bimtek penyusunan standar operasional bimtek sop ptn.pdfآ  bimtek penyusunan standar operasional...

Download Bimtek Penyusunan Standar Operasional Bimtek SOP PTN.pdfآ  Bimtek Penyusunan Standar Operasional Prosedur

Post on 03-Nov-2019

12 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • Bimtek Penyusunan Standar Operasional Prosedur

    Di Lingkungan Perguruan Tinggi Negeri

    Jakarta, 11 Maret –13 Maret 2019

  • Area Perubahan Reformasi Birokrasi

    8 AREA PERUBAHAN

    Tata Laksana

    Peraturan Perundang- undangan

    Sumber daya manusia aparatur

    PengawasanAkuntabilitas

    Pelayanan Publik

    Mental Aparatur

    Organisasi

    Sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai prinsip-

    prinsip good governance

    Regulasi yang lebih tertib, tidak tumpang tindih, dan kondusif.

    SDM aparatur yang berintegritas, netral, kompeten, capable,

    profesional, berkinerja tinggi, dan sejahtera

    Meningkatnya penyelenggaraan pemerintahan yang bebas KKNMeningkatnya kapasitas dan

    Akuntabilitas kinerja birokrasi

    Pelayanan prima sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat

    Terciptanya budaya kerja positif bagi birokrasi yang melayani, bersih, dan akuntabel

    Organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran

    Berbagi sumber daya Berbasis Efisiensi

  • PROGRAM TATALAKSANA Memiliki 5 rencana aksi:

    Penyusunan peta proses bisnis Kementerian sesuai tugas dan fungsi unit kerja

    Penyusunan SOP makro dan mikro sesuai dengan peta proses bisnis

    Integrasi layanan/e-government yang telah ada dan Pembangunan/ pengembangan sistem e-government baru untuk mendukung penyelenggaraan kegiatan Kementerian

    Menetapkan PPID dan menerapkan keterbukaan informasi publik

    Penerapan sistem kearsipan yang handal

  • Hasil Penilaian Reformasi Birokrasi oleh Kementerian PAN dan RB

    2016

    2017

    1. Belum seluruh unit organisasi telah memiliki peta proses bisnis yang sesuai dengan tugas dan fungsi

    2. SOP yang ada belum seluruhnya diselaraskan dengan proses bisnis yang baru ditetapkan

    3. SOP belum dievaluasi dan disesuaikan dengan perkembangan tuntutan efisiensi, dan efektivitas birokrasi, secara berkala

    1. Peta proses bisnis belum disusun oleh seluruh unit kerja, khususnya di Kopertis dan Perguruan Tinggi Negeri

    2. Proses bisnis belum dimanfaatkan sebagai acuan dalam mensinergikan kinerja antar unit kerja

    3. SOP belum seluruhnya disesuaikan dengan peta proses bisnis yang ada

  • ENTERPRISE ARCHITECTURE

    Dirancang oleh Pusat Data dan Informasi Iptek dan Dikti sebagai

    dasar untuk merancang Peta Proses Bisnis dan Sistem Informasi

    PENDAMPINGAN

    Penyusunan peta proses bisnis di lingkungan Unit Utama, PTN,

    dan LLDIKTI

    1

    2016

    2

    2017

    PERMENRISTEKDIKTI NO 71 TAHUN 2017

    Diterbitkan sebagai pedoman penyusunan dan evaluasi peta proses bisnis dan SOP di

    lingkungan Kemenristekdikti

    3

    2017

    KEPMENRISTEKDIKTI 376/M/KPT/2018

    Hasil peta proses bisnis yang telah disusun, ditetapkan oleh Menteri Ristekdikti sebagai

    dokumen resmi peta proses bisnis Kementerian

    4

    2018

    EVALUASI PETA PROSES BISNIS

    Mengevaluasi dan memperbaiki Peta Proses Bisnis Kementerian, yang meliputi Direktorat

    Jenderal, Sekretariat Jenderal, dan Inspektorat Jenderal

    5

    2019

    Kronologi Penyusunan Peta Proses Bisnis Kementerian

  • DASAR HUKUM PETA BISNIS PROSES DAN SOP

    2 3 4 5 6 7

    PERPRES Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi

    PERPRES Nomor 7 Tahun 2015 tentang Organisasi Kementerian Negara

    PERPRES Nomor 13 Tahun 2015 tentang Kemenristekdikti

    PERMENPANRB Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan

    PERMENPANRB Nomor 19 Tahun 2018 tentang Penyusunan Peta Proses Bisnis Instansi Pemerintah

    PERMENRISTEKDIKTI Nomor 71 Tahun 2017 tentang Pedoman Penyusunan Peta Proses Bisnis dan SOP di Lingkungan Kemenristekdikti

    1 Undang Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan

  • Tujuan Permenristekdikti 71 Tahun 2017 Pasal 3 Permenristekdikti Nomor 71 Tahun 2017

    menciptakan tertib penyelenggaraan tugas dan fungsi setiap Unit Organisasi

    mencegah terjadinya penyalahgunaan wewenang

    mendorong setiap Unit Organisasi memiliki Proses Bisnis dan prosedur baku pada setiap tugas dan fungsi

    mendorong setiap Unit Organisasi untuk memberikan pelayanan terbaik dan memiliki kualitas tinggi kepada masyarakat pengguna

    layanan maupun para pemangku kepentingan

  • Manfaat Peta Proses Bisnis Pasal 8 Permenristekdikti Nomor 71 Tahun 2017

    Peta Proses Bisnis

    Analisis Jabatan Dasar penataan

    organisasi

    Standar Pelayanan Publik

    Standar Operasional Prosedur

    Makro Mikro

  • Kesalahan yang sering muncul dalam penyusunan peta proses bisnis

    Penggunaan Kata Kerja Sebagian kata kerja yang digunakan bukanlah kata kerja aktif

    Penggunaan decision Pembagian alur tidak menggunakan decision

    Penggunaan paralel gateway Penggunaan paralel gateway yang masih belum sesuai

    Penggunaan simbol “end” Masih ada proses yang tidak diakhiri dengan simbol “end”

    Alur Makro dan Mikro Belum ada alur makro dan mikro yang dapat melihat

    tata hubungan antar unit

    Aktor Aktor yang terlibat belum megacu pada peta jabatan yang

    telah divalidasi, dan pekerjaan belum habis dibagi rata

    Tugas dan Fungsi Penyusunan peta proses bisnis tidak mengacu pada

    tugas dan fungsi unit organisasi sesuai OTK, sehingga ada pekerjaan yang timpang tindih

    1

    2

    3

    4

    5

    6

    7

  • HUBUNGAN PETA PROSES BISNIS dengan SOP

    Sub-processes

    Business-process

    Tasks

    Activities

    SOP Macro

    (Cross Function Map)

    SOP Micro

    Alur pekerjaan yang diarahkan pada pencapaian tujuan organisasi

    Pola keterkaitan dan urutan pekerjaan proses makro

    Kumpulan aktivitas yang menghubungkan antar unit

    Langkah-langkah rinci tugas untuk membentuk suatu aktivitas

  • Proses Bisnis Level 0 PTN

  • Proses Bisnis Level 1: Pelaksanaan Pendidikan dan Pengajaran

  • Proses Bisnis Level 2: Proses Pelaksanaan Pendidikan

  • Proses Bisnis Level 3: Sarjana

  • Proses Bisnis Level 4: Mahasiswa Berprestasi

  • Pengertian Standar Operasional Prosedur

    standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi

    pemerintahan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku

    serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan

    aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan

    Standar Operasional Prosedur

    SOP Administrasi Pemerintahan (SOP AP)

  • Pengenalan Keterkaitan SOP AP

    SOP ADMINISTRASI

    SOP TEKNIS

    SOP ADMINISTRASI

    PEMERINTAHAN

    SOP RUTIN

    SOP PELAYANAN

    SOP PENUGASAN

    PELAKSANA LEBIH DARI 1

    ORANG/ JABATAN

    PELAKSANA HANYA 1 ORANG/

    1 TIM

    Adalah standar prosedur yang

    diperuntukkan bagi jenis-jenis aktivitas

    yang bersifat administratif.

    Adalah standar prosedur yang sangat rinci dan

    bersifat teknis.

  • PENTINGNYA SOP (1)

    Sebagai standarisasi cara yang dilakukan aparatur dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya

    Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual aparatur dan organisasi secara keseluruhan

    Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas

    Membantu aparatur menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari

    Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang aparatur atau pelaksana dalam melaksanakan tugas

  • PENTINGNYA SOP (2)

    Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan aparatur cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan

    Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu, dan prosedur

    Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi aparatur

    Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh aparatur dalam melaksanakan tugasnya

    Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi

  • PENTINGNYA SOP (3)

    Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang aparatur dalam melaksanakan tugasnya

    Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas

    Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan

    Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan

    Sebagai instrumen yang dapat melindungi aparatur dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan

  • Keuntungan Penerapan SOP

  • 14 Komponen Standar Pelayanan

    PERSYARATAN

    SISTEM MEKANISME DAN PROSEDUR

    PENANGANAN PENGADUAN, SARAN, DAN MASUKAN

    JANGKA WAKTU PENYELESAIAN

    BIAYA/TARIF

    PRODUK PELAYANAN

    DASAR HUKUM

Recommended

View more >