corporate secretary - ptpn2.com

CORPORATESECRETARY

PEDOMAN PELAKSANAAN SEKRETARIS PERUSAHAAN

PT PERKEBUNAN NUSANTARA II

2020

Jl. Raya Medan – Tanjung Morawa Km. 16

(061)7940055

ptpn2.com

PT Perkebunan Nusantara II Corporate Secretary 2020

AKHLAK – Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif

2

DAFTAR ISI

PESAN EKSEKUTIF

DAFTAR ISI

BAB 1 PENDAHULUAN

BAB 2 ORGANISASI BAGIAN SEKRETARIAT PERUSAHAAN

A. Struktur Organisasi Bagian Sekretariat Perusahaan

B. Uraian Tugas Bagian Sekretariat Perusahaan

1. Uraian Tugas Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan

2. Uraian Tugas Kepala Sub Bagian Sekretariat

3. Uraian Tugas Kepala Sub Bagian Komunikasi

Perusahaan dan Protokoler

4. Uraian Tugas Kepala Sub Bagian Pertanahan

5. Uraian Tugas Kepala Sub Bagian Legal Korporasi

6. Uraian Tugas Kepala Perwakilan LO Jakarta

BAB 3 HUBUNGAN SEKRETARIS PERUSAHAAN (KEPALA

BAGIAN SEKRETARIAT PERUSAHAAN) DENGAN

BEBERAPA PIHAK

1. Penyampaian Informasi

2. Hubungan Sekretaris Perusahaan (Kepala Bagian

Sekretariat Perusahaan) dengan Pemegang Saham


Sekretariat Perusahaan) dengan Dewan Komisaris


Sekretariat Perusahaan) dengan Direksi

5. Hubungan Sekretaris Perusahaan dengan Bagian Lain

6. Hubungan Sekretaris Perusahaan dengan

Publik/Stakeholders lainnya

BAB 4 PELAPORAN

1

2

3

5

5

7

7

9

11

13

15

17

19

19

19

21

21

22

23

24



3

BAB 1

PENDAHULUAN

Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap suatu perusahaan yang biasa disebut

stakeholders selalu menginginkan informasi yang tepat, akurat dan objektif. Bagi

manajemen perusahaan, informasi yang tepat, akurat dan objektif sangat diperlukan agar

dapat menghindari kesalahan dalam mengembil keputusan sedangkan bagi pihak-pihak

di luar perusahaan, informasi yang demikian berguna untuk menghindari image yang

buruk terhadap perusahaan.

Keinginan untuk memperoleh informasi yang tepat, akurat dan objektif oleh berbagai pihak

menjadi perhatian manajemen perusahaan, sehingga berkesimpulan bahwa diperlukan

suatu unit kerja tersendiri mengelola informasi dan penghubung antara perusahaan

dengan pihak-pihak yang berkepentingan tersebut. Untuk melaksanakan fungsi itu di

dalam perusahaan dibentuklah suatu unit kerja atau bagian yang disebut Bagian

Sekretariat Perusahaan yang dipimpin oleh Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan atau

dengan nama lain yaitu Sekretaris Perusahaan (Corporate Secretary).

Demikian pentingnya pengelolaan informasi, maka terbit beberapa peraturan yang

memberikan kewenangan bagi manajemen perusahaan untuk membentuk unit kerja dalm

rangka melaksanakan fungsi pengelolaan informasi tersebut.

Pasal 29 ayat(1) Peraturan Menteri BUMN No. PER-01/MBU/2011 tanggal 1 Agustus 2011

yang menyebutkan bahwa : “Direksi wajib menyelenggarakan fungsi Sekretaris

Perusahaan, selanjutnya ayat (4) Peraturan Menteri tersebut menyatakan : “Fungsi

Sekretaris Perusahaan sebagaimana disebut pada ayat (1), adalah :

a. Memastikan bahwa BUMN mematuhi peraturan tentang persyaratan terbukaan

sejalan dengan prinsip-prinsip GCG.

b. Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Direksi dan Dewan Komisaris secara

berkala dan/atau sewaktu-waktu apabila diminta.

c. Sebagai penghubung (Liaison Officer).

d. Menatausahakan serta menyimpan dokumen Perusahaan, termasuk tetapi tidak

terbatas pada Daftar Pemegang Saham, Daftar Khusus dan Risalah Rapat Direksi,

Rapat Dewan Komisaris dan RUPS.

Ketentuan tersebut dipertegas kembali dalam pasal 20 Undang-Undang Nomor : 19 Tahun

2003 tanggal 19 Juni 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara yang mengandung makna

bahwa BUMN yang berbentuk Persero dianjurkan untuk mengangkat Corporate Secretary

jika dianggap perlu.



4

Pada dasarnya ruang lingkup tugas Sekretaris Perusahaan adalah memperoleh,

mengolah, menatausahakan, menyediakan data/informasi dan menjadi juru bicara/

penghubung atas nama korporasi dalam menjelaskan, menjawab dan memberikan

informasi yang relevan kepada pihak-pihak terkait (stakeholders). Pengelolaan informasi

oleh Sekretaris Perusahaan harus secara profesional agar dapat menyediakan informasi

yang tepat waktu, akurat dan objektif kepada stakeholders.

Di samping mengelola informasi, Sekretaris Perusahaan juga membantu Direksi untuk

mendorong kepatuhan korporasi terhadap peraturan perundang-undangan serta

mendorong penerapan prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG).Tugas lainnya

adalah menghadiri rapat Direksi dan membuat Risalah Rapat serta bertanggung jawab

dalam penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).



5

BAB 2

ORGANISASI BAGIAN SEKRETARIAT PERUSAHAAN

A. STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN SEKRETARIAT PERUSAHAAN

Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan atau Sekretaris Perusahaan ditunjuk dan

diangkat oleh Direksi dengan tujuan utama untuk membantu Direksi mengelola

informasi yang akan dikomunikasikan kepada pihak intern dan ekstern perusahaan.

Sekretaris Perusahaan dijabat oleh seorang Kepala Bagian yang disebut Kepala

Bagian Sekretariat Perusahaan, yang berkedudukan dan berada langsung di bawah

dan bertanggung jawab kepada Direksi sebagaimana yang tercantum dalam Struktur

Organisasi PT Perkebunan Nusantara II di bawah ini :

Lampiran Surat Keputusan Direksi PTPN II

No. : Dir/Kpts/ 30 /VII/2020

Tanggal : 01 Juli 2020

STRUKTUR ORGANISASI KANTOR DIREKSI

PT PERKEBUNAN NUSANTARA II

RUPS

Dewan Komisaris

Bagian Keuangan dan

Akuntansi

BagianPengadaan dan

Umum

Bagian SDM

Bagian Tanaman

Bagian Teknikdan Pengolahan

Bagian Satuan Pengawasan

Internal

Bagian Sekretariat Perusahaan

Komite AuditKomite

Manajemen Resiko

SEVP Operation SEVP Business Support

Bagian Perencanaan

danSustainability

DIREKTUR

Bagian Operational

Supporting dan Komersil



6

Melihat bidang tugasnya yang sangat kompleks, maka untuk dapat diangkat menjadi

Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan harus memenuhi kriteria sebagai berikut :

1) Serendah-rendahnya berijazah S1 (Sarjana) yang memahami bidang usaha

perusahaan dan berpengatahuan luas seperti bidang hukum, peraturan perundang-

undangan, ekonomi, manajerial, keuangan serta pengetahuan komunikasi lainnya

yang cukup memadai untuk dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya

2) Telah pernah menduduki jabatan Kepala Bagian atau Manajer secara berturut-turut

pada 2 (dua) Bagian/Distrik/Kebun yang berbeda pada perusahaan atau

berdasarkan hasil persetujuan/rekomendasi dari Dewan Komisaris. Posisi

Sekretaris Perusahaan dalam struktur organisasi di bawah Direktur, diangkat dan

diberhentikan oleh Direktur berdasarkan mekanisme internal perusahaan dengan

persetujuan Dewan Komisaris.

3) Memiliki kemampuan sebagai gerbang penghubung pertama antara Direksi, SEVP,

Komisaris, Kepala Bagian, General Manajer, Manajer Kebun dan Manajer Unit

pada perusahaan.

4) Memiliki kemampuan sabagai komunikator atau interpersonal skill yang baik,

seorang pendengar yang baik, mudah didekati, andal dan mampu menjaga

kerahasian perusahaan.

Struktur organisasi Bagian Sekretariat Perusahaan yang ditetapkan Direksi

PT Perkebunan Nusantara II adalah :

Kepala Bagian

Kepala Sub Bagian

Sekretariat

Kepala Sub Bagian Legal Korporasi

Kepala Sub Bagian Komunikasi

Perusahaan dan Protokoler

Kepala Sub Bagian Hukum Pertanahan

Staf Sub Bagian

Komunikasi Perusahaan dan

Protokoler

Staf Sub Bagian Tata Usaha

Staf Sub Bagian

Pertanahan

Staf Sub Bagian

Perikatan dan Perizinan

Kepala Perwakilan LO Jakarta

Staf Sub Bagian

Litigasi Staf Sub Bagian

Pertanahan

Staf Sub Bagian

Non Litigasi

Staf Sub Bagian

Administrasi Pertanahan



7

B. Uraian Tugas Bagian Sekretariat Perusahaan

1) Uraian Tugas Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan

(1) Tugas

1. Membuat Rencana Kerja Anggaran (RKAP) dan Rencana Kerja Operasional

(RKO) Bagiannya.

2. Menyusun dan mengevaluasi kebijakan di Bagiannya.

3. Membina kerja sama yang baik dengan Bagian-Bagian atau unit usaha dalam

rangka memantau kepatuhan perusahaan terhadap peraturan perundang-

undangan.

4. Membina dan menjalin hubungan dengan instansi luar, seperti pemerintah,

BUMN, Swasta, Media massa dan masyarakat dalam rangka mengumpulkan/

mempublikasikan informasi.

5. Membina hubungan dengan investor / mitra bisnis.

6. Membangun terbentuknya citra perusahaan ( image ) yang positif.

7. Mengelola informasi dan mengkaji seluruh informasi termasuk dampak

hukumnya dan mempersiapkan informasi tersebut secermat mungkin yang

akan dikomunikasikan kepada pihak terkait.

8. Menjalankan aspek hukum berkaitan dengan pihak luar dalam rangka

pengembangan dan kerja sama operasi perusahaan.

9. Membuat jadwal dan agenda rapat.

10. Menghadiri rapat Direksi dan membuat Berita Acara / Risalah rapat serta

proses pengesahannya.

11. Membuat rencana tahunan yang disetujui Komisaris atas beberapa pelatihan/

seminar, termasuk anggaran biayanya dalam rangka pendalaman

pengetahuan atau peningkatan kompetensi Komisaris dan Direksi.

12. Berkoordinasi dengan Bagian / Distrik / Kebun dan Unit dalam pengumpulan

data / informasi yang relevan untuk dipublikasikan.

13. Menanggapi pertanyaan investor / calon investor, stake holder dan Bapepam

serta instansi pemerintah terkait.

14. Menyediakan akomodasi / konsumsi untuk rapat-rapat dinas dan tugas-tugas

khusus diluar jam dinas yang bersifat insedensial sesuai permintaan Bagian.

15. Menyusun dan mempublikasikan tanggapan secara tepat waktu, akurat dan

objektif atas pertanyaan dari masyarakat, pemasok dan pekerja.

16. Mengkaji aspek hukum dan peraturan / ketentuan secara berkala terhadap

perikatan/perjanjian antara perusahaan dengan rekanan / pemasok.

17. Membuat konsep-konsep surat keputusan maupun surat edaran Direksi untuk

kepentingan internal korporasi.

18. Mengadakan seleksi kepada calon rekanan, untuk dimasukkan dalam Daftar

Rekanan Perusahaan dan mengeluarkan rekanan yang black list dari daftar

rekanan atas masukan dari bagian lain.

19. Menyelengarakan kegiatan ketata usahaan dan tugas-tugas protokoler

Direksi, menyiapkan penyajian dan sambutan Direksi.



8

(2) Hak/Wewenang

1. Berhak meminta data/informasi berupa informasi yang relevan untuk

dipublikasikan dari masing-masing Bagian/Distrik/Kebun/Unit.

2. Atas sepengetahuan Direksi mengadakan dan membina hubungan dengan

para pihak sebagai upaya meningkatkan loyalitas para stakeholder.

3. Memberikan keterangan pers (pers release) mengenai kebijakan perusahaan.

4. Memberikan pertimbangan hukum kepada Direksi dan SEVP dalam

merumuskan suatu peraturan dan kebijakan.

5. Berhak mendapat pendidikan dan pelatihan dalam rangka meningkatkan

kemampuan dalam pelaksanaan tugasnya.

6. Mengajukan usulan dan gagasan dalam rangka penyusunan perencanaan

strategis Perusahaan.

7. Melakukan pembinaan, penilaian, mengusulkan promosi, mutasi, demosi

serta pengiriman pelatihan intern maupun ekstern dan tindakan indisipliner

bagi karyawan pimpinan dan karyawan pelaksana di Bagiannya.

(3) Kewajiban

1. Memberikan masukan kepada Direksi dalam rangka mematuhi ketentuan

yang berhubungan dengan UU BUMN, UU Perseroan Terbatas, UU Pasar

Modal, peraturan pemerintah, peraturan menteri/ instansi terkait dan

peraturan pelaksanaannya.

2. Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Direksi, SEVP dan Dewan

Komisaris secara berkala dan/atau sewaktu-waktu apabila diminta.

3. Berperilaku dan bersikap jujur, disiplin, komunikatif,obyektif dan cermat dalam

melaksanakan tugasnya.

4. Memiliki integritas yang tinggi terhadap perusahaan.

5. Melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada Direksi.

6. Berkewajiban untuk menyelenggarakan program pengenalan bagi Direksi,

SEVP dan Dewan Komisaris yang baru diangkat, dan membuat laporan

perkembangan program pengenalan yang telah dilaksanakan dan

disampaikan kepada Komisaris.

7. Menyiapkan konsep laporan pengendalian intern yang harus diberikan Direksi

kepada Pemegang Saham.

8. Mengingatkan Dewan Komisaris dan Direksi atas tanggung jawabnya

terhadap pelaksanaan GCG, pengendalian intern dan manajemen risiko.

9. Menatausahakan serta menyimpan dokumen perusahaan, termasuk tetapi

tidak terbatas pada Daftar Pemegang Saham, Daftar khusus dan Risalah

Rapat Direksi, Rapat Dewan Komisaris dan RUPS.

(4) Tanggung Jawab

1. Bertanggung jawab atas kelancaran penyelenggaraan rapat internal Direksi,

rapat koordinasi Direksi dan Komisaris dan RUPS, termasuk pembuatan



9

undangan, agenda dan materi serta pembuatan risalah rapat dan proses

pengesahannya.

2. Bertanggung jawab memberikan informasi mengenai perusahaan kepada

Pemegang Saham, Dewan Komisaris dan Stake holders lainnya secara

akurat, tepat waktu dan lengkap apabila diminta.

3. Bertanggung jawab menjaga kerahasiaan perusahaan secara keseluruhan.

4. Bertanggung jawab menyimpan & mengamankan seluruh dokumen yang

bersifat Penting dan Rahasia.

5. Bertanggung jawab melaksanakan tata kelola perusahaan yang baik (Good

Corporate Governance).

6. Bertanggung jawab melaksanakan standar sistem manajemen yang berlaku.

7. Bertanggung jawab mengambil keputusan yang berhubungan dengan tugas

utamanya, yang tidak menyimpang dari kebijakan perusahaan.

8. Bertanggung jawab dalam menjamin kelancaran di Bagiannya.

2) Uraian Tugas Kepala Sub Bagian Sekretariat

(1) Tugas

1. Membuat Rencana Kerja Anggaran (RKAP) dan Rencana Kerja Operasional

(RKO) urusannya.

2. Melaksanakan tugas kesekretariatan menyalurkan surat-surat, dokumen dan

paket dari Bagian Kebun / Unit maupun dari Instansi luar / pihak ketiga guna

didisposisi Direksi, setelah dicatat oleh Staf Sub Bagian Sekretariat.

3. Memonitor pembuatan Surat Perintah Jalan (SPJ), tiket untuk urusan Dinas/

Sosial perusahan dan pembuatan lumpsum untuk Dewan Komisaris, Direksi

dan tamu Direksi.

4. Mempersiapkan akomodasi/penginapan tamu-tamu perusahaan atas

persetujuan Direksi.

5. Mempersiapkan rapat Direksi, rapat Dewan Komisaris, rapat Bagian Kebun/

Unit serta rapat dinas lainnya.

6. Menghimpun data-data maupun informasi penting lainnya dengan

berkoordinasi dengan bagian-bagian dalam bentuk data base sebagai

informasi bila dibutuhkan untuk kepentingan perusahaan.

7. Menjalankan seluruh SI, SE, kebijakan Direksi serta melaksanakan

monitoring, analisa, evaluasi, dan memberdayakan seluruh sumber daya yang

ada diurusannya.

8. Menata arsip copy seluruh surat menyurat perusahaan antara lain;

peraturan/ketentuan perundang-undanganyang berlaku dan terkait dengan

korporasi seperti Anggaran Dasar/ Akte Pendirian Perusahaan, Peraturan

Pemerintah, Keputusan Kementrian BUMN, Menteri Pertanian, UU BUMN,

UU Perseroan Terbatas, dan peraturan lainnya, Copy surat masuk dan surat

keluar dari dan ke Direksi, Surat Keputusan/Surat Edaran Direksi, Surat

masuk dan surat keluar atas surat Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan.



10

9. Menata arsip/dokumen curiculum vitae Komisaris dan Direksi dan Surat

Keputusan pengangkatannya, hasil RUPS serta notulen/ risalah rapat internal

Direksi dan Komisaris.

10. Mengumpulkan dokumen dari bagian lain seperti Laporan Keuangan, Laporan

Tahunan, Laporan Audit Intern dan Ekstern, Photocopy Kerja Sama

Operasional (KSO).

11. Menyediakan ATK untuk keperluan Komisaris/Direksi/Bagian di Kantor

Direksi.

12. Mengelola Kas Kecil (imprest fund system) untuk kebutuhan Kantor Direksi.

13. Mengkoordinir pelaksanaan tugas-tugas LO Jakarta.

14. Mengadakan redaksi surat-menyurat.

15. Melakukan pengawasan, mengevaluasi pemakaian dan pelayanan serta

pengamanan policy Direksi dan SEVP, di bidang :

15.1. Penggunaan telepon, facsimile dan fotocopy.

15.2. Jadwal kunjungan ke kebun-kebun.

15.3. Mengurus kebutuhan dan administrasi Mess LO Jakarta.

15.4. Pelayanan terhadap Mitra Kerja (Konsultan)

16. Melakukan pengawasan penomoran surat Direksi, stempel dan pengaturan

arsip sentral.

17. Menyusun kelancaran flow of document untuk dan dari Direksi, mengatur

kelancaran penggunaan mesin fotocopy, telepon, dan facsimile.

(2) Hak/ Wewenang

1. Melaksanakan pembinaan terhadap sumber daya manusia di sub bagiannya.

2. Membuat usulan dan gagasan dalam rangka penyusunan perencanaan

strategi perusahaan.

3. Menilai, mengusulkan promosi, mutasi, demosi serta pengiriman pelatihan

intern maupun ekstern, dan tindakan indisipliner bagi karyawan pimpinan dan

karyawan pelaksana di sub bagiannya.

4. Melaksanakan pengawasan melekat di urusannya.

5. Menggunakan sumber daya di bagiannya sesuai dengan kegiatan dan

anggaran yang telah ditetapkan dalam RKAP.

(3) Kewajiban

1. Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Kepala Bagian Sekretariat

Perusahaan secara berkala dan/atau sewaktu-waktu apabila diminta.

2. Berperilaku dan bersikap jujur, disiplin, komunikatif, obyektif dan cermat dalam



4. Melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Sekretariat

Perusahaan.



11

(4) Tanggung Jawab

1. Mengatur arus surat-surat, dokumen dan paket dari Bagian / Unit maupun dari

Instansi luar/pihak ketiga guna didisposisi Direksi, setelah dicatat oleh Staf

Sub Bagian Tata Usaha.

2. Membuat Surat Perjalanan Dinas ( SPD ) Luar Wilayah dan pengurusan tiket

untuk perjalanan Dinas / Sosial perusahan.

3. Mengatur / mengawasi pelaksanaan tugas-tugas LO Jakarta.

4. Pengawasan penomoran surat, stempel dan pengaturan arsip sentral.

5. Melaksanakan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate

Governance).

6. Melaksanakan seluruh standar sistem manajemen yang berlaku.

7. Menjamin kelancaran dan hasil kerja di urusannya.

8. Mengambil keputusan yang berhubungan dengan tugas utamanya, yang tidak

menyimpang dari kebijakan perusahaan.

9. Menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan Kepala Bagian.

10. Menyimpan dan mengamankan seluruh dokumen yang bersifat Penting dan

Rahasia.

3) Uraian Tugas Kepala Sub Bagian Komunikasi Perusahaan dan Protokoler

(1) Tugas

1. Menyusun program kegiatan dan membuat RKAP Sub Bagian Komunikasi

Perusahaan dan Protokoler.

2. Mengadakan hubungan serta kerjasama dengan semua unsur media massa

serta mempersiapkan pemberian informasi.

3. Membina hubungan kerja yang baik dan harmonis dengan Instansi

Pemerintah/ Swasta di Pusat maupun Daerah untuk kepentingan perusahaan.

4. Menyusun dan mengevaluasi kebijakan pada urusan Humas/Media.

5. Menyiapkan penyajian dan sambutan Direksi dalam rangka tugas

keprotokoleran.

6. Mengumpulkan informasi dari stakeholders dan media masa kemudian diolah

dalam rangka untuk memberikan masukan kepada Direksi atau untuk

dipublikasikan.

7. Memberikan pelayanan informasi kepada pihak-pihak terkait sesuai

wewenangnya.

8. Membangun citra perusahaan yang positif dengan jalan membina hubungan

yang baik dengan pihak luar perusahaan atau dengan mengikuti pameran

yang ada kaitannya dengan perusahaan.

9. Menyelenggarakan dokumentasi dan laporan terhadap seluruh kegiatan

perusahaan untuk dipublikasikan kepada stakeholder melalui website dan

media massa.



12

10. Mengumpulkan informasi terbatas mengenai kondisi perusahaan sebagai

bahan untuk memberikan penjelasan (Press Release) setelah mendapat

persetujuan Direksi.

11. Menyampaikan informasi baik dari luar maupun dari dalam perusahaan

kepada Direksi dan seluruh pihak dilingkungan perusahaan agar tercapai

kesamaan persepsi informasi serta penyampaian informasi data resmi ke

media massa/instansi lain.

12. Mempersiapkan dokumen/informasi lainnya yang diperlukan dalam rangka

acara Direksi di luar kantor.

13. Memberikanpelayanan terbaik sesuai kebijakan Direksi terhadap proposal

yang diajukan oleh publik/masyarakat.

14. Membuat laporan atas pelaksanaan kegiatannya dan disampaikan kepada

Sub Bagian Tata Usaha untuk dikompilasi dan dilaporkan kepada Kepala

Bagian Sekretariat Perusahaan.

15. Melakukan koordinasi dengan Bagian/ Kebun/ Unit PT Perkebunan

Nusantara II yang menyangkut tentang ruang lingkup komunikasi

Perusahaan.

16. Memonitoring penerimaan/pendistribusian surat kabar/majalah untuk Direksi/

Bagian/Kebun/Unit PT Perkebunan Nusantara II serta penyelesaian

administrasinya.

17. Melaksanakan tugas lainnya yang dibebankan Kepala Bagian sesuai dengan

fungsinya.

(2) Hak/Wewenang

1. Melakukan pembinaan terhadap sumber daya manusia yang berada di bawah

koordinasi kerjanya, dalam rangka mensukseskan tugas yang diembannya.

2. Menilai, mengusulkan promosi, mutasi, demosi serta pengiriman pelatihan

intern maupun ekstern, dan tindakan indisipliner di Sub Bagiannya.

3. Melaksanakan pengawasan melekat di Sub Bagiannya.



(3) Kewajiban

1. Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Kepala Bagian Sekretariat

Perusahaan secara berkala dan/atau sewaktu-waktu apabila diminta.

2. Berperilaku dan bersikap jujur, disiplin, komunikatif, obyektif dan cermat dalam



4. Melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Sekretariat

Perusahaan



13

(4) Tanggung Jawab

1. Melaksanakan hubungan serta kerjasama dengan semua unsur media massa

serta mempersiapkan pemberian informasi.

2. Bekerja Sama dengan bagian terkait dan pihak keamanan perusahaan untuk

melarang semua LSM, wartawan dari media cetak maupun elektronik yang

berkeinginan secara langsung untuk menemui pejabat di lingkungan

Perusahaan.

3. Mengkoordinir semua berita, informasi, aspirasi dari media cetak dan

Elektonik, Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM), untuk segera dievaluasi

serta menyaringnya dalam bentuk berita, informasi, atau aspirasi yang

bersifat sangat penting, penting dan tidak penting bagi perusahaan serta

membuat resume untuk dilaporkan kepada Kepala Bagian Sekretariat

Perusahaan.


Governance).

5. Menjamin kelancaran dan hasil kerja di bidangnya.



7. Menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan Kepala Bagian Sekretariat

Perusahaan.



Rahasia.

4) Uraian Tugas Kepala Sub Bagian Pertanahan

(1) Tugas

1. Membuat Rencana dan Strategi Perusahaan Sub Bagian Pertanahan jangka

lima tahun (RJP Lima Tahun) serta penjabarannya kedalam Rencana Kerja

dan Anggaran Perusahaan (RKAP) untuk setiap tahunnya.

2. Mengusulkan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) Sub Bagian

Pertanahan dan mengkompilasi RKAP yang diajukan oleh unit usaha yang

berhubungan dengan Sub Bagian Pertanahan.

3. Melaksanakan Pembinaan, Kesadaran akan Pertanahan bagi Karyawan.

4. Melaksanakan tugas lain yang berkaitan dengan Urusan Pertanahan, yang

diberikan oleh Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan.

5. Membuat konsep-konsep masalah Pertanahan dan kontrak untuk

Perusahaan.

6. Menginventarisasi peraturan perundang-undangan yang berlaku dan masalah

Hukum pidana, Perdata, Tata Usaha Negara dan Pertanahan.

7. Mendata areal konsesi perusahaan dan mengurus Hak atas tanah (HGU)

perusahaan.



14

8. Melaksanakan dan meneliti kontrak-kontrak yang akan diterbitkan

sehubungan dengan Sub Bagian Pertanahan.

9. Melaksanakan tugas lain yang berkaitan dengan Sub Bagian Pertanahan

yang diberikan oleh Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan.

10. Mengurus dan menyelesaikan permasalahan terkait dengan Pertanahan

sesuai dengan kepentingan perusahaan.

11. Menyampaikan laporan pertanggung jawaban penyelesaian Sub Bagian

pertanahan kepada Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan.

12. Mengkordinir pelayanan Sub Bagian Pertanahan secara internal maupun

eksternal.

13. Memeriksa Permintaan Pembayaran (PP), Permintaan Pemakaian Anggaran

Belanja (PPAB) dari unit usaha yang berhubungan dengan Sub Bagian

Pertanahan.

14. Melaksanakan tugas khusus yang berkaitan dengan Sub Bagian Pertanahan.

15. Menginventarisasi peraturan perundangan yang berlaku di bidang

Pertanahan.

16. Mengatur, melaksanakan dan mengawasi kelancaran tugas / tata kerja di Sub

Bagian Pertanahan.

17. Memberikan usul dan saran kepada Kepala Bagian baik diminta, maupun

tidak diminta.

(2) Hak/Wewenang



2. Mengusulkan penilaian, mutasi, promosi, dan demosi karyawan Pimpinan dan

karyawan Pelaksana di Sub Bagiannya.




(3) Kewajiban

1. Wajib berperilaku dan bersikap jujur, displin, komunikatif, objektif dan cermat

dalam melaksanakan tugasnya.

2. Wajib memiliki integritas yang tinggi terhadap perusahaan.

3. Berkewajiban untuk melaporkan tugasnya secara rutin kepada Kepala Bagian

Sekretariat Perusahaan.

4. Berkewajiban untuk melaporkan anggotanya yang melanggar ketentuan/

peraturan/ displin kerja kepada atasannya.

5. Berkewajiban menciptakan dan menjaga image perusahaan yang baik.



15

(4) Tanggung Jawab

1. Mengatur, melaksanakan dan mengawasi kelancaran tugas/ tata kerja di Sub

Bagian Pertanahan.


Governance).

3. Melaksanakan standar sistem manajemen yang berlaku.

4. Menjamin kelancaran dan hasil kerja di Sub Bagiannya.



6. Menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan Kepala Bagian.Sekretariat

Perusahaan.


Rahasia.

5) Uraian Tugas Kepala Sub Bagian Legal Korporasi

(1) Tugas

1. Membuat Rencana dan Strategi Perusahaan Sub Bagian Pertanahan jangka

lima tahun (RJP Lima Tahun) serta penjabarannya kedalam Rencana Kerja

dan Anggaran Perusahaan (RKAP) untuk setiap tahunnya.

2. Mengusulkan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) sub bagian

Hukum Aset dan mengkompilasi RKAP yang diajukan oleh unit usaha yang

berhubungan dengan Sub Bagian Legal Korporasi.

3. Melaksanakan Pembinaan, Kesadaran akan Legal Korporasi bagi Karyawan.

4. Melaksanakan tugas lain yang berkaitan dengan Sub Bagian Legal Korporasi

yang diberikan oleh Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan.

5. Membuat konsep-konsep masalah Pertanahan dan kontrak untuk

Perusahaan.

6. Menginventarisasi dan membuat daftar peraturan perundang-undangan yang

berlaku di PT Perkebunan Nusantara II dan mendistribusikan kepada bagian-

bagian terkait.

7. Menginventaris masalah Hukum Pidana, Perdata, Tata Usaha Negara dan

Pertanahan.

8. Menginventarisasi peraturan perundangan yang berlaku di bidang Sub Bagian

Legal Korporasi.

9. Mendata areal konsesi perusahaan dan mengurus Hak atas tanah (HGU)

perusahaan.

10. Melaksanakan dan meneliti kontrak-kontrak yang akan diterbitkan

sehubungan dengan Sub Bagian Legal Korporasi.

11. Melaksanakan tugas lain yang berkaitan dengan Sub Bagian Legal Korporasi

yang diberikan oleh Kepada Bagian Sekretariat Perusahaan.

12. Mengurus dan menyelesaikan permasalahan terkait dengan Sub Bagian

Legal Korporasi sesuai dengan kepentingan perusahaan.



16

13. Menyampaikan laporan pertanggung jawaban penyelesaian Sub Bagian

Legal Korporasi kepada Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan.

14. Mengkordinir pelayanan Sub Bagian Legal Korporasi secara internal maupun

eksternal.

15. Memeriksa Permintaan Pembayaran ( PP ), Permintaan Pemakaian Anggaran

Belanja (PPAB) dari unit usaha yang berhubungan dengan Sub Bagian Legal

Korporasi.

16. Melaksanakan tugas khusus yang berkaitan dengan Sub Bagian Legal

Korporasi.

17. Mengatur, melaksanakan dan mengawasi kelancaran tugas / tata kerja di Sub

Bagian Legal Korporasi.

18. Memberikan usul dan saran kepada Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan

baik diminta, maupun tidak diminta.

19. Memelihara dan mengamankan seluruh dokumen yang bersifat penting dan

rahasia.

(2) Hak/Wewenang



2. Mengusulkan penilaian, mutasi, promosi, dan demosi karyawan Pimpinan dan

karyawan Pelaksana di Sub Bagiannya.



anggaran yang telah ditetapkan dalam RKAP

(3) Kewajiban









(4) Tanggung Jawab

1. Mengatur, melaksanakan dan mengawasi kelancaran tugas/ tata kerja di Sub

Bagian Legal Korporasi.


Governance).

3. Melaksanakan standar sistem manajemen yang berlaku.

4. Menjamin kelancaran dan hasil kerja di Sub Bagiannya.



17



6. Menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan Kepala Bagian Sekretariat

Perusahaan.


Rahasia.

6) Uraian Tugas Kepala Perwakilan LO Jakarta

(1) Tugas

1. Melaksanakan, mengurus dan membina hubungan komunikasi dengan

Instansi terkait di Jakarta untuk kelancaran tugas-tugas dan kepentingan

perusahaan.

2. Mengurus surat-surat dan dokumen-dokumen perusahaan dari Kantor Direksi

untuk disampaikan kepada Instansi yang terkait.

3. Mengelola Kas LO Jakarta dan mengatur/mengawasi administrasi LO Jakarta

serta membuat pelaporannya ke Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan.

4. Mengajukan DPU LO Jakarta.

5. Melayani terhadap tamu-tamu yang menginap di Mess LO Jakarta.

6. Memelihara dan menjaga ketertiban, kebersihan dan keindahan Mess LO

Jakarta.

7. Membantu mengendalikan pelaksanaan tugas protokol yang mengurus

keberangkatan/penjemputan Komisaris, Direksi dan tamu-tamu Direksi.

8. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh Kepala Bagian Sekretariat

Perusahaan/Sub Bagian Sekretariat.

(2) Hak/Wewenang

1. Melakukan pembinaan terhadap sumber daya manusia yang berada dibawah



3. Menilai prestasi kerja Karyawan bawahannya dan mengajukan penilaian

Karyawan tersebut kepada Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan.



(3) Kewajiban











18

(4) Tanggung Jawab

1. Membina hubungan komunikasi dengan Instansi terkait di Jakarta untuk

kelancaran tugas-tugas dan kepentingan perusahaan.


Governance).

3. Menjamin kelancaran dan hasil kerja dibidangnya.



Rahasia.



19

BAB 3

HUBUNGAN SEKRETARIS PERUSAHAAN

(KEPALA BAGIAN SEKRETARIAT PERUSAHAAN) DENGAN

BEBERAPA PIHAK

1. Penyampaian Informasi

Pihak-pihak yang berkepentingan kepada perusahaan, membutuhkan informasi

secara lengkap, tepat dan akurat. Walaupun salah satu prinsip dalam penerapan Good

Corporate Governance (GCG) yaitu prinsip transparansi diwajibkan bagi perusahaan,

bukan berarti harus semua informasi mengenai perusahaan dapat dipublikasikan tetapi

sangat tergantung kepada tingkat kepentingan dan kerahasiaan.

Informasi yang disampaikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan harus dipilah

sesuai dengan tingkat kepentingan dan kebutuhan informasinya, sehingga tidak

semua informasi dapat disampaikan kepada satu pihak tertentu. Untuk itu, Direksi

harus membuat suatu ketentuan mengenai informasi yang boleh dan yang tidak boleh

disampaikan kepada berbagai pihak, dan harus dengan jelas menyebutkan informasi

yang dapat disampaikan oleh Sekretaris Perusahaan dhi. Kepala Bagian Sekretariat

Perusahaan) dan informasi yang harus disampaikan oleh Direktur dan Komisaris

Utama.

Para pejabat yang dapat menyampaikan ataupun mempublikasikan informasi pada

dasarnya adalah Komisaris Utama, Direksi dan Sekretaris Perusahaan. Untuk

beberapa informasi tertentu atau karena telah diberikan wewenang oleh Direksi, maka

Pimpinan Unit Kerja seperti Kepala Bagian/ General Manajer Distrik/ Manajer Kebun/

Manajer Unit dapat mempublikasikan atau menyampaikan informasi tersebut.

Informasi yang berakibat menurunkan daya saing dan menyangkut benturan

kepentingan, dalam keadaan apapun tidak diperkenankan diungkapkan atau

dipublikasikan.

Pelanggaran dapat dianggap sebagai tindakan indisipliner yang dalam tingkatan

tertentu dapat mengakibatkan pemberhentian hubungan kerja berdasarkan peraturan

perundangan.

2. Hubungan Sekretaris Perusahaan (Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan)

dengan Pemegang Saham

Pemegang saham berhak untuk memperoleh informasi material mengenai perusahaan

secara tepat waktu dan teratur. Informasi yang diberikan haruslah lengkap dan akurat,

kecuali untuk informasi dimana Direksi memiliki alasan yang dapat

dipertanggungjawabkan untuk tidak memberikannya.



20

Segala komunikasi dengan pemegang saham untuk informasi yang material

merupakan tanggung jawab Komisaris Utama dan Direksi. Namun, komunikasi

tersebut dapat dilakukan oleh Sekretaris Perusahaan melalui

pendelegasian/persetujuan dari Komisaris Utama dan Direksi.

Data/ dokumen/ informasi/ laporan yang dapat diberikan kepada pemegang saham

oleh Sekretaris Perusahaan apabila diminta adalah:

1) Perhitungan tahunan yang terdiri dari neraca akhir tahun buku yang baru lampau

dan perhitungan laba rugi dari tahun buku yang bersangkutan serta penjelasan atas

dokumen tersebut.

2) Laporan Keuangan Konsolidasi dalam hal perusahaan mempunyai anak

perusahaan, di samping neraca dari masing-masing perseroan tersebut serta

laporan kinerja.

3) Laporan Hasil Audit oleh auditor eksternal.

4) Laporan Manajemen Triwulanan, Semesteran dan tahunan sesuai dengan

ketentuan.

5) Laporan mengenai penerapan Good Corporate Governance pada perusahaan

6) Kasus yang timbul selama tahun buku yang mempengaruhi kegiatan perseroan dan

penyelesaiannya.

7) Nama Direksi dan Dewan Komisaris; gaji dan tunjangan lain bagi Direksi dan

Dewan Komisaris serta kepemilikan sahamnya masing-masing pada perusahaan

lain.

8) Rencana Jangka Panjang (RJPP) dan Jangka Pendek (RKAP) yang telah

disahkan.

9) Anggaran Dasar Perusahaan dan perubahannya.

10) Dokumen/laporan lainnya setelah mendapat persetujuan Direksi.

Dokumen tersebut di atas sudah harus tersedia dalam arsip Sub Bagian Sekretariat di

Bagian Sekretariat Perusahaan sebelum ada permintaan dari Pemegang Saham, dan

penyampaiannya dilakukan oleh Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan atau pejabat

yang ditugaskan olehnya.

Hubungan lainnya dengan Pemegang Saham adalah dalam hal penyelenggaraan

RUPS, dimana Pemegang saham mendapat informasi mengenai RUPS secara tepat

waktu melalui Sekretaris Perusahaan.

Dalam hal Pemegang Saham ingin mengadakan RUPS Luar Biasa, maka informasi

tersebut disampaikan kepada Direksi, yang kemudian sesuai dengan prosedurnya

Direktur akan memerintahkan Sekretaris Perusahaan untuk melakukan persiapan

pelaksanaan RUPS Luar Biasa.



21


dengan Dewan Komisaris

Dewan Komisaris berhak memperoleh akses informasi perusahaan secara tepat waktu

dan lengkap melalui Sekretaris Perusahaan. Dokumen/informasi yang diperlukan oleh

Dewan Komisaris sudah harus tersedia pada arsip Sub Bagian Sekretariat. Dengan

demikian, sebelum ada permintaan dari Dewan Komisaris, maka Staf Sub Bagian Tata

Usaha Bagian Sekretariat Perusahaan sudah mengumpulkan terlebih dahulu dokumen

tersebut.

Demikian juga sebaliknya bahwa risalah rapat rutin internal Dewan Komisaris tentang

operasional perusahaan yang hendak disampaikan kepada Direksi dikirimkan melalui

Sekretaris Perusahaan. Sekretaris Perusahaan meneruskannya kepada Direksi dan

kemudian Direksi mendisposisikan untuk ditindaklanjuti.

Dokumen/surat masuk dan keluar antara Direksi dan Dewan Komisaris, termasuk

risalah rapat dicatat dalam agenda surat menyurat dan copynya diarsipkan oleh Sub

Bagian Sekretariat Bagian Sekretariat Perusahaan.

Penyampaian dokumen kepada Dewan Komisaris dilakukan oleh Sekretaris

Perusahaan atau pejabat yang ditunjuk untuk itu.

Dalam melaksanakan tugasnya dalam hubungan dengan Dewan Komisaris, Sekretaris

Perusahaan dapat berkoordinasi dengan Sekretaris Dewan Komisaris.


dengan Direksi

1) Hubungan dalam rangka penyelenggaraan rapat-rapat Direksi serta rapat

koordinasi Direksi dengan Dewan Komisaris.

Penyelenggaraan rapat Direksi dengan SEVP, rapat Direksi dan Dewan Komisaris

(Direksi dan BOC) merupakan tugas Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan.

Tugas Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan dalam penyelenggaraan rapat

tersebut adalah:

(1) Menyusun jadwal dan agenda rapat rutin dalam satu tahun dan rapat

insidentil.

(2) Menyiapkan dan menyampaikan undangan rapat kepada peserta rapat yang

akan diundang sesuai jadwal atau permintaan.

(3) Menyediakan tempat dan fasilitas rapat yang diperlukan untuk rapat.

(4) Menyediakan daftar hadir dan mengedarkannya kepada perserta rapat.

(5) Membuat notulen rapat/risalah rapat pada setiap rapat dan dalam risalah rapat

harus dicantumkan pendapat yang berbeda dengan apa yang diputuskan

dalam rapat (jika ada).



22

(6) Menyampaikan risalah rapat kepada Ketua Rapat dan salah seorang SEVP

yang hadir dalam rapat untuk ditandatangani

(7) Menyampaikan risalah rapat kepada Direksi dan SEVP untuk rapat internal

Direksi dan SEVP.

(8) Menyampaikan risalah rapat kepada Dewan Komisaris jika rapat koordinasi

Direksi dan Dewan Komisaris, terlepas apakah yang bersangkutan hadir atau

tidak dalam rapat.

(9) Dalam jangka waktu 14 hari terhitung mulai sejak tanggal pengiriman risalah

tersebut; Direksi dan Dewan Komisaris yang hadir tersebut menyampaikan

persetujuan atau usul perbaikan, jika ada, atas apa yang tercantum dalam

risalah rapat kepada pimpinan rapat melalui Sekretaris Perusahaan.

(10) Jika dalam jangka waktu tersebut tidak ada keberatan atau usulan perbaikan

maka disimpulkan bahwa memang tidak terdapat keberatan/usulan perbaikan

terhadap risalah tersebut.

(11) Risalah rapat yang asli diarsipkan oleh Staf Sub Bagian Tata Usaha pada

Bagian Sekretariat Perusahaan dan dijilid dalam kumpulan tahunan sesuai

dengan tanggal rapat, sehingga dapat dipergunakan sewaktu-waktu oleh

Dewan Komisaris dan Direksi, jika diperlukan.

2) Hubungan dalam penyelenggaraan surat menyurat Direksi

Sekretaris Perusahaan melalui Kepala Sub Bagian Sekretariat membuat konsep

surat Direksi sesuai permintaan Direksi, dan diteruskan kepada Kepala Bagian

Sekretariat Perusahaan untuk direviu. Konsep tersebut diteruskan ke SEVP terkait

untuk diparaf jika konsep disetujui SEVP, selanjutnya ditandatangani oleh Direksi.

Arsip surat yang diterbitkan selanjutnya diarsipkan oleh Staf Sub Bagian Tata

Usaha secara tertib dan rapi.

3) Hubungan dalam pembuatan Surat Keputusan/Surat Edaran Direksi

Sekretaris Perusahaan melalui Sub Bagian Sekretariat, membuat konsep Surat

Keputusan atau Surat Edaran atau surat lainnya berdasarkan permintaan Direksi.

Setelah diriviu oleh Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan disampaikan kepada

Direksi, selanjutnya difinalkan dan ditandatangani kembali oleh Direksi. Copy dari

Surat Keputusan dan Surat Edaran yang telah ditandatangani Direksi harus

diarsipkan dengan baik oleh Staf Sub Bagian Tata Usaha.

5. Hubungan Sekretaris Perusahaan dengan Bagian Lain

Sekretaris Perusahaan mengumpulkan dokumen dan informasi penting dari masing-

masing bagian/unit kerja. Pengumpulan dokumen dan informasi ini dilakukan oleh

Sekretaris Perusahaan melalui Kasubbag Sekretariat untuk berkoordinasi dengan

semua bagian/unit kerja PTPN II.

Dokumen dan informasi yang diperoleh selanjutnya direkapitulasi dan diriviu sebelum

dipublikasikan oleh Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan. Copy dari hasil perumusan

dokumen disampaikan kepada Kepala Sub Bagian Sekretariat untuk diarsipkan secara

tertib dan rapi.



23

6. Hubungan Sekretaris Perusahaan dengan Publik/Stakeholders Lainnya

Tanggung jawab untuk berkomunikasi dengan publik/ stakeholders didelegasikan

Direksi kepada Sekretaris Perusahaan atau melalui Kepala Sub Bagian Komunikasi

Perusahaan dan Protokoler bersama pejabat lain di PTPN II yang terlibat langsung

atas informasi yang akan dikomunikasikan.

Kepala Sub Bagian Komunikasi Perusahaan dan Protokoler bertanggung jawab

menyusun informasi atas tanggapan yang dimaksud dan mempublikasikannya kepada

publik secara tepat waktu setelah mendapatkan rekomendasi/ persetujuan dari Kepala

Bagian Sekretariat Perusahaan.

Dalam hal hubungan dengan Anak Perusahaan, Investor/Pemasok/Pelanggan,

Sekretaris Perusahaan berkoordinasi dengan Bagian terkait di Kantor Direksi untuk

dapat memberikan masukan kepada Direksi sebagai bahan pertimbangan dalam

mengambil keputusan yang berkaitan dengan Anak Perusahan, hubungan kerjasama

dengan Investor/Pemasok/Pelanggan.



24

BAB 4

PELAPORAN

Dalam menjalankan tugasnya, Sekretaris Perusahaan membuat dan menyampaikan

laporan secara berkala kepada Direksi sesuai dengan permintaan Direksi dan Laporan

Bulanan rutin (laporan Manajemen Bagian Sekretariat Perusahaan) setiap bulannya.

Laporan Bulanan harus memuat tentang :

a. Jumlah rapat Direksi dengan SEVP dan jumlah kehadiran dalam rapat yang telah

dilaksanakan dalam bulan tersebut.

b. Jumlah surat masuk dan keluar dari dan ke Pemegang Saham, Dewan Komisaris,

Instansi Pemerintah dan Instansi lainnya, serta pihak lain.

c. Pelaksanaan RUPS.

d. Pelaksanaan Perjanjian KSO/Anak Perusahaan.

e. Dan lain-lain yang diperlukan.

Selain laporan secara berkala dan Laporan Bulanan, Sekretaris Perusahaan juga

membuat Laporan Tahunan Bagian Sekretariat Perusahaan, dimana laporan-laporan

tersebut menjadi salah satu bahan dalam pembuatan Laporan Tahunan Perusahaan

(Annual Report).

corporate secretary - ptpn2.com

Documents