daftar isi3 panduan pemakaian aplikasi perjalanan dinas luar negeri (pdln) ii. beranda informasi...

1

Panduan Pemakaian Aplikasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN)

DAFTAR ISI

I. Memulai Aplikasi 2

II. Beranda 3

III. Informasi 3

III.1. Manual Pengguna 3 III.2. Tentang PDLN 4 III.3. SOP 4 III.4. Regulasi 5 IV. Login 5

V. Layanan 6

V.1. Baru 6 V.2. Perpanjangan / Ralat 17 V.3. Pembatalan 18 V.4. Rekap 19 VI. Manajemen 19

VI.1. Kegiatan 20 VI.2. Permohonan 21 VII. Pengaturan 23

VII.1. Ubah Kata Sandi 23

2


I. Memulai Aplikasi

Aplikasi PDLN (Perjalanan Dinas Luar Negeri) merupakan aplikasi pengajuan

permohonan perjalanan luar negeri dari unit kerja di internal Kementerian Kesehatan

maupun dari instansi lain yang berhak mengajukan permohonan.

Setiap pemohonan akan diproses oleh Biro Umum yang kemudian permohonan tersebut

akan melalui beberapa tahapan selanjutnya seperti persetujuan KTLN Kementsetneg,

Biro Konsuler Kemlu dan Kedutaan Negara yang dituju.

Pada aplikasi PDLN ini, pemohon akan dengan mudah mengetahui setiap tahapan

proses permohonannya dan status akhir dari permohonan tersebut.

Setiap pegawai bisa mengakses informasi umum dari aplikasi PDLN ini seperti informasi

di beranda dan informasi mengenai buku pentunjuk pemakaian, SOP dan regulasi PDLN.

Sedangkan untuk dapat menginput data permohonan, pengguna harus mempunyai

pengguna login terlebih dahulu.

Adapun Struktur Menu dari Aplikasi PDLN adalah sebagai berikut:

a. Beranda

b. Layanan

b.1. Baru

b.2. Perpanjangan / Ralat

b.3. Pembatalan

b.4. Rekap

c. Manajemen

c.1. Kegiatan

c.2. Permohonan

d. Informasi

d.1. Manual Pengguna

d.2. Tentang PDLN

d.3. SOP

d.4. Regulasi

e. Pengaturan

e.1. Ubah Kata Sandi

3


II. Beranda

Informasi Beranda berisi informasi-informasi umum tentang kegiatan atau data-data lain

yang boleh dilihat oleh semua pengunjung.

Gambar 1. Halaman Beranda

untuk mengubah informasi yang ada di beranda, admin bisa mengubahnya pada modul

pengaturan beranda.

III. Informasi

Modul informasi ini digunakan untuk memberi informasi kepada semua pengunjung

mengenai pemakaian aplikasi PDLN dan SOP pengajuan permohonan. Semua modul

yang tersedia di informasi, bisa dimaintain datanya lewat modul pengaturan konten.

III.1. Manual Pengguna

Modul manual pengguna berisi informasi petunjuk penggunanaan aplikasi PDLN. Pada

modul ini pengunjung bisa mempelajari tata cara pemakaian aplikasi PDLN dari awal

pemohonan sampai permohonan tersebut disetujui atau tidak.

4


Gambar 2. Manual Pengguna

III.2. Tentang PDLN

Modul Tentang PDLN berisi informasi umum tentang perjalanan dinas luar negeri.

Pengunjung akan disuguhkan data-data dan informasi mengenai seluk beluk

pemohonan dan melihat status dari masing-masing permohonan

Gambar 3. Tentang PDLN

III.3. SOP

Modul SOP berisi informasi tata cara pengajuan permohonan dan alur proses yang

harus diikuti oleh setiap pemohon.

5


Gambar 4. SOP

III.4. Regulasi

Modul Regulasi berisi informasi mengenai regulasi atau aturan yang berkaitan

dengan perjalanan dinas ke luar negeri. Informasi regulasi ini akan sangat

membantu bagi para pemohon dalam proses pengajuan permohonan nantinya.

Gambar 5. Regulasi

IV. Login

Setiap penginputan data pengajuan permohonan diharuskan melakukan login terlebih

dahulu dengan mengklik link login yang ada di sebelah kanan atas.

6


Gambar 6. login

Setelah berhasil login, maka akan ditampilkan menu utama yang lainnya seperti menu

layanan, manajemen dan pengaturan (untuk admin). Selain ditampilkan juga pengguna

(satker) yang aktif dan link logout untuk mengakhiri pemakaian aplikasi PDLN.

V. Layanan

Modul layanan digunakan untuk mengajukan, memperpanjang/ralat dan pembatalan

permohonan perjalanan dinas keluar negeri. Pada modul ini pemohon akan diberikan

kemudahan dalam proses pengisian karena dalam pengisian data dilakukan secara

bertahap. pemohon juga disuguhkan informasi status dari masing-masing tahapan

permohonan mulai dari Biro Umum, KTLN Kementsetneg, Biro Konsuler Kemlu sampai

Kedutaan Negara yang dituju.

V.1. Baru

Pada proses pengajuan permohonan pengguna akan ditampilkan terlebih dahulu

daftar parmohonan yang sudah pernah diinput sebelumnya. pada daftar

permohonan, pengguna bisa melihat status permohonan dan sekaligus bisa

mendownload SP Setneg jika sudah ada.

a. List permohonan

Berikut adalah tampilan dari list permohonan yang sudah pernah diajukan.

7


Gambar 7. List Layanan baru

Berikut adalah Penjelasan masing-masing bagian modul:

No Nama Bagian Keterangan Fungsi

1 Judul Modul Judul modul yang sedang digunakan

2 Pengaturan

jumlah record

Pengaturan jumlah record perhalaman

3 Tombol List Melihat list permohonan yang sudah diajukan

4 Tombol Add Menambah permohonan baru

5 Tombol Print Mencetak permohonan yang sudah dibuat.

fitur ini berlaku untuk admin

6 Tombol Del Menghapus permohonan. tombol ini hanya

bisa digunakan jika permohonan belum

dilakukan konfirmasi

7 Tombol

Informasi

Menambahkan informasi Surat Setneg dan

SP. Fitur ini hanya berlaku bagi admin

8 Tombol Edit Mengubah informasi permohonan. Fitur ini

hanya aktif jika permohonan belum dilakukan

konfirmasi

9 Paging Paging halaman

8


Jika permohonan sudah dilakukan konfirmasi maka akan tampil no registrasi permohonan yang digenerate saat konfirmasi dilakukan. b. Tambah Permohonan Untuk mengajukan permohonan, pengguna bisa menekan tombol Add yang ada disisi kanan atas. Pada pengisian data permohonan, pengguna akan ditampilkan tahapan-tahapan pengisian. Adapun tahapan tersebut adalah: 1. Pengisian Detail Informasi Umum

Berikut adalah entitas data yang ada pada informasi umum.

Gambar 8. Detail Umum

Berikut adalah Penjelasan masing-masing bagian modul:

No Nama Bagian Keterangan Fungsi

1 Tombol Kembali Digunakan untuk ke tahapan sebelumnya.

fitur ini hanya aktif pada tahapan 2,3 dan 4

2 Tombol Lanjut Digunakan untuk ke tahapan selanjutnya.

Fitur ini hanya aktif pada tahapan 1,2 dan 3

3 Tombol Simpan Menyimpan data

4 Level pejabat Disi sesuai level peserta yang akan berangkat

5 No surat usulan

unit kerja

No surat yang dikeluarkan dari masing-

masing unit kerja

9


6 Tanggal surat

usulan

Tanggal surat usulan yang diajukan

7 Hal Surat Hal mengenai surat yang diajukan

8 Surat usulan

unit kerja

File surat yang diajukan. berbentuk PDF

9 Pejabat

penandatangan

surat

permohonan

Pejabat yang menandatangani surat

permohonan

Setelah data-data lengkap diisi, maka pengguna bisa menekan tombol simpan dan kemudian menekan tombol lanjut.

2. Pengisian Detail kegiatan Pada tahap ini, pengguna diwajibkan mengisi kegiatan yang akan dilakukan

Gambar 9. Detail Kegiatan

Yang perlu dilakukan pengguna pertama kali pada tahap ini adalah memilih jenis kegiatan. kemudian akan tampil nama kegiatan sesuai dengan jenis kegiatan yang dipilih. setelah kegiatan dipilih, maka detail informasi mengenai kegiatan yang akan tampil pada kolom penyelenggara, negara tujuan, kota tujuan, tanggal mulai kegiatan dan tanggal akhir kegiatan. Setelah dilakukan pengisian kegiatan, pengguna kemudian mengupload kelengkapan dokumen-dokumen yang diperlukan seperti:

10


Dokumen undangan jika kegiatan yang dilakukan merupakan undangan dari penyelenggara

Dokumen KAK/TOR jika kegiatan diinisiasi sendiri dari kementerian atau lembaga

Dokumen jadwal kegiatan jika ada

Dokumen keterangan/penjelasan atas urgensi dari penugasan kegiatan.

Surat tugas dari instansi asal (apabila PDLN dari instansi lain)

Dokumen Kertas Posisi/Rancangan Perjanjian (Khusus Penugasan Dalam Rangka Sidang Atau Penandatanganan Dokumen Bersama)

Dokumen Surat Pernyataan Biaya Sendiri (Apabila Terdapat Komponen Pembiayaan Yang Ditanggung Pribadi).

Dokumen Surat Keterangan Pembiayaan

Dokumen SP Kemsetneg Sebelumnya (Khusus Permohonan Ralat/Pembatalan/Perpanjangan).

Berikut adalah form pengisian dokumen yang diperlukan

Gambar 10. Detail kelengkapan dokumen

Setelah data kelengkapan dokumen diupload, pengguna kemudian menekan tombol simpan dan klik lanjut.

3. Pengisian Peserta Pada tahap ini, para peserta yang mengikuti kegiatan diisi data dan kelengkapan informasi lainnya.

11


Gambar 11. Pengisian modul peserta

Untuk memilih peserta, klik tombol Data Pemohon. Setelah diklik data pemohon, akan tampil pop window untuk memilih peserta

Gambar 12. list pemohon

Kemudian lakukan pemilihan pemohon dengan mengklik tombol . Setelah diklik tombol tersebut, maka data akan masuk ke dalam form detail peserta seperti berikut.

12


Gambar 13. data pemohon

Kemudian lengkapi data tanggal penugasan.

Gambar 13. Tanggal penugasan

pengguna harus mengisikan juga pembiayaan pesertanya. Jika pembiayaannya tunggal maka pengguna hanya memilih instansi dan jumlah biaya yang didanai. sedangkan jika jenisnya campuran maka pengguna harus memilih jenis instansi pemerintah dan donor yang akan menanggung pembiayaan.

13


Gambar 14. Pembiayaan peserta

Setelah data peserta dilengkapi, kemudian pengguna bisa menekan tombol Simpan Peserta. Kemudian akan terlihat list peserta seperti berikut :

Gambar 15. List peserta

Jika ingin menambah peserta, pengguna bisa mengklik kembali tombol Data Pemohon dan melengkapi data-data lainnya seperti yang sudah diterangkan sebelumnya. Jika ingin mengubah data tanggal penugasan dan pembiayaan, pengguna bisa mengklik row baris peserta pada list peserta. jika ingin menghapus peserta, pengguna bisa menekan tombol del pada list peserta. Setelah selesai mengisi data peserta, pengguna bisa mengklik tombol lanjut untuk masuk ke tahap berikutnya (konfirmasi)

14


4. Konfirmasi

Tahap konfirmasi ini merupakan tahap klarifikasi terhadap data permohonan yang sudah diajukan peserta. setelah melakukan tahap ini, setiap permohonan akan mendapatkan nomor register dan data permohonan sudah dikunci dan tidak bisa dilakukan perubahan maupun penghapusan. Berikut tampilan konfirmasi data permohonan

Gambar 16. Konfirmasi permohonan

Setiap pengguna yang akan melakukan konfirmasi diharuskan membaca

disclaimer dan mencentang pernyataan persetujuan terhadap syarat dan

ketentuan yang berlaku.

Gambar 17. Disclaimer dan pernyataan persetujuan.

15


Setelah dilakukan konfirmasi, maka permohonan tadi akan tampil pada list

permohonan. Pada kolom informasi surat ke Setneg akan diisikan oleh admin

Jika konfirmasi dilakukan, maka permohonan akan mendapatkan nomor register

baru. Tetapi jika tidak dilakukan konfirmasi, maka nomor register tidak akan

dibuat untuk permohonan tersebut.

Setiap permohonan yang sudah dilakukan konfirmasi tidak akan bisa diubah data

permohonannya. yang bisa dilakukan adalah meralat atau membatalkan

permohonan tersebut. Tetapi jika permohonan belum dilakukan konfirmasi,

maka data permohonan masih bisa dilakukan perubahan.

4. Status Permohonan

Untuk melihat status permohonan, pengguna bisa melihat kolom status pada list

permohonan baru. Pada halaman list permohonan bisa dilihat keterangan detail

status.

Gambar 18. Keterangan Detail Status Permohonan

Untuk melihat detail dari status permohonan, pengguna bisa mengklik status

permohonan. Pada status permohonan ditampilkan detail dari permohonan,

dimulai dari rincian informasi umum, kegiatan, peserta sampai catatan dari

admin biro umum mengenai masing-masing status dari permohonan tersebut.

16


Gambar 19. Status Approval dan catatan dari admin

Pada status approval pengguna bisa melihat status dan catatan dari masing-

masing tahapan approval permohonan yang diupdate oleh admin. Untuk

melihat detail catatan, pengguna bisa mengklik tombol catatan. untuk tombol

berwarna merah, menandakan bahwa ada catatan baru yang diupdate oleh

admin. setelah diklik tombol catatan akan berubah menjadi berwarna biru yang

menandakan bahwa catatan tersebut sudah dibuka atau dibaca oleh pengguna.

Catatan ditampilkan dalam bentuk windows popup

Berikut adalah contoh popup catatan yang ditampilkan

17


Gambar 20. Catatan status

V.2. Perpanjangan/Ralat

Jika ada permohonan yang ingin diralat atau diperpanjang, pengguna bisa

menggunakan fitur perpanjangan/Ralat. Berikut adalah list permohonan yang sudah

dilakukan perpanjangan/ralat

Gambar 21. List Perpanjangan Surat

18


Untuk melakukan perpanjangan atau ralat, pengguna bisa menekan tombol Add

yang ada di sebelah kanan atas

Gambar 22. Perpanjangan / Ralat permohonan

Pengguna bisa mencari nomor register permohonan yang ingin dibatalkan dan

kemudian lakukan perubahan informasi sesuai yang diperlukan.

V.3. Pembatalan

Modul pembatalan permohonan digunakan untuk membatalkan permohonan yang

tidak jadi dilaksanakan. Berikut tampilan permohonan yang sudah dibatalkan

Gambar 23. List pembatalan

19


Adapun untuk membatalkan permohonan, pengguna bisa mengklik tombol Add

yang ada di sebelah kanan atas

Berikut tampilan pembatalan yang dilakukan terhadap suatu nomor register

permohonan

Gambar 24. Form pembatalan permohonan

V.4. Rekap

Modul rekap digunakan untuk menampilkan data rekap permohonan yang sudah

pernah diajukan

Gambar 25. Rekap permohonan

VI. Manajemen

Modul manajemen berisi modul kegiatan dan modul pemohon yang nantinya akan

digunakan dalam layanan pengajuan permohonan

20


VI.1. Daftar Kegiatan

Modul Kegiatan digunakan untuk mendaftar kegiatan yang akan diikuti oleh setiap

pemohon.

a. List Kegiatan

Berikut adalah list data kegiatan yang sudah pernah diinput sebelumnya

Gambar 26. List Kegiatan

b. Tambah Kegiatan

Untuk menambah data kegiatan, pengguna bisa mengklik tombol Add yang ada

di sebelah kanan atas. Pada semua kolom yang ada tanda *, menandakan

bahwa isian tersebut wajib diisi. Pada kegiatan yang sudah dipakai untuk

permohonan maka data kegiatan tersebut tidak akan dapat diubah kembali.

21


Gambar 27. List Kegiatan

VI.2. Daftar Pemohon

Modul Pemohon digunakan untuk data pemohon yang akan mengikuti kegiatan

perjalanan dinas luar negeri

a.List Pemohon

Modul List Pemohon menampilkan data-data pemohon yang pernah diinput

sebelumnya.

22


Gambar 28. List Data Pemohon

b.Tambah Pemohon

Modul tambah pemohon digunakan untuk menambah data pemohon yang akan

melakukan perjalanan dinas. Berikut tampilan modul tambah data pemohon

Gambar 29. Isian profil pemohon

23


Pada modul isian pemohon ada 2 tab yaitu isian data profil pemohon dan isian

dokumen pemohon. Berikut isian dokumen pemohon

Gambar 30. Isian Dokumen pemohon

Setelah dilakukan pengisian data, data nama dan NIK hanya bisa diubah oleh

admin.

VII. Pengaturan

Modul pengaturan berisi modul pengaturan standar yang berlaku bagi pengguna VII.1. Ubah Kata Sandi

Modul ubah kata sandi digunakan untuk mengubah kata sandi pengguna.

24


Gambar 31. Ubah kata sandi

Pengguna harus memasukkan kata sandi yang berlaku, kata sandi baru dan konfirmasi kata sandi. jika berhasil diubah, akan tampil konfirmasi bahwa kata sandi sudah berubah.

daftar isi3 panduan pemakaian aplikasi perjalanan dinas luar negeri (pdln) ii. beranda informasi...

Documents