daftar riwayat hidup
TRANSCRIPT
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Umum
Dunia komputer zaman sekarang berkembang dengan begitu pesat dan canggih
baik dari segi perangkat keras maupun perangkat lunak, ini memungkinkan karena
kemajuan teknologi di bidang elektronika komputer yang menunjang berkembangnya
perangkat keras komputer, ini juga mengakibatkan perkembangan ilmu perangkat lunak
serta cabang-cabang ilmu yang terkait.
Kemajuan teknologi perangkat lunak tentunya diikuti dengan tingginya kebutuhan
akan perangkat keras. Maka dengan demikian penggunaan komputer dalam segala aspek
bisnis terus berkembang pesat. Komputer merupakan peralatan yang umum bagi
pemecahan masalah di seluruh dunia karena dapat mengakses data dari penyimpanan dan
lebih mudah dibandingkan dengan teknologi lain.
Komputer, awalnya digunakan pada tingkat lokal untuk memecahkan
permasalahan lokal. Sekarang situasinya jauh berbeda, komputer digunakan untuk
mengelola sumber daya yang luas dari perusahaan-perusahaan yang memandang seluruh
dunia sebagai pasar mereka. Para eksekutif perusahaan melakukan investasi pada
teknologi komputer, dengan tujuan mencapai skala ekonomis, mengembangkan produk
yang dapat memenuhi pelayanan kesehatan masyarakat.
1
Setiap perusahaan dapat meningkatkan mutu pelayanan dengan memperlancar
proses transaksi yang lebih maksimal, cepat, tepat dan akurat. Oleh karena itu pada
laporan kuliah kerja praktek ini penulis akan mencoba membuat suatu rancangan sistem
dengan judul :
“ ANALISA SISTEM IURAN BULANAN SISWA
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 8
JL. RAYA PEJATEN PASAR MINGGU
JAKARTA SELATAN “
1.2. Maksud dan Tujuan
Maksud dari penyusunan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengembangkan sistem yang sudah ada agar lebih maksimal.
2. Sebagai manifestasi yang sudah di dapat selama duduk dibangku kuliah ke
dalam lingkungan kerja nyata.
Adanya tujuan Untuk memenuhi salah satu mata kuliah Kuliah Kerja Praktek (KKP)
pada Semester V dan syarat untuk dapat mengikuti program tugas akhir (TA) pada
semester terakhir pada jurusan Akademi Manajemen Informatika dan Komputer di Bina
Sarana Informatika (AMIK BSI).
1.3. Metode Penelitian
Dalam menyusun Tugas Akhir ini penulis melakukan pengumpulan data dengan
metode sebagai berikut :
2
1. Observasi
Observasi atau pengamatan langsung merupakan salah satu teknik pengumpulan
data yang cukup efektif untuk mempelajari suatu sistem. Observasi adalah
pengamatan langsung terhadap kegiatan yang teliti. Disini penulis
melaksanakan riset pada SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 8
selama satu minggu dan mengamati bagaimana system pembayaran iuran
bulanan siswa pada sekolah ini.
2. Wawancara
Penelitian melakukan wawancara langsung dengan orang-orang yang bekerja
dalam bidang Pengolahan Data Iuran Bulanan.
3. Studi Kepustakaan
Data diperoleh dengan bersumber dari buku-buku kuliah, literatur-literatur,
referensi buku, dan sumber-sumber lain yang berkaitan dengan penyusunan
kuliah kerja praktek (KKP) ini.
1.4. Ruang Lingkup
Permasalahan yang akan dibahas dalam penulisan Tugas Akhir ini dimulai dari
proses pembayaran, pemeriksaan, pencatatan, pembuatan laporan.
1.5. Sistematika Penulisan
Laporan penelitian ini secara keseluruhan ditulis dalam 5 (lima) bab terdiri dari:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan mengenai umum, maksud dan tujuan, metode penelitian
yang digunakan, ruang lingkup penelitian dan sistematika penulisan.
3
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan tentang konsep yang dibahas tentang pengertian sistem
serta peralatan pendukung (tools system) yang meliputi Diagram Alir Data
(DAD).
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
Bagian ini menjelaskan secara umum tentang tinjauan terhadap perusahaan
baik tentang sejarah perusahaan, struktur dan fungsi organisasi, mengenai
bagaimana prosedur sistem yang berjalan, diagram alir data, spesifikasi sistem
berjalan, spesifikasi bentuk dokumen masukan maupun keluaran serta
permasalah yang ada serta alternatif pemecahan masalah tersebut.
BAB V PENUTUP
Bagian ini menguraikan mengenai kesimpulan dari hasil penulisan tugas akhir
ini dan disertai saran-saran yang berguna di kemudian hari.
4
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Menurut Raymond Meleod, Jr, 1998 sistem adalah sekelompok elemen yang
terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr. John Willey and
Sons, 1981 Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Menurut John F, Nash, Martin B Roberts, 1984 sistem adalah suatu kumpulan
komponen yang berinteraksi membentuk satu kesatuan dan keutuhan yang kompleks
dalam tingkat tertentu untuk mengejar tujuan yang umum.
Menurut HM Jogiyanto, 2001 sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Sistem mempunyai karakteristik tertentu yaitu:
a. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya
saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau
elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem. Setiap subsistem mempunyai
sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi
proses sistem secara keseluruhan.
5
b. Batasan Sistem (Boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem
yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu
sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas sistem menunjukan ruang lingkup
(scope) dari sistem tersebut.
c. Lingkungan Luar Sistem (Environments)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan
dan dapat juga merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan
merupakan energi dari sistem dan harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang
lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan agar tidak
mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
d. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem
yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir
dari subsistem ke subsistem yang lainnya.
e. Masukan Sistem (Input)
Masukan adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa
masukan perawatan (maintenance input) yaitu energi yang dimasukan supaya sistem
tersebut dapat beroperasi, dan masukan sinyal (signal input) yaitu energi yang
diproses untuk di dapatkan keluaran.
6
f. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan di klasifikasikan menjadi keluaran
yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat berupa masukan untuk subsistem
yang lain atau kepada supra sistem.
g. Pengolah Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan
menjadi keluaran. Contohnya suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa
bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
h. Sasaran Sistem (Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective) .Kalau suatu
sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan
keluaran yang akan di hasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila megenai
sasaran atau tujuannya.
Klasifikasi Sistem
Selain karakteristik yang telah dijelaskan di atas sistem juga dapat di
klasifikasikan dari beberapa sudut pandang, di antaranya adalah sebagai berikut :
1. Sistem abstrak (Abstract System) dan sistem fisik (Physical System).
7
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak
secara fisik. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
Misalnya sistem komputer, sistem akutansi, sistem produksi dan lain-lain.
2. Sistem alamiah (Natural System) dan sistem buatan manusia (Human Made System).
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia.
Misalnya sistem perputaran bumi. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem
yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antar
manusia dengan mesin disebut dengan human –machine system atau man-machine
system. Contoh sistem informasi.
3. Sistem tertentu (Deterministic System) dan sistem tak tentu (Probabilistic System).
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat di prediksi. Interaksi
diantaranya bagian-bagiannya terdapat di dedikasi dengan pasti, sehingga keluaran
dari sistem dapat di ramalkan. Contohnya sistem komputer.
Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat di prediksi
karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem tertutup (Closed System) dan sistem terbuka (Open System)
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan
lingkungan luarnya. Bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari
pihak luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh
dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan
keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya.
8
2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)
Merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logikal model dari
suatu sistem dengan menggunakan simbol-simbol, lambang-lambang dan diagram-
diagram yang menunjukkan secara tepat arti dan fungsinya. Peralatan pendukung yang
digunakan pada penulisan laporan kuliah kerja praktek ini adalah
A. Diagram Alir Data (DAD)
Diagram alir data (DAD) menurut Kusnadi, adalah diagram yang menggunakan
simbol-simbol yang digunakan untuk menggambarkan arus dari data sistem dan untuk
membantu didalam berkomunikasi dengan pemakai sistem secara logika. Diagram alir
data sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem
yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik
dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.
Kekurangan dari Diagram Alir Data adalah tidak menunjukkan proses perulangan
atau looping, proses keputusan dan proses perhitungan. Simbol-simbol yang digunakan :
a. Kesatuan Luar (External Entity)
Kesatuan Luar (External Entity) atau batasan sistem (boundary) adalah
merupakan kesatuan dilingkungan luar sistem yang berupa orang atau organisasi
atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberikan
input atau menerima output dari sistem. External Entity digambarkan dengan
simbol bujur sangkar.
b. Proses (Process)
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau
komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk
9
menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Proses digambarkan
dengan simbol lingkaran.
c. Simpanan Data (Data Store)
Simpanan data digambarkan dengan simbol sepasang garis horizontal paralel
yang tertutup disalah satu ujungnya. Simpanan data merupakan simpanan dari
data yang dapat berupa, suatu file atau database disistem komputer, suatu arsip
atau catatan manual, suatu kotak tempat data di meja seseorang, suatu tabel acuan
manual, suatu agenda atau buku.
d. Arus Data (Data Flow)
Menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukkan untuk sistem atau hasil
dari proses sistem. Arus data digambarkan dengan simbol tanda panah.
Arus data mengalir diantara proses, external entity dan data store. Arus data
sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti. Nama dari arus data
dituliskan disamping garis panahnya.
Aturan main atau bentuk rambu-rambu yang baku dan berlaku dalam penggunaan
Diagram Alir Data untuk membuat model sistem adalah :
a. External entity dengan external entity tidak boleh dihubungkan secara langsung.
b. Data Store yang satu dengan data store yang lainnya tidak boleh dihubungkan
secara langsung.
c. Tidak diperbolehkan atau diperkenankan menghubungkan data store dengan
external entity secara langsung.
d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar.
10
Langkah-langkah didalam membuat Diagram Alir Data dibagi menjadi tiga tahap
atau tingkat konstruksi Diagram Alir Data, yaitu :
1. Diagram Konteks
Diagram konteks untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan
diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem
secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.
2. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada didalam
diagram konteks, yang penjabarannya secara lebih terinci.
3. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi
dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.
B. Normalisasi File
Teknik normalisasi dikemukakan pertama kali oleh E.F Codd (1970). Normalisasi
adalah proses pengelompokkan elemen data kedalam bentuk tabel yang menyatakan
entitas-entitas hubungan mereka sehingga terwujud satu bentuk yang memudahkan
adanya perubahan dengan dampak sekecil mungkin tata sutabri (1999). Analisa Sistem
Informasi (Jakarta : BSI,1999),hal 120.
Normalisasi file merupakan proses pengelompokkan data elemen memiliki tabel-
tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. Adapun normalisasi file adalah untuk
memudahkan disaat ingin melakukan pembacaan dan update database, semakin baik
pembuatan normalisasi filenya maka semakin baik pula rancangan databasenya.
11
Setiap file selalu terdapat kunci dari file berupa suatu field atau satu set field yang
dapat mewakili record. Ada beberapa macam kunci (key Function) yang digunakan untuk
proses pencarian, penyaringan, hapus dan lain sebagainya yang biasa digunakan di dalam
pengolahan database, yaitu sebagai berikut :
1. Super Key
Himpunan dari satu atau lebih entitas yang digunakan untuk mengidentifikasikan
secara unik sebuah identitas dalam entitas set.
2. Kunci Calon (Candidate Key)
Kunci kandidat adalah satu set atribut atau satu set minimal atribut yang
mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik dari satu entity.
3. Kunci Primer (Primary Key)
Kunci Primer adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya
mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik, akan tetapi juga
dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity.
4. Kunci Alternatif (Alternate Key)
Kunci alternatif adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary Key.
5. Kunci Tamu (Foreign Key)
Kunci tamu adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang mewakili satu
relationship (hubungan) yang menunjukkan ke induknya.
Adapun bentuk normalisasi file adalah sebagai berikut :
12
a. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
Bentuk ini merupakan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti
suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data
dikumpulkan apa adanya sesuai dengan saat menginput.
b. Bentuk Normal Kesatu (1 NF/First Normal Form)
Bentuk ini mempunyai ciri dimana setiap data dibentuk setiap record, dan nilai
dari field atomatic value yaitu tidak ada satu set atribut yang bernilai ganda.
c. Bentuk Normal Kedua (2 NF/Second Normal Form)
Untuk menjadi bentuk normal kedua, data yang telah ada pada bentuk 1NF
dan atribut bukan harus bergantung secara fungsional pada kunci
utama/Primary key yang bersifat unik.
d. Bentuk Normal Ketiga (3 NF/Third Normal Form)
Dalam bentuk normal ketiga, relasi haruslah dalam bentuk 2 NF dan
semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan
kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada primary
key dan pada primary key secara menyeluruh.
e. Boyce-Codd Normal Form (BCNF)
Yaitu relasi harus berada dalam bentuk normal kesatu dan setiap atribut
harus bergantung fungsi pada atribut superkey.
Dari hasil normalisasi tersebut maka didapat beberapa file. File di dalam
pemprosesan aplikasi dapat dikatagorikan ke dalam beberapa file, diantaranya yaitu :
13
a. File Master
Berisi data yang tetap dimana pemprosesan terhadap data hanya pada waktu-waktu
tertentu.
b. File Input (Transaksi)
Berisi data masukan yang berupa data transaksi dimana data-data tersebut akan diolah
oleh komputer.
c. File Laporan
File ini berisi informasi yang ditampilkan dalam sebuah laporan.
d. File Sejarah/Arsip (History)
Berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi tetapi disimpan untuk keperluan
masa depan.
e. File Pelindung (Backup)
Berisi salinan data-data yang masih aktif di database pada suatu waktu tertentu.
f. File Kerja (Temporary File)
Berisi data-data hasil pemprosesan yang bersifat sementara.
g. File Library
Berisi program-program aplikasi atau utility program. File ini berisi program-program
bantu yang dapat berfungsi untuk mempercepat dan optimalisasi dari pengolahan
data.
C. Kamus Data (Data Dictionary)
Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi
dari suatu sistem informasi (JogiantoHM, Analisis dan Desain Sistem Informasi
14
Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, 1999, hal 725). Kamus data
dibuat berdasarkan arus data yang ada pada Diagram Alir Data. Arus data yang ada di
dalam Diagram Alir Data sifatnya global dan hanya ditunjukkan nama arus datanya saja.
Kamus data atau data dictionary harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas
tentang data yang dicatatnya.
Hal-hal yang harus dimuat dalam kamus data antara lain :
1. Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir diagram alir data,
maka nama dari arus data ini perlu dicatat di kamus data, sehingga mereka yang
membaca Diagram Alir Data memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus
data tertentu di Diagram Alir Data dapat langsung mencarinya dengan mudah di
kamus data.
2. Alias
Alias atau nama lain dari data yang harus di tuliskan. Alias perlu ditulis karena data
yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu
dengan yang lainnya.
3. Arus Data
Arus Data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.
Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari
arus data di dalam diagram arus data.
4. Tipe Data
Telah di ketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke proses
yang lainnya. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen
15
hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat
berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan
tercetak, tampilan layar di monitor, variabel, parameter dan field-field. Bentuk data
seperti ini perlu dicatat di kamus data.
5. Struktur Data
Struktur data menunjukkan arus data yang perlu dicatat pada kamus data yang terdiri
dari item-item atau elemen-elemen data.
6. Volume
Volume perlu dicatat didalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume
puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya arus data yang
mengalir dalam saru periode tertentu. Sedangkan volume puncak menunjukkan
volume yang terbanyak.
7. Periode
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di
kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus
dimasukkan kedalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan
laporan-laporan harus dihasilkan.
8. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus
data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus
data tersebut.
16
1. Notasi Tipe Data
Selain hal tersebut di atas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk
mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan,yang disebut notasi tipe data.
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data.
Notasi yang umum digunakan antara lain :
Tabel II.1 Notasi Tipe Data
NOTASI KETERANGAN
X Setiap Karakter
9 Angka Numerik
A Karakter Alphabet
Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong
. Titik, sebagai pemisah ribuan
, Koma, sebagai pemisah pecahan
- Hypen, sebagai tanda penghubung
/ Slash, sebagai tanda pembagi
17
2. Notasi Struktur Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi yang
umum digunakan adalah sebagai berikut:
Tabel II.2. Notasi Struktur Data
NOTASI KETERANGAN
= Terdiri dari
+ And (dan)
( ) Pilihan (boleh Ya atau Tidak)
{ } Iterasi atau pengulangan proses
[ ] Pilih salah satu pilihan
I Pemisah pilihan didalam tanda [ ]
* Keterangan atau catatan
18
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Pendidikan berperan penting demi tercapainya pembangunan nasional dalam
rencana pembangunan generasi yang cerdas menuju Indonesia yang handal dan memiliki
daya saing yang kuat.
Sekolah Menengah Kejuruan merupakan sarana yang tepat untuk membentuk
manusia – manusia yang cerdas serta memiliki kemampuan yang kompeten, artinya tidak
hanya memiliki pengetahuan yang memadai, akan tetapi disertai dengan keahlian –
keahlian yang terkait dengan pengetahuan yang digeluti.
Dalam proses pengolahan data iuran bulanan siswa pada umumnya di sekolah
masih menggunakan proses manual, sehingga hal tersebut akan menjadi permasalahan
untuk kedepannya. Selain tidak flesibel, proses manual juga membutuhkan waktu yang
lama untuk mengolah data tersebut.
Adapun fungsi dari Sekolah Menengah Kejuruan itu sendiri adalah sebagai berikut :
a. Sebagai pusat pembangunan pendidikan masyarakat.
b. Membantu pembangunan nasional, dengan melahirkan generasi - generasi yang
cerdas dan kompeten.
c. .Melahirkan tenaga – tenaga kerja baru, yang siap pakai.
19
3.2. Tinjauan Terhadap Perusahaan
Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 8, Merupakan salah satu Sekolah Menengah
Kejuruan unggulan di Jakarta. Karena Sekolah ini syarat akan prestasi – prestasi, baik
yang sifatnya intrakurikuler maupun ekstrakurikuler. Bahkan Sekolah ini mengacu pada
“Sistem Managemen Mutu ISO 9001 : 2000”.
3.2.1. Sejarah Perusahaan
Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 8 Jakarta, sebelumnya bernama SMEA
(Sekolah Menengah Ekonomi Atas) Negeri 4 Jakarta yang sebelumnya beralamat di Jl.
Prof. Djokosutono Jakarta. Dan pada tahun 1977, SMEA Negeri 4 jakarta berpindah ke
Jl. Raya Pejaten Pasar Minggu Jakarta Selatan, dengan luas tanah 6213 m2. Pada tahun
1986 gedung SMEA Negeri 4 dibangun dengan dana bantuan dari Asian Development
Bank (ADB) menjadi gedung berlantai 4, lengkap dengan fasilitas yang dibutuhkan
sekolah pada saat itu. Dan pada tahun 1997 SMEA Negeri 4 berganti nama menjadi
Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Negeri 8 Jakarta.
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi dalam Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 8 Jakarta dipimpin
oleh seorang Kepala Sekolah yang tugasnya mengatur, dan mengendalikan semua proses
yang ada di sekolah dengan dibantu oleh seorang Wakil, Staff Tata Usaha dan beberapa
Koordinator. Akan tetapi Komite Sekolah menempati tempat teratas, karena Komite
Sekolah yang mengawasi setiap kegiatan yang ada di sekolah. Adapun struktur organisasi
Sekolah Menengah Kejuruan Negri 8 Jakarta digambarkan dalam bagan sebagai berikut :
20
Gambar III.1 Struktur Organisasi Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 8
21
Komite Sekolah
Kepala Sekolah
Wakil KepalaSekolah
Tata Usaha
Korbid Kurikulum
Korbid Kesiswaan
KorbidSarana
KorbidHubin
KajurAkuntansi
KajurPerkantoran
KajurPenjualan
KajurKoperasi
Data Administrator
Adapun fungsi dari Struktur Organisasi adalah sebagai berikut :
1. Komite Sekolah
a. Mengawasi dan memantau segala kegiatan yang ada di sekolah.
b. Menetapkan kebijaksanaan dalam menentukan besarnya iuran siswa, dan semua
kegiatan yang sifatnya keuangan.
2. Kepala Sekolah
a. Mengatur segala kegiatan yang ada di Sekolah.
b. Mengawasi kegiatan yang ada di Sekolah.
c. Menetapkan kebijakan – kebijakan baik untuk semua guru dan karyawan.
3. Wakil Kepala Sekolah
a. Membantu Kepala Sekolah dalam melaksanakan tugasnya.
b. Menggantikan posisi Kepala Sekolah, ketika Kepala Sekolah tidak ada ditempat.
4. Tata Usaha
a. Administrasi Umum
Fungsinya melaksanakan kegiatan-kegiatan berupa pencatatan data, penyimpanan
data, dan pembuatan laporan-laporan data untuk pertanggung jawabkan dan di
serahkan kepada Kepala Sekolah Mengah Kejuruan Negeri 8 Jakarta.
b. Bendahara
Fungsinya:
1. Membuat perencanaan anggaran yang dibutuhkan kemudian diajukan kepada
kepala sekolah untuk mendapat persetujuan yang akan di teruskan kepada
komite sekolah.
2. Membuat laporan jumlah pendapatan dan pengeluaran Sekolah.
22
3. Membantu Kepala Sekolah dalam melaksanakan kebijaksanaan keuangan
Sekolah.
5. Data Administrator
a. Mengolah semua data yang ada di sekolah.
b. Mendistribusikan data yang telah diolah.
5. Koordinator Bidang
Mengkoordinasikan kegiatan yang ada dibidangnya, untuk dibuatkan laporan kepada
Kepala Sekolah.
a. Koordinator Kurikulum
Mengkoordinasikan segala kegiatan yang berhubungan kurikulum. Adapun
tugasnya segala yang berhubungan dengan proses belajar – mengajar.
b. Koordinator Kesiswaan
Mengkoordinasikan segala kegiatan yang berhubungan dengan kesiswaan. Adapun
Tugasnya segala yang berhubungan dengan siswa, dan wali murid.
c. Koordinator Sarana
Mengkoordinasikan segala kegiatan yang berhubungan sarana dan prasarana.
adapun tugasnya memantau segala sarana dan prasarana yang dibutuhkan oleh
sekolah.
d. Koordinator Hubin
Mengkoordinasikan kegiatan sekolah yang berhubungan dengan pihak ekstern.
6. Kepala Jurusan
Mengepalai segala kegiatan yang ada di tiap – tiap jurusan, baik yang sifatnya intern
maupun ekstern, contohnya PSG (Pendidikan Sistem Ganda), adapun Kepala Jurusan
23
yang ada di Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 8 Jakarta, Yakni;
a. Kepala Jurusan Akuntansi
Bertugas mengepalai kegiatan yang ada pada jurusan akuntansi.
b. Kepala Jurusan Perkantoran
Bertugas mengepalai kegiatan yang ada pada jurusan perkantoran.
c. Kepala Jurusan Penjualan
Bertugas mengepalai kegiatan yang ada pada jurusan penjualan.
d. Kepala Jurusan Koperasi
Bertugas mengepalai segala kegiatan yang ada pada jurusan koperasi.
3.3. Prosedur Sistem Berjalan
Sistem pembayaran iuran bulanan siswa adalah salah satu system yang terdapat di
dalam Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 8 Jakarta. Dalam pembuatan sistem berjalan
ini akan dijelaskan tentang bagaimana system pembayaran iuran siswa, dimulai dari
siswa membayarkan iuan bulanannya kepada pihak Tata Usaha, sampai ke proses
pengolahan data, penyimpanan data, sampai dengan data tersebut didistribusikan kepada
pihak yang berhak mengetahuinya.
a. Proses Pembayaran Iuran Bulanan
Siswa membayarkan uang iuran bulanannya kepada kepada Staf TU dengan
menggunakan kartu iuran bulanan, kemudian data siswa data dikumpulkan dalam satu
laporan untuk diolah Staff TU menyimpan data tersebut berupa catatan dalam buku
24
besar, akan tetapi untuk laporan data tersebut diserahkan kepada Data Administrator
untuk diketik. Setelah data tersebut diolah berupa ketikan, maka pihak Data
Administrator menyerahkan data tersebut kepada Kepala Sekolah untuk di tanda
tangani, Kepala Sekolah dibantu oleh Wakil Kepala Sekolah melaporkan data tersebut
kepada Komite Sekolah. Akan tetapi data tersebut dibaut rangkap 2, Lembar 1
diserahkan kepada Komite Sekolah, Lembar 2 disimpan sebagai asip.
b. Proses Pembuatan Laporan
Setelah data tersebut di sahkan oleh Komite sekolah, maka lembar 2 yang telah
diarsipkan diolah kembali untuk memisahkan antara data siswa yang telah melunasi
iuran bulanannya dan yang belum melunasi iuran bulanannya. Setelah itu data siswa
yang belum melunasi iuran bulanannya diserahkan kepada Kepala Jurusan.
3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Pembahasan mengenai sistem berjalan di Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 8
Jakarta divisualisasikan dalam bentuk diagram alir data. Adapun penjelasan lebih rinci
diagram tersebut dibagi menjadi dua diagram, yaitu :
25
KIB LDIB,LIB
LDIB, LIB
KIB KIB
LIB LIB
LIBLIB
LDIB
Gambar III . 2 Diagram Konteks Sistem Berjalan
Ket :
KIB : Kartu Iuran BulananLIB : Laporan Iuran BulananLDIB: Laporan Data Iuran Bulanan
26
SISWA STAFF TU DATA ADMINISTRATOR
KOMITESEKOLAH
KEPALASEKOLAH
PEMBAYARANIURAN
BULANANSISWA
KEPALAJURUSAN
DATA ADMINISTRATOR
KEPALASEKOLAH LIB
ARSIP IURAN
LDIB
LDIB
LIBLDIB
KIB KIB
KIB
ARSIP LIB LIBLIB LIB
LIB
LIB
LIB LIB
Gambar III . 3 Diagram Nol Sistem Berjalan
Ket :
KIB : Kartu Iuran BulananLIB : Laporan Iuran BulananLDIB : Laporan Data Iuran Bulanan
27
SISWA
1 . 0PEMBAYARA
NIURAN
BULANAN
STAFF TU
2 . 0PEMBUATA
NLAPORAN
KEPALAJURUSAN
KOMITE SEKOLAH
Gambar III . 4 Diagram Detail Proses 1.0
Ket : KIB : Kartu Iuran BulananLIB : Laporan Iuran BulananLDIB : Laporan Data Iuran Bulanan
1 . 1PEMBAYARAN
IURAN BULANAN
STAFF TU
1 . 2PEMBUATAN
LAPORAN
DATAADMINISTRATOR
KEPALASEKOLAH
SISWA
KOMITESEKOLAH
KIB KIB
KIB
LIBARSIP LIB ARSIP IURAN
LIB
LIB
LIB LIB
LIB
LIBLIB
28
LIB
LDIB
LDIB LDIB
Gambar III . 5 Diagram Detail Prosess 2.0
Ket :
LIB : Laporan Iuran BulananLDIB : Laporan Data Iuran Bulanan
29
DATAADMINISTRATOR
2 . 1PEMBUATAN
LAPORAN
KEPALAJURUSAN
2 , 2PENDISTRIBUSIAN
LAPORAN
3.5. Kamus Data Sistem Berjalan
Kamus data atau Data Dictionary adalah katalog tentang data dan kebutuhan-
kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat pada tahap analisa
dan perancangan sistem, kamus data sebagai alat komunikasi antara sistem analis dengan
pemakai, kamus data terdiri dari :
a. Kamus Data Dokumen Masukan
1. Kartu Iuran Bulanan
Nama Arus Data : Kartu Iuran Bulanan
Alias : -
Bentuk Data : Formulir
Arus Data : Proses 1.0 – Siswa
Proses 1.0 – Staff TU
Penjelasan : Sebagai tanda bukti pembayaran
Periode : Setiap pembayaran iuran
Volume : 30 per hari
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header : Judul
Isi : Nama_Siswa+ Kelas + Jurusan
Keterangan : Nama_Siswa*nama siswa yang membayar
Kelas*kelas siswa yang membayar
Jurusan*jurusan siswa yang membayar
30
b. Kamus Data Dokumen Keluaran
1. Laporan Data Iuran Bulanan
Nama Arus Data : Laporan Iuran Bulanan
Alias : -
Bentuk : Formulir
Arus Data : Proses 1.2 – Pembuatan Laporan
Penjelasan : Laporan yang berisi siswa yang telah melunasi / belum iuran
Periode : Saat laporan input
Volume : Per Bulan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header : Judul
Isi :
Keterangan : No_Absen_Siswa *terdiri dari dua digit*
No_Induk_Siswa *terdiri dari lima digit*
Jenis_Kelamin* terdiri dari satu digit*
Footer :
Keterangan :
2. Laporan Iuran Bulanan
Nama Arus Data : Laporan Iuran Bulanan
Alias : -
Bentuk : Formulir
31
Arus Data : Proses 1.2 – Pembuatan Laporan
Penjelasan : Laporan
Periode : Saat laporan selesai diperiksa oleh Kepala Sekolah
Volume : Per Bulan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header : Judul
Isi :
Keterangan :
Footer : Tanggal + Mengetahui + NIP
Keterangan :
3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem yang telah ada, membutuhkan data atau input sebagai bahan
untuk diproses atau diolah, sehingga akan menghasilkan bentuk output atau keluaran.
Adapun spesifikasi sistem yang telah ada :
3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Bentuk dokumen masukan pada sistem ini adalah segala bentuk input atau
pemasukan yang diperlukan di dalam pemprosesan. Adapun bentuk dokumen masukan
adalah :
1. Nama Dokumen : Kartu Iuran Bulanan
Fungsi : Kartu Tanda Pembayaran Iuran
Sumber : Staff TU
Tujuan : Siswaa
Frekuensi : Setiap siswa membayar iuran
32
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Bentuk : Lampiran A1.
3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Bentuk dokumen keluaran di dalam sistem berjalan ini adalah segala bentuk
dokumen keluaran yang dihasilkan dari proses pengolahan data dokumen masukan.
Dokumen keluarannya adalah sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : Laporan Data Iuran Bulanan
Fungsi : Daftar siswa yang sudah membayar iuran
Sumber : Staf TU
Tujuan : Kepala Jurusan
Frekuensi : Setelah diolahnya data siswa yang sudah membayar iuran
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Bentuk : Lampiran B1.
2. Nama Dokumen : Laporan Iuran Bulanan
Fungsi : Untuk mengetahui jumlah siswa yang sudah / belum membayar
iuran bulanan, jumlah pemasukan keuangan sekolah dari iuran
bulanan
Sumber : Tata Usaha
Tujuan : Kepala Puskesmas
Frekuensi : Laporan akhir bulan
Media : Kertas
33
Jumlah : Satu Lembar
Bentuk : Lapiran B2.
3.7. Permasalahan
Pada Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 8 dalam sistem berjalannya terdapat
beberapa masalah yang mungkin terjadi diantaranya :
a. Dalam hal pencarian data masih dilakukan secara manual yang belum
terkomputerisasi apabila siswa tidak membawa kartu iuran bulanan/kartunya hilang
maka akan memerlukan waktu yang cukup lama untuk mencari data pasien tersebut.
b. Diperlukannya tempat penyimpanan data yang besar supaya data tersebut tersusun
rapih sesuai nomor.
c. Media yang digunakan berupa kertas sehingga mengakibatkan cepat terjadinya
kerusakan, data mudah hilang, sobek, dan basah.
3.8. Alternatif Pemecahan Masalah
Dari masalah di atas tersebut, maka penulis akan memberikan alternatif
pemecahan masalah yaitu sebaiknya menggunakan media penyimpanan data yang mudah
dalam pencarian data, yaitu dengan menggunakan komputer yang mempunyai kelebihan
dan kekurangan.
1. Manual
Pemecahan masalah secara manual dapat dilakukan dengan penambahan personil
guna membantu dalam pemasukan, penyimpanan dan pengolahan data sampai
dihasilkan laporan.
Kelebihan :
34
a. Perubahan sistem relatif lebih sederhana dalam hal penyediaan peralatan dan
personil.
b. Tidak membutuhkan biaya yang terlalu besar.
Kekurangan :
a. Masih ditemukan ketidaktelitian dalam pengolahan data.
b. Masih menggunakan banyak tempat penyimpanan data.
c. Data kurang terjamin keamanannya jika masih terjadi kerusakan dan kehilangan
data.
d. Dalam penambahan personil mengakibatkan sempitnya di dalam ruang geraknya
sehingga dibutuhkan pula lebih banyak ruang kerja yang dibutuhkan.
2. Dengan Bantuan Komputer
Perbaikan sistem dengan menggunakan komputer dapat menangani beberapa masalah
yang ada.
Kelebihan :
a. Keamanan data yang lebih baik.
b. Di dapatkan laporan data yang terbaru dengan cepat dan mudah dengan ketelitian
yang terjaga.
c. Penyimpanan data secara fisik tidak membutuhkan tempat yang luas.
Kekurangan :
a. Memerlukan biaya yang cukup besar di dalam pengadaan dan perencanaan.
b. Sebagai konsekuensinya diperlukan adanya tenaga ahli di bidang komputer
dirasakan lebih menguntungkan, karena dapat menghasilkan informasi yang lebih
akurat. Walaupun biaya awal yang diperlukan cukup besar, namun akan lebih jauh
35
menguntungkan bersamaan dengan meningkatnya mutu pendidikan dan
berkembangnya teknologi.
36
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Setelah membahas dan memahami sistem berjalan pada penulisan mata Kuliah
Kerja Praktek ini maka penulis memberikan kesimpulan sebagai berikut :
a. Sistem pembayaran iuran bulanan siswa pada Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 8
masih dilakukan secara manual sehingga terjadinya permasalahan.
b. Komputer sebagai alternatife pemecahan masalah yang dapat membatu menangani
permasalahan yang dihadapi pada sistem yang ada pada bagian administrasi pada
pelayanan pengobatan.
c. Pengolahan data dengan menggunakan komputer dapat memberikan informasi yang
cepat, tepat waktu, tepat guna dan akurat yang dapat menunjang semua kegiatan,
adanya sarana komputer juga dapat mempermudah dalam penyimpanan data pasien,
surat-surat dan laporan akan lebih terjamin keamanannya.
d. Resiko yang dihadapi dalam pengetikan dan dari kesalahan-kesalahan dapat
diperkecil.
37
5.2. Saran
Dari beberapa macam kesimpulan yang telah penulis kemukakan di atas, maka
untuk itu penulis mencoba memberikan beberapa saran-saran yang mungkin dapat
membantu sistem kerja yang optimal, penulis memberikan saran terhadap sistem
sekarang yaitu :
a. Di dalam pengisian data harus dilakukan seteliti mungkin untuk mencegah terjadinya
kesalahan yang akan membuat kekacauan dalam pembuatan laporan.
b. Pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak hendaknya harus selalu dipelihara
secara rutin dan teratur, sehingga dalam pemakaian sistem lebih lancar dan baik serta
tahan lama.
c. Untuk keamanan sistem data siswa harus diberi password pada karyawan atau petugas
yang lebih berhak mengakses data-data mengenai sistem, supaya tidak terjadi
kekacauan yang disebabkan oleh petugas yang lain yang bukan haknya.
d. Mengingat pentingnya data-data file, maka perlu adanya duplikat atau backup untuk
data kerja. Hal ini dilakukan untuk menghindari terjadinya kerusakan pada data atau
data hilangnya yang disebabkan oleh virus atau error.
e. Untuk periode tertentu perlu adanya pengecekan kembali pada sistem yang diusulkan
untuk menjaga segala kemungkinan timbulnya kelemahan sistem dari sistem yang
penulis buat.
Karena kemajuan teknologi dibidang elektronika komputer yang menunjang
berkembangnya perangkat keras komputer, ini juga mengakibatkan perkembangan
ilmu perangkat lunak serta cabang-cabang ilmu yang terkait.
38
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto, HM. 1999. Analis dan Design Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori
dan Praktek Aplikasi Bisnis. Edisi 2. PT. Andi Offset. Yogyakarta.
Kusnadi, Yahdi, S. Kom. dkk. 1998. Perancangan Sistem Informasi. AMIK BSI. Jakarta.
Mcleod, Jr, Raymond. 1996. Sistem Informasi Manajemen. Jilid 1. PT. Prenhalindo.
Jakarta.
Sutabri, Tata, S. Kom. 1999. Analisa Sistem Informasi. AMIK BSI. Jakarta.
39
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
I. BIODATA
NIM : 12071927
Nama Lengkap : Irma Yuliana
Jenis Kelamin : Perempuan
Tempat / Tanggal Lahir : Tegal, 08 Juli 1990
Alamat Lengkap : Jl. H.Amin Kp. Serab Rt 04/02 No.16
Sukmajaya, Tirtajaya
Depok 16412
PENDIDIKAN
Formal
SDN Sukmajaya I di Depok Lulus tahun 2001
MTs YPPD di Depok Lulus tahun 2004
SMK N 8 Jakarta di Jakarta Lulus tahun 2007
Saya Yang Bersangkutan
Irma Yuliana
Foto
40
41
42
Lampiran A.1
43
44
Lampiran B.1
45
46
Lampiran B.2
47