desain dan implementasi sistem informasi … · diimplementasikan dengan menggunakan bahasa...

DESAIN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAANBERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI

Studi Kasus Perpustakaan Universitas Halmahera

Benisius

Abstrak

Era teknologi informasi menjadikan hampir semua sistem pelayanan manual tergantikan denganpelayanan berbasis teknologi informasi tidak terkecuali Perpustakaan yang mengelola datadalam skala besar. Penelitian ini bermaksud mengembangkan suatu aplikasi perpustakaan yangmampu menjawab kebutuhan unit tersebut. Meskipun pengembangan sistem informasiperpustakaan cukup kompleks, namun pada penelitian ini yang dijadikan fokus pelaporanadalah menyangkut alur sirkulasi. Sistem dirancang dengan menggunakan basis data yangdimodelkan dari keterhubungan entitas (Entity Relationship/ER-Diagram) sedangkan alur darisetiap transaksi sirkulasi dijabarkan dalam bentuk algoritma. Hasil dari perancangandiimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual FoxPro dan databaseMySQL. Pengujian dilakukan dengan melakukan pencatatan transaksi peminjaman danpengembalian serta mengamati bagaimana keluaran yang dihasilkan oleh sistem.

Keywords: Sistem informasi, sirkulasi perpustakaan, basis data.

PendahuluanEra teknologi informasi menjadikan

hampir semua sistem pelayanan manualtergantikan dengan pelayanan berbasisteknologi informasi. Keunggulan teknologiinformasi yang menawarkan berbagaikeunggulan juga telah mendorongberkembangnya sistem administrasiberbasis teknologi informasi. Perpustakaansebagai unit yang mengelola data dalamskala besar tentu membutuhkan penetrasiteknologi informasi agar dapat memberikanpelayanan yang optimal.

Universitas Halmahera sebagaisebuah lembaga pendidikan tinggi memilikiunit perpustakaan namun belum berbasisteknologi informasi. Penelitian inibermaksud mengembangkan suatu aplikasiperpustakaan yang mampu menjawabkebutuhan unit tersebut. Terutama dalamhal pelayanan sirkulasi peminjaman dan

pengembalian buku. Meskipunpengembangan sistem informasiperpustakaan cukup kompleks, namun padapublikasi ini yang dijadikan fokus adalahmenyangkut alur sirkulasi.

Perancangan dan Implementasi BasisData

Pada perancangan basis data, modelketerhubungan entitas (EntityRelationship/ER-Diagram) dipakai untukmenggambarkan keterhubungan data yangdigunakan. Pada sistem sirkulasi, ada 3entitas yang terlibat yakni Buku, Anggotadan Nota. Item adalah himpunan relasi yangmuncul dari hubungan antara himpunanentitas Nota, Buku dan Anggota. ER-Diagram dari proses peminjaman danpengembalian adalah tampak seperti padagambar 1 dan 2.

Gambar 1 ER-Diagram Peminjaman

Gambar 2 ER Diagram Pengembalian

Penerapan dari ER-Diagram menghasilkan 6 buah tabel yang masing-masingmemegang kendali terhadap suatu kejadian tertentu. Struktur dari tabel-tabel yang digunakanadalah sebagai berikut ini:







Tabel 1 Tabel Anggota

Name Type Width Index KeteranganId Character 10 AscendingNama Character 50Dept Character 2Status Character 2Kontak Character 15 Nomor teleponDaftar Date 8 Tanggal daftar

Tabel 2 Tabel Buku

Name Type Width Index KeteranganKode Character 8 AscendingJudul Character 50Status Character 2 Ada atau keluar

Tabel 3 Tabel Nota Pinjam

Name Type Width Index KeteranganNo Character 10 Ascending No notaId Character 10 Id anggotaTgl Date 8 Tgl pinjamJml Numeric 2 Jumlah buku

dipinjamLimit Numeric 2 Jumlah maks pinjamPtgs Character 10 Petugas pencatatan

Tabel 4 Tabel Item Pinjam

Name Type Width Index KeteranganKode Character 11 Ascending Kode bukuNo Character 10 No nota pinjamHrs_kembali Date 8 Tgl harus kembaliTgl_kembali Date 8 Tgl kembali

Tabel 5 Tabel Nota Kembali

Name Type Width Index KeteranganNo Character 10 Ascending No notaId Character 10 Id anggotaTgl Date 8 Tgl kembaliJml Numeric 2 Jumlah buku

dikembalikanDenda Numeric 10 Denda peminjamanPtgs Character 10 Petugas pencatatan

Tabel 6 Tabel Item Kembali

Name Type Width Index KeteranganKode Character 10 Ascending Kode bukuNo Character 12 No nota kembaliStatus Character 1Telat Numeric 10Denda Numeric 10

Alur SirkulasiPelayanan utama perpustakaan

adalah peminjaman dan pengembalianbuku. Kegiatan ini sering diistilahkandengan nama sirkulasi. Bagian ini, terutamameja sirkulasi, seringkali di anggap ujungtombak jasa perpustakaan karena bagianinilah yang pertama kali berhubungandengan pengguna atau pemakai serta palingsering di gunakan pemakai, karenanya

unjuk kerja staf sirkulasi dapat berpengaruhterhadap citra perpustakaan (Sulistiyo-Basuki 1991 : 257).

Perpustakaan UniversitasHalmahera memiliki prosedur operasionalstandar dalam hal sirkulasi sebagai berikut: Peminjaman BukuAlur peminjaman buku di PerpustakaanUniversitas Halmahera secara sederhanabisa dijelaskan seperti pada gambar 3.

1. Anggota membawa buku kebagian sirkulasi.

3. Buku diba

wa pulang

oleh Anggota

.

Gambar 3 Alur peminjaman buku

Tahap kedua dari alur peminjaman bukuadalah bagian yang akan ditangani olehsistem aplikasi. Tahap kedua dari alurpeminjaman buku dapat dijabarkan kedalam beberapa langkah yang algoritmanyatampak pada gambar 4.

Pada algoritma pencatatan peminjamanbuku, sistem akan melakukan beberapapengecekan terhadap nomor id anggota,status anggota, limit pinjam, dan kodebuku.

Mulai

Input ID peminjam

IDditemukan?

Jalankan menu cari anggota

Ya

Selesai

ID bisameminjam?

Tampilkan pesan “ID tidakdiperbolehkan meminjam”

Kode bukuditemukan?

Tampilkan pesan “kode bukutidak ditemukan”

Jalankan menu cari buku

Catat data peminjamanSet status buku dipinjam

Tdk

Tdk

Ya

Tdk

Ya

Limit pinjam < total pinjam

Generate nomor nota pinjam

Gambar 4 Algoritma pencatatan peminjaman buku

Pengembalian BukuAlur pengembalian buku secara sederhanabisa dijelaskan sebagai berikut:(1) Anggota membawa buku ke mejasirkulasi,(2) Petugas melakukan pencatatan bukuyang dikembalikan.

Pada tahap kedua, hal utama yang akandilakukan oleh sistem adalah menghitungbesaran denda yang akan dikenakan apabilabuku terlambat dikembalikan. Untuk ituperlu dilakukan penghitungan lama haripeminjaman tanpa menyertakan hariminggu atau hari libur lainnya. Algortimadari proses yang berlangsung pada tahap iniadalah seperti pada gambar 5.

Gambar 5 Algoritma pencatatan pengembalian buku

Untuk menampilkan daftar buku yang dipinjam maka sistem akan merefer ke tabel NotaPinjam, Item Pinjam. Perintah SQL join table yang dibutuhkan pada proses ini adalah:

SELECT nota_p.no, item_p, buku.judul, lamapinjam(item_p.hrs_kembali) as telat,item_p.hrs_kembaliFROM nota_p

LEFT JOIN item_p ON nota_p.no = item_p.no;LEFT JOIN anggota ON nota_p.id = anggota.id;INNER JOIN buku ON item_p.kode = buku.kode;

WHERE anggota.id = thisform.txtId.value

Sedangkan algoritma untuk menghitung jumlah hari keterlambatan pengembalian buku adalahsebagai berikut:

Gambar 6 Algoritma menghitung jumlah hari keterlambatan pengembalian

Algoritma pada gambar 6 akan menghitungjumlah hari peminjaman yang diperolehdari pengurangan tanggal hari ini – tanggalharus kembali. Selanjutnya denganmelakukan pengulangan dicek apakahsetiap tanggal yang ada di antara tanggal-

tanggal itu merupakan hari libur? Jika tidakmaka lama hari denda akan ditambahkan 1.

Implementasi SistemSesuai dengan rancangan yang

sudah dibuat maka tampilan aplikasi setelahdiimplementasikan adalah sebagai berikut:

Gambar 7 Tampilan menu utama aplikasi

Menu utama seperti pada gambar 7adalah tampilan yang akan muncul pertamakali sewaktu aplikasi dijalankan. Di sinipencatatan peminjaman dan pengembalian

dapat dilakukan dengan memilih tombolpeminjaman atau pengembalian yangberada di pojok kiri atas.

Gambar 8 Tampilan form peminjaman

Segera setelah tombol peminjamanditekan maka tampilan seperti pada gambar8 akan muncul. Pencatatan dapat dilakukan

dengan menekan tombol baru pada kiribawah.

Gambar 9 Tampilan pesan ID Anggota tidak ditemukan dan menu pencarian yangdimunculkan

Ketika tombol Baru ditekan makasistem akan mengenerate nomor nota dantanggal peminjaman. Untuk pencatatan,terlebih dahulu nomor id peminjam harus

diinputkan pada textbox ID. Tampilanseperti pada gambar 9 adalah prosedur yangdijalankan sistem ketika nomor id yangdiinputkan tidak ditemukan.

Gambar 10 Tampilan pesan ID tidak dapat diproses

Apabila nomor id ditemukan makaselanjutnya sistem akan mengecek statusanggota dan menginformasikan apabila

anggota tersebut sedang dalam status tidakaktif atau diblokir. Status ini diperoleh dariatribut status yang ada di tabel anggota.


Apabila nomor id bernilai valid maka langkah selanjutnya adalah mendaftarkan kodebuku yang dipinjam.


Pada setiap kali pencatatan buku,sistem akan senantiasa mengecek apakahlimit masih memungkinkan. Sistem akanmenolak melakukan pencatatan apabila

limit sudah mencapai maksimal (Gambar12-a). Gambar 12-b adalah tampilan akhirdari proses pencatatan.

Gambar 13 Tampilan form pengembalian

Tampilan seperti pada gambar 13 adalahantarmuka yang muncul sewaktu menupengembalian dijalankan. Di sini sistem

membutuhkan inputan nomor ID untukdapat menampilkan daftar buku yangdipinjam oleh yang bersangkutan.

Gambar 14 Tampilan form pengembalian

Gambar 14 adalah cuplikan dua nota pengembalian dengan tanggal yang berbeda.Tampak bahwa pada gambar kiri, buku berkode 20000049.1 dikembalikan tepat waktu(17/05/2013) sehingga sistem tidak mengenakan denda.

Berbeda dengan gambar kanan dimana buku baru dikembalikan pada tanggal21/05/2013 sehingga sistem mengembalikan jumlah hari keterlambatan = 2 hari dengan totaldenda sebesar 4.000. Tanggal 17/05/2013 s.d. 21/05/2013 berjarak 4 hari, namun dikarenakan18/05/2013 dan 19/05/2013 adalah hari sabtu dan minggu maka keduanya tidak diperhitungkanke dalam hari keterlambatan.

PenutupSistem informasi perpustakaan berbasis teknologi informasi dimaksudkan untuk

mempermudah pelayanan sirkulasi. Dengan teknologi informasi, pelayanan dapat menjadi lebihmudah, cepat dan tepat.

Daftar PustakaAryanto, 2001, Pengolahan Database dengan Microsoft Visual FoxPro 6.0, PT Elex Media

Komputindo, Jakarta.Basuki, Sulistyo, 1991, Pengantar Ilmu Perpustakaan, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.Fatansyah, 1999, Basis Data, Informatika, Bandung.Kristanto, Harianto, 1996, Konsep dan Perancangan Database, Andi Offset, Yogyakarta.Nugroho, Adi, 2011, Perancangan dan Implementasi Sistem Basis Data, Andi Offset,

Yogyakarta.Sutejo, 2004, Membuat Program Aplikasi Kearsipan dengan Visual FoxPro 8.0, PT Elex Media

Komputindo, Jakarta.

desain dan implementasi sistem informasi … · diimplementasikan dengan menggunakan bahasa...

Documents