Ch. 7

MODELLING BUSINESS SYSTEMSby Dot Tudor

Inggang Perwangsa Nuralam, SE., MBA

Improve

business Problem

a good understanding:

• Under investigation

• Identify the stakeholders

an approach of the

stakeholders’ views:

different views, different needs,

different priorities or even

hidden agendas

Techniques for understanding and modelling

the ‘why’ and the ‘what’ of business systems

CASE: The pen manufacturer.

• Offering well-engineered, reliable but cheap ballpoint pens for sale in bulk to

commercial customers.

• Creating desirable luxury goods that appeal to affluent and design-conscious

buyers.

1. Emphasis on efficient and effective production and wholesale processes.

2. Emphasis on stylish design, brand marketing and sales through specialist retailers

and good department stores.

Memahami keyakinan yang dimiliki oleh stakeholders yang berbeda erat

kaitannya dengan seorang Bisnis Analis.

Memperjelas nilai (values) dan keyakinan (beliefs) dari stakeholders dalam

mengimplementasikan strategi bisnis (business strategy).

Keyakinan (beliefs) sering terlihat dalam penggunaan struktur MOST

(mission, objectives, strategy dan tactics).

MOST juga menggambarkan nilai (values) inti sebuah organisasi secara

keseluruhan.

Hal tersebut akan mempengaruhi perubahan bisnis (business changes)

yang direkomendasikan; dan proses bisnis (business process) yang

dibutuhkan.

1. SOFT SYSTEMS METHODOLOGY

Peter Checkland di Lancaster University.

Systems thinking dikembangkan oleh Stafford Beer,

Beer memandang bisnis sebaiknya harus dilihat sebagai sebuah sistem.

Hard system thingking mengharuskan seorang analis mengikuti aturan sistematis

dalam menyelesaikan masalah agar lebih efisien.

Namun, permasalahan bisnis tidak sederhana, tidak jelas, dan banyak ruang

perbedaan pendapat.

TELUR AYAM

1. SOFT SYSTEMS METHODOLOGY

Checkland’s

soft systems

methodology

1. SOFT SYSTEMS METHODOLOGY

‘root definitions’ and ‘business perspective’

Perbedaan stakeholders terhadap

kenyataan (world view) masalah

tergantung pada cara pandangnya

(perspectives)

Root Definitions

by Checkland

Business

Perspectives

by

Dot Tudor &

Debra Paul

2. BUSINESS PERSPECTIVES

CASE: Bank

Teller Bank memandang pekerjaannya sebagai penyedia layanan akurat

dan cepat.

Business Development Manager dalam Bank memandang pekerjaannya

sebagai upaya meyakinkan dan menarik konsumen sebagai nasabah.

2. BUSINESS PERSPECTIVES

CATWOE

sebagai

Framework.

Framework

C

(costumer)

Penerima manfaat perubahan; Orang atau kelompok yang

menerima layanan.

A

(actor)

Sesiapa yang berperan dalam aktivitas bisnis. Aktor bisa terdapat

di dalam / di luar organisasi.

T

(Transformation)

Aktifitas inti dalam sistem yang berubah (proses bisnis) dan

menciptakan yang bernilai bagi konsumen.

W

(Weltanschauung

or world view)

Keyakinan seseorang dalam memandang organisasi dan sistem

bisnis (business system); yang memandang why itu ada dan what

yang harus dilakukan.

O

(Owner)

Seseorang yang mempunyai keputusan dalam sistem bisnis

(system business). Yang mampu merubah arah kebijakan.

E

(Environment)

Kondisi dan aturan lingkungan dimana sebuah sistem beroperasi

diluar kontrol Owner. PESTLE adalah alat menganalisa faktor

lingkungan yang berhubungan dengan sistem bisnis.

2. BUSINESS PERSPECTIVES

CATWOE

dalam

CASE: Bank

Framework

C

(costumer)

Karyawan Cabang/Cabang lain yang berkunjung

A

(actor)

Teller Bank; Back office staff; dan Branch management.

T

(Transformation)

Merubah 1layanan, menjadi 2 layanan yang memuaskan

konsumen. Contoh: Tabungan dan Penarikan; Layanan Online

dan Kemudahan Kredit.

W

(Weltanschauung

or world view)

Konsumen merasa nyaman dilayani oleh teller ketimbang online

atau phone banking.

O

(Owner)

Senior management / Chief executive – of the bank.

E

(Environment)

Regulasi Bank (P); Krisis Bank (E); Layanan Online (S); Transfer

Elektronik (T); Financial regulators (L) and Protesters (E).

1

2

3

2. BUSINESS PERSPECTIVES

CATWOE dalam Kalimat

Sistem Cab. sebuah Bank diatur oleh bank chief executive (O),

dimana teller bank, back office staff dan manajemen cabang (A)

menyediakan konsumen (C) sebagai pihak yang patut dilayani

seperti tabungan, penarikan, online atau phone banking, untuk

memuaskan kebutuhan mereka (T) dalam tantangan seperti

regulasi dan krisis global (E).

3. BUSINESS ACTIVITY MODELS

Definisi:

1. Business Activity Models (BAM) adalah ‘conceptual model’, kata yang dipakai oleh

Checkland, yang menunjukan aktivitas bisnis (business activities)

2. BAM membutuhkan daya analisa kuat dan pemikiran kreativ.

3. BAM menggambarkan kondisi ideal perusahaan, ketimbang kondisi yang terjadi

saat ini.

Prinsip pada BAM:

1. Akan ada 1 (satu) model dalam setiap perspektif bisnis (business perspectives)

2. Akan ada 1 (satu) model konsensus (kesepakatan) yang melibatkan semua

perspektif.

3. BAM membantu menganalisa situasi bisnis dan mengidentifikasi upaya perbaikan.

4. BAM tidak fokus pada sesiapa yang membawa perubahan, namun perubahan apa

yang akan dihasilkan

3. BUSINESS ACTIVITY MODELS

5 (lima) aktivitas yang dipakai dalam membuat BAM:

1.Planning activities

1) Mengidentifikasi kebutuhan sumber daya (resources)

2) Merumuskan upaya pengoptimalan sumber daya (resources).

3) Weltanschauung perusahaan jasa adalah ketika perusahaan percaya

bahwa konsumen akan puas apabila dilayani oleh staff dengan

kemampuan yang baik.

Contoh: Perusahaan Jasa – Recruitment Skilled Staff – Melayani Konsumen.

3. BUSINESS ACTIVITY MODELS

5 (lima) aktivitas yang dipakai dalam membuat BAM:

2. Enabling activities

1) Memastikan bahwa sumber daya (resources) dan fasilitas perusahaan

teroptimalkan dengan baik.

2) Bagi perusahaan jasa, ini mencakup rekrutmen dan pelatihan yang

memfokuskan pada hubungan staff dengan konsumen.

3) Planning activities menentukan bagaimana Enabling activities akan

dilaksanakan.

Contoh: Aktivitas rekrutmen akan berjalan sesuai dengan kebutuhan staff

yang dirancang.

3. BUSINESS ACTIVITY MODELS

5 (lima) aktivitas yang dipakai dalam membuat BAM:

3. Doing activities

1) Aktifitas ini memfokuskan pada pencapaian perubahan (transformasi)

yang di gambarkan pada business perspectives.

2) Aktifitas ini berkontribusi pada pencapaian tujuan sistem bisnis.

4. Monitoring activities

Aktifitas yang memuat pemeriksaan target performa dan harapan yang

ingin dicapai dalam setiap tahapan.

Contoh: Pencapaian target penjualan/hari – Kepuasan konsumen

3. BUSINESS ACTIVITY MODELS

5 (lima) aktivitas yang dipakai dalam membuat BAM:

5. Control activities

Ketika performa bisnis tidak tercapai, maka perlu tindakan / aktifitas

control.

Contoh:

Jika target belum tercapai, maka semua aktifitas perlu di evaluasi, termasuk

aktifitas monitoring. Tindakan control seperti pertimbangan harga, me-review

target atau menyediakan pelatihan tambahan bagi staff.

3. BUSINESS ACTIVITY MODELS

Dependencies

Dalam BAM, semua aktifitas terhubung satu dengan lainnya. Aktifitas B tidak akan

terjadi tanpa adanya aktifitas A.