berni_design

KETERAMPILAN KOMPUTER DAN PENGELOLAAN INFORMASI (KKPI)

BAHAN AJAR

KELAS XI SEMESTER GENAP

OLEH : BERNI MONTOLALU, S.Pd

berni_design

Standar Kompetensi :Mengoperasikan Sistem operasi software

Kompetensi Dasar :Mengoperasikan software aplikasi basis data

berni_design

A. PENGENALAN SOFTWARE BASIS DATA

Software basis data merupakan software pengolah data yang digunakan untuk menyimpan dan mengolah data sehingga data dapat tersimpan dengan baik dan dapat diakses dengan muda oleh pengguna.Kumpulan data ini biasanya saling berhubungan satu sama lain yang biasa disebut database. Salah satu perangkat lunak yang diperuntukkan untuk mengolah database yaitu Microsoft Access 2007

berni_design

1.Fungsi Microsoft Access 2007.

Banyak kemudahan yang diperoleh dalam menggunakan/ bekerja dengan Ms. Access, diantaranya dapat melakukan proses pengaturan data, pembuatan tabel data, pembuatan form, menyaring data, dan pembuatan laporan.

berni_design

2.Memulai Microsoft Access 2007.

Untuk menjalankan atau memulai Ms. Access 2007, ikuti langkah berikut :a. Klik Startb. Pilih All Programsc. Pilih Microsoft Officed. Pilih dan Klik Microsoft Access 2007.

berni_design

Dalam mengolah database,Microsoft Access 2007 memiliki sarana atau objek yang dapat mempermudah dalam membangun sebuah database. Adapun objek – objek tersebut antara lain :Tabel : merupakan tempat atau sarana untuk

penyimpanan data.Query : digunakan untuk menyaring data dengan

berbagai kriteria dan urutan yang diinginkanForm : digunakan untuk memasukkan dan

mengubah data atau informasi yang ada didalam suatu database dengan menggunakan tampilan formulir

Report : digunakan untuk menampilkan atau mencetak data atau informasi dalam bentuk laporan

3. Objek dalam Access 2007

berni_design

I. Pengertian database, table, field,

record, dan primary key

Sebelum memulai Micosoft Access, terlebih dahulu harus mengenal apa itu basis data dan apa saja komponen yang ada didalamnya.

Basis Data merupakan kumpulan data yang tersusun dalam tabel yang terintegrasi menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan. Pengertian lain, Basis data (database) adalah kumpulan data yang berhubungan dengan suatu objek, topik, atau tujuan khusus tertentu. Contoh database antara lain : buku telepon, buku kamus, katalog buku di perpustakaan.

B. MEMBUAT, MEMBUKA, DAN MENYIMPAN FILE BASIS DATA

berni_design

Tabel merupakan kumpulan dari beberapa record dan field.

Field merupakan atribut yang dimiliki oleh suatu tabel,

Record merupakan isian data yang dimiliki oleh tabel.

Primary Key berfungsi sebagai pembeda antar record-record yang ada. Jadi data pada field ini tidak ada yang sama.

berni_design

Sebagai contoh, misalnya ingin membuat sebuah basis data untuk menyimpan nilai-nilai siswa sebuah SMK maka basis data ini diberi nama Data Akademik.

Langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk membuat sebuah data base adalah :1. Analisis jenis – jenis field yang perlu dibuat

Untuk data akademik diperlukan No. Induk Siswa, Nama, Program Pilihan, Nilai PKN, Nilai Bahasa Indonesia, Nilai Matematika, Nilai Bahasa Inggris, dan Keterangan

Jenis – jenis field yang telah dirancang sebelumnya dibuat dalam tabel ringkas berikut:

berni_design

Tabel. Data Akademik

No. Induk Nama Prog.

Pilihan PKN Bhs Indo Matem Bah.

Inggris Ket.

001 Heru TKJ 9 9 9 9 Perfect

002 Zoraya TKJ 6 7 5 7 Cukup

003 Tutik TKJ 5 5 5 5 Mengulang

004 Daysi TKJ 8 8 8 8 Baik

005 Bimo TKJ 7 7 7 7 Cukup

F I E L D

RECORD

berni_design

Tabel Tipe – tipe data dan Keterangannya

Tipe Data

Keterangan

Text Merupakan tipe data yang sering digunakan (alfabetik dan numerik), panjang maksimum 255

Number Hanya digunakan untuk menyimpan data numerik

Data/time Digunakan untuk menyimpan nilai tanggal dan jam

Memo Mampu menampung nilai sampai 65.535 karakter

Currency Digunakan untuk nilai mata uang

Autonumber Berisi angka urut yang muncul secara otomatis dan nilainya tidak dapat berubah

Yes/No Berisi dua nilai saja yaitu Yes/No atau True/False dan On/Off

OLE Object Digunakan untuk eksternal objek, misalnya gambar, suara, dsb

Hyperlink Gabungan dari Text dan Number yang disimpan dalam bentuk teks. Digunakan untuk menyimpan pointer ke situs web.

LookupWizard Untuk memilih sebuah nilai dari tabel lain atau List Box atau Combo Box

2. Analisis tipe –tipe data dari data yang akan dimasukkan.Ada beberapa tipe data yang perlu diketahui yaitu

sebagai berikut :

berni_design

II. Membuat, membuka, menyimpan software basis data

1. Membuat File Basis Data

Untuk membuat sebuah database baru, lakukanlah langkah-langkah sebagai berikut:a. Di bagian tampilan awal pilih Blank Database atau

bisa juga memilih New Blank database pada bagian Office Button.

b. Setelah muncul dialog untuk memasukkan nama file database, isikan nama file database secara manual atau bisa mengklik tombol folder untuk menyimpan secara otomatis.

c. Klik tombol Create untuk membuat sebuah database atau tombol Cancel untuk membatalkan proses pembuatan file database.

berni_design

2. Membuka File Basis Data (Database)

Untuk membuka file database dapat dilakukan dengan cara:a. Klik Office Button lalu klik Open.b. Di dalam daftar folder, cari folder atau

alamat tempat disimpannya file database.c. Ketika sudah menemukan file database yang

diinginkan, pilih salah satu langkah di bawah ini :1. Double klik file database untuk membukanya2. Pilih file database yang diinginkan lalu klik

tombol Open untuk membukanya.

berni_design

Gambar. Dialog Open database

berni_design

3. Menyimpan File Basis Data (Database)

Untuk menyimpan file database dapat dilakukan dengan cara:a. Klik Office Button lalu klik Save.b. Cara lain yang lebih cepat adalah dengan

menekan tombol Ctrl+S pada keyboard

berni_design

4. Menutup Microsoft Access 2007.

Menutup Program Ms. Access 2007 berarti keluar dari program Ms. Access 2007. untuk keluar dari program Ms. Access 2007 dapat dilakukan dengan berbagai cara yaitu :a. Klik Office Button → Exit Accessb. Atau klik tombol close pada titlebar dibagian

sudut kanan atas jendela Ms.Accessc. Atau tekan tombol kombinasi Alt+F4 pada

keyboard

berni_design

Membuat Tabel pada Ms. Access 2007.Langkah-langkanya sebagai berikut :- Setelah Database dibuat, kemudian klik icon Design view

-Setelah icon Design view ditekan, isi table name sesuai yang diinginkan pada kolom Save As, lalu tekan Ok.

III.Membuat Tabel Pada Ms. Access 2007

berni_design

-Kemudian setelah langkah-langkah diatas dilakukan maka akan muncul tabel dan masukkan nama Field dan Tipe datanya seperti tampilan berikut ini :

Pada jendela tabel diatas terdapat 3 kolom yaitu :a. Field Name (nama field), berfungsi memasukkan

nama-nama field dari suatu tabel.b. Data Type (tipe data), ada berbagai macam tipe data

yang ada di access meliputi : text, number, date/time, memo, currency, autonumber, Yes/No, OLE Object, Hyperlink, lookup wizard.

c. Description (deskripsi), sebagai keterangan yang akan mempermudah dalam memahami nama field

berni_design

- Setelah nama field dan tipe data dimasukkan, lalu klik ikon View

-Setelah mengklik ikon View maka akan muncul Tabel dan masukkan data yang diinginkan kedalam Tabel tersebut, seperti tampilan dibawah ini :

berni_design

1. Memasukkan Recordsebelum memasukkan record, harus membuka tabel yang akan diisi dengan data. Pilih tabel yang baru dibuat dan lakukan langkah-langkah berikut :

Klik ganda tabel yang baru dibuat hingga muncul tampilan berikut

Nilai pada tabel diatas masih kosong karena belum memberikan nilai apapun ke dalamnya

C. MENGOLAH FILE BASIS DATA/DATA BASE

berni_design

Isi tabel dengan data – data yang telah dikumpulkan sebelumnya dan Tekan Enter untuk berpindah dari satu record ke record berikutnya.

Simpan data dengan menekan Ctrl+S, atau klik Office Button → Save atau icon save

berni_design

2. Mengubah RecordUntuk mengubah record yaitu dengan membuka tabel yang ingin diubah, dan klik tepat pada kolom yang ingin dihapus kemudian ganti data yang akan diganti.

3. Menghapus RecodJika ada record yang tidak sesuai denga keinginan, bisa menghapusnya dari tabel. Langkah – langkah menghapus record sebagai berikut : Buka tabel yang record-nya akan dihapus Pilih record yang akan dihapus dengan cara mengklik

area dibagian kiri record yang akan dihapus.

berni_design

Kemudian klik kanan, dan pilih Delete Record.(Perhatikan gambar dibawah ini)

Setelah itu akan muncul kotak dialog yang menginformasikan bahwa setelah menghapus record tersebut, maka tidak bisa lagi mengembalikan record tersebut kecuali menambah record baru

setelah itu record akan hilang dari tabel seperti terlihat pada gambar dibawah ini

berni_design

D. PENCETAKAN FILE BASIS DATA/DATA BASE

MENCETAK TABEL

Untuk mencetak tabel yang telah dibuat, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :Buka basis data tempat tabel

yang akan dicetak berada.Kemudian klik Office Button

dan pilih Print, seperti pada gambar disamping ini.

berni_design

Selanjutnya muncul jendela Print dan lakukan pengaturan pada jendela Print

Selanjutnya klik OK

berni_design

1. Buatlah File database dengan nama : Latihan 12. Buatlah tabel siswa yang terdiri dari beberapa

field, kemudian tentukan jenis tipe datanya :

Soal Praktek.

FIELD NAME DATA TYPE DESCRIPTION*NIS Number Nomor Induk SiswaNAMA SISWA Text Nama SiswaTEMPAT LAHIR Text Tempat LahirTGL LAHIR Date/time Tanggal LahirALAMAT Text Alamat Siswa

berni_design

3. Simpan tabel dengan nama : Data Siswa dan isi tabel tersebut dengan 6 data sebagai berikut :

4. Ubah alamat Heru (data ke-4) menjadi Kalatin5. Hapus data ke-3 (Data Sinta)6. Cetaklah Tabel Data Siswa tersebut.

Soal Praktek.

NIS NAMA SISWA TEMPAT LAHIR TGL LAHIR ALAMAT

100 BUDI RATAHAN 12 JAN 1990 TOSURAYA

101 RAMA TOMBATU 05 DES 1992 WAWALI102 SINTA RATAHAN 03 SEPT 1991 WAWALI103 HERU LOWU 01 AGUST 1992 TOSURAYA104 DELIA LOWU 15 DES 1990 KALATIN105 SANTI TOMBATU 20 JUN 1991 TOSURAYA

berni_design

Sumber Bahan Ajar :

1. Buku KKPI untuk SMK dan MAK Kelas XIPenerbit : Erlangga, Tahun 2008Pengarang : - Anjrah Mintana, S.Kom

- Drs. T. Adi Wijaya, M.T

II. Internet