1

LAMPIRAN I

PERATURAN GUBERNUR ACEH NOMOR 00 TAHUN 2018 TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN PELAYANAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI DI LINGKUNGAN PEMERINTAHAN ACEH

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI

A. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENYUSUNAN DAFTAR INFORMASI DAN DOKUMENTASI PUBLIK

PEMERINTAH ACEH DINAS KOMUNIKASI, INFORMATIKA

DAN PERSANDIAN ACEH

Nomor SOP 065/904/2013

Tanggal Pembuatan

07 November 2013

Tanggal Revisi 1 November 2017

Tanggal Efektif 1 Januari 2018 Disahkan oleh Kepala Dinas Komunikasi, Informatika dan

Persandian Aceh :

dto

Marwan Nusuf, B. HSc, MA Nip. 19710521 200212 1 003

Nama SOP Penyusunan Daftar Informasi Dan Dokumentasi

Publik (DIDP) Dasar Hukum : 1. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah 2. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan

Informasi Publik 3. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik 4. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang pelaksanaan

Undang-Undang No 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

5. Peraturan Komisi Informasi Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik.

6. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 14 Tahun 2016 tentang pedoman Nomenklatur Bidang Komunikasi dan Informatika di Lingkungan Kementerian dan Pemerintahan Daerah.

7. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 3 Tahun 2017 tentang

Kualifikasi Pelaksana: 1. PPID Utama dan Pembantu yang memahami Peraturan Gubernur Aceh Nomor 00

Tahun 2018 tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Aceh

2. Tenaga Pembantu Administrasi/Fungsional yaitu Pranata Humas, Pranata Komputer, Arsiparis dan Pustakawan yang memahami dan miliki kemampuan pendokumentasian atau pengarsipan, IT dan/ atau memahami pelayanan informasi dan dokumentasi publik

3. Tenaga PPID Utama dan PPID Pembantu yang memiliki sertifikasi PPID dan/atau sertifikasi pelayanan publik

2

pedoman pengelolaan pelayanan informasi dan dokumentasi dilingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah

8. Peraturan Gubernur Aceh Nomor 00 Tahun 2018 tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Aceh

Keterkaitan : SOP ini terkait dengan 1. SOP Pelayanan Permohonan Informasi Publik; 2. SOP Uji Konsekuensi Informasi Publik; 3. SOP Penanganan Keberatan Informasi Publik; 4. SOP Fasilitasi Sengketa Informasi; dan 5. SOP Evaluasi dan Pelaporan Pelayanan Publik

Peralatan/Perlengkapan : 1. Format Daftar Informasi dan DokumentasiPublik 2. Nota dinas 3. Lembaran Kerja dan Rencana Kerja 4. Alat Tulis Kantor 5. Jaringan Internet

Peringatan : SOP ini berpengaruh terhadap pelaksanaan SOP lainnya. Apabila SOP ini tidak berjalan dengan baik, maka pelaksanaan SOP lainnya akan terganggu.

Pencatatan dan Pendataan : 1. Tanda terima nota dinas 2. Informasi yang ada di masing-masing Unit Kerja 3. Disimpan dalam bentuk softcopy dan Hardcopy

3

NO AKTIVITAS

PELAKSANA BAKU MUTU

KET Tim

Pertim-bangan

PPID PPID

Pembantu

Tenaga pembantu adm/fung-

sional

Persyaratan/ kelengkapan

Waktu Output

1. PPID membuat nota dinas kepada PPID Pembantu untuk mempersiapkan Rancangan Daftar Informasi dan Dokumentasi Publik (DIDP) beserta informasi/data/dokumennya

• Nota Dinas/ Surat

1 hari kerja • Nota dinas/ Surat PPID untuk pembuatan Rancangan DIDP

• Format DIDP

2. PPID Pembantu menugaskan kepada setiap satuan kerja dibawahnya atau Tenaga pembantu adm/fungsional untuk mempersiapkan Rancangan DIDP beserta informasi/ data/ dokumennya

• Nota Dinas/ Surat

1 hari kerja setelah diterimanya nota dinas PPID

• Nota dinas PPID untuk pembuatan Rancangan DIPD

• Format Daftar DIDP

3. Satuan kerja atau Tenaga pembantu adm/fungsional dibawah PPID Pembantu menyampaikan Rancangan DIDP beserta informasi/ data/ dokumennya kepada PPID Pembantu

• Rancangan DIDP

• Dokumen/ Informasi

10 hari kerja setelah diterimanya penugasan dari PPID Pembantu

• Rancangan DIDP

• Salinan/copy dokumen terkait

4. PPID Pembantu memverifikasi Rancangan DIDP beserta informasi/data/dokumennya untuk kemudian menyampaikannya kepada PPID

• Rancangan DIDP

• Dokumen/ Informasi

5 hari kerja setelah diterimanya Rancangan DIDP dan salinan/copy dokumen

• Rancangan DIDP

• Salinan/copy dokumen terkait

4

5. PPID : 1. memverifikasi, mengkompilasi, dan

mengesahkan DIDP beserta salinan informasi/data/dokumennya.

2. menyampaikan kompilasi DIDP yang telah disahkan kepada seluruh PPID Pembantu untuk dijadikan acuan dalam penyimpanan, pendokumentasian, dan pelayanan informasi di masing-masing SKPA.

• DIDP

• Dokumen/ Informasi

10 hari kerja setelah diterimanya Rancangan DIDP dan salinan/copy dokumen

• DIDP seluruh SKPA

• Salinan/copy dokumen

Dalam melakukan verifikasi dan kompilasi dapat menggelar rapat koordinasi PPID Pembantu Penyimpanan dan pendokumentasian dilakukan dengan menggunakan teknologi yang disediakan di masing-masing SKPA dan KOMINFO selaku PPID. Pelayanan dilakukan dengan menyebarluaskan informasi dalam DIDP baik melalui website/situs maupun layanan permohonan informasi.

5

FORMAT A1 : DAFTAR INFORMASI PUBLIK

DAFTAR INFORMASI DAN DOKUMENTASI PUBLIK*

[ Nama SKPA ]

No. Nama dan

ringkasan isi

informasi/

dokumen

Pejabat/Unit/

Satker yang

menguasai

informasi

Penanggungjawab

pembuatan atau

penerbitan

informasi

Waktu dan tempat

pembuatan

informasi

Bentuk informasi

yang tersedia

Jangka Waktu

Penyimpanan atau Retensi

Arsip

Disahkan di ________

Tanggal ______

[PPID Pembantu]

[ttd]

[Nama dan NIP]

KETERANGAN:

*Format ini adalah format Daftar Informasi secara manual. PPID dapat mengembangkan dalam format lain, misalnya secara komputerisasi yang harus tetap dapat

diakses oleh publik serta mencakup unsur-unsur yang termuat dalam format ini.

2

dilingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah 8. Peraturan Gubernur Aceh Nomor 00 Tahun 2018 tentang Pedoman

Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Aceh

Keterkaitan : SOP ini terkait dengan : 1. SOP Penyusunan Daftar Informasi Dan Dokumentasi Publik (DIDP); 2. SOP Uji Konsekuensi Informasi Publik; 3. SOP Penanganan Keberatan Informasi Publik; 4. SOP Fasilitasi Sengketa Informasi; dan 5. SOP Evaluasi dan Pelaporan Pelayanan Publik;

Peralatan/Perlengkapan : 1. Meja informasi 2. Website 3. Papan pengumuman 4. Komputer 5. Printer 6. Telepon dan fax 7. Internet 8. Scanner 9. Formulir-formulir pelayanan informasi

Peringatan : SOP ini berpengaruh terhadap pelaksanaan SOP lainnya. Apabila SOP ini tidak berjalan dengan baik, maka dapat menimbulkan keberatan dan sengketa informasi.

Pencatatan dan Pendataan : 1. Tanda terima permohonan dan penyerahan informasi 2. Buku register 3. Informasi yang diumumkan melalui website dan papan pengumuman/televisi

3

NO. AKTIVITAS

PELAKSANA MUTU BAKU

KET Pemohon Informasi

Bagian Registrasi PPID/ Petugas Meja Informasi

PPID PPID

Pembantu

Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output

1 Pemohon Informasi

dapat menyampaikan

permohonan informasi yang dibutuhkan baik secara elektronik maupun non-elektronik

(1) Formulir

Permohonan Informasi yang tersedia di meja pelayanan PPID (2) Fotocopy atau scan identitas diri (NIK) dari pemohon informasi

Pada hari

dan jam kerja untuk

pemohon informasi secara langsung dan setiap saat untuk pemohon informasi secara tidak langsung

Formulir

Permohonan

informasi yang

telah diisi

lengkap

dan dilampiri fotocopy/ scan identitas diri (NIK)

2. a. Melakukan registrasi berkas

permohonan informasi publik.

Jika dokumen/informasi yang

diminta telah tersedia dalam

DIP dan dimiliki oleh meja

informasi atau sudah terdapat

di website PPID, maka langsung

diberikan kepada pemohon

informasi atau bisa langsung

diunduh oleh pemohon

informasi.

b. Jika informasi/ dokumentasi

yang diminta belum tersedia

dalam DIP, maka berkas

permohonan disampaikan

kepada PPID dan PPID

Semua data-

data

pemohon

informasi

disimpan

dalam

bentuk hardcopy

dan softcopy

2 hari kerja

setelah

permohonan

informasi

diterima dari

Pemohon

Informasi

a. Diperiksanya kelengkapan permohonan;

b. Tercatatnya permohonan dalam register;

c. Dipastikannya informasi yang dimohon

ada dalam Daftar Informasi Publik;

d. Diterimanya surat pemberi-tahuan

1. PELAYANAN PERMOHONAN INFORMASI DI PPID

4

Pembantu perpanjangan waktu selama 7 (tujuh) hari kerja oleh pemohon;

3. PPID Pembantu menyerahkan

informasi atau dokumen yang

dimaksud kepada PPID.

DIP yang telah ditetapkan oleh Pemerintah Aceh

10 (sepuluh) hari kerja sejak permohonan informasi diterima oleh PPID

Dokumen informasi

4. a. Apabila informasi/dokumen

tersebut termasuk informasi yang

dikecualikan/rahasia, beserta

alasannya dengan mempedomani

SK Gubernur tentang informasi

yang dikecualikan/rahasia, maka

PPID berhak menolak

b. PPID menyampaikan surat

penolakan informasi kepada

pemohon informasi

Surat Penolakan 1 hari kerja

5. Petugas Meja layanan menyerahkan

informasi atau dokumen atau surat

penolakan yang diminta oleh

pemohon dengan memberikan

tanda bukti penyerahan dokumen

informasi.

a. Informasi/ Dokumen

b. Daftar Informasi Publik.

c. Surat penolakan

1 hari kerja

setelah

menerima

Nota Dinas.

Diterimanya

tanda bukti oleh

petugas

5

NO. AKTIVITAS

PELAKSANA MUTU BAKU

KET Pemohon Informasi

Bagian Registrasi PPID Pembantu/ Petugas Meja Informasi

PPID PPID

Pembantu

Unit Kerja/ Bidang

Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output

1 Pemohon Informasi dapat

menyampaikan permohonan

informasi yang dibutuhkan baik

secara elektronik maupun non-

elektronik

(1) Formulir

Permohonan Informasi yang tersedia di meja pelayanan PPID Pembantu (2) Fotocopy atau scan identitas diri (NIK) dari pemohon informasi

Pada hari dan

jam kerja

untuk

pemohon

informasi

secara

langsung dan

setiap saat

untuk

pemohon

informasi

secara tidak

langsung

Formulir

Permohonan

informasi yang

telah diisi

lengkap

dan dilampiri

fotocopy/ scan

identitas diri

(NIK)

2. a. Melakukan registrasi berkas

permohonan informasi publik.

Jika dokumen/ informasi yang

diminta telah tersedia dalam DIP

atau sudah terdapat di website

PPID Pembantu, maka langsung

diberikan kepada pemohon

informasi atau bisa langsung

diunduh oleh pemohon

informasi.

b. Jika informasi/ dokumentasi

yang diminta belum tersedia

dalam DIP, maka PPID

Semua

data- data

pemohon

informasi

disimpan

dalam

bentuk

hardcopy

dan softcopy

2 hari kerja

setelah

permohonan

informasi

diterima dari

Pemohon

Informasi

a. Diperiksanya kelengkapan permohonan;

b. Tercatatnya permohonan dalam register;

c. Dipastikannya keberadaan informasi yang dimohonkan ada pada Daftar Informasi Publik;

2. PELAYANAN PERMOHONAN INFORMASI DI PPID PEMBANTU

6

Pembantu menyampaikan berkas

permohonan kepada Unit Kerja

untuk mempersiapkan

dokumen informasi yang

dimohon

3. Apabila informasi belum tersedia, maka PPID pembantu akan memberitahukan kepada pemohon informasi untuk perpanjangan waktu 7 (tujuh) hari kerja

DIP yang telah ditetapkan oleh Pemerintah Aceh

7 (tujuh) hari

kerja sejak

permohonan

informasi

diterima oleh

PPID

Surat

Pemberitahuan

perpanjangan

waktu

4. Apabila informasi/dokumen

tersebut termasuk informasi yang

dikecualikan/rahasia, beserta

alasannya dengan mempedomani

SK Gubernur tentang informasi

yang dikecualikan/rahasia, maka

PPID Pembantu menyampaikan

surat usulan DIP yang dikecualikan

kepada PPID untuk dilakukan uji

konsekuensi.

Surat

Penolakan 2 hari kerja Surat Penetapan

DIP yang

dikecualikan

5. Petugas meja layanan menyerahkan

informasi atau dokumen atau surat

penolakan yang diminta oleh

pemohon dengan memberikan

tanda bukti penyerahan dokumen

informasi.

a. Informasi/ Dokumen

b. Daftar Informasi Publik.

c. Surat penolakan

1 hari kerja

setelah

menerima

Nota Dinas.

Diterimanya

tanda bukti oleh

petugas

7

FORMAT A3 : FORMAT FORMULIR PERMOHONAN INFORMASI PUBLIK (RANGKAP DUA)

[nama satker dan alamat, nomor telepon, faksimili, email (jika ada)]

FORMULIR PERMOHONAN INFORMASI

No. Pendaftaran (diisi petugas)*: .................................

Nama :……………………………………………………………………………………

Alamat : ……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

Pekerjaan : ……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

Nomor Telepon/E-mail : ……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

Rincian Informasi yang dibutuhkan : …………………………………………………………………………………....

(tambahkan kertas bila perlu) ……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

Tujuan Penggunaan Informasi : ……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

Cara Memperoleh Informasi** : 1. Melihat/membaca/mendengarkan/Mencatat***

2. Mendapatkan salinan informasi (hardcopy/softcopy)***

Cara Mendapatkan Salinan Informasi** : 1. Mengambil Langsung

2. Kurir

3. Pos

4. Faksimili

5. E-mail

......................(tempat), ............................... (tanggal/bulan/tahun)

Petugas Meja Informasi Pemohon Informasi

(Penerima Permohonan)

(…………………………………………….) (…………………………………………….)

Nama dan Tanda Tangan Nama dan Tanda Tangan

Keterangan:

* Diisi oleh petugas berdasarkan nomor registrasi permohonan Informasi Publik

** Pilih salah satu dengan memberi tanda (√)

*** Coret yang tidak perlu

Logo

Satker

8

FORMAT A4 : REGISTER PERMOHONAN INFORMASI

No Tgl Nama Alamat Nomor

Kontak Pekerjaan

Infor-

masi

Yang

Dimin-

ta

Tujuan

Penggu-

naan

Informasi

Status Informasi

Bentuk

Informasi Yang

Dikuasai

Jenis Permohonan

Keputusan Alasan

Penolakan

Hari dan Tanggal

Biaya & Cara

Pembayaran

Dibawah

Pengua-

saan

Belum

Didokumen-

tasikan

Soft-

copy

Hard-

copy

Melihat/

Menge-

tahui

Me-minta

Salinan

Pemberi

tahuan

Tertulis

Pemberian

Informasi Biaya Cara

Ya Tdk

KETERANGAN:

Nomor : diisi tentang nomor pendaftaran permohonan Informasi Publik.

Tanggal : diisi tentang tanggal permohonan diterima.

Nama : diisi tentang nama pemohon.

Alamat : diisi tentang alamat lengkap dan jelas Pemohon Informasi untuk memudahkan pengiriman informasi publik yang diminta.

Nomor Kontak : diisi tentang nomor kontak (nomor telepon/faksimili/telepon seluler/email Pemohon Informasi Publik.

Pekerjaan : diisi tentang pekerjaan Pemohon Informasi Publik.

Informasi Yang

Diminta

: diisi tentang detail informasi yang diminta.

Tujuan Penggunaan

Informasi

: diisi tentang tujuan/alasan permohonan dan penggunaan informasi.

Status Informasi : diisi dengan memberikan tanda (√). Bila tidak di bawah penguasaan, tuliskan Badan Publik lain yang menguasai bila diketahui, sesuai dengan

isian di formulir pemberitahuan tertulis.

Bentuk Informasi

Yang Dikuasai

: diisi dengan memberikan tanda (√).

Jenis Permohonan : diisi dengan memberikan tanda (√).

9

Keputusan : diisi sesuai dengan isi keputusan dalam pemberitahuan tertulis.

Alasan Penolakan : diisi tentang alasan penolakan oleh atasan PPID.

Hari dan Tanggal : Diisi tentang:

a. Hari dan tanggal penyampaian pemberitahuan tertulis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 Undang-Undang No. 14/2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dan Peraturan ini. Waktu pemberitahuan tertulis juga menandakan waktu penolakan informasi apabila permohonan ditolak. Dengan kata lain, dalam hal permohonan informasi publik ditolak, maka pemberitahuan tertulis ini sama dengan penolakan.

b. Hari dan tanggal pemberian informasi kepada Pemohon Informasi Publik. Biaya & Cara

Pembayaran

: diisi tentang biaya yang dibutuhkan serta perinciannya dan cara pembayaran yang dilakukan.

10

FORMAT A5 : PEMBERITAHUAN TERTULIS

[nama satker dan alamat, nomor telepon, faksimili, email (jika ada)]

PEMBERITAHUAN TERTULIS

Berdasarkan permohonan Informasi pada tanggal …. bulan …. tahun …. dengan nomor pendaftaran* .…, Kami menyampaikan kepada Saudara/i: Nama : ……………………………………………………………………………… Alamat : ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… No. Telp/Email : ……………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………

Pemberitahuan sebagai berikut: A. Informasi Dapat Diberikan

No. Hal-hal terkait Informasi Publik

Keterangan

1. Penguasaan Informasi Publik**

Kami Badan Publik lain, yaitu …

2. Bentuk fisik yang tersedia** Softcopy (rermasuk rekaman). Hardcopy/salinan tertulis.

3. Biaya yang dibutuhkan*** Penyalinan Rp. … x .......(jmlh lembaran) = Rp............

Pengiriman Rp............

Lain-lain Rp............

Jumlah Rp. …......

4. Waktu penyediaan ..… hari

5. Penjelasan penghitaman/pengaburan Informasi yang dimohon**** (tambahkan kertas bila perlu) ……………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………….

B. Informasi tidak dapat diberikan karena:**

Informasi yang diminta belum dikuasai Informasi yang diminta belum didokumentasikan Penyediaan informasi yang belum didokumentasikan dilakukan dalam jangka waktu …………*****

......................(tempat), ............................... (tanggal/bulan/tahun)

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)

(………………………………………) Nama & Tanda Tangan

Keterangan: * Diisi sesuai dengan nomor pendaftaran pada formulir permohonan. ** Pilih salah satu dengan memberi tanda (√). *** Biaya penyalinan (fotokopi atau disket) dan/atau biaya pengiriman (khusus kurir dan pos)

sesuai dengan standar biaya yang telah ditetapkan. **** Jika ada penghitaman informasi dalam suatu dokumen, maka diberikan alasan

penghitamannya. ***** Diisi dengan keterangan waktu yang jelas untuk menyediakan informasi yang diminta.

logo

satker

11

FORMAT A6 : FORMAT SURAT KEPUTUSAN PPID TENTANG PENOLAKAN PERMOHONAN INFORMASI (RANGKAP DUA)

[nama satker dan alamat, nomor telepon, faksimili, email (jika ada)]

SURAT KEPUTUSAN PPID TENTANG PENOLAKAN PERMOHONAN INFORMASI

No. Pendaftaran:* ....................

Nama : ……………………………………………………………………...

Alamat : ……………………………………………………………………...

……………………………………………………………………...

No. Telp/Email : ……………………………………………………………………...

……………………………………………………………………...

Rincian Informasi yang dibutuhkan : ……………………………………………………………………...

……………………………………………………………………...

……………………………………………………………………...

PPID memutuskan bahwa Informasi yang dimohon adalah:

INFORMASI YANG DIKECUALIKAN

Pengecualian Informasi didasarkan pada alasan

: Pasal 17 huruf ……… UU KIP. **

Pasal … Undang-Undang ….*** Bahwa berdasarkan Pasal-Pasal di atas, membuka Informasi tersebut dapat menimbulkan konsekuensi sebagai berikut: ……………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………….. Dengan demikian menyatakan bahwa:

PERMOHONAN INFORMASI DITOLAK

Jika Pemohon Informasi keberatan atas penolakan ini maka Pemohon Informasi dapat mengajukan keberatan kepada atasan PPID selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari kerja sejak menerima Surat Keputusan ini.

[...................(Tempat), ………………(tanggal, bulan, dan tahun) ****]

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)

(……………………………………………..) Nama & Tandatangan

Keterangan:

* Diisi oleh petugas berdasarkan nomor registrasi permohonan Informasi Publik. ** Diisi oleh PPID sesuai dengan pengecualian pada Pasal 17 huruf a – i UU KIP. *** Sesuai dengan Pasal 17 huruf j UU KIP, diisi oleh PPID sesuai dengan pasal pengecualian dalam undang-

undang lain yang mengecualikan informasi yang dimohon tersebut (sebutkan pasal dan undang-undangnya).

**** Diisi oleh petugas dengan memperhatikan batas tentang jangka waktu pemberitahuan tertulis sebagaimana diatur dalam UU KIP dan Peraturan ini.

logo

Satker

2

Keterkaitan : SOP ini terkait dengan : 1. SOP Penyusunan Daftar Informasi Dan Dokumentasi Publik (DIDP) 2. SOP Pelayanan Informasi Publik; 3. SOP Penanganan Keberatan Informasi Publik; 4. SOP Fasilitasi Sengketa Informasi; dan 5. SOP Evaluasi dan Pelaporan Pelayanan Publik

Peralatan/Perlengkapan : 1. Komputer 2. Brankas penyimpanan dokumen rahasia 3. Nota dinas 4. Format identifikasi informasi yang dikecualikan 5. SK Penetapan

Peringatan :

SOP ini berpengaruh terhadap pelaksanaan SOP lainnya. Apabila SOP ini tidak berjalan dengan baik, maka pelaksanaan SOP Pengumpulan, Pendokumentasian, dan Penyimpanan Informasi Publik, SOP Pelayanan Informasi Publik; dan SOP Pengelolaan Keberatan akan terganggu.

Pencatatan dan Pendataan :

1. Tanda terima nota dinas 2. Draf daftar informasi yang dikecualikan/rahasia yang ada di masing-masing

SKPA

3

NO AKTIVITAS

PELAKSANA BAKU MUTU

KET Gubernur

Tim Pertim-bangan

PPID PPID

Pembantu

Tenaga pembantu adm/fung-

sional

Persyaratan/ Keleng-kapan

Waktu Output

1. PPID membuat Nota Dinas kepada PPID Pembantu agar mempersiapkan usulan informasi yang dikecualikan/ rahasia untuk disampaikan kepada PPID

• Nota dinas

• Format identifikasi informasi yang dikecuali-

kan

1 hari kerja dan dilakukan minimal 1 tahun sekali

• Nota dinas

• Draf usulan informasi yang dikecualikan

2. PPID Pembantu memerintahkan Tenaga administrasi/ fungsional untuk mengidentifikasi informasi yang dikecualikan/rahasia beserta alasannya

Idem 1 hari kerja setelah diterima-nya nota dinas dari PPID

• Nota dinas

• Draf usulan informasi yang dikecualikan

3. Tenaga administrasi/fungsional mengidentifikasi informasi yang dikecualikan/rahasia untuk disampaikan kepada PPID Pembantu

Isian format identifikasi informasi yang dikecualikan

10 hari kerja setelah diterimanya perintah

Isian format identifikasi informasi yang dikecualikan

4. PPID Pembantu menerima dan memverifikasi usulan informasi yang dikecualikan/rahasia untuk selanjutnya disampaikan kepada PPID

Idem 5 hari kerja setelah diterimanya usulan informasi yang dikecualikan/ rahasia dari Tenaga pembantu administrasi/ fungsional

Isian format identifikasi informasi yang dikecualikan

5. PPID menerima dan memverifikasi usulan informasi yang dikecualikan/ rahasia dan menyampaikan kepada Tim Pertimbangan untuk dibahas

Idem 10 hari kerja setelah diterimanya usulan

Draft SK tentang Informasi yang

Dapat dihadirkan Tenaga Ahli sesuai

4

bersama-sama dengan PPID Pembantu dan Tenaga Ahli melalui rapat koordinasi perumusan usulan daftar/jenis informasi yang dikecualikan/ dirahasikan.

informasi yang dikecualikan/rahasia dari PPID Pembantu

dikecualian/rahasia

kebutuhan.

6. Tim Pertimbangan / atasan PPID menetapkan dan menyampaikan hasil kepada Gubernur.

Idem 10 hari kerja setelah diterimanya usulan informasi yang dikecuali-kan/ rahasia dari PPID

Draft SK tentang Informasi yang dikecualian/rahasia

Memverifikasi dan mengkaji adalah bentuk dari tindakan menguji konsekuensi dan kepantingan publik sebelum ditetapkan

sebagai informasi yang dikecualikan/rahasia

7. Gubernur menetapkan informasi yang dikecualikan/rahasia untuk kemudian disampaikan kepada Tim Pertimbangan

Draft SK tentang Informasi yang dikecuali-kan/rahasia

10 hari kerja setelah diterimanya usulan informasi yang dikecuali-kan/ rahasia dari Tim Pertim-bangan

SK tentang Informasi yang dikecualikan/rahasia

8. Tim Pertimbangan mengirimkan hasil penetapan informasi yang dikecualikan/rahasia kepada PPID dan PPID Pembantu

• Nota dinas

• SK

tentang

2 hari kerja sejak diterima-nya SK tentang

• Nota dinas

• SK tentang

Informasi

5

Informasi yang dikecuali-kan/ rahasia

Informasi yang dikecuali-kan/ rahasia dari Gubernur

yang dikecuali-kan/rahasia

9. PPID dan PPID Pembantu : a. Menyimpan informasi yang

ditetapkan sebagai informasi yang dikecualikan/rahasia untuk menghindari kebocoran; dan

b. Membuka informasi selain yang ditetapkan sebagai informasi yang dikecualian/rahasia dengan memasukkan ke dalam Daftar Informasi Publik

• Komputer; atau

• Brankas penyimpanan dokumen rahasia

5 hari kerja sejak diterima-nya SK tentang Informasi yang dikecuali-kan/ rahasia

Data base tentang informasi yang dikecualikan/ rahasia

Data base ini bersifat rahasia

6

FORMAT A2 : MATRIK ISIAN INFORMASI YANG DIKECUALIKAN/RAHASIA

NO INFORMASI YANG

DIKECUALIKAN/RAHASIA

DOKUMEN*

(jika informasi yang

dikecualikan/rahasia

terdapat dalam dokumen)

BAHAYA/KERUGIAN

YANG TIMBUL JIKA

INFORMASI TERSEBUT

DIBUKA

DASAR HUKUM

UNTUK

MERAHASIAKAN

KETERANGAN/ CATATAN

2

Keterkaitan : SOP ini terkait dengan : 1. SOP Penyusunan Daftar Informasi Dan Dokumentasi Publik (DIDP) 2. SOP Pelayanan Informasi Publik; 3. SOP Uji Konsekuensi Informasi publik; 4. SOP Fasilitasi Sengketa Informasi; dan SOP Evaluasi dan Pelaporan Pelayanan Publik

Peralatan/Perlengkapan : 1. Komputer 2. Printer 3. Internet 4. Nota dinas 5. Draf usulan informasi yang dikecualikan/rahasia

Peringatan :

Apabila keberatan atas pelayanan informasi yang diajukan tidak ditangani dengan baik akan menimbulkan sengketa di Komisi Informasi maupun pengadilan.

Pencatatan dan Pendataan :

1. Absensi 2. Berita Acara Uji Konsekuensi

3

NO. AKTIVITAS

PELAKSANA MUTU BAKU

KET Tim

Pertimb

angan

PPID PPID

Pembantu

Tenaga

Pem-

bantu

Adm/

Fung-

sional

Petugas

Meja

Informasi

Persyaratan/

Kelengkapan

Waktu

Output

1. Petugas Meja Informasi PPID:

a. mencatat dalam register penerimaan setiap pengajuan keberatan apabila telah lengkap persyaratan;

b. memeriksa dan mengklarifikasi persyaratan keberatan apabila belum lengkap baik secara langsung maupun melalui surat pemberitahuan;

c. memberikan atau mengirimkan tanda terima apabila persyaratan keberatan telah lengkap;

d. meneruskan pengajuan keberatan kepada PPID;

a. surat keberatan;

b. register keberatan;

c. tanda terima surat keberatan.

3 hari

kerja

setelah

diterima-

nya kebe-

ratan

a. Diregisternya surat keberatan;

b. Diterimanya surat keberatan oleh PPID

2. PPID dibantu dengan Tenaga

Administrasi/Fungsional melakukan

telaah terhadap keberatan dan

berkoordinasi dengan PPID Pembantu.

a. surat keberatan;

b. Peraturan Perundang-Undangan

5 hari

kerja

setelah

diterima-

nya berkas

keberatan

Hasil telaah

keberatan

3. Hasil koordinasi tersebut PPID

membuat draf tanggapan atas

keberatan yang diajukan oleh

pemohon untuk disampaikan kepada

Tim Pertimbangan.

a. Surat keberatan

b. Hasil telaahan;

c. Tanggapan

3 hari

kerja

setelah

diterima-

nya

telaahan

Surat keputusan

atas keberatan

4

4. PPID dan/atau PPID Pembantu

melaksanakan surat tanggapan Tim

Pertimbangan atas pengajuan

keberatan dan menyerahkanya kepada

Petugas Meja Informasi di bawah

PPID.

Surat

keputusan atas

keberatan

30 hari

kerja

setelah

surat

keberatan

diregister

Dilaksanakannya

surat keputusan

Tim

Pertimbangan

5. Petugas Meja Informasi dibawah PPID

menyerahkan atau mengirimkan surat

tanggapan Tim Pertimbangan atas

pengajuan keberatan dan hasilnya

kepada pemohon.

Surat

keputusan atas

keberatan

1 hari

kerja

setelah

surat

diterima

dari

PPID

Diterimanya surat

keputusan oleh

Pemohon.

5

FORMAT A7 : FORMULIR KEBERATAN (RANGKAP DUA)

[nama Satker dan alamat, nomor telepon, faksimili, email, dst]

PERNYATAAN KEBERATAN ATAS PERMOHONAN INFORMASI

A. INFORMASI PENGAJU KEBERATAN

Nomor Registrasi Keberatan :_______________________________________________(diisi petugas)*

Nomor Pendaftaran Permohonan

Informasi :________________________________________________

Tujuan Penggunaan Informasi :________________________________________________

Identitas Pemohon

Nama :_________________________________________________

Alamat :_________________________________________________

______________________________________________

Pekerjaan : _________________________________________________

Nomor Telepon : _________________________________________________

Identitas Kuasa Pemohon **

Nama :_________________________________________________

Alamat :__________________________________________________

______________________________________________

Nomor Telepon :__________________________________________________

B. ALASAN PENGAJUAN KEBERATAN***

a. Permohonan Informasi di tolak.

b. Informasi berkala tidak disediakan

c. Permintaan informasi tidak ditanggapi

d. Permintaan informasi ditanggapi tidak sebagaimana yang diminta

e. Permintaan informasi tidak dipenuhi

f. Biaya yang dikenakan tidak wajar

g. Informasi disampaikan melebihi jangka waktu yang ditentukan

C. KASUS POSISI (tambahkan kertas bila perlu)

________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

D. HARI/TANGGAL TANGGAPAN ATAS KEBERATAN AKAN DIBERIKAN : [tanggal], [bulan], [tahun][diisi oleh petugas]****

Demikian keberatan ini saya sampaikan, atas perhatian dan tanggapannya, saya ucapkan terimakasih.

..........................(tempat), ...........................[tanggal], [bulan], [tahun] *****

Mengetahui, ******

Petugas Informasi Pengaju Keberatan

(Penerima Keberatan)

(…………………...............) ( ............................................. )

Nama & Tanda Tangan Nama & Tanda Tangan

KETERANGAN

* Nomor register pengajuan keberatan diisi berdasarkan buku register pengajuan keberatan

** Identitas kuasa pemohon diisi jika ada kuasa pemohonnya dan melampirkan Surat Kuasa.

*** Sesuai dengan Pasal 35 UU KIP, dipilih oleh pengaju keberatan sesuai dengan alasan keberatan yang diajukan

**** Diisi sesuai dengan ketentuan jangka waktu dalam UU KIP

***** Tanggal diisi dengan tanggal diterimanya pengajuan keberatan yaitu sejak keberatan dinyatakan lengkap sesuai dengan buku register

pengajuan keberatan.

****** Dalam hal keberatan diajukan secara langsung, maka formulir keberatan juga ditandatangani oleh petugas yang menerima pengajuan

keberatan.

Logo Satker

6

FORMAT A8 : REGISTER KEBERATAN

No. Tgl Nama Alamat Nomor

Kontak Pekerjaan

No.

Pendaf-

taran

permo-

honan

infor-

masi

Infor-

masi

Yang

Dimin-

ta

Tujuan

Penggunaan

Informasi

Alasan Pengajuan

Keberatan

(Pasal 35 ayat (1) UU KIP) Keputusan

atasan

PPID

Hari dan

Tanggal

Pemberian

tanggapan

atas

Keberatan

Nama dan

Posisi Atasan

PPID

Tanggapan

Pemohon

Informasi

a* b* c* d* e* f* g*

Keterangan:

No. : diisi tentang nomor registrasi keberatan. Tgl : diisi tentang tanggal keberatan diterima. Nama : diisi dengan Nama Pemohon Informasi Publik yang mengajukan keberatan dan/atau kuasanya Alamat : diisi tentang alamat lengkap dan jelas Pemohon Informasi. Nomor Kontak : diisi tentang nomor kontak (nomor telepon/faksimili/telepon seluler/email Pemohon Informasi Publik. Pekerjaan : diisi tentang pekerjaan Pemohon Informasi Publik. No. Pendaftaran Permohonan Informasi

: diisi tentang nomor pendaftaran pada formulir permohonan informasi. Dalam hal keberatan karena alasan informasi yang tidak diumumkan secara berkala, maka kolom ini tidak perlu diisi.

Informasi Yang diminta : diisi dengan informasi yang diminta. Tujuan Penggunaan Informasi : diisi tentang tujuan/alasan permohonan dan penggunaan informasi. Alasan Pengajuan Keberatan (Pasal 35

ayat (1) UU KIP)

: diisi dengan memberikan tanda (√) sesuai alasan yang digunakan untuk mengajukan keberatan sebagaimana Pasal 35 ayat

(1) Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik:

a. Penolakan atas permintaan informasi berdasarkan alasan pengecualian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17

Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik

b. Tidak disediakannya informasi berkala

c. Tidak ditanggapinya permintaan informasi

d. Permintaan informasi tidak sitanggapi sebagaimana yang diminta

e. Tidak dipenuhinya permintaan informasi

f. Pengenaan biaya yang tidak wajar

7

g. Penyampaian informasi yang melebihi jangka waktu yang diatur dalam Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik

Keputusan atasan PPID : diisi dengan keputusan yang diambil oleh Atasan PPID.

Hari dan Tanggal Pemberian

tanggapan atas Keberatan

: diisi hari dan tanggal pemberian tanggapan atas keberatan.

Nama dan Posisi Atasan PPID : diisi dengan siapa pejabat yang akan memberikan tanggapan sesuai dengan kewenangan yang ada pada SPO Badan Publik atau Pejabat yang ditunjuk untuk mewakili atasan PPID

Tanggapan Pemohon Informasi : diisi dengan tanggapan Pemohon Informasi Publik atas Keputusan Atasan PPID.

- 2 -

Keterkaitan : SOP ini terkait dengan :

1. SOP Penyusunan Daftar Informasi dan Dokumentasi Publik (DIDP) 2. SOP Pelayanan Informasi Publik 3. SOP Penanganan Keberatan Layanan Informasi Publik

Peralatan/Perlengkapan : 1. Komputer 2. Alat tulis kantor 3. SK Tim Fasilitasi 4. Surat Kuasa 5. Surat Kesimpulan

Peringatan : SOP ini berpengaruh terhadap pelaksanaan SOP lainnya. Apabila SOP ini tidak berjalan dengan baik, maka pelaksanaan SOP Pelayanan Informasi Publik; dan SOP Penanganan Keberatan akan terganggu.

Pencatatan dan Pendataan : 1. Tanda terima

2. Surat koordinasi ke PPID Pembantu terkait 3. Menghadiri dan memfasilitasi sengketa informasi di Komisi Informasi

Aceh

- 3 -

NO AKTIVITAS

PELAKSANA MUTU BAKU

KET Pemohon Informasi

PPID Utama

PPID Pembantu

Atasan PPID dan Tim FSI

Komisi Informasi

Aceh

Persyaratan/ Kelengkapan

Waktu Output

1. Pemohon Informasi dapat mengajukan sengketa informasi ke Komisi Informasi setelah masa keberatan 30 (tiga puluh) hari kerja.

(1) Formulir Pengajuan Keberatan Informasi Publik yang tersedia di meja pelayanan PPID atau ditampilkan di website dan dapat diunduh,

(2) Fotocopy atau scan identitas diri (NIK) dari Permohonan Informasi yang mengajukan keberatan

Pada hari dan jam kerja, maksimal 10 (sepuluh) hari kerja, sejak permohonan informasi teregestrasi

Berkas permohonan informasi yang telah diisi lengkap dan dilampiri fotocopy/scan identitas diri (NIK)

Perpanjangan pemenuhan permohonan informasi selama 7 (tujuh) hari sejak pemberitahuan tertulis diberikan dan tidak dapat diperpanjang lagi.

2. Komisi Informasi menyampaikan surat panggilan sidang kepada Atasan PPID/PPID/PPID Pembantu. Atasan PPID menugaskan/ mengkuasakan Biro Hukum/ Tim fasilitasi sengketa informasi untuk penyelesaian sengketa informasi, yang dibentuk oleh PPID Utama

Surat panggilan penyelesaian sengketa informasi

Minimal 3 (tiga) hari kerja sebelum sengketa dimulai

Tanggapan tertulis dari atasan PPID perihal informasi yang disengket akan

3. Kepala Biro Hukum/Tim Fasilitasi Sengketa Informasi (FSI) menghadiri/ memfasilitasi sidang sengketa informasi.

Surat Kuasa / SK Tim Fasilitasi Berkas Dokumen

yang diminta jika

terbuka

paling lambat 14 hari kerja setelah diterimanya tanggapan tertulis dari Atasan PPID

Dokumen Informasi Hasil Sidang

- 4 -

4. PPID Utama/PPID Pembantu berkoordinasi dengan unit kerjanya untuk mempersiapkan penyelesaian sengketa informasi

Surat Koordinasi 1 (satu) hari kerja

Surat Koordinasi

5. Tim fasilitasi sengketa informasi mendampingi/menghadiri proses penanganan sengketa informasi di Komisi Informasi Aceh

Surat Kuasa Dokumen Informasi Indentitas diri (NIK)

Minimal 1 – 2 jam kerja persidang kasus, Jangka waktu sidang 100 hari kerja

Hasil Sidang Hasil Mediasi

6. Tim fasilitasi sengketa informasi melaporkan proses penanganan sengketa informasi kepada Atasan PPID

Laporan Sidang Keputusan Sidang Hasil Mediasi

1 – 2 jam kerja (persidang), Jangka waktu sidang 100 hari kerja

Keputusan Sidang Sengketa Informasi

2

Keterkaitan : SOP ini terkait dengan : 1. SOP Penyusunan Daftar Informasi Dan Dokumentasi Publik (DIDP) 2. SOP Pelayanan Informasi Publik; 3. SOP Uji Konsekuensi Informasi publik; 4. SOP Fasilitasi Sengketa Informasi; dan SOP Penanganan Keberatan Informasi

Peralatan/Perlengkapan : 1. Komputer 2. Printer 3. Telepon dan fax 4. Internet 5. Nota dinas 6. Form pelaporan/ Buku Laporan

Peringatan :

SOP ini bertujuan untuk mendapatkan gambaran dan hasil evaluasi tentang pelaksanaan keterbukaan informasi.. Gambaran dan hasil evaluasi pelaksanaan keterbukaan informasi berguna untuk pengambilan kebijakan dalam rangka perbaikan pelaksanaan keterbukaan informasi. Selain itu, pelaporan atas pelaksanaan keterbukaan informasi juga menjadi bagian dari kewajiban badan publik yang diatur dalam Peraturan Komisi Informasi No. 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik. Tidak berjalannya SOP ini akan mengurangi input terhadap pengembangan kebijakan keterbukaan informasi publik dan berpotensi terjadi pelanggaran terhadap kewajiban pelaporan serta publikasi laporan tahunan tentang pelaksanaan keterbukaan informasi.

Pencatatan dan Pendataan :

1. Jumlah permohonan 2. Iventarisasi sarana dan prasarana

3

NO. AKTIFITAS

PELAKSANA MUTU BAKU

KET Gubernur

Tim

Pertim-

bangan

PPID

Komisi

Informasi

dan

Lembaga

lainnya

Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output

1. PPID mengkompilasi laporan

semester dari PPID Pembantu

untuk menjadi bahan:

1) Penyusunan Laporan Tahunan Pelayanan Informasi Publik; dan

2) Rapat Koordinasi dan Evaluasi Tahunan Pelayanan Informasi Publik.

untuk kemudian disampaikan

kepada Tim Pertimbangan.

Laporan dari

PPID, PPID

pembantu dan

Kabupaten/

Kota

Paling lama 20 hari Hasil Evaluasi

2. Tim Pertimbangan menggelar

rapat koordinasi dan evaluasi

tahunan tentang pelaksanaan

pelayanan informasi publik untuk

kemudian hasilnya disampaikan

kepada Gubernur sebagai laporan,

kepada Komisi Informasi Aceh

dan Lembaga terkait lainnya.

• Draf Laporan

Buku Laporan

Paling lama 3 bulan

Tahun Anggaran

berjalan

Buku Laporan

3. PPID mempublikasikan Laporan

Tahunan Pengelolaan dan

Pelayanan Informasi Publik

melalui website

Buku Laporan 1 hari kerja setelah

menerima perintah

dari Gubernur

Buku Laporan

4

FORMAT A9 : LAPORAN

No. Muatan Rincian

1 Gambaran umum kebijakan pelayanan Informasi Publik

Peraturan dan Keputusan Gubernur yang diterbitkan terkait pelayanan informasi publik.

2 Gambaran umum pelaksanaan pelayanan Informasi Publik

• Sarana dan prasarana pelayanan Informasi Publik yang dimiliki beserta kondisinya;

• Sumber daya manusia yang menangani pelayanan Informasi Publik beserta kualifikasinya; dan

• anggaran pelayanan informasi serta laporan penggunaannya.

3 Rincian pelayanan Informasi Publik • Jumlah permohonan Informasi Publik; • Waktu yang diperlukan dalam memenuhi setiap permohonan Informasi Publik

dengan klasifikasi tertentu; • Jumlah permohonan Informasi Publik yang dikabulkan baik sebagian atau

seluruhnya; dan • Jumlah permohonan Informasi Publik yang ditolak beserta alasannya.

4 Rincian penyelesaian sengketa Informasi Publik

• Jumlah keberatan atau banding atas keberatan yang diterima; • Tanggapan atas keberatan • Jumlah permohonan penyelesaian sengketa ke Komisi Informasi yang

berwenang; • Hasil mediasi dan/atau keputusan ajudikasi Komisi Informasi yang berwenang

dan pelaksanaanya; • Jumlah gugatan yang diajukan ke pengadilan; • Hasil putusan pengadilan dan pelaksanaannya

5 Kendala eksternal dan internal dalam pelaksanaan layanan Informasi Publik

Faktor yang menghambat pelaksanaan informasi publik di Pemerintah Aceh baik yang datang dari luar maupun dari dalam.

6 Rekomendasi dan rencana tindak lanjut untuk meningkatkan kualitas pelayanan Informasi Publik

Langkah-langkah yang akan dilaksanakan Pemerintah Aceh dalam rangka mengatasi kendala dan memperbaiki kualitas pelayanan informasi publik di Pemerintah Aceh.