Asdsds PEMKAB

BUKU PANDUAN e-Presisi

Tata Cara Penggunaan Sistem Presensi dan Absensi berbasis Web / Online

untuk Operator Perangkat Daerah

PEMERINTAH KABUPATEN BANDUNG BARAT

BADAN KEPEGAWAIAN DAN PENGEMBANGAN

SUMBER DAYA MANUSIA

Bekerjasama dengan

DINAS KOMUNIKASI INFORMATIKA DAN STATISTIK

TAHUN 2018

versi 1.3

1

PENJELASAN

Operator PD adalah user yang bertugas menjadi admin dari masing masing Perangkat

Dinas (PD) seperti menginput data pegawai dan menginput data izin pegawainya.

Ada beberapa menu yang dapat diakses oleh operator PD yaitu Menu Data Perangkat

Daerah, Menu Data Pegawai, Menu Absensi dan Data Pengguna untuk mengganti

password akun masing masing operator PD.

1. Dashboard

Menu Dashboard menampilkan ringkasan data absensi berbentuk grafik dan

persentase dan juga status mesin. Operator dapat melihat siapa saja yang tidak hadir

hari ini dan siapa yang hadir hari ini.

Terdapat fitur baru pada dashboard yaitu informasi pegawai yang sedang berulang

tahun bulan ini.

versi 1.3

2

2. Data Perangkat Daerah

Menu data perangkat daerah ini berisi data profil dari masing masing

perangkat daerah seperti kode dinas, nama dinas, kepala dinas dll.

Untuk mengubah data profil perangkat daerah silahkan tekan tombol .

hingga muncul form seperti ini.

Jika sudah tekan tombol .

3. Data Pegawai

Didalam modul data pegawai terbagi menjadi beberapa sub-modul yaitu Pegawai

dan Data Izin Pegawai.

versi 1.3

3

a. Data Pegawai

Data pegawai berisi data pegawai dari masing masing PD seperti nama, tanggal

lahir, jenis kelamin dan lain lain.

Diatas tabel terdapat fungsi filter berdasarkan jenis pegawainya seperti TKK

atau PNS.

Silahkan pilih jenis pegawainya, data akan menampilkan sesuai dengan jenis

pegawai yang dipilih.

Untuk menambahkan data pegawai baru tekan tombol sampai

menampilkan form seperti berikut:

versi 1.3

4

Kode Jenis Pegawai :

Kode Jenis Pegawai

1 PNS

2 TKK

Kode PD dapat dilihat dihalaman depan Website e-Presisi di

http://epresisi.bandungbaratkab.go.id di bawah buku panduan berbentuk pdf.

Contoh kode pd dari BKPSDM yaitu 3.

Id User Finger : diisi dengan diawali kode PD nya kemudian kode jenis

pegawai dan no urut (4 digit), pengisian kode disambungkan tidak memakai

tanda titik. Contoh PD = BKPSDM, Jenis Pegawai PNS maka id user fingernya

seperti ini = 310001, begitu seterusnya.

NIP : diisi dengan Nomor Induk Pegawai masing masing PD.

Nama : diisi dengan nama lengkap pegawai masing masing PD.

Tanggal lahir : pilih tanggal lahir dari masing masing PD.

Jenis Kelamin : pilih jenis kelamin.

versi 1.3

5

PD : otomatis terisi masing masing PD.

Mesin : sudah terisi mesin absensi masing masing PD.

Tipe Pegawai : pilih jenis pegawai nya TKK / PNS.

Tekan tombol untuk menyimpan data.

Untuk mengubah data pegawai tekan tombol sampai muncul form

untuk mengupdate data tampilan formnya sama seperti input data pegawai. Jika

sudah tekan tombol .

Untuk menghapus data pegawai tekan tombol .

Data pegawai sudah masuk ke sistem dan sudah masuk juga ke mesin absensi.

Tahap selanjutnya adalah mendaftarkan sidik jari pegawai ke mesin

absensi.

Langkah – langkah mendaftarkan sidik jari ke mesin:

1. Pastikan Operator PD sudah menjadi admin dari mesin absensi karena yang

dapat mengtur user di mesin absensi adalah admin.

2. Silahkan masukan sidik jari Operator PD ke mesin, maka akan muncul

banyak menu.

3. Pilih menu Manage Users.

4. Muncul data pegawai yang tadi sudah diinputkan di sistem

http://epresisi.bandungbaratkab.go.id .

5. Pilih pegawai yang ingin di daftarkan sidik jarinya, akan muncul banyak

menu.

6. Pilih menu Fingerprint.

7. Masukkan jari pegawai sebanyak 3 kali ke mesin.

8. Jika sukses maka akan muncul tanda ceklis. Jika muncul tanda silang ulangi

masukkan jari ke mesin hingga mesin benar benar dapat mendeteksi jari

pegawainya.

9. Jika suskes maka pada menu Fingerprint terdapat angka 1.

versi 1.3

6

Ada beberapa dinas yang pegawainya bekerja di kecamatan namun dia

masih pegawai dinas tersebut (UPT). Pegawai yang termasuk UPT akan

absen di tempat yang sudah ditentukan oleh perangkat daerah masing

masing. Misal UPT nya di kecamatan cililin, maka pegawai tersebut

absennya di kecamatan cililin namun rekapan datanya akan masuk ke

dinasnya bukan ke kecamatan. Di kecamatan hanyak absen saja di mesin.

Untuk melakukan itu, admin operator masing masing perangkat daerah

harus terlebih dahulu mengkonfigurasi di sistem e – Presisi untuk memilih

pegawai mana saja yang termasuk UPT.

Langkah pertama adalah menekan tombol

Sehingga muncul tampilan seperti ini.

Contoh diatas adalah pegawai dengan nama Drs.H. Imam Santoso MR.

Operator PD cukup memilih pegawai ini ditempatkan dimana. Setelah itu

tekan tombol save.

Jika di sistem sudah di pilih ditempatkan dimana pegawai UPT nya. Maka

secara otomatis data pegawai tersebut sudah masuk ke mesin yang dituju.

Tinggal perekaman jari seperti yang sudah dijelaskan diatas. Dan pegawai

tersebut sudah bisa absen di tempat UPT.

versi 1.3

7

Untuk melihat data absensi masing masing, pada menu pegawai terdapat

tombol ABSENSI. Hasilnya akan terlihat seperti gambar diatas. Rincian

data absen selama sebulan penuh. Dan juga bisa dicetak laporannya.

Untuk pegawai yang pindah, pada menu pegawai klik PINDAH PD

kemudian pilih PD yang baru klik SAVE. Maka otomatis data pegawai akan

pindah ke PD tujuan dan langsung masuk ke mesin absensi. Di PD tujuan

pegawai baru tersebut tinggal melakukan perekaman jari kembali agar

dapat melakukan absen.

versi 1.3

8

b. Data Izin Pegawai

Data Izin Pegawai berisi data pegawai yang Izin masuk kerja seperti nama

pegawainya, tanggal izin dan alasannya.

Untuk menambahkan data izin pegawai tekan tombol sampai

menampilkan form seperti berikut:

Pegawai : diisi dengan nama pegawai yang izin kerja.

Tanggal : diisi tanggal izin kerjanya.

Alasan : diisi alasan kenapa pegawai izin kerja seperti DL (Dinas Luar), Sakit

atau Izin.

versi 1.3

9

Surat : diisi bukti izin kerja. Contoh alasannya DL, maka lampirkan surat izin

Perjalanan Dinasnya. Format dalam bentuk JPG.

Tekan tombol untuk menyimpan data.

Untuk mengubah data izin pegawai tekan tombol sampai muncul

form untuk mengupdate data tampilan formnya sama seperti input data izin

pegawai. Jika sudah tekan tombol .

Untuk menghapus data izin pegawai tekan tombol .

Untuk melihat lampiran foto buktinya tekan tombol .

4. Hari Kerja

untuk melakukan input wajib apel, terdapat pada menu Hari Kerja kemudian pilih

Hari Upacara. Maka tampilan seperti diatas. Tekan tombol INPUT WAJIB APEL

hingga tampilan seperti ini.

versi 1.3

10

Pada tabel terdapat atribut Status, seperti contoh gambar diatas statusnya

menampilkan Wajib Apel, jika ingin diubah menjadi Tidak Wajib Apel, silahkan

tekan tombol GANTI STATUS. Maka status akan berubah , begitu juga

sebaliknya.

5. Data Absensi

Terdapat sub menu absensi, Laporan PNS dan laporan TKK.

a. Presensi

Pada menu absensi ini akan menampilkan data absensi pegawai masing

masing PD seperti tanggal, jam masuk jam keluar dan nama pegawainya. Data

asbensi ini akan muncul apabila pegawai sudah absen menggunakan sidik jari

versi 1.3

11

pada mesin absensi. Data akan muncul secara otomatis di sistem. Operator PD

dapat memfilter data absensi ini berdasarkan bulan.

Maka data absensi akan menampilkan sesuai bulan yang dipilih.

Data absensi akan menampilkan sesuai tahun yang dipilih.

Pada data absensi ini operator PD tidak dapat mengubah data seperti jam

masuk dan jam keluar.

b. Rekap Apel

Rekap apel menampilkan laporan apel dari masing masing PD. Untuk

mencetak laopran silahkan tekan tombol CETAK DATA.

versi 1.3

12

c. Laporan PNS

Laporan PNS menampilkan data pegawai seperti terlambat dan pulang cepat,

jumlah izin, jumlah sakit.

Dapat difiler juga berdasarkan bulan dan tahun. Dan ini hasil laporan nya.

versi 1.3

13

d. Laporan TKK

Laporan TKK juga sama seperti laporan PNS menampilkan data pegawai

seperti terlambat dan pulang cepat, jumlah izin, jumlah sakit.

Dapat difiler juga berdasarkan bulan dan tahun. Dan ini hasil laporan nya.

versi 1.3

14

e. Grafik Kehadiran Apel

Grafik kehadiran apel menunjukan data apel melalui chart sehingga dapat

dilihat secara keseluruhan.

6. Data Pengguna

Terdapat sub menu Ganti Password untuk mengganti password akun Operator PD.

Pilih Ganti Password sampai muncul form seperti ini.

versi 1.3

15

Password Lama : diisi dengan password lama akun operator PD.

Password Baru : diisi dengan password baru operator PD.

Ulangi Password : ulangi diisi dengan password baru operator PD.

Tekan tombol jika sudah.

Flow e-Presisi:

Flow UPT: