contoh sistem keuangan organisasi nirlaba

Upload: juan-carlos-sihotang

Post on 19-Oct-2015

74 views

Category:

Documents


1 download

DESCRIPTION

Contoh Sistem Keuangan Organisasi Nirlaba

TRANSCRIPT

  • CONTOH

    Manual Sistem Akuntansi dan Keuangan

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : DAFTAR ISI

    Bab

    Bagian

    Hal

    1

    BAGIAN :

    Bab Bagian DAFTAR ISI 1. PENDAHULUAN

    1. Profil Organisasi 2. Tujuan, Struktur, Revisi Manual

    2. STRUKTUR

    1. Bagan Organisasi Yayasan 2. Uraian Tugas

    3. PROSEDUR

    1. Pemetaan Prosedur 2. Prosedur Penerimaan Melalui Kas 3. Prosedur Penerimaan Melalui Bank 4. Prosedur Pengelolaan Uang Muka 5. Prosedur Pengadaan Barang/Jasa 6. Prosedur Pengelolaan Kas Kecil 7. Prosedur Pengeluaran Melalui Bank 8. Prosedur Penyajian Informasi Keuangan 9. Prosedur Pelaporan Akuntansi

    4. FORMULIR

    1. Daftar Formulir 2. Contoh Formulir

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PENDAHULUAN

    Bab

    1

    Bagian

    1

    Hal

    1

    BAGIAN : Profil Organisasi

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PENDAHULUAN

    Bab

    1

    Bagian

    2

    Hal

    1

    BAGIAN : Tujuan, Struktur dan Revisi Manual

    TUJUAN MANUAL

    Sistem ini dirancang untuk menjadi sumber referensi dalam melakukan pengelolaan keuangan Yayasan. Sistem akuntansi dan keuangan ini juga diharapkan dapat menjadi acuan dalam menghasilkan informasi keuangan dan akuntansi yang lengkap, akurat, tepat waktu, dan dapat diandalkan, sehingga dapat digunakan dalam pengambilan keputusan pihak manajemen Yayasan.

    Sistem ini mulai berlaku setelah mendapatkan pengesahan dari Direktur Eksekutif Yayasan. STRUKTUR MANUAL

    Struktur manual Sistem Akuntansi dan Keuangan Yayasan terdiri dari bagian-bagian sebagai berikut : Daftar Isi

    BAB 1 Pendahuluan

    Bab ini menjelaskan tentang profil organisasi sebagai latar belakang pemahaman manual. Di dalam bab ini juga menjelaskan tujuan dan struktur/sistematika penyajian manual.

    BAB 2 Struktur

    Bab ini berisi bagan organisasi Yayasan secara utuh. Di dalam bab ini juga terdapat uraian tugas dari bagian keuangan Yayasan , yang merupakan rangkuman kegiatan dari setiap prosedur.

    BAB 3 Prosedur

    Bab ini berisi pemetaan prosedur secara utuh, dan prosedur-prosedur sistem akuntansi dan keuangan yang disusun secara berurutan. Dalam setiap prosedur terdiri dari :

    Kebijakan Prosedur Flowchart Prosedur Naratif Prosedur

    BAB 4 Formulir

    Bab ini berisi daftar formulir yang digunakan pada tiap-tiap prosedur dan contoh-contohnya.

    REVISI MANUAL

    Manual Sistem Akuntansi dan Keuangan ini disusun sedemikian rupa untuk mempermudah pengkajian-pengkajian dan perubahan-perubahan selanjutnya.

    Tiap bab dan bagian diberi nomor halaman secara terpisah, sehingga perubahan bisa dilakukan pada satu bab atau bagian, tanpa harus mengubah nomor halaman bab atau bagian lainnya.

    Untuk penambahan, perubahan atau penghilangan halaman, maka halaman sebelumnya atau yang telah mengalami perubahan akan ditempatkan pada bagian akhir manual ini selama dua tahun sebelum dihancurkan.

    Disarankan untuk melakukan pengkajian manual ini setelah 6 (enam) bulan pertama sejak diberlakukannya sistem akuntansi dan keuangan ini untuk memastikan relevansinya. Selanjutnya diharapkan manual sistem akuntansi dan keuangan ini dikaji ulang setiap tahunnya.

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : STRUKTUR

    Bab

    2

    Bagian

    1

    Hal

    1

    BAGIAN : Bagan Organisasi Yayasan

    Struktur organisasi secara umum adalah sebagai berikut :

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PENDAHULUAN

    Bab

    2

    Bagian

    2

    Hal

    1

    BAGIAN : Uraian Tugas

    Direktur Eksekutif

    Prosedur Uraian tugas

    Penerimaan Dana Melalui kas Menandatangani Bukti Penerimaan

    Penerimaan Dama Melalui Bank Menerima konfirmasi penerimaan dana Menandatangani Bukti Penerimaan dan Surat Konfirmasi Penerimaan

    Dana kemudian mengirimkan kepada Donatur / Kontributor

    Pengelolaan Uang Muka Melakukan review dan otorisasi Permohonan Uang Muka yang

    sesuai dengan anggaran Melakukan review dan otorisasi Surat Permohonan Dana

    Pengadaan Barang / Jasa Melakukan otorisasi Permohonan Pengadaan Barang / Jasa Pengelolaan Kas Kecil Melakukan review Surat Permohonan Pembentukan Kas Kecil

    Pengeluaran Melalui Bank

    Melakukan review dan otorisasi terhadap Formulir Permohonan Dana

    Melakukan review kesesuaian cek dengan Permohonan dana untuk kemudian di tanda tangani

    Penyajian Informasi Keuangan

    Melakukan review dan otorisasi Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana, Laporan Status Dana dan Laporan Status Anggaran

    Mendistribusikan Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana, Laporan Status Dana dan Laporan Status Anggaran kepada pengguna Informasi Keuangan

    Pelaporan Akuntansi

    Melakukan review dan otorisasi Laporan Rekonsiliasi Bank dan Jurnal Koreksi

    Melakukan otorisasi Jurnal Koreksi Melakukan review dan otorisasi Laporan Keuangan Melakukan otorisasi Laporan Keuangan Final dan mendistribusikan

    Laporan Keuangan Final dengan lampiran Jurnal Koreksi kepada Pengguna Laporan Keuangan

    Manajer Umum Bertanggungjawab Kepada Direktur Eksekutif

    Prosedur Uraian tugas

    Pengadaan Barang / Jasa

    Melakukan review dan memberikan paraf Permohonan Pengadaan Barang/Jasa

    Memberikan Permohonan Pengadaan Barang/Jasa yang ditolak kepada Pemohon

    Melakukan pemilihan Supplier, menyusun Berita Acara Pemilihan

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PENDAHULUAN

    Bab

    2

    Bagian

    2

    Hal

    2

    BAGIAN : Uraian Tugas

    Manajer Keuangan Bertanggungjawab Kepada Direktur Eksekutif

    Prosedur Uraian tugas

    Penerimaan Dana Melalui kas

    Menerbitkan Bukti Penerimaan Memberikan Bukti Penerimaan lembar pertama kepada

    Donatur/Kontributor dan mencatat penerimaan ke Buku Kas Menyetorkan dana ke Bank dan mencatat pengeluaran ke Buku Kas

    dan penerimaan ke Buku Bank

    Penerimaan Dama Melalui Bank

    Meminta Credit Advice dan Rekening Koran dari bank terkait Menerbitkan Bukti Penerimaan, Surat Konfirmasi Penerimaan Dana

    dan mencatat penerimaan ke Buku Bank Mengarsip Rekening Koran dan Credit Advice berdasarkan tanggal

    Pengelolaan Uang Muka

    Memeriksa kesesuaian Permohonan Uang Muka dengan Anggaran Memberikan kembali Permohonan Uang Muka kepada Pengguna

    Dana apabila tidak sesuai dengan anggaran Memberikan uang tunai atau Bukti Setor Bank/Bukti Transfer Bank

    kepada Pengguna Dana Melakukan review Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka dan

    Kelengkapan Dokumen Pendukung, apabila tidak sesuai akan dikembalikan kepada pengguna dana untuk diperbaiki

    Pengadaan Barang / Jasa

    Melakukan review kesesuaian Permohonan Pengadaan Barang/Jasa dengan Anggaran, apabila tidak sesuai dengan Anggaran maka diberikan kepada Manajer Umum

    Melakukan otorisasi, apabila Permohonan Pengadaan Barang/Jasa sesuai dengan anggaran

    Menerbitkan Surat Permintaan Penawaran Harga/Curriculum Vitae apabila Pengeluaran lebih dari Rp.5.000.000

    Melakukan pembayaran Barang/Jasa Melakukan pencatatan atas Barang/Jasa dan memberikan Barang

    kepada pengguna Mengarsip Tanda Terima Barang/Kontrak Jasa berdasarkan tanggal

    Pengelolaan Kas Kecil

    Menyusun Surat Permohonan Pembentukan Kas Kecil Menyusun Formulir Permohonan Dana Mencatat Penerimaan Kas sebagai pengisian kas kecil ke dalam

    Buku Kas Melakukan review kesesuaian Formulir Permohonan Dana dengan

    Anggaran Memberikan dana dan menerbitkan Bukti Kas Keluar untuk Formulir

    Permohonan Dana yang disetujui Mencatat pengeluaran dana ke dalam Buku Kas

    Pengeluaran Melalui Bank

    Melakukan review Formulir Permohonan Dana dengan anggaran dan ketersediaan dana

    Memberikan Formulir Permohonan Dana yang tidak disetujui kepada Pemohon

    Menyiapkan Cek Menandatangani Cek dan mencairkan dana Menerbitkan Bukti Pengeluaran dan mencatat pengeluaran ke Buku

    Bank

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PENDAHULUAN

    Bab

    2

    Bagian

    2

    Hal

    3

    BAGIAN : Uraian Tugas

    Manajer Keuangan Bertanggungjawab Kepada Direktur Eksekutif

    Prosedur Uraian tugas

    Penyajian Informasi Keuangan

    Mencatat penerimaan, pengeluaran dan pertanggungjawaban dana ke Catatan Transaksi Harian

    Melakukan rekonsiliasi dengan Buku Kas dan Buku Bank Menerbitkan Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana, Laporan

    Status Dana, Laporan Status Anggaran

    Pelaporan Akuntansi

    Menyusun Jurnal Bank, Jurnal Kas, Jurnal Umum dan Buku Besar Meminta Rekening Koran dari bank yang bersangkutan Melakukan rekonsiliasi bank, menyusun Laporan Rekonsiliasi Bank

    dan Jurnal Koreksi Menyusun Draft Laporan Keuangan Melakukan rekonsiliasi Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana,

    Laporan Status Dana dan Laporan Status Anggaran dengan Laporan Keuangan dan menyusun Jurnal Koreksi

    Menyusun Laporan Keuangan

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PROSEDUR

    Bab

    3

    Bagian

    1

    Hal

    1

    BAGIAN : Pemetaan Prosedur

    Berikut ini merupakan pemetaan prosedur yang terdapat pada Sistem Akuntansi dan Keuangan Yayasan:

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PROSEDUR

    Bab

    3

    Bagian

    2

    Hal

    1

    BAGIAN : Prosedur Penerimaan Melalui Kas

    Kebijakan Prosedur

    a. Yayasan diperbolehkan menerima dana dari lembaga donor manapun, selama sesuai dengan visi, misi dan tujuan Yayasan . b. Yayasan juga diperbolehkan menerima dana dari sumbangan sukarela, kontribusi, diskon, komisi dan dari hasil penyewaan peralatan. c. Setiap penerimaan dana melalui kas harus segera disetorkan ke bank, paling lambat 1 (satu) hari kerja berikutnya. d. Setiap penerimaan dana harus diotorisasi oleh Direktur Eksekutif.

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PROSEDUR

    Bab

    3

    Bagian

    2

    Hal

    3

    BAGIAN : Prosedur Penerimaan Melalui Kas

    DONATUR/KONTRIBUTOR MANAJER KEUANGAN DIREKTUR EKSEKUTIF

    1. Memberikan dana secara tunai

    2. Menerbitkan Bukti Penerimaan

    3 Menandatangani Bukti Penerimaan

    4 Memberikan Bukti Penerimaan lembar pertama

    kepada Donatur/Kontributor dan mencatat penerimaan ke Buku Kas

    5. Menyetorkan dana ke Bank dan mencatat

    pengeluaran ke Buku Kas dan penerimaan ke Buku Bank

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PROSEDUR

    Bab

    3

    Bagian

    3

    Hal

    1

    BAGIAN : Prosedur Penerimaan Melalui Bank

    Kebijakan Prosedur

    a. Yayasan diperbolehkan menerima dana dari lembaga donor manapun, selama sesuai dengan visi, misi dan tujuan Yayasan. b. Yayasan juga diperbolehkan menerima dana dari sumbangan sukarela, kontribusi, diskon, komisi dan dari hasil penyewaan peralatan. c. Setiap penerimaan dana harus diotorisasi oleh Direktur Eksekutif. d. Rekening bank akan dibuka pada bank yang telah disepakati bersama dalam rapat pengurus. e. Rekening bank akan dibuka untuk setiap lembaga donor secara terpisah, apabila dana dari lembaga donor tersebut lebih dari Rp 50.000.000 dan digunakan

    untuk kegiatan jangka panjang (lebih dari 1 (satu) tahun). f. Dana dari lembaga donor untuk kegiatan jangka pendek dan kurang dari Rp. 50.000.000 maka rekening banknya akan digabung dengan dana dari

    lembaga donor yang sejenis. Kecuali lembaga donor yang bersangkutan mensyaratkan khusus.

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PROSEDUR

    Bab

    3

    Bagian

    3

    Hal

    3

    BAGIAN : Prosedur Penerimaan Melalui Bank

    DONATUR/KONTRIBUTOR MANAJER KEUANGAN DIREKTUR EKSEKUTIF

    1. Memberikan dana melalui bank

    2. Menerima konfirmasi penerimaan dana

    3 Meminta Credit Advice dan Rekening Koran dari bank terkait

    4 Menerbitkan Bukti Penerimaan, Surat Konfirmasi

    Penerimaan Dana dan mencatat penerimaan ke Buku Bank

    5. Mengarsip Rekening Koran dan Credit Advice berdasarkan tanggal

    6. Menandatangani Bukti Penerimaan dan Surat Konfirmasi Penerimaan Dana kemudian mengirimkan kepada Donatur / Kontributor

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PROSEDUR

    Bab

    3

    Bagian

    4

    Hal

    1

    BAGIAN : Pengelolaan Uang Muka

    Kebijakan Prosedur

    a. Pemohon uang muka adalah Manajer Umum dan Koordinator Program. b. Permohonan uang muka diajukan paling lambat 1 (satu) minggu sebelum dicairkan. c. Permohonan uang muka hanya terbatas pada biaya-biaya yang terdapat pada anggaran yang sudah disepakati dan disetujui oleh lembaga donor atau telah

    disetujui oleh Direktur Eksekutif. d. Pencairan uang muka dilakukan setiap hari selasa & kamis. e. Pengeluaran dana untuk uang muka dan selisih dari pertanggungjawaban uang muka akan dilakukan melalui bank. f. Uang muka diterimakan sesuai dengan mata uang dan kurs pada permintaan. g. Pertanggungjawaban uang muka harus di lakukan paling lama 1 minggu setelah periode Uang Muka selesai. h. Uang muka diajukan untuk kegiatan dalam jangka waktu 1 bulan ke depan untuk divisi Support dan Deseminasi i. Uang muka diajukan untuk kegiatan dalam jangka waktu 1 bulan ke depan untuk divisi lainnya

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    PUM :Permohonan Uang MukaBSB/BTB :Bukti Setor Bank/Bukti

    Transfer Bank

    PENGGUNA DANA

    PROSEDUR PENGELOLAAN UANG MUKA

    Tanggal :DIRKTUR EKSEKUTIF

    Bab

    Sistem Pengarsipan :

    Bagian Halaman

    MANAJER KEUANGAN

    Menyusun PUM

    Mulai

    Legend :

    PUM

    PUMditolak

    Ke Prosedur Pengeluaran Melalui Bank

    PUM

    243

    Rp

    BSB/BTB

    Memeriksa kesesuaian PUM

    dengan Anggaran dan memberikan

    paraf

    PUMditolak

    Sesuai ?T Y

    Melakukan review dan

    otorisasi PUM

    PUM

    PUM

    Proses penggunaan Dana, sesuai

    dengan kegiatan yang disetujui

    DP

    A

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PROSEDUR

    Bab

    3

    Bagian

    4

    Hal

    4

    BAGIAN : Prosedur Pengelolaan Uang Muka

    PENGGUNA DANA MANAJER KEUANGAN DIREKTUR EKSEKUTIF

    1. Menyusun Permohonan Uang Muka

    2. Memeriksa kesesuaian Permohonan Uang Muka dengan Anggaran

    3. Memberikan kembali Permohonan Uang Muka

    kepada Pengguna Dana apabila tidak sesuai dengan anggaran

    4. Melakukan review dan otorisasi Permohonan Uang Muka yang sesuai dengan anggaran

    5. Memberikan uang tunai atau Bukti Setor Bank/Bukti Transfer Bank kepada Pengguna Dana

    6. Menyusun Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka dan melengkapi dengan Dokumen Pendukung

    7. Memberikan Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka, Dokumen Pendukung dan sisa dana kepada Manajer Keuangan apabila Uang Muka lebih besar dari Biaya

    8. Memberikan Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka, Dokumen Pendukung kepada Manajer Keuangan apabila Uang Muka sama dengan Biaya

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PROSEDUR

    Bab

    3

    Bagian

    4

    Hal

    5

    BAGIAN : Prosedur Pengelolaan Uang Muka

    PENGGUNA DANA MANAJER KEUANGAN DIREKTUR EKSEKUTIF

    9. Menyusun Surat Permohonan Dana dan memberikan Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka, Dokumen Pendukung kepada Manajer Keuangan apabila Uang Muka kurang dari Biaya

    10. Melakukan review Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka dan Kelengkapan Dokumen Pendukung, apabila tidak sesuai akan dikembalikan kepada pengguna dana untuk diperbaiki

    11. Melakukan review dan otorisasi Surat Permohonan Dana

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PROSEDUR

    Bab

    3

    Bagian

    5

    Hal

    1

    BAGIAN : Pengadaan Barang / Jasa

    Kebijakan Prosedur

    a. Pengadaan barang yang dimaksud dalam definisi ini adalah pengadaan aktiva tetap lembaga dan untuk keperluan program b. Pengadaan Jasa yang dimaksud dalam definisi ini adalah pengadaan jasa konsultan bagi lembaga, tenaga ahli bagi program, jasa mantainance, dll. c. Pengajuan permohonan pengadaan barang/jasa dilakukan paling lambat 5 (lima) hari kerja sebelum penggunaan. d. Untuk pengadaan barang dengan biaya lebih dari Rp 10.000.000,- maka akan diadakan proses pemilihan supplier atau penyedia jasa paling sedikit 3 (tiga)

    supplier/penyedia jasa. e. Pengadaan barang/jasa dengan biaya kurang dari Rp 10.000.000,- tidak diwajibkan melalu proses pemilihan supplier atau penyedia jasa. f. Proses pemilihan supplier atau penyedia jasa harus didokumentasikan dalam Berita Acara Pemilihan Supplier/Penyedia Jasa yang menyebutkan secara jelas

    kriteria dan alasan pemilihan. g. Semua barang yang telah dibeli dan diterima harus segera dicatat sebagai aktiva tetap Yayasan.

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    PPB/J

    PPB/J :Permohonan Pengadaan Barang/Jasa

    SPPH/CV :Surat Permintaan Penawaran Harga / Curriculum Vitae

    PH/CV :Penawaran Harga / Curriculum Vitae

    BAP :Berita Acara Pemilihan

    PEMOHON

    PROSEDUR PENGADAAN BARANG/JASA

    Tanggal :

    Bab

    Sistem Pengarsipan :

    Bagian Halaman

    Legend :

    DIREKTUR EKSEKUTIF

    353

    MANAJER KEUANGANMANAJER UMUM

    A

    PPB/J

    Menerbitkan SPPH

    SPPH/CV

    PPB/J

    Penyedia Barang/Jasa

    PH/CVMelakukan pemilihan

    dan menyusun

    BAP

    BAP

    PH/CV

    PPB/J

    BAP

    PH/CV

    C

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PROSEDUR

    Bab

    3

    Bagian

    5

    Hal

    5

    BAGIAN : Prosedur Pengadaan Barang atau Jasa

    PEMOHON MANAJER UMUM MANAJER KEUANGAN DIREKTUR EKSEKUTIF

    1. Menyusun Permohonan Pengadaan Barang/Jasa

    2. Melakukan review dan memberikan

    paraf Permohonan Pengadaan Barang/Jasa

    3. Melakukan review kesesuaian Permohonan Pengadaan Barang/Jasa dengan Anggaran, apabila tidak sesuai dengan Anggaran maka diberikan kepada Manajer Umum

    4. Memberikan Permohonan Pengadaan

    Barang/Jasa yang ditolak kepada Pemohon

    5. Melakukan otorisasi, apabila

    Permohonan Pengadaan Barang/Jasa sesuai dengan anggaran

    6. Melakukan otorisasi Permohonan Pengadaan Barang / Jasa

    7. Menerbitkan Surat Permintaan Penawaran Harga/Curriculum Vitae apabila Pengeluaran lebih dari Rp.5.000.000

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PROSEDUR

    Bab

    3

    Bagian

    5

    Hal

    6

    BAGIAN : Prosedur Pengadaan Barang atau Jasa

    PEMOHON MANAJER UMUM MANAJER KEUANGAN DIREKTUR EKSEKUTIF

    8. Melakukan pemilihan Supplier, menyusun Berita Acara Pemilihan

    9. Melakukan pembayaran Barang/Jasa

    10. Melakukan pemeriksaan kesesuaian

    barang/jasa bersama dengan Pemohon

    11. Melakukan pencatatan atas

    Barang/Jasa dan memberikan Barang kepada pengguna

    12. Mengarsip Tanda Terima

    Barang/Kontrak Jasa berdasarkan tanggal

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PROSEDUR

    Bab

    3

    Bagian

    6

    Hal

    1

    BAGIAN : Pengelolaan Kas Kecil

    Kebijakan Prosedur

    a. Pembentukan dan perubahan kas kecil diajukan dalam surat permohonan pembentukan/perubahan kas kecil yang disusun oleh Manajer Keuangan dengan jumlah sebesar Rp 5.000.000,- yang disetujui oleh Direktur Eksekutif.

    b. Manajer Keuangan bertanggungjawab menyimpan dan mengelola dana kas kecil. c. Uang kas kecil disimpan dalam cash box dan pemegang kunci cash box adalah Manajer Keuangan. d. Pemeriksaan kas kecil secara fisik (cash opname) dilakukan oleh Direktur Eksekutif secara periodik atau secara insidentil. e. Pengisian kembali kas kecil dilakukan pada saat jumlah saldo kas kecil berjumlah 20% dari jumlah keseluruhan kas kecil. f. Pengeluaran dana kas kecil per item anggaran maksimal adalah Rp. 500.000. g. Otorisasi pengeluaran dana kas kecil adalah wewenang Manajer Keuangan. h. Penggunaan kas kecil di pakai untuk : Pembelian ATK, Transport Lokal, Fotocopy dan kebutuhan rumah tangga Yayasan. i. Pinjaman karyawan ( cash bon ) max Rp 1.000.000,- tiap bulannya dan akan langsung di potong dari gaji karyawan setiap bulannya.

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PROSEDUR

    Bab

    3

    Bagian

    6

    Hal

    5

    BAGIAN : Prosedur Pengelolaan Kas Kecil

    PEMOHON MANAJER KEUANGAN DIREKTUR EKSEKUTIF

    1. Menyusun Surat Permohonan Pembentukan Kas Kecil

    2. Melakukan review Surat Permohonan Pembentukan Kas Kecil

    3. Menyusun Formulir Permohonan Dana

    4. Mencatat Penerimaan Kas sebagai pengisian kas kecil ke dalam Buku Kas

    5. Menyusun Formulir Permohonan Dana sesuai kebutuhan bila permohonan < Rp 500.000

    6. Melakukan review kesesuaian Formulir Permohonan Dana dengan Anggaran

    7. Memberikan dana dan menerbitkan Bukti Kas

    Keluar untuk Formulir Permohonan Dana yang disetujui

    8. Mencatat pengeluaran dana ke dalam Buku Kas

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PROSEDUR

    Bab

    3

    Bagian

    7

    Hal

    1

    BAGIAN : Prosedur Pengeluaran Melalui Bank

    Kebijakan Prosedur

    a. Pejabat penandatangan cek tidak diperbolehkan menandatangani cek sebelum diisi secara lengkap. b. Dalam pembayaran cek, harus ada tanda tangan dari 2 (dua) pejabat penandatangan cek, yaitu Manajer Keuangan dan Direktur Eksekutif c. Cek yang salah, rusak atau batal harus dicap BATAL dan diarsip untuk kepentingan pemeriksaan keuangan nantinya. d. Bukti Bank Keluar harus diberi nomor urut tercetak, dan untuk Bukti Bank Keluar yang salah atau batal harus dicap BATAL, kemudian diarsip untuk

    kepentingan pemeriksaan keuangan nantinya.

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PROSEDUR

    Bab

    3

    Bagian

    7

    Hal

    4

    BAGIAN : Prosedur Pengeluaran Melalui Bank

    PEMOHON MANAJER KEUANGAN DIREKTUR EKSEKUTIF

    1. Mengisi Formulir Permohonan Dana

    2. Melakukan review Formulir Permohonan Dana dengan anggaran dan ketersediaan dana

    3. Melakukan review dan otorisasi terhadap Formulir Permohonan Dana

    4. Memberikan Formulir Permohonan Dana yang tidak disetujui kepada Pemohon

    5. Menyiapkan Cek

    6. Melakukan review kesesuaian cek dengan Permohonan dana untuk kemudian di tanda tangani

    7. Menandatangani Cek dan mencairkan dana

    8. Menerbitkan Bukti Pengeluaran dan mencatat pengeluaran ke Buku Bank

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PROSEDUR

    Bab

    3

    Bagian

    8

    Hal

    1

    BAGIAN : Prosedur Penyajian Informasi Keuangan

    Kebijakan Prosedur

    a. Manajer Keuangan bertanggungjawab menerbitkan informasi keuangan. b. Informasi Keuangan akan di terbitkan pada tanggal 15 setiap bulannya, dan bila diperlukan dapat diterbitkan setiap saat dibutuhkan. c. Informasi keuangan akan didistribusikan kepada Direktur Eksekutif dan Manajer Program serta kepada semua anggota yang membutuhkan, setelah

    diotorisasi oleh Direktur Eksekutif

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PROSEDUR

    Bab

    3

    Bagian

    8

    Hal

    3

    BAGIAN : Prosedur Penyajian Informasi Keuangan

    MANAJER KEUANGAN DIREKTUR EKSEKUTIF

    1. Mencatat penerimaan, pengeluaran dan pertanggungjawaban dana ke Catatan Transaksi Harian

    2. Melakukan rekonsiliasi dengan Buku Kas dan Buku Bank

    3. Menerbitkan Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana, Laporan Status Dana, Laporan Status Anggaran

    4. Melakukan review dan otorisasi Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana, Laporan Status Dana dan Laporan Status Anggaran

    5. Mendistribusikan Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana, Laporan Status Dana dan Laporan Status Anggaran kepada pengguna Informasi Keuangan

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PROSEDUR

    Bab

    3

    Bagian

    9

    Hal

    1

    BAGIAN : Prosedur Pelaporan Akuntansi

    Kebijakan Prosedur

    a. Manajer Keuangan bertanggungjawab atas tersusunnya laporan keuangan Yayasan dan laporan keuangan per-lembaga donor pada setiap bulannya. b. Laporan keuangan Yayasan harus sesuai dengan format laporan keuangan PSAK no.45 (Pelaporan Keuangan Organisasi Nirlaba). c. Manajer Keuangan juga berkewajiban untuk melakukan rekonsiliasi bank setiap bulannya. d. Laporan keuangan Yayasan dan laporan keuangan per-lembaga donor setiap bulan akan didistribusikan kepada Lembaga Donor yang bersangkutan dan

    anggota Yayasan yang membutuhkan laporan keuangan tersebut, setelah diotorisasi oleh Direktur Eksekutif.

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PROSEDUR

    Bab

    3

    Bagian

    9

    Hal

    5

    BAGIAN : Prosedur Pelaporan Akuntansi

    MANAJER KEUANGAN DIREKTUR EKSEKUTIF

    1. Menyusun Jurnal Bank, Jurnal Kas, Jurnal Umum dan Buku Besar

    2. Meminta Rekening Koran dari bank yang bersangkutan

    3. Melakukan rekonsiliasi bank, menyusun Laporan Rekonsiliasi Bank dan Jurnal Koreksi

    4. Melakukan review dan otorisasi Laporan Rekonsiliasi Bank dan Jurnal Koreksi

    5. Menyusun Draft Laporan Keuangan

    6. Melakukan rekonsiliasi Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana, Laporan Status Dana dan Laporan Status Anggaran dengan Laporan Keuangan dan menyusun Jurnal Koreksi

    7. Melakukan otorisasi Jurnal Koreksi

    8. Menyusun Laporan Keuangan

    9. Melakukan review dan otorisasi Laporan Keuangan

    10. Melakukan otorisasi Laporan Keuangan Final dan mendistribusikan Laporan

    Keuangan Final dengan lampiran Jurnal Koreksi kepada Pengguna Laporan Keuangan

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : FORMULIR

    Bab

    4

    Bagian

    1

    Hal

    1

    BAGIAN : Daftar Formulir

    Nama Formulir Prosedur Dibuat oleh Direview oleh Ditandatangani oleh

    1. Bukti Penerimaan a. Penerimaan Melalui Kas b. Penerimaan Melalui Bank Manajer Keuangan Direktur Eksekutif Direktur Eksekutif

    2. Bukti Pengeluaran a. Pengelolaan Kas Kecil b. Pengeluaran Melalui Bank Manajer Keuangan Direktur Eksekutif Direktur Eksekutif

    3. Surat Konfirmasi Penerimaan Dana

    a. Penerimaan Dana Melalui Bank

    Manajer Keuangan Direktur Eksekutif Direktur Eksekutif

    4. Formulir Permohonan Dana

    a. Pengelolaan Uang Muka b. Pengelolaan Kas Kecil c. Pengeluaran Melalui Bank

    Pemohon Manajer Keuangan Direktur Eksekutif

    5. Permohonan Uang Muka a. Pengelolaan Uang Muka Pengguna Dana Manajer Keuangan Direktur Eksekutif

    6. Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka

    a. Pengelolaan Uang Muka

    Pengguna Dana Manajer Keuangan Direktur Eksekutif

    7. Permohonan Pengadaan Barang/Jasa

    a. Pengadaan Barang/Jasa

    Pemohon Manajer Umum Manajer Keuangan Direktur Eksekutif

    8. Surat Permintaan Penawaran Harga/Curricullum Vitae

    a. Pengadaan Barang/Jasa

    Manajer Umum Manajer Umum

    9. Berita Acara Pemilihan a. Pengadaan Barang / Jasa Manjer Umum Pemohon Manjaer Umum

    Pemohon

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PENDAHULUAN

    Bab

    4

    Bagian

    2

    Hal

    1

    BAGIAN : Contoh Formulir

    Bukti Penerimaan

    YAYASAN RUANG RUPA Jl. Tebet Timur Dalam Raya No. 6

    Jakarta 12820 Telp/Fax: 021 8304220

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PENDAHULUAN

    Bab

    4

    Bagian

    2

    Hal

    2

    BAGIAN : Contoh Formulir

    Bukti Pengeluaran

    YAYASAN RUANG RUPA Jl. Tebet Timur Dalam Raya No. 6

    Jakarta 12820 Telp/Fax: 021 8304220

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PENDAHULUAN

    Bab

    4

    Bagian

    2

    Hal

    3

    BAGIAN : Contoh Formulir

    Surat Konfirmasi Penerimaan Dana Ditulis di atas kertas Kop Yayasan, dengan isi sebagai berikut:

    Nomor : . . . . . . . . . . . .

    Lamp : 1 lembar

    Perihal : Surat Konfirmasi Penerimaan Dana

    Kepada Yth,

    Dengan hormat,

    Bersama surat ini kami Yayasan telah menerima dana dalam kaitannya dengan program:

    Nama Program/Kegiatan :

    Lembaga Donor :

    Periode Program/Kegiatan :

    Total Dana :

    Termin I :

    Termin II :

    Termin III :

    Mengkonfirmasikan bahwa kami telah menerima termin ke . . . . . . . . . . dana program/kegiatan sejumlah

    Rp . . . . . . . . . . . . . . . . . pada tanggal . . . . . . . . . . . . . . . .

    Salinan Nota Kredit Bank/Rekening Koran/Laporan Keuangan kami lampirkan.

    Demikian konfirmasi kami, terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

    Jakarta, . . . . . . . . . . . . .

    Hormat kami,

    . . Direktur Eksekutif

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PENDAHULUAN

    Bab

    4

    Bagian

    2

    Hal

    4

    BAGIAN : Contoh Formulir

    Formulir Permohonan Dana

    YAYASAN RUANG RUPA Jl. Tebet Timur Dalam Raya No. 6

    Jakarta 12820 Telp/Fax: 021 8304220

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PENDAHULUAN

    Bab

    4

    Bagian

    2

    Hal

    5

    BAGIAN : Contoh Formulir

    Permohonan Uang Muka

    YAYASAN RUANG RUPA Jl. Tebet Timur Dalam Raya No. 6

    Jakarta 12820 Telp/Fax: 021 8304220

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PENDAHULUAN

    Bab

    4

    Bagian

    2

    Hal

    6

    BAGIAN : Contoh Formulir

    Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka

    PERTANGGUNG JAWABANUANG MUKA

    Disusun Oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh

    Pengguna Dana Manajer Keuangan Direktur Eksekutif

    No. PJUM : ..No. PUM : ..Tanggal : ..

    Sumber Dana : ..Prog./Keg. : ..

    YAYASAN RUANG RUPA Jl. Tebet Timur Dalam Raya No. 6

    Jakarta 12820 Telp/Fax: 021 8304220

    No. Uraian Uang MukaKode

    Total:

    Keterangan:.

    .

    SelisihRealisasi

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PENDAHULUAN

    Bab

    4

    Bagian

    2

    Hal

    7

    BAGIAN : Contoh Formulir

    Permohonan Pengadaan Barang/Jasa

    PERMOHONAN PENGADAANBARANG / JASA

    Diajukan oleh Diperiksa oleh

    Pemohon Manajer Umum Manajer Keuangan

    No. PBJ : ..Tanggal : ..

    Divisi : ..

    YAYASAN RUANG RUPA Jl. Tebet Timur Dalam Raya No. 6

    Jakarta 12820 Telp/Fax: 021 8304220

    No. Uraian KuantitasAnggaran

    Total:

    Keterangan:.

    .

    Kode

    Disetujui oleh

    Direktur Eksekutif

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PENDAHULUAN

    Bab

    4

    Bagian

    2

    Hal

    8

    BAGIAN : Contoh Formulir

    Surat Permintaan Penawaran Harga

  • MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN

    BAB : PENDAHULUAN

    Bab

    4

    Bagian

    2

    Hal

    9

    BAGIAN : Contoh Formulir

    Berita Acara Pemilihan

    YAYASAN RUANG RUPA Jl. Tebet Timur Dalam Raya No. 6

    Jakarta 12820 Telp/Fax: 021 8304220