BINUS QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

Induksi Karyawan Baru

- QUALITY MANAGEMENT CENTER -

AGENDA

1.Sekilas mengenai Quality

2.BINUS Quality Management System

- ISO 9000:2008

- IWA 2:2007

-Malcolm Baldrige Criteria for

Performance Excellence

3.Dokumentasi Mutu

4.Quality Management Center (QMC)

Learning Objectives

Karyawan memahami konteks/definisi mutu Karyawan memahami sistem manajemen mutu yang ada

di BINUS University (ISO 9000, IWA2:2007 dan Malcolm Baldrige)

Memahami hal yang wajib dilakukan sebagai karyawan baru

Karyawan dapat menjalankan tugas/pekerjaan sesuai standar sistem mutu yang berlaku di BINUS University

Definisi Quality

– Fitness for use (J. M. Juran)

– Conformance to Customer

Requirements (P. B. Crosby)

– Meeting Customer

Expectations (A. V.

Feigenbaum)

– Customer Satisfaction (K.

Ishikawa)

“Persepsi mengenai sebuah barang atau jasa yang dirasa sesuai

dengan kebutuhan, persyaratan dan memberikan kepuasan

pelanggan”

Kepuasan Pelanggan

MUTU

Produktifitas

Harga

Biaya Kegagalan

KEUNTUNGAN

Penguasaan Pasar

BINUS Quality Management System

INSPEKSI

QUALITY CONTROL

QUALITY ASSURANCE

QUALITY MANAGEMENT

Hanya mengetahui yang baik dan yang cacat

Pengendalian di proses (di lapangan)

Pengendalian di proses (di lapangan)

IQA

2012,

2013,

2014

A world-class university in continuous pursuit of innovation and enterprise

Creating outstanding leaders for global community

Providing a world-class teaching, learning, and research experience that fosters excellence in scholarship, innovation and entrepreneurship

Conducting professional services with an emphasis on application of knowledge to the society

Improving the quality of life of Indonesians and the international community

Recognizing and rewarding the most creative and value-adding

talents

The mission of BINUS University is

to contribute to the global community

through the provision of world-class education by :

ACADEMIC QUALITY

HIGH IMPACT RESEARCH

Internationalization & Industry Realization

/Partnership

KNOWLEDGE AND INNOVATION

GLOBAL EMPLOYABILITY & ENTREPRENEURSHIP

GLOBAL RECOGNITION

Internationalization & Industry Realization

/Partnership

SUSTAINABLE GROWTH

UNIVERSITY OF CHOICE

1

2

3

4

5

6

7

8

Quality Policy

BINUS University is committed to providing a world class education with International Learning Experience that makes positive contributions to the global community

Quality Objectives:

• Two out of every three graduates work at global organizations or become entrepreneurs within six months upon graduation.

• All active students gain international experience.

• Achieves World Class University Rating.

• All Faculty Members have International Papers.

• 500 Intellectual Property Rights are legally registered.

• The Academic Satisfaction Index achieves 80%.

• The Stakeholder Satisfaction Index achieves 85%.

Sertifikat

ISO 9001:2008 Badan Sertifikasi : SGS Badan Akreditasi : JAS-ANZ, No. Sertifikat : AU98/00995 dan UKAS , No. Sertifikat : ID08/01051

IWA 2:2007 No. Sertifikat : ID08/1052

Education Criteria for Performance Excellence based on MBNQA Criteria Score : 529 (17 November 2014)

ISO 9000

“ISO 9000 adalah suatu standar sistem manajemen mutu yang dikeluarkan oleh organisasi internasional yang bernama International Organization for standardization”

• Non Government Organization

• HQ Located in Geneve

• ‘isos’ = same or equal (bahasa yunani)

“bukan produk yang disertifikasi, tetapi sistem

manajemen mutu untuk menghasilkan

produk tersebut”

Sertifikat ISO 9000

Diberikan kepada setiap organisasi yang menerapkan ISO 9000 dan lulus audit oleh auditor yang bersertifikat IRCA (International register of certificated auditors) Dikeluarkan oleh badan sertifikasi dan berlaku 3 tahun Setiap periode tertentu ( biasanya 6 bulan atau 1 tahun), lembaga sertifikasi akan melakukan kunjungan pengawasan untuk memastikan bahwa perusahaan masih menerapkan secara konsisten

Penerapan ISO 9000 Bina Nusantara

• Nomor sertifikat : ID08/1051

• Tanggal sertifikat : 17 Nov 1997, 28 Nov 2000, 10 Feb 2005, 10 Maret 2008, 10 Maret 2011, 13 November 2013

• Pindah ke versi 2000 : 13 Nov 2001

• Pindah ke versi 2008 : 10 Maret 2009

• Badan Sertifikasi : SGS

• Badan Akreditasi : JAS-ANZ, UKAS

• Scope :

– Perancangan kurikulum

– Pengendalian Proses Perkuliahan

– Penelitian

– Pengabdian kepada Masyarakat

• IWA 2:2007 (Guidelines for the application of ISO 9001:2000 in education) – 10 Maret 2008

Prinsip ISO 9001

1. Customer Focused Organization (Fokus kepada pelanggan)

2. Leadership (Kepemimpinan)

3. Involvement of People (Keterlibatan orang)

4. Process Approach (Pendekatan proses)

5. Systems Approach to Management (Pendekatan sistem untuk manajemen)

6. Continual Improvement (Peningkatan berkelanjutan)

7. Factual Approach to Decision Making (Pendekatan fakta untuk pengambilan keputusan)

8. Mutually Beneficial Supplier Relationships (Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok)

ISO 9001:2008 - Requirements

1. Clause 1 Scope

2. Clause 2 Normative reference

3. Clause 3 Terms and definitions

4. Clause 4 Quality Management System

5. Clause 5 Management responsibility

6. Clause 6 Resource management

7. Clause 7 Product realization

8. Clause 8 Measurement, analysis and improvement

Interaksi Antar Proses

Prosedur Terkait Klausul

• Clause 4 : Quality Management System

–PR-BINUS-10-02, Prosedur Pengendalian Dokumen dan Data

–PR-BINUS-10-03, Prosedur Pengendalian Catatan Mutu

• Clause 5 : Management responsibility

– Rapat Koordinasi

– Laporan Mingguan / Bulanan

– Rencana Kerja

– KPI

Prosedur Terkait Klausul

• Clause 6 : Resource Management

–PR-BINUS-06-01, Penerimaan Dosen

–PR-BINUS-27-02, Prosedur Induksi

–PR-BINUS-27-07, Prosedur Pengakhiran Hubungan Kerja

–PR-BINUS-27-37, Prosedur Pelatihan Internal

–PR-BINUS-27-01, Prosedur Recruitment

Prosedur Terkait Klausul

• Clause 7 : Product Realization – PR-BINUS-01-01, Prosedur Pembentukan Jurusan Baru – PR-BINUS-01-02, Prosedur Perancangan Perubahan Kurikulum

– PR-BINUS-01-03, Prosedur Penyusunan Materi Kuliah

– PR-BINUS-01-04, Prosedur Perancangan Pedoman

– PR-BINUS-01-05, Prosedur Penutupan Program Studi

– PR-BINUS-03-01, Prosedur Registrasi Mahasiswa dan PR-BINUS-03-02, Prosedur Penjadwalan dan Pendaftaran Semester Pendek

– PR-BINUS-04-01, Prosedur Persiapan Perkuliahan Jenjang D3 dan S1

– PR-BINUS-04-02, Prosedur Pelaksanaan Perkuliahan Jenjang d3 dan S1

Prosedur Terkait Klausul

• Clause 7 : Product Realization

– PR-BINUS-05-01, Prosedur Persiapan Ujian PR-BINUS-05-03,

Prosedur Pendaftaran Persiapan & Pelaksanaan Sidang Skripsi &

Tugas Akhir

– PR-BINUS-05-04, Prosedur Pelaksanaan Ujian

– PR-BINUS-07-01, Prosedur Pengolahan Nilai Mahasiswa

– PR-BINUS-17-03, Prosedur Backup Files

– Prosedur Persiapan Praktikum

– Prosedur Pelaksanaan Praktikum

– Prosedur Ujian Praktikum

– Prosedur Pengolahan Nilai Praktikum

Prosedur Terkait Klausul

• Clause 8 : Measurement, analysis and improvement –PR-BINUS-06-03, Prosedur KPI –PR-BINUS-06-12, Prosedur Pembinaan Dosen –Prosedur Evaluasi Praktikum

–PR-BINUS-10-04, Prosedur Audit Mutu Internal

–PR-BINUS-10-06, Prosedur Penanganan Keluhan dan Ketidaksesuaian

–PR-BINUS-10-07, Prosedur Pengukuran Jenjang D3 dan S1

Dokumentasi Sistem Mutu

• Perbedaan Prosedur dan Instruksi Kerja – Prosedur merupakan daftar kegiatan yang menjelaskan

sebuah proses, dapat juga berupa proses lintas unit – Jika didalam prosedur, dibutuhkan penjelasan khusus, maka

dibuatkan Instruksi Kerja • Untuk Dokumen yang terkendali seperti Kualifikasi, Distribusi

Matakuliah, jika didistribusikan kepada unit lain, maka harus diberikan stempel controlled unit.

IWA 2 : 2007

Merupakan International Workshop Agreement yang menyediakan petunjuk bagi organisasi pendidikan untuk implementasi sistem

manajemen mutu berdasarkan ISO 9001:2000

Apa Peran Anda dalam Penerapan ISO ?

• Jangan menerima input yang tidak sesuai, kecuali ada catatan khusus

• Jangan menghasilkan ketidaksesuaian

• Jangan mengirimkan ketidaksesuaian ke proses berikutnya

8 Langkah Penting Yang Dilakukan

1. Pelajari Proses yang ada termasuk proses / kegiatan yang telah dilakukan oleh pendahulu Anda

2. Siapkan input yang sesuai 3. Periksa output atau hasil proses 4. Catat output yang dihasilkan 5. Apabila ditemukan ketidaksesuaian, maka masukkan

ke dalam Formulir Tindakan Perbaikan dan Pencegahan

6. Lakukan tindakan perbaikan 7. Jangan menerima ketidaksesuaian, jangan

menghasilkan ketidaksesuaian dan jangan meneruskan ketidaksesuaian

Manfaat Penerapan ISO

• Kejelasan tugas dan wewenang

• Kepuasan kerja karena sistem dan prosedur kerja yang baik

• Keyakinan akan kebenaran cara penanganan pekerjaan

Malcom Baldrige Education Criteria for Performance Excellence

7 Kategori Kriteria, 17 Items (Bidang) DAN Bobot Nilai

EDUCATION CRITERIA 2013-2014

The Journey To Business Excellence

The Journey To Business Excellence

• The HIGHEST SCORE Achievement Award

Platinum

• The BEST SCORE GROWTH Achievement Award

Gold

Silver

Bronze

• Certificate of ACKNOWLEDGEMENT for Band Level of Excellence Achievement

INDONESIAN QUALITY AWARDFOR BUMN

INDONESIAN QUALITY AWARDFOR BUMNINDONESIAN QUALITY AWARD

FOR BUMNINDONESIAN QUALITY AWARD

FOR BUMNINDONESIAN QUALITY AWARD

FOR BUMN

INDONESIAN QUALITY AWARDFOR BUMN

QUALITY MANAGEMENT CENTER

Quality Management Center

Dibentuk untuk menjamin bahwa sistem mutu di lingkungan Universitas Bina Nusantara dijalankan sesuai prosedur yang berlaku. Lokasi Lt. 2 Kampus Syahdan E-mail : dokiso@binus.edu atau ienneke@binus.edu

Tugas QMC

• Menganalisis data untuk menemukan akar masalah dan mengusulkan pemecahan/pencegahannya

• Menerima keluhan, saran dan kritik dari mahasiswa, dosen& staf Universitas Bina Nusantara

• Mengevaluasi efektifitas tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan

• Mengkoordinasi pelaksanaan audit Internal dan eksternal

• Mengusulkan perbaikan sistem internal

• Menjadi pusat kegiatan sistem mutu untuk para stakeholder

Struktur Organisasi QMC

Quality Improvement Section Head Quality System and Control Section Head Quality Measurement & Analysis Section Head

Quality Measurement Officer

System and Procedure Officer

Quality Control Officer

QMC Manager

Dr. Dra. Ienneke Indra Dewi, M. Hum

Nurvianto Dwi Pranoto, SE Devi Handayani Noor Wahyuni, S.Psi.

Pengkuh I. Sudana, SE., S.Kom Rudi, SE., MT Sabaria Catharin Debora, S.IK

Quality Improvement Officer

Quality Measurement Officer

Portal.binus.edu

Referensi

• Handbook ISO 9001 di Proses Kerja, Aditya Nugroho

• Teaching Improvement Workshop – Quality Awareness

• Handbook Baldrige National Quality Program – Education Criteria for Performance Excellence (2013-14)

• SGS – QMS 9001:2008 – Introduction & Documentation