cara membuat mail merge di word 2007

Cara Membuat Mail Merge di Word 2007 1

CARA MEMBUAT MAIL MERGE DI WORD 2007 (Dibuat untuk Staf Kelurahan Wringinanom, Kertek, Wonosobo)

Oleh : Drs. SUPRIYANTO

**********************************************

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya

sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu

terutama bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat

sertifikat, label undangan pernikahan, dan amplop.

Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:

A. Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.

B. Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima,

misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access,

Contact pada Outlook dan sebagainya.

Pada tutorial ini, Data Source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat dan

mempunyai beberapa kelebihan, yaitu :

1. Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.

2. Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita

ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.

3. Mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.

Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka

akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen

(data source) baru.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

Tahap I Membuat Dokumen Master

1. Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan kemudian disimpan

dengan nama Surat Keterangan Tidak Mampu.

PEMERINTAH KABUPATEN WONOSOBO

KECAMATAN KERTEK

KELURAHAN WRINGINANOM Alamat : Jl. Raya Kertek Km.4 Wonosobo Kode Pos 56371

SURAT KETERANGAN TIDAK MAMPU / MISKIN

Nomor : 474.1 / / V.58 / VI.135 / 20…..

Yang bertanda tangan di bawah ini Kepala Kelurahan Wringinanom Kecamatan Kertek Kabupaten Wonosobo

menerangkan bahwa :

Nama :

Jenis Kelamin : Tempat / Tanggal Lahir :

Pekerjaan :

Warga Negara Agama :

Alamat tinggal :

Warga tersebut diatas adalah benar penduduk Kelurahan Wringinanom yang bertempat tinggal di alamat

tersebut diatas.

Berdasarkan Pengantar dari Ketua RT/RW setempat yang menurut sepengetahuan kami, bahwa benar yang bersangkutan tergolong orang yang tidak mampu/miskin.

Surat keterangan ini kami berikan atas permintaan yang bersangkutan untuk dipergunakan sebagai

1. Nama Lengkap :

Umur : Murid/Mahasiswa dari :

Alamat rumah :

Demikian surat keterangan ini kami buat dengan sesungguhnya untuk dapat dipergunakan seperlunya .

Wringinanom,………………………..

Kepala Kelurahan Wringinanom

(Nama Lurah)


Tahap II Membuat Data Source 1. Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data

Surat Keterangan.

* Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master 1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.

Catatan:

Pembuatan data di excel harus dimulai dari cell A1, yaitu untuk judul data yang akan diambil

nantinya di word 2007. Misalnya A1 sampai M11. Disini data yang dimasukan adalah:

No Urut

Nomor Surat

Nama Pemohon

Jenis Kelamin

Tempat danTanggal Lahir

Pekerjaan

Warga Negara

Agama

Alamat tinggal

Keperluan

Nama Anak

Umur

Murid atau Mahasiswa dari

2. Isikan Data Surat Keterangan sesuai data yang akan dibuatkan surat keterangan,

misalnya seperti berikut

2. Selanjutnya kita akan memilih data source.

3. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.

4. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog

Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.

Tahap III Menghubungkan Document Master dengan Data Source Disini kita akan menghubungkan antara Surat Keterangan Tidak Mampu dengan Data Surat

Keterangan. Langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Buka file Surat Keterangan Tidak Mampu (Jika belum dibuka)

2. Klik Mailing, seperti gambar berikut:

C

3. Klik Select Recipients, kemudian pilih “Use Existing List...”

4. Cari file bernama Data Surat Keterangan, seperti gambar berikut


5. Pilih Sheet1$ kemudian klik tombol OK

6. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya. Taruh kursor

disamping tulisan Nomor : , kemudian klik Mailings ------- klik Insert Merge Field -----

pilih Nomor_Surat. Jika benar, maka disamping tulisan Nomor akan ketambahan

tulisan<<Nomor_Surat>>


7. Lakukan seperti langkah nomor 6 untuk nama, jenis kelamin sampai Murid/Mahasiswa

dari. Jika semuanya benar, maka akan nampak seperti gambar berikut:

8. Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol PreviewResults.


9. Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah kecil (◄atau ►) untuk berpindah antar

data. Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan

perubahan yang diinginkan.

Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

1. Untuk mencetak hasilnya, maka pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge

Untuk mencetak dokumen disini ada 3 pilihan, jika kita pilih Print Documents....

2. Disini ada 3 pilihan:

a. All untuk mencetak semua surat.

b. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.

c. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.

3. Jika yang dipilih Edit Individual Documents, maka akan menghasilkan penggabungan

ke dokumen baru (file baru). Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan

nomor urut tertentu).

Demikian tutorial ringkas ini dibuat semoga bermanfaat bagi para staf yang sering

menggunakan MS Word 2007 dalam aktivitas melayani masyarakat.

Wonosobo, 24 Juni 2013

Penulis