diajukan sebagai salah satu syarat untuk...

EFEKTIVITAS PENGELOLAAN ARSIP DI BADAN KELUARGA

BERENCANA PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN PEREMPUAN

(BKBPMP) KABUPATEN SERANG

SKRIPSI

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh

Gelar Sarjana Ilmu Sosial Pada Konsentrasi Manajemen Publik

Program Studi Ilmu Administrasi Negara

Oleh

Jen Jepriyanah

NIM 6661122408

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SULTAN AGENG TIRTAYASA

2017

http://www.kvisoft.com/pdf-merger/

PERNYATAAN ORISINILITAS

Yang bertandatangan di bawah ini:

Nama : Jen Jepriyanah

NIM : 6661122408

Tempat Tanggal Lahir : Serang, 04 Januari 1995

Program Studi : Ilmu Administrasi Negara

Menyatakan bahwa skripsi yang berjudul “Efektivitas Pengelolaan Arsip di Badan

Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan Kabupaten Serang”

adalah hasil karya saya sendiri, dan seluruh sumber yang dikutip maupun yang

dirujuk telah saya nyatakan dengan benar. Apabila dikemudian hari skripsi ini

terbukti mengandung unsur plagiat, maka gelar kesarjanaan saya bisa dicabut.

Serang, April 2017

Jen Jepriyanah

NIM. 6661122408

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

Memulai dengan penuh keyakinan,

Menjalankan dengan penuh keikhlasan,

Menyelesaikan dengan penuh kebahagiaan.

Ku Persembahkan Salah Satu Karya Terbesarku Ini,

Untuk Ayah dan Mama Tersayang

Adikku Tersayang

Serta Keluarga Besar dan Sahabat Tercinta

LEMBAR PERSETUJUAN

Nama : Jen Jepriyanatt

NIM :6661122408

JUdUI SKTiPSi : EFEKfiVITAS PENGELOIAAN ARSIP DI BADAN KELUARGA

BERENCANA PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN PEREMPUAN

(BKBPMP) KABT'PATEN SERANG

Serang, April2017

Skripsi Ini Telatr Disetuiui Untt*Diujikan

Menyetujui,

NIP : 197905252trI5012001

;-lL'

Pembimbing I

NIP : 1976032Y2M3122fr01

Mengetahui,

Ilmu S,osial dan IImu Politik

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI I\'EGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL I}AN ILMU POLTNK

Ketua Penguji:

Titi Stiawati. S.Sos.. M.SiNrP. 19?01 1252005012001

Anggota:

Yeni Widyastuti. S.Sos.. M.SiNIP. 197602102005012003

Anggota:

Bahmawaii. S.Sos.. M.SiNIP : 197905252005012001

Mengetahui,

UNIyERSTTASSULTAT\I AGENG TTRTAYASA

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

Nama

NIM

Judul Skripsi

Telah diuji dihadapan

dinyatakan LULUS.

: Jen Jepriyanah

:6661122408

: EFEKTIVITAS PENGELOLAAN ARSIP DI BADANKELUARGA BERENCANA PEMBERDAYAANMASYARAKA'T DAN PEREMPUAN (BKBPMP)KABUPATEN SERANG

Dewan fenluii Skripsi di Serang, Tanggal 02 Juni z}fi dan

Serang, Juni 2017

:-t

V.*'.riiil:e'u'Gti,i'.,X

/"-C*'h,=*,F,,%+*.v".$' /4e$- *rts--7fl;,f-N

292043122401

ABSTRAK

Jen Jepriyanah. 6661122408. 2017. Skripsi. Efektivitas Pengelolaan Arsip diBadan Keluarga Berencana Pembedayaan Masyarakat dan PerempuanKabupaten Serang. Ilmu Administrasi Negara. Fakultas Ilmu Sosial dan IlmuPolitik. Universitas Sultan Ageng Tirtayasa. Pembimbing I Rahmawati, S.Sos,M.Si., Pembimbing II Listyaningsih, S.Sos, M.Si.

Penelitian ini dilatar belakangi oleh masih adanya permasalahan mengenaipengelolaan arsip di Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat danPerempuan Kabupaten Serang seperti belum terlaksananya penemuan kembali arsipdengan cepat dan tepat, belum diterapkannya sistem penyimpanan arsip yang baikdan benar, dan kurangnya pemahaman pegawai tentang sistem kearsipan. Fokuspenelitian ini adalah efektivitas pengelolaan kearsipan di Badan Keluarga BerencanaPemberdayaan Masyarakat dan Perempuan Kabupaten Serang. Teori yang digunakanadalah teori yang diungkapkan oleh Gibson yang terdiri dari 7 indikator yaitukejelasan tujuan yang hendak dicapai, kejelasan strategis pencapaian tujuan, prosesanalisis dan perumusan kebijaksanaan yang mantap, perencanaan yang matang,penyusunan program yang tepat, tersedianya sarana dan prasarana, sistempengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik. Metode yang digunakandalam penelitian ini adalah kuantitatif deskriptif. Populasi dalam penelitian inisebanyak 30 orang dan semuanya dijadikan sampel sehingga disebut sampel jenuh.Pengumpulan data yaitu dengan menyebarkan kuesioner. Hasil penelitianmenunjukkan bahwa pengelolaan arsip di Badan Keluarga Berencana PemberdayaanMasyarakat dan Perempuan Kabupaten Serang sudah efektif. Hasil perhitunganmenyatakan bahwa t-hitung > t-tabel = (4,544 > 2,04523) dan didukung dengan hasilhipotesis sebesar 67,7%. Sudah efektifnya pengelolaan arsip karena ditunjang dengantersedianya sarana prasana yang memadai bagi pegawai terutama fasilitas untuk arsipdinamis sepeti surat masuk dan keluar.

Kata kunci: Arsip, Efektivitas, Pengelolaan.

ABSTRACT

Jen Jepriyanah. 6661122408.2017. Effectiveness Of Records Management InFamily Planning And Womens’s Empowerment Agency Of Serang District.Department of Public Administration. Faculty Science of Social and Politic. SultanAgeng Tirtayasa Univercity. Advisor I Rahmawati, S.Sos, M.Si., Advisor IIListyaningsih, S.Sos, M.Si.

This research is motivated by the persistence of problem concerning recordsmanagement by Family Planning And Womens’s Empowerment Agency Of SerangDistrict as not the implementation of the rediscovery of the archive quickly andprecisely, yet the implementation of archive storage system that is good and true, andreduced employee understanding of the archival system. The focus of this research iseffectiveness records management by Family Planning And Womens’s EmpowermentAgency Of Serang District. The theory used is the theory disclosed by Gibsonconsisting of 7 indicators are clarity of goals to be achieved, strategic clarity of goalachievement, the process of analysis and the formulation of a solid policy, carefulplanning, proper programming, the availability of facilities and infrastructure, aneducational and supervisory control system. The method used in this research isquantitative descriptive. The population in this study were 30 peoples and all thesampled so-called saturated samples. Programming didacting collecting data bydistributing questionnaires. The result showed that archive management in the familyplanning and women’s empowerment agency of serang district is already effevtive.The result stated that the calculation of t-count > t-table = (4,544 > 2,04523) andsupported by the result of the hypothesis of 67,7%. The effectiveness of archivemanagement because it is supported by the availability of adequate infrastructurefacilities for employees, especially facilities for dynamic archives.

Keywords: Effectiveness, Management, Record.

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas rahmat dan

karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan skripsi ini sebagai salah satu syarat untuk

memperoleh gelar Sarjana Sosial pada konsentrasi Manajemen Publik Program Studi

Ilmu Administrasi Negara yang berjudul “Efektivitas Pengelolaan Arsip di Badan

Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan Kabupaten

Serang”.

Skripsi ini tentunya dapat selesai tidak terlepas dari bantuan serta dukungan

dari berbagai pihak yang senantiasa mendukung dan membimbing penulis. Maka dari

itu penulis menyampaikan terima kasih sebesar-besarnya kepada:

1. Prof. Dr. H. Sholeh Hidayat, M.Pd, selaku Rektor Universitas Sultan Ageng

Tirtayasa.

2. Dr. Agus Sjafari, M.Si, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.

3. Ibu Rahmawati, S.Sos, M.Si selaku Wakil Dekan I Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa dan selaku Dosen

Pembimbing I yang selalu mengarahkan, memberikan masukan atau kritikan

yang membangun, memberikan semangat, dan motivasi.

4. Bapak Iman Mukhroman, S.Ikom, M.Ikom, selaku Wakil Dekan II Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.

5. Bapak Kandung Sapto Nugroho, S.Sos., M.Si, selaku Wakil Dekan III

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.

6. Ibu Listyaningsih, S.Sos., M.Si, selaku Ketua Program Studi Ilmu

Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan

Ageng Tirtayasa dan selaku Dosen Pembimbing II yang selalu mengarahkan,

memberikan masukan atau kritikan yang membangun, memberikan semangat

dan motivasi.

7. Bapak Riswanda, S.Sos., M.PA., P.hD, Selaku Sekretaris Program Studi Ilmu

Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan

Ageng Tirtayasa.

8. Ibu Ima Maisaroh, S.Ag., M.Si., selaku Dosen Pemimbing Akademik

Program Studi Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.

9. Kepada seluruh Dosen dan Staff Civitas Akademik Program Studi Ilmu

Administrasi Negara Universitas Sultan Ageng Tirtayasa yang membekali

penulis dengan ilmu pengetahuan selama perkuliahan.

10. Kepada Pegawai Badan Kelurga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan

Perempuan yang telah memberikan izin kepada peneliti untuk melakukan

penelitian pada lokasi tersebut.

11. Kepada ayah, mama, adik, dan keluarga besar, yang telah mendoakan dan

senantiasa memberikan semangat bagi penulis.

12. Kepada sahabat penelitian penulis, Dini Firdausy. Terima kasih atas

kesediaannya selalu menemani penulis selama penelitian dan penyusunan

skripsi ini.

13. Kepada sahabat-sahabat terkasih, Elma Magdalena, Lia Agustina, Setiawati,

Rohmawati, Uswatun Hasanah, Risma Maulina, Nafisatul Khoridah, Dini

Firdausy, Ina Pratiwi, Wiwik Anggreini, Fatwa Nurjanah, Febrini L Tobing,

dan Kristina N. Silaban. Terima kasih untuk persahabatan dan persaudaraan

yang telah terjalin selama ini dan seterusnya.

14. Kepada keluarga besar Koperasi Kesejahteraan Mahasiswa (KOKESMA)

Untirta, terima kasih telah memberi banyak pengalaman dan rasa

kekeluargaan hingga saat ini.

15. Teman-teman kelas A Administrasi Negara angkatan 2012. Terima kasih

untuk kebersamaan selama berkuliah.

16. Kepada semua pihak yang telah membantu yang tidak dapat disebutkan satu

persatu, penulis ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya.

Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penyusunan skripsi ini.

Maka dari itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi

perbaikan dimasa yang akan datang. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua

pihak.

Serang, 2017

Jen Jepriyanah

DAFTAR ISI

Halaman

PERNYATAAN ORISINALITAS........................................................................... i

LEMBAR PENGESAHAN ..................................................................................... ii

LEMBAR PERSETUJUAN ................................................................................... iii

ABSTRAK ............................................................................................................... iv

KATA PENGANTAR .............................................................................................. v

DAFTAR ISI.......................................................................................................... viii

DAFTAR GAMBAR .............................................................................................. xii

DAFTAR TABEL ................................................................................................. xiii

DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... xiv

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah.......................................................................... 1

1.2. Identifikasi Masalah .............................................................................. 11

1.3. Batasan Masalah.................................................................................... 11

1.4. Rumusan Masalah ................................................................................. 12

1.5. Tujuan Penelitian .................................................................................. 12

1.6. Manfaat Penelitian ................................................................................ 12

1.7. Sistematika Penulisan ........................................................................... 13

BAB II TINJAUAN PUSTAKA, KERANGKA PEMIKIRAN DAN HIPOTESIS

PENELITIAN

2.1. Tinjauan Pustaka ................................................................................... 19

2.1 Teori Efektivitas ............................................................................. 20

2.2 Konsep Pengelolaan ....................................................................... 28

2.3 Teori Arsip...................................................................................... 29

2.1.3.1 Pengertian Arsip ................................................................ 29

2.1.3.2 Jenis-jenis Arsip ................................................................ 32

2.1.3.3 Pengorganisasian Arsip ..................................................... 33

2.1.3.4 Fungsi, Tujuan & Peranan Kearsipan................................ 36

2.1.3.5 Pengelolaan Arsip.............................................................. 38

2.1.3.6 Sistem Kearsipan yang Baik............................................... 39

2.1.3.7 Tata Cara Penyusutan Arsip .............................................. 40

2.2.Penelitian Terdahulu............................................................................. 43

2.3. Kerangka Berfikir ................................................................................ 47

2.4. Hipotesis Penelitian ............................................................................. 49

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

3.1. Metode Penelitian............................................................................... 51

3.2. Ruang Lingkup/Fokus Penelitian....................................................... 52

3.3. Lokasi Penelitian................................................................................ 52

3.4. Variabel Penelitian ............................................................................. 53

3.4.1. Definisi Konsep......................................................................... 53

3.4.2. Definisi Operasional.................................................................. 53

3.5. Instrument Penelitian......................................................................... 55

3.6. Populasi dan Sampel Penelitian......................................................... 58

3.6.1. Populasi ................................................................................... 58

3.6.2. Sampel ..................................................................................... 59

3.7. Teknik Pengolahan dan Analisis Data............................................... 60

3.7.1. Teknik Pengolahan Data.......................................................... 60

3.7.2. Analisis Data............................................................................ 61

3.8. Jadwal Penelitian ............................................................................... 65

BAB IV HASIL PENELITIAN

4.1 Deskripsi Lokasi ................................................................................ 66

4.1.1. Gambaran Umum Kabupaten Serang ...................................... 66

4.1.2. Gambaran Umum BKBPMP Kabupaten Serang..................... 67

4.2 Pengujian Persyaratan Statistik

4.2.1. Uji Validitas............................................................................. 72

4.2.2. Uji Reliabilitas......................................................................... 75

4.2.3. Uji Normalitas ......................................................................... 76

4.3 Deskripsi Data

4.3.1. Identitas Responden................................................................. 77

4.3.2. Analisis Data............................................................................ 79

4.4 Pengujian Hipotesis ......................................................................... 122

4.5 Interpretasi Hasil Penelitian............................................................. 124

4.6 Pembahasan .................................................................................... 126

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan...................................................................................... 138

5.2 Saran ................................................................................................ 139

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1. Tiga Pandangan Mengenai Efektivitas Organisasi.............................. 23

Gambar 2.2. Kerangka Berfikir................................................................................ 48

Gambar 4.1. Kurva Penolakan dan Penerimaan Hipotesis .................................... 123

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1.1. Rekapitulasi Surat Masuk dan Keluar Bulan Januari – Oktober 2016 ..... 8

Tabel 3.1. Instrumen Penelitian ............................................................................... 57

Tabel 3.2. Skor Dalam Penelitian ............................................................................ 59

Tabel 3.3. Jadwal Penelitian..................................................................................... 65

Tabel 4.1. Hasil Perhitungan Uji Validitas .............................................................. 73

Tabel 4.2. Hasil Uji Reliabilitas............................................................................... 75

Tabel 4.3. Uji Normalitas......................................................................................... 76

Tabel 4.4. Pengujian Hipotesis .............................................................................. 122

Tabel 4.5 Indikator Skor Hasil Penelitian .............................................................. 125

Tabel 4.6. Hasil Indikator....................................................................................... 136

DAFTAR DIAGRAM

Halaman

4.1 Identitas responden berdasarkan jenis kelamin..................................................... 77

4.2 Identitas responden berdasarkan tingkat pendidikan ............................................ 78

4.3 Identitas responden berdasarkan pangkat/golongan.............................................. 79

4.4 Tanggapan responden tentang prosedur pembuatan surat yang diterapkan dapat

mencapai keefektifan dalam bekerja ..................................................................... 80

4.5 Tanggapan responden tentang prosedur penyimpanan arsip arsip yang diterapkan

dapat mencapai keefektifan dalam bekerja ........................................................... 82

4.6 Tanggapan responden tentang rekan kerja sudah menerapkan prosedur

pengurusan arsip intern sesuai dengan peraturan yang berlaku di BKBPMP

Kabupaten serang .................................................................................................. 83


pengurusan arsip ekstern sesuai dengan peraturan yang berlaku di BKBPMP

Kabupaten Serang ................................................................................................. 84


penyimpanan arsip sesuai dengan peraturan yang berlaku di BKBPMP Kabupaten

Serang.................................................................................................................... 86

4.9 Tanggapan responden tentang sistem penyimpanan yang diterapkan dapat

memudahkan dalam menemukan arsip yang disimpan......................................... 87

4.10 Tanggapan responden tentang rekan kerja selalu mematuhi prosedur kerja yang

berlaku terutama prosedur pengelolaan arsip di BKBPMP Kabupaten Serang.... 88

4.11 Tanggapan responden tentang petugas arsip memiliki latar belakang pendidikan

dan kemampuan dibidang arsip............................................................................. 89

4.12 Tanggapan responden tentang petugas arsip sudah mengikuti diklat kearsipan 91

4.13 Tanggapan responden tentang adanya petugas yang melakukan pemindahan

arsip ....................................................................................................................... 92

4.14 Tanggapan responden tentang adanya petugas yang bertanggung jawab dalam

pelaksanaan pemusnahan arsip ............................................................................. 93

4.15 Tanggapan responden tentang prosedur pembuatan surat di BKBPMP

Kabupaten Serang ................................................................................................. 94

4.16 Tanggapan responden tentang adanya prosedur penataan arsip dinamis di

BKBPMP Kabupaten Serang ................................................................................ 95

4.17 Tanggapan responden tentang adanya prosedur penataan arsip statis di


4.18 Tanggapan responden tentang adanya prosedur penataan arsip media baru di


4.19 Tanggapan responden tentang adanya alur peminjaman arsip........................... 98

4.20 Tanggapan responden tentang adanya bukti tertulis dalam pelaksanaan

peminjaman dan pengembalian arsip .................................................................... 99

4.21 Tanggapan responden tentang tentang adanya target waktu yang ditetapkan

dalam penyusutan arsip ....................................................................................... 100

4.22 Tanggapan responden tentang adanya sosialisasi dalam pelaksanaan prosedur

pengelolaan arsip................................................................................................. 101

4.23 Tanggapan responden tentang rekan kerja mengetahui prosedur pembuatan surat

di BKBPMP Kabupaten Serang.......................................................................... 102

4.24 Tanggapan responden tentang rekan kerja mengetahui prosedur penataan arsip

dinamis di BKBPMP Kabupaten Serang ............................................................ 103


statis di BKBPMP Kabupaten Serang................................................................. 104


media baru di BKBPMP Kabupaten Serang ....................................................... 105

4.27 Tanggapan responden tentang rekan kerja mengetahui prosedur penyusutan

arsip yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang ........................................... 106

4.28 Tanggapan responden tentang rekan kerja memahami prosedur penyimpanan

arsip sesuai dengan peraturan yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang .... 107

4.29 Tanggapan responden tentang memahami prosedur pembuatan surat yang

berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang ............................................................. 108

4.30 Tanggapan responden tentang rekan kerja memahami prosedur penataan arsip

dinamis yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang....................................... 109

4.31 Tanggapan responden tentang rekan kerja memahami penataan arsip statis yang

berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang ............................................................. 110

4.32 Tanggapan responden tentang rekan kerja memahami prosedur penataan arsip

media baru yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang ................................. 111

4.33 Tanggapan responden tentang rekan kerja memahami prosedur penyusutan arsip

yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang .................................................... 112

4.34 Tanggapan responden tentang tersedianya sarana arsip yang memadai .......... 113

4.35 Tanggapan responden tentang tersedianya ruang arsip yang sesuai dengan

kebutuhan ............................................................................................................ 115

4.36 Tanggapan responden tentang sarana arsip yang disediakan memudahkan

pegawai dalam melaksanakan pengelolaan arsip ................................................ 116

4.37 Tanggapan responden tentang ruang arsip yang terseida dapat menjaga

keamanan arsip.................................................................................................... 117

4.38 Tanggapan responden tentang pimpinan selalu memberi arahan dalam

pelaksanaan tugas pegawai terutama bidang kearsipan ...................................... 118

4.39 Tanggapan responden tentang adanya pengawasan yang dilakukan pimpinan

dalam pelaksanaan penyimpanan arsip ............................................................... 119

4.40 Tanggapan responden tentang adanya pengawasan yang dilakukan pimpinan

dalam pelaksanaan penyusutan arsip .................................................................. 120

4.41 Tanggapan responden tentang pegaai melakukan evaluasi dalam mencapai

efektivitas pengelolaan arsip ............................................................................... 121

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Ijin Penelitian

2. Kuesioner

3. Tabulasi Data

4. Hasil SPSS

5.Struktur Organisasi

6. Dokumentasi

7. Catatan Bimbingan Skripsi

8. Daftar Riwayat Hidup

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Pada era informasi modern sekarang ini kebutuhan untuk pemenuhan

kepuasan kerja sudah semakin meningkat dengan adanya persaingan yang ketat

dalam ruang lingkup perusahaan maupun instansi. Oleh karena itu muncul

banyak tuntutan-tuntutan, salah satunya adalah totalitas dalam menjalankan

pemenuhan tujuan dari instansi tersebut. Faktor-faktor yang mempengaruhi

totalitas tersebut adalah sumber daya manusia yang menjalankan tujuan instansi

serta kemampuan dan pengetahuan yang tinggi dapat mendukung jalannya

aktivitas dari instansi.

Sebuah organisasi pasti memiliki harapan agar pekerjaan-pekerjaan

dalam mencapai tujuannya dapat dikerjakan secara efektif dan efisien. Maka dari

itu, setiap pegawai dituntut untuk bekerja secara efektif dan efisien dalam

mencapai tujuan sebuah organisasi. Dalam mencapai efektifitas kerja, terdapat

beberapa faktor yang mempengaruhi, salah satunya adalah pengelolaan arsip

yang dilaksanakan oleh sebuah organisasi. Setiap organisasi pasti memiliki

dokumen-dokumen, arsip, warkat, yang penting untuk disimpan agar berkas-

berkas tersebut dapat digunakan kembali saat dibutuhkan. Dapat dikatakan

bahwa dimana ada kegiatan manusia pasti akan terdapat arsip. Hal itu

disebabkan karena manusia selalu memerlukan catatan atau rekaman dari setiap

2

kegiatan yang dilakukan sebagai alat bantu untuk mengingat baik untuk

keperluan administrasi, hukum dan kepentingan-kepentingan pembuktian-

pembuktian yang otentik dan sebagainya. Maka dari itu, berkas tersebut harus

disimpan dengan baik dan rapi agar tidak sulit untuk ditemukan dan berkas dapat

bebas dari kerusakan akibat penyimpanan yang sembarangan.

Arsip yang dimiliki oleh organisasi harus dikelola dengan baik sebab

keunggulan pada bidang kearsipan akan sangat membantu tugas pimpinan serta

membantu mekanisme kerja dari seluruh pegawai instansi yang bersangkutan

dalam pencapaian tujuan secara lebih efisien dan efektif. Informasi yang

diperlukan melalui arsip dapat menghindari salah komunikasi, mencegah adanya

duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai tujuan organisasi. Dengan adanya

arsip akan timbul pekerjaan kearsipan, baik dengan peralatan yang sederhana

maupun dengan peralatan yang paling canggih seperti komputer.

Dalam rangka usaha untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna

administrasi aparatur Negara, telah ditetapkan Undang-Undang Republik

Indonesia Nomor 43 tahun 2009 mengenai Kearsipan dan Peraturan Pemerintah

Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun

2009 tentang Kearsipan. Melalui peraturan tersebut, organisasi diharapkan dapat

mengelola arsipnya dengan baik. Perhatian yang perlu diberikan kepada arsip

yang dimiliki oleh sebuah organisasi yaitu pengelolaan arsip yang benar dan

efektif, sehingga dengan pengelolaan yang efektif akan mendukung efektifitas

kerja dalam hal penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan arsip.

3

Keberadaan arsip dalam organisasi menjadi salah satu faktor yang sangat

berperan penting dan juga merupakan penentu dalam proses pelaksanaan tugas

organisasi khususnya dalam organisasi pemerintah yang berorientasi pada

pemberian layanan langsung kepada masyarakat luas (public), dimana arsip

menjadi salah satu faktor utama pengukuran kinerja suatu organisasi pemerintah.

Arsip memiliki fungsi sebagai pusat ingatan dan sumber informasi

tertulis harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan

pelayanan yang efektif. Selain itu, arsip juga merupakan sarana evaluasi dalam

proses penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan serta sebagai bahan

pertanggung jawaban nasional kepada generasi yang akan datang (Achmad dan

Badriyah, 2009:2). Lantaran memiliki fungsi yang cukup penting, maka arsip

haruslah dikelolah secara baik dan benar dengan suatu sistem yang baik dan

benar pula agar informasi yang tersimpan dalam arsip tersebut tetap terjaga

keautentikannya dan tujuan adanya kearsipan seperti yang diamanatkan dalam

Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan

Bab 2 Pasal 3 bagian F dapat tercapai yaitu untuk menjamin keamanan dan

keselamatan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan

bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Untuk dapat mengemban tugas seperti ini, pegawai yang bekerja pada

bagian kearsipan bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap

pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus mengenai

4

bidang kearsipan. Faktor manusia dalam unit kearsipan sangatlah penting

peranannya, sebab manusia di unit kearsipan ini harus terampil dalam teknis

kearsipan, sehingga mampu menggerakkan instansinya untuk mencapai

arah/tujuan yang telah direncanakan dan ditetapkan sebelumnya.

Selain itu, penerapan sistem kearsipan yang digunakan suatu organisasi

harus sesuai dengan peranan dan fungsi pokok serta komponen kerja yaitu

manusia, peralatan, dan sistem kerja sehingga permasalahan dalam pengelolaan

kearsipan dapat diminimalisir. Sebuah organisasi dapat memilih system

kearsipan yang sesuai dengan kondisi organisasi tersebut yang terdiri dari 5

sistem yaitu sistem abjad, nomor, wilayah, dan subject/masalah (Acmad dan

Badriyah, 2009:25). Suatu sistem pengelolaan arsip disebut dengan manajemen

arsip dengan demikian aktivitas organisasi yang diperlukan suatu sistem

penanganan arsip atau manajemen arsip yang khusus mengelola arsip, mengingat

pentingnya keberadaan arsip tersebut sehingga arsip dapat terpelihara dan mudah

ditemukan bila diperlukan. Sebagaimana yang dikemukakan oleh Wursanto

(1991:22) bahwa “Sistem Kearsipan adalah suatu sistem, metode atau cara yang

telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan arsip. Arsip dapat

ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan”.

Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan

(BKBPMP) Kabupaten Serang merupakan salah satu instansi pemerintah yang

berada dibawah pengawasan Pemerintah Kabupaten Serang merupakan salah

5

satu SKPD yang mepunyai fungsi koordinasi dalam bidang KB, pemberdayaan

masyarakat dan pemberdayaan ekonomi masyarakat baik koordinasi dalam

lingkup tatanan pemerintah maupun koordinasi langsung dengan masyarakat.

Untuk mendukung terlaksananya tugas dan fungsinya, BKBPMP Kabupaten

Serang memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data dan informasi

tersebut adalah arsip. Karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan mulai

dari kegiatan terdepan sampai pada kegiatan pengambilan keputusan. Fungsi

arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah perlu dikelola dengan

baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang

berhasil guna dan berdaya guna. Dalam hal ini unit kearsipan harus senantiasa

siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan

masalah administrasi pada umumnya dan dalam manajemen kearsipan pada

khususnya.

Pengelolaan arsip yang diterapkan oleh BKBPMP Kabupaten Serang

yaitu menggunakan asas campuran, dimana arsip dikelola secara sentralisasi

(dikelola oleh bagian Kesekretariatan), dan desentralisasi (setiap bagian

menyimpan arsipnya masing-masing) (Sumber: Wawancara dengan Kasubag

Umum dan Kepegawaian di BKBPMP Kabupaten Serang tanggal 13 Juni 2016).

Terdapat 5 (lima) bidang yang terdapat pada BKBPMP Kabupaten Serang, yaitu

Bidang Keluarga Berencana (KB), Bidang Pemberdayaan Masyarakat (PM),

Bidang Pemberdayaan Ekonomi Masyarakat (PEM), Bidang Pemberdayaan

Perempuan dan Perlindungan Anak (PP-PA), dan Bidang Informasi Analisa

6

Program Keluarga dan Ketahanan Keluarga (IKAP-KK). Setiap bidang

mempunyai arsip pribadinya yang dikelola bidang itu sendiri seperti, laporan

kegiatan sosialisasi KB dan pelayanan KB, dokumen kontrak kegiatan, surat

pertanggungjawaban, dan data jumlah keluarga di Kabupaten Serang. Sedangkan

arsip yang berada pada bagian kesekretariatan yaitu seperti arsip data

kepegawaian, surat masuk, dan surat keluar.

Adapun alur proses pengurusan dan pengendalian naskah dinas masuk

menurut Keputusan Bupati Nomor 24 Tahun 2002 tentang Tata Kearsipan di

Lingkungan Kabupaten Serang adalah sebagai berikut:

7

BAGAN 1.1

Proses Pengurusan Naskah Dinas Masuk

UNIT KEARSIPAN UNIT PENGOLAH

PENERIMA PENGARAH PENGENDALI PENYIMPAN TATA USAHA PIMPINAN PELAKSANA

Sumber: Keputusan Bupati Nomor 24 Tahun 2002, hal 25

I, II, III, & IV : Kartu Kendali

1, 2 :Kartu Disposisi

Hasil penelitian di BKBPMP Kabupaten Serang berkaitan dengan arsip

surat masuk dan surat keluar selama bulan Januari sampai dengan November

2016 pada buku agenda surat masuk dan keluar sebagai berikut:

IV III

II I

I

II

IV III

III IV

2 1

2

1

2

2 1

2 1

8

Tabel 1.1

Rekapitulasi Surat Masuk Bulan Januari – Oktober 2016

Bulan Jenis Surat

Jumlah Surat Masuk Surat Keluar

Januari 126 74 200

Februari 132 79 211

Maret 136 91 227

April 127 114 241

Mei 139 86 225

Juni 135 94 229

Juli 148 116 264

Agustus 154 113 267

September 158 124 282

Oktober 156 131 287

1411 1022 2433

Sumber: Bagian Umum dan Kepegawaian BKBPMP Kabupaten Serang Tahun 2016

Arsip sebagai salah satu sumber informasi membutuhkan suatu sistem

pengelolaan yang tepat sehingga dapat menciptakan efektivitas, efisiensi, dan

produktifitas bagi organisasi. Dari hasil observasi yang peneliti lakukan,

BKBPMP Kabupaten Serang masih mengalami beberapa masalah yang membuat

arsip belum terlindung dengan baik. Beberapa permasalahan mengenai efektifitas

pengelolaan arsip yang terdapat pada BKBPMP Kabupaten Serang yaitu:

Pertama, belum terlaksananya penemuan kembali arsip secara tepat dan

cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. Hal ini disebabkan karena

penyimpanan arsip yang belum sistematis sehingga mempengaruhi efektivitas

kerja pegawai. Menurut Keputusan Bupati Serang Nomor 24 tahun 2002, dalam

penataan berkas/arsip pada umumnya mempunyai 6 asas penyimpanan yaitu

9

penataan arsip menurut kode dan pola klasifikasi masalah; berdasarkan abjad;

berdasarkan instansi, badan, tempat/geografis; berdasarkan nomor urut;

berdasarkan waktu/kronologis seperti tanggal atau tahun; dan gabungan dari

asas-asas tersebut sesuai dengan kebutuhan. Penataan arsip dinamis di

lingkungan Pemerintah Kabupaten Serang pada prinsipnya berdasarkan

klasifikasi masalah yang ditandai dengan kode klasifikasi, namun dalam hal-hal

terentu digunakan asas-asas lainnya sesuai dengan kebutuhan dalam rangka

memudahkan penemuan kembali arsip. Namun peraturan tersebut belum

diterapkan oleh BKBPMP dalam melakukan penyimpanan arsip, arsip-arsip

tersebut hanya ditumpuk pada lemari tanpa adanya petunjuk yang jelas sehingga

ketika pegawai ingin menggunakan arsip tersebut sulit untuk ditemukan dan

mempengaruhi efektivitas kerja pegawai. Hal ini terindikasi karena kurangnya

pemahaman pegawai tentang pengelolaan arsip salah satunya yaitu menyimpan

arsip. Selain itu, masih adanya pegawai yang belum memiliki kesadaran akan

pentingnya pengelolaan arsip yang menjadi salah satu penunjang dalam

pelaksanaan tugas pegawai. (Sumber: wawancara dengan Kepala Bidang

Keluarga Berencana, di BKBPMP Kabupaten Serang tanggal 16 Juni 2016)

Kedua, pengelolaan arsip hanya dilakukan sampai pada penyimpanan

tanpa adanya pelaksanaan penyusutan arsip sehingga bertambahnya terus-

menerus arsip yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi.

Arsip-arsip yang berstatus in-aktif atau tidak digunakan kembali dalam

penyelenggaraan tugas organisasi harus dilakukan pemusnahan. Hal ini agar

10

tidak terjadinya penumpukan arsip yang membuat sulit bagi pegawai dalam

menemukan arsip yang akan digunakan. Selain itu, penyusutan arsip dapat

mengefisiensi fasilitas dalam penyimpanan arsip seperti ruangan dan lemari

arsip. Namun, BKBPMP belum pernah melakukan penyusutan arsip sehingga

terjadinya penumpukkan arsip pada ruang penyimpanan yang mengakibatkan

arsip tercecer dan sulit dalam menemukan arsip yang masih berstatus aktif.

(Sumber: Wawancara dengan Kasubag Program dan Evaluasi, di BKBPMP

Kabupaten Serang tanggal 30 Januari 2017)

Ketiga, rendahnya evaluasi terhadap sistem pengelolaan arsip di

BKBPMP Kabupaten Serang. Hal ini terjadi karena sampai saat ini dasar hukum

dalam pelaksanaan pengelolaan arsip yaitu mengacu pada Peraturan Bupati

Nomor 24 Tahun 2002 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kabupaten Serang

yang masih berdasarkan pada Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang

Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Padahal saat ini sudah terdapat Undang-

Undang terbaru yaitu Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009

mengenai Kearsipan. Selain itu, BKBPMP belum memiliki SOP mengenai

pengelolaan arsip yang menjadi pedoman dalam pelaksanaan tugas kearsipan.

(Sumber: Wawancara dengan Kasubag Program dan Evaluasi, di BKBPMP

Kabupaten Serang tanggal 30 Juni 2017)

Penyelenggaraan tata kearsipan yang baik harus dapat menjamin

ketersediaan arsip yang memberikan kepuasan bagi pengguna serta menjamin

keselamatan arsip itu sendiri. Walaupun kearsipan mempunyai peranan yang

11

penting dalam administrasi, namun didalam kegiatan perkantoran masih banyak

kantor-kantor (pemerintah maupun swasta) yang belum melakukan penataan

arsip dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip yang hanya ditumpuk di dalam

gudang, sehingga arsip cepat rusak dan sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-

waktu diperlukan. Mengetahui adanya beberapa masalah mengenai pengelolaan

arsip di BKBPMP Kabupaten Serang, penulis tertarik untuk mengadakan

penelitian yang berjudul “Efektivitas Pengelolaan Arsip Di Badan Keluarga

Berencana Pemberdayaan Masyarakat Dan Perempuan (Bkbpmp)

Kabupaten Serang”.

1.2. Identifikasi Masalah

1. Belum terlaksananya penemuan kembali arsip dengan tepat dan cepat yang

mempengaruhi efektivitas kerja.

2. Pengelolaan arsip dilakukan hanya sampai pada penyimpanan tanpa adanya

pelaksanaan penyusutan arsip.

3. Rendahnya evaluasi terhadap sistem pengelolaan arsip di BKBPMP

Kabupaten Serang.

1.3. Batasan Masalah

Dalam melakukan penelitian ini, dengan adanya keterbatasan waktu peneliti,

tenaga, pikiran, ataupun materi maka penulis hanya meneliti efektivitas

12

pengelolaan arsip yang sudah diterapkan di Badab Keluarga Berencana

Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan Kabupaten Serang.

1.4. Rumusan Masalah

Dari penjelasan dalam batasan masalah maka penulis merumuskan kepada

seberapa besar efektivitas pengelolaan arsip di Badan Keluarga Berencana

Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan Kabupaten Serang?

1.5. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan yang ingin dicapai pada penelitian ini adalah untuk mengetahui

seberapa besar efektivitas pengelolaan arsip di BKBPMP Kabupaten Serang.

1.6. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah:

1. Penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan masukan yang memberikan

pemahaman tentang sistem kearsipan yang dilakukan oleh BKBPMP

Kabupaten Serang.

2. Meningkatkan kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip yang baik.

3. Sebagai bahan pertimbangan ataupun informasi tentang pengelolaan arsip

dalam rangka menunjang efektifitas kerja pegawai.

13

1.7. Sistematika Penulisan

Skripsi ini berjudul Efektivitas Pengelolaan Arsip di BKBPMP Kabupaten

Serang. Sistematika penulisan skripsi yang penulis buat yaitu:

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Latar belakang masalah menerangkan atau menjelaskan ruang lingkup dan

kedudukan masalah yang akan diteliti. Bentuk penerangan dan penjelasan

diuraikan secara deduktif, artinya dimulai dari penjelasan yang berbentuk

umum hingga menukik ke masalah yang spesifik dan relevan.

1.2. Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah bertujuan untuk mengidentifikasi masalah yang akan

diteliti, berkaitan dengan variabel penelitian.

1.3. Batasan Masalah

Pembatasan masalah lebih memfokuskan pada masalah spesifik yang akan

diajukan dalam rumusan masalah yang akan diajukan dalam rumusan

masalah yang akan diteliti.

1.4. Rumusan Masalah

Perumusan masalah bertujuan untuk memilih dan menetapkan masalah yang

paling urgen yang berkaitan dengan judul penelitian. Perumusan masalah

mendefinisikan permasalahan yang telah diterapkan dalam bentuk definisi

konsep dan operasional, kalimat yang digunakan adalah kalimat pertanyaan.

14

1.5. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian mengungkapkan tentang sasaran yang ingin dicapai dengan

dilaksanakannya penelitian terhadap permasalahan yang telah dirumuskan

sebelumnya.

1.6. Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian menjelaskan manfaat teoritis dan manfaat praktis dalam

temuan penelitian. Manfaat teoritis berguna memberikan kontribusi tertentu

terhadap perkembangan teori dan ilmu pengetahuan serta dunia akademis.

Manfaat praktis memberikan kontribusi tertentu terhadap objek penelitian,

baik individu, kelompok maupun organisasi.

1.7. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan yaitu menjelaskan tentang isi bab per bab secara

singkat dan jelas.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA, KERANGKA PEMIKIRAN DAN HIPOTESIS

PENELITIAN

2.1. Tinjauan Pustaka

Mengkaji berbagai teori dan konsep yang relevan dengan permasalahan dan

variabel penelitian, sehingga akan memperoleh konsep yang jelas.

15

2.2. Penelitian Terdahulu

Kajian penelitian yang pernah dilakukan oleh peneliti sebelumnya yang dapat

diambil dari berbagai sumber ilmiah, baik skripsi, tesis, disetasi atau jurnal

penelitian.

2.3. Kerangka Pemikiran Penelitian

Menggambarkan alur pemikiran peneliti sebagai kelanjutan dari kajian teori

untuk memberikan penjelasan kepada pembaca.

2.4. Hipotesis Penelitian

Hipotesis merupakan jawaban sementara terhadap rumusan masalah

penelitian.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

3.1. Metode Penelitian

Bagian ini menjelaskan tentang metode yang digunakan dalam penelitian.

3.2. Ruang Lingkup/Fokus Penelitian

Membatasi dan menjelaskan substansi materi kajian penelitian yang akan

dilakukan

3.3. Lokasi Penelitian

Menjelaskan tempat (locus) penelitian dilaksanakan.

3.4. Variabel Penelitian

3.4.1. Definisi Konsep

Memberikan penjelasan tentang konsep dari variabel yang akan diteliti.

16

3.4.2. Definisi Operasional

Penjabaran konsep atau variabel penelitian dalam rincian yang terukur.

3.5. Instrument Penelitian

Menjelaskan tentang proses penyusunan dan jenis alat pengumpulan data

yang digunakan, proses penyusunan data dan teknik penentuan kualitas

instrument penelitian.

3.6. Populasi dan Sampel Penelitian

Dalam penelitian dijelaskan populasi dan sampel yang dapat digunakan

sebagai sumber data.

3.7. Teknik Pengolahan dan Analisis Data

Teknik pengolahan data dan teknik analisis data menjelaskan mengenai cara

menganalisis data yang dilakukan dalam penelitian.

3.8. Jadwal Penelitian

Menjelaskan tentang tempat dan waktu penelitian diadakan dan mulai dari

pelaksanaan penelitian sampai penelitian tersebut berakhir.

BAB IV HASIL PENELITIAN

4.1 Deskripsi Objek Penelitian

Menjelaskan tentang objek penelitian yang meliputi lokasi penelitian, struktur

organisasi dari populasi atau sampel yang telah ditentukan, serta yang

berhubungan dengan objek penelitian.

17

4.2 Deskripsi Data

Menjelaskan hasil penelitian yang telah diolah dari data mentah dengan

mempergunakan teknik analisis data yang relevan, baik data kualitatif maupun

data kuantitatif.

4.3 Pengujian persyaratan Statistik

Melakukan pengujian terhadap persyaratan statistic dengan menggunakan uji

statistik.

4.4 Pengujian Hipotesis

Melakukan pengujian terhadap hipotesis dengan menggunakan teknik analisis

statistik yang sudah ditentukan semula, seperti korelasi dan atau regresi baik

sederhana maupun ganda. Masing-masing hipotesis di uji dalam subjudul

sendiri. Hasil akhir dari analisis statistic itu adalah teruji tidaknya hipotesis

nol penelitian. Hasil perhitungan akhir dari statistic dilaporkan dalam batang

tubuh, sedangkan perhitungan selengkapnya ditempatkan dalam lampiran.

4.5 Interpretasi Hasil Penelitian

Melakukan penafsiran terhadap hasil akhir pengujian hipotesis.

4.6 Pembahasan

Melakukan pembahasan lebih lanjut terhadap hasil analisis data terhadap

hipotesis yang diterima barangkali tidak ada persoalan, tetapi terhadap

hipotesis yang ditolak harus diberikan sebagai dugaan yang menjadi

penyebabnya.

18

BAB V PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Menyimpulkan hasil penelitian yang diungkapkan secara jelas, singkat dan

juga mudah dipahami.

5.2. Saran

Berisi tindak lanjur dari sumbangan penelitian terhadap bidang yang diteliti

baik secara teoritis maupun praktis.

DAFTAR PUSTAKA

Berisi daftar referensi yang digunakan dalam penyusunan skrispi

LAMPIRAN

Berisi mengenai daftar dokumen yang menunjang data penelitian.

19

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA, KERANGKA PEMIKIRAN

DAN HIPOTESIS PENELITIAN

2. 1 Tinjauan Pustaka

Efektivitas merupakan suatu keadaan dimana suatu organisasi berhasil

mencapai tujuan dengan tepat sasaran. Keberadaan organisasi, bagaimanapun

bentuk dan jenisnya, didirikan untuk mencapai suatu tujuan. Dengan melihat

kegiatan-kegiatan organisasi yang diarahkan kepada tujuan dapat ditentukan

keefektivan suatu organisasi. Semakin besar kemajuan yang diperoleh ke arah

tujuan, semakin efektif organisasi.

Dalam penelitian menggunakan beberapa istilah yang berkaitan dengan

masalah penelitian dengan mengklasifikasi ke dalam teori yaitu efektivitas,

pengelolaan arsip. Pada penelitian ini hanya terdiri dari satu variabel mandiri

yaitu efektivitas. Penelitian mengenai Pengelolaan Arsip termasuk ke dalam

ranah Ilmu Administrasi Negara, karena Pengelolaan Arsip merupakan salah satu

kegiatan dalam sebuah organisasi termasuk organisasi pemerintahan yang

pastinya memiliki arsip-arsip yang harus dijaga dengan baik dan benar agar

ketika dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat dan dalam kondisi yang baik

khususnya di Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan

Perempuan Kabupaten Serang.

20

Adapun penjelasan mengenai teori-teori yang berkaitan dengan

masalah penelitian antara lain sebagai berikut:

2.1.1. Teori Efektivitas

Suatu organisasi yang berhasil dapat diukur dengan melihat pada

sejauh mana organisasi tersebut dapat mencapai tujuan yang sudah diterapkan.

Konsep efektivitas yang dikemukakan oleh para ahli organisasi dan

manajemen memiliki makna yang berbeda, tergantung pada kerangka acuan

yang dipergunakan. Menurut Daft dalam Priansa dan Garnida (2013:11)

efektivitas berkaitan dengan sejauhmana organisasi mencapai tujuan yang telah

ditentukan. Sedangkan menurut Akmal dalam Priansa dan Garnida (2013:11)

Efektivitas adalah pencapaian usaha yang sesuai dengan rencananya (doing the

right things) atau rencana hasil dibandingkan dengan realisasi hasil.

Adapun efektivitas menurut Gie (2004 : 35):

“kata efektif berarti terjadinya suatu efek atau akibat yang dikehendaki

dalam suatu perbuatan setiap pekerjaan yang efisiensi dengan

perbuatan ini telah tercapai bahkan secara maksimal setiap pekerjaan

yang efektif belum tentu efisien karena hasil dapat dicapai tapi

mungkin dengan penghamburan fikiran, tenaga, biaya, dan waktu”.

Jadi efektivitas dan efisiensi selalu saling berhubungan dalam suatu

kegiatan untuk mencapai tujuan dengan menggunakan sumber, cara dan

landasan yang baik dan dengan baik. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia:

Efektivitas identik dengan terminologi prestasi yang secara hasil dari suatu

21

yang dilakukan gramatikal didefinisikan sebagai hasil yang telah diraih sesuatu

yang berhasil dicapai dengan baik dari hasil suatu pekerjaan.

Stoner dalam Tangkilisan (2005 : 138) menekankan pentingnya

efektivitas organisasi dalam pencapaian tujuan-tujaun organisasi, dan

efektivitas adalah kunci dari kesuksesan suatu organisasi. Sedangkan menurut

Miller dalam Tangkilisan (2005 : 138) mengemukakan bahwa:

“effectiveness be define as the degree to which a social sistem achieve

its goals. Effectiveness must be sistinguished from efficiency.

Efficiency is mainly concerned with goals attainment”. (efektivitas

dimaksudkan sebagai tingkat seberapa jauh suatu sistem social

mencapai tujuannya. Efektivitas ini harus dibedakan dengan efisiensi.

Efisiensi terutama mengandung pengertian perbandingan antara biaya

dan hasil, sedangkan efektivitas secara langsung dihubungkan dengan

pencapaian suatu tujuan).

Selanjutnya dikatakan oleh Georgopualos dan Tannebaum dalam

Tangkilisan (2005:139):

“…organization effectiveness as the extent to which an organization

as social sistem, given certain resources and mean fulfill it’s objective

without incapacitating it’s mean and resources and without placing

strain upon it’s members” (“…efektivitas organisasi adalah tingkat

sejauhmana suatu organisasi yang merupakan sistem sosial dengan

segala sumber daya dan sarana tertentu yang tersedia memenuhi

tujuan-tujuannya tanpa pemborosan dan menghindari ketergantungan

yang tidak perlu diantara anggotanya”).

Jadi, secara umum ada pandangan bahwa efektivitas dimaksudkan

atau dapat didefinisikan dalam batas-batas pencapaian tujuan organisasi. Hal

ini mengartikan bahwa dengan tingkat sejauhmana suatu organisasi

merealisasikan tujuannya, semua konsep tersebut hanya menunjukkan pada

22

pencapaian tujuan organisasi, sedangkan cara mencapai tujuan tersebut tidak

dibahas. Yang membahas bagaimana mencapai tingkat efektivitas dalam

Tangkilisan (2005 : 139) yang mengatakan:

“organizational effectiveness then is balanced organization optimal

emphasis upon achieving object solving competence and human

energy ultization”. (“efektifitas organisasi adalah keseimbangan atau

pendekatan secara optimal pada pencapaian tujuan, kemampuan,

pemanfaatan tenaga manusia”).

Pandangan dari segi efektivitas organisasi menurut Tampubolon

(2008:173) adalah terdiri atas efektivitas individu dan kelompok. Pada tingkat

yang paling dasar dalam suatu organisasi terletak pada efektivitas individu.

Pandangan ini menekankan pada kinerja individu-individu yang ada di dalam

organisasi. Pada pandangan efektivitas kelompok, penekanannya adalah pada

kinerja yang dapat diberikan kelompok pekerja sebab disamping bekerja

sendiri, pada kenyataannya individu biasanya bekerja bersama-sama di dalam

kelompok.

Efektivitas organisasi adalah lebih banyak dari jumlah efektivitas

individu dan kelompok lewat pengaruh sinergitas (kerja sama) (Tampubolon,

2008:174). Dengan kerja sama, organisasi akan mampu mendapatkan kinerja

yang lebih baik dan tinggi tingakatannya daripada kinerja tiap-tiap bagiannya.

Hubungan dari ketiga pandangan mengenai efektivitas diperlihatkan pada

gambar dibawah ini:

23

Gambar 2.1.

Tiga Pandangan Mengenai Efektivitas Organisasi

Sumber: Tampubolon, Perilaku Keorganisasian (2008:174).

Gambar di atas menerangkan bahwa tanda panah yang

menghubungkan tiap-tiap tingkatan tidak berarti menunjukkan bahwa

efektivitas individu dapat menyebabkan efektivitas kelompok. Begitu pula

efektivitas kelompok, tidak berarti menyebabkan efektivitas organisasi.

Gambar panah tersebut hanya menunjukkan urutan belaka, sebab tiap-tiap

efektivitas dapat dipandang sebagai variabel yang tergantung pada variabel

lain.

Konsep mengenai efektivitas organisasi ini didasarkan pada teori

sistem, tetapi ditambah juga dengan suatu hal baru, yakni dimensi waktu.

Adapun kriteria efektivitas organisasi menurut Tampubolon (2008:178) yaitu:

a. Produksi

Menggambarkan kemampuan organisasi untuk memproduksi jumlah dan

mutu output yang sesuai dengan permintaan lingkungan. Ukuran

mengenai produksi meliputi laba, penjualan, marketing share, pelanggan

yang dilayani dan sebagainya. Ukuran tesebut berhubungan secara

langsung dengan output yang dikonsumsi oleh pelanggan organisasi.

b. Efisiensi

Sebagai angka perbandingan (rasio) antara output dengan input, ukuran

efisiensi harus dinyatakan dalam perbandingan antara keuntungan dan

biaya atau dengan waktu atau output, yang merupakan bentuk umum dari

ukuran ini.

Efektivitas Organisasi

Efektivitas Kelompok

Efektivitas Individu

24

c. Kepuasan

Konsep kepuasan mendefinisikan penekanan pada perhatian yang

menguntungkan bagi anggota organisasi maupun pelanggannya.

Organisasi harus mampu memberikan kepuasan atau kebutuhan para

anggota untuk pelanggannya.

d. Adaptasi

Kemampuan beradaptasi diartikan dengan sampai seberapa jauh organisasi

dapat menanggapi perubahan intern dan ekstern. Kriteria ini berhubungan

dengan kemampuan manajemen untuk menduga adanya perubahan dalam

lingkungan maupun dalam organisasi itu sendiri.

e. Perkembangan

Usaha pengembangan yang biasa adalah program pelatihan atau sosialisasi

bagi tenaga manajemen/masyarakat dan non manajemen. Upaya ini

dilakukan dengan maksud agar organisasi tersebut dapat beroperasi secara

baik, dalam suasana yang semakin berkembang.

Disimpulkan bahwa konsep tingkat efektivitas organisasi menunjuk

pada tingkat jauh organisasi melaksanakan kegiatan atau fungsi-fungsi

sehingga tujuan yang telah diterapkan dan dicapai dengan menggunakan secara

optimal alat-alat dan sumber-sumber yang ada. Ini berarti bahwa mengenai

efektivitas organisasi menyangkut dua aspek, yaitu:

1. Tujuan organisasi dan,

2. Pelaksanaan fungsi atau cara untuk mencapai tujuan pelaksanaan

tersebut.

Dalam analisis ini, perspektif organisasi yang digunakan adalah

perspektif tujuan, dimana tolak ukur yang digunakan adalah bagaimana

organisasi mencapai tujuan, termasuk merealisasi visi dan misi organisasi

sesuai dengan mandat yang diembannya. Sedangkan pada pelaksanaan fungsi

merupakan pembagian kerja yang sesuai dengan kemampuannya (the right

25

man in the right place) sehingga tujuan organisasi dapat tercapai dengan

efisien dan efektif.

Suatu pekerjaan dikatakan efektif jika memiliki tujuan dan

pelaksanaan fungsi. Tujuan dan pelaksanaan fungsi dari suatu pekerjaan

ditentukan diawal pekerjaan dimana tujuan berhubungan dengan sasaran atau

targaet yang akan dicapai organisasi tersebut. Sedangkan pelaksanaan fungsi

terkait dengan cara untuk mencapai sasaran (tujuan) yang telah ditetapkan.

Adapun kriteria atau indikator dari pada efektivitas dalam

Tangkilisan (2005:314) yakni diantaranya sebagai berikut:

1. Pencapaian target: Hal ini dapat dilihat dari sejauhmana pelaksanaan

tujuan organisasi dalam mencapai target sesuai dengan tujuan yang

telah ditetapkan.

2. Kemampuan adaptasi (fleksibilitas): Keberhasilan suatu organisasi

dilihat dari sejauhmana organisasi dapat menyesuaikan diri dengan

perubahan-perubahan yang terjadi baik dari dalam organisasi dan dari

luar organisasi.

3. Kepuasan kerja: Suatu kondisi yang dirasakan oleh seluruh anggota

organisasi yang mampu memberikan kenyamanan dan motivasi bagi

peningkatan kinerja organisasi, yang menjadi focus elemen ini adalah

antara pekerja dan kesesuaian imbalan atau sistem insentif yang

diberlakukan bagi anggota organisasi yang berprestasi dan telah

melakukan pekerjaan melebihi beban kerja yang ada.

4. Tanggung jawab: Organisasi dapat melaksanakan mandat yang telah

diembannya sesuai dengan ketentuan yang telah dibuat sebelumnya,

dan bias menghadapi serta menyelesaikan masalah yang terjadi dengan

pekerjaanya.

Sedangkan menurut Steers dalam Tangkilisan (2005:140)

mengemukakan lima kriteria dalam pengukuran efektivitas organisasi, yaitu:

1. Produktivitas, yaitu bagaimana pemanfaatan yang dilakukan oleh

pegawai atas sumber-sumber yang ada dalam organisasi secara

26

keseluruhan adalah man, money, material machine, method and

market. Apabila pegawai dapat memanfaatkan dan memadukan

sumber-sumber tersebut yang pada akhirnya tercapai tujuan organisasi,

ini berarti efektivitas kerja tercapai.

2. Kemampuan adaptasi atau fleksibilitas, yaitu suatu kemampuan dan

kesanggupan yang dimiliki oleh setiap pegawai untuk menyesuaikan

diri dengan lingkungannya baik lingkungan internal maupun eksternal.

Mengenai kemampuan adaptasi dalam hal pengelolaan arsip yaitu

pegawai mampu melaksanakan pengelolaan arsip sesuai dengan

peraturan yang ditetapkan oleh BKBPMP (intern) mengenai

pengelolaan arsip dan peraturan yang ditetapkan oleh peraturan

pengelolaan arsip yang berlaku di Kabupaten Serang (ekstern). Selain

itu pegawai juga menerapkan pengelolaan arsip dengan menyesuaikan

perkembangan zaman yaitu adanya pengelolaan arsip mengunakan

media elektronik.

3. Kepuasan kerja, yaitu kepuasan yang tinggi dapat menyenangkan para

pekerja sehingga cenderung bekerja dalam kondisi yang positif, berarti

pegawai bekerja sesuai dengan prosedur, mereka tidak menyepelekan

pekerjaannya, memiliki rasa tanggung jawab yang tinggi sehingga

akhirnya akan mencapai efektivitas yang tinggi pula. Dalam hal ini,

adanya sarana dan prasarana yang memadai untuk pegawai dalam

mengelola arsip.

4. Kemampuan bekerja, yaitu kondisi sejauhmana faktor pertama yaitu

produktivitas, faktor kedua yaitu kemampuan beradaptasi, dan faktor

kepuasan kerja yang telah dimiliki oleh para pegawai sehingga terlihat

hasil kerja mereka. Kemampuan berlaba yang tinggi akan

memperlihatkan tingkat efektivitas kerja yang tinggi pula, sehingga

pada akhirnya menjadi ciri tercapainya tujuan organisasi.

5. Pencarian sumber daya, pencarian sumber daya dibutuhkan untuk

memaksimalkan tujuan organisasi secara lebih efektif. Usaha

pencarian dan pemanfaatan sumber daya akan memberikan pengaruh

pada pencapaian tujuan yang diharapkan, dalam hal ini mencakup

penepatan dan pemeliharaan pedoman-pedoman kebijakan yang

mendukung peningkatan efektivitas kerja. Mengenai pengelolaan

arsip, pencarian sumber daya meliputi penetapan dan pemeliharaan

pedoman dalam pengelolaan arsip.

Maka dapat disimpulkan bahwa efektivitas dalah suatu bentuk usaha

yang dilaksanakan oleh para pegawai secara bersama-sama terhadap pencapaian

tujuan organisasi sesuai dengan standar yang berlaku. Organisasi akan berhasil

27

mencapai tujuan dan sasarannya, apabila semua komponen organisasi berupaya

menampilkan kinerja yang optimal termasuk peningkatan efektivitas kerja.

Sementara Gibson et al. dalam Tangkilisan (2005:141) mengatakan

bahwa efektivitas organisasi dapat pula diukur sebagai berikut:

1. Kejelasan tujuan yang hendak dicapai,

2. Kejelasan strategi pencapaian tujuan,

3. Proses analisis dan perumusan kebijaksanaan yang mantap,

4. Perencanaan yang matang,

5. Penyusunan program yang tepat

6. Tersedianya sarana dan prasarana

7. Sistem pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik.

Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa untuk mewujudkan

efektivitas suatu organisasi adalah:

1. Adanya tujuan yang hendak dicapai.

2. Sumber daya manusia yang berkualitas.

3. Pembagian kerja yang jelas (spesialisasi)

4. Teknologi dan informasi.

Jadi, berdasarkan berbagai uraian dan pengertian efektivias diatas dapat

penulis simpulkan bahwa efektivitas adalah keberhasilan dalam pencapaian tujuan

suatu organisasi melalui penyusunan program yang tepat dan pembagian kerja yang

jelas dengan menggunakan sumber daya manusia dan sarana prasarana yang tersedia.

28

2.1.2. Konsep Pengelolaan

Pengelolaan berasal dari kata manajemen atau administrasi. Hal

tersebut seperti yang dikemukakan oleh Usman (2008:3): Management

diterjemahkan dalam bahasa Indonesia menjadi manajemen atau pengelolaan.

Dalam beberapa konteks keduanya mempunyai persamaan arti. Dengan

kandungan makna to control yang artinya mengatur dan mengurus. Menurut

Manullang (2006:5) manajemen merupakan sebuah seni dan ilmu

perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan

sumber daya untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.

G.R. Terry (Laksmi dkk, 2008:22) menjelaskan manajemen sebagai

berikut:

“Manajemen adalah suatu proses tertentu yang terdiri atas perencanaan,

pengorganiasian, penggerakan, dan pengwasan yang dilakukan untuk

menentukan serta mencapai tujuan-tujuan tertentu dengan menggunakan

manusia dan sumber daya lainnya”.

Dari beberapa pendapat tentang definisi yang telah dikemukakan,

dapat disimpulkan bahwa pada dasarny pengelolaan atau manajemen adalah

suatu proses kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan,

pengarahan, pengendalian, serta pengawasan terhadap penggunaan sumber

daya organisasi baik sumber daya manusia, sarana prasarana, sumber dana

maupun sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan secara efektif dan efisien.

29

2.1.3. Teori Arsip

2.1.3.1. Pengertian Arsip

Arsip merupakan bagian yang penting dalam sebuah

organisasi baik organisasi pemerintahan maupun organisasi swasta.

Peranan arsip sangat menunjang kemajuan lembaga tersebut. Menurut

Sugiarto (2005: 3) istilah arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu

“arche”, kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya

mengalami perubahan kembali menjadi archeon. Archea artinya

dokumen atau catatan mengenai permasalahan”.

Selain dari pengertian di atas, arsip dapat diartikan pula

sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan

pencatatan, penanganan, penyimpanan, dan pemeliharaan surat-

surat/warkat-warkat yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun

non pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem

tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan. (Barthos, 2007: 2).

Menurut Achmad dan Badriyah (2009:1) :

“Arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis,

tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar

yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai badan

komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas

film, media komputer, dll.”

Menurut Barthos (2005:1) menyebutkan:

“Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar

ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai

30

sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang

dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.

Jadi yang termasuk arsip misalnya : surat-surat, kwitansi,

faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk,

bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya.”

Menurut Wiyasa (2003:79):

“Arsip adalah kumpulan berkas baik berupa tulisan maupun

benda atau gambar yang diatur, diklasifikasikan, ditata dan

diatur serta disimpan secara sistematis agar setiap kali

diperlukan dapat segera diketemukan kembali.”

Beberapa pengertian lain mengenai arsip, akan dikemukakan

dibawah ini :

a. Menurut UU No.43/2009/pasal 1 tentang Kearsipan:

“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai

bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi

informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga

Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,

organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan

dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan

bernegara”.

b. Menurut Peraturan Daerah Nomor 5 Tahun 2005 pasal 1 tentang

Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten

Serang, arsip adalah:

1) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-

lembaga Negara dan badan-badan Pemerintahan dalam bentuk

dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun

berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan

pemerintahan.

2) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-

lembaga Negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk

corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun

berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan

kebangsaan.

31

Dari beberapa pendapat di atas maka dapat diketahui bahwa arsip

adalah kumpulan warkat atau dokumen yang berisikan informasi baik berupa

bukti atau rekaman penting dan dihasilkan dari setiap kegiatan yang harus

dikelola secara sistematis agar dapat dengan mudah dan cepat ditemukan

kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Sama halnya dengan pengertian arsip, pengertian kearsipan pun

berbeda-beda bagi setiap ahlinya. Moekijat (2002:75) berpendapat kearsipan

adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang

baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa

sehingga setiap kertas (surat) apabila diperlukan dapat diketemukan kembali

dengan mudah dan cepat.

Jadi dapat disimpulkan bahwa kearsipan merupakan serangkaian

kegiatan pengelolaan arsip mulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan

yang bertujuan untuk menggunakan informasi yang terkandung di dalamnya,

sehingga dapat dengan mudah, cepat, dan tepat ditemukan ketika diperlukan.

Aktivitas pokok dalam bidang kearsipan berupa penyimpanan warkat-

warkat. Warkat-warkat itu harus disimpan menurut suatu sistem yang

memungkinkan penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukan. Pada

pokoknya dikenal 5 macam sistem penyimpanan warkat (Gie, 2007:120) :

1. Penyimpanan menurut abjad (Alphabetic filling)

Pada penyimpanan ini, warkat-warkat disimpan menurut abjad nama-

nama orang atau organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap warkat itu.

Dalam surat-menyurat antara sebuah perusahaan dengan para langgannya

32

misalnya, surat-surat yang ditujukan dan diterima dari langganan itu

disimpan menurut uruta-urutan abjad nama masing-masing langganan.

2. Penyimpanan menurut pokok soal (Subject filling)

Warkat-warkat dapat pula disimpan menurut urusan yang dimuat dalam

tiap-tiap warkat, misalnya semua surat-menyurat yang mengenai iklan

dikumpulkan menjadi satu dibawah judul “iklan”.

3. Penyimpanan menurut wilayah (Geographic filing)

Surat-surat yang harus dipelihara oleh sebuah organisasi dapat pula

disimpan menurut pembagian wilayah. Untuk Indonesia misalnya, dapat

diadakan pembagian menurut pulau-pulau (Sumatra, Jawa, Kalimantan)

atau menurut wilayah provinsi (Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur,

Daerah Istimewa Jogjakarta).

4. Penyimpanan menurut nomor (Numeric filling)

Pada sistem penyimpanan ini, warkat yang mempunyai nomor disimpan

menurut urut-urutan angka dari 1 terus meningkat hingga bilangan yang

lebih besar. Ini misalnya faktur-faktur yang dibuat oleh sebuah

perusahaan.

5. Penyimpanan menurut tanggal (Chronological filling)

Sebagai sistem terakhir untuk menyimpan warkat-warkat ialah menurut

urut-urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap warkat itu.

2.1.3.2. Jenis-jenis Arsip

Menurut Ahmad dan Badriyah (2009:1), Arsip dapat digolongkan

atas beberapa jenis atau macam tergantung dari sisi peninjauannya, yaitu :

1) Penggolongan Arsip berdasarkan fungsinya

Berdasarkan fungsinya, arsip dapat dibedakan menjadi:

a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung

dalam proses penyelenggaraan administrasi suatu organisasi. Arsip

dinamis dibagi menjadi 2 (dua), yaitu: arsip dinamis aktif, yaitu arsip

yang masih diperlukan secara langsung dan terus menerus dalam

penyelenggaraan administrasi organisasi. Arsip dinamis inaktif,

yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya dalam penyelenggaraan

administrasi organisasi sudah berkurang.

b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak aktif dipergunakan dalam

penyelenggaraan administrasi organisasi. Arsip statis diperlukan

hanya sebagai pertanggungjawaban dan untuk bahan penelitian saja

33

(bukti historis). Biasanya arsip statis berfungsi sebagai bahan

informasi dan tersimpan di arsip Nasional.

2) Penggolongan Arsip ditinjau dari sudut hukum

a. Arsip Otentik

Arsip yang diatasnya terdapat tanda tangna asli dengan tinta (bukan

foto copy atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip (dapat

digunakan sebagai bukti hokum yang sah).

b. Arsip tidak otentik

Arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta

(contoh: foto copy, film, mikro film, print out, dll).

2.1.3.3. Pengorganisasian Arsip

Achmad dan Badriyah mengungkapkan bahwa didalam

pengorganisasian arsip sering disebut istilah file aktif dan inaktif. File aktif

adalah file yang banyak dipergunakan dalam pekerjaan. File In Aktif adalah

file yang arsipnya sudah jarang digunakan. Setiap jenis arsip mempunyai

nilai guna tertentu yang akan dijadikan patokan didalam menentukan lama

warkat tersebut disimpan pada file aktif atau file inaktif. Sesudah habis masa

inaktifnya, maka arsip akan dimusnahkan atau kalau mempunyai nilai

nasional akan menjadi arsip statis yang harus dikirim kepada Arsip Nasional

(ARNAS) untuk disimpan abadi sebagai bahan budaya nasional yang perlu

dilestarikan.

Disamping itu masih terdapat jenis warkat yang disebut arsip

permanen, yaitu warkat yang disimpan selama-lamanya di perkantoran.

34

Contoh dari warkat ini antara lain adalah Akte Pendirian gedung dan surat-

surat penting. Nilai guna arsip tersebut adalah:

a. Nilai guna Primer

Nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan unit

organisasi pencipta arsip yang meliputi:

1) Nilaiguna Administrasi

Arsip yang mempunyai nilaiguna administrasi yang didasarkan pada

kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi, yang berisikan hal-hal

yang berkaitan dengan perumusan dan kebijakan organisasi.

2) Nilaiguna Hukum

Arsip yang mempunyai nilaiguna hokum apabila berisikan bukti-

bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban

warganegara dan pemerintahan, arsip-arsip yang berisikan

keputusan/ketetapan, perjanjian, bahan-bahan bukti peradilan dan

sebagainya.

3) Nilaiguna Keuangan

Arsip yang mempunyai nilaiguna keuangan berisikan segala hal

ikhwal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban

keuangan, misalnya arsip tentang Rencana Anggaran Proyek,

Pertanggungjawaban Keuangan, Laporan Keuangan, Laporan

Pemeriksaan Keuangan, Faktur, Kwitansi dan lain sebagainya.

4) Nilaiguna Ilmiah dan Teknologi

Arsip yang mempunyai nilaiguna dan teknologi mengandung data

ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian ilmu murni atau

penelitian ilmu terapan. Contoh hasil diagnose dokter, Skripsi, hasil

penelitian bahaya limbah plastik terhadap lingkungan dan lain-lain.

b. Nilaiguna Sekunder

Nilaiguna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan

lembaga/instansi lain dan atau kepentingan umum diluar organisasi

pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti dan bahan

pertanggung jawaban nasional, yang meliputi:

a) Nilaiguna Pembuktian

Arsip yang mempunyai nilaiguna pembuktian apabila mengandung

data, fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan

tentang bagaimana unit organisasi diciptakan, dikembangkan, diatur

sesuai fungsi dan kegiatan yang dilaksanakan serta hasil/akibat

kegiatannya. Contoh SIUP, NPWP, Pasport pribadi, SOP (Standard

Operational Procedure), Juknis (Petunjuk Teknis), Alur Kerja dan

lain-lain.

b) Nilaiguna Infomasional

35

Nilaiguna informasional ditentukan oleh isi atau informasi yang

terkandung dalam arsip itu bagi kegunaan berbagai kepentingan

penelitian dan informasi tanpa dikaitkan dengan lembaga/organisasi

penciptanya yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda,

fenomena, masalah dan sejenisnya. Contoh surat Lamaran pekerjaan,

Referensi, rekomendasi memorandum, pengumuman, surat edaran

dan lain-lain.

Pengorganisasian arsip terbagi menjadi 3 (tiga) yaitu:

a. Sentralisasi

Penyimpanan arsip yang dipusatkan disuatu unit kerja khusus

yang biasa disebut dengan sentral arsip. Dengan sentralisasi arsip maka

semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di

Sentral Arsip.

Keuntungan dari sentralisasi arsip adalah:

a) Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat

b) Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan

kearsipan

c) Kantor hanya menyimpan 1 (satu), duplikasinya dpaat

dimusnahkan

d) Sistem penyimpanan dapat diseragamkan

Kerugian dari sentralisasi arsip adalah:

a) Sentrasilasai arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi kecil.

b) Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem

penyimpanan yang sama.

c) Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih

lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

b. Desentralisasi

Sistem pengorganisasian arsip yang seluruh kegiatan kearsipan,

mulai pencatatan, penyimpanan, pemindahan dan pemusnahan dilakukan

oleh unit kerja masing-masing dan ditempatkan unit kerja masing-

masing.

Keuntungan Desentralisasi arsip adalah:

a) Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja

masing-masing.

b) Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit

kerja sendiri.

c) Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah

dikenal baik.

Kerugian Desentralisasi arsip adalah:

36

a) Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dan dapat

menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.

b) Banyaknya peralatan dan perlengkapan digunakan disetiap unit

kerja.

c) Penataan dan pelatihan perlu diadakan disetiap unit kerja.

d) Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja, dan

ini merupakan pemboros.

c. Kombinasi (Sentralisasi dan Desentralisasi)

Untuk mengatasi kelemahan dari dua sistem pengelolaan arsip

baik sentralisasi maupun desentralisasi, sering ditemukan diperusahaan

penggunaan dengan sistem kombinasi dari kedua cara tersebut diatas.

Cara ini dapat disebut dengan sistem kombinasi sentralisasi dan

desentralisasi arsip. Karena dengan cara ini dapat mengatasi kelemahan

dari masing-masing cara tersebut.

2.1.3.4. Fungsi, Tujuan dan Peranan Kearsipan

2.1.3.4.1. Fungsi Kearsipan

Sedarmayanti (2003:19) mengemukakan fungsi arsip meliputi:

a. Alat utama ingatan organisasi.

b. Bahan atau alat pembuktian.

c. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

d. Barometer kegiatan organisasi mengingat setiap kegiatan

umumnya mengasilkan arsip.

e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip

berfungsi sebagai urat nadi sebuah organisasi pemerintahan

maupun swasta karena tanpa adanya sistem kearsipan yang baik

disatu sisi tidak mungkin organisasi dapat berkembang dan disisi

lain arsip sebagai dasar untuk mengambil keputusan dimasa kini

37

dan masa yang akan datang. Kenyataan ini disebabkan arsip sarat

akan nilai-nilai tentang data dan informasi.

2.1.3.4.2. Tujuan Kearsipan

Menurut Barthos (2007:12) adapun tujuan kearsipan adalah untuk

menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta

untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan

pemerintah.

Menurut Sedarmayanti (2003:185) tujuan penataan arsip adalah:

a. Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan

tepat.

b. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip yang berdaya guna dan

berhasil guna.

2.1.3.4.2. Peranan Kearsipan

Peranan kearsipan sebenarnya sangatlah potensial dan tidak

mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi

sehari-hari disegala bidang kegiatan. Kearsipan mempunyai peranan sebagai

pusat kegiatan, sebagai sumber informasi, dan sebagai alat pengawas yang

sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam melakukan kegiatan

perencanaan, penganalisan, pengembangan, perumusan, kebijaksanaan,

38

pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian

dan pengendalian setepat-tepatnya (Barthos, 2007:2).

2.1.3.5. Pengelolaan Arsip

Menyangkut masalah pengelolaan arsip yang dilaksanakan

diberbagai instansi, menurut Sedarmayanti (2003:20) adapun yang menjadi

tahapan pengelolaan kearsipan adalah :

1. Tahap penciptaan arsip, merupakan tahap awal dari proses kehidupan

arsip, yaitu dibentuknya berupa konsep, daftar, formulir dan

sebagainya.

2. Tahap pengurusan dan pengendalian yaitu tahap dimana surat

masuk/keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan.

Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna

pemrosesan lebih lanjut.

3. Tahap referensi yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses

sehari-hari setelah surat tersebut diklasifikasikan dalam indeks, maka

kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.

4. Tahap penyusutan adalah kegiatan pengurangan arsip.

5. Tahap pemusnahan yaitu pemusnahan terhadap arsip yang tidak

mempunyai nilai guna lagi yang dapat dilakukan oleh Lembaga Negara

dan swasta.

6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, arsip yang sudah menurun nilai

gunanya didaftar. Kemudian dipindah ke penyimpanan pada unit

kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku.

7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional Republik Indonesia Daerah. Tahap

ini tahap terakhir dalam kearsipan.

Sedangkan menurut Sutrisno dan Sanusi (2001:51), setiap jenis

arsip akan melewati siklus hidup sebagai berikut :

1. Tahap Penciptaan

Pada tahap ini, arsip diciptakan/dibuat, kemudian digunakan sebagai

media penyampai informasi, pengambilan keputusan, pengawasan dan

lain sebagainya.

39

2. Tahap Pemanfaatan Arsip (Filling)

Pada tahap ini, arsip dapat dikategorikan sebagai arsip dinamis, yaitu

arsip masih digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan

administrasi sehari-hari. Selanjutnya arsip dinamis dapat dikategorikan

lagi menjadi arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang frekuensi

penggunaannya masih sangat tinggi dalam penyelenggaraan administrasi

sehari-hari (terus menerus). Sedangkan arsip dinamis in aktif ialah, arsip

dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah menurun (jarang) dalam

penyelenggaraan administrasi sehari-hari.

3. Tahap Penyimpanan dan Penemuan kembali

Arsip disimpan untuk tujuan digunakan kembali sewaktu-waktu

dibutuhkan dikemudian hari.

4. Tahap Pemindahan

Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin saja arsip

dicari dan digunakan secara terus menerus. Dalam hal ini arsip

dinamakan “dinamis aktif”. Namun demikian, arsip tidak selalu secara

terus menerus digunakan, maka perlu dimusnahkan atau dipindahkan.

Perlu dipertimbangkan pertama, arsip dapat dipindahkan dari status aktif

menjadi in aktif, tetapi masih dalam ruang lingkup kantor.

5. Tahap Pemusnahan

Tahap terakhir dari lingkaran adalah penghapusan. Beraneka ragam cara

dapat digunakan untuk menghilangkan arsip, dari yang sederhana yaitu

dengan menghancurkan arsip dan melemparkan ke dalam tempat

sampah sampai dengan cara yang kompleks dengan menggunakan mesin

yang mahal.

2.1.3.6. Sistem Kearsipan Yang Baik

Wursanto (1991:30) mengungkapkan pada dasarnya tidak ada sistem

kearsipan yang ideal dan juga tidak ada jenis perlengkapan yang ideal yang

dapat memenuhi keperluan setiap arsip dalam setiap kantor. Namun setiap

sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dapat dikatakan baik

apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

1. Mudah dilaksanakan

2. Mudah dimengerti

3. Murah/ekonomis

4. Tidak memakan tempat

40

5. Mudah dicapai

6. Cocok bagi organisasi

7. Fleksibel atau luwes

8. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip

9. Mempermudah pengawasan

Selanjutnya Wiyasa (2003:44) menjelaskan ciri-ciri penyelenggaraan

kearsipan yang efektif dan efisien adalah:

1. Berkas yang diarsipkan sedikit tapi benar-benar bermutu

2. Berkas yang diarsipkan adalah benar-benar efektif karena

sudah melalui selektif secara cermat.

3. Penyelenggaraan kearsipan tidak memerlukan biaya terlalu

besar.

Berdasarkan uraian diatas dapat dijelaskan bahwa sistem kearsipan yang

efektif yaitu jika memperhatikan beberapa unsur diantaranya pengendalian

arsip yang terarah, efisien dan efektif, menjamin keamanan, penempatan

dan penyimpanan arsip yang tepat, serta penyusutan yang terarah.

2.1.3.7. Tata Cara Penyusutan Arsip

2.1.3.7.1. Pengertian Penyusutan

Penyusutan adalah suatu tindakan (apa) yang diambil

berkenaan dengan habisnya “masa simpan” arsip yang telah ditentukan

oleh perundang-undangan, peraturan, atau prosedur administrative.

Berdasarkan hal tersebut dapat dikatakan bahwa penyusutan

menyangkut pekerjaan: pemusnahan arsip yang sudah tidak

mempunyai nilai guna primer (hukum, fiskal, administrative,

41

keilmuan) maupun sekunder (evidential, informational), pemindahan

arsip yang frekuensi penggunaannya sudah jarang dari unit kerja ke

records center. Penyerahan arsip bernilai sekunder (tak bernilai primer

lagi) ke badan yang berwenang/Arsip Nasional Republik Indonesia.

Setiap arsip ditentukan retensinya (masa simpan) atas dasar nilai

kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip

(JRA), yang berupa daftar berisi sekurang-kurangnya jenis/seri arip,

beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai

kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip.

Nilai guna primer dibedakan menjadi: nilai guna administrasi,

yaitu kegunaan dalam pelaksanann tugas/kegiatan organisasi; nilai

guna hukum yaitu: nilai guna yang berkaitan dengan transaksi dan

pertanggungjawaban keuangan; nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu

nilai guna yang mengandung data ilmiah dan teknologi yang

merupakan hasil penelitian baik ilmiah murni maupun terapan. Nilai

guna sekunder terdiri dari nilai guna bukti keberadaan/kebuktian

(evidential value) ialah nilai guna mengenai keberadaan tugas dan

fungsi organisasi pencipta arsip dan nilai guna informasional

(formational value), yaitu nilai guna yang berkaitan dengan data

tentang orang/tokoh, benda fenomena/gejala.

Jadi, pada dasarnya penyusutan arsip harus mencakup tiga

kegiatan: pertama, pemindahan arsip yaitu pemindahan arsip dari unit

42

pengolah ke unit kearsipan (records center) berdasarkan JRA secara

teratur dan tetap, pelaksanaannya diatur oleh masing-masing lembaga

Negara dan badan pemerintahan yang bersangkutan. Kedua,

pemusnahan arsip yaitu menghancurleburkan fisik arsip sehingga

informasi yang terdapat di dalamnya tak bisa dikenal lagi. Yang dapat

dimusnahkan adalah arsip yang tak mempunyai nilai guna dan telah

melampaui jangka simpan (berdasarkan JRA). Untuk arsip jangka

simpan 10 tahun atau lebih ditetapkan oleh pimpinan lembaga Negara

setelah mendapat persetujuan Arsip Nasional Republik Indonesia.

Ketiga, penyerahan arsip yaitu menyerahkan arsip bernilai

sekunder/bernilai guna sebagai bahan pertanggungjawaban nasional

tetapi sudah tidak diperlukan untuk penyelenggaraan administrasi

sehari-hari kepada Arsip Nasional Republik Indonesia (Laksmi, dkk,

2008 : 219).

2.1.3.7.2 Jadwal Retensi

Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka

waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman

penyusutan arsip. Penentian jangka waktu penyimpanan arsip (retensi

arsip) ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas. Untuk

menjaga objektivitas dalam menentukan nilai kegunaan tersebut, JRA

disusun oleh suatu panitia yang terdiri dari pejabat yang benar-benar

43

memahami kearsipan, fungsi dan kegiatan instansinya masing-masing.

Dalam melaksanakan tugasnya Panitia tersebut perlu mendengar

pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang

menyangkut masalah keuangan dan Kepala Badan Administrasi

Kepegawaian Negara sepanjang mengenai masalah kepegawaian.

Rancangan JRA yang merupakan hasil kerja Panitia tersebut

perlu mendapatkan persetujuan Kepala Arsip Nasional terlebih dahulu

sebelum ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga Negara/Badan

Pemerintahan yang bersangkutan sebagai jadwal retensi arsip untuk

lingkungan organisasi tersebut. Untuk JRA Pemerintah Daerah,

terlebih dahulu perlu memperhatikan pendapat dari Menteri Dalam

Negeri. Dengan prosedur tersebut kemungkinan penyalahgunaan

dalam pemusnahan arsip dapat dihindarkan. Dalam setiap perubahan

JRA harus ditempuh prosedur yang sama seperti tersebut di atas

(Laksmi dkk, 2008: 216).

2. 2Penelitian Terdahulu

Sebagai bentuk pembelajaran dan juga bahan masukan selama

mengerjakan penelitian, peneliti memiliki skripsi sebagai pedoman bagi peneliti

salah satunya adalah skripsi yang berjudul Pengelolaan Kearsipan di Kantor

Kecamatan Karang Tanjung Kabupaten Pandeglang yang dilaksanakan oleh

Andes Wahyu Setiana, program studi Ilmu Administrasi Negara, Fakultas Ilmu

44

Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sultan Ageng Tirtayasa. Adapun penelitian

ini dilakukan pada tahun 2014. Tujuan dari penelitian ini adalah mengetahui

bagaimana pengelolaan kearsipan di kantor Kecamatan Karang Tanjung

Kabupaten Pandeglang.

Dalam melakukan penelitian tersebut, peneliti menggunakan teori yang

terkait dengan tahapan-tahapan pengelolaan kearsipan yaitu tahap penciptaan

arsip, tahap pemanfaatan arsip, tahap penyimpanan dan penemuan arsip, tahap

pemindahan arsip, dan tahap pemusnahan arsip. Adapun tipe penelitian ini

adalah studi kasus deskriptif yang penelaahannya kepada suatu kasus yang

dilakukan secara intensif, mendalam, mendetail, dan komprehensif. Data-data

yang diperoleh dalam penelitian ini dianalisis secara kualitatif dengan

mendiskripsikan perkasus dari data-data yang telah dikumpulkan.

Kesimpulan dari penelitian ini ialah bahwa pengelolaan keasipan pada

Kantor Kecamatan Karang Tanjung dapat dikatakan belum cukup baik, hal ini

dapat dilihat dari sistem penciptaan masih menemukan kendala dalam

pencatan/pengregisteran, pemanfaatan arsip belum sepenuhnya digunakan secara

optimal untuk menunjang kegiatan pada kantor, serta penyimpanan, pemindahan

dan pemusnahan arsip yang belum maksimal dalam pelaksanaanya.

Dengan demikian dapat diketahui persamaan penelitian ini dengan

penelitian yang dilakukan peneliti adalah sama-sama melakukan penelitian

terkait pengelolaan arsip. Perbedaannya terletak pada metode penelitian yang

digunakan, pada penelitian ini menggunakan metode dengan teknik kualitatif

45

yaitu menjelaskan bagaimana pengelolaan kearsipan mulai dari penciptaan arsip

sampai pemusnahan arsip di Kantor Kecamatan Karang Tanjung, sedangkan

pada penelitian yang dilakukan peneliti menggunakan metode penelitian

kuantitatif yaitu mengukur seberapa besar efektifitas pengelolaan arsip di

BKBPMP Kabupaten Pandeglang.

Selain menggunakan skripsi diatas sebagai pedoman dalam mengerjakan

penelitian ini, peneliti juga menggunakan skripsi yang berjudul Pengelolaan

Arsip Dalam Mendukung Tertib Administrasi di Program Pascasarjana

Universitas Negeri Semarang yang dilaksanakan oleh Nanik Sri haryati, Jurusan

Pendidikan Ekonomi, Fakultas Ekonomi, Universitas negeri Semarang.

Penelitian ini dilaksanakan pada tahun 2013 dengan tujuan untuk

mendeskripsikan perencanaan, pegelolaan arsip, pengendalian arsip, dan

pengawasan arsip yang dilakukan dalam mendukung tertib administrasi di

Program Pascasarjana Universitas Negeri Semarang.

Dalam melakukan penelitian ini, peneliti menggunakan teori yang terkait

dengan ruang lingkup manajemen kearsipan meliputi aspek POAC (planning,

organizing, actuating, controlling) dalam pengelolaan arsip. Adapun tipe

penelitian ini adalah studi kasus deskriptif yang penelaahannya kepada suatu

kasus yang dilakukan secara intensif, mendalam, mendetail, dan komprehensif.

Data-data yang diperoleh dalam penelitian ini dianalisis secara kualitatif dengan

mendiskripsikan pengelolaan arsip.

46

Kesimpulan dari penelitian ini yaitu perencanaan arsip yang dilakukan

masih dalam tahap mengidentifikasi kebutuhan arsip, baik ruang khusus

penyimpanan arsip maupun pengklasifikasin dalam bentuk pengkodean arsip.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengelolaan arsip antara lain

pelimpahan wewenang/tugas pegawai atau petugas arsip, mengalokasian

anggaran untuk arsip, penyediaan peralatan dan perlengkapan arsip, serta

pengaplikasian sistem penyimpanana arsip. Pengendalian arsip untuk arsip yang

mengalami kerusakan karena faktor ektrinsik seperti terserang rayap dilakukan

dengan membasmi obat anti rayap dan dibersihkan secara rutin serta

menempatkan arsip pad arak dan lemari dari bahan resi. Serta pengawasan arsip

masih dilakukan secara mandiri pada masing-masing Subbagian Program

Pascarjana Universitas Negeri Semarang.

Persamaan penelitian ini dengan penelitian yang dilakukan peneliti

adalah sama-sama melakukan penelitian terkait pengelolaan arsip mulai dari

penciptaan sampai pemusnahan arsip. Perbedaannya terletak pada metode

penelitian yang digunakan, pada penelitian ini menggunakan metode dengan

teknik kualitatif yaitu mengidentifikasi pengelolaan arsip yang mencakup

lingkup manajemen kerasipan, sedangkan pada penelitian ini menggunakan

metode penelitian kuantitatif.

47

2. 3Kerangka Berfikir

Menurut Peraturan Daerah Kabupaten Serang Nomor 5 Tahun 2005

tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lungkungan Pemerintah Kabupaten

Serang, arsip berfungsi sebagai sumber informasi yang dipergunakan baik secara

langsung atau tidak langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksaan,

penelitian, evaluasi dan pengembangan penyelenggaraan pemerintahan serta

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Dalam hal ini, yang

menjadi fokus penelitian adalah mengenai Efektivitas Pengelolaan Arsip di

Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan.

Adanya permasalahan-permasalahan yang ditemui dari pengamatan

yang dilakukan seperti kurangnya kualitas sumber daya manusia yang tersedia

yaitu tidak adanya pegawai yang memiliki kemampuan dibidang kearsipan

(belum adanya arsiparis), penemuan kembali arsip dengan tepat dan cepat yang

mempengaruhi efektivitas kerja belum terlaksana, dan lainnya. Hal ini tentunya

akan mempengaruhi keefektifan pengelolaan arsip di Badan Keluarga Berencana

Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan. Maka peneliti menggunakan teori

efektivitas menurut Gibson, yaitu: kejelasan tujuan yang hendak dicapai,

kejelasan strategis pencapaian tujuan, proses analisis dan perumusan

kebijaksanaan yang mantap, perencanaan yang matang, penyusunan program

yang tepat, tersedianya sarana dan prasarana, sistem pengawasan dan

pengendalian yang bersifat mendidik.

48

Berikut ini akan ditunjukkan alur berfikir peneliti dalam melakukan

penelitian.

Gambar 2.2

KERANGKA BERFIKIR

Permasalahan :

1. Belum terlaksananya penemuan kembali arsip dengan tepat dan cepat yang

mempengaruhi efektivitas kerja.

2. Pengelolaan arsip dilakukan hanya sampai pada penyimpanan tanpa adanya pelaksanaan

penyusutan arsip.

3. Rendahnya evaluasi terhadap sistem pengelolaan arsip di BKBPMP Kabupaten Serang.

Kriteria pengukuran efektivitas menurut Gibson (Gibson dalam

Tangkilisan, 2005:14 1) :

1. Kejelasan tujuan yang hendak dicapai

2. Kejelasan strategis pencapaian tujuan

3. Proses analisis dan perumusan kebijaksanaan yang mantap

4. Perencanaan yang matang

5. Penyusunan program yang tepat

6. Tersedianya sarana dan prasarana

7. Sistem pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik.

Pengelolaan arsip berjalan dengan efektif dan efisien

Keputusan Bupati Serang Nomor 24 Tahun 2002

Tentang Tata Kearsipan

Pemerintah Kabupaten Serang

49

2. 4 Hipotesis Penelitian

Secara etimologis, hipotesis dibentuk dari dua kata, yaitu hypo dan kata

thesis. Hypo berarti kurang dan thesis adalah pendapat. Jadi hipotesis merupakan

sebagai kesimpulan penelitian yang belum sempurna, sehingga perlu

disempurnakan dengan membuktikan kebenaran hipotesis itu melalui penelitian.

Hipotesis merupakan langkah dimana setelah landasan teori dan kerangka

berpikir disusun. Selain itu, hipotesis merupakan jawaban atau asumsi

sementara terhadap rumusan masalah, dimana rumusan masalah penelitian telah

menyatakan dalam bentuk kalimat dan belum merupakan jawaban yang empiric

dalam Sugiyono (2003:70).

Hipotesis penelitian merupakan kesimpulan penelitian yang masih

belum sempurna, sehingga perlu disempurnakan dengan membuktikan

kebenaran hipotesis itu melalui penelitian menurut Bungin (2009:75).

Maka peneliti menyimpulkan hipotesis sebagai jawaban sementara

terhadap masalah yang akan diteliti dan akan dibuktikan kebenarannya.

Hipotesis memberi hasil dari refleksi peneliti berdasarkan kajian pustaka dan

landasan teori yang akan digunakan sebagai dasar argumentasi.

Pada penelitian ini hipotesis yang digunakan peneliti adalah hipotesis

deskriptif yaitu dugaan sementara terhadap nilai satu variabel mandiri.

Berdasarkan latar belakang masalah yang diperoleh dari observasi peneliti dan

pengumpulan data di lapangan, serta berdasarkan kerangka berpikir diatas, maka

peneliti dapat merumuskan hipotesis dalam penelitian ini, yaitu:

50

1. Efektivitas Pengelolaan Arsip di Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan

Masyarakat dan Perempuan kurang dari atau sama dengan 60%. Hipotesis

nol dalam bentuk statistik dapat ditulis sebagai berikut:

H0 = µ ≤ 60%

2. Efektivitas Pengelolaan Arsip di Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan

Masyarakat dan Perempuan lebih dari 60%. Hipotesis alternatif dalam

bentuk statistik dapat ditulis sebagai berikut:

Ha = µ > 60%

51

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1. Metode Penelitian

Metode penelitian dapat diartikan sebagai langkah-langkah atau cara

ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan keadaan tertentu (Sugiyono,

2003: 1). Sedangkan menurut Irawan (2006:2.4) metode penelitian adalah

totalitas cara yang dilakukan peneliti untuk menemukan kebenaran ilmiah.

Dalam hal ini diperlukan keseuaian dengan kondisi lingkungan agar metode

penelitian yang digunakan akan tepat dalam memperoleh pemahaman

berdasarkan fakta yang ada dilapangan.

Adapun metode yang digunakan dalam penelitian “Efektivitas

Pengelolaan Arsip di Dinas Pendapatan Daerah Kabupaten Serang” adalah

metode kuantitatif deskriptif. Metode penelitian yang dimaksud adalah penelitian

yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel mandiri tanpa membuat

perbandingan. Penelitian dimaksudkan untuk eksplorasi mengenai suatu

fenomena atau kenyataan sosial, dengan jalan mendeskripsikan variabel yang

berkenaan dengan masalah dan unit yang diteliti.

Penelitian kuantitatif dengan pendekatan deskriptif memiliki tujuan untuk

menjelaskan, meringkas berbagai kondisi, berbagai situasi, atau berbagai

variabel yang timbul di masyarakat yang menjadi objek penelitian itu

berdasarkan apa yang terjadi (Bungin, 2009). Penelitian dilakukan untuk

52

mengetahui keberadaan nilai dari variabel mandiri, tanpa membuat

perbandingan. Jadi, dalam hal ini penelitian deskriptif kuantitatif yaitu penelitian

yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel mandiri yang disajikan dalam

bentuk angka dan disajikan dalam bentuk data yang diangkakan, bersifat actual

dan disusun secara sistematis dan akurat.

3.2. Ruang Lingkup/Fokus Penelitian

Dengan memperhatikan identifikasi masalah yang sudah dikemukakan

sebelumnya, maka fokus penelitian ini adalah efektivitas pengelolaan kearsipan

di Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan

Kabupaten Serang.

3.3. Lokasi Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan di kantor Badan Keluarga Berencana

Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan (BKBPMP) Kabupaten Serang, Jalan

Empat Lima Nomor 28 Serang, tlp. (0254) 201152 Kode Pos. 42116. Badan

Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan (BKBPMP)

Kabupaten Serang merupakan unsur pendukung tugas Bupati di bidang keluarga

berencana, pemberdayaan masyarakat dan perempuan, dipimpin oleh seorang

Kepala Badan berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati

melalui Sekretaris Daerah.

53

3.4. Variabel Penelitian

3.4.1. Definisi Konsep

Istilah konsep berasal dari bahasa latin coceptum, artinya suatu

yang dipahami. Konsep merupakan abstraksi suatu ide atau gambaran

mental, yang dinyatakan dalam suatu kata atau symbol. Konsep

dinyatakan juga sebagai bagian dari pengetahuan yang dibangun dari

berbagai macam karakteristik.

Variabel yang digunakan dalam penelitian ini yaitu, Efektifitas

Pengelolaan Arsip di Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan

Masyarakat dan Perempuan Kabupaten Serang. Indikator teori yang

digunakan untuk analisis data dalam penelitian ini berdasarkan identifikasi

masalah di atas yaitu, teori efektivitas menurut Gibson, yaitu: kejelasan

tujuan yang hendak dicapai, kejelasan strategis pencapaian tujuan, proses

analisis dan perumusan kebijaksanaan yang mantap, perencanaan yang

matang, penyusunan program yang tepat, tersedianya sarana dan

prasarana, sistem pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik.

3.4.2. Definisi Operasional

Definisi operasional merupakan penjabaran konsep atau variabel

penelitian dalam rincian yang terukur (indikator penelitian). Variabel dalam

penelitian ini yaitu “Efektifitas Pengelolaan Arsip di Badan Keluarga

Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan kabupaten Serang” dan

54

yang menjadi variabel indikator adalah teori efektivitas menurut Gibson:

kejelasan tujuan yang hendak dicapai, kejelasan strategis pencapaian tujuan,

proses analisis dan perumusan kebijaksanaan yang mantap, perencanaan yang

matang, penyusunan program yang tepat, tersedianya sarana dan prasarana,

sistem pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik, diukur

berdasarkan:

a. Kejelasan tujuan yang hendak dicapai, indikatornya yaitu terwujudnya

pengelolaan arsip yang efektif dan pegawai dapat menerapkan

pengelolaan arsip dengan benar.

b. Kejelasan strategis pencapaian tujuan, indikatornya yaitu tersedianya

pelatihan kearsipan.

c. Proses analisis dan perumusan kebijaksanaan yang mantap, indikatornya

yaitu penyusunan prosedur pengelolaan arsip.

d. Perencanaan yang matang, yaitu adanya sosialisasi mengenai prosedur

pengelolaan arsip.

e. Penyusunan program yang tepat, yaitu penerapan prosedur peengelolaan

arsip sesuai dengan peraturan yang berlaku.

f. Tersedianya sarana dan prasarana, yaitu tersedianya sarana prasarana

dalam penyelenggaraan pengelolaan arsip

g. Sistem pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik, yaitu

adanya pengawasan yang dilakukan pimpinan dalam pelaksanaan

pengelolaan arsip di BKBPMP Kabupaten Serang.

55

3.5.Instrument Penelitian

Instrumen penelitian adalah suatu alat yang digunakan untuk mengukur

fenomena alam maupun social yang diamati (Sugiyono, 2003:119). Instrumen

penelitian digunakan untuk nilai variabel yang akan diteliti, adapun variabel

dalam penelitian ini yaitu efektivitas pengelolaan arsip. Teknik pengumpulan

data yang digunakan dalam penelitian ini diantaranya:

1. Metode Kuesioner

Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara

memberi seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada responden

untuk dijawabnya. Kuesioner berisikan pertanyaan atau pernyataan yang

berkaitan dengan masalah yang akan diteliti dan akan diberikan kepada

sampel peneliti. Pertanyaan-pertanyaan dalam instrument penelitian dapat

dibedakan menjadi dua macam, yaitu pertanyaan terbuka dan pertanyaan

tertutup. Pertanyaan terbuka adalah pertanyaan yang jawabannya tidak

disediakan sehingga responden bebas menuliskan jawabannya sendiri.

Pertanyaan tertutup adalah pertanyaan yang jawabannya sudah disediakan

sehingga responden hanya tinggal memilih salah satu jawaban yang sudah

disediakan dengan memberikan tanda, misalnya melingkari huruf didepan

jawaban yang dipilih. Kuesioner pada penelitian ini akan diberikan kepada

pegawai Badan keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan

Perempuan Kabupaten Serang.

56

2. Studi Dokumentasi

Pengumpulan data diperoleh melalui pengumpulan peraturan, Undang-

Undang, laporan-laporan, catatan serta dokumen-dokumen yang relevan

mengenai masalah penelitian.

3. Metode kepustakaan

Pengumpulan data diperoleh dari berbagai referensi yang relevan mengenai

penelitian ini berdasarkan buku-buku, jurnal ilmiah, pendapat para ahli, dan

literature yang berhubungan dengan skripsi ini.

Adapun kisi-kisi instrument untuk mengukur efektivitas pengelolaan

arsip dapat dilihat pada tabel berikut ini:

TABEL 3.1

INSTRUMEN PENELITIAN

Variabel Indikator Sub Indikator No Item

Efektivitas

Pengelolaan Arsip di

Badan Keluarga

Berencana

Pemberdayaan

Masyarakat dan

Perempuan

Kabupaten Serang

1. Kejelasan tujuan yang

hendak dicapai

- Terwujudnya pengelolaan

arsip yang efektif

- Pegawai menerapkan

pengelolaan arsip dengan

benar

1 – 3

4 - 7

2. Kejelasan strategis

pencapaian tujuan

- Tersedianya pelatihan

kearsipan 8 - 13

3. Proses analisis dan

perumusan kebijaksanaan

yang mantap

- Penyusunan prosedur

pengelolaan arsip 14 - 20

57

Instrumen yang digunakan dalam penelitian ini berbentuk kuesioner, dengan

jumlah variabel sebanyak satu variabel atau variabel mandiri. Kuesioner atau angket

adalah suatu daftar yang berisikan rangkaian pertanyaan mengenai suatu masalah atau

bidang yang akan diteliti. Kuesioner yang akan dibuat oleh peneliti berisi beberapa

pertanyaan yang sesuai dengan objek penelitian yang nantinya akan disebarkan

kepada responden yang telah ditentukan. Peneliti menggunakan skala likert dalam

proses pengukuran dan menggunakan metode wawancara langsung dalam proses

pengisian kuesioner.

Skala pengukuran dalam penelitian ini menggunakan skala likert dengan skala

positif. Skala likert digunakan untuk mengukur sikap, pendapat, dan persepsi

seseorang atau sekelompok orang tentang fenomena sosial. Indikator variabel yang

disusun melalui item instrumen dengan pertanyaan-pertanyaan atau pertanyaan

4. Perencanaan yang matang - Sosialisasi prosedur

pengelolaan arsip 21 - 26

5. Penyusunan program

yang tepat

- Penerapan pengelolaan arsip

sesuai peraturan yang

berlaku

27 - 32

6. Tersedianya sarana dan

prasarana

- Tersedianya sarana prasarana

kearsipan 33 - 36

7. Sistem pengawasan dan

pengendalian yang

bersifat mendidik

- Adanya pengawasan

penerapan pengelolaan arsip 37 - 40

58

dengan diberikan jawaban setiap instrumennya. Jawaban setiap item diberi skor,

sebagai berikut:

Table 3.2.

Skor dalam Penelitian

Jawaban Skor

Sangat Setuju 4

Setuju 3

Tidak Setuju 2

Sangat Tidak Setuju 1

Sumber: Peneliti 2016

3.6.Populasi dan Sampel

3.6. 1. Populasi

Populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri atas objek/subjek

yang mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh

peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya (Sugiyono,

2008: 90). Menurut Nawawi (2005:141), populasi adalah keseluruhan

objek penelitian yang dapat terdiri dari manusia, benda-benda, hewan,

tumbuh-tumbuhan, gejala-gejala, nilai tes atau peristiwa-peristiwa sebagai

sumber data yang memiliki karakteristik tertentu dalam suatu penelitian.

Populasi dalam penelitian ini adalah pegawai di BKBPMP Kabupaten

Serang. Pegawai BKBPMP berjumlah 93, dimana terbagi menjadi 2

bagian yaitu 30 pegawai berada di kantor BKBPMP Kabupaten Serang

59

sedangkan 63 pegawai lainnya berada di UPT tiap kecamatan Kabupaten

Serang. Maka, yang menjadi populasi dalam penelitian ini berjumlah 30

orang yang terdiri dari pegawai di Kantor BKBPM Kabupaten Serang.

3.6. 2. Sampel

Menurut Sugiyono (2008: 91) sampel merupakan bagian dari jumlah

dan karakteristik yang dimiliki oleh populasi tersebut. Sedangkan menurut

Nawawi (2005:144) sampel secara sederhana diartikan sebagai bagian dari

populasi yang menjadi sumber data sebenarnya dalam suatu penelitian.

Dengan kata lain sampel adalah sebagian dari populasi untuk mewakili

seluruh populasi.

Teknik sampling adalah pembicaraan bagaimana menata berbagai

teknik dalam penarikan atau pengambilan sampel penelitian, bagaimana

kita merancang tata cara pengambilan sampel agar menjadi sampel yang

representative. Dengan tidak melupakan beberapa faktor yang harus

dipertimbangkan dalam memperoleh sampel yang representative, peneliti

memulai mengenal keseragaman dan ciri-ciri khusus populasi (Bungin,

2009: 105).

Dalam teknik pengambilan sampel yang digunakan peneliti adalah

sampel jenuh yang temasuk ke dalam nonprobability sampling.

Nonprobability sampling adalah teknik pengambilan sampel yang tidak

memberi peluang/kesempatan sama bagi setiap unsur atau anggota

60

populasi untuk dipilih menjadi sampel (Sugiyono, 2008:95). Sedangkah

sampel jenuh adalah teknik penentuan sampel bila anggota populasi

digunakan sebagai sampel (Sugiyono, 2008:96). Menurut irawan

(2006:231) sampel jenuh adalah sampel yang sama jumlahnya dengan

populasinya. Dengan demikian, maka sampel yang diambil dalam

penelitian ini sebanyak 30 orang, yaitu seluruh pegawai di kantor BKBPM

Kabupaten Serang.

3.7. Teknik Pengolahan dan Analisis Data

3.7.1. Teknik Pengolahan Data

Teknik pengolahan data merupakan tahapan dimana data dipersiapkan,

diklasifikasi dan diformat menurut aturan tertentu untuk keperluan proses

berikutnya, yaitu analisis data. Teknik pengolahan data yang dilakukan

dalam penelitian ini adalah melalui tahapan sebagai berikut:

1. Editing

Mengedit adalah memberikan daftar pertanyaan yang telah diserahkan

oleh para pengumpul data. Tujuan daripada editing adalah untuk

mengurangi kesalahan ata kekurangan yang ada didalam daftar

pertanyaan yang sudah diselesaikan sampai sejauh mungkin.

2. Coding

Koding adalah mengklasigikasi jawaban-jawaban pata responden ke

dalam kategori-kategori. Klasifikasi dilakukan dengan cara

61

memberikan tanda/kode berbentuk angka pada masing-masing

jawaban.

3. Tabulating

Pekerjaan tabulasi adalah pekerjaan membuat tabel. Jawaban-jawaban

yang sudah diberi kode kategori jawaban kemudian dimasukkan dalam

tabel.

3.7.2.Analisis Data

Setelah data yang dikumpulkan diolah, maka langkah selanjutnya

adalah analisis terhadap hasil-hasil yang telah diperoleh. Analisis data

merupakan kegiatan setelah data dari seluruh responden atau sumber data

lain terkumpul. Kegiatan dalam analisis data adalah mengelompokkan

data berdasarkan variabel dan jenis responden, mentabulasi data

berdasarkan variabel dari seluruh responden, menyajikan data tiap variabel

yang diteliti, melakukan perhitungan untuk menjawab rumusan masalah,

dan melakukan perhitungan untuk menguji hipotesis yang telah diajukan

(Sugiyono, 2008:169).

Dalam penelitian ini, metode analisis data yang digunakan adalah

metode analisis kuantitatif dan analisis kualitatif. Metode analisis

kuantitatif adalah metode analisis terhadap data-data berbentuk angka

dengan cara perhitungan statistic. Dan metode analisis kualitatif yaitu

62

analisis berdasarkan data berupa kata-kata/argument untuk kemudian

disimpulkan.

1. Uji Validitas

Validitas alat ukur adalah akurasi alat ukut terhadap yang

diukur walaupun dilakukan berkali-kali dan dimana-mana (Bungin,

2009:97). Uji validitas digunakan untuk sah atau valid tidaknya suatu

kuesioner. Kevaliditasan instrument menggambarkan bahwa suatu

instrument benar-benar mampu mengukur variabel-variabel yang akan

diukur dalam penelitian serta mampu menunjukkan tingkat kesesuaian

antar konsep dan hasil pengukuran.. Instrument dinyatakan valid

apabila r hitung lebih besar dari pada nilai r tabel. Pengujian validitas

instrumen, peneliti menggunakan bantuan SPSS versi 20.0.

2. Uji Reliabilitas

Reliabilitas berasal dari kata dalam bahasa inggris Rely, yang

berarti percaya, dan Reliable yang artinya dapat di percaya.

Reliabilitias adalah derajat ketetapan, ketelitian atau keakuratan yang

ditunjukkan oleh instrumen pengukuran. Uji reliabilitas digunakaan

untuk mengetahui konsistensi atau ketentuan hasil pengukuran suatu

instrumen apabila instrument tersebut digunakan lagi sebagai alat ukur

63

suatu objek atau responden. Dalam pengukuran reliabilitas dapat

menggunakan rumus Alpha Cronbach dengan bantuan SPSS versi 20.0.

3. Uji Normalitas Data

Guna memperoleh gambaran yang lebih jelas tentang data hasil

penelitian, normalitasi data digunakan untuk menjaga ketepatan metode

statistic yang digunakan, karena apabila data yang dihasilkan tidak

normal maka statistika yang digunakan adalah statistika non parametric

sedangkan apabila data yang dihasilkan adalah normal maka statistic

yang digunakan adalah statistic parametric, dengan menggunakan

SPSS versi 20.0.

4. Uji t-test

Untuk menganalisis efektivitas pengelolaan arsip di Badan

Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan

Kabupaten Serang dalam pengujian hipotesis deskriptif dengan

menggunakan rumus t-test (Uji T) untuk satu sampel dan menggunakan

uji pihak kanan. Uji pihak kanan digunakan apabila hipotesis nol (Ho)

berbunyi “lebih kecil atau sama dengan (≤)” dan Hipotesis alternatifnya

(Ha) berbunyi lebih besar (>)” pengujian hipotesis ini menggunakan

rumus sebagai berikut:

64

Keterangan: t = nilai t yang dihitung

X = nilai rata-rata

= nilai yang dihipotesiskan

s = simpangan baku sampel

n = jumlah anggota sampel

𝑡 = − 𝜇𝑜𝑠

𝑛

65

3.1. Jadwal Penelitian

Penelitian ini dilakukan, yaitu mulai dari November 2015 hingga Mei

2017. Adapun jadwal penelitian ini ditunjukkan pada tabel berikut:

NO Kegiatan Tahun 2016 Tahun 2017

Mei Juni Juli Ags Sept Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mei Juni

1 Penyusunan Bab I - III

2 Bimbingan dan Revisi

Proposal Skripsi

3 Seminar Proposal Skripsi

4 Revisi Proposal Skripsi

5 Pengumpulan Data ke

Lapangan

6 Penyusunan Bab IV dan

V

7 Bimbingan dan Revisi

Bab IV dan V

8 Sidang Skripsi

66

BAB IV

HASIL PENELITIAN

4.1 Deskripsi Lokasi

4.1.1 Gambaran Umum Kabupaten Serang

Kabupaten Serang terletak di ujung Pulau Jawa bagian barat, adalah

salah satu Kabupaten dari 4 Kabupaten dan 3 Kota di wilayah Provinsi

Banten yaitu Kabupaten Lebak, Kabupaten Pandeglang, Kabupaten

Tangerang, Kota Cilegon, Kota Tangerang, dan Kota Tangerang Selatan.

Pengembangan potensi wilayah Kabupaten Serang tak dapat dipisahkan

sebagai bagian integral Provinsi Banten, sesuai dengan kondisi dan potensi

wilayah serta sosial ekonomi masyarakatnya menekankan pengembangan

pembangunan pada pertanian, industri, parawisata, perdagangan dan jasa.

Kabupaten Serang mempunyai kekuatan sumber daya alam dan

sumber daya manusia potensial yang bertekad bulat bahu membahu

membangun wilayahnya secara maksimal. Mengandalkan kekayaan sumber

alamnya cukup berlimpah serta pemberdayaan seluruh potensi yang ada,

Kabupaten Serang akan mampu membuat dasar pijakan kuat sebagai modal

untuk membangun wilayah Kabupaten Serang seoptimal mungkin guna

mencapai kesejahteraan sebesar-besarnya bagi rakyatnya.

67

Masyarakat Kabupaten Serang memiliki sifat-sifat religius,

kekeluargaan dan kegotongroyongan yang cukup kental. Sikap dan perilaku

dalam kehidupan sehari-hari mempunyai kesetiakawanan sosial yang tinggi

dilandasi oleh kesadaran penuh rasa tanggung jawab untuk ikut menjaga

keamanan dan ketertiban di wilayahnya, sehingga potensi konflik gejolak

politik di Kabupaten Serang relatif rendah. Situasi ini jelas mendukung

suasana yang tentram dan aman serta kondusif untuk perkembangan dunia

usaha, sehingga membuat banyak investor merasa tenang dan nyaman

melakukan aktivitasnya berusaha di wilayah Kabupaten Serang. Dengan

latar belakang budaya yang kental dan sejarah heroik rakyatnya yang

terkenal gagah berani melawan penjajah Belanda dulu, memberikan warisan

warna khas keteguhan dan kegigihan masyarakat Serang dalam membangun

wilayah Serang untuk kesejahteraan dan kemakmuran bersama secara

maksimal. Semuanya tercermin pada lambang Kabupaten Serang yang

bermottokan " Sepi Ing Pamrih, Rame Ing Gawe " yang berarti " Semangat

Selalu Bekerja Keras, Tanpa MeMasyarakat & Seni Budaya Serang".

4.1.2 Gambaran Umum BKBPM Kabupaten Serang

4.1.2.1. Sejarah Singkat BKBPMP Kab.Serang

Tahun 1972 s/d 2003

Badan Koordinasi Keluarga Berencana Nasional (BKKBN)

Kabupaten Serang yang terbentuk sejak tahun 1972, merupakan

68

lembaga vertikal Non Departemen yang menangani tentang

Kependudukan dan Keluarga Berencana diwilayah Kabupaten Serang

dan bertanggung jawab langsung secara vertikal kepada Kepala Badan

Koordinasi Keluarga Berencana Nasional ( BKKBN ) Pusat.

Tahun 2003 s/d 2008

Sesuai dengan perkembangan di Pemerintahan Pusat maupun

Daerah Kabupaten Serang, SDM/ Personel serta Asset - asset Badan

Koordinasi Keluarga Berencana Nasional ( BKKBN ) Kabupaten

Serang pada tahun 2003 diserahkan ke daerah berdasarkan Kepres

Nomor 103 tahun 2001 dan pada periode 2001 s/d 2003 adalah

merupakan periode peralihan belum ada nomenklatur yang jelas. Dan

baru pada tahun 2003, keluar Perda Kabupaten Serang Nomor : 17

tahun 2003, tanggal 05 Desember 2003 tentang pembentukkan Badan

Koordinasi Pembangunan Keluarga Sejahtera ( BKPKS ) Kabupaten

serang.

Tahun 2008 s/d 2012

Pada tahun 2008, dengan masuknya bidang Pemberdayaan

Perempuan nomenklatur Badan Koordinasi Pembangunan Keluarga

Sejahtera ( BKPKS ) Kabupaten Serang berubah menjadi Badan

Keluarga Berencana dan Pemberdayaan Perempuan ( BKBPP )

Kabupaten Serang berdasarkan pada Perda Kabupaten serang nomor :

10 tahun 2008 tentang pembentukkan lembaga tekhnis daerah tanggal

69

11 Desember 2008, dan Perbup Kabupaten Serang nomor : 37 tahun

2008, tentang Tugas Pokok dan Fungsi BKBPP Kabupaten Serang

tanggal 18 Desember 2008.

Tahun 2012 s/d sekarang

Pada tahun 2012, dengan masuknya Bidang Pemberdayaan

Masyarakat dan Pemberdayaan Ekonomi Masyarakat Badan Keluarga

Berencana dan Pemberdayaan Perempuan (BKBPP) Kabupten Serang,

berubah nomenklaturnya menjadi Badan Keluarga Berencana,

Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan (BKBPMP) Kabupaten

Serang, berdasarkan pada Perda Kabupaten serang nomor: 20 tahun

2011, tentang pembentukkan lembaga tekhnis daerah, tanggal 07

desember 2011 dan Perbup Kabupaten Serang nomor : 21 tahun 2012,

tentang tugas pokok dan fungsi BKBPMP Kabupaten Serang, dan

nomenklatur BKBPMP Kabupaten Serang masih tetap hingga

sekarang.

4.1.2.2. Visi dan Misi

Visi Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan

Perempuan dan Keluarga Berencana 2016-2020, yakni :

“ Terwujudnya Penduduk yang Berkualitas untuk Mendorong Ketahanan

dan Kesejahteraan Keluarga, Pemberdayaan Masyarakat, Perempuan

70

dan Perlindungan Anak, menuju Masyarakat yang maju, Sejahtera

dan agamis ”

Dari visi diatas ada 3 (tiga) makna yang dapat diambil yaitu : (1)

perempuan perlu mendapat perhatian khusus dalam pembangunan, (2)

keluarga sebagai unit terkecil pilar masyarakat sebagai sasaran strategis

pembangunan, dan (3) pemenuhan kebutuhan dasar masyarakat merupakan

kewajiban pemerintah.

Sedangkan misi dari Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan

Masyarakat dan Perempuan Kabupaten Serang yaitu:

1. Menyelenggarakan tata kelola penyelenggaraan Badan Keluarga

Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan (BKBPMP) yang

bersih, transparan dan akuntabel.

2. Mewujudkan dan meningkatkan harmonisasi, koordinasi dan fasilitasi

dengan sektorter kait dalam perwujudan masyarakat yang maju ,

sejahtera dan agamis .

3. Mewujudkan dan meningkatkan ketahanan, pemberdayaan keluarga

serta masyarakat dalam menciptakan keluarga kecil bahagia dan

sejahtera.

4. Mewujudkan dan meningkatkan pemberdayaan perempuan, kesetaraan

gender dan perlindungan anak dalam keluarga, bermasyarakat,

berbangsa dan bernegara.

71

5. Meningkatkan pemberdayaan masyarakat pedesaan dalam menciptakan

kemandirian ekonomi, social dan budaya yang berkualitas.

6. Meningkatkan penguatan kelembagaan masyarakat perdesaan dalam

pembangunan partisipatif.

4.1.2.3. Tugas Pokok dan Fungsi BKBPMP Kabupaten Serang

Suatu organisasi dalam menjalankan tugas dan fungsinya sangat

ditentukan oleh kualitas sumberdaya manusianya dan sarana prasarana

pendukung. Sumberdaya manusia dan perlengkapan tersebut merupakan

elemen dalam menggerakkan roda organisasi, sekaligus sebagai faktor

internal yang berpengaruh terhadap kemajuan suatu organisasi.

Sesuai dengan Peraturan Bupati Serang Nomor : 21 Tahun 2012,

tentang tugas pokok dan fungsi Badan keluarga Berencana Pemberdayaan

Masyarakat dan Perempuan ( BKBPMP ) Kabupaten Serang mempunyai

tugas pokok yaitu Merencanakan, mengatur, melaksanakan dan mengawasi

penyelenggaraan sebagian tugas Pemerintah Daerah dibidang Keluarga

Berencana, Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan.

Sedangkan fungsi dari Badan Keluarga Berencana pemberdayaan

Masyarakat dan Perempuan diantaranya yaitu:

a) Perumusan kebijakan tekhnis penyelenggaraan sebagian tugas

Pemerintah Daerah dibidang Keluarga Berencana, pemberdayaan

Masyarakat dan Perempuan.

72

b) Pengaturan penyelenggaraan tugas Pemerintah Daerah dibidang

Keluarga Berencana, Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan

c) Pelaksanaan penyelenggaraan tugas Pemerintahan Daerah dihidang

Keluarga Berencana, Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan

d) Pengawasan Penyelenggaraan tugas Pemerintahan Daerah dihidang

Keluarga Berencana, Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan.

e) Pelaksanaa Tugas Tambahan.

4.2 Pengujian Persyaratan Statistik

4.2.1. Uji Validitas

Tahap awal proses analisis data dalam penelitian ini adalah melakukan

uji validitas instrument terlebih dahulu. Hal ini peneliti maksudkan untuk

menjaga ketetapan suatu alat ukur dalam melakukan fungsi ukurnya. Uji

validitas ini dilakukan untuk mengetahui valid atau tidaknya suatu item

kuesioner yang menjadi alat ukur dalam penelitian ini. Instrumen yang

valid menggambarkan bahwa suatu instrumen benar-benar mampu dalam

mengukur variabel-variabel yang akan diukur dalam penelitian, serta

mampu menunjukkan tingkat kesesuaian antara konsep penelitian dengan

hasil pengukuran. Pada uji validitas, peneliti mengambil sampel sebanyak

30 responden. Apabila terdapat sampel yang tidak valid, maka instrument

tersebut dihapus. Adapun rumus yang digunakan oleh peneliti dalam uji

73

validitas ini yaitu menggunakan statistic Korelasi Product Moment dengan

bantuan SPSS Versi 20.

Tabel 4.1

Hasil Perhitungan Uji Validitas

No Item r Hitung r Tabel Keputusan

1 0.359 0.3061 Valid

2 0.511 0.3061 Valid

3 0.162 0.3061 Tidak Valid

4 0.363 0.3061 Valid

5 0.388 0.3061 Valid

6 0.583 0.3061 Valid

7 0.501 0.3061 Valid

8 0.550 0.3061 Valid

9 0.570 0.3061 Valid

10 0.752 0.3061 Valid

11 0.115 0.3061 Tidak Valid

12 0.700 0.3061 Valid

13 0.764 0.3061 Valid

14 0.395 0.3061 Valid

15 0.766 0.3061 Valid

16 0.639 0.3061 Valid

17 0.722 0.3061 Valid

18 0.328 0.3061 Valid

19 0.590 0.3061 Valid

20 0.691 0.3061 Valid

21 0.716 0.3061 Valid

74

22 0.363 0.3061 Valid

23 0.803 0.3061 Valid

24 0.911 0.3061 Valid

25 0.756 0.3061 Valid

26 0.665 0.3061 Valid

27 0.775 0.3061 Valid

28 0.375 0.3061 Valid

29 0.876 0.3061 Valid

30 0.867 0.3061 Valid

31 0.772 0.3061 Valid

32 0.799 0.3061 Valid

33 0.635 0.3061 Valid

34 0.548 0.3061 Valid

35 0.685 0.3061 Valid

36 0.489 0.3061 Valid

37 0.356 0.3061 Valid

38 0.364 0.3061 Valid

39 0.454 0.3061 Valid

40 0.628 0.3061 Valid

Sumber: Data diolah tahun 2017

Apabila r hitung > r tabel, berati item/butir instrument dinyatakan

tidak valid. Jika r hitung ≤ r tabel, berarti item/butir instrument dinyatakan

valid. Nilai r hitung diperoleh dari perhitungan statistic Korelasi Product

Momen dengan menggunakan SPSS versi 20. Sedangkan, r tabel dengan nilai

0,3061 diperoleh dari tabel Product Moment dengan tingkat kesalahan 5%

dengan jumlah responden 30 orang. Berdasarkan tabel di atas, dapat diketahui

75

bahwa terdapat dua item/butir instrument yang tidak valid yaitu pada nomor 3

dan 11. Sedangkan item/butir instrument lainnya dinyatakan valid. Item/butir

instrument yang tidak valid tersebut di hapus sehingga terdapat 38 item/butir

instrument yang digunakan dalam penelitian ini.

4.2.2. Uji Reliabilitas

Pengujian reliabilitas instrument dilakukan dengan menggunakan

teknik Alpha Cronbach yaitu perhitungan yang dilakukan dengan menghitung

rata-rata interkolerasi diantara butir-butir pertanyaan dalam kuesioner,

variabel dikatakan reliabel jika nilai alphanya lebih dari 0,30 (Sugiyono,

2008:126). Dalam pengukuran reliablitias, peneliti menggunakan bantuan

SPSS versi 20. Adapun hasil uji reliabilitas yang telah dilakukan dalam

penelitian ini yaitu nilai Alpha sebesar 0,951. Hal ini dapat diartikan bahwa

0,951 > 0,30 sehingga instrument yang diuji dinyatakan reliabel. Untuk lebih

jelasnya, dapat dilihat pada tabel berikut:

Tabel 4.2

Hasil Uji Reliabilitas

Reliability Statistics

Cronbach's

Alpha N of Items

.954 38

76

4.2.3. Uji Normalitas

Uji normalitas bertujuan untuk mengetahui kenormalan distribusi

sebaran skor variabel. Pengolahan data dalam penelitian ini menggunakan

SPSS versi 20.0.

Tabel 4.3

Uji Normalitas Data

Dari hasil uji normalitas di atas dengan menggunakan uji normalitas

komogrov-smirnov, dengan hasil nilai Asymp. Sig sebesar 0.279, dimana

jika nilai sig > 0.05, maka berarti data berdistribusi normal. Sehingga

dapat dijelaskan bahwa nilai sig lebih besar dari 0.05 (0.279 > 0.05) dan

disimpulkan bahwa data dalam penelitian ini berdistribusi normal.

One-Sample Kolmogorov-Smirnov Test

VAR00001

N 30

Normal Parametersa Mean 102.90

Std. Deviation 14.101

Most Extreme Differences Absolute .181

Positive .159

Negative -.181

Kolmogorov-Smirnov Z .992

Asymp. Sig. (2-tailed) .279

a. Test distribution is Normal.

77

4.3 Deskripsi Data

4.3.1. Identitas Responden

Populasi dalam penelitian ini yaitu pegawai Badan Keluarga

Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan Kabupaten Serang

sebanyak 30 pegawai. Sedangkan sampel yang peneliti ambil adalah sampel

jenuh, artinya seluruh anggota populasi dijadikan sampel, dimana seluruh

pegawai BKBPMP Kabupaten Serang dijadikan sampel yaitu sebanyak 30

sampel.

Adapun identitas responden dalam penelitian ini, peneliti paparkan

dalam bentuk diagram seperti dibawah ini:

Diagram 4.1

Identitas Responden Berdasarkan Jenis Kelamin

Sumber: Hasil Penelitian Lapangan Tahun 2017

11

19

0

5

10

15

20

Laki-laki Perempuan

78

Berdasarkan diagram 4.1 di atas dapat diketahui bahwa jumlah

responden dalam penelitian ini berjumlah 30 orang, terdiri dari 11 orang

laki-laki dan 19 orang perempuan. Dapat disimpulkan bahwa mayoritas

pegawai di BKBPMP Kabupaten Serang adalah perempuan. BKBPMP

memiliki tugas merencanakan, mengatur, melaksanakan dan mengawasi

penyelenggaraan sebagian tugas Pemerintah Daerah dibidang Keluarga

Berencana, Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan. Tugas BKBPMP

tersebut berhubungan dengan masalah perempuan dan anak, maka dari itu

mayoritas pegawainya yaitu perempuan karena menyelenggarakan tugas

pada permasalahan perempuan dan anak.

Diagram 4.2

Identitas Responden Berdasarkan Tingkat Pendidikan


1

6

10

13

0

2

4

6

8

10

12

14

SLTA D1-D2-D3 S1 S2 keatas

79

Berdasarkan diagram 4.2 di atas, menunjukkan bahwa latar belakang

tingkat pendidikan responden dalam penelitian ini cenderung tinggi.

Responden dengan latar belakang pendidikan SLTA berjumlah 1 orang,

respoden dengan latar belakang pendidikan D1-D2-D3 berjumlah 6 orang,

responden dengan latar belakang pendidikan S1 berjumlah 10 orang,

sedangkan responden dengan latar belakang pendidikan S2 dan seterusnya

berjumlah 13 orang.

Diagram 4.3

Identitas Responden Berdasarkan Pangkat/Golongan


Berdasarkan diagram 4.3 di atas, menunjukkan bahwa pegawai dengan

golongan IIa-IId sebanyak 3 orang, pegawai dengan tingkat golongan IIIa-

IIId sebanyak 16 orang, dan pegawai dengan golongan Iva-IVd sebanyak 11

orang. Dari diagram diatas dapat disimpulkan bahwa PNS pada BKBPMP

mayoritas memiliki pangkat/golongan cukup tinggi, hal ini dapat diperkuat

dengan latar belakang pendidikan pegawai yang mayoritas cukup tinggi.

3

16

11

0

5

10

15

20

IIa - IId IIIa-IIId IVa-IVd

80

4.3.2. Analisis Data

Analisis data merupakan suatu proses analisis yang dilakukan peneliti

dengan cara mendeskripsikan data hasil wawancara dan penyebaran kuesioner

kepada para pegawai Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat

dan Perempuan Kabupaten Serang. Hal ini dilakukan untuk mengetahui

sejauhmana Efektivitas Pengelolaan Arsip di Badan Keluarga Berencana

Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan Kabupaten Serang.

Dalam penelitian ini, efektivitas yang peneliti lakukan dilakukan

didasarkan pada teori efektivitas menurut Gibson (Tangkilisan, 2005:141), teori

tersebut terdapat 7 indikator efektivitas, yaitu:

1. Kejelasan Tujuan yang Hendak dicapai

Diagram 4.4

Tanggapan Responden Tentang Prosedur Pembuatan Surat Yang

Diterapkan Dapat Mencapai Keefektifan Dalam Bekerja

Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor 1)

0 1

21

8

0

5

10

15

20

25

STS TS S SS

81

Berdasarkan diagram 4.4 di atas, tanggapan responden mengenai

prosedur pembuatan surat yang diterapkan dapat mencapai keefektifan

dalam bekerja, yang menjawab sangat tidak setuju tidak ada, menjawab

tidak setuju 1 orang, menjawab setuju sebanyak 21 orang, dan yang

menjawab sangat setuju sebanyak 8 orang. Berdasarkan jawaban responden

tersebut, dapat diketahui bahwa sebagian besar responden menjawab bahwa

prosedur pembuatan surat yang diterapkan dapat mencapai keefektifan

dalam bekerja. Prosedur pembuatan surat di BKBPMP Kabupaten Serang

mengikuti Peraturan Bupati Serang Nomor 54 Tahun 2010 tentang Tata

Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Serang, yang didalam

peraturan tersebut mengandung asas tata naskah yang efisien dan efektif,

yaitu dilakukan melalui penyederhanaan dalam penulisan, penggunaan

ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam

penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas.

82

Diagram 4.5

Tanggapan Responden Tentang Prosedur Penyimpanan Arsip Yang Diterapkan

Dapat Mencapai Keefektifan Dalam Bekerja


Berdasarkan diagram 4.5 di atas, tanggapan responden tentang prosedur

penyimpanan arsip yang diterapkan dapat mencapai keefektifan dalam bekerja, yang

menjawab sangat tidak setuju 1 orang, menjawab tidak setuju sebanyak 14 orang,

menjawab setuju sebanyak 12 orang, dan yang menjawab sangat setuju sebanyak 3

orang. Dari jawaban responden tersebut, dapat diketahui bahwa prosedur

penyimpanan arsip yang diterapkan di BKBPMP Kabupaten Serang belum dapat

mencapai keefektifan dalam bekerja. Metode penyimpanan yang digunakan dalam

menyimpan arsip yaitu dengan sistem tanggal. Namun metode penyimpanan belum

sepenuhnya diterapkan. Pegawai hanya menyimpan arsip didalam map ketika

terdapat arsip baru namun tidak disimpan secara sistematis sehingga ketika ingin

menemukan kembali mengalami kesulitan karena arsip belum tersusun sesuai tanggal

1

14 12

3 0

2

4

6

8

10

12

14

16

STS TS S SS

83

arsip. Penyimpanan yang belum diterapkan dengan maksimal membuat penerapan

penyimpanan arsip belum mempengaruhi keefektifan dalam bekerja. Selain itu,

penataan arsip belum didasarkan pada peraturan yang berlaku menjadi penyebab

belum timbulnya efektivitas kerja yang dirasakan oleh pegawai dari pengelolaan yang

diterapkan.

Diagram 4.6

Tanggapan Responden Tentang Rekan Kerja Sudah Menerapkan Prosedur

Pengurusan Arsip Intern (Surat Masuk) Sesuai Dengan Peraturan Yang

Berlaku Di BKBPMP Kab. Serang


Berdasarkan diagram 4.6 di atas, tanggapan responden bahwa rekan kerja

sudah menerapkan prosedur pengurusan arsip intern (surat masuk) sesuai dengan

peraturan yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang, yang menjawab sangat tidak

setuju tidak ada, menjawab tidak setuju sebanyak 6 orang, menjawab setuju sebanyak

23 orang, dan yang menjawab sangat setuju 1 orang. Dari jawaban responden dapat

0

6

23

1 0

5

10

15

20

25

STS TS S SS

84

diketahui bahwa rekan kerja responden sudah menerapkan prosedur pengurusan arsip

intern (surat masuk) sesuai dengan peraturan yang berlaku di BKBPMP Kabupaten

Serang. Prosedur pengurusan surat masuk yang berlaku di BKBPMP Kabupaten

Serang yaitu berdasarkan Keputusan Bupati Nomor 24 Tahun 2002 tentang Tata

Kearsipan Pemerintahan Kabupaten Serang. Prosedur pengurusan surat masuk pada

BKBPMP Kabupaten Serang memiliki tahap sebagai berikut, surat masuk diterima

oleh petugas dan mencatat ke dalam buku agenda, setelah dicatat surat tersebut

disampaikan kepada Kepala Badan untuk di disposisi. Setelah Kepala Badan

memberikan disposisi, surat tersebut di sampaikan kepada bidang yang dituju pada

lembar disposisi tersebut yang menyangkut isi dari surat. Setelah itu, surat

digandakan untuk disimpan yang aslinya pada Bagian Umum dan duplikatnya

disimpan pada bidang yang bersangkutan.

Diagram 4.7

Tanggapan responden Rekan Kerja Sudah Menerapkan Prosedur Pengurusan

Arsip Ekstern (Surat Keluar) Sesuai Dengan Peraturan Yang Berlaku Di

BKBPMP Kab. Serang


0 3

25

2 0

5

10

15

20

25

30

STS TS S SS

85

Berdasarkan diagram 4.7 di atas, tanggapan responden bahwa rekan kerja sudah

menerapkan prosedur pengurusan arsip ekstern (surat keluar) sesuai dengan peraturan

yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang, yang menjawab sangat tidak setuju

tidak ada, menjawab tidak setuju sebanyak 3 orang, menjawab setuju sebanyak 25

orang, dan yang menjawab sangat setuju 2 orang. Dari jawaban responden dapat

diketahui bahwa rekan kerja responden sudah menerapkan prosedur pengurusan arsip

ekstern (surat keluar) sesuai dengan peraturan yang berlaku di BKBPMP Kabupaten

Serang. Prosedur pengurusan surat masuk yang berlaku di BKBPMP Kabupaten

Serang yaitu berdasarkan Keputusan Bupati Nomor 24 Tahun 2002 tentang Tata

Kearsipan Pemerintahan Kabupaten Serang. Prosedur pengurusan surat keluar pada

BKBPMP Kabupaten Serang yaitu, seksie bagian membuat konsep surat yang akan

dibuat. Setelah itu, konsep di sampaikan kepada kepala bidang atau kepala bagian

untuk dilihat dan disetujui konsepnya. Setelah konsep surat disetujui dan diparaf oleh

kepala bidang atau kepala bagian, konsep surat disampaikan kepada Kepala badan

untuk disetujui konsepnya atau diperbaiki jika kepala badan belum menyetujui

konsep tersebut. Setelah konsep disetujui oleh kepala badan, surat diberi nomor oleh

bagian umum dan dikirim. Mengenai penyimpanan arsip surat masuk, arsip hanya

disimpan oleh masing-masing bidang sedangkan pada bagian umum tidak

menyimpan arsip surat keluar dari setiap bidang.

86

Diagram 4.8

Tanggapan Responden Tentang Rekan Kerja Sudah Menerapkan Prosedur

Penyimpanan Arsip Sesuai Dengan Peraturan Yang Berlaku Di BKBPMP

Kabupaten Serang


Berdasarkan diagram 4.8 di atas, tanggapan responden bahwa rekan kerja

sudah menerapkan prosedur penyimpanan arsip sesuai dengan peraturan yang berlaku

di BKBPMP Kabupaten Serang, yang menjawab sangat tidak setuju satu orang,

menjawab tidak setuju sebanyak 16 orang, menjawab setuju sebanyak 13 orang, dan

yang menjawab sangat setuju tidak ada. Dari jawaban responden dapat diketahui

bahwa rekan kerja responden belum menerapkan prosedur penyimpanan arsip sesuai

dengan peraturan yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang yaitu berdasarkan

Keputusan Bupati Nomor 24 Tahun 2002 tentang Tata Kearsipan Pemerintahan

Kabupaten Serang. Terdapat beberapa pegawai yang belum menerapkan

penyimpanan arsip sesuai dengan peraturan yang berlaku dikarenakan belum adanya

pemahaman mengenai materi penyimpanan arsip yang benar. Pemahama mengenai

1

16 13

0 0

5

10

15

20

STS TS S SS

87

penyimpanan arsip sangatlah penting untuk keberlangsungan pengelolaan arsip yang

efektif. Selama ini, pegawai menyimpan arsip surat masuk dan keluar berdasarkan

tanggal/kronologi. Namun, untuk arsip-arsip lainnya seperti arsip kepegawaian dan

lainnya hanya dimasukan kedalam box dan diberi keterangan mengenai arsip namun

arsip yang disimpan pada box tersebut tidak tersusun rapi atau sesuai dengan

klasifikasi penyimpanan. Sehingga ketika ingin menemukan arsip, membutuhkan

waktu yang lama karena tidak tersimpan secara sistematis.

Diagram 4.9

Tanggarapan Responden Tentang Sistem Penyimpanan Yang Diterapkan Dapat

Memudahkan Dalam Menemukan Arsip Yang Disimpan


Berdasarkan diagram 4.9 di atas, tanggapan responden bahwa sistem

penyimpanan yang diterapkan dapat memudahkan dalam menemukan arsip yang

disimpan, yang menjawab sangat tidak setuju satu orang, menjawab tidak setuju

sebanyak 12 orang, menjawab setuju sebanyak 10 orang, dan yang menjawab sangat

1

12 10

7

0

2

4

6

8

10

12

14

STS TS S SS

88

setuju 7 orang. Pegawai yang menjawab sangat tidak setuju yaitu 1 orang, hal ini

dikarenakan pegawai masih belum Dari jawaban responden dapat diketahui bahwa

sistem penyimpanan yang diterapkan pegawai belum memudahkan dalam

menemukan arsip yang disimpan. Hal ini dikarenakan penyimpanan arsip tidak diberi

pola klasifikasi sebagai petunjuk ketika mencari arsip. Namun, terdapat beberapa

pegawai yang beranggapan bahwa penyimpanan yang diterapkan dapat memudahkan

dalam menemukan arsip seperti arsip surat masuk dan keluar yang berada pada tiap

bidang atau bagian karena sudah tersusun sesuai dengan tanggal surat.

Diagram 4.10

Tanggapan Responden Tentang Rekan Kerja Selalu Mematuhi Prosedur Kerja

Yang Berlaku Terutama Prosedur Pengelolaan Arsip di BKBPMP Kabupaten

Serang


Berdasarkan diagram 4.10 diatas, tanggapan responden bahwa rekan kerja

selalu mematuhi prosedur kerja yang berlaku terutama prosedur pengelolaan arsip di

0

16 14

0 0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

STS TS S SS

89

BKBPMP Kabupaten Serang, yang menjawab sangat tidak setuju tidak ada,



bahwarekan kerja responden belum sepenuhnya mematuhi prosedur kerja terutama

prosedur pengelolaan arsip yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang. Pegawai

belum sepenuhnya menerapkan prosedur pengelolaan arsip sehingga timbul beberapa

kasus seperti sistem penyimpanan arsip yang tidak tertata dengan rapi dan masih

adanya pegawai yang belum mengetahui prosedur mengenai pengelolaan arsip. Selain

itu, masih adanya pegawai yang menganggap kurang pentingnya pengelolaan arsip

membuat pegawai acuh terhadap peraturan mengenai pengelolaan arsip yang ada.

2. Kejelasan Strategis Pencapaian Tujuan

Diagram 4.11

Tanggapan Responden Tentang Petugas Arsip Memiliki Latar Belakang

Pendidikan Dan Kemampuan Dibidang Arsip


2

14

10

4

0

2

4

6

8

10

12

14

16

STS TS S SS

90

Berdasarkan diagram 4.11 di atas, tanggapan responden bahwa petugas arsip

memiliki latar belakang pendidikan dan kemampuan di bidang arsip, yang menjawab

sangat tidak setuju 2 orang, menjawab tidak setuju sebanyak 14 orang, menjawab

setuju sebanyak 10 orang, dan yang menjawab sangat setuju 4 orang. Dari jawaban

responden dapat diketahui bahwa petugas yang mengelola arsip belum memiliki latar

belakang pendidikan dan kemampuan di bidang arsip, petugas yang mengurus arsip

seperti surat masuk dan surat keluar masih di tangani oleh pegawai non PNS dan

bukan dari latar belakang pendidikan dibidang arsip. BKBPMP belum memiliki

petugas khusus yang mengelola arsip (arsiparis). Selama ini, pengelolaan arsip seperti

penerimaan surat masuk, pencatatan surat masuk dan keluar dilakukan oleh pegawai

non PNS. Kurangnya sumber daya manusia membuat BKBPMP kesulitas dalam

mengadakan seorang arsiparis, dan pada saat ini tenaga fungsional masih kurang

jumlahnya. Selain itu, penanganan arsip di BKBPMP belum sepenuhnya diperhatikan

untuk sumber daya manusianya sehingga BKBPMP belum berupaya dalam

mengadakan arsiparis di BKBPMP Kabupaten Serang.

91

Diagram 4.12

Tanggapan Responden Tentang Petugas Arsip Sudah Mengikuti Diklat

Kearsipan


Berdasarkan diagram 4.12 di atas, tanggapan responden bahwa petugas arsip

sudah mengikuti diklat kearsipan, yang menjawab sangat tidak setuju 2 orang,


yang menjawab sangat setuju 1 orang. Dari jawaban responden dapat diketahui

bahwa petugas yang mengelola arsip belum mengikuti diklat kearsipan. Petugas yang

mengurus arsip seperti surat masuk dan surat keluar masih ditangani oleh pegawai

non PNS dan belum mengikuti diklat kearsipan. Namun, sudah ada upaya yang

dilakukan yaitu mengajuan permintaan diklat kearsipan oleh BKBPMP Kabupaten

Serang kepada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Serang.

2

17

10

1 0

5

10

15

20

STS TS S SS

92

Diagram 4.13

Tanggapan Responden Tentang Adanya Petugas Yang Melakukan Pemindahan

Arsip

Sumber: Data Primer, 2017 (Pertanyaan Nomor10)

Berdasarkan diagram 4.13 di atas, tanggapan responden tentang adanya

petugas yang melakukan pemindahan arsip, yang menjawab sangat tidak setuju 2

orang, menjawab tidak setuju sebanyak 17 orang, menjawab setuju sebanyak 10


diketahui bahwa mayoritas pegawai menjawab tidak setuju hal ini karenakan belum

adanya petugas khusus yang melakukan pemindahan arsip yang berstatus inaktif yang

akan dimusnahkan. Selama ini, BKBPMP belum menerapkan pembuatan jadwal

retensi arsip, pemindahan dan pemusnahan arsip. Hal ini diakibatkan bergantiannya

status BKBPMP mulai dari badan yang masih bergabung dengan BKKBN sampai

saat ini, arsip yang dimiliki BKBPMP tidak terkontrol dengan baik sehingga arsip

tidak memiliki jadwal baik yang berstatus aktif maupun inaktif sehingga belum

pernah melakukan pemindahan arsip yang akan dimusnahkan.

2

17

10

1 0

5

10

15

20

STS TS S SS

93

Diagram 4.14

Tanggapan Responden Tentang Adanya Petugas Yang Bertanggung Jawab

dalam Pelaksanaan Pemusnahan Arsip



petugas yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan pemusnahan arsip, yang


menjawab setuju sebanyak 14 orang, dan yang menjawab sangat setuju 3 orang. Dari

jawaban responden dapat diketahui bahwa adanya petugas yang bertanggung jawab

dalam pelaksanaan pemusnahan arsip. Pemusnahan arsip dilakukan oleh Kantor Arsip

dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Serang. Secara teknis, ketika terdapat arsip yang

sudah harus dimusnahkan, BKBPMP menyerahkan arsip tersebut pada KAPD

Kabupaten Serang dan akan dilakukan pemusnahan. Namun, pada pelaksanaannya,

BKBPMP belum pernah melakukan pemusnahan arsip.

3

10

14

3 0

2

4

6

8

10

12

14

16

STS TS S SS

94

3. Proses Analisis dan Perumusan Kebijaksanaan yang Matang

Diagram 4.15

Tanggapan Responden Tentang Adanya Prosedur Pembuatan Surat di

BKBPMP Kabupaten Serang



prosedur pembuatan arsip, yang menjawab sangat tidak setuju tidak ada, menjawab

tidak setuju sebanyak 5 orang, menjawab setuju sebanyak 24 orang, dan yang

menjawab sangat setuju 1 orang. Dari jawaban responden dapat diketahui bahwa

adanya prosedur dalam pembuatan surat di BKBPMP Kabupaten Serang. Prosedur

dalam pembuatan surat yaitu mengikuti Peraturan Bupati Serang Nomor 54 Tahun

2010. Pada peraturan tersebut dijelaskan mengenai penyelenggaraan naskah dinas

masuk yaitu pengelolaan surat masuk, pengelolaan surat keluar, tingkat keamana,

kecepatan proses, penggunaan kertas surat, pengetikan sarana administrasi dan

komunikasi perkantoran, dan warna dan kualitas kertas.

0 5

24

1 0

5

10

15

20

25

30

STS TS S SS

95

Diagram 4.16

Tanggapan Responden Tentang Adanya Prosedur Penataan Arsip Dinamis

di BKBPMP Kabupaten Serang



prosedur penataan arsip dinamis, yang menjawab sangat tidak setuju tidak ada,



bahwa adanya adanya prosedur dalam penataan arsip dinamis di BKBPMP

Kabupaten Serang. Arsip dinamis terdiri dari dua macam yaitu arsip dinamis aktif dan

arsip dinamis inaktif yang pengelolaannya berbeda. Arsip dinamis aktif disimpan

dalam suatu susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan, bentuk dan

sifat berkas yang bertujuan menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan organisasi

yang masih sering dipergunakan secara langsung dalam proses pelaksanaan tugas.

Arsip dinamis inaktif disimpan dalam suatu susunan yang sistematis dengan

0

9

20

1 0

5

10

15

20

25

STS TS S SS

96

memperhatikan kegunaan, bentuk dan sifat berkas yang bertujuan menunjang

kelancaran pelaksanaan tugas organisasi yang jarang dipergunakan secara langsung

dalam proses pelaksanaan tugas. Prosedur dalam penataan arsip dinamis yaitu dengan

mengikuti Peraturan Bupati Serang Nomor 24 Tahun 2002.

Diagram 4.17

Tanggapan Responden Tentang Adanya Prosedur Penataan Arsip Statis di




prosedur penataan arsip statis, yang menjawab sangat tidak setuju tidak ada,



bahwa mayoritas responden menjawab setuju hal dikarenakan adanya prosedur

0

11

16

3 0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

STS TS S SS

97

dalam penataan arsip statis di BKBPMP Kabupaten Serang yaitu dengan mengikuti

Peraturan Bupati Serang Nomor 24 Tahun 2002.

Diagram 4.18

Tanggapan Responden Tentang Adanya Prosedur Penataan Arsip Media

Baru (arsip rekaman audio, gambar, dan film) di BKBPMP Kabupaten

Serang



prosedur penataan arsip statis, yang menjawab sangat tidak setuju satu orang,



bahwa adanya adanya prosedur dalam penataan arsip Media Baru (arsip rekaman

audio, gambar, dan film) di BKBPMP Kabupaten Serang. Hal ini seiring dengan hasil

wawancara dengan Kasubag Umum dan Kepegawaian, prosedur dalam penataan

1

10

17

2 0

5

10

15

20

STS TS S SS

98

arsip yaitu dengan mengikuti Peraturan Bupati Serang Nomor 24 Tahun 2002 yaitu

disimpan berdasarkan sistem masalah/kronologi arsip.

Diagram 4.19

Tanggapan Responden Tentang Adanya Alur Peminjaman Arsip


Berdasarkan diagram 4.19 di atas, tanggapan responden tentang adanya alur

peminjaman arsip, yang menjawab sangat tidak setuju 1 orang, menjawab tidak setuju


setuju tidak ada. Dari jawaban responden dapat diketahui bahwa belum adanya

adanya alur peminjaman arsip di BKBPMP Kabupaten Serang. Hal ini seiring dengan

hasil wawancara dengan Kasubag Program dan Evaluasi, belum dibuatnya alur dalam

pelaksanaan peminjaman arsip. Alur peminjaman arsip dapat menjadi salah satu

pedoman bagi pegawai ketika akan meminjam arsip kepada bidang lain atau

1

20

9

0 0

5

10

15

20

25

STS TS S SS

99

peminjaman arsip yang penyimpanannya secara sentralisasi. Selain itu, dengan

adanya alur peminjaman arsip akan meminimalisir dan menghindari terjadinya

kehilangan arsip akibat dari peminjaman arsip yang dilakukan tanpa adanya

administrasi peminjaman arsip. Pada BKBPMP, proses peminjaman arsip masih

dilakukan tanpa adanya administrasi peminjaman arsip. pegawai hanya meminjam

kepada pihak yang memegang arsip.

Diagram 4.20

Tanggapan Responden Tentang Adanya Bukti Tertulis dalam

Pelaksanaan Peminjaman dan Pengembalian Arsip


Berdasarkan diagram 4.20 di atas, tanggapan responden tentang adanya bukti

tertulis dalam peminjaman dan pengembalian arsip, yang menjawab sangat tidak

setuju 1 orang, menjawab tidak setuju sebanyak 15 orang, menjawab setuju sebanyak

1

15 13

1 0

2

4

6

8

10

12

14

16

STS TS S SS

100

13 orang, dan yang menjawab sangat setuju 1 orang. Dari jawaban responden dapat

diketahui bahwa belum adanya bukti tertulis dalam peminjaman dan pengembalian

arsip di BKBPMP Kabupaten Serang. BKBPMP belum menerapkan adanya

pencatatan khusus atau penggunaan kartu pinjam arsip dalam pelaksanaannya. Kartu

pinjam arsip berfungsi sebagai bukti peminjaman arsip dan petunjuk keberadaan arsip

ketika arsip tidak berada pada tempat penyimpannya. Tidak adanya pencatatan dalam

peminjaman arsip, berakibat tidak diketahuinya arsip yang dipinjam dalam waktu

yang lama. Bahkan tidak disiplinnya dalam penentuan waktu peminjaman arsip agar

arsip dapat kembali sesuai dengan waktu peminjaman arsip yang ditentukan.

Diagram 4.21

Tanggapan Responden Tentang Adanya Target Waktu yang ditetapkan

dalam Penyusutan Arsip


1

16

12

1 0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

STS TS S SS

101

Berdasarkan diagram 4.21 di atas, tanggapan responden tentang adanya target

waktu yang ditetapkan dalam penyusutan arsip, yang menjawab sangat tidak setuju 1

orang, menjawab tidak setuju sebanyak 16 orang, menjawab setuju sebanyak 12


diketahui bahwa belum adanya target waktu yang ditetapkan dalam penyusutan arsip.

Penyusutan arsip merupaka suatu kegiatan mengurangi volume arsip dengan cara

memindahkan, memusnahkan dan menyerahkan. Untuk kegiatan tersebut, maka

ditiap instansi perlu adanya ruang khusus penyimpanan arsip in-aktif dibawah

tanggung jawab unit kearsipan. BKBPMP sudah memiliki ruang khusus penyimpanan

arsip baik arsip statis maupun inaktif. Namun, BKBPMP belum memiliki penetapan

jadwal atau target waktu dalam penyusutan arsip baik dari pemindahan sampai

pemusnahan arsipnya.

4. Perencanaan yang Matang

Diagram 4.22

Tanggapan Responden Tentang Adanya Sosialisasi dalam Pelaksanaan

Prosedur Pengelolaan Arsip


1

16 11

2 0

5

10

15

20

STS TS S SS

102


sosialisasi yang diikuti pegawai dalam pelaksanaan prosedur pengelolaan arsip, yang



jawaban responden dapat diketahui bahwa pegawai belum mengikuti sosialisasi

mengenai prosedur pengelolaan arsip baik yang diadakan oleh pihak BKBPMP

Kabupaten Serang maupun oleh pihak KAPD Kabupaten Serang. Sosialisasi

merupakan salah satu cara yang dapat dilakukan dalam memberikan pengenalan

sebuah prosedur, salah satunya prosedur pengelolaan arsip . melalui sosialisasi,

pegawai dapat menambah pengetahuan bagi pegawai mengenai prosedur kerja paa

organisasi. Namun, pegawai BKBPMP masih banyak yang belum mengikuti

sosialisasi mengenai prosedur pengelolaan arsip.

Diagram 4.23

Tanggapan Responden Tentang Rekan Kerja Mengetahui Prosedur

Pembuatan Surat di BKBPMP Kabupaten Serang


0 4

24

2 0

5

10

15

20

25

30

STS TS S SS

103

Berdasarkan diagram 4.23 di atas, tanggapan responden tentang rekan kerja

mengetahui prosedur pembuatan surat di BKBPMP Kabupaten Serang, yang

menjawab sangat tidak setuju tidak ada, menjawab tidak setuju sebanyak 4 orang,


jawaban responden dapat diketahui bahwa mayoritas pegawai sudah mengetahui

prosedur pembuatan surat yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang. Prosedur

pembuatan surat yang diterapkan pada BKBPMP Kabupaten Serang yaitu mengikuti

Peraturan Bupati Nomor 25 tahun 2010.

Diagram 4.24


Penataan Arspi Dinamis di BKBPMP Kabupaten Serang



mengetahui prosedur penataan arsip dinamis di BKBPMP Kabupaten Serang, yang


0

9

20

1 0

5

10

15

20

25

STS TS S SS

104


jawaban responden dapat diketahui bahwa sebagian besar pegawai sudah mengetahui

prosedur penataan arsip dinamis yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang. Arsip

dinamis terdiri dari arsip dinamis aktif dan arsip dinamis in-aktif. Penataan kedua

arsip tersebut terdapat pada Keputusan Bupati Nomor 24 tahun 2002 tentang Tata

Kearsipan Pemerintah Kabupaten Serang.

Diagram 4.25


Penataan Arsip Statis di BKBPMP Kabupaten Serang



mengetahui prosedur penataan arsip statiis di BKBPMP Kabupaten serang, yang


menjawab setuju sebanyak 18 orang, dan yang menjawab sangat setuju tidak ada.

Dari jawaban responden dapat diketahui bahwa sebagian besar pegawai sudah

0

12

18

0 0

5

10

15

20

STS TS S SS

105

mengetahui prosedur penataan arsip statis yang berlaku di BKBPMP Kabupaten

Serang. Arsip statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan, penyelenggaraan sehari-hari administrasi dalam sebuah organisasi.

Beberapa bentuk arsip statis di BKBPMP Kabupaten Serang yaitu berkas kendaraan

dan sertifikat tanah.

Diagram 4.26


Penataan Arsip Media Baru (arsip rekaman audio, gambar, dan film) di




mengetahui prosedur penataan arsip Media Baru (arsip rekaman audio, gambar, dan

film) di BKBPMP Kabupaten Serang, yang menjawab sangat tidak setuju satu orang,



bahwa pegawai belum mengetahui prosedur penataan arsip Media Baru (arsip

rekaman audio, gambar, dan film) di BKBPMP Kabupaten Serang. Penataan arsip

1

16 12

0 0

5

10

15

20

STS TS S SS

106

media baru terdapat pada Keputusan Bupati Nomor 24 tahun 2002, namun BKBPMP

belum memiliki arsip dalam bentuk media baru sehingga pada pelaksanaannya belum

menerapkan pengelolaan arsip media baru.

Diagram 4.27


Penyusutan Arsip yang Berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang



mengetahui prosedur penyusutan arsip yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang,

yang menjawab sangat tidak setuju satu orang, menjawab tidak setuju sebanyak 18

orang, menjawab setuju sebanyak 11 orang, dan yang menjawab sangat setuju tidak

ada. Dari jawaban responden dapat diketahui bahwa pegawai belum mengetahui

prosedur penyusutan arsip yang belaku di BKBPMP Kabupaten Serang. Penyusutan

arsip dilakukan untuk mengurangi jumlah arsip, hal ini merupakan salah satu bentuk

pengelolaan arsip dimana terdapat arsip yang sudah berkurang pemanfaatannya.

1

18

11

0 0

5

10

15

20

STS TS S SS

107

Namun, sebagian besar pegawai yaitu sebesar 18 orang belum mengetahui prosedur

penyusutan arsip. Salah satu hal yang mempengaruhi pegawai belum mengetahui tata

cara penyusutan arsip dikarenakan BKBPMP belum pernah melakukan penyusutan

arsip sehingga belum memiliki pengalaman dalam praktek penyusutan arsip sehingga

pegawai belum mengetahui bagaimana tata cara menyusutan arsip.

5. Penyusunan Program yang Tepat

Diagram 4.28

Tanggapan Responden Tentang Rekan Kerja Memahami Prosedur

Penyimpanan Arsip Sesuai dengan Peraturan yang Berlaku di BKBPMP

Kabupaten Serang


Berdasarkan diagram 4.28 di atas, tanggapan responden tentang rekan

kerja memahami prosedur penyimpanan arsip yang berlaku di BKBPMP

Kabupaten Serang, yang menjawab sangat tidak setuju tidak ada, menjawab tidak

setuju sebanyak 12 orang, menjawab setuju sebanyak 16 orang, dan yang


0

12 16

2 0

5

10

15

20

STS TS S SS

108

sebanyak 18 responden menyetujui bahwa rekan kerjanya memahami prosedur

penyimpanan arsip, dan sebagian lainnya belum memahami. Penyimpanan arsip

merupakan kegiatan menyimpan arsip yang terdapat pada sebuah organisasi.

Penyimpanan arsip yang rapi akan mempengaruhi kinerja pegawai, ketika arsip

disimpan dengan rapi dan memiliki petunjuk yang jelas, pegawai akan mudah

menemukannya kembali jika arsip tersebut dibutuhkan. Pegawai BKBPMP sudah

memahami bagaimana prosedur penyimpanan arsip sesuai dengan peraturan yang

berlaku. Namun, dalam penerapannya pegawai belum sepenuhnya menerapkan

penyimpanan arsip sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Diagram 4.29


Pembuatan Surat yang Berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang


0 3

23

4 0

5

10

15

20

25

STS TS S SS

109


kerja memahami prosedur pembuatan surat yang berlaku di BKBPMP Kabupaten

Serang, yang menjawab sangat tidak setuju tidak ada, menjawab tidak setuju

sebanyak 3 orang, menjawab setuju sebanyak 23 orang, dan yang menjawab

sangat setuju 4 orang. Dari jawaban responden dapat diketahui bahwa sebagian

besar pegawai sudah memahami prosedur pembuatan surat di BKBPMP

Kabupaten Serang. Peraturan yang diterapkan pada BKBPMP mengenai

pembuatan surat mengacu pada Tata Naskah Dinas Nomor 54 Tahun 2010. Pada

Tata Naskah Dinas Nomor 54 Tahun 2010 dijelaskan mengenai bentuk-bentuk

surat yang biasa dibuat sebuah organisasi dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya.

Diagram 4.30


Penataan Arsip Dinamis Yang Berlaku Di BKBPMP Kabupaten Serang


1

12 13

4

0

2

4

6

8

10

12

14

STS TS S SS

110


kerja memahami prosedur penataan arsip dinamis yang berlaku di BKBPMP

Kabupaten Serang, yang menjawab sangat tidak setuju satu orang, menjawab



sebagian besar pegawai sudah memahami prosedur penataan arsip dinamis di

BKBPMP Kabupaten Serang. Penataan arsip dinamis di BKBPMP Kabupaten

Serang yaitu menggunakan sistem kronologi/tanggal dalam penyimpanan arsip

dinamis seperti surat masuk dan keluar.

Diagram 4.31


Penataan Arsip Statis Yang Berlaku Di BKBPMP Kabupaten Serang


1

11

16

2 0

5

10

15

20

STS TS S SS

111


kerja memahami prosedur penataan arsip statis yang berlaku di BKBPMP




sebagian besar pegawai sudah memahami prosedur penataan arsip statis di

BKBPMP Kabupaten Serang. Penataan arsip statis BKBPMP disimpan dengan

menggunakan sistem masalah.

Diagram 4.32


Penataan Arsip Media Baru Yang Berlaku Di BKBPMP Kabupaten Serang



kerja memahami prosedur penataan arsip media baru yang berlaku di BKBPMP


1

15 13

1 0

2

4

6

8

10

12

14

16

STS TS S SS

112



sebagian besar pegawai BKBPMP Kabupaten Serang belum memahami prosedur

penataan arsip media baru (arsip elektronik) hal ini dikarenakan belum

diperhatikannya mengenai pengelolaan arsip elektronik sehingga masih banyak

pegawai yang masih menyimpan arsip berbentuk elektronik tidak sesuai dengan

prosedur yang ada.

Diagram 4.33


Penyusutan Arsip Yang Berlaku Di BKBPMP Kabupaten Serang



kerja memahami prosedur penyusutan arsip yang berlaku di BKBPMP Kabupaten

Serang, yang menjawab sangat tidak setuju satu orang, menjawab tidak setuju

1

15 12

2 0

2

4

6

8

10

12

14

16

STS TS S SS

113

sebanyak 15 orang, menjawab setuju sebanyak 12 orang, dan yang menjawab

sangat setuju 2 orang. Dari jawaban responden dapat diketahui bahwa pegawai

belum memahami prosedur penyusutan arsip sesuai dengan prosedur yang

berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang. Prosedur penyusutan arsip sudah

tertuang pada Keputusan Bupati Nomor 24 tahun 2002 mulai dari penyusunan

jadwal retensi arsip sampai tata cara pemusnahan arsip.

6. Tersedianya Sarana dan Prasarana

Diagram 4.34

Tanggapan Responden Tentang Tersedianya Sarana Arsip Yang Memadai


Berdasarkan diagram 4.34 di atas, tanggapan responden tentang

tersedianya sarana arsip yang memadai, yang menjawab sangat tidak setuju tidak

ada, menjawab tidak setuju sebanyak 1 orang, menjawab setuju sebanyak 19

0 1

19

10

0

5

10

15

20

STS TS S SS

114


diketahui bahwa sarana arsip seperti rak arsip, filling kabinet, ruang penyimpanan

arsip dan lainnya yang tersedia di BKBPMP cukup memadai dalam pelaksanaan

pengelolaan arsip. Beberapa fasilitas arsip yang terdapat pada BKBPMP yaitu,

ruang arsip, lemari arsip, filling kabinet, dan rak arsip beroda. Namun, meskipun

fasilitas arsip sudah terbilang memadai, masil tedapat fasilitas arsip lain yang

belum tersedia di BKBPMP seperti kartu kendali dan kartu pinjam arsip yang

merupakan fasilitas arsip yang dapat menunjang kepengurusan arsip. Selain itu,

untuk arsip yang disimpan secara sentralisasi belum memiliki fasilitas yang

menunjang sehingga arsip yang seharusnya tidak hanya disimpan oleh setiap

bidang atau bagian tidak disimpan secara sentralisasi pada bagian umum dan

kepegawaian contohnya seperti surat keluar. Surat keluar hanya disimpan oleh

masing-masing bidang dan bagian sedangkan bagian umum dan kepegawaian

tidak memiliki arsip surat keluar yang dibuat oleh bidang dan bagian lainnya

karena kurangnya lemari dan filling kabinet.

115

Diagram 4.35

Tanggapan Responden Tentang Tersedianya Ruang Arsip Yang Sesuai

Dengan Kebutuhan (Sesuai Dengan Jumlah Arsip)


Berdasarkan diagram 4.35 di atas, tanggapan responden tentang

tersedianya ruang arsip, yang menjawab sangat tidak setuju tidak ada, menjawab



sudah tersedianya ruang arsip yang memadai dalam penyimpanan arsip. Ruang

arsip befungsi sebagai penyimpanan arsip agar arsip dapat terjaga keamanannya,

dengan tersedianya ruang arsip, arsip yang terdapat pada sebuah organisasi dapat

tersimpan dengan rapi dan terjaga keamanannya.

0

7

16

7

0

5

10

15

20

STS TS S SS

116

Diagram 4.36

Tanggapan Responden Tentang Sarana Arsip Yang Disediakan

Memudahkan Pegawai Dalam Melaksanakan Pengelolaan Arsip


Berdasarkan diagram 4.36 di atas, tanggapan responden tentang sarana arsip

yang disediakan memudahkan pegawai dalam melaksanakan pengelolaan arsip, yang



jawaban responden dapat diketahui bahwa sarana arsip yang disediakan belum

memudahkan pegawai dalam melakukan pengelolaan arsip. Meskipun sarana arsip

sudah terbilang memadai, namun masih terdapat pegawai yang belum merasakan

kemudahan melaksanakan pengelolaan arsip dengan fasilitas yang tersedia seperti

penyediaan fasilitas arsip yang disimpan secara sentralisasi membutuhkan sarana

seperti lemari dan ruang yang lebih luas, namun BKBPMP belum dapat menyediakan

karena keterbatasan ruang dalam menyimpanan lemari dan filling kabinet.

0

14 12

4 0

5

10

15

STS TS S SS

117

Diagram 4.37

Tanggapan Responden Tentang Ruang Arsip Yang Tersedia Dapat Menjaga

Keamanan Arsip


Berdasarkan diagram 4.37 di atas, tanggapan responden tentang ruang arsip

yang tersedia dapat menjawa keamanan arsip, yang menjawab sangat tidak setuju

tidak ada, menjawab tidak setuju sebanyak 1 orang, menjawab setuju sebanyak 22


diketahui bahwa ruang arsip yang tersedia dapat menjaga keaman arsip yang

disimpan. Adanya ruang arsip, dapat menjaga keamanan arsip dari terjadinya

kerusakan seperti terbakar, terkena hewan rayap. Ruang arsip yang disediakan

BKBPMP sudah memberikan keamanan bagi arsip-arsip yang tersimpan karena

sudah terjaga kebersihannya.

0 1

22

7

0

5

10

15

20

25

STS TS S SS

118

7. Sistem Pengawasan dan Pengendalian

Diagaram 4.38

Tanggapan Responden Tentang Pimpinan Selalu Memberi Arahan Dalam

Pelaksanaan Tugas Pegawai Terutama Di Bidang Kearsipan


Berdasarkan diagram 4.38 di atas, tanggapan responden tentang pimpinan

selalu memberi arahan dalam pelaksanaan tugas pegawai terutama di bidang

kearsipan, yang menjawab sangat tidak setuju tidak ada, menjawab tidak setuju


setuju 9 orang. Dari jawaban responden dapat diketahui bahwa pimpinan selalu

memberi arahan dalam pelaksanaan tugas yang diberikan untuk pegawai terutama di

bidang kearsipan seperti memberikan arahan bagi bagian program dan evaluasi untuk

mengadakan sosialisasi mengenai tata kearsipan agar pegawai dapat menambah

pemahaman mengenai pengelolaan arsip yang menunjang keefektifan dalam bekerja.

0 1

20

9

0

5

10

15

20

25

STS TS S SS

119

Namun, hal tersebut belum dapat dilaksanakan oleh bagian program dan evaluasi

karena alasan tertentu.

Diagram 4.39

Tanggapan Responden Tentang Adanya Pengawasan Yang Dilakukan Pimpinan

Dalam Pelaksanaan Penyimpanan Arsip



pengawasan yang dilakukan pimpinan dalam pelaksanaan penyimpanan arsip, yang

menjawab sangat tidak setuju tidak ada, menjawab tidak setuju tidak ada, menjawab


responden dapat diketahui bahwa adanya pengawasan yang dilakukan pimpinan

dalam pelaksanaan penyimpanan arsip. Pengawasan dilakukan untuk mengetahui hal-

hal yang menjadi hambatan pegawai dalam melakukan penyimpanan arsip seperti

kurangnya fasilitas penyimpanan arsip. Saat ini fasilitas arsip sudah mulai memadai

sehingga penyimpanan arsip sudah terlihat rapi pada setiap ruang pegawai.

0 0

25

5 0

5

10

15

20

25

30

STS TS S SS

120

Diagram 4.40

Tanggapan Responden Tentang Adanya Pengawasan Yang Dilakukan Pimpinan

Dalam Pelaksanaan Penyusutan Arsip



pengawasan yang dilakukan pimpinan dalam pelaksanaan penyusutan arsip, yang

menjawab sangat tidak setuju tidak ada, menjawab tidak setuju tidak ada, menjawab


responden dapat diketahui bahwa adanya pengawasan yang dilakukan pimpinan

dalam pelaksanaan penyusutan arsip. Penyusutan arsip dilakukan hanya dengan

memindahkan arsip-arsip ke ruang khusus penyimpanan arsip, namun belum pernah

melaksanakan penyusutan arsip.

0 0

23

7 0

5

10

15

20

25

STS TS S SS

121

Diagram 4.41

Tanggapan Responden Tentang Pegawai Melakukan Evaluasi Dalam Mencapai

Efektivitas Pengelolaan Arsip



pengawasan yang dilakukan pimpinan dalam pelaksanaan penyusutan arsip, yang



jawaban responden dapat diketahui bahwa pegawai belum melakukan evaluasi dalam

mencapai efektivitas pengelolaan arsip di BKBPMP Kabupaten Serang. Evaluasi

merupakan salah satu upaya dalam memperbaiki suatu sistem pelaksanaan yang

diterapkan sebuah organisasi. Melalui evaluasi, organisasi dapat mengetahui hal-hal

yang harus diperbaiki dan dilakukan dalam mencapai keefektifan dalam bekerja salah

satunya keefektifan dalam melakukan pengelolaan arsip. Namun, BKBPMP belum

melakukan evaluasi dalam memperbaiki sistem kearsipan yang diterapkan.

2

15

10

3 0

5

10

15

20

STS TS S SS

122

4.4 Pengujian Hipotesis

Penelitian mengenai Efektivitas Pengelolaan Arsip di Badan Keluarga

Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan (BKBPMP) Kabupaten

Serang memiliki hipotesis sebagai berikut: “Efektivitas Pengelolaan Arsip di


(BKBPMP) Kabupaten Serang kurang dari 60%”. Pengujian hipotesis dilakukan

untuk mengetahui tingkat signifikansi dari hipotesis yang diajukan. Berdasarkan

metode penelitian, maka pada tahap pengujian hipotesis, peneliti menggunakan

rumus t-test satu sampel pada SPSS versi 20.0 dan diperoleh hasil sebagai

berikut:

Tabel 4.4

Pengujian Hipotesis

One-Sample Statistics

N Mean Std. Deviation Std. Error Mean

Skor_total 30 102.90 14.101 2.575

One-Sample Test

Test Value = 91.2

t df Sig. (2-tailed) Mean Difference

95% Confidence Interval of the

Difference

Lower Upper

Skor_total 4.544 29 .000 11.700 6.43 16.97

123

Berdasarkan tabel diatas, diperoleh nilai t hitung sebesar 4,544 sementara

nilai t tabel dengan derajat kebebasan (df) 29 dan taraf signifikansi 5% diperoleh

2.04523. Karena nilai t hitung lebih besar dari t tabel atau jatuh pada daerah

penerimaan Ha (4,544 > 2.04523), maka Hipotesis alternatif (Ha) diterima dan

Hipotesis Nol ditolak. Berdasarkan perhitungan, didapatkan bahwa Efektivitas

Pengelolaan Arsip di Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan

Perempuan (BKBPMP) Kabupaten Serang yaitu:

x 100% = 67,69% dibulatkan menjadi 68%

Jadi, telah diketahui bahwa Efektivitas Pengelolaan Arsip Di Badan

Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan (BKBPMP)

Kabupaten Serang mencapai 68%.

Gambar 4.1

Kurva penolakan dan penerimaan Hipotesis

Daerah penerimaan H0

Daerah Penerimaan Ha

0 2,04523 4,544

124

4.5 Interpretasi Hasil Penelitian

Dalam penelitian ini, peneliti berusaha menjawab rumusan yang telah

peneliti rumuskan sebelumnya, yaitu “seberapa besar efektivitas pengelolaan arsip

di BKBPMP Kabupaten Serang?”. Penelitian ini dimaksudkan untuk menjawab

rumusan masalah tersebut. Berdasarkan perhitungan dengan menggunakan rumus

t-tes satu sampel dengan uji pihak kanan, bahwa nilai t hitung lebih besar dari

nilai t tabel, maka dapat diartikan bahwa Ha diterima dan H0 ditolak karena

melebihi angka 60% atau sebesar 68%.

Skor ideal yang diperoleh adalah 4 x 38 x 30 = 4560 (4= nilai tertinggi dari

setiap jawaban yang ditanyakan kepada responden, 38= jumlah pertanyaan yang

ditanyakan kepada responden, dan 30= jumlah responden). Sedangkan skor

terendahnya 1 x 38 x30 =1140 (1= nilai terendah dari setiap jawaban yang

ditanyakan kepada responden, 38= jumlah pertanyaan yang ditanyakan kepada

responden, dan 30= jumlah responden). Adapun jumlah skor yang diperoleh

adalah 3087.

Dengan demikian dapat diketahui bahwa Efektivitas Pengelolaan Arsip Di


(BKBPMP) Kabupaten Serang adalah 3087 : 4560 = 0,6769 atau 67,7% dan

dibulatkan 68%. Hal ini dapat diartikan bahwa efektivitas pengelolaan arsip di

BKBPMP Kabupaten Serang sudah baik, dapat dipat dilihat pada kategori

berikut:

125

1140 2280 3420 4560

Tidak baik Kurang baik Baik Sangat Baik

3087

Nilai 3087 berada dalam kategori kurang baik dan baik, akan tetapi

cenderung berada di daerah baik. Maka, dapat disimpulkan bahwa hasil diatas

termasuk dalam kategori baik karena lebih mendekati kategori baik. Adapun

presentase indikator skor hasil penelitian dapat dilihat pada tabel berikut:

Tabel 4.5

Indikator Skor Hasil Penelitian

No Nilai Keterangan

1 0% - 25% Tidak Baik

2 26% - 50% Kurang Baik

3 51% - 75% Baik

4 76% - 100% Sangat Baik

Sumber: Skala Likert, Pengolahan Data, 2017

Sehingga, interpretasi yang tepat untuk menjawab rumusan masalah adalah

efektifitas pengelolaan arsip di BKBPMP Kabupaten Serang mencapai angka 68%

yang artinya efektivitas pengelolaan arsip di BKBPMP Kabupaten serang sudah baik.

126

4.6 Pembahasan

Penelitian dengan judul Efektivitas Pengelolaan Arsip Di Badan Keluarga

Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan (BKBPMP) Kabupaten

Serang menggunakan teori dari Gibson tentang indikator efektivitas yang

memiliki 7 indikator yaitu, kejelasan tujuan yang hendak dicapai, kejelaan

strategis pencapaian tujuan, proses analisis dan perumusan kebijaksanaan,

perencanaan yang matang, penyusunan program yang tepat, tersedianya sarana

dan prasarana, dan sistem pengawasan dan pengendalian.

1. Indikator Kejelasan Tujuan Yang Hendak Dicapai

Skor ideal yang diperoleh adalah 4 x 7 x 30 = 840 (4= nilai tertinggi

dari setiap jawaban yang ditanyakan kepada responden, 7 = jumlah

pertanyaan sub indikator kejelasan tujuan yang hendak dicapai yang

ditanyakan kepada responden, 30 = jumlah responden). Sedangkan skor

terendahnya adalah 1 x 7 x 30 = 210 (1= nilai terendah dari setiap jawaban

yang ditanyakan kepada responden, 7 = jumlah pertanyaan sub indikator

kejelasan tujuan yang hendak dicapai yang ditanyakan kepada responden, 30

= jumlah responden). Adapun jumlah skor yang diperoleh adalah 557. Maka

dapat diketahui bahwa pada indikator kejelasan tujuan yang hendak dicapai

adalah 557 : 840 = 0,663 atau 66,3% dibulatkan menjadi 66%. Hal ini berarti

kejelasan tujuan yang hendak dicapai dalam pengelolaan arsip di BKBPMP

Kabupaten Serang sudah baik.

127

Indikator kejelasan tujuan yang hendak dicapai menyangkut

sejauhmana kejelasan tujuan yang hendak dicapai oleh BKBPMP Kabupaten

Serang dalam mengelola arsip yang dimiliki. Tujuan yang hendak dicapai

mengenai pengelolaan arsip di BKBPMP adalah pengelolaan arsip yang

sesuai dengan peraturan yang berlaku agar arsip dapat disimpan dan

ditemukan kembali dengan cepat dan tepat sehingga dapat mempengaruhi

efektivitas kerja pegawai. Pencapaian tujuan kearsipan ini dapat menjadikan

arsip-arsip berfungsi sebagai alat ingatan, pembuktian, perencanaan, dan

bahan informasi bagi organisasi.

Pengelolaan arsip yang baik akan menjadikan arsip terjaga

keamanannya sehingga informasi yang terdapat didalamnya bermanfaat

dengan baik. Melalui peraturan yang ada, pengelolaan arsip yang dilakukan

oleh BKBPMP diharapkan dapat membantu tugas pegawai dalam mencapai

tujuan organisasi dengan efektif.

2. Kejelasan Strategis Pencapaian Tujuan



pertanyaan sub indikator kejelasan strategis pencapaian tujuan yang




128

kejelasan strategis pencapaian tujuan yang ditanyakan kepada responden, 30 =

jumlah responden). Adapun jumlah skor yang diperoleh adalah 293. Maka,

dapat diketahui bahwa pada indikator kejelasan strategis pencapaian tujuan

adalah 293 : 480 = 0,6104 atau 61,04% dibulatkan menjadi 61%. Hal ini

berarti kejelasan strategis pencapaian tujuan yang ditetapkan BKBPMP dalam

mencapai pengelolaan arsip yang efektif sudah baik.

Indikator kejelasan strategis pencapaian tujuan merupakan salah satu

indikator penting dalam pencapaian tujuan yang ditetapkan organisasi. Tanpa

adanya strategi yang ditentukan tujuan yang telah ditetapkan tidak akan

tercapai. Mengenai hal ini, BKBPMP mulai memperbaiki sistem kearsipannya

dengan memperbaiki sarana prasarana yaitu tersedianya ruang arsip dan

lemari arsip sehingga arsip dapat disimpan pada tempat yang aman.

Saat ini pegawai yang mengelola arsip terutama pada Bagian Umum

dan Kepegawaian belum mendapatkan Diklat Kearsipan. Hal ini merupakan

salah satu yang membuat kurang maksimalnya penerapan pengelolaan arsip di

BKBPMP Kabupaten Serang. Namun, BKBPMP sudah melakukan

permohonan Diklat Kearsipan untuk 2 orang pegawai sehingga pengelolaan

arsip di BKBPMP dapat terlaksana dengan baik melalui pendidikan yang

didapat dari Diklat Kearsipan.

129

3. Proses Analisis dan Perumusan Kebijaksanaan



pertanyaan sub indikator proses analisis dan perumusan kebijaksanaan yang




proses analisis dan perumusan kebijaksanaan yang ditanyakan kepada

responden, 30 = jumlah responden). Adapun jumlah skor yang diperoleh

adalah 545. Maka dapat diketahui bahwa pada indikator proses analisis dan

perumusan kebijaksanaan adalah 545 : 840 = 0,6488 atau 64,88% dibulatkan

menjadi 65%. Hal ini berarti proses analisis dan perumusan kebijaksanaan

yang dibuat oleh BKBPMP sudah mempengaruhi efektivitas pengelolaan

arsip di BKBPMP Kabupaten Serang.

Indikator proses analisis dan perumusan kebijaksanaan digunakan

sebagai pedoman dalam pelaksanaan pengelolaan arsip. pada BKBPMP

Kabupaten Serang, pedoman dalam melakukan pengelolaan arsip,

menggunakan Peraturan Bupati Nomor 24 Tahun 2002 tentang Tata

Kearsipan di Lingkungan Pemerintahan Kabupaten Serang. Pada Peraturan

tersebut terdapat peraturan mengenai pengelolaan arsip mulai dari penciptaan

arsip, penyimpanan arsip, sampai dengan peraturan penyusutan arsip.

130

4. Perencanaan yang Matang



pertanyaan sub indikator perencanaan yang matang yang ditanyakan kepada

responden, 30 = jumlah responden). Sedangkan skor terendahnya adalah 1 x 6

x 30 = 180 (1= nilai terendah dari setiap jawaban yang ditanyakan kepada

responden, 6 = jumlah pertanyaan sub indikator perencanaan yang matang

yang ditanyakan kepada responden, 30 = jumlah responden). Adapun jumlah

skor yang diperoleh adalah 464. Maka dapat diketahui bahwa pada indikator

perencanaan yang matang adalah 464 : 720 = 0,6444 atau 64,44% dibulatkan

menjadi 64%.

Perencanaan mengenai pengelolaan arsip di BKBPMP sudah mulai

dilakukan dengan optimal. Adanya peraturan yang mengatur tentang tata

kearsipan akan tidak terlaksana jika sumber daya manusia yang melakanan

belum mengetahui peraturan tersebut. Maka dari itu, salah satu perencanaan

yang dilakukan untuk mencapai pengelolaan arsip yang efektif yaitu dengan

adanya sosialisasi mengenai tata cara pengelolaan arsip untuk pegawai

sehingga pegawai mengetahui dan memahami peraturan tersebut.

BKBPMP Kabupaten Serang akan mengupayakan adanya sosialisasi

bagi pegawai mengenai pengelolaan arsip sehingga pegawai memahami dan

diharapkan dapat menerapkannya sehingga dapat memperbaiki sistem

penyimpanan yang selama ini dilakukan pegawai yang masih belum menjaga

131

kemanan arsip. salah satu bentuk sosialisasi yang akan dilakukan yaitu denga

memberikan berkas Peraturan Bupati Nomor 24 Tahun 2002 kepada setiap

bidang terutama bagi pegawai yang melakukan tugas kearsipan seperti Bagian

Umum dan Pegawai yang menangani surat masuk maupun surat keluar.

5. Penyusunan Program yang Tepat



pertanyaan sub indikator penyusunan program yang tepat yang ditanyakan

kepada responden, 30 = jumlah responden). Sedangkan skor terendahnya

adalah 1 x 6 x 30 = 180 (1= nilai terendah dari setiap jawaban yang

ditanyakan kepada responden, 6 = jumlah pertanyaan sub indikator

penyusunan program yang tepat yang ditanyakan kepada responden, 30 =

jumlah responden). Adapun jumlah skor yang diperoleh adalah 479. Maka,

dapat diketahui bahwa pada indikator penyusunan program yang tepat adalah

479 : 720 = 0,6652 atau 66, 52% atau dibulatkan menjadi 67%.

Pemahamanan pegawai mengenai pengelolaan arsip yang baik dan

benar merupakan salah satu hal penting dalam mencapai keefetifan dalam

mengelola arsip. Jika sumber daya manusia di dalam sebuah organisasi sudah

memahami dan menerapkan prosedur kerja atau tata tertib yang harus

dilakukannya, maka tujuan yang akan dicapai sebuah organisasi akan tercapai.

132

Begitupun dengan pencapaian efektivitas pengelolaan arsip di BKBPMP

Kabupaten Serang.

Saat ini, pemahaman dan penerapan pegawai dalam pelaksanaan

pengelolaan arsip yang sesuai dengan aturan sudah mulai dilakukan.

BKBPMP terus mengupayakan agar pegawai-pegawai dapat bekerja sesuai

dengan peraturan terutama mengenai pengelolaan arsip. Penerapan ini

dilakukan agar tercapainya tujuan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien

sehingga dapat mempengaruhi kelancaran kerja pegawai.

6. Tersedianya Sarana dan Prasarana



pertanyaan sub indikator tersedianya sarana dan prasarana yang ditanyakan

kepada responden, 30 = jumlah responden). Sedangkan skor terendahnya

adalah 1 x 4 x 30 = 120 (1= nilai terendah dari setiap jawaban yang

ditanyakan kepada responden, 4 = jumlah pertanyaan sub indikator

tersedianya sarana dan prasarana yang ditanyakan kepada responden, 30 =

jumlah responden). Adapun jumlah skor yang diperoleh adalah 365. Maka

dapat diketahui bahwa pada indikator perencanaan yang matang adalah 365 :

480 = 0,7604 atau 76, 04% atau dibulatkan menjadi 76%. Hal ini berarti

sarana dan prasarana yang tersedia di BKBPMP dalam pelaksanaan

pengelolaan arsip sudah memadai.

133

Sarana prasarana merupakan salah satu hal penting dalam menunjang

kemudahan menyimpan arsip juga menjaga keamanan arsip. Tanpa adanya

sarana dan prasarana tujuan yang telah ditetapkan akan sulit untuk dicapai

karena dalam melaksanakan sebuah tugas, dibutuhkannya sarana sebagai

penunjang. Sarana prasarana arsip sudah mulai diperhatikan oleh BKBPMP

sehingga dapat memadai untuk menyimpan arsip, seperti ruang arsip, filling

kabinet, dan penataan ruang yang rapi sehingga arsip yang tersimpan dapat

terjaga keamanannya.

Berikut beberapa dokumentasi ruang dan sarana arsip di BKBPMP

Kabupaten Serang:

Lemari beroda untuk menyimpan arsip

kepegawaian

Lemari Arsip dan Brif ordner untuk

menyimpan surat masuk dan keluar

134

Sebelumnya sarana prasarana arsip yang dimiliki BKBPMP

Kabupaten Serang belum begitu memadai. Namun, dengan adanya hambatan

yang pernah dialami pegawai ketika menyimpan arsip, BKBPMP Kabupaten

Serang melakukan upaya menyediakan sarana prasarana yang memadai

sehingga pegawai dapat menerapkan pengelolaan arsip dengan lancar

meskipun masih terdapat beberapa arsip yang masih belum terjaga

keamanannya karena penyimpanan yang tidak diimbangi dengan penyusutan

arsip sehingga arsip terus menerus bertambah.

7. Sistem Pengawasan dan Pengendalian



pertanyaan sub indikator sistem pengawasan dan pengendalian yang




Ruang arsip

135

sistem pengawasan dan pengendalian yang ditanyakan kepada responden,

30 = jumlah responden). Adapun jumlah skor yang diperoleh adalah 364.

Maka dapat diketahui bahwa pada indikator perencanaan yang matang adalah

364 : 480 = 0,7583 atau 75, 83% atau dibulatkan menjadi 76%. Hal ini berarti

sistem pengawasan dan pengendalian yang dilakukan sudah baik.

Sistem pengawasan dan pengendalian merupakan indikator penting

dalam pencapaian efektivitas kerja pada sebuah organisasi termasuk

efektivitas dalam pelaksanaan pengelolaan arsip, dengan adanya pengawasan

yang dilakukan pimpinan, peraturan yang telah ditetapkan dapat terlaksana

dengan baik. Selain itu, pimpinan dapat mengetahui sejauhmana pegawai

mematuhi pedoman yang berlaku pada organisasi.

Pengawasan yang dilakukan pimpinan juga dapat dijadikan sebagai

jembatan dalam berkomunikasi antara pimpinan dengan pegawai. Sehingga

pimpinan mengetahui hambatan-hambatan yang dialami pegawai dalam

pencapaian tujuan organisasi salah satunya yaitu hambatan dalam melakukan

pengelolaan arsip.

136

Tabel 4.6

Hasil Indikator

No Indikator Angka Hasil

1 Kejelasan Tujuan Yang Hendak Dicapai 66 % Baik

2 Kejelasan Strategi Pencapaian Tujuan 61 % Baik

3 Proses Analisis Dan Perumusan Kebijaksanaan 65 % Baik

4 Perencanaan Yang Matang 64 % Baik

5 Penyusunan Program Yang Tepat 67 % Baik

6 Tersedianya Sarana Dan Prasarana 76 % Baik

7 Sistem Pengawasan Dan Pengendalian 76 % Baik

Sumber: Data Primer, 2017

Berdasarkan tabel di atas, dapat diketahui bahwa semua indikator dalam

penelitian ini tergolong baik dengan nilai rata-rata keseluruhan yaitu 68%. Hal ini

dikarenakan BKBPMP sudah melakukan upaya dalam memperbaiki sistem

pengelolaan arsip terutama dalam penyediaan sarana prasarana arsip. Sebelumnya,

BKBPMP belum memiliki ruangan khusus untuk menyimpan arsip. Arsip-arsip

tersebut disimpan didalam gudang bersama dengan barang-barang yang berhubungan

dengan tugas kerja BKBPMP seperti alat kontrasepsi dan lainnya. Namun, saat ini

sudah disediakan ruangan arsip sehingga dapat terjaga kerapihan dan keamanan arsip.

Selain itu, tersedia pula sarana prasarana lainnya seperti rak arsip, lemari arsip, dan

berkas disimpan dengan rapi tanpa ada yang tercecer. Selain sarana prasarana,

BKBPMP juga sudah mengajukan permohonan diadakannya diklat kearsipan untuk

dua pegawai meskipun saat ini belum terlaksana.

137

Adanya hambatan yang pernah dialami pegawai seperti sulitnya dalam

menemukan arsip dengan tepat dan cepat, dan terjadinya kehilangan arsip akibat dari

penyimpanan yang kurang aman BKBPMP Kabupaten Serang mulai meningkatkan

kedisiplinan dalam melakukan pengelolaan arsip. Upaya yang dilakukan akan terus

ditingkatkan sehingga dapat menimbulkan efektivitas dan efisiensi dalam penerapan

tata kearsipan di BKBPMP Kabupaten Serang terutama upaya dalam memberikan

pengetahuan kepada pegawai mengenai bagaimana pengelolaan arsip yang baik dan

pentingnya dalam mengelola arsip hal ini dikarenakan penyebab dari belum

diterapkannya pengelolaan arsip karena masih banyaknya pegawai yang belum

mengetahui peraturan mengenai pengelolaan arsip.

138

BAB V

PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, penelitian dengan judul

“Efektivitas pengelolaan arsip di Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan

Masyarakat dan Perempuan (BKBPMP) Kabupaten Serang”, maka peneliti

menarik kesimpulan bahwa nilai thitung lebih besar dibandingkan dengan nilai ttabel

(4,544 > 2,04523) dan jatuh pada daerah penerimaan Ha. Maka hipotesis nol

(H0) ditolak dan hipotesis alternative (Ha) diterima. Berdasarkan perbandingan

antara skor yang terkumpul dengan skor yang ditetapkan bahwa Efektivitas

Pengelolaan Arsip di Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan

Perempuan Kabupaten Seranng sebesar 68%.

Berdasarkan tujuh indikator yang diteliti, indikator dengan nilai terbesar

yaitu indikator tersedianya sarana dan prasarana, sistem pengawasan dan

pengendalian sebesar 76%, sedangkan indikator dengan nilai terkecil yaitu

indikator kejelasan strategis pencapaian tujuan sebesar 61, 04%.

139

5.2. Saran

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, peneliti memberikan

saran untuk meningkatan Efektivitas Pengelolaan Arsip di BKBPMP Kabupaten

Serang sehingga arsip yang dimiliki dapat terjaga keamanannya. Berikut saran

yang diberikan:

1. BKBPMP merekruit arsiparis yang memiliki latar belakang pendidikan

di bidang kearsipan agar adanya pegawai khusus yang mengelola arsip.

2. Pegawai lebih meningkatkan kedisiplinan dalam menerapkan Peraturan

Pengelolaan Arsip yang berlaku dan adanya penilaian kinerja untuk

memotivasi pegawai dalam melaksanakannya.

3. BKBPMP memberikan Pelatihan dalam penataan dan pemusnahan arsip

agar pegawai dapat memahami pelaksanannya.

DAFTAR PUSTAKA

Buku

Achmad, Zein, Drs., MM, dan Badriyah, Dra. 2009. Filling Management. Jakarta:

CV. Fajar

Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan

Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.

2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara

Bungin, Burhan. 2009. Metodologi Penelitian Kuantitatif. Jakarta: Kencana.

Irawan, Prasetya. 2006. Penelitian Kualitatif dan Kuantitatif Untuk Ilmu-ilmu Sosial.

Jakarta: Departemen Ilmu Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Indonesia.

Laksmi., Gani, Fuad., Budiantoro. 2008. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta:

Penaku.

Manullang, Marihot, Dr. 2006. Manajemen Personalia. Yogyakarta: Gadjah Mada

University.

Moekijat. 2002. Manajemen Kearsipan. Bandung: Rineka Cipta

Nawawi, H. Hadari. 2005. Metode Penelitian Bidang Sosial, Yogyakarta: Gadjah

Mada University Press.

Priansa, dan Garnida.2013. Manajemen Perkantoran. Bandung: Alfabeta

Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional. 2005. Kamus Besar Bahasa

Indonesia Edisi Ke Tiga. Jakarta: Balai Pustaka.

Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern

Cetakan Ketiga. Bandung: Mandar Maju.

Sugiarto, Agus. 2005. Manajemen Kearsipan Modern dari Tradisional ke Basis

Komputer. Yogyakarta: Gava Media.

Sugiyono. 2005. Metode Penelitian Administrasi. Bandung: Alfabeta

2008. Metode Penelitian Administrasi. Bandung: Alfabeta

Sutrisno, dan Sanusi Anwar. 2001. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta:

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.

Tampubolon, Manahan P. 2008. Perilaku Keorganisasian (Organization Behavior).

Bogor: Ghalia Indonesia.

Tangkilisan, Hessel Nogi S. 2005. Manajemen Publik. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka

The Liang Gie. 2004. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Yayasan Studi

Ilmu dan Teknologi

2007. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty

Tasyhar, Muhammad, S.Pd., MM. 2013. Kearsipan 1 Bahan Ajar Kurikulum 2013

Sekolah Menengah Kejuruan. Depok.

Usman, Husaini. 2008. Manajemen: Teori, Praktek, dan Riset Pendidikan. Jakarta:

Bumi Aksara.

Wiyasa, Thomas. 2003. Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis.

Jakarta: Pradnya Paramita

Wursanto. 1991. Kearsipan I. Yogyakarta: Kanisius

Dokumen

Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan pokok

Kearsipan.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

Keputusan Bupati Serang Nomor 24 Tahun 2002 Tentang Tata Kearsipan Pemerintah

Kabupaten Serang

Peraturan Daerah Kabupaten Serang Nomor 5 Tahun 2005 Tentang Penyelenggaraan

Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Serang.

Peraturan Bupati Serang Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Tata Naskah Dinas di

Lingkungan Pemerintah Kabupaten Serang

Sumber Lain

BKBPMP. 2016. Profil BKBPMP Kabupaten Serang. URL:

http//bkbpmp.serangkab.go.id/profil-bkbpmp-kab-serang/ [tanggal akses 2

april 2016]

Sri, Haryatim Nanik. 2013. Pengelolaan Arsip Dalam Mendukung Tertib

Administrasi di Program Pascasarjana Universitas Negeri Semarang. Skripsi

(Tidak diterbitkan). Semarang: Fakultas Ekonomi Universitas Negeri

Semarang.

Wahyu, Setiana, Andes. 2014. Pengelolaan Kearsipan di Kantor Kecamatan Karang

Tanjung Kabupaten Pandeglang. Skripsi (Tidak di terbitkan). Serang:

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.

Fasilitas Penyimpanan Arsip

Wawancara dengan Pegawai BKBPMP Kabupaten Serang

Wawancara dengan Staff Bidang Pemberdayaan Ekonomi Masyarakat (PEM)

Wawancara dengan Kasubag Program dan Evaluasi

Wawancara dengan Kasubag Umum dan Kepegawaian

Wawancara dengan Kepala Bidang Keluarga Berencana

Wawancara dengan Kasubid IKAP-KK

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

DATA PRIBADI

Nama : Jen Jepriyanah

Tempat, Tanggal Lahir : Serang, 04 Januari 1995

Agama : Islam

Alamat : Kp. Cigodag RT 01/01 Desa Harjatani,Kec. Kramatwatu, Kab. Serang

Nomor Telepon : 085697469855

Email : [email protected]

RIWAYAT PENDIDIKAN

Pendidikan Formal:

1. 2000 – 2006 : SD Negeri Larangan Harjatani

2. 2006 – 2009 : MTs Al-Inayah Jerang Ilir Cilegon

3. 2009 – 2012 : SMK YP 17 Cilegon

Jurusan : Administrasi Perkantoran

4. 2012 – 2017 : Universitas Sultan Ageng Tirtayasa Serang

Program Studi : Ilmu Administrasi Negara

Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

NIM : 6661122408

Pendidikan Non Formal:

1. 2011 – 2012 : Kursus Bahasa Inggris di National Education Center (NEC) Cilegon

2. 2012 : Pelatihan Design Grafis di National Education Center (NEC) Cilegon

PENGALAMAN ORGANISASI

2013 - 2014 : Pengurus Koperasi Kesejahteraan Mahasiswa Universitas Sultan Ageng Tirtayasa

Demikian Curriculum Vitae ini saya buat dengan sebenar-benarnya agar dapat dipergunakan

sebagaimana mestinya.

Hormat saya,

Jen Jepriyanah

diajukan sebagai salah satu syarat untuk...

Documents