database design
TRANSCRIPT
Dokumen Perusahaan Dalam Implementasi Undang-Undang
No. 8 Tahun 1997 : Perlindungan Dokumen Elektronik dan Alih Media Arsip
Aula Bank Nagari, Padang, 8 November 2006
Basis Data (Database), dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip. Jika kita memiliki lemari arsip dan berwenang/bertugas untuk mengelolanya, maka kemungkinan besar kita akan melakukan hal-hal seperti : memberi sampul/map pada kumpulan/bundel arsip yang akan disimpan, menentukan kelompok/jenis arsip, memberi nomor dengan pola tertentu yang nilainya unik pada setiap sampul/map.Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali secara cepat dan mudah.
Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.
Disk / StorageFile Mahasiswa File Matakuliah
File Absen File Nilai
Basis data di sebuah harddisk
Mahasiswa Matakuliah
Absen Nilai
Lemari arsip sebuah ruang
Rektorat Sekretariat
PDE Dengan PC Stand Alone
Bank Bukopin
SIAM UPI-YPTK
Bank Bukopin
SIAM UPI “YPTK”
Pemerintah Propinsi Pemerintah Propinsi LAMPUNGLAMPUNG
Basis Data (Database), Data tersimpan secara terintegrasi dan dipakai secara bersama-samaHardware, Perangkat keras yang digunakan dalam mengelola sistem databaseSoftware, perangkat lunak perantara antara pemakai dengan data fisik. Perangkat lunak dapat berupa Data Base Management System dan berbagai program aplikasiUser, sebagai pemakai sistemSistem Operasi (Operating System)
Mencegah Data redudancy dan InconsistencyMempermudah dalam melakukan akses terhadap dataMempertimbangkan Data IsolationMencegah Concurent access anomalyMempertimbangkan masalah ke-amanan dataMempertimbangkan masalah integritas
data files
data dictionary
query processorData manipulation
languageprecompiler
applicationprograms object
code
databasemanager
data definitionlanguagecompiler
applicationinterface
applicationprogram
queryDatabaseScheme
file manager
diskstorage
databasemanagement
system
databaseadministrator
sophisticateduser
applicationprogrammer
naiveuser
user
Stand-alone database diakses pada
komputer personal misalnya Microsoft access, foxbase, dbase, dll
Server database diakses oleh jaringan
komputer misalnya Oracle, IBM DB2, Microsoft SQL Server, MYSQL, SYBASE, INTERBASE, PARADOX, PROGRESSQL, .
Dinas Industri & Perdagangan Dinas Industri & Perdagangan Dinas Industri & Perdagangan Dinas Industri & Perdagangan Bag. PembangunanBag. PembangunanBag. PembangunanBag. Pembangunan
Dinas Pemuda & Olah RagaDinas Pemuda & Olah RagaDinas Pemuda & Olah RagaDinas Pemuda & Olah Raga
Dinas KimPrasWilDinas KimPrasWilDinas KimPrasWilDinas KimPrasWil
Bag. Tata PemerintahanBag. Tata PemerintahanBag. Tata PemerintahanBag. Tata Pemerintahan
Dinas KependudukanDinas KependudukanDinas KependudukanDinas Kependudukan
Badan PengawasBadan PengawasBadan PengawasBadan Pengawas
Bag. Hukum dan OrtalBag. Hukum dan OrtalBag. Hukum dan OrtalBag. Hukum dan OrtalSekretariat KotaSekretariat KotaSekretariat KotaSekretariat Kota Dinas Kantor Arsip & Perpusta-Dinas Kantor Arsip & Perpusta-
kaankaanDinas Kantor Arsip & Perpusta-Dinas Kantor Arsip & Perpusta-kaankaan
Ass. Adm. Pem. & pembangunanAss. Adm. Pem. & pembangunanAss. Adm. Pem. & pembangunanAss. Adm. Pem. & pembangunan
Bappeda PayakumbuhBappeda PayakumbuhBappeda PayakumbuhBappeda Payakumbuh
Dinas Inkom & HumasDinas Inkom & HumasDinas Inkom & HumasDinas Inkom & Humas
Bag. KuanganBag. KuanganBag. KuanganBag. Kuangan
Dinas Kebersihan & TamanDinas Kebersihan & TamanDinas Kebersihan & TamanDinas Kebersihan & Taman
Kantor Satpol & Pamong PrajaKantor Satpol & Pamong PrajaKantor Satpol & Pamong PrajaKantor Satpol & Pamong Praja
Dinas PendidikanDinas PendidikanDinas PendidikanDinas Pendidikan Dinas PertanahanDinas PertanahanDinas PertanahanDinas Pertanahan
Dinas PemMasyKop & UKMDinas PemMasyKop & UKMDinas PemMasyKop & UKMDinas PemMasyKop & UKM
Dinas KelPerikanan&PertanianDinas KelPerikanan&PertanianDinas KelPerikanan&PertanianDinas KelPerikanan&Pertanian
Dinas Kesejahteraan SosialDinas Kesejahteraan SosialDinas Kesejahteraan SosialDinas Kesejahteraan Sosial
Bag. ProtokolBag. ProtokolBag. ProtokolBag. Protokol
Dinas PasarDinas PasarDinas PasarDinas Pasar
Ass. Adm dan UmumAss. Adm dan UmumAss. Adm dan UmumAss. Adm dan Umum
Badan Penanaman ModalBadan Penanaman ModalBadan Penanaman ModalBadan Penanaman Modal
Dinas Tenaga KerjaDinas Tenaga KerjaDinas Tenaga KerjaDinas Tenaga Kerja
Badan KesBang & Pel. Masy.Badan KesBang & Pel. Masy.Badan KesBang & Pel. Masy.Badan KesBang & Pel. Masy.Dinas PendapatanDinas PendapatanDinas PendapatanDinas Pendapatan
Dinas PerhubunganDinas PerhubunganDinas PerhubunganDinas Perhubungan
Bank ArsipPemko
Implementasi e-Government berbasis IT diarahkan untuk membangun Bank Data (Data Warehouse) yang didukung oleh Sistem Informasi Eksekutif dan Informasi Pendukung Pengambil Kebijakan secera cepat dan tepat melalui pengintegrasian data/informasi dari seluruh Instansi dilingkungan PemKo Payakumbuh
Membangun Bank ArsipMembangun Bank Arsip (Data Warehouse)
OtonomiDaerah
Aplikasi KetataprajaanAplikasi Ketataprajaan
Asisten Ketataprajaan
OrTal
Pemerintahan
Per-
ekonomian
Aplikasi Ekonomi & Aplikasi Ekonomi & PembangunanPembangunan
Asisten Ekonomi& Pembangunan
Pem-
bangunan
BinaSosial
Aplikasi Pembinaan Aplikasi Pembinaan Hukum & SosialHukum & Sosial
Asisten PembinaanHukum & Sosial
Hukum
Pemberd.Perempuan
Perleng-kapan
Aplikasi AdministrasiAplikasi Administrasi
Asisten Administrasi
Adm & Umum
Keuangan
SIMSIMSekretariat Sekretariat
KotaKota
Aplikasi Pelaporan Ke
Pemprop. & Pusat
KOORDINASIKE BAWAH
Membangun Aplikasi Operasional InstansiMembangun Aplikasi Operasional Instansi
e-GovPemKo
Aplikasi Sekretariat
• Subbag Kepegawaian• Subbag Keuangan• Subbag Umum• Subbag Organisasi &
Hukum
Aplikasi PerencanaanEkonomi & Keuangan
• Subbid Pertanian• Subbid Keuangan,
PDU, & Parawisata• Subbid Perdagangan
Koperasi & Jasa• Subbid Industri,
Sumber Daya Alam & Kelautan
Aplikasi PerencanaanSDM & Sosial Budaya
• Subbid Kependudukan, TK & PP
• Subbid Pemerintahan, Hukum & Komunikasi
• Subbid Pendidikan,Mental Spritual & udaya
• Subbid Kesehatan & Kesejah.Masyarakat
Aplikasi Sarana & Prasarana
• Subbid Perhubungan• Subbid Tata Ruang &
Lingkungan Hidup• Subbid Pengairan &
Sumber daya Air• Subbid
Pengembangan Wilayah Pembangunan
Aplikasi RenBang& BangTek
• Subbid Kerjasama Luar Negeri
• Subbid Kerjasama Antar Daerah & Lembaga Masyarakat
• Subbid Teknologi & Informasi
Sampel: Sampel: Aplikasi Operasional Instansi BAPPEDAAplikasi Operasional Instansi BAPPEDA
Jenis aplikasi e-Gov.Jenis aplikasi e-Gov.
SIM Kepegawaian TerpaduSIM Perencanaan dan Pembangunan KotaSIM Monitoring dan Pengawasan ProyekSIM Tanaman Pangan dan PeternakanSIM Keuangan TerpaduSIM Pertambangan & Peng. EnergiSIM Koperasi, PKM dan Penanaman ModalAplikasi Profil & Prospek Kota BatamSIM Kependudukan & KemasyarakatanSIM Perlengkapan & Barang DaerahSIM Kelautan dan PerikananSis. Informasi Eksekutif dan LPJ WalikotaSistem Informasi Legislatif
BA
NK
DA
TA
BA
NK
DA
TA
e-Commerce
INTERNET
e-GovernmentPemKo
INTRANET
e-Election
e-Learning
e-Sport
e-Library
e-Services
Unit Pelayanan Masyarakat TerpaduSistem Informasi Potensi Daerah
Sistem Informasi Investasi
Sistem Informasi Profil & Prospek Kota
Pusat Informasi Layanan Masyarakat
Pusat Informasi Kependudukan
Pusat Informasi Bisnis
Sistem Informasi Pariwisata
Sistem Informasi Sektor-sektor Unggulan
Sistem Informasi Industri Kecil Menengah dan Kerajinan
Informasi Pemilu
JARINGANInterNet/intraNet
PEMKO
PROPINSI
Akses via internet/warnet
KECAMATAN
Unit layanan terdapat di kecamatan dan/atau Kota, berupa loket
Pelayanan dan Perijinan Terpadu (UP2T), dapat dilakukan dengan memberdayakan Warnet.
Datang langsung
Akses via telepon
UnitLayanan
Datang ke PemKo
Pilihan Akses ke layanan UP2TPilihan Akses ke layanan UP2T
UnitLayanan
Vehicle_tabel
BuatanModelTahunWarna
Vehicle_ID #Penduduk_ID (FK)
Penduduk_tabel
NamaAlamatPekerjaanStatusKepemilikanDll.
Penduduk_ID
Owns /
Owns by
Asuransi_tabel
Nama
Asuransi_ID #
Insured by/
Insures
SIM_tabel
NomorPolresIssuedExpiry date
SIM_ID #
Has
Number
Passport_tabel
NomorImigrasiIssuedExpiry date
Pass_ID # Bank_tabel
NomorVisaIssuedExpiry date
Bank_ID #
Membangun Relasional Sistem Arsip IntelligentMembangun Relasional Sistem Arsip Intelligent
Dll._tabel
????????????????????????
????_ID #
Meliputi perancangan pemilihan DBMS baik secara conceptual, logical dan phisical.
Langkah-langkah dalam mendesign database (database design). Ada 3 langkah utama dalam design database yaitu:
1. Conceptual model Adalah mendefenisikan data-data yang diperlukan. Pada langkah pertama ini
perlu diperhatikan adalah data apa yang dibutuhkan sebagai output, baik melalui screen (layar) atau printer, yang datanya harus disimpan dalam file database.
2.Logical database design Adalah menentukan data yang akan dikelompokan dalam suatu file database. Hal
yang penting dalam pengembangan adalah logika disain database, model relasi dan proses normalisasi yaitu pengelompokan data menjadi satu tabel berdasarkan entity dan relasinya.
3. Physical database design Adalah pertimbangan kemampuan sistem yang akan
dipakai jika diperlukan pembahasan yang sesuai dengan informasi sistem. Pada tahap ini adalah untuk mempertimbangkan, penyisipan dan penghapusan jika tidak terjadi maka tebel-tabel yang telah dinormalisasikan harus digabungkan kembali yang disebut penormalisasian.
Mengapa mengambil dan memproses data yang sama berulang kali? Pertanyaan inilah yang menjadi alasan utama mengapa data warehouse diperlukan.Ada alasan lain, akibat situasi diatas, yang selalu menimbulkan keraguan pemakai tingkat-atas nior manager, misalnya kepala wilayah) akan kebenaran informasi yang diperolehnya. Laporan harian pada contoh bank-bank diatas diatas dijadikan sumber data oleh fungsi-fungsi dikantor cabang dan wilayah, untuk membuat laporan yang lain untuk keperluan masing-masing. Akibat berantainya penggunaan dan pemrosesan individu ini (terutama re-entry manual, perbedaan pengertian nilai data (definisi dan makna) dan formula perhitungan), maka bila mereka mengadakan rekonsiliasi kembali berdasar laporan individu tersebut (misalnya waktu rapat manajemen antar ungsi), hampir selalu muncul masalah inconsistenc informasi. Sistem gudang data (Data Warehouse) dibangun untuk mengatasi masalah teknis dan bisnis dalam kasus-kasus sejenis diatas, yaitu kasus kasus yang berkaitan dengan pengunaan data dan informasi untuk mengambil keputusan bisnis dan manajemen. Bandingkan gambar 2 berikut ini dengan gambar 1.
Pada tahun 1981, IBM memperkenalkan penggunaan Personal Computer (PC) untuk
penggunaan di rumah, kantor, dan sekolah
IBM PC bersaing dengan Apple Macintosh dalam memperebutkan
pasar komputer
Pada masa sekarang, kita mengenal perjalanan IBM compatible dengan pemakaian CPU: IBM PC/486, Pentium, Pentium II, Pentium III, Pentium IV (Serial dari CPU buatan Intel). Juga kita kenal AMD k6, Athlon, dsb. Ini semua masuk dalam golongan komputer generasi keempat.
Mendefinisikan komputer generasi kelima menjadi cukup sulit karena tahap ini masih sangat muda. Contoh imajinatif komputer generasi kelima adalah komputer fiksi HAL9000 dari novel karya Arthur C. Clarke berjudul 2001:Space Odyssey. HAL menampilkan seluruh fungsi yang diinginkan dari sebuah komputer generasi kelima. Dengan kecerdasan buatan (artificial intelligence), HAL dapat cukup memiliki nalar untuk melakukan percapakan dengan manusia, menggunakan masukan visual, dan belajar dari pengalamannya sendiri.
KOMPUTER GENERASI KELIMA
Komunikasi Data Media Transmisi Data Kapasitas Kanal Transmisi . Model peer to peer
Model Client/Server
Ethernet menggunaan satu kawat (kabel) Topologi Star atau Hub
KOMUNIKASI DATA DAN JARINGAN KOMPUTER Kemajuan teknologi komunikasi sekarang mempunyai pengaruh pada perkembangan pengolahan data. Data dari satu tempat dapat kirim ke tempat lain dengan alat telekomunikasi.
Penggunaan Keyboard Penciptaan keyboard komputer di ilhami oleh penciptaan mesin ketik yang dasar rancangannya di buat dan di patenkan oleh Christopher Latham pada tahun 1868 dan banyak dipasarkan pada tahun 1877 oleh Perusahaan Remington.
Penggunaan Mouse Pada dasarnya, penunjuk (pointer) yang dikenal dengan sebutan "Mouse" dapat digerakkan kemana saja berdasarkan arah gerakan bola kecil yang terdapat dalam mouse. Jika kita membuka dan mengeluarkan bola kecil yang terdapat di belakang mouse, maka akan terlihat 2 pengendali gerak di dalamnya. Kedua pengendali gerak tersebut dapat bergerak bebas dan mengendalikan pergerakan penunjuk, yang satu searah horisontal (mendatar) dan satu lagi vertikal (atas dan bawah).
Penggunaan Scanner
Scanner adalah suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotokopi. Mesin fotocopy hasilnya dapat langsung kamu lihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya ditampilkan pada layar monitor komputer dahulu kemudian baru dapat dirubah dan dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang kemudian dapat disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar
Digital Camera Salah satu input device yang sedang marak belakangan ini adalah digital camera. Dengan adanya alat ini, kita dapat lebih mudah memasukan data berupa gambar apa saja, dengan ukuran yang relatif cukup besar, ke dalam komputer kita. Digital camera yang beredar di pasaran saat ini ada berbagai macam jenis, mulai dari jenis camera untuk mengambil gambar statis, sampai dengan camera yang dapat merekam gambar dinamis seperti video.
OUTPUT DEVICE
Output yang dihasilkan dari pemroses dapat digolongkan menjadi empat bentuk, yaitu tulisan (huruf, angka, simbol khusus), image (dalam bentuk grafik atau gambar), suara, dan bentuk lain yang dapat dibaca oleh mesin (machine-readable form). Tiga golongan pertama adalah output yang dapat digunakan langsung oleh manusia, sedangkan golongan terakhir biasanya digunakan sebagai input untuk proses selanjutnya dari komputer.
Peralatan output dapat berupa: Peralatan output dapat berupa: Hard-copy device, yaitu alat yang digunakan untuk mencetak tulisan dan image pada media keras seperti kertas atau film. Soft-copy device, yaitu alat yang digunakan untuk menampilkan tulisan dan image pada media lunak yang berupa sinyal elektronik. Drive device atau driver, yaitu alat yang digunakan untuk merekam simbol dalam bentuk yang hanya dapat dibaca oleh mesin pada media seperti magnetic disk atau magnetic tape. Alat ini berfungsi ganda, sebagai alat output dan juga sebagai alat input.
Printer dan Plotter Printer dan plotter adalah jenis hard-copy device, karena keluaran hasil proses dicetak di atas kertas. Printer memiliki berbagai macam bentuk dan ukuran, serta ketajaman hasil cetak. Ukuran kertas yang dapat digunakan pun beragam.
Monitor Monitor adalah salah satu jenis soft-copy device, karena keluarannya adalah berupa signal elektronik, dalam hal ini berupa gambar yang tampil di layar monitor. Gambar yang tampil adalah hasil pemrosesan data ataupun informasi masukan. Monitor memiliki berbagai ukuran layar seperti layaknya sebuah televisi. Tiap merek dan ukuran monitor memiliki tingkat resolusi yang berbeda. Resolusi ini lah yang akan menentukan ketajaman gambar yang dapat ditampilkan pada layar monitor. Jenis-jenis monitor saat ini sudah sangat beragam, mulai dari bentuk yang besar dengan layar cembung, sampai dengan bentuk yang tipis dengan layar datar (flat).
Infocus Monitor adalah salah satu jenis soft-copy device
CPU terdiri dari dua bagian utama yaitu unit kendali (control unit) dan unit aritmatika dan logika (ALU). Disamping itu, CPU mempunyai beberapa alat penyimpan yang berukuran kecil yang
disebut dengan register
CU (Control Unit) / Unit Kendali
CPU (CENTRAL PROCESSING UNIT)
Register Register merupakan alat penyimpanan kecil yang mempunyai kecepatan akses cukup tinggi, yang digunakan untuk menyimpan data dan instruksi yang sedang diproses sementara data dan instruksi lainnya yang menunggu giliran untuk diproses masih disimpan di dalam memori utama. Secara analogi, register ini dapat diibaratkan sebagai ingatan di otak bila kita melakukan pengolahan data secara manual, sehingga otak dapat diibaratkan sebagai CPU, yang berisi ingatan-ingatan, satuan
Array Processor Bila sejumlah besar dari perhitungan harus dilakukan, maka untuk mempercepat proses biasanya dipergunakan unit tambahan yang disebut dengan array processor atau co-processor
MEMORI CPU hanya dapat menyimpan data dan instruksi di register yang berukuran kecil sehingga tidak dapat menyimpan semua informasi yang dibutuhkan untuk keseluruhan proses program.
Random Access Memory (RAM) Semua data dan program yang dimasukkan melalui alat input akan disimpan terlebih dahulu di memori utama, khususnya RAM, yang dapat diakses secara acak (dapat diisi/ditulis, diambil, atau dihapus isinya) oleh pemrogram. Struktur RAM terbagi menjadi empat bagian utama.
Read Only Memory (ROM) Dari namanya, ROM hanya dapat dibaca sehingga pemrogram tidak bisa mengisi sesuatu ke dalam ROM. ROM sudah diisi oleh pabrik pembuatnya berupa sistem operasi yang terdiri dari program-program pokok yang diperlukan oleh sistem komputer, seperti misalnya program untuk mengatur penampilan karakter di layar, pengisian tombol kunci papan ketik untuk keperluan kontrol tertentu, dan bootstrap program. Program bootstrap diperlukan pada saat pertama kali sistem komputer diaktifkan. Proses mengaktifkan komputer pertama kali ini disebut dengan booting, yang dapat berupa cold booting atau warm booting.
BUS Hubungan antara CPU dengan memori utama ataupun dengan alat-alat input/output (I/O) dilakukan melalui suatu jalur yang disebut dengan bus. Hubungan antara CPU dengan memori utama melalui jalur bus yang dilekatkan pada MDR, MAR, dan unit kendali dalam CPU. Sedangkan bus yang menghubungkan CPU dengan alat-alat I/O tidak dilekatkan langsung ke alat-alat I/O, tetapi dapat
MEDIA PENYIMPANAN (MEMORI) EKSTERNAL
Floppy Disk
Floppy disk drive yang menjadi standar pemakaian terdiri dari 2 ukuran yaitu 5.25” dan 3.5” yang masing-masing memiliki 2 tipe kapasitas Double Density (DD) dan High Density (HD).
DVD (Digital Versatile Disc) DVD adalah generasi lanjutan dari teknologi penyimpanan dengan menggunakan media optical disc. DVD memiliki kapastias yang jauh lebih besar daripada CD-ROM biasa, yaitu mencapai 9 Gbytes. Teknologi DVD ini sekarang banyak dimanfaatkan secara luas oleh perusahaan musik dan film besar,
DVD Data rate Equivalent Actual CD 1x 11.08 Mbps 9x 8x-18x 2x 22.16 Mbps 18x 20x-24x 4x 44.32 Mbps 36x 24x-32x 5x 55.40 Mbps 45x 24x-32x 6x 66.48 Mbps 54x 24x-32x 8x 88.64 Mbps 72x 32x-40x 10x 110.80 Mbps 90x 32x-40x 16x 177.28 Mbps 144x 32x-40x
DVD menyediakan format yang dapat ditulis satu kali ataupun lebih, yang disebut dengan Recordable DVD, dan memiliki 6 macam versi, yaitu : DVD-R for General, hanya sekali penulisan DVD-R for Authoring, hanya sekali penulisan DVD-RAM, dapat ditulis berulang kali DVD-RW, dapat ditulis berulang kali DVD+RW, dapat ditulis berulang kali DVD+R, hanya sekali penulisan
Sistem Operasi
Sistem Operasi Berbasis TeksSistem Operasi Brbasis Grafis
Aplikas Office
Word : Program Pemroses Kata
Excel : Program Pemroses Tabel Player Suara / Musik
BrowserInternetExplorer Player Film
komunikasi melalu teks (messsage), juga bisa berupa suara (voice) mapun film (webcam)
SIAM UPI-YPTK
SIAM UPI-YPTK
SERVER SIAM UPI-YPTK
SERVER
SIAM UPI-YPTK
SIAM UPI-YPTK
Univ. Putra Indonesia “YPTK”
SIAM UPI-YPTK
Bank Bukopin
SIAM UPI-YPTKBank Bukopin
KeamananKeamananSetiap transaksi, arsip dan informasi di encrypted, Vendor bertanggung jawab atas keamanan server.
KepercayaanKepercayaan
Apakah Vendor Legitimate ? (Hanya berdasarkan informasi yang tertera pada homepage). Apakah konsumen legitimate ?. (Hanya berdasarkan no. credit card, beberapa vendor hanya mengirim produk ke alamat penagihan credit card)
Services Keamanan secara Non-Elektronik
• Identitas Foto, Nama lengkap, dll
• Pembuka Pintu dan kunci Masternya, check point
• Surat Tersegel tinta yang tidak terlihat
• Tinta tidak terhapus, hologram pada credit card
• Tanda tangan notaris surat yang terintegrasi
Services Keamanan secara Elektronik
• Authentication
• Access Control
• Confidentiality
• Integrity
• Non-Repudiation
ARSIP PANDANG DENGAR
Arsip yang dapat dilihat atau didengar dengan menggunakan peralatan khusus yang memiliki bentuk fisik beranega ragam.
ARSIP PERMANEN
Arsip yang mempunyai nilai guna yang tinggi bagi kehidupan kebangsaan dan pertanggungjawaban nasional
ARSIP REKAMAN SUARA
Arsip yang isi informasinya terekam dalam sinyal suara dengan mempergunakan sistem perekam tertentu
ARSIP SEMI AKTIF
Arsip yang frekwensi penggunaannya secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
ARSIP STATIS
Arsip yang tidak digunakan lagi secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
ARSIP TEKSTUAL
Arsip yang uraian informasinya berbentuk tulisan atau teks.
ARSIP TERATUR
Arsip inaktif yang semasa aktifnya ditata berdasarkan sistem tertentu dan masih utuh penataannya, ditangani sebagai berikut:
1. Diperiksa kembali penataannya atas dasar sistem yang dipergunakan misalnya ;Sistem Buku Agenda, Sistem Kartu/Srstem Kaulbach.
2. Drtertibkan pengaturan fisiknya, sehingga penemuan kembalinya dapat lancar.
3. Arsip yang tidak diperlukan balk oleh Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan sebagai bahan bukti pertanggungiawaban nasional, dipilahkan dan disiapkan daftar pertelaannya untuk dimusnahkan sesual ketentuan yang berlaku.
4. Arsip yang diperlukan oleh Lembaga Negara / Badan Pemerintah yang bersangkutan tetapi diperlukan dan penting sebagai bahan bukti pertanggungiawaban nasional, dibuatkan daftar pertelaannya untuk kemudian diserahkan kepada Arsip Nasional sesuai ketentuan yang berlaku.
5. Arsip yang masih diperlukan dan akan disimpan oleh Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang bersangkutan, ditentukan jangka waktu penyimpanannya dalam Daftar Penyimpanari Arsip
6. Apabila waktu penyimpanan berakhir, dibuat Daftar Pertelaan Arsip baik untuk keperluan pemusnahan ataupun penyerahannya kepada Arsip Nasional.
7. Apabila jadwal Retensi Arsip mulai berlaku di Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang bersangkutan maka daftar waktu penyimpanan arsip disesuaikan dengan ketentuan dalam jadwal retensi arsip.
ARSIP VIDEO
Arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving images) terekam dalam rangkaian garnbar fotografik dan suara pada pita magnetik yang penciptaannya menggunakan media teknologi elektronik.
ARSIP VITAL
Arsip yang dipergunakan untuk menjamin berlangsungnya kegiatan pemerintahan atau kegiatan usaha, sehingga perlindungan atas arsip-arsip tersebut menduduki posisi sentral dan merupakan tuntutan yang primer
AZAS DESENTRALISASI KEARSIPAN
Pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi.
AZAS GABUNGAN SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI KEARSIPAN
Pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara azas sentralisasi dan desentralisasi.
AZAS PENYIMPANAN ARSIP
1. Azas Sentralisasi
2. Azas Desentralisasi
3. Azas Gabungan Sentralisasi dan Desentralisasi
AZAS SENTRALISASI KEARSIPAN
Pelaksanaan pengeloalan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan disatu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip
BADAN PEMERINTAH
Seluruh aparatur Pemerintah, termasuk dalam hal ini Perusahaan-perusahaan yang modalnya sebagian atau seluruhnya berasal dan pemerintah.
BADAN SWASTA
Bidang kegiatan yang mempunyai pengaruh terhadap pelaksanaan pemenintahan dan atau pembangunan serta perkembangan kehidupan kebangsaan pada umumnya, seperti Badan-badan atau Organisasi - organisasi dibidang sosial politik atau ekonomi.
BAKI SURAT (LETTER TRAY)
Semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk meletakan/menyimpan surat yang biasanya disimpan diatas meja.
BERKAS
Himpunan dokumen / arsip yang isinya saling berkaitan sehingga membentuk satu kesatuan informasi.
BRANKAS (SAFE KEEPING DOCUMENT)
Lemari besi dengan ukuran yang bermacam-macam dan dilengkapi dengan kunci pengaman dan biasanya untuk menyimpan arsip-arsip penting / rahasla.
BROSUR
Terbitan yang mengandung infomasi tertentu yang bersifat aktual.
CANDI DEWA MATROEN
Tempat penyimpanan dokumen-dokumen negara, catatan sidang, peraturan-peraturan buku catatan dan lain-lain di kota Athena, Yunani sekitar abad 5 dan 6 sebelum Masehi, dianggap merupakan lembaga kearsipan pertama di dunia.
CARA PEMUSNAHAN
1. Bahan-bahan non arsip dan duplikasi yang berlebihan dapat langsung dimusnahkan dengan sepengetahuan Pimpinan Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang bersangkutan.
2. Arsip-arsip yang tidak diperlukan baik oleh Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan yang bersangkutan maupun untuk bahan bukti pertanggungjawaban nasional dapat dimusnahkan, dengan ketentuan bahwa :
a. Untuk arsip yang menyangkut keuangan terlebih dahulu perlu mendengar dengan pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan.
b. Untuk arsip yang menyangkut kepegawaian terlebih dahulu perlu mendengar pertimbangan Kepala Badan Administrasi Kepegawalan Negara.
c. Untuk arsip yang menyangkut material dan kepemilikan perlu memperhatikan ketentuan - ketentuan yang berlaku untuk itu
Pemusnahan Arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya, serta disaksikan oleh. dua orang pejabat dari bidang hukum / perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dan lembaga- lembaga / badan-badan Pemerintahan yang bersangkutan.
4. Pemusnahan arsip dilaksanakan dengan membuat Daftar Pertelaan Arsip yang dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan Arsip.
5. Pemusnahan arsip hasil penyusutan harus dengan persetujuan Pusminda dan Kantor Arsip Daerah Propirisi DKI Jakarta. CARA PENATAAN
Sistem tertentu dan masih utuh penataannya, ditangani sebagai berikut:
1. Diperiksa kembali penataannya atas dasar sistem yang dipergunakan, misalnya : sistem buku agenda, sistem kartu / sistem kaulbach dan lain-lain.
2. Diterbitkan pengaturan fisiknya, sehingga penemuan kembalinya lancar.
3. Arsip yang tidak diperlukan oleh Lembaga Negara / Badan Pemerintahan maupun sebagai bahan bukti pertanggungiawaban nasional, dipilahkan dan disiapkan daftar pertelaannya untuk dimusnahkan sesuai ketentuan yang berlaku.
4. Arsip yang tidak diperlukan oIeh Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang bersangkutan, tetapi diperlukan dan penting sebagai bahan bukti.pertanggungjawaban nasional, dibuatkan daftar pertelaannya untuk kemudian diserahkan kepada Arsip Nasional sesuai ketentuan yang berlaku.
5. Arsip yang masih diperlukan dan akan disimpan oleh Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang bersangkutan, ditentukan jangka waktu Penyimpanan Arsip.
6. Apabila waktu penyimpanannya berakhir, dibuat Daftar Pertelaan Arsip baik untuk keperluan pemusnahan ataupun penyerahannya kepada Arsip Nasional.
7. Apabila Jadwal Retensi Arsip mulai berlaku di Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang bersangkutan, maka Daftar Waktu Penyimpanan Arsip disesuaikan dengan ketentuan yang tersebut dalam Jadwal Retensi Arsip.
GUNA ARSIP REKAM
1. Bahan pemawasan/pemeragaan kembali sesuatu atau peristiwa;
2. Sarana pengawetan dan penyimpanan arsip/dokumentasi yang efektif;
3. Sarana pelengkap pelayanan informasi yang cepat, tepat dan gambling;
4. Pengganti arsip/dokumen yang asli berupa arsip bayangan (shadow archief)
HUKUM PIDANA
1. Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hokum memiliki arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.
2. Barangsiapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini, yang dengan senagaj memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun.
3. Tindak pidana yang diatur dalam Undang-undang ini akan diatur lebih lanjut dengan Peraturan Perundangan.
INFORMASI
Informasi pada dasarnya adalah data yang telah diolah atau merupakan hasil pengkajian yang kemudian dikirimkan kepada orang/unit kerja lain yang memerlukan layanan informasi. Informasi sebagai satu kesatuan berfungsi untuk mengurangi ketidakpastian. Informasi merupakan suatu keluaran dari suatu proses yaitu proses kegiatan yang dimulai dari pengumpulan data, penyusunan data, meringkas dan mengambil intisarinya untuk kebutuhan si penrima atau pengguna layanan informasi.
JARINGAN INFORMASI
Jaringan kerjasama pelayanan informasi kearsipan yang dilaksanakan secara terpadu dan diolah secara professional.
JENIS DAN BENTUK ARSIP REKAM
Arsip rekam dibedakan dalam beberapa jenis yaitu film movie, film foto, suara dan mikrofilm.
1. Pada arsip film movie, film yang dipergunakan adalah dalam bentuk rol, ukuran 8, 16,35,70 dan 105 mm dengan kepekaan cahaya 64 200 ASA, berwarna atau hitam putih, dengan atau tanpa suara.
2. Sasaran film movie adalah kronologi proses suatu peristiwa atau kejadian dan dokumen korporil, dalam thema tertentu atau jurnal.
3. Pada arsip film foto, film yang dipergunakan adalah ukuran 35 120 mm dengan kepekaan cahaya 200 400 ASA, berwarna atau hitam putih.
4. Hasil pemotretan berbentuk frame atau set, berwujud foto berukuran poscard, salon/statie dan cabinet.
5. Sasaran rekam film foto adalah tahap-tahap dalam proses suatu kejadian status peristiwa, benda dan dokumen korporil.
6. Pada arsip suara, bahan perekam yang dipergunakan adalah pita magnetic berbentuk real atau assette dan piringan dengan ukuran kecepatan (speed) tertentu.
7. Sasaran rekam arsip suara adalah bunyi/suara akustik yang bernilai administrasi, hokum, sejarah dan ilmiah.
8. Pada arsip microfilm, film yang dipergunakan adalah dalam bentuk rol atau potongan, ukuran 8, 16, 35, 70, 105 mm dengan kepekaan cahaya 40 60 ASA, berwarna atau hitam putih.
9. Sasaran mikrofilmisasi adalah arsip/dokumen.
KEGIATAN KEARSIPAN
Kegiatan dalam bidang pembinaan, pengolahan dan pelayanan kearsipan, penilaian dan penyelesaian arsip serta pemasyarakatan kearsipan.
KEGIATAN PENATAAN
1. Urutan kegiatan dalam penataan adalah sebagai berikut:
a. Penyiangan/penyortiran menurut materi dan keadaan fisik
b. Penyusutan/retensi
c. Restorasi
d. Pengelompokan menurut kesamaan masalah dalam suatu berkas.
e. Penghimpunan arsip mengenai suatu urusan yang masalahnya satu sama lain saling berkaitan berturut-turut dalam suatu dosir candak, dosir iras dan dosir tuntas.
f. Inventarisasi isi berkas dan dosir 9contoh model pada lampiran III)
g. Indexasi isi berkas dan dosir (contoh model pada lampiran IV dan V)
h. Pengemasan dalam/folder dan box.
i. Pengkodean (codenering).
j. Penyimpanan berkas atau dosir.
2. Lembar arsip tulis inaktif pada map/folder doletakkan dalam box secara wilahan (lateral)
3. Penyimpanan arsip pada Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta diatur sebagai berikut:
a. Berkas menurut Satmikal;
b. Dosir menurut judul urusan.
KEGUNAAN ARSIP REKAM
1. Bahan pemawasan/pemeragaan kembali sesuatu kejadian atau peristiwa;
2. Sarana pengawetan dan penyimpanan arsip/dokumen yang efektif;
3. Sarana pelengkap pelayanan informasi yang cepat, tepat, dan gamblang;
4. Pengganti arsip/dokumen yang asli berupa arsip bayangan.
KERUGIAN AZAS SENTRALISASI
1. Dapat menimbulkan keterlambatan didalam pemenuhan kebutuhan arsip untuk masing-masing unit lainnya, menginat pada waktu bersamaan beberapa unit kemungkinan meminta arsip.
2. Petugas arsip yang kurang tampil dan kurang memahami masalah yang ada di unit lain, mengakibatkan penyusunan arsip mungkin tidak atau sistematis
3. Terpisahnya letak gedung/kantor dirasakan sebagai hambatan karnea jarak yang berjauhan
KERUGIAN AZAS DESENTRALISASI
Pengawasan agak sulit dilakukan, dan lebih banyak menggunakan biaya, tenaga dan alat.
KEUNTUNGAN AZAS SENTRALISASI
1. Memudahkan pengawasan pengelolaan arsip bagi organisasi secara menyeluruh
2. Dapat memperoleh gambaran tentang jenis-jenis arsip yang dimiliki secara keseluruhan
3. memudahkan perawatan dan penyusutan arsip.
KEUNTUNGAN AZAS DESENTRALISASI
Arsip yang dibutuhkan akan lebih mudah dan lebih cepat diperoleh, karena prosedur tidak sulit.
KERUGIAN MICRO FILM
1. Perawatan yang mahal
2. Adanya penambahan komponen lain
3. Nilai instrinsik dari dokumentasi tersebut hilang
KLASIFIKASI
Suatu kegiatan pengelompokan arsip berdasarkan kelompok masalah.
KODE ARSIP
Tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip.
KOMPUTER
Serangkaian alat elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis berdasarkan instruksi/program yang diberikan serta dapat menampilkan dan menyimpan keterangan bilamana diperlukan.
KURIR
Pegawai yang bertugas mengirim, menyampaikan, mengantarkan surat-surat.
LABEL
Petunjuk yang memuat keterangan tentang berkas-berkas atau arsip yang ada didalam tempat penyimpanan arsip (map, boks dan lemari arsip).
MANFAAT ARSIP
1. Dalam bentuk kegiatan organisasi:
• Sebagai bahan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi;
• Sebagai bahan pengambilan keputusan/kebijaksanaan
• Sebagai bahan membuat perencanaan
• Sebagai bahan untuk penyusunan program
• Sebagai bahan acuan melaksanakan kegiatan
• Sebagai bahan evaluasi dan laporan
2. Bahan pertanggungjawaban antar generasi
3. Bahan penulisan sejarah
NILAI GUNA ARSIP
1. Nilai guna administarsi
2. Nilai guna hukum
3. Nilai guna keuangan
4. Nilai guna kebijaksanaan
5. Nilai guna pelaksanaan kegiatan
6. Nilai guna sejarah
7. Nilai guna penelitian
NILAI GUNA HUKUM
Bahwa arsip/dokumen mempunyai nilai yang sangat diperlukan dalam upaya melengkapi alat bukti utama dalam proses peradilan.
NILAI GUNA KEBIJAKSANAAN
Dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsinya setiap pimpinan structural selalu terlibat dalam proses penentuan kebijaksanaan dan pengamilan keputusan.
NILAI GUNA KEUANGAN
Setiap instansi pemerintah wajib mempertanggungjawabkan setiap kegiatan yang dananya bersumber dari uang negara yang digunakan untuk membiayai kegiatan yang dilaksanakan.
NILAI GUNA PENELITIAN
Arsip/dokumen mempunyai nilai sangat penting dalam mendukung berhasilnya kegiatan penelitian khususnya dalam rangka penyediaan data, fakta dan informasi yang relevan dengan obyek penelitian.
NILAI GUNA PELAKSANAAN KEGIATAN
Berbagai kegiatan yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah merupakan pelaksanaan rangkaian program yang saling berkaitan antar aprogram terdahulu, program sekarang dan program yang akan datang. NILAI GUNA SEJARAH
Arsip/dokumen mempunyai nilai sangat penting dalam penulisan sejarah agar dapat lebih mendekati kebenaran dan dapat dipercaya.
PEMUSNAHAN ARSIP, DENGAN CARA:
Pemusnahan arsip adalah tindakan kegiatan secara fisik yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilaksanakan secara total yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik maupun bentuknya. Pemusnahan arsip-arsip yang mempunyai waktu penyimpanan 10 (sepuluh) tahun atau lebih, dilaksanakan dengan ketetapan pimpinan lembaga negara/badan pemerintah masing-masing setelah memperhatikan pertimbangan panitia penilai arsip serta dari Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan atau dari Badan Administrasi setelah mendapat persetujuan dari Arsip nasioanl.
Pemusnahan arsip kepegawaian dari Badan Pemerintahan yang berbentuk Badan Negara atau Badan-badan usaha lainnya yang tata kepegawaiannya diatur berdasarkan peraturan perundang-undangan tersendiri tidak memerlukan persetujuan Kepada Badan Administrasi Kepegawaian Negara, tetapi tetap dengan memperhatikan pendapat dari Arsio Nasional.
PERALATAN DAN PERLENGKAPAN UNTUK MENYIMPAN ARSIP 1. Filing Kabinet 2. Ordner 3. Baki surat (Letter Tray) 4. Brankas (Safe Keeping Document) 5. Rak buku (lemari terbuka) 6. Lemari Arsip 7. Visible record cabinet 8. Compact rolling shelving (roll o-pact) 9. Rotary Filing System 10. Compact rotary filing 11. Vertikal plan filing system 12. Data plan tray filing system (kardex) 13. Retrix 14. Memory writer 15. Microfilm 16. Komputer 17. Desk tray 18. Rollafile trolley
PERSONIL ARSIP (SYARATNYA) 1. Ketelitian 2. Kecerdasan 3. Kecermatan 4. Kerapihan 5. Tekun dalam melaksanakan tugas 6. Tidak mudah bosan 7. Mampu memegang/menyimpan rahasia 8. Peramah, sopan santun 9. Kesabaran/tidak emosional 10. Memiliki keahlian dibidang kearsipan
PERUSAK ARSIP Arsip rusak karena faktor: · Biologis (iklim tropis, kelembaban) · Phisik (cahaya, panas, air) · Kimiawi (gas acidic) · Banjir, kebakaran, ulah manusia
POLA KLASIFIKASI ARSIP
Pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah sistematis dan logis serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.
FOGGING/PENGASAPAN
Suatu cara untuk mengkaliskan atau membebaskan arsip/dokumen dari hama/serangga, dengan cara menyemprotkan pestisida ke dalam ruangan arsip.
PUBLIC RECORD OFFICE
Kantor Arsip Nasional di Inggris, didirikan tanggal 14 Agustus 1838.
PRESERVASI
Usaha untuk melestarikan bahan arsip dari kerusakan.
PROSES PENYIMPANAN 1. Memisah-misahkan arsip (segregating) 2. Meneliti arsip (examining) 3. Memasukkan arsip (assembling) 4. Mengklasifikasikan arsip 5. Mengindeks arsip 6. Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference) 7. Menyusun arsip 8. Memfile arsip PROSEDUR KEGIATAN PENATAAN ARSIP 1. Penyortiran 2. Retensi 3. Klasifikasi 4. Inventarisasi 5. Indeks 6. Label/Tiket 7. Penyimpanan
SISTEM KEARSIPAN YANG BAIK 1. Mudah dilaksanakan 2. Mudah dimengerti 3. Murah/ekonomis 4. Tidak memakan tempat 5. Mudah dicapai 6. Cocok bagi organisasi 7. Luwes 8. Dapat mencegah kerusakan 9. Mempermudah pengawasan
SISTEM KEARSIPAN POLA BARU
1. Penanganan urusan kearsipan pengorganisasiannya diatur secara tegas (Kep. Gubernur KDKI Jakarta nomor 1024 tahun 1994)
2. Prosedur surat menyurat digunakan sistem kartu kendali (tidak menggunakan buku agenda dan buku ekspedisi). Diatur melalui Keputusan Gubernur KDKI Jakarta nomor 3 tahun 1976.
3. Tata simpan arsip menggunakan system klasifikasi masalah sehingga mempermudah proses penemuan kembali, diatur melalui Keputusan Gubernur nomor 4 tahun 1976
4. Penyusutan arsip dilaksanakan secara kontinyu, berdasarkan jadwal umum simpan arsip (Jadwal Retensi Arsip diatur melalui Keputusan Gubernur KDKI Jakarta nomor 100 tahun1984).
5. Sarana kearsipan ditetapkan standarisasinya.
6. Penyelamatan arsip ditunjang microfilm (Keputusan Gubernur KDKI Jakarta nomor 2989 tahun 1984)
SISTEM TANGGAL/URUTAN WAKTU (CHRONO-LOGICAL SYSTEM)
Sistem penataan arsip berdasarkan tempat/lokasi, daerah atai wilayah tertentu.
SKEMA PENGATURAN KEARSIPAN
Kerangka yang dipergunakan sebagai pedoman pengelompokan pemberian arsip.
SURAT PENTING
Surat yang isinya mengandung kepentingan-kepentingan yang mengikat memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yang diperlukan dalam waktu lama atau tetap (permanen) dan bernilai sejarah, hokum, ilmiah, administrative, keuangan, politis dan sebagainya bagi instansi. Bila surat tersebut terlambat pengurusannya atau hilang dapat menimbulkan akibat-akibat yang merugikan instansi, mengganggu kelancaran dan keberhasilan pekerjaan, dan sebagainya dan tidak mudah memperoleh gantinya.
SURAT BIASA
Surat isinya tidak mengikat, tidak mengharuskan adanya tindak lanjut. Jika surat tersebut terlampir pengurusannya ataupun hilang tidak menimbulkan kerugian dan tidak mempengaruhi kelancaran dan keberhasilan kerja.
SURAT TERBUKA
Surat yang sebelum oleh yang bersangkutan harus dibuka dicatat oleh petugas kearsipan.
SURAT TERTUTUP
Surat yang harus diterima oleh yang bersangkutan tanpa dibuka (tetap bersampul)
SYARAT PETUGAS KEARSIPAN 1. Ketelitian 2. Kecerdasan 3. Kecermatan 4. Kerapihan 5. Tekun dalam melaksanakan tugas 6. Tidak mudah bosan 7. Mampu memegang/meyimpan rahasia 8. Kesadaran dan tidak emosional 9. Memiliki keahlian di bidang kearsipan
TEXTUAL
Arsip/Dokumen yang berupa naskah tulis/ketik/cetak.
TRANSKRIPSI ARSIP PALEOGRAFIS
Penyalinan naskah dari tulisan kuno ke tulisan sekarang.
TRANSFER
Kegiatan memindahkan arsip-arsip ke arsip inaktif, karena arsip tersebut tidak digunakan lagi atau jarang digunakan dalam proses penyelenggaraan kegiatan perkantoran.
TRANSLITERASI ARSIP
Penyalinan arsip dengan penggantian huruf dari abjad yang satu ke abjad yang lain.
TRANSKRIPSI REKAMAN WAWANCARA
Penyalinan dari rekaman suara ke dalam bentuk tulisan.
TUGAS CABANG TATA USAHA
Membantu pelaksanaan tugas Induk Tata Usaha.
TUGAS INDUK TATA USAHA
1. Membantu/melaksanakan tugas-tugas setiap unit Satminkal.
2. Mengkoordinasikan Cabang Tata Usaha.
UNIT KEARSIPAN
Unit organisasi yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis dalam lingkungan suatu organisasi atau perusahaan yang bertugas mengendalikan arsip aktif juga sebagai pusat arsip inaktif.
UNIT PENGOLAH
Satuan kerja yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi yang bertugas mengelola dan memanfaatkan arsip aktif.
VISIBLE RECORD CABINET
Tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan kantong-kantong kartu tersusun yang disimpan dan dijepit di dalam laci atau baki kemudian tersusun dalam kabinet.
VERTICAL PLAN FILING SYSTEM
Lemari yang terbuat dari besi plan digunakan untuk menyimpan gambar dengan system penyimpanan yang vertical (digantungkan).
WAJIB SERAH ARSIP
Satminkal/organisasi perangkat daerah wajib menyerahkan dokumen, arsip inaktif/statis yang dikuasainya kepada Kantor Arsip Daerah propinsi DKI Jakarta. Arsip yang diserahkan tersebut dalam bentuk dosir atau warkat beserta daftar isi.
WAJIB SERAH (PELAKSANAANNYA)
Organisasi pernagkat DAErah atau Satminkal berkewajiban menyerahkan arsip/dokumen inaktif yang dikuasainya kepada Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta.
- Arsip/dokumen yang diserahkan dalam bentuk dosir atau warkat beserta daftar isinya yang berisi arsip/dokumen hasil penyusutan dengan berpedoman pada Daftar dan Jadwal Retensi.
- Setiap penyerahan harus melalui/sepengetahuan Pusminda
- Serah Terima diproses dalam Berita Acara.
- Penyimpanan dan penyelenggaraan pelayanan dokumen, arsip inaktif/statis yang telah diserahkan tanggungjawab sepenuhnya berada pada Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta.
WARKAT
Kumpulan arsip berdasarkan kelompok masalah.
WEWENANG ARSIP NASIONAL
Arsip Nasional Republik Indonesia berwenang untuk menyelenggarakan koordinasi bimbingan dan pengawasan tehnis terhadap pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan.
WEWENANG DAN TANGGUNGJAWAB ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS
1. Sekretaris Daerah bertanggungjawab dalam bidang administrasi kearsipan Pemerintah propinsi DKI Jakarta
2. Sekretaris Daerah bertugas mengawasi pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan Pemerintah Propinsi DKI Jakarta.
3. Pusat Administrasi Daerah bertugas mengkoordinasikan dan membina tehnis kearsipan Satminkal.
4. Biro Umum bertindak selaku Pusminda
5. Satuan Administrasi Pangkal bertugas:
- Mengendalikan pengelolaan kearsipan
- Menyimpan arsip inaktif
- Memilah-milah arsip dalam rangka penyusutan
Arsip tidak cukup hanya melalui teks dan grafik saja. Sekarang Arsip mencakup teks, grafik, animasi gambar, dan video, yang disertai dengan sajian audio berasal dari teknologi Database (Kearsipan)
Era Globalisasi, para pimpinan organisasi dalam mengambil keputusan (decision making) tertentu untuk pengembangan solusi yang baru maupun perubahannya akan digantikan oleh peranan Bank Data (Data Warehouse) yang didukung oleh TI yang tepat guna dan database. Salah satu modal yang harus ditingkatkan untuk menghadapi hal tersebut adalah efektifitas pemanfaatan TI.
Regulasi, Globalisasi dan teknologi database merupakan driving forces perubahan yang mempunyai dampak terhadap perubahan gaya hidup (life style) dan gaya bekerja (work style) yang menghendaki perubahan tuntutan layanan dengan karakteristik : Speedly, Simplicity, effeciency, dan excellency.
Tuntutan layanan Speedly, Simplicity, effeciency, dan excellency hanya dapat terpenuhi dengan memanfatkan sistem informasi dan teknologi Arisp dan Akses (File & Access) yang berbasiskan Teknologi Informasi.
Laudon, “Management Information Systems; Organization and Technology”, Mcmillan Publishing Co., 1993. Marchand, A. Donald, "Competing with Information", Wiley, 2000 M. Roche, “Managing Information Technology in Multinational Corporations”, Mcmillan Publishing Co., 1992. Schultheis, M. Sumner, “ File Organization, Processing and Accessing ”, Irwin, 1995. Internet Resources:
• http://www.erp-enterprise-resource-planning-erp-software.com/• http://www.erpassist.com/• http://www.sap.com/• http://www.oracle.com• http://www.intracomm.com/• http://www.microsoft.com• http://www.linux.org/• http://www.ibm.com• http://www.microsoft.com/mobile/pocketpc/default.asp• http://www.gsmworld.com/technology/wap.html• http://www.voipwatch.com/• http://www.edi-indonesia.co.id/
Sumber-Sumber dan Informasi Lebih Lanjut