bi01 sapk bkd instansi pengadaan bkd instansi

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA BKN

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSISBUKU PANDUAN

SISTEM APLIKASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN (SAPK) PENGADAAN BKD/INSTANSI(BKD/INSTANSI)NAMA DOKUMEN EDISI TANGGAL : BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI.DOC : 01.00 : 10 MARET 2011

KNOWMENT AIE Information Technology

Paseo de la Habana, 26 Madrid 28036 Spain Tlf.: +34 915631744 Fax: +34 915633623

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSISBI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI

SAPK_Pengadaan BKD Instansi

KNOWMENT AIE

Badan Kepegawaian Negara

BKN

Information Technology

SINOPSIS MANUAL

PusatKode PU01 PU02 PU03 PU04 PU05 PU06 PU07 PU08 PU09 PU10 PU11 PU12 PU13 PU14 PU15 PU16

User Profile Pengadaan BKD/Instansi KP BKD/Instansi Pensiun BKD/Instansi Pusat Pelayanan Terpadu (PPT) Tim Administrasi Pengadaan Tim Administrasi KP Tim Administrasi Pensiun Tim Teknis Pengadaan Tim Teknis KP Tim Teknis Pensiun Penerimaan SK Direktorat Status Kontrol dan Supervisi Peremajaan Data HRMA Administrator BKN Pusat

KanregKode KR01 KR02 KR03 KR04 KR05 KR06 KR07 KR08 KR09 KR10 KR11 KR12 Kode BI01 BI02 BI03 BI04 BI05 BI06 BI07

User Profile Pusat Pelayanan Terpadu (PPT) Tim Administrasi Pengadaan Tim Administrasi KP Tim Administrasi Pensiun Tim Teknis Pengadaan Tim Teknis KP Tim Teknis Pensiun Penerimaan SK Kontrol dan Supervisi Peremajaan Data HRMA Administrator BKN Kanreg User Profile Pengadaan BKD/Instansi KP BKD/Instansi Pensiun BKD/Instansi Kontrol dan Supervisi Peremajaan BKD/Instansi HRMA Administrator BKD/Instansi

Sinopsis Membuat usul pengadaan dan mencetak SK Pengadaan. Membuat dan memeriksa usul KP, serta mencetak SK KP. Membuat usul pensiun, SK APS dan menerima pemberitahuan pensiun. Membuat dan memeriksa berkas usul (pengadaan, KP, pensiun dan peremajaan data). Memeriksa kelengkapan dokumen pengadaan, menyetujui dan mencetak formulir penetapan NIP. Memeriksa kelengkapan dokumen KP dan menginput SK KP. Memeriksa kelengkapan dokumen pensiun dan menerima notifikasi APS. Menetapkan NIP. Membuat dan mencetak Nota Persetujuan KP. Membuat dan mencetak SK Pensiun serta mencetak pertimbangan teknis. Menyelesaikan berkas (pengadaan dan KP). Memeriksa berkas pensiun dan peremajaan data. Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi. Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS. Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi. Membuat user dan mengatur profile user serta mengatur konfigurasi aplikasi yang digunakan. Sinopsis Membuat dan memeriksa berkas usul (pengadaan, KP, pensiun dan peremajaan data). Memeriksa kelengkapan dokumen pengadaan, menyetujui dan mencetak formulir penetapan NIP. Memeriksa kelengkapan dokumen KP. Memeriksa kelengkapan dokumen pensiun. Menetapkan NIP. Membuat dan mencetak Nota Persetujuan KP. Membuat dan mencetak SK Pensiun serta mencetak pertimbangan teknis. Menyelesaikan berkas (pengadaan dan KP). Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi. Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS. Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi. Membuat user dan mengatur profile user serta mengatur konfigurasi aplikasi yang digunakan.

BKD/Instansi

Data

Sinopsis Membuat usul pengadaan dan mencetak SK Pengadaan. Membuat usul KP, memeriksa usul, dan mencetak SK KP. Membuat usul pensiun, SK APS dan menerima pemberitahuan pensiun. Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi. Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS. Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi. Membuat user dan mengatur profile user serta mengatur konfigurasi aplikasi yang digunakan.

i of ii



KNOWMENT AIE


BKN


Daftar Isi1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5.

1. MEKANISME DAN FITUR BARU .................................................................................................. 1

2. SOP LAYANAN PENGADAAN ........................................................................................................ 3

3. AKTIVITAS PENGADAAN BKD/INSTANSI ............................................................................... 4

2.1. DIAGRAM SOP ......................................................................................................................................... 3 2.2. MEKANISME PADA LAYANAN PENGADAAN ........................................................................................ 3 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. LOGIN ........................................................................................................................................................ 4 BUAT USUL PENGADAAN ....................................................................................................................... 4 FIX BERKAS PENGADAAN .................................................................................................................... 36 PEMBERITAHUAN TMS........................................................................................................................ 37 CETAK SK PENGADAAN ....................................................................................................................... 39

ALUR KERJA (WORKFLOW) .................................................................................................................. 1 MANAJEMEN BERKAS ............................................................................................................................. 1 MEKANISME INBOX................................................................................................................................. 1 PROFIL PENGGUNA (USER PROFILE) .................................................................................................. 1 BARCODE .................................................................................................................................................. 2

4. LAMPIRAN ....................................................................................................................................... 44

ii of ii



KNOWMENT AIE


BKN


1.

MEKANISME DAN FITUR BARUAlur kerja adalah pemetaan serangkaian kegiatan (input-proses-output) yang dibuat berdasar pelayanan sesungguhnya di lapangan.

1.1. ALUR KERJA (WORKFLOW)

1.2. MANAJEMEN BERKAS

Alur kerja adalah cetak biru pelayanan, sehingga semua pihak yang terkait dapat mempunyai pandangan seragam secara visual tentang: Kegiatan (jenis, uraian, urutan dan banyaknya) Para pelaku/profil setiap kegiatan Dimensi waktu (waktu rata-rata yang dibutuhkan setiap kegiatan, waktu mulai setiap layanan, tenggat waktu, periode) Data, informasi, laporan, semua dokumentasi yang diperlukan dan yang dihasilkan Semua data, informasi, berkas elektronis yang terkait dan berhubungan pada sebuah pelayanan dirangkum dalam sebuah folder yang intuitif dan mudah diakses. Inbox ditampilkan utk setiap profil sehubungan dengan prosedur Pengadaan, KP dan Pensiun. Inbox menampilkan semua berkas yang harus diproses oleh profil tersebut. Mencari berkas mudah dan cepat, karena akan ada filter tool: filter dgn nomor proposal, NIP, nama, status berkas, nama prosedur, atau kombinasi. Berkas akan diblok dari pengguna yang lain ketika sedang diproses. Dalam kasus pengguna sakit atau tidak ditempat ketika mengerjakan sebuah berkas, blok dapat dibuka. Setiap proses perubahan yang dilakukan pada berkas dicatat dalam tabel LOG untuk tujuan pengawasan.

1.3. MEKANISME INBOX

1.4. PROFIL PENGGUNA (USER PROFILE)

Profil adalah sebuah template peran (Role) dengan seperangkat aturan untuk pengguna aplikasi dimana ditentukan: Kegiatan (memeriksa dokumen, memeriksa perhitungan, mencetak SK, dll). Urutan kegiatan (aktifitas pertama A, apabila semua dokumen lengkap lakukan aktifitas B, jika tidak lakukan C, dst). Modus & hak (read only, modify/update, delete, dll). Modul/layanan yang dapat diakses (Pengadaan Umum, KP s/d 3b, dsb). Menu & operasi yang dapat dilakukan.Page 1 of 44



KNOWMENT AIE


BKN

1.5. BARCODE

Data, informasi, dokumen yang dapat diakses dan operasi apa saja yang dapat/harus dilakukan pada dokumen/informasi tersebut.


Barcode akan tercetak pada dokumen penting, sehingga apabila ada informasi yang diubah di dokumen tersebut, nilainya menjadi tidak sama dengan nilai pada barcode. Setiap dokumen akan mempunyai barcode yang berbeda, bahkan untuk dokumen yang sama tapi dicetak lagi, maka barcode dokumen pertama akan diblok, tidak berlaku lagi, hal ini untuk mengurangi modus kecurangan.

Page 2 of 44



KNOWMENT AIE


BKN


2.

SOP LAYANAN PENGADAAN

2.1. DIAGRAM SOP

2.2. MEKANISME PADA LAYANAN PENGADAAN

Nomor Agenda (masuk dan keluar) di-generate otomatis oleh sistem.

Untuk Berkas data bermasalah, Jika berkas data bermasalah (ada kesalahan atau kekeliruan pada berkas) dalam hal ini setelah diperiksa oleh Tim Admin, maka berkas tersebut dikategorikan Berkas Tidak Lengkap (BTL) dan langsung dikirim dan dilengkapi oleh BKD/Instansi (prosedur : Perbaiki Berkas Pengadaan). Ada profil tambahan yang menerima dan mengunggah SK yaitu Profil Penerimaan SK.

Page 3 of 44



KNOWMENT AIE


BKN


3.

AKTIVITAS PENGADAAN BKD/INSTANSIUntuk dapat mengakses aplikasi ini, bukalah browser anda dan ketikkan alamat web aplikasi yang akan dibuka yaitu [https://sapk.bkn.go.id]. Kemudian akan tampil halaman login seperti tampilan berikut:

3.1. LOGIN

Isilah username dan password di field yang tersedia dengan user login masing-masing,

3.2. BUAT USUL PENGADAAN

kemudian tekan tombol

.

Usul pengadaan yang ada dapat dibuat di level Kanreg dan level pusat. Dalam membuat usul pengadaan, login user yang dipakai akan berpengaruh ke level pembuatan usul. Tapi di aplikasi, pembuatan usul pengadaan baik di level Kanreg atau level pusat memiliki cara yang sama. Setelah login dengan user login masing-masing, maka akan tampil halaman utama seperti gambar di bawah ini.

Page 4 of 44



KNOWMENT AIE


BKN

Untuk membuka halaman membuat usul, maka pilih submenu Pengadaan BKD/Instansi yang berada di menu Inbox. Kemudian akan tampil halaman utama menu tersebut.


yang berada di kiri atas, maka akan tampil form Usul Pengadaan Tekan ikon BKD/Instansi. Pada form tersebut, pilih prosedur yang mau dibuat. Jika user login yang dipakai adalah user Kanreg maka pada pilihan prosedur akan terdapat Usul Pengadaan dari BKD Kabupaten; sedangkan jika user login yang dipakai adalah user pusat maka Usul Pengadaan dari Instansi Pusat akan terdapat pada pilihan prosedur. Pilih prosedur pada pilihan yang ada, lalu akan tampil detil form usul pengadaaan.

Pada form diatas terdapat field-field dan tombol sebagai berikut: Instansi, berisi keterangan instansi user login. Satuan Kerja, berisi keterangan satuan kerja user login. Jenis Usul, berisi jenis usul yang akan dibuat. Pilihan yang ada pada jenis usul adalah Umum, Honorer, Sekdes dan Alih Status. Nomor Usul, berisi nomor usul yang akan dibuat. Tanggal Usul, berisi tanggal nomor usul dibuat.Page 5 of 44



KNOWMENT AIE


BKN

Tombol no usul dari sistem. Tombol yang dipilih.

Tahun Usul, berisi tahun nomor usul dibuat. Tahun Formasi, berisi tahun formasi yang digunakan untuk membuat usul pengadaaan. , digunakan untuk mengenerate no usul berdasarkan


Cara untuk mengisi data pada form diatas adalah: Pilih salah satu jenis usul yang akan dibuat pada combobox Jenis Usul. Jika ingin merubah nomor usul yang sudah ada, tekan tombol lalu input manual nomor usul di field Nomor Usul.

Tombol kriteria yang dibuat.

, digunakan untuk melihat formasi dari tahun formasi , digunakan untuk membuat no usul sesuai dengan

dengan cara menekan tombol . Lalu akan tampil form formasi yang berisi daftar formasi pengadaan beserta jumlah tersedia. Setelah data yang dibutuhkan sudah diisi semua, maka tekan tombol untuk membuat no usul dan menampilkannya di list usul pengadaan, kemudian akan tampil pesan pemberitahuan bahwa no usul sudah ditambahkan di list usul pengadaan.

Sesudah mengisi data pada form diatas, kita dapat melihat formasi yang akan digunakan

Untuk mendapatkan no usul, tekan tombol maka no usul akan tergenerate dari sistem dan akan ditampilkan di field Nomor Usul. Bersamaan dengan itu, field Tanggal Usul juga terisi dengan tanggal sistem dan field Tahun Usul terisi dengan tahun sistem.

Pada list usul pengadaan, no usul yang dibuat akan tampil dengan langkah prosedur Buat Usul Pengadaan.

Page 6 of 44



KNOWMENT AIE


BKN


Langkah selanjutnya dalam membuat usul pengadaan adalah menginput nama-nama yang layak masuk ke dalam usul pengadaan. Pilih dan double-click pada no usul yang akan diproses, maka akan tampil form untuk menampung daftar orang yang dipilih.

Untuk mencari dan menginput orang, tekan tombol form Tambah Orang Usul Pengadaan.

maka akan tampil

Page 7 of 44



KNOWMENT AIE


BKN


Pada form diatas, terdapat dua cara untuk menginput orang yaitu: a. Mencari orang dari daftar yang sudah ada. b. Menambah data orang baru. a. Mencari orang dari daftar yang sudah ada.

maka Untuk mencari orang dari daftar yang sudah ada, tekan tombol akan tampil form Pilih Orang. Pada form ini, terdapat fungsi pencarian berdasarkan beberapa kriteria seperti Nama, Jenis ID, No ID dan tanggal lahir. Masukkan data yang ingin dicari pada salah satu atau beberapa field yang tersedia, kemudian tekan tombol data yang sesuai lalu tekan tombol . Setelah tampil hasil pencarian, pilih salah satu .

Page 8 of 44



KNOWMENT AIE


BKN


b. Menambah data orang baru.

pada form Untuk menambah data orang baru, tekan tombol Tambah Orang Usul Pengadaan maka akan tampil form Tambah Orang. Pada form ini terdapat 2 tab yaitu Data Pribadi dan Data Tambahan. Setelah selesai mengisi data pada form, simpan data tersebut dengan menekan tombol Pada tab Data Pribadi terdapat field-field sebagai berikut: .

Tempat Lahir, dapat dicari dengan menggunakan . Pada form Cari Lokasi nilai default yang tampil adalah Dalam Negeri dengan daftar propinsi yang ada. Jika ingin mencari tempat secara lebih spesifik, maka pilih dan double-click nama propinsi tempat berada, maka akan tampil daftar kabupaten/kota yang terdapat pada propinsi yang dipilih. Demikian seterusnya sampai menemukan nama tempat yang diinginkan, lalu tekan tombol .

Nama Gelar Depan Gelar Belakang

Page 9 of 44



KNOWMENT AIE


BKN

Pada tab Data Tambahan terdapat field-field sebagai berikut:

Tanggal Lahir Jenis Kelamin Agama Email Jenis Dokumen ID No Dokumen ID Alamat No HP No Telp Status Perkawinan


. Kemudian akan tampil form Tambah Bahasa dan ditampilkan daftar bahasa yang dapat dipilih. Pencarian bahasa dari daftar yang sudah ada dapat dilakukan berdasarkan Kode dan Nama. Ketika sudah memilih kriteria pencarian, masukkan bahasa yang ingin dicari di field Cari Bahasa lalu tekan ikon .

No Surat Ket. Sehat Dokter dan tanggalnya No Surat Ket. Bebas Narkoba dan tanggalnya No Surat Ket. Kelakuan Baik dan tanggalnya Akte Kelahiran No NPWP Tanggal NPWP Bahasa. Untuk menginput daftar bahasa yang

dikuasai,

tekan

tombol

Page 10 of 44



KNOWMENT AIE


BKN


Pada hasil pencarian, pilih data bahasa yang ingin ditambahkan lalu tekan tombol Untuk melihat daftar pendidikan, tekan tombol tampil form Data Pendidikan. Pendidikan. untuk menambahkannya di daftar Bahasa. maka akan

Pada form diatas, ada beberapa hal yang dapat dilakukan yaitu: Menambah data pendidikan.

Untuk menambah data pendidikan, tekan tombol maka field-field data pendidikan menjadi aktif. Isilah data pendidikan sesuai field yang tersedia pada form diatas.

Page 11 of 44



KNOWMENT AIE


BKN


Kemudian tekan tombol untuk menyimpan data pendidikan, dan akan tampil pesan konfirmasi untuk menyimpan data.

tombol untuk membatalkan penyimpanan. Data yang disimpan akan ditampilkan di daftar data pendidikan.

Pilih tombol

untuk menyimpan data pendidikan atau

Mengubah data pendidikan. Centang data pendidikan yang ada di daftar, tombol

menjadi aktif dan data pendidikan yang dipilih ditampilkan di field-field data pendidikan.

Page 12 of 44



KNOWMENT AIE


BKN


Tekan tombol Data Keluarga.

Keluarga.

pada pesan konfirmasi tersebut, maka perubahan pilih akan tersimpan dan ditampilkan di daftar data pendidikan. pada field Keluarga, maka akan tampil form

, maka field-field data pendidikan Tekan tombol menjadi aktif dan dapat diubah. Jika data pendidikan sudah diubah, simpan perubahan tersebut dengan menekan tombol

. Lalu akan tampil pesan konfirmasi penyimpanan,

Pada form diatas , terdapat 4 tab yaitu: Keluarga Tab ini digunakan untuk melihat daftar keluarga dan keterangan datanya secara singkat. Untuk melihat anggota keluarga yang diinginkan, tekan ikon pada salah satu daftar keluarga. Maka akan ditampilkan isi dari daftar keluarga yang dipilih.Page 13 of 44



KNOWMENT AIE


BKN


Keterangan data dari daftar keluarga yang dipilih juga dapat dilihat dengan cara memilih salah satu nama yang ingin dilihat.

Orang Tua Pada tab ini ditampilkan daftar orang tua.

Maka keterangan data yang dipilih akan ditampilkan di tab Data Umum dan tab Lainnya.

Untuk menginput data orangtua, pilih baris yang mau diinput, maka tombolPage 14 of 44

akan menjadi aktif.



KNOWMENT AIE


BKN


Tekan tombol

maka akan tampil form Orang.

yang ada pada form untuk Tekan tombol melakukan pencarian data orang dan akan tampil form Orang (yang dapat digunakan untuk mencari dan menambah data).

Page 15 of 44



KNOWMENT AIE


BKN

untuk mencari data tersebut. Jika tombol pencarian data ingin lebih spesifik maka dapat kriteria pencarian dapat ditambahkan dengan menekan tombol maka akan tampil tambahan kriteria pencarian di form Orang. ,

Masukkan nama orang yang ingin dicari di field Nama lalu tekan


data pada hasil pencarian lalu pilih tombol yang dipilih akan ditampilkan di field Nama.

Sedangkan jika data yang dicari tidak ditemukan, data tersebut

Jika data pencarian yang dicari sudah ditemukan, pilih salah satu

dapat ditambahkan dengan cara menekan tombol yang ada pada form Orang, lalu akan tampil form Orang (pengisian data).

maka data

Pada form diatas, terdapat field-field yang dapat diisi: Nama Gelar Depan Gelar Belakang Tempat LahirPage 16 of 44



KNOWMENT AIE


BKN

menekan ikon dan akan tampil form Cari Lokasi. Pilih dan double-click lokasi di propinsi untuk mencari lokasi di kabupaten/kota, lakukan seterusnya sampai menemukan

Untuk mengisi tempat lahir, tempat dapat dicari dengan


menekan tombol konfirmasi penyimpanan.

Jika data orang sudah diisi, maka data dapat disimpan dengan , kemudian akan tampil pesan

lokasi yang tepat lalu tekan tombol maka data yang dipilih akan ditampilkan di field Tempat Lahir. Tanggal Lahir Jenis Kelamin Agama Email Jenis Dokumen ID No, Dokumen ID Alamat No. HP No. Telp Status Perkawinan Akta Kelahiran Status Hidup Jika orang bersangkutan masih hidup, maka beri centang pada checkbox field Status Hidup. Sedangkan jika orang bersangkutan sudah meninggal, kosongkan checkbox field Status Hidup. Akta Meninggal Tgl. Meninggal No. NPWP Tanggal NPWP

tombol

disimpan, tombol

Pilih tombol

untuk membatalkan penyimpanan. Ketika data akan menjadi aktif.

untuk melanjutkan penyimpanan, atau

Page 17 of 44



KNOWMENT AIE


BKN


, maka Unggah foto orang dengan menekan tombol akan tampil window untuk mencari lokasi penyimpanan dokumen. Tutup form Orang dengan menekan tombol data yang ditambahkan ditampikan. dan

Cari dan pilih foto yang akan diunggah, pilih tombol maka foto yang dipilih akan ditampilkan di form Orang dan tampil pesan berhasil.

Suami/Istri Data pada tab ini baru dapat ditambahkan jika status perkawinan Orang bukan Belum Kawin.Page 18 of 44

tombol

Simpanlah

Pilih tombol

data

, lalu akan tampil pesan konfirmasi penyimpanan. untuk membatalkan penyimpanan. untuk melanjutkan penyimpanan, atau

yang

diinput

dengan

menekan

tombol



KNOWMENT AIE


BKN


Terdapat beberapa hal yang dapat dilakukan yaitu: a. Menambah data suami/istri. Untuk menambah data suami/istri, tekan

maka field-field yang ada menjadi aktif.

tombol

pada field Nama dan akan tampil form Cari Data PNS. Pada form Cari Data PNS pilih kriteria pencarian yang diinginkan, masukkan nama yang dicari pada field Cari PNS lalu tekan ikon .

Jika suami/istri adalah PNS maka beri tanda centang pada field PNS, lalu lakukan pencarian data PNS dengan menekan ikon

Page 19 of 44



KNOWMENT AIE


BKN


dengan menekan ikon form Orang.

Jika suami/istri bukan PNS, maka lakukan pencarian data pada field Nama dan akan tampil

Pada hasil pencarian, pilih data yang sesuai lalu tekan tombol maka data yang dipilih ditampilkan di field Nama.


Page 20 of 44



KNOWMENT AIE


BKN


, maka pencarian di form Orang.

untuk mencari data tersebut. Jika tekan tombol pencarian data ingin lebih spesifik maka dapat kriteria pencarian dapat ditambahkan dengan menekan tombol akan tampil tambahan kriteria

Masukkan nama orang yang ingin dicari di field Nama lalu

yang ada pada form Orang, lalu akan tampil form Orang (pengisian data).

satu data pada hasil pencarian lalu pilih tombol maka data yang dipilih akan ditampilkan di field Nama.

Sedangkan jika data yang dicari tidak ditemukan, data tersebut dapat ditambahkan dengan cara menekan tombol

Jika data pencarian yang dicari sudah ditemukan, pilih salah

Page 21 of 44



KNOWMENT AIE


BKN


Pada form diatas, terdapat field-field yang dapat diisi: Nama Gelar Depan Gelar Belakang Tempat Lahir Untuk mengisi tempat lahir, tempat dapat dicari dengan

maka data yang dipilih akan ditampilkan di field Tempat Lahir. Tanggal Lahir Jenis Kelamin Agama Email Jenis Dokumen ID No, Dokumen ID Alamat No. HP No. Telp Status Perkawinan Akta Kelahiran Status Hidup Jika orang bersangkutan masih hidup, maka beri centang pada checkbox field Status Hidup. Sedangkan jika orang bersangkutan sudah meninggal, kosongkan checkbox field Status Hidup. Akta Meninggal Tgl. Meninggal No. NPWP Tanggal NPWPPage 22 of 44

dan akan tampil form Cari Lokasi. menekan ikon Pilih dan double-click lokasi di propinsi untuk mencari lokasi di kabupaten/kota, lakukan seterusnya sampai menemukan lokasi yang tepat lalu tekan tombol



KNOWMENT AIE


BKN


Jika data orang sudah diisi, maka data dapat disimpan dengan


, kemudian akan tampil pesan

tombol

data disimpan, tombol

Pilih tombol

untuk membatalkan penyimpanan. Ketika akan menjadi aktif.


maka foto yang dipilih akan ditampilkan di form Orang dan tampil pesan berhasil. Tutup form Orang dengan menekan tombol dan data yang ditambahkan ditampikan di field Nama. Setelah nama ditampilkan di field Nama,

, Unggah foto orang dengan menekan tombol maka akan tampil window untuk mencari lokasi penyimpanan dokumen. Cari dan pilih foto yang akan diunggah, pilih tombol

menjadi aktif. Isilah field-field yang tersedia di form sesuai dengan data yang ada, field-field yang tersedia antara lain: Tanggal Menikah Akte MenikahPage 23 of 44

tombol



KNOWMENT AIE


BKN

Tanggal Meninggal, diisi jika suami/istri sudah meninggal. Akte Meninggal, diisi jika suami/istri sudah meninggal. Tanggal Cerai, diisi jika sudah bercerai. Akte Cerai, diisi jika sudah bercerai. KARSUS Status


penyimpanan atau tombol untuk membatalkan penyimpanan data. Jika data disimpan, maka data akan ditampilkan di daftar suami/istri.

Setelah field terisi, simpanlah data tersebut dengan menekan tombol penyimpanan. Pilih tombol , lalu akan tampil pesan konfirmasi untuk melanjutkan

b. Mengubah data suami/istri. Pilihlah data suami/istri yang sudah ada, maka tombolPage 24 of 44

akan menjadi aktif.



KNOWMENT AIE


BKN


Tekan tombol , maka field-field yang ada akan menjadi aktif sesuai data yang diinput. Ubah data sesuai dengan data yang seharusnya, kemudian simpan perubahan dengan c. Menghapus data suami/istri. Pilih data suami/istri yang akan dihapus, lalu tekan tombol penghapusan. . Maka akan tampil pesan konfirmasi menekan tombol pesan konfirmasi penyimpanan, melanjutkan penyimpanan. . Selanjutnya akan tampil pilih untuk

Anak Data anak hanya bisa ditambah jika status perkawinan Orang bukan Belum Menikah.

untuk membatalkan penghapusan data. Data tombol yang dihapus, tidak ditampilkan lagi di daftar suami/istri.

Pilih tombol

untuk melanjutkan penghapusan atau

Page 25 of 44



KNOWMENT AIE


BKN


Pada tab Anak, terdapat beberapa hal yang dapat dilakukan: a. Menambah data Anak. nama Anak, tekan ikon akan tampil form Orang.

maka field-field akan menjadi Tekan tombol aktif. Pilih ibu dari daftar yang tersedia di field Ibu. Pilih jenis anak dari daftar yang tersedia di field Jenis Anak. Untuk menginput untuk mencari data maka


Page 26 of 44



KNOWMENT AIE


BKN


, maka pencarian di form Orang.

untuk mencari data tersebut. Jika tekan tombol pencarian data ingin lebih spesifik maka dapat kriteria pencarian dapat ditambahkan dengan menekan tombol akan tampil tambahan kriteria

Masukkan nama orang yang ingin dicari di field Nama lalu

Sedangkan jika data yang dicari tidak ditemukan, data tersebut dapat ditambahkan dengan cara menekan tombol yang ada pada form Orang, lalu akan tampil form Orang (pengisian data).Page 27 of 44

satu data pada hasil pencarian lalu pilih tombol maka data yang dipilih akan ditampilkan di field Nama.

Jika data pencarian yang dicari sudah ditemukan, pilih salah



KNOWMENT AIE


BKN


Pada form diatas, terdapat field-field yang dapat diisi: Nama Gelar Depan Gelar Belakang Tempat Lahir Untuk mengisi tempat lahir, tempat dapat dicari dengan

maka data yang dipilih akan ditampilkan di field Tempat Lahir. Tanggal Lahir Jenis Kelamin Agama Email Jenis Dokumen ID No. Dokumen ID Alamat No. HP No. Telp Status Perkawinan Akta Kelahiran Status Hidup Jika orang bersangkutan masih hidup, maka beri centang pada checkbox field Status Hidup. Sedangkan jika orang bersangkutan sudah meninggal, kosongkan checkbox field Status Hidup. Akta Meninggal Tgl. Meninggal No. NPWP Tanggal NPWPPage 28 of 44

dan akan tampil form Cari Lokasi. menekan ikon Pilih dan double-click lokasi di propinsi untuk mencari lokasi di kabupaten/kota, lakukan seterusnya sampai menemukan lokasi yang tepat lalu tekan tombol



KNOWMENT AIE


BKN


Jika data orang sudah diisi, maka data dapat disimpan dengan


, kemudian akan tampil pesan

tombol

data disimpan, tombol

Pilih tombol

untuk membatalkan penyimpanan. Ketika akan menjadi aktif.


maka foto yang dipilih akan ditampilkan di form Orang dan tampil pesan berhasil. Tutup form Orang dengan menekan tombol dan data yang ditambahkan ditampikan di field Nama. tombol penyimpanan atau tombolPage 29 of 44

, Unggah foto orang dengan menekan tombol maka akan tampil window untuk mencari lokasi penyimpanan dokumen. Cari dan pilih foto yang akan diunggah, pilih tombol

Setelah field terisi, simpanlah data tersebut dengan menekan penyimpanan. Pilih tombol , lalu akan tampil pesan konfirmasi untuk membatalkan untuk melanjutkan



KNOWMENT AIE


BKN

penyimpanan data. Jika data disimpan, maka data akan ditampilkan di daftar Anak.


b. Mengubah data Anak.

Pilih data Anak yang mau diubah, maka tombol akan aktif.

Tekan tombol , maka field-field yang ada akan menjadi aktif sesuai data yang diinput. Ubah data sesuai dengan data yang seharusnya, kemudian simpan perubahan dengan c. Menghapus data Anak. Pilih data anak yang akan dihapus, lalu tekan tombol penghapusan. . Maka akan tampil pesan konfirmasi menekan tombol pesan konfirmasi penyimpanan, melanjutkan penyimpanan. . Selanjutnya akan tampil pilih untuk

Page 30 of 44



KNOWMENT AIE


BKN

Untuk melihat masa kerja orang yang dipilih, tekan tombol pada field Masa Kerja maka akan tampil form Data Masa Kerja.

Masa Kerja.

tombol untuk membatalkan penghapusan data. Data yang dihapus, tidak ditampilkan lagi di daftar anak.

Pilih tombol

untuk melanjutkan penghapusan atau


a. Menambah data masa kerja.

Setelah field-field diatas diisi maka tekan tombol untuk menyimpannya. Kemudian tampil pesan penyimpanan, pilih tombol untuk

maka field-field yang ada akan menjadi Tekan tombol aktif. Field-field yang ada pada masa kerja: Jenis PMK, dapat diisi dari pilihan yang ada yaitu Swasta atau Negeri. Instansi/Perusahaan. Tanggal Awal, diisi dengan tanggal awal bekerja di instansi/perusahaan. Tanggal Akhir, diisi dengan tanggal akhir bekerja di instansi/perusahaan. No. Surat Keputusan. Tgl. SK Masa Kerja, dihitung otomatis oleh sistem. Jika Jenis PMK Swasta maka masa kerja hanya dihitung 50%. Nomor BKN. Tgl. BKN penyimpanan atau tombol untuk membatalkan penyimpanan data. Data yang disimpan akan ditampilkan di daftar masa kerja.Page 31 of 44

melanjutkan

konfirmasi



KNOWMENT AIE


BKN


b. Mengubah data masa kerja.

c. Menghapus data masa kerja. Untuk memilih data yang ingin dihapus, beri centang pada baris data kemudian tekan tombol dilakukan dengan menekan tombol: Tombol pada semua data. berfungsi untuk memilih semua data yang Tombol tersedia dengan memberikan tanda centang. berfungsi untuk melakukan tindakan Tombol pilihan yang berkebalikan dengan pilihan awal. . Pemilihan data dapat berfungsi untuk menghilangkan centang

tampil pesan konfirmasi, pilih untuk melanjutkan peminjaman. Perubahan data langsung ditampilkan di daftar masa kerja.

maka fieldPilih data yang ingin diubah, tekan tombol field yang dapat diubah menjadi aktif. Sesudah melakukan perubahan, simpanlah perubahan dengan menekan tombol

. Ketika

Setelah selesai memilih orang, data orang yang dipilih akan ditampilkan di form Tambah Orang Usul Pengadaan. Lengkapi data yang ada di form tersebut dengan mengisi fieldfield:Page 32 of 44

untuk membatalkan penghapusan data. Data yang dihapus, tidak ditampilkan lagi di daftar masa kerja.

tombol

Sebelum data benar-benar dihapus, tampil pesan konfirmasi. Pilih

untuk melanjutkan penghapusan atau tombol



KNOWMENT AIE


BKN

Lokasi Kerja, dapat dicari dengan menggunakan . Pada form Cari Lokasi nilai default yang tampil adalah Dalam Negeri dengan daftar propinsi yang ada. Jika ingin mencari tempat secara lebih spesifik, maka pilih dan double-click nama propinsi tempat berada, maka akan tampil daftar kabupaten/kota yang terdapat pada propinsi yang dipilih. Demikian seterusnya sampai menemukan nama tempat . Pencarian dapat dilakukan Unit Kerja, dapat dicari dengan menggunakan berdasarkan Kode dan Nama. Input keterangan yang ingin dicari berdasarkan kriteria pencarian yang dipilih, lalu tekan salah satu baris data yang sesuai kemudian tekan tombol . Setelah tampil hasil pencarian, pilih . yang diinginkan, lalu tekan tombol .

Instansi Induk, terisi otomatis sesuai instansi induk user login. Instansi Kerja, terisi otomatis sesuai instansi kerja user login. Satuan Kerja


. Pencarian dapat dilakukan KPPN, dapat dicari dengan menggunakan berdasarkan Kode dan Nama. Input keterangan yang ingin dicari berdasarkan kriteria pencarian yang dipilih, lalu tekan salah satu baris data yang sesuai kemudian tekan tombol . Setelah tampil hasil pencarian, pilih .

Jenis Pegawai

Page 33 of 44



KNOWMENT AIE


BKN


tidak, tekan tombol . Kemudian akan tampil form Cek Kondisi yang berisikan kondisi dan status dari kondisi tersebut. Jika ada kondisi yang tidak memenuhi dan pada kolom Catatan disertakan alasannya, sedangkan jika syarat maka statusnya . Kemudian, untuk memasukkan orang ke kondisi memenuhi syarat maka statusnya dalam list usul pengadaan, pada form Cek Kondisi tekan tombol .

Selanjutnya, untuk mengetahui apakah orang yang dipilih telah memenuhi syarat atau

Jenis Jabatan Jabatan Tingkat Pendidikan. Golongan Ruang Awal, terisi sesuai dengan tingkat pendidikan yang dipilih. Gaji Pokok, terisi sesuai dengan golongan ruang awal yang dipilih tapi masih dapat diubah.

Sebelum memproses no usul ke proses selanjutnya, list orang pada usul pengadaan dapat pada bagian Tembusan, lalu tekan tombol .

. Kemudian pada form Konfigurasi dicetak dengan cara menekan tombol Pengadaan, pilih specimen untuk menandatangani cetakan usul dan masukkan tembusan

Page 34 of 44



KNOWMENT AIE


BKN


Hasil cetakan akan tampil seperti gambar di bawah ini:

pada Untuk melanjutkan proses usul ke proses selanjutnya, tekan tombol form list no usul. Kemudian akan tampil pesan yang menyatakan berkas telah diproses dan no usul akan hilang dari list data di Pengadaan BKD/Instansi.Page 35 of 44



KNOWMENT AIE


BKN


3.3. FIX BERKAS PENGADAAN

Proses selanjutnya akan berada di user profile Pusat Pelayanan Terpadu dengan langkah prosedur Cek Usul.

Berkas yang tidak lengkap dikembalikan ke Tim pembuat usul pengadaan dengan langkah prosedur Fix Berkas Pengadaan.

Berikut langkah-langkah untuk menindaklanjuti berkas: Pilih dan double-click baris data dengan langkah prosedur Fix Berkas Pengadaan. Kemudian akan tampil form Pengadaan yang menampilkan prosedur usul pengadaan dan jenis usul yang dipilih pada header form. Di dalam form ditampilkan keterangan orang dan alasan ditolak.

Berkas yang dikembalikan dapat berasal dari PPT, Admin maupun Teknis. Berkas-berkas ini dapat dikirim kembali untuk diproses ulang atau dianggap selesai (dihapus).

Page 36 of 44



KNOWMENT AIE


BKN

Jika berkas ingin dianggap selesai/batal maka tekan tombol . Lalu akan tampil form Alasan BTL, isi alasan lalu simpan alasan yang diinput. Setelah penyimpanan alasan akan tampil pesan konfirmasi untuk membatalkan berkas.


Pilih tombol OK maka proses pembatalan berkas akan dilanjutkan dan setelahnya akan tampil pesan berhasil yang disertai hilangnya berkas yang dibatalkan dari list data di BKD/Instansi.

. Kemudian akan tampil form Alasan, isi alasan tekan tombol dokumen diproses ulang dan simpan alasan tersebut.

Jika berkas yang tidak lengkap akan diproses ulang maka pada form Pengadaan,

3.4. PEMBERITAHUAN TMS

Setelah alasan disimpan, tampil pesan berhasil dan selanjutnya berkas akan diproses di Pusat Pelayanan Terpadu dengan langkah prosedur Cek Berkas Lengkap.

Berkas yang tidak memenuhi syarat akan dikembalikan ke tim yang membuat usul pengadaan dengan langkah prosedur Pemberitahuan TMS.

Page 37 of 44



KNOWMENT AIE


BKN


Berkas yang tidak memenuhi syarat tidak dapat dilanjutkan prosesnya dan dianggap selesai berkas. Untuk menyelesaikan berkas ini maka pilih dan double-clik data dengan langkah prosedur Pemberitahuan TMS. Lalu akan tampil form Pemberitahuan Tidak Memenuhi Syarat.

Pada form diatas, ditampilkan keterangan usul dan alasan berkas tidak memenuhi syarat.

maka berkas akan selesai diproses dan tidak Kemudian tekan tombol tampil lagi di list data di BKD/Instansi dengan tampilnya pesan informasi.

Page 38 of 44



KNOWMENT AIE


BKN


3.5. CETAK SK PENGADAAN

Berkas yang sudah disetujui NIP-nya akan dilanjutkan prosesnya di sini dengan langkah prosedur Cetak SK Pengadaan.

Pilih dan double-click data yang akan diproses lebih lanjut, akan tampil form Cetak SK.

Untuk

. Maka sistem akan megenerate nomor SK dan menampilkannya di field Nomor SK, field Tanggal SK otomatis terisi dengan tanggal sistem. Tombol berubah menjadi . Hal lain yang perlu diketahui adalah field Nomor SK dan Tanggal SK dapat diubah dan diinput manual sesuai keinginan.Page 39 of 44

mendapatkan

nomor

SK

dapat

dilakukan

dengan

menekan

tombol



KNOWMENT AIE


BKN


dan tombol menjadi aktif.

Setelah mendapatkan nomor SK, simpan nomor tersebut dengan menekan tombol . Ketika nomor SK sudah disimpan, field Nomor SK, Tanggal SK, menjadi tidak aktif; sebaliknya tombol

Page 40 of 44



KNOWMENT AIE


BKN

Lanjutkan proses dengan mencetak SK. Tekan tombol untuk mencetak SK, lalu akan tampil form Konfigurasi SK untuk memilih PNS yang akan menandatangi SK dan menginput daftar Tembusan.


Setelah memilih PNS, tekan tombol gambar di bawah.

. Hasil cetakan akan tampil seperti

Page 41 of 44



KNOWMENT AIE


BKN


Setelah mencetak SK, tombol

menjadi aktif.

menjadi

tidak aktif

dan tombol

Page 42 of 44



KNOWMENT AIE


BKN


Untuk melanjutkan proses ke proses selanjutnya, tekan tombol akan tampil pesan informasi.

lalu

. Tombol ini digunakan untuk Pada form Cetak SK terdapat tombol mengirim berkas kembali ke tim Administrasi Pengadaan untuk membuat kembali D2. Ketika tombol ini ditekan, tampil form Alasan, isi alasan pengembalian berkas lalu simpan . alasan dengan menekan tombol Berkas yang dikembalikan tidak tampil lagi di list data di BKD/Instansi dan selanjutnya akan diproses di tim Administrasi Pengadaan dengan langkah prosedur Cek Berkas Lengkap.Page 43 of 44

Berkas yang sudah diproses tidak tampil lagi di list data BKD/Instansi dan selanjutnya akan diproses di Penerimaan SK BKN dengan langkah prosedur Penerimaan SK CPNS/PNS.



KNOWMENT AIE


BKN


4.

LAMPIRANPelaporan KesalahanApabila terdapat kesalahan (bugs/errors) terhadap aplikasi yang sedang digunakan, pengguna dapat melaporkan kesalahan tersebut melalui mekanisme IMS (Issue Management System). Berikut petunjuk cara pelaporannya. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Deskripsikan Isu dengan jelas, rinci, dan sertakan semua informasi yang diperlukan. Sertakan screenshots untuk informasi tambahan (lalu upload file tersebut sebagai lampiran).

Alternatif lain apabila ada gangguan komunikasi, Pengguna dapat menghubungi: Technical Support Unit (TSU) NCSIS Project Menara Gracia lt 9, Jl. HR Rasuna Said Kav. C17, Kuningan- Jakarta Selatan 12940 Tel : 021-5206-772, Fax 021-5290-5822 email:[email protected] atau klik http://www.bkn.go.id/support

Login ke http://www.bkn.go.id/support. Masuk ke Isu laporan, lalu pilih proyek. Masukkan laporan Isu. Kategorikan masalah dalam: (4)Aplikasi NCSIS. Masukan Jenis Tingkat Kerusakan, beri pilihan pada Prioritas. Masukan Deskripsi dari Isu, beri keterangan pada laporan tambahan jika ada. Upload File jika ada (untuk memasukan keterangan tambahan seperti capture, dokumen penyerta dll). 8. Pilih status (Publik atau Private). 9. Klik tombol Kirim Laporan.

Page 44 of 44

bi01 sapk bkd instansi pengadaan bkd instansi

Documents