dinas koperasi dan usaha kecil menengah

- 1

PEMERINTAH DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

Dinas Koperasi Dan Usaha Kecil Menengah

Jl. HOS. Cokroaminoto Nomor 162 Yogyakarta Telepon (0274) 515622 Fak. (0274)552149

Email : [email protected] Kode Pos. 52244

Nomor SOP 01/SOP/ Set-PTI/2019

Tanggal Pembuatan 21 Januari 2019

Tanggal Revisi -

Tanggal Efektive 21 Januari 2019

Disahkan Oleh

Kepala Dinas Koperasi Dan Usaha Kecil Menengah

Ir. Srie Nurkyatsiwi, M.M.A NIP 19660612 199403 2 007

Nama SOP Penyusunan program kerja

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1. Peraturan Daerah Istimewa DIY Nomor 1 Tahun 2018 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah DIY.

2. Peraturan Gubernur Nomor 117 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah.

3. Peraturan Gubernur Nomor 51 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Perangakat Daerah.

4. Peraturan Gubernur No.56 Tahun 2018Tentang Tugas Pokok dan Fungsi DINAS KOPERASI DAN UKM DIY

1. Memiliki kemampuan Pengumpulan data, Bahan, Referensi dan Aturan 2. Memahami tugas dan fungsi unit 3. Memahami tugas dan fungsi Jabatan 4. Memahami penggunaan perangkat komputer

Keterkaitan Peralatan / Perlengkapan

1. Lembaran kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2. Ruangan rapat internal 3. Komputer, Printer, LCD, HVS 4. Jaringan internet

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat penyusunan program kerja Disimpan sebagai dokumen program kerja

mailto:[email protected]

- 2

SOP : Menyusun program kerja

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan Kasubag Progam dan TI

Analis Perencana

an dan Program

Sekretaris

Pengelola Sistem

dan Informasi Program

KepalaDinas

Kelengkapan dan Peralatan

Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Membuat rencana kerja terkait penyusunan program kerja sub bagian Program dan TI

Agenda dan Kertas kerja

3 hari Rencana kerja -

2. Menyiapkan dan mengumpulkan bahan , referensi, aturan terkait penyusunan program kerja sub bagian Program dan TI

Disposisi ATK

1 hari bahan , referensi , aturan

-

3. Mengumpulkan data lapangan , saran dan masukan dalam rangka peningkatan pelayanan di sub bagian Program dan TI.

Surat tugas, SPPD, Kendaraan

5 hari Data lapangan, Laporan

SOP Pengumpulan data

4. Melakukan rekapitulasi, analisis, pencermatan atas data dan bahan dan menyerahkan ke Kasubag Program dan TI

Disposisi, Data, Bahan, Komputer, HVS

3 hari rekapitulasi , analisis, pencermatan

-

5. Melaksanakan rapat membahas penyusunan program kegiatan Subbagian Program dan TI

Ruang rapat, LCD, Makan minum, computer, ATK

3 jam Notulen rapat SOP Rapat internal

6. membuat draft rencana program kerja menjadi sebuah dokumen dan menyerahkannya kepada pimpinan untuk dicermati dan koreksi

Draft rencana program kerja

2 jam Draft rencana program kerja

7. Memeriksa dan mengoreksi draft rencana program kegiatan untuk disampaikan ke atasan langsung





1 hari Dokumen rencana program kerja

-

9. Memeriksa dan mengoreksi draft untuk finalisasi

Dokumen rencana program kerja

10 menit Dokument rencana program kerja

-

10. Mendokumentasikan sebagai dokumen dan arsip Subag Program dan TI

Dokument rencana program kerja

10 menit Dokument / arsip SOP Pengarsipan

- 3







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penyusunan program Dinas Koperasi dan UKM DIY






1. Memiliki kemampuan Pengumpulan data, Bahan, Referensi dan Aturan 2. Memahami tugas dan fungsi unit 3. Memahami tugas dan fungsi Jabatan 4. Memahami penggunaan perangkat computer




Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat penyusunan program Dinas Koperasi dan UKM DIY

Disimpan sebagai dokumen program Dinas Koperasi dan UKM DIY


- 4

SOP : Menyusun program Dinas

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU Keterangan

KepalaDinas

Kasubag Program dan TI

Analis Perencanaan dan Program

Sekretaris Kelengkapan dan

Peralatan Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Memberi intruksi kepada seluruh bagian melalui Kasubag Program dan TI untuk membuat rencana penyusunan program kegiatan Dinas

Agenda dan Kertas kerja ATK

1 hari Instruksi -

2. Mendistribusikan intruksi untuk masing masing bagian menyiapkan dan membuat program /kegiatan sesuai tugas dan fungsi dan RPJM, RPJP

Instruksi ATK

3 jam Instruksi sampai -

3. Mengumpulkan semua program kegiatan yang telah disusun bagian menjadi sebuah draft dokumen program kegiatan Dinas.

Draft program kegiatan ATK

3 Jam Draft program kegiatan

-

4. Menyampaikan draft kepada pimpinan untuk dikoreksi dan dicermati sesuai prioritas.

Draft program kegiatan

5 menit Draft program kegiatan

-

5. Mencermati dan mengoreksi draft yang telah diterima untuk disampaikan kepada atasan langsung


1 hari Draft program kegiatan Dinas

-

6. Mencermati dan mengoreksi draft yang telah diterima untuk disampaikan kepada atasan langsung


1 hari Draft program kegiatan Dinas

7. Memeriksa dan mengoreksi draft untuk finalisasi.

Draft rencana program / kegiatan Dinas

1 hari Dokument program / kegiatan Dinas

-

8. Mendistribusikan dokumen program kegiatan setelah difinalisasi kepada masing masing bagian untuk arsip internal

Dokument program / kegiatan ATK

3 jam Dokument program / kegiatan

-

9. Mendokumentasikan sebagai dokumen dan arsip Dinas.

Dokument program / kegiatan


- 5







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penyusunan Rencana Anggaran Dinas Koperasi dan UKM DIY




3. Peraturan Gubernur Nomor 51 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Perangakat Daerah






Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat penyusunan RKA Dinas Koperasi dan UKM DIY Disimpan sebagai dokumen RKA Dinas Koperasi dan UKM DIY


- 6

SOP: Menyusun Rencana Kerja Anggaran (RKA)

KEGIATAN


Kasubag Program dan

TI


Sekretaris

KepalaDinas


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Membuat rencana kerja dan menyiapkan bahan dan informasi terkait penyusunan rencana kerja anggaran (RKA)

Agenda kerja 3 hari Rancangan RKA -

2. Menyampaikan blanko isian dan nformasi kepada masing masing seksi tentang penyusunan RKA

Rancangan RKA 1 Jam Blanko isian rancangan RKA

-

3. Mengumpulkan blanko isian dari masing masing seksi sudah dalam bentuk draft RKA untuk kemudian diserahkan kepada Kasubag Program dan TI

Blanko isian rancangan RKA

5 hari Konsep RKA -

4. Melaksanakan rapat internal perhitungan rincian pemakaian anggaran dari setiap kegiatan seksi termasuk biaya rutin

Konsep RKA, Ruang rapat, Makan, Minum, LCD, Komputer, ATK

3 jam Konsep RKA SOP Rapat

5. Menyempurnakan draft RKA serta aliran kasnya hasil rapat dan diserahkan kepada atasan langsung untuk dinilai dan koreksi

Konsep RKA, ATK, Kompputer

1 hari Draft RKA -

6. Menilai dan mengoreksi draft RKA. Jika draft RKA untuk disampaikan ke atasan langsung

Draft RKA 15 menit

Disposisi Dokumen RKA

-

7. Menilai dan mengoreksi draft RKA. Jika draft RKA sudah benar akan diberikan tandatangan untuk selanjutnya difinalisasi , digandakan dan distribusi.

Draft RKA 15 menit


8. menggandakan dan menyerahkannya untuk di dokumentasikan dan didistribusikan kepada masing masing sub bidang

Dokumen RKA, Komputer, ATK

3 hari Dokumen RKA -

9. Membagikan dokumen RKA dan jadwal pencermatan TAPD

Dokumen RKA 3 jam Dokumen RKA -

10. Mendokumentasikan dokumen RKA

Dokumen RKA 3 menit Arsip Dokumen RKA

-

- 7







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penyusunan Renstra





4. Pergub Nomor 56 Tahun 2018 tentang Rincian Tugas dan Fungsi Dinas Koperasi dan UKM





Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Penyusunan Renstra Disimpan sebagai dokumen Renstra


- 8

SOP: Penyusunan Renstra

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan Penyusun program

dan laporan


KepalaDinas

Sekretaris Peng

administrasi umum


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Menyiapkan bahan bahan meliputi dokumen program rencana kegiatan Dinas, Visi dan misi Dinas, Isu isu strategis ,RPJPD, RPJM



2. Membuat dan mengajukan konsep kerja penyusunan Renstra Dinas dan menyerahkan ke Kasubag Umum untuk dicermati

Disposisi 1 hari bahan , referensi , aturan

-

3. Menerima dan mencermati konsep Renstra dalam rapat internal bersama bagian bagian dan Kasubag .

Surat tugas, SPPD, Kendaraan, Rupiah



4. Melakukan perbaikan, penyempurnaan konsep Renstra Dinas hasil rapat kepada KepalaDinas untuk diperiksa dan dicermati kembali.

Dokumen RPJMD, Visi dan Misi Dinas

3 jam Konsep Renstra SOP RPJMD, Visi dan Misi

5. Mencermati dan memeriksa konsep Renstra. Jika sudah sesuai maka akan ditandatangani untuk selanjutnya difinalisasi dan didistribusikan ke masing masing bagian. Jika belum maka akan dirapatkan kembali untuk perbaikan dan penyempurnaan.

Konsep draft Renstra, Komputer, HVS

1 hari Konsep draft Renstra

-

6. Melakukan finalisasi dokumen Renstra Dinas sebelum digandakan dan distribusi

Konsep draft Renstra 1 hari Draft Renstra -

7. Melakukan penggandaan dan distribusi ke masing masing bagian dan pihak yang memerlukan.

Draft Renstra dan RKT

1 hari Dokumen Renstra

SOP Rapat

8. Mendokumentasikan dokumen Renstra Dokumen Renstra, lemari arsip

5 menit Dokumen Renstra

- 9







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penyusunan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA)

Dasar Hukum ualifikasi Pelaksana









Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Penyusunan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA)

Disimpan sebagai dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA)


- 10

SOP: Penyusunan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA)

KEGIATAN



Penyusun program dan

laporan

Sekretaris

Kepala Dinas


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8

1. Menyiapkan dokumen rencana kerja anggaran (RKA) dan jadwal pencermatan dengan TAPD

Agenda kerja, RKA Jadwal pencermatan

15 menit Dokumen RKA Jadwal pencermatan

-

2. Mencermati dan mengikuti penyesuaian RKA bersama TAPD

Undangan pencermatan Dokumen RKA, ATK, Komputer

4 jam Dokumen RKA Hasil pencermatan

Pelaksanaan bisa berulang

3. Melakukan penyesuaian RKA termasuk aliran kas setelah pencermatan bersama TAPD

Dokumen RKA, Komputer, ATK

1 jam Dokumen RKA Jadwal pencermatan

-

4. Melaksanakan rapat internal atas penyesuaian yang terjadi dengan TAPD apakah dapat diterima atau perlu ditinjau ulang

Dokumen RKA, Ruang rapat, Makan, Minum, LCD, Komputer

3 jam Dokumen RKA SOP Rapat

5. Membuat draft DPA dan diserahkan kepada Kepalauntuk dinilai dan koreksi

Draft DPA, ATK, Komputer

1 hari Draft DPA -

6. Menilai dan mengoreksi draft DPA. Jika sudah sesuai akan ditandatangani untuk selanjutnya digandakan, distribusi. Jika belum akan dikembalikan untuk diperbaiki

Draft DPA 1 5 menit

Disposisi Dokumen DPA

-

7. Menerima DPA yang sudah ditandatangani kemudian digandakan dan didistribusikan kepada masing masing seksi untuk bahan bersama sama di DPRD

Dokumen DPA, Fotocopy, penjilidan

3 hari Dokumen DPA -

8. Mengikuti pembahasan dengan DPRD. Jika ada penyesuaian dari DPRD akan segera diperbaiki dan jika tidak maka langsung ditindak lanjuti untuk dilaksanakan

Jadwal pembahasan DPRD Dokumen DPA

4 jam Disposisi Dokumen DPA

-

9. Menugaskan penyusun program untuk perbaikan penyesuaian dari DPRD kemudian dibagikan dan disimpan sebagai arsip

Disposisi Dokumen DPA,

3 jam Disposisi DPA


10. Melakukan perbaikan, mendistribusikan dan menyimpan DPA sebagai arsip

DPA 3 menit Arsip DPA -

- 11







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan penyusunan ROPK










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pelaksanaan penyusunan ROPK

Disimpan sebagai dokumen ROPK


- 12

SOP: Pelaksanaan penyusunan ROPK

KEGIATAN


Penyusun program


Sekretaris KepalaD

inas

Pengadmini strasi umum


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Membuat rencana kerja penyusunan rencana operasional pelaksanaan kegiatan (ROPK)

Agenda kerja / Rencana kerja Konsep ROPK ATK, Komputer

10 hari

Konsep ROPK -

2. Menyampaikan informasi, blanko dan bahan pendukung kepada masing masing subbid tentang penyusunan ROPK

Konsep ROPK Blanko RKA, KUA- PPAS

3 hari Konsep ROPK -

3. Mengumpulkan data dan bahan penyusunan ROPK dari masing masing subbid

Konsep ROPK Data dan bahan

2 jam Konsep ROPK -

4. Membuat draft Jadwal pelaksanaan rencana pelaksanaan fisik dan penyerapan progres keuangan

Konsep ROPK Jadwal , ATK

2 jam Konsep ROPK Progres keuangan

-

5. Rapat koordinasi Konsep ROPK Progres keuangan ATK, LCD.

2 jam Konsep ROPK Notulen

SOP Rapat

6. Mengikuti pelaksanaan pencermatan RKA atau DPA bersama Dinas Induk

Konsep ROPK Progres keuangan RKA, DPA

3 jam Draft ROPK Progres keuangan

Pelaksanaannya bisa berulang

7. Melakukan penyempurnaan dan perbaikan bersama internal subbag atas masukan subbid-subbid

Draft ROPK Komputer, ATK

1 jam Draft ROPK

-

8. Melakukan pencermatan terhadap draft ROPK Draft ROPK 15 menit

Draft ROPK

9. Melakukan pencermatan terhadap draft ROPK Draft ROPK 15 menit

Draft ROPK

10. Melakukan pencermatan terhadap draft ROPK. Jika sudah sesuai akan diberikan tandatangan dan jika tidak akan dikembalikan dan diperbaiki

Draft ROPK

15 menit

ROPK

-

11. Penggandaan dan distribusi

Buku ROPK, Foto copy

2 hari Buku ROPK

-

12. Dokumentasi dan pengarsipan Buku ROPK 3 menit

Arsip -

- 13







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penyusunan IKU










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pelaksanaan penyusunan IKU

Disimpan sebagai dokumen IKU


- 14

SOP : Penyusunan IKU

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan Kasubag Program dan TI

Penyusun program

Sekretaris KepalaDinas

Pengadministrasi umum


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Membuat konsep IKU melalui program kegiatan yang merupakan ukuran keberhasilan dari implementasi sasaran strategis

Agenda kerja ATK

1 hari Rancangan IKU

-

2. Memberikan persentase capaian target yang akan diperoleh dengan membandingkan dengan tahun sebelumnya, Menentukan target capaian indikator kinerja sasaran sesuai dengan sasaran strategis pada dokumen Renstra

Rancangan IKU Dokumen IKU tahun sebelumnya

1 jam Rancangan IKU

-

3. Menyampaikan informasi kepada masing masing seksi terkait persentase target indikator sasaran strategis yang akan dicapai serta masukan draft IKU

Rancangan IKU Program dan kegiatan

2 jam Rancangan IKU

Pelaksanaannya termasuk berkoordinasi

4. Rapat koordinasi mencakup pembagian tugas, jadwal penyelesaian, Jadwal pertemuan progres report

Rancangan IKU, makan, minum, ruang rapat, ATK, LCD,

3 jam Rancangan IKU Notulen

SOP Rapat

5. Membuat dan menyusun draft indikator kinerja utama dan kemudian menyerahkannya ke Kasubag untuk diteliti dan diberi paraf

Rancangan IKU, Notulen, masukan, Komputer, ATK

2 hari Konsep IKU -

6. Meneliti dan mencermati draft IKU .Jika sudah sesuai akan diberi paraf dan diteruskan kepada Kepala. Jika belum akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai koreksi yang diberi

Konsep IKU ATK

15 menit Draft IKU -

7. Meneliti dan mencermati draft IKU .Jika sudah sesuai akan diberi paraf dan diteruskan kepada Kepala. Jika belum akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai koreksi yang diberi

Draft IKU 15 menit Draft IKU

8. Memeriksa draft IKU. Jika draft yang disampaikan sudah baik akan diberikan tandatangan dan jika belum akan dikembalikan untuk diperbaiki

Draft IKU 15 menit Disposisi Buku atau Dokumen IKU

-

9. Menggandakan dan mendistribusikan Buku IKU ke masing masing seksi dan pihak luar secara terbatas

Disposisi; Buku atau Dokumen IKU, Foto copy, penjilidan

3 hari Buku atau Dokumen IKU

Pelaksanaannya terkait percetakan

10. Menyimpan buku Indikator kinerja utama sebagai arsip

Buku / Dokumen IKU Buku agenda

2 menit Arsip -

- 15







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan Penyusunan Rencana Kinerja Tahunan (RKT)










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pelaksanaan Penyusunan Rencana Kinerja Tahunan (RKT)

Disimpan sebagai dokumen Penyusunan Rencana Kinerja Tahunan (RKT)


- 16

SOP : Pelaksanaan Penyusunan Rencana Kinerja Tahunan (RKT)

KEGIATAN



Penyusun program

Sekretaris KepalaDi

nas

Peng administrasi umum


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Membuat konsep format RKT yang memuat : Sasaran strategis, Indikator kinerja dan Target pencapaiannya

Rancangan Renstra Komputer ATK

7 hari Konsep RKT -

2. Menggandakan dan menyampaikan konsep format RKT kemasing masing bagian untuk diisi

Konsep Renstra

10 menit

Konsep RKT -

3. Mengumpulkan format isian dan membuat konsep RKT untuk bahan rapat internal penyusunan RKT

4. Melaksanakan rapat koordinasi penyusunan RKT mencakup pembagian tugas, jadwal penyelesaian, Jadwal pertemuan progres report

Konsep Renstra, Ruang rapat, Makan, Minum, LCD, Komputer

3 jam Notulen SOP Rapat

5. Memperbaharui konsep RKT berdasarkan masukan hasil rapat menjadi draft RKT dan mengajukannya kepada Kasubag untuk dinilai dan diperiksa

Konsep Renstra, Notulen, Komputer, ATK

1 hari Draft RKT -

6. Memeriksa dan mencermati draft RKT. Jika sudah baik diberikan paraf untuk diteruskan kepada Kepaladan jika belum akan dikembalikan untuk diperbaiki

Draft RKT 15 menit

Disposisi Draft RKT

-

7. Memeriksa dan mencermati draft RKT. Jika sudah baik diberikan paraf untuk diteruskan kepada Kepaladan jika belum akan dikembalikan untuk diperbaiki

Disposisi Draft RKT

1 Jam Disposisi Draft RKT

-

8. Menilai dan mencermati draft RKT. Jika draft sudah sesuai akan diberi tandatangan dan jika belum akan dikembalikan untuk diperbaiki

Draft RKT 10 menit

RKT -

9. Menerima ,menggandakan dan mendistribusikan RKT ke masing masing bagian dan pengadministrasi umum

Disposisi Renstra Foto copy, penjilidan

3 hari Dokumen RKT Pelaksanaannya terkait percetakan

10. Menerima RKT dan menyimpannya sebagai dokumen arsip

Buku Renstra 3 menit Arsip -

- 17







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pengelolaan data dan informasi










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat pengelolaan data dan informasi Disimpan sebagai dokumen pengelolaan data dan informasi


- 18

SOP : pengelolaan data dan informasi

KEGIATAN


Pengelola Sistem dan Informasi Program


Sekretaris KepalaDinas Kelengkapan dan Peralatan

Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Menyiapkan data dan informasi, program dan kegiatan unit

Agenda kerja Data dan informasi

10 menit Data dan informasi Pelaksanaannya bisa berulang

2. Melakukan koordinasi atau konfirmasi atas data yang ada terkait akurasinya dan validasinya

Data dan informasi Alat komunikasi, surat ATK


3. Mengolah dan mengentry data melalui rekapitulasi, kompilasi dan tabulasi serta grafik sesuai kelompoknya

Data dan informasi ATK Komputer

10 hari Data dan informasi Papan informasi, buku, gambar

-

4. Menyajikan data secara cepat, mudah diakses dan valid kepada semua pengguna serta Nomor telp, faximile

Data dan informasi Telp, Fax,Internet Komputer

5 menit Data dan informasi -

5. Mengajukan dan meminta persetujuan Kepaladata yang akan dipublisir.

Data dan informasi 3 menit Data dan informasi -

6. Mencermati dan menganalisa data. Jika data publikasi melalui brosur, book leaft dan internet sudah benar akan disampaikan ke Sekretaris, dan jika belum akan dikembalikan untuk diperbaiki

Data dan informasi Draft data publikasi


7. Mencermati dan menganalisa data untuk disampaikan ke KepalaDinas


10 menit Data dan informasi

8. Mencermati dan menganalisa data apabila sudah sesuai akan diberikan persetujuan


10 menit Data dan informasi

9. Menyediakan dan menyajikan barang publikasi lewat cetakan dan internet

Data dan informasi Barang publikasi


10. Menyimpan semua file sebagai data soft dan untuk kepentingan internal

Flash disk, Haed disk 2 menit Dokumentasi -

- 19







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan Informasi Publik










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat pelaksanaan informasi publik Disimpan sebagai dokumen pelaksanaan informasi publik


- 20

SOP : Pelaksanaan Sistem Informasi

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan Pengelola Sistem dan Informasi Program


Sekretaris KepalaDinas Kelengkapan dan


1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Mengumpulkan, memilah dan memilih data dan informasi yang layak dan pantas untuk disajikan kepada umum


2 jam Data, Informasi -

2. Menyiapkan dan mempelajari aturan dan ketentuan yang berkaitan dengan pengelolaan informasi

Data dan informasi Aturan aturan

2 Jam Data dan informasi -

3. Menyampaikan draft data dan informasi kepada Kepalamana yang dapat disajikan


4. Memberikan putusan data yang akan disajikan kepada umum, rutinitas, berkala serta batasan waktu

Data dan informasi 15 menit Data dan informasi

5. Melaksanakan up dating data dan informasi pada website secara berkala serta keterkaitannya dengan sistem jaringan LAN

Data dan informasi Computer ATK

2 Jam Data dan informasi Pelaksanaan bisa berulang

6. Melakukan identifikasi, pemeliharaan dan perawatan system dan jaringan informasi serta persediaan suku cadang seperlunya

Data dan informasi Perangkat jaringan Suku cadang

2 jam Data dan informasi Perangkat jaringan Suku cadang

SOP pemeliharaan dan perawatan

7. Membuat dan menyampaikan analisa dan evaluasi pengembangan jaringan system informasi yang selalu berkembang secara periodik

Draft Data dan informasi Perangkat jaringan

15 menit Draft analisa dan evaluasi

-

8. Menilai dan mencermati analisa dan evaluasi untuk diteruskan ke Sekretaris

Draft analisa dan evaluasi


9. Menilai dan mencermati analisa dan evaluasi untuk diteruskan ke KepalaDinas



10. Menilai dan mencermati analisa dan evaluasi. Jika pengembangan sangat perlu maka diputuskan untuk dilaksanakan segera.


15 menit Disposisi

-

11. Melaksanakan penjagaan /stand by terhadap perangkat dan informasi yang segera.

Disposisi Komputer Jaringan

4 jam Pelaksanaan penjagaan

Pelaksanaannya bersifat rutin

- 21







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelayanan Informasi Publik










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat pelayanan informasi publik Disimpan sebagai dokumen pelayanan infomasi publik


- 22

SOP : Pelayanan Informasi Publik

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan Pengelola Sistem dan Informasi Program

Kasubag Program dan

TI Sekretaris

KepalaDinas


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Menerimaan permintaan informasi public dari pemohon tertulis secara kedinasan


10 menit Informasi pemohon -

2. Memeriksa kelengkapan permohonan, mengklasifikasi, menelaah informasi yang diminta serta melengkapi persyaratan permohonan informasi sebelum disampaikan kepada Kasubag Umum

Informasi pemohon Kelengkapan pemohon

4 menit Informasi pemohon sudah jelas

-

3. Melakukan koordinasi dengan bagian lain untuk menyediakan, melengkapi dan memberikan informasi yang diminta pemohon. Jika informasi sudah lengkap akan diberikan kepada pemohon dan jika belum akan ditanya informasi yang belum lengkap tersebut kepada pemohon dan bagian lain.

Informasi pemohon sudah jelas Koordinasi Data, bahan

30 menit Informasi sesuai permintaan pemohon

-

4. Menyerahkan informasi yang diminta pemohon.

Informasi sesuai permintaan pemohon

5 menit Informasi sesuai permintaan pemohon

-

5. Memberikan kelengkapan persyaratan pemohon yang diminta sebelumnya dan kelengkapan administrasi lainnya sebelum meninggalkan kantor.

Informasi sesuai permintaan pemohon Kelengkapan pemohon

3 menit selesai -

- 23







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pengendalian monitoring dan evaluasi program Dinas Koperasi dan UKM DIY










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat pengendalian monev Dinas Koperasi dan UKM DIY

Disimpan sebagai dokumen pengendalian monev Dinas Koperasi dan UKM DIY


- 24

SOP: Pengendalian monitoring dan evaluasi program Dinas Koperasi dan UKM DIY

KEGIATAN


Kasubag Program dan

TI


Sekretaris

KepalaDinas


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Membuat rencana kerja dan menyiapkan bahan dan informasi terkait pengendalian, monitoring dan evaluasi program Dinas Koperasi dan UKM DIY

Agenda kerja 3 hari Rancangan pelaksanaan kerja

-

2. Menyampaikan blanko isian dan informasi kepada masing masing sub bidang tentang monev program Dinas Koperasi dan UKM DIY

Blanko isian 1 Jam Blanko isian -

3. Mengumpulkan blanko isian dari masing masing sub bidang.

Blanko isian 5 hari Blanko isian -

4. Melakukan analisis terhadap informasi disesuaikan dengan perencanaan awal dalam rangka pengendalian monitoring dan evaluasi program Dinas Koperasi dan UKM DIY

Blanko isian 2 hari Hasil analisis

5. Melaksanakan rapat pembahasan pengendalian monitoring dan evaluasi program Dinas Koperasi dan UKM DIY

Ruang rapat, Makan, Minum, LCD, Komputer, ATK


6. Menyusun draft laporan hasil pengendalian monitoring dan evaluasi program Dinas Koperasi dan UKM DIY

Konsep RKA, ATK, Kompputer

1 hari Draft RKA -

7. Menilai dan mengoreksi laporan untuk disampaikan ke atasan langsung

Draft RKA 15 menit


-

8. Menilai dan mengoreksi draft laporan. Jika draft RKA sudah benar akan diberikan tandatangan .

Draft RKA 15 menit


9. Mendokumentasikan Laporan.

Dokumen RKA 3 menit Arsip Dokumen RKA

-

- 25







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh

Kepala



Nama SOP Penyusunan Laporan Program Dinas Koperasi dan UKM DIY










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat penyusunan laporan program Dinas Koperasi dan UKM DIY

Disimpan sebagai dokumen laporan program Dinas Koperasi dan UKM DIY


- 26

SOP: Penyusunan Laporan Program Dinas Koperasi dan UKM DIY

KEGIATAN


Kasubag Program dan

TI


Sekretaris

KepalaDinas


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Membuat rencana kerja dan menyiapkan bahan dan informasi terkait penyusunan laporan program

Agenda kerja 3 hari Rancangan kerja -

2. Menyampaikan blanko isian dan informasi kepada masing masing sub bidang terkait pelaksanaan program

Rancangan RKA 1 Jam Blanko isian -

3. Mengumpulkan blanko isian dari masing masing sub bidang untuk kemudian diserahkan kepada Kasubag Program dan TI

Blanko isian 5 hari Blanko isian -

4. Melaksanakan rapat internal membahas permasalahn kompilasi laporan program dari masing-masing subbidang

Ruang rapat, Makan, Minum, LCD, Komputer, ATK

3 jam Kompilasi laporan SOP Rapat

5. Menyusun draft laporan program Dinas Koperasi dan UKM DIY

Kompilasi laporan, ATK, Komputer

1 hari Draft laporan -

6. Menilai dan mengoreksi laporan untuk disampaikan ke atasan langsung

Draft laporan 15 menit

Draft laporan -

7. Menilai dan mengoreksi draft laporan. Jika sudah benar akan diberikan tandatangan .

Draft laporan 15 menit

Laporan program

8. Mendokumentasikan Laporan.

Laporan program

3 hari Dokumen laporan program

-

- 27







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan Monev Sub Bag Program dan TI










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat pelaksanaan monev Subbag Program dan TI Disimpan sebagai dokumen monev subbagian Program dan TI


- 28

SOP : Pelaksanaan Monev Subbagian Program dan TI

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU



Sekretaris

Pengelola Sistem


KepalaDinas


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Membuat rencana kerja terkait penyusunan program kegiatan subbagian PTI



2. Menyiapkan dan mengumpulkan bahan , referensi, aturan terkait penyusunan program /kegiatan ketatausahaan.

Disposisi ATK


-

3. Mengumpulkan data lapangan , saran dan masukan dalam rangka peningkatan pelayanan di tata usaha.




4. Melakukan rekapitulasi, analisis, pencermatan atas data dan bahan dan menyerahkan ke Kasubag Umum



-

5. Melaksanakan rapat membahas penyusunan program kegiatan Subbagian PTI



6. membuat draft rencana program / kegiatan menjadi sebuah dokumen dan menyerahkannya kepada pimpinan untuk dicermati dan koreksi

Draft rencana program / kegiatan

2 jam Draft rencana program / kegiatan






1 hari Dokumen rencana program / kegiatan

-

9. Memeriksa dan mengoreksi draft untuk finalisasi Dokumen rencana program / kegiatan

10 menit Dokument rencana program / kegiatan

-

10. Mendokumentasikan sebagai dokumen dan arsip Subag PTI Dinas

Dokument rencana program / kegiatan


- 29







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penyusunan Laporan program Sub Bag Program dan TI










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat penyusunan laporan program subbagian Program dan TI

Disimpan sebagai dokumen laporan program subbagian Program dan TI


- 30

SOP : Menyusun Laporan Program Subbagian Program dan TI

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU



Sekretaris

Pengelola Sistem


KepalaDinas


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Membuat rencana kerja terkait penyusunan program kegiatan Subbagian Program dan TI



2. Menyiapkan dan mengumpulkan bahan , referensi, aturan terkait penyusunan program /kegiatan.

Disposisi ATK


-

3. Mengumpulkan data lapangan , saran dan masukan dalam rangka peningkatan pelayanan di Subbagian Program dan TI.




4. Melakukan rekapitulasi, analisis, pencermatan atas data dan bahan dan menyerahkan ke Kasubag Program dan TI



-

5. Melaksanakan rapat membahas penyusunan program kegiatan Subbagian Program dan TI



6. membuat draft rencana program / kegiatan menjadi sebuah dokumen dan menyerahkannya kepada pimpinan untuk dicermati dan koreksi









-

9. Memeriksa dan mengoreksi draft untuk finalisasi Dokumen rencana program / kegiatan


-

10. Mendokumentasikan sebagai dokumen dan arsip Subbagian Program dan TI



- 31







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan Monitoring kegiatan










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pelaksanaan Monitoring kegiatan

Disimpan sebagai dokumen Monitoring kegiatan


- 32

SOP : Pelaksanaan Monitoring kegiatan

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan Kasubag Program dan TI

Penyusun program

Sekretaris KepalaDi

nas Kelengkapan dan


1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Menyiapkan bahan, peralatan dan perlengkapan pelaksanaan monitoring termasuk surat tugas ke lapangan, Tim, transportasi, camera, peta atau lokasi kegiatan dilangsungkan

Agenda kerja/ Tusi

Draft Surat tugas

Camera, peta, kendaraan

ATK

2 jam Peralatan dan kelengkapan monitoring keadaan siap

Kasubag sebagai PPTK /PPK

2. Mengkompilasi data dan informasi awal dokumen pelaksanaan kegiatan yang sedang dikerjakan termasuk DPA, Buku kontrak, gambar/ konstruksi/ RAB.

Kompilasi data

DPA, Buku kontrak, Gambar /RAB

1 hari Kompilasi data -

3. Menyampaikan semua persiapan kepada pimpinan termasuk berita pelaksanaan monitoring kepihak pihak tertentu dan daerah yang akan dituju. Jika semua persiapan lengkap maka surat tugas ditandatangani. Jika belum lengkap akan dikembalikan dan dilengkapi sesuai arahan.

Peralatan dan kelengkapan monitoring keadaan siap

Kompilasi data

15 menit Surat tugas ditandatangani

-

4. Menerima surat tugas dan melaksanakan monitoring sesuai peta dan lokasi yang telah ditentukan

Surat tugas ditandatangani

1,5 jam Monitoring dilaksanakan

Lama pergi

5. Melihat, mencermati, menilai dan melakukan tanya jawab seputar kegiatan dicocokan dengan DPA, Buku kontrak, gambar/ konstruksi/ RAB

Monitoring dilaksanakan 4 jam Monitoring dilaksanakan

Sesuai jam kerja

6. Membuat daftar inventarisasi kemajuan pelaksanaan kegiatan meliputi penyerapan dana pada aliran kas, persentase fisik dan keuangan kegiatan, target yang sudah dicapai , foto visual, serta kendala atau hambatan yang ada.

Monitoring dilaksanakan 4 jam Daftar inventarisasi monitoring

Sesuai jam kerja di lapangan

7. Membuat dan menyampaikan hasil pelaksanaan monitoring kepada Kepalauntuk diketahui atau dinilai.

Daftar inventarisasi monitoring, Komputer, ATK

1 jam Draft daftar inventarisasi monitoring

-

8. Mencermati dan minilai hasil pelaksanaan monitoring. Jika dapat diterima diteruskan ke Kepaladan jika tidak akan diperbaiki atau diulang sesuai arahan

Draft daftar inventarisasi monitoring

15 menit Draft daftar inventarisasi monitoring

9. Mencermati dan minilai hasil pelaksanaan monitoring. Jika dapat diterima akan ditandatangani dan jika tidak akan diperbaiki atau diulang sesuai arahan

Daftar inventarisasi monitoring

15 menit Laporan monitoring

-

10. Menyimpan laporan hasil monitoring sebagai dokumen dan arsip.

Laporan monitoring 3 menit Arsip -

- 33







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan Evaluasi kegiatan










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pelaksanaan Evaluasi kegiatan Disimpan sebagai dokumen evaluasi kegiatan


- 34

SOP : Pelaksanaan Evaluasi kegiatan

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU



Sekretaris KepalaD

inas Kelengkapan dan


1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Mengumpulkan Data, informasi meliputi aliran kas, penyerapan dana, kemajuan kegiatan terutama fisik, target penyelesaian

Agenda kerja/ Tupoksi

DPA

1 jam Data terkumpul -

2. Mencermati dan mempelajari pelaksanaan kegiatan terutama yang berada di lapangan /fisik berdasarkan laporan atau hasil monitoring

Agenda kerja/ Tusi

DPA

Laporan monitoring

15 menit Hasil pencermatan laporan

-

3. Mencocokan data antara penyerapan dana dengan kemajuan kegiatan melalui matrik meliputi;

Bukti atau fisik

Aliran kas sesuai DPA

Sisa kas/ anggaran sisa

Ketepatan waktu

Peruntukan dana sesuai rincian DPA

Data terkumpul

Hasil pencermatan laporan

DPA, Bukti bukti

1 jam Matrik -

4. Memberikan penilaian dari hasil pencocokan dalam bentuk data kualitatif dan kwantitatif berikut ulasannya termasuk hambatan, alasan dan kemudian disampaikan kepada pimpiinan

Matrik Daftar penilaian Komputer, ATK

1 jam Matrik dengan penilaiannya

-

5. Melakukan penilaian dari hasil pencocokan. Jika hasil pencocokan secara perhitungan benar akan diberi paraf dan diteruskan kepada Kepala. Jika tidak maka hasil pencocokan dikembalikan untuk dikoordinasikan kepada PPTK.

Matrik dengan penilaiannya

15 menit Disposisi Matrik dengan penilaiannya

-

6. Melakukan penilaian dari hasil pencocokan. Jika hasil pencocokan secara perhitungan benar akan diberi paraf dan diteruskan kepada Kepala. Jika tidak maka hasil pencocokan dikembalikan untuk dikoordinasikan kepada PPTK.



7. Melakukan penilaian ulang dari hasil pencocokan. Jika sudah benar dapat disimpan dan jika belum maka akan dikembalikan untuk diperbaiki bila kesalahan karena salah perhitungan. Apabila ketidak cocokan terjadi karena kesalahan PPTK maka akan dipanggil untuk dilengkapi agar cocok kembali.

Disposisi Matrik dengan penilaiannya

10 menit Disposisi; Matrik dengan penilaiannya

-

8. Menyimpan matrik dan dokumen pencocokan Disposisi; Matrik dengan penilaiannya

3 menit Dokumen evaluasi

-

- 35







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan Pengumpulan Data atau Pendataan program kegiatan










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pelaksanaan Pengumpulan Data atau Pendataan program kegiatan

Disimpan sebagai dokumen Data atau Pendataan program kegiatan


- 36

SOP : Pelaksanaan Pengumpulan Data atau Pendataan program kegiatan

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU





1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Menyiapkan bahan bahan meliputi format, blanko, kuestionari serta peralatan dan perlengkapan Pengumpulan Data atau Pendataan


format, blanko, kuestionari

1 jam Bahan bahan pendataan

-

2. Menyampaikan dan membagikan secara langsung bahan bahan setelah digandakan kepada sumber data untuk diisi sesuai redaksionalnya langsung setelah dilakukan sejenis bimtek dan sosialisasi



4 jam Bahan bahan pendataan telah dibagi

Jarak tempuh 15 km

3. Melaksanakan pengumpulan data atau pendataan dengan membawa surat tugas yang sudah ditandatangani serta bahan dan perlengkapan yang diperlukan

Surat tugas Format, blanko, kuestionari

7 jam Surat Tugas sudah ditandatangani

Jam kerja

4. Menjumpai sumber data dan mengumpulkan semua bahan pendataan yang telah dikirim dan dibagikan sebelumnya setelah diisi.

Surat Tugas sudah ditandatangani

30 menit Surat Tugas sudah ditandatangani

-

5. Melakukan pemotretan kepada kelompok pemberi data, pendukung data berkaitan dengan fisik , rekaman sebagai bukti pelaksanaan pendataan



-

6. Menyusun dan membuat rekapitulasi atas data yang telah diperoleh sebagai bahan pelaporan kepada pimpinan untuk diketahui, dianalisa, dievaluasi, atau dinilai

Rekapitulasi

Komputer

ATK

1 jam Rekapitulasi -

7. Memberikan penilaian atas laporan pelaksanaan pendataan. Jika hasil laporan dianggap baik akan disetujui. Jika laporan masih terdapat permasalahan atau data belum mencukupi akan dikembalikan untuk dicukupi sesuai arahan.

Rekapitulasi 10 menit rekapitulasi -

8. Memberikan penilaian atas laporan pelaksanaan pendataan. Jika hasil laporan dianggap baik akan disetujui. Jika laporan masih terdapat permasalahan atau data belum mencukupi akan dikembalikan untuk dicukupi sesuai arahan

Rekapitulasi 10 menit Disposisi

9. Menyimpan dokumen pelaksanaan pendataan sebagai arsip

Dokumen pendataan

3 menit Arsip pendataan -

- 37





Nomor SOP 01/SOP/ Set-Keu/2019


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh















- 38


KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan Kasubag Keuangan

Pengadministrasi

Keuangan

Bendahara

Pemegang

Buku

Verifikator

keuangan

Penata Laporan Keuang

an

Sekretaris


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1. Membuat rencana kerja terkait penyusunan program kerja sub bagian Keuangan



2. Menyiapkan dan mengumpulkan bahan , referensi, aturan terkait penyusunan program kerja sub bagian Keuangan

Disposisi ATK


-

3. Mengumpulkan data lapangan , saran dan masukan dalam rangka peningkatan pelayanan di sub bagian Keuangan.




4. Melakukan rekapitulasi, analisis, pencermatan atas data dan bahan dan menyerahkan ke Kasubag Keuangan



-

5. Melaksanakan rapat membahas penyusunan program kegiatan Subbagian Keuangan









8. Memeriksa dan mengoreksi draft rencana program kegiatan untuk disampaikan ke KepalaDinas



-

9. Mendokumentasikan sebagai dokumen dan arsip Subag Keuangan


10 menit

Dokument / arsip

SOP Pengarsipan

- 39







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penyiapan SPP dan SPM










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat penyiapan SPP dan SPM Disimpan sebagai dokumen SPP dan SPM


- 40

SOP : Penyiapan SPP dan SPM

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan KepalaDinas

Bendahara Kasubag Sekretar

is

Peng administr

asi Keuangan


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Penerimaan dan Penyerahan SPD oleh Pengguna Anggaran kepada Bendahara pengeluaran melalui PPTK dan PPK SKPD

DPA - SPD

3 menit

Disposisi SOP surat masuk

2. Berdasarkan SPD, Bendahara Pengeluaran membuat usulan SPP-UP/GU/TU/LS per program dan kegiatan beserta rinciannya

Disposisi Usulan SPP

4 jam Disposisi Konsep SPP

-

3. Menyampaikan usulan kepada PPK untuk dikoreksi dan dicermati

Disposisi Konsep SPP

15 menit

Konsep SPP dan rinciannya

-

4. Meneliti kelengkapan dokumen SPP UP/GU/TU/LS dan kesesuaiannya dengan SPD dan DPA-SKPD. Jika SPP dinyatakan sah dan lengkap akan dibuatkan Rancangan SPM oleh PPK-SKPD paling lambat 2 hari kerja sejak SPP diterima. Dan jika SPP dinyatakan tidak sah dan tidak lengkap, PPK-SKPD akan menerbitkan Surat Penolakan SPM paling lambat 1 hari kerja sejak SPP diterima

Konsep SPP dan rinciannya Konsep SPM DPA- SPD

30 menit

Disposisi Konsep SPM

-

5. Membuat dan menyampaikan Rancangan SPM kepada Sekretaris SKPD

Konsep SPM Komputer, ATK

1 jam Konsep SPM

-

6. Membuat dan menyampaikan Rancangan SPM kepada PA SKPD untuk mendapatkan otorisasi

Konsep SPM

1 jam Konsep SPM

7. Menerima dan mencermati rancangan SPM. Jika sudah benar akan ditandatangani dan diteruskan ke BUD. Jika belum akan dikembalikan dan dibetulkan sesuai arahan

Konsep SPP dan rinciannya Konsep SPM DPA- SPD

15 menit

Disposisi SPM

-

8. Menerima SPM yang telah ditandatangani/ otorisasi Pengguna Anggaran SKPD kemudian diberi nomor surat, cap stempel serta diagendakan,

Disposisi SPM, Buku agenda, cap, stempel

3 menit

Disposisi SPM

SOP surat keluar

9. Menyampaikan SPM kepada Kuasa BUD Disposisi SPM

15 menit

Tanda terima Tergantung jarak SKPD

- 41







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaporan pengeluaran dan penerimaan keuangan










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pelaporan pengeluaran dan penerimaan keuangan

Disimpan sebagai dokumen Pelaporan pengeluaran dan penerimaan keuangan


- 42

SOP : Pelaporan pengeluaran dan penerimaan keuangan

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan Penata Laporan

keuangan

Kasubag Keuangan


Pengadministrasi

Keuangan


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Menyiapkan, menerima dan menyusun bukti bukti penerimaan dan penyetoran keuangan terhadap pihak ketiga

Agenda kerja/ Tupoksi Bukti bukti, ATK

15 menit

Dokumen atau berkas

-

2. Mencatat semua transaksi ke : BKU, Buku Pembantu per rincian obyek penerimaan, Buku Rekapitulasi penerimaan harian

Dokumen atau berkas Buku pembantu, Rekapitulasi, ATK

15 menit

Dokumen, Buku pembantu, Rekapitulasi

-

3. Membuat surat surat keterangan beserta kelengkapan dokumen terdiri dari : Surat Keterangan Pajak Daerah, Surat Keterangan Retribusi, Surat Tanda Setoran, Surat Tanda Bukti Pembayaran dan bukti penerimaan lainnya yang sah

Dokumen Buku pembantu, Rekapitulasi Konsep surat keterangan Komputer, ATK

1 jam Konsep surat keterangan

SOP pembuatan surat

4. Menyampaikan surat surat keterangan untuk dicermati, diberi paraf dan ditandatangani

Konsep surat keterangan

3 menit


-

5. Mencermati surat surat keterangan yang disampaikan. Jika sudah benar untuk diteruskan kepada Kepala. Jika belum benar akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai arahan


15 menit

Disposisi -

6. Mencermati surat surat keterangan yang disampaikan. Jika sudah benar akan diberi paraf untuk diteruskan kepada Kepala. Jika belum benar akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai arahan


15 menit

Disposisi

7. Mencermati kembali surat surat keterangan yang telah mendapat paraf. Jika sudah benar akan ditandatangani untuk ditindaklanjuti atau finalisasi . Jika belum benar akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai arahan


10 menit

Disposisi -

8. Menerima dan mengirimkan surat surat keterangan beserta lampirannya secara lengkap sebagai laporan kepada DPPKA

Disposisi Surat surat keterangan Cap, stempel, buku agenda

5 menit

Surat SOP surat keluar

9. Menyimpan surat surat keterangan sebagai arsip Surat 2 menit

Arsip surat -

- 43







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan verifikasi SPJ










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pelaksanaan verifikasi SPJ Disimpan sebagai dokumen verifikasi SPJ


- 44

SOP : Pelaksanaan verifikasi SPJ

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan Bendahara

Verifikator SPJ

Kasubag Keuangan

Sekretaris KepalaDina

s Kelengkapan dan


1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Mengumpulkan data realisasi keuangan dan bukti bukti pengeluaran terkait SPJ dari PPTK

Agenda kerja/ Tupoksi Data, bukti pengeluaran

4 jam Data dan bukti pengeluaran

-

2. Menyusun dan meneliti kelengkapan SPJ meliputi bukti pengeluaran , pemeriksaan kebenaran, pencocokan dan perhitungan keuangan .per rincian kegiatan

Agenda kerja/ Tupoksi Data, bukti pengeluaran, DPA

1 jam Berkas SPJ -

3. Berdasarkan Buku Penatausahaan Keuangan, Bendahara Pengeluaran membuat rancangan SPJ Pengeluaran dan menyerahkannya kepada verifikator

Rancangan SPJ Buku penatausahaan keuangan

1 jam Rancangan SPJ

-

4. Mencermati kebenaran perhitungan keuangan SPJ yang diterima dalam rangka verifikasi. Jika sudah benar diteruskan ke PPK dan jika belum akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai kesalahan

Agenda kerja/ Tupoksi Rancangan SPJ

30 menit Verifikasi -

5. Menyerahkan hasil verifikasi ke PPK untuk dicermati.. Jika sudah sesuai akan diparaf kemudian diteruskan ke Pengguna anggaran dan jika belum, akan dikembalikan dan diperbaiki sesuai arahan

Hasil Verifikasi Komputer, ATK

3 menit Verifikasi -

6. Melakukan pencermatan dan penilaian. Jika sudah sesuai akan di otorisasi kemudian diteruskan ke PPKD selaku BUD dan jika belum, akan dikembalikan dan diperbaiki sesuai arahan

Hasil Verifikasi Rancangan SPJ

10 menit Disposisi SPJ

-

7. Melakukan pencermatan dan penilaian. Jika sudah sesuai akan di otorisasi kemudian diteruskan ke PPKD selaku BUD

Hasil Verifikasi Rancangan SPJ

10 menit Disposisi SPJ

8. Menerima pengesahan SPJ dari PA dan kemudian membuat laporan SPJ Fungsional dan administrasi untuk disampaikan kepada PPKD selaku BUD

Disposisi, SPJ Laporan, Komputer, ATK

1 jam Laporan SPJ -

9. Menyampaikan pengesahan SPJ ke PPKD selaku BUD dan menyimpan berkas SPJ sebagai arsip

Laporan SPJ 3 menit Surat/ Arsip SOP Surat Keluar

- 45







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penyusunan laporan bulanan, triwulanan, semesteran, prognosis dan laporan akhir keuangan










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Penyusunan laporan bulanan, triwulanan, semesteran, prognosis dan laporan akhir keuangan

Disimpan sebagai dokumen laporan bulanan, triwulanan, semesteran, prognosis dan laporan akhir keuangan


- 46

SOP: Penyusunan laporan bulanan, triwulanan, semesteran, prognosis dan laporan akhir keuangan

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU


Keuangan

Kasubag Keuangan

Sekretaris

KepalaDinas


Waktu Output

1 2 3

4 5 6 7 8 9

1. Menyimpan semua bukti bukti realisasi pelaksanaan anggaran setiap Bulan untuk bahan laporan

Agenda kerja/ Tupoksi Bukti bukti, ATK

3 menit Dokumen atau berkas

Per transaksi

2. Menyusun capaian realisasi anggaran dari masing masing bagian setiap bulan

Dokumen atau berkas Bukti bukti, ATK


-

3. Penyusunan konsep laporan realisasi pelaksanaan anggaran semester pertama (enam bulan) dan prognosisi berdasarkan laporan bulanan

Dokumen atau berkas Konsep Laporan dan prognosis Komputer, ATK

1 jam Konsep Laporan dan prognosis

SOP pembuatan laporan

4. Menyampaikan konsep laporan realisasi, capaian dan prognosis anggaran untuk dicermati, diberi paraf dan ditandatangani

Konsep Laporan dan prognosis

3 menit Konsep Laporan dan prognosis

-

5. Mencermati konsep laporan dan prognosis. Jika sudah benar akan diberi paraf untuk diteruskan kepada Kepala. Jika belum benar akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai arahan


15 menit Disposisi -

6. Mencermati konsep laporan dan prognosis. Jika sudah benar akan diberi paraf untuk diteruskan kepada Kepala

7. Mencermati kembali konsep laporan dan prognosis yang telah mendapat paraf. Jika sudah benar akan ditandatangani untuk ditindaklanjuti atau finalisasi



8. Menerima dan mengirimkan laporan dan prognosis beserta lampirannya secara rutin kepada DPPKA

Disposisi Laporan dan prognosis Cap, stempel, buku agenda

5 menit Laporan dan prognosis

SOP surat keluar

9. Menyimpan laporan dan prognosis sebagai arsip

Laporan dan prognosis

2 menit Arsip Laporan dan prognosis

-

- 47







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penyusunan laporan pertanggung-jawaban anggaran










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Penyusunan laporan pertanggung-jawaban anggaran

Disimpan sebagai dokumen laporan pertanggung-jawaban anggaran


- 48

SOP: Penyusunan laporan pertanggung-jawaban anggaran

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU


Keuangan

Kasubag Keuangan

Sekretaris

KepalaDinas


Waktu Output

1 2 3

4 5 6 7 8 9

1. Menyiapkan dan mengumpulkan data dan bahan bahan penyusunan laporan pertanggung-jawaban anggaran

Agenda kerja/ Tupoksi Data dan bahan bahan, ATK


-

2. Menyusun dan membuat LRA, Neraca, CALK

Dokumen atau berkas Konsep LRA, Neraca, CALK Komputer, ATK


-

3. Menyampaikan konsep LRA, Neraca, CALK untuk dicermati, diberi paraf dan ditandatangani

Dokumen atau berkas Konsep LRA, Neraca, CALK

3 menit Konsep LRA, Neraca, CALK

SOP pembuatan laporan

4. Mencermati konsep LRA, Neraca, CALK. Jika sudah benar akan diberi paraf untuk diteruskan kepada Kepala. Jika belum benar akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai arahan

Konsep LRA, Neraca, CALK

15 menit Disposisi

-

5. Mencermati konsep LRA, Neraca, CALK. Jika sudah benar akan diberi paraf untuk diteruskan kepada Kepala. Jika belum benar akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai arahan


15 menit Disposisi

6. Mencermati kembali konsep LRA, Neraca, CALK yang telah mendapat paraf. Jika sudah benar akan ditandatangani untuk ditindaklanjuti atau finalisasi . Jika belum benar akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai arahan



7. Menerima dan mengirimkan LRA, Neraca, CALK beserta lampirannya secara lengkap kepada KepalaDaerah melalui PPKD sebagai dasar penyusunan laporan keuangan Pemerintah Daerah

Disposisi LRA, Neraca, CALK Cap, stempel, buku agenda

10 menit Disposisi LRA, Neraca, CALK

SOP surat keluar

8. Menyimpan laporan pengiriman LRA, Neraca, CALK dan prognosis sebagai arsip

LRA, Neraca, CALK

3 menit Arsip LRA, Neraca, CALK

-

- 49







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP SOP: Penerbitan SPP-UP (Surat permintaan pembayaran – Untuk persediaan)










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Penerbitan SPP-UP (Surat permintaan pembayaran – Untuk persediaan)

Disimpan sebagai dokumen SPP-UP (Surat permintaan pembayaran – Untuk persediaan)


- 50

SOP: Penerbitan SPP-UP (Surat permintaan pembayaran – Untuk persediaan)

KEGIATAN


Bendahara Kasubag

Keuangan Sekretaris

KepalaDinas

Kelengkapan dan Peralatan Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Menyiapkan , mencermati SPD dan DPA khususnya aliran kas dan komponen belanjanya

SPD dan DPA

1 jam Konsep SPP-UP

-

2. Membuat konsep pengajuan SPP-UP untuk mengisi saldo persediaan satu kali dalam satu tahun yang besarnya maksimal 1/12 dari BL dikurangi belanja pihak ketiga yang besarnya lebih dari Rp.50 jt

Konsep SPP-UP Mesin tik, Format SPP-UP, computer, ATK

1 jam Konsep SPP-UP

-

3. Mengajukan konsep pengajuan SPP-UP ke PPK unit kerja untuk diteliti dan dicermati beserta kelengkapan dokumen lainya meliputi:

Surat pengatar , Ringkasan , Rincian SPP-UP

Salinan SPD

Surat pernyataan PA-KPA

Konsep SPP-UP 2 menit Konsep SPP-UP

-

4. Meneliti, memeriksa konsep pengajuan SPP-UP . Jika sudah benar diberi paraf untuk diteruskan ke PA-KPA dan jika belum dikembalikan untuk diperbaiki

Konsep SPP-UP 10 menit Draft SPP-UP Disposisi

-

5. Menerima konsep pengajuan SPP-UP yang sudah di paraf dan mengajukan ke PA-KPA untuk ditandatangani

Draft SPP-UP ATK

2 menit Draft SPP-UP -

6. Meneliti, memeriksa konsep pengajuan SPP-UP. Jika sudah benar diberi tandatangan dan jika belum dikembalikan untuk diperbaiki

Draft SPP-UP ATK

10 menit SPP-UP Disposisi

-


Draft SPP-UP ATK



Draft SPP-UP ATK


9. Menerima dan menyampaikan SPP-UP untuk dikirim ke PPKD-BUD- PPTK

SPP-UP Buku kode nomor persuratan, Amplop, Cap, Stempel, tinta

5 menit SPP-UP SOP pengiriman dan penomoran surat

10. Menyimpan lembar ke empat SPP-UP sebagai arsip

SPP-UP 2 menit Arsip -

- 51







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penerbitan SPP-GU (Surat permintaan pembayaran – Ganti uang)










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Penerbitan SPP-GU (Surat permintaan pembayaran – Ganti uang)

Disimpan sebagai dokumen SPP-GU (Surat permintaan pembayaran – Ganti uang)


- 52

SOP: Penerbitan SPP-GU (Surat permintaan pembayaran – Ganti uang)

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU


Kasubag Keuangan

Sekretaris KepalaD



1 2 3 4 5 6 7 8 9


SPD dan DPA

1 jam Konsep SPP-GU

-

2. Membuat konsep pengajuan SPP-GU untuk mengganti uang persediaan yang telah digunakan beserta rinciannya apabila SPJ baik UP maupun GU sudah mencapai 75 %

Konsep SPP-GU Mesin tik, Format SPP-GU, computer, ATK

1 jam Konsep SPP-GU

-

3. Mengajukan konsep pengajuan SPP-GU ke PPK unit kerja untuk diteliti dan dicermati beserta kelengkapan dokumen lainya meliputi:

Surat pengantar, ringkasan, rincian SPP-GU

Surat pengesahan Lap pertanggungjawaban (SPJ)

Salinan SPD

Surat pernyataan PA - KPA

Konsep SPP-GU 2 menit Konsep SPP-GU

-

4. Meneliti, memeriksa konsep pengajuan SPP-GU . Jika sudah benar diberi paraf untuk diteruskan ke PA-KPA dan jika belum dikembalikan untuk diperbaiki

Konsep SPP-GU 10 menit

Draft SPP-GU Disposisi

-

5. Menerima konsep pengajuan SPP-GU yang sudah diber paraf dan mengajukan ke PA-KPA untuk ditandatangani

Draft SPP-GU ATK

2 menit Draft SPP-GU -

6. Meneliti, memeriksa konsep pengajuan SPP-GU. Jika sudah benar diberi tandatangan dan jika belum dikembalikan untuk diperbaiki

Draft SPP-GU ATK

10 menit

SPP-GU Disposisi

-

7. Menerima dan menyampaikan SPP-GU untuk dikirim ke PPKD-BUD – PPTK

SPP-GU Buku kode nomor persuratan, Amplop Cap, Stempel, tinta

5 menit SPP-GU SOP pengiriman dan penomoran surat

8. Menyimpan lembar ke empat SPP-GU sebagai arsip SPP-GU 2 menit Arsip -

- 53







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penerbitan SPP-LS (Surat permintaan pembayaran – Langsung)










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Penerbitan SPP-LS (Surat permintaan pembayaran – Langsung)

Disimpan sebagai dokumen SPP-LS (Surat permintaan pembayaran – Langsung)


- 54

SOP: Penerbitan SPP-LS (Surat permintaan pembayaran – Langsung)

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU


Kasubag Keuangan

Sekretaris KepalaDi

nas Kelengkapan dan


1 2 3 4 5 6 7 8 9


SPD dan DPA

1 jam Konsep SPP-LS -

2. Membuat konsep pengajuan SPP-LS yang didalamnya memuat keperluan dan jadwal pengiriman ke BUD:

Belanja gaji pegawai dan tunjangan

Belanja perjalanan dinas

Belanja bunga, subsidi, hibah, bansos, bagi hasil, bantuan keuangan, belanja tak terduga dan pengeluaran pembiayaan

Pembayaran pokok pinjaman

Penyertaan modal

Pengadaan barang dan jasa dengan pihak ketiga dengan nilai diatas Rp.50 jt

Konsep SPP-LS Mesin tik, Format SPP-LS, computer, ATK

1 jam Konsep SPP-LS -

3. Mengajukan konsep pengajuan SPP-LS ke PPK unit kerja untuk diteliti dan dicermati

Konsep SPP-LS 2 menit Konsep SPP-LS -

4. Meneliti, memeriksa konsep pengajuan SPP-LS . Jika sudah benar diberi paraf untuk diteruskan ke PA-KPA dan jika belum dikembalikan untuk diperbaiki

Konsep SPP-LS 10 menit Draft SPP-LS Disposisi

-

5. Menerima konsep pengajuan SPP-LS yang sudah diber paraf dan mengajukan ke PA-KPA untuk ditandatangani

Draft SPP-LS ATK

2 menit Draft SPP-LS -

6. Meneliti, memeriksa konsep pengajuan SPP-LS. Jika sudah benar diberi tandatangan dan jika belum dikembalikan untuk diperbaiki

Draft SPP-LS ATK

10 menit SPP-LS Disposisi

-

7. Menerima dan menyampaikan SPP-GU untuk dikirim ke PPKD-BUD

SPP-LS Buku kode nomor persuratan, Amplop Cap, Stempel, tinta

5 menit SPP-LS SOP pengiriman dan penomoran surat

8. Mennyimpan SPP-GU sebagai arsip SPP-LS 2 menit Arsip -

- 55







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penerbitan SPM (Surat perintah Membayar)










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Penerbitan SPM (Surat perintah Membayar)

Disimpan sebagai dokumen SPM (Surat perintah Membayar)


- 56

SOP: Penerbitan SPM (Surat perintah Membayar)

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU


Kasubag Keuangan



1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Menyiapkan dokumen kelengkapan SPM:

Untuk SPM – UP, SPM – GU, SPM-TU, SPM-LS gaji dan tunjangan

Untuk SPM-LS belanja bunga, bansos, Hibah, belanja tak terduga, pengeluaran pembayaran

Untuk SPM-LS barang dan jas

Dokumen kelengkapan SPM

20 menit Dokumen kelengkapan SPM

-

2. Membuat konsep SPM yang didalamnya memuat pengeluaran yang diminta tidak melebihi pagu anggaran yang tersedia serta kebenaran pembebanan kegiatan dalam rekening belanja

Konsep SPM Mesin tik, Format SPM, computer, ATK

60 menit Konsep SPM -

3. Mengajukan konsep SPM ke PPK unit kerja untuk diteliti dan dicermati

Konsep SPM 2 menit Konsep SPM -

4. Meneliti, memeriksa konsep SPM . Jika sudah benar diberi paraf untuk diteruskan ke PA-KPA dan jika belum dikembalikan untuk diperbaiki

Konsep SPM 10 menit Draft SPM Disposisi

-

5. Menerima konsep SPM yang sudah diberi paraf dan mengajukan ke PA-KPA untuk ditandatangani

Draft SPM ATK

2 menit Draft SPM -

6. Meneliti, memeriksa konsep SPM. Jika sudah benar diberi tandatangan dan jika belum dikembalikan untuk diperbaiki

Draft SPM ATK

10 menit SPM -

7. Menerima dan menyampaikan SPM untuk dikirim ke PPKD-BUD dalam rangka penerbitan SP2D

SPM Buku kode nomor persuratan, Amplop Cap, Stempel, tinta

5 menit SPM SOP pengiriman dan penomoran surat

8. Mennyimpan dokumen SPM sebagai arsip

SPM 2 menit Arsip -

- 57





Nomor SOP 01/SOP/ Set-Umum/2019


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh















- 58


KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan Kasubag Umum

Pengadministrasi

persuratan

Pengelola

Kearsipan

Pemeliharaan

sarpras

Pengelola

Barang

Pengelola

Perpusta

Sekretaris


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1. Membuat rencana kerja terkait penyusunan program kerja sub bagian Umum



2. Menyiapkan dan mengumpulkan bahan , referensi, aturan terkait penyusunan program kerja sub bagian Umum

Disposisi ATK


-

3. Mengumpulkan data lapangan , saran dan masukan dalam rangka peningkatan pelayanan di sub bagian Umum




4. Melakukan rekapitulasi, analisis, pencermatan atas data dan bahan dan menyerahkan ke Kasubag Umum



-

5. Melaksanakan rapat membahas penyusunan program kegiatan Subbagian Umum









8. Memeriksa dan mengoreksi draft rencana program kegiatan untuk disampaikan ke KepalaDinas



-

9. Mendokumentasikan sebagai dokumen dan arsip Subag Umum


10 menit

Dokument / arsip

SOP Pengarsipan

- 59







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pengelolaan Arsip










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat pengelolaan arsip Disimpan sebagai dokumen arsip


- 60

SOP: Pengelolaan Arsip

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan

Pengelola kearsipan/p

engelola perpustaka

an

Kasubag Umum

Sekretaris KepalaDi

nas Kelengkapan dan


1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Menerima Arsip dari masing masing bagian atau arsip yang sudah ada

Agenda kerja /Tupoksi 1 hari Arsip -

2. Pemilahan arsip sesuai isi materinya sehingga dinyatakan menjadi arsip dan non arsip

Agenda kerja /Tupoksi Arsip

5 menit Arsip Per satu arsip

3. Pemberkasan arsip sesuai kelompok dan jenisnya kedalam map untuk mempermudah penyimpanan

Agenda kerja /Tupoksi Arsip, ATK, Pelobang kertas

5 menit Arsip Per satu map

4. Pendiskripsian arsip ke dalam kartu , label dan ditempatkan sesuai rak/ tempatnya

Agenda kerja /Tupoksi Arsip, ATK


5. Manouver kartu ditempatkan sesuai rak penyimpanan arsip

Agenda kerja /Tupoksi Arsip, Kartu


6. Manouver berkas meliputi urutan tahun, bulan,


5 menit Berkas arsip Per satu berkas

7. Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dalam sebuah buku induk meliputi nama arsip, jenis, tanggal masuk, tempat/ lokasinya

Agenda kerja /Tupoksi Arsip, Komputer, Buku induk, ATK

3 menit Daftar pertelaan arsip

Per satu arsip

8. Melayani peminjaman dan pengembalian arsip dan bahan pustaka


3 menit Asip atau bahan pustaka

SOP Pelaksanan peminjaman dan pengembalian

9. Menyimpan arsip sesuai tempatnya dengan rapi, mudah dijangkau


3 menit Arsip

- 61







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pembuatan format , blanko dan aturan Peminjaman dan pengembalian arsip atau bahan pustaka










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat pembuatan format , blanko dan aturan Peminjaman dan pengembalian arsip atau bahan pustaka

Disimpan sebagai dokumen format , blanko dan aturan Peminjaman dan pengembalian arsip atau bahan pustaka


- 62

SOP: Pembuatan format , blanko dan aturan Peminjaman dan pengembalian arsip atau bahan pustaka

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan

Pengelola kearsipan/ pengelola

perpustakaan

Kasubag Umum

Sekretaris KepalaD



1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Membuat konsep format, blanko aturan peminjaman dan pengembalian arsip atau bahan pustaka yang memuat nama peminjam, nama arsip atau bahan pustaka, tanggal pinjam, Tanggal pengembalian, Tandatangan. Menyampaikan konsep untuk diperiksa dan dicermati

Agenda kerja /Tupoksi Konsep format, blanko, aturan Komputer; ATK

1 hari Konsep format, blanko, aturan

-

2. Memeriksa dan mencermati konsep. Jika sudah benar diberi paraf dan jika belum akan dikembalikan dan diperbaiki sesuai instruksi

Agenda kerja /Tupoksi Konsep format, blanko, aturan

2 menit Konsep format, blanko, aturan

-

3. Menerima dan memperbaiki konsep untuk diteruskan ke Kepala.

Agenda kerja /Tupoksi Konsep format, blanko, aturan Komputer, ATK

5 menit Draft format, blanko, aturan

-

4. Meneliti dan menilai konsep setelah diparaf Kasubag. Jika sudah benar ditandatangani dan digandakan dan jika belum akan diperbaiki sesuai intruksi

Agenda kerja /Tupoksi Draft format, blanko, aturan

10 menit Disposisi Format, blanko, aturan

-

5. Mengajukan anggaran untuk biaya penggadaan dengan rinciannya setelah terlebih dahulu diinformasikan kepada Kasubag

Agenda kerja /Tupoksi Rincian anggaran, Komputer, ATK

3 menit Anggaran penggandaan

SOP Peneriman anggaran

6. Melaporkan, menyerahkan nota dan menerima kembali hasil penggandaan kepada pengelola barang untuk dicatat sestelah terlebih dahulu dihitung dan diperiksa.

Agenda kerja /Tupoksi Nota penggandaan Format, blanko, aturan

3 menit Sejumlah Format, blanko, aturan

SOP Penyerahan barang

7. Menempelkan ATURAN pada tempat yang sesuai sebagai informasi kepada semua pihak

Agenda kerja /Tupoksi ATK

3 menit Informasi aturan -

8. Menyimpan format, blanko serta aturan peminjaman dan pengembalian arsip atau bahan pustaka dengan baik dan rapi

Format, blanko, aturan 5 menit Arsip Format, blanko, aturan

-

- 63







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan peminjaman dan pengembalian arsip atau bahan pustaka










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat pelaksanaan peminjaman dan pengembalian arsip atau bahan pustaka

Disimpan sebagai dokumen peminjaman dan pengembalian arsip atau bahan pustaka


- 64

SOP: Pelaksanaan peminjaman dan pengembalian arsip atau bahan pustaka

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan Pengelola kearsipan/ pengelola

perpustakaan

Kasubag Umum

Sekretaris KepalaDi

nas Kelengkapan dan


1 2 3 4 6 7 8 9

1. Menerima kedatangan peminjam dan menanyakan arsip atau bahan pustaka yang ingin dipinjam berdasarkan buku induk arsip atau bahan pustaka

Agenda kerja /Tupoksi Pelayanan informasi Buku induk

3 menit Informasi peminjam -

2. Menyiapkan format, blanko yang akan ditulis sesuai redaksional serta menyampaikan aturannya.

Agenda kerja /Tupoksi Blanko

3 menit Informasi blanko dan aturan

-

3. Mengambil arsip atau bahan pustaka. Jika arsip atau bahan pustaka ada maka akan diberikan setelah menulis blanko. Jika arsip atau bahan pustaka tidak ada maka peminjaman batal

Agenda kerja /Tupoksi Informasi bentuk pinjaman

10 menit Arsip atau bahan pustaka

-

4. Menyampaikan blanko yang sudah ditulis untuk diketahui Kasubag

Agenda kerja /Tupoksi Blanko

3 menit Blanko yang sudah tertulis

-

5. Memberikan persetujuan peminjaman dengan menandatangani blanko dan ditindaklanjuti

Blanko yang sudah tertulis

3 menit Disposisi Persetujuan

-

6. Memberikan arsip atau bahan pustaka kemudian memantau tanggal pengembaliannya dan menyimpannya

Disposisi Arsip atau bahan pustaka

3 menit Blanko peminjaman SOP Penyerahan barang

7. Memantau tanggal pengembalian arsip atau bahan pustaka. Jika pengembalian belum dilaksanakan peminjam setelah habis waktunya akan diingatkan beberapa kali. Jika belum juga dikembalikan, akan dilapor pada Kasubag.

Blanko peminjaman 3 menit Informasi atau laporan permasalahan peminjam

-

8. Memberikan teguran kepada peminjam yang lalai. Jika tidak dihiraukan akan diteruskan kepada Kepaladan jika dihiraukan langsung diberikan kepada pengelola kearsipan / pengelola perpustakaan serta menandatangai blanko

Informasi atau laporan permasalahan peminjam

5 menit Informasi atau laporan permasalahan peminjam

-

9. Memanggil dan memberi penilaian tersendiri sesuai alasan yang diberikan peminjam

Informasi atau laporan permasalahan peminjam

10 menit Penilaian peminjam -

- 65







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pemeliharaan Arsip










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat pemeliharaan arsip

Disimpan sebagai dokumen arsip


- 66

SOP : Pemeliharaan Arsip

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan Pengelola Arsip dan

Bahan pustaka

Kasubag Umum

Sekretaris KepalaD



1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Menyiapkan perlatan meliputi kuas, sapu, lap , gunting, isolasi , masker dan bahan bahan yang diperlukan meliputi kapur barus, cairan pengawet, semprotan

Agenda kerja/ Tupoksi Peralatan , perlengkapan

1 jam Kuas, sapu, lap , gunting, isolasi Bahan bahan kapur barus,cairan pengawet semprotan

-

2. Melakukan pemeriksaan atas kondisi fisik arsip satu persatu meliputi kondisi sampul, kotoran, debu, sesuai jadwal secara berkala.

Agenda kerja/ Tupoksi Jadwal, Buku catatan

4 hari Hasil pemeriksaan Buku catatan

-

3. Membuat dan menyampaikan kepada Kepalacatatan atas kondisi fisik arsip termasuk klasifikasi dan usianya

Agenda kerja/ Tupoksi Buku catatan Komputer

1 jam Buku catatan -

4. Menilai hasil pencatatan. Jika kondisi fisiknya rusak perlu diambil tindakan dan dilakukan perbaikan. jika tulisannya mulai hilang sebaiknya berkoordinasi dengan BPAD

Buku catatan 30 menit Disposisi -

5. Melakukan penyemprotan, membersihkan , laminating, sampul , penjilidan ulang sesuai kondisinya.

Disposisi Agenda kerja/ Tupoksi

2 hari Laminating, sampul, jilid

Terkait dengan toko

6. Berkoordinasi dengan BPAD tindakan apa yang sebaiknya dilakukan bersama pengelola arsip

Disposisi Agenda kerja/ Tupoksi

4 jam Masukan, saran, rekomendasi

-

7. Menata dengan rapi dan menempatkan arsip kembali sesuai tempatnya termasuk peralatan dan perlengkapan yang dipergunakan

Agenda kerja/ Tupoksi Peralatan Perlengkapan

1 hari Agenda kerja/ Tupoksi Hasil penataan

-

10. Membuat rincian pemakaian peralatan dan perlengkapan yang telah digunakan dan jumlah persediaan yang sisa

Agenda kerja/ Tupoksi Rincian Peralatan dan Perlengkapan

1 jam Laporan SOP Laporan

11. Menutup kembali ruangan arsip dengan baik. Agenda kerja/ Tupoksi Kunci, Gembok

5 menit Kunci ruangan arsip -

- 67







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan Rapat / Pertemuan Internal










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pelaksanaan Rapat / Pertemuan Internal Disimpan sebagai dokumen Rapat / Pertemuan Internal


- 68

SOP : Pelaksanaan Rapat / Pertemuan Internal

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU


Pemeliharaan sarpras

Pengelola barang

Peng administrasi persuratan

Sekretaris

KepalaDinas


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

1. Membuat konsep acara rapat / pertemuan meliputi Susunan acara, Jumlah peserta, Pembicara/ Narasumber, Materi, Notulis, Moderator, waktu dan petugas.

Konsep kerja 1 jam Konsep kerja Disposisi

Rapat di kantor

2. Menyiapkan, menata ruang rapat yang sesuai kapasitas jumlah peserta serta penerangan.

Disposisi Penataan ruangan

1 jam Hasil penataan ruangan

-

3. Menata meja kuirsi peserta rapat, pembicara, registrasi sekaligus dekorasinya.

Disposisi Penataan Meja, kursi

2 jam Hasil penataan ruangan

-

4. Menyiapkan LCD, Sound system, Jaringan computer, Internet.

Disposisi LCD, Mikropon, Laptop

30 menit LCD, Mikropon, Laptop

-

5. Menyiapkan makanan, minuman, dan pendistribusiannya absensi, lembar SPJ, tanda terima lainnya yang diperlukan

Disposisi, Tanda terima Caterine

30 menit Makan, minum Lembar SPJ

Dapat dipesan

6. Menggandakan dan mendistribusikan bahan materi sekaligus sirkulasi mikropon

Disposisi, Bahan materi Tanda terima

4 jam Bahan materi Lembar SPJ

Lamanya rapat

7. Meminta, memeriksa laporan kesiapan acara rapat pada masing masing petugas untuk diteruskan kepada Kepala

Informasi persiapan

1 jam Informasi kesiapan

-

8. Memberikan penilaian atas laporan pelaksanaan rapat. Jika laporan dipandang cukup agar dilaksanakan sesuai ketugasan. Jika belum dimintakan kendalanya.

Informasi kesiapan

20 menit Disposisi

9. Menyampaikan kepada semua petugas menjalankan sesuai ketugasannya

Disposisi

10 menit Perintah tugas -

10. Mempersiapkan diri sebelum rapat dimulai Perintah tugas 5 menit Kehadiran -

- 69







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelayanan Tamu Pimpinan












- 70

SOP: Pelayanan Tamu Pimpinan

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan Peng administrasi umum

Penata usaha

pimpinan

Kasubag Umum



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Menerima tamu, menyapa dan menayakan keperluannya. Jika ingin bertemu Kepaladiserahkan kepada Penata usaha pimpinan untuk ditindak lanjuti.

Agenda kerja

2 menit Tamu -

2. Menemui tamu dan mempersilahkan duduk terlebih dahulu diruang tunggu ,mengisi buku tamu, meminta identitas atau surat tugas

Agenda kerja Kursi tamu, Ruang tunggu Buku tamu, ATK

2 menit Tamu dan informasi

-

3. Menghubungi Kepaladan menyampaikan informasi adanya tamu ingin bertemu. Jika Kepalamemerintahkan dipersilahkan masuk ke ruangan maka tamu akan dijemput dan diantarkan. Jika tidak maka tama dipersilahkan tetap diruang tunggu dan menunggu Kepala.

Informasi tamu Identitas tamu

5 menit Informasi -

4. Memberikan dan menyerahkan secara sopan identitas atau surat tugas setelah selesai bertemu

Identitas tamu 5 menit Surat tugas atau identitas lain

-

5. Menyapa tamu dan kemudian tidak lupa mengucapkan terima kasih

Tamu 2 menit Ucapan terima kasih

-

6. Mennyimpan kembali buku tamu dan merapikan ruang tunggu

Ruang tunggu

5 menit Kerapian ruang tunggu

-

- 71







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelayanan Tamu Kedinasan










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pelayanan Tamu Kedinasan Disimpan sebagai dokumen Pelayanan Tamu Kedinasan


- 72

SOP: Pelayanan Tamu Kedinasan

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan Peng administras

i umum

Kasubag Umum



1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Menerima tamu, menyapa dan menayakan keperluannya. Jika keperluannya ingin mencari informasi, bahan dan data diserahkan kepada Kasubag

Agenda kerja

2 menit Tamu -

2. Menemui tamu dan mempersilahkan duduk terlebih dahulu diruang tunggu ,mengisi buku tamu, meminta identitas atau surat tugas

Agenda kerja Kursi tamu, Ruang tunggu Buku tamu, ATK

2 menit Tamu dan informasi

-

3. Memperjelas muatan informasi, bahan dan data yang diperlukan. Jika informasi, bahan dan data ada tersedia disekretariatan maka akan diberikan dengan mempersilahkan difoto copy. Jika informasi, bahan dan data ada pada bagian lain maka tamu akan diantarkan.

Informasi tamu Identitas tamu

5 menit Informasi -

4. Memberikan dan menyerahkan secara sopan identitas atau surat tugas setelah selesai bertemu

Identitas tamu 5 menit Surat tugas atau identitas lain

-

5. Menyapa tamu dan kemudian tidak lupa mengucapkan terima kasih

Tamu 2 menit Ucapan terima kasih

-

6. Menyimpan kembali buku tamu dan merapikan ruang tunggu

Ruang tunggu

5 menit Kerapian ruang tunggu

-

- 73







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelayanan Pimpinan










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pelayanan Pimpinan Disimpan sebagai dokumen Pelayanan Pimpinan


- 74

SOP: Pelayanan Pimpinan

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU


Penata usaha

pimpinan Sekretaris

KepalaDinas


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Menyiapkan peralatan kerja kepala, dan mengatur, meletakan sesuai tempatnya serta menata ruangan dengan baik

Agenda kerja Alat pembersih Pengharum ruangan

15 menit Konsep surat -

2. Menyiapkan data, bahan, informasi maupun perlengkapan kerja yang diperlukan kepala

Data, bahan, informasi ATK

15 menit Perlengkapan kerja

3. Mengecek acara kerja harian Kepalapada papan informasi kegiatan dan menyampaikannya

Agenda kerja ATK

15 menit Konsep surat -

4. Memasukan naskah dinas dan surat surat lainnya yang memerlukan keputusan dan penilaian kepala.

Konsep surat ATK

10 menit Draft surat -

5. Mengambil naskah dinas dan surat yang sudah selesai di tandatangani untuk ditindak lanjuti bagian / seksi

Draft surat 2 menit Draft surat -

6. Melakukan koordinasi terlebih dulu atas event, acara, rapat yang hendak diikuti termasuk lokasi dan acaranya.

Draft surat 2 menit Draft surat -

7. Menjemput dan mengantar tamu yang bertemu dengan Kepalatermasuk penerimaan telepon .

Draft surat 5 menit Surat -

8. Membantu Kepaladalam pekerjaan lain yang dimintai bantuannya

Surat Buku kode nomor persuratan, Amplop,Cap, Stempel, tinta

15 menit Surat -

- 75







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pemeliharaan kebersihan dan kenyamanan kantor










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pemeliharaan kebersihan dan kenyamanan kantor

Disimpan sebagai dokumen Pemeliharaan kebersihan dan kenyamanan kantor


- 76

SOP : Pemeliharaan kebersihan dan kenyamanan kantor

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU


Pramu kantor

Pemelihara

sarpras

Penjaga kantor

Sekretaris

Kepala Dinas


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Menyusun dan menyiapkan jadwal pelaksanaan kebersihan secara berkala oleh masing masing bagian

Agenda kerja/ Tupoksi 1 jam Jadwal pelaksana pemelihara kebersihan

-

2. Menyapu, mengelap peralatan dan perlengkapan kantor dari debu, kotoran hewan sesuai jadwal secara bergantian dihari libur

Jadwal, Sapu, Lap, Pengharum

4 jam Kebersihan ruang kerja

-

3. Menyediakan dan menempatkan alat alat kebesihan pada tempat yang sesuai meliputi Sapu, Kain pel, ember, gayung, kapur barus, pengharum ruangan, tempat sampah

Tempat atau ruangan Peralatan kebersihan

10 menit Lemari atau ruangan

-

4. Mengatur dan menata meja kursi, computer, meja tamu minimal 1 kali dalam satu tahun termasuk kordeng dan taplak meja

Penataan ruangan 1 jam Ruangan rapi -

5. Memperhatikan jaringan listrik tidak terjadi hubungan pendek termasuk jaringan computer, lampu, AC, Kipas angin, TV, Dispancer serta atap ruangan tidak bocor termasuk percikan air saat hujan deras

Pengamanan Sarpras kerja

10 menit Inspeksi -

6. Mematikan jaringan listrik setelah selesai jam kerja atau meninggalkan ruangan kerja setelah aliran listrik pada masing masing alat dimatikan

Pengamanan jaringan listrik sarpras kerja

2 menit Inspeksi -

7. Menyampaikan usulan kepada pimpinan untuk dilakukan tindakan pemeliharaan, penambahan dan perbaikan sarana kerja yang rusak

Usulan penambahan sarpras

1 jam Usulan -

8. Memeriksa dan mencermati usulan. Jika sangat perlu akan disetujui diteruskan ke kepala

Usulan penambahan sarpras

1 jam Usulan

9. Memeriksa dan mencermati usulan. Jika sangat perlu akan disetujui dan jika tidak perlu akan ditunda

Usulan 10 menit Disposisi Rekomendasi

-

10. Menguci semua laci, lemari dan pintu ruangan setelah selesai jam kerja

Kunci laci, lemari, Ruangan

10 menit Mengunci ruangan

-

- 77







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pembuatan rencana kebutuhan sarpras kerja









Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat pembuatan rencana kebutuhan sarpras kerja

Disimpan sebagai dokumen rencana kebutuhan sarpras kerja


- 78

SOP : Pembuatan rencana kebutuhan sarpras kerja

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU


Pengelola barang


Analis Perencanaan program dan

Anggaran


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Membuat konsep rencana kebutuhan (RK) sarpras kerja seusai Pergub 26 Tahun 2008 yang meliputi Ruangan kantor, Perlengkapan kantor, Kendaraan dinas dan Rumah dinas

Disposisi Konsep RK, ATK

1 hari Konsep RK -

2. Menghitung keperluan umum dan anggaran terkait perawatan, pemeliharaan atas sarpras yang ada meliputi:

Ruang tamu, rapat, staff, toilet berikut ukurannya

Perlengkaan dan peralatan kerja

Kendaraan operasional, Dinas

Rumah dinas , ukuran, perabotan

Konsep RK

2 jam Konsep RK -

3. Membuat evaluasi , ranking dan prioritas masing masing sarpras terkait kondisi fisik, kesesuaian dengan standar pelayanan dan tuntutan jaman

Konsep RK, Buku besar inventaris, Buku Hasil stock opname, ATK

4 jam Konsep RK Hasil evaluasi, ranking

-

4. Menyampaikan konsep beserta perhitungan dan evaluasi kepada Kasubag untuk dicermati sebagai bahan penentuan kebutuhan sarpras

Konsep RK Hasil evaluasi, ranking

3 menit Masukan Konsep RK

-

5. Mencermati dan memberikan penilaian kebutuhan sarpras. Jika sarpras yang diusulkan sangat perlu akan diteruskan ke Kepalajika tidak akan ditunda sesuai arahan Kepala

Konsep RK

15 menit Rancangan akhir kebutuhan sarpras

-

6. Memeriksa dan mencermati konsep RK sarpras. Jika sarpras yang diusulkan sangat perlu akan dieksekusi atau dianggarkan dan jika tidak akan ditunda sesuai keadaan dan kesiapan anggaran

Rancangan akhir kebutuhan sarpras

15 menit Rancangan akhir kebutuhan sarpras

-

7. Memeriksa dan mencermati konsep RK sarpras. Jika sarpras yang diusulkan sangat perlu akan dieksekusi atau dianggarkan dan jika tidak akan ditunda sesuai keadaan dan kesiapan anggaran

Rancangan akhir kebutuhan sarpras

15 menit Disposisi Rencana Kebutuhan final

- 79

8. Menindaklanjuti rancangan RK yang telah diperiksa dan dicermati Kepalauntuk dimasukan dalam anggaran

Disposisi Rencana Kebutuhan final

5 hari Disposisi Tindak lanjut

Terkait dengan pihak penyedia barang

9. Memasukan Rencana kebutuhan kedalam program kegiatan

Disposisi Rencana Kebutuhan final

5 menit Dokumen kegiatan

-

- 80







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Perencanaan kebutuhan barang/ Penyusunan RKBU










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Perencanaan kebutuhan barang/ Penyusunan RKBU

Disimpan sebagai dokumen Perencanaan kebutuhan barang/ Penyusunan RKBU


- 81

SOP: Perencanaan kebutuhan barang/ Penyusunan RKBU

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan Pengelola Barang

Kasubag Umum


Penyusun program


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Menyampaikan informasi akan kebutuhan barang untuk diusulkan kepada masing masing seksi.

Agenda kerja / Tupoksi Informasi

5 menit

Informasi -

2. Memeriksa kondisi fisik barang atau inventaris yang layak diganti atau diperbaiki oleh masing masing seksi serta rencana kebutuhan barang tahun mendatang dalam ranggka tuntutan kerja

Agenda kerja / Tupoksi IRancangan kebutuhan barang

15 menit

Daftar kebutuhan barang

-

3. Membuat rekapitulasi atas usulan masing masing seksi untuk diteruskan kepada Kepalamelalui Kasubag

Rekapitulasi Daftar kebutuhan barang Komputer, ATK

1 jam Rekapitulasi Daftar kebutuhan barang

-

4. Memeriksa dan mencermati rekapitulasi usulan. Jika dinilai pantas untuk diganti maka diteruskan kepada Kepala, Jika usulan masih dapat disservice tanpa mengurangi kinerja akan ditunda .

Rekapitulasi Daftar kebutuhan barang

15 menit

Draft Rekapitulasi Daftar kebutuhan barang

-

5. Memeriksa dan mencermati ulang rekapitulasi usulan. Jika keuangan anggaran ada maka segera dibeli atau diperbaiki. Jika tidak ada diusulkan sebagai prioritas pada tahun anggaran mendatang


10 menit


-

6. Memeriksa dan mencermati ulang rekapitulasi usulan. Jika keuangan anggaran ada maka segera dibeli atau diperbaiki. Jika tidak ada diusulkan sebagai prioritas pada tahun anggaran mendatang


10 menit

Rekomendasi / Disposisi Draft Rekapitulasi Daftar kebutuhan barang

7. Menerima rekomendasi dari Kepalauntuk memasukan kebutuhan barang prioritas kedalam rancangan usulan program kegiatan mendatang

Rekomendasi / Disposisi Daftar kebutuhan barang

3 menit

Rekomendasi / Disposisi Daftar kebutuhan barang

-

8. Rapat koordinasi internal pembahasan dan penentuan kebutuhan barang

Rekomendasi / Disposisi Daftar kebutuhan barang Rapat

4 jam Hasil rapat penentuan kebutuhan barang

Sop Rapat

9. Menetapkan kebutuhan barang dalam rangka peningkatan kerja atau pelayanan masyarakat

Hasil rapat penentuan kebutuhan barang

10 menit

Penetapan kebutuhan barang

-

- 82







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penerimaan, Penyimpanan dan penyaluran barang










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Penerimaan, Penyimpanan dan penyaluran barang

Disimpan sebagai dokumen Penerimaan, Penyimpanan dan penyaluran barang


- 83

SOP : Penerimaan, Penyimpanan dan penyaluran barang

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan Pengelola barang

Kasubag Umum



1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Menyiapkan peralatan dan kelengkapan penerimaan barang meliputi Masker, Pulpen, kertas, sarung tangan, buku catatan, formulir isian, label

Agenda kerja/ Tupoksi Peralatan dan Kelengkapan

10 menit Masker, Pulpen, kertas, sarung tangan, buku catatan, formulir isian, label

-

2. Melayani penerimaan kiriman barang dari Toko, Percetakan, Pengadaan barang dan melaporkan kepada Kasubag untuk diketahui dan diperiksa.

Agenda kerja/ Tupoksi Layanan penerimaan barang

3 menit Pelayanan SOP Penerimaan tamu

3. Memeriksa barang saat baru datang. Jika barang yang datang sesuai pesanan atau alamat yang dituju maka pemeriksaan barang dapat dilakukan, Jika tidak sesuai dengan alamat dan pemesan akan dikonfirmasi terlebih dahulu kpastiannya

Agenda kerja/ Tupoksi Layanan penerimaan barang

3 menit Disposisi Pelayanan

-

4. Melaksanakan penerimaan barang meliputi;

Memeriksa barang (kondisi fisik, merk, jenis, nama sipengirim, tanggal pengiriman, alamat tujuan pengiriman) sesuai surat pengiriman.

Menghitung jumlah barang yang diterima (baik dan cacat/ rusak), jumlah lembar buku, brosur, leafleat, stiker

Menghidupkan dan mencoba bersama sipengirim barang apakah barang yang diterima berfungsi sesuai fungsi dan kegunaannya

Memasang, merakit bersama sipengirim barang apakah barang yang diterima berfungsi sesuai fungsi dan kegunaannya

Agenda kerja/ Tupoksi Peralatan dan Kelengkapan Masker, Pulpen, kertas, sarung tangan, buku catatan, formulir isian, label

4 jam Catatan penerimaan barang

Tergantung banyak dan sulitnya barang yang datang

5. Mencatat barang yang diterima dalam buku induk (Nama barang, Jenis, Merk, Kondisi, Nama sipengirim, Tanggal penerimaan

Catatan penerimaan barang Buku induk

10 menit Buku induk -

- 84

6. Melaporkan kembali kepada Kasubag setelah selesai dilakukan proses penerimaan barang dengan catatan catatan lengkap sebagai informasi . Jika sesuai dicatat dalam buku inventaris dan diberi tanda terima. Jika tidak sesuai perlu dikonfirmasi atau dikembalikan.


3 menit Buku induk -

7. Memeriksa catatan dan mendengarkan laporan penerimaan barang. . Jika barang yang datang sesuai pesanan , baik, lengkap maka diberikan tanda tangan pada nota atau buku sipengirim. Jika tidak sesuai maka diberi waktu untuk melengkapi atau dikembalikan


5 menit Disposisi

-

8. Memberitahukan kepada bagian secara rinci bahwa kiriman barang telah sampai , sudah diterima dan sekarang berada di Sub Bagian TU untuk segera diambil


5 menit Informasi -

- 85







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penyerahan barang










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Penyerahan barang Disimpan sebagai dokumen Penyerahan barang


- 86

SOP: Penyerahan barang

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU


Kasubag Umum


s Kelengkapan dan


1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Menyiapkan barang yang akan diserahkan/ salurkan ke bagian tertentu atau yang sudah ditunjuk bersama tanda terima

Agenda kerja/ Tupoksi Barang Peralatan dan perlengkapan

3 menit Barang -

2. Menyampaikan informasi bahwa barang yang dipesan telah datang dan telah diterima agar segera diambil di Subag TU

Barang Informasi

3 menit Barang -

3. Menyerahkan barang dan setelah selesai diambil maka akan diberikan tanda terima penyerahan barang

Barang Tanda terima kosong

1 jam Barang Tanda terma barang yang ditandatangani

-

4. Melaporkan kepada Kasubag bahwa barang yang dipesan telah diserahkan ke bagian yang telah ditunjuk dengan menunjukan tanda terima

Laporan Tanda terima Tanda terma barang yang ditandatangani

3 menit Laporan -

5. Memeriksa atau menanyakan apakah barang sudah diterima kepada bagian yang berhak menerima sesuai penunjukan

Laporan Tanda terima Tanda terma barang yang ditandatangani

3 menit Hasil pemeriksaan -

6. Menyimpan kembali semua peralatan atau perlengkapan yang digunakan pada tempatnya

Peralatan dan perlengkapan Tanda terima Tanda terma barang yang ditandatangani

5 menit Peralatan dan perlengkapan

-

7. Mencatat pada buku induk semua barang yang telah diserahkan dan menyimpan tanda terima sebagai arsip dan bukti

Buku induk Tanda terima

2 menit Selesai -

- 87







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penatausahaan barang










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Penatausahaan barang Disimpan sebagai dokumen Penatausahaan barang


- 88

SOP: Penatausahaan barang

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU


Kasubag Umum



Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Membuat rencana kerja dan mengumpulkan aturan terkait pengelolaan barang unit

Agenda kerja/ Tupoksi Aturan aturan

15 menit Konsep rencana kerja

-

2. Membuat kartu inventaris, kendali, buku peminjaman dan pengembalian barang,

Buku peminjaman, pengembalian barang, kartu kendali, kartu inventaris

1 hari Buku dan Kartu -

3. Menerima, menyimpan barang hasil pengadaan/pembelian dan membukukannya dalam beberapa kartu (inventaris, kendali)

Barang hasil pembelian Buku kendali Buku inventaris

4 jam Barang pembelian -

4. Melaksanakan pendaftaran , pencatatan ,serta inventarisasi BMD (Barang Milik Daerah) terutama yang berada dalam penguasaannya

Barang pembelian Pendaftaran, pencatatan, inventarisasi, komputer

2 jam Daftar brang, Catatan barang Daftar inventaris

-

5. Melaksanakan penyaluran barang sesuai aturan yang ada kepada masing masing bagian

Barang 2 jam Barang -

6. Mengurus, mengamankan dan memelihara penggunaan BMD serta catatan kondisi fisik BMD tersebut di masing-masing Bagian dan dilaporkan secara berkala

Pengelolaan barang Komputer Tempat penyimpanan barang

1 hari Laporan berkala -

7. Memberi catatan atas BMD terutama pada kondisi fisiknya

Catatan BMD 5 menit Kondisi fisik BMD -

8. Menyusun dan menyampaikan laporan barang kuasa pengguna secara berkala

Laporan Komputer Buku induk

15 menit Laporan -

- 89







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan penghapusan barang










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pelaksanaan penghapusan barang Disimpan sebagai dokumen penghapusan barang


- 90

SOP: Pelaksanaan penghapusan barang

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU


Kasubag Umum


s Kelengkapan dan


1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Menyusun dan mengkompilasi data BMD yang ada dalam penguasaan kuasa pengguna anggaran

Agenda kerja/ Tupoksi Buku induk barang , ATK

10 menit Kompilasi data BMD

-

2. Menyampaikan informasi dan pengecekan langsung kepada semua bagian untuk membuat daftar barang yang rusak berat

Agenda kerja/ Tupoksi Informasi , ATK

3 menit Daftar BMD yang perlu dihapus

-

3. Mengkompilasi daftar BMD yang akan dihapus terutama yang sudah tidak digunakan lagi

Daftar BMD yang perlu dihapus, Komputer, ATK

15 menit Konsep daftar BMD yang akan dihapus

-

4. Mengklarifikasi dan menilai daftar BMD tsb kemudian disampaikan kepada Kepalamelalui Kasubag atas usulan penghapusan

Surat Usulan penghapusan BMD

15 menit Surat usulan -

5. Memberikan penilaian atas usulan penghapusan barang. Jika usulan BMD benar adanya akan disetujui dan diberi tandatangan. Jika tidak akan ditunda dan disimpan kembali

Surat Usulan penghapusan BMD

10 menit Disposisi Surat usulan penghapusan

-

6. Mengirimkan usulan penghapusan BMD yang telah disetujui kepada DPPKA selaku pembantu pengelola BMD

Disposisi Surat usulan penghapusan

10 menit Surat usulan penghapusan

Sop surat keluar

7. Mendampingi tim penghapusan BMD dan menerima surat penetapan penghapusan

Tim DPPKA, Surat usulan penghapusan

4 jam Rekomendasi atau Surat penetapan

-

8. Menyampaikan surat penetapan penghapusan BMD kepada Kepalauntuk diketahui

Rekomendasi atau Surat penetapan

3 menit Disposisi Rekomendasi atau Surat penetapan

-

9. Melakukan perubahan KIR, Buku induk barang dan buku lainnya atas implikasi penghapusan barang

Rekomendasi atau Surat penetapan, KIR

15 menit Perubahan KIR Perubahan Buku

-

10. Menyimpan surat penetapan penghapusan sebagai arsip

Rekomendasi atau Surat penetapan

3 Arsip -

- 91







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penyusunan laporan bulanan, semesteran, dan tahunan










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Penyusunan laporan bulanan, semesteran, dan tahunan

Disimpan sebagai dokumen laporan bulanan, semesteran, dan tahunan


- 92

SOP: Penyusunan laporan bulanan, semesteran, dan tahunan

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU


Kasubag Umum




Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Menyiapkan data barang dalam penguasaan Kuasa pengguna berdasarkan Buku Induk barang, KIR, Buku Inventaris, dan catatan lain

Agenda kerja/ Tupoksi Buku Induk, Buku Inventaris , KIR

5 menit Data barang -

2. Menyusun Laporan Barang Kuasa Pengguna perbulan, Semesteran (LBKPS) dan Laporan Barang Kuasa Pengguna Tahunan (LBKPT) kemudian disampaikan kepada Pimpinan

Draft laporan LBKPS, LBKPT Data barang, Komputer , ATK, Tata naskah dinas

2 jam Draft laporan SOP Pembuatan laporan

3. Menilai dan mencermati draft LBKPS dan LBKPT. Jika draft sudah sesuai akan diberi paraft untuk diteruskan kepada Kepala. Jika belum akan diperbaiki kembali sesuai arahan

Draft laporan LBKPS, LBKPT

15 menit Disposisi Draft laporan LBKPS, LBKPT

-

4. Menilai dan mencermati draft LBKPS dan LBKPT. Jika draft sudah sesuai akan diberi paraft untuk diteruskan kepada Kepala. Jika belum akan diperbaiki kembali sesuai arahan

Disposisi Draft laporan LBKPS, LBKPT

15 menit Disposisi Draft laporan LBKPS, LBKPT

5. Menilai dan mencermati ulang draft LBKPS dan LBKPT. Jika draft sudah sesuai akan diberi tandatangan dan difinalisasi. Jika belum akan diperbaiki kembali sesuai arahan

Disposisi Draft laporan LBKPS, LBKPT

10 menit Disposisi Laporan

-

6. Menerima surat dan memberikan nomor, cap stempel , mengagendakan Kemudian diserahkan kepada bagian/asal surat untuk arsip internal

Laporan, Cap, Buku nomor persuratan, Buku agenda surat

5 menit Laporan SOP Surat keluar

7. Menerima laporan yang sudah ditandatangani dan dismpan sebagai dokumen pelaksanaan tugas

Laporan 3 menit Laporan LBKPS, LBKPT

-

8. Menyimpan laporan sebagai arsip. Laporan LBKPS, LBKPT

3 menit Arsip Laporan LBKPS, LBKPT

-

- 93







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penyusunan neraca aset










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Penyusunan neraca aset

Disimpan sebagai dokumen neraca aset


- 94

SOP: Penyusunan neraca aset

KEGIATAN


Pengelola Barang

Kasubag Umum

Sekretaris KepalaD

inas



Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Menyusun , membuat daftar aset / BMD yang akan dinilai

Agenda kerja/ Tusi Daftar asset Komputer, ATK

1 jam Daftar asset -

2. Menyampaikan undangan kepada Tim penilai asset daerah untuk melakukan penilaian aset

Undangan Daftar asset Komputer, ATK

5 menit Daftar asset SOP Membuat surat/ Naskah Dinas

3. Mendampingi dan melakukan penilaian asset berdasarkan Tahun Pembelian, Keadaan Barang, Harga pasar (tdk didukung data) ,Harga Perolehan

Agenda kerja/ Tupoksi Daftar asset

2 jam Daftar Nilai asset

-

4. Memasukkan nilai aset atas barang yang sudah dinilai kedalam neraca asset

Daftar Nilai asset Neraca asset

15 menit Neraca asset -

5. Membuat dan menyampaikan draft Neraca Aset kepada pimpinan untuk koreksi dan persetujuan

Daftar Neraca asset

5 menit Neraca asset -

6. Mengoreksi dan mencermati draft Neraca Asset. Jika sudah sesuai akan diparaf untuk diteruskan kepada Kepala. Jika belum sesuai akan dikoordinakan kembali kepada Tim

Draft Neraca asset 15 menit Disposisi Neraca asset

-

7. Mengoreksi dan mencermati draft Neraca Asset. Jika sudah sesuai akan diparaf untuk diteruskan kepada Kepala. Jika belum sesuai akan dikoordinakan kembali kepada Tim

Disposisi Neraca asset

15 menit Disposisi Neraca asset

8. Mengoreksi dan mencermati ulang draft Neraca Asset. Jika sudah sesuai akan disetujui dan diberi tandatangan. Jika belum sesuai akan dikoordinakan dengan Tim dan Kasubag Umum

Draft Neraca asset 10 menit Disposisi Neraca asset

-

9. Menerima Neraca Asset dan kemudian memberikan nomor, cap stempel dan mengagendakan Kemudian diserahkan kepada bagian/asal surat untuk arsip internal sebelum dikirim ke DPPKA

Neraca asset Nomor, Cap stempel Buku agenda

15 menit Disposisi Laporan Neraca asset

SOP Surat keluar

9. Menerima laporan yang sudah ditandatangani dan disimpan sebagai dokumen pelaksanaan tugas

Laporan Neraca asset

3 menit Laporan Neraca asset

-

10. Menyimpan laporan Neraca Asset sebagai arsip. Laporan Neraca asset

2 menit Arsip Laporan Neraca asset

-

- 95







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pembuatan Kartu Inventaris Ruangan










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pembuatan Kartu Inventaris Ruangan Disimpan sebagai dokumen Kartu Inventaris Ruangan


- 96

SOP: Pembuatan Kartu Inventaris Ruangan

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU


Kasubag Umum

KepalaDinas


1 2 3 4 5 6 7 8

1. Mengumpulkan data barang pada setiap ruangan dan memasukannya ke dalam form KIR untuk dikoreksi dan diketahui pimpinan.

Agenda kerja/ Tupoksi ATK Form KIR, Buku induk

15 menit Data Barang -

2. Mencermati, mengoreksi data barang yang disampaikan oleh Kasubag. Jika sudah benar diajukan ke KepalaRuangan untuk ditandatangani sesuai format. Jika tidak sesuai akan dikenbalikan dan diperbaiki

Data Barang Form KIR, Buku induk

5 menit Data barang -

3. Meminta tandatangan Kepalaruangan sesuai format KIR setelah terlebih dahulu mengoreksi dan mencermati kebenaran barang yang ada dalam ruangan dengan yang ditulis dalam form KIR

Data barang 15 menit Form KIR -

4. Menempatkan KIR yang sudah ditandatangani pada dinding ruangan di tempat yang mudah dibaca dan dilihat

KIR Komputer, ATK

5 menit KIR -

5. Menyimpan dokumen KIR sebagai arsip internal

KIR 2 menit Arsip KIR -

- 97







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan Mutasi Barang Inventaris










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pelaksanaan Mutasi Barang Inventaris Disimpan sebagai dokumen Pelaksanaan Mutasi Barang Inventaris


- 98

SOP: Pelaksanaan Mutasi Barang Inventaris

KEGIATAN


Pengelola barang

Kasubag Umum

Sekretaris KepalaD

inas

Peng administrasi

umum


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Mengisi daftar Barang Inventaris yang akan dimutasi sesuai format dari DPPKAD dan diajukan kepada Kasubag

Agenda kerja/ Tupoksi Format isian dari DPPKAD, Kartu inventaris barang ATK

15 menit Draft Daftar Mutasi Barang.

-

2. Mencermati dan mengoreksi Daftar barang yang akan dimutasikan. Jika sudah sesuai akan diberi paraf dan diteruskan kepada Kepala. Jika belum sesuai akan dikembalikan dan diperbaiki sesuai arahan

Draf Daftar barang yang akan dimutasi

15 menit Disposisi Koreksian Daftar Mutasi Barang.

-

3. Mencermati dan mengoreksi Daftar barang yang akan dimutasikan. Jika sudah sesuai akan diberi paraf dan diteruskan kepada Kepala. Jika belum sesuai akan dikembalikan dan diperbaiki sesuai arahan

Disposisi Koreksian Daftar Mutasi Barang.


4. Mencermati dan mengoreksi ulang Daftar barang yang akan dimutasikan. Jika sudah sesuai akan diberi tanda tangan dan ditindaklanjuti. Jika belum sesuai akan dikembalikan dan diperbaiki sesuai arahan

Daftar barang yang akan dimutasi


-

5. Menerima Daftar mutasi barang yang sudah ditandatangani kemudian diberi nomor surat, cap stempel dan diagendakan serta diarsipkan

Daftar barang yang akan dimutasi Buku agenda, Cap stempel,

5 menit Daftar mutasi Barang

-

6. Menyerahkan satu lembar daftar mutasi barang kepada bagian yang mengajukan untuk disimpan sebagai internal arsip

Daftar mutasi Barang

3 menit Daftar Mutasi Barang.

-

7. Mengirim daftar mutasi barang ke DPPKA Daftar mutasi Barang

10 menit Daftar Mutasi Barang yang ditandatangani .

- 99







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan Surat masuk










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pelaksanaan Surat masuk

Disimpan sebagai dokumen Surat masuk


- 100

SOP : Pelaksanaan Surat masuk

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan Peng administrasi Persuratan

Kasubag Umum

Penata usaha

pimpinan Sekretaris

Kepala Dinas


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Menerima naskah dinas /surat masuk dan kemudian membaca serta mencermati sesuai alamat dan isinya

Buku agenda ATK

3 menit Surat masuk -

2. Memberikan tanda tangan pada buku ekspedisi pengirim surat dan kemudian membukukan pada buku agenda surat masuk

Surat masuk Buku ekspedisi Buku Agenda, ATK

3 menit Surat masuk Buku ekspedisi

-

3. Menyerahkan surat masuk ke Kasubag Umum untuk penyortiran beserta lembar disposisi yang telah diisi lewat aplikasi tata persuratan

Surat masuk, Lembar disposisi, Komputer atau mesin ketik manual, ATK

15 menit Surat masuk Sop Pembuatan lembar disposisi

4. Menyortir surat masuk dan kemudian menyerahkannya pada penata usaha pimpinan untuk diserahkan pada KepalaDinas

Surat masuk ATK

5 menit Disposisi Surat masuk

-

5. Menyampaikan surat masuk kepada KepalaDinas setelah disortir untuk mendapat disposisi dan penilaian

Disposisi Surat masuk

2 menit Surat masuk -

6. Memberikan penilaian atas surat masuk . Jika surat memerlukan tindak lanjut maka diberikan disposisi untuk ditindaklanjuti sesuai arahan dan jika tidak akan diarsipkan atau langsung tinggal diruangan kerja KepalaDinas

Surat masuk


-

7. Mengambil dan menyerahkan surat yang telah mendapat disposisi KepalaDinas

Disposisi Surat masuk


-

8. Mendistribusikan surat dan memintakan tanda terima bersama surat yang diantar pada lembaran yang tersedia

Surat masuk Disposisi Alat tulis

5 menit Lembar disposisi

-

9. Menyimpan tanda terima surat, buku agenda, lembar disposisi kembali pada tempatnya .

Lembar disposisi Buku agenda, map, lemari arsip

2 menit Arsip Sop pengarsipan

- 101







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pengiriman surat










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pengiriman surat Disimpan sebagai dokumen Pengiriman surat


- 102

SOP : Pengiriman surat

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU


Caraka Kelengkapan dan Peralatan Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7

1. Memberikan dan menyerahkan surat/ Naskah dinas (ND) yang akan dikirim kepada caraka

Surat/ Naskah Dinas 2 menit Surat/ Naskah Dinas -

2. Mengambil atau menerima surat/ Naskah dinas yang akan dikirim dan menyusunnya berdasarkan rute.


3. Mencermati surat . Jika sudah benar akan dibawa untuk didistribusikan. Jika belum akan dikembalikan untuk diperiksa ulang


4. Mengambil dan membawa buku ekspedisi pengiriman surat keluar untuk dipergunakan sebagai tanda terima sekaligus bon minyak kendaraan

Surat/ Naskah Dinas Buku ekspedisi ATK, Tas Bon Minyak

3 menit Surat/ Naskah Dinas Buku ekspedisi ATK, Tas Bon Minyak

Minyak jenis Pertamax untuk kendaraan roda 2 PP sesuai kebutuhan

5. Melakukan perjalanan dan mendistribusikan surat/ ND sesuai alamat surat dan memintakan tanda terima surat/ ND

Surat/ Naskah Dinas 4 jam Surat/ Naskah Dinas Buku ekspedisi

Waktu sesuai jumlah surat, total jarak tempuh 20 km pp

6. Melaporkan pelaksanaan pengiriman surat dan mengembalikan buku ekspedisi surat keluar sebagai tanda pengiriman surat selesai

Buku ekspedisi 2 menit Buku ekspedisi -

7. Memeriksa bukti tanda terima surat pada buku ekspedisi


8. Menyimpan kembali buku ekspedisi ketempatnya semula


- 103







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penomoran surat, cap stempel










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Penomoran surat, cap stempel

Disimpan sebagai dokumen Penomoran surat, cap stempel


- 104

SOP : Penomoran surat, cap stempel

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU


Penata Usaha

Pimpinan

Peng administrasi Persuratan


1 2 3 4 5 6 7 8

1. Menyerahkan surat/ Naskah Dinas yang sudah selesai ditandatangani untuk ditindak lanjuti

Surat/ Naskah Dinas 2 menit Disposisi Surat/ Naskah Dinas

-

2. Mengambil atau menerima surat yang sudah ditanda tangani Kepaladan menyampaikannya ke pengadministrasi umum

Disposisi Surat/ Naskah Dinas

1 menit Disposisi Surat/ Naskah Dinas

-

3. Melakukan penilaian surat/ Naskah Dinas sesuai jenis, klasifikasinya untuk keperluan penomoran


4. Mencocokan isi surat kedalam buku kode nomor persuratan yang sudah ada

Surat/ Naskah Dinas Buku nomor surat

2 menit Surat/ Naskah Dinas -

5. Memberikan atau menuliskan nomor surat pada tempat nomor yang tersedia serta pada amplopnya

Surat/ Naskah Dinas Amplop Mesin ketik ATK


6. Mengembalikan surat yang ada disposisinya kepada sipembuat surat


7. Memberikan cap stempel pada surat yang tidak mempunyai paraf

Surat/ Naskah Dinas Cap stempel, Tinta


8. Mencatat surat pada buku agenda surat keluar

Surat/ Naskah Dinas Buku agenda

2 menit Surat/ Naskah Dinas Buku agenda

-

- 105







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penyimpanan surat/ Naskah Dinas










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Penyimpanan surat/ Naskah Dinas Disimpan sebagai dokumen Penyimpanan surat/ Naskah Dinas


- 106

SOP : Penyimpanan surat/ Naskah Dinas

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU


Pengelola Kearsipan


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7

1. Menyerahkan surat/ Naskah Dinas untuk disimpan sebagai arsip aktif dan non aktif

Surat/ Naskah dinas 3 menit Surat/ Naskah dinas Per 20 surat

2. Menerima surat/ Naskah Dinas yang sudah bertandatangan, bernomor, dan bercap stempel,

Surat/ Naskah dinas 2 menit Surat/ Naskah dinas -

3. Membuka dan mencermati , membaca kebenaran isi surat/ Naskah Dinas

Surat/ Naskah dinas 3 menit Surat/ Naskah dinas Per satu surat

4. Memberikan staples agar surat/ Naskah Dinas tidak tercecer dan rapi

Surat/ Naskah dinas Staples

1 menit Surat/ Naskah dinas -

5. Memberikan lobang yang tepat agar surat/ Naskah dinas dapat dimasukan kedalam map

Surat/ Naskah dinas Pelobang surat

1 menit Surat/ Naskah dinas Per 10 lembar surat

6. Membuat pengelompokan surat sesuai penomoran , kode dan lokasi rak penyimpanan

Surat/ Naskah dinas ATK

5 menit Surat/ Naskah dinas Per satu surat

7. Mengambil map dari lemari arsip surat dan memasukkan surat kedalam map yang sudah ditentukan identitasnya terlebih dahulu

Surat/ Naskah dinas Map

2 menit Surat/ Naskah dinas -

8. Mengembalikan map dan menyimpan kembali kedalam lemari surat sesuai tempatnya semula

Surat/ Naskah dinas 2 menit Surat/ Naskah dinas Per satu surat

9. Menuliskan surat yang baru masuk disimpan kedalam buku register induk meliputi tanggal masuk, nomor, lokasi rak

Surat/ Naskah dinas Buku register induk

2 menit Surat/ Naskah dinas Per satu surat

- 107







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Membuat surat/ Naskah Dinas internal










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Membuat surat/ Naskah Dinas internal Disimpan sebagai dokumen Membuat surat/ Naskah Dinas internal


- 108

SOP : Membuat surat/ Naskah Dinas internal

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU


Peng administrasi Persuratan

Penata usaha

pimpinan Sekretaris

KepalaDinas


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Membuat konsep surat / Naskah Dinas (ND) Agenda kerja ATK

1 jam Konsep surat -

2. Mengetik surat ND disesuaikan dengan Pergub Tata Naskah Dinas / Template dan menyerahkannya kembali ke Kasubag untuk diteliti, diperiksa .

Konsep surat Mesin tik, Pergub tata naskah dinas, computer, ATK

1 jam Konsep surat -

3. Meneliti, memeriksa hasil pengetikan. Jika sudah benar diberi paraf dan jika belum dikembalikan untuk diperbaiki

Konsep surat ATK

10 menit Disposisi Draft surat

-

4. Menyerahkan draft surat kepada peñata usaha pimpinan untuk diteruskan ke pimpinan

Disposisi Draft surat


-

5. Memeriksa Memasukan draft surat kepada pimpinan untuk diparaf



-

6. Memasukan draft surat kepada pimpinan untuk ditandatangani



7. Menandatangani surat. Jika surat sudah benar diberi tanda tangan untuk selanjutnya dikirim . Jika belum brnar akan dikembalikan untuk diperbaiki.

Draft surat 5 menit Disposisi Surat/ Naskah Dinas

-

8. Mengambil , menerima dan menyerahkan surat/ND untuk proses selanjutnya kepada asal surat

Disposisi Surat/ Naskah Dinas

2 menit Disposisi Surat/ Naskah Dinas

-

9. Menyerahkan surat yang sudah ditandatangani kepada asal surat untuk digandakan terlebih dahulu atau proses lebih lanjut

Surat. Buku kode nomor persuratan Amplop. Cap, Stempel, tinta

15 menit Surat -

10. Menunggu surat dari asal surat untuk selanjutnya dibuatkan nomor, sampul stempel sesuai intruksi.

Surat 3 menit Surat -

- 109







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penilaian prestasi kerja










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Penilaian prestasi kerja Disimpan sebagai dokumen Penilaian prestasi kerja


- 110

SOP: Penilaian prestasi kerja

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan Pengelola Kepegawaian

Kasubag Umum

Sekretaris KepalaD



1 2 3 4 6 7 8 9

1. Menyiapkan banko penilaian prestasi kerja yang didalamnya memuat unsur:

Capaian kinerja perseorangan

Orientasi pelayanan

Kerja sama

Kepemimpinan

Agenda kerja/ Tupoksi Blanko ATK

10 menit Blanko -

2. Menggandakan dan mendistribusikan blanko/ format tersebut kepada masing masing pegawai untuk diisi dan ditandatangani masing masing

Blanko 30 menit Blanko sudah dibagikan

-

3. Mengumpulkan blanko dan membuat rekapitulasi untuk disampaikan kepada Kepala

Blanko sudah dibagikan

30 menit Blanko sudah diisi -

4. Memberikan nilai persentase dari keempat unsur penilaian kerja dengan jumlah 100 % dan disampaikan kepada Kepalauntuk diperiksa melalui Kasubag

Blanko sudah diisi

2 jam Blanko dengan perhitungannya

-

5. Mencermati dan memberi penilaian atas rekapitulasi yang disampaikan. Jika sudah benar akan diberi paraf dan jika belum akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai arahan

Blanko dengan perhitungannya

15 menit Disposisi Blanko dengan perhitungannya

-

6. Mencermati dan memberi penilaian atas rekapitulasi yang disampaikan. Jika sudah benar akan diberi paraf dan jika belum akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai arahan

Disposisi Blanko dengan perhitungannya

10 menit Disposisi Blanko dengan perhitungannya

7. Mencermati dan memberi penilaian ulang atas rekapitulasi yang disampaikan. Jika sudah benar akan ditandatangani dan jika belum akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai arahan

Disposisi Blanko dengan perhitungannya

10 menit Disposisi Dokumen

-

8. Menyimpan dokumen penilaian prestasi kerja sebagai arsip

Disposisi Dokumen PPK

3 menit Arsip Dokumen -

- 111







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelayanan kendaraan dinas










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pelayanan kendaraan dinas Disimpan sebagai dokumen Pelayanan kendaraan dinas


- 112

SOP : Pelayanan kendaraan dinas

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan Pengemudi

Kasubag Umum

Pengelola keuangan

KepalaDinas


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Meminta kunci dan mengambil kendaraan dari pool tempat parkir

Agenda kerja/ Tupoksi Kunci

15 menit Kunci dan kendaraan -

2. Membersihkan kendaraan yang umumnya karena debu dan percikan air di jalan sebelum operasional

Agenda kerja/ Tupoksi Kunci, Alat pembersih

2 jam Kendaraan bersih -

3. Mengecek kondisi kendaraan dengan menghidupkan, angin ban, rem, oli mesin, lampu , klakson, air radiator

Agenda kerja/ Tupoksi Inspeksi

20 menit Hasil pengecekan -

4. Menghitung dan meminta anggaran keperluan service, perbaikan serta perpanjangan STNK kepada pimpinan

Agenda kerja/ Tupoksi Hasil pengecekan

3 menit Lembar permintaan uang

-

5. Menyampaikan informasi untuk tindakan service dan perbaikan serta perpanjangan STNK kepada pimpinan

Agenda kerja/ Tupoksi Lembar permintaan uang

3 menit Lembar permintaan uang

-

6. Memberikan persetujuan untuk disediakan sejumlah uang yang diperlukan oleh bagian keuangan

Agenda kerja/ Tupoksi Lembar permintaan uang

3 menit Disposisi Lembar permintaan uang

-

7. Memberikan sejumlah uang yang diajukan untuk keperluan service kendaraan

Disposisi Lembar permintaan uang

3 menit Sejumlah uang SOP Penyerahan dana

8. Melaksanakan service , perbaikan dan Perpanjangan STNK kendaraan

Kendaraan Bengkel

1 jam Service Terkait dengan Bengkel

9. Menyampaikan laporan pelaksanaan service, perbaikan kendaraan dengan bukti atau kwitansi pengeluaran

Bukti dan kwitansi Service 3 menit Bukti dan kwitansi Service

-

10. Mengembalikan kendaraan ke pool dan kunci kepada pimpinan

Kendaraan 3 menit Kunci kendaraan -

- 113







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan Cuti pegawai










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pelaksanaan Cuti pegawai Disimpan sebagai dokumen Pelaksanaan Cuti pegawai


- 114

SOP: Pelaksanaan Cuti pegawai

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan Peng administrasi kepegawaian

Kasubag Umum




Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Menerima dan meneliti permohonan cuti yang diajukan pegawai melalui formulir cuti

Agenda kerja/ Tupoksi Formulir cuti

5 menit Permohonan cuti -

1. Memeriksa kelengkapan persyaratan cuti meliputi ; belum pernah mengajukan, kepentingannya, volume dan kesibukan kerja, jenis cuti, lama cuti, alamat pegawai selama cuti, kontak person

Permohonan cuti Peraturan tentang cuti Buku register cuti

15 mmenit

Permohonan cuti -

2. Membuat dan kemudian menyampaikan konsep surat ijin cuti untuk dicermati, diparaf dan ditandatangani

Permohonan cuti Peraturan tentang cuti Komputer, ATK Tata naskah Dinas

1 jam Konsep surat ijin cuti Template surat

SOP pembuatan surat

3. Memeriksa dan mencermati konsep surat ijin cuti. Jika sudah benar akan diberi paraf untuk diteruskan kepada Kepala. Jika belum akan dikembalikan dan diperbaiki sesuai arahan

Konsep surat ijin cuti 15 menit Disposisi Konsep surat ijin cuti

-

4. Memeriksa dan mencermati konsep surat ijin cuti. Jika sudah benar akan diberi paraf untuk diteruskan kepada Kepala. Jika belum akan dikembalikan dan diperbaiki sesuai arahan

Disposisi Konsep surat ijin cuti

10 menit Disposisi Konsep surat ijin cuti

5. Memeriksa dan mencermati kembali konsep surat ijin cuti. Jika sudah benar akan disetujui dengan memberi tandatangan untuk diselesaikan. Jika belum akan dikembalikan untuk diperbaiki atau ditunda sesuai arahan

Konsep surat ijin cuti 10 menit Disposisi Surat ijin cuti

-

6. Menerima surat ijin cuti yang sudah ditandatangani dan diserahkan ke pengadministrasi umum.

Disposisi Surat ijin cuti,

3 menit Surat ijin cuti -

7. Memberikan nomor surat, cap stempel serta mengagendakannya dan menyimpan sebagai arsip

Surat ijin cuti Cap, Stempel, ATK, , Buku agenda

3 menit Surat ijin cuti SOP Surat keluar

8. Menyampaikan surat ijin cuti kepada pegawai yang dimaksud.

Surat ijin cuti 3 menit Surat ijin cuti -

- 115







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Updating data pegawai










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Updating data pegawai

Disimpan sebagai dokumen Updating data pegawai


- 116

SOP: Updating data pegawai

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan Peng administrasi kepegawaian

Kasubag Umum

Sekretaris

Kepala Dinas


1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Memeriksa data pegawai pada Simpeg dan mencocokannya pada Pangkat, Gol, Gaji berkala, Jumlah anak, Mutasi, Kediklatan sesuai surat dan bukti yang sah

Agenda kerja/ Tupoksi Simpeg, Komputer Surat dan bukti bukti

5 menit Aplikasi Simpeg -

2. Memberkaskan data pegawai yang bertambah kedalam Map dokumen keeper setelah dilakukan konfirmasi atau analisa

Agenda kerja/ Tupoksi Surat dan bukti bukti Dokumen Keeper

5 menit Permohonan cuti -

3. Mengentri data ke aplikasi Simpeg berdasar surat dan bukti yang sah dan kemudian diserahkan untuk dicermati, periksa Kasubag

Agenda kerja/ Tupoksi Simpeg, Komputer Surat dan bukti bukti

1 jam Entri data SOP Pelaksanaan entri data

4. Menilai dan mencermati hasil entri data Jika hasil entri data benar akan diparaf dan diteruskan kepada Kepala. Jika belum akan dikembalikan dan dibetulkan sesuai arahan.

Hasil entri data

10 menit Disposisi Hasil entri data

-

5. Menilai dan mencermati hasil entri data Jika hasil entri data benar akan diparaf dan diteruskan kepada Kepala. Jika belum akan dikembalikan dan dibetulkan sesuai arahan

Disposisi Hasil entri data

10 menit Disposisi Hasil entri data

6. Mencermati kembali hasil entri data. Jika benar akan diberi tanda tangan sebagai mengetahui dan jika salah akan dikembalikan untuk dibetulkan sesuai arahan.

Hasil entri data

10 menit Disposisi Pengesahan entri data

-

7. Menerima hasil entri data yang sudah diberi tanda tangan dan mendistribusikan kepada pengelola keuangan dan gaji untuk disesuaikan sesuai implikasinya.

Pengesahan entri data 3 menit Pengesahan entri data

-

8. Memperbaharui data pegawai setiap bulan secara rutin bila memang terjadi perubahan sesuai bukti dan surat yang sah

Entri data Simpeg

30 menit Pembaharuan data pegawai

-

9. Menyimpan hasil entri data sebagai arsip dan memasukannya kedalam dokumen keeper pegawai tersebut.

Pengesahan entri data 3 menit Arsip Pengesahan entri data

-

- 117







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan Perubahan data kepegawaian










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pelaksanaan Perubahan data kepegawaian

Disimpan sebagai dokumen Pelaksanaan Perubahan data kepegawaian


- 118

SOP : Pelaksanaan Perubahan data kepegawaian

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan Peng administrasi

kepegawaian

Kasubag Umum




Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Membuat konsep surat pengantar/ perubahan data kepegawaian/ mutasi kepegawaian menurut jenis dan permasalahannya sesuai ketentuan yang berlaku

Agenda kerja ATK Komputer, Tata naskah dinas

60 menit Konsep -

2. Menyusun dan melengkapi berkas berkas rencana perubahan data kepegawaian beserta dokumen kepegawaian yang ada

Data dan dokumen kepeg ATK

10 menit Konsep Berkas Dokumen

-

3. Menyampaikan konsep kepada Kasubag Umum untuk dicermati dan diberi paraf untuk diteruskan kepada Kepala

Konsep Berkas, Dokumen ATK


-

4. Membaca, mencermati konsep dan memberi paraf untuk diteruskan kepada Kepala



-

5. Membaca, mencermati konsep dan memberi paraf untuk diteruskan kepada kepala

Konsep Berkas Dokumen


-

6. Meneliti dan mencermati konsep rencana perubahan data kepegawaian /mutasi kepegawaian. Jika konsep sudah benar akan diberikan tandatangan persetujuan dan jika tidak akan dikembalikan untuk diperbaiki dan dilengkapi


10 menit Surat pengantar perubahan data kepegawaian/ mutasi kepeg

-

7. Menerima dan mengantarkan surat kepada instansi yang berwenang (BKD) oleh Caraka setelah dicatat, diberi nomor, stempel oleh pengadministrasi persuratan

Surat Stempel, Buku agenda Kendaraan

3 menit Surat Buku ekspedisi

Sop pembuatan surat pengiriman surat

8. Menyimpan surat sebagai dokumen arsip Surat 2 menit Dokumen arsip -

- 119







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pengelolaan Buku Penjagaan










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pengelolaan Buku Penjagaan

Disimpan sebagai dokumen Pengelolaan Buku Penjagaan


- 120

SOP : Pengelolaan Buku Penjagaan

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan Peng

administrasi Kepegawai

an

Kasubag Umum

Sekretaris Peng administrasi

umum Kelengkapan dan Peralatan Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Menyediakan dan membagikan kepada masing masing pegawai Dokumen keeper untuk penempatan berkas, SK, Kartu Kartu sebagai data pegawai

Agenda kerja Dokumen keeper, ATK

50 menit Dokumen keeper 1 menit untuk satu pegawai

2. Memasukan setiap ada SK , Sertifikat, Penghargaan, Karis, Karsu, NPWP dst kedalam dokumen keeper sebelum diserahkan yang aslinya

Dokumen keeper Surat surat Pelobang kertas

3 menit Dokumen keeper Dok kepegawaian

-

3. Melakukan analisa, pencermatan, pengelompokan atas data data pegawai tersebut kedalam Buku penjagaan pegawai setiap bulan berdasarkan atas:

Kepangkatan

Golongan

Jabatan

Masa kerja

Kediklatan

Gaji, Penghargaan dan presensi

Dokumen keeper Dok kepegawaian ATK Komputer


-

4. Menerima dan mengolah setiap kali adanya pemberitahuan dari setiap pegawai disertai dokumen yang sah terkait perubahan buku penjagaan

Dokumen kepegawaian Foto copy Komputer


-

5. Melakukan peremajaan / pembaharuan Buku penjagaan secara rutin terutama bagi pegawai yang mutasi, promosi, naik pangkat, golongan, pension, cuti, sekolah

Dokumen kepegawaian Komputer ATK


-

6. Menyimpan dan menempatkan Buku penjagaan bersama dokumen keeper secara baik

Dokumen keeper Dok kepegawaian

2 menit Dokumentasi arsip -

- 121







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pengelolaan presensi










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pengelolaan presensi Disimpan sebagai dokumen Pengelolaan presensi


- 122

SOP : Pengelolaan presensi

KEGIATAN


Penyiap fasilitasi

pengembangan kinerja pegawai

Kasubag Umum



Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Melakukanentry data pendukung presensi ke alpikasi presensi

Komputer 10 menit Entry data -

2. Membuat rekapitulasi presensi setiap bulan sebagai salah satu bahan penilaian prestasi kerja pegawai dan menyerahkannya ke Kasubag Umum

Print out presensi ATK Komputer

10 menit Print out presensi -

3. Memberikan penilaian atas rekapitulasi presensi dan menyerahkannya kembali untuk disampaikan kepada Kepala

Print out presensi ATK


4. Memberikan penilaian atas rekapitulasi presensi dan menyerahkannya kembali untuk disampaikan kepada Kepala

Print out presensi 2 menit Print out presensi -

5. Menerima dan menilai rekapitulasi presensi pegawai. Jika kehadiran pegawai belum mencukupi akan diberikan teguran oleh atasan langsung pegawai ybs. Jika sudah mencukupi akan disimpan sebagai dokumen kepegawaian

Print out presensi ATK


6. Menyampaikan hasil penilaian Kepalakepada atasan langsung pegawai yang kehadirannya belum mencukupi

Print out presensi 3 menit Print out presensi -

7. Menyimpan rekapitulasi sebagai dokumen arsip Print out presensi 2 menit Dokumentasi arsip -

- 123







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan perencanaan kebutuhan pegawai










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pelaksanaan perencanaan kebutuhan pegawai

Disimpan sebagai dokumen Pelaksanaan perencanaan kebutuhan pegawai


- 124

SOP : Pelaksanaan perencanaan kebutuhan pegawai

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan Peng administrsi

Kepegawaian

Kasubag Umum

Sekretaris

KepalaDinas

Peng administrasi

umum


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Membuka buku data penjagaan dalam rangka menyusun atau membuat perencanaan kebutuhan pegawai

Agenda kerja/ Tupoksi Buku penjagaan

5 menit

Konsep perencanaan

-

2. Mempelajari aturan tentang persyaratan pengisian jabatan dan penambahan kepegawaian

Aturan aturan Analis jabatan

2 jam Konsep perencanaan

-

3. Meneliti dan menganalisa data dari buku penjagaan tentang jabatan yang kosong, akan kosong , Pegawai yang sampai pada BUP

Buku penjagaan Formasi pegawai, jabatan

2 jam Konsep perencanaan

-

4. Menyampaikan informasi dan formasi kepada pimpinan kebutuhan penambahan pegawai beserta lampiran dan data pendukung untuk dipertimbangkan

Informasi dan Formasi pegawai, jabatan

3 menit

Konsep perencanaan

-

5. Mencermati dan mempelajari usulan dan kemudian menyampaikannya kepada Kepala.

Konsep perencanaan Informasi dan Formasi pegawai, jabatan

10 menit

Usulan -

6. Mencermati dan mempelajari usulan dan kemudian menyampaikannya kepada Kepala.

usualan 10 menit

Usulan

7. Mencermati dan mempelajari ulang usulan Jika usulan sesuai dengan keadaan dapat diteruskan kepada BKD melalui penerbitan surat permintaan penambahan pegawai. Jika tidak akan ditunda dan disimpan

Usulan Informasi dan Formasi pegawai, jabatan

3 menit

Disposisi Usulan penerbitan surat permintaan

-

8. Membuat surat permintaan kebutuhan pegawai kepada pimpinan lewat Kasubag Umum

Konsep Surat permintaan pegawai;Komputer, ATK, Tata naskah dinas

3 menit

Disposisi Surat permintaan pegawai

SOP Pembuatan surat/Naskah dinas

9. Menerima dan menyampaikan surat permintaan pegawai yang telah disetujui pimpinan ke BKD

Surat permintaan pegawai Buku agenda, Cap stempel, Buku penomoran surat

2 jam Surat permintaan pegawai

SOP Surat Keluar

10. Menyimpan surat sebagai arsip Surat permintaan pegawai 3 menit

Arsip -

- 125







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan pembuatan gaji berkala










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pelaksanaan pembuatan gaji berkala

Disimpan sebagai dokumen pembuatan gaji berkala


- 126

SOP: Pelaksanaan pembuatan gaji berkala

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan Pengadministrasi Kepe

gawaian

Benda hara gaji

Kasubag Umum

Sekretaris

KepalaDinas



Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

1. Mencermati buku penjagaan terkait kenaikan gaji berkala bagi PNS yang berhak

- Agenda kerja/ Tupoksi Tabel penjagaan kenaikan gaji berkala

- Komputer, ATK

30menit Buku penjagaan

-

2. Berdasarkan tabel Penjagaan, PNS yang berhak memperoleh kenaikan gaji akan dibuatkan usulan kepada pimpinan satu bulan sebelumnya

- Berkas usulan kenaikan gaji berkala

- Tabel penjagaan - Komputer, ATK

30 menit - Berkas usulan kenaikan gaji berkala terkoreksi

-

3. Membuat konsep, SK Gaji Berkala sesuai skala gaji yang berlaku untuk disampaikan kepada pimpinan terutama yang berkaitan dengan masa kerja sehingga diperoleh besaran rupiah yang benar

- Berkas usulan kenaikan gaji berkala

- Komputer, ATK

5 menit - Berkas usulan kenaikan gaji berkala disampaikan ke bendahara

SOP Membuat surat/ Naskah dinas

4. Bendahara gaji melakukan pencermatan dan penelitian berkas usulan kenaikan gaji berkala apakah sudah sesuai dengan aturan dan ketentuan yang berlaku

- Berkas usulan kenaik an gaji berkala

- ATK

10 menit Berkas usulan kenaikan gaji berkala sudah dikoreksi bendahara

-

5. Mencermati dan memeriksa usulan SK Gaji Berkala. Jika sudah benar akan diparaf dan diteruskan kepada Kepala. Jika belum benar akan dikembalikan sesuai arahan.

- Berkas usulan kenaik an gaji berkala

15 menit Disposisi Berkas usulan kenaikan gaji berkala diparaf

- 127

6. Mencermati dan memerika kembali usulan SK Gaji Berkala. Jika sudah benar akan ditandatangani dan diteruskan kepada DPPKA untuk peremajaan daftar gaji berkala Jika belum benar akan dikembalikan sesuai arahan

Disposisi Berkas usulan kenaikan gaji berkala

10 menit Disposisi Berkas usulan kenaikan gaji berkala ditandatangani

7. Mencermati dan memerika kembali usulan SK Gaji Berkala. Jika sudah benar akan ditandatangani dan diteruskan kepada DPPKA untuk peremajaan daftar gaji berkala Jika belum benar akan dikembalikan sesuai arahan

Disposisi Berkas usulan kenaikan gaji berkala

10 menit Disposisi Berkas usulan kenaikan gaji berkala ditandatangani

8. Menerima SK gaji berkala yang sudah ditandatangani Kepalakemudian diberi nomor, cap stempel, diagendakan dan diberikan satu lembar kepada asal surat apabila perlu digandakan atau foto copy sebelum dikirim dan diarsipkan

Disposisi Berkas usulan kenaikan gaji berkala sudah ditandatangani

3 menit Surat usulan kenaikan gaji berkala

SOP Surat keluar

8. Menyampaikan salinan SK Kenaikan Gaji Berkala ke Bendahara Gaji Balai untuk lampiran gaji dan PNS yang bersangkutan sebagai arsip pegawai

Surat usulan kenaikan gaji berkala

3 menit Surat usulan kenaikan gaji berkala siap dikirim

-

9. Mengirim surat usulan kenaikan gaji berkala ke DPPKA

Surat usulan kenaikan gaji berkala

2 jam Tanda terima SOP Pengiriman surat

- 128







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan kenaikan pangkat










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pelaksanaan kenaikan pangkat Disimpan sebagai dokumen Pelaksanaan kenaikan pangkat


- 129

SOP: Pelaksanaan kenaikan pangkat

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan Peng administrasi

Kepegawaian

Kasubag Umum


Peng administrasi

umum


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1- Menerima surat edaran kenaikan pangkat

Agenda kerja/ Tupoksi Surat

3 menit Surat -

2- Meneliti dan menyiapkan berkas-berkas sebagai syarat kenaikan pangkat melalui buku penjagaan kenaikan pangkat dan aturan lainnya

Berkas berkas Aturan lain Surat, Buku penjagaan

15 menit

Syarat kenaikan pangkat

-

3- Membuat konsep surat usulan kenaikan pangkat beserta lampirannya dan menyerahkannya kepada Pimpinan untuk diteliti dan dicermati

Konsep surat; Komputer, ATK Surat, Buku penjagaan Tata naskah dinas

30 menit

Konsep surat SOP Pembuatan surat/ Naskah dinas

4- Meneliti Surat usulan kenaikan pangkat.Jika sudah benar akan diberi paraf dan diteruskan kepada Kepala. Jika belum benar akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai arahan

Konsep surat

15 menit

Disposisi Konsep surat

-

5- Meneliti Surat usulan kenaikan pangkat.Jika sudah benar akan diberi paraf dan diteruskan kepada Kepala. Jika belum benar akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai arahan


15 menit


6- Meneliti kembali Surat usulan kenaikan pangkat.Jika sudah benar akan ditandatangani dan diteruskan kepada BKD. Jika belum benar akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai arahan


10 menit

Disposisi Surat usulan kenaikan pangkat

-

6. Menerima surat usulan kenaikan pangkat yang sudah ditandatangani Kepalaselanjutnya diberi nomor, digandakan diberi cap dinas, diagendakan sebelum dikirim bersama lampirannya

Surat usulan kenaikan pangkat Cap stempel, Buku agenda, Nomor surat

3 menit Disposisi Surat usulan kenaikan pangkat

SOP Surat keluar

7- Menerima satu lembar Surat usulan sebagai arsip internal atau untuk digandakan

Surat usulan kenaikan pangkat

3 menit Surat usulan kenaikan pangkat

-

8- Mengirimkan surat usulan kenaikan pangkat dan lampirannya ke BKD

Surat usulan kenaikan pangkat

2 jam Arsip Surat usulan kenaikan pangkat

-

- 130







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pengurusan Pensiun Pegawai










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pengurusan Pensiun Pegawai Disimpan sebagai dokumen Pengurusan Pensiun Pegawai


- 131

SOP: Pengurusan Pensiun Pegawai

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan Peng

administrasi Kepegawai

an

Kasubag Umum




Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1- Menyiapkan Buku penjagaan calon pensiun , Daftar nama PNS yang mencapai Batas Usia Pensiun (BUP) serta daftar Syarat-syarat Berkas Usulan Pensiun


Surat Edaran BKD

Buku Penjagaan

Daftar nama PNS yang memasuki Batas Usia Pensiun

Syarat-syarat Berkas Usulan Pensiun

10 menit Agenda kerja/ Tupoksi

Nominatif Usulan Pensiun BUP

SOP Pembuatan Buku Penjagaan ,Daftar Nominatif BUP

2. Mengikuti pertemuan atau rapat sesuai undangan BKD dan menyampaikan hasilnya kepada pegawai BUP untuk periode tertentu (Januari s.d. Juni, Juli s.d. Desember



4 jam Nominatif Usulan Pensiun BUP periode

-

3. Menyampaikan DPCP kepada PNS calon pensiun untuk mengisi dan melengkapi persyaratan pensiun


DPCP

3 menit Isian DPCP -

4. Menyiapkan dan membuat Surat berikut syarat-syarat Berkas Usulan Pensiun meliputi;

surat permohonan usulan pension BUP Kepada Gubernur melalui . BKD

Surat Keterangan Tidak Pernah Dijatuhi Hukuman Disiplin Tingkat Sedang / Berat dalam satu tahun terakhir kepada Gubernur lewat BKD

Tata naskah dinas

Komputer, ATK

60 menit Konsep Surat Permohonan dan Surat Keterangan

SOP Pembuatan surat/ Naskah dinas

5. Menyampaikan Surat Permohonan dan Keterangan kepada Kasubag untuk diteliti dan dicermati

Konsep Surat Permohonan dan Surat Keterangan


-

6. Meneliti, mencermati dan mengkoreksi surat. Jika surat sudah benar akan diberi paraf untuk diteruskan kepada Kepaladan jika belum akan dikembalikan dan diperbaiki sesuai arahan



-

- 132

7. Meneliti, mencermati dan mengkoreksi surat. Jika surat sudah benar akan diberi paraf untuk diteruskan kepada Kepaladan jika belum akan dikembalikan dan diperbaiki sesuai arahan



8. Meneliti, mencermati dan mengoreksi ulang surat. Jika surat sudah akan diberi tanda tangan untuk diteruskan kepada Gubernur melalui BKD dan jika belum akan dikembalikan dan diperbaiki sesuai arahan


10 menit Disposisi Surat Permohonan dan Surat Keterangan

-

9. Menerima surat untuk kemudian diberi nomor, cap stempel , sampul dan diagendakan sebelum diantar ke BKD dan disimpan sebagai arsip

Disposisi Surat Permohonan dan Surat Keterangan

5 menit Disposisi Surat Permohonan dan Surat Keterangan

SOP Surat keluar

10. Mengantar surat ke BKD untuk diteruskan ke Gubernur dengan meminta tanda terima

Disposisi Surat Permohonan dan Surat Keterangan

2 jam Arsip surat SOP Pengiriman surat

- 133







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan pemberian tanda kehormatan atau penghargaan










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pelaksanaan pemberian tanda kehormatan atau penghargaan

Disimpan sebagai dokumen Pelaksanaan pemberian tanda kehormatan atau penghargaan


- 134

SOP: Pelaksanaan pemberian tanda kehormatan atau penghargaan

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan Pengadmi

nistrasi Kepegaw

aian

Kasubag Umum




Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1- Menginventarisir/menyiapkan nama PNS yang berhak untuk menerima tanda kehormatan/ penghargaan, Jasa, Gelar dengan mempertimbangkan masa kerja dan prestasi kerja


Nama PNS

Berkas pertimbangan

Komputer, ATK

20 menit

Konsep daftar inventarisasi usulan penerima penghargaan

-

2- Menyusun daftar usulan nama PNS yang berhak untuk menerima tanda kehormatan/ penghargaan

Daftar nama PNS

Komputer ,ATK

15 menit

Konsep daftar nama PNS

-

3- Membuat konsep surat dan daftar rekapitulasi usulan penerima penghargaan , Tanda jasa, Gelar, Tanda kehormatan dan menyerahkannya kepada Pimpinan untuk diperiksa dan dicermati

Peraturan tentang Gelar, Tanda Jasa, Kehormatan, dan penghargaan

Komputer, ATK

30 menit

Konsep surat dan daftar rekapitulasi usulan

Sop Pembuatan surat/ Naskah dinas

4. Mencermati konsep surat dan daftar rekapitulasi usulan penerima penghargaan. .Jika sudah benar akan diberi paraf dan diteruskan kepada Kepala. Jika belum benar akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai arahan

Konsep surat dan daftar rekapitulasi usulan penerima penghargaan

Tata naskah dinas

15 menit

Konsep surat dan daftar rekapitulasi yang diparaf atau terkoreksi

-

5. Mencermati konsep surat dan daftar rekapitulasi usulan penerima penghargaan. .Jika sudah benar akan diberi paraf dan diteruskan kepada Kepala. Jika belum benar akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai arahan


15 menit


6. Mencermati ulang konsep surat dan daftar rekapitulasi usulan penerima penghargaan. .Jika sudah benar akan diberi tandatangan untuk diteruskan ke BKD . Jika belum benar akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai arahan

Konsep surat dan daftar rekapitulasi yang telah diparaf atau terkoreksi

10 menit

Disposisi Surat usulan penerima penghargaan,

-

- 135

7. Menerima surat usulan kenaikan pangkat yang sudah ditandatangani Kepalaselanjutnya diberi nomor, digandakan diberi cap dinas, diagendakan sebelum dikirim bersama kelengkapannya

Surat dan lampiran

Cap stempel

Buku kode nomor surat

3 menit Surat usulan penerima penghargaan

SOP Surat keluar

9- Menerima satu lembar Surat usulan sebagai arsip internal atau untuk digandakan

Surat usulan dan lampiran

3 menit Surat usulan penerima penghargaan

-

10- Mengirimkan surat usulan kenaikan pangkat dan lampirannya ke BKD

Surat usulan penerima penghargaan

2 jam Arsip Surat usulan penerima penghargaan

SOP Pengiriman surat

- 136







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan pembuatan Kartu Pegawai, Kartu Suami, Istri










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pelaksanaan pembuatan Kartu Pegawai, Kartu Suami, Istri

Disimpan sebagai dokumen pembuatan Kartu Pegawai, Kartu Suami, Istri


- 137

SOP: Pelaksanaan pembuatan Kartu Pegawai, Kartu Suami, Istri

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU


Kasubag Umum

Pengadministrasi

Kepegawaian

Caraka Pengadministrasi umum


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1- Menyiapkan dan membuat surat usulan serta persyaratan kelengkapan untuk memperoleh KARPEG, KARSU, KARIS bagi yang belum memiliki

Agenda kerja/ Tupoksi Fotocopy SK PNS Tata naskah dinas Komputer, ATK

1 jam Konsep surat usulan

SOP Pembuatan surat/ Naskah dinas

2. Memeriksa surat usulan permintaan kartu KARPEG, KARIS, KARSU. Jika sudah benar beserta kelengkapannya akan diteruskan kepada Kepala. Jika belum akan dikembalikan dan diperbaiki sesuai arahan

1. Foto Copy surat nikah dilegalisir oleh pejabat yang berwenang sebanyak 3 lembar.

2. Pas Fhoto hitam putih suami/isteri 3 x 4 cm sebanyak 3 lembar.

3. Foto copy SK CPNS dilegalisir KepalaBalai sebanyak 3 lembar.

4. Foto copy SK PNS dilegalisir KepalaBalai sebanyak 3 lembar.

5. Asli surat keterangan kehilangan dari POLRI ( bagi yang mengajukan kembali karena kehilangan).

15 menit Disposisi Paraf Surat usulan

-

3. Memeriksa ulang surat usulan permintaan kartu KARPEG, KARIS, KARSU. Jika sudah benar beserta kelengkapannya akan diteruskan ke BKD. Jika belum akan dikembalikan dan diperbaiki sesuai arahan

Disposisi Paraf Surat usulan

10 menit Disposisi Surat usulan permintaan kartu di tandatangani

-

- 138

4- Menerima surat permintaan kartu KARPEG, KARIS, KARSU yang sudah ditandatangani Kepalaselanjutnya diberi nomor, cap stempel, diagendakan sebelum dikirim bersama kelengkapannya ke BKD

Disposisi Surat usulan permintaan kartu di tandatangani

5 menit Surat usulan permintaan kartu di tandatangani, cap stempel, nomor

SOP surat keluar

5- Menerima satu lembar Surat permintaan kartu sebagai arsip internal

Surat usulan permintaan kartu di tandatangani

3 menit Surat usulan permintaan kartu di simpan

-

6- Mengirimkan surat permintaan kartu ke BKD DIY

Surat usulan permintaan kartu di amplop

2 jam Tanda terima SOP pengiriman surat

- 139







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan SKP










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pelaksanaan SKP Disimpan sebagai dokumen Pelaksanaan SKP


- 140

SOP: Pelaksanaan SKP

KEGIATAN


Pengadministrasi Kepe

gawaian


Kasubag Umum



Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1- Menyiapkan blanko SKP sebanyak pegawai yang ada dan mengetik/ mengisi data pegawai sesuai format DP3 terkecuali kolom penilaian dan tanggapan agar dikosongkan

Agenda kerja/ Tupoksi Komputer, ATK Blanko DP3

10 menit Blanko DP3 sudah diketik

-

2- Menyampaikan bahan penilaian SKP kepada atasan langsung setiap PNS untuk diisi dan diberi tanda tangan

Ketikan Blanko DP3 15 menit DP3 sudah dinilai -

3- Mengumpulkan kembali SKP yang telah diisi dan ditandatangani oleh atasan langsung

DP3 sudah dinilai 10 menit DP3 sudah dinilai dan ditandatangani pejabat penilai

-

4- Meminta kembali tandatangan dari pegawai yang dinilai secara langsung dan kemudian menyerahkan SKP tersebut kepada atasan langsung pejabat penilai secara berjenjang

DP3 sudah dinilai dan ditandatangani pejabat penilai

2 jam DP3 sudah dinilai dan ditandatangani pejabat penilai dan PNS yang dinilai

-

5- Memberi cap stempel dinas pada setiap SKP yang telah ditandatangani Kepalasebagai KepalaBalai.

DP3 sudah dinilai dan ditandatangani pejabat penilai dan PNS yang dinilai

15 menit DP3 sudah dinilai dan ditandatangani pejabat penilai dan PNS yang dinilai serta Kepala

-

6- Menyampaikan SKP Kepalakepada Gubernur setelah ditandatangani dan diberi nilai oleh Sekda

DP3 sudah dinilai dan ditandatangani pejabat penilai dan PNS yang dinilai

30 menit DP3 sudah dinilai dan ditandatangani pejabat penilai dan PNS yang dinilai diterima ajudan

-

7- Menyampaikan SKP secara keseluruhan kepada BKD melalui surat pengantar

Surat pengantar DP3 2 jam Tanda terima SOP pengiriman surat

8- Menyimpan surat pengantar SKP sebagai arsip

Surat pengantar DP3 3 menit Arsip -

- 141







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Perubahan data kepegawaian










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Perubahan data kepegawaian Disimpan sebagai dokumen Perubahan data kepegawaian


- 142

SOP : Perubahan data kepegawaian

KEGIATAN


Peng administrasi

kepegawaian

Kasubag Umum




Waktu Output

1 2 3 4 5 16 7 8 9 10

1. Membuat konsep surat pengantar/ perubahan data kepegawaian/ mutasi kepegawaian menurut jenis dan permasalahannya sesuai ketentuan yang berlaku

Agenda kerja ATK Komputer, Tata naskah dinas

60 menit Konsep -

2. Menyusun dan melengkapi berkas berkas rencana perubahan data kepegawaian beserta dokumen kepegawaian yang ada

Data dan dokumen kepeg ATK


-

3. Menyampaikan konsep kepada Kasubag Umum untuk dicermati dan diberi paraf untuk diteruskan kepada Kepala



-




-




-

6. Meneliti dan mencermati konsep rencana perubahan data kepegawaian /mutasi kepegawaian. Jika konsep sudah benar akan diberikan tandatangan persetujuan dan jika tidak akan dikembalikan untuk diperbaiki dan dilengkapi


10 menit Surat pengantar perubahan data kepegawaian/ mutasi kepeg

-

7. Menerima dan mengantarkan surat kepada instansi yang berwenang (BKD) setelah dicatat, diberi nomor, stempel oleh pengadministrasi umum

Surat Stempel, Buku agenda Kendaraan

3 menit Surat Buku ekspedisi

Sop pembuatan surat pengiriman surat

8. Menyimpan surat sebagai dokumen arsip Surat 2 menit Dokumen arsip -

- 143







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pembuatan rekapitulasi presensi kerja pegawai










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pembuatan rekapitulasi presensi kerja pegawai

Disimpan sebagai dokumen rekapitulasi presensi kerja pegawai


- 144

SOP : Pembuatan rekapitulasi presensi kerja pegawai

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan Pengelola Kepega waian

Kasubag Umum


Peng administrasi

umum


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Menyiapkan print out presensi dalam per bulan hari kerja


Print out presensi

5 menit

Print out presensi

-

2. Membuat matrik frekwensi kehadiran pegawai yang terdiri dari;

Nama pegawai - Ketidak hadiran pegawai meliputi : tanpa

keterangan perhari; dengan keterangan s/d 2 hari; dengan keterangan per hari

Datang terlambat

Pulang mendahului

Tidang absen datang; Tidak absen pulang

Print out presensi

Komputer

ATK

1 jam Konsep matrik -

3. Menjumlahkan frekwensi kehadiran pada matrik kemudian disampaikan kepada pimpinan untuk dinilai dan ditandatangani

Konsep matrik

Komputer

ATK

30 menit

Konsep Matrik sudah ada jumlahnya

-

4. Menerima dan mencermati matrik frekwensi . Jika sudah benar akan diberi paraf dan diteruskan kepada Kepala. Dan jika belum akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai arahan


15 menit


-

5. Menerima dan mencermati matrik frekwensi . Jika sudah benar akan diberi paraf dan diteruskan kepada Kepala. Dan jika belum akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai arahan


15 menit


6. Menerima dan mencermati ulang matrik frekwensi . Jika sudah benar akan ditandatangani ditindak lanjuti . Dan jika belum akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai arahan


10 menit

Disposisi Matrik frekwensi kehadiran

-

7. Menerima kembali matrik frekwensi yang sudah ditandatangani Kepaladan menyampaikannya kepada pengelola kepegawaian


3 menit


-

8. Menindaklanjuti matrik sesuai arahan dan kemudian menyimpannya sebagai dokumen penilaian TPP


3 menit

Dokumen dan arsip

-

- 145







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pembuatan Grafik presensi kerja pegawai










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pembuatan Grafik presensi kerja pegawai Disimpan sebagai dokumen Grafik presensi kerja pegawai


- 146

SOP : Pembuatan Grafik presensi kerja pegawai

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan Pengelola Kepegawaian

Kasubag Umum



1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Menyiapkan print out presensi per bulan hari kerja Agenda kerja/ Tupoksi

Print out presensi

5 menit Print out presensi

-7

2. Membuat matrik presensi kerja pegawai meliputi:

Nama pegawai

Tidak hadir : karena sakit; tanpa keterangan; dengan keterangan

Datang terlambat

Pulang mendahului

Tidak absen datang; Tidak absen pulang

Print out presensi

Komputer

ATK

1 jam Konsep matrik -

3. Menjumlahkan masing masing presensi kerja secara global kebawah menjadi daftar/ rekapitulasi

Konsep matrik

Komputer ,ATK

30 menit


-

4. Mengentri data dalam program excel grafik per setiap orang pegawai

Konsep matrik

Komputer, ATK

1 jam Konsep Matrik sudah entri

-

5. Menyampaikan hasil rekapitulasi dan grafik kepada pimpinan untuk dinilai dan dicermati

Konsep matrik

Komputer, ATK

3 menit Disposisi Matrik sudah entri

6. Menerima dan mencermati rekapitulasi dan grafik. Jika sudah benar akan diberi paraf dan diteruskan kepada Kepala. Dan jika belum akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai arahan

Matrik sudah entri 15 menit

Disposisi Matrik diparaft

-

7. Menerima dan mencermati rekapitulasi dan grafik. Jika sudah benar akan diberi paraf dan diteruskan kepada Kepala. Dan jika belum akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai arahan

Disposisi Matrik sudah paraf

10 menit

Disposisi Matrik sudah diparaf

-

8. Menerima dan mencermati ulang rekapitulasi dan grafik. Jika sudah benar akan ditandatangani ditindak lanjuti . Dan jika belum akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai arahan

Disposisi Matrik sudah d t t

3 menit Disposisi Matrik sudah diserahkan

-

9. Menindaklanjuti matrik sesuai arahan dan kemudian menyimpannya sebagai dokumen penilaian TPP

Disposisi Matrik disimpan

3 menit Dokumen dan arsip

-

- 147







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Perhitungan tambahan penghasilan maksimal berdasarkan kinerja bagian bagian










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Perhitungan tambahan penghasilan maksimal berdasarkan kinerja bagian bagian

Disimpan sebagai dokumen Perhitungan tambahan penghasilan maksimal berdasarkan kinerja bagian bagian


- 148

SOP : Perhitungan tambahan penghasilan maksimal berdasarkan kinerja bagian bagian

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU Keterangan Pengelola

Kepega waian

Kasubag Umum



Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Menyiapkan format penghitungan bobot dan kinerja instansi melalui aplikasi excel


Format penghitungan bobot

5 menit Format penghitungan bobot

-

2. Mengentri data pegawai untuk mendapatkan total bobot instansi meliputi:

Pejabat Struktural per bagian

Pejabat fungsional umum dantertentu

Pegawai permasing masing golongan sesuai format

Tidak absen pulang

Format penghitungan bobot

Aplikasi excel

ATK

1 jam Format penghitungan bobot sudah dientry

-

3. Menghitung kesesuaian realisasi kegiatan dan anggaran dengan ROPK untuk mendapatkan peringkat instansi

Aplikasi excel

Format penghitungan bobot sudah dientry

5 menit Besaran tambahan penghasilan kinerja

-

4. Menghitung Besaran tambahan penghasilan maksimal (BTPM) berdasarkan kinerja bagian bagian dalam program aplikasi excel dan format IIC

Besaran tambahan penghasilan kinerja

5 menit BTPM -

5. Menyampaikan Hasil penilaian kinerja bagian bagian kepada pimpinan untuk dinilai dan dicermati

Besaran tambahan penghasilan maksimal

3 menit BTPM -

6. Menerima dan mencermati Hasil penilaian kinerja bagian bagian. Jika sudah benar akan diberi paraf dan diteruskan kepada Kepala. Dan jika belum akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai arahan


10 menit Disposisi BTPM sudah di paraf

-

7. Menerima dan mencermati Hasil penilaian kinerja bagian bagian. Jika sudah benar akan diberi paraf dan diteruskan kepada Kepala. Dan jika belum akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai arahan



-

8. Menerima dan mencermati ulang Hasil penilaian kinerja bagian bagian. Jika sudah benar akan ditandatangani ditindak lanjuti . Dan jika belum akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai arahan


3 menit Disposisi BTPM sudah di ttd

-

9. Menindaklanjuti Hasil penilaian kinerja bagian bagian sesuai arahan dan kemudian menyimpannya sebagai dokumen penilaian TPP

Disposisi BTPM sudah di ttd

3 menit Dokumen dan arsip

-

- 149







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pembuatan penilaian prestasi kerja pegawai










Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pembuatan penilaian prestasi kerja pegawai Disimpan sebagai dokumen penilaian prestasi kerja pegawai


- 150

SOP : Pembuatan penilaian prestasi kerja pegawai

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan

Pengadministra

si kepega waian

Kasubag Umum

Sekretaris

KepalaDinas

Peng administr

asi persurata

n


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Menyiapkan format penilaian I G untuk struktural yang meliputi:

Identitas pegawai yang dinilai (Nama, NIP, Jabatan/ eselon, Gol/ Pangkat, Instansi/ unit kerja); Capaian kinerja; Orientasi pelayanan; Kerjasama; Kepemimpinan


Format I G dan IH

3 menit Format I G dan IH

-

2. Menyiapkan format penilaian I H untuk fungsional umum yang meliputi:

Identitas pegawai yang dinilai (Nama, NIP, Jabatan/ eselon, Gol/ Pangkat, Instansi/ unit kerja); Capaian kinerja; Orientasi pelayanan; Kerjasama


Format I G dan IH

3 menit Format I G dan IH

-

3. Mendistribusikan format ke masing masing pegawai untuk diisi secara bersilang dan mengumpulkannya kembali setelah di tandatangani sesuai form untuk kemudian direkap per triwulan

Format I G dan IH 1 jam Format penghitungan bobot sudah dientry

-

4. Merekap hasil pengisian form IG dan IH dan disampaikan kepada Kepalauntuk dinilai dan dicermati .

Format I G dan IH 15 menit Besaran tambahan penghasilan kinerja

-

5. Mencermati dan menilai rekap untuk disampaikan ke kepala Format I G dan IH 15 menit BTPM -

6. Mencermati dan menilai rekap untuk disampaikan ke kepala BTPM 15 menit BTPM

7. Mencermati dan menilai rekap yang telah disampaikan dan kemudian dikembalikan kepada pengadministrasi kepegawaian untuk disimpan sebagi dokumen dan arsip

BTPM 15 menit BTPM

8. Menyimpan rekap sebagai dokumen kerja dan arsip



-

- 151







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penetapan dan Penghitungan TPP per bulan






1. Memiliki kemampuan Pengumpulan data, Bahan, Referensi da µ n Aturan

2. Memahami tugas dan fungsi unit 3. Memahami tugas dan fungsi Jabatan 4. Memahami penggunaan perangkat komputer




Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Penetapan dan Penghitungan TPP per bulan

Disimpan sebagai dokumen Penetapan dan Penghitungan TPP per bulan


- 152

SOP : Penetapan dan Penghitungan TPP per bulan

KEGIATAN


Pengadministrasi kepegawaian

Kasubag Umum



Waktu Output

1 2 4 5 6 7 8 9 10

1. Menghitung dan menyiapkan

Nilai tetap berdasarkan kinerja instansi

Nilai bobot masing masing pegawai

Prosentase nilai disiplin dan prestasi kerja

Agenda kerja/ Tupoksi Data data

5 hari Daftar nilai tetap, Bobot

-

2. Menghitung perolehan TPP berdasarkan kinerja instansi dengan mengalikan bobot pegawai terhadap nilai tetap bagi setiap pegawai

Data data 15 menit

Daftar nilai perolehan TPP

-

3. Menghitung penerimaan TPP masing masing pegawai dengan mengalikan prosentase nilai disiplin dan prestasi kerja terhadap perolehan TPP berdasarkan kinerja instansi

Data data 15 menit

Daftar nilai penerimaan TPP

-

4. Menghitung penerimaan bersih TPP dengan mengalikan penerimaan TPP masing masing pegawai terhadap PPH

Data data 15 menit

Daftar nilai penerimaan bersih

-

5. Membuat dan memasukan data penghitungan TPP kedalam matrik sesuai form II.I.1

Daftar nilai perhitungan TPP

15 menit

Nilai TPP dalam form

-

6. Menyerahkan matrik II.I.1 kepada pimpinan untuk dinilai dan dicermati .

Nilai TPP dalam form Data pendukung

3 menit

Nilai TPP dalam form

-

7. Mencermati dan menilai matrik II.I.1 . Jika penghitungan sudah menggunakan aplikasi excel dan data dasar yang dimasukkan sesuai maka akan diberi paraf. Jika belum akan dikembalikan dan diperbaiki sesuai arahan

Format I G dan IH 15 menit

Disposisi Nilai TPP dalam form

-

8. Mencermati dan menilai matrik II.I.1 . Jika penghitungan sudah menggunakan aplikasi excel dan data dasar yang dimasukkan sesuai maka akan diberi paraf. Jika belum akan dikembalikan dan diperbaiki sesuai arahan


10 menit


9. Mencermati dan menilai ulang matrik II.I.1 . Jika sudah sesuai akan ditandatangani dan dibuatkan daftar tanda terima TPP dan dibagikan. Jika belum akan dikembalikan dan diperbaiki sesuai arahan


3 menit


-

10. Menerima dan mempersiapkan daftar terima TPP.


3 menit

selesai -

- 153


DINAS KOPERASI DAN UKM DIY

Jalan HOS Cokroaminoto no. 162 TegalrejoYogyakarta Telepon/Faximile (0274) 515622

Website Email Diskop danUKM DIY [email protected] Kode Pos 55165

Nomor SOP 01/Dinas Koperasi Dan UKM/UKM/Kelembagaan

dan Usaha/2018


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh

Kepala Dinas Koperasi dan UKM DIY




1. UU Nomer 13 Tahun 2013 Tentang Keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta 2. UU Nomor 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian 3. UU Nomer 20 Tahun 2008 Tentang Usaha Mikro Kecil Menengah 4. Peraturan Presiden Nomer 98 Tahun 2014 Tentang Ijin Usaha Mikro Kecil 5. Perdais No. 1 Tahun 2018 Tentang Kelembagaan Pemerintahan Daerah 6. Peraturan Gubernur Nomer 117 Tahun 2014 Tentang SOP 7. Peraturan Gubernur Nomer 56 Tahun 2018 Tentang Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Koperasi dan

UKM DIY

1. Memiliki kemampuan Pengumpulan data, Bahan, Referensi dan Aturan 2. Mengetahui tugas dan fungsi penyusunan program 3. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan 4. Mengetahui penggunaan perangkat computer


1. SOP Penyusunan Kelembagaan dan Usaha Koperasi 2. SOP Rapat Internal

1. Lembaran kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2. Ruangan rapat internal 3. Komputer, Printer, LCD, HVS, 4. Jaringan internet


Apabila draft Penyusunan program kegiatan Seksi Kelembagaan dan Usaha yang diajukan tidak disetujui maka penyelesaian pekerjaan selanjutnya akan terlambat, kegiatan tidak terlaksana dan berakibat pada kinerja yang rendah

Disimpan sebagai dokumen Program kerja

- 154

SOP : Penyusunan program Kerja kegiatan Seksi Kelembagaan dan Usaha

KEGIATAN


Kepala Seksi

Pengelola Kebijakan

Kelembagaan & Usaha

KepalaBidang

KepalaDinas


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

11. Penyusunan Program Kerja Agenda dan Kertas kerja 3 hari Rencana kerja -

12. KepalaSeksi menyusun draf rencana program/Kegiatan Seksi Kelembagaan dan Usaha

Data-data capaian program, target indicator program seksi

2 hari bahan, referensi, aturan

-

13. Pengelola program menyusun anggaran kegiatan System Kelembagaan dan Usaha.

Draf rencana program 2 hari Data lapangan, Laporan


14. Menginventarisasi pembahasan dan revsi draf rencana program kerja yang telah tersusun

Draf rencana program Komputer, kertas kerja


-

15. Melakukan Koreksi , melapor kepada KepalaBidang



16. Melakukan Koreksi , melapor kepada KepalaDinas

Draft rencana program / kegiatan, ATK

1 hari Dokument rencana program / kegiatan

-

17. KepalaDinas melakukan koreksi dan persetujuan

Draft RKA final, ATK 1 hari Dokument rencana program / kegiatan

-

18. Menyimpan sebagai perencanaan program

RKA Final 1 jam Dokument rencana program / kegiatan

Pengarsipan

- 155






dan Usaha/2018


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penyusunan Penyiapan bahan kebijakan teknis pembinaan kelembagaan dan usaha koperasi


1. UU Nomer 13 Tahun 2013 Tentang Keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta 2. UU Nomor 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian 3. UU Nomer 20 Tahun 2008 Tentang Usaha Mikro Kecil Menengah 4. Peraturan Presiden Nomer 98 Tahun 2014 Tentang Ijin Usaha Mikro Kecil 5. Perdais No. 1 Tahun 2018Tentang Kelembagaan Pemerintahan Daerah 6. Peraturan Gubernur Nomer 117 Tahun 2014 Tentang SOP 7. Peraturan Gubernur Nomer 56 Tahun 2018Tentang Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Koperasi dan

UKM DIY







Disimpan sebagai dokumen Penyusunan Penyiapan bahan kebijakan teknis pembinaan kelembagaan dan usaha koperasi

- 156

SOP : Penyusunan Penyiapan bahan kebijakan teknis pembinaan Kelembagaan dan Usaha Koperasi

KEGIATAN


Kepala Seksi

Pengelola Kebijakan

Kelembagaan & Usaha

KepalaBidang

KepalaDinas


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Penyiapan bahan kebijakan teknis pembinaan Kelembagaan dan usaha Koperasi

Agenda dan Kertas kerja 3 hari Rencana kerja -

2. Merencanakan Petunjuk teknis Pembinaan Kelembagaan Koperasi

Disposisi ATK Buku Peraturan

2 hari Rencana dan pelaksanaan

-

3. Menyetujui rencana Petunjuk Teknis Kelembagaan dan Usaha.

Permenkop, Pergub, UU Kertas kerja, ATK

5 hari Surat Pemberitahuan

4. Berkoordinasi dengan Dinas Kabupaten/Kota, menyiapkan sarana prasarana

Permenkop, UU, Bahan Acuan, Komputer, HVS

3 hari Surat Pemberitahuan

-

5. Melaksanakan Kebijaksanaan Teknis apabila sudah sesuai dan disepakati Kadis, Kabid, Kasi, Kabupaten/Kota


2 hari Notulen rapat SOP Rapat internal

6. Menyimpan sebagai dokumen Petunjuk Teknis

Dokumen 1 hari Dokument -

7.

8.

- 157






dan Usaha/2018


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penyusunan Pelaksanaan Penyuluhan Perkoperasian



UKM DIY







Disimpan sebagai dokumen Penyusunan Pelaksanaan Penyuluhan Perkoperasian

- 158

SOP : Pelaksanaan Penyuluhan Perkoperasian Seksi Kelembagaan dan Usaha Koperasi

KEGIATAN


Kepala Seksi

Pengelola Kebijakan

Kelembagaan & Usaha

KepalaBidang

KepalaDinas


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Pelaksanaan Penyuluhan Perkoperasian Agenda Undangan 2 hari Rencana kerja -

2. Menyiapkan Materi Udang Undang Nomor 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian


2 hari bahan, referensi , aturan

-

3. Memberikan pengertian Tata Cara Mendirikan Koperasi.


1 hari UU 25 tahun 1992 Peraturan Menteri Anggaran Dasar

4. Rapat Persiapan Pendirian Koperasi Disposisi, Data, Bahan, Komputer, HVS

2 hari Calon Anggota, Koperasi

-

5. Syarat-Syarat Pendirian Koperasi, membahas Nama Koperasi, Alamat, Susunan Pengurus, Pengawas, modal, jangka waktu berdiri


5 jam Notulen rapat Berita Acara

SOP Rapat internal

6. Membahas Anggaran Dasar

Draft rencana program , KTP, Berita Acara, Surat Kuasa, Bukti setoran modal, daftar hadir ,notulen

1 hari Anggaran Dasar yang disahkan notaris NPAK

-

7. Memberikan Surat Dukungan kepada Koperasi yang bersangkutan untuk diajukan pengesahan Dinas Hukum ke Kementerian Koperasi,apabila sudah sesuai

Dokument, surat dukungan, surat kuasa

3 jam Dokument rencana program / kegiatan

-

8. Notaris Pejabat Pembuat Akta Koperasi mengajuan pengesahan Dinas Hukum Koperasi untuk mendapatkan Surat Keputusan Pengesahan Dinas Hukum

Dokument rencana program / kegiatan, lemari arsip


-

9. Proses pengesahan Dinas Hukum Kementerian Koperasi sampai SK keluar

Dokumen 90 hari SK Dinas Hukum

- 159






dan Usaha/2018


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan Verifikasi berkas pengajuan pengesahan Dinas hukum koperasi



UKM DIY







Disimpan sebagai dokumen Pelaksanaan Verifikasi berkas pengajuan pengesahan Dinas hukum koperasi

- 160

SOP : Pelaksanaan Verifikasi berkas pengajuan pengesahan Dinas hukum koperasi seksi Kelembagaan dan Usaha Koperasi

KEGIATAN


Kepala Seksi

Pengelola Kebijakan

Kelembagaan & Usaha

KepalaBidang

KepalaDinas


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Pelaksanaan verifikasi berkas pengajuan pengesahan Dinas hukum koperasi


2. Membuat Tim Verifikasi pengesahan Dinas hukum koperasi.

Personil ATK Buku Peraturan

1 hari Mencermati dukumen pengajuan BH

Rapat Internal

3. Menyiapkan berkas pengajuan pengesahan Dinas hukum koperasi

Dokumen, Surat tugas, Kendaraan

2 hari Menganalisa dokumen


4. Menganalisa/ mengoreksi berkas pengajuan pengesahan Dinas hukum koperasi

Dokumeni, Data, Bahan, Komputer, HVS


-

5. Mendatangi ke Kantor Koperasi guna Mencocokan data apakah sudah sesuai dengan berkas pengajuan pengesahan Dinas hukum koperasi

Kendaraan, Leptop, ATK 1 hari Kesamaan pengajuan dengan data yg diajukan

Notulen

6. Memberikan surat dukungan kepada kuasa pendiri untuk memproses pengajuan pengesahan Dinas hukum koperasi melalui notaris pejabat pembuat akta Koperasi, untuk diajukan pengesahan Dinas Hukum ke Kementerian Koperasi

Komputer, ATK 1 hari Surat Dukungan -

7. Tidak memberikan surat dukungan pengajuan pengesahan Dinas hukum koperasi apabila syarat-syarat yang diajukan tidak sesuai dengan kondisi yang ada di koperasi

Komputer, ATK 1 jam Surat Penolakan dukungan pengajuan BH

-

8. Notaris Pejabat Pembuat Akta Koperasi mengajuan pengesahan Dinas Hukum Koperasi untuk mendapatkan Surat Keputusan Pengesahan Dinas Hukum


1 hari Lembar bukti pengajuan

Surat

- 161






dan Usaha/2018


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan Proses pengesahan dokumen Dinas hukum koperasi



UKM DIY







Disimpan sebagai dokumen Pelaksanaan Proses pengesahan dokumen Dinas hukum koperasi

- 162

SOP : Pelaksanaan proses pengesahan Dinas hukum koperasi seksi Kelembagaan dan Usaha Koperasi

KEGIATAN


Kepala Seksi

Pengelola Kebijakan

Kelembagaan & Usaha

KepalaBidang

KepalaDinas


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Pelaksanaan Proses Pengesahan Dinas hukum koperasi

Agenda dan tim verifikasi 1 hari Rencana kerja -

2. Membuat Tim Verifikasi pengesahan Dinas hukum koperasi

Dokumen pengajuan ATK Buku Peraturan

1 hari bahan, referensi , Peraturan Perundang Undangan

-

3. Menyiapkan berkas pengajuan pengesahan Dinas hukum koperasi

Dokumen pengajuan ATK Buku Peraturan

1 hari Mengoreksi dan mencermati Dokumen

Dokumen

4. Memberikan surat dukungan kepada kuasa pendiri Koperasi

Komputer, ATK 3 hari Surat Dukungan dr Kepaladinas,

-

5. Kuasa pendiri mengajukan pengesahan Dinas hukum koperasi melalui Notaris pejabat pembuat koperasi yg sudah punya password ke kementerian koperasi

Dokumen pengesahan BH 5 jam Melalui on line kementrian kperasi

SOP Rapat internal

6. NPAK mengajukan pengesahan Dinas hukum koperasi secara on line ke Kementerian Koperasi dan UKM cq. Deputi Bidang Kelembagaan

Dokumen pengesahan dan Surat Dukungan

1 hari Bukti pengiriman berkas dari kementrian kperasi

-

7. Kementerian Koperasi Memberikan/menolak Surat Keputusan Pengesahan Dinas Hukum Koperasi melalui Notaris yang mengajukan

Komputer, ATK 1 hari Surat Keputusan diterima atau ditolak

-

8. Apabila di berikan Pengesahan oleh Kementerian Koperasi melalui Notaris, maka Notaris terus menyerahkan Surat Keputusan Pengesahan Dinas Hukum kepada Pengurus Koperasi dan ditembuskan kepada Dinas yang membidangi koperasi sesuai kedudukanya


90 hari Surat Keputusan Pengesahan Dinas Hukum Koperasi

-

- 163






dan Usaha/2018


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Fasilitasi Kemitraan Usaha koperasi



UKM DIY







Disimpan sebagai dokumen Fasilitasi Kemitraan Usaha koperasi

- 164

SOP : Fasilitasi Kemitraan Usaha koperasi seksi Kelembagaan dan Usaha Koperasi

KEGIATAN


Kepala Seksi

Pengelola Kebijakan

Kelembagaan & Usaha

KepalaBidang

KepalaDinas


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Fasilitasi Kemitraan Usaha koperasi Agenda dan Kertas kerja 2 hari Rencana kerja -

2. Menyiapkan berkas bentuk kerjasama Disposisi ATK Buku Peraturan

1 hari bahan, referensi , SOP, Peraturan

-

3. Menganalisa usaha yang akan dikerjasamakan.

Dokumen Surat perjanjian, 3 hari Data lapangan, Laporan


4. Menyiapkan Perjanjian kerjasama Dokumen Surat perjanjian 1 hari rekapitulasi , analisis, pencermatan

-

5. Memeriksa dan mengoreksi berkas pengajuan Perjanjian kerjasama.



6. Pelaksanaan verifikasi berkas pengajuan Perjanjian kerjasama



-

7. Memberikan Surat Dukungan kepada Koperasi yang bersangkutan Perjanjian kerjasama

Dokument Surat Dukungan 10 menit Dokument rencana program / kegiatan

-

8. Monitoring dan evaluasi selama kerjasama berlangsung

Dokument rencana program / kegiatan,


-

9. Pelaporan secara periodic selama kerjasama Dokumen laporan 1 hari Dokumen / arsip

- 165






dan Usaha/2018


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pembinaan Pengembangan Usaha koperasi



UKM DIY







Disimpan sebagai dokumen Pembinaan Pengembangan Usaha koperasi

- 166

SOP :Pembinaan Pengembangan Usaha koperasi seksi Kelembagaan dan Usaha Koperasi

KEGIATAN


Kepala Seksi

Pengelola Kebijakan

Kelembagaan & Usaha

KepalaBidang

KepalaDinas


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Pembinaan Pengembangan Usaha koperasi Agenda dan Kertas kerja 1 hari Rencana kerja -

2. Pemupukan Modal Modal usaha, Perlengkapan Kantor

5 hari Anggota, Bank, Pemerintah

-

3. Pembukaan Jaringan Pelayanan. Kantor Cabang, Cabang Pembantu, Kantor Kas

25 hari Ijin Dinas yang membidangi


4. SDM yang memadahi Serifikat Uji Kopentensi, Pengalaman Usaha, tidak cacat hukum

3 hari Sertifikat -

5. Tempat usaha yang strategis. Tempat usaha, Ruang rapat, LCD, computer, ATK

5 jam Kantor SOP Rapat internal

6. Pelayanan Yang memuaskan Karyawan, perlengkapan kantor lengkap, IT.

1 hari Karyawan Personil -

7. Pembukuan yang tranparan Komputer, leptop, almari, Meja


-

- 167






dan Usaha/2018


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pembinaan Pemantapan Kelembagaan koperasi



UKM DIY







Disimpan sebagai dokumen Pembinaan Pemantapan Kelembagaan koperasi

- 168

SOP :Pembinaan Pemantapan Kelembagaan koperasi seksi Kelembagaan dan Usaha Koperasi

KEGIATAN


Kepala Seksi

Pengelola Kebijakan

Kelembagaan & Usaha

KepalaBidang

KepalaDinas


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Pembinaan Pemantapan Kelembagaan koperasi


2. Organisasi dan Usaha Pengurus, Pangawas, Anggota, Kantor Buku Peraturan

tiap bulan bahan , referensi , aturan

-

3. Perkembangan Anggota. Anggota Koperasi, tiap hari Data lapangan, Laporan


4. Perkembangan Asset maupun omset Modal, Tiap tahun

rekapitulasi , analisis, pencermatan

-

5. Terpenuhinya kebutuhan anggota. Anggota Koperasi, masyarakat

Tiap hari Notulen rapat SOP Rapat internal

6. Kesejahteraan Anggota koperasi meningkat Anggota Koperasi Masyarakat sekitar

Selamanya


-

- 169






dan Usaha/2018


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pembinaan Rapat Anggota Tahunan



UKM DIY







Disimpan sebagai dokumen Pembinaan Rapat Anggota Tahunan

- 170

SOP : Pembinaan Rapat Anggota Tahunan seksi Kelembagaan dan Usaha Koperasi

KEGIATAN


Kepala Seksi

Pengelola Kebijakan

Kelembagaan & Usaha

KepalaBidang

KepalaDinas


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Pembinaan Rapat Anggota Tahunan Agenda dan Kertas kerja 2 hari Rencana kerja -

2. Dasar Hukum UU, Peraturan, AD, ART 2 hari UU, AD, ART, Buku Peraturan Menteri,

-

3. Tata cara Penyelenggaraan Rapat Anggota Tata tertip RAT, ART, AD Koperasi

2 hari RAPBK, LPJB Pengurus, Pengawas


4. Umum Panitia RAT, Pengurus, Pengawas


-

5. Persiapan Rapat Anggota



6. Pelaksanaan Rapat Anggota Anggota, Undangan 1 hari Dokument rencana program / kegiatan

-

7. Perumusan Hasil Rapat Anggota Komputer, ATK, Keputusan RA


-

8. Pelaporan Dokumen, Buku RAT 1 hari Dokument rencana program / kegiatan

-

9. Pelantikan pengurus dan/atau pengawas tidak wajib dilakukan oleh pejabat

Naskah Pelantikan, Pengurus dan Pengawas

1 hari Dokumen

- 171






dan Usaha/2018


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pembinaan Administrasi Usaha koperasi


1. UU Nomer 13 Tahun 2013 Tentang Keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta 2. UU Nomor 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian 3. UU Nomer 20 Tahun 2008 Tentang Usaha Mikro Kecil Menengah 4. Peraturan Presiden Nomer 98 Tahun 2014 Tentang Ijin Usaha Mikro Kecil 5. Perdais No. 1 Tahun 2018Tentang Kelembagaan Pemerintahan Daerah 6. Peraturan Gubernur Nomer 117 Tahun 2014 Tentang SOP 7. Peraturan Gubernur Nomer 56 Tahun 2018Tentang Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Koperasi dan UKM

DIY







Disimpan sebagai dokumen Pembinaan Administrasi Usaha koperasi

- 172

SOP :Pembinaan Pengembangan Usaha koperasi seksi Kelembagaan dan Usaha Koperasi

KEGIATAN


Kepala Seksi

Pengelola Kebijakan

Kelembagaan & Usaha

KepalaBidang

KepalaDinas


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

8. Pembinaan Pengembangan Usaha koperasi Agenda dan Kertas kerja 1 hari Rencana kerja -

9. Pemupukan Modal Modal usaha, Perlengkapan Kantor

5 hari Anggota, Bank, Pemerintah

-

10. Pembukaan Jaringan Pelayanan. Kantor Cabang, Cabang Pembantu, Kantor Kas

25 hari Ijin Dinas yang membidangi


11. SDM yang memadahi Serifikat Uji Kopentensi, Pengalaman Usaha, tidak cacat hukum

3 hari Sertifikat -

12. Tempat usaha yang strategis. Tempat usaha, Ruang rapat, LCD, computer, ATK

5 jam Kantor SOP Rapat internal

13. Pelayanan Yang memuaskan Karyawan, perlengkapan kantor lengkap, IT.

1 hari Karyawan Personil -

14. Pembukuan yang tranparan Komputer, leptop, almari, Meja


-

- 173






dan Usaha/2018


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh

Kepala

Dinas Koperasi dan UKM DIY


Nama SOP Fasilitasi Promosi dan Pemasaran Koperasi



UKM DIY







Disimpan sebagai dokumen Fasilitasi Promosi dan Pemasaran Koperasi

- 174

SOP : Fasilitasi Promosi dan Pemasaran Koperasi seksi Kelembagaan dan Usaha Koperasi

KEGIATAN


Kepala Seksi

Pengelola Kebijakan

Kelembagaan & Usaha

KepalaBidang

KepalaDinas


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Fasilitasi Promosi dan Pemasaran Koperasi Agenda dan Kertas kerja 3 hari Rencana kerja -

2. Mengundang gerakan koperasi khususnya koperasi sektor riil untuk diajak pameran, baik local maupun internasional



-

3. Diinventarisir bagi Koperasi yang memenuhi syarat untuk diajak pameran




4. Pengurus koperasi menyiapkan produk yg akan dipamerkan/promosikan



-

5. Dinas kerjasama dengan EO untuk mengelola kegiatan pameran tersebut



6. Peserta pameran melaporkan hasil penjualanya kepada EO



-

7. EO bertanggung jawab kepada Dinas untuk memberikan laporan hasil pameran



-

8. Dokument rencana program / kegiatan, lemari arsip


-

- 175






dan Usaha/2018


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Fasilitasi Bantuan Peralatan Koperasi



UKM DIY







Disimpan sebagai dokumen Fasilitasi Bantuan Peralatan koperasi

- 176

SOP : Fasilitasi Bantuan Peralatan koperasi seksi Kelembagaan dan Usaha Koperasi

KEGIATAN


Kepala Seksi

Pengelola Kebijakan

Kelembagaan & Usaha

KepalaBidang

KepalaDinas


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Fasilitasi Bantuan Peralatan koperasi Agenda dan Kertas kerja 3 hari Rencana kerja -

2. Pengurus Koperasi Mengajukan Bantuan, sesuai dengan kegiatan usaha koperasi ybs. Melalui Dinas Kop Kabupaten/Kota

Dokumen, Proposal


-

3. Dinas Kabupaten/kota verifikasi pada koperasi yg mengajukan bantuan peralatan ke Kemenkop dan UKM

Laptop, Dokumen/ Proposal, Kendaraan



4. Dinas Kabupaten/Kota merekap kop yg mengajukan bantuan peralatan dilampiri proposal, kemudian ditembuskan Dinas Kop DIY untuk mendapat surat dukungan

Surat Dukungan, Komputer, ATK


-

5. Surat Dukungan beserta proposal dikirim ke Kemenkop untuk mendapat bantuan peralatan sesuai yg diinginkan dan bidang usahanya

Komputer, ATK 5 jam Notulen rapat SOP Rapat internal

6. Kementerian Koperasi memverifikasi ke kop yang mengajukan, apakah layak diberi atau tidak, kemudian disampaikan pada Deputi

SPT, SPPD, Kendaraan, Komputer


-

7. Deputi memutuskan hasil serve yg dilakukan oleh tim dari Deputi/Kemenkop RI



-

8. Dibuat Berita Acara serah terima barang kepada koperasi yang mengajukan bantuan perlatan

Dokument, Komputer 1 hari Dokument rencana program / kegiatan

-

9. Mendokumentasikan sebagai laporan Dokumen sebagai arsip 1 hari Dokumen

- 177






dan Usaha/2018


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Monev Perkembangan Kelembagaan dan Usaha koperasi



UKM DIY







Disimpan sebagai dokumen Monev Perkembangan Kelembagaan dan Usaha koperasi

- 178

SOP : Monev Perkembangan Kelembagaan dan Usaha koperasi seksi Kelembagaan dan Usaha Koperasi

KEGIATAN


Kepala Seksi

Pengelola Kebijakan

Kelembagaan & Usaha

KepalaBidang

KepalaDinas


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Monev Perkembangan Kelembagaan dan Usaha koperasi


2. Melakukan monev ke Koperasi terkait Perkembangan Anggota, Asset, Omset, SHU, Perangkat Organisasi, usaha Koperasi & RAT



-

3. Kasi Kelembagaan dan usaha menyetujui hasil monev dari gerakan koperasi

Surat tugas, Kendaraan 5 hari Data lapangan, Laporan


4. Pengelola melakukan entri data dan mengirim data capaian ke Kemenkop dan UKM RI

Buku RAT, Komputer, ATK 3 hari rekapitulasi , analisis, pencermatan

-

5. Pengelola data melakukan rekap data akhir tahun, melakukan validasi awal dan melaporkan ke Kasi

Ruang rapat, computer, ATK


6. Kasi melakukan koreksi, dan melaporkan kepada Kepalabidang



-

7. KepalaBidang melakukan koreksi dan menyampaikan kepada KepalaDinas



-

8. KepalaDinas melakukan koreksi dan mengesahkan sebagai laporan



-

9. Mendokumentasikan sebagai laporan Dokumen Sebagai arsip Disimpan untuk arsip

- 179






dan Usaha/2018


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan Monev dan penyusunan laporan program seksi Klembagaan dan Usaha



UKM DIY







Disimpan sebagai dokumen Pelaksanaan Monev dan penyusunan laporan program seksi Klembagaan dan Usaha

- 180

SOP : Pelaksanaan Monev dan penyusunan laporan program seksi Kelembagaan dan Usaha seksi Kelembagaan dan Usaha Koperasi

KEGIATAN


Kepala Seksi

Pengelola Kebijakan

Kelembagaan & Usaha

KepalaBidang

KepalaDinas


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Pelaksanaan Monev dan penyusunan laporan program seksi Klembagaan dan Usaha


2. Melakukan validasi data, melakukan monev ke Koperasi, Primer/Sekunder melaporkan ke kepada Kasi Kelembagaan & usaha Koperasi


2 hari bahan, Kertas kerja, Leptop, ATK

-

3. Kasi Kelembagaan dan usaha menyetujui hasil monev dari gerakan koperasi

Surat tugas, Kendaraan 3 hari Data lapangan, Laporan


4. Pengelola melakukan entri data dan mengirim data capaian ke Kemenkop dan UKM

Buku RAT, Komputer, ATK 3 hari rekapitulasi , analisis, pencermatan

-

5. Pengelola data melakukan rekap data akhir tahun, melakukan validasi awal dan melaporkan ke Kasi

Ruang rapat, computer, ATK

5 jam Data koperasi SOP Rapat internal

6. Kasi melakukan koreksi, dan melaporkan kepada Kepalabidang



-

7. KepalaBidang melakukan koreksi dan menyampaikan kepada KepalaDinas



-

8. KepalaDinas melakukan koreksi dan mengesahkan sebagai laporan



-

9. Mendokumentasikan sebagai laporan Dokumen Sebagai arsip 1 hari Dokumen

- 181






dan Usaha/2018


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan tugas lain yg diberikan oleh atasan langung sesuai dengan tupoksinya



UKM DIY







Disimpan sebagai dokumen Pelaksanaan tugas lain yg diberikan oleh atasan langung sesuai dengan tupoksinya

- 182

SOP : Pelaksanaan tugas lain yg diberikan oleh atasan langung sesuai dengan tupoksinya seksi Kelembagaan dan Usaha Koperasi

KEGIATAN


Kepala Seksi

Pengelola Kebijakan

Kelembagaan & Usaha

KepalaBidang

KepalaDinas


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Pelaksanaan tugas lain yg diberikan oleh atasan langung sesuai dengan tupoksinya


2. Menyelesaikan surat-surat masuk dari instansi/lembaga lain untuk dibukukan

Disposisi ATK Dokumen

1 hari Dokumen, ATK, Almari

-

3. Memberikan jawaban/tanggapan/keterangan terkait dengan surat masuk

Dokumen, Komputer, ATK 3 hari Data lapangan, Laporan


4. Mengirimkan surat-surat tersebut kepada dinas/lembaga yang meminta

Dokumen Data, Bahan, Komputer, HVS


-

5. Melaksanakan tugas Penyuluhan, Ferifikasi, mengurus pembukaan kantor cabang, SIUP Koperasi

Ruang rapat, LCD, computer, ATK

1 hari Notulen rapat SOP Rapat internal

6. Membuat notulen hasil penyuluhan, pembukaan kantor cabang dan Surat ijin Simpan Pinjam



-

7.

8.

- 183


DINAS KOPERASI, USAHA, MIKRO, KECIL, DAN MENENGAH

Jl. HOS Cokroaminoto No 162, Tegalrejo, Yogyakarta Telepon/Faksimile (0274) 515622.

Website: - , Email Diskop DIY: [email protected] Kode Pos. 55165

Nomor SOP 01 /Diskopukm/Bidkop/siewas/2019


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh

Kepala DINAS KOPERASI DAN UKM DIY


Nama SOP Penyusunan program Seksi Pengawasan


1. Pasal 18 ayat (6) UUD RI Tahun 1945 2. UU Nomor 13 Tahun 2013 tentang Keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta 3. Peraturan Daerah Istimewa DIY Nomor 1 Tahun 2018 tentang kelembagaan Pemerintahan Daerah

DIY 4. Pergub Nomor 117 Tahun 2014 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur

Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah 5. Pergub Nomor 56 Tahun 2018 tentang Rincian Tugas dan Fungsi Dinas Koperasi dan UKM 6. UU Nomor 25 Tahun 1992, tentang Perkoperasian 7. Permen 17 tahun 2015 tentang pengawasan

1. Memiliki kemampuan Pengumpulan data, Bahan, Referensi dan Aturan 2.Mengetahui tugas dan fungsi penyusunan program 3. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan 4. Mengetahui penggunaan perangkat computer


1. SOP Pengumpulan Data 2. SOP Rapat Internal

1.Lembaran kerja / Rencana Kerja dan Anggaran 2.Ruangan rapat internal 3.Komputer, Printer, LCD, HVS, 4.Jaringan internet


Apabila draft Penyusunan program kegiatan seksi pengawasan yang diajukan tidak disetujui maka penyelesaian pekerjaan selanjutnya akan terlambat dan berakibat pada kinerja yang renadah

Disimpan sebagai dokumen Program kerja dan Kegiatan


- 184

SOP : Penyusunan program kegiatan

KEGIATAN


Kasi Pelaksana ….(1)

Pelaksana ….(2)

Kabid Kelengkapan dan Peralatan

Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Membuat rencana kerja terkait penyusunan

program kegiatan seksi pengawasan

ATK, Tupoksi, Format Kertas kerja


2. Menyiapkan dan mengumpulkan bahan

penyusunan program kegiatan seksi

Pengawasan

Dokumen, Aturan, format isian, ATK, kebijakan pem

2 hari Hasil kumpulan bahn dokumen dan aturan

-

3. Mengumpulkan data lapangan, saran dan masukan dalam rangka penyusunan program seksi pengawasan

4.

Surat tugas, SPPD, Kendaraan, format isian, ATK

1 hari Data lapangan, Laporan sementara

Sifatnya perkerjaan berulang-ulang

5. Melakukan rekapitulasi , analisis, pencermatan atas data dan bahan dan menyerahkan ke bidang koperasi



-

6. Melaksanakan rapat rapat internal


3 jam Notulen rapat dan kesimpulan

-

7. Menerima dan mengoreksi hasil rapat yang disampaikan kapala seksi. Jika yg disampaikan sdh benar akan difinalisasi. Ttp apabila masih ada kesalahan akan dikembalikan utk diperbaiki.

Berkas draf hasil sementara program, ATK

30 menit Draf program terkoreksi

-

8. Kasi menugaskan pelaksana……, untuk finalisasi



-

9. Finalisasi Dokument rencana program / kegiatan, lemari arsip


-

10. Mendokumentasikan sebagai dokumen dan arsip pengawasan koperasi.


10 menit Dokument / arsip Sop pengarsipan

- 185





Nomor SOP 02/Diskopdiy/Bidkop/siewas/2018


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh

KEPALA DINAS KOPERASI DAN UKM DIY


Nama SOP Penyiapan bahan kebijakan tehnis pengawasan koperasi




Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah 5. Pergub Nomor 56 Tahun 2018 tentang Rincian Tugas dan Fungsi Dinas Koperasi dan UKM 6. Undang-undang Nomor 25 Tahun 1992, tentang Perkoperasian 7. Permen 17 tahun 2015 tentang pengawasan

1. Memiliki kemampuan Pengumpulan data, Bahan, Referensi 2. Mempunyai buku pedoman, aturan dan petunjuk tehnis pengawasan 3. Mengetahui penggunaan perangkat computer. 4. Mermpunyai format.


11. SOP pengelolaan data dan informasi pengawasan koperasi 12. SOP Rapat Internal



Apabila draft Penyiapan bhn kebijakan teknis pengawasan koperasi yang diajukan tidak disetujui maka penyelesaian pekerjaan selanjutnya akan terlambat dan berakibat pada kinerja yang renadah



- 186

SOP : Penyiapan bahan kebijakan teknis pengawasan koperasi

KEGIATAN


Kasi Pelaksana ….(1)

Pelaksana ….(2)

Kabid Kelengkapan dan Peralatan

Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Membuat rencana kerja terkait penyiapan bhn kebijakan tehnis

ATK, Tupoksi, Format Kertas kerja


2. Mengidentifikasi prinsip-prinsip, peraturan, pedoman dan kebijakan pem

Dokumen, Aturan, format isian, ATK

2 hari Hasil kumpulan bahn dokumen dan aturan

-

3. Mengumpulkan bahan-bahan arahan, saran dan masukan dalam rangka penyusunan tehnis pengawasan.

Buku pedoman, aturan-aturan, format isian, ATK

1 hari Data lapangan, Laporan sementara

Sifatnya perkerjaan berulang-ulang

4. Menyiapkan hsl sementara dari penyusunan, pencermatan, bahan-bahan, dan data-data tehnis pengawasan, dan menyerahkan bahan kebijakan tehnis ke bidang koperasi

Hasil Draf sementara rencana kegiatan


-

5. Melaksanakan rapat-rapat internal Ruang rapat, LCD, Makan minum, computer, ATK

3 jam Notulen rapat dan kesimpulan

-

6. Menerima dan menelaah hasil penyiapan tehnis pengawasan yang disampaikan oleh seksi dan apabila masih ada kesalahan akan dikembalikan untuk diperbaiki

Berkas draf hasil sementara program, ATK


-

7. Kasi menugaskan ke pelaksana Dokument rencana program / kegiatan


8. Perencanaan penugasan untuk melaksanakan pengawasan ke lapangan

Dokument program / kegiatan Disposisi

5 hari Meyakinkan agar kop tsb sesuai prosedur

9. Mendokumentasikan sebagai dokumen dan

arsip kelembagaan dan usaha koperasi.



- 187





Nomor SOP 03/Diskopdiy/Bidkop/siewas/2018


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan penilaian kesehatan usaha simpan pinjam koperasi





1. Memiliki kemampuan Pengumpulan data, Buku pedoman, dan Aturan 2. Mengetahui tugas dan fungsi sbg penilai kesehatan 3. Harus sudah bersertifikasi penilaian kesehatan 4. Mengetahui Akuntansi, computer


1. SOP Pengeloaan dataData 2. SOP Rapat Internal



Apabila draft Penyusunan program kegiatan Subag TU yang diajukan tidak disetujui maka penyelesaian pekerjaan selanjutnya akan terlambat dan berakibat pada kinerja yang renadah



- 188

SOP : Pelaksanaan penilaian kesehatan ush simpan pinjam koperasi

KEGIATAN


Kasi pengawa

san

Pelaksana 1

Pelaksana 2

Kabid koperasi


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Menyiapkan peraturan Menteri, dan buku pedoman

penilaian kesehatan Koperasi dan agenda jadwal.

Agenda dan Kertas kerja ATK

1 hari Instruksi -

2. Mengumpulkan data-data koperasi simpan pinjam.


3 jam Instruksi sampai -

3. Pelaksanaan penilain kesehatan ke lapangan oleh tim pelaksana.

Draft program kegiatan, Data

2 Jam Data kop Simpan Pinjam

-

4. Penetapan hasil final Penkes dan memberi skor dan sekaligus membuat penentuan langkah yang harus dilakukan untuk pembinaan Koperasi.

Berkas draf hasil sementara Penkes, ATK.

1 hari Data kop Sp -

5. Pelaksanaan Pembinaan ke koperasi dlm rangka menindak lanjuti hasil penkes.



-

6. Penugasan untuk melaksanakan penilaian kesehatan ke koperasi.

Dokumen, Data Penkes ATK, hsl evaluasi kop

5 hari Hasil penilaian kesehatan, data

-

7. Mendokumentasikan sebagai dokumen dan arsip. Dokument program / kegiatan Penilaian kesehatan


- 189





Nomor SOP 04 /Diskopdiy/Bidkop/siewas/2018


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan pemeringkatan kualitas koperasi


1. Pasal 18 ayat (6) UUD RI Tahun 1945 2. UU Nomor 13 Tahun 2013 tentang Keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta 3. Peraturan Daerah Istimewa DIY Nomor 1 Tahun 2018 tentang kelembagaan Pemerintahan

Daerah DIY 4. Pergub Nomor 117 Tahun 2014 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur


1. Penelitian dan penilaian dan penyajian laporan 2. Memiliki kemampuan, pengumpulan data, buku pedoman, dan aturan 3. Mengetahui akuntansi dan bisa membaca laporan keuangan, computer 4. Mengetahui tugas dan fungsi sbg pemeringkat koperasi 5. Pengolahan data 6. Penyajian laporan hasil pemeringkatan dalm bentuk SK


1. SOP Rapat Internal

1. Juknis pemeringkatan dan Lembaran kerja 2. Ruangan rapat internal 3. Komputer, Printer, LCD, HVS, ATK 4. Jaringan internet


Apabila draft RKA yang disampaikan tidak sesuai dengan prioritas dan aturan SHBJ dan ASB maka draft RKA akan sering dikembalikan dan menghambat jadwal selanjutnya seperti pencermatan oleh akan TAPD

Disimpan sebagai dokumen Program kerja dan Kegiatan serta RKA


- 190

SOP: Pelaksanaan pemeringkatan koperasi.

KEGIATAN


Kasi pengawa

san

Pelaksana 1

Pelaksana 2

Kabid koperasi


1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Membuat rencana kerja, menyiapkan bahan

dan informasi terkait pelaksanaan

pemeringkatan


3 hari Instruksi -

2. Menyampaikan blanko isian dan nformasi kepada masing masing petugas.

Draft program kegiatan, Data 1 Jam Instruksi sampai -

3. Pengumpulan data dan bahan untuk kemudian diolah oleh petugas pemeringkat sesuai jumlah kop yang di inventarisir

Berkas draf hasil sementara Penkes, ATK.

5 hari Data kop Simpan Pinjam

-

4. Melaksanakan rapat koordinasi membahas hasil pemeringkatan sementara.


3 jam Data kop Sp

5. Pihak dinas memberikan konsultasi penyempurnaaan hasil konsultasi


1 hari Dokument program / kegiatan

-

6. Menyempurnakan hasil pemeringkatan koperasi, selanjutnya menerbitkan hasil penilaian pemeringkatan.

Dokument program / kegiatan Penilaian kesehatan

15 menit Hasil penilaian kesehatan, data

-

7. Menyerahkan hasil pemeringktan kepada Dinas, dan dinas mengumumkan hasil pemeringktan oleh pihak ke3

Dokumen RKA , Komputer, ATK

3 hari Dokument / arsip -

8. Dinas menyerahkan sertifikat hasil pemeringkatan pada koperasi yang bersangktan

Dokumen RKA, 3 jam Instruksi -

9. Mendokumentasikan hasil pemeringkatan oleh dinas sebagai arsip hasil pemeringkatan.

Dokumen RKA 3 menit Instruksi sampai -

- 191







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pembinaan tehnis pengawasan koperasi


1. Pasal 18 ayat (6) UUD RI Tahun 1945 2. UU Nomor 13 Tahun 2013 tentang Keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta 3. Peraturan Daerah Istimewa DIY Nomor 1 Tahun 2018 tentang kelembagaan Pemerintahan

Daerah DIY 4. Pergub Nomor 117 Tahun 2014 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur





1. Lembaran kerja 2. Ruangan rapat internal 3. Komputer, Printer, LCD, HVS, 4. Jaringan internet


Apabila draft DPA yang disampaikan tidak sesuai dengan prioritas dan aturan SHBJ dan ASB maka draft DPA akan sering dikembalikan dan menghambat jadwal selanjutnya seperti pencermatan oleh akan TAPD

Disimpan sebagai dokumen Program kerja dan Kegiatan serta DPA


- 192

SOP: Pembinaan tehnis pengawasan

KEGIATAN


Kasi Pengawa

san

Pelaksana KepalaBidang kop


1 2 3 4 5 6 7 8

1. Rapat Koordinasi / persiapan Agenda kerja, undangan, Buku pedoman, UU, peaturan, R. Rapat, LCD, Makan, Komputer

90 menit Hasil kesimpulan rapat sebagai kesepakatan, Jadwal pencermatan

-

2. Inventarisasi kebutuhan bahan pembinaan Undangan pencermatan Dokumen RKA, ATK, Komputer

30 jam Data daftar kunjungan dari Hasil inventarisir


3. Klasifikasi permasalahan koperasi

Hasil klasifikasi permasalahan koperasi

30 jam Data input pembinaan -

4. Penyiapan bahan pembinaan teknis pengawasan Dokumen RKA, Ruang rapat, Makan, Minum, LCD, Komputer

15 jam Dokumen RKA SOP Rapat

5. Pelaksanaan pembinaan teknis pengawasan 3 hari Draft DPA -

6. Monitoring dan evaluasi hasil pembinaan tehnis pengawasan

1 5 menit Disposisi Dokumen DPA

-

7. Menugaskan bagian arsiparis untuk disimpan sebagai arsip

3 hari Dokumen DPA -

- 193



Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Fasilitasi dan advokasi penyelesaian permasalahan sengketa koperasi dan perlindungan kopperasi.




Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah 5. Pergub Nomor 56 Tahun 2018 tentang Rincian Tugas dan Fungsi Dinas Koperasi dan UKM 6. UU Nomor 25 Tahun 1992, tentang Perkoperasian



SOP Rapat Internal



Apabila draft ROPK yang disampaikan tidak sesuai dengan prioritas dan aturan SHBJ dan ASB maka draft ROPK akan sering dikembalikan dan menghambat jadwal selanjutnya seperti pencermatan oleh TAPD

Disimpan sebagai dokumen Program kerja dan Kegiatan Penyusunan ROPK





SEKRETARIAT DAERAH

Kepatihan Danurejan Yogyakarta Telepon (0274) 562811 Faksimile (0274) 521818 Website: biroorganisasi.jogjaprov.go.id Email: [email protected]

Kode Pos 55213


- 194

SOP: Fasilitasi dan advokasi penyelesaian permasalahan sengketa koperasi dan perlindungan kopperasi.

KEGIATAN


Pelaksana 1

Pelaksana 2

Kasi pengawa

san

Kabid koperasi


1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Rapat koordinasi Buku pedoman, aturan-aturan, format isian, ATK

120 menit

Hasil kesimpulan rapat sebagai kesepakatan.

-

2. Inventarisasi permasalahan Draft program kegiatan, Data 30 jam Data daftar kunjungan dari Hasil inventarisir

-

3. Klasifikasi permasalahan koperasi Berkas draf hasil sementara Penkes, ATK.

30 jam Data input pembinaan

-

4. Pengelolaan permasalahan dan tindak lanjut Ruang rapat, LCD, Makan minum, computer, ATK

15 jam Dokumen RKA -

5. Fasilitasi penyelesaian masalah dan perlindungan terhadap koperasi


3 hari Draft DPA SOP Rapat

6. Monev hasil fasilitasi penyelesaian masalah dan perlindungan terhadap koperasi

Dokument program / kegiatan advokasi koperasi

1 5 menit Disposisi Dokumen DPA

Pelaksanaannya bisa berulang

- 195



Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan pengelolaan data dan informasi







-

1. Juknis pemeringkatan dan Lembaran kerja 2. Ruangan rapat internal 3. Komputer, Printer, LCD, HVS, ATK 4. Jaringan internet


Apabila Pelaksanaan pengelolaan data dan informasi tidak berjalan dengan baik maka keterlambatan informasi , validasi dan akurasi data mempengaruhi kecepatan pekerjaan sehingga berimplikasi terhadap kinerja dan kemudian terhadap TPP

Aktivitas Pelaksanaan pengelolaan data dan informasi i dicatat dan didata sebagai dokumen atau bahan laporan Pengolah data dan informasi


DINAS KOPERASI DAN USAHA KECIL MENENGAH



SEKRETARIAT DAERAH


Kode Pos 55213


- 196

SOP :. Pelaksanaan pengelolaan data dan informasi

KEGIATAN


Pengolah data dan informasi KepalaBiro

Kasubag TU


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8

1. Menyiapkan data dan informasi, program dan kegiatan unit



2. Melakukan koordinasi atau konfirmasi atas data yang ada terkait akurasinya dan validasinya

Data dan informasi Alat komunikasi, surat ATK


3. Mengolah dan mengentry data melalui rekapitulasi, kompilasi dan tabulasi serta grafik sesuai kelompoknya

Data dan informasi ATK Komputer

10 hari Data dan informasi Papan informasi, buku, gambar

-

4. Menyajikan data secara cepat, mudah diakses dan valid kepada semua pengguna serta Nomor telp, faximile

Data dan informasi Telp, Fax,Internet Komputer


5. Mengajukan dan Meminta persetujuan Kepaladata yang akan dipublisir.


6. Mencermati dan menganalisa data. Jika data publikasi melalui brosur, book leaft dan internet sudah benar akan diberikan persetujuan, dan jika belum akan dikembalikan untuk diperbaiki



7. Menyediakan dan menyajikan barang publikasi lewat cetakan dan internet

Data dan informasi Barang publikasi


8. Menyimpan semua file sebagai data soft dan untuk kepentingan internal

Flash disk, Haed disk 2 menit Dokumentasi -

- 197

Nomor SOP 08a /Diskopdiy/Bidkop/siewas/2018


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan Monitoring kegiatan







- 1. Lembaran kerja 2. Komputer, ATK 3. SHBJ, ASB, DPA, Renstra, RPJ pendek. Dokumen kontrak, Gambar, RAB 4. Surat tugas


Apabila Pelaksanaan Monitoring kegiatan tidak berjalan dengan baik maka kemajuan dan permasalahan pelaksanaan program / kegiatan tidak diketahui sehingga berimplikasi terhadap keuangan, target dan kinerja Balai kemudian mengarah pada perolehan TPP

Aktivitas Pelaksanaan Monitoring kegiatan dicatat dan didata sebagai dokumen atau bahan laporan Penyusun program





SEKRETARIAT DAERAH


Kode Pos 55213


- 198

SOP :.Pelaksanaan Monitoring kegiatan

KEGIATAN


Kasubag TU

Penyusun program KepalaBiro


1 2 3 4 5 6 7 8

1. Menyiapkan bahan, peralatan dan perlengkapan pelaksanaan monitoring termasuk surat tugas ke lapangan, Tim, transportasi, camera, peta atau lokasi kegiatan dilangsungkan


Draft Surat tugas

Camera, peta, kendaraan

ATK

2 jam Peralatan dan kelengkapan monitoring keadaan siap

Kasubag sebagai PPTK /PPK

2. Mengkompilasi data dan informasi awal dokumen

pelaksanaan kegiatan yang sedang dikerjakan termasuk

DPA, Buku kontrak, gambar/ konstruksi/ RAB.

Kompilasi data

DPA, Buku kontrak, Gambar /RAB

1 hari Kompilasi data -

3. Menyampaikan semua persiapan kepada pimpinan termasuk berita pelaksanaan monitoring kepihak pihak tertentu dan daerah yang akan dituju. Jika semua persiapan lengkap maka surat tugas ditandatangani. Jika belum lengkap akan dikembalikan dan dilengkapi sesuai arahan.

Peralatan dan kelengkapan monitoring keadaan siap

Kompilasi data

15 menit Surat tugas ditandatangani

-

4. Menerima surat tugas dan melaksanakan monitoring sesuai peta dan lokasi yang telah ditentukan

Surat tugas ditandatangani 1,5 jam Monitoring dilaksanakan

Lama pergi

5. Melihat, mencermati, menilai dan melakukan tanya jawab seputar kegiatan dicocokan dengan DPA, Buku kontrak, gambar/ konstruksi/ RAB

Monitoring dilaksanakan 4 jam Monitoring dilaksanakan

Sesuai jam kerja

6. Membuat daftar inventarisasi kemajuan pelaksanaan kegiatan meliputi penyerapan dana pada aliran kas, persentase fisik dan keuangan kegiatan, target yang sudah dicapai , foto visual, serta kendala atau hambatan yang ada.

Monitoring dilaksanakan 4 jam Daftar inventarisasi monitoring

Sesuai jam kerja di lapangan

7. Membuat dan menyampaikan hasil pelaksanaan monitoring kepada Kepalauntuk diketahui atau dinilai.

Daftar inventarisasi monitoring, Komputer, ATK

1 jam Draft daftar inventarisasi monitoring

-

8. Mencermati dan minilai hasil pelaksanaan monitoring. Jika dapat diterima akan ditandatangani dan jika tidak akan diperbaiki atau diulang sesuai arahan

Daftar inventarisasi monitoring

15 menit Laporan monitoring

-

9. Menyimpan laporan hasil monitoring sebagai dokumen dan arsip.

Laporan monitoring 3 menit Arsip -

- 199

Nomor SOP 08b /Diskopdiy/Bidkop/siewas/2018


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan Evaluasi kegiatan







- 1. Lembaran kerja 2. Komputer, ATK 3. SHBJ, ASB, DPA, Renstra, RPJ pendek. Dokumen kontrak, Gambar, RAB


Apabila Pelaksanaan Evaluasi kegiatan tidak berjalan dengan baik maka pemecahan masalah tidak dapat dilakukan dengan benar sehingga pelaksanaan program / kegiatan tahun berikut tetap mendapat maslah yang akhirnya berimplikasi terhadap keuangan, target dan kinerja Balai kemudian mengarah pada perolehan TPP

Aktivitas Pelaksanaan Evaluasi kegiatan dicatat dan didata sebagai dokumen atau bahan laporan Penyusun program





SEKRETARIAT DAERAH


Kode Pos 55213


- 200

SOP :.Pelaksanaan Evaluasi kegiatan

KEGIATAN


Penyusun program

Kasubag TU KepalaBiro


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8

1. Mengumpulkan Data, informasi meliputi aliran kas,

penyerapan dana, kemajuan kegiatan terutama fisik,

target penyelesaian


DPA

1 jam Data terkumpul -

2. Mencermati dan mempelajari pelaksanaan kegiatan

terutama yang berada di lapangan /fisik berdasarkan

laporan atau hasil monitoring


DPA

Laporan monitoring

15 menit Hasil pencermatan laporan

-

3. Mencocokan data antara penyerapan dana dengan kemajuan kegiatan melalui matrik meliputi;

Bukti atau fisik

Aliran kas sesuai DPA

Sisa kas/ anggaran sisa

Ketepatan waktu

Peruntukan dana sesuai rincian DPA

Data terkumpul

Hasil pencermatan laporan

DPA, Bukti bukti

1 jam Matrik -

4. Memberikan penilaian dari hasil pencocokan dalam bentuk data kualitatif dan kwantitatif berikut ulasannya termasuk hambatan, alasan dan kemudian disampaikan kepada pimpiinan

Matrik Daftar penilaian Komputer, ATK

1 jam Matrik dengan penilaiannya

-

5. Melakukan penilaian dari hasil pencocokan. Jika hasil pencocokan secara perhitungan benar akan diberi paraft dan diteruskan kepada Kepalaselaku PA /PPK. Jika tidak maka hasil pencocokan dikembalikan untuk dikoordinasikan kepada PPTK.



-

6. Melakukan penilaian ulang dari hasil pencocokan. Jika sudah benar dapat disimpan dan jika belum maka akan dikembalikan untuk diperbaiki bila kesalahan karena salah perhitungan. Apabila ketidak cocokan terjadi karena kesalahan PPTK maka akan dipanggil untuk dilengkapi agar cocok kembali. .



-

7. Menyimpan matrik dan dokumen pencocokan Disposisi Matrik dengan penilaiannya

3 menit Dokumen evaluasi -

- 201



Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan Pengumpulan Data atau Pendataan program kegiatan







- 1. Lembaran kerja 2. Komputer, ATK 3. DPA, Renstra, RPJ pendek. Dokumen kontrak, Gambar, RAB


Apabila Pelaksanaan Pengumpulan Data atau Pendataan program kegiatan tidak berjalan dengan baik maka penetapan perencanaan hanya berdasar pada kehendak sehingga target capaian atau penggunaan anggran tidak efisien dan efektif pada Renstra, RPJM, RPJPd

Aktivitas Pelaksanaan Pengumpulan Data atau Pendataan program kegiatan dicatat sebagai dokumen atau bahan laporan Penyusun program





SEKRETARIAT DAERAH


Kode Pos 55213


- 202

SOP :.Pelaksanaan Pengumpulan Data atau Pendataan program kegiatan

KEGIATAN


Penyusun program

Kasubag TU KepalaBiro


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8

1. Menyiapkan bahan bahan meliputi format, blanko,

kuestionari serta peralatan dan perlengkapan

Pengumpulan Data atau Pendataan



1 jam Bahan bahan pendataan

-

2. Menyampaikan dan membagikan secara langsung

bahan bahan setelah digandakan kepada sumber data

untuk diisi sesuai redaksionalnya langsung setelah

dilakukan sejenis bimtek dan sosialisasi



4 jam Bahan bahan pendataan telah dibagi

Jarak tempuh 15 km

3. Melaksanakan pengumpulan data atau pendataan dengan membawa surat tugas yang sudah ditandatangani serta bahan dan perlengkapan yang diperlukan

Surat tugas Format, blanko, kuestionari


Jam kerja

4. Menjumpai sumber data dan mengumpulkan semua bahan pendataan yang telah dikirim dan dibagikan sebelumnya setelah diisi.


30 menit Surat Tugas sudah ditandatangani

-

5. Melakukan pemotretan kepada kelompok pemberi data, pendukung data berkaitan dengan fisik , rekaman sebagai bukti pelaksanaan pendataan



-

6. Menyusun dan membuat rekapitulasi atas data yang telah diperoleh sebagai bahan pelaporan kepada pimpinan untuk diketahui, dianalisa, dievaluasi, atau dinilai

Rekapitulasi

Komputer

ATK

1 jam Rekapitulasi -

7. Memberikan penilaian atas laporan pelaksanaan pendataan. Jika hasil laporan dianggap baik akan disetujui. Jika laporan masih terdapat permasalahan atau data belum mencukupi akan dikembalikan untuk dicukupi sesuai arahan.

Rekapitulasi 10 menit Laporan -

8. Menyimpan dokumen pelaksanaan pendataan sebagai arsip

Dokumen pendataan 3 menit Arsip pendataan -

- 203



Jalan HOS Cokroaminoto No. 162 Yogyakarta Telp. 515622 Fax. 552149

Email [email protected]

Nomor SOP 01/DINASKOP/SOP/PEMBUKM-001/2019


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh


Ir. Srie Nurkyatsiwi, M.M.A NIP. 19660612 199403 2 007

Nama SOP Penyiapan Bahan Kebijakan Teknis Pembiayaan UMKM


1. UU Nomer 13 Tahun 2013 Tentang Keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta 2. UU Nomer 20 Tahun 2008 Tentang Usaha Mikro Kecil Menengah 3. Peraturan Presiden Nomer 98 Tahun 2014 Tentang Ijin Usaha Mikro Kecil 4. Perdais No. 1 Tahun 2018Tentang Kelembagaan Pemerintahan Daerah 5.Peraturan Gubernur Nomer 117 Tahun 2014 Tentang SOP

6.Peraturan Gubernur No56 Tahun 2018Tentang Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Koperasi dan UKM DIY.

a. Memiliki kemampuan Pengumpulan data, Bahan, Referensi dan Aturan b. Mengetahui tugas dan fungsi penyusunan kebijakan c. Mengetahui tugas dan fungsi bahan kebijakan d. Mengetahui penggunaan perangkat computer





Apabila draft Penyiapan Bahan Kebijakan Teknis Pembiayaan Usaha Mikro Kecil dan Menengah yang diajukan kepada KepalaDinas tidak disetujui maka penyelesaian pekerjaan selanjutnya akan terlambat dan berakibat pada kinerja yang rendah

Disimpan sebagai dokumen Kebijakan Teknis Pembiayaan Usaha Kecil dan Menengah (UKM)

- 204

SOP : Penyiapan Bahan Kebijakan Teknis Pembiayaan Usaha Mikro Kecil dan Menengah

KEGIATAN


Kabid Pembiay

aan

Kasi Pemb UMKM

KepalaDinas

Peng administrasi

umum


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Membuat rencana kerja terkait penyiapan bahan kebijakan teknis pembinaan usaha mikro kecil dan menengah.

Laporan kegiatan / monev kegiatan, Undang-undang, Permen Kop, komputer.

3 hari Program Kegiatan/Rencana kerja

-

2. Menyiapkan dan mengumpulkan bahan , referensi , aturan terkait penyiapan bahan penyusunan kebijakan teknis pembinaan UMKM

Disposisi, Data, Komputer, permen, undang-undang


-

3. Mengumpulkan data lapangan , saran dan masukan dalam rangka peningkatan kebijakan pembinaan UMKM di Seksi Pembiayaan UKM




4. Melakukan rekapitulasi , analisis, pencermatan atas data dan bahan dan menyerahkan ke Kabid Pembiayaan

Disposisi, Data, Bahan, Komputer, kertas HVS


-

5. Melaksanakan rapat dan membuat draft kebijakan teknis / kegiatan dan program / kegiatan menjadi sebuah dokumen dan menyerahkannya kepada pimpinan untuk dicermati dan koreksi


3 jam Notulen rapat, rekapitulasi data

SOP Rapat internal

6. Memeriksa dan mengoreksi draft . Jika sudah benar akan disetujui dan diteruskan ke Kabid Pembiayaan untuk difinalisasi. Jika tidak, maka akan dikembalikan ke Kasi Pembiayaan UKM untuk diperbaiki sesuai arahan.



-

7. Menugaskan Kasi Pemb UKM untuk finalisasi Dokument rencana program / kegiatan


-



-

9. Mendokumentasikan sebagai dokumen pengambilan kebijakan dan arsip Bidang Pembiayaan



- 205







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penyusunan program kegiatan Seksi Pembiayaan UKM


1. UU Nomer 13 Tahun 2013 Tentang Keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta 2. UU Nomer 20 Tahun 2008 Tentang Usaha Mikro Kecil Menengah 3. Peraturan Presiden Nomer 98 Tahun 2014 Tentang Ijin Usaha Mikro Kecil 4. Perdais No. 1 Tahun 2018Tentang Kelembagaan Pemerintahan Daerah 5. Peraturan Gubernur Nomer 117 Tahun 2014 Tentang SOP 6. Peraturan Gubernur No56 Tahun 2018Tentang Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Koperasi dan UKM DIY.

1.Memiliki kemampuan Pengumpulan data, Bahan, Referensi dan Aturan 2.Mengetahui tugas dan fungsi penyusunan kebijakan 3.Mengetahui tugas dan fungsi bahan kebijakan 4.Mengetahui penggunaan perangkat computer





Apabila draft Penyusunan program kegiatan Seksi Pembiayaan UKM yang diajukan tidak disetujui maka penyelesaian pekerjaan selanjutnya akan terlambat dan berakibat pada kinerja yang renadah


- 206

SOP : Menyusun program kegiatan Seksi Pembiayaan UKM

KEGIATAN


KepalaDinas

KepalaBidang

KepalaSeksi



Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Memberi intruksi kepada seluruh bidang melalui

Sekretaris untuk membuat rencana penyusunan

program kegiatan bidang masing-masing

Agenda dan Kertas kerja, ATK, komputer

1 hari Instruksi -

2. Mendistribusikan intruksi untuk masing masing seksi menyiapkan dan membuat program /kegiatan sesuai Tupoksi dan RPJM, RPJP

Instruksi, data, komputer ATK

1 hari Instruks, draft Program

-

3. Mengumpulkan semua program kegiatan yang telah disusun seksi menjadi sebuah draft dokumen program kegiatan Bidang.

Draft program kegiatan, data, ATK

3 Jam Draft program kegiatan

-

4. Menyampaikan draft kepada Kepalabidang untuk dikoreksi dan dicermati sesuai prioritas.

Draft program kegiatan 3 jam Draft program kegiatan

-

5. Mencermati dan mengoreksi draft yang telah diterima untuk disampaikan kepada ka dinas


3 jam Draft program kegiatan bidang pembiayaan

-

6. Memeriksa dan mengoreksi draft . Jika sudah benar akan disetujui dan diteruskan ke Kasi, untuk difinalisasi. Jika tidak, maka akan dikembalikan ke masing masing seksi melalui Kabid untuk diperbaiki sesuai arahan.

Draft rencana program / kegiatan Bidang

1 hari Dokument program / kegiatan Bidang Pembiayaan

-

7. Menugaskan Kepalaseksi untuk melakukan finalisasi

Dokument program / kegiatan, Disposisi

1 hari Dokument program / kegiatan

-

8. Mendistribusikan dokumen program kegiatan setelah difinalisasi kepada masing masing seksi untuk arsip internal



-

9. Mendokumentasikan sebagai dokumen dan arsip Dinas



- 207







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Fasilitasi Pembiayaan UMKM


1. UU Nomer 13 Tahun 2013 Tentang Keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta 2. UU Nomer 20 Tahun 2008 Tentang Usaha Mikro Kecil Menengah 3. Peraturan Presiden Nomer 98 Tahun 2014 Tentang Ijin Usaha Mikro Kecil 4. Perdais No. 1 Tahun 2018Tentang Kelembagaan Pemerintahan Daerah 5. Peraturan Gubernur Nomer 117 Tahun 2014 Tentang SOP 6. Peraturan Gubernur No56 Tahun 2018Tentang Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Koperasi dan UKM

DIY.

1. Mengetahui tugas dan fungsi program kegiatan 2. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan 3. Mengetahui penggunaan perangkat computer 4. Mengetahui aplikasi computer penyusunan RKA


1. SOP Rapat Internal 2. SOP Pengarsipan



Apabila Fasilitasi Pembiayaan UMKM ini kurang di dalam implementasinya maka semakin banyak UMKM yang kesulitan dan kebingungan di dalam akses pembiayaan ke Lembaga Keuangan.

Dipantau perkembangan UMKM yang akses pembiayaan kepada Lembaga Keuangan.

- 208

SOP: Fasilitasi Pembiayaan UMKM

KEGIATAN


KepalaBidang

KepalaSeksi

KepalaDinas



1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Rapat koordinasi bersama instansi terkait

dalam rangka pelaksanaan Program kegiatan

Fasilitasi Pembiayaan UMKM

Agenda kerja, Undangan 3 hari Kebijakan Pembiayaan UMKM

-

2. Menyusun draft rencana kerja kegiatan fasilitasi pembiayaan UMKM

Rancangan KAK, RKA 2 Jam Draf RKA -

3. Mengidentifikasi Usaha Mikro Kecil yang memenuhi syarat dan ketentuan untuk mengikuti program kegiatan fasilitasi

Blanko isian peserta, RKA, SPPD, Kendaraan, Komputer

5 hari Draft Data UMKM, RKA

-

4. Melaksanakan rapat internal perhitungan rincian anggaran yang di SPJkan dan penyusunan Kerangka Acuan Kerja kegiatan

Konsep KAK, RKA Ruang rapat, Makan, Minum, LCD, Komputer, ATK


5. Menyampaikan rencana kegiatan program kepada Kepaladinas untuk di konsultasikan dan mohon arahan, masukan.

Konsep KAK, ATK, Kompputer 1 jam Draft RKA -

6. Kerangka Acuan Kerja yang sudah benar akan diberikan tandatangan untuk selanjutnya difinalisasi dan dilaksanakan. Jika belum maka akan dikembalikan dan diperbaiki sesuai arahan

Draft KAK 15 menit Dokumen RKA,. KAK

-

7. Melaksanakan fasilitasi pembiayaan kepada UMKM bersama Lembaga Keuangan, mendata dan mengantarkan / memfasilitasi UMKM kepada Lembaga Keuangan.

Dokumen Kegiatan Fasilitasi, Komputer, ATK

1 hari Dokumen keg fasilitasi

-

8. Melakukan pendataan dan evaluasi terhadap UMKM yang mengajukan dan mendapat fasilitasi pembiayaan UMKM

Dokumen kegiatan Fasilitasi, Komputer, ATK, SPPD, Kendaraan

5 hari Data UMKM terfasilitasi hasil monev

-

9. Mendokumentasikan dan membuat arsip kegiatan Fasilitasi Pembiayaan UMKM

Dokumen Kegiatan Fasilitasi, Komputer, ATK

3 menit Arsip Dokumen, hasil monev keg fasilitasi pembiayaan UMKM

SOP Pengarsipan

- 209







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh


Ir. Srie Nurkyatsiwi, M.M.A NIP . 19660612 199403 2 007

Nama SOP Pendampingan UMKM Akses Pembiayaan KUR


1. UU Nomer 13 Tahun 2013 Tentang Keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta 2. UU Nomer 20 Tahun 2008 Tentang Usaha Mikro Kecil Menengah 3. Peraturan Presiden Nomer 98 Tahun 2014 Tentang Ijin Usaha Mikro Kecil 4. Perdais No. 1 Tahun 2018Tentang Kelembagaan Pemerintahan Daerah 5. Peraturan Gubernur Nomer 117 Tahun 2014 Tentang SOP 6. Peraturan Gubernur No56 Tahun 2018Tentang Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Koperasi dan UKM

DIY.

1. Mengetahui tugas dan fungsi program kegiatan 2. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan 3. Mengetahui penggunaan perangkat computer 4. Mengetahui aplikasi computer penyusunan RKA dan DPA


1. SOP Rapat Internal 2. SOP pengarsipan



Apabila Pendampingan terhadap UMKM Akses Pembiayaan KUR ini kurang di dalam implementasinya maka penyerapan KUR oleh UMKM kurang maksimal dan banyak UMKM yang tidak memanfaatkan KUR dengan bunga lunak.

Dipantau perkembangan UMKM akses pembiayaan KUR melalui Bank Pelaksana KUR.

- 210

SOP : Pendampingan UMKM Akses Pembiayaan KUR

KEGIATAN


KepalaBidang

KepalaSeksi

KepalaDinas



1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Rapat koordinasi bersama instansi terkait dalam rangka pelaksanaan program kegiatan pendampingan UMKM akses pembiayaan KUR.

Agenda kerja / Rencana kerja ATK, Komputer

3 hari Draft Rencana Keg -

2. Menyampaikan informasi program kepada kab kota untuk melakukan rekruitmen tenaga pendamping

Surat pemberitahuan,

komputer, kendaraan, BBM 3 hari Konsep program -

3. Menyusun draft kerangka acuan kerja dan jadwal rencana program pendampingan UMKM serta pembentukan tim pemantau pendampingan

SK Penetapan Tim, Kerangka Kerja, jadwal, komputer, ATK

1 hari Konsep program -

4. Mengidentifikasi UMKM dan menyusun draft pola pendampingan terhadap UMKM

Konsep Kerangka kerja, Data UMKM, komputer.

3 hari Konsep program, data

-

5. Rapat koordinasi internal pendamping dan Tim dalam rangka untuk menyamakan persepsi dalam rangka program pendampingan

Ruang rapat, snack, minum, Kerangka Kerja, RKA, ATK, LCD.

3 jam Konsep program Notulen

SOP Rapat

6. Melaksanakan program pendampingan UMKM Akses pembiayaan KUR

Surat Tugas, SK Penetapan Pendampingan, Kendaraan, BBM, Data UMKM

5 hari Data, Progres kegiatan


7. Melakukan audience kepada Bank Pelaksana KUR dalam rangka untuk kolaborasi program

Surat permohonan, Kendaraan, Komputer, ATK

3 jam Data, progres keg

-

8. Menyusun Laporan dan menyampaikan hasil pelaksanaan pendampingan kepada KepalaDinas untuk dimintakan arahan, saran dan bahan tindak lanjut

Buku Laporan Keg, komputer, ATK,

2 hari Laporan

-

9. Menggandakan laporan kegiatan pendampingan

Buku Laporan, , Foto copy

1 jam Laporan

-

10.Dokumentasi dan pengarsipan Buku Laporan, Komputer 15 menit Laporan -

- 211



Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Bantuan Hibah Peralatan kepada Kelompok



1. Mengetahui tugas dan fungsi penyusun program 2. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan 3. Mengetahui penggunaan perangkat computer 4. Mengetahui computer



1. Lembaran kerja 2. Ruangan rapat internal 3. Komputer, Printer, LCD, ATK, 4. Jaringan internet


Apabila kegiatan bantuan peralatan berupa hibah kelompok ini tidak dilaksanakan maka kesulitan produksi akan terjadi sehingga tidak dapat melayani permintaan pasar dengan maksimal

Dicatat sebagai hasil pelaksanaan kegiatan hibah





SEKRETARIAT DAERAH


Kode Pos 55213

- 212

SOP : Bantuan Hibah Peralatan kepada Kelompok

KEGIATAN


KepalaBidang

Kepalaseksi


Kepaladinas


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Rapat koordinasi instansi terkait dalam rangka Bantuan Hibah Peralatan kepada kelompok.

Rancangan Kerja keg, Komputer, ATK

7 hari Draf kerangka Kerja Kegiatan

-

2. Menyusun Petunjuk Teknis Bantuan hibah peralatan dan Kerangka acuan Kerja kegiatan

Undang—undang, Peraturan Menteri, Pergub, dll, draf kerangka acuan kerja

1 hari Draf petunjuk tenis -

3. Mengidentifikasi dan mengverifikasi kelompok – kelompok sesuai ketentuan dan aturan yang ada.

Surat tugas, kendaraan, SPPD, BBM

2 hari Data kelompok

4. Melaksanakan sosialisasi dan koordinasi pelaksanaan kegiatan bantuan Hibah Peralatan kepada kelompok.

Konsep KAK, Juknis, Ruang rapat, Makan, Minum, LCD, Komputer

3 jam Konsep kerangka kerja, Notulen

5. Melaksanakan rapat koordinasi dalam rangka penetapan kelompok penerima data hibah.

Konsep Renstra, Notulen, Komputer, ATK

2 jam Draft Renstra

SOP rapat

6. Memeriksa dan mengkoreksi kelengkapan administrasi proposal sesuai ketentuan dan aturan yang berlaku

Berkas proposal 2 hari Proposal, rekomendasi

-

7. Melaksanakan pengadaan sesuai pola yang ada sesuai dengan besaran dana yang tersedia

Peralatan kelompok, 5 hari Perjanjian Kerja, berita acara pekerjaan

-

8. Menyiapkan administrasi pencairan dana kegiatan Hibah dan penandatanganan nota kesepakatan bersama antara Dinas dan Kelompok, pakta integritas, surat perjanjian, dll.

Berkas pencairan 1 hari Rencana kerja keuangan/RKA

-

9. Menerima dan mendistribusikan peralatan masing – masing kepada kelompok

Disposisi Renstra Foto copy, penjilidan

2 hari Peralatan, BA pengadaan

10. Melakukan evaluasi dan pelaporan untuk kemudian menyimpannya sebagai dokumen arsip

Buku Renstra 3 jam Arsip Buku Laporan

-

- 214



Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh

KEPALA DINAS KOPERASI DN UKM DIY


Nama SOP Diklat Pemberdayaan dan pengembangan UKM



1. Mengetahui tugas dan fungsi penyusun program 2. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan 3. Mengetahui penggunaan perangkat computer 4. Mengetahui aturan dan regulasi penyusunan Renstra


SOP Rapat Internal

1. Lembaran kerja 2. Ruangan rapat internal 3. Komputer, Printer, LCD, ATK, 4. Jaringan internet


Apabila kegiatan diklat pemberdayaan dan pengembangan UMKM ini tidak dilaksanakan maka peningkatan kapasitas pemberdayaan SDM UMKM kurang optimal

Dicatat sebagai dokumen hasil pelaksanaan kegiatan diklat





SEKRETARIAT DAERAH


Kode Pos 55213

- 215

SOP : Diklat Pemberdayaan dan Pengembangan UMKM

KEGIATAN


KepalaBidang

Kepalaseksi

KepalaDinas



1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Rapat koordinasi instansi terkait dalam rangka persiapan pelaksanaan diklat, merumuskan kuikulum silabi, narasumber dan peserta

Agenda kerja, snack, minum, ATK, Kerangka kerja, notulen

3 jam Rancangan diklat

2. Menyusun kerangka acuan kerja kegiatan diklat meliputi keuangan, sarana prasarana, materi kegiatan, dsb

Kerangka kerja, RKA, Komputer, ATK

2 hari Rancangan diklat -

3. Identifikasi dan verifikasi calon peserta diklat sesuai jenis diklat

Data, SPPD, Kendaraan, BBM

5 hari Data UMKM -

4. Rapat koordinasi internal mencakup pembagian tugas, jadwal penyelesaian, kesiapan sarpras, progres report, dsb

Kerangka kerja, Ruang rapat, Makan, Minum, LCD, Komputer, Notulen

3 jam Konsep Diklat, Notulen

SOP Rapat

5. Membuat surat permohonan membuka diklat yang ditujukan kepada Kepaladinas, apabila berhalangan /berbarengan acara dapat di dispo kepada Kepalabidang.

Surat Permohonan

15 menit Surat Permohonan -

6. Melaksanakan kegiatan diklat dalam rangka pemberdayaan dan pengembangan UMKM melalui peningkatan kapasitas SDM.

Komputer, LCD, sarpras, konsumsi, materi

15 menit UMKM maju dan mandiri

-

7. Mengevaluasi dan melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan diklat untuk bahan tindak lanjut.

Laporan, komputer Foto copy, penjilidan

3 hari Dokumen Laporan

8. Merumuskan hasil pelaksanaan diklat dalam bentuk buku laporaan sebagai dokumen dan arsip

Laporan, data2, komputer 3 hari Arsip -

- 216



Jalan HOS Cokroaminoto Nomor 162 Yogyakarta Telepon (0274) 515622 Telepon/Faksimile (0274) 515622

Email Diskop DIY: [email protected] Kode Pos 55166

Nomor SOP 01/SEKSI PEMBY

.KOP/SOP/BIDPEMBY/VII/2019


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penyusunan program kegiatan Seksi Pembiayaan Koperasi


1. UU Nomer 13 Tahun 2013 Tentang Keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta 2. UU Nomer 20 Tahun 2008 Tentang Usaha Mikro Kecil Menengah 3. Peraturan Presiden Nomer 98 Tahun 2014 Tentang Ijin Usaha Mikro Kecil 4. Perdais No. 1 Tahun 2018Tentang Kelembagaan Pemerintahan Daerah 5. Peraturan Gubernur Nomer 117 Tahun 2014 Tentang SOP 6. Peraturan Gubernur No.56 Tahun 2018Tentang Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Koperasi dan

UMKM DIY.



1. SOP Penyusunan Program Kegiatan Seksi Pembiayaan Koperasi 2. SOP Rapat Internal 3. SOP Rapat Eksternal



Apabila draft Penyusunan program kegiatan Seksi Pembiayaan Koperasi yang diajukan tidak disetujui maka penyelesaian pekerjaan selanjutnya akan terlambat dan berakibat pada kinerja yang renadah


- 217

1. Penyusunan Program Seksi Pembiayaan Koperasi

KEGIATAN


KepalaSeksi

Pelaksana/penganalis

KepalaBidang

KepalaDinas

Pengelola Administrasi

dan Dokumentasi

Kelengkapan dan Peralatan Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Membuat Rencana Kerja Seksi Pembiayaan

Koperasi

Data Laptop/Komputer ATK

3 hari Rumusan masalah dan data dukung

-

2. Mencari dan menghimpun data, buku dan referensi berbagai sumber

Draft rencana program, SHBJ. Komputer

3 hari Data dan reverensi -

3. Menganalisis bahan , data,dan reverensi Draft rencana program, SHBJ, LCD, laptop, kertas kerja

1 hari Draft rencana program/kegiatan dan RAB

SOP rapat internal

4. Menyusun program /kegiatan Seksi Pembiayaan Koperasi kedala tahapan pelaksanaan (RKPD, RPJM, RPJP

Form RKA, komputer, draft rencana program/kegiatan dan RAB

2 hari Draft RKA/ Klasifikasi kegiatan sesuai tahapan (jangka waktu

-

5. Menghitung kebutuhan anggaran dalam setiap tahapan pelaksanaan kegiatan

Draft RKA, ATK Komputer

1 hari Draft RKA -

6. Rapat Koordinas Draft RKA, ATK, Komputer, LCD

1 hari Masukan dan kesepakatan

7. Menyiapkan perhitungan anggaran dalam RKA dan RKT

Draft RKA final, ATK 1 hari RKA final

8. Menyiapkan DPA dan RKT

Komputer/Laptop 1 jam Dokumen rencana program/kegiatan /RKA

SOP pengarsipan

9. Menyampaikan Program/Kegiatan kepada penyusun Program Dinas

Komputer/ ATK Bahan Penyusunan DPA

10. Memantau dan mereviu program/kegiatan sesuai perkembangan

Komputer Kertas ATK

Finalisasi peogram/Kegiatan Seksi

11. Selesai Dokumen DPA Dokumen DPA

- 218





Nomor SOP 02/SEKSI PEMBY .KOP/SOP/BIDPEMBY/VII/2019


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penyiapan bahan kebijakan teknis

pembiayaan koperasi Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1. UU Nomer 13 Tahun 2013 Tentang Keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta 2. UU Nomer 20 Tahun 2008 Tentang Usaha Mikro Kecil Menengah 3. Peraturan Presiden Nomer 98 Tahun 2014 Tentang Ijin Usaha Mikro Kecil 4. Perdais No. 1 Tahun 2018Tentang Kelembagaan Pemerintahan Daerah 5. Peraturan Gubernur Nomer 117 Tahun 2014 Tentang SOP 6. Peraturan Gubernur No56 Tahun 2018Tentang Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Koperasi dan

UMKM DIY.

1. Memiliki kemampuan Pengumpulan data, Bahan, Referensi dan Aturan 2. Mengetahui tugas dan fungsi Penyiap Bahan Kebijakan Teknis 3. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan 4. Mengetahui penggunaan perangkat computer


1. SOP Penyiapan bahan kebijakan teknis pembiayaan koperasi 2. SOP Rapat Internal 3. SOP Rapat Eksternal



Apabila draft Penyiapan bahan kebijakan teknis Seksi Pembiayaan Koperasi yang diajukan tidak disetujui maka penyelesaian pekerjaan selanjutnya akan terlambat dan berakibat pada kinerja yang renadah


- 219

7. SOP : penyiapan bahan kebijakan teknis pembiayaan koperasi Seksi Pembiayaan Koperasi.

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU Keterangan Kasi

Pembiayaan Kop

Analis Kabid

Pembiayaan

KepalaDinas


1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Membuat rencana kerja terkait penyusunan program kegiatan Seksi Pembiayaan Koperasi

Agenda dan Kertas kerja Alat tulis dan penghapus


2. Menyiapkan dan mengumpulkan bahan , referensi , aturan terkait penyusunan program /kegiatan Pembiayaan Koperasi

Disposisi ATK, Data, Komputer/Laptop

2 hari bahan , referensi , aturan -

3. Mengumpulkan data lapangan , saran dan masukan sebagai referensi di Seksi Pembiayaan Koperasi.


5 hari Data lapangan, Laporan SOP Pengumpulan data

4. Melakukan rekapitulasi , analisis, pencermatan atas data dan bahan dan menyerahkan ke Seksi Pembiayaan Koperasi



-

5. Melaksanakan rapat dan membuat draft rencana program / kegiatan menjadi sebuah dokumen dan menyerahkannya kepada pimpinan untuk dicermati dan koreksi



6. Memeriksa dan mengoreksi draft . Jika sudah benar akan disetujui dan diteruskan ke Bidang Pembiayaan untuk difinalisasi. Jika tidak, maka akan dikembalikan ke Seksi Pembiayaan Koperasi untuk diperbaiki sesuai arahan.



-

7. Menugaskan penyusun program untuk finalisasi



-



-

9. Mendokumentasikan sebagai dokumen dan arsip Seksi Pembiayaan Koperasi.



- 220







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pengelolaan data pembiayaan koperasi



UMKM DIY



1. SOP Pengumpulan data Seksi Pembiayaan Koperasi 2. SOP Rapat Internal 3. SOP Rapat Eksternal



Apabila draft Penyusunan data Seksi Pembiayaan Koperasi yang diajukan tidak disetujui maka penyelesaian pekerjaan selanjutnya akan terlambat dan berakibat pada kinerja yang renadah


- 221

3. Pengolahan Data Pembiayaan Koperasi

KEGIATAN


Kasie Kesga

Pelaksana KepalaBidang

Pembiayaan

KepalaDinas


dan Dokumentasi


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Menerima data dari Dinas yang membidangi Koperasi kab/kota tiap bulan .

Komputer, jaringan internet, format data.

1 hari Laporan data masing-masing kab/kota

-

2. Melakukan f alidasi data cakupan, melakukan rekap data dan melaporkan kepada KepalaSeksi Pembiayaan

Komputer, jaringan internet, laporan data kab/kota, ATK

2 hari Rekap Data Bulanan -

3. KepalaSeksi Pembiayaan menyetujui laporan data Pelaksana setiap bulanan

ATK 1 jam Laporan Data Bulanan

-

4. Pengelola data melalakukan entri data dan mengirimkan data capaian

Komputer, jaringan internet, laporan data bulanan, ATK

1 hari Laporan Data Bulanan

-

5. Pengelola data melakukan rekap data akhir tahun, melakukan validasi awal, dan melaporkan kepada KepalaSeksi Pembiayaan Koperasi

Komputer, jaringan internet, laporan data akhir tahun kab/kota, ATK

2 hari Laporan Data Tahunan Seksi Pembiayaan Koperasi

-

6. KepalaSeksi Kesga melakukan validasi data, koreksi, dan melaporkan kepada KepalaBidang Pembiayaan

ATK 1 hari Laporan Data Tahunan Seksi Kesga

-

7. KepalaBidang Pembiayaan melakukan koreksi untuk disampaikan ke KepalaDinas


1 hari Laporan Data Tahunan Seksi Pembiayaan Koperasi

8. KepalaDinas melakukan koreksi dan mengesahkan laporan data Seksi Pembiayaan Koperasi secara berkala


1 hari Laporan Data Tahunan Seksi Pembiayaan Koperasi yang telah divalidasi dan disahkan

-

9. Selesai Dokumen Data Tahunan Seksi Pembiayaan Koperasi

SOP Pengarsipan

- 222







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP SOP Rapat Internal


1. UU Nomer 13 Tahun 2013 Tentang Keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta 2. UU Nomer 20 Tahun 2008 Tentang Usaha Mikro Kecil Menengah 3. Peraturan Presiden Nomer 98 Tahun 2014 Tentang Ijin Usaha Mikro Kecil 4. Perdais No. 1 Tahun 2018Tentang Kelembagaan Pemerintahan Daerah 5. Peraturan Gubernur Nomer 117 Tahun 2014 Tentang SOP 6. Peraturan Gubernur No56 Tahun 2018Tentang Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Koperasi dan UMKM DIY

1. Memiliki kemampuan Pengumpulan data, Bahan, Referensi dan Aturan 2. Mengetahui tugas dan fungsi Pengadministrasi 3. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan 4. Mengetahui penggunaan perangkat computer


1. SOP Rapat Internal 2. SOP Rapat Eksternal



Apabila draft SOP Rapat Intenr Seksi Pembiayaan Koperasi yang diajukan tidak disetujui maka

penyelesaian pekerjaan selanjutnya akan terlambat dan berakibat pada kinerja yang renadah

Disimpan sebagai dokumen Penyiapan bahan kebijakan teknis pembiayaan koperasi

- 223

1. : Rapat Intern Seksi Pembiayaan Koperasi.

KEGIATAN


Kasi Pemby

Kop

Analis.... Kabid Pembiay

aan

KepalaDinas Kelengkapan dan Peralatan Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Membuat rencana kerja terkait Rapat Intern Seksi Pembiayaan Koperasi



2. Menyiapkan dan mengumpulkan bahan , referensi , aturan terkait kebijakan teknis Pembiayaan Koperasi

Disposisi ATK


-

3. Membuat surat undangan, mengadinda surat, mengirim kepada peserta rapat

Komputer, ATK Surat tugas, SPPD, Kendaraan

3 Jam undangan

4. Melaksanakan rapat Ruang rapat, LCD, Makan minum, computer, ATK

3 jam Notulen rapat -

5. Membuat Notulen hasil rapat, Pelaporan ke Kadis

Data, notulen, Komputer 1 Jam Notulen

6. Tindak lanjut hasil rapat

Data, Komputer 1 hari Dokument rencana program / kegiatan

-

7. Mendokumentasikan sebagai dokumen dan arsip Seksi Pembiayaan Koperasi. Selesai



- 224







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pemantauan perkembangan pembiayaan

koperasi Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1. UU Nomer 13 Tahun 2013 Tentang Keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta 2. UU Nomer 20 Tahun 2008 Tentang Usaha Mikro Kecil Menengah 3. Peraturan Presiden Nomer 98 Tahun 2014 Tentang Ijin Usaha Mikro Kecil 4. Perdais No. 1 Tahun 2018Tentang Kelembagaan Pemerintahan Daerah 5. Peraturan Gubernur Nomer 117 Tahun 2014 Tentang SOP 6. Peraturan Gubernur No56 Tahun 2018Tentang Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Koperasi dan UMKM

DIY

1. Memiliki kemampuan Pengumpulan data, Bahan, Referensi dan Aturan 2. Mengetahui tugas dan fungsi Analis5656.... 3. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan 4. Mengetahui penggunaan perangkat computer


1. SOP Analisis pada Kegiatan Seksi Pembiayaan Koperasi 2. SOP Rapat Internal 3. SOP Rapat Eksternal



Apabila draft pemantauan perkembangan pembiayaan koperasi kegiatan Seksi

Pembiayaan Koperasi yang diajukan tidak disetujui maka penyelesaian pekerjaan selanjutnya akan terlambat dan berakibat pada kinerja yang renadah

Disimpan sebagai dokumen pemantauan perkembangan pembiayaan koperasi

- 225

4. Pemantauan perkembangan pembiayaan koperasi kegiatan Seksi Pembiayaan Koperasi.

KEGIATAN


Kasi Pemby

Kop

Analis.... Kabid

Pembiayaan

KepalaDinas


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Membuat rencana kerja terkait bahan pemantauan Perkembangan Pembiayaan Koperasi kegiatan Seksi Pembiayaan Koperasi



2. Menyiapkan dan mengumpulkan bahan , referensi , aturan terkait Pembiayaan Koperasi,

ATK


-

3. Mengumpulkan data laporan Tenaga Pendamping dari kab/Kota terkait hasil Perkembangan Pembiayaan Koperasi

Data, Surat tugas, SPPD, Kendaraan



4. Melakukan rekapitulasi , analisis, pencermatan atas data Perkembangan Pembiataan Koperasi ,.



-

5. Melaksanakan rapat atas hasil Pendampingan dari Kab/Kota



6. Membuat notulen hasil rapat dan melaporkan hasil rapat kepada Pimpinan

ATK, Komputer 3 Jam Notulen dan data -

7. Tindak lanjut hasil rapat ATK, Komputer 2 Hari Dokument rencana program / kegiatan

-

8. Mendokumentasikan sebagai dokumen dan arsip Seksi Pembiayaan Koperasi



-

- 226

.





Nomor SOP 07/SEKSI PEMBY

.KOP/SOP/BIDPEMBY/VII/2019


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan analisis perkembangan

pembiayaan koperasi Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana


1. Memiliki kemampuan Pengumpulan data, Bahan, Referensi dan Aturan

2. Mengetahui tugas dan fungsi Analis5656.... 3. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan 4. Mengetahui penggunaan perangkat computer


1. SOP Analisis565656pada Kegiatan Seksi Pembiayaan Koperasi 2. SOP Rapat Internal 3. SOP Rapat Eksternal



Apabila draft pelaksanaan analisis perkembangan pembiayaan koperasikegiatan Seksi

Pembiayaan Koperasi yang diajukan tidak disetujui maka penyelesaian pekerjaan selanjutnya akan terlambat dan berakibat pada kinerja yang renadah

Disimpan sebagai dokumen pelaksanaan analisis

perkembangan pembiayaan koperasi

- 227

5.:Pelaksanaan analisis perkembangan pembiayaan koperasi.

KEGIATAN


Kasi Pemby

Kop

Analis.... Kabid Pembiay

aan

KepalaDinas


1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Membuat Draff untuk menganalisis Perkembangan Pembiayaan Koperasi,

Agenda dan Kertas kerja Alat tulis dan komputer


2. Menyiapkan dan mengumpulkan bahan lapofan dari Tenaga pendamping

Disposisi ATK


-

3. Menginfentarisasi data laporan Pembiayaan Koperasi dari tenaga Pendampinga Kab/Kota se DIY

4. Melakukan analisis terhadap laporan tenaga Pendamping




5. Melakukan rekapitulasi , analisis, pencermatan atas data dan bahan



-

6. Melaksanakan rapat Hasil analisis perkembangan Pembiayaan Koperasi bersama Dinas yang membidangi Koperasi di Kab/Kota yang membidangi Koperasi untuk membuat finalisasi.



7. Membuat Notulen Rapat/rangkuman hasil rapat

Komputer dan kertas kerja

8. Finalisasi ATK. Komputer 10 menit Dokument rencana program / kegiatan

-

9. Mempersiapkan program lanjutan

Dokumen Rencana program selanjutnya

1 hari

10. Selesai. Dokument rencana program / kegiatan


- 228



Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP

Fasilitasi Pembiayaan Koperasi (Bantuan permodalan/Hibah/Kemitraan)



UMKM DIY

1. Mengetahui tugas dan fungsi Fasilitasi Pembiayaan Koperasi 2. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan 3. Mengetahui tata cara fasilitasi Pembiayaan Koperasi 4. Kemamuan enguasaan komputer


SOP Pelaksanaan Fasilitasi Pembiayaan Koperasi 1. Lembaran kerja 2. Ruang Rapat 3. ATK 4. Komputen. LCD


Apabila Fasilitasi Pembiayaan Koperasi tidak dilakukan dengan baik maka akan menghambat pencarian dan penyediaan informasi secara cepat saat diperlukan agar tidak menghambat kegiatan perkantoran

Melaksanakan fasilitasi Pembiayaan Koerasi Untuk dicatat dan didata sebagai dokumen


DINAS KOPERASI UMKM DIY



- 229

6.SOP: Fasilitasi Pembiayaan Koperasi (Bantuan permodalan/Hibah/Kemitraan)

KEGIATAN


Kasi

Kabid Ka Dinas Kelengkapan dan Peralatan Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8

1. Memperisiapkan Bahan /alat / sarana prasarana Untuk Pelaksanaan Kegiatan Fasilitasi Pembiayaan Koperasi

Agenda kerja /Tupoksi Komputer, Laptop, ATK

1 hari Tersedianyan Bahan Fasilitasi

2. Pencermatan DPA Tahun bersangkutan beserta SHBJ yang berlaku

ATK, DPA, SHBJ Agenda kerja /Tupoksi Arsip

1 Hari Anggaran

3. Mempersiapkan Administrasi berupa dokumen yang diperlukan untuk persiapan Pelaksanaan Fasilitasi Pembiayaan Koperasi ( RKA, KAK), Sasaran


1 Hari KAK

4. Melaksanakan Koordinasi dengan instansi terkait


1 Hari Data

5. Mecari Data Calon Penerima Fasilitasi dari Kab/Kota


2 Hari Calon PesertaProgram

6. Pengajuan Proposal dari Koperasi Penerima Program


5 hari Proposal

7. Ferifikasi Agenda kerja /Tupoksi Arsip, Komputer, Buku induk, ATK

2 Jam Anggaran dan sasaran

8. Sosialisasi Juknis. Agenda kerja /Tupoksi Arsip

3 Hari Informasi

9. Pemberkasan Komputer ATK

1 Minggu Proposal

10. Pencairan anggaran Komputer 1 Hari

11. Laporan pertanggungjawaban


3 Hari Arsip

12. Selesai Almari 20 Menit

- 230






Tanggal Pembuatan

21 Januari 2019

Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pembinaan Manajemen Pembiayaan Koperasi



1. Mengetahui tugas dan fungsi Pembiaan Manajemen 2. Mengetahui penggunaan perangkat computer 3. Mengetahui aplikasi computer penyusunan RKA


SOP Pembinaan manajemen Pembiayaan Koperasi 1. Lembaran kerja 2. Ruangan rapat internal 3. Komputer, Printer, LCD, HVS, 4. Jaringan internet


Apabila draf Pembinaan Manajemen Pembiayaan Koperasi yang disampaikan tidak sesuai dengan prioritas dan aturan SHBJ dan ASB maka draft RKA akan sering dikembalikan dan menghambat jadwal selanjutnya seperti pencermatan oleh akan TAPD

Disimpan sebagai dokumen Program Pembinaan Manajemen Pembiayaan Koperasi

- 231

7.SOP: Pembinaan Manajemen Pembiayaan Koperasi

KEGIATAN


Kasi

Kabid Ka Dinas Kelengkapan dan Peralatan Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8

1. Memperisiapkan Bahan /alat / sarana prasarana Untuk Pelaksanaan Kegiatan Pembinaan Manajemen Bagi Pembiayaan Koperasi


1 hari Tersedianyan Bahan Pembinana Manajemen Koperasi

2. Pencermatan DPA Tahun bersangkutan beserta SHBJ yang berlaku

ATK, DPA, SHBJ Agenda kerja /Tupoksi Arsip

1 Hari Anggaran

3. Mempersiapkan Administrasi berupa dokumen yang diperlukan untuk persiapan Pelaksanaan Pembinaan Manajememen Pembiayaan Koperasi ( RKA, KAK), Sasaran


1Hari KAK

4. Rapat Koorsinasi dengan Dinas Kab/Kota yang membidang Koperasi untuk menentukan sasaran


2 Jam Notulen hasil rapat

5. Mencari data Calon peserta Program


30 menit Data calon penerima program

6. Pengajuan Proposal Agenda kerja /Tupoksi Arsip

5 hari Proposal

7. Finaslisasi Agenda kerja /Tupoksi Arsip, Komputer, Buku induk, ATK


8. Membuat Pertanggungjawaban pelaksanaan Kegiatan Pembinaan Manajemen Pembiayaan Koperasi.


3 Hari SPJ



3 menit Arsip Arsip

- 232







Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan Monev dan Penyusunan Laporan Program Seksi Pembiayaan Koperasi



1. Mengetahui tugas dan fungsi Seksi Pembiayaan Koperasi 2. Mengetahui penggunaan perangkat computer 3. Mengetahui aplikasi computer penyusunan RKA


SOP Pembinaan manajemen Pembiayaan Koperasi 1. Lembaran kerja 2. Ruangan rapat internal 3. Komputer, Printer, LCD, HVS, 4. Jaringan internet


Apabila draft Laporan Hasil Monev yang disampaikan tidak sesuai dengan Kondisi dilapangan akan sering dikembalikan dan menghambat jadwal selanjutnya


- 233

5. SOP: Monev dan Penyusunan Laporan Program Seksi Pembiayaan Koperasi

KEGIATAN


Kasi

Pelaksana

Kabid

Ka Dinas Kelengkapan dan Peralatan Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8

1. Mempersiapkan Quisener untuk bahan monitoring, mempersiapakan daftar yang akan dimonitor, membuat SPT,Memperisiapkan Bahan /alat / sarana prasarana Untuk Pelaksanaan Kegiatan monev kegiatan Pembiayaan Koperasi


2 hari Quisener Laporan dan data Hasil Monev

-

2. Membuat Surat pemberitahuan dan Melakukan Koordinasi dengan Dinas yang membidangi Koperasi di Kab/Kota yang membidangi Koperasi

ATK, DPA, SHBJ Agenda kerja /Tupoksi

3 Hari Anggaran

3. Pelaksanaan Monev Agenda kerja /Tupoksi Arsip, ATK, Pelobang kertas

5 Hari Data Hasil Monev

4. Menyusun hasil Monev untuk bahan rapat koorsinasi dengan Dinas terkait

Agenda kerja /Tupoksi Arsip, ATK dan data

1 Hari Ringkasan data hasil Monev

5. Mengadakan Rapat Koordinasi dengan Dinas yang membidangi Koperasi di Kab/Kota se DIT

Agenda kerja /Tupoksi Arsip,

30 menit Notulen rapat

6. Membuat laporan pertanggungjawaban Pelaksanaan Program Kegiatan Pembiayaan Koperasi. Dan melaporkan kepada pimpinan

Komputen Agenda kerja /Tupoksi Arsip

5 hari Laporan

7. Finaslisasi Agenda kerja /Tupoksi Arsip, Komputer, ATK


8. Membuat Dokumen Pertanggungjawaban pelaksanaan Program Kegiatan Pembiayaan Koperasi.

Komputer,Agenda kerja /Tupoksi Arsip

1 Hari SPJ


Almari,,Dokumen, Agenda kerja /Tupoksi Arsip

3 menit Arsip

- 234



Jalan HOS Cokroaminoto no. 162 TegalrejoYogyakarta Telepon (0274) 515622 Faksimile (0274) 552149 Website Email Diskop dan UMKM DIY [email protected]

Kode Pos 55165

Nomor SOP 01/Dinas Koperasi dan UKM/Layanan

Kewirausahaan KUKM/Layanan Usaha Terpadu

KUKM/2019


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh

KEPALA Dinas Koperasi dan UKM DIY

Ir. Srie Nurkyatsiwi, M.M.A NIP 19660612 199403 2007

Nama SOP Penyusunan program kegiatan seksi Layanan Usaha Terpadu KUKM


1. UU Nomer 13 Tahun 2013 Tentang Keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta 2. UU Nomer 20 Tahun 2008 Tentang Usaha Mikro Kecil Menengah 3. Peraturan Presiden Nomer 98 Tahun 2014 Tentang Ijin Usaha Mikro Kecil 4. Perdais No. 1 Tahun 2018Tentang Kelembagaan Pemerintahan Daerah 5. Peraturan Gubernur Nomer 117 Tahun 2014 Tentang SOP 6. Peraturan Gubernur Nomer 56 Tahun 2018 Tentang Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Koperasi dan

UMKM DIY

1. Memiliki kemampuan Pengumpulan data, Bahan, Referensi dan Aturan 2. Mengetahui tugas dan fungsi penyusunan program 3. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan 4. Mengetahui penggunaan perangkat komputer





Apabila draft Penyusunan program kegiatan Seksi Layanan Usaha Terpadu KUKM yang diajukan tidak disetujui maka penyelesaian pekerjaan selanjutnya akan terlambat, kegiatan tidak terlaksana dan berakibat pada kinerja yang rendah


- 235

SOP : Penyusunan program kegiatan Layanan Usaha Terpadu KUKM.

KEGIATAN


Kasi Penata laksana

KepalaBidang

KepalaDinas


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9


program kegiatan Seksi Layanan Usaha

Terpadu KUKM


2. Menyiapkan dan mengumpulkan bahan , referensi , aturan terkait penyusunan program /kegiatan seksi Layanan Usaha Terpadu KUKM.

Disposisi ATK

1 hari bahan, referensi , aturan

-

3. Mengumpulkan data lapangan, saran dan masukan dalam rangka peningkatan pelayanan di seksi Layanan Usaha Terpadu KUKM.




4. Melakukan rekapitulasi , analisis, pencermatan atas data dan bahan dan menyerahkan ke Kasi Layanan Usaha Terpadu KUKM


3 hari rekapitulasi, analisis, pencermatan

-




6. Memeriksa dan mengoreksi draft . Jika sudah benar akan disetujui dan diteruskan ke Kasi untuk difinalisasi. Jika tidak, maka akan dikembalikan ke Kasi untuk diperbaiki sesuai arahan.



-

7. Menugaskan penata laksana untuk finalisasi Dokumen rencana program / kegiatan

10 menit Dokumen rencana program / kegiatan

-

8. Finalisasi Dokumen rencana program / kegiatan, lemari arsip


-

9. Mendokumentasikan/ pengarsipan sebagai dokumen dan arsip Seksi Layanan Usaha Terpadu KUKM.

Dokumen rencana program / kegiatan

10 menit Dokumen / arsip SOP pengarsipan

- 237




Kode Pos 55165

Nomor SOP 02/Dinas Koperasi dan UKM/Layanan Kewirausahaan

KUKM/Layanan Usaha Terpadu KUKM/2019


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penyiapan Fasilitasi Kebijakan Teknis layanan usaha terpadu koperasi, usaha kecil dan menengah


1. UU Nomer 13 Tahun 2013 Tentang Keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta 2. UU Nomer 20 Tahun 2008 Tentang Usaha Mikro Kecil Menengah 3. Peraturan Presiden Nomer 98 Tahun 2014 Tentang Ijin Usaha Mikro Kecil 4. Perdais No. 1 Tahun 2018Tentang Kelembagaan Pemerintahan Daerah 5. Peraturan Gubernur Nomer 117 Tahun 2014 Tentang SOP 6. Peraturan Gubernur Nomer 56 Tahun 2018Tentang Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Koperasi dan

UMKM DIY

1. Mengetahui tugas dan fungsi penyusun program Kegiatan 2. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan 3. Mengetahui penggunaan perangkat computer 4. Mengetahui aplikasi computer penyusunan RKA



1.Lembaran kerja 2. Ruangan rapat internal 3. Komputer, Printer, LCD, HVS, 4. Jaringan internet


Apabila Penyiapan bahan kebijakan teknis yang dibuat tidak sesuai dengan prioritas dan aturan SHBJ dan ASB maka draft akan sering dikembalikan dan menghambat jadwal selanjutnya seperti pencermatan oleh akan TAPD


- 238

SOP: Penyiapan Fasilitasi Kebijakan Teknis layanan usaha terpadu KUMKM

KEGIATAN


Kasi Layanan Usaha

Terpadu KUKM

KepalaBidang

Layanan Kewiraus

ahaan KUKM

KepalaDinas

Kasi Program


Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Membuat rencana kerja dan menyiapkan

bahan dan informasi terkait penyusunan

rencana kerja anggaran (RKA)


2. Melakukan penyusunan RKA Rancangan RKA 1 Jam Konsep RKA -

3. Melaksanakan rapat internal perhitungan rincian pemakaian anggaran kegiatan seksi


1 hari Konsep RKA -

4. Menyempurnakan draft RKA serta aliran kasnya hasil rapat dan diserahkan kepada Kepalauntuk di koreksi

Konsep RKA, ATK, Kompputer 1 hari Konsep RKA -

5. Menilai dan mengoreksi draft RKA. Jika draft RKA sudah benar akan diberikan tandatangan untuk selanjutnya difinalisasi , . Jika belum maka akan dikembalikan dan diperbaiki sesuai arahan

Draft RKA 1 jam Disposisi Dokumen RKA

-

6. Melakukan finalisasi draft RKA , memasukan ke aplikasi Jogja Plan untuk pencermatan di TAPD

Dokumen RKA , Komputer, Internet, ATK



Dokumen RKA 5 menit Arsip Dokumen RKA -

- 239




Kode Pos 55165

Nomor SOP 03/Dinas Koperasi dan UKM/ Layanan


KUKM/2019


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penyediaan layanan konsultasi bisnis bagi koperasi, usaha kecil dan menengah



UMKM DIY

1. 1. Memiliki kemampuan Pengumpulan data, Bahan, Referensi dan Aturan 2. 2. Memiliki kemampuan manajemen bisnis

3. Memahami seluk-beluk usaha dan kendala yang dihadapi KUKM 4. Memiliki kemampuan analisa permasalahan KUKM 5. Memiliki kemampuan memberikan solusi terhadap berbagai aspek

permasalahan KUKM 6. Memahami validasi jenis KUKM 7. Memahami penggunaan perangkat computer


1. SOP Pengumpulan Data 2. SOP Konsultasi



Apabila Penyediaan layanan konsultasi bisnis bagi koperasi, usaha kecil dan menengah kegiatan Seksi Layanan Usaha Terpadu KUKM yang diajukan tidak disetujui maka target penumbuhan wirausaha baru dan pengembangan UKM di DIY tidak tercapai


- 240

SOP : Penyediaan layanan konsultasi bisnis bagi koperasi, usaha kecil dan menengah.

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU Keterangan Kasi Front

Office Konsultan

KepalaBidang


dan Dokumentasi


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Menyiapkan formulir pendaftaran sebagai mitra PLUT dan formulir pendaftaran konsultasi, form assessment, form kartu kontrol, form rekam masalah, form rencana tindakan dan evaluasi serta formulir catatan konsultasi bagi UKM dan bagi konsultan.

Agenda dan Kertas kerja 3 hari Formulir pendaftaran mitra, formulir pendaftaran konsultasi, form assessment, form kartu kontrol, form rekam masalah, form rencana tindakan dan evaluasi serta formulir catatan konsultasi

-

2. Melayani pendaftaran sebagai mitra PLUT dengan memberikan formulir pendaftaran dan mendampingi pengisiannya

Formulir pendaftaran 1 jam Formulir pendaftaran yang telah terisi, mitra PLUT

SOP pengisian formulir

3. Mengumpulkan informasi dari UKM terkait kendala usaha dan aspek yang akan dikonsultasikan menggunakan form assesment

Data, Bahan, Komputer, HVS, form assesment

1 jam analisis, pencermatan, hasil assesment

-

4. Mengarahkan UKM kepada konsultan secara spesifik sesuai keahlian konsultan dan sesuai hasil pendataan kebutuhan UKM

Disposisi, Data, Bahan, form kartu kontrol

1 jam analisis, pencermatan

-

5. Memberikan konsultasi bisnis kepada UKM Kertas, bahan, buku terkait bisnis

1 jam Saran dan rekomendasi konsultasi

SOP konsultasi

6. Mencatat rekam masalah, rencana tindakan dan evaluasi, serta kartu kontrol

Form rekam masalah, rencana tindakan dan evaluasi, serta kartu kontrol

1 jam Form rekam masalah, rencana tindakan dan evaluasi, serta kartu kontrol yang telah terisi

SOP konsultasi

7. Memberikan evaluasi dan rekomendasi bagi perbaikan layanan konsultasi bisnis

Data, Bahan, Komputer, HVS,

1 hari Saran dan rekomendasi perbaikan layanan konsultasi bisnis

-

8. Mendokumentasikan/ pengarsipan sebagai dokumen dan arsip konsultasi bisnis dan mitra

Dokument laporan data mitra dan rekam jejak konsultasi bisnis


- 242




Kode Pos 55165

Nomor SOP 04/Dinas Koperasi dan UKM/ Layanan


KUKM/2019


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan pembinaan bisnis bagi koperasi, usaha kecil dan menengah


1. UU Nomer 13 Tahun 2013 Tentang Keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta 2. UU Nomer 20 Tahun 2008 Tentang Usaha Mikro Kecil Menengah 3. Peraturan Presiden Nomer 98 Tahun 2014 Tentang Ijin Usaha Mikro Kecil 4. Perdais No. 1 Tahun 2018Tentang Kelembagaan Pemerintahan Daerah 5. Peraturan Gubernur Nomer 117 Tahun 2014 Tentang SOP 6. Peraturan Gubernur Nomer 56 Tahun 2018Tentang Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Koperasi dan

UMKM DIY

1.Memahami Tugas-tugas yang terkait dengan Pembinaan di Seksi Layanan Usaha Terpadu KUMKM

2.Memahami Pengembangan Produk-produk UMKM 3 Memahami cara Pemasaran Produk UMKM 4 Meningkatkan SDM UMKM di bidang TI


1. SOP Pembinaan

1.Tempat Lokasi Bimbingan Teknis, Sosialisasi, Promosi 2. Ruangan rapat internal 3. Komputer, Printer, LCD, HVS, 4. Jaringan internet


Apabila Pembinaan dan Pengembangan bisnis bagi KUMKM kegiatan Seksi Layanan Usaha Terpadu KUMKM yang diajukan tidak disetujui maka target penumbuhan wirausaha baru dan pengembangan KUMKM di DIY tidak tercapai

Disimpan sebagai dokumen Kegiatan

- 243

SOP : Pelaksanaan pembinaan bisnis bagi koperasi, usaha kecil dan menengah

KEGIATAN


Kasi Penata laksana KepalaBi

dang


dan Dokumentasi


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Merencanakan pelaksanaan kegiatan pembinaan, pengembangan produk, pemasaran, SDM dan Tekhnologi Informasi bagi KUKM.

Agenda dan ATK 1 hari Draf Rencana Kegiatan

-

2. Berkoordinasi dengan Kabupaten/Kota data dan informasi pelaku KUKM.


5 hari Data lapangan SOP Pengumpulan data

3. Menginventarisir data pelaku KUKM . Data, Bahan, Komputer, HVS


-

4. Melakukan rapat internal Ruang Rapat, Makan,Minum Komputer, HVS

1 jam Pementapan pelaksanaan kegiatan

-

5. Melaksanakan kegiatan pembinaan bisnis bagi KUKM

Bahan ajar, tempat pertemuan, LCD/Laptop, Makan,minum, uang saku

3 hari Hasil pelaksanaan kegiatan

SOP Pelaksanaan Kegiatan

6. Pembuatan laporan Kegiatan yang sudah dilaksanakan oleh Seksi Layanan Usaha Terpadu KUKM

Komputer,HVS 1 jam Buku Laporan -

7. Monitoring dan Pendampingan terhadap KUKM yang telah mendapatkan pembinaan bisnis


1 hari Data Lapangan

8. Mendokumentasikan/ pengarsipan sebagai dokumen dan arsip Seksi Layanan Usaha Terpadu KUKM

Dokumen pengarsipan laporan kegiatan

Arsip

- 244




Kode Pos 55165

Nomor SOP 05/Dinas Koperasi dan UKM/Layanan


KUKM/2019


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penumbuhan wirausaha melalui inkubasi bisnis


1. UU Nomer 13 Tahun 2013 Tentang Keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta 2. UU Nomer 20 Tahun 2008 Tentang Usaha Mikro Kecil Menengah 3. Peraturan Presiden Nomer 98 Tahun 2014 Tentang Ijin Usaha Mikro Kecil 4. Perdais No. 1 Tahun 2018 Tentang Kelembagaan Pemerintahan Daerah 5. Peraturan Gubernur Nomer 117 Tahun 2014 Tentang SOP 6. Peraturan Gubernur Nomer 56 Tahun 2018 Tentang Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Koperasi dan

UMKM DIY

1. Memiliki kemampuan Pengumpulan data, Bahan, Referensi dan Aturan 2. Memiliki kemampuan manajemen bisnis 3. Memahami seluk-beluk usaha dan kendala yang dihadapi KUKM 4. Memiliki kemampuan analisa permasalahan KUKM 5. Memiliki kemampuan memberikan solusi terhadap berbagai aspek

permasalahan KUKM 6. Memahami validasi jenis KUKM 7. Memahami penggunaan perangkat computer


1. SOP Pembinaan 2. SOP Konsultasi

1. Ruangan rapat internal 2. Komputer, Printer, LCD, HVS, 3. Jaringan internet


Apabila Penumbuhan wirausaha melalui inkubasi bisnis pada Seksi Layanan Usaha Terpadu KUKM yang diajukan tidak disetujui maka target penumbuhan wirausaha baru dan pengembangan KUKM di DIY tidak tercapai


- 245

SOP : Penumbuhan wirausaha melalui inkubasi bisnis

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU Keterangan Kasi Penata

laksana Konsulta

n dan Coach

KepalaBidang


dan Dokumentasi


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Merencanakan pelaksanaan kegiatan Inkubasi Bisnis Seksi Layanan Usaha Terpadu KUKM


-

2. Menginventarisir data mitra PLUT KUKM Data, Bahan, Komputer, HVS

1 hari Data mitra PLUT SOP Pengumpulan data



-

4. Melakukan Publikasi guna menjaring para calon peserta Inkubator Bisnis

Bahan publikasi, HP, Internet, Komputer/Laptop, Website

10 hari Publikasi kegiatan inkubator bisnis

-

5. Melakukan perekrutan dan penerimaan calon tenant peserta program Inkubator Bisnis UMK Naik Kelas (tahap seleksi berdasarkan berkas dan persyaratan kepesertaan)

Komputer, HVS, Form pendaftaran, google form

5 hari Hasil peserta inkubasi bisnis

SOP Pelaksanaan Pemantauan

6. Melakukan business checkup untuk mengetahui peta kondisi awal dari para peserta

Form business check up, Bahan Data, Ruang Pertemuan, Makan,Minum Komputer, HVS, LCD/Laptop, uang saku

2 hari Data Laporan -

7. Tahapan inkubasi dalam bentuk kegiatan pelatihan peningkatan kapasitas UMK peserta program Inkubator Bisnis UMK Naik Kelas

Ruang Pertemuan, Makan,Minum Komputer, HVS, LCD/Laptop, uang saku

3 hari Data Laporan

8. Proses pendampingan dengan metode coaching, konsultasi, dan mentoring

Form pendampingan, buku-buku teknis terkait, kartu kontrol konsultasi

1 bulan Data hasil pendampingan dan konsultasi

9. Seleksi peserta untuk masuk ke inkubasi tahap berikutnya (output berupa rekomendasi dari konsultan dan coach)

Form penilaian peserta, Komputer, HVS

1 hari Skor hasil penilaian peserta, rekomendasi peserta masuk inkubasi tahap berikutnya

- 246

KEGIATAN


laksana Konsulta

n dan Coach

KepalaBidang


dan Dokumentasi


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

10. Company visit ke pengusaha yang telah dianggap berhasil

Kendaraan bus, SPPD, Surat Tugas


11. Eliminasi/seleksi peserta yang dinyatakan sebagai wirausaha champion hasil pendampingan Inkubator Bisnis

Form penilaian peserta, Komputer, HVS

1 hari Skor hasil penilaian peserta, wirausaha champion hasil pendampingan Inkubator Bisnis

12. Fasilitasi Temu Bisnis Kontrak Kerja Sama, dukungan publikasi dan dokumentasi melalui televisi serta media cetak, serta pembuatan alat promosi

Ruang Pertemuan, Makan,Minum Komputer, HVS, LCD/Laptop, uang saku

2 hari Data Laporan

13. Pembuatan laporan Kegiatan yang sudah dilaksanakan oleh Seksi Layanan Usaha Terpadu KUKM

Komputer,HVS 5 jam Buku Laporan

14. Monitoring dan Pendampingan terhadap KUKM yang telah mendapatkan pembinaan bisnis



15. Mendokumentasikan/ pengarsipan sebagai dokumen dan arsip Seksi Layanan Usaha Terpadu KUKM.

Dokumen pengarsipan laporan kegiatan Pemantauan

Arsip SOP Arsip Dinas

- 247




Kode Pos 55165

Nomor SOP 06/Dinas Koperasi dan UMKM/Layanan

Kewirausahaan KUMKM/Layanan Usaha Terpadu

KUMKM/2019


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Layanan jejaring bisnis bagi koperasi, usaha kecil dan menengah


1. UU Nomer 13 Tahun 2013 Tentang Keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta 2. UU Nomer 20 Tahun 2008 Tentang Usaha Mikro Kecil Menengah 3. Peraturan Presiden Nomer 98 Tahun 2014 Tentang Ijin Usaha Mikro Kecil 4. Perdais No. 1 Tahun 2018 Tentang Kelembagaan Pemerintahan Daerah 5. Peraturan Gubernur Nomer 117 Tahun 2014 Tentang SOP 6. Peraturan Gubernur Nomer 56 Tahun 2018 Tentang Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Koperasi dan

UMKM DIY

1.Memahami Tugas Kemitraan 2.Menjembatani kerjasama dengan pihak ketiga 3.Mencarikan trading/ Suplier 4 Menjaga kesinambungan kerjasama


1. SOP Tugas Kemitraan dengan Koperasi dan Pelaku Usaha lain

1. Ruangan Pertemuan 2. Display Produk 3. Komputer, Printer, LCD, HVS, 4. Jaringan internet


Apabila Layanan jejaring bisnis bagi KUKM pada Seksi Layanan Usaha Terpadu KUMKM yang diajukan tidak disetujui maka banyak produk KUKM di DIY yang tidak bisa dikembangkan produksi dan pemasarannya dan diminati konsumen.


- 248

SOP : Layanan jejaring bisnis bagi koperasi, usaha kecil dan menengah

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU Keterangan Kasi Staf

Pelaksana KepalaBidang

KepalaDinas


dan Dokumentasi


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Merencanakan pelaksanaan kegiatan Kemitraan UKM dengan Lembaga lain pada Seksi Layanan Usaha Terpadu


-

2. Menginventarisir data pelaku UKM .yang perlu di mitrakan

Data, Bahan, Komputer, HVS


3. Menentukan pihak ketiga yang bisa menerima kerjasama

Komputer, HVS, Email, Telpon

1 hari pendataani -

4. Melakukan rapat internal menentukan waktu pertemuan dan tempat pertemuan

Ruang pertemuan, laptop, makan minum

2 jam Hasil pertemuan -

5. Melaksanakan Pertemuan antara UKM dengan Lembaga dan Pelaku Usaha Lain

Tempat Pertemuan, LCD, Komputer, Sample Produk ATK, transport peserta

5 hari Pemahaman dan penilaian produk

SOP Kemitraan

6. Proses Penyeleksian oleh Lembaga dan Pelaku Usaha Lain terkait Produk yang akan di kerjasamakan

Mutu produk, desain, packaging

5 hari Produk yang lulus seleksi

-

7. Membuat nota kesepakatan bersama. Laptop, HVS 2 jam Nota kesepahaman

8. Melaporkan kepada KepalaBidang tentang hasil yang telah disepakati bersama.

Berkas 1 jam Nota Kesepahaman

9. Melaporkan kepada KepalaDinas tentang hasil yang telah disepakati bersama.

Nota Kesepahaman 1 jam Di sahkan mengetahui untuk bukti telah ada kesepakatan

10. Mendokumentasikan/ pengarsipan sebagai bahan dokumen dan arsip Seksi Layanan Usaha Terpadu

Dokumen pengarsipan sebagai bukti kegiatan


- 249




Kode Pos 55165

Nomor SOP 07/ Dinas Koperasi dan UKM/Layanan


KUKM/2019


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penyediaan layanan perpustakaan bagi koperasi, usaha kecil dan menengah;



UMKM DIY

1. SMA/DIII/S1 Perpustakaan/S1 Non Perpustakaan + Diklat Perpustakaan

2. Menguasai komputer 3. Mengetahui tugas dan fungsi sistem dan prosedur perpustakaan 4. Memiliki kemampuan berkomunikasi dengan baik dengan Bahasa

yang baik


1. SOP Perpustakaan yang lain

2. Pemanfaatan fasilitas perpustakaan (ruang baca, ruang baca, sofa, meja lesehan, ruang diskusi, AC, instalasi listrik)x

1. Komputer, Printer 2. Jaringan internet 3. Barcode scanner 4. ATK


Apabila Penyediaan layanan perpustakaan bagi koperasi, usaha kecil dan menengah pada Seksi Layanan Usaha Terpadu yang diajukan tidak disetujui maka Pemustaka tidak bisa mendapatkan layanan perpustakaan

Pencatatan dan Pendataan dilakukan oleh Pustakawan, disimpan sebagai dokumen Kegiatan

- 250

SOP : Penyediaan layanan perpustakaan bagi koperasi, usaha kecil dan menengah

KEGIATAN


Pelaksana/Pengelola Perpustak

aan

KepalaBidang

KepalaDinas


dan Dokumentasi


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1. Merencanakan pelaksanaan Penyediaan layanan

perpustakaan bagi koperasi, usaha kecil dan menengah pada Seksi Layanan Usaha Terpadu

Agenda dan ATK 1 hari Draf Rencana Kegiatan -

2. Melakukan pengolahan buku Data, Bahan, Komputer, HVS 1 hari Data lapangan SOP Pengumpulan data

3. Melakukan pemeliharaan buku Komputer, HVS, Email, Telpon 1 hari Data hasil pemeliharaan -

4. Melakukan rapat koordinasi internal Ruang pertemuan, laptop, makan minum


5. Pengadaan bahan pustaka Rencana pengadaan 1 hari Bahan pustaka -

6. Melakukan pelayanan perpustakaan bagi KUMKM Komputer, buku, dan bahan pustaka lainnya

1 hari Data pelayanan perpustakaan

-

7. Melakukan alih media Komputer, CD 1 jam Dokumen alih media -

8. Melakukan layanan keanggotaan perpustakaan Komputer, barcode scanner, buku, dan bahan pustaka lainnya

1 hari Data keanggotaan perpustakaan

-

9. Pembuatan laporan hasil pelayanan perpustakaan diserahkan kepada KepalaSeksi Layanan Usaha Terpadu KUKM

Komputer, HVS 1 jam SOP Pelaksanaan penyediaan layanan perpustakaan

- 251

KEGIATAN


Pelaksana/Pengelola Perpustak

aan

KepalaBidang

KepalaDinas


dan Dokumentasi


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10. Melaporkan kepada KepalaBidang Layanan

Kewirausahaan KUKM tentang hasil pelayanan perpustakaan.

Bahan laporan Hasil pelaksanaan kegiatan penyediaan layanan perpustakaan

11. Melaporkan kepada KepalaDinas tentang hasil yang telah di capai dalam pelayanan perpustakaan bagi KUKM.

Buku laporan Di tanda tangani/disahkan

10.Mendokumentasikan/ pengarsipan sebagai bahan dokumen dan arsip Seksi Layanan Usaha Terpadu KUKM.



- 252




Kode Pos 55165


Kewirausahaan KUKM/Layanan Usaha

Terpadu KUKM/2019


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan penyusunan laporan program Seksi Layanan Usaha Terpadu Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah


1. UU Nomer 13 Tahun 2013 Tentang Keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta 2. UU Nomer 20 Tahun 2008 Tentang Usaha Mikro Kecil Menengah 3. Peraturan Presiden Nomer 98 Tahun 2014 Tentang Ijin Usaha Mikro Kecil 4. Perdais No. 1 Tahun 2018Tentang Kelembagaan Pemerintahan Daerah 5. Peraturan Gubernur Nomer 117 Tahun 2014 Tentang SOP 6. Peraturan Gubernur No...... Tahun 2018Tentang Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Koperasi dan UMKM

DIY

1.Melaksanakan Monitoring dan Evaluasi 2.Pembuatan Laporan


1. SOP Monitoring dan Evakuasi 2. SOP Pelaporan

1. Ruangan Pertemuan 2. Komputer, Printer, LCD, HVS, 3. Jaringan internet


Apabila Pelaksanaan Monitoring, Evaluasi dan Penyusunan Program pada Seksi Layanan Usaha Terpadu Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah yang diajukan tidak disetujui maka bukti atas semua kegiatan yang telah dilaksanakan tidak bisa dipertanggung jawabkan . .


- 253

SOP : Pelaksanaan Monitoring,Evaluasi dan Penyusunan Laporan Program Seksi Layanan Usaha Terpadu Koperasi dan Usaha Kecil Menengah

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU Ket

Kasi Produktivitas dan Pemasar

an

Staf Pelaksana

KepalaBidang

KepalaDinas


dan Dokumentasi


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Menginventarisir semua data/bahan pertanggungjawaban kegiatan yang telah dilaksanakan .

SPJ, Komputer, HVS,ATK 1 hari Bukti Pertanggungjawaban

SOP Pelaporan

2. Melakukan rapat internal Ruang pertemuan, laptop, makan minum

2 jam Hasil Pertemuan -

3. Editing dan entry data Komputer, HVS 1 hari Proses Pengerjaan

4. Menyerahkan kepada KepalaSeksi Layanan Usaha Terpadu KUKM

Berkas Di Koreksi

5. Meneruskan kepada KepalaBidang Layanan Kewirausahaan KUKM

Konsep Laporan 1 hari Di analisa

6. Meneruskan kepada KepalaDinas Laporan 2 hari Di sahkan dan ditanda tangani

7. Mendokumentasikan/ pengarsipan sebagai bahan dokumen dan arsip Seksi Layanan Usaha Terpadu KUKM.



- 254




Kode Pos 55165



KUKM/2019


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan Tugas Lain sesuai fungsi


1. UU Nomer 13 Tahun 2013 Tentang Keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta 2. UU Nomer 20 Tahun 2008 Tentang Usaha Mikro Kecil Menengah 3. Peraturan Presiden Nomer 98 Tahun 2014 Tentang Ijin Usaha Mikro Kecil 4. Perdais No. 1 Tahun 2018Tentang Kelembagaan Pemerintahan Daerah 5. Peraturan Gubernur Nomer 117 Tahun 2014 Tentang SOP 6. Peraturan Gubernur No...... Tahun 2018Tentang Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Koperasi dan UMKM

DIY

1.Memahami Tugas Pokok dan Fungsi Seksi Layanan Usaha Terpadu Koperasi dan Usaha Kecil Menengah

2.Kelancaran Pelaksanaan tugas dan tanggung jawab


1. SOP Tupoksi



Apabila ketugasan lain pada Seksi Layanan Usaha Terpadu Koperasi dan Usaha Kecil Menengah yang diajukan tidak disetujui maka kinerja Dinas Koperasi dan UKM DIY akan terganggu.


- 255

SOP : Pelaksanaan Tugas Lain Sesuai Fungsi

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU Ket

Kasi Produktivitas dan Pemasar

an

Staf Pelaksana

KepalaBidang

KepalaDinas


dan Dokumentasi


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Menerima surat-surat dari luar terkait undangan seminar permintaan data mitra layanan usaha terpadu dan lain-lain

Agenda surat 1 jam Surat Masuk

2. Disposisi KepalaDinas Kepada KepalaBidang Layanan Kewirausahaan Koperasi dan Usaha Kecil Menengah.

dicermati 30 menit Disposisi

3. Disposisi KepalaBidang Layanan Kewirausahaan Koperasi dan Usaha Kecil Menengah kepada Kasi Layanan Usaha Terpadu Koperasi dan Usaha Kecil Menengah.

dianalisa 10 menit Disposisi

4. Menindaklanjuti isi surat Transportasi, SPT, SPPD 1 hari Melaksanakan tugas

5. Melaporkan hasil ketugasan kepada KepalaBidang

Laporan 30 menit Pelaporan

6. Melaporkan hasil ketugasan kepada KepalaDinas

Laporan 30 menit Bahan Pelaporan Dinas

7. Mendokumentasikan/ pengarsipan sebagai bahan dokumen dan arsip Seksi Layanan Usaha Terpadu Koperasi dan Usaha Kecil Menengah.



- 256


DINAS KOPERASI DAN UMKM DIY

Jalan HOS Cokroaminoto no. 162 TegalrejoYogyakarta Telepon (0274) 515622 Faksimile (0274) 552149 Website Email Diskop dan UKM DIY [email protected]

Kode Pos 55165

Nomor SOP 01/Dinas Koperasi dan

UKM/UKM/Kewirausahaan/2019

Tanggal Pembuatan 16 Agustus 2019

Tanggal Revisi -

Tanggal Efektive 16 Agustus 2019

Disahkan Oleh

KEPALA Dinas Koperasi dan UMKM DIY


Nama SOP Penyusunan program kegiatan seksi Kewirausahaan


1. UU Nomer 13 Tahun 2013 Tentang Keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta 2. UU Nomer 20 Tahun 2008 Tentang Usaha Mikro Kecil Menengah 3. Peraturan Presiden Nomer 98 Tahun 2014 Tentang Ijin Usaha Mikro Kecil 4. Perdais No. 1 Tahun 2018Tentang Kelembagaan Pemerintahan Daerah 5. Peraturan Gubernur Nomer 117 Tahun 2014 Tentang SOP 6. Peraturan Gubernur No...... Tahun 2018Tentang Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Koperasi dan UKM DIY






Apabila draft Penyusunan program kegiatan Seksi Kewirausahaan yang diajukan tidak disetujui maka penyelesaian pekerjaan selanjutnya akan terlambat, kegiatan tidak terlaksana dan berakibat pada kinerja yang rendah


- 257

SOP : Penyusunan program kegiatan Seksi Kewirausahaan.

KEGIATAN


Kasi Penata laksana

KepalaBidang

KepalaDinas


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9


program kegiatan Seksi Kewirausahaan


2. Menyiapkan dan mengumpulkan bahan ,

referensi , aturan terkait penyusunan program

/kegiatan seksi Kewirausahaan.

Disposisi ATK


-

3. Mengumpulkan data lapangan , saran dan masukan dalam rangka peningkatan pelayanan di seksi Kewirausahaan.




4. Melakukan rekapitulasi , analisis, pencermatan atas data dan bahan dan menyerahkan ke Kasi Kewirausahaan



-







-

7. Menugaskan penata laksana untuk finalisasi Dokument rencana program / kegiatan


-



-

9. Mendokumentasikan/ pengarsipan sebagai dokumen dan arsip Seksi Kewirausahaan.



- 258


DINAS KOPERASI DAN UMKM DIY

Jalan HOS Cokroaminoto no. 162 TegalrejoYogyakarta Telepon (0274) 515622 Faksimile (0274) 552149 Website Email Diskop dan UKM DIY [email protected]

Kode Pos 55165

Nomor SOP 02/Dinas Koperasi dan UKM/UKM/ Kewirausahaan

/2019

Tanggal Pembuatan 16 Agustus 2019

Tanggal Revisi -

Tanggal Efektive 16 Agustus 2019

Disahkan Oleh

KEPALA Dinas Koperasi dan UMKM DIY


Nama SOP Penyiapan Bahan Kebijakan Teknis Kewirausahaan


1. UU Nomer 13 Tahun 2013 Tentang Keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta 2. UU Nomer 20 Tahun 2008 Tentang Usaha Mikro Kecil Menengah 3. Peraturan Presiden Nomer 98 Tahun 2014 Tentang Ijin Usaha Mikro Kecil 4. Perdais No. 1 Tahun 2018Tentang Kelembagaan Pemerintahan Daerah 5. Peraturan Gubernur Nomer 117 Tahun 2014 Tentang SOP 6. Peraturan Gubernur No...... Tahun 2018Tentang Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Koperasi dan UKM DIY








- 259

SOP: Penyiapan Bahan Kebijakan Teknis Kewirausahaan

KEGIATAN


Kasi Prod dan

Pemasaran

KepalaBidang

UMKM KepalaDi

nas

Kasi Program


Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9





2. Menyampaikan penyusunan RKA Rancangan RKA 1 Jam Konsep RKA -



1 hari Konsep RKA -





-






- 260



Jalan HOS Cokroaminoto no. 162 TegalrejoYogyakarta Telepon/Faximile (0274) 515622 Website Email Diskop dan UKM DIY [email protected]

Kode Pos 55165


UKM/UKM/Pemasaran/2019


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penyusunan program kegiatan seksi Pemasaran


1. UU Nomer 13 Tahun 2013 Tentang Keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta 2. UU Nomer 20 Tahun 2008 Tentang Usaha Mikro Kecil Menengah

3. Peraturan Presiden Nomer 98 Tahun 2014 Tentang Ijin Usaha Mikro Kecil 4. Perdais No. 1 Tahun 2018Tentang Kelembagaan Pemerintahan Daerah 5. Peraturan Gubernur Nomer 117 Tahun 2014 Tentang SOP 6. Peraturan Gubernur No.56Tahun 2018Tentang Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Koperasi dan UKM DIY






Apabila draft Penyusunan program kegiatan Seksi Pemasaran yang diajukan tidak disetujui maka penyelesaian pekerjaan selanjutnya akan terlambat, kegiatan tidak terlaksana dan berakibat pada kinerja yang rendah


- 261

SOP : Penyusunan program kegiatan Seksi Pemasaran.

KEGIATAN


Kasi Penata laksana

KepalaBidang

KepalaDinas


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9


program kegiatan Seksi Pemasaran



referensi , aturan terkait penyusunan

program /kegiatan seksi Pemasaran.

Disposisi ATK


-

3. Mengumpulkan data lapangan , saran dan masukan dalam rangka peningkatan pelayanan di seksi Pemasaran.




4. Melakukan rekapitulasi , analisis, pencermatan atas data dan bahan dan menyerahkan ke Kasi Produktivitas dan Pemasaran



-







-



-



-

9. Mendokumentasikan/ pengarsipan sebagai dokumen dan arsip Seksi Pemasaran.



- 262




Kode Pos 55165

Nomor SOP 02/Dinas Koperasi dan UKM/UKM/Pemasaran/2019


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penyiapan Bahan Kebijakan Teknis Pemasaran


1. UU Nomer 13 Tahun 2013 Tentang Keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta 2. UU Nomer 20 Tahun 2008 Tentang Usaha Mikro Kecil Menengah 3. Peraturan Presiden Nomer 98 Tahun 2014 Tentang Ijin Usaha Mikro Kecil 4. Perdais No. 1 Tahun 2018Tentang Kelembagaan Pemerintahan Daerah 5. Peraturan Gubernur Nomer 117 Tahun 2014 Tentang SOP 6. Peraturan Gubernur No.56Tahun 2018Tentang Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Koperasi dan UKM DIY








- 263

SOP: Penyiapan Bahan Kebijakan Teknis Pemasaran

KEGIATAN


Kasi Prod dan

Pemasaran

KepalaBidang UKM

KepalaDinas

Kasi Program


Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9








1 hari Konsep RKA -





-






- 264




Kode Pos 55165




Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pengelolaan Data dan Informasi UKM



8. 1. Memiliki kemampuan Pengumpulan data, Bahan, Referensi dan Aturan 2.Memahami penyusunan data base UKM 3. Memahami validasi jenis UKM 4. Memahami penggunaan perangkat computer





Apabila Pengelolaan data dan informasi UKM kegiatan Seksi Pemasaran yang diajukan tidak disetujui maka penyelesaian pekerjaan selanjutnya akan terlambat, kegiatan tidak terlaksana dan berakibat pada kinerja yang rendah


- 265

SOP : Pengelolaan Data dan Informasi UKM.

KEGIATAN



dang

KepalaDinas


dan Dokumentasi


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10


referensi , dari Kabupaten/Kota data dan

informasi pelaku UKM.

Agenda dan Kertas kerja 3 hari bahan , referensi , aturan

-

2. Mengumpulkan data lapangan ,

mengentry/rekap, analisis dan pencermatan

data dan bahan menyerahkan ke Kasi

Produktivitas dan Pemasaran.




3. Kasi Produktivitas dan Pemasaran menyetujui laporan data penata laksana



-

4. Kasi Produktivitas dan Pemasaran melakukan validasi data dan koreksi melaporkan kepada KepalaBidang UKM



-

5. KepalaBidang UKM mengoreksi dan menganalisis data menyerahkan ke KepalaDinas

Disposisi, Data, Bahan 1 jam Laporan tahunan bidang UKM

SOP Rapat internal

6. KepalaDinas melakukan koreksi dan mengesahkan laporan data dan informasi UKM Seksi Pemasaran Bidang UKM

Laporan data Seksi Pemasaran Bidang UKM

1 hari Laporan data Seksi Pemasaran Bidang UKM yang sudah disahkan

-


Dokument laporan data Seksi Pemasaran yang telah disahkan


- 266




Kode Pos 55165




Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh

Nama SOP Pembinaan dan Pengembangan Pemasaran,

Sumber Daya Manusia dan Peralatan/Tekhnologi



3. Peraturan Presiden Nomer 98 Tahun 2014 Tentang Ijin Usaha Mikro Kecil 4. Perdais No. 1 Tahun 2018Tentang Kelembagaan Pemerintahan Daerah 5. Peraturan Gubernur Nomer 117 Tahun 2014 Tentang SOP 6. Peraturan Gubernur No.56Tahun 2018Tentang Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Koperasi dan UKM DIY

1.Memahami Tugas-tugas yang terkait dengan Pembinaan di Seksi Pemasaran

2.Memahami Pengembangan Produk-produk UKM 3 Memahami cara Pemasaran Produk UKM 4 Meningkatkan SDM UKM di bidang TI


1. SOP Tugas Pendampingan

1.Tempat Lokasi Bimbingan Teknis, Sosialisasi, Promosi 2.Ruangan rapat internal 5. Komputer, Printer, LCD, HVS, 6. Jaringan internet


Apabila Pembinaan dan Pengembangan Pemasaran, Sumber Daya Manusia dan Peralatan/Tekhnologi kegiatan Seksi Pemasaran yang diajukan tidak disetujui maka target penumbuhan wirausaha baru dan pengembangan UKM di DIY tidak tercapai


- 267

SOP : Pembinaan dan Pengembangan Pemasaran, Sumber Daya Manusia dan Peralatan/Tekhnologi

KEGIATAN



dang


dan Dokumentasi


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Merencanakan pelaksanaan kegiatan

pembinaan, pengembangan produk,

pemasaran, SDM dan Tekhnologi Informasi

bagi UKM.


-

2. Berkoordinasi dengan Kabupaten/Kota data

dan informasi pelaku UKM.



3. Menginventarisir data pelaku UKM . Data, Bahan, Komputer, HVS


-



-

5. Melaksanakan kegiatan pembinaan, pengembangan produk, pemasaran, SDM dan TI bagi UKM




6. Pembuatan laporan Kegiatan yang sudah dilaksanakan oleh Seksi Pemasaran


7. Monitoring dan Pendampingan terhadap UKM yang telah mendapatkan pembinaan, pengembangan produk, pemasaran dan peningkatan SDM.


1 harit Data Lapangan



Arsip

- 268




Kode Pos 55165




Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh

Nama SOP Pemantauan Perkembangan Usaha Mikro, Kecil

dan Menengah



1.Memahami Tugas Pemantauan UKM di Seksi Pemasaran 2.Mengetahui perkembangan Pelaku UKM 3 Mengetahui Perkembangan Produk UKM 4 Meningkatkan SDM UKM



1. Tempat Lokasi UKM 2. Ruangan rapat internal 3. Komputer, Printer, LCD, HVS, 4. Jaringan internet


Apabila Pemantauan Perkembangan UKM pada Seksi Pemasaran yang diajukan tidak disetujui maka kemajuan UKM yang telah di latih tidak akan dapat diketahui perkembangannya sehingga target penumbuhan wirausaha baru dan program pengembangan UKM di DIY tidak tercapai


- 269

SOP : Pemantauan Perkembangan Usaha Mikro, Kecil dan Menengah

KEGIATAN


laksana KepalaBidang

KepalaDinas


dan Dokumentasi


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10


Pemantauan Perkembangan UKM Seksi

Pemasaran


-

2. Menginventarisir data pelaku UKM .yang

sudah dilatih





-

4. Menugaskan Pendamping utk kelapangan Surat Tugas, SPPD, Kendaraan

1 hari pelaksanaan Pemantauan

-

5. Pembuatan laporan hasil kelapangan diserahkan kepada KepalaSeksi Pemasaran

Komputer, HVS 1 jam Hasil pelaksanaan kegiatan Pemantauan


6. KepalaSeksi Pemasaran melaporkan kepada KepalaBidang UKM

Bahan Data 1 jam Data Laporan -

7. KepalaBidang Melaporkan kepada KepalaDinas untuk data base Dinas.

Bahan Data 1 jam Data Laporan




- 270




Kode Pos 55165



Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh

Nama SOP Fasilitasi Advokasi dan Penyelesaian

Permasalahan/Sengketa UKM



1.Memahami Tugas Advokasi dan Proses Penyelesaian Sengketa 2.Mengetahui Hak dan Kewajiban Pelaku UKM 3 Mengetahui Lembaga yang Menangani Penyelesaian sengketa 4 Menjembatani Proses Penyelesaian Sengketa


1. SOP Tugas Penyelesaian Sengketa UKM

1.Ruangan rapat/konsultasi internal 2. Komputer, Printer, LCD, HVS, 3. Jaringan internet


Apabila Fasilitasi Advokasi dan Penyelesaian Permasalahan/sengketa UKM UKM pada Seksi Pemasaran yang diajukan tidak disetujui maka Kepastian hukum bagi pelaku UKM di DIY tidak bisa terpenuhi


- 271

SOP : Fasilitasi Advokasi dan Penyelesaian Permasalahan/Sengketa UKM

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU Keterangan KepalaDi

nas KepalaBid

ang KepalaSeksi

Tim Advokasi


dan Dokumentasi


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Menerima surat pengaduan adanya Permasalahan/Sengketa dari UKM

Agenda surat masuk dan ATK

30 menit Menelaah isi surat -

2. Mendisposisi ke Bidang UKM untuk ditelaah dan dipahami isi permasalahan

Surat pengaduan 20 menit analisis, pencermatan


3. Meneruskan surat pengaduan ke Seksi Pemasaran untuk di tindaklanjuti

Komputer, HVS 30 menit Menndaklanjuti -

4. Melakukan rapat internal Ruang rapat laptop 1 jam Proses persiapan -

5. Membentuk tim penyelesaian sengketa Komputer, HVS, transport tim

2 hari Ketugasan tim SOP Pelaksanaan Pemantauan

6. Menjembatani proses penyelesaian sengketa dengan lembaga yang berkompeten



7. Membuat nota kesepakatan antara pihak-pihak yang bersengketa tentang hasil yang telah di sepakati bersama.

Laptop, HVS 1 jam Nota kesepahaman


Nota Kesepahaman 1 jam Di ttd mengetahui untuk bukti telah ada kesepakatan

9. Mendokumentasikan/ pengarsipan sebagai bahan dokumen dan arsip Seksi Pemasaran.



- 272




Kode Pos 55165



Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh

Nama SOP Fasilitasi Kemitraan UKM dengan Lembaga dan

Pelaku Usaha Lainnya



1.Memahami Tugas Kemitraan 2.Menjembatani kerjasama dengan pihak ketiga 3.Mencarikan trading/ Suplier besar 4 Menjaga kesinambungan kerjasama


1. SOP Tugas Kemitraan dengan Pelaku Usaha lain

1. Ruangan Pertemuan 2. Display Produk 3. Komputer, Printer, LCD, HVS, 4. Jaringan internet


Apabila Fasilitasi Kemitraan UKM dengan Lembaga dan Pelaku Usaha lainnya pada Seksi Pemasaran yang diajukan tidak disetujui maka banyak produk UKM di DIY yang tidak bisa dipasarkan dan diminati konsumen.


- 273

SOP : Fasilitasi Kemitraan UKM dengan Lembaga dan Pelaku Usaha Lainnya

KEGIATAN


Produktivitas dan Pemasar

an

Staf Pelaksana

KepalaBidang

KepalaDinas


dan Dokumentasi


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Merencanakan pelaksanaan kegiatan Kemitraan UKM dengan Lembaga lain pada Seksi Pemasaran


-






1 hari pendataani -







SOP Kemitraan




-






- 274

10. Mendokumentasikan/ pengarsipan sebagai bahan dokumen dan arsip Seksi Pemasaran






Kode Pos 55165



Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Fasilitasi Standarisasi dan Perijinan UKM



1.Memahami Pentingnya Standar Mutu 2.Memahami Pentingnya Perijinan UKM


1. SOP Standarisasi Mutu Produk 2. SOP Perijinan UKM

1. Ruangan Pertemuan 2. Sample Produk 3. Komputer, Printer, LCD, HVS, 4. Jaringan internet


Apabila Fasilitasi Standarisasi dan Perijinan UKM pada Seksi Pemasaran yang diajukan tidak disetujui maka banyak produk UKM di DIY yang tidak bisa dipasarkan dan diminati konsumen, serta tidak tersedianya pembiayaan bagi UKM dalam pengembangan usaha.


- 275

SOP : Fasilitasi Standarisasi dan Perijinan UKM

KEGIATAN



an

Staf Pelaksana

KepalaBidang

KepalaDinas


dan Dokumentasi


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Merencanakan pelaksanaan Standarisasi dan Perijinan UKM pada Seksi Pemasaran

Agenda dan ATK 1 hari Draf Rencana Kegiatan -



3. Menentukan standarisasi berdasarkan jenis produk


1 hari pendataani -




5. Melaksanakan Pertemuan/sosialisasi antara UKM dengan Lembaga standarisasi dan institusi yang mengeluarkan Ijin UMK



SOP Kemitraan

6. Menugaskan Pendamping utk membantu proses pengurusan

Surat Tugas, SPPD, Kendaraan


-




8. Melaporkan kepada KepalaBidang UKM tentang hasil kelapangan.

Bahan laporan

9. Melaporkan kepada KepalaDinas tentang hasil yang telah di capai dalam pendampingan ke UKM.

Buku laporan Ditanda tangani/disahkan

- 276

10.Mendokumentasikan/ pengarsipan sebagai bahan dokumen dan arsip Seksi Pemasaran.






Kode Pos 55165



Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Fasilitasi dan Perlindungan bagi UKM



1.Memahami UU NO 20 tahun 2008 tentang UKM 2.Memahami Perpres 98 tahun 2014 tentang IUMK


1. SOP Perlindungan bagi UKM



Apabila Fasilitasi Perlindungan bagi UKM pada Seksi Pemasaran yang diajukan tidak disetujui maka UKM di DIY dalam berusaha tidak memperoleh fasilitas pengembangan usahanya akibatnya banyak pelaku usaha yang mati.


- 277

SOP : Fasilitasi Perlindungan bagi UKM

KEGIATAN



an

Staf Pelaksana

KepalaBidang

KepalaDinas


dan Dokumentasi


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Merencanakan pelaksanaan Fasilitasi Perlindungan bagi UKM pada Seksi Pemasaran


-



3. Melkukan rapat internal Ruang pertemuan, laptop, makan minum





SOP Kemitraan








Bahan laporan Hasil pelaksanaan kegiatan Pemantauan



- 278







Kode Pos 55165



Tanggal Pembuatan

21 Januari 2019

Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Fasilitasi Bantuan Peralatan UKM



1.Memahami Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa 2.Memahami Peraturan Presiden tentang Hibah


1. SOP Hibah Bantuan Peralatan

2. Ruangan Pertemuan 3. Komputer, Printer, LCD, HVS, 4. Jaringan internet 5. Barang Peralatan


Apabila Fasilitasi bantuan peralatan bagi UKM pada Seksi Pemasaran yang diajukan tidak disetujui maka UKM di DIY akan sulit meningkatkan kapasitas produksinya sehingga akan kalah dalam bersaing. .


- 279

SOP : Bantuan Peralatan bagi UKM

KEGIATAN



an

Staf Pelaksana

KepalaBidang

KepalaDinas


dan Dokumentasi


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Merencanakan pelaksanaan Bantuan Peralatan bagi UKM pada Seksi Pemasaran


-

2. Menginventarisir data pelaku UKM yang membutuhkan bantuan peralatan .





4. Membentuk panitia pengadaan sesuai ketentuan yang berlaku

Tempat Pertemuan, Komputer,

3 hari SK Panitia pengadaan

SOP Pengadaan barang dan jasa

5. Menyiapkan peralatan yang dibutuhkan Kendaraan, SPPD 2 hari Peralatan/barang

6. Penyerahan peralatan Barang peralatan 1 jam Panitia Penyerahan SOP Pelaksanaan Pemantauan

7. Pembuatan berita acara serah terima barang BAP barang 1 jam Naskah

- 280

8. Melaporkan kepada KepalaDinas Naskah Di tanda tangani/disahkan







Kode Pos 55165




Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan Monitoring, Evaluasi, dan Penyusunan Laporan Program Seksi Pemasaran








- 281

Apabila Pelaksanaan Monitoring, Evaluasi dan Penyusunan Program pada Seksi Pemasaran yang diajukan tidak disetujui maka bukti atas semua kegiatan yang telah dilaksanakan tidak bisa dipertanggung jawabkan . .


SOP : Pelaksanaan Monitoring,Evaluasi dan Penyusunan Laporan Program Seksi Pemasaran

KEGIATAN



an

Staf Pelaksana

KepalaBidang

KepalaDinas


dan Dokumentasi


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Menginventarisir semua data/bahan

pertanggungjawaban kegiatan yang telah

dilaksanakan .


SOP Pelaporan




4. Meyerahkan kepada KepalaSeksi Pemasaran Berkas Di Koreksi

5. Meneruskan kepada KepalaBidang UKM Konsep Laporan 1 hari Di analisa





- 282




Kode Pos 55165




Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh






1.Memahami Tugas Pokok dan Fungsi Seksi Pemasaran 2.Kelancaran Pelaksanaan tugas dan tanggung jawab


1. SOP Tupoksi



Apabila ketugasan lain pada Seksi Pemasaran yang diajukan tidak disetujui maka kinerja Dinas Koperasi dan UKM DIY akan terganggu.


- 283


KEGIATAN



an

Staf Pelaksana

KepalaBidang

KepalaDinas


dan Dokumentasi


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Menerima surat-surat dari luar terkait

undangan seminar permintaan data UKM

partisipasi pameran dan lain-lain


2. Disposisi KepalaDinas Kepada KepalaBidang

UKM.


3. Disposisi KepalaBidang UKM kepada Kasi Produktivitas dan Pemasaran.










- 285



Jalan HOS Cokroaminoto no. 162 TegalrejoYogyakarta Telepon /Faximile (0274) 515622 Website Email Diskop dan UKM DIY [email protected]

Kode Pos 55165

Nomor SOP 01/Dinas Koperasi dan UKM/UKM/Produksi/2019


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penyusunan program kegiatan seksi produksi



3. Peraturan Presiden Nomer 98 Tahun 2014 Tentang Ijin Usaha Mikro Kecil 4. Perdais No. 1 Tahun 2018Tentang Kelembagaan Pemerintahan Daerah 5. Peraturan Gubernur Nomer 117 Tahun 2014 Tentang SOP 6. Peraturan Gubernur No.56 Tahun 2018Tentang Tugas Pokok dan Fungsi DINAS KOPERASI DAN UKM

DIY






Apabila draft Penyusunan program kegiatan Seksi produksi yang diajukan tidak disetujui maka penyelesaian pekerjaan selanjutnya akan terlambat, kegiatan tidak terlaksana dan berakibat pada kinerja yang rendah


- 286

SOP : Penyusunan program kegiatan Seksi produksi.

KEGIATAN


Kasi Penata laksana

KepalaBidang

KepalaDinas


Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9


program kegiatan Seksi produksi



referensi , aturan terkait penyusunan program

/kegiatan seksi produksi.

Disposisi ATK


-

3. Mengumpulkan data lapangan , saran dan masukan dalam rangka peningkatan pelayanan di seksi produksi.




4. Melakukan rekapitulasi , analisis, pencermatan atas data dan bahan dan menyerahkan ke Kasi Produktivitas dan Pemasaran



-







-



-



-

9. Mendokumentasikan/ pengarsipan sebagai dokumen dan arsip Seksi produksi.



- 287




Kode Pos 55165



Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Penyiapan Bahan Kebijakan Teknis Produksi


1. UU Nomer 13 Tahun 2013 Tentang Keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta 2. UU Nomer 20 Tahun 2008 Tentang Usaha Mikro Kecil Menengah 3. Peraturan Presiden Nomer 98 Tahun 2014 Tentang Ijin Usaha Mikro Kecil 4. Perdais No. 1 Tahun 2018Tentang Kelembagaan Pemerintahan Daerah 5. Peraturan Gubernur Nomer 117 Tahun 2014 Tentang SOP 6. Peraturan Gubernur No.56 Tahun 2018Tentang Tugas Pokok dan Fungsi DINAS KOPERASI DAN UKM

DIY




2. Lembaran kerja 3. Ruangan rapat internal

4. Komputer, Printer, LCD, HVS, 5. Jaringan internet




- 288

SOP: Penyiapan Bahan Kebijakan Teknis Produksi

KEGIATAN


Kasi Prod dan

Pemasaran

KepalaBidang UKM

KepalaDinas

Kasi Program


Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9








1 hari Konsep RKA -





-






- 289




Kode Pos 55165



Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pengelolaan Data dan Informasi UKM



DIY

9. 1. Memiliki kemampuan Pengumpulan data, Bahan, Referensi dan Aturan 2.Memahami penyusunan data base UKM 3. Memahami validasi jenis UKM 4. Memahami penggunaan perangkat computer





Apabila Pengelolaan data dan informasi UKM kegiatan Seksi produksi yang diajukan tidak disetujui maka penyelesaian pekerjaan selanjutnya akan terlambat, kegiatan tidak terlaksana dan berakibat pada kinerja yang rendah


- 290

SOP : Pengelolaan Data dan Informasi UKM.

KEGIATAN



KepalaDinas


dan Dokumentasi


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10


referensi , dari Kabupaten/Kota data dan

informasi pelaku UKM.

Agenda dan Kertas kerja 3 hari bahan , referensi , aturan

-

2. Mengumpulkan data lapangan ,

mengentry/rekap, analisis dan pencermatan

data dan bahan menyerahkan ke Kasi

Produksi




3. Kasi Produksimenyetujui laporan data penata laksana



-

4. Kasi Produksimelakukan validasi data dan koreksi melaporkan kepada KepalaBidang UKM



-

5. KepalaBidang UKM mengoreksi dan menganalisis data menyerahkan ke KepalaDinas

Disposisi, Data, Bahan 1 jam Laporan tahunan bidang UKM

SOP Rapat internal

6. KepalaDinas melakukan koreksi dan mengesahkan laporan data dan informasi UKM Seksi produksi Bidang UKM

Laporan data Seksi produksi Bidang UKM

1 hari Laporan data Seksi produksi Bidang UKM yang sudah disahkan

-


Dokument laporan data Seksi produksi yang telah disahkan


- 291




Kode Pos 55165



Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pembinaan dan Pengembangan Produksi, Sumber Daya Manusia dan Peralatan/Tekhnologi



3. Peraturan Presiden Nomer 98 Tahun 2014 Tentang Ijin Usaha Mikro Kecil 4. Perdais No. 1 Tahun 2018Tentang Kelembagaan Pemerintahan Daerah 5. Peraturan Gubernur Nomer 117 Tahun 2014 Tentang SOP 6. Peraturan Gubernur No.56 Tahun 2018Tentang Tugas Pokok dan Fungsi DINAS KOPERASI DAN UKM

DIY

1.Memahami Tugas-tugas yang terkait dengan Pembinaan di Seksi produksi

2.Memahami Pengembangan Produk-produk UKM 3 Memahami cara Pemasaran Produk UKM 4 Meningkatkan SDM UKM di bidang TI



1.Tempat Lokasi Bimbingan Teknis, Sosialisasi, Promosi 2. Ruangan rapat internal 3. Komputer, Printer, LCD, HVS, 4. Jaringan internet


Apabila Pembinaan dan Pengembangan Produksi, Pemasaran, Sumber Daya Manusia dan Peralatan/Tekhnologi kegiatan Seksi produksi yang diajukan tidak disetujui maka target penumbuhan wirausaha baru dan pengembangan UKM di DIY tidak tercapai


- 292

SOP : Pembinaan dan Pengembangan Produksi, Pemasaran, Sumber Daya Manusia dan Peralatan/Tekhnologi

KEGIATAN



dang


dan Dokumentasi


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9


pembinaan, pengembangan produk,

pemasaran, SDM dan Tekhnologi Informasi

bagi UKM.


-

2. Berkoordinasi dengan Kabupaten/Kota data

dan informasi pelaku UKM.





-



-

5. Melaksanakan kegiatan pembinaan, pengembangan produk, pemasaran, SDM dan TI bagi UKM




6. Pembuatan laporan Kegiatan yang sudah dilaksanakan oleh Seksi produksi


7. Monitoring dan Pendampingan terhadap UKM yang telah mendapatkan pembinaan, pengembangan produk, pemasaran dan peningkatan SDM.


1 harit Data Lapangan



Arsip

- 293




Kode Pos 55165



Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pemantauan Perkembangan Usaha Kecil dan Menengah



DIY

1.Memahami Tugas Pemantauan UKM di Seksi produksi 2.Mengetahui perkembangan Pelaku UKM 3 Mengetahui Perkembangan Produk UKM 4 Meningkatkan SDM UKM



1. Tempat Lokasi UKM 2. Ruangan rapat internal 3. Komputer, Printer, LCD, HVS, 4. Jaringan internet


Apabila Pemantauan Perkembangan UKM pada Seksi produksi yang diajukan tidak disetujui maka kemajuan UKM yang telah di latih tidak akan dapat diketahui perkembangannya sehingga target penumbuhan wirausaha baru dan program pengembangan UKM di DIY tidak tercapai


- 294

SOP : Pemantauan Perkembangan Usaha Mikro, Kecil dan Menengah

KEGIATAN



KepalaDinas


dan Dokumentasi


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10


Pemantauan Perkembangan UKM Seksi

produksi


-

3. Menginventarisir data pelaku UKM .yang sudah dilatih





-

5. Menugaskan Pendamping utk kelapangan Surat Tugas, SPPD, Kendaraan


-

6. Pembuatan laporan hasil kelapangan diserahkan kepada KepalaSeksi produksi



7. KepalaSeksi produksi melaporkan kepada KepalaBidang UKM

Bahan Data 1 jam Data Laporan -

8. KepalaBidang Melaporkan kepada KepalaDinas untuk data base Dinas.

Bahan Data 1 jam Data Laporan




- 295




Kode Pos 55165



Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Fasilitasi Advokasi dan Penyelesaian Permasalahan/Sengketa UKM



DIY

1.Memahami Tugas Advokasi dan Proses Penyelesaian Sengketa 2.Mengetahui Hak dan Kewajiban Pelaku UKM 3 Mengetahui Lembaga yang Menangani Penyelesaian sengketa 4 Menjembatani Proses Penyelesaian Sengketa


1. SOP Tugas Penyelesaian Sengketa UKM

1. Ruangan rapat/konsultasi internal 2. Komputer, Printer, LCD, HVS, 3. Jaringan internet


Apabila Fasilitasi Advokasi dan Penyelesaian Permasalahan/sengketa UKM UKM pada Seksi produksi yang diajukan tidak disetujui maka Kepastian hukum bagi pelaku UKM di DIY tidak bisa terpenuhi


- 296

SOP : Fasilitasi Advokasi dan Penyelesaian Permasalahan/Sengketa UKM

KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU Keterangan KepalaDi

nas KepalaBid

ang KepalaSeksi

Tim Advokasi


dan Dokumentasi


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Menerima surat pengaduan adanya

Permasalahan/Sengketa dari UKM

Agenda surat masuk dan ATK

30 menit Menelaah isi surat -

2. Mendisposisi ke Bidang UKM untuk ditelaah

dan dipahami isi permasalahan

Surat pengaduan 20 menit analisis, pencermatan


3. Meneruskan surat pengaduan ke Seksi produksi untuk di tindaklanjuti

Komputer, HVS 30 menit Menndaklanjuti -

4. Melakukan rapat internal Ruang rapat laptop 1 jam Proses persiapan -

5. Membentuk tim penyelesaian sengketa Komputer, HVS, transport tim

2 hari Ketugasan tim SOP Pelaksanaan Pemantauan

6. Menjembatani proses penyelesaian sengketa dengan lembaga yang berkompeten



7. Membuat nota kesepakatan antara pihak-pihak yang bersengketa tentang hasil yang telah di sepakati bersama.

Laptop, HVS 1 jam Nota kesepahaman


Nota Kesepahaman 1 jam Di ttd mengetahui untuk bukti telah ada kesepakatan

9. Mendokumentasikan/ pengarsipan sebagai bahan dokumen dan arsip Seksi produksi.



- 297




Kode Pos 55165



Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Fasilitasi Kemitraan UKM dengan Lembaga dan Pelaku Usaha Lainnya



DIY

1.Memahami Tugas Kemitraan 2.Menjembatani kerjasama dengan pihak ketiga 3.Mencarikan trading/ Suplier besar 4 Menjaga kesinambungan kerjasama


1. SOP Tugas Kemitraan dengan Pelaku Usaha lain

1.Ruangan Pertemuan 2. Display Produk 3. Komputer, Printer, LCD, HVS, 4. Jaringan internet


Apabila Fasilitasi Kemitraan UKM dengan Lembaga dan Pelaku Usaha lainnya pada Seksi produksi yang diajukan tidak disetujui maka banyak produk UKM di DIY yang tidak bisa dipasarkan dan diminati konsumen.


- 298

SOP : Fasilitasi Kemitraan UKM dengan Lembaga dan Pelaku Usaha Lainnya

KEGIATAN



an

Staf Pelaksana

KepalaBidang

KepalaDinas


dan Dokumentasi


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1. Merencanakan pelaksanaan kegiatan Kemitraan

UKM dengan Lembaga lain pada Seksi produksi Agenda dan ATK 1 hari Draf Rencana

Kegiatan -


Data, Bahan, Komputer, HVS 1 hari Data lapangan SOP Pengumpulan data



1 hari pendataani -







SOP Kemitraan




-






10. Mendokumentasikan/ pengarsipan sebagai bahan dokumen dan arsip Seksi produksi



- 299




Kode Pos 55165



Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Fasilitasi Standarisasi dan Perijinan UKM



DIY

1.Memahami Pentingnya Standar Mutu 2.Memahami Pentingnya Perijinan UKM


1. SOP Standarisasi Mutu Produk 2. SOP Perijinan UKM

1. Ruangan Pertemuan 2. Sample Produk 3. Komputer, Printer, LCD, HVS, 4. Jaringan internet


Apabila Fasilitasi Standarisasi dan Perijinan UKM pada Seksi produksi yang diajukan tidak disetujui maka banyak produk UKM di DIY yang tidak bisa dipasarkan dan diminati konsumen, serta tidak tersedianya pembiayaan bagi UKM dalam pengembangan usaha.


- 300

SOP : Fasilitasi Standarisasi dan Perijinan UKM

KEGIATAN



an

Staf Pelaksana

KepalaBidang

KepalaDinas


dan Dokumentasi


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Merencanakan pelaksanaan Standarisasi dan

Perijinan UKM pada Seksi produksi


-



3. Menentukan standarisasi berdasarkan jenis produk


1 hari pendataani -







SOP Kemitraan




-





Bahan laporan



10.Mendokumentasikan/ pengarsipan sebagai bahan dokumen dan arsip Seksi produksi.



- 301




Kode Pos 55165



Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Fasilitasi dan Perlindungan bagi UKM



DIY

1.Memahami UU NO 20 tahun 2008 tentang UKM 2.Memahami Perpres 98 tahun 2014 tentang IUMK


1. SOP Perlindungan bagi UKM

1.Ruangan Pertemuan 2. Komputer, Printer, LCD, HVS, 3. Jaringan internet


Apabila Fasilitasi Perlindungan bagi UKM pada Seksi produksi yang diajukan tidak disetujui maka UKM di DIY dalam berusaha tidak memperoleh fasilitas pengembangan usahanya akibatnya banyak pelaku usaha yang mati.


- 302

SOP : Fasilitasi Perlindungan bagi UKM

KEGIATAN



an

Staf Pelaksana

KepalaBidang

KepalaDinas


dan Dokumentasi


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Merencanakan pelaksanaan Fasilitasi Perlindungan bagi UKM pada Seksi produksi


-



3. Melkukan rapat internal Ruang pertemuan, laptop, makan minum





SOP Kemitraan








Bahan laporan Hasil pelaksanaan kegiatan Pemantauan






- 303




Kode Pos 55165


Tanggal Pembuatan

21 Januari 2019

Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Fasilitasi Bantuan Peralatan UKM



DIY

1.Memahami Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa 2.Memahami Peraturan Presiden tentang Hibah


1. SOP Hibah Bantuan Peralatan

1. Ruangan Pertemuan 2. Komputer, Printer, LCD, HVS, 3. Jaringan internet 4. Barang Peralatan


Apabila Fasilitasi bantuan peralatan bagi UKM pada Seksi produksi yang diajukan tidak disetujui maka UKM di DIY akan sulit meningkatkan kapasitas produksinya sehingga akan kalah dalam bersaing. .


- 304

SOP : Bantuan Peralatan bagi UKM

KEGIATAN



an

Staf Pelaksana

KepalaBidang

KepalaDinas


dan Dokumentasi


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Merencanakan pelaksanaan Bantuan

Peralatan bagi UKM pada Seksi produksi


-

2. Menginventarisir data pelaku UKM yang

membutuhkan bantuan peralatan .





4. Membentuk panitia pengadaan sesuai ketentuan yang berlaku

Tempat Pertemuan, Komputer,

3 hari SK Panitia pengadaan

SOP Pengadaan barang dan jasa

5. Menyiapkan peralatan yang dibutuhkan Kendaraan, SPPD 2 hari Peralatan/barang

6. Penyerahan peralatan Barang peralatan 1 jam Panitia Penyerahan SOP Pelaksanaan Pemantauan

7. Pembuatan berita acara serah terima barang BAP barang 1 jam Naskah

8. Melaporkan kepada KepalaDinas Naskah Di tanda tangani/disahkan




- 305




Kode Pos 55165


UKM/UKM/Produksi/2019


Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh



Nama SOP Pelaksanaan Monitoring, Evaluasi, dan Penyusunan Laporan Program Seksi produksi



DIY






Apabila Pelaksanaan Monitoring, Evaluasi dan Penyusunan Program pada Seksi produksi yang diajukan tidak disetujui maka bukti atas semua kegiatan yang telah dilaksanakan tidak bisa dipertanggung jawabkan . .


- 306

SOP : Pelaksanaan Monitoring,Evaluasi dan Penyusunan Laporan Program Seksi produksi

KEGIATAN



an

Staf Pelaksana

KepalaBidang

KepalaDinas


dan Dokumentasi


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Menginventarisir semua data/bahan

pertanggungjawaban kegiatan yang telah

dilaksanakan .


SOP Pelaporan




4. Menyerahkan kepada KepalaSeksi produksi Berkas Di Koreksi

5. Meneruskan kepada KepalaBidang UKM Konsep Laporan 1 hari Di analisa





- 307




Kode Pos 55165



Tanggal Revisi -


Disahkan Oleh






DIY

1.Memahami Tugas Pokok dan Fungsi Seksi produksi 2.Kelancaran Pelaksanaan tugas dan tanggung jawab


1. SOP Tupoksi

1.Ruangan Pertemuan 2.Komputer, Printer, LCD, HVS, 3.Jaringan internet


Apabila ketugasan lain pada Seksi produksi yang diajukan tidak disetujui maka kinerja DINAS KOPERASI DAN UKM DIY akan terganggu.


- 308


KEGIATAN



an

Staf Pelaksana

KepalaBidang

KepalaDinas


dan Dokumentasi


Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Menerima surat-surat dari luar terkait

undangan seminar permintaan data UKM

partisipasi pameran dan lain-lain


2. Disposisi KepalaDinas Kepada KepalaBidang

UKM.


3. Disposisi KepalaBidang UKM kepada Kasi Produktivitas dan Pemasaran.










dinas koperasi dan usaha kecil menengah

Documents