BAB 11. SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN

Chapter 11 Enterprise Resources Palnning Systems

Hans Jonni [A 311 10 268]Page 1

Apa yang dimaksud dengan ERP?Sistem ERP merupakan paket peranti lunak bermodul yang berevolusi dari sistem perencanaan sumber daya perusahaan tradisional (MRP II).ERP secara fungsional dibagi dalam dua kelompok aplikasi umum: aplikasi inti dan aplikasi analisis bisnis. Aplikasi inti adalah aplikasi yang secara operasional mendukung aktivitas rutin perusahaan. Aplikasi inti disebut juga aplikasi pemrosesan transaksi on-line (OLTP).ERP adalah alat pendukung keputusan yang memberikan pihak manajemen informasi secara real-time, hingga memungkinkan adanya keputusan secara tepat waktu yang dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja serta mencapai keunggulan bersaing. Pemrosesan analitis on-line meliputi pendukung keputusan, pemodelan, penarikan informasi, analisis/laporan khusus, dan analisis bagaimana jika (what-if).Konfigurasi Sistem ERPERP didasarkan pada model klien-server, model klien-server adalah bentuk topologi jaringan, di mana komputer atau terminal pengguna (klien) mengakses berbagai program ERP dan data melalui komputer host yang disebut server. Dua arsitektur dasarnya adalah model dua tingkat dan model tiga tingkat.Model dua tingkat ERP menggunakan pendekatan ini untuk aplikasi local area network (LAN). Model tiga tingkat, arsitektur ini umum dalam sistem ERP yang besar dan yang menggunakan wide area network (WAN).Pemrosesan transaksi on-line terdiri atas sejumlah besar transaksi yang relatif sederhana seperti pembaruan record akuntansi yang disimpan dalam beberapa tabel yang berhubungan.Pemrosesan analitis om-line dapat dikarakteristikkan sebagai transaksi on-line yang:Mengakses data dalam jumlah yang sangat besar.Menganalisis hubungan antar berbagai jenis elemen bisnis seperti penjualan, produk.Melibatkan data terintegrasi, seperti volume penjualan, anggaran, dan dana yang dikeluarkan.Membandingkan berbagai data terintegrasi dalam beberapa periode waktu hierarkis.Menyajikan data dalam berbagai perspektif yang berbeda, seperti penjualan berdasarkan wilayah.Melibatkan perhitungan yang rumit antarberbagai elemen dataMerespons dengan cepat permintaan pengguna hingga dapat melakukan proses pemikiran analitis tanpa dihalangi oleh penundaan sistem.

Server OLAP mendukung operasi analitis umum yang meliputi: Konsolidasi adalah agregasi atau penyatuan data. Penggalian data memunkinkan perincian data untuk mengungkap perincian dasar yang menjelaskan fenomena tertentu. Pengirisan dan pemotongan memungkinkan pengguna untuk mempelajari data dari berbagai sudut pandang yang berbeda.Rantai pasokan adalah rangkaian aktivitas yang berhubungan dengan perpindahan barang dari tahap bahan baku hingga ke pelanggan. Kegiatan ini meliputi pengadaan, penjadwalan produksi, pemrosesan pesanan, manajemen persediaan, transportasi, penggudangan, layanan pelanggan, dan perakitan permintaan atas barang.Penggudangan DataGudang data adalah basis data relasional atau multidimensional yang dapat menghabiskan ratusan gigabita atau bahkan terabita penyimpanan disket. Proses penggudangan data memiliki berbagai tahapan dasar berikut:Pemodelan data untuk gudang data.Ektraksi data dari berbagai basis data operasional.Pebersihan data yang diekstraksi.Transformasi data ke dalam model gudang.Pemindahan data ke dalam basis data gudang data.

Berbagai Risiko Yang Berkaitan Dengan Implementasi ERPBerbagai strategi untuk mengimplementasikan sistem ERP untuk mencapai tujuan ini mengikuti dua pendekatan umum: pendekatan bigbang adalah metode yang paling ambisius dan berisiko. Pendekatan pengenalan, metode ini terutama sesuai untuk perusahaan terdiversifikasi dengan berbagai unitnya tidak berbagi proses dan data yang sama.Penolakan perubahan budaya perusahaan. Budaya teknologi juga harus dinilai. Perusahaan yang kekurangan dukungan dari staf teknologi untuk sistem yang baru tersebut atau memiliki basis pengguna yang tidak mengenal dengan baik teknologi komputer berpotensi menimbulkan hambatan penerimaan yang lebih besar atas sistem tersebut dari para karyawannya.Memilih ERP yang salah. Perusahaan terlebih dahulu harus melihat apakah ERP yang digunakan sudah betul-betul sesuai dengan keadaan perusahaan. Memodifikasi program ERP dan basis data dapat menimbulkan potensi kesalahan pemrosesan serta dapat membuat pembaruan sistem ke versi yang lebih baru sulit dilakukan. Isu skalabilitas sistem, skalabilitas adalah kemampuan sistem untuk berkembang dengan lancer dan ekonomis ketika kebutuhan pengguna meningkat.Memilih konsultan yang salah. Sebelum melibatkan konsultan luar, pihak manajemen harus: (1) Melakukan wawancara dengan para staf yang akan dilibatkan dalam proyek tersebut dan membuat draf kontrak secara terperinci, yang menspesifikasikan anggota tim konsultan mana saja yang akan ditugaskan serta untuk pekerjaan apa. (2) Menuliskan bagimana perubahan staf akan ditangani. (3) Melakukan pemeriksaan referensi atas para anggota staf yang diajukan. (4) Menyelaraskan kepentingan konsultan dengan kepentingan perusahaan melalui negosiasi untuk skema pembayaran berdasarkan kinerja, yangdidasarkan pada pencapaian berbagai tahapan penting dalam proyek tersebut. (5) Menetapkan jadwal penghentian yang pasti bagi konsultan terkait untuk menghindari perjanjian dengan konsultan menjadi berkepanjangan, hingga mengakibatkan ketergantungan dan aliran biaya yang tidak berakhir.Biaya tinggi dan kelebihan biaya. Beberapa masalah yang umumnya dialami terjadi diberbagai area berikut ini: Pelatihan. Biaya pelatihan selalu lebih tinggi daripada yang diperkirakan karena pihak manajemen terutama hanya fokus pada biaya mengajari para karyawan mengenai peranti lunak yang baru tersebut.Pengujian dan integrasi sistem. Integrasi dan pengujian dilakukan berdasarkan kasus per kasus, jadi biaya akan sangat sulit diperkirakan di muka.Konversi Basis Data. Adalah proses mentransfer data dari file datar sistem warisan ke dalam basis data relasional ERP.Implikasi Atas Pengendalian Internal Dan AuditOtorisasi transaksi. Tantangan bagi para auditor dalam memverifikasi otorisasi transaksi adalah dalam hal mendapat pengetahuan mengenai konfigurasi ERP, serta pemahaman menyeluruh mengenai berbagai proses bisnis serta arus informasi antarkomponen sistem.Pemisahan Pekerjaan. Administrator sistem menugaskan peran para pengguna (pengakses) sistem ketika sistem dikonfigurasikan. Para auditor harus memastikan bahwa peran yang diberikan sesuai dengan tanggung jawab pekerjaan sebatas yang seperlunya diketahui.Supervisi. Para supervisor harus memiliki lebih banyak waktu untuk mengelola pabrik, dan melalui kemampuan pengewasan yang lebih baik, mereka dapat meningkatkan cakupan pengendaliannya.Catatn Akuntansi. Meskipun ada teknologi ERP, risiko akurasi catatan akuntansi masih bisa terjadi. Karena data yang rusak atau tidak akurat bisa lolos dari berbagaisumber eksternal tersebut sehingga merusak basis data akuntansi. Data-data warisan perusahaan mungkin memiliki masalah, seperti duplikasi record, nilai yang tidak akurat, atau field yang tidak lengkap. Akibatnya, pembersihan data secara ketat akan merupakan pengendalian yang penting.Pengendalian akses. Administrator keamanan harus dengan ketat mengendalikan data yang sensitif dan berisiko dalam perusahaan.Akses ke Gudang Data. Audit secara berkala harus meiliputi penilaian risiko dan tinjauan ulang atas tingkat akses yang diberikan untuk pengguna internal dan eksternal berdasarkan deskripsi pekerjaannya.Perencanaan Kontinjensi. Selain keamanan akses, rencan kontinjensi yang terperinci harus dikembangkan untuk operasi komputer dan bisnis, dan dapat dilaksanakan dengan cepat ketika terjadi bencana.Verifikasi Independen. Para auditor internal perlu memiliki latar belakang teknis dan pemahaman yang mendalam mengenai sistem ERP. Usaha verifikasi independen yang terus-menerus berjalan hanya dapat dilakukan oleh sebuah tim yang berkeahlian tinggi dalam teknologi ERP.

Audit Gudang Data.Sebagai bagian dari prosedur untuk mengumpulkan bukti yang berkaitan dengan berbagai pernyataan pihak manajemen, auditor seringkali melakukan tinjauan analitis atas berbagai saldo akun untuk mengidentifikasi hubungan antara berbagai akun dan risisko yang jika tidak dianalisis tidak akan terlihat.