Transcript
Page 1: 13 Fokus Sukses Mengelola Gudang_Materi Warehousing Training

13 Fokus Sukses dalamMengelola Warehousing

By : Kanaidi, SE., M.Si , [email protected] ..08122353284

http://www.slideshare.net/KenKanaidi/13-fokus-sukses-mengelola-warehousingmateri-

http://www.slideshare.net/KenKanaidi/13-fokus-sukses-dalam-mengelola-gudangmateri-pelatihan-inventory-control-warehousing

Page 2: 13 Fokus Sukses Mengelola Gudang_Materi Warehousing Training

1. Data pelaporan rutin (Reporting)2. Dinding, atap, lantai3. Kebersihan toilet dan kantin4. Palet, rak5. Forklift, hand pallet, loading dock6. Lampu penerangan, musik dan udara7. Struktur organisasi8. Akurasi dan lay out penempatan barang9. Keamanan barang di picking face10. Tikus, lalat11. Perlengkapan P3K dan poster/spanduk keselamatan12. Prosedur penerimaan dan pengiriman barang13. Pakaian kerja dan perlengkapan keamanan kerja

13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

Page 3: 13 Fokus Sukses Mengelola Gudang_Materi Warehousing Training

Step 1 : Data Pelaporan Rutin

Kelihatannya sepele, apa sih gunanya data prestasi gudang di sajikan secara rutin di papan pengumuman karyawan ?

Ada yang bilang nanti malah buka aib bagi yang membacanya atau akan terkesan sombong ?

13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

Page 4: 13 Fokus Sukses Mengelola Gudang_Materi Warehousing Training

TOTAL INBOUND vs PRODUCTIVITY

-

200,000

400,000

600,000

800,000

1,000,000

By Month

To

tal

Cases

0

100

200

300

400

500

Case / M

an

/ Ho

ur

Import 145,084 117,523 158,064 154,396 178,223 337,736 147,596 250,831 151,635 234,649 160,476

Domestic 282,600 358,886 525,567 345,674 300,543 538,652 390,392 469,914 485,185 469,642 527,613

Productivity 278 312 376 350 304 457 373 364 374 375 336

Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec

13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANGStep 1 : Data Pelaporan Rutin

Page 5: 13 Fokus Sukses Mengelola Gudang_Materi Warehousing Training

Step 1 : Data Yang Dilaporkan

TOTAL INBOUND vs PRODUCTIVITY

-

200,000

400,000

600,000

800,000

1,000,000

By Month

To

tal

Cases

0

100

200

300

400

500

Case / M

an

/ Ho

ur

Import 145,084 117,523 158,064 154,396 178,223 337,736 147,596 250,831 151,635 234,649 160,476

Domestic 282,600 358,886 525,567 345,674 300,543 538,652 390,392 469,914 485,185 469,642 527,613

Productivity 278 312 376 350 304 457 373 364 374 375 336

Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec

13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

Page 6: 13 Fokus Sukses Mengelola Gudang_Materi Warehousing Training

Step 1 : Data Yang Dilaporkan

TOTAL PUTAWAY vs PRODUCTIVITY

-

5,000

10,000

15,000

20,000

25,000

30,000

By Month

Nu

mb

er

of

Pall

et

-

300

600

900

1,200

1,500

1,800

Cases / M

an

/ Ho

ur

No. of Pallet 12,720 13,526 20,424 14,766 13,611 28,316 15,865 21,355 19,280 23,832 23,923

Productivity 571 613 906 905 886 1,108 800 1,076 985 1,275 1,154

Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec

13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

Page 7: 13 Fokus Sukses Mengelola Gudang_Materi Warehousing Training

TOTAL CASES DISPATCHED vs PRODUCTIVITY

-

200,000

400,000

600,000

800,000

1,000,000

By Month

To

tal

Cases

-

70

140

210

280

350

Cases / M

an

/ Ho

ur

Dispatched 421,673 483,725 687,810 514,944 528,814 855,362 579,595 766,587 571,056 705,213 650,719

Productivity 240 279 284 267 291 306 293 276 233 243 214

Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec

Step 1 : Data Yang Dilaporkan

13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

Page 8: 13 Fokus Sukses Mengelola Gudang_Materi Warehousing Training

Manfaatnya …

Tujuan dari pencantuman prestasi tsb

sebagai tolok ukur seberapa jauh prestasi

atau kegagalan yang kita alami.

Jika semua karyawan tahu kondisi

sebenarnya mengenai kinerja gudangnya,

maka sebagai satu team operasional yang

tangguh tentu akan mengambil suatu

langkah yang strategis untuk menjalankan rencana selanjutnya.

13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

Page 9: 13 Fokus Sukses Mengelola Gudang_Materi Warehousing Training

Keamanan adalah syarat mutlak yang harus

dijamin 100%, karena keamanan merupakan

salah satu jenis pelayanan yang diharapkan

oleh sipengguna gudang.

Step 2 : Dinding, Atap & Lantai

13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

Page 10: 13 Fokus Sukses Mengelola Gudang_Materi Warehousing Training

Pastikan dinding gudang

dalam kondisi yang baik,

tidak bolong-bolong atau

mudah untuk memasukan/

mengeluarkan barang/

manusia.

Yakinkan juga bahwa

dinding gudang tidak rapuh

sehingga mudah rubuh.

Step 2 : Dinding, Atap & Lantai

13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

Page 11: 13 Fokus Sukses Mengelola Gudang_Materi Warehousing Training

Atap juga perlu dicek

kondisinya agar aman dari

bocor pada saat hujan. Saat

yang tepat pada untuk

mengetahui kondisi atap adalah

saat hujan, carilah tetesan air

dan segeralah beri catatan

dimana terjadinya kebocoran

untuk diperbaiki.

Step 2 : Dinding, Atap & Lantai

13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

Page 12: 13 Fokus Sukses Mengelola Gudang_Materi Warehousing Training

Lantai menjadi syarat pokok

dalam hal penjaminan

kebersihan dan keamanan

barang. Lantai yang kotor

berdebu pasti akan menjadikan

barang juga kotor dan berdedu.

Belum lagi masalah kesehatan

karyawan.

Sedangkan lantai yang

berlubang/ bergelombang perlu

dibuatkan rambu-rambu agar

forklit/hand pallet tidak

melaluinya.

Step 2 : Dinding, Atap & Lantai

13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

Page 13: 13 Fokus Sukses Mengelola Gudang_Materi Warehousing Training

“Untuk melihat mutu suatu gudang, lihatlah kondisi kamar mandi/toiletnya.”

Kata-kata bijak tsb mungkin ada baiknya kita terapkan

disemua gudang. Kebersihan toilet, kantin dan sarana

karyawan lainnya memang tidak secara langsung

mempengaruhi prestasi gudang, namun secara tidak

langsung akan menciptakan dukungan moral dan fisik

yang sangat baik terhadap karyawan dan pengunjung

gudang lainnya. Sebenarnya tidak terlalu sulit untuk

menciptakan kebersihan ini andai kedisiplinan dan

kontrol dilakukan dengan baik.

Step 3 : Kebersihan Toilet & Kantin

13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

Page 14: 13 Fokus Sukses Mengelola Gudang_Materi Warehousing Training

Paku yang menonjol diatas pallet sering dianggap sebagai

hal biasa. Padahal paku ini dapat menyebabkan kejadian

yang fatal bagi barang diatasnya dan mungkin juga bagi

karyawan yang kebetulan menginjak pallet ini. Paku yang

menonjol juga secara langsung mengurangi daya ikat kayu-

kayu yang ada di pallet tsb dan hal ini tentunya sangat membahayakan.

Step 4 : Pallet & Rak

Debu dari kotoran pallet

dapat menyebabkan barang

kotor dan kemungkinan terkontaminasi

13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

Page 15: 13 Fokus Sukses Mengelola Gudang_Materi Warehousing Training

Sedangkan rak yang tanpa

paku ‘sok’ yang menancap

ditiang-tiangnya mungkin juga

sering dianggap biasa,

padahal –seperti halnya

pallet- tanpa paku sok tsb

kekuatan ikat antar besi rak

menjadi lemah pada saat

forklift mengangkat pallet dari

rak jika menyentuh rak

diatasnya maka bisa fatal.

Step 4 : Pallet & Rak

13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

Page 16: 13 Fokus Sukses Mengelola Gudang_Materi Warehousing Training

Perawatan forklift, hand pallet

maupun loading dock yang

dilakukan secara rutin dan terjadual

akan memberikan ‘garansi’

keamanan dan keselamatan kerja

yang lebih pasti.

Pastikan seluruh prosedur

perawatan dan penanganan

peralatan kerja kita selalu dalam

kondisi yang prima sebelum

dipergunakan.

Step 5 : Forklift/hand pallet, load. dock

13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

Page 17: 13 Fokus Sukses Mengelola Gudang_Materi Warehousing Training

Secara ilmiah cahaya yang

diperlukan minimal 200

lumen.

Penerangan yang sesuai

akan memberikan

kepastian dalam

penyiapan barang pada

waktu picker membaca

dari picking list ke rak

yang dituju atau juga

memastikan bahwa antar

rak terlihat dengan jelas.

Step 6 : Lampu penerangan, musik dan udara

13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

Page 18: 13 Fokus Sukses Mengelola Gudang_Materi Warehousing Training

Beberapa gudang direkomendasikan untuk memutar lagu-lagu

yang ‘semangat’ tidak mendayu-dayu atau terlalu romantis.

Hindari memutar lagu yang hanya menjadi favorit seseorang

saja atau lagu-lagu yang terlalu memukau. Instrumentalia dapat

menjadi salah satu alternatif yang dapat dipilih.

Step 6 : Lampu penerangan, musik dan udara

13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

Pastikan tidak ada ventilasi udara yang terhalang barang atau

tertutup sesuatu sehingga mengganggu kelancaran perputaran

udara. Jika perlu pastikan bahwa temperatur ruang gudang

selalu dicatat dan dikontrol untuk disesuaikan dengan standar

suhu barang yang disimpan. Bahkan di industri kimia misalnya,

ada barang yang harus selalu disimpan di suhu tertentu agar

tidak terjadi ledakan atau di industri consumer goods ada

komoditi yang memerlukan suhu khusus agar barang tidak

rusak texturnya.

Page 19: 13 Fokus Sukses Mengelola Gudang_Materi Warehousing Training

Kejelasan akan jalur komunikasi dan koordinasi menjadi sarana wajib

yang dapat mengurangi terjadinya miss understanding dan menjadi

patokan suatu kerja bermuara kemana.

Step 7 : Struktur Organisasi

13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

Page 20: 13 Fokus Sukses Mengelola Gudang_Materi Warehousing Training

DHL Cikarang - Multy User Facility Warehouse

Page 21: 13 Fokus Sukses Mengelola Gudang_Materi Warehousing Training

Akurasi antara data di system pergudangan dengan

fisik barang boleh jadi menjadi taruhan nama nomor

satu dalam bidang logistik.

Walaupun tidak didukung dengan system yang

canggih, banyak gudang-gudang modern tetap

melakukan cek dan recek terhadap akurasi antara

barang dengan data komputernya secara periodik

guna mencapai akurasi yang tertinggi.

Step 8 : Akurasi dan lay out penempatan barang

13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

Page 22: 13 Fokus Sukses Mengelola Gudang_Materi Warehousing Training

LAY OUT GUDANG

Video Safety di Gudang1 Video Safety di Gudang2

Page 23: 13 Fokus Sukses Mengelola Gudang_Materi Warehousing Training

Tingkat akurasi ini dipengaruhi oleh:

• kedisiplinan staff gudang dalam menerima barang,

• kedisiplinan dalam menempatkan barang di rak,

• kedisiplinan menurunkan barang dalam rangka

refill ke pick face

• kedisiplinan staff dalam penyiapan barang sesuai

dengan yang tertera di picking list.

Step 8 : Akurasi penempatan barang

13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

Page 24: 13 Fokus Sukses Mengelola Gudang_Materi Warehousing Training

Banyak staff picking yang mempersiapkan barang

dari pick face dilakukan dengan cara ‘menggerus’

atau istilah lainnya adalah menggangsir tumpukan

barang. Memang secara umum staff akan lebih

mudah mengambil barang yang terdekat dari

posisinya, oleh karena itu diperlukan komitmen dari

semua staff untuk tetap mengambil barang dari pick

face dari tumpukan teratas, mengangkat barang

dengan hati-hati dan menumpuk di pallet berikutnya

dengan aman.

Step 9 : Keamanan di picking face

13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

Page 25: 13 Fokus Sukses Mengelola Gudang_Materi Warehousing Training

Kebanyakan gudang-gudang modern sudah bekerja

sama dengan kontraktor pest control yang cukup

kualified untuk mengontrol tikus, nyamuk, lalat dan

sejenisnya. Namun tidak ada salahnya

staff/manajemen gudang tetap melakukan kontrol

dan cek-ricek terhadap kondisi umpan yang telah

mereka siapkan.

Banyak umpan yang ‘kadaluarsa’, tumpah atau

hilang sehingga tidak akan pernah memberikan hasil

yang maksimal. Mungkin perlu juga setiap 1 atau 3

bulan sekali menanyakan ‘hasil’ buruan dari

kontraktor pest control.

Step 10 : Tikus,lalat

13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

Page 26: 13 Fokus Sukses Mengelola Gudang_Materi Warehousing Training

Sebuah kritik :

“Kotak P3K yang tersedia disetiap gudang

kebanyakan kotak P3K untuk rumah tangga, bukan

untuk industri atau gudang yang aktif dengan banyak

orang dan hilir mudik dengan segala aktifitas”

Step 11 : P3K dan poster keselamatan

13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

Page 27: 13 Fokus Sukses Mengelola Gudang_Materi Warehousing Training

Poster atau spanduk keselamatan juga sangat perlu

untuk dikampanyekan disetiap sudut strategis

didalam gudang untuk mengingatkan semua

karyawan.

Step 11 : P3K dan poster keselamatan

Disalah satu gudang di Bekasi,

didepan kantornya tertera

jumlah jam terlampaui tanpa

kecelakaan kerja serta sarana

pendukung lainnya yang

walaupun sederhana namun

memberikan kesan kepedulian

yang mendalam.

13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

Page 28: 13 Fokus Sukses Mengelola Gudang_Materi Warehousing Training

Kejelasan akan prosedur penerimaan barang dan

pengiriman barang menjadikan jurus jitu yang layak

dipertimbangkan dengan serius. Betapa tidak,

dengan adanya aturan prosedur yang jelas didua

bagian ini, maka akan menjamin akurasi barang

dengan baik, kehilangan barang yang mungkin nihil,

penyiapan barang yang cepat dan tentu kepuasan

klien akan on time delivery yang kita lakukan. Tugas

manajemen gudanglah untuk memastikan dengan

baik adanya prosedur dan aturan yang jelas serta

komitmen staff yang tinggi untuk tetap terus

mengikuti aturan yang telah disiapkan.

Step 12 : Prosedur terima & kirim (SOP)

13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

Page 29: 13 Fokus Sukses Mengelola Gudang_Materi Warehousing Training

Sekali lagi untuk masalah keselamatan dan

keamanan kerja tidak ada toleransi yang dapat

mengamini untuk dilakukan pelanggaran.

Perlengkapan kerja, pakaian kerja atau ID card

adalah hal wajib yang harus diterapkan sehari-hari di

waktu bekerja.

Di gudang industri baja --misalnya-- seluruh staff

yang bertugas tetap konsisten memakai helm, sepatu

pengaman dan kaca mata dalam aktifitas hariannya.

Untuk mewujudkan hal ini, perlu komitmen tegas

diantara karyawan dan manajemen dalam usaha

menerapkan area kerja yang aman, nyaman dan

selamat.

Step 13 : Pakaian & keamanan kerja

13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

XX

Page 30: 13 Fokus Sukses Mengelola Gudang_Materi Warehousing Training

Kanaidi Ken Part II


Top Related