bab iv rancangan sistem usulan - repository.bsi.ac.id fileprogram) dan file absensi guru, bila sudah...

40

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Pada era perkembangan teknologi informasi yang mengalami kemajuan di

segala bidang, begitu pula dalam menghadapi persaingan di dunia pendidikan

yang semakin canggih maka akan muncul masalah-masalah yang komplek

didalam dunia pendidikan salah satunya adalah dibutuhkannya infomasi yang luas

bagi sistem pengolahan data yang dapat berguna bagi kepentingan pihak sekolah

dan yayasan. SMK Pembina Banga yang merupakan instansi sekolah swasta yang

bergerak dibidang pendidikan yang secara umum didukung oleh tenaga kerja guru

dan staff tata usaha, dimana setiap bulan mereka akan menerima gaji sebagai hasil

kerjanya pada suatu instansi pendidikan.

Masalah penggajian di SMK Pembina Bangsa masih sedikit rumit karena

sistem yang digunakan saat ini masih menggunakan sistem secara manual,

sehingga dalam proses pemghitungan gaji masih menggunakan waktu yang lama

dan lambat. Penulis melakukan penelitian pada SMK Pembina Bangsa bertujuan

untuk membantu pihak sekolah dalam hal penggajian guru secara komputerisasi,

maka dengan adanya sistem komputerisasi ini diharapkan akan lebih

mempermudah bagian bendahara menghitung gaji agar lebih cepat dalam proses

penghitungan gaji.

41

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Dalam prosedur sistem usulan dijelaskan tahapan-tahapan pada penggajian

di SMK Pembina Bangsa Kabupaten Bogor, tahapannya adalah sebagai berikut:

1. Prosedur pengisian absensi

Setiap guru melakukan absensi di form absensi lalu meng-input kedalam

file absensi guru. Selanjutnya admin membuat rekap absen berdasarkan

file absensi guru.

2. Prosedur penghitungan gaji

Pada proses hitung gaji admin akan melakukan cek data absen berdasarkan

file data guru (honor tetap, prestasi, tunjangan, dan wali kelas/kepala

program) dan file absensi guru, bila sudah dilakukan pengecekan maka

admin akan memproses perhitungan gaji berdasarkan data absen. Setelah

itu, admin akan meng-entry ke dalam file gaji guru.

3. Prosedur pembayaran gaji

Setelah laporan honorarium di acc oleh kepala sekolah, file gaji guru yang

sudah di-enrty lalu akan memasuki proses pencetakan slip gaji. Slip gaji

yang sudah dicetak akan diberikan kepada guru sebagai bukti pembayaran

gaji.

4. Prosedur pembuatan laporan

Berdasarkan file absen, file data guru dan file gaji. Admin akan

melaporkan data gaji, data guru dan data absen sebagai laporan gaji,

laporan data guru serta laporan rekap absen.

42

4.3. Diagram Alir Data Usulan

1. Diagram Konteks Sistem Usulan

Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Usulan

2. Diagram Nol Sistem Usulan

Gambar IV.2 Diagram Nol Sistem Usulan

43

3. Diagram Detail Sistem Usulan

Gambar IV.3 Diagram Detail Sistem Usulan

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Kamus data ini dibuat berdasarkan arus data yang ada di diagram alur data.

Kamus data yang ada pada sistem berjalan ini adalah sebagai berikut:

A. Kamus Data Keluaran

1. Nama Arus Data : Slip Gaji

Alias : -

44

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer

Arus Data : Proses 3.0 – Guru

Penjelasan : Sebagai Bukti Rincian Gaji

Periode : Setiap Bulan

Volume : 1 Lembar

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Logo+Nama_sekolah+Alamat+Alamat_email

Isi = Judul+Bulan+Nama_guru+Kode+mata_pelajaran

+Jumlah_jam+Tugas_tambahan+Penerimaan(Honor

+tunjangan)+jumlah_penerimaan+potongan+Jumlah

_honor

Footer = Tempat/tgl/bln/thn+Bendahara+Tanda_tangan

2. Nama Arus Data : Honorarium Tenaga Pendidik

Alias : -


Arus Data : Proses 3.0 – Kepala Sekolah

Penjelasan : Sebagai Bukti Penghitungan Honor Guru

Periode : Setiap Bulan

Volume : 1 Rangkap

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Judul +Nama_sekolah+Thn_pljrn+Bulan

Isi =1{No_urut+Kode_guru+Nama_guru+Mengajar

+Jjm+Hnr_tetap+Prestasi+Transport+Hnr_piket+

45

Tunjangan+Potongan+Pot_bank+Jmlh_honor+

Hnr_diterima+tanda_tangan}20

Footer =Alamat/tgl/bln/thn+Kepala_sekolah+tanda_tangan+

Bendahara+tanda_tangan

3. Nama Arus Data : Laporan Gaji Bulanan

Alias : -


Arus Data : Proses 4.0 – Kepala Sekolah

Penjelasan : Sebagai Bukti Laporan Gaji

Periode : Setiap Awal Bulan

Volume : 1 Lembar

Struktur Data : Header + Isi

Header = Logo+Nama_sekolah+Alamat+Alamat_email

+website

Isi = 1{No_urut+Kode_guru+Nama_guru+Mengajar

+Jjm+Hnr_tetap+Prestasi+Transport+Hnr_piket+

Tunjangan+Potongan+Pot_bank+Jmlh_honor+

Hnr_diterima+tanda_tangan}20

Footer =Alamat/tgl/bln/thn+Kepala_sekolah+tanda_tangan+

Bendahara+tanda_tangan

46

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Dalam spesifikasi sistem usulan ini menggunakan beberapa dokumen input

dan dokumen output.

4.5.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Slip Gaji

Fungsi : Sebagai Bukti Rincian Gaji

Sumber : Bendahara

Tujuan : Guru

Frekuensi : Setiap Awal Bulan

Jumlah : 1 (satu) lembar

Media : Kertas

Format : Lampiran D.1

2. Nama Dokumen : Honorarium Tenaga Pendidik

Fungsi : Sebagai Bukti Penghitungan Honor Guru

Sumber : Bendahara

Tujuan : Kepala Tata Usaha

Frekuensi : Setiap Akhir Bulan

Jumlah : 1 (satu) Rangkap

Media : Kertas


3. Nama Dokumen : Laporan Gaji Perbulan

Fungsi : Sebagai Bukti Laporan Gaji

Sumber : Kepala Tata Usaha

Tujuan : Kepala Sekolah

47

Frekuensi : Setiap Awal Bulan

Jumlah : 1 (satu) Rangkap

Media : Kertas


3.5.3. Entity Relationship Diargam

Penggambaran proses relasi yang telah dibuat pada diagram alir data

dikembangkan ke dalam bentuk entity relationship diagram, sehingga hubungan

antar entity satu dengan lainnya dapat terlihat dan melibatkan rancangan field-field

di dalam database. Berikut adalah ERD yang penulis buat untuk sistem

penggajian guru:

48

A. Entity Relationship Diagram

Gambar IV.4

ERD

49

B. Logical Relational Structure

Gambar IV.5

LRS

3.5.4. Spesifikasi File

Setelah membuat rancangan dokumen masukan dan keluaran maka tahap

selanjutnya adalah membuat file yang diinginkan.

1. File Admin

Nama File : File Admin

Akronim : Admin

Fungsi : Untuk menyimpan data admin

50

Tipe : File Master

Organisasi File : Indexed Sequential

Akses File : Random

Media : Hard Disk

Panjang record : 26 Karakter

Kunci field : Id_admin

Software : Microsoft Access 2010

Tabel IV.1

Spesifikasi File Admin

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan

1. ID Admin Id_admin Text 4 Primary key

2. Nama Admin Nama_admin Text 10

3. Password Password Text 10

4. Hak Akses Hak_Akses Text 2

2. File Guru

Nama File : File Guru

Akronim : Guru

Fungsi : Untuk menyimpan data guru

Tipe : File Master


Akses File : Random

Media : Hard Disk


Kunci field : Id_guru

51


Tabel IV.2

Spesifikasi File Guru

No Elemen data Akronim Tipe Panjang Keterangan

1. ID Guru Id_guru Text 4 Primary key

2. Nama Guru Nama_guru Text 30

3. Jenis kelamin Jns_kelamin Text 2

4. Alamat Guru Alamat Text 35

5. Pendidikan

Terakhir

Pendidikan_

Terakhir

Text 15

6. Jabatan Jabatan Text 20

3. File Absensi Guru

Nama File : File Absensi Hadir

Akronim : Admin

Fungsi : Untuk menyimpan data absensi guru

Tipe : Menu Master


Akses File : Random

Media : Hard Disk


Kunci field : Id_absensi


52

Tabel IV.3

Spesifikasi File Absensi Hadir


1. ID Absensi Id_absensi Text 4 Primary key

2. ID Guru Id_guru Text 10 Foreign key

3. Nama Guru Nama_guru Text 30

4. Tanggal Hadir Tgl_hadir Date/Time

5. Keterangan Hadir Ket_hadir Text 2

4. File Data Gaji

Nama File : File Data Gaji

Akronim : Data Gaji

Fungsi : Untuk menyimpan data gaji

Tipe : Menu Master


Akses File : Random

Media : Hard Disk


Kunci field : Id_Gaji


53

Tabel IV.4

Spesifikasi File Data Gaji


1. ID Gaji Id_gaji Text 4 Primary key

2. ID Absensi Id_absensi Text 10 Foreign key

3. ID Guru Id_guru Text 4 Foreign key

4. Mengajar Mengajar Text 35

5. Jadwal Mengajar Jdwl_mengajar Text 2

6. Honor Tetap Honor_tetap Text 8

7. Honor Prestasi Honor_prestasi Text 8

8. Honor Transpot Honor_transpot Text 8

9. Honor Piket Honor_piket Text 8

10. Tunjangan Tunjangan Text 8

11. Jumlah Gaji Jmlh_gaji Text 12

4.5.5. Struktur Kode

Struktur kode dibuat dengan tujuan agar proses penginputan data dapat lebih

mudah, sederhana dan cepat sehingga mempercepat proses kerja, berikut adalah

penjelasan tentang elemen data yang digunakan dalam pengkodean, yaitu

1. Kode guru

Kode guru terdiri dari 8 digit

X X 9 9 9 9 9 9

No. Urut

Kode Guru

Tahun Mengajar

54

Contoh:

Keterangan :

Digit 1-2 Kode Guru

Digit 3-4 Nomor Urut 01

Digit 5-8 Tahun Mengajar

2. Kode Absen

Kode absen terdiri dari 12 digit

X X 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9

Contoh:

Keterangan :

Digit 1-2 Kode Absen

Digit 3-4 Tanggal Absen

Digit 5-6 Bulan Absen

Digit 7-10 Tahun Absen

Digit 11-12 Nomor urut absen 01

K G 0 1 2 0 0 2

K A 0 7 0 5 2 0 1 6 0 1

Tanggal Absen

Kode Absen

Bulan Absen Tahun Absen

No.Urut

55

3. Kode Gaji

Kode Gaji terdiri dari 12 digit

X X 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9

Contoh:

Keterangan :

Digit 1-2 Kode Gaji

Digit 3-4 Tanggal Gaji

Digit 5-6 Bulan Gaji

Digit 7-10 Tahun Gaji

Digit 11-12 Nomor urut absen 01

4. Kode Petugas

Kode petugas terdiri dari 4 digit

X X 9 9

G G 0 5 0 7 2 0 1 6 0 1

No. Urut

Kode Petugas

Tanggal Gaji

Kode Gaji

Bulan Gaji Tahun Gaji

No.Urut

Absen

56

Contoh:

Keterangan :

Digit 1-2 Kode petugas

Digit 3-4 No urut petugas

4.5.6. Spesifikasi Program

Spesifikasi program merupakan penjelasan penjelasan program-program

yang akan dibuat dalam pengolahan data penggajian guru. Menu program tersebut

digambarkan dalam bentuk diagram HIPO sebagai berikut:

K P 0 1

57

Gambar IV.6

Diagram Hipo

58

Program yang telah disusun dalam proses penggajian guru pada SMK

Pembina Bangsa Kabupaten Bogor meliputi:

1. Spesifikasi Program Menu Login

Nama program : Login

Akronim : Login.frm

Fungsi : Menampilkan File Login

Bahasa program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk lampiran : Lihat Lampiran E.1

Proses program :

a. Isi nama user dengan user pemakain, lalu enter maka kursor akan

pindah ke password.

b. Isi password sesuai dengan password pemakai dan tekan enter apabila

user dan password benar maka akan masuk kedalam menu utama.

c. Klik TUTUP untuk membatalkan login kemudian akan tampilkan pesan

“Keluar dari Program ?”

1) Jika pilih “Yes” maka akan keluar dari program.

2) Jika pilih “No” maka akan tetap pada form itu.

2. Spesifikasi Program Menu Utama

Nama program : Menu Utama

Akronim : menuutama.frm

Fungsi : Untuk menampilkan menu utama



Proses program :

59

a. Klik Menu Master untuk melihat File Data Guru dan File Data Admin.

b. Klik Menu Transaksi untuk masuk ke File Rekap Absen dan File

Perhitungan Gaji.

c. Klik Menu Laporan untuk melihat dan mencetak Laporan Gaji dan

Laporan Absen.

d. Klik Keluar untuk keluar dari program, kemudian akan tampil pesan

“Keluar dari Program ?”

1) Jika pilih “Yes” maka akan keluar dari program.

2) Jika pilih “No” maka akan tetap pada form itu.

3. Spesifikasi Program Data Absen

Nama program : Data Absen

Akronim : dataabsen.frm

Fungsi : untuk mengetahui jam masuk, jam keluarnya guru



Proses program :

a. Klik Tombol Master, lalu klik Data Absen.

b. Klik tombol TAMBAH untuk menambahkan data absen. Dengan cara

memasukkan Kode absen, kode Guru, Nama, Jam masuk dan Jam

keluar.

c. Klik tombol SIMPAN untuk menyimpan data absen yang telah di input.

d. Klik tombol KELUAR untuk keluar dari form data absen dan kembali

ke menu utama.

4. Spesifikasi Program Data Guru

60

Nama program : Data Guru

Akronim : dataguru.frm

Fungsi : untuk mengetahui data identitas guru



Proses program :

a. Klik tombol SIMPAN untuk menyimpan data guru yang telah di-input.

b. Klik tombol TAMBAH jika ingin menambahkan data guru dengan cara

memasukan Kode Guru, Nama, Alamat, Jenis Kelamin, Tanggal Lahir,

Agama dan Pendidikan Terakhir.

c. Klik tombol UBAH jika ingin ada yang di ubah dari data guru yang

sudah tersimpan.

d. Klik tombol KELUAR untuk keluar dari form data guru dan kembali ke

menu utama.

5. Spesifikasi Program Data Admin

Nama program : Data Admin

Akronim : dataadmin.frm

Fungsi : untuk mengetahui data admin



Proses program :

a. Klik tombol TAMBAH jika ingin menambahkan data admin dengan

cara memasukan kode admin, nama admin dan akses level.

b. Klik tombol SIMPAN untuk menyimpan data admin yang telah di-input.

61

c. Klik tombol KELUAR untuk keluar dari form data admin dan kembali

ke menu utama.

6. Spesifikasi Program Penghitungan Gaji

Nama program : Perhitungan Gaji

Akronim : perhitungangaji.frm

Fungsi : untuk menghitung gaji guru



Proses program :

a. Klik tombol TAMBAH jika ingin menambahkan data gaji dengan cara

memasukan prestasi, tunjangan, honor tetap, wali kelas/kepala program.

b. Klik tombol UBAH jika ada yang ingin diubah dari data gaji.

c. Klik tombol SIMPAN untuk menyimpan data gaji yang telah diinput

dan mecetak otomatis slip gaji guru.

d. Klik tombol KELUAR untuk keluar dari form perhitungan gaji guru.

7. Spesifikasi Program Laporan Absen

Nama program : Laporan Absen

Akronim : lpabsen.frm

Fungsi : untuk melihat dan mencetak laporan absen



Proses program :

a. Isi periode yang telah ditentukan

62

b. Klik Report untuk menampilkan laporan yang telah dibuat.

c. Klik tombol KELUAR untuk keluar dari form laporan absen.

8. Spesifikasi Program Laporan Gaji Guru

Nama program : Laporan Gaji Guru

Akronim : lpgajiguru.frm

Fungsi : untuk melihat dan mencetak laporan gaji



Proses program :

a. Isi periode yang telah ditentukan

b. Klik Report untuk menampilkan laporan yang telah dibuat.

c. Klik tombol KELUAR untuk keluar dari form laporan gaji.

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Tujuan pokok dari sistem komputer adalah mengolah data untuk

menghasilkan infomasi sehingga perlu didukung oleh elemen-elemen yang terdiri

dari perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan brainware.

Perangkat keras adalah peralatan komputer itu sendiri, perangkat lunak adalah

program yang berisi perintah-perintah untuk melakukan proses tertentu, dan

brainware adalah manusia yang terlibat di dalam mengoperasikan serta mengatur

sistem komputer.

63

4.6.1. Umum

Secara umum sistem dikatakan baik jika mempunyai tujuan yang jelas dan

terarah, yang dimaksud disini adalah bahwa jika sistem tersebut memiliki

kemampuan yang cepat untuk memproses data yang akan menjadi suatu sumber

informasi yang berkualitas.

4.6.2. Perangkat Keras

Secara peralatan yang dapat membantu dalam pengolahan data dalam

suatu program. Secara garis besar perangkat keras yang baik terdiri dari masukan

(input), proses (process), keluaran (output), dan simpanan (memori). Dengan

program penggajian ini, penulis mengusulkan beberapa perangkat keras, antara

lain:

1. Processor : AMD EI – 6010 APU With AMD Radeon R2 Graphics

2. Memory Size : 2048 MB

3. Tipe Monitor : 12”

4. Disk Drive : Hp DVD RW GUBON SATA CdRom

5. Hardisk : 500 GB

6. Keyboard : 101 atm 102 Keys

7. Mouse : Standar

8. Printer : Canon MP234

4.6.3. Perangkat Lunak

Adapun perangkat lunak (software) yang digunakan pada perancangan

sistem yang diusulkan oleh penulis dalam tugas akhir ini adalah sebagai berikut:

64

1. Sistem Operasi : Microsoft Windows 8.1

2. Paket Program : Mircrosoft Acces 2010 dan Microsoft Visual Basic 6.0

4.7 Jadwal Implementasi

Jadwal implementasi adalah jadwal waktu yang telah digunakan dalam

suatu penulisan. Jadwal implementasi berguna dalam penentuan langkah

implementasi kegiatan yang digunakan pada penerapan sistem komputerisasi

dalam proses penggajian guru pada SMK Pembina Bangsa Kabupaten Bogor.

Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan dalam usaha mewujudkan sistem

yang telah dibuat ke dalam jadwal implementasi adalah sebagai berikut:

1. Analisa Sistem

Analisa sistem adalah mempelajari sistem berjalan beserta masalah yang

dihadapi. Tujuannya mendapatkan gambaran tentang bentuk permasalahan

sehingga diharapkan sistem yang baru dapat mengurangi bahkan

menghilangkan masalah-masalah yang ada. Waktu yang dibutuhkan yaitu

pada bulan pertama diminggu pertama dan kedua.

2. Persiapan Data Awal

Peryiapan data meliputi pengumpulan dokumen yang ada sebagai pacuan

untuk pelaksanaan sistem. Waktu yang dibutuhkan untuk penyiapan data

awal yaitu pada bulan pertama di minggu ketiga dan keempat.

3. Pembuatan Program dan Pengetesan Program

Didalam pembuatan program, program dibentuk menjadi menu utama dan

sub menu. Setelah pembuatan program dilakukan maka test pada program

65

tersebut juga akan dilakukan untuk meyakini bahwa elemen atau komponen

sistem telah berfungsi dengan baik. Kegiatan ini dilakukan selama tiga

minggu, yaitu pada bulan kedua di minggu pertama, kedua dan ketiga.

4. Pembuatan Buku Petunjuk

Pembuatan buku petunjuk operasi ini berguna didalam tata cara pelaksanaan

sistem usulan, contohnya penginputan data file, pengadaan pelatihan, test

sistem serta evaluasi dan operasional. Dibutuhkan waktu satu minggu, yaitu

pada bulan kedua di minggu ke empat.

5. Pelatihan

Kegiatan ini dilakukan untuk memberikan penjelasan tentang perangkat

lunak dan cara pengoperasikan sistem. Waktu yang dibutuhkan dalam

pelatihan ini adalah dua minggu, yaitu pada bulan ketiga di minggu pertama

dan kedua.

6. Test Sistem

Untuk melakukan test terhadap sistem yang diusulkan apakah sistem dapat

diterapkan dengan baik dan dapat menggantikan sistem berjalan yang sudah

ada. Test ini dilakukan selama dua minggu, yaitu pada bulan ketiga di

minggu ketiga dan keempat.

7. Peralihan Sistem

Setelah sistem bebas dari kesalahan, maka langkah selanjutnya adalah

peralihan sistem dari sistem yang lama ke sistem yang baru. Kegiatan ini

dilakukan selama dua minggu, yaitu pada bulan keempat di minggu pertama

dan kedua.

66

8. Operasi dan Evaluasi

Bertujuan untuk mengoperasikan sistem baru secara penuh setelah peralihan

sistem. Selama beroperasinya sistem baru ini dilakukan evaluasi selama dua

minggu yaitu pada bulan keempat di minggu yang ketiga dan keempat.

Untuk lebih jelas mengenai jadwal implementasi yang dibutuhkan dalam

pembuatan dan penerapan sistem, dapat di gambarkan dalam table sebagai

berikut:

TABEL IV.5

JADWAL IMPLEMENTASI

No. KEGIATAN

WAKTU

BULAN I BULAN II BULAN III

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Persiapan data awal

2 Analisa

3 Desain Sistem

4 Desain Perangkat Lunak

5 Pembuatan & Tes Program

6 Tes Sistem

7 Pelatihan

8 Pembuatan Buku Petunjuk

9 Evaluasi & Operasional

bab iv rancangan sistem usulan - repository.bsi.ac.id fileprogram) dan file absensi guru, bila sudah...

Documents