Download - 04 Prosedur Pengendalian HPTS
SISTEM MANAJEMEN MUTU DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
K E M E N T E R I A N P E K E R J A A N U M U M D A N P E R U M A H A N R A K Y A T
D I R E K T O R A T J E N D E R A L S U M B E R D A Y A A I R Jl. Pattimura No. 20 Keb. Baru, Jakarta Selatan, Telp. ( 021 ) 7222804, Fax. ( 021 )
7261956
DJSDA–PHTPS-004/REV.01
No. Dokumen DJSDA- PHTPS- 004 / Rev.01
Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI
Halaman i / iv
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
LEMBAR PENGESAHAN
JABATAN
TANDA TANGAN TANGGAL
DISUSUN OLEH
UNIT JAMINAN MUTU – DITJEN.SDA
DIPERIKSA OLEH
SES.DITJEN. SUMBER DAYA AIR
WAKIL MANAJEMEN
DISAHKAN OLEH
DIREKTUR JENDERAL SUMBER DAYA AIR
PIMPINAN PUNCAK
STATUS DOKUMEN
STATUS DOKUMEN
NO. DISTRIBUSI
TANGGAL
TERKENDALI
No. Dokumen DJSDA- PHTPS- 004 / Rev.01
Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI
Halaman ii / iv
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN
NOMOR UNIT KERJA TANGGAL DISTRIBUSI
001
002
003
004
005
006
007
008
009
010
011
012
013
014
015
016
017
018
019
020
021
022
023
024
025
026
027
028
029
030
031
032
033
034
035
036
037
038
039
040
No. Dokumen DJSDA- PHTPS- 004 / Rev.01
Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI
Halaman iii / iv
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
SEJARAH DOKUMEN
No
TGL CATATAN PERUBAHAN KETERANGAN
1
2
25-10-05
25-10-12
Revisi 0 :
Terbit perdana sebagai Prosedur Pengendalian Produk
Cacat (DJSDA-PPC-004/ Rev.0)
Revisi ke 1 :
Menjadi Prosedur Pengendalian Hasil Pekerjaan
Tidak Sesuai (DJSDA-PHPTS-004/ Rev.01) setelah
dilakukan penyesuaian dengan standar dan perturan
perundangan yang menjadi acuan normatif yaitu :
o Standar ISO 9001 : 2008, SNI 19-9001 : 2008
o Permen PU No. 04/PRT/M/2009, tentang Sistem
Manajemen Mutu Departemen Pekerjaan Umum
o Permen PU No.08/PRT/M/2010, tentang Organi-
sasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan Umum.
No. Dokumen DJSDA- PHTPS- 004 / Rev.01
Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI
Halaman iv / iv
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
DAFTAR ISI
Lembar Pengesahan ... … … … … … … … … … … … … … … … … …. i
Daftar Distribusi Dokumen … … … … … … … … … … … … … … … … … … ii
Sejarah Dokumen … … … … … … … … … … … … … … … … … … iii
Daftar Isi … … … … … … … … … … … … … … … … … … iv
1. RUANG LINGKUP … … … … ……… … … … … … … … … … … …… 1
2. TUJUAN DAN SASARAN ……...… … … … … … … … … … … … … … .….. 1
3. DEFINISI … … … … … … … … … … … … ………………….... 1
4. ACUAN … … … … … … … … … … … … … … … ………….. 3
5. KETENTUAN UMUM … … … … … … … … … … … … … … … ………….. 3
6. PROSEDUR … … … … … … … … … … … … … … … ………….. 6
7. TANGGUNG JAWAB … … … … … … … … … … … … … … … ………….. 7
8. KONDISI KHUSUS … … … … … … … … … … … … … … … ………….. 8
9. REKAMAN … … … … … … … … … … … … … … … ………….. 9
10. LAMPIRAN … … … … … … … … … … … … … … … ………….. 9
No. Dokumen DJSDA- PHPTS- 004 / Rev.01
Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI
Halaman 1 / 9
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
PROSEDUR
PENGENDALIAN HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI
1. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk mengendalikan hasil pekerjaan tidak sesuai atau yang tidak
memenuhi persyaratan yang ditentukan, dilingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya
Air baik di tingkat pusat maupun pada BBWS/BWS serta SKPD Propinsi &
Kabupaten/Kota
2. TUJUAN DAN SASARAN
Tujuan :
Memberikan panduan dalam penanganan dan pengendalian hasil pekerjaan tidak
sesuai atau yang tidak memenuhi persyaratan yang ditentukan, secara efektif dan
efisien.
Sasaran :
Mencegah penyerahan atau pemakaian hasil pekerjaan tidak sesuai dengan
persyaratan.
3. DEFINISI
3.1. Hasil Pekerjaan : merupakan hasil dari suatu kegiatan / proses, yang
secara umum dibedakan dalam 4 (empat)
kelompok yaitu :
- hasil pekerjaan dalam bentuk barang / bahan
olahan
- jasa
- perangkat lunak (software)
- perangkat keras (hardware)
No. Dokumen DJSDA- PHPTS- 004 / Rev.01
Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI
Halaman 2 / 9
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
3.2. Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai : adalah Hasil Pekerjaan yang tidak memenuhi /
tidak sesuai dengan persyaratan yang ditentukan
(non-conforming product) yang dihasilkan dari
suatu kegiatan / aktivitas / proses.
3.3. Laporan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai : adalah Laporan tentang terjadinya Hasil
Pekerjaan Tidak Sesuai untuk mendapatkan
penanganan dan pengendalian sebagaimana
mestinya (report of non-conforming product ).
3.4. Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak sesuai : adalah kegiatan yang dilakukan
sebagai tindak lanjut dari Laporan Hasil Pekerjaan
Tidak Sesuai untuk menghilangkan / mengeliminir
Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai yang terjadi (Control
of non-conforming product ).
3.5. Konsesi : Ijin yang diberikan berdasarkan kelonggaran
tertentu dari persyaratan, oleh pejabat yang
berwenang / bertanggungjawab atas penyerahan
/ penggunaan hasil pekerjaan yang tidak sesuai
dengan persyaratan yang ditentukan.
3.6. Pengendali Mutu : adalah Petugas yang melaksanakan pengecekan
dan pengawasan mutu kegiatan dan hasilnya,
yang dibedakan sebagai berikut :
a. Pengawas Lapangan : adalah Personil Satuan
Kerja yang ditunjuk / ditetapkan dan / atau
b. Konsultan Pengawas : adalah Konsultan yang
ditunjuk pejabat yang berwenang berdasarkan
kontrak kerja untuk mengawasi suatu kegiatan /
pekerjaan yang ditentukan.
No. Dokumen DJSDA- PHPTS- 004 / Rev.01
Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI
Halaman 3 / 9
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
3.7. Pelaksana : adalah Petugas yang melaksanakan penanganan
untuk menghilangkan / mengeliminir Hasil
Pekerjaan Tidak Sesuai yang terjadi, yang
dibedakan sebagai berikut :
a. Personil Kontraktor / Konsultan : bila kegiatan
tersebut diborongkan
b. Personil Satuan Kerja : bila kegiatan tersebut
merupakan pekerjaan swakelola.
3.8. Atasan Langsung : adalah pejabat yang merupakan atasan dari
pelaksana penanganan hasil pekerjaan tidak
sesuai
4. ACUAN
4.1. ISO 9001 : 2008 butir 8.3 tentang Pengendalian Produk Tidak Sesuai (Control
of Non-conforming Product)
4.2. SNI 19 9001 : 2002 butir 8.3. tentang Pengendalian Produk Tidak Sesuai.
4.2. Permen PU No.04/PRT/M/2009, tentang Sistem Manajemen Mutu Departemen
Pekerjaan Umum, butir 8.3. Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
4.3. Manual Mutu Direktorat Jenderal Sumber Daya Air
5. KETENTUAN UMUM
5.1. Pengawas / konsultan pengawas selaku petugas pengendali mutu harus
melakukan pengecekan pada tahapan pekerjaan / kegiatan tertentu atas hasil
pekerjaan yang dihasilkan untuk memastikan apakah telah memenuhi
persyaratan dan ketentuan yang telah ditetapkan.
Tahapan kegiatan ini meliputi :
a). tahap persiapan
Semua sumberdaya yang akan digunakan dalam kegiatan harus dicek yaitu
: bahan, peralatan, tenaga.
b). pada saat kegiatan dilaksanakan (on going process), termasuk inspeksi dan
tes yang diperlukan (sesuai jadwal inspeksi dan tes).
No. Dokumen DJSDA- PHPTS- 004 / Rev.01
Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI
Halaman 4 / 9
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
c). tahap selesai kegiatan
5.2. Bila didapatkan hasil pekerjaan tidak sesuai, pengawas / konsultan pengawas
selaku petugas pengendali mutu segera mengidentifikasi dan mengevaluasi
ketidak sesuaian tersebut dan mencatat dalam Laporan Hasil Pekerjaan Tidak
Sesuai dengan menggunakan formulir seperti pada Lampiran - 2.
a. Kegiatan identifikasi ketidak sesuaian, antara lain :
1) Memastikan kegiatan / hasil pekerjaan mana yang tidak sesuai /
menyimpang
2) uraian ketidak sesuaian / penyimpangan yang terjadi
3) uraian kegiatan / hasil kegiatan yang seharusnya
b. Kegiatan evaluasi ketidaksesuaian :
1). Menetapkan sumber ketidaksesuaian
2). Mengusulkan rencana tindakan penanganan
5.3. Pengawas / konsultan pengawas selaku petugas pengendali mutu dapat
memerintahkan untuk menghentikan kegiatan tersebut bila dianggap perlu,
setelah mendapat persetujuan dari atasan langsungnya dengan menggunakan
formulir seperti pada Lampiran-4. Kegiatan dapat dilanjutkan kembali setelah
ada pemberitahuan, sesuai dengan Lampiran-4.
5.4. Laporan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai dikirimkan kepada atasan langsung untuk
segera mendapatkan disposisi penanganan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
5.5. Kategori disposisi penanganan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai adalah sebagai
berikut :
a. diterima dengan konsesi
b. diperbaiki (repair)
c. dikerjakan ulang (rework)
d. tidak dipakai (scrap), untuk diganti dengan yang baru.
e. lainnya selain yang disebutkan pada butir a, b, c, dan d tersebut diatas
No. Dokumen DJSDA- PHPTS- 004 / Rev.01
Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI
Halaman 5 / 9
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
5.6. Bila kategori disposisi penanganan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai adalah bukan
“diterima dengan Konsesi”, maka disposisi penanganan Hasil Pekerjaan Tidak
Sesuai ini, ditindak lanjuti dengan Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
dilengkapi dengan menggunakan formulir seperti pada Lampiran – 3.
5.7. Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai harus mencantumkan dengan jelas
pelaksana / penanggung jawab, target waktu penyelesaian, uraian rencana
kegiatan, rencana pemanfaatan sumberdaya (biaya, tenaga, bahan, peralatan)
dan dapat ditambahkan hal-hal lain yang dianggap perlu.
5.8. Bila dalam pelaksanaan penanganan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai tidak dapat
diselesaikan sesuai dengan disposisi yang diberikan, maka perubahan dari
disposisi harus diajukan dan disetujui oleh pemberi disposisi terhadap
perubahan yang diusulkan tersebut.
5.9. Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai yang tidak dapat diselesaikan
karena diluar batas kewenangan atau karena diluar kemampuan, dilaporkan
kepada atasannya dalam Rapat Kaji Ulang Manajemen (Management Review
Meeting) untuk segera mendapatkan penanganan tindak lanjut / penyelesaian.
5.10. Laporan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai dan Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak
Sesuai disampaikan kepada Manajemen Representatif (MR) untuk
didokumentasikan.
5.11. Secara periodik (setiap 6 bulan dan/atau 12 bulan sekali), Manajemen
Representatif (MR) menyampaikan Laporan Rekapitulasi Pengendalian Hasil
Pekerjaan Tidak Sesuai kepada atasannya dengan menggunakan formulir
seperti pada Lampiran-5.
No. Dokumen DJSDA- PHPTS- 004 / Rev.01
Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI
Halaman 6 / 9
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
6. PROSEDUR
6.1. Bagan alir kegiatan Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai seperti pada
Lampiran - 1.
6.2. Pengendali Mutu melakukan pengecekan hasil pekerjaan apakah sudah sesuai
atau hasil pekerjaan menjadi tidak sesuai (non-conforming product).
6.3. Pengendali Mutu menyusun Laporan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai, bila
ditemukan hasil yang tidak sesuai dengan persyaratan, dengan menggunakan
formulir sesuai dengan Lampiran - 2.
6.4. Pengendali Mutu melakukan identifikasi dan evaluasi terhadap hasil pekerjaan
tidak sesuai yang ditemukan.
6.5. Pengendali Mutu mengirimkan Laporan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai kepada
atasan langsung untuk mendapatkan disposisi tentang penanganannya.
6.6. Atasan Langsung mendisposisi penanganan hasil pekerjaan tidak sesuai disertai
dengan perintah apakah kegiatan akan dihentikan atau dilanjutkan.
6.7. Jika disposisi dilengkapi dengan perintah bahwa kegiatan dihentikan, maka :
a. Pengendali Mutu membuat Surat Perintah Penghentian Pekerjaan, dan
diajukan kepada atasan langsung untuk mendapatkan persetujuan.
b. Atasan Langsung memberi persetujuan penghentian pekerjaan.
c. Pengendali Mutu menyerahkan / mengirim Surat Perintah Penghentian
Pekerjaan.
d. Pelaksana pekerjaan melaksanakan penghentian pekerjaan.
6.8. Pelaksana membuat rencana Penanganan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
diajukan kepada atasan untuk mendapat persetujuan dengan menggunakan
formulir seperti pada Lampiran - 3.
6.9. Setelah mendapatkan persetujuan, pelaksana melaksanakan rencana
Penanganan Hasil Pekerjaan Tidak sesuai sesuai Lampiran -3.
No. Dokumen DJSDA- PHPTS- 004 / Rev.01
Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI
Halaman 7 / 9
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
6.10. Apabila dibutuhkan waktu pelaksanaannya diperpanjang, maka pelaksana
mengajukan usulan perpanjangan waktu pelaksanaan kepada atasan langsung
sesuai Lampiran -3.
6.11. Atasan langsung dapat menyetujui atau tidak setuju tentang usulan perubahan /
perpanjangan waktu pelaksanaan penanganan.
6.12. Pelaksana melaporkan apabila Penanganan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai telah
selesai dilaksanakan.
6.13. Pengendali Mutu melakukan verifikasi Penanganan Hasil Pekerjaan Tidak
Sesuai dan apabila telah sesuai, maka Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak
Sesuai dapat ditutup (closed)
6.14. Atasan Langsung menandatangani penutupan Pengendalian hasil Pekerjaan
Tidak Sesuai
6.15. Dalam hal kegiatan dihentikan pada saat penanganan Pengendalian Hasil
Pekerjaan Tidak Sesuai maka :
a. Pengendali Mutu membuat Surat Perintah Melanjutkan Pekerjaan dengan
menggunakan formulir seperti pada Lampiran – 4.
b. Atasan Langsung memberi persetujuan melanjutkan pekerjaan.
c. Pengendali Mutu mengirimkan Surat Perintah Melanjutkan Pekerjaan.
d. Pelaksana pekerjaan melanjutkan pekerjaan tersebut.
7. TANGGUNGJAWAB
7.1. Atasan Langsung
a. Menunjuk pelaksana penanganan Hasil Pekerjaan Tidak sesuai
b. Menyetujui rencana penanganan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai termasuk :
1) rencana pemanfaatan / penggunaan sumberdaya (biaya, tenaga,
bahan, peralatan)
2) jadwal kegiatan dan rencana penyelesaian
c. Menyetujui penerimaan barang / penyerahan hasil pekerjaan dengan
konsesi
No. Dokumen DJSDA- PHPTS- 004 / Rev.01
Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI
Halaman 8 / 9
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
7.2. Manajemen Representatif (MR)
a. Mengumpulkan dan melakukan analisa statistik terhadap Hasil Pekerjaan
Tidak Sesuai tentang :
1) Penyebab terjadinya Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
2) Frekwensi terjadinya Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
3) Tindak lanjut penanganan
b. analisa efektivitas penanganan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
c. menerima dan mendokumentasikan Laporan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
dan Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai.
7.3. Pengawas
a. Melakukan identifikasi adanya Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
b. Menganalisa penyebab Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
c. Melakukan verifikasi penanganan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
d. Membuat dan mengirim surat perintah menghentikan / melanjutkan
pekerjaan
7.4. Pelaksana
a. Mencatat dan melaporkan terjadinya Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
b. Melakukan tindak lanjut penanganan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
c. Melaporkan hasil penanganan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
d. Mengusulkan rencana penanganan / penggunaan Hasil Pekerjaan Tidak
Sesuai termasuk :
1). Rencana pemanfaatan / penggunaan sumber daya (biaya, tenaga,
bahan, peralatan)
2). Jadwal kegiatan dan rencana penyelesaian
e. Mengusulkan perubahan waktu Penanganan Hasil Pekerjaan Tidak sesuai.
8. KONDISI KHUSUS
Apabila terjadi Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai yang membutuhkan waktu
penanganan yang panjang, maka Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai yang sama yang terjadi
No. Dokumen DJSDA- PHPTS- 004 / Rev.01
Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI
Halaman 9 / 9
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
dalam kurun waktu tersebut tidak perlu dibuatkan Laporan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
lagi, sampai berakhirnya / penutupan periode penanganan Hasil Pekerjaan Tidak
Sesuai tersebut.
9. REKAMAN 9.1. Laporan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
9.2. Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
9.3. Surat Perintah menghentikan / melanjutkan pekerjaan (bila ada)
9.4. Laporan Rekapitulasi Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai (6 dan/atau 12 bulanan)
10. LAMPIRAN 10.1. Lampiran-1 : Bagan alir kegiatan Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
10.2. Lampiran-2 : Formulir Laporan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
10.3. Lampiran-3 : Formulir Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
10.4. Lampiran-4 : Formulir Surat Perintah menghentikan / melanjutkan pekerjaan
10.5. Lampiran-5 : Formulir Rekapitulasi Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
PROSEDUR PENGENDALIAN HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI Lampiran - 1
DJSDA-PHPTS-004/ Rev.01 Halaman 1 / 3
BAGAN ALIR PROSEDUR
PENGENDALIAN HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI
BAGAN ALIRPENGENDALIAN HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI
No Uraian Atasan Langsung Pengendali Mutu Pelaksana
Mulai
Pengecekan Hasil Pekerjaan
Hasil
Pekerjaan Tidak Sesuai ?
Membuat Laporan Hasil Pekerjaan
Tidak Sesuai
Identifikasi & Evaluasi terhadap
Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
Tidak
YaA
Pengawasan, Pengecekan & Pengujian terhadap tahapan Pekerjaan & hasil -nya
1
Penyusunan Laporan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai bila ditemukan hasil pe-kerjaan yang tidak sesuai dengan per-syaratan.
2
Identifikasi & Evaluasi Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
3
Mengirimkan Laporan Hasil Pekerjaan
Tidak Sesuai
Mendisposisi Penanganan Hasil
Pekerjaan Tidak Sesuai
Ada Konsesi ?
AYa
Kegiatan di-hentikan ?
Membuat Surat Perintah
Penghentian Pekerjaan
Memberi Persetujuan Penghentian Pekerjaan
1
B
TidakTidak
Ya
Pengiriman Laporan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai kepada Atasan Langsung
4
Disposisi Laporan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai oleh Atasan Langsung untuk penanganannya
5
Dalam hal Kegiatan / pekerjaan
dihentikan :6
Penyusunan Surat Perintah penghentian pekerjaan
Persetujuan Surat Perintah penghentian pekerjaan oleh
Atasan Langsung
a)
b)
PROSEDUR PENGENDALIAN HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI Lampiran - 1
DJSDA-PHPTS-004/ Rev.01 Halaman 2 / 3
BAGAN ALIR PROSEDUR
PENGENDALIAN HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI ( Lanjutan )
No Uraian Atasan Langsung Pengendali Mutu Pelaksana
c) Penyerahan / pengiriman Surat
Perintah penghentian pekerjaan
1
Menyerahkan / mengirimkan Surat
Perintah PenghentianPekerjaan
7
Melaksanakan Penghentian
Pekerjaan
Penghentian kegiatan /
pekerjaan oleh Pelaksana
Membuat Rencana Penanganan Hasil
Pekerjaan Tidak Sesuai
B
Memintakan Persetujuan Rencana
Penanganan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
Mengirimkan / menyerahkan
Rencana Penanganan Hasil
Pekerjaan Tidak Sesuai
Menerima Rencana Penanganan Hasil
Pekerjaan Tidak Sesuai
Menyetujui / memberi Disposisi
Rencana Penanganan Hasil Pekerjaan Tidak
Sesuai
Melaksanakan Penanganan Hasil
Pekerjaan Tidak Sesuai
Pelaksanaan
penanganan sesuai disposisi ?
Menyetujuiperubahan Disposisi
Penanganan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
1
Tidak
Ya
d)
Penanganan Pengendalian Hasil
Pekerjaan Tidak Sesuai oleh Pelaksana
Dalam hal pelaksanaan penangananHas il Pekerjaan Tidak Sesuai oleh
Pelaksana tidak sesuai Disposisi, maka dia jukan persetujuan perubahan
Disposisi kepada Atasan Langsung
8
Mengirim / menyerahkan
Disposisi Rencana Penanganan Hasil
Pekerjaan Tidak Sesuai
Memintakan Persetujuan
Perubahan Disposisi Penanganan Hasil
Pekerjaan Tidak Sesuai
PROSEDUR PENGENDALIAN HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI Lampiran - 1
DJSDA-PHPTS-004/ Rev.01 Halaman 3 / 3
BAGAN ALIR PROSEDUR
PENGENDALIAN HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI ( Lanjutan )
No Uraian Atasan Langsung Pengendali Mutu Pelaksana
Membuat Laporan Penanganan Hasil Pekerjaan Tidak
Sesuai telah selesai dilaksanakan
1
Melakukan Verifikasi Penanganan
Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
Menandatangani Penutupan
Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
Menutup Pengendalian Hasil
Pekerjaan Tidak Sesuai
Kegiatan di-
hentikan ?
A
Membuat Surat Perintah Melanjutkan
Pekerjaan
Mengirim Surat Perintah Melanjutkan
Pekerjaan
Memberi Persetujuan Melanjutkan
Pekerjaan
Melanjutkan Pekerjaan
Selesai
A
Tidak
Ya
PROSEDUR PENGENDALIAN HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI Lampiran - 2
DJSDA-PHPTS-004/ Rev.01 Halaman 2 / 2
LAPORAN
HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI
A. Identifikasi Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
1. Data Pekerjaan / Jasa :
1.
Nomor : ……(1)….. 2.
Tanggal
Laporan : …..(2)…..
3.
Tanggal
terjadi : …..(3)….. 4.
Lokasi / Unit : …..(4)…..
2. Hasil Pekerjaan / Jasa yang menyimpang : …………………..(5)……………………………
3. Uraian Penyimpangan :
a. Yang terjadi : ……………………….(6)…………………………………….………………
……………………………………………………………………….………..
b. Yang seharusnya : …………………….....(7)……………………………………………………
…………………………………………………………….……
B. Evaluasi Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
1. Dugaan Penyebab (8) :
2. Uraian : …………………………….(9)……………………………………………… …………………………………………………………………..
C. Disposisi Penanganan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
1. Kategori Disposisi (12)
2. Status Kegiatan (13)
Bahan Orang Cara Alat Lingkungan
Pengawas lapangan :
……………….(10)…………….
………………(11)……………...
Diterima dengan Konsesi Diperbaiki (Repair) Dikerjakan Ulang (Rework)
Tidak dipakai (Scrap) Lainnya :
....……………….
Kegiatan dihentikan
Kegiatan dilanjutkan
Disposisi oleh :
……………….(14)…………….
………………(15)……………...
PROSEDUR PENGENDALIAN HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI Lampiran - 2
DJSDA-PHPTS-004/ Rev.01 Halaman 2 / 2
Penjelasan Cara Pengisian
Formulir Laporan Hasil Pekerjaan Tidak sesuai
(1) Diisi Nomor Laporan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
Contoh : 03/HPTS/10/12
03 : nomor urut 03, Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai yang terjadi
10 : bulan Oktober terjadinya Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
12 : tahun 2012 terjadinya Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
Setiap pergantian tahun, maka nomor urut Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai dimulai
lagi dari no. 01
(2) Diisi Tanggal, Bulan dan Tahun dibuat Laporan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
(3) Disi tanggal, Bulan dan Tahun terjadinya Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
(4) Diisi nama Lokasi / Unit Kerja terjadinya Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
(5) Diisi Hasil Pekerjaan yang menyimpang / tidak sesuai dengan persyaratan
(6) Diisi uraian tentang penyimpangan Hasil Pekerjaan yang terjadi
(7) Diisi uraian tentang persyaratan yang seharusnya dipenuhi
(8) Diisi pada kolom yang didiga menjadi penyebab terjadinya Hasil Pekerjaan Tidak
Sesuai
(9) Diisi uraian tentang dugaan penyebab Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
(10) Diisi Nama Pengawas
(11) Diisi tandatangan Pengawas
(12) Diisi tanda salah satu kolom disposisi, apabila dipilih “Lainnya”, diisi dengan
uraian dari pilihan tersebut, bila tidak cukup tempat dibuat uraian dalam lampiran
tersendiri
(13) Diisi tanda salah satu kolom status kegiatan
(14) Diisi Nama Pejabat pemberi Disposisi
(15) Diisi tandatangan Pejabat yang memberi Diposisi
PROSEDUR PENGENDALIAN HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI Lampiran - 3
DJSDA-PHPTS-004/ Rev.01 Halaman 1 / 3
PENGENDALIAN
HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI
A. Identifikasi Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
1. Data Pekerjaan / Jasa : 1.
Nomor : …..(1)….. 2.
Tanggal Laporan
: …..(2)…..
2.
Tanggal terjadi
: …..(3)….. 4.
Lokasi / Unit : …..(4)…..
2. Hasil Pekerjaan / Jasa yang menyimpang : …………………..(5)………………………………
3. Rencana Penanganan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
a. Rencana Pemanfaatan Sumber Daya (8) :
b. Rencana tanggal penyelesaian : ………………………….………(10)………………………… c. Uraian Kegiatan : …………………………..……….(11)…………..……………. d. Penanggungjawab pelaksanaan Nama : …………………..(12)…………….. Jabatan : ……………………..(13)………………..….……
4. Perpanjangan / perubahan waktu pelaksanaan :
1. Perpanjangan / perubahan s/d tanggal : ……….(16)………..
2. Yang mengajukan :Nama : .…(17)….. Jabatan : ...(18)….. T.Tangan : …(19)…Tgl ..(20)…
3. Persetujuan : Nama : ..…(14)….. Jabatan : ...(21)…..T.Tangan : …(19)…Tgl ..(22)…
5. Penutupan Hasil Pekerjaan Tidak sesuai
Nama T.Tangan Tanggal
1. Penanggungjawab ……(12)……… ……..(24)……….. ….….(25)……..
2. Verifikasi oleh Pengawas ……(26)……… ……..(27)………. …..…(28)……...
Uraian verifikasi : ………………………………….(29)………………………………..…
3. Disetujui : …………………………………..(30)………………………………..…
Bahan
Orang
Uang
Alat
Disetujui oleh : ……………….(14)……………. ………………(15)……………...
: ……..(9)…….…….
: ……..(9)…….…….
: ……..(9)…….…….
: ……..(9)…….…….
PROSEDUR PENGENDALIAN HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI Lampiran - 3
DJSDA-PHPTS-004/ Rev.01 Halaman 2 / 3
Penjelasan Cara Pengisian Formulir Lampiran - 3
Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
(1) Diisi No. Laporan Hasil Pekerjaan Tidak sesuai
Contoh : 03/HPTS/10/12
03 : No. urut 03 Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai yang terjadi
10 : bulan Oktober terjadinya Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
12 : tahun 2012 terjadinya Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
Setiap pergantian tahun, maka no. urut Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai mulai
lagi dari no. 01
(2) Diisi tanggal, bulan, tahun dibuatnya Laporan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
(3) Diisi tanggal, bulan, tahun terjadinya Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
(4) Diisi Nama Lokasi / Unit Kerja terjadinya Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
(5) Diisi hasil kegiatan / pekerjaan yang menyimpang / tidak sesuai persyaratan
(6) Diisi uraian tentang penyimpangan yang terjadi
(7) Diisi uraian tentang persyaratan yang seharusnya dipenuhi
(8) Diisi tanda pada pilihan pemanfaatan sumber daya
(9) Diisi uraian mengenai sumber daya yang dipilih
(10) Diisi tanggal, bulan, tahun rencana penyelesaian
(11) Diisi uraian tentang kegiatan yang dilaksanakan, bila tidak cukup dibuat uraian dalam
Lampiran tersendiri
(12) Diisi nama penanggungjawab pelaksana yang ditunjuk
(13) Diisi jabatan penanggungjawab pelaksana yang ditunjuk
(14) Diisi nama pejabat yang menyetujui
(15) Diisi tandatangan pejabat yang menyetujui
(16) Diisi tanggal, bulan, tahun persetujuan perpanjangan / perubahan
(17) Diisi nama yang mengajukan perpanjangan / perubahan
(18) Diisi jabatan yang mengajukan perpanjangan / perubahan
(19) Diisi tandatangan yang mengajukan perpanjangan / perubahan
(20) Tanggal, bulan , tahun pengajuan perpanjangan / perubahan
(21) Diisi jabatan yang menyetujui perpanjangan / perubahan
(22) Diisi tanggal, bulan, tahun persetujuan perpanjangan / perubahan
(23) Diisi uraian tentang perpanjangan / perubahan, bila tidak cukup dibuat uraian dalam
Lampiran tersendiri
PROSEDUR PENGENDALIAN HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI Lampiran - 3
DJSDA-PHPTS-004/ Rev.01 Halaman 3 / 3
(24) Diisi tanda tangan penanggungjawab perpanjangan / perubahan
(25) Diisi tanggal, bulan, tahun penyelesaian perpanjangan / perubahan
(26) Diisi nama pengawas yang melakukan verifikasi penyelesaian Hasil Pekerjaan Tidak
Sesuai
(27) Diisi tanda tangan pengawas yang melakukan verifikasi penyelesaian Hasil
Pekerjaan Tidak Sesuai
(28) Diisi tanggal, bulan, tahun pengawas melakukan verifikasi penyelesaian Hasil
Pekerjaan Tidak Sesuai
(29) Diisi uraian tentang verifikasi yang dilakukan oleh pengawas.
(30) Diisi tandatangan pejabat yang menyetujui.
PROSEDUR PENGENDALIAN HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI Lampiran - 4
DJSDA-PHPTS-004/ Rev.01 Halaman 1 / 2
SURAT PERINTAH
MENGHENTIKAN / MELANJUTKAN *) PEKERJAAN No. ..(1).. /..(2).. /PPHTS/…(3)…
Diberikan kepada :
Nama : ……………(4)…………………….
Jabatan : ……………(5)…………………….
Untuk menghentikan/melanjutkan*) pekerjaan terhitung tgl …(6)….. sesuai Laporan Hasil
Pekerjaan Tidak Sesuai No. ………(7)………. tgl. ……(8)…………
Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
……(9) , ……(10)………….
Pengawas Disetujui oleh : (13) (11)
……(14)………… ………(12)…………..
Keterangan :
*) coret yang tidak diperlukan
PROSEDUR PENGENDALIAN HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI Lampiran - 4
DJSDA-PHPTS-004/ Rev.01 Halaman 2 / 2
Penjelasan Cara Pengisian Formulir Lampiran - 4
Surat Perintah Menghentikan / Melanjutkan Pekerjaan
(1) diisi nomor urut surat yang dikeluarkan
(2) diisi :
S : untuk menghentikan pekerjaan
C : untuk melanjutkan pekerjaan
(3) diisi tahun surat dikeluarkan
(4) diisi nama orang / pejabat yang diberi Surat Perintah
(5) diisi jabatan orang yang diberi Surat Perintah
(6) diisi tanggal, bulan dan tahun mulainya pelaksanaan Surat Perintah
(7) diisi nomor Laporan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai seperti pada Lampiran-2
(8) diisi tanggal, bulan, dan tahun Laporan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai dikeluarkan
(9) diisi nama tempat surat perintah dikeluarkan
(10) diisi tanggal, bulan dan tahun Surat Perintah dikeluarkan
(11) diisi tanda tangan pengawas yang membuat Surat Perintah
(12) diisi nama pengawas yang membuat Surat Perintah
(13) diisi tanda tangan pejabat yang menyetujui Surat Perintah
(14) diisi nama pejabat yang menyetujui Surat Perintah
PROSEDUR PENGENDALIAN HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI Lampiran - 5
DJSDA-PHPTS-004/ Rev.01 Halaman 1 / 1
LAPORAN
REKAPITULASI HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI
Periode : …….(1)…….
No. Urut
No. Laporan Hasil Pekerjaan
Tidak sesuai
Tgl. Hasil Pekerjaan
Tidak Sesuai
Uraian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
Lokasi Status
Hasil Pekerjaan Tidak sesuai
Keterangan
..(2)..
…(3)…
…(4)…
…(5)…
…(6)…
…(7)…
…(8)…
Penjelasan cara pengisian :
(1) Diisi periode laporan
(2) Diisi no urut laporan
(3) Diisi No. Laporan Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai yang dilaporkan
(4) Diisi tanggal, bulan dan tahun Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
(5) Diisi uraian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
(6) Diisi lokasi terjadinya Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
(7) Diisi :
o Selesai , bila Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai sudah selesai ditangani
o Belum , bila Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai belum selesai ditangani
(8) Diisi keterangan yang dianggap perlu, biarkan kosong bila dianggap tidak perlu.
(9) Diisi lokasi / tempat laporan dibuat
(10) Diisi tanggal, bulan dan tahun laporan dibuat
(11) Diisi nama Unit Kerja Manajemen Representatif (MR) yang membuat laporan
(12) Diisi tanda tangan Manajemen Representatif (MR) yang membuat laporan
(13) Diisi nama Manajemen Representatif (MR) yang membuat laporan
…..(9)….., ……….(10)……….
……….(11)………
Manajemen Representatif (MR)
…..(12)…..
(……….(13)……….)