bab v analisis pengelolaan ti pemerintah kabupaten · pdf filebab v analisis pengelolaan ti...

54

BAB V ANALISIS PENGELOLAAN TI PEMERINTAH

KABUPATEN NGAWI

Berdasarkan Framework penyusunan tata kelola TI pada bab III berikut ini adalah

hasil analisa kondisi TI di Pemerintah Kabupaten Ngawi.

V.1 Langkah 1: Menumbuhkan Kesadaran Manajemen

Tahap pertama dalam penyusunan tata kelola TI ini adalah dengan melakukan

diskusi untuk membangkitkan kepedulian dari pimpinan di Pemerintah Kabupaten

Ngawi. Pimpinan yang berada dalam struktur organisasi pemerintah kabupaten

Ngawi yang terkait dengan pengelolaan TI sebagaimana terlihat pada Gambar 4.1,

terdiri dari:

• Assisten Administrasi

• Kepala Bagian Organisasi

• Kepala sub bagian pengolahan data

• Kepala sub bagian kelembagaan dan tata laksana

• Kepala sub bagian analisis jabatan dan kepegawaian

Materi

Materi diskusi mencakup:

1. Latar belakang dan kegunaan Tata Kelola TI bagi Pemerintah Kabupaten

Ngawi.

Untuk mencapai tujuannya, Pemerintah Kabupaten Ngawi telah

melakukan investasi dalam bidang TI. Penggunaan TI sangat smendukung

Pemerintah Kabupaten Ngawi dalam menjalankan tugasnya. Hal ini

mengingat TI dapat membantu menjangkau daerah-daerah terpencil di

seluruh kecamatanm dan desa yang menjadi cakupan daerah layanan

Pemerintah Kabupaten Ngawi. Investasi dan penggunaan TI ini tidak dapat

memberikan kontribusinya yang optimal guna mencapai tujuan

Pemerintah Kabupaten Ngawi selama tidak ada tata kelola TI. Salah satu

kegunaan tata kelola TI bagi Pemerintah Kabupaten Ngawi adalah

55

meningkatkan kontribusi TI terhadap instansi pemerintah dengan

mengelola sumber daya dan risiko serta memastikan tujuan TI selaras

dengan tujuan Pemerintah Kabupaten Ngawi.

2. Cakupan tata kelola TI di Pemerintah Kabupaten Ngawi.

Tata Kelola TI yang dibangun meliputi semua institusi yang berada di

koordinasi Pemerintah Kabupaten Ngawi.

3. Pemahaman dasar mengenai COBIT sebagai acuan framework untuk tata

kelola TI di Instansi pemerintah.

Pada materi ini diperkenalkan COBIT sebagai acuan framework untuk tata

kelola TI Pemerintah Kabupaten Ngawi. Paparan mengenai fokus

perhatian COBIT yaitu IT alignment, value delivery, risk management,

resource management dan performance management dibahas. Ulasan

singkat mengenai 34 Proses TI dan obyektif kontrolnya juga perlu

disampaikan.

V.2 Langkah 2: Identifikasi Kondisi TI Kabupaten Ngawi

Kondisi instansi yang perlu diidentifikasi adalah yang terkait kepemimpinan,

struktur organisasi dan proses TI di Instansi. Identifikasi kondisi TI tersebut

dilakukan dengan mengumpulkan dan mengkaji dokumen terkait tata kelola TI

Pemerintah Kabupaten Ngawi serta melakukan wawancara terhadap para

pimpinannya.

1. Pengumpulan Dan Kajian Dokumen

Peraturan Pemerintah 41/2007 tentang Organisasi Pemerintahan Daerah,

Pemerintahan Daerah adalah Penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh

Pemerintah Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah menurut azas otonomi

dan tugas pembantuan dengan prinsip otonomi seluas-luasnya dalam sistem dan

prinsip Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagaimana dimaksud dalam

Undang-undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.

56

Visi Misi Kabupaten Ngawi

Pelaksanaan pemerintahan di kabupaten Ngawi saat ini mengacu pada visi misi

Kabupaten Ngawi yang tercantum dalam Rencana Pembangunan Jangka

Menengah Daerah (RPJMD) tahun 2006-2010.

Visi Kabupaten Ngawi ( RPJMD 2006 – 2010 ) :

“Terwujudnya Kabupaten Ngawi yang unggul dibidang agraris untuk

meningkatkan kesejahteraan masyarakat dalam suasana agamis”

Misi Kabupaten Ngawi ( RPJMD 2006 – 2010 ) :

a) Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan daerah yang lebih

transparan, pastisipatif dan akuntabel demi terjamin dan tegaknya

supremasi hukum dan hak azasi rakyat.

b) Meningkatkan kualitas penyelenggaraan pemerintahan daerah dengan

memberikan pelayanan sesuai standar pelayanan minimal untuk

mencapai kesejahteraan masyarakat.

c) Memberdayakan dan memanfaatkan sumberdaya alam dan manusia yang

berwawasan lingkungan dan berkelanjutan.

d) Meningkatkan hubungan antara warga masyarakat yang harmonis untuk

mendukung pelaksanaan pembangunan.

Visi Misi Pengembangan E-Government

Visi, Misi dan tindak lanjut pengembangan E-Government di Kabupaten Ngawi

sebagai bagian integral penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan,

mengacu pada RPJMD.

Visi Pengembangan E-Government

“Terwujud dan mantapnya E-Government di Kabupaten Ngawi sebagai sarana

pendukung mantapnya Pemerintahan Daerah yang katalisitik dan terwujudnya

masyarakat yang kompetitif ”.

57

Dengan orientasi tematik sebagai berikut :

- PUBLIC SERVICES: melayani kebutuhan informasi, komunikasi dan

transaksi serta meningkatkan daya saing masyarakat;

- GOOD GOVERNANCE: meningkatkan efisiensi, efektivitas, transparansi

dan akuntabilitas pemerintah daerah;

- ECONOMIC DEVELOPMENT: masyarakat yang kompetitif (dengan

prioritas pertama bidang pertanian).

Misi Pengembangan E-Government

a) Mengembangkan kemampuan SDM untuk menjalankan e-

government;

b) Mengembangkan organisasi dan tata kerja yang mendukung;

c) Membuat aturan perundangan yang mendukung;

d) Mengembangkan infrastruktur dan akses jaringan komunikasi data

yang memadai;

e) Mengembangkan perangkat-perangkat lunak yang diperlukan;

Mengembangkan e-government yang dinamis mewadahi koordinasi layanan

informasi guna mendukung terwujudnya masyarakat yang kompetitif.

Kriteria Informasi

Berdasarkan dokumen komputerisasi berbasis sistem informasi manajemen SKPD

Kabupaten Ngawi Kriteria informasi Kabupaten Ngawi adalah sebagai berikut :

a. Effectiveness. Menyangkut kesesuaian antara TI yang diterapkan dengan

kebutuhan dari proses bisnis Kabupaten.

b. Efficiency. Menyangkut ketentuan informasi melalui penggunaan sumber

daya yang optimal.

c. Confidentiality. Menyangkut perlindungan informasi pemerintah kabupaten

yang sensitif dari akses yang tidak sah.

58

d. Integrity. Berkaitan dengan keakuratan, kelengkapan dan keabsahan

informasi terhadap harapan dan kepentingan Kabupaten.

e. Availability. Berkaitan dengan ketersediaan informasi yang diperlukan

proses bisnis saat ini dan yang akan datang, juga berhubungan dengan

perlindungan sumber daya-sumber daya TI yang penting.

f. Compliance. Menyangkut pemenuhan hukum, peraturan dan kesepakatan

kontrak.

g. Reliability. Berkaitan dengan ketentuan informasi yang memadai bagi

manajemen untuk mendukung pekerjaannya.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah 41/2007 tentang Organisasi Pemerintahan

Daerah dan Peraturan Daerah Kabupaten Ngawi Tahun 2008 Tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah, Staf Ahli Dan Sekretariat Dewan Perwakilan

Rakyat Daerah struktur organisasi pemerintah Kabupaten Ngawi adalah sebagai

berikut:

Gambar V. 1 Struktur organisasi yang berkaitan dengan TI

SEKRETARIS DAERAH

ASISTEN ADMINISTRASI

UMUM (II)

ASISTEN PEMERINTAHAN

(I)

ASISTEN PEREKONOMIAN & PEMBANGUNAN

(III)

BAGIAN ORGANISASI

BAGIAN UMUM

BAGIAN KEUANGAN

Sub Bagian Pengolah Data

Sub Bagian Analisis Jabatan dan Kepegawaian

Sub Bagian Kelembagaan dan

Tatalaksana

59

Gambar V. 2 Struktur organisasi Pemerintah Kabupaten Ngawi

Hasil pengumpulan dokumen pada Pemerintah Kabupaten Ngawi terlihat dalam

daftar sebagaimana diperlihatkan dalam tabel di bawah ini.

DPRD BUPATI

SEKRETARIS DAERAH

KECAMATAN

DINAS DAERAH

KELURAHAN

BADAN DAERAH

KANTOR DAERAH

BIDANG‐BIDANG

SEKRETARIAT DPRD

ASISTEN ADMINISTRASI

UMUM (II)

BAGIAN ORGANISASI

ASISTEN PEMERINTAHAN

(I)

ASISTEN PEREKONOMIAN & PEMBANGUNAN

(III)

BAGIAN UMUM

BAGIAN KEUANGAN

BAGIAN ADMINISTRASI PEREKONOMI

BAGIAN PEMERINTAHAN

UMUM

BAGIAN PEMERINTAHAN

DESA

BAGIAN HUKUM

BAGIAN ADMINISTRASI PEMBANGUNA

BAGIAN ADMISTRASI

KESEJATERAAN RAKYAT

SEKRETARIAT DAERAH

Ket : Garis komando

Garis koordinasi

60

No Nama Dokumen Ada Tidak

1 Rencana Strategis Kabupaten x

2 Dokumen Tupoksi Setiap institusi di dalam Kabupaten x

3 Dokumen Proses bisnis Utama yang berlakudi Kabupaten x

4 Dokumen terkait kebutuhan fungsional kunci dari prosesbisnis utama Kabupaten

x

5 Dokumen teknis sistem aplikasi utama x

6 Dokumen tingkat layanan x

7 Dokumen arsitektur, topologi, kapasitas dan kondisiinfrastruktur TI eksisting

x

8 Dokumen Tupoksi Pengelola TI x

9 Dokumen komposisi dan kompetensi SDM TI eksisting

x

10 Dokumen program tata kelola TI Kabupaten x

Berikut rincian dari dokumen-dokumen yang berhasil dikumpulkan: No. Nama Dokumen

1 Keppres 20 tahun 2006 tentang Dewan TIK Nasional

2 Keppres 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah

3 Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika No. 41/PER/MEN.KOMINFO/11/2007

tentang Panduan Umum Tata Kelola TIK Nasional

4 PP No. 20 tahun 2004 tentang Rencana Kerja Pemerintah

5 PP No. 21 tahun 2004 tentang Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementrian

Negara/Lembaga

6 Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Kabupaten Ngawi Tahun

2006 – 2010

7 Peraturan Daerah Kabupaten Ngawi Tahun 2008 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja

Sekretariat Daerah, Staf Ahli Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah

8 Peraturan Daerah Kabupaten Ngawi Tahun 2008 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja

Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Dan Lembaga Teknis Daerah

9 Dokumen komputerisasi berbasis sistem informasi manajemen SKPD Kabupaten Ngawi

Dari dokumen yang berhasil dikumpulkan di Pemerintah Kabupaten Ngawi

terlihat bahwa:

61

• Struktur organisasi Kabupaten Ngawi sudah ada dan terdokumentasi dalam

bentuk Peraturan Daerah.

• Peran dan tanggung jawab di Kabupaten sudah ada dan terdokumentasi

dalam bentuk Peraturan Daerah.

• Pengelola TI di lingkungan Kabupaten Ngawi terletak di Bagian

Organisasi yang ada di Sekretariat Daerah tetapi belum ada peraturan yang

jelas mengenai hal ini.

Berikut hasil kajian dari dokumen yang dikumpulkan terkait dengan

kepemimpinan, struktur organisasi dan proses TI di Kabupaten Ngawi.

Kepemimpinan

Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 41 Tahun 2007 tentang

Panduan Umum Tata Kelola Teknologi Informasi Dan Komunikasi Nasional

memberikan arahan mengenai kepemimpinan.

Peraturan Menteri ini berlaku untuk seluruh instansi pemerintah di semua

tingkatan termasuk Kabupaten.

Berikut inti arahan kepemimpinan berdasarkan Peraturan Menteri tersebut:

Perlunya penetapan kepemimpinan dan tanggung jawab TIK yang jelas di

level internal institusi dan nasional (Anak-bab 2.1 Prinsip Dasar)

Setiap institusi pemerintahan harus menetapkan Chief Information Officer

(CIO). Tugas CIO adalah mengkoordinasi perencanaan, realisasi, operasional

harian, evaluasi internal TIK di institusinya masing-masing, bekerja sama

dengan satuan kerja TIK dan satuan-satuan kerja pengguna lainnya (Anak-

bab 3.2 Deskripsi Peran).

Perlunya pembentukan Komite TIK Institusi (Anak-bab 3.2 Deskripsi Peran)

yang berperan dalam:

- Menyinergikan dan mengintegrasikan rencana TIK institusi yang

mengakomodir kepentingan seluruh satuan kerja.

- Menyinergikan rencana belanja/investasi satuan kerja untuk

memastikan tidak adanya tumpang tindih (redundancy) inisiatif TIK.

62

- Melakukan review atas evaluasi berkala implementasi TIK yang

dilakukan oleh CIO, untuk memastikan keselarasan dengan rencana

semula.

• Adanya eksekutif Institusi (Anak-bab 3.2.3 Eksekutif Institusi) yaitu

pimpinan institusi pemerintahan yang bertanggung jawab atas:

- Seluruh implementasi TIK di institusinya

- Arahan strategis dan evaluasi keseluruhan dari inisiatif TIK di

institusinya Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang dimaksud dalam definisi COBIT adalah struktur

organisasi TI namun perlu juga diperhatikan hubungan struktur organisasi TI

dengan struktur organisasi keseluruhan organisasi tersebut. Hal ini mengingat TI

sebagai penyedia layanan TI harus berhubungan dengan bagian lain dalam

organisasi sebagai pengguna layanannya.

Di dalam Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 41 Tahun 2007

organisasi TI disebut sebagai Satuan Kerja Pengelola TIK Institusi (Anak-bab

3.2.6 Satuan Kerja Pengelola TIK Institusi) yang bertanggung jawab atas:

- Implementasi sistem TIK, sesuai dengan spesifikasi kebutuhan yang

diberikan oleh Satuan Kerja Pemilik Proses Bisnis

- Keberlangsungan dan kualitas aspek teknis sistem TIK dalam tahap

operasional

- Pemeliharaan aset-aset TIK institusi Selain struktur organisasi internal TI

juga perlu diperhatikan peran bagian lain dalam organisasi yang berperan

sebagai pengguna TI.

Dalam hal ini Peraturan Menteri di atas menyebutkan tentang Satuan Kerja

Pemilik Proses Bisnis Institusi (Anak-bab 3.2.7 Satuan Kerja Pemilik Proses

Bisnis Institusi) yang berperan dalam pendefinisian kebutuhan dalam

implementasi inisiatif TIK dan memberikan masukan tentang kualitas operasional

implementasi TIK.

63

Proses TI

Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 41 Tahun 2007 tentang

panduan umum tata kelola teknologi informasi dan komunikasi nasional

menyebutkan bahwa terdapat 5 (lima) proses tata kelola yang perlu ada dalam

sebuah instansi pemerintah yaitu:

a. Perencanaan Sistem

Proses yang ditujukan untuk menetapkan visi, arsitektur TIK dalam

hubungannya dengan kebutuhan organisasi dan rencana realisasinya.

b. Manajemen Belanja/Investasi

Proses yang ditujukan untuk mengelola anggaran bagi keperluan

belanja/investasi TIK.

c. Realisasi Sistem

Proses yang ditujukan untuk mengimplementasikan perencanaan TIK, mulai

dari pemilihan sistem TIK sampai dengan evaluasi pasca implementasi.

d. Pengoperasian Sistem

Proses yang melakukan penyelenggaraan layanan TIK sebagai bagian dari

dukungannya kepada proses bisnis manajemen.

e. Pemeliharaan Sistem

Proses yang memastikan bahwa seluruh sumber daya TIK dapat berfungsi

sebagaimana mestinya guna mendukung operasi system secara optimal.

2. Hasil Wawancara

Wawancara yang dilakukan terhadap para pimpinan pemerintah daerah Kabupaten

Ngawi antara lain menghasilkan kesimpulan:

a. Pengelola TI di masing-masing unit organisasi pada Pemerintah Kabupaten

Ngawi sebagian sudah ada tetapi bukan merupakan jabatan struktural dan

belum memiliki peran, tanggung jawab dan wewenang yang jelas.

64

b. Terdapat kebutuhan yang mendesak akan adanya pengelola TI dengan tugas,

tanggung jawab dan wewenang yang jelas di setiap unit di Pemerintah

Kabupaten Ngawi.

c. Belum adanya prosedur untuk mengelola sumber daya TI dan memonitor

kinerja layanan TI

d. Aplikasi TI yang sudah dibuat ada yang tidak digunakan karena pengguna

tidak dapat menguasai cara penggunaannya dan aplikasi tersebut tidak

dipelihara.

e. Sumber daya manusia (SDM) pengelola TI tidak memiliki kompetensi yang

memadai.

V.3 Langkah 3: Identifikasi dan Pemetaan Proses TI Terhadap Proses TI

COBIT

Pada langkah sebelumnya telah diidentifikasi kondisi Pemerintah Kabupaten

Ngawi. Dari hasil tersebut maka dapat diidentifikasi proses-proses TI yang ada di

Pemerintah Kabupaten Ngawi. Pada langkah ini proses-proses TI tersebut

dipetakan ke proses-proses TI yang didefinisikan dalam COBIT. Berikut hasil

pemetaan dari proses-proses TI yang ada di Pemerintah Kabupaten Ngawi dengan

proses TI COBIT.

PROSES TI PROSES COBIT

PERENCANAAN SISTEM

• Pembuatan arsitektur Informasi PO1 Define a strategic IT Plan

PO2 Define the information architecture

• Pembuatan arsitektur Aplikasi

PO1 Define a strategic IT Plan

PO2 Define the information architecture

PO3 Determine technological direction

• Pembuatan arsitektur Infrastruktur

Teknologi

PO1 Define a strategic IT Plan

PO3 Determine technological direction

• Pembuatan rencana strukutur

organisasi PO1 Define a strategic IT plan

PO4 Define the IT processes, organisation

and relationships

• Pembuatan rencana Implementasi PO1 Define a strategic IT plan

65

PROSES TI PROSES COBIT

• Penyusunan peran dan tanggung

jawab pengelola TI yang jelas

PO1 Define a strategic IT plan

PO4 Define the IT processes, organisation

and relationships

• Pengadaan SDM IT yang kompeten PO7 Manage IT human resources

MANAJEMEN BELANJA/INVESTASI

• Manajemen investasi TI PO5 Manage the IT investment

REALISASI SISTEM

• Realisasi Software Aplikasi

AI2 Acquire and maintain application

software

AI7 Install and accredit solutions and

changes

• Realisasi Infrastruktur Teknologi AI3 Acquire and maintain technology

infrastructure

PENGOPERASIAN DAN PEMELIHARAAN SISTEM

• Manajemen Tingkat Layanan DS1 Define and manage service levels

• Keamanan dan Keberlangsungan

Sistem

DS4 Ensure continuous service

DS5 Ensure Systems Security

• Manajemen dan pemeliharaan

Software Aplikasi

AI2 Acquire and maintain application

software

• Manajemen dan pemeliharaan

Infrastruktur Teknologi

AI3 Acquire and maintain technology

infrastructure

• Manajemen Data DS11 Manage data

• Manajemen Layanan oleh Pihak

Ketiga DS2 Manage third-party services

• Pelatihan penggunaan aplikasi AI4 Enable operation and use

DS7 Educate and Train users

MONITOR DAN EVALUASI

• Evaluasi Internal ketercapaian

indikator keberhasilan

ME1 Monitor and evaluate IT performance

ME2 Monitor and evaluate internal control

• Monitor Kinerja TI

ME1 Monitor and evaluate IT performance

66

V.4 Langkah 4: Pengukuran Nilai Dan Risiko TI

Setelah mengidentifikasi kondisi TI Kabupaten Ngawi dan melakukan pemetaan

proses TI yang ada di Kabupaten Ngawi terhadap proses TI COBIT, maka kita

dapat mengukur nilai dan risiko TI bagi Kabupaten Ngawi.

Pengukuran nilai TI

Hasil pengukuran nilai TI di Kabupaten Ngawi dapat dilihat pada tabel berikut

ini.

Proses COBIT Nilai Proses

Plan and Organise

PO1 Mendefinisikan Rencana TI Strategis 5

PO2 Mendefinisikan arsitektur informasi 4

PO3 Menentukan arahan teknologi 5

PO4 Mendefinisikan proses, organisasi dan hubungan TI 5

PO5 Manajemen investasi TI 4

PO6 Mengomunikasikan tujuan dan arahan manajemen 5

PO7 Manajemen sumber daya manusia TI 5

PO8 Manajemen Mutu 3

PO9 Manajemen risiko 2

PO10 Manajemen proyek 3

Acquire and Implement

AI1 Mengidentifikasi solusi yang terotamatisasi 3

AI2 Melakukan pengadaan dan pemeliharaan perangkat lunak aplikasi 3

AI3 Melakukan pengadaan dan pemeliharaan infrastruktur teknologi 5

AI4 Memungkinkan operasi dan penggunaan 4

AI5 Melakukan pengadaan sumber daya TI 4

AI6 Manajemen Perubahan 5

AI7 Memasang dan menggunakan solusi dan melaksanakan perubahan 4

Deliver and Support

DS1 Manajemen tingkat layanan 4

DS2 Manajemen layanan pihak ketiga 4

DS3 Manajemen kinerja dan kapasitas 3

67

Proses COBIT Nilai Proses

DS4 Memastikan keberlangsungan layanan 5

DS5 Memastikan keamanan sistem 3

DS6 Mengidentifikasi dan mengalokasikan biaya 3

DS7 Mendidik dan melatih pengguna 5

DS8 Manajemen Service Desk dan insiden 4

DS9 Manajemen konfigurasi 2

DS10 Manajemen masalah. 3

DS11 Manajemen Data 5

DS12 Manajemen lingkungan fisik 2

DS13 Manajemen operasi 3

Monitor and Evaluate

ME1 Memonitor dan mengevaluasi kinerja TI 4

ME2 Memonitor dan mengevaluasi kontrol internal 3

ME3 Memastikan pemenuhan terhadap regulasi 3

ME4 Memberikan tata kelola TI 4

Pengukuran risiko TI

Setiap risiko dapat dikurangi dengan kehadiran kontrol yang sesuai. Untuk

pengukuran risiko TI dapat dilakukan dengan memeriksa keberadaan kontrol

untuk setiap proses TI yang ada dalam COBIT.

Tabel di bawah memperlihatkan contoh hasil pengukuran risiko TI untuk

Pemerintah Kabupaten Ngawi untuk proses-proses TI COBIT.

68

Domain COBIT dan Proses Kontrol Kunci

Analisis Kontrol Kunci Risiko

Tid

ak y

akin

Seba

gian

, T

idak

did

okum

enta

sika

n

Seba

gian

, D

idok

umen

tasi

kan

Selu

ruhn

ya, A

da y

ang

tid

ak d

idok

umen

tasi

kan

Selu

ruha

nya,

D

idok

umen

tasi

kan

Per

Akt

ivita

s

Per

Pros

es

1.00 0.75 0.50 0.25 0.00

PO1 Mendefinisikan Rencana TI Strategis

Keselarasan perencanaan strategis TI dengan kebutuhan bisnis saat ini dan yang akan datang dibicarakan dengan manajemen bisnis dan senior

1 0,50 0,42

Memahami kemampuan TI saat ini

1 0,25

Memberikan skema prioritas untuk tujuan bisnis yang mengkuantifikasi kebutuhan bisnis

1 0,50

PO2 Mendefinisikan arsitektur informasi

Memastikan keakuratan arsitektur informasi dan model data

1 0,75 0,58

Menetapkan kepemilikan data

1 0,25

Mengelompokan informasi dengan menggunakan skema pengelompokkan yang disetujui

1 0,75

PO3 Menentukan arahan teknologi

Membentuk sebuah forum untuk memandu arsitektur dan memverifikasi pemenuhan

1 1,00 0,83

Membangun rencana teknis infrastruktur seimbang terhadap biaya, risiko dan kebutuhan

1 0,75

Mendefinisikan standar teknis infrastruktur berdasarkan pada kebutuhan arsitektur

1 0,75

69



Tid

ak y

akin

Seba

gian

, T

idak

did

okum

enta

sika

n

Seba

gian

, D

idok

umen

tasi

kan

Selu

ruhn

ya, A

da y

ang

tid

ak d

idok

umen

tasi

kan

Selu

ruha

nya,

D

idok

umen

tasi

kan

Per

Akt

ivita

s

Per

Pros

es

1.00 0.75 0.50 0.25 0.00

informasi

PO4 Mendefinisikan proses, organisasi dan hubungan TI

Mendefinisikan framework proses TI

1 1,00 0,83

Membentuk badan organisasi dan struktur yang tepat

1 0,75

Mendefinisikan peran dan tanggung jawab

1 0,75

PO5 Manajemen

investasi TI

Memprediksi dan

mengalokasikan

anggaran

1 0,25 0,58

Mendefinisikan kriteria

investasi formil (ROI,

payback period, NPV)

1 0,75

Mengukur dan

mengukur nilai bisnis

dan membandingkannya

dengan prediksi

1 0,75

PO6

Mengomunikasikan

tujuan dan arahan

manajemen

Mendefinisikan

framework kontrol TI 1 1,00 0,67

Mengembangkan dan

menyebarkan kebijakan

TI

1 0,50

Menegakan kebijakan TI 1 0,50

PO7 Manajemen

sumber daya manusia

Mereview kinerja

pegawai 1 0,75 0,92

70



Tid

ak y

akin

Seba

gian

, T

idak

did

okum

enta

sika

n

Seba

gian

, D

idok

umen

tasi

kan

Selu

ruhn

ya, A

da y

ang

tid

ak d

idok

umen

tasi

kan

Selu

ruha

nya,

D

idok

umen

tasi

kan

Per

Akt

ivita

s

Per

Pros

es

1.00 0.75 0.50 0.25 0.00

TI Mempekerjakan dan

melatih personal TI

untuk mendukung

rencana taktis TI

1 1,00

Mengurangi risiko

ketergantungan yang

berlebih pada sumber

daya kunci

1 1,00

PO8 Manajemen

Mutu

Mendefinisikan standar

kualitas dan praktik-

praktik

1 0,75 0,75

Memonitor dan

mereview kinerja

internal dan eksternal

dibandingkan dengan

standar kualitas dan

praktik-praktik

1 0,50

Meningkatkan sistem

manajemen mutu secara

terus menerus

1 1,00

PO9 Manajemen

risiko

Memastikan manajemen

risiko sepenuhnya

disertakan dalam proses

manajemen secara

internal dan eksternal

dan diterapkan dengan

1 0,75 0,75

71



Tid

ak y

akin

Seba

gian

, T

idak

did

okum

enta

sika

n

Seba

gian

, D

idok

umen

tasi

kan

Selu

ruhn

ya, A

da y

ang

tid

ak d

idok

umen

tasi

kan

Selu

ruha

nya,

D

idok

umen

tasi

kan

Per

Akt

ivita

s

Per

Pros

es

1.00 0.75 0.50 0.25 0.00

konsisten

Melakukan asesmen

risiko 1 0,75

Merekomendasikan dan

mengkomunikasikan

rencana aksi perbaikan

atas risiko

1 0,75

PO10 Manajemen

proyek

Mendefinisikan dan

menegakan framework

dan pendekatan untuk

program dan proyek

1 0,75 0,75

Menerbitkan panduan

manajemen proyek 1 0,75

Melakukan perencanaan

proyek untuk setiap

proyek secara rinci

dalam portofolio proyek

1 0,75

AI1

Mengidentifikasi

solusi yang

terotamatisasi

Mendefinisikan

kebutuhan bisnis dan

teknis

1 0,75 0,83

Melakukan studi

kelayakan seperti yang

didefinisikan dalam

standar pengembangan

1 0,75

72



Tid

ak y

akin

Seba

gian

, T

idak

did

okum

enta

sika

n

Seba

gian

, D

idok

umen

tasi

kan

Selu

ruhn

ya, A

da y

ang

tid

ak d

idok

umen

tasi

kan

Selu

ruha

nya,

D

idok

umen

tasi

kan

Per

Akt

ivita

s

Per

Pros

es

1.00 0.75 0.50 0.25 0.00

Menyetujui (atau

menolak) hasil studi

kebutuhan dan

kelayakan

1 1,00

AI2 Melakukan

pengadaan dan

pemeliharaan

perangkat lunak

aplikasi

Menerjemahkan

kebutuhan bisnis

menjadi spesifikasi

rancangan

1 0,75 0,83

Mengikuti standar

pengembangan untuk

semua perubahan

1 0,75

Memisahkan aktivitas

pengembangan,

pengujian dan

operasional

1 1,00

AI3 Melakukan

pengadaan dan

pemeliharaan

infrastruktur

teknologi

Menghasilkan rencana

pengadaan teknologi

yang selaras dengan

rencana infrastruktur

teknologi

1 0,75 0,83

Merencanakan

pemeliharan

infrastruktur

1 0,75

Menerapkan kontrol

internal, keamanan dan

tindakan yang dapat

1 1,00

73



Tid

ak y

akin

Seba

gian

, T

idak

did

okum

enta

sika

n

Seba

gian

, D

idok

umen

tasi

kan

Selu

ruhn

ya, A

da y

ang

tid

ak d

idok

umen

tasi

kan

Selu

ruha

nya,

D

idok

umen

tasi

kan

Per

Akt

ivita

s

Per

Pros

es

1.00 0.75 0.50 0.25 0.00

diaudit

AI4

Memungkinkan

operasi dan

penggunaan

Mengembangkan dan

membuat dokumentasi

alih pengetahuan

1 0,75 0,50

Mengomunikasikan dan

melatih pengguna dan

manajemen bisnis, staf

pendukung dan

operasional

1 0,50

Menghasilkan bahan-

bahan pelatihan 1 0,25

AI5 Melakukan

pengadaan sumber

daya TI

Memperoleh masukan

yang profesional terkait

masalah kontrak dan

hukum

1 0,75 0,67

Mendefinisikan standar

dan prosedur pengadaan 1 0, 50

Melakukan pengadaan

perangkat keras,

perangkat lunak dan

layanan sesuai dengan

prosedur yang ada

1 0,75

AI6 Manajemen

Perubahan

Mendefinisikan dan

mengomunikasikan

prosedur perubahan,

1 0,75 0,75

74



Tid

ak y

akin

Seba

gian

, T

idak

did

okum

enta

sika

n

Seba

gian

, D

idok

umen

tasi

kan

Selu

ruhn

ya, A

da y

ang

tid

ak d

idok

umen

tasi

kan

Selu

ruha

nya,

D

idok

umen

tasi

kan

Per

Akt

ivita

s

Per

Pros

es

1.00 0.75 0.50 0.25 0.00

termasuk perubahan

yang mendesak

Mengukur, melakukan

prioritas dan otorisasi

atas perubahan-

perubahan

1 0,75

Melacak status dan

laporan tentang

perubahan-perubahan

1 0,75

AI7 Memasang

dan menggunakan

solusi dan

melaksanakan

perubahan

Membuat metodologi

pengujian 1 0,75 0,75

Melakukan perencanaan

untuk penggunaan

(release)

1 0,50

Manajemen bisnis

mengevaluasi dan

menyetujui hasil

pengujian

1 0,75

Melakukan reviewpasca-

implementasi 1 1,00

DS1 Manajemen

tingkat layanan

Memformalkan

kesepakatan internal dan

eksternal sesuai dengan

kebutuhan dan

kemampuan pelaksanaan

1 0,50 0,58

75



Tid

ak y

akin

Seba

gian

, T

idak

did

okum

enta

sika

n

Seba

gian

, D

idok

umen

tasi

kan

Selu

ruhn

ya, A

da y

ang

tid

ak d

idok

umen

tasi

kan

Selu

ruha

nya,

D

idok

umen

tasi

kan

Per

Akt

ivita

s

Per

Pros

es

1.00 0.75 0.50 0.25 0.00

Melaporkan pencapaian

tingkat layanan (dalam

bentuk laporan dan

pertemuan)

1 0,50

Mengidentifikasi dan

mengomunikasikan

kebutuhan layanan baru

dan yang diperbaharui

untuk keperluan

perencanaan strategis

1 0,75

DS2 Manajemen

layanan pihak ketiga


mengategorikan layanan

pemasok

1 0,50 0,67


mengurangi risiko yang

disebabkan pemasok

1 0,50

Memonitor dan

mengukur kinerja

pemasok

1 1,00

DS3 Manajemen

kinerja dan kapasitas

Merencanakan dan

memberikan kapasitas

dan ketersediaan sistem

1 0,50 0,83

Memonitor dan

melaporkan kinerja

sistem

1 1,00

76



Tid

ak y

akin

Seba

gian

, T

idak

did

okum

enta

sika

n

Seba

gian

, D

idok

umen

tasi

kan

Selu

ruhn

ya, A

da y

ang

tid

ak d

idok

umen

tasi

kan

Selu

ruha

nya,

D

idok

umen

tasi

kan

Per

Akt

ivita

s

Per

Pros

es

1.00 0.75 0.50 0.25 0.00

Memodelkan dan

memprediksi kinerja

sistem

1 1,00

DS4 Memastikan

keberlangsungan

layanan

Mengembangkan dan

memelihara IT

Contigency

1 0,75 0,83

Melatih dan menguji

rencana IT Contingency 1 0,75

Menyimpan salinan

rencana contingency dan

data pada lokasi offsite

1 1,00

DS5 Memastikan

keamanan sistem

Memahami kebutuhan

keamanan, kerentanan

dan ancaman

1 0,75 0,83

Mengelola identitas dan

otorisasi pengguna

dengan menggunakan

standard

1 0,75

Menguji keamanan

secara teratur 1 1,00

DS6


mengalokasikan

biaya

Memetakan infrastruktur

TI terhadap layanan

yang diberikan/proses

bisnis yang didukung

1 0,75 0,75

Membangun dan 1 0,75

77



Tid

ak y

akin

Seba

gian

, T

idak

did

okum

enta

sika

n

Seba

gian

, D

idok

umen

tasi

kan

Selu

ruhn

ya, A

da y

ang

tid

ak d

idok

umen

tasi

kan

Selu

ruha

nya,

D

idok

umen

tasi

kan

Per

Akt

ivita

s

Per

Pros

es

1.00 0.75 0.50 0.25 0.00

menyetujui model biaya

secara lengkap

DS7 Mendidik dan

melatih pengguna

Membuat kurikulum

pelatihan 1 0,50 0,75

Mengorganisir pelatihan 1 1,00

Menyelenggarakan

pelatihan 1 0,50

Memonitor dan

melaporkan efektivitas

pelatihan

1 1,00

DS8 Manajemen

Service Desk dan

insiden

Memasang dan

mengoperasikan Service

Desk

1 0,75 0,67

Memonitor dan

melaporkan trend 1 0,75

Mendefinisikan kriteria

dan prosedur eskalasi

yang jelas

1 0,50

DS9 Manajemen

konfigurasi

Membangun sebuah

tempat penyimpanan

(repository) terpusat

untuk semua item

konfigurasi

1 0,75 0,75

Mengidentifikasi item

konfigurasi dan 1 0,75

78



Tid

ak y

akin

Seba

gian

, T

idak

did

okum

enta

sika

n

Seba

gian

, D

idok

umen

tasi

kan

Selu

ruhn

ya, A

da y

ang

tid

ak d

idok

umen

tasi

kan

Selu

ruha

nya,

D

idok

umen

tasi

kan

Per

Akt

ivita

s

Per

Pros

es

1.00 0.75 0.50 0.25 0.00

memeliharanya

Me-review integritas

dari data konfigurasi 1 0,75

DS10 Manajemen

masalah

Melakukan analisis

penyebab akar masalah

(root cause analysis) dari

masalah-masalah yang

dilaporkan

1 0,75 0,67

Menganalisis trend 1 0,50

Mengambil alih masalah

dan melakukan

penyelesaian masalah

1 0,75

DS11 Manajemen

Data

Membuat Backup data

dan menguji restorasi 1 0,75 0,75

Mengelola penyimpanan

data onsite dan offsite 1 0,75

Membuang data dan

peralatan secara aman 1 0,75

DS12 Manajemen

lingkungan fisik

Melakukan tindakan

pengamanan fisik 1 0,50 0,50

Memilih dan mengelola

fasilitas 1 0,50

DS13 Manajemen

operasi

Mengoperasikan

lingkungn TI sesuai 1 0,75 0,63

79



Tid

ak y

akin

Seba

gian

, T

idak

did

okum

enta

sika

n

Seba

gian

, D

idok

umen

tasi

kan

Selu

ruhn

ya, A

da y

ang

tid

ak d

idok

umen

tasi

kan

Selu

ruha

nya,

D

idok

umen

tasi

kan

Per

Akt

ivita

s

Per

Pros

es

1.00 0.75 0.50 0.25 0.00

dengan tingkat layanan

yang disetujui dan

petunjuk yang ada

Mengelola infrastruktur

TI 1 0,50

ME1 Memonitor

dan mengevaluasi

kinerja TI

Mengumpulkan dan

menerjemahkan laporan

kinerja proses menjadi

laporan manajemen

1 0,50 0,63

Me-review kinerja

terhadap target yang

disetujui dan memulai

aksi perbaikan yang

diperlukan

1 0,75

ME2 Memonitor

dan mengevaluasi

kontrol internal

Mendefinisikan sistem

kontrol internal dan

dimasukkan ke dalam

framework proses TI

1 0,75 0,92

Memonitor dan

melaporkan efektivitas

kontrol internal TI

1 1,00

Melaporkan

pengecualian kontrol

kepada manajemen

1 1,00

80



Tid

ak y

akin

Seba

gian

, T

idak

did

okum

enta

sika

n

Seba

gian

, D

idok

umen

tasi

kan

Selu

ruhn

ya, A

da y

ang

tid

ak d

idok

umen

tasi

kan

Selu

ruha

nya,

D

idok

umen

tasi

kan

Per

Akt

ivita

s

Per

Pros

es

1.00 0.75 0.50 0.25 0.00

untuk dilakukan

tindakan yang

diperlukan

ME3 Memastikan

pemenuhan terhadap

regulasi

Mengidentifikasi aturan

hukum dan regulasi

terkait TI

1 0,50 0,67

Mengukur dampak

aturan regulasi 1 0,75

Memonitor dan

melaporkan pemenuhan

terhadap aturan regulasi

1 0,75

ME4 Memberikan

Tata Kelola TI

Membuat framework

tata kelola TI yang

terintegrasi dengan tata

kelola korporat

1 0,75 0,75

Memperoleh jaminan

yang independen atas

status tata kelola TI

1 0,75

V.5 Langkah 5: Pemilihan Proses TI Yang Kritikal

Berdasarkan hasil dari tahap sebelumnya (pengukuran nilai dan risiko TI) maka

dapat diukur dan dipilih proses TI yang kritikal bagi Kabupaten Ngawi seperti

diperlihatkan pada tabel di bawah ini.

81

Nilai

Proses

Domain COBIT dan

Proses Kontrol Kunci

Risiko

Status Profil

Per

Akt

ivita

s

Per

Pros

es

5

PO1 Mendefinisikan

Rencana TI Strategis

Keselarasan perencanaan

strategis TI dengan kebutuhan

bisnis saat ini dan yang akan

datang dibicarakan dengan

manajemen bisnis dan senior

0,50 0,42 2,083 Sedang

Memahami kemampuan TI saat

ini 0,25

Memberikan skema prioritas

untuk tujuan bisnis yang

mengkuantifikasi kebutuhan

bisnis

0,50

4

PO2 Mendefinisikan

arsitektur informasi

Memastikan keakuratan

arsitektur informasi dan model

data

0,75 0,58 2,333 Sedang

Menetapkan kepemilikan data 0,25

Mengelompokan informasi

dengan menggunakan skema

pengelompokkan yang disetujui

0,75

5

PO3 Menentukan

arahan teknologi

Membentuk sebuah forum untuk

memandu arsitektur dan

memverifikasi pemenuhan

1,00 0,83 4,167 Tinggi

Membangun rencana teknis

infrastruktur seimbang terhadap

biaya, risiko dan kebutuhan

0,75

Mendefinisikan standar teknis

infrastruktur berdasarkan pada

kebutuhan arsitektur informasi

0,75

5

PO4 Mendefinisikan

proses, organisasi dan

hubungan TI

Mendefinisikan framework

proses TI 1,00 0,83 4,167 Tinggi

Membentuk badan organisasi 0,75

82

Nilai

Proses

Domain COBIT dan


Risiko

Status Profil

Per

Akt

ivita

s

Per

Pros

es

dan struktur yang tepat

Mendefinisikan peran dan

tanggung jawab 0,75

4

PO5 Manajemen

investasi TI

Memprediksi dan

mengalokasikan anggaran 0,25 0,58 2,333 Sedang

Mendefinisikan kriteria investasi

formil (ROI, payback period,

NPV)

0,75

Mengukur dan mengukur nilai

bisnis dan membandingkannya

dengan prediksi

0,75

5

PO6

Mengomunikasikan

tujuan dan arahan

manajemen

Mendefinisikan framework

kontrol TI 1,00 0,67 3,333 Tinggi

Mengembangkan dan

menyebarkan kebijakan TI 0,50

Menegakan kebijakan TI 0,50

5

PO7 Manajemen

sumber daya manusia TI

Mereview kinerja pegawai 0,75 0,92 4,583 Tinggi

Mempekerjakan dan melatih

personal TI untuk mendukung

rencana taktis TI

1,00

Mengurangi risiko

ketergantungan yang berlebih

pada sumber daya kunci

1,00

3

PO8 Manajemen

Mutu

Mendefinisikan standar kualitas

dan praktik-praktik 0,75 0,75 2,250 Sedang

Memonitor dan mereview

kinerja internal dan eksternal

dibandingkan dengan standar

kualitas dan praktik-praktik

0,50

83

Nilai

Proses

Domain COBIT dan


Risiko

Status Profil

Per

Akt

ivita

s

Per

Pros

es

Meningkatkan sistem

manajemen mutu secara terus

menerus

1,00

2

PO9 Manajemen

risiko

Memastikan manajemen risiko

sepenuhnya disertakan dalam

proses manajemen secara

internal dan eksternal dan

diterapkan dengan konsisten

0,75 0,75 1,500 Rendah

Melakukan asesmen risiko 0,75

Merekomendasikan dan

mengkomunikasikan rencana

aksi perbaikan atas risiko

0,75

3

PO10 Manajemen

proyek

Mendefinisikan dan menegakan

framework dan pendekatan

untuk program dan proyek

0,75 0,75 2,250 Sedang

Menerbitkan panduan

manajemen proyek 0,75

Melakukan perencanaan proyek

untuk setiap proyek secara rinci

dalam portofolio proyek

0,75

3

AI1 Mengidentifikasi

solusi yang

terotamatisasi

Mendefinisikan kebutuhan bisnis

dan teknis 0,75 0,83 2,500 Sedang

Melakukan studi kelayakan

seperti yang didefinisikan dalam

standar pengembangan

0,75

Menyetujui (atau menolak) hasil

studi kebutuhan dan kelayakan 1,00

3

AI2 Melakukan

pengadaan dan

pemeliharaan perangkat

Menerjemahkan kebutuhan

bisnis menjadi spesifikasi

rancangan

0,75 0,83 2,500 Sedang

84

Nilai

Proses

Domain COBIT dan


Risiko

Status Profil

Per

Akt

ivita

s

Per

Pros

es

lunak aplikasi Mengikuti standar

pengembangan untuk semua

perubahan

0,75

Memisahkan aktivitas

pengembangan, pengujian dan

operasional

1,00

5

AI3 Melakukan

pengadaan dan

pemeliharaan

infrastruktur teknologi

Menghasilkan rencana

pengadaan teknologi yang

selaras dengan rencana

infrastruktur teknologi

0,75 0,83 4,167 Tinggi

Merencanakan pemeliharan

infrastruktur 0,75

Menerapkan kontrol internal,

keamanan dan tindakan yang

dapat diaudit

1,00

4

AI4 Memungkinkan

operasi dan penggunaan

Mengembangkan dan membuat

dokumentasi alih pengetahuan 0,75 0,50 2,000 Sedang

Mengomunikasikan dan melatih

pengguna dan manajemen bisnis,

staf pendukung dan operasional

0,50

Menghasilkan bahan-bahan

pelatihan 0,25

4

AI5 Melakukan

pengadaan sumber daya

TI

Memperoleh masukan yang

profesional terkait masalah

kontrak dan hukum

0,75 0,67 2,667 Sedang

Mendefinisikan standar dan

prosedur pengadaan 0,50

Melakukan pengadaan perangkat

keras, perangkat lunak dan

layanan sesuai dengan prosedur

yang ada

0,75

85

Nilai

Proses

Domain COBIT dan


Risiko

Status Profil

Per

Akt

ivita

s

Per

Pros

es

5

AI6 Manajemen

Perubahan

Mendefinisikan dan

mengomunikasikan prosedur

perubahan, termasuk perubahan

yang mendesak

0,75 0,67 3,750 tinggi

Mengukur, melakukan prioritas

dan otorisasi atas perubahan-

perubahan

0,75

Melacak status dan laporan

tentang perubahan-perubahan 0,75

4

AI7 Memasang dan

menggunakan solusi dan

melaksanakan perubahan

Membuat metodologi pengujian 0,75 0,75 3,000 Sedang

Melakukan perencanaan untuk

penggunaan (release) 0,50

Manajemen bisnis mengevaluasi

dan menyetujui hasil pengujian 0,75

Melakukan reviewpasca-

implementasi 1,00

4

DS1 Manajemen

tingkat layanan

Memformalkan kesepakatan

internal dan eksternal sesuai

dengan kebutuhan dan

kemampuan pelaksanaan

0,50 0,58 2,333 Sedang

Melaporkan pencapaian tingkat

layanan (dalam bentuk laporan

dan pertemuan)

0,50


mengomunikasikan kebutuhan

layanan baru dan yang

diperbaharui untuk keperluan

perencanaan strategis

0,75

4 DS2 Manajemen

layanan pihak ketiga


mengategorikan layanan 0,50 0,67 2,667 Sedang

86

Nilai

Proses

Domain COBIT dan


Risiko

Status Profil

Per

Akt

ivita

s

Per

Pros

es

pemasok


mengurangi risiko yang

disebabkan pemasok

0,50

Memonitor dan mengukur

kinerja pemasok 1,00

3

DS3 Manajemen

kinerja dan kapasitas

Merencanakan dan memberikan

kapasitas dan ketersediaan

sistem

0,50 0,83 2,500 Sedang

Memonitor dan melaporkan

kinerja sistem 1,00

Memodelkan dan memprediksi

kinerja sistem 1,00

5

DS4 Memastikan

keberlangsungan layanan

Mengembangkan dan

memelihara IT Contigency 0,75 0,83 4,167 Tinggi

Melatih dan menguji rencana IT

Contingency 0,75

Menyimpan salinan rencana

contingency dan data pada lokasi

offsite

1,00

3

DS5 Memastikan

keamanan sistem

Memahami kebutuhan

keamanan, kerentanan dan

ancaman

0,75 0,83 2,500 Sedang

Mengelola identitas dan otorisasi

pengguna dengan menggunakan

standard

0,75

Menguji keamanan secara teratur 1,00

3 DS6 Mengidentifikasi

dan mengalokasikan

Memetakan infrastruktur TI

terhadap layanan yang 0,75 0,75 2,250 Sedang

87

Nilai

Proses

Domain COBIT dan


Risiko

Status Profil

Per

Akt

ivita

s

Per

Pros

es

biaya diberikan/proses bisnis yang

didukung

Membangun dan menyetujui

model biaya secara lengkap 0,75

5

DS7 Mendidik dan

melatih pengguna

Membuat kurikulum pelatihan 0,50 0,75 3,750 Tinggi

Mengorganisir pelatihan 1,00

Menyelenggarakan pelatihan 0,50


efektivitas pelatihan 1,00

4

DS8 Manajemen

Service Desk dan

insiden

Memasang dan mengoperasikan

Service Desk 0,75 0,67 2,667 Sedang


trend 0,75

Mendefinisikan kriteria dan

prosedur eskalasi yang jelas 0,50

2

DS9 Manajemen

konfigurasi

Membangun sebuah tempat

penyimpanan (repository)

terpusat untuk semua item

konfigurasi

0,75 0,75 1,500 Rendah

Mengidentifikasi item

konfigurasi dan memeliharanya 0,75

Me-review integritas dari data

konfigurasi 0,75

3

DS10 Manajemen

masalah

Melakukan analisis penyebab

akar masalah (root cause

analysis) dari masalah-masalah

yang dilaporkan

0,75 0,67 2,000 Sedang

Menganalisis trend 0,50

Mengambil alih masalah dan

melakukan penyelesaian 0,75

88

Nilai

Proses

Domain COBIT dan


Risiko

Status Profil

Per

Akt

ivita

s

Per

Pros

es

masalah

5

DS11 Manajemen

Data

Membuat Backup data dan

menguji restorasi 0,75 0,75 3,750 Tinggi

Mengelola penyimpanan data

onsite dan offsite 0,75

Membuang data dan peralatan

secara aman 0,75

2

DS12 Manajemen

lingkungan fisik

Melakukan tindakan

pengamanan fisik 0,50 0,50 1,000 Rendah

Memilih dan mengelola fasilitas 0,50

3

DS13 Manajemen

operasi

Mengoperasikan lingkungn TI

sesuai dengan tingkat layanan

yang disetujui dan petunjuk yang

ada

0,75 0,63 1,875 Sedang

Mengelola infrastruktur TI 0,50

4

ME1 Memonitor dan

mengevaluasi kinerja TI

Mengumpulkan dan

menerjemahkan laporan kinerja

proses menjadi laporan

manajemen

0,50 0,63 2,500 Sedang

Me-review kinerja terhadap

target yang disetujui dan

memulai aksi perbaikan yang

diperlukan

0,75

3

ME2 Memonitor dan

mengevaluasi kontrol

internal

Mendefinisikan sistem kontrol

internal dan dimasukkan ke

dalam framework proses TI

0,75 0,92 2,750 Sedang


efektivitas kontrol internal TI 1,00

89

Nilai

Proses

Domain COBIT dan


Risiko

Status Profil

Per

Akt

ivita

s

Per

Pros

es

Melaporkan pengecualian

kontrol kepada manajemen

untuk dilakukan tindakan yang

diperlukan

1,00

3

ME3 Memastikan

pemenuhan terhadap

regulasi

Mengidentifikasi aturan hukum

dan regulasi terkait TI 0,50 0,67 2,000 Sedang

Mengukur dampak aturan

regulasi 0,75


pemenuhan terhadap aturan

regulasi

0,75

4

ME4 Memberikan Tata

Kelola TI

Membuat framework tata kelola

TI yang terintegrasi dengan tata

kelola korporat

0,75 0,75 3,000 Sedang

Memperoleh jaminan yang

independen atas status tata

kelola TI

0,75

Berdasarkan hasil diatas kebijakan TI Kabupaten Ngawi diprioritaskan pada

proses TI yang kritikal adalah proses-proses TI yang tergolong dalam kategori

“Tinggi”. Dengan demikian dalam penerapannya, untuk Kabupaten Ngawi antara

lain yang termasuk proses kritikal adalah:

Proses COBIT Kategori

Plan and Organise

PO1 Mendefinisikan Rencana TI Strategis Sedang

PO2 Mendefinisikan arsitektur informasi Sedang

PO3 Menentukan arahan teknologi Tinggi

PO4 Mendefinisikan proses, organisasi dan hubungan TI Tinggi

90


PO5 Manajemen investasi TI Sedang

PO6 Mengomunikasikan tujuan dan arahan manajemen Tinggi

PO7 Manajemen sumber daya manusia TI Tinggi

PO8 Manajemen Mutu Sedang

PO9 Manajemen risiko Rendah

PO10 Manajemen proyek Sedang


AI1 Mengidentifikasi solusi yang terotamatisasi Sedang

AI2 Melakukan pengadaan dan pemeliharaan perangkat lunak aplikasi Sedang

AI3 Melakukan pengadaan dan pemeliharaan infrastruktur teknologi Tinggi

AI4 Memungkinkan operasi dan penggunaan Sedang

AI5 Melakukan pengadaan sumber daya TI Tinggi

AI6 Manajemen Perubahan Sedang

AI7 Memasang dan menggunakan solusi dan melaksanakan perubahan Sedang

Deliver and Support

DS1 Manajemen tingkat layanan Sedang

DS2 Manajemen layanan pihak ketiga Sedang

DS3 Manajemen kinerja dan kapasitas Sedang

DS4 Memastikan keberlangsungan layanan Tinggi

DS5 Memastikan keamanan sistem Sedang

DS6 Mengidentifikasi dan mengalokasikan biaya Sedang

DS7 Mendidik dan melatih pengguna Tinggi

DS8 Manajemen Service Desk dan insiden Sedang

DS9 Manajemen konfigurasi Rendah

DS10 Manajemen masalah. Sedang

DS11 Manajemen Data Tinggi

DS12 Manajemen lingkungan fisik Rendah

DS13 Manajemen operasi Sedang

Monitor and Evaluate

ME1 Memonitor dan mengevaluasi kinerja TI Sedang

ME2 Memonitor dan mengevaluasi kontrol internal Sedang

ME3 Memastikan pemenuhan terhadap regulasi Sedang

91


ME4 Memberikan tata kelola TI Sedang

V.6 Langkah 6: Pengukuran Tingkat Kematangan

Setelah mendapatkan proses TI yang kritikal bagi Kabupaten Ngawi maka tahap

berikutnya adalah mengukur tingkat kematangan dari proses-proses TI tersebut.

Kematangan Proses TI saat ini

Sebagai contoh berikut adalah hasil pengukuran tingkat kematangan untuk proses

TI PO3 dan PO4, untuk tingkat kematangan yang lain dapat dilihat pada lampiran

B.

Tingkat Kematangan: 1

No. Pernyataan

Tid

ak se

tuju

sa

ma

seka

li

Aga

k se

tuju

Setu

ju sa

mpa

i tin

gkat

tert

entu

Sang

at se

tuju

Nila

i

0.00 0.33 0.66 1.00 1 Manajemen mengenali kebutuhan akan

perencanaan infrastruktur teknologi. 1

0,66

2 Komponen perkembangan teknologi dan munculnya implementasi teknologi sifatnya ad hoc dan dibatasi

1

0,33

3 Terdapat suatu reaksi perencanaan teknologi yang di fokuskan pada operasionak dengan pendekatan ke infrastrukturnya

1

0,33

4 Arah teknologi yang sering kali ditentukan oleh perkembangan produk perangkat keras, penjual perangkat lunak aplikasi dan sistem yang kadang tidak sesuai dengan kebutuhan dari instansi

1

1,00

5 Komunikasi terhadap dampak dari perubahan teknologi belum dilakukan dengan konsisten.

1

0,66

Pemenuhan 0,60

92


No. Pernyataan

Tid

ak se

tuju

sa

ma

seka

li

Aga

k se

tuju

Setu

ju sa

mpa

i tin

gkat

tert

entu

Sang

at se

tuju

Nila

i

0.00 0.33 0.66 1.00 1 Kebutuhan akan pentingnya

perencanaan teknologi dikomunikasikan.

1

0,33

2 Ada perencanaan secara taktis dan dipusatkan pada bagaimana mencari solusi atas permasalahan yang teknis, bukannya pada penggunaan teknologi untuk memenuhi kebutuhan bisnis

1

0,66

3 Evaluasi dari perubahan teknologi diserahkan kepada masing-masing individu.

1

0,33

4 Orang-orang dalam organisasi memperoleh ketrampilan mereka di perencanaan teknologi melalui pengalaman langsung dan dan dari seringnya menggunakan aplikasi yang sama.

1

1,00

5 Standard dan teknik yang umum untuk pengembangan infrastruktur mulai di buat.

1

0,00

Pemenuhan 0,46


No. Pernyataan

Tid

ak se

tuju

sa

ma

seka

li

Aga

k se

tuju

Setu

ju sa

mpa

i tin

gkat

tert

entu

Sang

at se

tuju

Nila

i

0.00 0.33 0.66 1.00 1 Manajemen menyadari pentingnya

merencanakan infrastruktur teknologi 1

0,33

2 Proses perencanaan pengembangan Infrastruktur teknologi sudah sesuai dan selaras dengan perencanaan strategis IT

1

0,00

93

No. Pernyataan

Tid

ak se

tuju

sa

ma

seka

li

Aga

k se

tuju

Setu

ju sa

mpa

i tin

gkat

tert

entu

Sang

at se

tuju

Nila

i

0.00 0.33 0.66 1.00 3 Ada suatu perencanaan infrastruktur

teknologi yang telah didefinisikan, didokumentasikan dan dikomunikasikan dengan baik, tetapi belum diterapkan dengan konsisten

1

0,00

4 Arah infrastruktur teknologi didasari atas pemahaman akan kebutuhan dari organisasi akan penggunaan dari teknologi, dengan mempertimbangkan resiko dan keselarasan dengan strategi organisasi.

1

0,00

5 Vendor kunci dipilih berdasarkan pada pemahaman dari rencana pengembangan produk dan teknologi jangka panjang, konsisten mereka dengan arah organisasi

1

0,00

6 Ada komunikasi dan pelatihan yang formal dari tanggung-jawab dan peran.

1

0,00

Pemenuhan 0,06

Tingkat kematangan 4

No. Pernyataan

Tid

ak se

tuju

sa

ma

seka

li

Aga

k se

tuju

Setu

ju sa

mpa

i tin

gkat

tert

entu

Sang

at se

tuju

Nila

i

0.00 0.33 0.66 1.00 1 Manajemen memastikan pemeliharaan

dan pengembangan rencana infrastruktur teknologi itu

1

0,00

2 Staff IT mempunyai ketrampilan dan keahlian diperlukan untuk mengembangkan rencana infrastruktur teknologi

1

0,00

3 Damapak yang muncul akan perubahan teknologi telah diperhitungkan

1

0,00

94

No. Pernyataan

Tid

ak se

tuju

sa

ma

seka

li

Aga

k se

tuju

Setu

ju sa

mpa

i tin

gkat

tert

entu

Sang

at se

tuju

Nila

i

0.00 0.33 0.66 1.00 4 Manajemen dapat mengidentifikasi

penyimpangan dari rencana dan telah mengantisipasi permasalahan yang akan muncul

1

0,00

5 Tanggung jawab untuk pemeliharaan dan pengembangan rencana infrastruktur teknologi telah ditugaskan

1

0,00

6

Proses rencana pengembangan infrastruktur teknologi sudah canggih dan responsive terhadap perubahan

1

0,00

7 Praktek-praktek internal yang baik telah diperkenalkan ke dalam proses

1 0,00

8 Strategi sumber daya manusia selaraskan dengan arah teknologi, memastikan bahwa anggota staff TI dapat mengatur perubahan teknologi

1

0,00

9 Rencana migrasi untuk memperkenalkan teknologi yang baru didefinisikan

1

0,00

10 Outsourcing dan program kemitraam diadakan untuk mengakses ketrampilan dan keahlian yang perlu

1

0,00

11 Manajemen telah meneliti resiko yang mungkin terjadi berhubungan dengan penggunaan teknologi dalam mengembangkan peluang bisnis yang baru atau meningkatkan efisiensi operasional

1

0,00

Pemenuhan 0,00


No. Pernyataan

Tid

ak se

tuju

sa

ma

seka

li

Aga

k se

tuju

Setu

ju sa

mpa

i tin

gkat

tert

entu

Sang

at se

tuju

Nila

i

0.00 0.33 0.66 1.00

95

No. Pernyataan

Tid

ak se

tuju

sa

ma

seka

li

Aga

k se

tuju

Setu

ju sa

mpa

i tin

gkat

tert

entu

Sang

at se

tuju

Nila

i

0.00 0.33 0.66 1.00 1 Ada riset untuk me-review

pengembangan teknologi dan benchmark organisasi terhadap norma-norma industri

1

0,00

2 Perencanaan arah dari infrastruktur teknologi berpedoman kepada dan standard pengembangan dan industri internasional, bukannya tergantung pada vendor teknologi

1

0,00

3 Dampak bisnis yang potensial dari perubahan teknologi ditinjau pada tingkatan manajemen yang senior

1

0,00

4 Ada persetujuan formal dari eksekutip terhadap arah teknologi baru maupun perubahan teknologi

1

0,00

5 Seluruh entitas dalam organisasi mempunyai rencana infrastruktur teknologi yang sempurna yang cerminkan keperluan bisnis, yang responsif dan dapat dimodifikasi untuk mengikuti perubahan pada lingkungan bisnis

1

0,00

6

Ada proses yang berkelanjutan untuk meningkatkan rencana infrastruktur teknologi

1

0,00

7 Praktek-praktek industri yang baik secara ekstensif digunakan dalam menentukan arah yang teknologi

1

0,00

Pemenuhan 0,00 Proses PO4


No. Pernyataan

Tid

ak se

tuju

sa

ma

seka

li

Aga

k se

tuju

Setu

ju sa

mpa

i tin

gkat

tert

entu

Sang

at se

tuju

Nila

i

0.00 0.33 0.66 1.00

96

No. Pernyataan

Tid

ak se

tuju

sa

ma

seka

li

Aga

k se

tuju

Setu

ju sa

mpa

i tin

gkat

tert

entu

Sang

at se

tuju

Nila

i

0.00 0.33 0.66 1.00 1 Fungsi dan aktivitas IT hanya reaktif

dan tidak diterapkan dengan konsisten

1

1,00

2 IT dilibatkan di proyek bisnis hanya sebagai pelengkap.

1 0,66

3 Fungsi IT dianggap hanya sebagai suatu fungsi dukungan terhadap perspektif organisasi secara keseluruhan

1

0,66

4 Secara implicit ada suatu pemahaman akan kebutuhan TI bagi organisasi, tanggung-jawab dan peran TI belum ada secara formal

1

1,00

Pemenuhan 0,83


No. Pernyataan

Tid

ak se

tuju

sa

ma

seka

li

Aga

k se

tuju

Setu

ju sa

mpa

i tin

gkat

tert

entu

Sang

at se

tuju

Nila

i

0.00 0.33 0.66 1.00 1 Fungsi IT diorganisir untuk menjawab

secara taktis, tetapi belum konsisten terhadap hubungannya dengan kebutuhan pelanggan atau tergantung pada vendor

1

0,66

2 Kebutuhan akan struktur organisasi dan manajemen vendor dikomunikasikan, tetapi keputusan masih bergantung pada ketrampilan dan pengetahuan dari masing-masing individu yang menentukan keputusan.

1

0,66

3 Ada sebuah aturan untuk mengatur hubungan antara vendor dan organisasi IT

1

0,33

Pemenuhan 0,55

97


No. Pernyataan

Tid

ak se

tuju

sa

ma

seka

li

Aga

k se

tuju

Setu

ju sa

mpa

i tin

gkat

tert

entu

Sang

at se

tuju

Nila

i

0.00 0.33 0.66 1.00 1 Ada pendefinisian tanggung-jawab

dan peran antara organisasi TI dan pihak ketiga.

1

0,33

2 Organisasi IT dikembangkan, didokumentasikan, dikomunikasikan dan diselaraskan dengan strategi IT

1

0,00

3 Lingkungan pengawasan intern di definisikan.

1 0,33

4 Ada formalisasi dari hubungan dengan pihak-pihak lain, mencakup komisi pengendalian, manajemen penjual dan pengawasan intern

1

0,00

5 Organisasi IT secara fungsional telah lengkap

1 0,00

6 Ada definisi fungsi yang harus dilakukan oleh personil IT dan yang harus dilakukan oleh para pemakai

1

0,00

7 Persyaratan keahlian untuk pegawai IT yang penting didefinisikan dan dicukupi

1

0,00

8 Ada suatu definisi yang formal tentang hubungan dengan pihak ketiga dan para pemakai

1

0,00

9 Peran dan tanggung-jawab didefinisikan dan diterapkan

1 0,00

Pemenuhan 0,07

98


No. Pernyataan

Tid

ak se

tuju

sa

ma

seka

li

Aga

k se

tuju

Setu

ju sa

mpa

i tin

gkat

tert

entu

Sang

at se

tuju

Nila

i

0.00 0.33 0.66 1.00 1 Organisasi IT secara proaktif bereaksi

terhadap perubahan dan meliputi semua peran diperlukan untuk temu persyaratan bisnis

1

0,00

2 Kepemilikan proses manajemen IT, tanggung jawab dan peran didefinisikan dengan seimbang

1

0,00

3 Praktek internal yang baik dari fungsi IT telah diterapkan di organisasi

1 0,00

4 Manajemen IT mempunyai ketrampilan dan keahlian yang sesuai untuk menetapkan dan memonitor hubungan dalam organisasi yang sesuai

1

0,00

5 Ada ukuran yang jelas untuk mendukung tujuan organisasi dan ada pendefinisian factor-faktor sukses kritis yang sesuai standard

1

0,00

6 Tersedia inventaris ketrampilan untuk mendukung dan merancang pengembangan susunan kepegawaian yang profesional

1

0,00

7 Keseimbangan antara sumber daya dan ketrampilan tersedia secara internal dan jika diperlukan dari organisasi eksternal telah diatur dan dapat dipenuhi

1

0,00

8 Struktur IT yang organisasi telah ada mencerminkan kebutuhan bisnis organisasi dengan menyediakan jasa yang selaras dengan strategi proses bisnis bukannya hanya terbatas dalam bidang teknologi saja

1

0,00

Pemenuhan 0,00

99


No. Pernyataan

Tid

ak se

tuju

sa

ma

seka

li

Aga

k se

tuju

Setu

ju sa

mpa

i tin

gkat

tert

entu

Sang

at se

tuju

Nila

i

0.00 0.33 0.66 1.00 1 Struktur organisasi TI ada dan bersifat

fleksibel dan adaptip 1

0,00

2 Praktek-praktek organisasi yang baik telah di terapakan

1 0,00

3 Ada penggunaan teknologi yang luas untuk membantu dalam monitoring capaian dari organisasi IT dan prosesnya

1

0,00

4 Teknologi untuk membantu mengatasi kompleksitas dan letak geograpis dari organisasi yang berjauhan

1

0,00

5 Ada proses peningkatan kemajuan yang berkelanjutan.

1 0,00

Pemenuhan 0.00

Tingkat kematangan sebuah proses kemudian dapat dihitung dengan

menjumlahkan nilai pemenuhan yang telah dikalikan dengan bobot dari masing-

masing tingkat. Penetapan bobot diserahkan kepada masing-masing , untuk

Kabupaten Ngawi yang menganggap bahwa tingkat kematangan yang lebih tinggi

membutuhkan usaha yang lebih besar untuk mencapainya dan juga memberikan

dampak yang lebih signifikan bagi sehingga perlu mendapatkan bobot yang lebih

tinggi bagi penentuan tingkat kematangan keseluruahan, maka bobot untuk

masing-masing tingkat kematangan di Kabupaten Ngawi dapat ditetapkan sebagai

berikut:

Tingkat Bobot

1 0.34 2 0.66 3 1.00 4 1.33

100

Tingkat Bobot

5 1.67

Untuk contoh di atas maka kematangan proses TI PO3 Menentukan arahan

teknologi adalah 0.56 dengan perhitungan seperti yang ditampilkan pada tabel

berikut ini.

Tingkat Pemenuhan Bobot Nilai

1 0,60 0,33 0,19668

2 0,46 0,66 0,30624

3 0,06 1,00 0,055

4 0,00 1,33 0

5 0,00 1,66 0

Tingkat Kematangan 0.56

Dengan cara yang sama maka tingkat kematangan proses TI kritikal pada

Kabupaten Ngawi selengkapnya ditunjukkan pada table berikut:

Proses COBIT Tingkat Kematangan

Plan and Organise

PO3 Menentukan arahan teknologi 0.56

PO4 Mendefinisikan proses, organisasi dan hubungan TI 0.71

PO6 Mengomunikasikan tujuan dan arahan manajemen 0.68

PO7 Manajemen sumber daya manusia TI 0.80


AI3 Melakukan pengadaan dan pemeliharaan infrastruktur teknologi 0.42

AI6 Melakukan pengadaan sumber daya TI 0.52

Deliver and Support

101

Proses COBIT Tingkat Kematangan

DS4 Memastikan keberlangsungan layanan 0.78

DS7 Mendidik dan melatih pengguna 0.68

DS11 Manajemen Data 0.51

V.7 Langkah 7 Menentukan Target Kematangan dan analisis Gap Proses TI

Tingkat kematangan proses TI di Kabupaten Ngawi saat ini masih dibawah 1.00

sehingga cukup realistis target tingkat kematangannya adalah 1.00 atau maksimal

2.00. Berdasarkan hasil pengukuran tingkat kematangan proses-proses TI saat ini

dan target tingkat kematangan yang telah ditetapkan maka dapat diketahui

kesenjangan kondisi di antara keduanya. Pemerintah Kabupaten Ngawi

menetapkan bahwa target tingkat kematangan minimal 2.00. Untuk menjamin

tercapainya hal tersebut maka masing-masing proses TI yang kritikal harus

memenuhi kriteria sebagaimana ditetapkan pada tingkat kematangan 3.

V.8 Langkah 8 :Pembuatan Dokumen Tata Kelola TI

Berdasarkan hasil-hasil yang telah didapat sebelumnya yaitu hasil kajian kondisi

pemerintahan saat ini, regulasi, hasil pengukuran tingkat kematangan dan analisis

kesenjangan maka dapat dibuat sebuah dokumen tata kelola TI yang berisi

kebijakan. Berikut adalah tata kelola TI yang dapat dilakukan oleh Pemerintah

Kabupaten Ngawi.

KEPEMIMPINAN DAN STRUKTUR TATA KELOLA TI

Kepemimpinan dan Struktur Tata Kelola TI Pemerintah Kabupaten Ngawi

dapat dilakukan dengan membuat kebijakan dan/atau prosedur untuk:

Penetapan Chief Information Officer (CIO)

Salah satu penentu keberhasilan tata kelola TI adalah adanya

kepemimpinan yang jelas dalam bidang TI. Untuk itu di Pemerintah

Kabupaten Ngawi perlu ditetapkan seorang Chief Information Officer (CIO)

sebagai wujud kepemimpinan tersebut. Jika dilihat dari struktur organisasi

102

Kabupaten Ngawi maka CIO Pemerintah Kabupaten Ngawi lebih tepat jika

dipegang oleh Kepala Bagian Organisasi. Bagian Organisasi dalam salah satu

tugasnya yang ditunjuk oleh Bupati sebagai organisasi pengelola TI di

Pemerintah Kabupaten Ngawi. Tugas CIO Pemerintah Kabupaten Ngawi

adalah:

Mengkoordinasi perencanaan dan pelaksanaan semua inisiatif TI dan

portfolio TI Pemerintah Kabupaten Ngawi.

Meninjau ulang secara berkala pelaksanaan implementasi TI di Pemerintah

Kabupaten Ngawi.

Pembentukan Komite Strategi TI Kabupaten

Komite Strategi TI perlu dibentuk guna memastikan tercapainya

keselarasan antara tujuan Pemerintah Kabupaten Ngawi dengan setiap inisiatif

TI yang dijalankan di Pemerintah Kabupaten Ngawi. Merujuk pada Board

Briefing on IT Governance (ITGI, 2003) maka dapat ditetapkan anggota

Komite TI Pemerintah Kabupaten Ngawi sebagai berikut:

• Para pimpinan dari:

o Bupati

o Sekretaris Daerah Kabupaten Ngawi

o Asisten Sekda

o Kepala Dinas/Kantor/Badan

o Kepala Bagian

• CIO Pemerintah Kabupaten Ngawi (Kepala Bagian Organisasi)

• Anggota Ahli (bila diperlukan)

Sedangkan peran dan tanggung jawab komite ini sebagaimana

ditetapkan dalam Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 41

Tahun 2007 adalah:

• Mensinergiskan dan Mengintegrasikan Rencana TI Pemerintah Kabupaten

Ngawi dengan mengakomidir kepentingan seluruh unit organisasi di

Kabupaten Ngawi.

• Mensinergikan rencana belanja/investasi TI dari tiap unit organisasi agar

tidak terjadi tumpang tindih insiatif TI.

103

• Melakukan peninjauan ulang hasil evaluasi berkala penerapan TI yang

dilakukan oleh CIO guna memastikan keselarasan dengan rencana yang

sudah ditetapkan sebelumnya.

Pembentukan Komite Pengarah TI Kabupaten Ngawi

Untuk menjalankan peran tata kelola TI dengan baik, maka di tingkat

eksekutif maka perlu dibentuk komite Pengarah TI yang bertanggung jawab

melakukan pemantauan terhadap investasi TI, menetapkan prioritas dan

mengalokasikan sumber daya TI. Merujuk pada Board Briefing on IT

Governance (ITGI, 2003) maka dapat ditetapkan anggota Komite Pengarah TI

Pemerintah Kabupaten Ngawi sebagai berikut:

• Pimpinan dari dinas/kantor/badan yang terkait proyek TI di Kabupaten

Ngawi

• CIO Pemerintah Kabupaten Ngawi (Kepala Bagian Organisasi)

• Perwakilan Pengguna

• Anggota Ahli (bila dibutuhkan) untuk memberikan masukan seperti tenaga

konsultan, audit dan bagian hukum.

Struktur Satuan Kerja Pengelola TI Pemerintah Kabupaten Ngawi

Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Ngawi Tahun 2008 Tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah, Staf Ahli Dan Sekretariat Dewan Perwakilan

Rakyat Daerah, Satuan kerja Pengelola TI untuk Pemerintah Kabupaten Ngawi

adalah subagian pengolah data yang bekerja sama dengan satuan kerja pengelola

TI dari unit organisasi di Pemerintah Kabupaten Ngawi. Mengingat perubahan

Struktur Organisasi di lingkungan pemerintah tidaklah mudah maka solusi

perubahan dilakukan pada pokok dan fungsi dari masing-masing staff di bagian

Organisasi dan bila perlu sebagian tugas koordinasi diserahkan kepada asisten

administrasi yang memiliki otoritas yang cukup untuk koordinasi antar dinas.

Untuk itu diusulkan melakukan penambahan tugas pokok dan fungsi pada :

104

- Kepala Bagian Organisasi

• sebagai koordinator perencanaan dan pelaksanaan semua inisiatif TI dan

portfolio TI Pemerintah Kabupaten Ngawi.

• melakukan peninjauan ulang secara berkala pelaksanaan implementasi TI

di Pemerintah Kabupaten Ngawi.

• Untuk melaksanakan fungsi koordinasi dapat disampaikan melalui

asisten administrasi.

Kebijakan Kepemimpinan dan Struktur Tata Kelola TI Kabupaten Ngawi

Kode TKTI.1.1

Tentang Pembentukan Komite Strategi TI

Pernyataan Komite Strategi TI perlu dibentuk guna memastikan

tercapainya keselarasan antara tujuan Pemerintah

Kabupaten Ngawi dengan setiap inisiatif TI yang

dijalankan di Pemerintah Kabupaten Ngawi.

Penjelasan

Pernyataan

Komite Strategi TI adalah pemegang otoritas tertinggi atas

perencanaan strategis TI di lingkungan Kabupaten Ngawi

Anggota Komite Strategi TI Pemerintah Kabupaten Ngawi

terdiri dari:

• Para pimpinan dari:

o Bupati

o Sekretaris Daerah Kabupaten Ngawi

o Asisten Sekda

o Kepala Dinas/Kantor/Badan

o Kepala Bagian

• CIO Pemerintah Kabupaten Ngawi (Kepala Bagian

Organisasi)

• Anggota Ahli (bila diperlukan)

Peran dan tanggung jawab komite adalah:

Mensinergiskan dan Mengintegrasikan Rencana TI

105

Pemerintah Kabupaten Ngawi dengan

mengakomidir kepentingan seluruh unit organisasi

di Kabupaten Ngawi

Mensinergikan rencana belanja/investasi TI dari

tiap unit organisasi agar tidak terjadi tumpang

tindih insiatif TI.

Melakukan peninjauan ulang hasil evaluasi berkala

penerapan TI yang dilakukan oleh CIO guna

memastikan keselarasan dengan rencana yang

sudah ditetapkan sebelumnya.

Pertemuan rutin anggota Komite dilakukan paling sedikit 1

kali dalam 6 bulan. Untuk kondisi mendesak dan khusus

dapat diselenggarakan pertemuan di luar waktu tersebut.

Hubungan dengan

Standard/Prosedur

Tanggal berlaku

Efektif

16 Februari 2009

PROSES TATA KELOLA TI

Proses tata kelola TI Kabupaten Ngawi dapat dilakukan dengan membuat

kebijakan untuk proses-proses TI kritikal yang dibagi dalam 4 domain sebagai

berikut:

Perencanaan Sistem

Berisi proses-proses TI kritikal yang termasuk dalam ranah COBIT Plan and

Organise (PO)

Realisasi Sistem

Berisi proses-proses TI kritikal yang termasuk dalam ranah COBIT Acquire

and Implement (AI)

Pengoperasian dan Pemeliharaan

Berisi proses-proses TI kritikal yang termasuk dalam ranah COBIT Delivery

and Support (DS)

106

Pemantauan dan Evaluasi

Berisi proses-proses TI kritikal yang termasuk dalam ranah COBIT Monitor

and Evaluate (ME)

Setiap kebijakan terkait proses tata kelola TI ini perlu juga memperhatikan

masukan yang didapat dari persyaratan tingkat kematangan yang menjadi target

untuk dicapai. Dalam contoh ini tingkat kematangan yang diinginkan adalah

tingkat kematangan 3. Dengan demikian persyaratan yang ada di tingkat

kematangan 3 harus dipenuhi oleh proses TI. Tabel berikut memberikan

kebijakan, untuk proses TI di Kabupaten Ngawi.

Nomor Kebijakan TKTI.2.1

Ranah Perencanaan Sistem

Nama Kebijakan Menentukan arah teknologi

Pernyataan Pengembangan teknologi informasi di institusi

pemerintahan haruslah dilihat sebagai bagian dari konsep

besar perubahan dan menyesuaikannya dengan perubahan

visi dalam organisasi, oleh karena itu pembangunan,

pengembangan, implementasi dan operasionalisasi

teknolgi informasi perlu dilakukan dengan tahapan yang

sistematis. Tujuan dari kebijakan arah pengembangan

teknologi adalah untuk memanfaatkan keunggulan

teknologi yang tersedia dan mengembangkannya agar

dapat mendukung Sistem Informasi Manajemen Daerah

dalam rangka penerapan e-Government.

Penjelasan

Pernyataan

1. Pedoman Pembuatan Rencana Infrastruktur Teknologi

a. Infrastruktur tekmologi dikembangkan berdasarkan

prioritas kebutuhan

b. Suatu rencana infrastruktur teknologi yang sesuai

dengan rencana teknologi jangka pendek dan jangka

panjang perlu disusun dan perbaharui secara teratur:

i. Adakan proses untuk membuat dan mengupdate

secara reguler rencana infrastruktur teknologi

107

untuk mengkonfirmasikan bahwa perubahan yang

diajukan sebelumnya dipelajari dahulu untuk

menilai biaya dan resikonya.

ii. Bandingkan rencana infrastruktur teknologi

dengan rencana-rencana jangka panjang dan

jangka pendek TI.

c. Masukkan aspek-aspek seperti arsitektur sistem,

arah teknologi, maupun strategi migrasi ke dalam

rencana infrastruktur teknologi:

i. Buat proses untuk mengevaluasi status teknologi

organisasi saat ini untuk memastikan bahwa

teknologi organisasi telah mencakup aspek-aspek

seperti arsitektur sistem, arah teknologi, dan

strategi-strategi migrasi.

d. Perlunya pemahaman dan penggunaan rencana

infrastruktur teknologi tersebut.

e. Apabila terjadi perubahan terhadap rencana

infrastruktur teknologi, perubahan tersebut

dilakukan untuk mengidentifikasi biaya dan resiko

yang terkait, dan perubahan-perubahan tersebut

mencerminkan perubahan yang ada pada rencana TI

jangka panjang dan jangka pendek.

2. Pedoman Pemantauan Perkembangan TI dan Aturan-

aturan yang menyertainya.

a. Lakukan pengawasan secara kontinyu terhadap

kecenderungan yang akan datang dan juga

peraturan-peraturan yang berhubungan dengannya:

i. Perlunya pemahaman terhadap proses untuk

pemantauan dan pengevaluasian teknologi-

teknologi yang ada, dan penggunaan teknologi

yang sesuai dengan infrastruktur TI yang ada.

108

ii. Evaluasi dan monitor perkembangan teknologi

serta kondisi regulasi saat ini dan masa depan

sebaiknya mencerminkan kebutuhan, dan

sebaiknya diperhatikan selama pengembangan

dan perawatan rencana infrastruktur teknologi.

iii. Pahami proses untuk penilaian secara sistematis

terhadap rencana teknologi untuk aspek-aspek

contingency (seperti redundansi, elastisitas ,

evolusi dari kelayakan dan kapabilitas

infrastruktur)

b. Rencana infrastruktur teknologi mengarahkan

penggunaan teknologi saat ini dan teknologi masa

yang akan datang.

c. Faktor-faktor di atas dapat diambil sebagai

pertimbangan selama proses pengembangan dan

pemeliharaan rencana infrastruktur teknologi.

3. Pedoman Ketersediaan Infrastruktur Teknologi

Terhadap Kejadian yang Tidak Terduga

a. Rencana infrastruktur teknologi dinilai secara

sistematis untuk aspek-aspek ketersediaan

(contohnya redundansi, elastisitas, kecukupan dan

kemampuan untuk berkembang dari infrastruktur).

4. Pedoman Perencanaan Akuisisi Perangkat Keras dan

Perangkat Lunak.

a. Pastikan rencana penambahan hardware dan

software telah diadakan dan mencerminkan

kebutuhan-kebutuhan yang diidentifikasikan dalam

rencana infrastruktur teknologi.

b. Dampak yang bersifat logistik dan lingkungan dari

akuisisi teknologi telah direncanakan.

c. Evaluasi teknologi dan gabungkan teknologi yang

109

sesuai ke dalam infrastruktur teknologi yang telah

ada.

d. Sesuaikan praktek rencana akuisisi perangkat lunak

dan perangkat keras dengan kebutuhan yang

diidentifikasikan pada rencana infrastruktur

teknologi dan diperlukan persetujuan dari pihak

yang berwenang.

e. Lingkungan fisik dari fungsi TI yang ada cukup

layak sebagai akomodasi perangkat keras atau

perangkat lunak yang diinstal dan perangkat keras

atau perangkat lunak baru yang akan ditambahkan

pada rencana akuisisi yang telah disetujui.

5. Pedoman Standar-Standar Teknologi

a. Standar infarstruktur teknologi dan aplikasinya

direncanakan secara terpusat

b. Berdasarkan pada rencana infrastruktur teknologi,

definisikan norma- norma teknologi sehubungan

dengan penerapan standarisasi.

Hubungan dengan

Prosedur/Standard

Prosedur Pembuatan Rencana Strategis TI

Tanggal berlaku

Efektif

16 Februari 2009

Dokumen tata kelola TI selengkapnya dapat dilihat pada lampiran A

bab v analisis pengelolaan ti pemerintah kabupaten · pdf filebab v analisis pengelolaan ti...

Documents