contoh sop franchisee perlengkapan bayi

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

1

BB UU KK UU PP AA NN DD UU AA NN

FF RR AA NN CC HH II SS EE EE

Salah satu cara men-standarisasi usaha adalah dengan menetapkan Buku Panduan yang

merupakan dokumen rahasia yang dikeluarkan oleh Franchisor untuk dijadikan pedoman

dalam menjalani usaha outlet/toko Franchisee-nya. Segala peraturan, ketentuan dan panduan

untuk perusahaan Franchisee dituangkan dalam Buku Panduan. Perubahan dan penambahan

untuk segala ketentuan dan peraturan baru akan dituangkan secara tertulis dan diberikan

kepada Franchisee untuk dilampiri didalam Buku Panduan. Buku Panduan ini juga sebaiknya

diberikan kepada outlet sebagai pegangan Supervisor, disamping Buku Panduan Usaha

Operasional Toko.

Standarisasi penulisan Buku Panduan, sebagai berikut:

BAB I - PENDAHULUAN

Berisi penjelasan mengenai maksud dan tujuan pembuatan Buku Panduan, sistematika

penulisan, dan ketentuan-ketentuan penggunaan Buku Panduan

Tujuan penulisan Buku ini adalah:

• Membuat sebuah buku yang dapat menjadi pedoman / acuan Terwaralaba

dalam menjalankan kegiatan usaha waralaba nya sehari-hari

• Mengarahkan Terwaralaba untuk menjalankan usaha waralaba nya sesuai

standard yang ditetapkan oleh franchisor

• Menyamakan sistem prosedur operasional dan kebijakan yang dijalankan oleh

seluruh Terwaralaba.

BAB II - PROFIL PERUSAHAAN

Berisi tujuan usaha & visi, profil dan susunan direksi, struktur organisasi, uraian singkat

sejarah perusahaan dan pengembangannya melalui sistem Waralaba, serta penyingkatan nama

dan istilah.


2

Didalam buku terdapat nama-nama dan istilah-istilah yang lazim digunakan dalam usaha ritel,

namun mungkin belum dikenal oleh orang yang belum pernah menjalankan usaha di bidang

ini. Oleh karena itu nama-nama dan istilah tersebut akan dikumpulkan pada lembar Indeks

untuk memudahkan pencarian.

BAB III - FRANCHISE PERLENGKAPAN BAYI

Penjelasan umum tentang definisi, bentuk usaha, kemudahan-kemudahan yang ditawarkan,

dan pelayanan kepada pelanggan.

Arti kemudahan yang ditawarkan serta pelayanan yang baik dan ramah kepada pelanggan

dapat menjadikan nama usaha dikenal oleh masyarakat.

BAB IV - TUGAS SERTA TANGGUNG JAWAB JABATAN DALAM ORGANISASI

TOKO DAN PROSEDUR KERJA

Berisi uraian dari tugas dan tanggung jawab staf toko beserta prosedur kerjanya.

Uraian yang lebih terperinci dapat dilihat pada Buku Panduan Usaha Franchisee Outlet .

BAB V - PROMOSI & PEMASARAN

Menjelaskan tentang sistem promosi yang dijalankan untuk usaha ini, dan strategi pemasaran

yang diterapkan perusahaan.

Promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang sangat penting dan saling berkaitan satu

sama lainnya. Untuk mencapai target usaha, perlu dijalankan sistem pemasaran dengan strategi

yang terencana untuk mencapai target dan didukung dengan kegiatan promosi yang

terselenggara dengan baik.

BAB VI - SISTEM KONTROL & MONITORING

Menguraikan tentang sistem kontrol kedalam dan keluar yang diterapkan, untuk mencegah

kerugian yang mungkin terjadi.

BAB VII - PENUTUP III... PPP EEE NNN DDD AAA HHH UUU LLL UUU AAA NNN


3

Buku Panduan dimaksudkan agar dapat menjadi pedoman bagi seluruh Franchisee. Dan dibuat

berdasarkan peraturan dan standarisasi dari perusahaan Franchisor, yang juga telah

disesuaikan dengan peraturan dan kebijakan-kebijakan pemerintah yang berlaku sesuai dengan

bidang usaha, dalam pengembangan usahanya melalui Sistem Waralaba.

Dalam upaya untuk menyamakan sistem prosedur operasional dan kebijakan-kebijakan

perusahaan Franchisor, panduan tersebut diberikan untuk dijalankan oleh Franchisees-nya

sesuai standard yang berlaku, disamping memudahkan Franchisor untuk mengadakan

monitoring untuk standarisasi usaha yang dipercayakan kepada Franchisee-nya.

RRIINNGGKKAASSAANN SSEEJJAARRAAHH DDAANN DDAATTAA PPEERRUUSSAAHHAAAANN

Perusahaan distribusi produk garmen ekslusif untuk perlengkapan bayi dan ibu hamil, berdiri

tahun ………….. dengan nama perusahaan ……………………………………..

Pengembangan usaha menjadi beberapa outlet/toko melalui sistem Waralaba, yang bukan

hanya memfokuskan pada produk yang dijual, tetapi lebih mengarahkan kepada eksistensi dan

pemasaran image (citra) atau merk produk dari nama perusahaan yang memproduksi barang-

barang yang berkualitas tinggi dan di produksi didalam negeri.

Perusahaan didirikan oleh ……………………., (sejarah profil pengusaha sebagai proven track

record)………………………………….……………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………..

Perusahaan dikembangkan sebagai perusahaan Franchisor, oleh …………………serta

Franchisees yang menjalankan hak ekslusif untuk produk dan merk ini.

1. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi …………………………..

Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….…..

IIIIII... PPP RRR OOO FFF III LLL PPP EEE RRR UUU SSS AAA HHH AAA AAA NNN


4


Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….…..


Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….….. dst.

SSTTRRUUKKTTUURR OORRGGAANNIISSAASSII FFRRAANNCCHHIISSEEEE

P E R S O N I L TUGAS & TANGGUNG JAWAB A. PEMILIK /

FRANCHISEE 1. Menyediakan sarana, fasilitas dan dana untuk pengoperasian toko 2. Mengambil keputusan strategis tentang kelangsungan dan pengembangan outlet/toko

B. SUPERVISOR

1. Menata, mengatur seluruh kegiatan outlet 2. Merancang strategi pengembangan toko Untuk jangka waktu tertentu

PEMILIK

KEPALA TOKO

OPERATIONAL ADM / CASHIER

SALES PROMOTION

GIRL UMUM

Nnnnnn

SECURITY

IIIIIIIII... OOORRRGGGAAANNNIIISSSAAASSSIII DDDAAANNN MMMAAANNNAAAJJJEEEMMMEEENNN

FUNGSI BAGIAN / STRUKTUR DEPARTEMEN


5

3. Mengatur penampilan / kapasitas outlet/toko secara keseluruhan, baik barang dagangan maupun perlengkapan toko

C. ADMINISTRASI

1. Mengatur keuangan toko dan seluruh Administrasi toko 2. Merancang model pelaporan keuangan dan administrasi toko 3. Menentukan jumlah stok barang dagangan dan vendor-vendor barang dagangan beserta tenggang waktu pembayarannya

D. OPERATIONAL (CSO, OfficeBoy, Satpam)

1. Menjaga kebersihan toko secara keseluruhan dan melakukan pengiriman khusus kepada Customer 2. Menata barang kiriman ke Customer 3. Menjaga keamanan

E. CUSTOMER SERVICE OFFICER

1. Menjual barang dagang 2. Memberikan pelayanan yang prima kepada semua pengunjung toko

F. SECURITY 1. Menjaga dan memastikan keamanan toko, barang dagangan, dan karyawan 2. Mencatat semua pengunjung toko, termasuk Kendaraan

KKOONNSSEEPP UUSSAAHHAA ((MMAARRKKEETT PPRROOFFIILLEE))

Adalah distribusi produk garmen ekslusif untuk perlengkapan bayi dan ibu hamil. Konsep

bukan hanya memfokuskan pada produk yang dijual, tetapi lebih mengarahkan kepada

eksistensi dan pemasaran image (citra) atau merk produk dari nama perusahaan yang

memproduksi, dalam hal ini yang memproduksi brang-barang yang berkwalitas tinggi khusus

untuk keperluan bayi dan ibu hamil. Ditujukan baik kepada konsumen umum maupun calon

pembeli usaha waralaba, dengan maksud agar citra usaha lebih dikenal masyarakat.

IIIVVV... UUUSSSAAAHHHAAA FFFRRRAAANNNCCCHHHIIISSSEEE PPPEEERRRLLLEEENNNGGGKKKAAAPPPAAANNN BBBAAAYYYIII


6

Dalam pengembangannya, Franchisor selain memperhatikan image/citra usaha, juga

memperhatikan kepentingan calon Franchisees-nya dalam pengembangan usahanya kelak.

Mengacu pada konsep ini, diharapkan bidang usaha ini dapat membantu perekonomian, dalam

hal ini dari segi pengembangan distribusi garmen lokal (dalam negeri).

MMIISSII

Pendirian dan pengembangan usaha disesuaikan dengan kebijakan pemerintah yang ada,

seperti: meningkatkan dan memperkuat saluran distribusi untuk produk perlengkapan bayi

yang berkwalitas dan diproduksi didalam negeri.

KKEEMMUUDDAAHHAANN PPEELLAAYYAANNAANN DDAANN PPRROODDUUKK

Selain usaha dalam mengembangkan citra usaha, perlu kiranya tidak mengenyampingkan

kebutuhan dan kepuasan pelanggan. Untuk hal ini, selain batasan lokasi atau teritori yang

memberikan akses kemudahan untuk dijangkau konsumen, pelayanan dan operasional toko

juga perlu diperhatikan, seperti:

• Pelayanan yang ramah dan profesional

• Lingkungan outlet/toko yang nyaman

• Jaminan atas kwalitas unggul dari produk yang ditawarkan, dan jaminan atas harga

yang pantas sesuai kwalitas produk

• Jaminan atas pelayanan tambahan berupa penerimaan order untuk produk diluar

standar yang ada dan pengantaran pesanan (delivery)

Citra perusahaan tidak hanya dikenal dari nama perusahaan, tetapi juga dari kemudahan yang

diberikan, produk dengan mutu dan kwalitas baik, dan pelayanan serta lingkungan toko yang

hangat dan bersih. Popularitas dan daya ingat masyarakat terhadapnya juga timbul karena

sebuah logo atau lambang. Logo dibuat mengandung makna yang seirama dengan

kebijaksanaan perusahaan maupun produknya, mempunyai ciri khas tersendiri yang

menggambarkan makna dari tujuan usahanya.

SSS TTT AAA NNN DDD AAA RRR III SSS AAA SSS III

A. IDENTITAS / LOGO


7

Logo yang memiliki makna dan misi yang kuat akan sangat membantu perusahaan maupun

produknya dalam mengambil posisi di masyarakat pembeli dan pemakai (brand positioning).

Standarisasi logo ini dipakai oleh perusahaan sesuai dengan fungsi atau item yang diperlukan

dalam keperluan perusahaan tanpa melupakan aspek-aspek keindahan dalam bentuk dan

warna, sehingga tetap menarik dalam visual dan tampilannya, baik dalam produk, item-item

promosi, dan atribut lain yang digunakan.

Contoh logo:

☺☺☺

Arti bentuk gambar dan tulisan yang ditampilkan dari logo berdasarkan:

* Filosofi Deskripsi Bentuk & panduan warna:

Untuk bidang usaha ini misalnya: dapat ditampilkan gambar hewan yang lucu (misalnya:

induk & anaknya), disenangi oleh anak-anak, yang memberi kesan ceria, dikombinasikan

dengan warna-warna cerah dan/atau lembut disesuaikan dengan kehidupan anak yang selalu

penuh keceriaan dan kecerahan dalam rangkulan seorang ibu yang penuh kehangatan dan

kelembutan.

* Tambahan tulisan pada logo

(dapat berupa nama perusahaan) yang dibuat menempel atau mendekat pada gambar selain

dapat menampilkan nama perusahaan, juga kesan bahwa bentuk tampilan gambar adalah

dominan dengan produk perlengkapan bayi dengan nama perusahaan itu.

Selain nama perusahaan yang ditampilkan bersama bentuk gambar, dapat pula ditambahkan

dengan tulisan dan/atau kalimat lain, yang dapat mempertegas image dari produk yang

diproduksi oleh nama perusahaan tersebut.

* Penggunaan dan panduan warna

Presentase setiap warna merupakan sebuah pekerjaan teknis yang bermanfaat jangka panjang,

karena standard warna perusahaan akan menjadi salah satu ciri dan identitas perusahaan secara


8

umum. Panduan warna menggunakan panduan warna separasi, yang menggunakan mesin

cetak 4 warna.

Arti warna logo :

Ketentuan warna separasi : Warna 1 – (prosentasi)

Warna 2 – (prosentasi)



(dst, sesuai warna yang terdapat pada logo).

BBEERRMMAACCAAMM BBEENNTTUUKK LLOOGGOO

Adakalanya beberapa perusahaan membakukan lebih dari satu logo untuk mengadakan

perubahan dan penyempurnaan Logo, dengan maksud agar lebih dikenali dalam fungsinya

selain tetap menarik dan menampilkan keindahan dalam bentuk ataupun warna.

Promosi dengan tampilan dalam beberapa macam bentuk, seperti: flyer, iklan majalah/koran,

umbul-umbul, spanduk, kartu nama, tas belanja, topi , dan sebagainya.

Pakaian seragam karyawan (corporate costume) merupakan salah satu atribut perusahaan yang

dibakukan. Pakaian seragam ini ditentukan dan dibagi sesuai fungsinya:

Seragam Karyawan

Seragam Karyawati Seragam Karyawati Berjilbab

Seragam Karyawati Hamil Seragam Show Room Seragam Petugas Lapangan

Badge

Topi Atribut lain

B. S E R A G A M


9

Ditetapkan untuk dijadikan standard baku untuk pencetakan dan penggunaan ATK seperti:

Kop dan kertas surat, amplop, kartu nama, tas belanja, dll.

Disain Kop Surat :

Disain amplop surat :

Disain Kartu Nama :

Disain Tas Belanja :

Dsb.,dsb.

Keseragaman dalam penampilan ruang outlet/toko dan display sebaiknya sesuai dengan

identitas usaha yang dijalankan, maka bentuk fixture dan alat peraga display juga dibakukan

standarisasinya.

Bentuk fixture dapat merupakan keunikan dari bidang usaha ini yang juga dapat membawa

image (citra) dari nama perusahaan Franchisor .

Layout Ruang Pamer

(showroom)

Bentuk Pilar Display tool produk

Display produk

Rak Susun List dinding

Meja Special Order (SO) Meja Kasir Lemari/Baby Box/Baby

C. FORM & ATRIBUT STATIONNERY

D. BENTUK FIXTURE


10

Tafel dsb.

Outlet dapat dikatakan sebagai butik yang menyediakan produk-produk ekslusif perlengkapan

bayi dan ibu hamil, maka interior ruang dan dekorasi biasanya disesuaikan dengan produk

yang ditawarkan.

Musik yang disajikan biasanya musik-musik lembut atau lagu anak-anak berbahasa Inggris.

Untuk panduan lampu dibuat sedemikian rupa hingga menampilkan kesan lembut tanpa

mengenyampingkan tampilan produknya, seperti: mengarahkan lampu sorot ke produk-

produk, pemasangan table-lamp di kamar bayi, lampu display, dsb.

Memperhatikan penampilan setiap ruang pamer (showroom) dengan menyusun display produk

dengan bantuan alat peraga (display tool), agar memiliki kesamaan yang seirama dan

mencerminkan identitas perusahaan maupun produk.

Ketentuan yang sama juga berlaku untuk furniture maupun alat peraga display.

Penataan barang dagangan disesuaikan dengan pengelompokkan barang di rak-rak yang telah

ditentukan, misalnya:

• Berdasarkan kelompok usia, seperti: 0 s/d 12 bulan, atau 2 s/d 5 tahun

• Berdasarkan jenisnya, seperti: sepatu berdekatan dengan kaos kaki, barang-barang

keperluan mandi, dsb.

Dokumen-dokumen yang harus diperhatikan kelengkapannya, untuk dijadikan standard bagi

Pemberi (Franchisor)maupun Penerima Waralaba (Franchisee):

• NPWP ( Nomor Pokok Wajib Pajak )

• Surat Keterangan Domisili ( Ijin Tempat )

• SIUP ( Surat Ijin Usaha Perdagangan )

• STPUW ( Surat Tanda Pengusaha Usaha Waralaba )

• TDP ( Tanda Daftar Perusahaan )

G. PERIJINAN USAHA

E. MUSIK DAN LAMPU

F. DISPLAY BARANG DAGANGAN


11

• U.U.G. ( Undang-Undang Gangguan )

Penetapan lokasi untuk perencanaan pembukaan suatu outlet, sangat perlu perhatian,

disesuaikan dengan tujuan usahanya yang lebih mengkonsentrasikan kepada citra dan nama

merk usaha, lokasi outlet sebaiknya di areal yang mudah terlihat, namun sebisanya tidak terlalu

bercampur lokasi dengan nama atau merk produk lainnya. Idealnya, lokasi untuk suatu outlet

berada diantara dua sisi dari pusat pertokoan (shopping centre / mall), namun tidak di dalam

area pertokoan itu sendiri. Terletak di pinggir jalan raya, dan mudah dijangkau dari dua arah

yang berlawanan.

Dalam keadaan tertentu, memungkinkan lokasi outlet berada diluar batasan wilayah yang

ditetapkan, selama itu masih mudah dijangkau dengan akses transportasi (jalan raya dengan

dua arah berlawanan).

Misalnya di dekat Rumah Sakit Bersalin, atau didekat Praktek Dokter Anak. Juga

memungkinkan di daerah pemukiman baru yang terpandang dengan tingkat hunian yang

umumnya ditujukan kepada pasangan muda. Pemilihan lokasi juga perlu didasarkan atas data

dan analisa populasi, tingkat pendapatan dan kebiasaan (perilaku belanja) dari suatu

masyarakat perkotaan yang diperkirakan akan menjadi konsumen outlet/toko

PP EE MM AA SS AA RR AA NN

Tujuan kegiatan pemasaran adalah untuk mengembangkan sarana distribusi merk/produk

usaha Franchisor, untuk skala nasional maupun internasional, melalui suatu penjualan hak

Ekslusif terhadap pengelolaan rantai distribusi (chain-store) gerai/outlet, kepada pihak lain

(individu dan perusahaan) dalam bentuk franchise.

Perluasan pangsa pasar akan dapat lebih dikembangkan dengan menjalankan sistem Waralaba,

yang merupakan sistem strategi pemasaran yang tidak terlampau mengandalkan dana dan

SDM sendiri.

VVV... PPP RRR OOO MMM OOO SSS III DDDAAANNN PPP EEE MMM AAA SSS AAA RRR AAA NNN

A. TUJUAN KEGIATAN

H. PEMBATASAN LOKASI


12

Untuk mendukung efektifitas komunikasi pemasaran Waralaba, pemanfaatan media informasi

dilakukan secara intensif dan konsisten, yang mencakup antara lain:

• Iklan dan Adventorial pada Majalah dan Koran skala nasional

• Lips Advertising pada FM Radio di beberapa kota besar

• Business Release (dan Presentasi Penjualan/Pemasaran)

• Press Conference

Aktifitas pemasaran untuk kepentingan menjual waralaba diarahkan pada pendekatan yang

bersifat individu (personal approach), khususnya bagi para calon peminat waralaba

(Franchisee), diantaranya dengan:

• Memberikan respon positif kepada setiap peminat (calon Franchisee)

• Memberikan informasi yang jelas kepada setiap peminat (calon Franchisee)

• Segera melakukan follow-up atas setiap pengajuan aplikasi Franchisee maupun segala

inquire dari peminat (calon Franchisee)

• Mengamankan seluruh bentuk data dan informasi calon Franchisee dari penggunaan

yang tidak bertanggung jawab

• Memberikan layanan yang profesional kepada setiap Franchisee ataupun calon

Franchisee

Aktifitas pemasaran dalam mendukung penjualan Franchisee yang dimaksudkan adalah

berupa program-program komunikasi pemasaran yang dikelola oleh Franchisor untuk menarik

minat-beli masyarakat konsumen (end-user) guna menunjang penjualan Franchisee, seperti:

• Melakukan kegiatan promosi/periklanan (publikasi) terhadap aktifitas program

penjualan Franchisee

• Menyusun Paket Sales Promotion Program yang dilaksanakan secara terpusat

(serentak bersamaan)

• Menjamin kelancaran dan ketersediaan pasokan barang dagangan

• Mengendalikan tingkat keamanan penyerahan barang dagangan

B. PENUNJANG PROGRAM

C. MENJUAL WARALABA

D. DUKUNGAN UNTUK PENJUALAN FRANCHISEE


13

• Memperkuat posisi Franchisee sebagai standard image produk-produk Franchisor

PP RR OO MM OO SS II

Sebagai salah satu hal yang dapat dipromosikan adalah dikalangan masyarakat bisnis adalah

Keunikan Usaha (Uniqueness). Keunikan atau orisinalitas dari suatu usaha (jasa, produk dan

citra) merupakan keunggulan tersendiri dari suatu usaha waralaba. Adanya orisinalitas usaha

menjadikan bisnis tersebut tidak mudah dimasuki, dan tidak mudah disaingi. Hal ini

menunjukkan pula keunggulan dari bisnis ini, yang tidak mudah ditiru dan diikuti oleh pihak

lain (misalnya: bentuk fixture, dan produk ekslusif berkwalitas tinggi buatan dalam negeri).

Program-program pemasaran akan efektif bila didukung dengan promosi yang baik dan

berkelanjutan, hingga mencapai target sasaran, yang mana secara tidak langsung juga akan

mencapai target penjualan. Oleh karena itu promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang

tidak dapat dipisahkan dan saling menunjang dalam kegiatan usaha.

Hal yang terpenting yang perlu diperhatikan dalam menjalankan program promosi adalah

mengukur efektifitas dari kegiatan promosi itu sendiri. Setiap kegiatan promosi mempunyai

metoda untuk mengukur eksistensinya dengan mengadakan studi perbandingan antara

pengeluaran biaya promosi dan hasil (pemasukkan) yang akan dicapai dengan target pasar

yang dituju.

Program promosi biasanya juga didukung oleh program lain, seperti Baby Fair ataupun

Seminar mengenai Anak & Ibu Hamil, yang bertujuan untuk:

1. Memperkenalkan / memberi petunjuk atas kehadiran outlet/toko kepada masyarakat

lingkungan

2. Meningkatkan penjualan toko (baik secara berkala, maupun dalam situasi-situasi

khusus)

3. Meningkatkan citra usaha

Program Promosi tersebut dapat berjalan hanya atas persetujuan pihak manajemen kantor pusat

Franchisor. Untuk pelaksanaannya, segala atribut yang dipakai juga harus mendapat

A. KEUNIKAN (UNIQUENESS)

B. PROGRAM PROMOSI


14

persetujuan dari pihak manajemen, untuk menjamin standarisasi desain dan bahan (seperti:

spanduk, umbul-umbul, brosur, dll.).

Selain menggunakan standard barang promosi yang sudah ada, desain barang cetakan lain

dapat dipergunakan dengan sepengetahuan dan persetujuan Franchisor. Beberapa atribut

promosi membutuhkan waktu yang lama dalam pengerjaannya, disarankan agar

memperhitungkan waktunya dengan sebaiknya, agar barang promosi tersebut dapat dipakai

pada waktunya.

Pemasangan atribut promosi di jalan raya dan tempat umum biasanya dikenakan biaya pajak

oleh Pemda., yang pengurusannya biasanya juga dapat dilakukan oleh agen pembuat barang

promosi tersebut.

Pihak manajemen berhak untuk mengevaluasi program dan melakukan perubahan-perubahan

bilama perlu, untuk menjamin terlaksananya program promosi dengan baik, dan tidak

menggangu program promosi yang telah dibuat oleh manajemen sendiri.

Biasanya terdapat 2 kegiatan Promosi, yaitu: 1) Promosi Nasional dan 2)Promosi Lokal.

Kedua kegiatan tersebut mempunyai tujuan untuk mencapai target penjualan toko. Perbedaan

utama adalah pada ruang lingkup target promosi, yaitu masyarakat di lingkup bisnis, dan

masyarakat di lingkungan toko.

11.. PPRROOMMOOSSII NNAASSIIOONNAALL

Rencana Program Promosi Nasional Tahunan dibuat dan diselenggarakan oleh Franchisor

berikut penyediaan segala fasilitas perlengkapan atau barang sehubungan dengan kegiatan

promosi.

Tujuannya untuk memperkenalkan keberadaan outlet/toko kepada masyarakat. Promosi ini

wajib diikuti dan dijalankan oleh seluruh outlet/toko (Franchisee).

Jadwal Program Promosi:

- Pada saat Soft Opening outlet/toko (berkisar antara 1 – 3 bulan)

- Pada saat Grand Opening outlet/toko (dimana toko sudah benar-benar siap untuk

beroperasi)


15

Pada saat ini operasional penjualan juga melakukan kegiatan-kegiatan promosi toko, seperti:

• Program Diskon

• Pemasangan spanduk & umbul-umbul

• Menyebarkan brosur

• Memasang iklan di media cetak

• Memberikan gift / cendera mata

Promosi Program Diskon

Program Diskon merupakan salah satu daya tarik lain bersifat promosi dan dapat dilakukan

pada batasan-batasan tertentu:

• Pemberian Diskon Khusus untuk produk-produk yang kurang laku terjual

• Pemberian diskon untuk semua jenis produk pada event tertentu, seperti: Hari Raya,

Natal, selama beberapa hari yang telah ditentukan.

22.. PPRROOMMOOSSII LLOOKKAALL

Kegiatan promosi ini diselenggarakan oleh outlet/toko (Franchisee) dilingkungannya sendiri.

Tujuannya untuk mencapai target penjualan atau meningkatkan penjualan toko.

Dengan dukungan data-data dari Supervisor dan disesuaikan dengan kondisi pasar yang ada,

Kepala toko akan membuat Rencana Program Promosi Lokal Tahunan, untuk diajukan

kepada manajemen perusahaan Franchisor untuk mendapatkan persetujuan.

Promosi lokal dilaksanakan, misalnya dalam rangka ulang tahun toko atau memperkenalkan

toko baru, dalam bentuk:

- Penyebaran brosur dan pemasangan spanduk

- Memberikan cindera mata / souvenir / gift untuk pembelian pada jumlah nominal atau

kelipatan tertentu

- Pemasangan iklan di Media cetak

- Program iklan di Radio

- Program Diskon (Informasikan program ke Franchisor untuk mendapatkan

persetujuan, dan apabila memungkinkan, mendapatkan dukungan promosi seperti

kontribusi tambahan diskon maupun program bersama untuk seluruh outlet/toko.

PPRROOMMOOSSII LLOOKKAALL JJUUGGAA DDIILLAAKKUUKKAANN SSEECCAARRAA IINNTTEERRNNAALL DDII DDAALLAAMM TTOOKKOO,

dengan tujuan:

- Memberikan informasi mengenai ketersediaan jasa dan produk di dalam outlet/toko yang

perlu diketahui oleh pelanggan


16

- Memotivasi pengunjung untuk melakukan impuls buying, yaitu melakukan pembelian

produk yang belum direncanakan

- Secara umum meningkatkan penjualan saat pelanggan berada di dalam toko, dengan

memasang atribut promosi di dalam maupun disekitar toko, seperti: pemasangan spanduk

di teras toko, umbul-umbul di areal parkir, hanging mobile, hanging paper banner, poster,

penyebaran flyer, leaflet di meja Kasir serta POP (Point Of Purchase).

CATATAN:

Yang perlu diperhatikan dalam penempatan produk POP (Point Of Purchase):

- Signage POP di dekat barang yang di promosikan

- Di sudut yang mudah terlihat (tidak terlalu tinggi/maupun terlalu rendah)

- Warna materi promosi sesuai dengan tata cara warna dan standarisasi identitas

toko

SSAALLEESSMMAANNSSHHIIPP PPRROOGGRRAAMM

(menyambut pelanggan, melayani pelanggan, menerima telepon, dll.)

• Kedatangan seorang pengunjung (atau seorang pelanggan) patut mendapat

ucapan/salam yang sopan, mis.: “Selamat Pagi, Siang/Sore”, bahkan kepada

pelanggan yang sudah sering datang bisa disambut dengan: “Apa kabar

Bapak/Ibu….?”, menyebut nama pelanggan, akan membuat pelanggan merasa lebih

diperhatikan.

• Kedatangan pengunjung/pelanggan merupakan peluang bagi CSO untuk memberikan

pelayanan yang baik, menawarkan jasa bantuan, seperti: “Apa yang bisa kami bantu

Bapak/Ibu …..?” CSO dapat memberikan penjelasan yang lengkap selain informasi

yang memang dibutuhkan oleh pelanggan

• Berusaha menawarkan produk lainnya dalam upaya untuk meningkatkan penjualan

toko

• Tata krama dalam menerima telepon juga perlu mendapat perhatian. Menyebutkan

nama perusahaan/outlet terlebih dahulu, salam dan kemudian menawarkan bantuan,

seperti: “Nama perusahaan - Selamat Pagi, ada yang bisa dibantu?” Dan usahakan

mendengarkan dengan sabar inquire penelpon, sebelum menjawab setiap pertanyaan

dengan sopan dan jelas


17

PPEENNGGIIRRIIMMAANN BBAARRAANNGG KKEEPPAADDAA PPEELLAANNGGGGAANN

Beberapa jenis barang yang dibeli pelanggan, seringkali tidak mungkin untuk dibawa pulang

langsung oleh pelanggan, baik karena ukurannya maupun karena tidak adanya stock barang.

Barang yang dipesan dicatat dengan lengkap untuk dikirimkan kemudian. Menelpon

pelanggan untuk memberi kabar bahwa barang pesanan akan dikirimkan.

EEVVEENNTT PPEENNJJUUAALLAANN KKHHUUSSUUSS

Beberapa event penjualan khusus dapat dilakukan, misalnya pada saat launching desain

produk baru, atau dihubungkan dengan kegiatan program diskon.

Untuk event ini Franchisee perlu melakukan koordinasi dengan Franchisor, agar tidak

terbentur dengan program Franchisor yang sudah dijadwalkan.

Pihak Franchisor akan mengadakan survey ke outlet-outlet Franchisee-nya guna melakukan

monitoring. Survey akan dilaksanakan secara teratur dengan jadwal yang akan disetujui oleh

kedua belah pihak, Franchisor & Franchisee-nya.

Monitoring dilaksanakan dengan maksud:

• Melakukan investigasi dan menjaga agar standarisasi usaha yang ditetapkan oleh

Franchisor berjalan sebagaimana mestinya

• menghindari penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi.

• Mengadakan konsultasi untuk segala aspek maupun kendala dari jalannya operasional

toko.

• Membuat analisa dari data-data laporan Franchisee

• Menjaga dan memperhatikan agar program komputer dan sistem aplikasi di outlet

tetap berjalan dengan baik

VVVIII... MMM OOO NNN III TTT OOO RRR III NNN GGG &&& KKK OOO NNN TTT RRR OOO LLL


18

PPRROOSSEESS RREECCRRUUIITTMMEENNTT CCAALLOONN KKAARRYYAAWWAANN a. ANALISA KEBUTUHAN SDM UNTUK TOKO:

1. Mengadakan penelitian tentang tugas dan fungsi serta tanggung jawab jabatan

2. Mengkalkulasi biaya-biaya atas pengadaan karyawan

3. Memastikan jumlah SDM yang akan diperlukan dengan cara:

a. memperhatikan sistem waktu kerja (shift atau Non-shift)

b. biaya dan kemampuan keuangan perusahaan

c. memperhatikan dan mendasarkan pada struktur yang sudah ada

d. memperhatikan efektifitas dan efisiensi dengan cara mengoptimalkan semua

potensi SDM

e. menentukan job description & job specification SDM yang akan direkrut

4. Menjalankan prosedur perekrutan sesuai standar

5. Meminta persetujuan/paraf pemilik toko secara tertulis atau perekrutan karyawan

dengan mengisi form permintaan karyawan

Analisa Kebutuhan Karyawan

Persetujuan Pemilik /

Kepala Toko

Pengumuman Lowongan Kerja

(Koran, relasi, dsb.)

Penerimaan & Seleksi lamaran

kerja

Psikotest

Wawancara Panggilan wawancara

Penentuan Lulus

Pelatihan KEPALA TOKO

SSSIIISSSTTTEEEMMM RRREEECCCRRRUUUIIITTTMMMEEENNNTTT KKKAAARRRYYYAAAWWWAAANNN FFFRRRAAANNNCCCHHHIIISSSEEEEEE


19

b. PROSES PENGIKLANAN UNTUK MENGUMUMKAN LOWONGAN:

1. Melalui koran atau majalah atau internet

2. Menentukan kata-kata iklan yang akan ditampilkan di koran secara singkat, tepat dan

mudah dipahami

3. Supaya lebih murah mengutamakan mencari informasi secara perorangan atau

memasang selebaran di toko atau tempat umum.

c. PROSES PENERIMAAN DAN SELEKSI LAMARAN:

1. Setelah pengumuman/iklan maka selanjutnya akan ada lamaran yang masuk melalui

pos maupun yang diantar langsung

2. Menyeleksi lamaran yang masuk disesuaikan dengan job specification yang sudah

ditentukan

3. Menyusun dan membuat peringkat lamaran yang masuk berdasarkan tingkat

pemenuhan spesifikasi job sampai dengan peringkat tertentu

4. Melakukan panggilan wawancara

d. PROSES PANGGILAN TEST WAWANCARA:

1. Panggilan dilakukan melalui surat (Pos atau diberikan langsung kepada karyawan)

2. Panggilan melalui telepon (HP, telepon rumah atau kantor), dengan menginformasikan

secara jelas tujuan panggilan, tempat dan waktu wawancara.

3. Panggilan melalui orang lain untuk undangan wawancara, dan mengkonfirmasikan

ulang bahwa pesan undangan sudah disampaikan kepada calon karyawan

e. PROSES WAWANCARA CALON KARYAWAN: 1. Menyediakan tempat khusus

2. Memastikan pada saat wawancara tidak akan diganggu oleh permasalahan sehari-hari

3. Menyamakan aplikasi dengan keterangan langsung dari pelamar pada saat wawancara

4. Meminta calon karyawan untuk mengisi formulir lamaran kerja karyawan

5. Setelah wawancara selesai, mengkonfirmasikan kepada calon karyawan bahwa

penerimaan atau penolakan akan diberitahukan lebih lanjut.

f. PROSES PENERIMAAN / PENOLAKAN KARYAWAN:

1. Menyamakan kembali aplikasi pelamar dengan informasi langsung yang didapat saat

wawancara, dan menyesuaikan dengan spesifikasi job yang dibutuhkan


20

2. Memeriksa kembali isian data calon pelamar

3. Menentukan gaji karyawan sesuai dengan spesifikasi dan deskripsi job

4. Pengiriman berita mengenai konfirmasi penerimaan atau penolakan pelamar

5. Memberikan pelatihan bagi pelamar yang diterima

PPEERRAANNGGKKAATT KKOOMMPPUUTTEERR

1. Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat Keras yang biasa disebut Hardware biasanya terdiri dari Monitor, CPU, Keyboard

dan Mouse, ditambah dengan penggunaan Printer sebagai pelengkap. Merk perangkat bisa

beragam, dan untuk kelengkapan pemakaian perangkat ini tergantung dari masing-masing

Franchisee.

2. Perangkat Lunak (Software)

Software atau Perangkat Lunak dipergunakan sebagai kelengkapan untuk menjalankan suatu

sistem informasi pada komputer. Software yang biasanya digunakan untuk operasional sebuah

outlet/toko berupa: sistem khusus (Windows) untuk hal-hal umum, dan program aplikasi untuk

operasional toko (sistem penjualan dan kontrol).

SSIISSTTEEMM AAPPLLIIKKAASSII KKOOMMPPUUTTEERR

Pengenalan Sistem

Sebaiknya digunakan program integrated (saling berhubungan satu sama lainnya) untuk Sistem

Point Of Sales, sistem dipergunakan di kantor pusat (franchisor) dan pada outlet/toko.

Sistem pada kantor pusat Franchisor lebih banyak dipergunakan untuk kontrol, sebagai

berikut:

• Melakukan pemesanan barang kepada supplier

• Kontrol seluruh outlet/toko

• Me-monitor penjualan outlet dari waktu ke waktu

Sedangkan sistem pada outlet, biasanya dipergunakan untuk:

• Transaksi penjualan

• Kontrol

SSSIIISSSTTTEEEMMM KKKOOOMMMPPPUUUTTTEEERRR


21

• Stock internal

• Monitor penjualan, dan bila memungkinkan, bisa ditambahkan juga untuk:

• Pemesanan barang ke bagian Logistik

Penjelasan Sistem

Sebaiknya dipakai sistem dengan program yang dapat melakukan beberapa pekerjaan, seperti:

1. Pembelian barang Pembelian barang dilakukan secara terpusat untuk semua jenis

barang yang dijual.

Kantor Pusat akan melakukan pemesanan barang, dan

supplier yang langsung mengirim pesanan barang tersebut ke

outlet.

2. Peng-kode-an produk Untuk setiap produk baru, kantor Pusat akan memberikan dan

memasukkan kode barang di komputer, baru kemudian

dikirimkan ke outlet.

3. Pengiriman Barang Setelah proses order yang dibuat di kantor pusat, barang baru

dikirimkan ke setiap outlet.

4. Penerimaan Barang Pencatatan setiap barang yang dikirim dan masuk dari

Supplier

5. Penjualan Pencatatan seluruh transaksi penjualan harian

6. Kontrol stok barang: Mengawasi keadaan stok barang internal atau keseluruhan.

Akses yang biasanya didapatkan dari program aplikasi ini mencakup untuk Produk,

Transaksi, Laporan dan Utility pada Menu Utama.

A. Pada Menu Produk, input yang dapat diprogram biasanya terdiri dari:

1. Input Produk baru

2. Input Stock Awal

3. Input Barang Masuk

4. Input Pengeluaran Barang


22

B. Pada Menu Transaksi:

1. Input Penjualan

2. Input Retur Penjualan

C. Pada Menu Laporan terdiri dari:

1. Laporan Penjualan

2. Laporan Stock

3. Daftar Barang

D. Pada Utility terdiri dari:

1. Password

2. Backup Data

3. Kirim Data

Pada masing-masing input sebaiknya dijelaskan secara terperinci proses untuk

menjalankanya, hasil apa yang didapatkan, dan pada saat apa input seharusnya dijalankan.

Hal ini dimaksudkan agar karyawan sesuai dengan fungsinya dapat menjalankan tugasnya

dengan semestinya.

PPEENNAANNGGAANNAANN MMAASSAALLAAHH KKOOMMPPUUTTEERR

Franchisor memberikan panduan kepada Franchisees-nya mulai dari bagaimana

mempergunakan sistem yang dipakai sampai pada penanganan permasalahan yang timbul dari

pemakaian program aplikasi Franchisor.

Setiap sistem pasti akan mengalami masalah didalam operasionalnya., baik itu kesalahan

teknis maupun non-teknis. Setiap masalah harus ditangani secara cepat, sehingga tidak ada

konsumen yang merasa dikecewakan karena pelayanan yang tidak memuaskan. Selain bantuan

yang diberikan oleh Franchisor untuk penanganan masalah komputer, panduan Franchisor

juga diharapkan agar Franchisee dapat mengatasi sendiri masalah yang timbul.

Contoh:

Jenis masalah Masalah yang umum terjadi Cara Penangan

Masalah

Teknis

Komputer Hang

Komputer / Monitor tidak hidup

Tidak bisa print

Tampil pesan kesalahan pada monitor

Masalah

Non-Teknis

Salah entry

Untuk segera menghubungi Vendor, apabila timbul masalah diluar yang tertulis


23

Fungsi dan tugas pengelolaan Keuangan sebaiknya dilaksanakan oleh personil Keuangan yang

memahami analisa efektifitas operasional keuangan, agar dapat dicapai efisiensi dalam

penggunaan biaya perusahaan.

PPEENNGGEELLUUAARRAANN UUTTAAMMAA FFRRAANNCCHHIISSEEEE

- Franchise Fee: diterima setelah calon Franchisee menandatangani Surat Perjanjian,

dan diterima hanya sekali dalam masa perjanjian, dan besarnya ditentukan kemudian

oleh Franchisor

- Royalty Fee: Biaya Promosi & Marketing secara bulanan, yaitu ditentukan 5%

(tergantung Franchisor) dari pendapatan penjualan Franchisee

- Manajemen Fee: Besarnya ditentukan secara kemudian oleh Franchisor, dan

dibayarkan setiap bulan

- Pembayaran untuk order barang-barang rutin yang biasanya dilunasi secara angsuran

dengan tenggang waktu yang pembayaran yang akan ditentukan kemudian, misalnya:

pembagian hasil untuk Franchisee, 45% untuk produk garmen, 40% untuk produk

furniture, dsb.

MMEENNGGAADDAAKKAANN PPEERREENNCCAANNAAAANN BBIIAAYYAA ((BBUUDDGGEETTIINNGG))

- Perencanaan perkiraan biaya yang akan dikeluarkan sesuai dengan target yang telah

ditentukan. Perincian dihitung dari pengeluaran aktifitas kegiatan untuk mencapai

target.

- Arus Kas (Cash Flow)

Arus Kas dibuat berdasarkan efisiensi waktu dari rencana kerja, hingga dapat

dihasilkan perkiraan modal kerja yang minimal yang harus disediakan dimuka.

Contoh perkiraan Biaya Monitoring yang harus termasuk dalam rencana pengeluaran

biaya.

MMEELLAAKKUUKKAANN PPEEMMBBUUKKUUAANN // PPEELLAAPPOORRAANN KKEEUUAANNGGAANN

- Pencatatan Keuangan (posting)

Melakukan pencatatan secara benar dan akurat untuk data-data keuangan merupakan

dasar untuk membuat laporan Keuangan yang benar, dan analisa dan sistem keuangan

yang dipakai dalam pencatatan harus sama dengan sistem yang dipakai oleh

SSSIIISSSTTTEEEMMM PPPEEENNNGGGEEELLLOOOLLLAAAAAANNN KKKEEEUUUAAANNNGGGAAANNN


24

Franchisee (khususnya dalam hal penjualan), sehingga data tersebut dapat di posting

sesegera mungkin.

- Membuat Laporan Bulanan

Laporan Keuangan dibuat setiap bulan, mulai dari R/L, Neraca Percobaan, hingga

analisa keuangan yang berisi mengenai umur hutang-piutang, rencana arus kas serta

analisa likwiditas.

Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan

berikutnya, Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana, tanpa menambah modal

kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan

saat itu.

Franchisee akan membuat Laporan Bulanan Keuangan kepada Franchisor secara

berkala, berupa:

• Laporan Penjualan dan Pembelian Bulanan (R/L dan Neraca Percobaan)

• Laporan Kontribusi Penjualan Bulanan

• Laporan Analisa Penjualan Bulanan, termasuk analisa keuangan mengenai hutang-

piutang, rencana arus kas serta analisa likwiditas

• Laporan Stock Barang Konsinyasi

Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya,

Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana, tanpa menambah modal kerja atau apakah

diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu.

- Perangkat Lunak (Software)Keuangan

Untuk menurunkan tingkat kesulitan dan untuk memudahkan pengecekan analisa

penjualan, disarankan Franchisor untuk membuat sistem keuangan dengan

mengupayakan perangkat lunak yang telah disesuaikan dengan kebutuhan Franchisor.

Franchisee diharapkan menggunakan sistem yang sama dengan Franchisor, agar

dapat berinteraksi dengan sistem keuangan Franchisor.


25

AADDMMIINNIISSTTRRAASSII KKEEUUAANNGGAANN

Dalam pemenuhan adminsitrasi keuangan, diperlukan bukti-bukti pendukung (voucher dan

dokumen yang sudah disetujui) sebagai data pelengkap yang menandakan bahwa semua

masalah keuangan diketahui dan dikontrol secara benar serta dapat dipertanggungjawabkan.

Umumnya ada 3 (tiga) jenis bukti pendukung yang diperlukan, yaitu: Bukti Penerimaan, Bukti

Pengeluaran dan Bukti Sementara. Bukti Sementara dipergunakan dalam keadaan mendesak

dimana bila pengeluaran atau pendapatan sudah disepakati bersama, tetapi belum memiliki

bukti asli yang seharusnya digunakan sebagai lampiran sebenarnya.

IINNVVEESSTTAASSII BBIIAAYYAA YYAANNGG DDIIPPEERRLLUUKKAANN FFRRAANNCCHHIISSEEEE

A. Investasi Awal

B. Biaya Lain-lain

AA.. IINNVVEESSTTAASSII AAWWAALL Sebelum Penandatangan Kontrak Waralaba : • Biaya Pembentukan Badan Usaha sbs. Rp. ____________ ( Notaris ) • Biaya Perijinan Usaha sbs. Rp. ____________ ( Lembaga Perijinan

Usaha ) • Biaya Keanggotaan Asosiasi / lainnya sbs. Rp. ____________ (tergantung Franchisor) • Biaya untuk lokasi & renovasi tempat usaha sbs. Rp. ____________ (sewa / beli) Pada saat Penandatangan Kontrak Waralaba : • Franchise Fee sbs. Rp. ____________ (disesuaikan dengan

kondisi ) • Security Deposit sbs. Rp. ____________ (tergantung situasi) Setelah Penandatanganan Kontrak Waralaba : • Pembelian Peralatan Usaha sbs. Rp. _____________ ( Franchisor ) • Pembelian barang dagangan ( stok awal ) sbs. Rp. _____________ (Kredit dari Bank untuk distributor yang ditunjuk )* Biaya launching toko sbs. Rp. _____________ TOTAL BIAYA : Rp. _____________


26

BB.. BBIIAAYYAA--BBIIAAYYAA LLAAIINN • Royalty Fee (per bulan) sbs. Rp. ____________ Perhitungan dengan prosentase dari gross

income toko per bulan (jumlah % tergantung dari Franchisor)

• Continuing Advertising, Intitutional & Promotion Fee sbs. Rp. _____________ Perhitungan dengan prosentase dari gross

( per bulan ) income toko per bulan, saat Jumlah total income toko mencapai…….

( tergantung dari Franchisor ) • Local Advertising sbs. Rp. _____________ Perhitungan dengan prosentase dari total

minimum gross income (untuk kebutuhan promosi toko & dilakukan dengan panduan Franchisor )

• Transfer Fee sbs. Rp. _____________ Biaya untuk evaluasi, pelatihan dan bimbingan yang ditentukan oleh Franchisor (apabila terjadi penggantian kepemilikan toko)

• Renewal Fee sbs. Rp. _____________ Perhitungan 70% dari nilai Franchise fee (pada masa Perpanjangan kontrak) untuk pembaharuan hak franchise • Biaya Pelatihan sbs. Rp. _____________ Disediakan oleh Franchisee berikut

pengeluaran untuk tenaga pengajar •Bunga & Biaya Kerugian sbs. Rp. _____________ Perhitungan dengan prosentasi dari tarif (Untuk kelalaian yang melibatkan tertinggi berdasarkan hukum. hak dan nama franchisor)

•Biaya Audit sbs. Rp. ______________ Kekurangan jumlah gross sales yang ter (dilakukan oleh Franchisor) jadi sehubungan dengan pelaporan yang tidak sesuai+ bunga sesuai hukum. Ditam bah biaya audit apabila kekurangan mele bihi 10% dari pelaporan. • Biaya Refurbishing sbs. Rp. ______________ Biaya perbaikkan dan pembaharuan untuk

(Atas permintaan tertulis F’or) peninjauan ulang atas tanah,bangunan dsb.

• Biaya Premium Asuransi sbs. Rp. ______________ Ongkos dan pengluaran atas kebijakan (perusahaan Asuransi kelas “A”) asuransi


27

Perusahaan Franchisor biasanya menyarankan kepada Franchisee untuk mengikuti program-

program pelatihan yang diperuntukkan bagi Kepala Toko sendiri (Terwaralaba) dan setiap

karyawannya.

Program pelatihan dapat diberikan langsung oleh perusahaan Franchisor, atau lembaga yang

ditunjuk oleh Franchisor. Dan biasanya untuk program pelatihan awal diberikan secara cuma-

cuma oleh Franchisor kepada Franchisee.

Diadakannya pelatihan ini dimaksudkan agar standarisasi usaha dapat dijalankan dengan

sebaik-baiknya oleh Terwaralaba (Franchisee).

Bentuk Pelatihan:

SSS III SSS TTT EEE MMM PPP EEE LLL AAA TTT III HHH AAA NNN FFF RRR AAA NNN CCC HHH III SSS EEE EEE


28

BBUUKKUU PPAANNDDUUAANN UUSSAAHHAA OOUUTTLLEETT

FF RR AA NN CC HH II SS EE EE

Setiap toko akan memiliki Buku Panduan Operasional Toko, yang merupakan dokumen

rahasia yang mengacu pada panduan dalam Sistem dan Prosedur yang telah ditetapkan oleh

Franchisor.

Sebagai yang menjalankan sistem Waralaba, berarti Terwaralaba outlet/toko mendapatkan hak

untuk memakai logo Franchisor, berhak mendapatkan pelayanan jasa Manajemen usaha ritel,

serta wajib menjalankan toko sesuai dengan standard yang ditentukan oleh manajemen

perusahaan Franchisor selaku Pewaralaba.

PEMILIK

KEPALA TOKO

OPERATIONAL ADM / CASHIER

SALES PROMOTION

GIRLUMUM

Nnnnnn

SECURITY

SSSTTTRRRUUUKKKTTTUUURRR OOORRRGGGAAANNNIIISSSAAASSSIII TTTOOOKKKOOO


29

P E R S O N I L TUGAS & TANGGUNG JAWAB A. SUPERVISOR

1. Menata, mengatur seluruh kegiatan outlet/toko 2. Merancang strategi pengembangan toko untuk jangka waktu tertentu 3. Mengatur penampilan / kapasitas outlet/toko secara keseluruhan, baik barang dagangan maupun perlengkapan toko

B. ADMINISTRASI

1. Mengatur keuangan toko dan seluruh administrasi toko 2. Merancang model pelaporan keuangan dan administrasi toko 3. Menentukan jumlah stok barang dagangan dan vendor-vendor barang dagangan beserta tenggang waktu pembayarannya

C. OPERATIONAL (CSO, OfficeBoy, Satpam)

1. Menjaga kebersihan toko secara keseluruhan dan melakukan pengiriman khusus kepada Customer 2. Menata barang kiriman ke Customer 3. Menjaga keamanan

D. CUSTOMER SERVICE OFFICER

1. Menjual barang dagang 2. Memberikan pelayanan yang prima kepada semua pengunjung toko

E. SECURITY 1. Menjaga dan memastikan keamanan toko, barang dagang, karyawan 2. Mencatat semua pengunjung toko, termasuk kendaraan

Supervisor membuat analisa untuk kebutuhan SDM untuk toko, yang meliputi:

1. Mengadakan penelitian tentang tugas dan fungsi serta tanggung jawab jabatan

2. Mengkalkulasi biaya-biaya atas penambahan pengadaan karyawan

3. Memastikan jumlah SDM yang diperlukan dengan cara:

- Memperhatikan sistem waktu kerja

- Biaya dan kemampuan keuangan perusahaan

- Memperhatikan dan mendasarkan pada struktur yang sudah ada

- Memperhatikan efektifitas dan efisiensi dengan cara mengoptimalkan semua

potensi SDM

- Menentukan Jobs specification dan Jobs description SDM yang akan direkrut.

4. Menjalankan prosedur perekrutan sesuai standar perusahaan

5. Meminta persetujuan/paraf pemilik toko secara tertulis atas perekrutan karyawan

dengan mengisi form kebutuhan tenaga kerja/permintaan karyawan

A. FUNGSI BAGIAN / STRUKTUR DEPARTEMEN

B. MEREKRUT KARYAWAN TOKO


30

6. Prosedur selanjutnya akan dijalankan oleh HRD/Pemilik Toko

Toko akan memberlakukan tata tertib bagi setiap karyawannya, dalam rangka memelihara

keselarasan, keserasian, keseimbangan, dan juga sebagai upaya untuk menciptakan ketenangan

kerja demi kemajuan usaha toko. (Segala Tata Tertib yang juga berhubungan dengan hak dan

tanggung jawab karyawan dapat ditemukan dalam Buku Panduan ini)

Penanggung jawab toko adalah Pemilik Toko (Franchisee). Bila pemilik toko tidak berada di

tempat untuk jangka waktu tertentu, maka pemilik toko dapat mendelegasikan tanggung

jawabnya kepada pimpinan Administrasi toko sesuai ketentuan yang sudah ditetapkan, dan

memberitahukan hal ini kepada Franchisor secara tertulis.

Urutan-urutan yang ditetapkan adalah sebagai berikut:

1. Pemilik Toko (Franchisee)

2. Pimpinan Administrasi Toko

3. Penyelia (Supervisor) Toko

4. SPG (Sales Promotion Girl) atau CSO (Customer Service Officer): untuk

mencerminkan dan menekankan pada standard “layanan pada konsumen”

5. Office Boy

6. Satpam

Seluruh Karyawan toko Franchisee wajib menanggapi dan mematuhi segala ketentuan

maupun instruksi yang telah ditetapkan oleh Franchisor.

Instruksi yang diterbitkan dan dikeluarkan oleh Franchisor, seperti antara lain:

• Tidak melakukan pembelian langsung tanpa ijin resmi dari kantor pusat (Franchisor)

• Tidak melakukan program Diskon (Discount) tanpa ijin kantor pusat (Franchisor)

TTT AAA TTT AAA TTT EEE RRR TTT III BBB

A. PENANGGUNG JAWAB TOKO

B. INSTRUKSI DARI FRANCHISOR


31

• Wajib menjalankan kebijaksanaan dan ketentuan serta ketetapan standard perusahaan

yang diterbitkan dan dikeluarkan oleh kantor pusat (Franchisor)

Rahasia Perusahaan

Rahasia perusahaan adalah segala hal yang bila diketahui pihak lain dapat menimbulkan

kerugian moril/materil, ataupun menimbulkan ancaman bagi keselamatan usaha toko dan

perusahaan. Pemilik Toko (Terwaralaba) dan karyawannya terikat kewajiban untuk

menyimpan rahasia perusahaan termasuk dokumen-dokumen yang dipercayakan kepadanya.

Jam operasi toko

Ditetapkan secara baku, yaitu dari mulai jam buka toko sampai waktu tutup toko, misalnya:

jam 09.00 – 20.00 waktu setempat.

Hari Libur

Ketentuan dan kebijaksanaan dari kantor pusat untuk penentuan jam operasional toko pada

saat hari Libur Nasional (penanggalan merah) maupun hari Minggu. Hal ini dapat disesuaikan

dengan kebijakan Pemerintah yang ada.

Kerapihan dan Kebersihan

Setiap karyawan diwajibkan untuk menjaga kerapihan dan kebersihan selain untuk toko, juga

dalam penampilannya, untuk menampilkan citra yang baik kepada pelanggan. Kebijakan lain

seperti kerapihan rambut, sepatu dan sebagainya termasuk masalah pemakaian perhiasan juga

dapat diberikan oleh perusahaan kepada karyawannya.

Sikap & Pelayanan kepada pelanggan

Sikap yang dimaksud adalah yang berhubungan, baik secara internal (sesama karyawan)

maupun secara eksternal yaitu pelayanan terhadap pelanggan. Sikap yang baik dan ramah,

memberikan kesan uluran tangan untuk membantu, dalam hal ini membantu pelanggan

mencari atau menuntun untuk mendapatkan produk yang dibutuhkan.

C. JAM OPERASI TOKO

D. K A R Y A W A N


32

Jam kerja Karyawan

Jam operasional toko juga berpengaruh untuk jam kerja karyawan (SPG/CSO), biasanya akan

diberlakukan jam kerja dengan beberapa shift apabila jam operasional toko berlaku dari pagi

hingga malam hari. Pemberlakukan shift kerja disesuaikan dengan jumlah karyawan yang

bekerja di outlet/toko. Untuk kelebihan jam kerja karyawan akan diperhitungkan oleh

Supervisor dan diajukan kepada Kepala Toko untuk mendapatkan persetujuan, atau sesuai

dengan kebijaksanaan lain yang diberikan Kepala Toko.

Cuti karyawan

Biasanya disesuaikan dengan Peraturan Depnaker. yang berlaku, dan kebijaksanaan dari

perusahaan, seperti: Cuti Tahunan, Cuti Menikah maupun Cuti Melahirkan, dan sebagainya.

Setiap karyawan toko sebaiknya diwajibkan untuk memakai seragam pada saat kerja maupun

sesudahnya, yang dimaksudkan untuk kerapihan dan juga sebagai pengenalan ciri identitas

nama perusahaan dikalangan masyarakat.

Seragam sebaiknya disesuaikan dengan penggunaanya, misalnya: karyawan toko, karyawati

hamil, berjilbab, karyawan kantor, petugas show room maupun petugas lapangan.

Dengan berseragam, bukan hanya indentitas perusahaan tampil secara utuh dan baik, tetapi

kerapihan dan kebersihan penampilan karyawan dapat mewakili perusahaan secara

profesional. Pakaian seragam karyawan mungkin akan mengalami perubahan secara berkala,

tergantung dari kebutuhan. Sebagian perusahaan biasanya juga melengkapi pakaian seragam

dengan Badge / Kartu Tanda Pengenal. Model, warna dan jumlah yang diberikan maupun

kebijakan-kebijakan terhadap seragam kerja tersebut ditetapkan oleh perusahaan (Franchisor).

Seragam Showroom Seragam Karyawati Hamil Seragam Karyawati Berjilbab

E. PAKAIAN SERAGAM


33

Outlet/toko adalah ujung tombak perusahaan dalam memberikan pelayanan bagi para

pelanggan (customer) maupun pembeli (buyer) yang datang.

Sesuai dengan jenis usaha dan produk yang diperdagangkan oleh perusahaan, maka setiap

outlet/toko wajib dipergunakan untuk menjual keperluan dan perlengkapan bayi sesuai dengan

dengan Perjanjian antara Franchisee dan Franchisor.

Ditetapkan pula adanya larangan bahwa outlet/toko tidak boleh dipergunakan untuk tujuan

yang bertentangan dengan usaha perdagangan produk-produk dari Franchisor.

Kehadiran perusahaan di tengah masyarakat tentunya perlu didukung dengan berbagai peran

serta kegiatan kemasyarakatan dan sosial untuk menjalin hubungan baik dengan komunitas

setempat (community relations). Untuk itu ditetapkan bahwa perusahaan dan/atau toko wajib

berperan serta/partisipasi melalui:

• sumbangan bulanan untuk keperluan Kas RT, keamanan dan kebersihan setempat

• sumbangan untuk keperluan perayaan 17 Agustus maupun pembangunan sarana

ibadah.

Mengacu pada perjanjian dan kesepakatan antara Franchisee dan Franchisor, maka beberapa

ketentuan berikut merupakan ketentuan baku yang harus dilakukan:

• Menginformasikan dan mengalihkan penawaran dari pemasok (supplier) ke kantor

pusat (Franchisor)

• Menginformasikan kepada kantor pusat (Franchisor) melalui Kepala Toko

(Franchisee), apabila ada pesaing (competitor) baru di wilayah outlet, dengan maksud

untuk mengimbangi pertumbuhan pasar

• Menginformasikan kepada kantor pusat (Franchisor) melalui Kepala Toko

(Franchisee), apabila menemukan / mengetahui adanya penjiplakan dan/atau

penyamaan atas produk perusahaan

• Menginformasikan terlebih dahulu untuk mendapatkan ijin Franchisor untuk

penggunaan sistem, pelaksanaan program promosi lokal, ataupun ketentuan lain diluar

ketentuan baku yang telah ditetapkan Franchisor.

F. PENGGUNAAN TOKO UNTUK TUJUAN YANG BENAR

G. MELAKUKAN PARTISIPASI DALAM KEGIATAN SOSIAL

H. INFORMASI DAN IJIN FRANCHISOR


34

Persiapan dimulainya sebuah toko baru secara fisik memerlukan beberapa persiapan, selain

untuk gedung/bangunan.

TTAAHHAAPP PPEERRSSIIAAPPAANN

Dalam tahap persiapan ini outlet akan dibantu oleh bagian Franchise Service dari perusahaan

Franchisor, dalam menangani:

• Men-disain outlet dan memenuhi perlengkapan outlet

• Mengadakan barang dagangan dan atribut outlet, termasuk pemesanan stock awal,

pengadaan seleksi produk dan melakukan repeat-order

Beberapa hal yang perlu dicermati dan mendapatkan perhatian Franchisee di tahap persiapan

adalah:

• Nuansa warna standar outlet/toko

• Kelengkapan dekorasi di dalam maupun diluar outlet sesuai standar (seperti: warna

awning atau pilar, jika ada)

• Billboard atau neon box dengan logo perusahaan

• Kelengkapan peralatan didalam outlet/toko (seperti: AC, listrik, sound system &

komputer)

• Kamar bayi yang didekor sesuai standar dari Franchisor

• Perbedaan dominan warna, apabila ditentukan perbedaan showroom kamar bayi laki-

laki dan perempuan

• Kelengkapan alat peraga & furniture

Melakukan pemeriksaan ulang (double-check) untuk tahap persiapan yang meliputi:

• Kelengkapan rak-rak sesuai denah penempatan yang telah disepakati dan

ditandatangani manajemen Franchisor

• Semua barang dagangan sudah di display sesuai pada tempat dan pengelompokkan

produknya, termasuk label kode barang dan harga

• Kelengkapan alat tulis administrasi dan shopping bag

OOO PPP EEE RRR AAA SSS III OOO NNN AAA LLL TTT OOO KKK OOO

A. PERSIAPAN PEMBUKAAN TOKO BARU


35

• Kesiapan CSO dalam menguasai aspek setiap produk (test produk knowledge

diperlukan)

• Kesiapan Office boy dan Satpam yang sudah mengetahui segala tugas dan tanggung

jawabnya.

• Penempatan furniture lain-lain sesuai denah yang disepakati

• Pemasangan materi promosi pada tempatnya masing-masing (seperti: spanduk, umbul-

umbul, dll.)

LLAAUUNNCCHHIINNGG PPRROODDUUKK

Bagian Franchise Service juga akan mendukung outlet Franchisee dalam melaksanakan

program launching produk baru, seperti:

• Pembuatan brosur produk baru

• Pemesanan set produk baru

• Pemasangan signage POP & hanging mobile di sekitar produk baru yang akan

ditawarkan

• Penyusunan produk baru di outlet (windows display)

Proses pemesanan dilakukan oleh CSO ke bagian Logistik di kantor pusat Franchisor, dengan

mengadakan persiapan terlebih dahulu, seperti:

• Mengecek data penjualan harian di komputer

• Membuat daftar barang yang sudah terjual dan mengirimkannya ke bagian Logistik

Kantor Pusat berikut daftar pemesanan barang dagangan (proses +/- 1 minggu)

Pada saat penerimaan barang pesanan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:

• Memeriksa jumlah dan keadaan barang yang dikirim (keutuhan/cacat, waktu

kadaluwarsa, kemasan, dsb.)

• Apabila barang yang diterima sudah diperiksa, memenuhi syarat dan sesuai dengan

surat pengantar, CSO menyerahkan Surat pengantar barang (delivery order) kepada

Supervisor toko untuk diperiksa ulang, dan ditandatangani

B. PEMESANAN BARANG DAGANGAN

C. PENERIMAAN BARANG DAGANGAN


36

• Meminta pengantar barang untuk menandatangi Delivery Order (DO), apabila ada

selisih barang dengan faktur (proses pengisian form Retur menyusul)

• Menyerahkan faktur kepada Administrasi toko untuk dilakukan input Penerimaan

Barang di komputer (Pencatatan atau stock barang)

• Supervisor menyerahkan kembali barang dagangan kepada CSO untuk dipasang label

kode barang dan harga

• CSO men-display barang dagangan yang baru diterima sesuai dengan

pengelompokkannya (sesuai panduan display)

Penataan barang dagangan dilakukan oleh CSO sesuai dengan pengelompokkan barang di rak-

rak yang telah ditentukan, misalnya:

• Berdasarkan kelompok usia, seperti: 0 s/d 12 bulan, atau 2 s/d 5 tahun

• Berdasarkan jenisnya, seperti: sepatu berdekatan dengan kaos kaki, barang-barang

keperluan mandi, dsb.

Agar persediaan barang dagangan selalu terjaga dengan baik, maka setiap akhir bulan

dilakukan stock opname oleh Supervisor dan CSO, dan diawasi oleh Pimpinan / Administrasi

toko.

Hal ini dilakukan agar toko tidak sampai mengalami kelangkaan atau kehilangan barang

dagangan, serta mudah untuk memonitor apabila ada kehilangan barang.

Menghitung persediaan barang dagangan secara harian pada Stock Card (contoh terlampir),

membandingkan penjualan harian dengan barang yang masih tersedia dan pencocokan dengan

stock awal barang dagangan.

Supervisor dan/atau CSO dapat melakukan pemesanan barang kembali (repeat order)

berdasarkan analisa penjualan mingguan maupun harian. Surat Pemesanan barang yang sudah

ditandatangani oleh Supervisor toko dikirim ke bagian Logistik kantor pusat, dengan

menginformasikannya terlebih dahulu melalui fax dan telepon.

Franchisee yang melakukan pemesanan juga harus memperhitungkan jeda waktu kekosongan

barang dagangan di toko dan lamanya pengiriman pesanan barang, sehingga tidak akan terjadi

kekosongan pada rak display barang.

D. DISPLAY BARANG

E. MENGHITUNG PERSEDIAAN (STOCK) BARANG DAGANGAN

F. PEMESANAN KEMBALI (REPEAT ORDER)


37

Proses Retur Barang dilakukan pada saat toko menemukan barang rusak atau tidak sesuai

pesanan pada saat pengiriman barang. Pengisian form Retur Barang dan ditandatangani oleh

Supervisor toko. Form berikut barang yang dikembalikan dapat dikirimkan kembali ke bagian

Logistik pada saat bersamaan dengan penerimaan barang, atau saat pengiriman barang

berikutnya. Proses yang sama juga dapat dilakukan untuk barang-barang konsinyasi dan

supplier, untuk ditukar dengan barang yang baru. Selalu mencantumkan tanggal dan kode

barang pada saat retur. (contoh form terlampir)

Stock Opname juga dilakukan pada akhir bulan untuk barang-barang konsinyasi, yang

dilakukan oleh pemilik barang (supplier) didampingi oleh CSO. Hasil pemeriksaan stock

kemudian ditandatangani oleh pemilik barang, CSO dan sepengetahuan Supervisor. Satu copy

disimpan untuk arsip toko.

Untuk kepentingan usaha Franchisee sendiri, perlu dibuat laporan sebagai berikut:

11.. LLAAPPOORRAANN PPEENNJJUUAALLAANN

Dilakukan secara harian dan rekapitulasinya secara bulanan, meliputi antara lain:

- Jumlah uang hasil transaksi penjualan harian

- Jumlah barang hasil transaksi penjualan

- Item/jenis barang barang yang laku terjual

- Tanggal penjualan

- Nama pembuat laporan dan Supervisor jaga

- Tanggal pembuatan laporan

22.. LLAAPPOORRAANN SSTTAATTUUSS BBAARRAANNGG DDAAGGAANNGGAANN

Yaitu pembuatan laporan mengenai situasi dan kondisi barang dagangan secara periodik, yang

meliputi antara lain:

- Jenis barang dagangan yang ada

- Jumlah barang dagangan yang ada

I. LAPORAN KEGIATAN OPERASIONAL SECARA PERIODIK

G. RETUR BARANG DAGANGAN

H. STOCK BARANG KONSINYASI


38

- Kondisi barang dagangan (mis.: rusak atau masih baik)

- Tanggal datang barang dagangan (umur barang)

- Nama pembuat laporan dan Supervisor

- Tanggal pembuatan laporan

LLAAPPOORRAANN KKEEPPAADDAA FFRRAANNCCHHIISSOORR

Franchisor biasanya memantau berbagai kegiatan dan hasil kerja di seluruh jaringan, maka

Franchisee diwajibkan untuk membuat laporan Keuangan kepada Franchisor secara berkala,

seperti:

• Laporan Penjualan dan Pembelian Bulanan


• Laporan Analisa Penjualan Bulanan

• Laporan Stok Barang Konsinyasi

Terlampir dibawah contoh prosedur CSO dalam membuat Laporan Penjualan pada akhir

sessi pembelian oleh customer:

CUSTOMER SERVICE OFFICER (CSO)

K A S S A

Pembeli membuat kesepakatan pembelian

CSO membuat Nota Penjualan

Produk Dan Bon

Transfer

Menerima produk pilihan pembeli disertai dengan Bon Penjualan

S T A R T

Mengambil barcode bawah dari price list dengan melakukan sobekan pada proporasi yang

tersedia

Melakukan transaksi pembayaran dengan pembeli

Mengumpulkan hasil sobekan


39

Adakalanya pelanggan memesan barang-barang yang diluar ukuran standard yang sudah ada.

Maka outlet akan menjalankan prosedur special order untuk dikirimkan ke bagian Logistik

kantor pusat.

Barang-barang yang dapat dijadikan special order adalah:

- Barang-barang untuk perlengkapan box bayi / accessories box seperti: sprei, bantal

guling + sarung, bumper, selimut, canopy, valence, kelambu + pengait tempat popok,

tempat tissue, dsb.

- Furniture, seperti: lemari, baby box, baby tafel, dsb.

PPRROOSSEEDDUURR PPEEMMBBAAYYAARRAANN SSPPEECCIIAALL OORRDDEERR

Pembayaran langsung atau pemberian DP 50% dari total pemesanan, sisa pembayaran harus

dibayarkan sebelum pengiriman. Barang pesanan dikirim ke rumah pelanggan.

Memberitahukan kepada pelanggan lama waktu pemesanan sesuai dengan prosedur yang

berlaku.

(contoh form special order terlampir)

DI AKHIR SESI PENJUALAN

Mengambil sobekan barcode dari Proporsi yang terkumpul

Mengambil kumpulan barcode hasil penjualan lalu lekatkan pada form

Laporan Penjualan (pastikan form tidak kusut/terlipat)

F I N I S H

DI AKHIR SESI PENJUALAN

Mengumpulkan dan menyerahkan hasil sobekan

KEUNGGULAN: Setiap proporasi yang tersobek sesuai dengan produk yang terjual KELEMAHAN: Prosedur tidak bersifat mandiri tetapi melibatkan personel lain (yg berarti melakukan kesepakatan kerja dengan pihak diluar perusahaan)

J. PESANAN KHUSUS (SPECIAL ORDER)


40

Outlet ini dapat dikatakan sebagai butik yang menyediakan produk-produk ekslusif

perlengkapan bayi dan ibu hamil, maka interior ruang dan dekorasi biasanya disesuaikan

dengan produk yang ditawarkan.

Musik yang disajikan biasanya musik-musik lembut atau lagu anak-anak berbahasa Inggris.

Untuk panduan lampu dibuat sedemikian rupa hingga menampilkan kesan lembut tanpa

mengenyampingkan tampilan produknya, seperti: mengarahkan lampu sorot ke produk-

produk, pemasangan table-lamp di kamar bayi, lampu display, dsb.

MMEEMMBBEERRSSIIHHKKAANN TTOOKKOO

Kebersihan merupakan hal penting untuk menjaga keserasian suasana kerja di toko dan untuk

menjaga keinginan pelanggan kembali ke toko.

Pembagian tugasnya adalah sebagai berikut:

• Office Boy/Helper bertugas menyapu halaman, menyiram tanaman, membersihkan

kaca, lantai, rak, fixture, ruangan kasir, kamar mandi, meja special order (S.O.)

maupun furniture (mebel)

• CSO bertugas membersihkan/merapikan/menata barang/men-display ulang barang

yang berada di dalam toko, meja kasir dan meja S.O.

MMEELLAAKKUUKKAANN PPEENNYYIIMMPPAANNAANN PPEERRAALLAATTAANN TTUUMMAAHH TTAANNGGGGAA TTOOKKOO

Berbagai peralatan dan perlengkapan kerja maupun keperluan lain di toko, tidak hanya ditata

didalam ruangan toko itu sendiri.

Beberapa diantaranya harus disimpan dengan rapi didalam gudang toko. Supervisor toko

bertanggung jawab terhadap jumlah barang perlengkapan untuk jangan sampai terjadi

kehilangan

K. PANDUAN MUSIK & LAMPU

PPPEEERRRAAAWWWAAATTTAAANNN DDDAAANNN PPPEEEMMMEEELLLIIIHHHAAARRRAAAAAANNN TTTOOOKKKOOO


41

Yang diperlukan adalah, sebagai berikut:

1. Menyiapkan uang tunai sejumlah nominal tertentu (misalnya Rp.200.000,-) yang

terdiri dari uang recehan

2. Menyiapkan Buku Petty Cash (PC)

3. Semua transaksi harian dicatat didalam buku PC untuk perhitungan pengeluaran harian

4. Saldo harian tidak boleh melebihi modal awal harian

(contoh buku PC terlampir)

Bank Masuk

Contoh:

Penjualan tanggal ……………TOTAL: Rp. 10.000.000,-

- Sales Tunai Rp. 3.000.000,-

- Debit Card Rp. 2.000.000,-

- Credit Card Rp. 5.000.000,-

TOTAL: Rp.10.000.000,-

Sales Tunai 09.00 s/d 13.00 langsung disetor ke Bank

Sales Tunai diatas jam 13.00 disetor keesokan paginya.

Hasil Penjualan tidak boleh disimpan lebih dari 1 hari, harus disetorkan setiap hari ke Bank.

PPEENNCCAATTAATTAANN KKEEUUAANNGGAANN ((PPOOSSTTIINNGG))

Melakukan pencatatan secara benar dan akurat untuk data-data keuangan merupakan dasar

untuk membuat laporan Keuangan yang benar, dan analisa dan sistem keuangan yang dipakai

dalam pencatatan harus sama dengan sistem yang dipakai oleh Franchisee (khususnya dalam

hal penjualan), sehingga data tersebut dapat di posting sesegera mungkin.

A. MEMPERSIAPKAN MODAL HARIAN

SSSIIISSSTTTEEEMMM PPPEEENNNGGGEEELLLOOOLLLAAAAAANNN KKKEEEUUUAAANNNGGGAAANNN

B. MENYIMPAN HASIL PENJUALAN HARIAN

C. PEMBUKUAN & LAPORAN KEUANGAN


42

LLAAPPOORRAANN BBUULLAANNAANN

Franchisee akan membuat Laporan Keuangan kepada Franchisor secara berkala, berupa:

• Laporan Penjualan dan Pembelian Bulanan (R/L dan Neraca Percobaan)


• Laporan Analisa Penjualan Bulanan, termasuk analisa keuangan mengenai hutang-

piutang, rencana arus kas serta analisa likwiditas

• Laporan Stock Barang Konsinyasi

Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya,

Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana, tanpa menambah modal kerja atau apakah

diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu.

PPEERRAANNGGKKAATT LLUUNNAAKK ((SSOOFFTTWWAARREE)) KKEEUUAANNGGAANN

Untuk menurunkan tingkat kesulitan dan untuk memudahkan pengecekan analisa penjualan,

disarankan Franchisor untuk membuat sistem keuangan dengan mengupayakan perangkat

lunak yang telah disesuaikan dengan kebutuhan Franchisor. Franchisee diharapkan

menggunakan sistem yang sama dengan Franchisor, agar dapat berinteraksi dengan sistem

keuangan Franchisor.

AADDMMIINNIISSTTRRAASSII KKEEUUAANNGGAANN

Dalam pemenuhan adminsitrasi keuangan, diperlukan bukti-bukti pendukung (voucher dan

dokumen yang sudah disetujui) sebagai data pelengkap yang menandakan bahwa semua

masalah keuangan diketahui dan dikontrol secara benar serta dapat dipertanggungjawabkan.

Umumnya ada 3 (tiga) jenis bukti pendukung yang diperlukan, yaitu: Bukti Penerimaan, Bukti

Pengeluaran dan Bukti Sementara. Bukti Sementara dipergunakan dalam keadaan mendesak

dimana bila pengeluaran atau pendapatan sudah disepakati bersama, tetapi belum memiliki

bukti asli yang seharusnya digunakan sebagai lampiran sebenarnya.


43

PP EE MM AA SS AA RR AA NN

Tujuan kegiatan pemasaran adalah untuk mengembangkan sarana distribusi merk/produk

usaha Franchisor, untuk skala nasional maupun internasional, melalui suatu penjualan hak

Ekslusif terhadap pengelolaan rantai distribusi (chain-store) gerai/outlet, kepada pihak lain

(individu dan perusahaan) dalam bentuk franchise.

Perluasan pangsa pasar akan dapat lebih dikembangkan dengan menjalankan sistem Waralaba,

yang merupakan sistem strategi pemasaran yang tidak terlampau mengandalkan dana dan

SDM sendiri.

Untuk mendukung efektifitas komunikasi pemasaran Waralaba, pemanfaatan media informasi

dilakukan secara intensif dan konsisten, yang mencakup antara lain:

• Iklan dan Adventorial pada Majalah dan Koran skala nasional

• Lips Advertising pada FM Radio di beberapa kota besar

• Business Release (dan Presentasi Penjualan/Pemasaran)

• Press Conference

PP RR OO MM OO SS II

Sebagai salah satu hal yang dapat dipromosikan adalah dikalangan masyarakat bisnis adalah

Keunikan Usaha (Uniqueness). Keunikan atau orisinalitas dari suatu usaha (jasa, produk dan

citra) merupakan keunggulan tersendiri dari suatu usaha waralaba. Adanya orisinalitas usaha

menjadikan bisnis tersebut tidak mudah dimasuki, dan tidak mudah disaingi. Hal ini

menunjukkan pula keunggulan dari bisnis ini, yang tidak mudah ditiru dan diikuti oleh pihak

lain (misalnya: bentuk fixture, dan produk ekslusif berkwalitas tinggi buatan dalam negeri).

PPP EEE MMM AAA SSS AAA RRR AAA NNN DDDAAANNN PPP RRR OOO MMM OOO SSS III

A. TUJUAN KEGIATAN

A. KEUNIKAN (UNIQUENESS)

B. PENUNJANG PROGRAM


44

Program-program pemasaran akan efektif bila didukung dengan promosi yang baik dan

berkelanjutan, hingga mencapai target sasaran, yang mana secara tidak langsung juga akan

mencapai target penjualan. Oleh karena itu promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang

tidak dapat dipisahkan dan saling menunjang dalam kegiatan usaha.

Program Promosi tersebut dapat berjalan hanya atas persetujuan pihak manajemen kantor pusat

Franchisor.

Program promosi biasanya juga didukung oleh program lain, seperti Baby Fair ataupun

Seminar mengenai Anak & Ibu Hamil, yang bertujuan untuk:

1. Memperkenalkan / memberi petunjuk atas kehadiran outlet/toko kepada masyarakat

lingkungan

2. Meningkatkan penjualan toko (baik secara berkala, maupun dalam situasi-situasi

khusus)

3. Meningkatkan citra usaha

Contoh Atribut untuk promosi :

11.. PPRROOMMOOSSII NNAASSIIOONNAALL

Rencana Program Promosi Nasional Tahunan dibuat dan diselenggarakan oleh Franchisor

berikut penyediaan segala fasilitas perlengkapan atau barang sehubungan dengan kegiatan

promosi.

Tujuannya untuk memperkenalkan keberadaan outlet/toko kepada masyarakat. Promosi ini

wajib diikuti dan dijalankan oleh seluruh outlet/toko (Franchisee).

Jadwal Program Promosi:

- Pada saat Soft Opening outlet/toko (berkisar antara 1 – 3 bulan)

- Pada saat Grand Opening outlet/toko (dimana toko sudah benar-benar siap untuk

beroperasi)

Pada saat ini operasional penjualan juga melakukan kegiatan-kegiatan promosi toko, seperti:

• Program Diskon

• Pemasangan spanduk & umbul-umbul

• Menyebarkan brosur

B. PROGRAM PROMOSI


45

• Memasang iklan di media cetak

• Memberikan gift / cendera mata

PPrroommoossii PPrrooggrraamm DDiisskkoonn

Program Diskon merupakan salah satu daya tarik lain bersifat promosi dan dapat dilakukan

pada batasan-batasan tertentu:

• Pemberian Diskon Khusus untuk produk-produk yang kurang laku terjual

• Pemberian diskon untuk semua jenis produk pada event tertentu, seperti: Hari Raya,

Natal, selama beberapa hari yang telah ditentukan.

22.. PPRROOMMOOSSII LLOOKKAALL

Kegiatan promosi ini diselenggarakan oleh outlet/toko (Franchisee) dilingkungannya sendiri.

Tujuannya untuk mencapai target penjualan atau meningkatkan penjualan toko.

Dengan dukungan data-data dari Supervisor dan disesuaikan dengan kondisi pasar yang ada,

Kepala toko akan membuat Rencana Program Promosi Lokal Tahunan, untuk diajukan

kepada manajemen perusahaan Franchisor untuk mendapatkan persetujuan.

Promosi lokal dilaksanakan, misalnya dalam rangka ulang tahun toko atau memperkenalkan

toko baru, dalam bentuk:

- Penyebaran brosur dan pemasangan spanduk

- Memberikan cindera mata / souvenir / gift untuk pembelian pada jumlah nominal atau

kelipatan tertentu

- Pemasangan iklan di Media cetak

- Program iklan di Radio

- Program Diskon (Informasikan program ke Franchisor untuk mendapatkan

persetujuan, dan apabila memungkinkan, mendapatkan dukungan promosi seperti

kontribusi tambahan diskon maupun program bersama untuk seluruh outlet/toko.

PPRROOMMOOSSII LLOOKKAALL YYAANNGG DDIILLAAKKUUKKAANN SSEECCAARRAA IINNTTEERRNNAALL DDII DDAALLAAMM TTOOKKOO,

dengan tujuan:

- Memberikan informasi mengenai ketersediaan jasa dan produk di dalam outlet/toko yang

perlu diketahui oleh pelanggan

- Memotivasi pengunjung untuk melakukan impuls buying, yaitu melakukan pembelian

produk yang belum direncanakan


46

- Secara umum meningkatkan penjualan saat pelanggan berada di dalam toko, dengan

memasang atribut promosi di dalam maupun disekitar toko, seperti: pemasangan spanduk

di teras toko, umbul-umbul di areal parkir, hanging mobile, hanging paper banner, poster,

penyebaran flyer, leaflet di meja Kasir serta POP (Point Of Purchase).

CATATAN:

Yang perlu diperhatikan dalam penempatan produk POP (Point Of Purchase):

- Signage POP di dekat barang yang di promosikan

- Di sudut yang mudah terlihat (tidak terlalu tinggi/maupun terlalu rendah)

- Warna materi promosi sesuai dengan tata cara warna dan standarisasi identitas

toko

SSAALLEESSMMAANNSSHHIIPP PPRROOGGRRAAMM

(menyambut pelanggan, melayani pelanggan, menerima telepon, dll.)

• Kedatangan seorang pengunjung (atau seorang pelanggan) patut mendapat

ucapan/salam yang sopan, mis.: “Selamat Pagi, Siang/Sore”, bahkan kepada

pelanggan yang sudah sering datang bisa disambut dengan: “Apa kabar

Bapak/Ibu….?”, menyebut nama pelanggan, akan membuat pelanggan merasa lebih

diperhatikan.

• Kedatangan pengunjung/pelanggan merupakan peluang bagi CSO untuk memberikan

pelayanan yang baik, menawarkan jasa bantuan, seperti: “Apa yang bisa kami bantu

Bapak/Ibu …..?” CSO dapat memberikan penjelasan yang lengkap selain informasi

yang memang dibutuhkan oleh pelanggan

• Berusaha menawarkan produk lainnya dalam upaya untuk meningkatkan penjualan

toko

• Tata krama dalam menerima telepon juga perlu mendapat perhatian. Menyebutkan

nama perusahaan/outlet terlebih dahulu, salam dan kemudian menawarkan bantuan,

seperti: “Nama perusahaan - Selamat Pagi, ada yang bisa dibantu?” Dan usahakan

mendengarkan dengan sabar inquire penelpon, sebelum menjawab setiap pertanyaan

dengan sopan dan jelas


47

PPEENNGGIIRRIIMMAANN BBAARRAANNGG KKEEPPAADDAA PPEELLAANNGGGGAANN

Beberapa jenis barang yang dibeli pelanggan, seringkali tidak mungkin untuk dibawa pulang

langsung oleh pelanggan, baik karena ukurannya maupun karena tidak adanya stock barang.

Barang yang dipesan dicatat dengan lengkap untuk dikirimkan kemudian. Menelpon

pelanggan untuk memberi kabar bahwa barang pesanan akan dikirimkan.

EEVVEENNTT PPEENNJJUUAALLAANN KKHHUUSSUUSS

Beberapa event penjualan khusus dapat dilakukan, misalnya pada saat launching desain

produk baru, atau dihubungkan dengan kegiatan program diskon.

Untuk event ini Franchisee perlu melakukan koordinasi dengan Franchisor, agar tidak

terbentur dengan program Franchisor yang sudah dijadwalkan.

PPEERRAANNGGKKAATT KKOOMMPPUUTTEERR

1. Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat Keras yang biasa disebut Hardware biasanya terdiri dari Monitor, CPU, Keyboard

dan Mouse, ditambah dengan penggunaan Printer sebagai pelengkap. Merk perangkat bisa

beragam, dan untuk kelengkapan pemakaian perangkat ini tergantung dari masing-masing

Franchisee.

2. Perangkat Lunak (Software)

Software atau Perangkat Lunak dipergunakan sebagai kelengkapan untuk menjalankan suatu

sistem informasi pada komputer. Software yang biasanya digunakan untuk operasional sebuah

outlet/toko berupa: sistem khusus (Windows) untuk hal-hal umum, dan program aplikasi untuk

operasional toko (sistem penjualan dan kontrol).

SSIISSTTEEMM KKOOMMPPUUTTEERR

Pengenalan Sistem

Sebaiknya digunakan program integrated (saling berhubungan satu sama lainnya) untuk Sistem

Point Of Sales, sistem dipergunakan di kantor pusat (franchisor) dan pada outlet/toko.

Sistem pada kantor pusat Franchisor lebih banyak dipergunakan untuk kontrol, sebagai

berikut:

• Melakukan pemesanan barang kepada supplier

• Kontrol seluruh outlet/toko

PPPAAANNNDDDUUUAAANNN SSSIIISSSTTTEEEMMM &&& KKKOOOMMMPPPUUUTTTEEERRR


48

• Me-monitor penjualan outlet dari waktu ke waktu

Sedangkan sistem pada outlet, biasanya dipergunakan untuk:

• Transaksi penjualan

• Kontrol

• Stock internal

• Monitor penjualan, dan bila memungkinkan, bisa ditambahkan juga untuk:

• Pemesanan barang ke bagian Logistik

Penjelasan Sistem

Sebaiknya dipakai sistem dengan program yang dapat melakukan beberapa pekerjaan, seperti:

1. Pembelian barang Pembelian barang dilakukan secara terpusat untuk semua jenis

barang yang dijual.

Kantor Pusat akan melakukan pemesanan barang, dan

supplier yang langsung mengirim pesanan barang tersebut ke

outlet.

2. Peng-kode-an produk Untuk setiap produk baru, kantor Pusat akan memberikan dan

memasukkan kode barang di komputer, baru kemudian

dikirimkan ke outlet.

3. Pengiriman Barang Setelah proses order yang dibuat di kantor pusat, barang baru

dikirimkan ke setiap outlet.

4. Penerimaan Barang Pencatatan setiap barang yang dikirim dan masuk dari

Supplier

5. Penjualan Pencatatan seluruh transaksi penjualan harian

6. Kontrol stok barang: Mengawasi keadaan stok barang internal atau keseluruhan.

Akses yang biasanya didapatkan dari program aplikasi ini mencakup untuk Produk,

Transaksi, Laporan dan Utility pada Menu Utama.

A. Pada Menu Produk, input yang dapat diprogram biasanya terdiri dari:


49

5. Input Produk baru

6. Input Stock Awal

7. Input Barang Masuk

8. Input Pengeluaran Barang

B. Pada Menu Transaksi:

3. Input Penjualan

4. Input Retur Penjualan

C. Pada Menu Laporan terdiri dari:

1. Laporan Penjualan

2. Laporan Stock

3. Daftar Barang

D. Pada Utility terdiri dari:

1. Password

2. Backup Data

3. Kirim Data

Pada masing-masing input sebaiknya dijelaskan secara terperinci proses untuk

menjalankanya, hasil apa yang didapatkan, dan pada saat apa input seharusnya dijalankan.

Hal ini dimaksudkan agar karyawan sesuai dengan fungsinya dapat menjalankan tugasnya

dengan semestinya.

PPEENNAANNGGAANNAANN MMAASSAALLAAHH KKOOMMPPUUTTEERR

Franchisor memberikan panduan kepada Franchisees-nya mulai dari bagaimana

mempergunakan sistem yang dipakai sampai pada penanganan permasalahan yang timbul dari

pemakaian program aplikasi Franchisor.

Setiap sistem pasti akan mengalami masalah didalam operasionalnya., baik itu kesalahan

teknis maupun non-teknis. Setiap masalah harus ditangani secara cepat, sehingga tidak ada

konsumen yang merasa dikecewakan karena pelayanan yang tidak memuaskan. Selain bantuan

yang diberikan oleh Franchisor untuk penanganan masalah komputer, panduan Franchisor

juga diharapkan agar Franchisee dapat mengatasi sendiri masalah yang timbul.

Contoh:

Jenis masalah Masalah yang umum terjadi Cara Penangan

Masalah

Teknis

Komputer Hang

Komputer / Monitor tidak hidup


50

Tidak bisa print

Tampil pesan kesalahan pada monitor

Masalah

Non-Teknis

Salah entry

Untuk segera menghubungi Vendor, apabila timbul masalah diluar yang tertulis

Terlampir panduan Sistem dan Prosedur Operasional Toko, dengan ketentuan-ketentuan

sebagai berikut:

a. Tujuan

b. Personil toko yang dilibatkan/bertanggung jawab

c. Operasional Sisdur

d. Ketentuan yang harus diperhatikan (bila ada)

e. Flow chart

Sistem dan produser dimaksud mencakup:

- Pemesanan Barang Dagangan

- Penerimaan Barang Dagangan

- Pencatatan & Penyimpanan Stok Barang Dagangan

- Penghitungan Persediaan Barang Dagangan (Inventarisasi)

- Melakukan Pemesanan Barang Kembali (Repeat Order)

- Seleksi dan Retur Barang

- Penataan Barang di Display Area

- Membuat Laporan dan Status Barang Dagangan

- Transaksi Penjualan

- Transaksi Penerimaan & Pengembalian Barang Konsinyasi

- Penyediaan Stok Tunai (Mempersiapkan Modal Harian)

- Sistem Pencatatan Penjualan

- Penyimpanan Uang Hasil Penjualan

- Sistem Permintaan & Penggantian petty cash (PC)

- Laporan Keuangan Bulanan

- Laporan ke Franchisor

- Permintaan Kebutuhan Karyawan


51

- Penerimaan Karyawan

- dsb.

contoh sop franchisee perlengkapan bayi

Documents