ch tk kelompok 12 sistem informasi koperasi siswa sman 3 palopo

SISTEM INFORMASI KOPERASI SISWA SMANET JAYA

Abstrak - tujuan penelitian ini untuk merancang sistem informasi pengelolaan data transaksi penjualan

buku, kantin dan penjualan pulsa Koperasi Siswa Smanet Jaya SMA Negeri 3 Palopo. Dengan

mengadopsi metodologi System Traditional Development (STD). Sistem pengelolaan data transaksi

dilakukan secara manual dan komputerisasi. Pengunaan sistem ini diharapkan bisa membantu dalam

pelaksanaan pengelolaan koperasi dalam penjualan buku, kantin dan penjualan pulsa yang lebih

akurat, tepat, relevan sesuai dengan yang diharapkan. Dan sistem ini diharapkan dapat membantu

dalam pencatatan transaksi dan pembuatan laporan keuangan yang lebih baik lagi.

I. Pendahuluan

Koperasi siswa adalah sebuah unit usaha dimana dilakukan untuk kepentingan bersama

dalam memenuhi kebutuhan siswa-siswi di sekolah. Koperasi siswa SMAN 3 Palopo kemudian lahir

dengan landasan memenuhi kebutuhan siswa-siswi di SMAN 3 Palopo. Keputusan pemilihan pengurus

Koperasi siswa SMAN 3 palopo diputuskan oleh RAT atau Rapat Anggota Tahunan. Dalam

kepengurusan tahunan Koperasi siwa SMAN 3 Palopo ini menjalankan 3 unit usaha yaitu penjualan

buku, penjualan pulsa, dan penjualan kantin. Pengelolaan koperasi ini dilakukan oleh 9 pengurus, 1

pegawai, 1 pembina dan 3 pengawas koperasi. Pengurus koperasi membagi pengelolaannya dalam 3

unit usaha, 6 pengurus menangani penjualan buku, 1 pengurus dibantu oleh pegawai menangani

penjualan unit kantin dan 2 pengurus menangani penjualan pulsa.

Pelaksanaan Usaha

Koperasi siswa SMAN 3 palopo melakukan usahanya dilaksanakan oleh para pengurus yang

di bantu oleh para anggota koperasi, dimana para anggota ini telah dipilih oleh Pembina koperasi dan

pengurus. Pemasukan dan pengeluaran koperasi ini berasal dari penjualan unit-unit usaha, dan

pengeluarannya berasal dari kesejahteraan pengelola dan pembelian stok pulsa dan stok barang

jualan kantin, sedangkan stok buku yang dijual dipesan langsung dari penerbit, stok buku yang

diterima dilakukan secara kolektif dan pembayarannya dilakukan pada akhir periode pengurus berjalan.

Penjualan buku dilakukan secara tunai atau kontan, koperasi ini tidak menerima penjualan

buku secara kredit agar dapat dilakukan pengurangan kesalahan pencatatan dan mengurangi tingkat

kecurangan dalam pembelian buku nantinya. Pencatatan yang dilakukan masih sangatlah tradisional

yaitu menggunakan buku tulis untuk mencatat pembelian, dan menggunakan kuitansi sebagai bukti

pembelian kepada pembeli, akan tetapi bukti pembelian diletakkan begitu saja dalam box persegi untuk

menyimpan data transaksi pembelian. Seusai jam sekolah dilakukanlah pencatatan menggunakan

komputer sesuai dengan data-data yang ada pada buku. Hal ini memakan waktu yang cukup lama,

Amanatullah A (A31111003)

Andi Muhammad Novian N. (A31111009)


karena harus ada pemisahan sesuai dengan data kelas pembeli seperti kelas satu, dua dan tiga. Dan

apabila buku yang dipesan kurang maka akan dilakukan pemesanan langsung ke pada pihak penerbit

melalui telepon seluler, Jika pada akhir periode buku-buku yang ada di gudang tidak terjual semua di

lakukan retur/ pengembalian langsung ke penerbit.

Untuk penjualan pulsa dan unit kantin, hampir sama dengan prosedur penjualan buku. Kedua

unit tersebut menggunakan pencatatan tradisional, yaitu dengan menggunakan buku tulis untuk

mencatat pembelian konsumen dan perhitungan persediaan dilakukan secara manual seusai jam

sekolah. Ini mengakibatkan banyak waktu yang terbuang untuk menghitung jumlah persediaan yang

tersisa. Sama halnya dengan penjualan buku pencatatan komputer dilakukan secara kolektif setelah

jam sekolah selesai

Kebutuhan Koperasi siswa

Koperasi siswa SMAN 3 palopo membutuhkan sebuah alur sistem informasi yang terstruktur

agar waktu dalam pelaksanaan tugas pengelolaan bisa dikurangi dan nantinya tidak merepotkan siswa

dalam menjalankan tugasnya sebagai pengurus dan sebagai siswa. Dan dibutuhkannya sebuah sistem

yang mengatur pencatatan akuntansi yang sesuai dengan Kriteria pencatatan akuntansi, adanya

pengendalian pencatatan yang terpisah antara pekerja di koperasi dan digudang tempat penyimpanan

barang. Di koperasi itu sendiri dibutuhkan tempat penyimpanan data ransaksi yang lebih terkendali dan

aman dalam menyimpan bukti-butkti transaksi koperasi itu sendiri, agar nantinya penyimpanan data

transaksi bisa disimpa secara struktur sesuai dengan tanggal kejadian.

Adapun tujuan dilakukannya penelitian ini untuk merancang sistem informasi akuntansi yang

dilakukan oleh koperasi itu sendiri yang diharapkan dapat menghasilkan informasi alur akuntansi yang

akurat, tepat dan relevan.

II. Tinjauan Pustaka

Sistem Informasi Akuntansi adalah serangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan,

diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna. Subsistem SIA memperoses

berbagai transaksi keuangan dan transaksi dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung

memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. SIA terdiri atas tiga subsistem: (1) sistem

pemrosesantransaksi, yang mendukung operasi bisnis harian melalui berbagai dokumen serta pesan

untuk para pengguna di seluruh perusahaan; (2) sistem buku besar/pelaporan keuangan, yang

menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak,

serta berbagai laporan lainnya yang disyaratkan oleh hokum; dan (3) sistem pelaporan manajemen,




yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta

informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta

pertanggungjawaban.

Sistem pengendalian internal terdiri atas berbagai kebijakan, praktik, dan prosedur yang

diterapkan oleh perusahaan untuk mencapaiempat tujuan umumnya ; (1) menjaga aktiva perusahaan,

(2) memastikan akurasi dan keandalan catatan serta informasi akuntansi, (3) mendorong efisiensi

dalam operasional perusahaan, (4) mengukur kesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang

ditetapkan oleh pihak manajemen.

Adapun pihak manajemen harus memastikan bahwa pengendalian internal berfungsi seperti yang

dmakasudkan. Pengawasan adalah proses memungkinkan kualitas desain pengendalian internal serta

operasinya berjalan. Hal ini dapat diwujudkan melalui beberapa prosedur terpisah atau melalui

beberapa prosedur terpisah atau melalui aktivitas yang berjalan.

Aktivitas pengendalian adalah berbagai kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk

memastikan bahwa tindakan yang tepat telah diambil untuk mengatasi resiko perusahaan yang telah di

indentifikasi. Aktivitas pengendalian dapat dikelompokkan menjadi dua kategori yang berbeda :

pengendalian komputer dan pengendalian fisik. Dalam pembahasan mengenai aktivitas pengendalian

ini kami akan lebih membahas pengendalian fisik enam kategori yaitu otorisasi transaksi, pemisahan

fungsi, supervise pencatatan akuntansi, pengandalian akses dan verifikasi independen.

Perusahaan menjual barang jadi ke pelanggan melalui siklus pendapatan (revenue cycle), yang

melibatkan pemrosesan penjualan tunai, penjualan kredit, dan penerimaan kas. Diagram arus Data

(data flow diagram - DFD ) menggunakan simbol-simbol untuk menyajikan entitas, proses, arus data,

dan penyimpanan data yang berkaitan dengan suatu sistem. Bagan Alir (flowchart) adalah representasi

grafis dari sistem yang mendeskripsikan relasi fisik di antara entitas – entitas intinya. Bagan alir dapat

digunakan untuk menyajikan aktivitas manual, aktivitas pemrosesan komputer, atau keduanya. Bagan

alir dokumen digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen dari sistem manual, termasuk catatan

akuntansi ( dokumen, jurnal, buku besar dan file), departemen organisasional yang terlibat dalam

proses dan aktivitas ( baik yang bersifat administrative maupun fisik ) yang dilakukan dalam

departemen tersebut. Bagan alir sistem menggambarkan aspek-aspek computer dalam sebuah sistem.

Bagan alir sistem menggambarkan relasi antara data input, file transaksi, program komputer, file

utama, dan laporan output yang dihasilkan oleh sistem tersebut.

Dan nantinya setelah membuatkan bagan alir (flowchart) kita dapat melihat beberapa kelemahan

dalam sistem informasi yang dibuat dan akan diperbaharui dengan sistem baru yang akan dibuat dari

flowchart ini nantinya.

III. Metode Penelitian




Tahapan-tahapan penelitian ini mengadopsi metodologi System Traditional Development (STD),

adapun tahapan-tahapan tersebut adalah sebagai berikut :

Gambar 1 Tahapa-tahapan Penelitian

Adapun tahapa-tahapannya adalah sebagai berikut :

Pemeriksaan Pendahuluan (Preminary Investigation)

Analisis Sistem (System Analysis)

Perancangan Sistem (Design System)

Implementasi Sistem (System Implementation)

IV. Hasil dan Pembahasan

A. deskripsi prosedur penjualan Koperasi Siswa Sma N 3 Palopo

Proses penjualan buku, kantin dan unit pulsa yang berjalan digambarkan melalui flowchart sebagai

berikut :

Deskripsi proses penjualan tunai

Pemesanan penjualan buku dimulai ketika staf penjualan Menerima pesanan pembelian dari

siswa, kemudian staf penjualan buku mengambil satu daftar slip pesanan pelanggan untuk mencatat

pesanan pembelian pelanggan. kemudian staf penjualan buku mencarikan buku yang dipesan oleh

siswa. kemudian dikepak untuk diberikan kepada siswa dan menyiapkan kwitansi pembayaran buku.

buku diserahkan saat siswa telah selesai melakukan pembayaran. Kemudian staf penjualan akan

mencatat penjualan buku kedalam buku pencatatan penjualan dan menyimpan slip penjualan kedalam

box penyimpanan sementara. Pemesanan penjualan kantin dimulai ketika siswa memesan barang

yang ingin dibeli kemudian staf penjualan kantin akan memberikan barang yang dipesannya, lalu

siswa akan membayar sesuai dengan harga barang yang dipesan. Pemesanan penjualan pulsa dimulai

ketika siswa melakukan pemesanan dan akan diberikan buku daftar penjualan pulsa, lalu menuliskan




pulsa yang akan dibeli kemudian buku daftar itu akan diterima kembali oleh staf penjualan pulsa untuk

dilakukan verifikasi pengisian pulsa, setelah verifikasi selesai maka buku daftar penjualan pulsa akan

disimpan ke tempat penyimpanan sementara di box penimpanan.

Pada akhir hari kerja, staf penjualan buku akan memperbaharui file pelanggan dari buku

pencatatan penjualan kemudian mengupdatenya kedalam rincian penjualan di komputer, dan

menyiapkan bukti transaksi kas masuk penjualan buku, bukti transaksi memorial penjualan buku, dan

bukti transaksi penjualan buku. Kemudian bukti-bukti transaksi itu akan diupdate di komputer kedalam

jurnal umum dan buku besar penjualan unit buku. Lalu bukti-bukti transaksi akan disimpan dalam

penyimpanan terbuka.

Staf penjualan kantin akan menghitung persediaan yang ada di etalase penjualan kemudian

membuatkan daftar persediaan yang tersisa dikantin kemudian salah seorang staf penjualan kantin

akan menyiapkan bukti transaksi kas masuk penjualan kantin, bukti transaksi memorial penjualan

kantin, dan bukti transaksi penjualan kantin, Kemudian bukti-bukti transaksi itu akan diupdate di

komputer kedalam jurnal umum dan buku besar penjualan unit kantin. Lalu bukti-bukti transaksi akan

disimpan dalam penyimpanan terbuka.

Staf penjualan pulsa akan menghitung persediaan saldo yang tersisa dan mencocokkan data yang

ada dibuku daftar penjualan pulsa, kemudian membuatkan staf penjualan akan menyiapkan bukti

transaksi kas masuk penjualan pulsa, bukti transaksi memorial penjualan pulsa, dan bukti transaksi

penjualan pulsa, Kemudian bukti-bukti transaksi itu akan diupdate di komputer kedalam jurnal umum

dan buku besar penjualan unit pulsa. Lalu bukti-bukti transaksi akan disimpan dalam penyimpanan

terbuka.

Deskripsi proses penerimaan kas

Staf penjualan buku akan menerima uang secara langsung setelah barang pesanan dan slip

kuitansi sudah dibuatkan. Staf penjualan kantin dan staf penjualan pulsa menerima uang dari siswa

setelah barang dan pulsa yang dipesan sudah diterima oleh siswa. Para staf akan meletakkan uang

yang diterima ke dalam box penyimpanan uang sesuai dengan unit penjualan yang terbagi atas tiga

box.

setelah akhir kerja, masing-masing staf akan menghitung uang yang didapatkan kemudian

menyiapkan slip voucher jurnal dan slip setoran ke bank. bendahara akan menerima uang beserta 2

slip setoran dari masing-masing unit penjualan dan menandatangai slip setoran tersebut kemudian

menyetorkannya ke bank. Kemudian voucher jurnal akan digunakan untuk mengupdate buku besar kas

di masing-masing komputer unit penjualan. Lalu satu selip setoran dan voucher jurnal akan disimpan

dalam file terbuka.

DFD Sistem Penjualan




DFD Sistem Penerimaan Kas




Kelemahan Sistem ini :

1. Tidak terdapatnya bagian gudang dari sistem ini sehingga tidak terdapat pemisahan antara bagian gudang dengan bagian penjualan.

2. Tidak terdapat pemisahan tugas antara bagian penjualan dengan bagian pencatatan, sehingga yang melakukan pencatatan adalah bagian penjualan.

3. Otorisasi dalam sistem ini tidak dibutuhkan, karena hanya dua orang yang menjalankan sistem ini.




V. Kesimpulan

Sistem yang ada sekarang pada Koperasi Siswa SMAN 3 Palopo ini masih memiliki berbagai kelemahan. Dengan menggunakan sistem informasi yang telah dirancang akan meminimalisir kelemahan yang ada. Selain itu penggunaan sistem informasi pada Koperasi Siswa SMAN 3 Palopo dapat membantu bagian penjualan dan penerimaan kas dalam mengelola penjualan tiga unit usaha dan pembuatan laporan-laporan. Selain itu sistem sistem informasi ini juga dapat dengan mudah menghasilak laporan-laporan mengenai informasi penjualan dalam koperasi ini perbulan atau pertahun dengan akurat, tepat, relevan sesuai yang diharapkan.

VI. Daftar Isi

Hall, James, Principles of Accounting Information System. 2010. Cengage Learning. Canada



ch tk kelompok 12 sistem informasi koperasi siswa sman 3 palopo

Documents