Langkah-Langkah Membuat Mail Merge Pada MS Word

Dalam kegiatan sehari-hari, sering kali kita harus membuat banyakdokumenyang sama dengan isi yang berbeda, misalnya undangan, sertifikat, piagam dan lain sebagainya. Dokumen seperti itu tentu dibuat dalam jumlah yang banyak dengan isi yang sama dan sedikit sekali yang berbeda. Biasanya perbedaan dalam dokumen tersebut misalnya nama, alamat, no telepon, jabatan dan lain-lain.Dengan adanya kasus seperti di atas, kita dapat memanfaatkan fasilitas padaMicrosoft Wordyang disebut denganMail Merge. Fasilitas Mail Merge digunakan khusus untuk keperluan pembuatan dokumen seperti di atas. Kita cukup membuat satu dokumen dan bagian yang berbeda (nama, alamat, dll) disimpan dalam list file yang berbeda.Kali ini kita akan belajar untuk membuat sertifikat penghargaan untuk peserta sebuah seminar. Kita akan memasukkan nama dan asal sekolah secara otomatis menggunakan Mail Merge.Pertama, kita buat format halaman sertifikat menggunakan Microsoft Word. Perhatikan contoh berikut ini:

Perhatikan bagian nama dan asal sekolah kita biarkan kosong karena kita akan mengisinya secara otomatis menggunakan Mail Merge.Langkah berikutnya adalah membuat daftar nama yang akan kita isikan pada sertifikat tersebut. Klik pada menuMailings > Start Mail Merge. Akan muncul pilihan di sisi kanan, pilihLetters > Next : Starting document.

Kemudian pilih:Use the current document > Next: Select Recipients.

Karena kita belum membuat daftar nama penerima dan akan membuat yang baru, maka pilih:Type a new list > Create. Akan muncul jendela New Address List. Pada tahap ini telah disediakan data default antara lain Title, First Name, Last Name, dst. Karena kita hanya akan mengisi nama dan asal sekolah, maka kita akan menghapus semuanya dan membuat yang baru. KlikCustomize Columns.

Hapus semua yang ada diField Namesmenggunakan tombol Delete.

Kemudian tambahkan Nama dan Asal Sekolah dengan mengklik tombol Add.

Sehingga akan menjadi seperti ini:

Kemudian klik OK.

Sekarang kita dapat mengisi data Nama dan Asal Sekolah, untuk menambahkan data klikNew Entry. Cobalah isi beberapa data agar nanti dapat terlihat efek dari Mail Merge.

Jika sudah selesai mengisi data, klik OK dan akan muncul jendela pengatan untuk menyimpan file list nama ini, sebagai contoh kita simpan dengan nama daftar_nama, klik Save.

Langkah terakhir akan muncul jendela konfirmasi nama dan asal sekolah yang kita isi tadi. Di sini kita dapat memilih nama-nama yang akan kita gunakan dengan memberi tanda check, klik OK.

Untuk menggabungkan daftar nama yang telah kita buat ke dalam sertifikat tadi, letakkan kursor di mana kita ingin nama peserta muncul, kemudian pada menuMailingsklikInsert Merge Fielddan pilih Nama. Perhatikan gambar berikut:

Lakukan hal yang sama untuk Asal Sekolah sehingga hasilnya seperti ini:

Untuk menampilkan nama dan alamat dari daftar yang kita buat tadi, klikPreview Result, sehingga muncul nama dan alamat yang sesuai. Anda dapat menggunakan tombol panah ke kiri dan kanan untuk berpindah antar nama.

Sampai di sini, kita sudah berhasil membuat Mail Merge pada Microsoft Word. Untuk mencetak seluruh nama-nama tadi, kita tidak perlu menekan tombol print berulang-ulang, cukup dengan satu klik kita dapat mencetak semuanya. Pada bagianFinish & MergepilihPrint Documents.

Kita dapat mencetak seluruh dokumen sesuai banyaknya nama yang kita isi (All), mencetak nama yang sedang muncul (Current record) atau mencetak pada nomor urut tertentu.

Fasilitas Mail Merge pada Microsoft Word ini sangat bermanfaat bagi kita, semoga tutorial singkat ini juga dapat bermanfaat bagi Anda. Terima kasih.