contoh surat penawaran

22
Surabaya , 26 Februari 2013 Kepada : Nita Puspita Hal : Penawaran Kerjasama Wedding Organizer Dengan hormat, Bersama dengan surat ini kami atas nama AMADEUS EVATA EO, ingin mengajukan kerjasama dengan saudari Nita Puspita untuk menghandle jalannya pernikahan saudari. Amadeus Evata Event Organizer dapat mengkoordinir jalannya acara seperti :  Mengatur schedule kedua mempelai sebelum dan pada saat hari H  Menyusun susunan acara dari pagi sampai resepsi selesai  Menyediakan tim lapangan Tidak semua orang memiliki waktu luang untuk merencanakan, membuat janji dan lain sebagainya untuk pernikahannya. Pekerjaan dan terbatasnya waktu membuat anda kesulitan untuk mengatur jadwal agar pernikahan dapat berjalan baik dan tepat pada waktu yang telah ditentukan. Mungkin pekerjaan anda membuat anda jauh dari rumah dan anda susah untuk mengatur semuanya dari jauh. Solusinya adalah dengan menggunakan jasa Organizer. AMADEUS EVATA EO memiliki tim yang siap membantu menangani dan mengorganize semua schedule dan memberikan bantuan pasti, baik sebelum acara maupun setelah acara. Tim AMADEUS EVATA EO mempunyai pengalaman dibidangnya masing-masing sehingga dapat dipercaya untuk mengatasi segala situasi yang bias terjadi sewaktu-waktu. Besar harapan kami untuk menjalin kerjasama dengan saudari, atas perhatian dan kerjasama yang baik kami ucapkan Terima Kasih.

Upload: mayin-maru

Post on 14-Oct-2015

1.845 views

Category:

Documents


61 download

DESCRIPTION

Dalam dunia kerja, selalu ada surat penawaran ke client yg kita tuju. Dengan adanya surat penawaran, client menjadi tertarik dan beminat untuk memakai jasa kita. Berikut contoh surat penawaran yang pernah saya buat untuk saya ajukan ke client yang bersangkutan.

TRANSCRIPT

Surabaya , 26 Februari 2013Kepada :Nita PuspitaHal :Penawaran Kerjasama Wedding Organizer

Dengan hormat,

Bersama dengan surat ini kami atas nama AMADEUS EVATA EO, ingin mengajukan kerjasama dengan saudari Nita Puspita untuk menghandle jalannya pernikahan saudari.Amadeus Evata Event Organizer dapat mengkoordinir jalannya acara seperti : Mengatur schedule kedua mempelai sebelum dan pada saat hari H Menyusun susunan acara dari pagi sampai resepsi selesai Menyediakan tim lapangan

Tidak semua orang memiliki waktu luang untuk merencanakan, membuat janji dan lain sebagainya untuk pernikahannya. Pekerjaan dan terbatasnya waktu membuat anda kesulitan untuk mengatur jadwal agar pernikahan dapat berjalan baik dan tepat pada waktu yang telah ditentukan. Mungkin pekerjaan anda membuat anda jauh dari rumah dan anda susah untuk mengatur semuanya dari jauh. Solusinya adalah dengan menggunakan jasa Organizer. AMADEUS EVATA EO memiliki tim yang siap membantu menangani dan mengorganize semua schedule dan memberikan bantuan pasti, baik sebelum acara maupun setelah acara. Tim AMADEUS EVATA EO mempunyai pengalaman dibidangnya masing-masing sehingga dapat dipercaya untuk mengatasi segala situasi yang bias terjadi sewaktu-waktu.Besar harapan kami untuk menjalin kerjasama dengan saudari, atas perhatian dan kerjasama yang baik kami ucapkan Terima Kasih.Kami lampirkan beberapa susunan acara yang bisa kita arrange pada saat pernikahan berlangsung, serta cost/ biaya dan tim lapangan yang diperlukan.

Hormat Kami,

Amadeus Evata EO031-7669181 / 083853099531

Profil AMADEUS EVATA EO

Amadeus Evata EOadalah sebuah event organizer yang profesionalbegerak dalam bidangjasa event organizer di Surabaya.Sebagai salah satu event organizer Amadeus Evata EO telah memiliki pengalaman dalam mengadakan berbagai event. Amadeus Evata EO juga sering bertindak sebagai Wedding organizer, event organizer musik, event ulang tahun/anniversary,launching produk, Company/Family Gathering, Music Show, exhibitions,seminar, promosi, talkshow, outbond, dllJika anda ingin mengadakan event/acara Wedding organizer, event organizer musik, event ulang tahun/anniversary,launching produk, Company/Family Gathering, Music Show,exhibitions,seminar, promosi, talkshow dan sebagainya Anda tidak perlu pusing untuk memikirkannya karena semua hal yang berkaitan dengan jalannya event tersebut sudah dikerjakan oleh Amadeus Evata EO.Kami siap membantu anda dalam menyusun perencanaan sebuah event/acara musik yang luar biasa, mulai dari menyusun konsep desain event, budgeting, tata laksana sampai penyelenggaraan dan evaluasi baik untuk event musik/konser. Kami siap membantu dalam menghandle berbagai macam masalah yang mungkin timbul pada waktu pelaksanaan acara. Budgeting riangan dengan hasil maksimal adalah moto utama kami demi memuaskan client.Kita juga menyediakan jasa outsourcing bagi yang membutuhkan pegawai freelance seperti SPG/SPB, atau crew untuk acara.Sebagai event organizer kami siap menjadi partner anda semua untuk memberikan solusi dan jawaban event musik ulang tahun anniversary, wedding, gathering, launching product atau acara anda lainnya, Untuk Informasi dan diskusi lebih lanjut silahkan hubungi kami.

Alamat : Perum Bukit Bambe AE/25Telp/fax: 7669181HP: 083853099531e-mail: [email protected] senantiasa menanti panggilan kerjasama dari client kami dan kami akan berusaha bekerja semaksimal mungkin untuk setiap event yang kami kerjakan. Terimakasih.

DATA ACARA

Travel (Wisata perpisahan, dsb) Wedding organize Event organizer musik Event ulang tahun/anniversary Launching produk Company/Family Gathering Music Show

Exhibitions Seminar Promosi Talkshow Outbond Etc

Spesial Outsourcing untuk SPG/SPB, Crew Event, dsb

BUDGETING

Biaya operational untuk Wedding Organizer 10% dari total pengeluaran / paket wedding yang diambil. Paket Wedding Singgasana Hotel (Pool Side Outdoor)Jika jadi ambil paket Ruby: 62.500.000,- untuk 400 orang Tambahan Rp. 115.000,-/orangTolal undangan 500 undangan -> 1000 0rangPerhitungan umum: 1 undangan = 2 orangPerhitungan permintaan client 1 undangan = 1,5 -> 1000orang / 1,5 = 667 Pembulatan 700Jumlah pembulatan jumlah paket singgasana = 700orang 400orang = 300orang.Jumlah tambahan = 300orang x Rp.115.000,- = Rp.34.500.000,-Jumlah paket + jumlah tambahan = Rp.62.500.000,- + Rp.34.500.000,- = Rp. 97.000.000,-

Biaya operational Wedding organizer :total pengeluaran x 10% = Rp. 97.000.000,- x 10% = 9.700.000,-Semua total biaya operational include pen-schedule-an kedua mempelai dari 4-5 bulan sebelum hari H dan tim untuk mengatur jalannya acara pada saat hari H.

Ps: Apabila terjadi perubahan jumlah dan total pengeluaran, maka dana operational WO mengikuti total akhir pengeluaran yaitu 10% dari total pengeluaran.

Susunan Tim Pra dan Lapangan

1. Ketua TimBertanggung jawab terhadap terlaksananya acara pernikahan, mulai dari awal acara siraman, lamaran, akad nikah sampai dengan resepsi selesai.2. Acara / sekretaris umuma. Mengatur susunan acara pernikahan, mulai dari awal acara siraman, lamaran, akad nikah sampai dengan resepsi.b. Menyerahkan daftar susunan acara tersebut kepada MC dan panitia/sie lainnya guna menghindari miss communication.c. Mengkonfirmasi kepada setiap panitia yang bertugas agar mempersiapkan diri tepat waktu serta kesiapan panitia dalam kelengkapan pakaian.d. Mengecek kesiapan MC (Sambutan, Doa dan Musik), mendampingi MC saat acara berlangsung serta berkoordinasi dengan MC untuk mengatur jalannya urutan acara resepsi.e. Mengatur kelancaran pemutaran slide show selama acara berlangsung (berkoordinasi dengan Sie Perlengkapan dan Sie Dokumentasi) serta mengatur kelancaran pengambilan dokumentasi tamu dengan pengantin (berkoordinasi dengan Sie Dokumentasi).3. Pendamping MCa. Selalu berkoordinasi dengan Tim perias pengantin dan Sie Acara.b. Membawakan acara sesuai dengan susunan acara yang telah disepakati bersama, jika terjadi kegiatan di luar susunan acara diharapkan menghubungi Sie Acara.4. Konsumsia. Bertanggung jawab atas segala pengurusan konsumsi, mulai dari awal acara sampai dengan resepsi selesai.b. Mengecek kesiapan konsumsi sesuai dengan jumlah yang dipesan serta mengecek kualitas makanan yang akan disajikan.c. Menjaga kelancaran tersedianya makanan yang akan dihidangkan.d. Mengatur petugas catering untuk menjaga kerapihan serta kebersihan meja serta peralatan makan.5. Perlengkapana. Mengecek kesiapan fasilitas di lokasi (listrik, genset, AC, sound system, slide show, mic, kabel, lightening photo, stall makanan) sebelum dan selama resepsi diselenggarakan.b. Mengatur kelancaran pemutaran slide show selama acara berlangsung (berkoordinasi dengan Sie Dokumentasi dan Sie Acara).c. Berkoordinasi dengan MC, team photo dan video.6. Buku Tamu dan Souvenira. Mengecek kelengkapan meja tamu (buku tamu, alat tulis, souvenir).b. Mengatur kelancaran arus tamu yang akan mengisi buku tamu.c. Mengutamakan tamu VIP untuk mengisi buku tamu.d. Memberikan souvenir kepada tamu setelah mengisi buku tamu.7. Keamanana. Bertanggung jawab terhadap keamanan selama berlangsungnya acara, sampai dengan resepsi selesai (berkoordinasi dengan Sie Acara).b. Berkoordinasi dengan petugas keamanan di lokasi.c. Mengecek keamanan fasilitas sepanjang acara resepsi berlangsung (berkoordinasi dengan Sie Perlengkapan).d. Mengecek invitation tamu (berkoordinasi dengan Sie Buku Tamu dan Souvenir).8. Penerima Tamua. Menyambut dan menerima tamu dengan ramah (tersenyum).b. Mengantarkan tamu VIP bertemu dengan pengantin dan mengantarkan ke meja jamuan khusus VIP.c. Mengecek kegiatan di meja tamu (berkoordinasi dengan Sie Buku Tamu dan Souvenir) serta membantu kelancaran kegiatan tersebut.9. Sie Penjemputana. Bertanggung jawab dalam menjemput dan mengantarkan Pengantin, Keluarga Pengantin, Penghulu, MC serta team perias pengantin tepat waktu.

b. Selalu berkoordinasi dengan Sie Transportasi dan mendampingi Sie Transportasi (dilakukan sepanjang acara siraman, lamaran, akad nikah dan resepsi berlangsung sampai dengan selesai).

PS. Akan ditempatkan 1 orang pada masing-masing sie dan akan bekerja sesuai dengan jobdesk masing-masing. Bisa lebih dari 1 pada 1 sie (sesuai kebutuhan).

Contoh Susunan Acara untuk pernikahan UMUM/International

Berikut merupakan contoh susunan acara pernikahan dari pagi, pemberkatan, sampai dengan resepsi pernikahan. Susunan acara ini akan disepakati bersama oleh kedua belah pihak.

Pagi (Prosesi Pagi)Morning CallWaktu: 03.00Tempat: RumahHadir: Mempelai dan keluargaPeralatan: -Keterangan:Petugas membangunkan mempelai dan keluarga. Bisa secara langsung atau via telepon.Menuju ke Tempat Make UpWaktu: 03.30Tempat: PerjalananHadir: Mempelai dan keluargaPeralatan: -Keterangan:Mempelai dan keluarga menuju ke tempat make up.

Make UpWaktu: 04.00Tempat: SalonHadir: Mempelai, keluarga, make up artistPeralatan: -Keterangan:Proses make up dimulai. Dilanjutkan dengan memakai gaun dan jas pengantin.Menuju ke Tempat Prosesi PagiWaktu: 07.00Tempat: Hotel / rumahHadir: Mempelai dan keluargaPeralatan: -Keterangan:- Mempelai pria dan orang tua menuju ke hotel / rumah tempat prosesi pemasangan jas.- Mempelai wanita dan orang tua menuju ke hotel / rumah tempat prosesi penutupan waring.Prosesi Pemasangan JasWaktu: 07.30Tempat: Hotel / rumah mempelai priaHadir: Mempelai pria, orang tua mempelai pria, pengapit, foto dan videoPeralatan: jas, rompi, dasi, sarung tangan, korsase, hand bouquette, sepatu, kaos kakiKeterangan:- Mempelai Pria memberi hormat kepada papa dan mama- Pemasangan jas oleh papa dan mama- Pemasangan sarung tangan oleh papa dan mama- Pemasangan bunga jas (korsase) oleh papa dan mama, korsase dipasang terbalik- Penyerahan bunga tangan (hand bouquette) oleh papa dan mama- Papa dan mama mengapit mempelai pria, lalu berjalan ke pintu masuk kamar- Kedua pengapit sudah siap di pintu masuk- Kedua pengapit memberikan hormat kepada papa dan mama- Kedua pengapit bersalaman dengan mempelai pria- Papa dan mama menyerahkan mempelai pria kepada pengapit- Mempelai pria dan kedua pengapit berjalan ke mobil pengantin untuk menjemput mempelai wanitaProsesi Penutupan WaringWaktu: 08.00Tempat: Hotel / Rumah mempelai wanitaHadir: Mempelai wanita, orang tua mempelai wanita, foto & videoPeralatan: -Keterangan:- Mempelai wanita memberi hormat kepada papa dan mama- Mempelai wanita duduk di kursi, diapit oleh papa dan mama- Papa dan mama merapikan mahkota, anting, kalung, sarung tangan, dll. bersamaan- Penutupan waring oleh papa dan mama, mempelai wanita ikut merapikanMenuju ke Tempat Prosesi Temu PengantinWaktu: 08.00Tempat: PerjalananHadir: Mempelai pria, pengapitPeralatan: Mobil pengantinKeterangan:- Sementara mempelai wanita melakukan proses penutupan waring, mempelai pria bisa menuju ke hotel / rumah mempelai wanita untuk bersiap melakukan prosesi temu pengantin.Prosesi Temu PengantinWaktu: 08.30Tempat: Hotel / rumah mempelai wanitaHadir: Kedua mempelai, orang tua mempelai wanita, pengapit, foto & videoPeralatan:Keterangan:- Pengapit turun dari mobil, membukakan pintu mempelai pria- Orang tua mempelai wanita sudah menunggu di pintu masuk- Mempelai pria diapit pengapit berjalan ke pintu masuk kamar mempelai wanita- Mempelai pria dan pengapit memberi hormat ke papa dan mama- Pengapit menyerahkan mempelai pria ke papa dan mama- Papa dan mama mengapit mempelai pria masuk ke ruangan- Mempelai pria menjabat tangan mempelai wanita, lalu mencium tangan- Papa dan mama mundur- Mempelai wanita memutar korsase mempelai pria yang sebelumnya terpasang terbalik- Mempelai pria memberikan hand bouquette ke mempelai wanitaOptional: Prosesi LangkahanWaktu: Setelah prosesi temu pengantinTempat: Hotel / rumah mempelai wanitaHadir: Kakak salah satu mempelai yang belum menikah, kedua mempelaiPeralatan: pita langkahan (dipasang di pintu), gunting, hadiah langkahanKeterangan:- Kedua mempelai bersalaman dengan kakak- Kakak menggunting pita langkahan- Kedua mempelai menyerahkan hadiah pelangkahanSiang (Pemberkatan dan Catatan Sipil)Menuju Tempat PemberkatanWaktu: 09.30Tempat: PerjalananHadir: Kedua mempelai dan seluruh keluargaPeralatan: -Keterangan:- Seluruh keluarga dan kedua mempelai menuju ke tempat pemberkatan untuk prosesi pemberkatanProsesi PemberkatanWaktu: 10.00Tempat: Tempat permberkatanHadir: Kedua mempelai, seluruh keluarga, saksi dan petugas pemberkatanPeralatan: -Keterangan:- Koordinator lapangan yang ditunjuk mempersiapkan meja penerima tamu- Setelah pemberkatan selesai, dilakukan foto bersama dengan pemimpin pemberkatan dan keluargaProsesi Catatan SipilWaktu: 12.00Tempat: Tempat pemberkatan / tempat catatan sipilHadir: Kedua mempelai, orang tua, saksi, petugas pencatatan sipil, foto & videoPeralatan: Amplop untuk petugas pencatatan sipilKeterangan:- Prosesi catatan sipil dipimpin oleh petugas pencatatan sipilSoreIstirahatWaktu: 12.30Tempat: Hotel / rumahHadir: Kedua mempelai dan keluargaPeralatan: -Keterangan:- Semua pihak dapat beristirahat- Petugas yang ditunjuk menuju ke tempat resepsi untuk mengatur dan mempersiapkan pesta resepsiMake Up Ulang / RetouchWaktu: 14.00Tempat: Salon / HotelHadir: Kedua mempelai dan keluargaPeralatan: -Keterangan:- Kedua mempelai dan keluarga melakukan retouch di salonMalam (Pesta Resepsi)Persiapan ResepsiWaktu: 15.00Tempat: Tempat resepsiHadir: Koordinator lapanganPeralatan: -Keterangan:- Koordinator lapangan check ulang dekorasi, sound, lighting, layout meja, tempat parkir, sovenir, buku tamu, alat tulis, kotak sumbangan, gembok dan kunci kotak sumbangan- PIC yang lain yang bertugas dapat turut serta membantu persiapan resepsiMenuju ke Tempat ResepsiWaktu: 16.30Tempat: PerjalananHadir: Kedua mempelai dan keluargaPeralatan: -Keterangan:- Kedua mempelai dan seluruh keluarga menuju ke tempat resepsiFoto Bersama Sebelum AcaraWaktu: 17.00Tempat: Tempat resepsiHadir: Kedua mempelai dan keluargaPeralatan: -Keterangan:- Foto bersama dengan anggota keluarga dilakukan- Foto bersama dilakukan lebih dulu supaya menghemat waktu pada saat pesta resepsi- Pukul 17.30 kedua mempelai dapat menuju ke ruang tunggu untuk menunggu pesta resepsi dimulaiPenerimaan TamuWaktu: 18.00Tempat: Tempat resepsiHadir: Orang tua mempelai dan petugas penerima tamuPeralatan: -Keterangan:- Para tamu mulai berdatangan- Orang tua dan petugas penerima tamu menyambut para tamu undangan- Band dapat mulai memainkan laguWelcome Speech oleh MCWaktu: 18.15Tempat: Tempat resepsiHadir: MCPeralatan: -Keterangan:- MC naik ke panggung untuk memberi salam kepada tamu undangan- Orang tua mempelai mempersiapkan diri untuk memasuki ruang pestaProsesi Masuk Orang Tua dan Saudara KandungWaktu: 18.20Tempat: Tempat resepsiHadir: MC, orang tua mempelai, saudara kandung mempelaiPeralatan: -Keterangan:- Band mulai memainkan musik pengiring masuknya orang tua dan saudara kandung mempelai- Urutan masuk:Orang tua mempelai priaOrang tua mempelai wanitaSaudara kandung mempelai priaSaudara kandung mempelai wanitaProsesi Masuk Kedua MempelaiWaktu: 18.25Tempat: Tempat resepsiHadir: MC, kedua mempelaiPeralatan: -Keterangan:- Band mulai memainkan musik pengiring masuknya kedua mempelai- Kedua mempelai memasuki ruang pesta resepsi- Kedua mempelai menuju ke atas panggung- Orang tua menyusul menuju ke atas panggungKata SambutanWaktu: 18.30Tempat: Tempat resepsiHadir: Perwakilan keluarga (untuk kata sambutan)Peralatan: MicKeterangan:- MC mengundang perwakilan keluarga untuk naik ke atas panggung- Petugas yang ditunjuk menyerahkan mic kepada perwakilan keluarga- Perwakilan keluarga memberikan kata sambutan- Setelah selesai, perwakilan keluarga turun panggungDoa BersamaWaktu: 18.35Tempat: Tempat resepsiHadir: Perwakilan keluarga (untuk doa)Peralatan: MicKeterangan:- MC mengundang perwakilan keluarga untuk naik ke atas panggung- Petugas yang ditunjuk menyerahkan mic kepada perwakilan keluarga- Perwakilan keluarga memimpin doa bersama- Setelah selesai, perwakilan keluarga turun panggungTuang ShampagneWaktu: 18.40Tempat: Tempat resepsiHadir: Kedua mempelaiPeralatan: Botol dan gelas shampagneKeterangan:- Kedua mempelai menuju ke meja shampagne- Kedua mempelai menuangkan botol shampagne- Kedua mempelai kembali ke tengah pelaminanWedding ToastWaktu: 18.45Tempat: Tempat resepsiHadir: kedua mempelai, orang tua, MCPeralatan: Gelas toast (sudah diisi)Keterangan:- Pembagian gelas petugas- Toast bersama dipimpin oleh MC- Band memainkan lagu pengiring wedding toast- Kedua mempelai dan orang tua menuju ke meja pengantin untuk menikmati hidanganMakan BersamaWaktu: 18.50Tempat: Tempat resepsiHadir: -Peralatan: -Keterangan:- Hidangan mulai disajikan kepada seluruh tamu undanganProsesi Wedding CakeWaktu: 19.00Tempat: Tempat resepsiHadir: Kedua mempelaiPeralatan: Pedang dan kue suap sayangKeterangan:- Band mulai memainkan lagu pengiring prosesi wedding cake- Kedua mempelai menuju ke meja kue pengantin- Mempelai pria menerima pedang dari petugas- Pemotongan kue pengantin oleh kedua mempelai- Suap sayang kedua mempelaiProsesi Wedding KissWaktu: 19.05Tempat: Tempat resepsiHadir: Kedua mempelaiPeralatan: Kue suap sayang ke orang tuaKeterangan:- Kedua mempelai menuju ke tengah pelaminan- Prosesi wedding kiss dipimpin oleh MC- Band mulai memainkan lagu pengiring prosesi wedding kiss- Suap sayang kepada orang tua mempelai pria- Suap sayang kepada orang tua mempelai wanitaFoto Bersama dan HiburanWaktu: 19.10Tempat: Tempat resepsiHadir: Kedua mempelaiPeralatan: Daftar fotoKeterangan:- Daftar foto dipanggil oleh MC, yang tidak muncul bisa dilompati- Orang tua mempelai bisa keliling untuk menyapa tamu undangan- Kedua mempelai bisa membagikan kue pengantin kepada para tamu undangan apabial ada waktu kosongClossingWaktu: 20.00Tempat: Tempat resepsiHadir: Kedua mempelai dan orang tuaPeralatan:Keterangan:- Orang tua dan kedua mempelai naik ke atas panggung- MC mengucapkan terima kasih- Orang tua dan kedua mempelai menuju ke pintu keluar untuk salaman- Setelah clossing selesai, acara dapat dilanjutkan dengan foto bersama lagi (bagi para tamu undangan yang belum sempat foto bersama sewaktu acara)