-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
1/36
P
EN T N
T
T L KS N DI
I
NST NSI
P
EMERINT H
Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara danReformasi Birokrasi
2012
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
2/36
KRONOLOGI ORGANISASI
Visi dan
Misi
Tugas &
Fungsi
Struktur
SDM
Institusi /
Lembaga
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
3/36
KRONOLOGI ORGANISASI
Visi dan Misi
• Visi adalah
cara pandang
jauh ke depan
kemana
organisasi harus
dibawa agar
dapat eksis,
antisipatif dan
inovatif.
• Visi adalah
suatu gambaran
yangmenantang
tentang
keadaan masa
depan yang
diinginkan oleh
organisasi.
• Misi adalahpernyataan
yang
menetapkan
tujuan
organisasi dan
sasaran yangingin dicapai.
• Misi adalah
sesuatu yang
harus
dilaksanakan
oleh organisasi
agar tujuan
organisasi
dapat
terlaksana dan
berhasil denganbaik.
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
4/36
KRONOLOGI ORGANISASI
Tugas dan Fungsi
• Tugas dan Fungsiadalah terjemahan
operasional dari visi dan
misi
• Bagaimana visi dan
misi diwujudkan dalam
bentuk aktifitas yangkonkrit
•Tugas dan Fungsi
diterjemahkan dalam
bentuk proses kerja
•Kumpulan proses kerja
yang saling terkait
disebut sebagai tata
laksana
Tugas A
ProsesKerja 1
Kerja
Kerja
ProsesKerja 2
Kerja
Tugas B
ProsesKerja 1
Kerja
Kerja
ProsesKerja 2
Kerja
O
U
T
PU
T
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
5/36
K RONOLOGI ORGANISASI • Tugas dan
Fungsi yang
identik kemudian
dikelompokkan
• Kelompok Tugas
dan Fungsi yangidentik
ditempatkan
dalam wadah yang
sama yaitu
struktur
organisasi
Struktur
Head
Div. ABC Div. DEF Div. GHI
Supporting
Core
• Karena
semua tugas
dan fungsi
berasal dari
visi dan misiyang sama,
keterkaitan
dan hubungan
antar bagian /
divisi dalam
strukturorganisasi
harus terlihat
jelas
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
6/36
KRONOLOGI ORGANISASI
• Setiap bagian
/ divisi dalam
struktur
kemudian di isi
oleh SDM
dengankompetensi
yang sesuai
dengan tugas
dan fungsi
yang akan
dijalankan
• Tugas A
• Tugas B
Div. ABC
• Tugas D
• Tugas EDiv.DEF
•Tugas G
• Tugas HDiv.GHI
SDM
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
7/36
KRONOLOGI ORGANISASI
Visi danMisi
Tugas &
Fungsi
StrukturSDM
Institusi /
Lembaga
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
8/36
PERSEPSI TERHADAP BIROKRASI INDONESIA
elitis
otoriter
inefisien
miskin
kualitas
egois
inefektif
gemuk
korup
lamban
berbelit
-belit
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
9/36
PERSOALAN UTAMA
Kompetensi SDMrendah
Struktur terlalu
besar
Proses Kerja tidak
jelas
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
10/36
PENDEKATAN L AMA
Weberian: berfokus pada rasionalisasi birokrasi
Pendekatan kelembagaan: mencari bentuk
struktur yang paling efektif dan efisien
Pendekatan SDM: merekrut SDM profesionalsebanyak-banyaknya
Kelemahan: tidak langsung mengenali sumber
masalahnya
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
11/36
PENDEKATAN B ARU
Persoalan birokrasi ada di proses kerja
Proses kerja yang ada tidak lagi sesuai dengan
visi dan misi
Penataan proses kerja dilakukan denganmenata tata laksana
Struktur dan SDM akan mengacu kepada proses
kerja
Tata laksana yang baik akan menggambarkankan fungsi yang tepat sehingga menghasilkan
struktur yang tepat dan akan membutuhkan
SDM yang tepat
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
12/36
PENDEKATAN B ARU
Reinventing Government: dipopulerkan oleh
David Osborne dan Ted Gaebler
RG mengadopsi Perekayasaan Tata laksana
( Business Process Reengineering/ BPR)
BPR: Perubahan fundamental dan radikal
BPR: Penataan institusi dilakukan dari proses
awal kronolgi organisasi, yaitu visi dan misi
BPR: Proses kunci dari penerapan BPR adalahmembuat tata laksana yang baru sesuai dengan
visi dan misi tersebut.
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
13/36
KENDALA BPR
Sulit diterapkan
pada organisasi
yang besar
Waktu yang
dibutuhkan
lamaMembutuhkan
banyak biaya
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
14/36
Tata laksana (business process) adalah sekumpulan aktivitas kerja
terstruktur dan saling terkait yang menghasilkan keluaran yang
sesuai dengan kebutuhan pengguna
Aktivitas adalah serangkaian
tindakan sistematis dengan
menggunakan alat kerja atau
sarana kerja untuk
menghasilkan bagian-bagiankelengkapan keluaran suatu tata
laksana
Pengguna adalah penerima
keluaran yang dihasilkan suatutata laksana sesuai dengan
kebutuhannya
PENATAAN T ATA LAKSANA
PermenPAN 12/2011
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
15/36
MENGAPA DILAKUKAN PENATAAN
T ATA LAKSANA ?
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
16/36
DIKTUM PERTAMA PERATURAN MENTERI PAN
DAN RB NOMOR 12 TAHUN 2011 TENTANG
PEDOMAN PENATAAN T ATALAKSANA
Pedoman Penataan Tatalaksana ( Business
Process) digunakan untuk memberikan acuan
bagi Kementerian/Lembaga dan Pemerintah
Daerah untuk membangun dan menata
tatalaksana (business process) dalam rangka
memberikan dasar yang kuat bagi penyusunan
standard operating procedures (SOP) yang lebih
sederhana, efisien, efektif, produktif danakuntabel.
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
17/36
TUJUAN PENATAAN T ATALAKSANA
Meningkatkan efesiensi dan efektifitas proses
manajemen pemerintahan
Sebelum
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
18/36
S E R A
S.E.R.A
• Proses kerja yang tidak
perlu, dieliminasi(elimination)
• Proses kerja yang
rumit, disederhanakan
(simplification) • Proses kerja yang belum
ada, diciptakan (reegineering )
• Proses kerja yang ada
diintegrasikan denganteknologi (automation)
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
19/36
TUJUAN PENATAAN T ATALAKSANA
Meningkatkan efesiensi dan efektifitas proses
manajemen pemerintahan
Sesudah
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
20/36
KERANGKA KERJA PTL
Organisasi
Job skills Struktur
Reward
Nilai-NilaiOrganisasi
Teknologi – Penerapan teknologi
– Arsitektur Sistem Informasi
– Metode dan alat
– Sistem Informasi Organisasi
Proses – Core business processes – Nilai tambah – Fokus pengguna – Inovasi
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
21/36
A LTERNATIF PENDEKATAN
Business Process Improvement (BPI):
Penataan Tatalaksana dengan fokus kepada
proses kerja yang bermasalah saja.
BPI: Penataan menyesuaikan dengan struktur
dan SDM yang sudah ada
BPI: Perubahannya bertahap (inkremental),
sehingga bisa dikerjakan secara berkelanjutan
menyesuaikan dengan biaya yang ada
BPI: Tidak menyentuh seluruh organisasi
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
22/36
A LTERNATIF PENDEKATAN
Business Process Management (BPM):
Gabungan dari prinsip-prinsip BPR+BPI +
Infrasruktur teknologi
BPM menggabungkan pendekatan proses-
sentris dan lintas-fungsional untuk
meningkatkan cara organisasi mencapai tujuan
mereka
BPM adalah pendekatan penataan tatalaksana
paling mutakhir, dengan menempatkan tatalaksana (business process) sebagai pusat
perhatian dalam mengelola organisasi
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
23/36
M ANAJEMEN T ATALAKSANA ( BUSINESS
P ROCESS M ANAGEMENT )
Analisis
Kebutuhan
Perancangan
Pemberlakuan
Monitoring
ImplementasiEvaluasi
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
24/36
PEMETAAN DAN A NALISIS T ATALAKSANA
Langkah-langkah:
Pahami arahan strategis organisasi (visi, misi, tugas, dan fungsiorganisasi);
Identifikasi tatalaksana yang akan dipetakan berdasarkananalisis kebutuhan;
Identifikasi nama dan tipe tatalaksana tersebut; Tentukan siapa saja pengguna atau pemakai utama dari
tatalaksana tersebut;
Uraikan urutan kegiatan yang membentuk rantai tatalaksana;
Tentukan masukan utama tatalaksana tersebut;
Tentukan keluaran utama tatalaksana tersebut; Tentukan pemilik (owner) tatalaksana tersebut;
Lakukan pemodelan tatalaksana;
Dapatkan pengesahan dari pimpinan lembaga untukdiberlakukan (bila diperlukan)
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
25/36
L ANGKAH-L ANGKAH PEMETAAN
DAN A NALISIS
• Pahami arahan strategis organisasi (visi, misi, tugas, dan
fungsi organisasi)
• bahwa setiap proses kerja harus dapat setidaknya membantu
terwujudnya arahan strategis organisasi
• arahan strategis organisasi adalah acuan proses kerja yang akan
diperbaiki atau diciptakan
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
26/36
L ANGKAH-L ANGKAH PEMETAAN
DAN A NALISIS
• Identifikasi tatalaksana yang akan dipetakan berdasarkan
analisis kebutuhan
• Identifikasi nama dan tipe tatalaksana tersebut
• Tentukan siapa saja pengguna atau pemakai utama dari
tatalaksana tersebut
kenali proses kerja yang bermasalah (proses terlalu lama, output
tidak sesuai harapan, dan sebagainya)
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
27/36
L ANGKAH-L ANGKAH PEMETAAN
DAN A NALISIS • Uraikan urutan kegiatan yang membentuk rantai tatalaksana
• Tentukan masukan utama tatalaksana tersebut
• Tentukan keluaran utama tatalaksana tersebut
• Tentukan pemilik (owner ) tatalaksana tersebut
Menerima Mengkaji Mengeluarkan
Pemberian Layanan Penerbitan Izin
Unit Kerja A
IZIN
Surat Permohonan
Dokumen lainnya
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
28/36
L ANGKAH-L ANGKAH PEMETAAN
DAN A NALISIS
• Lakukan pemodelan tata laksana
• Dari semua tahapan langkah analisis dan pemetaan,
pemodelan tata laksana adalah yang paling sering
mengundang pertanyaan
• Dalam PermenPAN 12/2011 tidak mewajibkan untuk
menggunakan metode pemodelan tertentu
• pemodelan tata laksana digunakan sesuai dengan kebutuhan
masing-masing organisasi, asal mudah dipahami.
• pemodelan tata laksana dilakukan untuk menggambarkan
proses kerja melalui simbol-simbol tertentu untuk aktifitastertentu
• dalam PermenPAN 12/2011 metode pemodelan tata laksana
yang disarankan adalah metode Business Process Model and
Notation (BPMN)
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
29/36
BUSINESS PROCESS MODEL AND NOTATION
BPMN adalah notasi yang diciptakan olehObject Management Group (OMG) yaitugabungan perusahaan terkemuka di AS(diantaranya Hewlett-Packard, IBM, Sun
Microsystems, Apple Computer, American Airlines dan Data General) untuk menyediakansuatu notasi yang mudah dipahami olehsemua pengguna bisnis, mulai dari bisnisanalis yang membuat draft awal dari proses,
para pengembang teknis yang bertanggung jawab untuk menerapkan teknologi yang akanmelakukan proses-proses tersebut, hinggakepada orang-orang bisnis yang akan mengeloladan memantau proses mereka.
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
30/36
N
O
T
A
S
I
B
PM
N
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
31/36
CONTOH PENERAPAN BPMN
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
32/36
L ANGKAH-L ANGKAH PEMETAAN
DAN A NALISIS • Dapatkan pengesahan dari pimpinan lembaga untuk diberlakukan
(bila diperlukan)
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
33/36
PERBAIKAN T ATA LAKSANA
Langkah-langkah:1. Pahami harapan pengguna utama atas perbaikan dari tata
laksana
2. Pahami kebijakan atau peraturan yang mengatur tata laksana
3. Identifikasi perbaikan tata laksana yang diusulkan, melalui:
a) Penyederhanaan proses (streamlining/simplification –
S )b) Penghilangan proses yang tidak perlu (elimination – E)
c) Pembuatan proses yang sama sekali baru (reengineering – R)
d) Pengotomatisasian proses (automation – A)
4. Perbaiki model tatalaksana sesuai dengan perbaikan yang
telah dilakukan5. Dapatkan pengesahan dari pimpinan lembaga untuk
diberlakukan (bila diperlukan)
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
34/36
PENENTUAN STANDAR T ATA LAKSANA
Dilakukan melalui:
Focused Group Discussion (FGD) dengan melibatkan
sekurang-kurangnya penanggungjawab
operasionalisasi proses yang terkait dengan
pelaksanaan tugasnya; Masukan dari pengguna langsung tata laksana
dan/atau survei kepuasan pengguna atas pemberian
layanan tatalaksana; dan
Benchmark dengan K/L dan Pemda yang telahmenetapkan standar untuk tata laksana yang sama
atau sejenis
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
35/36
H ARAPAN K E DEPAN
• Dengan melakukan Penataan Tata laksana diharapkan:
Terciptanya birokrat profesional
Pelayanan yang optimal
Masyarakat sejahtera
-
8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah
36/36
SEKI NTERIMA KASIH
Ambar Sartomo
Asisten Deputi Tata Hubungan Penyelenggaraan Pemerintahan
Deputi Bidang Tata Laksana