belajar akuntansi praktis

Belajar Akuntansi Praktis (Disertai CD Aplikasi Komputer Akuntansi)

1 Pengarang Buku dan Pencipta Aplikasi: Soejono Tjandra, SE

Kata Pengantar

aat ini banyak masyarakat Indonesia yang terjun ke dunia usaha, hingga ada sebutan UKM, tetapi sangat ironis dan disayangkan, banyak pelaku UKM tersebut belum melek AKUNTANSI. Sehingga pada waktu akan mendapatkan Kredit Usaha Kecil biasanya pelaku UKM tidak dapat melampirkan laporan keuangan yang dapat diperbandingkan.

Oleh sebab itu, ada kesan dari pihak perbankan UKM tidak dilirik untuk diberikan kucuran kredit. Faktor utamanya menurut rekan-rekan dari perbankan dikarenakan proses pemberian kredit diperlukan suatu laporan keuangan dari pihak kreditor.

Dengan adanya kesempatan ini, penulis ingin menuangkan keahliannya dalam bidang komputer dan akuntansi untuk dikemas ke dalam suatu buku yang ringkas, yang Insya Allah, pelaku UKM untuk melek AKUNTANSI.

Aplikasi aplikasi ini terus menerus dirancang dengan sederhana tetapi dapat menghasilkan suatu laporan akuntansi yang bermanfaat untuk para pelaku UKM.

Aplikasi terdiri dari versi Tutorial dan Komersil. Pembeda antaran versi Tutorial dan Komersil adalah:

Versi Tutorial : Database penyimpanan tidak dibatasi, Singleuser dan nama usaha tidak dapat di edit, akan selalu tercantum “Bisnis Online” dapat dibeli melalui situs www.giatusaha.com (Tempat belajar akuntansi sambil mendapatkan penghasilan melalui program “Member get Member).

Versi Komersil : Database penyimpanan tidak dibatasi, Multiuser (Max. 2 User) dan nama usaha dapat disesuaikan dengan nama usaha anda.

Akhir kata, saya mengucapkan terima kasih kepada:

Keluarga Besar Alm. Bapak Yasin Iskandar dan Ibu Musrifah.

Keluarga Besar Alm. Soeharto Prawira dan Ibu Jati Tjandra

Istriku; Dewi Muslifah, Anak-anakku; Shaquile dan Olajuwon Sein Candra. Dan kawan-kawan di Yayasan Haji Karim Oei dan Kantor tempat saya bekerja.

Untuk kasih sayang, saran dan masukan informasi yang diberikan, sampai dengan buku ini siap untuk diterbitkan.

Jakarta, 18 November 2007

S



Sekilas mengenai penulis:

Nama Lengkap : Soejono Tjandra, SE

Telepon : 0818176618

Pendidikan :

1. SDK “ELIM” – JAKARTA

2. SMPK I BPK – BANDUNG

3. SMEA NEGERI I - BANDUNG

4. STIE “YAI” – JAKARTA

Aplikasi ini dapat digunakan oleh:

• Building Management untuk mengelola iuran dari Tenant/Pemilik

• Industri Kecil dan Menengah

• Perdagangan/Distributor Kecil dan Menengah

• Perkebunan Kecil dan Menengah

• Supermarket, Toko, Mini Market, Bengkel, Showroom Motor, Showroom Mobil

Spesifikasi Aplikasi Lengkap:

1. EasyACC:

• Input Journal Umum, Jurnal Reverse, Jurnal Penutup

• Laporan Journal

• Laporan Buku Besar

• Laporan Neraca Saldo

• Laporan Rugi Laba

• Laporan Neraca

• Laporan Rugi Laba & Neraca per Bagian/Departemen.

• Grafik Laporan Keuangan

• Dapat melakukan konsolidasi laporan keuangan. (Tanpa Batas)



2. EasyADM:

• Input Transaksi Administrasi

• Multi Mata Uang

• Jurnal Otomatis ke EasyACC

• Penarikan transaksi dari EasyPOS

• Laporan Stok, Utang dan Piutang secara “RealTime”

• Menghitung laba rugi selisih kurs secara otomatis. (Realisasi dan Belum Realisasi)

3. EasyDEP:

• Input Pembelian Aktiva Tetap

• Memilih metode penyusutan


• Laporan Akumulasi Penyusutan

4. EasyAMOR:

• Input Penyertaan Asuransi atau Sewa dibayar dimuka


• Laporan Amortisasi

5. EasyPOS:

• Input Order (Dapat mengunakan Barcode)

• Input POS (Dapat mengunakan Barcode)

• Transfer transaksi ke EasyADM

6. EasySTK:

• Input Mutasi Gudang

• Laporan Stok



BAB I – PENGANTAR AKUNTANSI

Dasar Akuntansi:

ada umumnya akuntansi adalah suatu bagian dari ilmu ekonomi yang mempelajari seni untuk berhitung, menganalisa atas kejadian-kejadian dari transaksi yang berhubungan dengan nilai satuan mata uang.

Kegunaan Akuntansi:

1. Untuk mengetahui pergerakan harta, kewajiban, penghasilan dan/atau biaya. Sehingga segala keputusan dapat diambil secara tepat dipadu dengan informasi-informasi yang ada pada departemen lainnya.

2. Untuk memberikan laporan kepada pihak eksternal; yaitu: Pihak Bank, Pihak Pajak dan lain sebagainya.

Prinsip-prinsip Akuntansi:

1. Data sesuai dengan transaksi

2. Dapat dimengerti

3. Dapat diuji

4. Tidak berpihak

5. Berjangka waktu

6. Dapat dibandingkan

7. Lengkap dan Jelas

Alir dari transaksi Akuntansi:

1. Bukti transaksi

2. Proses memasukan bukti transaksi ke dalam jurnal

3. Buku Besar

4. Neraca Saldo

5. Laporan Rugi Laba

6. Jurnal Penutup

7. Neraca

P



Karakteristik Akuntansi:

1. HARTA = MODAL

2. HARTA = KEWAJIBAN + MODAL

3. AKTIVA LANCAR + AKTIVA TETAP = HUTANG LANCAR + HUTANG JANGKA PANJANG + MODAL

Sebagai ilustrasi saya akan menjelaskan sebagai berikut:

1. Anda mendapatkan uang dari harta warisan sebesar Rp. 100 Jt, kemudian anda gunakan untuk usaha. Maka hasil dari perhitungan akuntansi adalah:

2. Harta anda berupa Uang Tunai bertambah sebesar Rp. 100 Jt, dan Modal anda bertambah sebesar Rp. 100 Jt.

Harta = Modal

100 Jt = 100 Jt

3. Anda membeli Barang Dagangan sebesar Rp. 50 Jt secara KREDIT.

Harta = Kewajiban + Modal

100 Jt = 100 Jt

50 Jt = 50 Jt + 100 Jt

Dari 2 (Dua) Illustrasi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa:

• Harta bertambah 150 Jt

• Kewajiban bertambah 50 Jt

• Modal 100 Jt

• Apabila di jurnal adalah sebagai berikut:

Kas 100 Jt

Persediaan 50 Jt

Modal 100 Jt

Hutang Dagang 50 Jt



Sampai disini apakah anda dapat memahami Akuntansi?

Apabila Ya, saya akan melanjutkannya ke bidang komputer akuntansi. Atau secara akademis di sebut Sistim Informasi Akuntansi secara sederhana.

Apakah Komputer Akuntansi:

Komputer Akuntansi dalam bahasa sederhana adalah suatu perpaduan ilmu akuntansi dan database yang dikompilasi untuk dijadikan sebagai media pengisian transaksi-transaksi akuntansi untuk menghasilkan suatu laporan akuntansi yang cepat dan modern.

Untuk mengatur informasi akuntansi, suatu perusahaan tidak terlepas untuk membuat struktur organisasi perusahaan. Struktur organisasi perusahaan dibentuk untuk memposisikan seorang atau kelompok, melakukan tugas dan tanggung jawab dalam suatu perusahaan untuk mencapai keuntungan yang sebesar-besarnya dengan sumber-sumber yang ada berupa sumber dari alam semesta dan sumber dari tenaga mahluk hidup. Berikut ini adalah contoh suatu struktur organisasi secara umum pada perusahaan kecil yang ideal.

Struktur organisasi “A”

Perusahaan kecil yang mempunyai struktur organisasi tentu lebih dapat berjalan lancar dan berkembang. Dikarenakan masing-masing mempunyai tugas dan tanggung jawab secara tertulis.

Dan bilamana perusahaan semakin berkembang maka lini bagian akutansi akan menjadi komplek, seperti terlihat dibawah ini:

Direktur

(PEMILIK)

Bag. Pemasaran Bag. Akuntansi,Keuangan

dan Administrasi



Struktur organisasi “B”

Disini penulis mengambil contoh struktur organisasi “B” untuk menjelaskan tugas dan tanggung

jawab dari masing-masing individu dan kelompok.

Tugas dan tanggung jawab direktur:

• Memimpin dan mengkoordinasaikan manager-manager untuk menjalankan tugas dan tanggung jawab dengan baik dan bijaksana.

Tugas dan tanggung jawab manager:

• Memimpin dan mengkoordinasikan staf-staf sesuai dengan instruksi yang telah ditetapkan oleh Direktur.

• Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan dan mengendalikan perusahaan dalam usaha untuk menghasilkan keuntungan yang sebesar-besarnya dengan mengorbankan sumber alam semesta dan mahluk hidup secara efisien dan bertanggung jawab.

Tugas dan tanggung jawab staf:

• Mengorganisasikan, melaksanakan tugas-tugas yang telah ditetapkan oleh manager masing-masing.

Sekarang, tiba saatnya saya menjelaskan sistim dan prosedur informasi akuntansi melalui pendekatan dengan aplikasi yang saya buat.

Pada tahapan ini, saya akan bahas lebih jauh mengenai aplikasi akuntansi yang bernama Easy 4 yang mencakup:

1. Administrasi Perkantoran

Direktur

(PEMILIK)

Manager Pemasaran Manager Akuntansi, Kueangan, Administrasi &

Perpajakan.

Area Sales 1

Area Sales 2 Staf Administrasi & Keuangan

Staf Akuntans & Perpajakan



2. Jurnal

3. Buku Besar

4. Neraca Saldo

5. Neraca dan Laporan Rugi Laba

Untuk memulai belajar komputer akuntansi didalam buku ini, anda harus mengunakan spesifikasi minimal komputer tersebut dibawah ini:

• Pentium 4 dan setaranya • Hard Disk 80 Gb • RAM 256 Mb • Resulusi Layar terbaik 1280 x 800 Pixel atau 1024 x 768 Pixel • OS Windows XP SP 2 • Runtime MS Office 2007 atau MS Office 2007 Pro. • Hasil Output Printer saat ujicoba “Epson Stylus CX 2800” dengan ukuran kertas A4 dan

F4

Cara instalasi aplikasi adalah:

1. Buat folder di drive C, dengan nama C:/Yourapps

2. Copy seluruh file yang dikirim via email ke folder tersebut.

*) Untuk latihan, tetap simpan dahulu aplikasi dan databasenya di C:/YOURAPPS

Setiap aplikasi mempunyai database yang berbeda. Saat ini aplikasi beserta databasenya di simpan dalam c:/YOURAPPS. Cara membedakan aplikasi dengan database, bila database penulis menambahkan karakter “be” pada nama file databasenya. Dengan memisahkan aplikasi dengan database, maka pada saat melakukan backup data cukup membackup atau mencopy file yang mempunyai karakter “be” saja. Database dapat disimpan di folder yang berbeda dan pada saat menyambungkan dengan aplikasi, harus mengunakan MS Office 2007 Pro, dengan memilih “Database Tools”, lalu klik “Link Table Manager”.



Setelah itu akan muncul:

Disana terlihat bahwa database saat ini tersambung dan tersimpan di folder c:/YOURAPPS/XP-EasyAcc_be.accdb untuk table “cabang”, “cls” dan seterusnya. Bagaimana bila ingin memindahkan database ke folder lainnya?

1. Misalnya kita akan menyimpan di folder c:/data, maka copy file xp-easyacc_be.accdb ke folder c:/data.

2. Pilih “Database Tools”, lalu klik “Link Table Manager”

3. Klik “Always prompt for new location”

4. Lalu pilih pushbutton “Select All” bila nama database sama semua (XP-EasyAcc_be.accdb). Apabila lebih dari satu database, anda dapat memilih table-table secara manual dengan database yang sama untuk di link. Kemudian lakukan kembali, dengan memilih table-table yang databasenya belum di link.

5. Pilih “Ok”



6. Akan keluar tampilan seperti ini:

Lalu dobel klik kiri file “XP-EASYACC_be”. Maka proses akan tampil pesan proses linking berhasil. Sekarang mari mulai eksplorasi ke CD tutorial untuk melihat dan mempraktekkan contoh kasus yang penulis buat. Link table EasyACC yang terpakai untuk modul EasyADM, EasyDEP serta EasyAMOR adalah Milik, Cabang, EntryDbside, EntryCrside, EntryHead dan Lower, sedangkan untuk EasyPOS link tablenya adalah EasyADM; Barang, Order, Owner dan Pelanggan. Serta Cabang di ambil dari EasyACC.



BAB II – PEMBAHASAN APLIKASI EASY ADM

Siklus Aplikasi EasyAdm + EasyAcc

ekarang kita mulai membahas Transaksi administrasi perkantoran dilanjutkan dengan jurnal, setelah itu dilanjutkan pula dengan aktiva tetap , amortisasi dan point of sales. (Easy Adm, Easy Acc, Easy Dep ,Easy Amor lalu EasyPOS).

Sebelumnya mari kita melihat tampilan awal dari aplikasi Easy Adm tersebut dibawah ini:

Pada tampilan awal aplikasi terdiri beberapa subaplikasi yaitu:

1. Setup

• Barang

• Pemilik

S

Data Proses Komputerisasi

Dokumentasi yang dihasilkan

Input Transaksi

Simpan di Database EasyAdm

Tampilan di Layar

Selesai

Proses Komputerisasi

Simpan di Database EasyAcc



• Tanggal Laporan

2. Link Jurnal

• Pembelian

• Penjualan

• Produksi

• Barang Rusak

3. Transaksi Usaha

• Pembelian

o Pemasok

o Faktur Pembelian

o Retur Pembelian

o Saldo Hutang

o Pembayaran Hutang

• Penjualan

o Langganan

o Faktur Penjualan

o Retur Penjualan

o Saldo Piutang

o Pelunasan Piutang

• Produksi

o Pemakaian Bahan Baku

o Retur Pemakaian Bahan Baku

o Hasil Produksi

o Barang Rusak



Untuk lebih memudahkan pemakaian aplikasi ini, saya memberikan tampilan tombol-tombol ikon penting yang sudah dibakukan dalam aplikasi ini.

Setup:

Dalam subaplikasi setup terdiri tombol-tombol yang berguna untuk mengidentifikasi hal-hal tersebut dibawah ini:

• Barang:

Tampilan ini diisi untuk memasukan kelompok barang, kode barang, info (dicentang bila kuantitas akan dihitung dalam stok), nama barang, kuantitas, satuan produk, minimum stok,



maximum stok, mata uang asal, harga asal, harga pokok penjualan dan harga jual. Untuk memasukkannya data-data tersebut cukup dengan menujukan mouse ke posisi yang akan di isi.

Apabila suatu saat anda ingin melakukan Edit ataupun Delete Data, dobel klik tulisan yang berwarna merah. (Hal ini berlaku sama terhadap semua aplikasi Easy 1, Easy 2, Easy 3 dan Easy 4).

Dan untuk memudahkan proses input bagi perusahaan retail/klontongan dapat mengunakan Barcode Scanner dengan cara menscan barcodenya.

• Pemilik:

Tampilan disini untuk mengisi nama pemilik, alamat, telepon/fax, NPWP, No. Seri Faktur Pajak, Nama pejabat yang diberik kuasa mengurus perpajakan.



• Pemasok:

Tampilan disini untuk mengisi data-data pemasok, alamat, telepon dan fax. Data pemasok bisa langsung di upload ke E-SPT PPN.

• Langganan:

Tampilan disini untuk mengisi data-data langganan, alamat, telepon dan fax. Data langganan bisa langsung di upload ke E-SPT PPN.



Input Hutang:

Tampilan disini untuk mengisi saldo-saldo hutang yang ada sebelum mengunakan aplikasi ini. Tetapi apabila anda sudah mengisinya di transaksi pembelian maka tidak perlu lagi mengisi di sini. Perbedaanya adalah kalau di transaksi pembelian berarti memasukan kembali nota-nota yang terdahulu yang pada saat Cut off masih dalam bentuk hutang. Sedangkan di input hutang hanya memasukkan Cabang, No. Faktur Beli, Tgl. Faktur Beli, No. Faktur Pajak, Tgl. Faktur Pajak, Pemasok, Cara Pembayaran dan Nilai Hutang.

• Input Piutang:

Tampilan disini untuk mengisi saldo-saldo piutang yang ada sebelum mengunakan aplikasi ini. Tetapi apabila anda sudah mengisinya di transaksi penjualan maka tidak perlu lagi mengisi di sini. Perbedaanya adalah kalau di transaksi penjualan berarti memasukan kembali nota-nota yang terdahulu yang pada saat Cut off masih dalam bentuk piutang. Sedangkan di input piutang



hanya memasukkan Cabang, No. Faktur Jual, Tgl. Faktur Jual, No. Faktur Pajak, Tgl. Faktur Pajak, Langganan, Cara Pembayaran dan Nilai Piutang.

Link Jurnal:

Sebelum malakukan proses link jurnal. Pembaca harus memahami cara pembuatan nomor kode perkiraan dan nama perkiraan.

Penataan laporan keuangan (Neraca & Rugi Laba) yang dilakukan secara umum adalah sebagai berikut:

Untuk laporan neraca:

Aktiva Pasiva

Aktiva Lancar Kewajiban Lancar

Kas Kecil Hutang Dagang

Bank Hutang Pajak

Piutang Dagang Hutang Biaya

Piutang Pajak

Aktiva Tetap Ekuitas

Tanah Modal

Bangunan Modal di setor

Kendaraan Laba ditahan

Inventaris Kantor Laba berjalan

Akumulasi Penyusutan

Penomoran yang umum dipakai adalah:

Nomor 1 untuk aktiva lancar dan aktiva tetap

Nomor 2 untuk kewajiban lancar dan kewajiban jangka panjang

Nomor 3 untuk ekuitas

Untuk laporan rugi laba:



Penjualan xxx

(-) Harga Pokok Penjualan xxx

Laba Kotor xxx

Biaya Pemasaran:

Gaji Sales & Marketing xxx

Jamsostek xxx

Komisi Penjualan xxx

Fotocopy & Jilid xxx

Perjalanan Dinas xxx

Perjamuan xxx

Total Biaya Pemasaran xxx

Biaya Administrasi & Umum:

Gaji Administrasi & Umum xxx

Jamsostek xxx

Bonus xxx

Listrik xxx

Air xxx

Telepon xxx

Legalitas xxx

Perjalanan Dinas xxx

Perjamuan xxx

Penyusutan xxx

Total Biaya Administrasi & Umum xxx



Total Biaya Usaha xxx

Laba Operasional xxx

Pendapatan Lainnya xxx

Bunga Bank xxx

Biaya Lainnya xxx

Bunga Bank xxx

Adminitrasi Bank xxx

Laba Sebelum Pajak xxx

Pajak xxx

Laba Setelah Pajak xxx

Penomoran yang umum dipakai adalah:

Nomor 4 untuk penjualan

Nomor 5 untuk harga pokok penjualan

Nomor 6 untuk biaya pemasaran juga untuk administrasi & umum

Nomor 7 untuk pendapatan lainnya dan untuk biaya lainnya juga untuk biaya pajak.

Pengelompokan biaya pemasaran dengan administrasi & umum biasanya dapat ditetapkan berdasarkan fungsi dan tugas masing-masing karyawan yang mengajukan klaim biaya.

Untuk melakukan link jurnal dan cara pembayaran transaksi pembelian dan penjualan, pastikan bahwa nomor rekening/perkiraan di Easy Acc sudah terisi. Nama dari transaksi pembelian harus sama dengan nama perkiraan yang ada di Easy Acc. Dan sebagai informasi tambahan, aplikasi ini menganut sistim persediaan secara terus menerus (Perpetual).



• Pembelian:

Pada umumnya transaksi pembelian terdiri atas nama-nama perkiraan seperti tersebut diatas. Dan sebagai ilustrasi adalah pembelian di link jurnal ke aplikasi easy 1 dengan mengunakan kode rekening/perkiraan 10501.00 yaitu nama perkiraan “Persediaan Bahan Baku”, demikian seterusnya. Perlu diinformasikan bahwa nama transaksi pembelian yang tidak dapat diubah adalah Hutang Dagang, Pembelian, Retur Pembelian dan PM (Pajak Masukan).



• Penjualan:

Pada umumnya transaksi penjualan terdiri atas nama-nama perkiraan tersebut diatas dan dilakukan proses link jurnal ke nomor rekening yang berhubungan dengan transaksi tersebut. Dan nama perkiraan yang tidak dapat dirubah adalah Piutang Dagang, Persediaan, PK(Pajak Keluaran), Penjualan,Retur Penjualan, HPP.



• Produksi:

Pada umumnya transaksi produksi berhubungan dengan nomor perkiraan “Persediaan Barang Dalam Proses” (Persediaan BDP).

Transaksi:

Adalah tempat untuk menginput transaksi-transaksi dagang seperti pembelian, retur pembelian, penjualan, retur penjualan, pemakaian bahan baku, retur produksi, hasil produksi. Dan untuk memudahkannya penulis membuat tampilan form dan ikon tombol menjadi standar. Adapun bentuk formnya adalah sebagai berikut:



Untuk Cabang, No. Faktur Pembelian, Tgl. F. Beli, No. Faktur Pajak, Tgl. F. Pajak, Jenis Pajak, Mata Uang, Rate Mata Uang saat transaksi, Pemasok, (“Tag” Uang Muka bila melakukan transaksi uang muka) dan Cara Pembayaran harus di isi. Untuk pengisian kode barang dapat diinput secara manual atau dengan mengunakan Barcode Scanner (Apabila, anda memilih kode barang yang infonya tidak di centang, maka transaksi tersebut langsung dibebankan ke Harga Pokok Penjualan), sedangkan kuantitas (Qty) mempunyai nilai default 1. Pastikan penginputan transaksi sudah benar lalu pilih tanda ikon “printer” dan dengan informasi screentip “Cetak Transaksi Pembelian” untuk mencetak fakturnya. Pada saat anda menekan tombol tersebut maka seluruh proses jurnal akan dilakukan secara otomatis, lalu dipindahkan ke laporan pembelian dan menambah stok barang secara realtime dan menambah kartu hutang apabila Cara Pembayarannya disebutkan secara “Hutang”. (Metode perhitungan stok adalah Metode Harga Pokok Rata-Rata). Setiap transaksi pembelian apabila terjadi kesalahan input harus dikoreksi di retur pembelian. Sehingga dipastikan ada audit trailnya. Untuk transaksi lainnya, silakan anda mencobanya, ingat jangan takut salah.

Untuk pencatatan persediaan dikenal dengan cara metode phisik dan metode perpetual. Metode phisik, persediaan dihitung secara phisik pada suatu periode akhir akuntansi. Metode perpetual, persediaan dicatat secara terus menerus dan secara umum dalam prakteknya tetap pada akhir periode akuntansi diadakan perhitungan persediaan secara phisik.

Ada baiknya penulis juga menerangkan mengenai metode perhitungan harga pokok yang secara umum dipakai:

1. Metode First In First Out (FIFO) berasumsi barang yang dibeli pertama akan terjual pertama, sehingga harga pokok persediaan selalu berasal dari barang terakhir yang dibeli.

2. Metode Last In First Out (LIFO) berasumsi barang yang dibeli terakhir akan terjual pertama, sehingga harga pokok persediaan selalu berasal dari barang yang terawal dibeli.

3. Metode Rerata Tertimbang (Weighted Average) berasumsi total kuantitas persediaan dikalikan dengan harga satuan dibagi dengan total kuantitas persediaan.



Untuk transaksi penjualan ada aplikasi yang dapat membuat kuitansi dengan tampilan sebagai berikut:

Penulisan untuk “Uang Sejumlah” harus dengan mengunakan format “000|000|000.00

Misal: Rp. 55.000.000,00 maka anda menginput 055000000.00 lalu klik “save” pada saat dicetak maka secara otomatis akan menjadi seperti ini:



Begitu pula untuk pembuatan cek ataupun giro yang dapat anda temukan di form pembayaran utang.

Output Laporan Transaksi Pembelian:

Output Laporan Pembelian:



Output Laporan Stok Akhir Barang: (Realtime)

Pelunasan:

Adalah tempat untuk menginput transaksi pelunasan hutang maupun piutang yang terjadi atas transaksi pembelian dan penjualan secara kredit, maupun retur pembelian dan retur penjualan. Adapun bentuk formnya adalah sebagai berikut:



Mata Uang, Rate Mata Uang saat pembayaran, Cabang, No. Bukti, Tgl. Bukti, Pemasok dan Cara Pembayaran harus diisi, keterangan akan berisi faktur-faktur mana yang belum dibayar atau retur mana yang akan diperhitungkan. Transaksi pelunasan hutang ini juga akan langsung menjurnal secara otomatis memotong saldo hutang dan menghitung selisih kurs realisasi dan selisih kurs belum realisasi akan terjunal dengan mengambil data dari Saldo Hutang dan Saldo Piutang.

Output Laporan Pelunasan Hutang:

Output Laporan Umur Hutang:

Apabila pembaca sudah memahami aplikasi Easy Adm, pembaca dapat memulai ke aplikasi Easy Acc.



BAB III - PEMBAHASAN APLIKASI EASY ACC

Siklus Aplikasi EasyAcc

ekarang, kita membahas aplikasi Easy Acc, yang mempunyai tampilan awal seperti dibawah ini:

S



Input Transaksi


Tampilan di Layar

Selesai



Kelompok dapat berfungsi untuk menetapkan pengelompokan dalam jurnal, misalnya : Per-Cabang, Per-Wilayah dan sebagainya. No. Jurnal adalah nomor yang diberikan secara berurutan dalam satu bulan atau satu tahun periode akuntansi, tanggal jurnal adalah tanggal transaksi keuangan yang terjadi untuk di catat dalam jurnal, Keterangan dan Tanggal Jurnal Balik di isi, bila transaksi periode lalu akan dilakukan jurnal pembalik di periode mendatang. Lalu di bagian Tab.

1. Debit: Yang berfungsi untuk memasukkan transaksi-transaksi jurnal sebelah Debit.

2. Kredit: Yang berfungsi untuk memasukkan transaksi-transaksi jurnal sebelah Kredit.

3. Jurnal: Yang berfungsi untuk melakukan posting data, reindex data, melihat selisih jurnal, melihat laporan jurnal dan laporan buku besar.

4. Neraca Saldo: Yang berfungsi untuk memasukan saldo-saldo awal dari neraca pada saat memakai aplikasi ini dan berfungsi untuk melihat laporan-laporan seperti: Neraca Saldo Awal, Neraca Saldo Akhir, Rugi Laba dan Neraca. Juga untuk memproses jurnal penutupan dan pemindahan saldo dari periode sebelumnya ke periode sekarang (terkini).

5. Must Do: Yang berguna untuk mengisi catatan-catatan pembukuan.

Sebelum melakukan input jurnal, seperti biasa kita harus mensetupnya terlebih dahulu. Setup yang diperlukan untuk aplikasi Easy Acc adalah:

Setup Pemilik:

Seperti biasa isilah identitas pemilik, alamat, telepon dan/atau fax, NPWP, No. Seri Faktur Pajak.



Setup Pengelompokan:

Setup Nomor Perkiraan Level 1 (Sudah tersetup permanen):

Pada nomor perkiraan di level 1 yang bernomor urut permanen, sesuai dengan nama perkiraan yang terlihat di tampilan. Level 1 dibuat permanen karena pada umumnya nama-nama perkiraan di level 1 biasanya digunakan untuk kelompok perkiraan di Laporan Rugi / Laba dan Neraca.



Setup Nomor Perkiraan Level 2

Untuk dilevel 2, penomoran dapat di buat sesuai dengan keinginan kita asalkan tidak berbenturan dengan yang sudah di set di level 1. Fungsi penomoran di level 2 ini akan keluar dalam laporan rugi laba dan neraca.

Tampilan bila dilihat dalam bentuk form:



Output Neraca Saldo Awal (Untuk melihat hasil dari penomoran nama perkiraan akuntansi dalam aplikasi ini)

Apabila di teliti penomoran yang penulis berikan adalah sebagai berikut:

Aktiva Lancar Level 1 dengan nomor 1

Kas Level 2 dengan nomor 101

Kas sebagai nama perkiraan yang akan dipakai untuk transaksi dengan nomor 10101

Demikian seterusnya, penomoran dilakukan sesuai dengan nilai yang paling likuid.

Bila sudah mengerti cara pembuatan nomor perkiraan akuntansi, mari kita membahas proses jurnal menjurnal, yang sebenarnya dalam aplikasi ini sudah secara otomatis terjurnal. Tetapi ada baiknya pembaca dapat memahami jurnal dari masing-masing transaksi seperti tersebut dibawah ini:



1. Jurnal transaksi pembelian: (Otomatis dengan Easy Adm)

Persediaan Bahan Baku XX

PPN Masukan XX

Potongan Pembelian XX

Hutang Dagang / Kas / Bank XX

Atau (Bila Uang Muka Pembelian di “Tag”) :

Uang Muka Pembelian XX

PPN Masukan XX

Kas / Bank XX

Atau (Bila memilih kode barang yang tidak menghitung stok)

Harga Pokok Penjualan XX

PPN Masukan XX


2. Jurnal transaksi retur pembelian: (Otomatis dengan Easy Adm)



Atau (Bila memilih kode barang yang tidak menghitung stok)



3. Jurnal transaksi pemakaian bahan baku, upah langsung dan overhead :

(Otomatis dengan Easy Adm untuk Bahan Bakunya, selebihnya di input dengan Easy Acc)

Persediaan Barang Dalam Proses (BDP) XX


Persediaan BDP – Upah Langsung XX



Kas / Bank XX

Persediaan BDP – Biaya Overhead XX

Kas / Bank XX

4. Jurnal transaksi retur produksi: (Otomatis dengan Easy Adm)


Persediaan Barang Dalam Proses XX

5. Jurnal transaksi hasil produksi: (Otomatis dengan Easy Adm)

Persediaan Barang Jadi XX

Persediaan Barang Dalam Proses XX

Biasanya transaksi atas hasil produksi ini harus diperhitungkan secara proposional untuk barang lebih dari 1 (Satu), karena berhubungan dengan harga pokok penjualan suatu produk.

6. Jurnal transaksi penjualan: (Otomatis dengan Easy Adm)

Piutang / Kas / Bank XX

Potongan Penjualan XX

Penjualan XX

PPn Keluaran XX



Atau (Bila Uang Muka Penjualan di “Tag”):

Kas/Bank XX

Uang Muka Penjualan XX

7. Jurnal transaksi retur penjualan: (Otomatis dengan Easy Adm)

Retur Penjualan XX

Piutang / Kas / Bank XX





8. Jurnal transaksi pemusnahan barang karena rusak: (di input dengan Easy Acc)

Biaya Barang Rusak XX


9. Jurnal transaksi pengeluaran biaya-biaya perusahaan: (di input dengan Easy Acc)

Biaya Gaji XX

Kas / Bank XX

Biaya Adm Bank XX

Bank XX

BiayaPromosi XX

Bank XX

10. Jurnal transaksi pendapatan bunga bank: (di input dengan Easy Acc)

Bank XX

Pendapatan Bunga XX

11. Jurnal penyesuaian untuk penyusutan: (Otomatis dengan Easy Dep)

Biaya Penyusutan XX

Akumulasi Penyusutan XX

Jurnal pembelian Aktiva Tetap:

Inventaris Kantor XX

Kas / Bank / Hutang Dagang XX

12. Jurnal penyesuaian untuk amortisasi: (Otomatis dengan Easy Amor)

Biaya Sewa XX

Sewa dibayar dimuka XX

Biaya Asuransi XX

Asuransi dibayar dimuka XX



Jurnal penyertaan asuransi atau sewa:

Asuransi dibayar dimuka XX

Kas / Bank / Hutang Dagang XX

Sewa dibayar dimuka XX

Kas / Bank XX

Jurnal yang tidak secara otomatis di buat oleh aplikasi, dapat di jurnal di Easy Acc dengan tampilan seperti dibawah ini:

Untuk dapat melihat hasil dari transaksi-transaksi yang sudah diinput secara otomatis dilakukan oleh Easy Adm, Easy Dep dan Easy Amor, juga yang diinput manual melalui Easy Acc, terlebih dahulu pembaca harus menentukan periode laporan tersebut.

Tampilan untuk menginput periode akuntansi akan terlihat seperti dibawah ini:



Pembaca diminta untuk memasukan tanggal awal laporan, tanggal akhir laporan dan cabang. Lalu klik tanda “x” di ujung kanan dari form “Penanggalan Laporan” lalu pembaca tujukan mouse ke tab “Jurnal” yang akan terlihat seperti ini:

Sebelum melihat laporan yang akan dihasilkan anda diharuskan untuk melakukan posting dan reindex data terlebih dahulu. Kedua fungsi ini adalah untuk mengelompokkan dan merapihkan data-data yang sudah tersimpan dalam database. Tampilan akan terlihat seperti ini bila kedua proses tersebut sudah dijalankan.



Output laporan jurnal:

Output laporan buku besar:



Output laporan rugi laba:

Setelah laporan rugi laba dicetak. Biasanya dalam akuntansi secara manual membuat suatu jurnal yang dinamakan “jurnal penutupan”, kegunaan dari jurnal penutupan adalah untuk memindahkan saldo-saldo penjualan dan biaya ke perkiraan “Laba berjalan” yang ada di neraca. Disini untuk membuat jurnal penutup, pembaca harus membuat jurnal tanpa harus mengisi mutasi debit maupun kreditnya. Cukup input cabang, nomor jurnal dan tanggal jurnal lalu klik tombol “jurnal penutup”, form jurnal penutup akan terlihat seperti ini:



Pastikan antara nomor jurnal dengan nomor jurnal di jurnal penutup harus sama. Contoh: “CLS1107”, lalu klik tanda x pada jurnal penutup. Lalu anda buka tab Debit dan tab Kredit, jumlah antara debit dan kredit tidak sama, selisih tersebut adalah selisih yang terbawa dari laporan rugi laba. Masukkan selisih tadi ke posisi debit atau kredit dengan nama perkiraan “Laba berjalan”.

Perhatian:

Setelah melakukan jurnal penutup, laporan rugi laba seluruh transaksinya menjadi 0. Apabila ingin mencetak laporan rugi laba kembali, maka edit sementara tanggal jurnal dari jurnal penutup. Setelah itu lakukan proses “Posting” dan “Re-Index” di Tab “Jurnal”

Misal: tanggal jurnal 31 01 2010 di ubah saja tahunnya menjadi 31 01 2020.



Output laporan neraca:

Sedangankan untuk periode akhir tahun seluruh saldo akan dipindahkan ke Neraca Saldo Awal, tentu sebelumnya data wajib di Backup terlebih dahulu. Disini proses backup mengunakan aplikasi yang sudah ada di dalam MS Windows yaitu Backup.exe . Setelah proses backup dilakukan, baru lanjutkan ke proses akhir tahun dengan mengupdate data. Tampilan updating adalah sebagai berikut:

Selesai sudah pembahasan Easy Adm dan Easy Acc. Apabila kedua aplikasi tersebut sudah dimengerti. Pembaca dapat melanjutkannya ke pembahasan Easy Dep dan Easy Amor yang tentu akan lebih mudah di mengerti.



BAB IV - PEMBAHASAN APLIKASI EASY DEP

Siklus Aplikasi EasyAdm + EasyDep + EasyACC

ktiva Tetap: Harta yang secara fisik berbentuk barang modal yang berguna untuk membantu proses kegiatan ekonomi dan masih mempunyai nilai satuan mata uang. Biasanya aktiva tetap itu dapat berupa:

Tanah, Bangunan, Inventaris Kantor, Mesin-mesin, Kendaraan , sedangkan untuk menentukan harga perolehan aktiva tetap adalah dari harga beli ditambah dengan biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan aktiva tetap tersebut. Sebagai contoh : Kendaraan, dengan harga beli sebesar Rp. 100.000.000,-, Biaya Balik Nama Rp. 7.000.000,- maka harga perolehan kendaraan adalah sebesar Rp. 107.000.000,-

A



Input Transaksi

Simpan di Database EasyDep

Tampilan di Layar

Selesai






Perlu juga dipertimbangkan ada beberapa aktiva tetap yang sebenarnya sudah tidak mempunyai nilai penyusutan, tetapi apabila ada perbaikan, penambahan, penggantian dan lainnya yang dapat memperpanjang umur aktiva tetap tersebut, dapat ditambahkan ke komponen aktiva tetap.

Secara umum perhitungan penyusutan aktiva tetap terdiri dari:

1. Garis Lurus (Straight Line Method) dengan rumus sebagai berikut :

Harga Perolehan – Nilai Sisa 5.000.000 – 500.000

--------------------------------------- = ----------------------------- = Rp. 900.000 /Thn atau Rp. 75.000 / Bln.

Umur Ekonomis 5

2. Saldo Menurun (Double Declining Balance) dengan rumus sebagai berikut:

Hasil dari perhitungan garis lurus x 2

Contoh diambil dari perhitungan garis lurus diatas: 900.000/(5.000.000-500.000)= 20% x 2 = 40%

Jadi hasil penyusutan adalah sebagai berikut:

Periode ke Perhitungan Penyusutan/Tahun

1 40% x 5.000.000 2.000.000,-

2 40% x (5.000.000 – 2.000.000) 1.200.000,-

3 40% x (5.000.000 – 3.200.000) 720.000,-

4 40% x (5.000.000 – 3.920.000) 432.000,-

5 40% x (5.000.000 – 4.352.000) 259.200,-

3. Jumlah Angka Tahun (Sum Year Digit) dengan rumus sebagai berikut:

(Y+1) (5+1)

Y --------- = 5 ---------- = 15

2 2



Hasil penyusutan adalah sebagai berikut:

Periode ke Perhitungan Penyusutan/Tahun

1 5/15 x 4.500.000 1.500.000,-

2 4/15 x 4.500.000 1.200.000,-

3 3/15 x 4.500.000 900.000,-

4 2/15 x 4.500.000 600.000,-

5 1/15 x 4.500.000 300.000,-

Dalam aplikasi Easy Dep, dapat mengerjakan semua hal tersebut diatas. Dari awal pembelian aktiva tetap sampai dengan aktiva tersebut disusutkan setiap bulannya.

Berikut adalah tampilan awal dari Easy Dep:

Sama dengan aplikasi-aplikasi terdahulunya, disini juga harus disetup data-data yang akan berkaitan dengan aktiva tetap seperti:



Setup Pemilik:

Setup kelompok aktiva tetap:



Link jurnal aktiva tetap:

Setelah menyelesaikan seluruh proses setup, pembaca dapat mencoba untuk mengisi pembelian aktiva tetap dengan cara sama seperti penjelasan pada Easy Adm. Setiap anda mengisi pembelian aktiva tetap maka pembaca tidak perlu dipusing dengan jurnal, karena jurnal sudah dibuat secara otomatis pada saat setup pertama.

Setelah diisi pembaca dapat menentukan metode penyusutan aktiva tetap seperti terlihat dalam form dibawah ini:



Metode penyusutan yang ada dalam Easy Dep yaitu : Garis Lurus (SLM), Saldo Menurun (DDM) dan Jumlah Angka Tahung (SYM).

Kemungkinan terjadi ada beberapa aktiva tetap yang sudah disusutkan di periode sebelumnya, maka total penyusutan dari periode sebelumnya dapat di isi di kolom “Total Penyusutan”.

Seperti biasanya setiap laporan akuntansi pasti harus menetapkan periode tertentu untuk pelaporan, hal ini pembaca dapat mengisi periodenya seperti terlihat disini:

Pembaca diminta untuk memasukan tanggal awal laporan, tanggal akhir laporan dan cabang. Lalu klik tanda “x” di ujung kanan dari form “Penanggalan Laporan”.

Untuk melihat hasil perhitungan penyusutan aktiva tetap, klik ikon “buku” maka akan tampil seperti ini:



Ditampilan ini pembaca dapat melakukan proses jurnal penyusutan setiap bulannya secara otomatis, melakukan updating laporan aktiva tetap dan melihat hasil dari laporan aktiva tetap.

Berikut adalah hasil output laporan aktiva tetap.

Selesai sudah pembahasan aplikasi Easy Dep, sekarang mari menuju ke pembahasan berikutnya yaitu aplikasi Easy Amor. Aplikasi easy amor adalah suatu aplikasi yang berguna untuk mencatat penyertaan atas asuransi, sewa dan transaksi sejenisnya.



BAB V - PEMBAHASAN APLIKASI EASY AMOR

Siklus Aplikasi EasyAdm + EasyDep + EasyAmor + EasyAcc

enulis akan menjelaskan kegunaan Easy Amor dalam penyertaan asuransi dan sewa. Pada umumnya perusahaan yang semakin berkembang semakin mempunyai banyak harta baik itu harta lancar ataupun harta tetap, dan untuk menjaga harta perusahaan dibutuhkan pengorban berupa biaya-biaya asuransi untuk mencegah resiko yang

mungkin akan timbul di masa yang akan datang. Contoh: Kendaraan, biasanya diasuransikan dengan sejumlah premi “All Risk” + “Huru-hara” + “Banjir”.

Seluruh biaya-biaya yang dikorbankan untuk mendapatkan polis asuransi disebut “Harga Perolehan” seperti biaya premi dan biaya materai.

P



Input Transaksi


Tampilan di Layar

Selesai




Simpan di Database EasyAmor



Untuk lebih dapat dimengerti, mari kita lihat tampilan dari aplikasi Easy Amor:

Ini adalah tampilan dari Easy Amor, form ini adalah untuk mengisi transaksi penyertaan asuransi, sewa dan lain sebagainya. Dan seperti biasanya, pembaca harus melakukan setup pemilik dan amortisasi.

Setup Pemilik:

Setup Kelompok Amortisasi:



Setup Link Jurnal Amortisasi:

Setelah proses setup selesai, pembaca dapat mencoba untuk memasukan transaksi Easy Amor. Penulis yakin, pembaca tentunya sudah semakin mudah untuk mengikuti pelajaran komputer



akuntansi praktis ini. Setelah transaksi diisi dan di simpan. Lalu lihat data amortisasi, dengan tampilan seperti ini:

Apabila sebelumnya sudah ada yang teramortisasi, masukkan nilannya di kolom “Yang sudah teramortisasi”.

Dan seperti biasa untuk dapat melihat laporan amortisasi, isi tanggal periode akuntansi terlebih dahulu, seperti terlihat disini:

Setelah mengisi periode akuntansi, klik ikon “Laporan” dan akan terlihat seperti ini:



Didalam form “Hasil Perhitungan Amortisasi”, pembaca dapat melakukan proses jurnal, updating laporan amortisasi dan melihat hasil laporan amortisasi.



BAB VI - PEMBAHASAN APLIKASI EASY POS

rogram EasyPOS adalah aplikasi Point of Sale atau Kas Register. Seluruh transaksi penjualan dalam EasyPOS dapat digabungkan dalam laporan penjualan di EasyAdm. Dan secara realtime akan mengurangi persediaan bila data transaksi EasyPOS sudah di transfer ke EasyAdm.

Skema dari Aplikasi EasyPOS adalah sebagai berikut:

P



Input Transaksi


Tampilan di Layar

Selesai





Simpan di Database EasyPOS

Easy Adm

EasyPOS EasyPOS EasyPOS



Semua setup yang berada di EasyPOS adalah hasil dari link database di EasyAdm. Untuk pengamanan transaksi penjualan dengan EasyPOS, pastikan tidak terinstall MS Office 2007 Pro. Tetapi hanya terinstall Runtime MS Access 2007 saja.

Tampilan awal aplikasi EasyPOS adalah seperti dibawah ini:

1. Setup

Barang

Langganan

Pemilik

2. Transaksi

Order

Point of Sale

Transfer ke EasyAdm

Untuk setup, penulis tidak membahasnya lebih lanjut, karena sudah dibahas di bab terdahulu. Perbedaannya di EasyPOS tidak dapat mengedit, menghapus, mengisi data baru atas data barang maupun langganan.



Tampilan form transaksi Order adalah sebagai berikut:

Tujuan adanya order di POS ini untuk menginput transaksi yang belum bisa dilakukan invoicing. Apabila ingin melakukang closing order, cukup “Tag” kotak yang ada di No. F. Jual lalu klik “Transfer ke POS”.



Tampilan form transaksi Point of Sale adalah sebagai berikut:

Hasil output struk penjualan:



Selesai sudah pembahasan dari saya, semoga pembaca sekarang merasakan bahwa akuntansi adalah mudah dan menyenangkan. Apabila ada pertanyaan, saran dan kritik, pembaca dapat menghubungi saya di [email protected]

Ajak rekan anda untuk membeli CD versi Tutorial Belajar Akuntansi Praktis, sambil mengikuti bisnis online (Member Get Member) hanya di www.giatusaha.com dengan sistim MLM.

Setelah anda belajar dan mengerti. Anda dapat bekerja sama dengan kami memasarkan CD versi komersial dengan sistim bagi hasil.

Cara Melakukan Pendaftaran: (Hanya mendapatakan aplikasi EasyACC)

belajar akuntansi praktis

Documents