DESAIN SYSTEMDESAIN SYSTEM

Perlunya Pengembangan Sistem

Adanya permasalahan-permasalahan(problem) Ketidakberesan (kecurangan yg disengaja, kesalahan yg tidak disengaja,

inefisiensi, dsb)

Pertumbuhan organisasi (kebutuhan informasi meningkat, perubahan organisasi, bertambahnya volume pekerjaan, dsb)

Meraih kesempatan-kesempatan (oportunities) Meraih kesempatan-kesempatan (oportunities) Kecepatan pertumbuhan teknologi informasi, menghadapi kompetisi dari

saingan, dsb

Adanya instruksi-instruksi (directives) PP, UU, dsb.

Perlunya Pengembangan Sistem

permasalahan(problem)Ketidakberesan (kecurangan yg disengaja, kesalahan yg tidak disengaja,

Pertumbuhan organisasi (kebutuhan informasi meningkat, perubahan organisasi, bertambahnya volume pekerjaan, dsb)

kesempatan (oportunities)

2

kesempatan (oportunities)Kecepatan pertumbuhan teknologi informasi, menghadapi kompetisi dari

instruksi (directives)

Prinsip Pengembangan Sistem Informasi

1. Libatkan Pemilik dan Pengguna

2. Gunakan pendekatan Problem

3. Tetapkan tahapan dan aktivitas setiap tahapan SDLC (System Development Life Cycle)

4. Tetapkan Standard4. Tetapkan Standard Dokumentasi, kualitas, tools, teknologi

5. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal besar Semua alternatif yg ada harus diinvestigasi

Investasi yang terbaik harus bernilai

6. Jangan takut membatalkan projek atau mengubah scope

7. Divide and Conquer

8. Rancang sistem untuk berkembang dan berubah

Prinsip Pengembangan Sistem Informasi

Libatkan Pemilik dan Pengguna

Gunakan pendekatan Problem-Solving

Tetapkan tahapan dan aktivitas setiap tahapanSDLC (System Development Life Cycle)

3

Dokumentasi, kualitas, tools, teknologi

Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal besarSemua alternatif yg ada harus diinvestigasi

Investasi yang terbaik harus bernilai

Jangan takut membatalkan projek atau mengubah scope

Rancang sistem untuk berkembang dan berubah

System Development Life Cycle (SDLC)

Planning

Analysis

Design

Implementation

System Development Life Cycle (SDLC)

4

Analysis Dalam tahap analisis ini, digunakan oleh s

Membuat keputusan apabila sistem saat ini mempunyai masalah atau sudah tidak berfungsi secara baik dan hasil analisisnya digunakan sebagai dasar untuk memperbaiki sistem

Mengetahui ruang lingkup pekerjaannya yang akan ditanganinya.

Memahami sistem yang sedang berjalan saat ini

Mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap analisis ini adalah : Kegiatan yang dilakukan dalam tahap analisis ini adalah : Scope Definition

Tujuan : Mendeteksi sistem, apabila sistem saat ini semakin berkurang manfaatnya (memburuk). Mengevaluasi kelayakan dari suatu proyek/sistem yang akan dikembangkan.

Hasil : Laporan pendahuluan tentang permasalahan yang terjadi dalam sistemserta apakah sistem layak untuk dikembangkan atau tidak

Problem Analysis Tujuan : Menganalisis penyebab dan akibat permasalahan yang diidentifikasi

pada tahapan sebelumnya

Hasil : Penjelasan sistem saat ini.

Dalam tahap analisis ini, digunakan oleh system analyst untuk :Membuat keputusan apabila sistem saat ini mempunyai masalah atau sudah tidak berfungsi secara baik dan hasil analisisnya digunakan sebagai dasar untuk memperbaiki sistem

Mengetahui ruang lingkup pekerjaannya yang akan ditanganinya.

Memahami sistem yang sedang berjalan saat ini

Mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap analisis ini adalah :

5

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap analisis ini adalah :

Tujuan : Mendeteksi sistem, apabila sistem saat ini semakin berkurang . Mengevaluasi kelayakan dari suatu proyek/sistem

Hasil : Laporan pendahuluan tentang permasalahan yang terjadi dalam sistemserta apakah sistem layak untuk dikembangkan atau tidak

Menganalisis penyebab dan akibat permasalahan yang diidentifikasi

Hasil : Penjelasan sistem saat ini.

Analysis (2)

Requirement analysis (determination of ideal systems) Tujuan : Mendapatkan konsensus dari komunitas pemakai dari sistem

informasi yang ideal. Sebuah penggantian sistem akan menimbulkan jarak antara sistem saat ini dengan sistem yang ideal (yang mengacu ke komputerisasi).

Hasil : Penjelasan kebutuhan analisis terhadap sistem.

Logical Design Logical Design Tujuan : Memodelkan kebutuhan-

Hasil : Data model (ERD) dan Process model (DFD)

Selection of proper system Tujuan : Membandingkan alternatif

metodologi terstruktur, memilih alternatif sistem yang paling baik, dan menjualnya (sell) kepada management

Hasil : Hasil-hasil dari studi sistem

Requirement analysis (determination of ideal systems)Tujuan : Mendapatkan konsensus dari komunitas pemakai dari sistem informasi yang ideal. Sebuah penggantian sistem akan menimbulkan jarak antara sistem saat ini dengan sistem yang ideal (yang mengacu ke

Hasil : Penjelasan kebutuhan analisis terhadap sistem.

6

-kebutuhan sistem

Data model (ERD) dan Process model (DFD)

Tujuan : Membandingkan alternatif-alernatif sistem dengan menggunakan metodologi terstruktur, memilih alternatif sistem yang paling baik, dan menjualnya (sell) kepada management/System Owners.

hasil dari studi sistem serta sistem yang direkomendasikan

Design

Dalam tahap perancangan (design) memiliki tujuan, yaitu untuk :

Mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalahdihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang terbaik.

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap perancangan ini adalah :

Output design

Tujuan : Merancang bentuk-bentuk laporan sistem dan dokumennya.

Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi keluaran (output). Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi keluaran (output).

Input design

Tujuan : Merancang bentuk-bentuk masukan didokumen dan dilayar ke sistem informasi.

Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi masukan (input).

Database design

Tujuan : Merancang tabel-tabel yg dibutuhkan sesuai dengan data modelling (ERDiagram)

Hasil : Skema database

User Interface design

Tujuan: Merancang interface/tampilan sistem dengan menggunakan prinsipinterface

Hasil : Rancangan user interface berupa screen.

n) memiliki tujuan, yaitu untuk :

Mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang terbaik.

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap perancangan ini adalah :

bentuk laporan sistem dan dokumennya.

Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi keluaran (output).

7

Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi keluaran (output).

bentuk masukan didokumen dan dilayar ke sistem

Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi masukan (input).

tabel yg dibutuhkan sesuai dengan data modelling (ER-

Tujuan: Merancang interface/tampilan sistem dengan menggunakan prinsip-prinsip user

Hasil : Rancangan user interface berupa screen.

Implementation

Dalam tahap implementasi memiliki beberapa tujuan, yaitu untuk :

Melakukan kegiatan spesifikasi rancangan logikal ke dalam kegiatan yang sebenarnya dari sistem informasi yang akan dibangunnya atau dikembangkannya.

Mengimplementasikan sistem yang baru.

Menjamin bahwa sistem yang baru dapat berjalan secara optimal.

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah : Kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah :

Programming & testing Tujuan : Mengkonversikan perancangan logikal ke dalam kegiatan operasi

coding dengan menggunakan bahasa pemograman tertentu, dan mengetest semua program serta memastikan semua fungsi / modul program dapat berjalan secara benar.

Hasil : Coding program dan spesifikasi program.

Training Tujuan : Memimpin (conduct) pelatihan dalam menggunakan sistem,

persiapan lokasi latihan dan tugaspelatihan (buku-buku panduan sistem).

Hasil : Rencana pelatihan sistem, modul

Dalam tahap implementasi memiliki beberapa tujuan, yaitu untuk :

Melakukan kegiatan spesifikasi rancangan logikal ke dalam kegiatan yang sebenarnya dari sistem informasi yang akan dibangunnya atau

Mengimplementasikan sistem yang baru.

Menjamin bahwa sistem yang baru dapat berjalan secara optimal.

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah :

8

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah :

Tujuan : Mengkonversikan perancangan logikal ke dalam kegiatan operasi coding dengan menggunakan bahasa pemograman tertentu, dan mengetest semua program serta memastikan semua fungsi / modul program dapat

Hasil : Coding program dan spesifikasi program.

Tujuan : Memimpin (conduct) pelatihan dalam menggunakan sistem, persiapan lokasi latihan dan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan

buku panduan sistem).

Hasil : Rencana pelatihan sistem, modul-modul latihan dan sebagainya.

Implementation (2)

Kegiatan (lanjutan) System changeover

Tujuan : Merubah pemakaian sistem lama ke sistem baru dari sistem informasi yang berhasil dibangun.Perubahan sistem merupakan tanggungjawab team designer ke pemakai sistem (user organization).

Hasil : Rencana (jadwal dan metode) perubahan sistem (contract).

Implementation (2)

Tujuan : Merubah pemakaian sistem lama ke sistem baru dari sistem informasi yang berhasil dibangun.Perubahan sistem merupakan tanggungjawab team designer ke pemakai sistem (user organization).

Hasil : Rencana (jadwal dan metode) perubahan sistem (contract).

9

Context of Systems AnalysisContext of Systems Analysis

10

Alat & Teknik Pengembangan Sistem

Beberapa alat dan teknik yg dapat digunakan dalam pengembangan sistem diantaranya:

Entity-Relationship Diagram (ERD)

Data Flow Diagram pemodelan proses

State-Transition Diagram

Program Evaluation and Review Technique (PERT) Program Evaluation and Review Technique (PERT) proyek

Teknik Menemukan Fakta (Fact finding technique) interview, kuisioner & sampling.

Teknik Presentasi

Teknik Analisis biaya/manfaat (cost

Teknik Penulisan laporan

Alat & Teknik Pengembangan Sistem

Beberapa alat dan teknik yg dapat digunakan dalam pengembangan sistem diantaranya:

Relationship Diagram (ERD) pemodelan data

pemodelan proses

Program Evaluation and Review Technique (PERT) penjadualan

11

Program Evaluation and Review Technique (PERT) penjadualan

Teknik Menemukan Fakta (Fact finding technique) observasi, interview, kuisioner & sampling.

Teknik Analisis biaya/manfaat (cost-effectiveness analysis)

Permasalahan Sistem

Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan seberapa baiknya sistem tersebut didesain. Beberapa hal yang menyebabkan sistem informasi mempunyai masalah, antara lain karena :

Waktu (overtime).

Lingkungan sistem yang berubah.

Perubahan prosedur operasional.

Masalah sistem informasi berhungan dengan karakteristik informasi, yaitu : Masalah sistem informasi berhungan dengan karakteristik informasi, yaitu :

Relevansi (relevancy).

Keakuratan (accuracy), yang memiliki faktor : kelengkapan (completeness), kebenaran (correctness), dan keamanan (security).

Ketepatan waktu (timeliness).

Ekonomi (economy), yang memiliki faktor : sumber daya (resources) dan biaya (cost).

Efisiensi (eficiency).

Dapat dipercaya (reliability).

Kegunaan (usability).

Permasalahan Sistem

Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan seberapa baiknya sistem tersebut didesain. Beberapa hal yang

babkan sistem informasi mempunyai masalah, antara lain karena :

Lingkungan sistem yang berubah.

Perubahan prosedur operasional.

Masalah sistem informasi berhungan dengan karakteristik informasi, yaitu :

12

Masalah sistem informasi berhungan dengan karakteristik informasi, yaitu :

Keakuratan (accuracy), yang memiliki faktor : kelengkapan (completeness), kebenaran (correctness), dan keamanan (security).

Ekonomi (economy), yang memiliki faktor : sumber daya (resources) dan

Relevansi dan Kelengkapan Relevansi (relevancy) Hasil dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatan managemen

ditingkat operasional, taktis dan strategistersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi. Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain :

Banyak laporan yang isinya terlalu panjang

Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya.

Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI.

Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan. Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan.

Bertumpuknya keluhan-keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksi dan disebarluaskan.

Kelengkapan (completeness) Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap. Apabila

sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya 80% dari kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif. Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan (incompleteness) :

Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber dokumennya atau isian formulirnya tidak lengkap.

Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang tidak diisi karena kesengajaan atau ketidaksengajaan.

Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikan data dari sumbersumber dokumennya.

Relevansi dan Kelengkapan

Hasil dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatan managemen s. Jika tidak dapat digunakan, informasi

tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi. Beberapa gejala dari informasi yang tidak

Banyak laporan yang isinya terlalu panjang

Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya.

Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI.

Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan.

13

Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan.

keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksi dan disebarluaskan.

Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap. Apabila sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya 80% dari kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif. Berikut beberapa gejala

Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber dokumennya atau isian formulirnya

Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang tidak diisi karena

Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikan data dari sumber-

Kebenaran dan Keamanan

Kebenaran (correctness) Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan. Semua data dari field

harus dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran, antara lain :

Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding kualitasnya.

Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan.

Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan. Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan.

Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan. Sebagai contoh adalah kesalahan saldo hutang nasabah dapat mengurangi masukan kas, sehingga membuat nasabah mengalami ketidakpuasan.

Keamanan (security) Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang

membutuhkannya. Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika informasi yang sensitif ditujukan kepada pemakai yang tidak sah.

Kebenaran dan Keamanan

Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan. Semua data dari field harus dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran,

Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding kualitasnya.

Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan.

Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan.

14

Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan.

Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan. Sebagai contoh adalah kesalahan saldo hutang nasabah dapat mengurangi masukan kas, sehingga membuat nasabah mengalami ketidakpuasan.

Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya. Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika informasi yang sensitif ditujukan

Tepat Waktu & Ekonomi Ketepatan waktu (timeliness)

Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu :

Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan. Troughput adalah tingkat proses transaksi sampai akhir waktu yang bebas kesalahan.

Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan. Sebuah tumpukan pemasukan data terjadi ketika data transaksi tidak langsung dimasukkan pada saat itu (ditunda/tertunda).

Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalami kenaikan.

Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami kenaikan.

Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi staff pemeliharaan program dan staff operasinya.

Ekonomi (economy) Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya waktu.

Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan sebagian akan naik Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya, seperti konsultan pemeliharaan hardware dan program, dan sebagainya. Banyak organisasi merekrut konsultan sebagai programmer atau analis selama proyek. Untuk jangka pendek secara drastis akan menaikkan biaya tenaga kerja, tetapi untuk jangka panjang mengurangi biaya karena mempertimbangkan keuntungan sistem informasi yang didapat.

Tepat Waktu & Ekonomi

Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu :

Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan. Troughput adalah tingkat proses transaksi sampai akhir waktu yang bebas kesalahan.

Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan. Sebuah tumpukan pemasukan data terjadi ketika data transaksi tidak langsung dimasukkan pada saat itu

Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalami kenaikan.

Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami

15

Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami

Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi staff pemeliharaan program dan staff operasinya.

Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya waktu. Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan sebagian akan naik Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya, seperti konsultan pemeliharaan hardware dan program, dan sebagainya. Banyak organisasi merekrut konsultan sebagai programmer atau analis selama proyek. Untuk jangka pendek secara drastis akan menaikkan biaya tenaga kerja, tetapi untuk jangka panjang mengurangi biaya karena mempertimbangkan keuntungan sistem informasi yang didapat.

Efisiensi Efisiensi (eficiency)

Efisiensi adalah berapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit sumber daya dalam proses produksinya. Untuk contoh, sebuah perusahaan mengeluarkan $500.000 untuk sistem inventory. Penjualan mengalami kenaikan $100.000 sebagai hasil dari sistem baru tersebut. Efisiensi dari sistem tersebut adalah :

100.000 / 500.000 * 100 % = 20% 100.000 / 500.000 * 100 % = 20%

Disini beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisa, antara lain :

Keluaran / nilai uang (troughput/dollar).

Keluaran / waktu untuk memasukkan data (trougworked).

Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours).

Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors corrected/dollar).

Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number of programmers).

Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction).

Efisiensi adalah berapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit sumber daya dalam proses produksinya. Untuk contoh, sebuah perusahaan mengeluarkan $500.000 untuk sistem inventory. Penjualan mengalami kenaikan $100.000 sebagai hasil dari sistem baru tersebut. Efisiensi dari

16

Disini beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisa, antara lain :

put/dollar).

Keluaran / waktu untuk memasukkan data (troughput/data entry hours

Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours).

Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors corrected/dollar).

Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number of

Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction).

Reliability & Usability Dapat dipercaya (reliability) Sebuah indikator penting dari sistem informasi yang adalah dengan memperhatikan

masalah reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah reliabilitas, antara lain : Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baik ketika komputernya bagus, kemudian

komputer mengalami penurunan.

Banyaknya karyawan mengalami pergantian (turnover), yaitu tingkat ratabaik keluar, dan karyawan baru ditraining.

Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapat memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki sebuah kesalahan informasi, barangkali satu jam atau empat minggu.

Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata biaya setiap bulannya. Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata biaya setiap bulannya.

Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak.

Rata-rata kesalahan, yaitu rata-rata kesalahan yang tidak dapat diprediksi, sehingga perlumenguranginya.

Kegunaan (usability) Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuai dengan

kriteria. Jika sistem sulit digunakan, berarti adalah masalah dalam sistem. Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability) sistem, antara lain :

Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula.

Tingginya rata-rata kesalahan yang terjadi.

Naiknya keluhan-keluhan pemakai.

Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai komputer.

Reliability & Usability

Sebuah indikator penting dari sistem informasi yang adalah dengan memperhatikan masalah reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah reliabilitas, antara lain :

Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baik ketika komputernya bagus, kemudian

Banyaknya karyawan mengalami pergantian (turnover), yaitu tingkat rata-rata karyawan bekerja dengan

Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapat memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki sebuah kesalahan informasi, barangkali satu jam atau empat minggu.

rata biaya setiap bulannya.

17

rata biaya setiap bulannya.

Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak.

rata kesalahan yang tidak dapat diprediksi, sehingga perlu

Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuai dengan kriteria. Jika sistem sulit digunakan, berarti adalah masalah dalam sistem. Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability) sistem, antara lain :

Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula.

rata kesalahan yang terjadi.

Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai komputer.

The PIECES Problem

P the need to improve performance

I the need to improve information (and data)

E the need to improve economics, control costs, or increase profitscosts, or increase profits

C the need to improve control or security

E the need to improve efficiency of people and processes

S the need to improve service to customers, suppliers, partners, employees, etc.

Problem-Solving Framework

the need to improve performance

the need to improve information (and

the need to improve economics, control costs, or increase profits

18

costs, or increase profits

the need to improve control or security

the need to improve efficiency of people

the need to improve service to customers, suppliers, partners, employees, etc.

Deteksi Sumber-sumber Masalah

Keluhan pemakai (user complaints).

Perhatian top manajemen (top management concerns)

Penunjuk jalan (scouting).

Pengawas pemakai (user surveys).

Pengawas (audits). Pengawas (audits).

Pengukur kinerja sistem (performance measurement systems).

sumber Masalah

Keluhan pemakai (user complaints).

Perhatian top manajemen (top management concerns)

Pengawas pemakai (user surveys).

19

Pengukur kinerja sistem (performance measurement systems).

Requirement

Terbagi menjadi dua bagian

Functional Requirement Fungsi atau fitur yang harus termasuk dalam sistem informasi untuk

meyakinkan kebutuhan bisnis dan dapat diterima pengguna.

Proses periksa deposit, kalkulasi nilai siswa, menampilkan informasi identifikasi pemegang kartu, dsbidentifikasi pemegang kartu, dsb

Non-Functional requirement Deskripsi dari fitur, karakteristik, dan atribut sistem semacam batasan

yg dapat membatasi solusi yang ditawarkan.

Time, cost, dsb.

Fungsi atau fitur yang harus termasuk dalam sistem informasi untuk meyakinkan kebutuhan bisnis dan dapat diterima pengguna.

Proses periksa deposit, kalkulasi nilai siswa, menampilkan informasi identifikasi pemegang kartu, dsb

20

identifikasi pemegang kartu, dsb

Functional requirement Deskripsi dari fitur, karakteristik, dan atribut sistem semacam batasan yg dapat membatasi solusi yang ditawarkan.

Salah requirement

Sistem mungkin telat

Biaya yang dikeluarkan bisa membengkak

Sistem yang dikembangkan tidak memenuhi harapan pengguna dan menimbulkan kekecewaan pada pengguna

Sistem tidak reliable dan kemungkinan terjadi error tinggi Sistem tidak reliable dan kemungkinan terjadi error tinggi

Menurunkan reputasi pengembang/developer

Salah requirement

Biaya yang dikeluarkan bisa membengkak

Sistem yang dikembangkan tidak memenuhi harapan pengguna dan menimbulkan kekecewaan pada pengguna

Sistem tidak reliable dan kemungkinan terjadi error tinggi

21

Sistem tidak reliable dan kemungkinan terjadi error tinggi

Menurunkan reputasi pengembang/developer

Requirement Examples

The system must provide logsystem level and at the application level

An employee record must be added, changed, or deleted only by a member of the human resources department

The system must support 25 users online simultaneously

Response time must not exceed four seconds

The system must user-friendly to every type of users

The transaction report should be generated every day at 10 pm

Requirement Examples

The system must provide log-on security at the operating system level and at the application level

An employee record must be added, changed, or deleted only by a member of the human resources department

The system must support 25 users online simultaneously

22

Response time must not exceed four seconds

friendly to every type of users

The transaction report should be generated every day at 10

Requirement Examples (cont)

Manufacturing employees must swipe their ID cards into online data collection terminals that record labor costs and calculate production efficiency

The department head must enter overtime hours on a separate screen

The Web site must report online volume statistics every four The Web site must report online volume statistics every four hours, and hourly during peak periods

The inventory system must produce a daily report showing the part number, description, quantity on hand, quantity allocated, quantity available, and unit cost of all parts sorted by part number

Requirement Examples (cont)

Manufacturing employees must swipe their ID cards into online data collection terminals that record labor costs and calculate production efficiency

The department head must enter overtime hours on a

The Web site must report online volume statistics every four

23

The Web site must report online volume statistics every four hours, and hourly during peak periods

The inventory system must produce a daily report showing the part number, description, quantity on hand, quantity allocated, quantity available, and unit cost of all parts —

Metode Pengumpulan Data

Perlu pemilihan metode pengumpulan data yang tepat selama melakukan requirement system. Metode tersebut adalah

interviews

questionnaires

observation observation

Sampling Document

Metode Pengumpulan Data

Perlu pemilihan metode pengumpulan data yang tepat selama melakukan requirement system. Metode tersebut adalah

24

Tanya Jawab (Interview) Bagaimana metode itu digunakan.

Pemilihan potential interviewees (user)

Membuat perjanjian terhadap potential interviewees

Menyiapkan struktur pertanyaan yang lengkap dan jelas

Memilih person yang diinterview secara pribadi dan merekamnya.

Keuntungan metode. Pewawancara dapat mengukur respon melalui pertanyaan dan menyesuaikannya sesuai

situasi yang terjadi.

Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa anda berpikir hal ini dapat Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa anda berpikir hal ini dapat terjadi ?.

Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi.

Memunculkan respons yang tinggi sejak penyusunan pertemuan.

Kerugian metode Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit

Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara

Sulit membandingkan laporan wawancara karena subyektivitas alamiah

Kapan metode tersebut baik digunakan Mendapatkan penjelasan atau pandangan dari personel kunci

Test kredibilitas dari interviewees

Mencari interview yang unsureness atau contradictions

Memantapkan kredibilitas team.

Tanya Jawab (Interview)

Membuat perjanjian terhadap potential interviewees

Menyiapkan struktur pertanyaan yang lengkap dan jelas

Memilih person yang diinterview secara pribadi dan merekamnya.

Pewawancara dapat mengukur respon melalui pertanyaan dan menyesuaikannya sesuai

Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa anda berpikir hal ini dapat

25

Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa anda berpikir hal ini dapat

Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi.

Memunculkan respons yang tinggi sejak penyusunan pertemuan.

Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit

Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara

Sulit membandingkan laporan wawancara karena subyektivitas alamiah

Mendapatkan penjelasan atau pandangan dari personel kunci

Mencari interview yang unsureness atau contradictions

Kuesioner Bagaimana metode itu digunakan.

Mendisain dengan menggunakan standar kuesioner

Kuesioner dikirimkan ke lingkungan kerja end

Struktur respon diringkas dalam statistik distribusi.

Keuntungan metode.

Murah dan cepat dari pada interviews

Tidak membutuhkan investigator yang terlatih (hanya satu ahli yang dibutuhkan untuk mendesain kuesioner untuk end-user yang terpilih

Mudah untuk mensintesis hasil sejak pembuatan kuesioner Mudah untuk mensintesis hasil sejak pembuatan kuesioner

Dengan mudah dapat meminimalkan biaya untuk semua end

Kerugian metode Tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik bagi end

Analis melibatkan kesan sehingga tidak dapat menampakkan pribadi end

Tanggapan yang rendah karena tidak adanya dorongan yang kuat untuk mengembalikan kuesioner

Tidak dapat menyesuaikan pertanyaan ke end

Kapan metode tersebut baik digunakan

Pertanyaannya sederhana, dan tidak memiliki arti mendua

Membutuhkan wawasan yang luas dari end

Bila memiliki sedikit waktu dan biaya.

Mendisain dengan menggunakan standar kuesioner

Kuesioner dikirimkan ke lingkungan kerja end-users

Struktur respon diringkas dalam statistik distribusi.

Tidak membutuhkan investigator yang terlatih (hanya satu ahli yang dibutuhkan untuk user yang terpilih

Mudah untuk mensintesis hasil sejak pembuatan kuesioner

26

Mudah untuk mensintesis hasil sejak pembuatan kuesioner

Dengan mudah dapat meminimalkan biaya untuk semua end-user

Tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik bagi end-user

Analis melibatkan kesan sehingga tidak dapat menampakkan pribadi end-user

Tanggapan yang rendah karena tidak adanya dorongan yang kuat untuk mengembalikan

Tidak dapat menyesuaikan pertanyaan ke end-user secara spesifik

Pertanyaannya sederhana, dan tidak memiliki arti mendua

Membutuhkan wawasan yang luas dari end-user

Observasi (Observation) Bagaimana metode itu digunakan

Secara pribadi seorang analis mengunjungi lokasi pengamatan

Analis merekam kejadian dalam lokasi pengamatan, termasuk volume dan pengolahan lembar kerja

Keuntungan metode

Mendapatkan fakta records daripada pendapat (opinion)

Tidak membutuhkan konstruksi pertanyaan

Tidak menganggu atau menyembunyikan sesuatu (end Tidak menganggu atau menyembunyikan sesuatu (endbahwa mereka sedang diamati)

Analis tidak bergantung pada penjelasan lisan dari end

Kerugian metode

Jika terlihat, analis mungkin mengubah operasi (end

Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam satu observasi mungkin tidak tepat (representative) dalam kondisi harian atau mingguan

Membutuhkan pengalaman dan kehlian khusus dari analis

Kapan metode tersebut baik digunakan Membutuhkan gambaran kuantitatif seperti waktu, volume dan sebagainya

Kecurigaan bahwa end-user mengatakan suatu kejadian yang sebenarnya tidak terjadi (dibuat-buat).

Observasi (Observation)

Secara pribadi seorang analis mengunjungi lokasi pengamatan

Analis merekam kejadian dalam lokasi pengamatan, termasuk volume dan

Mendapatkan fakta records daripada pendapat (opinion)

Tidak membutuhkan konstruksi pertanyaan

Tidak menganggu atau menyembunyikan sesuatu (end-users tidak mengetahui

27

Tidak menganggu atau menyembunyikan sesuatu (end-users tidak mengetahui

Analis tidak bergantung pada penjelasan lisan dari end-users

Jika terlihat, analis mungkin mengubah operasi (end-user merasa diamati)

Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam satu observasi mungkin tidak tepat (representative) dalam kondisi harian atau mingguan

Membutuhkan pengalaman dan kehlian khusus dari analis

Membutuhkan gambaran kuantitatif seperti waktu, volume dan sebagainya

user mengatakan suatu kejadian yang sebenarnya tidak terjadi

Tip Praktis Observasi

Jangan mengamati dalam waktu yang lama.

Dengan waktu yang lama akan mengacau operasi yang sedang diamati,

Akan membiaskan permasalahan yang sebenarnya.

Buat catatan yang ringkas.

Sebelum observasi, beritahukan kepada supervisor dan pemakai yang terlibat tentang apa yang akan dikerjakan dan mengapa dikerjakan, sehingga akan mengurangi gangguan. mengurangi gangguan.

Gunakan checklist yang singkat tentang informasi yang dibutuhkan bersama.

Jangan melakukan observasi tanpa rencana

Tip Praktis Observasi

Jangan mengamati dalam waktu yang lama.

engan waktu yang lama akan mengacau operasi yang sedang diamati,

kan membiaskan permasalahan yang sebenarnya.

Sebelum observasi, beritahukan kepada supervisor dan pemakai yang terlibat tentang apa yang akan dikerjakan dan mengapa dikerjakan, sehingga akan

28

Gunakan checklist yang singkat tentang informasi yang dibutuhkan bersama.

Jangan melakukan observasi tanpa rencana

Sampling

Bagaimana metode digunakan

Mengumpulkan contoh koleksi dokumen, form dan record yang dapat merepresentasikan sistem Dokumentasi sistem yang sudah ada

Contoh form-form yang sudah ada

Contoh screen dan laporan Contoh screen dan laporan

Contoh SOP, job outline

Strategi bisnis perusahaan

Dsb.

Mengumpulkan contoh koleksi dokumen, form dan record yang dapat merepresentasikan sistem

Dokumentasi sistem yang sudah ada

form yang sudah ada

29

Dokumen Kebutuhan Analisis Arahan (conduct) analisis

Hubungan dengan pemakai akhir (end

Menganalisa records, forms dan laporan

Pengamatan proses

Menganalisa metode yang digunakan

Permasalahan dalam pengumpulan data

Kebutuhan pemakaiApa yang menjadi kebutuhan sebenarnya Apa yang menjadi kebutuhan sebenarnya

Kebutuhan laporan (jenis dan frekuensinya)

Kebutuhan pelatihan

Pengaruh sistem baru Kendala sistem

Menjelaskan kendala waktu, biaya, keahlian, teknologi dan faktor ekternal

Realistik sistem

Dokumentasi Functional & Non-functional requirement

Instrumen pengumpulan data (kebutuhan kuesioner, interview)

Dokumen Kebutuhan Analisis

(end-users)

Menganalisa records, forms dan laporan

Menganalisa metode yang digunakan

Permasalahan dalam pengumpulan data

pa yang menjadi kebutuhan sebenarnya

30

pa yang menjadi kebutuhan sebenarnya

Kebutuhan laporan (jenis dan frekuensinya)

Menjelaskan kendala waktu, biaya, keahlian, teknologi dan faktor ekternal

trumen pengumpulan data (kebutuhan kuesioner, interview)

Logical Design PhaseLogical Design Phase

Data Modeling

Data modeling – a technique for organizing and documenting a system’s data. Sometimes called

Entity relationship diagram (ERD)several notations to depict data in terms of the entities and relationships described by that data. relationships described by that data.

a technique for organizing and documenting a system’s data. Sometimes called database modeling.

Entity relationship diagram (ERD) – a data model utilizing several notations to depict data in terms of the entities and relationships described by that data.

32

relationships described by that data.

ERD ke Tabel

33

DFD

DFD pada dasarnya sebuah diagram yang menjelaskan bagaimana hubungan bersama dari bagian file, laporan, sumber dokumen dan sebagainya.

DFD termasuk alat komunikasi mediudan pemakai karena mudah dipahami (hanya berisi 4 simbol).

Tujuan dari DFD adalah membuat/mengetahui aliran (track) Tujuan dari DFD adalah membuat/mengetahui aliran (track) aliran data seluruhnya dari sistem. Data dan proses adalah hal yang kritis untuk dipahami.

DFD berbeda dengan flow sistem (systems flowcharts) dan flow program (program flowcharts) karena keduanya lebih mengarah ke hasil (orientation).

DFD pada dasarnya sebuah diagram yang menjelaskan bagaimana hubungan bersama dari bagian file, laporan, sumber

DFD termasuk alat komunikasi medium yang baik antara analystdan pemakai karena mudah dipahami (hanya berisi 4 simbol).

Tujuan dari DFD adalah membuat/mengetahui aliran (track)

34

Tujuan dari DFD adalah membuat/mengetahui aliran (track) aliran data seluruhnya dari sistem. Data dan proses adalah hal

DFD berbeda dengan flow sistem (systems flowcharts) dan flow program (program flowcharts) karena keduanya lebih mengarah

Context Diagram

Context Diagram adalah bagian dari Data Flow Diagram (DF) yang berfungsi memetakan model lingkungan, yang dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem

Sering disebut DFD Level 0

Hanya Ada satu proses

CD menyoroti sejumlah karakteristik penting sistem, yaitu : 1. Kelompok pemakai, organisasi atau sistem lain dimana sistem melakukan 1. Kelompok pemakai, organisasi atau sistem lain dimana sistem melakukan

komunikasi (sebagai terminator).

2. Data masuk, yaitu data yang diterima sistem dari lingkungan dan harus diproses dengan cara tertentu.

3. Data keluar, yaitu data yang dihasilkan sistem dan diberikan ke dunia luar.

4. Penyimpanan data (storage), yaitu digunakan secara bersama antara sistem dengan terminator. Data ini dapat dibuat oleh sistem dan digunakan oleh lingkungan atau sebaliknya dibuat oleh lingkungan dan digunakan oleh sistem. Hal ini berarti pembuatan simbol data storage dalam CD dibenarkan, dengan syarat simbol tersebut merupakan bagian dari dunia diluar sistem.

5. Batasan, antara sistem dan lingkungan.

Context Diagram adalah bagian dari Data Flow Diagram (DF) yang berfungsi memetakan model lingkungan, yang dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem

CD menyoroti sejumlah karakteristik penting sistem, yaitu : Kelompok pemakai, organisasi atau sistem lain dimana sistem melakukan

35

Kelompok pemakai, organisasi atau sistem lain dimana sistem melakukan

Data masuk, yaitu data yang diterima sistem dari lingkungan dan harus diproses

Data keluar, yaitu data yang dihasilkan sistem dan diberikan ke dunia luar.

Penyimpanan data (storage), yaitu digunakan secara bersama antara sistem dengan terminator. Data ini dapat dibuat oleh sistem dan digunakan oleh lingkungan atau sebaliknya dibuat oleh lingkungan dan digunakan oleh sistem. Hal ini berarti pembuatan simbol data storage dalam CD dibenarkan, dengan syarat simbol tersebut merupakan bagian dari dunia diluar sistem.

Batasan, antara sistem dan lingkungan.

Contoh Context DiagramContoh Context Diagram

36

Komponen DFD

Proses (fungsi) Proses (fungsi) Dipresentasikan dalam bentuk lingkaran (circle) atau bujursangkar dengan sudut

melengkung (a rounded rectangle). Setiap proses ditandai dengan nomor. Nomor berfungsi menjelaskan tingkatan proses dari hierarchy chaproses dinamai dengan sepasang kata kerja yang simple, contoh : screen customer-order, record customer-order. Dalam physical DFD, lokasi atau program yang memproses seringkali dituliskan dibagian bawah simbol, tetapi dalam logical DFD tidak perlu disebutkan. Untuk menunjukkan transformasi dari masukan menjadi keluaran, dalam hal ini sejumlah masukan dapat menjadi hanya satu keluaran ataupun sebaliknya. Proses umumnya didefinisikan dengan kata tunggal, atau kalimat sederhana. Fokus simbol ini adalah apa yang dikerjakan atau tindakan yang dilakukan (proses), bukan orang atau melakukan kegiatan apa. 37

Dipresentasikan dalam bentuk lingkaran (circle) atau bujursangkar dengan sudut melengkung (a rounded rectangle). Setiap proses ditandai dengan nomor. Nomor berfungsi menjelaskan tingkatan proses dari hierarchy chart. Setiap proses dinamai dengan sepasang kata kerja yang simple, contoh : screen

order. Dalam physical DFD, lokasi atau program yang memproses seringkali dituliskan dibagian bawah simbol, tetapi dalam logical DFD tidak perlu disebutkan. Untuk menunjukkan transformasi dari masukan menjadi keluaran, dalam hal ini sejumlah masukan dapat menjadi hanya satu keluaran ataupun sebaliknya. Proses umumnya didefinisikan dengan kata tunggal, atau kalimat sederhana. Fokus simbol ini adalah apa yang dikerjakan atau tindakan yang dilakukan (proses), bukan orang atau melakukan

Komponen DFD (2) Aliran data (data arrow).

Dipresentasikan dalam bentuk anak panah yang menuju ke atau dari proses. Digunakan untuk menggambarkan gerakan paket data atau informasi dari satu bagian ke bagian lain dari sistem dimana penyimpanan mewakili lokasi penyimpanan data. Nama berfungsi untuk mendefinisikan arti dari aliran dan ditulis untuk mengidentifikasi aliran tersebut. Ujung panah menunjukkan kemana data bergerak ke atau dari proses, penyimpanan ataupun terminator atau keduanya. Aliran yang digambarkan sebagai panah dengan dua ujung menggambarkan terjadinya dialog. Nama data yang digambarkan dalam aliran disebut data packet dan dituliskan diatas garis panah. Arus data menunjukkan disebut data packet dan dituliskan diatas garis panah. Arus data menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut : Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahaan.

Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem.

Tampilan atau output dilayar komputer yang dihasilkan oleh sistem.

Masukan untuk komputer.

Komunikasi lisan / ucapan.

Surat-surat atau memo.

Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file.

Suatu sistem yang dicatat pada buku agenda.

Transmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain.

Komponen DFD (2)

lam bentuk anak panah yang menuju ke atau dari proses. Digunakan untuk menggambarkan gerakan paket data atau informasi dari satu bagian ke bagian lain dari sistem dimana penyimpanan mewakili lokasi penyimpanan data. Nama berfungsi untuk mendefinisikan arti dari aliran dan ditulis untuk mengidentifikasi aliran tersebut. Ujung panah menunjukkan kemana data bergerak ke atau dari proses, penyimpanan ataupun terminator atau keduanya. Aliran yang digambarkan sebagai panah dengan dua ujung menggambarkan terjadinya dialog. Nama data yang digambarkan dalam aliran

dan dituliskan diatas garis panah. Arus data menunjukkan

38

dan dituliskan diatas garis panah. Arus data menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut :

Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahaan.

Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem.

Tampilan atau output dilayar komputer yang dihasilkan oleh sistem.

Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file.

Suatu sistem yang dicatat pada buku agenda.

Transmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain.

Komponen DFD (3) Penyimpanan (data stores)

Komponen ini digunakan untuk memodelkan kumpulan data atau paket data. Notasi yang digunakan adalah garis sejajar, segiempat dengan sudut melengkung atau persegi panjang, atau openrectangle on the right side. Nama (database atau file) dari penyimpanan disebutkan dalam simbol Dalam kasus notasi ini dapat mendefinisikan file atau basis data seperti tape magnetic, disk, dan model DBMS lainnya, atau seringkali mendefinisikan bagaimana penyimpanan diimplementasikan dalam sistem komputer. Penyimpanan kadangkala didefinisikan sebagai suatu mekanisme di antara dua proses yang dibatasi oleh jangka waktu tertentu.

Terminator (external or internal entities) Dipresentasikan dengan simbol persegi panjang yang mewakili entiti luar atau dalam dimana sistem

berkomunikasi dan disebut dengan sources (data, masukan ke sistem) atau destinations (informasi, berkomunikasi dan disebut dengan sources (data, masukan ke sistem) atau destinations (informasi, keluaran dari sistem). Seringkali sulit untuk menentukan mana external dan internal entity. Pertanyaan kunci untuk menjawabnya adalah "apakah pelaku (person) atau group ini melakukan proses dari bagian sistem? Jika jawabannnya tidak, entity tersebut adalah external. External entity jika jelas bahwa entity tersebut diluar sistem organisasi, seperti customers, vendors, pemerintah, orang, kelompok orang, perusahaan, departemen. Contoh dalam order entry system adalah customer, order inventory system adalah suppliers. Internal entity jika mewakili unitmeliputi pemakai. External dan internal entity juga dapat didefinisikan sebagai batasan sistem. Untuk mengidentifikasi terminator tidak sulit. Kadangkala terminator berupa pemakai sistem itu sendiri. Hal itu bisa terjadi jika pemakai punya sikap sikap seperti berikut : sistem, dan saya mengharapkan sistem dapat memberikan informasi/data a, b, dan c"pemakai berpikir bahwa dia merupakan bagian dari sistem sehingga mempermudah pemodelan untuk mengidentifikasi terminator yang relevan. Hal itu bisa terjadi jika pemakai bersikap : transaksi penerimaan dari Departemen Akuntasi, dan kami harus menyerahkan laporan mingguan biaya ke Komisi Keuangan". Simbol untuk entity external adalah sebuah bujur sangkar (square). Untuk mengidentifikasinya adalah dengan memberikan tanda alfabet huruf kecil yang dituliskan pada sudut kiri atas dari bujur sangkar, selanjutnya diberi sebuah nama tunggal.

Komponen DFD (3)

Komponen ini digunakan untuk memodelkan kumpulan data atau paket data. Notasi yang digunakan adalah garis sejajar, segiempat dengan sudut melengkung atau persegi panjang, atau open-ended rectangle on the right side. Nama (database atau file) dari penyimpanan disebutkan dalam simbol Dalam kasus notasi ini dapat mendefinisikan file atau basis data seperti tape magnetic, disk, dan model DBMS lainnya, atau seringkali mendefinisikan bagaimana penyimpanan diimplementasikan dalam sistem komputer. Penyimpanan kadangkala didefinisikan sebagai suatu mekanisme di antara dua proses yang dibatasi oleh jangka waktu tertentu.

Dipresentasikan dengan simbol persegi panjang yang mewakili entiti luar atau dalam dimana sistem berkomunikasi dan disebut dengan sources (data, masukan ke sistem) atau destinations (informasi,

39

berkomunikasi dan disebut dengan sources (data, masukan ke sistem) atau destinations (informasi, dari sistem). Seringkali sulit untuk menentukan mana external dan internal entity. Pertanyaan

kunci untuk menjawabnya adalah "apakah pelaku (person) atau group ini melakukan proses dari bagian sistem? Jika jawabannnya tidak, entity tersebut adalah external. External entity jika jelas bahwa entity tersebut diluar sistem organisasi, seperti customers, vendors, pemerintah, orang, kelompok orang, perusahaan, departemen. Contoh dalam order entry system adalah customer, order inventory system adalah suppliers. Internal entity jika mewakili unit-unit fungsi suatu organisasi, yang meliputi pemakai. External dan internal entity juga dapat didefinisikan sebagai batasan sistem. Untuk mengidentifikasi terminator tidak sulit. Kadangkala terminator berupa pemakai sistem itu sendiri. Hal itu bisa terjadi jika pemakai punya sikap sikap seperti berikut : "Saya menyediakan data x, y, z bagi sistem, dan saya mengharapkan sistem dapat memberikan informasi/data a, b, dan c" Pada kasus lain pemakai berpikir bahwa dia merupakan bagian dari sistem sehingga mempermudah pemodelan untuk mengidentifikasi terminator yang relevan. Hal itu bisa terjadi jika pemakai bersikap : "Kami menerima transaksi penerimaan dari Departemen Akuntasi, dan kami harus menyerahkan laporan mingguan

Simbol untuk entity external adalah sebuah bujur sangkar (square). Untuk mengidentifikasinya adalah dengan memberikan tanda alfabet huruf kecil yang dituliskan pada sudut kiri atas dari bujur sangkar, selanjutnya diberi sebuah nama tunggal.

Petunjuk Membuat DFD

Pilih nama yang jelas maksudnya (bagi proses, aliran, penyimpanan, dan terminator) Untuk proses sebaiknya menggunakan nama yang mengacu pada fungsi,

yaitu gabungan antara kata kerja yang spesifik dan obyek, misalnya memproses laporan inventori, validasi nomer telepon dan lainterminator lebih mengacu pada orang atau kelompok orang, sedangkan untuk aliran dan penyimpanan mengacu pada paket data atau informasi untuk aliran dan penyimpanan mengacu pada paket data atau informasi yang terkandung didalamnya.

Jangan menggunakan nama yang terlalu umum, misalnya proses data, tangani masukan dan lain-lain.

Gunakan nama yang familiar bagi pemakai.

Menomori proses untuk memperjelas sistematika. Tidak jadi masalah bagaimana urutan ditempatkan.

Nomor tidak menunjukkan urutan.

Penomoran dimaksudkan sebagai identifikasi proses dan memudahkan penurunan ke level yang lebih rendah atau ke proses berikutnya.

Petunjuk Membuat DFD

Pilih nama yang jelas maksudnya (bagi proses, aliran,

Untuk proses sebaiknya menggunakan nama yang mengacu pada fungsi, yaitu gabungan antara kata kerja yang spesifik dan obyek, misalnya memproses laporan inventori, validasi nomer telepon dan lain-lain. Untuk terminator lebih mengacu pada orang atau kelompok orang, sedangkan untuk aliran dan penyimpanan mengacu pada paket data atau informasi

40

untuk aliran dan penyimpanan mengacu pada paket data atau informasi

Jangan menggunakan nama yang terlalu umum, misalnya proses data,

Gunakan nama yang familiar bagi pemakai.

Menomori proses untuk memperjelas sistematika. Tidak jadi masalah bagaimana urutan ditempatkan.

Nomor tidak menunjukkan urutan.

Penomoran dimaksudkan sebagai identifikasi proses dan memudahkan penurunan ke level yang lebih rendah atau ke proses berikutnya.

Petunjuk Membuat DFD (2) Menggambar kembali DFD hingga beberapa kali, sehingga cukup estetik.

Penggambaran kembali yang kadang-kadang bahkan lebih dari sepuluh kali digunakan untuk menjaga secara teknis gambar tersebut sudah benar, dapat diterima oleh pemakai, misalnya tingkat operasional yang akan mengoperasikan dan dapat diterima oleh pimpinan yang dalam hal ini menentukan strategi organisasi. Ketika penggambaran dilakukan ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu :

Ukuran dan bentuk lingkaran sebaiknya tetap sama, karena jika tidak dapat menimbulkan kesan lingkaran yang lebih besar memproses sesuatu yang juga lebih besar.

Panah yang melengkung dan lurus tidak jadi masalah tetapi sebaiknya tidak menggunakan kedua cara tersebut pada gambar yang sama. Panah yang melengkung dan lurus tidak jadi masalah tetapi sebaiknya tidak menggunakan kedua cara tersebut pada gambar yang sama.

Menggambar dengan tangan atau menggambar dengan perangkat tertentu, tidak merupakan masalah. Menggambar dengan tangan seringkali memberikan sesuatu yang lain katakanlah sentuhan seni, tetapi menggambar dengan mesin, seringkali lebih memudahkan modifikasi.

Mencegah DFD yang terlalu kompleks dan tidak perlu. Kegunaan DFD bukan hanya menggambarkan fungsi dan interaksinya dalam sistem secara

akurat tetapi juga untuk dibaca dan dimengerti oleh bukan hanya penganalisa sistem, tetapi juga pemakai yang berpengalaman dalam sistem yang dimodelkan. Hal ini berarti : jangan membuat DFD dengan terlalu banyak proses, aliran, penyimpanan dan terminator.

Menjamin konsistensi DFD tersebut secara intern ataupun yang berkDFD. Konsistensi dalam hal ini juga menyangkut konsistensi dengan model lain (misalnya : entity relationship diagram, state transition diagram, dan process specification).

Petunjuk Membuat DFD (2)Menggambar kembali DFD hingga beberapa kali, sehingga cukup estetik.

kadang bahkan lebih dari sepuluh kali digunakan untuk menjaga secara teknis gambar tersebut sudah benar, dapat diterima oleh pemakai, misalnya tingkat operasional yang akan mengoperasikan dan dapat diterima oleh pimpinan yang dalam hal ini menentukan strategi organisasi. Ketika penggambaran dilakukan ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu :

Ukuran dan bentuk lingkaran sebaiknya tetap sama, karena jika tidak dapat menimbulkan kesan lingkaran yang lebih besar memproses sesuatu yang juga lebih besar.

Panah yang melengkung dan lurus tidak jadi masalah tetapi sebaiknya tidak menggunakan kedua cara tersebut pada gambar yang sama.

41

Panah yang melengkung dan lurus tidak jadi masalah tetapi sebaiknya tidak menggunakan kedua cara tersebut pada gambar yang sama.

Menggambar dengan tangan atau menggambar dengan perangkat tertentu, tidak merupakan masalah. Menggambar dengan tangan seringkali memberikan sesuatu yang lain katakanlah sentuhan seni, tetapi menggambar dengan mesin, seringkali lebih memudahkan

Mencegah DFD yang terlalu kompleks dan tidak perlu. Kegunaan DFD bukan hanya menggambarkan fungsi dan interaksinya dalam sistem secara akurat tetapi juga untuk dibaca dan dimengerti oleh bukan hanya penganalisa sistem, tetapi juga pemakai yang berpengalaman dalam sistem yang dimodelkan. Hal ini berarti : jangan membuat DFD dengan terlalu banyak proses, aliran, penyimpanan dan terminator.

Menjamin konsistensi DFD tersebut secara intern ataupun yang berkaitan dengan DFD. Konsistensi dalam hal ini juga menyangkut konsistensi dengan model lain (misalnya : entity relationship diagram, state transition diagram, dan process

Pilihan Strategi Distributed versus centralized processing

Saat ini, ada kecenderungan terjadi perubahan keputusan informasi dari centralized data processing ke decentralized end-user responsibility centers. Dalam lingkungan proses terdistribusi, end-user memutuskan peralatan, implementasi dan prioritas pengembangan. Di bagian lain terdapat pertumbuhan jumlah endke dunia komputer. Mereka mencoba teknologi terbaru tanpa memperhatikan biaya dan resiko. Tanpa keahlian, perancang sistem akan berada dalam lingkungan konservatif (kolot).

Integrated versus dispersed databases (sistem database tersebar) Integrated versus dispersed databases (sistem database tersebar) Ketika organisasi menggunakan sistem database tersebar, perancang sistem

mempunyai pilihan pertimbangan tentang file apa saja yang termasuk dalam database dan data apa saja yang masuk dalam file. Integrated database ditangani oleh administrator database yang memelihara semua kontrol data storage, access dan modification. Manajemen tingkat atas memutuskan sesuai dengan pilihan perancang sistem dengan memperhatikan sisi kemudahan kontrolnya.

Surround strategy of system development Lingkungan sekitar strategi sangat penting dalam masalah pengambilalihan

perusahaan, dimana satu perusahaan mendapatkan perusahaan lain dan mungkin sistem informasinya tidak kompatibel dengannya (berbeda).

Distributed versus centralized processingSaat ini, ada kecenderungan terjadi perubahan keputusan informasi dari centralized

user responsibility centers. Dalam lingkungan user memutuskan peralatan, implementasi dan prioritas

pengembangan. Di bagian lain terdapat pertumbuhan jumlah end-user yang masuk ke dunia komputer. Mereka mencoba teknologi terbaru tanpa memperhatikan biaya dan resiko. Tanpa keahlian, perancang sistem akan berada dalam lingkungan

Integrated versus dispersed databases (sistem database tersebar)

42

Integrated versus dispersed databases (sistem database tersebar)Ketika organisasi menggunakan sistem database tersebar, perancang sistem mempunyai pilihan pertimbangan tentang file apa saja yang termasuk dalam database dan data apa saja yang masuk dalam file. Integrated database ditangani oleh administrator database yang memelihara semua kontrol data storage, access dan modification. Manajemen tingkat atas memutuskan sesuai dengan pilihan perancang sistem dengan memperhatikan sisi kemudahan kontrolnya.

Surround strategy of system developmentLingkungan sekitar strategi sangat penting dalam masalah pengambilalihan perusahaan, dimana satu perusahaan mendapatkan perusahaan lain dan mungkin sistem informasinya tidak kompatibel dengannya (berbeda).

Pilihan taktik Sekarang atau nanti

Teknologi Sebuah terobosan teknologi adalah memerlukan pertimbangan untuk beberapa tahun mendatang.

Aliran kas Kondisi aliran kas perusahaan perlu untukdidalam pengembangan atau penggantian sistem.

Sumber daya keahlian Dalam melakukan pengembangan sistem perlu untuk memperhatikan tenaga- tenaga ahli yang terlibat baik dalam perancangannya maupun dalam pemakaiannya nanti. perancangannya maupun dalam pemakaiannya nanti.

Politik Banyak sistem informasi saat ini diusulkan oleh seseorang dalam perusahaan. Untuk satu atau lebih alasan, departemen sistem informasi boleh memilih memperlambat pengembangan atau penggantian sistem.

Pembelian produk jadi lawan modifikasi Analisa untung/rugi jika harus membeli produk jadi ataupun modifikasi

Kecepatan lawan biaya Alternatif sistem informasi pertama kali akan dibandingkan secara

kuantitatif penggunaan biaya. Karenanya perancang punya kesulitan menyesuaikan kenaikan kecepatan dalam bentuk penghematan bi

Sebuah terobosan teknologi adalah memerlukan pertimbangan untuk beberapa tahun mendatang.

Kondisi aliran kas perusahaan perlu untuk dipertimbangkan didalam pengembangan atau penggantian sistem.

Dalam melakukan pengembangan sistem perlu tenaga ahli yang terlibat baik dalam

perancangannya maupun dalam pemakaiannya nanti.

43

perancangannya maupun dalam pemakaiannya nanti.

Banyak sistem informasi saat ini diusulkan oleh seseorang dalam perusahaan. Untuk satu atau lebih alasan, departemen sistem informasi boleh memilih memperlambat pengembangan atau penggantian

lawan modifikasiAnalisa untung/rugi jika harus membeli produk jadi ataupun modifikasi

Alternatif sistem informasi pertama kali akan dibandingkan secara kuantitatif penggunaan biaya. Karenanya perancang punya kesulitan menyesuaikan kenaikan kecepatan dalam bentuk penghematan biaya

Pilihan Operasional Input

On-line versus off-line data entry.

Off-line data entry tidak memiliki kemampuan yang baik untuk validasi transaksi dengan segera. Oleh karena itu, ondigunakan dalam konfigurasi sistem informasi.

Keyed versus machine-readable data entry.

Machine-readable data entry dapat meningkatkan kecepatan, mengurangi kesalahan pemasukan data, dan menghemat biaya untuk pekerja (save human costs). Bagaimanapun juga membutuhkan investasi yang besar dalam human costs). Bagaimanapun juga membutuhkan investasi yang besar dalam hal peralatan dan pemeliharaannya.

Centralized versus decentralized data entry.

Decentralized entry adalah lebih cepat tetapi tingkat kesalahannya tinggi karena banyak pemakai yang memasukkan data. Machinemembutuhkan pemasukan desentralisasi yang memberikan keuntungan kecepatan proses dalam menangkap sumber data (point of sale).

Processing

Batch versus real-time record update.

Batch processing menyebabkan update redata entry. Real time processing membutuhkan biaya peralatan dan menaikkan kecepatan proses.

Pilihan Operasional

line data entry tidak memiliki kemampuan yang baik untuk validasi transaksi dengan segera. Oleh karena itu, on-line data entry disarankan tetap digunakan dalam konfigurasi sistem informasi.

readable data entry.

readable data entry dapat meningkatkan kecepatan, mengurangi kesalahan pemasukan data, dan menghemat biaya untuk pekerja (save human costs). Bagaimanapun juga membutuhkan investasi yang besar dalam

44

human costs). Bagaimanapun juga membutuhkan investasi yang besar dalam hal peralatan dan pemeliharaannya.

Centralized versus decentralized data entry.

Decentralized entry adalah lebih cepat tetapi tingkat kesalahannya tinggi karena banyak pemakai yang memasukkan data. Machine-readable entry membutuhkan pemasukan desentralisasi yang memberikan keuntungan kecepatan proses dalam menangkap sumber data (point of sale).

time record update.

Batch processing menyebabkan update record lama, cocok untuk centralized data entry. Real time processing membutuhkan biaya peralatan dan

Pilihan Operasional (2) Processing (lanjutan)

Sequential versus direct access to records.

Sequential access adalah berhubungan dengan batch processing. Direct access berhubungan dengan real

Single versus multiple-user update of records.

Sebuah desain sistem untuk multiplekeamanan akses dan mengupdate record secara simultan. Kekomplekkan (kerumitan) terjadi saat kecepatan proses adalah penting dan aplikasinya dengan proses -real time. (kerumitan) terjadi saat kecepatan proses adalah penting dan aplikasinya dengan proses -real time.

Ouput

Traditional versus turnaround documents. Traditional document adalah dokumen yang cara pendataannya ke sistem dilakukan

melalui keyboard (key input). Turnaround documents adalah pendataan ke sistem dilakukan melalui mesin pembaca dokumen

Structured versus inquiry-based reports. Structured report dibuat dalam format yang baku dan disediakan secara rutin,

sedangkan inquiry-based reports dibuat berdasarkan permintaan dengan format sesuai permintaan pemakai. Seringkalli inquirytime dimana data harus diakses secara cepat.

Pilihan Operasional (2)

Sequential versus direct access to records.

Sequential access adalah berhubungan dengan batch processing. Direct access berhubungan dengan real-time processing.

user update of records.

Sebuah desain sistem untuk multiple-user lebih komplek (rumit) dalam keamanan akses dan mengupdate record secara simultan. Kekomplekkan (kerumitan) terjadi saat kecepatan proses adalah penting dan aplikasinya

45

(kerumitan) terjadi saat kecepatan proses adalah penting dan aplikasinya

Traditional versus turnaround documents. Traditional document adalah dokumen yang cara pendataannya ke sistem dilakukan melalui keyboard (key input). Turnaround documents adalah pendataan ke sistem dilakukan melalui mesin pembaca dokumen

based reports. Structured report dibuat dalam format yang baku dan disediakan secara rutin,

based reports dibuat berdasarkan permintaan dengan format sesuai permintaan pemakai. Seringkalli inquiry-base report ditemukan dalam lingkungan real-time dimana data harus diakses secara cepat.

Pemilihan Sistem

Taktik membandingkan (comparison tactics)

Sistem dibandingkan berdasarkan biaya dan keuntungan secara relatif.

Biaya adalah kebutuhan pembayaran untuk perancang dan pengoperasi sistem informasi.

Keuntungan adalah nilai atau kondisi tambahan sebagai hasil Keuntungan adalah nilai atau kondisi tambahan sebagai hasil implementasi sistem informasi.

Ada tiga cara satu sistem (A) dapat lebih unggul dibanding sistem lainnya (B).

Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan kedua sistem mempunyai keuntungan sama.

Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan A juga mempunyai keuntungan yang lebih banyak dibanding B.

A dan B mempunyai biaya yang sama, tetapi A mempunyai keuntungan yang lebih banyak.

Taktik membandingkan (comparison tactics)

Sistem dibandingkan berdasarkan biaya dan keuntungan

Biaya adalah kebutuhan pembayaran untuk perancang dan pengoperasi sistem informasi.

Keuntungan adalah nilai atau kondisi tambahan sebagai hasil

46

Keuntungan adalah nilai atau kondisi tambahan sebagai hasil implementasi sistem informasi.

Ada tiga cara satu sistem (A) dapat lebih unggul dibanding

Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan kedua sistem mempunyai keuntungan sama.

Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan A juga mempunyai keuntungan yang lebih banyak dibanding B.

A dan B mempunyai biaya yang sama, tetapi A mempunyai keuntungan yang lebih banyak.

Metode Analisis Biaya/Manfaat

Periode Pengembalian (Payback Period)

Menilai proyek investasi dengan dasar lamanya investasi tersebut dapat tertutup dengan aliran

Pengembalian Investasi (return on Investment)

Mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oelh proyek dibandingkan dengan biaya yg dikeluarkandibandingkan dengan biaya yg dikeluarkan

ROI = (total manfaat – total biaya) / total biaya * 100%

Nilai Bersih Sekarang (Net Present Value)

Memperhatikan nilai waktu dari uang.

Tingkat bunga ditetapkan

Tingkat Pengembalian Internal (Internal Rate of Return)

Memperhatikan nilai uang

Tingkat bunga dihitung

Metode Analisis Biaya/Manfaat

Periode Pengembalian (Payback Period)

Menilai proyek investasi dengan dasar lamanya investasi tersebut dapat tertutup dengan aliran-aliran kas masuk.

Pengembalian Investasi (return on Investment)

Mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oelh proyek dibandingkan dengan biaya yg dikeluarkan

47

dibandingkan dengan biaya yg dikeluarkan

total biaya) / total biaya * 100%

Nilai Bersih Sekarang (Net Present Value)

Memperhatikan nilai waktu dari uang.

Tingkat Pengembalian Internal (Internal Rate of Return)

Faktor-faktor yang berpengaruh

Faktor sistem informasi Beberapa faktor kualitatif yang mengarah pada kinerja sistem informasi yang baik

Mengurangi tingkat kesalahan (increased accuracy).

Mengurangi waktu untuk memperbaiki kesalahan

Mengurangi waktu tanggap (response time) dari workstation interaktif

Mempercepat waktu penyediaan laporan (informasi)

Meningkatkan keamanan sistem

Memperbanyak update sumber record aktif

Meningkatkan kepuasaan pemakai. Beberapa faktor tersebut dapat diukur, tetapi tidak dalam uangMeningkatkan kepuasaan pemakai. Beberapa faktor tersebut dapat diukur, tetapi tidak dalam uang

Faktor strategi perusahaan Kepuasan konsumen (customer satisfaction). Sebuah sistem informasi dapat menyebabkan kehati

menyampaikan produk dan keinginan efisien konsumen. Meningkatkan kepuasan konsumen akan tidak diragukan meningkatkan penjualan. Seperti peningkatan penjualan, bagaimanapun juga sulit untuk diprediksi dan secara kuantitatif.

Meningkatkan penjualan (increased sales). Sistem point of sales (POS) membebaskan dari penyimpanan tugas-tugas rekord. Manajemen mengharap penjualan staff setia terhadap waktu usaha pemasaran dan ini meningkatkan penjualan. Hanya saja penjualan akan meningkatkan kesulitan memprediksi dalam uang.

Komitmen konsumen dan vendor (customer and vendor commitments). Perusahaan mendesain masukan sistem secara online dan memperbolehkan konsumen langsung mengakses ke sistemnya. Konsumen sekarang terkunci (tergantung) pada sistem ini sehingga memiliki komitmen untuk setia (senang) pada perusahaan tersebut. Komitmen konsumen dan vendor sulit untuk diprediksi.

Information product marketing. Seringkali, sistem informasi baru dapat dipakai oleh perusahaan lainnya. Seperti American Airline menyediakan sistem informasi pemasaran produk selama tahun 1970, perusahaan mengembangkan sebuah sistem pemesanan tiket dan kemudian sistem pemasaran ini juga digunakan oleh jasa penerbangan lainnya, sehingga menjadi produk yang menguntungkan.

faktor yang berpengaruh

kinerja sistem informasi yang baik

Mengurangi tingkat kesalahan (increased accuracy).

dari workstation interaktif

Mempercepat waktu penyediaan laporan (informasi)

Meningkatkan kepuasaan pemakai. Beberapa faktor tersebut dapat diukur, tetapi tidak dalam uang

48

Meningkatkan kepuasaan pemakai. Beberapa faktor tersebut dapat diukur, tetapi tidak dalam uang

Kepuasan konsumen (customer satisfaction). Sebuah sistem informasi dapat menyebabkan kehati-hatian menyampaikan produk dan keinginan efisien konsumen. Meningkatkan kepuasan konsumen akan tidak diragukan meningkatkan penjualan. Seperti peningkatan penjualan, bagaimanapun juga sulit untuk diprediksi

Meningkatkan penjualan (increased sales). Sistem point of sales (POS) membebaskan dari penyimpanan tugas rekord. Manajemen mengharap penjualan staff setia terhadap waktu usaha pemasaran dan ini

meningkatkan penjualan. Hanya saja penjualan akan meningkatkan kesulitan memprediksi dalam uang.

Komitmen konsumen dan vendor (customer and vendor commitments). Perusahaan mendesain masukan sistem secara online dan memperbolehkan konsumen langsung mengakses ke sistemnya. Konsumen sekarang terkunci (tergantung) pada sistem ini sehingga memiliki komitmen untuk setia (senang) pada perusahaan tersebut. Komitmen konsumen dan vendor sulit untuk diprediksi.

Information product marketing. Seringkali, sistem informasi baru dapat dipakai oleh perusahaan lainnya. Seperti American Airline menyediakan sistem informasi pemasaran produk selama tahun 1970, perusahaan mengembangkan sebuah sistem pemesanan tiket dan kemudian sistem pemasaran ini juga digunakan oleh jasa penerbangan lainnya, sehingga menjadi produk yang menguntungkan.