bab vii buku kas vii buku kas.pdf · contoh dari entri transaksi adalah penjualan kas ... semua...
TRANSCRIPT
BAB VII
BUKU KAS
Modul Buku Kas berfungsi menyimpan pemasukan dan pengeluaran
kas. Buku Kas biasanya digunakan untuk mencatat semua penerimaan dan
pembayaran kepada pihak lain selain debitur dan kreditur.
Contoh dari entri transaksi adalah penjualan kas (tidak melibatkan item reguler)
dan pembayaran kas untuk biaya – biaya umum, serta juga untuk melakukan
laporan Rekonsiliasi Bank.
Window Modul Cash Book
7.1 ALUR PROSES PADA BUKU KAS
Parameter Rekening Bank / Kas
ValuePlus 2000 Accounting System Basic Edition 157
7.2 PARAMETER BUKU KAS
Pada fungsi ini, jangka waktu untuk mengingatkan adanya cek mundur
atau jatuh tempo ditetapkan.
Pilih Modul Cash Book, pada Menu Maintenance Pilih Submenu Parameter
ValuePlus 2000 Accounting System Basic Edition 158
7.3 MAINTAIN BANK / KAS
Menu ini berfungsi untuk menyimpan perincian dari Bank dan Kas.
Terdapat pilihan dalam menentukan apakah rekening yang di maintain
merupakan rekening bank atau kas.
Pilih Modul Cash, pada Menu Maintenance pilih Submenu Bank/Cash
Accounts
Pemilihan menu Maintenance Rekening Bank/Kas tampak pada gambar berikut:
Window Menu Maintenance Rekening Bank sebagai berikut:
ValuePlus 2000 Accounting System Basic Edition 159
Kasus:
Maintain Rekening Bank :
1 Kode Bank : BCA-1
Nama Bank : BCA-IDR
Mata Uang : IDR – Indonesia Rupiah
Alamat : Jalan Margonda Raya no. 125 Depok
No. Rekening Bank : 1
Tanggal Buka : 1 Januari 2006
Batas Pembayaran : Rp 0,00
Kode Rekening : CA1210
2 Kode Bank : BCA-2
Nama Bank : BCA-USD
Mata Uang : USD – United State Dollar
Alamat : Jalan Margonda Raya no. 125 Depok
No. Rekening Bank : 2
Tanggal Buka : 1 Januari 2006
Batas Pembayaran : Rp 0,00
Kode Rekening : CA1220
3 Kode Bank : PERMATA
Nama Bank : PERMATA
Mata Uang : USD – United State Dollar
Alamat : Jalan Slipi Raya No. 100 Jakarta
No. Rekening Bank : 3
Tanggal Buka : 1 Januari 2006
Batas Pembayaran : Rp 0,00
Kode Rekening : CA1230
4 Kode Bank : MANDIRI
Nama Bank : MANDIRI
Mata Uang : IDR – Indonesia Rupiah
ValuePlus 2000 Accounting System Basic Edition 160
Alamat : Jalan Sudirma Kav . 100 Jakarta
No. Rekening Bank : 4
Tanggal Buka : 1 Januari 2006
Batas Pembayaran : Rp 0,00
Kode Rekening : CA1240
Maintain Rekening Kas:
Kode Bank : Kas
Nama Rekening : Kas
Mata Uang : IDR – Indonesia Rupiah
Kode Rekening : CA1100
Pencatatan maintain Rekening Bank tampak pada gambar berikut ini:
Tekan tekan Save untuk menyimpan dan, Clear untuk menghapus
maintenance dari window, dan Close untuk keluar dari window ini.
Maintain bank lainnya, prosedurnya sama dengan BCA-1, hanya di mata uang
diganti menjadi dengan mata uang yang berlaku begitu pula halnya dengan kas.
ValuePlus 2000 Accounting System Basic Edition 161
7.4 PEMBAYARAN LAINNYA
Semua pembayaran yang tidak berhubungan dengan Hutang Usaha
dimasukan pada window ini, window ini juga dapat digunakan untuk
pengeditan atau penghapusan terhadap pembayaran.
• Kategori Pembayar menunjukkan berbagai kelompok yang berbeda
dimana pembayaran dibuat.
• Pelanggan menunjukan debitur yang terdapat di dalam modul Piutang
Usaha, Lainnya menunjukan pada penerima khusus. Selanjutnya nama
pembayar akan ditampilkan secara otomatis ke Buku Petunjuk
Penerima. Buku Petunjuk Penerima menunjukan penerima selain
debitur atau dealer. Vendor menunjukkan vendor usaha yang terdapat di
dalam Hutang Usaha. Kode Rekening menunjukan rekening Buku
Besar yang didebet.
Pilih Modul Cash Book, pada Menu Transaction pilih Other Payment untuk
mengakses fungsi pembayaran lain:.
ValuePlus 2000 Accounting System Basic Edition 162
Window Pembayaran Lain tampak sebagai berikut:
Kasus :
20 Desember 2006 Gadis cantik mengembalikan 1 Paket A karena
cacat dan dicatat pada nota kredit no
NK6Z20001.
Pencatatan transaksi dilakukan di modul Cash untuk mencatat pengeluaran uang
sebagai pengembalian kepada pelanggan dan rekening penjualan tampak pada
tampilan berikut ini:
ValuePlus 2000 Accounting System Basic Edition 163
15 Desember 2006 Mengeluarkan uang Cek Bank BCA-1 no
BCA15001 sebesar Rp 15.000.000,- kepada
karyawan atas pembayaran gaji bulan Desember
2006 dengan nomor bukti KK00011
Pencatatan transaksi diatas tampak pada tampilan berikut:
7.5 BEBAN BANK
Window ini digunakan untuk mencatat biaya bank, komisi bank, bunga
bank dan beban lainnya dari bank. Biaya - biaya tersebut dimasukan sebelum
melakukan Rekonsiliasi Bank.
√ Manual dipilih jika nomor referensi secara otomatis ingin diubah.
Kode Rekening menunjukan rekening Buku Besar yang didebet.
Pilih Modul Cash Book, pada Menu Transaction – Bank Charges.
Tampilan pemilihan Pencatatan beban bank tampak pada gambar berikut:
ValuePlus 2000 Accounting System Basic Edition 164
Menu Beban bank tampak pada tampilan berikut ini:
Kasus :
31 Desember 2006 Biaya administrasi bank bulan Desember 2006
untuk rekening Bank BCA-1 sebesar Rp 250.000
dengan no. ref : BCA31001 Buat Kode Rekening
baru dengan no. EX9000 Biaya Admin Bank.
ValuePlus 2000 Accounting System Basic Edition 165
Pencatatan Transaksi di atas tampak pada gambar berikut ini:
Pilih Post Untuk memposting transaksi.
7.6 PENGEMBALIAN KE PELANGGAN
Window ini digunakan untuk mengembalikan uang muka pelanggan
yang belum terpakai.
√ Batal dipilih juka cek bersangkutan merupakan cek kosong dan perlu untuk
disimpan.
Pilih Modul Modul Cash Book, pada Menu Transaction – Refund to
Customer.
Tampilan pemilihan Pengembalia ke Pelanggan tampak pada gambar berikut
ini:
ValuePlus 2000 Accounting System Basic Edition 166
Window Pengembalian Ke Pelanggan tampak pada tampilan Berikut ini:
Kasus:
31 Desember 2006 Perusahaan mengembalikan Uang Muka yang
dibayar oleh PT. Modern sebesar $ 150 dengan
kurs saat ini Rp 10.000 dengan no bukti
ValuePlus 2000 Accounting System Basic Edition 167
pembayaran KK00012 yang diambilkan dari
Bank BCA-2 dengan no Cek BCA31001.
Pencatatan transaksi diatas tampak pada gambar berikut ini:
Pilih Post untuk memposting transaksi tersebut ke rekening buku besar.
7.7 PENERIMAAN LAINNYA
Semua penerimaan yang tidak berhubungan dengan Piutang Usaha
dimasukkan disini. Penerimaan tersebut dapat dicetak dan dicetak ulang.
Kode rekening menunjukkan kode rekening yang dikredit di Buku Besar.
Penerimaan dapat dilakukan dalam bentuk tunai,cek,multiple cek atau kartu
kredit. Jika penerimaan dalam bentuk cek, maka perlu dimasukkan nomor cek
dan bank pembayar.
Pilih Modul Cash Book, pada menu Transaction Pilih Submenu Other
Receipts:
ValuePlus 2000 Accounting System Basic Edition 168
Window Penerimaan lainnya tampak pada gambar berikut ini:
Kasus :
28 Desember 2006 Terima Pendapatan Sewa bulan Desember 2006
secara tunai sebesar Rp 1.000.000,- dengan no
penerimaan CR6Z28001 dari PT Alam. (Buat
rekeningPendapatan Sewa dengan no 00-OI6000)
ValuePlus 2000 Accounting System Basic Edition 169
Pencatatan transaksi diatas tampak pada gambar berikut ini:
Pilih Post Untuk memposting Pendapatan Sewa ke buku besar.
31 Desember 2006 Lakukan rekonsiliasi bank. Laporan bank untuk BCA-
IDR per 31 Desember 2006. Berdasarkan laporan
bank terdapat selisih sebesar Rp 500.000 karena
Perusahaan belum mencatat adanya beban
administrasi bank sebesar Rp 250.000 dan
pendapatan bunga bank sebesar Rp 750.000
(Buat Kode Rekening baru dengan no. EX9000
Biaya Admin Bank).
Pencatatan Penapatan Bunga Bank:
ValuePlus 2000 Accounting System Basic Edition 170
Pengalokasian ke rekening pendapatan bunga bank:
7.8 CEK BATAL
Window ini berfungsi membatalkan cek yang tersimpan. Pilihlah cek
yang akan dibatalkan dengan mengklik pada kolom Void. Window konfirmasi
akan ditampilkan. Untuk mengkonfirmasikannya masukkan kata ‘VOID’
Catatan : Jika cek yang dibatalkan merupakan bagian dari kombinasi
pembayaran, maka pembatalan harus dilakukan di window transaksi semula
(dimana cek asli dimasukkan).
ValuePlus 2000 Accounting System Basic Edition 171
Pilih Modul Modul Cash Book, pada Menu Transaction – Void Cheque:
Menu Cek Batal tampak pada gambar berikut ini:
Kasus:
30 Desember 2006 Perusahaan membatal kan cek Bank BCA-2
dengan no cek: BCA28001.
Pencatatan pembatalan cek tampak pada tampilan berikut ini:
ValuePlus 2000 Accounting System Basic Edition 172
Pilih Post untuk melanjutkan pembatalan cek, dan selanjutnya pada window
konfirmasi masukkan kata Yes dan Ketik VOID untuk memastikan
pembatalan Cek.
7.9 REKONSILIASI BANK
Rekonsiliasi bank hanya dapat dilakukan pada saat tanggal laporan
masih dalam periode transaksi. Periode transaksi ditentukan oleh tanggal
transaksi yang dimasukkan pada window masuk (login).
Ini merupakan prosedur pengawasan kas yang sangat penting untuk dilakukan
sehingga anda dapat memverifikasi jumlah uang yang pasti pada rekening bank.
Jika semua informasi dimasukkan secara wajar, laporan bank dan Buku Besar
harus seimbang dan perbedaannya harus nol, jika tidak anda harus memeriksa
entri-entri anda terhadap ketidaksesuaian.
Bagaimana Merekonsiliasi Rekening Bank .
• Jika anda telah menerima Laporan Bank, bandingkan dengan Laporan
Transaksi Bank/Kas untuk mengecek apakah ada pembayaran atau
penerimaan yang muncul dalam Laporan Bank tetapi tidak diposting dalam
ValuePlus 2000 Accounting System Basic Edition 173
ValuePlus. Gunakan Beban Bank, Pembayaran Lain atau Penerimaan Lain
untuk memasukkan transaksi yang hilang.
• Untuk merekonsiliasi, pilih Rekonsiliasi Bank, masukkan Kode Bank,
Tanggal Laporan Bank, Saldo Penutup Bank. Saldo Bank Hitungan
dikerjakan oleh sistem dan Saldo Buku Besar akan dihasilkan.
• Berilah tanda pembayaran dan penerimaan yang mana dikliring oleh bank
(seperti semua transaksi-transaksi yang ditunjukkan di dalam laporan bank)
dalam Tabel Garis. Jumlah Perbedaannya haruslah nol jika laporan bank
anda seimbang dengan rekening bank di dalam sistem.
• Anda dapat mengembalikan kepada keadaan semula ke keadaan belum
kliring jika anda mengklik penandaan lagi pada Tabel Garis.
• Jika anda mengklik [TUTUP], perincian rekonsiliasi akan disimpan dan
anda dapat terus mencetak Laporan Rekonsiliasi Bank.
Menyelesaikan Perbedaan Rekonsiliasi Bank
Jika rekonsiliasi bank anda tidak seimbang, anda harus memeriksa kesalahan
demi kesalahan.
Berikut ini adalah penyebab-penyebab yang mungkin terjadi :
• Anda telah menganggap sebuah transaksi telah dikliring tetapi dalam
keadaan sebenarnya ia sebenarnya masih belum, atau kebalikannya.
Periksalah dengan laporan bank untuk memastikan ketepatannya.
• Anda belum memasukkan sebuah transksi bank. Bandingkan laporan bank
dengan Laporan Transaksi Bank.
• Apakah anda memulai dengan saldo akhir bulan yang benar ? Periksalah
Saldo akhir dari laporan bank.
• Apakah anda memasukkan tanggal laporan bank dengan benar ? Jika
kesalahan seperti itu terjadi, saldo rekening bank dalam Buku Besar
diperhitungkan sebagai perbedaan tanggal dengan laporan bank.
• Bandingkan jumlah setiap transaksi pada laporan bank dan Laporan
Transaksi Bank/Kas Anda.
ValuePlus 2000 Accounting System Basic Edition 174
Pilih Modul Cash Book, pada Menu Transaction – Bank Reconsiliations :
Menu rekonsiliasi tampak pada gambar berikut ini:
Kasus :
31 Desember 2006 Lakukan rekonsiliasi bank. Laporan bank
untuk BCA-1 per 31 Desember 2006.
Berdasarkan laporan bank sebesar Rp 22.429.000,
terdapat selisih sebesar Rp 500.000 karena
Perusahaan belum mencatat adanya beban
ValuePlus 2000 Accounting System Basic Edition 175
administrasi bank sebesar Rp 250.000 dan
pendapatan jasa giro sebesar Rp 750.000.
Pilih Tutup untuk melanjutkan proses pemasukan biaya administrasi Bank dan
Pendapatan Jasa Giro.
Pencatatan Pendapatan Jasa Giro tampak pada gambar berikut ini:
Pencatatan ke dalam rekening Pendapatan Jasa Giro tampak pada gambar
berikut ini:
ValuePlus 2000 Accounting System Basic Edition 176
Pencatatan Biaya Administrasi Bank tampak pada tampilan pada Beban Bank.
Selanjutnya Proses Rekonsiliasi tampak pada tampilan berikut ini:
Proses Rekonsiliasi bank tampak pada gambar berikut ini:
Pilih Close untuk menutup window ini.
7.10 FASILITAS LAINNYA PADA BUKU KAS
CEK MUNDUR
Fasilitas ini berfungsi menyimpan cek mundur yang diterima atau
dikeluarkan pada system
CEK MUNDUR - PEMBAYARAN LAINNYA
Cek mundur yang dikeluarkan dicatat di sini.
Pilih Modul Modul Cash Book, pada Menu Transaction Pilih Post-dated
Cheques – Other payment:
ValuePlus 2000 Accounting System Basic Edition 177
Window Cek Penenpatan tanggal Pembayaran Lainnya tampak pada gambar
berikut ini:
Kasus :
ValuePlus 2000 Accounting System Basic Edition 178
5 Desember 2006 Mengeluarkan cek mundur untuk pembayaran
biaya cetak brosur kepada Tuan Adiguna
sebesar Rp 5.000.000 dengan bukti pembayaran
no KK00005 dengan kode Penerima ADIGUNA
dan no cek Bank MANDIRI no BM05001 dan
tanggal cek 31 Desember 2006
Pencatatan Transaksi di atas tampak pada gambar berikut ini:
Pilih Simpan Untuk menyimpan transaksi tersebut.
CEK MUNDUR – PENGEMBALIAN KE PELANGGAN
Pengembalian kepada pelanggan dengan menggunakan cek mundur
dicatat disini
Pilih Modul Modul Cash Book, pada Menu Transaction Pilih Post-dated
Cheques – Refund to Customer.
ValuePlus 2000 Accounting System Basic Edition 179
Berikut ini window Cek Mundur – Pengembalian Ke Pelanggan.
CEK MUNDUR – PENERIMAAN LAINNYA
Cek mundur yang diterima dimasukkan disini.
Pilih Modul Modul Cash Book, pada Menu Transaction Pilih Post-dated
Cheques – Other Receipts.
ValuePlus 2000 Accounting System Basic Edition 180
Window Cek Penempatan Tanggal - Penerimaan Lainnya sebagai berikut:
UPDATE CEK MUNDUR – DIKELUARKAN
Window ini berfungsi mengupdate cek mundur yang dikeluarkan
sebelumnya pada saat jatuh tempo.
Catatan : Untuk mengupdate cek mundur, pastikan tanggal yang dimasukkan
jatuh pada tanggal transksi dan sama dengan tanggal system atau setelah tanggal
system.
ValuePlus 2000 Accounting System Basic Edition 181
Pilih Modul Modul Cash Book, pada Menu Transaction Pilih Post-dated
Cheques – Update Post-dated Cheques Issued:
Window Cek Penempatan Tanggal dan pilih Update Cek Mundur
Dikeluarkan sebagai berikut:
Kasus:
31 Desember 2004 Perusahaan melakukan Update Cek Mundur
yang dikeluarkan karena telah jatuh tempo.
Pencatatan Transaksi di atas tampak pada gambarn berikut ini:
ValuePlus 2000 Accounting System Basic Edition 182
Pilih Apply untuk meneruskan Update cek Mundur, selanjutnya akan tampak
gambar berikut ini:
Pada gambar di atas rubah tanggal dan masukkan biaya cetak brosur ke dalam
rekening Buku besar Biaya lain-lain. Dan pilih Post untuk memposting ke
dalam transaksi tersebut.
UPDATE CEK MUNDUR – DITERIMA
Window ini memperkenankan cek mundur diterima di update.
Pilih Modul Modul Cash Book, pada Menu Transaction Pilih Post-dated
Cheques – Update Post-Dated Cheques received.
ValuePlus 2000 Accounting System Basic Edition 183
Berikut ini fungsi Update Cek Mundur Diterima tampak pada gambar berikut:
ValuePlus 2000 Accounting System Basic Edition 184