1 | P a g e

COMMUNITY OF PRACTICE AND KNOWLEDGE ON THE GO

MEKANISME PELAKSANAAN DAN PENGEMBANGAN COMMUNITY OF

PRACTICE (OFFLINE DAN ONLINE)

1 PENDAHULUAN

1.1 DEFINISI COP

PLN mendefinisikan CoP sebagai berikut:“Sekumpulan orang yang mempunyai kepentingan

& minat yang sama atas suatu masalah dan berusaha bersama untuk memperoleh

pemecahannya.”

Perbedaan CoP dengan task force atau project team adalah CoP merupakan wadah untuk

sharing dan mengembangkan pengetahuan (ide, pemikiran, dsb) sementara kegiatan

implementasi dilakukan oleh task force atau project team. Komunitas-komunitas yang

memenuhi definisi di atas dan mengikuti aturan-aturan CoP dapat dianggap sebagai sebuah

CoP walaupun memiliki nama yang berbeda.

1.2 TUJUAN PEMBENTUKAN COP

CoP memiliki beberapa tujuan :

1. Sebagai wadah berbagi pengetahuan dan kolaborasi dalam rangka membantu

pekerjaan sehari-hari.

2. Untuk menggali potensi pengetahuan yang ada di masing-masing pegawai demi

membangun pengetahuan perusahaan (corporate knowledge) yang relevan terhadap

strategi bisnis perusahaan.

3. Sebagai wadah untuk mengembangkan continuous improvement dan membangun

disiplin perencanaan dan pendokumentasian sesuai dengan implementasi ISO.

1.3 LINGKUP COP

CoP di PLN diprioritaskan untuk pegawai tetap. Bagi Perusahaan / Unit yang pekerjaannnya

memerlukan banyak keterlibatan pegawai outsourcing, maka kebijakan mengikutsertakan

pegawai outsourcing dalam kegiatan CoP diserahkan kepada kebijakan Unit yang

bersangkutan.

1.4 KEANGGOTAAN

Pada dasarnya keanggotaan CoP menjadi suatu hal yang bersifat sukarela. Mengingat CoP

merupakan salah satu KPI Unit, maka menjadi tanggung jawab manajemen dan Tim KM di

tiap Unit untuk memfasilitasi terbentuknya komunitas.

2 | P a g e

1.5 TIM KM

Tim KM adalah tim pada masing-masing Unit yang bertanggung jawab atas segala kegiatan

KM dan pemenuhan KPI KM pada tiap Unit. Dalam konteks CoP, tim KM bertugas untuk

mendorong dan memfasilitasi pembentukan CoP-CoP baru, serta membantu

pemeliharaannya. PLN Disjaya mengatur tugas dan tanggung jawab Tim KM dalam SK GM

Nomor 022.K/GM/2013.

2 PENGEMBANGAN COMMUNITY OF PRACTICE (COP) ONLINE

2.1 COP ONLINE

COP Online adalah sebuah sistem berbasis web yang dibangun berdasarkan kebutuhan PLN

Disjaya khususnya Bidang SDMO akan proses pengumpulan laporan COP yang sistematis

dan terintegrasi. Adapun semua fungsionalitas dan fitur pada COP Online dibangun

mengikuti proses pada COP Offline.

Figure 1 Halaman Utama COP Online

2.2 PEMBENTUKAN COP

Garis besar dari awal pembentukan CoP dapat diilustrasikan seperti diagram berikut :

3 | P a g e

Figure 2 Diagram Pembentukan COP

Pada awal masa implementasi CoP di PLN, Tim KM perlu memfasilitasi pembentukan

komunitas. Dengan berjalannya waktu, jika metode pembentukan CoP sudah cukup jelas

bagi para pegawai, maka pembentukan komunitas dapat dilakukan secara sukarela.

2.2.1 PEMBENTUKAN IDENTITAS COP

Dalam membentuk identitas sebuah CoP, Tim KM perlu menentukan beberapa hal berikut.

2.2.1.1 MENENTUKAN AREA PENGETAHUAN (TEMA COP)

Dalam menentukan tema yang tepat bagi CoP. Area Pengetahuan yang akan

ditentukan harus dapat memenuhi ketiga kriteria berikut:

• Mendukung strategi bisnis perusahaan.

• Relevan dengan pekerjaan anggota sehari-hari.

• Sesuai dengan minat atau passion dari anggota CoP.

• Sesuai dengan knowledge taxonomy PLN (pada figure 3).

4 | P a g e

Figure 3 Knowledge Taxonomy PLN

5 | P a g e

2.2.1.2 MENENTUKAN PERAN DALAM COP

a. SPONSOR

Sponsor adalah orang bertugas mendukung kesinambungan jalnnya CoP.

Sponsor perlu memiliki sebuah jabatan struktural yang signifikan.

Tanggung Jawab dan kriteria dari Sponsor CoP :

Figure 4 Tugas dan Tanggung Jawab Sponsor

b. CHAMPION

Seorang Champion merupakan koordinator utama dari seluruh kegiatan

CoP. Tanggung Jawab dan kriteria dari Champion CoP :

6 | P a g e

Figure 5 Tugas dan Tanggung Jawab Champion

c. ADMINISTRATOR

Administrator bertugas untuk melaksanakan kegiatan pendukung CoP.

Peran Administrator dapat juga ditentukan berdasarkan rotasi, misalnya

tiap anggota mendapat giliran menjadi Administrator. Tanggung Jawab

dan kriteria dari Administrator CoP :

Figure 6 Tugas dan Tanggung Jawab Administrator

7 | P a g e

d. ANGGOTA

Anggota dari CoP juga memiliki tanggung jawab yang perlu dijalankan.

Sebagai bagian dari populasi yang mengisi CoP, para anggota dapat

membangun jaringan melalui posisi atau ketertarikan terhadap

knowledge area yang sama. Tanggung Jawab dan kriteria dari Anggota

CoP :

Figure 7 Tugas dan Tanggung Jawab Anggota

Jumlah minimum anggota CoP sebanyak 5 orang, termasuk Champion komunitas.

Walaupun demikian, rekomendasi ideal bagi sebuah CoP Unit adalah

beranggotakan 10 hingga 20 orang.

2.2.2 PERENCANAAN INTI

Dalam membentuk sebuah CoP, penting bagi semua anggota awal untuk berpartisipasi

dalam pengkonsepsian komunitas tersebut. Itulah yang pada dasarnya akan dicapai

dalam sebuah perencanaan inti. Penjelasan mengenai hal-hal yang perlu diidentifikasi

pada Perencanaan Inti dapat dituangkan dalam sebuah Formulir Inisiasi CoP.Penjelasan

mengenai tiap elemen di formulir Inisiasi CoP adalah sebagai berikut :

8 | P a g e

Figure 8 Penjelasan Formulir Inisiasi CoP

9 | P a g e

Figure 9 Formulir Inisiasi CoP Online

10 | P a g e

Figure 10 Tampilan Daftar Inisiasi CoP pada CoP Online

3 PEMELIHARAAN COP (ONLINE DAN OFFLINE)

3.1 MENGELOLA PENGETAHUAN DALAM COP

Sesuai dengan tujuan CoP yaitu membangun pengetahuan perusahaan (corporate

knowledge) yang relevan dengan strategi bisnis perusahaan, kegiatan CoP lebih dari sebuah

ajang berkumpul, namun juga memiliki proses knowledge sehingga dapat memberikan

manfaat bagi perusahaan. Oleh karena itu, dalam memelihara CoP, perlu

dipastikan bahwa ilmu di dalamnya dikelola dengan baik. Di bawah ini adalah siklus

pengelolaan pengetahuan di dalam CoP:

11 | P a g e

Figure 11 Siklus Pengelolaan Pengetahuan COP

1. Identifikasi

Sebelum mengadakan kegiatan CoP, perlu ditetapkan beberapa hal untuk

dikembangkan dalam CoP. Hal tersebut dapat berupa:

• Masalah-masalah yang perlu dipecahkan dalam pekerjaan sehari-hari

• Pengetahuan baru yang ingin dikembangkan

• Inovasi atau improvement yang ingin dihasilkan, dan lainnya.

Tahap Identifikasi dapat dilakukan pada saat perencanaan inti, khususnya dalam

menetapkan fokus pengetahuan dan topik-topik pertemuan dalam jadwal. Hal ini tidak

menutup kemungkinan adanya hal-hal baru untuk didiskusikan, yang baru muncul

setelah dilakukannya

perencanaan inti.

2. Penyerapan

Saat komunitas telah menentukan jenis pengetahuan yang ingin dikembangkan,

komunitas mencari sumber pengetahuan yang tepat. Hal ini dapat dilakukan dengan

mengundang pembicara yang dapat mengisi agenda diskusi, atau mencari sumber

informasi lain yang dapat didiskusikan dalam komunitas. Sumber pengetahuan ini dapat

berasal dari dalam maupun luar Unit/Perusahaan.

3. Berbagi & Menciptakan Pengetahuan

12 | P a g e

Fokus dari CoP adalah anggota dari komunitas itu sendiri. Oleh karena itu, sebuah CoP

tidak seharusnya menjadi komunikasi satu arah, namun komunikasi banyak arah antar

anggotanya sehingga semua orang dapat belajar dari satu sama lain. Hal ini dapat

dilakukan melalui diskusi atau bentuk kolaborasi lainnya. Dengan berbagi pengetahuan

maka akan ada pengetahuan pengetahuan baru yang diciptakan. Durasi ideal bagi

masing-masing pertemuan CoP berkisar antara 1-2 jam.

4. Kodifikasi & Simpan

Jika komunitas telah berhasil menyimpulkan suatu bentuk pengetahuan baru,

komunitas perlu memastikan tersebarnya pengetahuan tersebut, melalui berbagai

media yang disediakan. Karena itu, notulis perlu memastikan bahwa semua hasil CoP

didokumentasikan. Setelah divalidasi oleh Champion, hasil dokumentasi ini kemudian

disimpan di dalam sebuah sarana yang dapat diakses oleh anggota CoP dan pihak-pihak

lain yang membutuhkan. Untuk membantu tahap kodifikasi, Guideline ini menyediakan

formulir Berita Acara yang dapat digunakan untuk mencatat hasil dari sebuah diskusi

CoP.

13 | P a g e

Figure 12 Formulir Berita Acara CoP

14 | P a g e

Figure 13 Tampilan Daftar Berita Acara CoP Online