGAL
SEKRETARIAT KEMENTERIAN
BIRO HUKUM DAN HUMAS
NOMOR SOP
TGL PEMBUATAN
TGL REVISI
TGL EFEKTIF
DISAHKAN OLEH
SEKRETARIS KEMENTERIAN
Nama NIP
NAMA SOP PENERBITAN SK MENTERI
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
1. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234);
2. Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan dan Organisasi Kementerian Negara;
3. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kementerian Negara
1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan memahami Peraturan Perundang-Undangan.
2. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer.
www.djpp.depkumham.go.id
2012, No.1203 20
4. Peraturan Menteri Negara
Pembangunan Daerah Tertinggal Nomor 14/KEP/M-PDT/VII/2010 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Pembangunan Daerah Tertinggal;
5. Peraturan Menteri Negara Pembangunan Daerah Tertinggal Nomor 15/KEP/M-PDT/VII/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Pembangunan Daerah Tertinggal
KETERKAITAN PERALATAN/ PERLENGKAPAN
1. SOP Pencatatan surat masuk atau surat keluar
2. SOP Pengusulan Kepmen dari Sekretariat/Kedeputian
Ruang kerja, meja, kursi, jaringan internet, komputer, eksternal disk, scanner, printer, telepon, faksimili, filling kabinet, lemari arsip, buku kendali peraturan perundang-undangan, buku ekspedisi, ATK.
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
Apabila Penerbitan SK Menteri terhambat maka pelaksanaan kegiatan akan tertunda
Penomoran dan pendokumentasian arsip disimpan sebagai data elektronik dan manual
www.djpp.depkumham.go.id
2012, No.1203 21
No Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Ket Kasubag Staf Kabag Karo Kelengkapan Waktu Output
1 Memerintahkan staf untuk mempersiapkan nota dinas Karo kepada Sesmen
Disposisi 15 Disposisi
2 Pembuatan nota dinas Karo kepada Sesmen dan Nota Dinas pengantar kepada Menteri. Kemudian diserahkan kepada kasubag
Disposisi 30 Nota Dinas Karo kepada Sesmen, dan Nota Dinas pengantar kepada Menteri
3 Menerima konsep SK beserta nota dinas, kemudian mengoreksinya.
Nota Dinas 20 Nota dinas
4 Memeriksa konsep SK dan Nota Dinas. Jika setuju menyampaikan ke Kabag. Jika tidak setuju mengembalikan ke staf untuk diperbaiki
Tidak Ya
Nota Dinas 10 Nota dinas
5 Mengoreksi Draft SK dan Nota Dinas.
Nota Dinas 30 Nota dinas
www.djpp.depkumham.go.id
2012, No.1203 22
BAB IV PENUTUP
Pedoman ini akan selalu dievaluasi dan senantiasa bergerak
dinamis sesuai dengan tuntutan visi dan misi Kementerian Pembangunan Daerah Tertinggal sebagai akibat adanya tuntutan reformasi birokrasi dan kemajuan ilmu dan teknologi informasi.
Dengan dikeluarkannya pedoman ini, diharapkan setiap unit kerja di lingkungan Kementerian Pembangunan Daerah Tertinggal dapat membuat SOP AP.
MENTERI PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL
REPUBLIK INDONESIA,
HELMY FAISHAL ZAINI
www.djpp.depkumham.go.id
