CARA PEMECAHAN MASALAH KEARSIPAN

RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN (RPP)

UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH

Pengembangan Media Pengajaran Adminidtrasi Perkantoran Berbasis TIK

Yang dibina oleh Bapak Drs. H. Mohammad Arief, M.Si

Oleh

Yuni Nur Kholifah 140412603166

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN MANAJEMEN

April 2016

RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN (RPP)

Nama Sekolah : SMK 2 GRESIK

Mata Pelajaran : KEARSIPAN

Kelas / Smester : X / II

Jumlah Pertemuan : 1 JP X 45 menit

A. KOMPETENSI INTI

1. Menghayati dan meramalkan ajaran agama yang dianutnya

2. Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah

lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan proaktif) dan

menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa

dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam

menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia

3. Memahami dan menerapkan pengetahuan factual, konseptual, dan procedural dalam

pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan

kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab phenomena

dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah

4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait

dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan

mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung

B. KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR

1.2 Bertambah keimanannya dengan menyadari hubungan keteraturan dan

kompleksitas alam dan jagat raya terhadap kebesaran Tuhan yang menciptakannya.

2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun,

ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran sebagai bagian

dari sikap ilmiah.

3.13 Mengidentifikasi cara pemecahan masalah kearsipan

4.13 Mendiskusikan secara kelompok tentang cara pemecahan masalah kearsipan

C. INDIKATOR

No. KOMPETENSI DASAR INDIKATOR PENCAPAIAN

KOMPETENSI

1 1.2 Bertambah keimanannya

dengan menyadari hubungan

keteraturan dan kompleksitas

alam dan jagat raya terhadap

kebesaran Tuhan yang

menciptakannya.

1.2.1 Meyakini adanya karunia Tuhan Yang

Maha Esa atas pemberian amanah

untuk membuat surat dinas.

1.2.2 Berakhlak mulia dalam memecahkan

masalah kearsipan.

2 2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah

(jujur, disiplin, peduli, santun,

ramah lingkungan, gotong

royong) dalam melakukan

pembelajaran sebagai bagian

dari sikap ilmiah.

2.2.1 Selalu tepat waktu dalam

menyelesaikan tugas.

2.2.3 Senantiasa menggunakan cara yang

tepat dalam memecahkan masalah

keasipan.

2.2.4 Terbiasa mengajukan pertanyaan dalam

memcahkan masalah kearsipan.

3 3.13 Mengidentifikasi cara

pemecahan masalah

kearsipan

3.13.1 Menyebutkan masalah pokok

kearsipan menurut para ahli.

3.13.2 Menjelaskan sistem penyusunan arsip

yang tepat.

3.13.3 Mengidentifikasi fasilitas kearsipan

yang sesuai syarat.

3.13.4 Mengidentifikasi petugas arsip yang

professional.

3.13.5 Mengidentifikasi penyelenggaraan

penyusutan arsip.

3.13.6 Mendiskusikan cara pemecahan

masalah kearsipan.

4 4.13 Mendiskusikan secara

kelompok tentang cara

pemecahan masalah

kearsipan

4.13.1 Mendemonstrasikan cara pemecahan

masalah kearsipan.

4.13.2 Menggunakan cara pemecahan

kearsipan dalam kehidupan sehari-

hari.

4.13.3 Mengoreksi hasil pemecahan masalah

kearsipan sesuai dengan cara yang

benar.

D. TUJUAN PEMBELAJARAN

Tujuan Pembelajaran Aspek Sikap

Setelah mendengarkan penjelasan guru, tanya jawab, penugasan, diskusi, dan persentasi

mengenai cara pemecahan masalah kearsipan, peserta didik dapat:

1. Mengatasi masalah pokok kearsipan.

2. Melaporkan tugas dengan tepat waktu.

3. Memilah kata-kata yang tepat dalam pemecahan masalah kearsipan.

4. Mengajukan pertanyaan dalam pengidentifikasian cara pemecahan masalah

kearsipan

Tujuan Pembelajaran Aspek Pengetahuan

Setelah mendengarkan penjelasan guru, tanya jawab, penugasan, diskusi, dan persentasi

mengenai cara pemecahan masalah kearsipan, peserta didik dapat:

1. Menyebutkan masalah pokok kearsipan menurut para ahli.

2. Menjelaskan sistem penyusunan arsip yang tepat.

3. Mengidentifikasi fasilitas kearsipan yang sesuai syarat.

4. Mengidentifikasi petugas arsip yang professional.

5. Mengidentifikasi penyelenggaraan penyusutan arsip.

6. Mendiskusikan cara pemecahan masalah kearsipan.

Tujuan Pembelajaran Aspek Keterampilan

Setelah mendengarkan penjelasan guru, tanya jawab, penugasan, diskusi, dan persentasi

mengenai cara penyelesaian masalah kearsipan, peserta didik dapat:

1. Mendemonstrasikan cara pemecahan masalah kearsipan.

2. Menggunakan cara pemecahan kearsipan dalam kehidupan sehari-hari.

3. Mengoreksi hasil pemecahan masalah kearsipan sesuai dengan cara yang benar.

E. MATERI PEMBELAJARAN

1. Masalah pokok kearsipan menurut beberapa ahli.

2. Cara pemecahan masalah kearsipan.

3. Sistem penyimpanan arsip yang tepat.

4. Fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat.

5. Petugas arsip yang professional.

6. Penyelenggaraan penyusutan arsip.

F. METODE

1. Pendekatan Pembelajaran : Scientific Approach

2. Metode : Ceramah, Tanya Jawab, Penugasan, Diskusi

3. Model Pembelajaran : Group Investigation

G. MEDIA, ALAT, DAN SUMBER BELAJAR

Media

Power point atau tayangan slide mengenai cara pemecahan masalah kearsipan.

Berbagai macam contoh masalah kearsipan dari buku cetak.

Beragam macam contoh surat dinas dari internet:

Alat

LCD, Laptop, White Board, Spidol, Penghapus

Sumber Belajar

1. Anwar, Syamsul. 1999. Kearsipan. Bandung: Titian Ilmu.

2. Amsyah, Zulkifli. 1995. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia.

3. Endang, Sri. 2009. Mengelola Sistem Kearsipan. Jakarta: Erlangga.

4. Safara, Phyna.2010. Mengelolah dan Menjaga Sistem Kearsipan untuk Menjamin

Intergritas. Online (http://phymiszenter.blogspot.co.id/2010/12/mengelola-dan-

menjaga-sistem-kearsipan.html), diakses tanggal 2 Mei 2016.

H. LANGKAH-LANGKAH PEMBELAJARAN

PERTEMUAN PERTAMA

No. Langkah-Langka Pembelajaran Keterangan

A. Pendahuluan 5’

1. Pendidik membuka pelajaran dengan mengucapkan

salam.

Sikap religius

2. Salah seorang peserta didik memimpin berdo’a sesuai

dengan agama dan kepercayaan masing-masing.

Sikap religius

3. Pendidik menanyakan siapa yang tidak masuk pada hari

itu beserta penyebabnya kemudian memeriksa presensi

peserta didik.

Sikap sosial

4. Pendidik mengkondisikan kelas sampai keadaan kelas

kondusif dan siap mengikuti kegiatan belajar mengajar.

5. Pendidik menyampaikan kompetensi dasar dan tujuan

pembelajaran yang akan dicapai hari ini, yaitu tentang

masalah kearsipan dan cara pemecahan masalah

kersipan.

B. Kegiatan Inti 25’

1. Pendidik menjelaskan tentang masalah pokok kearsipan,

sistem penyusunan arsip yang tepat, fasilitas kearsipan

yang sesuai syarat, petugas arsip yang professional, dan

penyelenggaraan penyusutan arsip.

Mengamati/pemberian

rangsangan

2. Peserta didik diberi kesempatan untuk mengajukan

pertanyaan yang sesuai dengann topik yang dibicarakan

dan peserta didik lain juga boleh menanggapi

pertanyaan dari peserta didik tersebut.

Menanya

3. Pendidik membagi kelas dalam 4 kelompok yang terdiri

dari 5-6 peserta didik.

4. Pendidik memanggil ketua kelompok dan setiap

kelompok mendapatkan tugas satu materi atau tugas

yang berbeda dari kelompok lain.

Mencoba

5. Pendidik menjelaskan tugas yang harus dikerjakan oleh

setiap kelompok.

Melalui diskusi kelompok, peserta didik mendiskusikan

tentang cara mengatasi masalah kearsipan.

Mengamati

6. Masing-masing kelompok membahas materi yang sudah

ada secara kooperatif.

Menalar

7. Setelah diskusi, masing-masing kelompok secara

bergantian menyampaikan hasil pembahasan kelompok

dan kelompok lain menanggapi.

Menanya

8. Pendidik memberikan apresiasi terhadap setiap jawaban

atau tanggapan peserta didik agar termotivasi dan tidak

takut salah untuk berbicara didepan kelas.

Mengomunikasikan

9. Pendidik memberikan tes tertulis berupa pilihan ganda

kepada peserta didik secara individu mengenai materi

yang telah didiskusikan tadi.

Menalar

10. Setelah mengerjakan tes tersebut, pendidik memberikan

instruksi kepada peserta didik untuk menukar dengan

lembar jawaban teman yang lain.

Mengkomunikasikan

11. Pendidik meminta peserta didik menjawab pertanyaan

tes tersebut secara bergantian sambil peserta didik

mengoreksi hasil lembar jawaban temannya dan juga

pendidik menanggapi jawaban tersebut.

12. Setelah selesai mengoreksi pendidik memberikan

instruksi untuk mengembalikan lembar jawaban kepada

masing-masing pendidik.

Mengkomunikasikan

13. Pendidik mengambil nilai dari masing-masing pendidik

dengan memanggil nama peserta didik sesuai urutan

absen dan peserta didik kemudian menyebutkan nilai

masing-masing.

14. Pendidik memberikan apresiasi dan tanggapan

mengenai hasil presentasi peserta didik.

C. Kegiatan Penutup 5’

1. Peserta didik dibantu oleh guru untuk menyimpulkan

materi.

2. Pendidik menyampaikan rencana tindak lanjut dengan

meminta siswa mempelajari kembali materi untuk

menyusun surat dinas, membawa buku besar folio

bergaris, 1 amplop pocket coklat, dan alat tulis.

3. Guru mengakhiri kegiatan pembelajaran dengan berdo’a

yang dipimpin seorang peserta didik dan mengucapkan

salam.

Sikap religius

I. PENILAIAN

1. Observasi (disiplin, tanggung jawab, santun) untuk menilai non akademik

(pedoman penilaian terlampir).

2. Tugas bentuk soal pilihan ganda (soal terlampir).

3. Kegiatan memecahkan masalah, diskusi, dan hasil persentasi kegiatan kelompok

(pedoman penilaian terlampir).

Gresik, 02 Mei 2016

Mengetahui,

Kepala UPTD SMK 2 Gresik Guru Mata Pelajaran

____________________________ Yuni Nur Kholifah, S.Pd.

Pembina Tk. I

NIP.

LAMPIRAN 1

1. Penilaian Sikap

Instrumen dan Rubrik Penilaian Sikap

No

.

Nama Peserta

Didik

Aspek Perilaku yang Dinilai Jumlah

Skor

Rata-Rata

Disiplin Tanggungjawab Santun

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1

2

3

4

5

6

N

Bubuhkan tanda pada kolom-kolom sesuai hasil pengamatan.

Keterangan:

4 = jika 4 indikator terlihat

3 = jika 3 indikator terlihat

2 = jika 2 indikator terlihat

1 = jika 1 indikator terlihat

Indikator Penilaian Sikap:

Disiplin

a. Tertib mengikuti instruksi

b. Mengerjakan tugas tepat waktu

c. Tidak melakukan kegiatan yang tidak diminta

d. Tidak membuat kondisi kelas menjadi tidak kondusif

Tanggung Jawab

a Pelaksanaan tugas piket secara teratur

b Peran serta aktif dalam kegiatan diskusi kelompok

c Mengajukan usul pemecahan masalah

d Mengerjakan tugas sesuai yang ditugaskan

Santun

a. Berinteraksi dengan teman secara ramah

b. Berkomunikasi dengan bahasa yang tidak menyinggung perasaan

c. Menggunakan bahasa tubuh yang bersahabat

d. Berperilaku sopan

Nilai akhir sikap diperoleh dari modus (skor yang sering muncul) dari keempat

aspek sikap di atas.

Kategori nilai sikap:

Sangat baik : apabila memperoleh nilai akhir 4

Baik : apabila memperoleh nilai akhir 3

Cukup : apabila memperoleh nilai akhir 2

Kurang : apabila memperoleh nilai akhir 1

2. Penilaian Pengetahuan

Bentuk Penilaian : Tes Tertulis

Jenis : Pilihan ganda

I. Jawablah pertanyaan berikut ini yang menurut anda benar dengan memberi

tanda silang (X) pada salah satu pilihan jawaban (A), (B), (C), (D), atau (E)

1. Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat yang

diperlukan oleh pimpinan/ satuan organisasi, merupakan masalah kearsipan

menurut . . .

(A) Drs The Liang Gie

(B) Drs E. Martono

(C) Drs Moekijat

(D) Drs E. Karso

(E) R. Soebroto

2. Yang termasuk masalah kearsipan menurut Drs Moekijat adalah . . .

(A) Pegawai yang tidak terlatih

(B) Warkat tidak dapat ditemukan karena hilang

(C) Warkat setiap hari selalu bertambah

(D) Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat

(E) Penerapan sistem penyimpanan yang kurang tepat

3. Berikut ini yang bukan termasuk cara pemecahan masalah kearsipan adalah…

(A) Menggunakan sistem penyimpanan yang tepat dengan sifat kegiatan kantor

(B) Menyediakan tempat dan sarana perlengkapan arsip yang memadai

(C) Mengikuti perkembangan arsip dengan baik

(D) Memelihara arsip dengan baik

(E) Mengadakan penyusutan secara teratur

4. Berikut ini sistem penyimpanan arsip yang baik, kecuali . . .

(A) Sistem abjad

(B) Sistem masalah

(C) Sistem isi arsip

(D) Sistem nomor

(E) Sistem tanggal

5. Yang merupakan tujuan kearsipan adalah .....

(A) Agar tentram, damai, dan sejahtera

(B) Agar mudah mendapatkan kemabali arsip saat dibutuhkan dengan cepat dan

tepat

(C) Agar arsip terus bertambah

(D) Untuk menjaga kelestarian kantor

(E) Untuk menjaga rahasia negara dari musuh

6. Di bawah ini yang bukan termasuk ke dalam alasan sistem penyimpanan arsip dapat

dikatakan baik apabila......

(A) Hemat tenaga dan peralatan

(B) Membuang banyak biaya

(C) Hemat waktu dan biaya

(D) Sederhana

(E) Fleksibel dan mudah dikembangkan

7. Fasilitas kearsipan dapat dikelompokkan menjadi empat golongan, yaitu…..

(A) Alat korespondensi, alat penerimaan surat, alat penyusutan surat, dan alat

penyimpanan surat.

(B) Alat korespondensi, alat penerimaan surat, alat penyimpanan surat, dan alat-

alat lainnya seperti ruangan yang cukup.

(C) Alat peminjaman, alat penerimaan surat, alat penyusutan surat, dan alat

penyimpanan surat.

(D) Alat korespondensi, alat penerimaan surat, alat penyusutan surat, dan alat-alat

lainnya seperti cahaya cukup.

(E) Alat tulis, alat penerimaan surat, alat penyusutan surat, dan alat penyimpanan

surat.

8. Salah satu syarat untuk menjadi petugas tata usaha adalah…..

(A) Cantik

(B) Berpakaian rapi

(C) Teliti

(D) Bersih

(E) Komunikatif

9. Manfaat adanya penyelenggara penyusutan arsip adalah…..

(A) Agar tidak terjadi penimbunan arsip

(B) Agar arsip tidak hilang

(C) Agar arsip mudah ditemukan

(D) Agar tidak ada penggandaan arsip

(E) Agar arsip bisa tersusun dengan rapi

10. Cara pemecahan masalah kearsipan dapat dilakukan dengan beberapa langkah.

Salah satu langkahnya adalah…..

(A) Fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat

(B) Arsip yang penting

(C) Petugas yang berpakaian rapi

(D) Petugas yang aktif

(E) Sistem abjad yang dipakai

Kuci Jawaban Soal Pilihan Ganda

1. A

2. E

3. C

4. C

5. B

6. E

7. B

8. C

9. A

10. A

Pedoman Penilaian Pengetahuan

Skor Maksimal untuk:

Skor No. 1 : 10

Skor No. 2 : 10

Skor No. 3 : 10

Skor No. 4 : 10

Skor No. 5 : 10

Skor No. 6 : 10

Skor No. 7 : 10

Skor No. 8 : 10

Skor No. 9 : 10

Skor No. 10 : 10

Total skor maksimal : 100

Rincian Skor

Skor 10 : untuk jawaban benar

Skor 0 : untuk jawaban salah

Rumus Konservasi Nilai

Nilai = Jumlah skor yang diperoleh x 100

100

Rubrik Penilaian:

No Nama Siswa Skor Nilai

1

2

3

4

5

N

3. Penilaian Keterampilan

Diskusikan masalah kearsipan dibawah ini dan berikan solusi yang bias dipakai untuk

memecahkan masalah kearsipan tersebut!

Kemukakan pendapat anda, terhadap masalah pokok kearsipan yang bias

menghambat dalam penyelenggaran kearsipan!

Aspek Penilaian

Format Penilaian:

No Kriteria Skor

1 Masalah pokok yang bisa menghambat penyelengaraan kearsipan 3

2 Tanggapan terhadap masalah pokok tersebut. 3

3 Solusi yang diberikan terhadap masalah tersebut. 3

Total 9

Rincian Skor 20

Skor 1 : Kurang

Skor 2 : Cukup

Skor 3 : Baik

Rumus Konservasi Nilai

Nilai = Jumlah skor yang diperoleh x 100

9

Rubrik Penilaian:

No Nama Siswa Skor Nilai

1

2

3

4

5

N

LAMPIRAN MATERI

MATERI POKOK

CARA PEMECAHAN MASALAH KEARSIPAN

A. Masalah Pokok dalam Kearsipan

1. Menurut Moekijat, ada beberapa masalah yang dijumpai dalam penyelenggaraan

kearsipan suatu organisasi atau kantor yaitu sebagai berikut:

a. Dipergunakan sistem penggolongan (klasifikasi) yang salah.

b. Organisasi kurang baik dan perumusan tanggung jawab dan kekuasaan yang

tidak jelas.

c. Pegawai-pegawai tidak terlatih.

d. Tidak ada prosedur kearsipan tertentu.

e. Tidak ada penentu waktu yang direncanakan untuk menyimpan atau menghapus

arsip-arsip.

f. Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan.

g. Kurang adanya pengawasan terhadap arsip-arsip (surat-surat) yang dipinjam atau

pengembaliannya.

2. Menurut Martono, masalah yang sering tumbul berkaitan dengan arsip, antara lain:

a. Arsip tidak dapat ditemukan kembali kerena hilang.

b. Arsip detemukan setelah lama mencari dan membongkari seluruh tumpukan

arsip.

c. Arsip setiap hari selalu bertambah.

d. Tempat penyimpanan arsip terlalu sesak karena kurang tempat.

e. Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat.

f. Pegawai di bidang penyimpanan arsip kurang terlatih.

3. Menurut Drs. The Liang Gie, masalah-masalah pokok dalam bidang kearsipan yang

umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal –hal berikut :

a. Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat yang

diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi.

b. Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi

lainnya jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak

dikembalikan.

c. Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutan sehingga tempat

dan peralatannya tidak lagi mencukupi.

d. Tata kerja dan peralatna kearsipan tidak mengikuti perkembangan iomu

kearsipan modern, akibatnya pegawai-pegawai arsip tidak terampil dan

kurangnya bibingan yang teratur.

4. Menurut Drs. Aw. Widjaya, masalah pokok dalam bidang kearsipan antara lain :

a. Tidak dapat menemukan kembali arsip secara cepat suatu surat yang diperlukan

leh atasan atau petugas unit lain dari bagian arsip.

b. Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dala waktu lama, bahkan

kadang-kadang tidak dikembalikan.

c. Bertambahnya surat-surat ke dalam abgan arsip tanpa ada penyusutan, sehingga

tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi.

d. Tata kerja dan peralatan tak berkembang (out of date), tak mengikuti

perkembangan zaman (up to date) karena kujrang pengarahan kepada petugas

kearsipan.

Dari beberapa pendapat tentang masalah kearsipan yang dijumpai di instansi

pemerintah/swasta dapat disimpulkan bahwa masalah kearsipan adalah :

1. Tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat saat

diperlukan.

2. Membiasakan menumpuk arsip pada sembarangan tempat, padahal arsip itu harus

segera disimpan.

3. Kurang menyadari arti pentingnyasuatu arsip bagi organisasi.

4. Peminjaman oleh pihak lain tidak melalui prosedur yang benar atau terlalu lama.

5. Penyusunan arsip secara serampangan.

6. Petugas arsip kurang terampil.

Masalah-masalah kearsipan memiliki dampak yang cukup besar bagi

kelangsungan hidup suatu instansi atau perusahaan. Selain masalah arsip yang sering

hilang, lebih dari pada itu dampak besar yang diberikan dapat menghambat

penyelengaraan kearsipan, sehingga tujuan yang ingin dicapai dapat terhambat juga.

Masalah yang sering terjadi dan dampak yang diberikan dapat menghambat

proses penyelenggaraan kearsipan yaitu diantaranya tidak dapat ditemukannya kembali

secara cepat arsip-arsip yang diperlukan. Melihat masalah itu, tentu hakikat dari arsip

yang pada dasarnya memberikan data-data yang berguna pada suatu organisasi di masa

mendatang. Jika masalah tersebut terjadi, tentu proses penyelenggaraan kearsipan suatu

instansi tidak tercapai, sehingga tujuan yang diingin di capai dapat terhambat pula.

B. Cara Pemecahan Masalah Kearsipan

Dari masalah-masalah yang sering timbul di bidang kearsipan, sudah tentu

diusahakan cara pemecahan masalah tersebut. Untuk memecahkan masalah itu dapat

dilakukan bebeerapa langkah sebagai berikut.

1. Pergunakan Sistem Penyimpanan Arsip secara Tepat

Sistem penyimpanan arsip atau yang sering disebut filing system adalah suatu

rangkaian tata-cara yang teratur menurut sesuatu pedoman tertentu untuk

menyusun/menyimpan warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan dapat diketemukan

kembali secara cepat. Cepat atau lambatnya penemuan kembli dari tempat

penyimpanannya ditentukan oleh tepat atau tidaknya penggunaan sistem penyimpanan

setiap benda syarat.

Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya adalah sebagai berikut:

a. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat

berdasarkan abjad

b. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali

menurut isi pokok atau perihal surat.

c. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder

d. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari,

bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.

e. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang

diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk

penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan.

Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem

kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata

berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling

adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara

sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan

kembali secara tepat.

Prosedur penyimpanan arsip yang benar yaitu sebagai berikut:

a. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk

disimpan (meneliti tanda pelepas surat/ release mark). Tanda pelepas surat biasanya

berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan

surat.

b. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. Indeks/ kode surat dibuat sesuai

sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan

penyimpanan dan penemuan kembali surat.

c. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan

surat. Kegiatan menyortir/memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya

dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.

d. Menyimpan surat ke dalam map (folder). Penyimpanan surat ke dalam map/ folder

dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder

gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat

penyimpanan arsip yang lain.

e. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.

2. Fasilitas Kearsipan yang harus Memenuhi Syarat

Dalam kamus administrasi, “fasilitas” diartikan sebagai kebutuhan yang

diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaaan-pekerjaan dalam suatu usaha kerja sama

manusia. Fasilitas kearsipan dapat dikelompokkan menjadi 4 golongan, yaitu:

a. Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon

dan sebagainya.

b. Alat-alat penerimaan surat seperti bak/kotak surat meja tulis, rak dan sebagainya.

c. Alat-penyimpanan surat (setelah diarsipkan) seperti map ordner, folder cabinet dan

seterusnya.

d. Alat-alat lainnya seperti ruangan yang cukup, cahaya, kode pokok soal dan

sebagainya.

3. Petugas Arsip yang Memenuhi Syarat

Seorang petugas untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik harus

memenuhi syarat-syarat tertentu sebagaimana juga persyaratan untuk petugas tata usaha,

umumnya yaitu:

a. Memiliki pengetahuan di bidang,

b. Pengetahuan umum, terutama yang menyangkut masalah surat-menyurat dan arsip,

c. Pengetahuan tentang seluk-beluk instansinya yakni organisasi beserta tugas-

tugasnya dan penjabat-penjabatnya,

d. Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan,

e. Memiliki keterampilan untul melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang

dijalankan,

f. Berkepribadian yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapian,

kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dan dapat menyimpan rahasia

organisasi.

4. Penyelenggara Penyusutan Arsip

Penyelanggara penyusutan arsip diadakan secara berkala, sehingga tidak terjadi

penimbunan dan tercampurnya arsip yang penting dengan arsip yang tidak berguna

yang akan dimusnahkan. Menurut Dipobharoto M.A. tujuan penyusutan arsip yaitu:

1. Agar file aktif dapat dipergunakan dengan baik, lancar, tidak terkecoh oleh adanya

records yang kurang diperlukan.

2. Agar file aktif bisa lebih mudah di kontrol secra efisien serta lancar dalam filing

dan findingnya.

3. Agar tempat file aktif selalu longgar untuk menempatkan bertambahnya record baru

yang deras datangnya karena file aktif hanya berisikan rekords yang selalu

diperlukan.

4. Menghemat tempat, biaya, alat, karena records yang kurang berguna ditempatkan

dan dirawat di tempat, perabot, alat-alat yang lebih murah, dan tidak mengganggu

ruang tempat kerja.

5. Agar segera bisa ditentukan nasib rekords selanjutnya : disimpan sebagai arsip,

diawetkan (dimicrofilmkan) atau dikirimkan ke arsip nasional, atau bahkan di

musnahkan