desain aplikasi sistem informasi absensi karyawan …

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2015STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015

ISSN : 2302-3805

4.6-1

DESAIN APLIKASI SISTEM INFORMASI ABSENSI KARYAWAN DENGANRADIO FREQUENCY IDENTIFICATION (RFID) PADA

PT. SKYPUTRA PANCASURYA

Aris1),Ikhsan Mubarak2),Windy Yuliardi3),Ageng Ramadhan4),Angga Permana5)

1)STMIK RAHARJA ,Kota Tangerang2)Jurusan Sistem Informasi, STMIK RAHARJA ,Kota Tangerang

3),4),5)Jurusan Manajemen Informatika, STMIK RAHARJA,Kota TangerangJl.Jen Sudirman No.40, Modern Cikokol Kota Tangerang

Email:[email protected]),[email protected]),[email protected]),[email protected]),[email protected])

AbstrakPeningkatan terhadap mutu karyawan tentu sajadisesuaikan dengan perkembangan teknologi saat ini.Suatu perusahaan membutuhkan sistem absensikarwayan yang baik di dalam menjalankan kegiatannyauntuk memperlancar tugas dan kegiatan absensi dalammengambil suatu keputusan maka memerlukan sistemyang memberikan informasi yang cepat, tepat, danlengkap tanpa harus melalui proses pencatatan yangberulang-ulang secara manual. Sistem yang sedangberjalan masih dilakukan secara manual danmengakibatkan beberapa kelemahan yang terjadi sepertilamanya waktu dalam suatu penyajian laporan absensi,data absensi yang berubah, tidak akuratnya data, dandapat mempengaruhi keamanan yang tidak terjaminsehingga dapat mempengaruhi karwayan dalamkinerjanya. Dengan absensi berbasis web dengan dibantuperangkat absensinya yang di sebut RFID atauIdentifikasi Frekuensi Radio adalah sebuah metodeidentifikasi dengan menggunakan sarana Perangkat yangdisebut kartu RFID adanya sistem baru sehingga dapatmempermudah tugas HRD dan membantu kinerjakaryawan dalam mengisi absensi. Sampai saat ini dijaman modern yang sudah maju dalam bidang teknologiinformasi yang telah berkembang begitu pesat salahsatunya sistem informasi berbasis komputer. Karenasistem keamanan yang terjamin keakuratan datanya danpenyajian laporan yang cepat, tepat, dan lengkap. Haldemikian akan berdampak pada seluruh komponen yangada pada PT.Sky Putra Pancasurya . Untuk itu akandirancang sistem informasi karyawan yang akanmempermudah dalam mengatasi prosedur absensi secaracepat dan efisien, pengolahan data absensi karyawansecara akurat, dan penyajian laporan data absensikaryawan secara cepat, tepat dan lengkap. Sehinggadapat menjadi referensi dalam mengambil suatukebijaksaan pada PT.Sky Putra Pancasurya .

Kata kunci: Sistem Informasi, Absensi Karyawan,RFID

1.PendahuluanTeknologi informasi dan komputerisasi saat ini semakinberkembang setiap detiknya seiring kebutuhan pengguna(user) untuk memperoleh informasi yang mempermudah

dalam melakukan segala aktivitas guna mencapai suatutujuan yang diinginkan.Penggunaan komputer dalamsistem informasi tidak lepas dari aspek sarana berupaberbagai macam software dan hardware yang memilikikecepatan proses sebanding dengan tingkatan kerjanyamasing-masing, serta penyediaan sumber daya manusia(SDM) yang menjalankan sistem tersebut agar peningkatansistem tidak hanya terpaku oleh satu atau beberapa hal sajayang diakibatkan ketidakmaksimalan penggunaankomputer melainkan bisa lebih berkembang karenapenggunaannya secara maksimal.Sehubungan dengan haltersebut maka pemakaian komputer dibidang absensiKaryawan dapat memberikan manfaat yang sangat besar,baik dalam ketelitian maupun volume pekerjaan yangditangani. Sehingga dalam penyajian laporan daninformasi yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat,tepat dan lengkap tanpa harus melalui proses pencatatanyang berulang – ulang. Dalam hal ini penulis inginmelakukan penelitian khusus atau ruang lingkup terhadapabsensi Karyawan pada PT. Skyputra Pancasurya.Proses absensi Karyawan yang telah ada pada PT. SkyputraPancasurya. dapat dikatakan masih kurang efektif, karenamasih dilakukan secara manual, yaitu hanya berupa tandatangan untuk melakukan absensi harian atau belumterkomputerisasi yang mengakibatkan sering terjadinyakesalahan dalam proses rekap absensi perbulan,dikarenakan data yang disimpan tidak dalam sebuahdatabase, namun hanya berupa lembaran-lembaran kertas.Oleh sebab itu pendataan absensi ini belum memiliki suatusistem informasi karyawan yang baik. Hal tersebut seringmengakibatkan hasil yang kurang teliti dan memakanwaktu yang lama.Adapun prosedur sistem berjalan tentang proses absensikaryawan yang ada di PT. Sky Putra sebanyak 150 orangdan masih menggunakan sistem absensi secara manual.Banyak kekurangan yang ada pada sistem yang berjalan,yaitu diantaranya tidak adanya tempat penyimpanan datasehingga butuh waktu yang lama dalam pencarian data,sering terjadi kehilangan data sehingga butuh waktu yanglama dalam pencarian data, dan sering terjadi kehilangandata karena data hanya berupa lembaran-lembaran kertasdan tidak tersimpan dalam suatu database.Dalam pembuatan laporan absensi karyawan juga masihkurang efektif karena membutuhkan waktu yang lama


ISSN : 2302-3805

4.6-2

dalam mengumpulkan lembaran-lembaran kertas formabsensi karyawan harian untuk dijadikan laporan absensikaryawan setiap akhir bulannya untuk diserahkan kepadadirektur manajer. Petugas bagian absensi yaitu HRD yangbertindak sebagai admin memindahkan form absensi kedalam sebuah file.Dari permasalahan-permasalahan di atas, dapat di tarikkesimpulan bahwa sistem absensi karyawan yang berjalanpada PT. Sky Putra Pancasurya masih kurang efektif danefesien.Sesuai dengan latar belakang yang diuraikan di atas makapenulis dapat mengidentifikasi masalah sebagai berikut :

1. Bagaimana sistem inputan absensi hadir dan pulangkaryawan yang sedang berjalan saat ini, pada PT.SKYPUTRA PANCASURYA ?

2. Bagaimana pemberian keterangan pada karyawanyang, sakit, izin, cuti maupun mangkir dalam prosesabsensinya?

3. Bagaimana merancang sistem absensi Karyawanyang efektif dan efisien pada sistem laporan pada PT.Skyputra Pancasurya ?

2.PembahasanSetelah mengadakan analisa sistem dan penelitian sistemyang berjalan maka selanjutnya akan dibahas mengenairancangan usulan sistem yang akan dibangun. Adabeberapa usulan prosedur yaitu, prosedur yang bertujuanuntuk memperbaiki dan menyempurnakan sistem yangakan berjalan sekarang. Prosedur yang dibutuhkan adalahmerubah proses absensi yang awalnya menggunakan formberbentuk kertas menjadi absensi berbasis web dengandibantu perangkat absensinya yang di sebut RFID atauIdentifikasi Frekuensi Radio adalah sebuah metodeidentifikasi dengan menggunakan sarana Perangkat yangdisebut kartu RFID,untuk perangkat kartu yang ditempelkan ke perangkat RFID. Sebuah sistem identifikasifrekuensi radio menggunakan tag atau label yangdipasang pada objek untuk diidentifikasi. Radio dua arahpemancar-penerima, dimana disebut sebagai pemeriksaatau pembaca, mengirimkan sinyal ke tag lalu membacaresponnya. Umumnya, pembaca mengirimkan hasilpengamatan tersebut ke sistem komputer yangmenjalankan perangkat lunak atau perangkat lunak tengahRFID.Informasi Tag disimpan secara elektronik di dalammemori non-volatil. Tag RFID mencakup pemancar danpenerima frekuensi radio kecil. Sebuah pembaca RFIDmengirimkan sinyal radio yang dikodekan untukmemeriksa tag. Lalu, tag menerima pesan dan meresponinformasi yang diidentifikasinya. Ada dua jenis yangdigunakan RFID tag yang aktif, di sisi lain harus memilikipower supply sendiri dan memiliki jarak jangkauan yanglebih jauh, sedangkan RFID tag yang pasif harganya bisalebih murah untuk diproduksi dan tidak tergantung padabaterai dan pada penelitian ini menggunakan RFID tagyang pasif dengan low frequency tag (antara 125 ke 134kHz).Fungsi perangkat RFID pada penelitian ini adalahhanya sebagai media perangkat untuk inputan absensikaryawan pada saat hadir dan pulang. Dengan barcodekartu RFID karyawan yang sudah di isi nomer NIP

Karyawan dan di tempelkan ke perangkat RFID pada saathadir maupun pada saat karyawan ingin pulang.

Landasan TeoriTujuan Sistem Informasi

Tujuan dari informasi adalah menghasilkan informasi.Informasi (information) adalah data yang diolah menjadibentuk yang berguna bagi para pemakainya [1]

Untuk dapat berguna, maka informasi harus didukungoleh tiga pilar sebagai berikut :

a. Tepat kepada orangnya atau (relevance)b. Tepat waktu (timeliness)c. Dan tepat nilainya atau akurat (accurate)

Konsep Sistem InformasiSistem informasi mempunyai enam buah konsep dalambentuk komponen yang saling terkait, yaitu komponenmasukan (input), komponen model, komponen keluaran(output), komponen teknologi, komponen basis data dankomponen pengendalian [3]

Pengertian PHPPHP singkatan dari Hypertext Preprocessor yaitu bahasapemrograman web server-side yang bersifat open source.PHP merupakan script yang terintegrasi dengan HTMLdan berada pada server (server side HTML embeddedscripting). PHP adalah script yang digunakan untukmembuat halaman yang dinamis (up to date) [4]

Definisi Informasi ManajemenInformasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuahbentuk yang berarti pengguna, yang bermanfaat dalampengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumberinformasiuntuk manajemen. data belum memiliki nilaisedangkan informasi sudah memiliki nilai. Informasidikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibandingbiaya untuk mendapatkannya[5]perancangan atau desain sistem usulan yang bertujuanuntuk memperbaiki atau mengganti sistem yang lamadengan memberi gambaran atau pandangan yang jelasproses desain sistem dari awal hingga akhir penelitian.Sistem usulan itu menggunakan program VisualPradigma for UML 6.4 untuk menggambarkan Use CaseDiagram, Class Diagram, State Machine Diagram, danActivity Diagram. [2]Adapun diagram-diagram usulan yang akan di gambarkandalam program Visual Pradigma for UML v .6.4


ISSN : 2302-3805

4.6-3

a. Diagram yang di Usulkan menggunakan UML1. Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan

Gambar 1.Use Case Diagram Perancangan SistemAbsensi Karyawan

Dapat dijelaskan sesuai gambar 1:a. Use case : Cuti

Aktor : AdminSkenario :1. Admin login terlebih dahulu2.Jika login berhasil, admin melakukan pengecekan

absensi, jika karyawan cuti, admin klik cuti padamenu absensi.

b. Use case : IzinAktor : AdminSkenario :1. Admin login terlebih dahulu2. Jika login berhasil, admin melakukan pengecekan

absensi, jika karyawan izin, admin klik izin padamenu absensi.

c. Use case : SakitAktor : AdminSkenario :1. Admin login terlebih dahulu2.Jika login berhasil, admin melakukan pengecekan

absensi, jika karyawan sakit, admin klik sakit padamenu absensi.

d. Use case : Input data karyawanAktor : AdminSkenario :1. Admin login terlebih dahulu2. Jika login berhasil, admin melakukan tambah

untuk menginput data pegawai3. Admin mengisi form yang sudah tersedia4. Jika data lengkap maka data karyawan berhasil di

input.e. Use case : Pengecekan absensi

Aktor : AdminSkenario :1. Admin login terlebih dahulu2.Jika login berhasil, admin masuk ke menu absensi

untuk mengecek karayawan yang tidak hadir.f. Use case : Pengecekan absensi

Aktor : Admin

Skenario :1. Admin login terlebih dahulu2.Jika login berhasil, admin masuk ke menu absensi

untuk mengecek karyawan yang tidak hadir.g. Use case : Laporan absensi

Aktor : AdminSkenario :1. Admin login terlebih dahulu2. Jika login berhasil, admin masuk ke menu laporan

absensi untuk mengecek laporan absensi pegawai.h. Use case : Hasil laporan absensi

Aktor : Admin dan manajerSkenario :1. Admin login terlebih dahulu2. Jika login berhasil, admin masuk ke menu laporan

absensi3.Jika sudah masuk pada menu laporan absensi,

admin dapat mencetak hasil laporan sesuaikeinginan manajer, klik cetak dan sesuaikantanggal laporan sesuai keingginan manajer

4.Jika sudah dicetak, lalu hasil laporan diserahkankepada manajer untuk dilaporkan.

2. Activity Diagram Untuk Menu Data Karyawan

Gambar 2. Activity Diagram Untuk Menu DataKaryawan

Untuk masuk dan melihat tampilan menu data karyawan,maka harus login terlebih dahulu, jika login benar makaakan masuk ke home absen dan jika gagal maka akankembali ke tampilan login. Ketika login berhasil akanmasuk ke home absen lalu masuk ke menu data karyawandan pilih menu tambah untuk menginput data karyawan,lalu akan muncul form untuk mengisi data karyawan, jikasudah selesai form diisi lalu simpan. Ketika data yangdiisi sudah lengkap dan benar maka data berhasil di input,jika data yang diisi tidak lengkap dan tidak benar makaakan ada peringatan data salah dan balik ke menu datakaryawan. Ketika ingin edit dan delete pun sama dengantambah data karyawan. Jika proses sudah selesai, admindapat logout untuk keluar dari sistem.


ISSN : 2302-3805

4.6-4

3. Activity Diagram Untuk Menu Absen

Gambar 3 .Activity Diagram Untuk Menu Absen

Sesuai dengan gambar3, Untuk masuk dan melihattampilan menu absen untuk melihat data karyawan yangtidak hadir, maka harus login terlebih dahulu, jika loginbenar maka akan masuk ke home absen dan jika gagalmaka akan kembali ke tampilan login. Ketika loginberhasil akan masuk ke home absen lalu masuk ke menuabsen untuk melihat data karyawan yang tidak hadir,untuk mengisi data karyawan yang tidak hadir dapatmengkonfirmasinya dengan izin, sakit atau cuti. Jika datakaryawan yang tidak hadir sudah dikonfirmasikan denganizin, sakit, atau cuti. Admin logout untuk menyelesaikanproses dan keluar dari sistem absensi karyawan.

4. Activity Diagram Untuk Menu Jabatan

Gambar 4 .Activity Diagram Untuk Menu Jabatan

Sesuai dengan gambar4, Untuk masuk dan melihattampilan menu jabatan untuk melihat data karyawan yangtidak hadir, maka harus login terlebih dahulu, jika loginbenar maka akan masuk ke home absen dan jika gagalmaka akan kembali ke tampilan login. Ketika loginberhasil akan masuk ke home absen lalu masuk ke menujabatan. Jika ingin tambah jabatan harus menginputjabatan yang ingin ditambah dan jika ingin deletelangsung delete pada tabel yang tersedia. Jika sudahselesai admin dapat logout untuk keluar dari sistemabsensi karyawan.

5. Activity Diagram Untuk Menu Laporan Absensi

Gambar 5.Activity Diagram Untuk Menu LaporanAbsensi

Sesuai dengan gambar 5, Untuk masuk dan melihattampilan menu laporan absensi untuk melihat datakaryawan yang tidak hadir, maka harus login terlebihdahulu, jika login benar maka akan masuk ke home absendan jika gagal maka akan kembali ke tampilan login.Ketika login berhasil akan masuk ke home absen lalumasuk ke menu laporan absensi untuk melihat danmencetak laporan. Jika laporan absensi sudah dicetakadmin dapat logout dari sistem absensi karyawan.

6. Sequence Diagram Untuk Absensi

Gambar 6.Sequence Diagram Untuk Absensi

sesuai dengan gambar 6, menggambarkan sequecediagram untuk absensi. Admin dapat masuk ke homeadmin untuk login, lalu masuk username dan passworduntuk divalidasi oleh server apakah username danpassword yang digunakan benar, jika benar maka admindapat masuk ke home absen dan jika gagal atau salahmaka admin balik lagi ke login. Ketika login sudah benarmakan akan tampil home absensi dan kemudian jikakaryawan sakit admin dapat melilih keterangan sakituntuk karyawan, jika karyawan izin maka admin dapatmemilih keterangan izin untuk karyawan, dan jikakaryawan cuti maka admin dapat memilih keterangan cutiuntuk karyawan.


ISSN : 2302-3805

4.6-5

7. Sequence Diagram Untuk Pengecekan Absensi

Gambar 7. Sequence Diagram Untuk Pengecekanabsensi

Sesuai dengan gambar 7, menggambarkan sequencediagram untuk pengecekan absensi. Admin dapat masukke home admin untuk login, lalu masuk username danpassword untuk divalidasi oleh server apakah usernamedan password yang digunakan benar, jika benar makaadmin dapat masuk ke home absen dan jika gagal atausalah maka admin balik lagi ke login. Ketika login sudahbenar makan akan tampil home absensi dan kemudiandapat memilih pengecekan karyawan untuk mengecekabsensi karyawan.

8. Sequence Diagram Untuk Input Data Karyawan

Gambar 8.Sequence Diagram Untuk Input DataKaryawan

Sesuai dengan gambar 8, menggambarkan sequencediagram untuk input data karyawan. Admin dapat masukke home admin untuk login, lalu masuk username danpassword untuk divalidasi oleh server apakah usernamedan password yang digunakan benar, jika benar makaadmin dapat masuk ke home absen dan jika gagal atausalah maka admin balik lagi ke login. Ketika login sudahbenar makan akan tampil home absensi dan kemudianbisa melakukan input data karyawan dan isi formulirsesuai data yang ada.

9. Sequence Diagram Untuk Input Laporan Absensi

Gambar 9 .Sequence Diagram Untuk Laporan Absensi

Sesuai dengan gambar 9, menggambarkan sequencediagram untuk hasil laporan absensi. Admin dapat masukke home admin untuk login, lalu masuk username danpassword untuk divalidasi oleh server apakah usernamedan password yang digunakan benar, jika benar makaadmin dapat masuk ke home absen dan jika gagal atausalah maka admin balik lagi ke login. Ketika login sudahbenar makan akan tampil home absensi dan kemudianbisa mengecek juga melihat laporan absensi. Admin jugadapat kemudian mencetak hasil laporan absensi.

b. Rancangan Tampilan Yang DiusulkanIni merupakan didalam area admin untuk mengelolabeberapa data dari karyawan termasuk absensi,laporanketerangan dari data karyawan yang hadir.

10.Desain Tampilan Input Data Pegawai

Gambar 10.Desain Tampilan Input Data Pegawai

Sesuai dengan gambar10, menu area admin inimerupakan area untuk menginput data karyawan baruatau ada data karyawan yang berubah, denganmemasukan data dari barcode kartu RFID.


ISSN : 2302-3805

4.6-6

11. Desain Tampilan Absensi Pegawai Tidak Hadir

Gambar 11. Desain Tampilan Absensi Pegawai TidakHadirSesuai dengan gambar 11, Merupakan tampilan yangberisikan data karyawan yang tidak hadir pada jam kerja

12. Desain Tampilan Laporan Absensi Pegawai

Gambar 12.Desain Tampilan Laporan Absensi Pegawai

Sesuai dengan gambar 12,dapat dilihat laporan absensikaryawan yang bisa di rinci secara jelas baik jumlahkehadiran maupun jumlah dari keterlambatan,bisadilakukan pencetakan sebagai laporan bulanan.

13. Desain Tampilan Laporan Rekap Absensi pegawai

Gambar 13.Desain Tampilan Laporan Rekap AbsensiPegawaiSesuai dengan gambar 13, merupakan rekapan absensiyang dilaporkan tiap 1 bulan kepada HRD untuk dijadikanlaporan gaji para Karyawan.

3.KesimpulanHasil penelitian dapat di manfaatkan oleh PT. Sky Putradan juga.Pada penelitian ini, telah dirancang sistemabsensi karyawan dengan menggunakan pemrogramanPHP dan MySql sebagai databasenya serta untuktatalaksana absensinya menggunakan RFID Readersebagai alat scan untuk menscan jam yang digunakansebagai alat bantu karyawan dalam absensi sehinggakaryawan dapat lebih disiplin dalam kehadirannya

sehingga proses inputan absensi hadir dan pulangkaryawan dapat dilakukan lebih cepat dan data yangdihasilkan lebih akurat.Proses sistem yang diusulkan dijalankan secara bertahap,mulai dari uji sistem kepada persiapan Sumber DayaManusia (SDM), perangkat, software, dan fasilitaslainnya yang dapat mendukung sistem komputerisasi iniberjalan dengan baik. Dan juga harus dilakukanpengarahan kepada karyawan dalam tata cara absensiyang diusulkan sehingga fasilitas absensi yang diberikandapat digunakan dan kehadiran karyawan pun dapat lebihoptimal.Perubahan sistem absensi pegawai yangmasihmanual, menjadi komputerisasi dapat membantuproses absensi pegawai dan keakuratan data, data jugatersimpan dengan baik didalam database, sehingga tidakadanya kehilangan data atau manipulasi data. Dibutuhkanperhatian khusus terhadap sistem seperti maintenancesistem agar sistem tetap berjalan dengan optimalsebagaimana mestinya, sehingga perusahaan dapatmeningkatkan mutu dan pelayanannya. Dalamimplementasinya dibutuhkan lebih banyak alat agar tidakterciptanya antrian saat absensi berlangsung.

Daftar Pustaka[1] A. Kadir, “Pengenalan Sistem Informasi”, Yogyakarta: Andi.

2009[2] A. Nugroho, “Rekayasa Perangkat Lunak Menggunakan UML

dan Java”, Yogyakarta: Andi Offset. 2009[3] A. Mulyanto, “Sistem Informasi Konsep dan Aplikasinya”,

Yogyakarta: Pustaka Pelajar. 2009[4] Anhar, “Panduan Menguasai PHP dan MySQL Secara

Otodidak”, Jakarta: Media Kita. 2010.[5] L. Goal, Chr. Jimmy, “Sistem Informasi Manajemen

Pemahaman dan Aplikasi”, Jakarta: Grasindo. 2008.

Biodata PenulisAris, lulusan D3 Amik Raharja Informatika jurusanManajemen Informatika, S1 STMIK RGRI jurusanSistem Informasi dan S2 di Perguruan Tinggi RaharjaJurusan Business Intelligence, Saat ini merupakan salahsatu pengajar di Perguruan Tinggi Raharja Tangerang.

Ikhsan Mubarak, mahasiswa tingkat akhir JurusanSistem Informasi Pada STMIK RAHARJA yangsedang menempuh skripsi.

Windy Yuliardi, mahasiswa tingkat akhir JurusanManajemen Informatika pada STMIK RAHARJA yangsedang menempuh skripsi.

Ageng Ramadhan, mahasiswa tingkat akhir JurusanManajemen Informatika pada STMIK RAHARJA yangsedang menempuh skripsi.

Angga Permana, mahasiswa tingkat akhir JurusanManajemen Informatika pada STMIK RAHARJA yangsedang menempuh skripsi.

desain aplikasi sistem informasi absensi karyawan …

Documents