daftar isi - budikurniawan77.files.wordpress.com persetujuan proposal ... komputer, koneksi wifi...

User Manual - SIM SARPRAS 2012

Operator – Kab/Kota i

DAFTAR ISI1. PENDAHULUAN.................................................................. 12. Persiapan.................................................................................2

2.1 K oneksi Internet.............................................................................. 22.2 Software browser ............................................................................. 22.3 Softcopy data .................................................................................... 3

3. Environment Aplikasi SIM SARPRAS ....................................33.1 Tab Menu .......................................................................................... 33.2 Toolbar .............................................................................................. 43.3 Folder Menu...................................................................................... 43.4 Output Menu .................................................................................... 4

3.4.1 Sort Ascending .......................................................................................53.4.2 Sort Descending .....................................................................................53.4.3 Columns...................................................................................................53.4.4 Group by this field.................................................................................53.4.5 Show in groups.......................................................................................53.4.6 Filters........................................................................................................6

3.5 Detil Informasi ................................................................................. 63.6 Area Lampiran .................................................................................. 63.7 Informasi User.................................................................................. 6

4. Membuat Pengajuan Permohonan Bantuan........................... 74.1 Persiapan............................................................................................ 84.2 Periksa Data Profile ......................................................................... 94.3 Entri Data Pengajuan ...................................................................... 9

4.3.1 Buka Form Pengajuan...........................................................................94.3.2 Entri Data Field....................................................................................10

4.4 Pengiriman Data Pengajuan .........................................................155. Memeriksa Status Pengajuan Permohonan Bantuan ........... 15


Operator – Kab/Kota ii

6. Memeriksa Dokumen Pengajuan Bantuan........................... 166.1 Periksa Dokumen Oleh User Kabupaten/Kota .......................17

6.1.1 Fokus Pemeriksaaan ............................................................................176.1.2 Hasil Pemeriksaaan..............................................................................19

6.2 Periksa Dokumen Oleh User Kanwil Propinsi .........................206.2.1 Fokus Pemeriksaaan ............................................................................216.2.2 Hasil Pemeriksaaan..............................................................................23

6.3 Periksa Dokumen Oleh User Kantor Pusat ..............................246.3.1 Fokus Pemeriksaaan ............................................................................256.3.2 Hasil Pemeriksaaan..............................................................................27

7. Membuat Surat Keputusan ................................................... 288. Membuat Persetujuan Proposal ............................................ 319. Membuat Konfirmasi dan Mengirimkan Dokumen ............. 3510. Pencairan Dana ..................................................................... 3711. Membuat Konfirmasi Dana Sudah Diterima ........................ 4112. Mengirimkan Laporan Progress Pelaksanaan Pekerjaan ..... 41

12.1 Form Entri Data.............................................................................4112.2 Memeriksa Pengiriman Laporan ..................................................45

13. Mengakses Area Publik......................................................... 47


User Manual – SIM SRPRAS hal - 1

1. PENDAHULUAN

Sub Direktorat Sarana dan Prasarana Kantor Kementerian Agama Republik Indonesia,

saat ini telah menyediakan suatu sistem berbasis WEB, Sistem Informasi Manajemen Sarana

dan Prasarana (SIM SARPRAS).

Sistem ini mengelola mekanisme pengajuan bantuan, verifikasi dan pemilihan kandidat,

persetujuan permohonan, pencatatan pemberian bantuan hingga pelaporan pelaksanaan

pekerjaan bagi penerima bantuan. Semua mekanisme kegiatan ini dilakukan secara ONLINE

dengan menggunakan berkas-berkas elektronik. Sistem ini juga dilengkapi dengan tampilan

Geographical Information System (GIS) untuk menampilkan peta madrasah / lembaga yang

ada di seluruh wilayah Indonesia. Gambaran alur mekanisme pengajuan bantuan sarana dan

prasarana adalah seperti berikut :

Diharapkan dengan adanya sistem ini, pihak-pihak yang terlibat, seperti madrasah, kantor

kemenag kab/kota, kantor kemenag propinsi dan kantor kemenag pusat dapat

berpartisipasi aktif untuk melaksanakan aktifitasnya secara proporsional (sesuai dengan

perannya).

Aplikasi SIM SARPRAS dapat diakses pada alamat http://sarprasmadrasah.kemenag.go.id.

Untuk memberikan pemahaman yang optimal terhadap sistem aplikasi SIM SARPRAS,



diperlukan panduan pengoperasian aplikasi terhadap user-user yang terlibat (dapat

mengakses).

Panduan pengoperasian aplikasi SIM SARPRAS ini diperuntukkan para operator Kabupaten /

Kota sebagai panduan saat berinteraksi dengan Sistem Informasi Manajemen Sarana dan

Prasarana (SIM SARPRAS). Panduan pengoperasian aplikasi SIM SARPRAS akan membahas

beberapa topik, antara lain :

a. Persiapan. Bab ini membahas beberapa persiapan yang harus dilakukan oleh user.

b. Environment Aplikasi SIM SARPRAS. Bab ini membahas fitur-fitur yang ada pada

aplikasi SIM SARPRAS.

c. Membuat Pengajuan Permohonan Bantuan. Bab ini membahas tata cara untuk

membuat permohonan pengajuan bantuan dan mengirimkannya.

d. Memeriksa Status Pengajuan Permohonan Bantuan. Bab ini membahas tentang

bagaimana cara memeriksa status dari pengajuan permohonan bantuan.

e. Membuat Konfirmasi dan Mengirimkan Dokumen. Bab ini membahas tentang tata

cara melakukan konfirmasi terhadap hal-hal yang diterima dari user lain.

f. Mengirimkan Laporan Progress Pelaksanaan Pekerjaan. Bab ini membahas tata cara

untuk membuat pelaporan terhadap progress pelaksanaan pekerjaan bagi madrasah

yang telah menerima bantuan.

g. Mengakses Area Publik. Bab ini membahas menu-menu yang dapat diakses oleh user

publik.

2. Persiapan

Untuk memulai berinteraksi dengan SIM SARPRAS, beberapa hal yang harus dipersiapkan

antara lain :

2.1 K oneksi Internet

Aplikasi Sistem Informasi Management Sarana dan Prasarana (SIM SARPRAS)

dibangun menggunakan teknologi web, sehingga untuk menjalankan aplikasi tersebut

user harus menggunakan jaringan internet. Koneksi internet dapat dilakukan di lokal

komputer, koneksi WIFI atau melalui Warnet.

2.2 Software browser



Browser yang digunakan dapat bermacam-macam, tetapi kami merekomendasikan

menggunakan Google Chrome, karena faktor kompatibilitas dan kecepatan akses via

web. Browser Google Chrome disediakan gratis di internet, misalnya di

www.google.com.

2.3 Softcopy data

Softcopy data harus disiapkan untuk melengkapi proses entri data. Data-data yang

dimaksud adalah file gambar bangunan dan berkas-berkas / dokumen elektronik yang

diperlukan. Untuk keperluan pelaporan progress diperlukan gambar sebanyak

minimal 4 (empat) buah per laporan. Bila ada dokumen-dokumen lain yang

harus disiapkan maka harus disiapkan di komputer lokal atau flash disk.

3. Environment Aplikasi SIM SARPRAS

Tampilan umum aplikasi SIM SARPRAS adalah sebagai berikut :

Pada bagian ini akan dijelaskan fitur-fitur yang ada pada aplikasi SIM SARPRAS. Bagian-

bagian yang penting dijelaskan antara lain :

3.1 Tab Menu

Tab menu, seperti ditunjukkan pada label “A” menggambarkan menu-menu yang

sedang aktif dan dipilih. Setiap menu yang dipilih dari folder menu, maka tab menu akan

bertambah (ke sebelah kanan). User dapat menutup tab menu dengan menekan tanda

“x” pada tab menu yang bersangkutan.



3.2 Toolbar

Toolbar, seperti ditunjukkan pada label “B” adalah tombol (icon) yang dapat dieksekusi

untuk menjalankan fungsi tertentu. Misalnya bila tombol “Add” di klik maka akan

menjalankan fungsi penambahan data. Masing-masing menu akan menampilkan toolbar

yang berbeda-beda tergantung pada kebutuhan di menu tersebut.

Adakalanya, toolbar melakukan ekseskusi baris yang terdapat pada sekumpulan baris

yang ada pada Output Menu (label “D”). Untuk melakukan eksekusi baris, langkah yang

harus dilakukan adalah menyorot (memposisikan kursor) pada baris yang dimaksud

kemudian menekan (klik) toolbar yang dimaksud.

3.3 Folder Menu

Folder menu, seperti pada label “C” adalah kumpulan menu yang dapat diakses user

untuk mengakses fungsi-fungsi tertentu. User dapat memilih menu-menu yang dimaksud

dengan menunjuk menu yang dimaksud dan tekan klik.

Folder menu ditampilkan dalam bentuk ”tree”, artinya menu-menu tersebut

mempunyai struktur “ batang -> dahan -> ranting >..”. Menu dapat di “expand”

ataupun di “hide” sesuai dengan keinginan user.

User dapat dengan mudah mengakses menu tersebut karena seluruh menu dapat

terbuka dengan jelas. Berbeda dengan menu pulldown, ada beberapa menu yang

tidak terlihat karena tertutup oleh menu di atasnya (parent menu).

Setiap user mengakses menu maka akan menambah tab menu (label “A”). User juga

dapat berpindah-pindah menu dengan memilih tab menu yang tersedia (aktif).

Jumlah menu yang tampil di area Folder Menu tergantung pada kewenangan user

yang bersangkutan. Antara user yang satu dengan user yang lain bisa mendapatkan

tampilan menu yang berlainan. Kewenangan user akan ditentukan oleh user

Administrator dengan instruktruksi manajemen yang berwenang.

3.4 Output Menu

Output menu adalah area yang menampilkan form atau list sesuai dengan menu yang

dipilih. Tampilan output menu seperti pada label “D”. Bila tampilan berbentuk tablist,

pada tab / judul kolom, jika pada sebelah kanan ada simbol “▼” ada beberapa sub

menu yang bisa digunakan untuk keperluan query / pencarian. Gambaran sub menu

tersebut adalah :



Beberapa sub meu tersebut adalah :

3.4.1 Sort Ascending

Sort Ascending akan menampilkan kumpulan baris menjadi urut dari kecil ke

besar mengacu pada kolom yang dipilih.

3.4.2 Sort Descending

Sort Descending akan menampilkan kumpulan baris menjadi urut dari besar ke

kecil mengacu pada kolom yang dipilih.

3.4.3 Columns

Columns akan menampilkan kumpulan baris sesuai dengan kolom-kolom yang

dipilih. Untuk memilih kolom-kolom mana saja yang akan ditampilkan, user

tinggal memberikan tanda √ pada kolom-kolom yang dimaksud.

3.4.4 Group by this field

Group by this field, akan menampilkan kumpulan baris menjadi berkelompok-

kelompok menurut kolom yang dipilih. Pilihan ini akan mempunyai efek bila

sub menu Show in groups dipilih (centang=√). Bila tidak dicentang, maka

belum mempunyai efek pada tampilannya.

3.4.5 Show in groups

Show in groups, akan menampilkan kumpulan baris menjadi berkelompok-

kelompok menurut kolom yang dipilih. Sub menu Show in groups harus

dicentang agar mempunyai efek pengelompokan baris.



3.4.6 Filters

Sub menu Filters memungkinkan user untuk menampilkan satu atau

sekumpulan baris dengan memasukkan kriteria tertentu pada kolom yang

dimaksud. Misalkan user ingin menampilkan satu atau kumpulan baris yang

mempunyai “Nama=Andi”, maka langkah yang harus dilakukan adalah pada

kolom Nama, klik kanan sehingga muncul sub menu, pilih filters dan

masukkan text=Andi. Maka sistem akan menampilkan baris yang mempunya

Nama-Andi.

3.5 Detil Informasi

Detil informasi, seperti pada label “E” akan menampilkan informasi detil dari baris yang

dipilih pada area “D”. Tampilan pada area di label “E” akan berubah-ubah sesuai

dengan pilihan yang ditentukan di baris pada area “D”.

3.6 Area Lampiran

Area Lampiran, seperti pada label “F” akan menampilkan informasi detil dari baris yang

dipilih pada area “D” berupa lampiran file. Tampilan pada area di label “F” akan

berubah-ubah sesuai dengan pilihan yang ditentukan di baris pada area “D”.

3.7 Informasi User

Area Informasi User berisi seputar informasi tentang :

a. Nama user yang sedang aktif / login.

b. Role / kewenangan user tersebut.

c. Informasi organisasi user yang sedang login.

d. Informasi waktu melakukan login.

Selain informasi di atas, ada beberapa tombol yang bisa diklik antara lain :

- Tombol “Ganti Password” yang berfungsi untuk mengubah password.

Setelah klik tombol password, maka akan ditampilkan dialog sebagai berikut :



Keterangan :

a. Label “A” : Masukkan password yang lama / sebelumnya.

b. Label “B” : Masukkan password yang baru.

c. Label “C” : Ulangi memasukkan password baru sesuai / sama dengan password

yang telah dimasukkan di Label “B”.

d. Tombol untuk membatalkan proses pergantian password.

e. Tombol untuk melakukan penyimpanan data perubahan password.

- Tombol “Keluar” yang berfungsi untuk keluar dari aplikasi SIM SARPRAS.

4. Membuat Pengajuan Permohonan Bantuan

Madrasah atau lembaga yang bermaksud untuk mengajukan permohonan bantuan sarana dan

prasarana dapat melakukannya secara Online dengan mengakses aplikasi yang telah disediakan

oleh Subdit. Sarana dan Prasarana : www.sarprasmadrasah.kemenag.go.id. Madrasah dapat

mengajukan permohonan tanpa ada batasan waktu (24 jam) dan tempat (dimanapun).

Beberapa hal yang harus dilakukan untuk melakukan pengajuan bantuan, adalah :

- Persiapan, menyangkut beberapa hal yang harus disiapkan untuk kelengkapan pengajuan

bantuan.

- Periksa Data Profile, data profil madrasah harus lengkap dan telah terverifikasi dan

uptodate di database EMIS.

- Entri Data Pengajuan, melakukan entri data yang diperlukan saat melakukan pengajuan

permohonan.

- Pengiriman Data Pengajuan, data yang sudah dientri siap untuk dikirimkan.

Gambaran mekanisme untuk permohonan pengajuan bantuan sarana dan prasarana dapat

digambarkan sebagai berikut :



Gambar : Mekanisme pengajuan permohonan bantuan

Catatan : Pengajuan permohonan dapat dilakukan sekali dalam satu tahun.

Madrasah yang belum disetujui permohonannya tahun ini, bisa mengajukan

permohonan di tahun berikutnya.

4.1 Persiapan

Beberapa hal yang harus dipersiapkan oleh user / madrasah untuk melakukan aktifitas

pengajuan permohonan bantuan sarana dan prasarana adalah :

- Data (softcopy) foto bangunan obyek yang dimaksud untuk dimintakan bantuan.

Untuk mendukung keakurasian dalam evaluasi sebaiknya melampirkan minimal 3

obyek foto. Sebaiknya foto yang dikirimkan tidak terlalu besar ukuran (byte) nya.

Hal ini untuk menghindari pengiriman pengajuan yang memakan waktu lama.

- Dokumen elektronik (softcopy) antara lain :

Dokumen NSM / Surat Ijin Operasional

Dokumen Akreditasi

Dokumen Bukti Kepemilikan Tanah



Dokumen NPWP atas nama Madrasah

Dokumen Lampiran Nodin.

Dokumen Proposal. Dokumen ini diperlukan bila dianggap perlu untuk

menjelaskan secara detil dari permohonan bantuan.

- Sambungan internet (yang cukup stabil) untuk koneksi ke aplikasi WEB

www.sarprasmadrasah.kemenag.go.id.

4.2 Periksa Data Profile

Untuk melakukan evaluasi terhadap pengajuan permohonan bantuan, evaluator akan

melihat profile dari madrasah yang bersangkutan. Madrasah harus melakukan update

data profil dengan benar (apa adanya). Personil dari kantor kemenag kab/kota akan

melakukan verifikasi terhadap data yang dikirimkan ke sistem.

Biasanya madrasah akan melakukan update data profile melalui aplikasi EMIS. Sistem

SIM Sarpras akan membaca data yang profile madrasah dari server EMIS.

Ada persyaratan dari Subdit. Sarana dan Prasarana bahwa madrasah diperbolehkan

untuk mengajukan permohonan bantuan bila madrasah telah melakukan update data

profile minimal di tahun sebelumnya.

4.3 Entri Data Pengajuan

Untuk melakukan entri data pengajuan bantuan sarana dan prasarana, beberapa hal yang

harus dilakukan adalah :

4.3.1 Buka Form Pengajuan

Setelah LOGIN menggunakan hak akses Madrasah, pilih Menu “CreateItems”, kemudian buka combo “Buat Dokumen” dan pilih “PengajuanProposal”. Pastikan tampilan pemilihan yang sudah dilaksanakan seperti di

bawah ini :



Bila pemilihan sudah benar, klik tombol . Tampilan formulir pengajuan

bantuan adalah seperti berikut :

4.3.2 Entri Data Field

Beberapa data field yang harus dientrikan adalah :

1. Tahun Anggaran

Diisikan tahun anggaran saat mengajukan bantuan. User hanya membuka

combo box dan memilih tahun yang sesuai.

2. Nomor Proposal

Nomor proposal otomatis akan diberikan oleh system.



3. Tanggal Pengajuan

Tanggal pengajuan sudah diset default yaitu tanggal hari ini (tanggal

pengajuan dibuat).

4. Jenis Pengajuan

Jenis pengajuan yang bisa dipilih (dengan membuka combo box) adalah :

a. Ruang Kelas Baru (RKB)

b. Rehab Rusak Ringan (RRR)

c. Rehab Rusak Sedang (RRS)

d. Rehab Rusak Berat (RRB)

5. Analisis Nilai Tingkat (% ) Rehabilitasi Gedung

Bila pilihan Jenis Pengajuan bukan Ruang Kelas Baru, maka field Analisa

Nilai Tingkat (%) Rehabilitas Gedung diisikan. Isian berupa angka 0 s/d

100. Hal ini mencerminkan tingkat kerusakan dari bangunan yang

dimaksud. Isian ini biasanya ada rekomendasi dari Dinas Pekerjaan Umum

setempat.

6. Subject

Subject adalah isian singkat seperti perihal di surat-surat pada umumnya.

7. Uraian

Uraian diisikan ringkasan yang menggambarkan isi dari pengajuan

permohonan bantuan. Uraian disarankan singkat, padat dan tepat sasaran.

8. Tab Data Sarana dan Prasarana

Pada tab Data Sarana dan Prasarana berisikan data fasilitas sarana dan

prasarana yang dimaksudkan untuk diberitahukan kepada pengambil

keputusan bahwa obyek tersebut yang akan dilakukan rehabilitasi. Pilihan

sarana dan prasarana ini dilengkapi dengan fasilitas unggah foto. Beberapa

fungsi yang dapat digunakan antara lain :

a) Tambah Data

Fungsi ini untuk menambahkan fasilitas sarana dan prasarana yang

dimaksud untuk dilakukan rehabilitasi. Untuk melakukan pemilihan

sarana dan prasarana adalah sebagai berikut :



Pilih Jenis Sarana

Pilih ruangan sesuai dengan kebutuhan yang dimaksud. Pilihan

jenis sarana adalah sebagai berikut :

Keterangan

Keterangan adalah informasi singkat yang menggambarkan

pilihan sarana dan prasarana.

Luas Ruangan

Isian untuk ukuran ruangan. Nilai yang bisa dimasukkan adalah

berupa angka untuk panjang x lebar.

Kondisi

Isian untuk kondisi fasilitas sarana dan prasarana.Isian bisa

dipilih di combo box : Baik / Rusak Ringan / Rusak Sedang /

Rusak Berat.

Setelah isian di atas dianggap benar, klik tombol “Save” untuk

menyimpan data atau klik tombol “Close” untuk membatalkan

isian data di atas.



Untuk melakukan upload foto :

perhatikan pada daftar sarana dan prasarana.

Arahkan pada sarana dan sarana yang dimaksud.

Arahkan kursor pada baris paling kanan ke bagian tombol

sehingga muncul text : upload gambar.

Klik tombol tersebut untuk melakukan upload gambar,

sehingga muncul form upload seperti berikut :

Isikan gambar yang akan diupload, sesuai dengan field yang

ditampilkan. Bila diinginkan mengupload gambar lebih dari

satu, lakukan klik ulang tombol lagi. Demikian untuk

menambahkan gambar yang berikutnya.

Untuk melihat gambar yang sudah pernah dimasukkan, klik

tombol di sebelah kiri tombol .

b) Edit Data

Tombol “Edit Data” dimaksudkan untuk melakukan revisi dari

data-data yang sudah pernah disimpan, untuk dilakukan perbaikan

yang selanjutnya dapat disimpan kembali.

c) Hapus Data



Tombol “Hapus Data” dimaksudkan untuk menghapus data yag

telah dilakukan penyimpanan. Penghapusan data dilakukan satu per

satu (tidak dapat dilakukan sekaligus).

9. Tab Dokumen Lampiran

Tab dokumen lampiran digunakan untuk melakukan upload dokumen-

dokumen penting yang berkaitan dengan madrasah yang diperlukan untuk

bahan analisa oleh pihak-pihak sebagai pengambil keputusan. Dokumen ini

harus dilakukan scan (file.pdf), sehingga dapat dilampirkan pada aplikasi.

a) Upload Dokumen

Untuk melakukan upload dokumen pendukung, klik tombol “Upload

Dokumen” maka akan tampil form seperti berikut :

Pilih Jenis Dokumen dengan membuka combo box. Beberapa pilihan

yang telah disiapkan adalah :

b) Hapus Dokumen

10. Tombol “Simpan Draft”

Fungsi tombol ini adalah untuk menyimpan data yang telah diisikan, tetapi

belum melakukan pengiriman data ke level di atasnya. Hal ini

memungkinkan user dapat mengoreksi kembali dan mengirimkannya di

waktu-waktu berikutnya.

11. Tombol “Kirim”

Fungsi tombol ini adalah untuk menyimpan data yang telah diisikan dan

sekaligus mengirimkan data ke user level di atasnya.



12. Tombol “Tutup”

Fungsi tombol ini adalah untuk menutup form entri data dan membatalkan

apa saja yang telah diisikan.

4.4 Pengiriman Data Pengajuan

Untuk melakukan pengiriman pengajuan bantuan, langkah-langkah yang harus dilakukan

adalah sebagai berikut :

a. Buka form pengajuan bantuan.

b. Periksa masing-masing field apakah sudah benar.

c. Bila sudah benar, kirm perngajuan tersebut dengan menekan tombol “Kirm” pada

form pengajuan.

( Perhatian :

Bila pengajuan sudah dikirimkan, maka tidak bisa ditarik kembali.

Pengajuan bantuan dilakukan 1 (satu) kali untuk setahun ).

5. Memeriksa Status Pengajuan Permohonan Bantuan

Madrasah yang telah mengirimkan pengajuan bantuan dapat memeriksa / memantau status

pegajuannya melalui aplikasi SIM Sarpras. Untuk memantau pengajuannya, madrasah dapat

mengakses aplikasi SIM Sarpras di folder “Sent Items”.

Status pengajuan bantuan akan terlihat seperti gambar di atas. Status tersebut akan berubah-

ubah sesuai dengan perkembangan pengajuan yang ditangani oleh beberapa pihak terkait.



6. Memeriksa Dokumen Pengajuan Bantuan

Dokumen pengajuan bantuan yang dikirimkan oleh madrasah akan dilakukan pemeriksaaan /

verifikasi oleh pejabat-pejabat yang berwenang. Pejabat pemeriksa dokumen pengajuan

bantuan adalah Pejabat Kemenag kabupaten/kota, Kanwil Propinsi atau Kantor Pusat. Untuk

mengetahui apakah ada pengajuan bantuan yang masuk, dapat dilihat di folder “INBOX”,

seperti terlihat di bawah ini.

Pada tampilan di atas terlihat hanya ada satu (baris) pengajuan proposal dari Madrasah. Bila

pengajuan ini dilakukan oleh beberapa madrasah, maka akan terlihat beberapa baris. User

tinggal memilih (menyorot) proposal pengajuan bantuan dari madrasah mana yang akan

dilakukan pemeriksaan. Untuk melakukan pemeriksaaan terhadap dokumen pengajuan

bantuan, klik tombol “Tindak Lanjuti”.Setelah di klik tombol “TIndak Lanjuti”, maka akan ditampilkan form / data pengajuan

bantuan yang telah dikirimkan oleh madrasah. Tampilan form dari pengajuan bantuan untuk

user Kemenag Kabupaten/Kota, Kanwil Propinsi dan Kantor Pusat akan berbeda-beda.

Tim Pemeriksa proposal pengajuan bantuan tinggal melakukan pengecekan detil dari data-data

/ dokumen yang disampaikan oleh madrasah.

Catatan :Khusus untuk user Kemenag Kabupaten / Kota, dalam melakukan pemeriksaaan data /

dokumen proposal wajib melakukan cek fisik ke madrasah yang bersangkutan.



6.1 Periksa Dokumen Oleh User Kabupaten/Kota

Tampilan untuk memeriksa dokumen / form pengajuan bantuan dari madrasah untuk

user kemenag Kabupaten / Kota adalah sebagai berikut :

Dari tampilan di atas, user kemenag Kabupaten / Kota wajib untuk memeriksa item-

item data secara seksama. Keputusan yang akan dibuat mencerminkan hasil pemeriksaan

yang sudah valid.

6.1.1 Fokus Pemeriksaaan

Beberapa hal yang menjadi focus pemeriksaan data / dokumen yang telah

dikirimkan oleh Madrasah, antara lain :

a. Data Profil Madrasah.Untuk melengkapi pemeriksaan dan evaluasi data, user dapat melihat

referensi profil madrasah tersebut dengan menekan tombol “Lihat Profil

Madrasah”. Informasi profile ini akan mengacu pada data profil madrasah



yang diakses dari database EMIS. Tampilan profile data dari madrasah

adalah seperti di bawah ini :

b. Tanggal PengajuanDisini yang perlu dicermati adalah tahun anggaran pengajuan dan tanggal

proposal diajukan. Analisa dengan ketentuan yang berlaku saat ini.

c. Subject dan UraianSubject proposal berisi informasi singkat dari proposal pengajuan bantuan.

Uraian akan membahas beberapa uraiang kalimat yang disampaikan oleh

madrasah dalam memperkuat isi dari proposal yang diajukan. Perhatikan

bahwa subject dan uraian apakah selaras dengan kategori bantuan yang

telah diisikan ( RKB, RRR, RRS, RRB).

d. Data FotoFoto-foto yang telah dikirimkan oleh madrasah dapat dicek untuk

dilakukan pemeriksaan. Foto-foto yang disampaikan harus diuji

keabsahannya dengan melakukan survey fisik ke lapangan. Hasil cross check

foto dengan di lapangan ini sangat diperlukan guna dapat memastikan

apakah foto-foto tersebut valid atau tidak.

e. Data Dokumen Institusi

Data dokumen yang dilampirkan oleh madrasah wajib untuk diperiksa

kembali. Hal-hal yang perlu diperiksa adalah keabsahan dokumen serta

valid atau tidaknya data-data yang ada di dokumen. Dokumen-dokumen

yang harus diperiksa antara lain :

Surat Ijin Operasional

Dokumen akreditasi




NPWP atas nama Madrasah

Dokumen NODIN

Dokumen Proposal (bila ada)

Dokumen Lain-lain (selain di atas)

Dokumen-dokumen ini akan menentukan hasil evaluasi apakah madrasah

tersebut berhak atau tidak untuk mendapatkan bantuan.

6.1.2 Hasil Pemeriksaaan

Setelah dilakukan pemeriksaan atas validitas dari data-data / dokumen yang

disampaikan oleh madrasah, langkah selanjutnya adalah menyimpulkan hasil

verifikasi dan evaluasinya. Hal-hal yang dilakukan untuk menyimpulkan hasil

evaluasi adalah :

- Memberikan KeputusanBeberapa keputusan yang dapat diambil di user kemenag kabupaten / kota

antara lain :

a. Proposal Tidak DisetujuiBila dari data yang masuk tidak memenuhi syarat maka user kemenag

Kabupaten / kota berhak untuk memutuskan proposal ditolak.

Dengan demikian proposal yang masuk tidak akan di lanjutkan ke

tahap berikutnya. Saat proposal ditolak, madrasah akan menerima

pemberitahuan bahwa proposal ditolak beserta alasannya.

Catatan :Madrasah dapat mengajukan kembali proposal bantuan dengan

menyertakan dokumen yang telah memenuhi syarat.

b. Masukkan ke RekomendasiKeputusan ini diambil bila di kemenag Kabupaten / Kota mempunyai

dana / anggaran untuk memberikan bantuan kepada madrasah.

Dengan demikian madrasah yang bersangkutan akan dimasukkan ke

daftar rekomendasi (calon penerima bantuan). Bila opsi ini dipilih,

maka proposal madrasah tersebut akan dimasukkan di folder

“Recommended”.

c. Teruskan ke Wilayah



Keputusan ini dimaksudkan, bila madrasah tersebut memenuhi criteria

untuk mendapatkan bantuan tetapi di kantor kemenag Kabupaten /

Kota tidak mempunyai anggaran untuk memberikan bantuan. Bila opsi

ini dipilih, maka proposal dan data-data dari madrasah tersebut akan

disampaikan / diteruskan ke kantor wilayah dari kabupaten / kota yang

bersangkutan.

- Menentukan Kategori BantuanBila proposal madrasah masuk nominasi, maka user kemenag Kabupaten /

Kota akan menentukan kembali kategori bantuan yang telah ditentukan

oleh madrasah. Hal ini dimungkinkan terjadi bila hasil evaluasi yang telah

dilakukan menimbulkan keputusan bahwa kategori bantuan harus

disesuaikan. Dengan demikian kemungkinan kategori bantuan yang

diajukan madrasah dan hasil yang disetujui bisa terjadi perbedaan. Yang

akan dieksekusi adalah persetujuan terakhir dari pengambil keputusan

dengan level paling tinggi.

- Memberikan CatatanCatatan akan diberikan sesuai dengan keputusan yang telah diambil

berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan. Catatan ini akan membantu

pengambil keputusan untuk melakukan evaluasi akhir.

- Melampirkan DokumenBila diperlukan, user kemenag Kbupaten / Kota dapat melampirkan

dokumen untuk dijadikan bahan evaluasi oleh pengambil keputusan di level

lebih atas.

Bila hal-hal di atas sudah diperiksa dan dianggap valid user dapat menyimpan

atau mengirim hasil verifikasi ini untuk ditindak lanjuti dengan menekan

tombol “Kirim”. Bila ingin membatalkan evaluasi data ini maka klik tombol

“Tutup”.

6.2 Periksa Dokumen Oleh User Kanwil Propinsi

Tampilan untuk memeriksa dokumen / form pengajuan bantuan dari madrasah yang

telah diperiksa oleh user Kemenag Kabupaten / Kota dan direkomendasikan ke Kanwil

Propinsi adalah sebagai berikut :



Dari tampilan di atas, user Kanwil Propinsi wajib untuk memeriksa item-item data

secara seksama. Keputusan yang akan dibuat mencerminkan hasil pemeriksaan yang

sudah valid. Catatan / rekomendasi dari user kemenag Kabupaten / Kota perlu

diperhatikan.





























Dokumen akreditasi





Dokumen NODIN





f. Catatan Persetujuan Kantor Kemenag Kabupaten / KotaCatatan dari kantor kemenag Kabupaten / Kota perlu diakomodir untuk

membantu dalam pengambilan keputusan.



disampaikan oleh madrasah dan catatan dari kantor kemenag Kabupaten /

Kota, langkah selanjutnya adalah menyimpulkan hasil verifikasi dan

evaluasinya. Hal-hal yang dilakukan untuk menyimpulkan hasil evaluasi adalah :

- Memberikan KeputusanBeberapa keputusan yang dapat diambil di user Kanwil Propinsi antara lain :








b. Masukkan ke RekomendasiKeputusan ini diambil bila di Kanwil Propinsi mempunyai dana /

anggaran untuk memberikan bantuan kepada madrasah. Dengan

demikian madrasah yang bersangkutan akan dimasukkan ke daftar

rekomendasi (calon penerima bantuan). Bila opsi ini dipilih, maka

proposal madrasah tersebut akan dimasukkan di folder

“Recommended”.

c. Teruskan ke Kantor Pusat



Keputusan ini dimaksudkan, bila madrasah tersebut memenuhi kriteria

untuk mendapatkan bantuan tetapi di kantor Kanwil Propinsi tidak

mempunyai anggaran untuk memberikan bantuan. Bila opsi ini dipilih,

maka proposal dan data-data dari madrasah tersebut akan disampaikan

/ diteruskan ke kantor pusat.

- Menentukan Kategori BantuanBila proposal madrasah masuk nominasi, maka user Kanwil Propinsi akan

menentukan kembali kategori bantuan yang telah ditentukan oleh user

kemenag Kabupaten / Kota. Hal ini dimungkinkan terjadi bila hasil

evaluasi yang telah dilakukan menimbulkan keputusan bahwa kategori

bantuan harus disesuaikan. Dengan demikian kemungkinan kategori

bantuan yang diajukan madrasah dan hasil yang disetujui bisa terjadi

perbedaan. Yang akan dieksekusi adalah persetujuan terakhir dari

pengambil keputusan dengan level paling tinggi.




- Melampirkan DokumenBila diperlukan, user Kanwil Propinsi dapat melampirkan dokumen untuk

dijadikan bahan evaluasi oleh pengambil keputusan di level lebih atas.




“Tutup”.

6.3 Periksa Dokumen Oleh User Kantor Pusat

Tampilan untuk memeriksa dokumen / form pengajuan bantuan dari madrasah yang

telah diperiksa oleh user Kemenag Kabupaten / Kota serta kanwil propinsi dan

direkomendasikan ke Kantor Pusat adalah sebagai berikut :



Dari tampilan di atas, user Kantor Pusat wajib untuk memeriksa item-item data secara

seksama. Keputusan yang akan dibuat mencerminkan hasil pemeriksaan yang sudah

valid. Catatan / rekomendasi dari user kemenag Kabupaten / Kota dan Kanwil Propinsi

perlu diperhatikan.





























Dokumen akreditasi





Dokumen NODIN





f. Catatan Persetujuan Kantor Kemenag Kabupaten / KotaCatatan dari kantor kemenag Kabupaten / Kota perlu diakomodir untuk


g. Catatan Persetujuan Kantor Kanwil PropinsiCatatan dari kantor Kanwil Propinsi juga perlu diakomodir untuk




disampaikan oleh madrasah, catatan dari kantor kemenag Kabupaten / Kota

dan Kanwil Propinsi, langkah selanjutnya adalah menyimpulkan hasil verifikasi

dan evaluasinya. Hal-hal yang dilakukan untuk menyimpulkan hasil evaluasi

adalah :

- Memberikan KeputusanBeberapa keputusan yang dapat diambil di user Kantor Pusat antara lain :








b. Masukkan ke RekomendasiKeputusan ini diambil bila di Kantor Pusat mempunyai dana /

anggaran untuk memberikan bantuan kepada madrasah. Dengan

demikian madrasah yang bersangkutan akan dimasukkan ke daftar



rekomendasi (calon penerima bantuan). Bila opsi ini dipilih, maka

proposal madrasah tersebut akan dimasukkan di folder

“Recommended”.

- Menentukan Kategori BantuanBila proposal madrasah masuk nominasi, maka user Kantor Pusat akan

menentukan kembali kategori bantuan yang telah ditentukan oleh user

kantor Kanwil. Hal ini dimungkinkan terjadi bila hasil evaluasi yang telah

dilakukan menimbulkan keputusan bahwa kategori bantuan harus

disesuaikan. Dengan demikian kemungkinan kategori bantuan yang

diajukan madrasah dan hasil yang disetujui bisa terjadi perbedaan. Yang

akan dieksekusi adalah persetujuan terakhir dari pengambil keputusan

dengan level paling tinggi.




- Melampirkan DokumenBila diperlukan, user Kantor Pusat dapat melampirkan dokumen untuk

disampaikan ke pihak-pihak yang berkepentingan.




“Tutup”.

7. Membuat Surat Keputusan

Surat Keputusan dibuat oleh institusi yang berwenang untuk memberikan bantuan. Institusi ini

bisa Kantor Kemenag Kabupaten / Kota, Kantor Wilayah atau kantor Pusat. Hal ini

tergantung dana / anggaran yang tersedia ada dimana ? Dokumen Surat Keputusan dibuat

dengan standar normal / manual dilakukan seperti biasa.

Untuk berinteraksi dengan aplikasi SIM Sarpras, dokumen Surat keputusan yang sudah dibuat

harus dilakukan digitalisasi / “scanning” terlebih dahulu. Softcopy Surat Keputusan ini akan

dilampirkan di form membuat Surat Keputusan di aplikasi SIM Sarpras.



Untuk membuat Surat Keputusan di aplikasi Sarpras, langkah-langkah yang dilakukan adalah

sebagai berikut :

a. Asusmsi bahwa Surat Keputusan dibuat di Kantor Pusat.

b. Login ke aplikasi Sarpras dengan menggunakan user kantor pusat.

c. Pilih folder “Create Items” -> Buat Dokumen -> Pilih “Surat Keputusan”-> “GO”

d. Setelah itu akan muncul form entri untuk pembuatan Surat Keputusan, seperti berikut :



Data-data yang perlu diisikan pada form pembuatan Surat Keputusan antara lain :

- Tahun Anggaran : Diisi dengan periode tahun anggaran yang berlaku.

- Nomor SK : Diisi nomor SK sesuai dengan dokumen SK yang telah

dibuat.

- Tanggal Terbit SK : Diisi dengan tanggal terbit SK sesuai dengan dokumen SK

yang telah dibuat.

- Subject : Diisi uraian singkat tentang judul SK yang telah dibuat.

- Uraian : Uraian yang menjelaskan dokumen SK yang telah dibuat.

- Dokumen Lampiran : melampirkan dokumen (softcopy SK) ke form, dengan cara

melakukan klik tombol “Upload Dokumen” sehingga

muncul tampilan seperti berikut :

Field yang perlu diisikan adalah :

a. Keterangan : Keterangan singkat file SK.

b. File : Mengambil file softcopy SK yang

telah dipersiapkan sebelumnya.

Setelah selesai, klik tombol “Upload” untuk melampirkan

dokumen SK. Tombol “Close” digunakan untuk

membatalkan proses upload dokumen.

e. Setelah data-data diisi dengan lengkap, untuk menyimpan data klik tombol “Simpan”.

Untuk membatalkan isian data di form tersebut, klik tombol “Tutup”.

Pembuatan Surat Keputusan ini harus dilakukan terlebih dahulu sebelum melakukan

persetujuan terhadap proposal yang telah masuk sebagai nominasi.

Surat Keputusan ini akan dijadikan kunci untuk melekatkan madrasah-madrasah yang akan

memperoleh bantuan.



8. Membuat Persetujuan Proposal

Bila Surat Keputusan sudah dibuat, maka langkah selanjutnya adalah melakukan Persetujuan

terhadap proposal-proposal yang telah dinominasikan (di folder Recommended). Proposal

yang akan disetujui dimungkinkan tidak sebanyak proposal yang masuk ke folder

“Recommended”. Jumlah proposal yang disetujui bergantung pada jumlah dana yang

tersedia.

Dalam satu tahun dimungkinkan akan terbit Surat Keputusan lebih dari satu. Persetujuan

proposal selalu menginduk ke Surat Keputusan. Madrasah yang sudah mendapat persetujuan

akan masuk ke folder “Approved”.

Proses untuk melakukan Persetujuan Proposal adalah sebagai berikut :

a. Asumsi bahwa Persetujuan Proposal dilakukan di Kantor Pusat.

b. Login sebagai user Kantor Pusat (pemberi bantuan).

c. Klik folder “Create Items”->Buat Dokumen –> “Persetujuan Proposal”-> “GO”

d. Setelah itu akan muncul form Persetujuan seperti di bawah ini :



Data-data yang perlu diisikan pada form pembuatan Persetujuan proposal antara lain :

- Cari No. SK : Untuk mencari tahun anggaran dan nomor SK, cukup

dengan meng-klik tombol “Cari Nomor SK” yang akan

tampil seperti berikut :



Dari daftar nomor SK di atas, user akan mencari nomor Sk

yang diinginkan kemudian klik tombol untuk

memilihnya.

Dengan penilihan ini , maka field tahun anggaran dan

nomor SK otomatis akan terisi.

- Subject : Diisi uraian singkat tentang judul Persetujuan yang akan

dibuat.

- Kelengkapan Data : Diberikan tanda centang, bila dimaksudkan memberikan

informasi kepada penerima bantuan (madrasah) untuk

menyerahkan dokumen-dokumen tambahan yang

dibutuhkan. Isi dokumen tambahan yang harus diserahkan

bisa dituangkan dalam area uraian di bawahnya. Dengan

diberikan tanda centang, maka otomatis system akan

mengirimkan surat (elektronik) yang akan ditampilkan di

folder “INBOX” saat madrasah melakukan Login di aplikasi

Sarpras.

- Uraian : Uraian yang menjelaskan dokumen SK yang telah dibuat.

Uraian bisa juga memuat dokumen tambahan yang harus

diserahkan oleh madrasah kepada pembere bantuan.

- Daftar Proposal Yang Disetujui : memilih proposal madrasah yang masuk

nominatif (folder Recommended) untuk dilakukan

persetujuan, dengan cara melakukan klik tombol “TambahData” sehingga muncul tampilan seperti berikut :



Pada gambar di atas akan terlihat daftar dari madrasah yang

masuk di nominative. User tinggal memilih madrasah mana

saja yang akan dilakukan persetujuan dengan meng-klik

tombol (pada sebelah kanan). Bila user menginginan

seluruh madrasah yang tampil di daftar nominative diberikan

persetujuan semua, maka user dapat melakukannya dengan

menekan tombol “Pilih Semua”.

f. Bila field data di atas sudah diisikan semua, maka tampilan form di atas tadi menjadi

seperti berikut :

g. Pastikan data-data telah diisi dengan lengkap, untuk menyimpan data klik tombol “Kirim”.


h. Madrasah yang telah dilakukan persetujuan proposal akan ditempatkan di folder

“Approved”.



9. Membuat Konfirmasi dan Mengirimkan Dokumen

Pada bab di atas, bahwa saat dibuat persetujuan bila user pemberi bantuan menginginkan

madrasah untuk mengirimkan dokumen tambahan, maka user pemberi bantuan harus

memberikan centang pada bagian “Kelengkapan Data” serta menuliskan dokumen apa saja

yang harus dikirimkan ulang di area “Uraian”. Setelah dilakukan penyimpanan, otomatis user

madrasah akan mendapatkan pesan di folder “INBOX”, seperti terlihat di bawah ini :

Bila madrasah mendapatkan pesan ini, maka pesan ini harus direspon sesuai dengan isi pesan

yang disampaikan. Respon ini akan mempengaruhi proses pencairan dana nya.

Untuk merespon atau menjawab pesan dari pemberi bantuan, langkah-langkah yang harus

dilakukan adalah :

a. Persiapkan kelengkapan dokumen yang disyaratkan.

b. Login sebagai user madrasah dan masuk ke folder “INBOX”.

c. Pilih pesan yang dimaksud, kemudian klik tombol “Tindak Lanjuti”, maka akan tampil

form seperti berikut :



Hal-hal yang perlu diisikan antara lain :

- Uraian : berikan uraian singka bahwa kelengkapan data yang

dipersayaratkan sudah dipersiapkan semuanya. Pada area

uraian, data persayaratan dokumen masih disertakan sebagai

pengingat.

- Dokumen Lampiran : lampirkan dokumen yang disertakan (sesuai dengan yang

dipersyaratkan) dengan menekan tombol “Upload dokumen”

dengan mengisi form sebagai berikut :

Field yang perlu diisikan adalah :

a. Keterangan : Keterangan singkat file yang dikirimkan.



b. File : Mengambil file softcopy dokumen yang telah

dipersiapkan sebelumnya.

Setelah selesai, klik tombol “Upload” untuk melampirkan

dokumen tersebut. Tombol “Close” digunakan untuk

membatalkan proses upload dokumen.

Untuk mengupload dokumen-dokumen berikutnya, ulangi

langkah-langkah di atas.

d. Setelah semua field isian data sudah dianggap selesai dan benar, maka klik tombol “Kirim”

untuk menyimpan dan mengirimkan data atau klik tombol “Tutup” untuk membatalkan

form tersebut.

e. Setelah dokumen dikirimkan, maka otomatis pada folder “INBOX” di layar user pemberi

bantuan akan muncul pemberitahuan, seperti berikut :

f. User pemberi bantuan dapat melakukan pengecekan pada pesan yang dikirimkan oleh

madrasah, terutama pada kelengkapan dokumennya.

10.Pencairan Dana

Bila dokumen-dokumen kelengkapan dari madrasah yang menjadi kandidat penerima bantuan

dipenuhi,, maka langkah selanjutnya bagi pemberi bantuan adalah melakukan pencairan dana.

Pencairan dana dilakukan secara manual oleh KPPN dan dilakukan transfer ke Bank-bank

yang ditunjuk oleh Kementerian Agama khusus untuk pemberian bantuan sarana dan

prasarana. Pada saat bank tersebut melakukan pencairan, maka petugas / user pemberi

bantuan akan mencatat di SIM Sarpras dengan modul Pencairan Dana.



Penairan dana ini akan menandai bahwa dana sudah diterima oleh madrasah penerima

bantuan. Saat dana diterima berarti masa untuk memulai pelaksanaan kegiatan dinyatakan

“dimulai”.

Untuk melakukan pencairan dana di aplikasi SIM Sarpras, beberapa langkah yang harus

dilakukan adalah sebagai berikut :a. Pastikan bahwa dana untuk penerima bantuan / Madrasah sudah dilaksanakan oleh Bank pengirim.

b. Asumsi bahwa Persetujuan Proposal dilakukan di Kantor Pusat.

c. Login sebagai user Kantor Pusat (pemberi bantuan).

d. Klik folder “Create Items”->Buat Dokumen –> “Pencairan Dana”-> “GO”

e. Setelah itu akan muncul form Pencairan Dana seperti di bawah ini :



Data-data yang perlu diisikan pada form pembuatan Persetujuan proposal antara lain :

- Cari No. SK : Untuk mencari tahun anggaran dan nomor SK, cukup

dengan meng-klik tombol “Cari Nomor SK” yang akan

tampil seperti berikut :



Dari daftar nomor SK di atas, user akan mencari nomor Sk

yang diinginkan kemudian klik tombol untuk

memilihnya.

Dengan penilihan ini , maka field tahun anggaran dan

nomor SK otomatis akan terisi.

- Subject : Diisi uraian singkat tentang Pencairan Dana yang akan

dibuat.

- Uraian : Uraian yang menjelaskan pencairan dana yang akan dibuat.

- Daftar Proposal Yang Dicairkan : memilih proposal madrasah yang sudah disetujui

(folder Approved) untuk dilakukan pencairan dana, dengan

cara melakukan klik tombol “Tambah Data” sehingga

muncul tampilan seperti berikut :

Pada gambar di atas akan terlihat daftar dari madrasah yang

sudah disetujui. User tinggal memilih madrasah mana saja

yang akan dilakukan pencairan dana dengan meng-klik

tombol (pada sebelah kanan). Bila user menginginan

seluruh madrasah yang tampil di daftar dilakukan pencairan

dana semua, maka user dapat melakukannya dengan

menekan tombol “Pilih Semua”.

f. Pastikan data-data telah diisi dengan lengkap, untuk menyimpan data klik tombol “Kirim”.


g. Dengan disimpannya proses pencairan dana, secara otomatis pemberi dana akan memberi

tahukan kepada madrasah tentang pencairan dana ini. Pemberi dana meminta konfirmasi

kepada madrasaha penerima bantuan, apakah dana sudah diterima.



h. Pesan ini akan diterima oleh madrasah di folder “INBOX”.

11.Membuat Konfirmasi Dana Sudah Diterima

Madarasah yang menerima pesan pemberitahuan dari pemberi dana, wajib untuk melakukan

konfirmasi apakah dana tersebut sudah diterima. Madrasah dapat membuka pesan tersebut di

folder “INBOX”.

Untuk memeriksanya, klik folder INBOX, dan sorot pesar dari pemberi dana tersebut. Untuk

melakukan konfirmasi kepada pemberi dana, klik tombol “Tindak Lanjuti” kemudian akan

muncul form di bawah ini.

Hal-hal yang perlu diisikan adalah :

1.

12.Mengirimkan Laporan Progress PelaksanaanPekerjaan

Untuk melaporkan progress pelaksanaan pekerjaan, ada beberapa hal yang dilakukan antara

lain :

12.1 Form Entri Data

Setelah proses login sukses, maka akan tampilannya adalah sebagai berikut :

1 . L o g i n s e b a g a i u s e r m a d r a s a h p e n e r i m a b a n t u a n .

2 . Pilih menu eOffice - Sarpras -> Madrasah -> Create Items, sehingga muncul

menu seperti berikut :



Kemudian pilih button "Buat Dokumen", dan pilih "Laporan Progress".

Setelah itu klik tombol .

3. Tampilan form entri data segera muncul dengan tampilan seperti berikut :



Tata cara entri data setiap fieldnya akan dijelaskan sebagai berikut :

No. Nama Field Keterangan

1. Nomor SK Nomor SK diisi dengan cara menekan tombol

, pilih nomor Sk yang sesuai.Untuk madrasah negeri yang dipilih adalahnomor kontrak.

2. Tahun Anggaran <otomatis terisi>3. Tanggal Pencarian <otomatis terisi>4. Jenis Rehabilitasi <otomatis terisi>5. Dana Bantuan (Rp.) <otomatis terisi>6. Tanggal Mulai Diisi dengan tanggal dimulainya pekerjaan.7. Tanggal Selesai Diisi dengan tanggal selesai (sesuai perencanaan)

8. Penanggung jawab Diisi dengan ketua panitia pelaksanaanpekerjaan di madrasah. Untuk mengisipelaporan yang ke-2 dan seterusnya field iniotomatis terisi sesuai dengan yang telah diisikansebelumnya.

9. No. Telp. Diisi dengan nomor telepon penanggung jawab.Untuk mengisi pelaporan yang ke-2 danseterusnya field ini otomatis terisi sesuaidengan yang telah diisikan sebelumnya.

10. Nomor Laporan <otomatis terisi>11. Tanggal Dilaporkan <otomatis terisi>12. Subject Subyek / Perihal Pelaporan, berisi uraian singkat

pelaporan.13. Penyerapan Dana (Rp.) Diisi besarnya dana yang sudah dikeluarkan saat

pelaporan tersebut dibuat.14. Progress Fisik Diisi dengan prosentase progress fisik saat

pelaporan dibuat.

15. Uraian User dapat menuliskan keterangan tambahan(tanpa batas) untuk melengkapi pelaporan.



16. Upload foto Untuk meng-upload foto, klik tombol

, maka akan tampil file-file dikomputer lokal. User tinggal memilih file yangdimaksud. Untuk saat ini file-file yang diijinkanhanya yang berformat gambar (.jpg, .tiff, .bmp,.png). Tampilan untuk uplod foto adalah sebagaiberikut :

Keterangan field entri :

10A : Keterangan gambar yang akan dikirimkan.10B : tombol untuk membuka file di komputer

lokal.10C : Tombol "Upload" untuk mengupload

gambar yang sudah dipilih.10D : Tombol "Close" untuk membatalkan

upload gambar.17. Hapus foto Bila user terlanjur menyimpan file foto, dan

berkeinginan untuk menghapus file tersebut,maka langkah-langkah yang harus dilakukanadalah : sorot di baris foto yang dimaksud,

kemudian tekan tombol .

18. Simpan Bila user bermaksud untuk menyimpan datayang dientri, tetapi tidak bermaksudmengirimkannya, maka user harus menekan

tombol . Setelah dilakukanpenyimpanan, maka pada sub menu "CreateItems" akan muncul satu baris, yang merupakaninformasi global entri data yang telah disimpan.

19. Kirim Bila user bermaksud untuk mengirimkan datayang dientri, sekaligus menyimpan, maka user

harus menekan tombol .

20. Batal Untuk membatalkan entri data, user dapatmenekan

tombol .



12.2 Memeriksa Pengiriman Laporan

Untuk memastikan apakah entri data yang sudah dilakukan terkirim dengan baik, user

dapat memeriksa kembali hasil entri data yang sudah dilakukan. Untuk mengetahuinya,

akses di menu eOffice - Sarpras -> Madrasah -> Sent Items. Tampilannya adalah

sebagai berikut :

Pada gambar di atas dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Menu yang menunjukan hasil data entri yang sudah dikirimkan.

2. Daftar laporan-laporan yang sudah dikirimkan. Pada gambar di atas

menunjukkan user telah mengirimkan laporan sebanyak 2 (dua) kali.

3. Informasi detil dari data entri di laporan nomor 2.

4. Informasi detil dari data entri khususnya di field "Uraian".

5. Informasi detil gambar-gambar yang menyertai di setiap laporan.

Untuk melakukan pengecekan apakah laporan sudah terkirim bisa dilakukan juga

melalui folder navigasi “Dashboard eMonev”, kemudian masukkan tahun anggaran dan

set tampilan menjadi “penerima bantuan”. Kemudian masukkan nomor NSM yang

dikehendaki. Gambaran dari eksekusi perintah di atas adalah sebagai berikut :



Bila madrasah yang dicari ditemukan, maka akan ditampilkan di koordinat peta, seperti

berikut :

Untuk melihat detil dari laporan yang telah dikirimkan, klik tombol “Detil Bantuan”,

dan akan tampil sebagai berikut :



13.Mengakses Area Publik.

Folder Area Publik adalah menu yang dapat diakses oleh semua user yang dapat mengakses

SIM SARPRAS. Konten di area public diupload oleh administrator. Konten pada area public

dikelompokkan menjadi :

- Pemberitahuan

- User Manual

- Peraturan

Tampilan konten area public adalah sebagai berikut :

daftar isi - budikurniawan77.files.wordpress.com persetujuan proposal ... komputer, koneksi wifi...

Documents