bimtek penyusunan standar operasional...

31
Bimtek Penyusunan Standar Operasional Prosedur Di Lingkungan Perguruan Tinggi Negeri Jakarta, 11 Maret –13 Maret 2019

Upload: others

Post on 03-Nov-2019

65 views

Category:

Documents


2 download

TRANSCRIPT

Bimtek PenyusunanStandar Operasional Prosedur

Di Lingkungan Perguruan Tinggi Negeri

Jakarta, 11 Maret –13 Maret 2019

Area Perubahan Reformasi Birokrasi

8AREA PERUBAHAN

Tata Laksana

Peraturan Perundang-undangan

Sumber daya manusia aparatur

PengawasanAkuntabilitas

Pelayanan Publik

Mental Aparatur

Organisasi

Sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai prinsip-

prinsip good governance

Regulasi yang lebih tertib, tidak tumpang tindih, dan kondusif.

SDM aparatur yang berintegritas, netral, kompeten, capable,

profesional, berkinerja tinggi, dan sejahtera

Meningkatnya penyelenggaraan pemerintahan yang bebas KKNMeningkatnya kapasitas dan

Akuntabilitas kinerja birokrasi

Pelayanan prima sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat

Terciptanya budaya kerja positif bagi birokrasi yang melayani, bersih, dan akuntabel

Organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran

Berbagi sumber dayaBerbasis Efisiensi

PROGRAM TATALAKSANAMemiliki 5 rencana aksi:

Penyusunan peta proses bisnis Kementerian sesuai tugas dan fungsi unit kerja

Penyusunan SOP makro dan mikro sesuai dengan peta proses bisnis

Integrasi layanan/e-government yang telah ada dan Pembangunan/ pengembangan sistem e-government baru untuk mendukung penyelenggaraan kegiatan Kementerian

Menetapkan PPID dan menerapkan keterbukaan informasi publik

Penerapan sistem kearsipan yang handal

Hasil Penilaian Reformasi Birokrasi oleh Kementerian PAN dan RB

2016

2017

1. Belum seluruh unit organisasi telah memiliki peta proses bisnis yang sesuai dengan tugas dan fungsi

2. SOP yang ada belum seluruhnya diselaraskan dengan proses bisnis yang baru ditetapkan

3. SOP belum dievaluasi dan disesuaikan dengan perkembangan tuntutan efisiensi, dan efektivitas birokrasi, secara berkala

1. Peta proses bisnis belum disusun oleh seluruh unit kerja, khususnya di Kopertis dan Perguruan Tinggi Negeri

2. Proses bisnis belum dimanfaatkan sebagai acuan dalam mensinergikan kinerja antar unit kerja

3. SOP belum seluruhnya disesuaikan dengan peta proses bisnis yang ada

ENTERPRISE ARCHITECTURE

Dirancang oleh Pusat Data danInformasi Iptek dan Dikti sebagai

dasar untuk merancang PetaProses Bisnis dan Sistem Informasi

PENDAMPINGAN

Penyusunan peta proses bisnis di lingkungan Unit Utama, PTN,

dan LLDIKTI

1

2016

2

2017

PERMENRISTEKDIKTI NO 71 TAHUN 2017

Diterbitkan sebagai pedoman penyusunandan evaluasi peta proses bisnis dan SOP di

lingkungan Kemenristekdikti

3

2017

KEPMENRISTEKDIKTI 376/M/KPT/2018

Hasil peta proses bisnis yang telah disusun, ditetapkan oleh Menteri Ristekdikti sebagai

dokumen resmi peta proses bisnisKementerian

4

2018

EVALUASI PETA PROSES BISNIS

Mengevaluasi dan memperbaiki Peta Proses Bisnis Kementerian, yang meliputi Direktorat

Jenderal, Sekretariat Jenderal, danInspektorat Jenderal

5

2019

Kronologi Penyusunan Peta Proses Bisnis Kementerian

DASAR HUKUM PETA BISNIS PROSES DAN SOP

234567

PERPRES Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi

PERPRES Nomor 7 Tahun 2015 tentang Organisasi Kementerian Negara

PERPRES Nomor 13 Tahun 2015 tentang Kemenristekdikti

PERMENPANRB Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan

PERMENPANRB Nomor 19 Tahun 2018 tentang Penyusunan Peta Proses Bisnis Instansi Pemerintah

PERMENRISTEKDIKTI Nomor 71 Tahun 2017 tentang Pedoman Penyusunan Peta Proses Bisnis dan SOP di Lingkungan Kemenristekdikti

1 Undang Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan

Tujuan Permenristekdikti 71 Tahun 2017Pasal 3 Permenristekdikti Nomor 71 Tahun 2017

menciptakan tertib penyelenggaraan tugas dan fungsi setiap Unit Organisasi

mencegah terjadinya penyalahgunaan wewenang

mendorong setiap Unit Organisasi memiliki Proses Bisnis dan prosedur baku pada setiap tugas dan fungsi

mendorong setiap Unit Organisasi untuk memberikan pelayanan terbaik dan memiliki kualitas tinggi kepada masyarakat pengguna

layanan maupun para pemangku kepentingan

Manfaat Peta Proses BisnisPasal 8 Permenristekdikti Nomor 71 Tahun 2017

Peta Proses Bisnis

Analisis JabatanDasar penataan

organisasi

Standar Pelayanan Publik

Standar Operasional Prosedur

Makro Mikro

Kesalahan yang sering muncul dalam penyusunan peta proses bisnis

Penggunaan Kata KerjaSebagian kata kerja yang digunakan bukanlah kata kerja aktif

Penggunaan decisionPembagian alur tidak menggunakan decision

Penggunaan paralel gatewayPenggunaan paralel gateway yang masih belum sesuai

Penggunaan simbol “end”Masih ada proses yang tidak diakhiri dengan simbol “end”

Alur Makro dan MikroBelum ada alur makro dan mikro yang dapat melihat

tata hubungan antar unit

AktorAktor yang terlibat belum megacu pada peta jabatan yang

telah divalidasi, dan pekerjaan belum habis dibagi rata

Tugas dan FungsiPenyusunan peta proses bisnis tidak mengacu pada

tugas dan fungsi unit organisasi sesuai OTK, sehingga ada pekerjaan yang timpang tindih

1

2

3

4

5

6

7

HUBUNGAN PETA PROSES BISNIS dengan SOP

Sub-processes

Business-process

Tasks

Activities

SOP Macro

(Cross Function Map)

SOP Micro

Alur pekerjaan yang diarahkan pada pencapaian tujuan organisasi

Pola keterkaitan dan urutan pekerjaan proses makro

Kumpulan aktivitas yang menghubungkan antar unit

Langkah-langkah rinci tugas untuk membentuk suatu aktivitas

Proses Bisnis Level 0 PTN

Proses Bisnis Level 1: Pelaksanaan Pendidikan dan Pengajaran

Proses Bisnis Level 2: Proses Pelaksanaan Pendidikan

Proses Bisnis Level 3: Sarjana

Proses Bisnis Level 4: Mahasiswa Berprestasi

Pengertian Standar Operasional Prosedur

standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi

pemerintahan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku

serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan

aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan

Standar Operasional Prosedur

SOP Administrasi Pemerintahan (SOP AP)

Pengenalan Keterkaitan SOP AP

SOP ADMINISTRASI

SOP TEKNIS

SOP ADMINISTRASI

PEMERINTAHAN

SOP RUTIN

SOP PELAYANAN

SOP PENUGASAN

PELAKSANA LEBIH DARI 1

ORANG/ JABATAN

PELAKSANA HANYA 1 ORANG/

1 TIM

Adalah standar prosedur yang

diperuntukkan bagi jenis-jenis aktivitas

yang bersifat administratif.

Adalah standar prosedur yang sangat rinci dan

bersifat teknis.

PENTINGNYA SOP (1)

Sebagai standarisasi cara yang dilakukan aparatur dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya

Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual aparatur dan organisasi secara keseluruhan

Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas

Membantu aparatur menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari

Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang aparatur atau pelaksana dalam melaksanakan tugas

PENTINGNYA SOP (2)

Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan aparatur cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan

Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu, dan prosedur

Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi aparatur

Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh aparatur dalam melaksanakan tugasnya

Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi

PENTINGNYA SOP (3)

Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang aparatur dalam melaksanakan tugasnya

Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas

Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan

Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan

Sebagai instrumen yang dapat melindungi aparatur dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan

Keuntungan Penerapan SOP

14 Komponen Standar Pelayanan

PERSYARATAN

SISTEM MEKANISME DAN PROSEDUR

PENANGANAN PENGADUAN, SARAN, DAN MASUKAN

JANGKA WAKTU PENYELESAIAN

BIAYA/TARIF

PRODUK PELAYANAN

DASAR HUKUM

SARANA DAN PRASARANA DAN/ATAU FASILITAS

JAMINAN PELAYANAN

KOMPETENSI PELAKSANA

PENGAWASAN INTERNAL

JUMLAH PELAKSANA

JAMINAN KEAMANAN DAN KESELAMATAN PELAYANAN

EVALUASI KINERJA PELAKSANA

14 Komponen Standar Pelayanan

PERSYARATAN

SISTEM MEKANISME DAN PROSEDUR

PENANGANAN PENGADUAN, SARAN, DAN MASUKAN

JANGKA WAKTU PENYELESAIAN

BIAYA/TARIF

PRODUK PELAYANAN

SISTEM MEKANISME DAN PROSEDUR

Tata cara pelayanan yang dibakukan bagi pemberi

dan penerima pelayanan, termasuk pengaduan.

Brosur Standar Pelayanan

SOP AP terdiri dari bagian flowchart dan identitas1

Penulisan kegiatan tidak disertai dengan pelaksana kegiatan (aktor) dan dipisahkan dalam kolom pelaksana tersendiri.2

Penulisan kegiatan menggunakan kata kerja aktif yang diikuti dengan obyek dan keterangan3

Penulisan pelaksana (aktor) tidak diurutkan secara hierarki tetapi didasarkan pada sekuen kegiatan

4

Penulisan pelaksana (aktor) selalu dimulai dari sisi kiri dan tidak ada kegiatan yang dimulai dari tengah maupun sisi kanan dari matriks flowcharts5

Rangkaian Flowchart SOP AP

PENGAMBILAN KEPUTUSAN(Decision)

MULAI (Terminator)

PROSES (Process)

PENGAMBILAN KEPUTUSAN (Decision)

SELESAI(Terminator)

OFF-PAGE CONNECTOR

Arrow Connector

Arrow Connector

Diagram Alir SOPIdentitas SOP

Dokumen SOP

1. Identitas SOP

1. Identitas SOP

KEWAJIBAN

Kementerian, PTN, dan Kopertis wajib menyusun Peta Proses Bisnis dan SOP

Peta Proses Bisnis ditetapkan oleh

SOP ditetapkan oleh:

• Menteri untuk Unit Utama;• Pemimpin PTN untuk PTN; dan• Koordinator Kopertis untuk Kopertis.

• Pemimpin Unit Utama untuk Unit Utama;• Pemimpin PTN untuk PTN; dan• Koordinator Kopertis untuk Kopertis

Terimakasih