bab iv pembahasan
TRANSCRIPT
BAB IV
PEMBAHASAN
4.1 Metodologi Penelitian
4.1.1 Metode Pengumpulan Data
Untuk melakukan pengambilan sample data maka dilakukan metode tertentu
sesuai dengan tujuannya. Beberapa metode yang telah kita kenal antara lain
observasi, wawancara dan daftar pustaka. Metode yang digunakan dalam
penelitian ini adalah:
4.1.1.1 Metode Observasi
Metode ini merupakan pengumpulan data dan informasi dengan cara
meninjau dan melakukan pengamatan secara langsung terhadap kegiatan yang
sedang dilakukan, pengenalan data yang ada sehingga dapat dilakukan evaluasi
dari sudut tertentu yang mendukung kebenaran (Sarwono, 2006). Pengamatan
ini dilakukan dengan melihat langsung proses yang berjalan pada Republika
terutama pada proses kegiatan rekrut, cuti, absen. Pengamatan ini dilakukan
mulai pada tanggal 1 November 2011 – 31 Desember 2012, bertempat di PT
Republika Media Mandiri dan hasil yang dicapai adalah pembangunan sistem
informasi sumber daya manusia yang sesuai dengan bagian yang diteliti.
Kegiatan pengamatan ini langsung dilakukan di bawah pengawasan Manajer
Republika Media Mandiri dan dibantu oleh Manajer Devisi HRD. Data yang
kami dapatkan berupa data-data Standar Operasional Prosedur Republika serta
berkas-berkas karyawan yang kami butuhkan. Kegiatan ini dilakukan dua hari
dalam seminggu yaitu pada hari senin, kamis selama 2 bulan.
4.1.1.2 Metode Wawancara
Mengumpulkan data dengan mewawancarai orang yang terkait langsung
dengan kajian penelitian yang sedang dilakukan (Jogiyanto, 2005). Wawancara
ini dilakukan dengan cara melakukan diskusi dengan Bapak Fahruddin selaku
Manajer Devisi HRD mengenai secara global segala sesuatu terkait Republika,
kemudian dilanjutkan wawancara singkat dengan Bapak Nurbo selaku
Karyawan dibagian republika mengenai kegiatan operasional keseluruhan dari
Republika ini.
Berdasarkan hasil wawancara tersebut di atas di dapat beberapa informasi
mengenai alur proses pengelolaan yang terjadi pada karyawan yang dimana
selama ini proses pengelolaan data karyawannya masih tergolong manual.
4.1.1.3 Studi Pustaka
Data-data dan informasi yang digunakan dalam penelitian ini berupa buku
referensi, jurnal-jurnal hasil penelitian dan situs internet yang dapat dijadikan
acuan dalam pembahasan laporan penelitian ini. Pengumpulan data dan
informasi dengan cara membaca buku-buku terkait yang dapat dijadikan acuan
penelitian (Keraf, 1994).
4.1.2 Metode Penelitian
Dalam penyusunan laporan PKL ini metode pengembangan sistem
menggunakan waterfall (Strategy Sequential) dengan pengembangan model
menggunakan tools UML. Seperti yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya
bahwa strategi ini mensyaratkan penyelesaian tiap proses secara satu per satu
sehingga mudah dimengerti. Tahapan metode pengembangan sistem waterfall
yang dilakukan adalah sebagai berikut:
4.1.2.1 System Initiation (Permulaan Sistem)
Dalam tahapan ini terdapat beberapa langkah yang harus dilakukan
dalam penganalisis pengelolaan data karyawan HRD:
1. Identifikasi masalah menjelaskan masalah yang terdapat pada sistem
berjalan.
2. Lingkup sistem, yaitu menentukan batasan ruang lingkup sistem yang
akan dibangun.
3. Tujuan, yaitu menentukan untuk apa dan untuk siapa sistem ini dibangun.
4.1.2.2 System Analysis (Analisis Sistem)
Dalam tahapan ini, akan diuraikan beberapa hal:
1. Gambaran umum dari PT Republika Media Mandiri seperti visi misi
Republika, sejarah Republika, serta struktur organisasi dari Republika.
2. Analisis sistem yang berjalan menjelaskan sistem yang dipakai oleh
Republika dalam melakukan kegiatan proses pengelolaan data karyawan
sebelum adanya aplikasi usulan untuk kemajuan PT Republika Media
Mandiri.
3. Analisis pemecahan masalah yaitu penguraian tentang beberapa usulan
yang dapat membantu pemecahan permasalah yang ada pada sistem yang
berjalan.
4. Kebutuhan user dan sistem.
5. Desain sistem (system design).
Desain sistem dirancang sebagai penggambaran model sistem untuk
mendokumentasikan aspek teknis dan implementasi dari sebuah sistem yang
akan dibangun (Whitten et al. 2004).
Pada tahapan ini akan dibuat desain sistem dari sistem yang akan dibangun
meliputi perancangan sistem, perancangan database dan perancangan layout
aplikasi. Proses desain akan menggunakan perancangan sistem notasi UML dan
database menggunakan microsoft visio dan rational rose.
4.2 System Initiation (Permulaan Sistem)
4.2.1 Identifikasi Masalah
Saat ini Republika masih menggunakan sistem manual dalam proses
pengelolaan datanya. Ketika karyawan ingin mencari informasi dan kebijakan
terkait data-datanya mereka harus datang ke bagian HRD terlebih dahulu. Hal
ini sedikit kurang efisien. Selain itu, proses dalam pengambilan absen, untuk
karyawannya masih mengunakan kertas.
Pada sisi lainnya, Republika masih menggunakan sistem manual dalam
pengelolaan data cuti. Dengan mengambil kertas ke bagian HRD dan mengisi
data sesuai dengan data karyawan dan memberikan lagi ke bagian HRD ,
sehinga akan membuat bagian HRD menjadi kewalahan mengelola datanya.
Disisi lain untuk melakukan perekrutan Republika masih manual karena
calon karyawan harus dating langsung ke republika dan mengisi formulir sesuai
dengan ketentuan tertentu, dan akibatnya data-data calon ada yang hilang.
4.2.2 Lingkup Sistem
Sistem yang dibangun ini dengan menggunakan bahasa pemograman PHP
dan MYSQL dengan batasan pada pembangunan sistem informasi sumber daya
manusia berbasis web dengan kategori perekrutan secara online, cuti secara
online, dan absen secara online pada PT Republika Media Mandiri.
4.2.3 Tujuan
Sistem ini dibangun untuk memudahkan calon karyawan dalam pendaftaran
menjadi karyawan serta mendapatkan informasi secara online. Simulasi
program stand alone memudahkan para manager Republika untuk mengontrol
jalannya proses bisnis dimana proses monitoring data karyawan serta validasi
setiap dokumen yang diperlukan menjadi lebih terkomputerisasi dan
terintegrasi. Pembangunan rancangan proses bisnis usulan ini juga bertujuan
untuk meminimalisir penggunaan kertas yang berlebihan sehingga tidak banyak
dokumen-dokumen berbentuk kertas yang di cetak.
4.3 System Analysis (Analysis Sistem)
4.3.1 Analisis Sistem Berjalan
Sistem perekrutan yang sedang berjalan pada PT. Republika Media Mandiri
dimulai ketika pada dokumen Rencana Kebutuhan dan Anggaran Perusahaan
(RKAP) terdapat data-data kebutuhan karyawan baru yang akan ditempatkan
pada divisi-divisi yang membutuhkan, kemudian pada rapat umum pemegang
saham, RKAP tersebut akan disahkan. Setelah teridentifikasi kualifikasi calon
karyawan yang dibutuhkan, Bag. HRD akan menelpon biro jasa perekrutan
untuk meminta dicarikan calon karyawan yang sesuai dengan kualifikasi yang
telah disepakati pihak manajerial perusahaan. Semua kegiatan perekrutan
seperti proses pelamaran calon karyawan hingga tes karyawan diserahkan
sepenuhnya kepada pihak biro jasa tersebut. Setelah memenuhi semua
persyaratan dan lolos seleksi barulah calon karyawan yang terpilih akan
diwawancarai langsung oleh Bag. HRD PT. Republika Media Mandiri.
Sistem berjalan cuti atau ijin pada PT. Republika dimulai ketika karyawan
yang bersangkutan memberikan form cuti yang telah terisi kepada Kepala
Departemen dan Kepala Divisi untuk ditanda tangani. Setelah itu karyawan
memberikan form cuti yang telah terisi dan telah ditandatangani ke Bag. HRD
untuk disimpan mejadi arsip.
Sistem berjalan absen pada PT Republika dimulai ketika dengan
menggunakan aplikasi finger print dengan database excel, akan tetapi dengan
database yang digunakan sebelumnya menyebabkan terjadinya duplikasi data.
4.3.2 Analisa Kebutuhan Sistem
Sistem usulan perekrutan dimulai ketika Bagian HRD memasukan
pengumuman lowongan kerja sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan yang
telah disepakati pada rapat umum pemegang saham. Pengumumannya terdiri
dari kualifikasi pelamar yang dibutuhkan serta diagram alur proses perekrutan
pada perusahaan Republika.
Calon karyawan cukup hanya membuka web site Republika yang dimana
disitu sudah tertera berita lowongan pekerjaan yang dibutuhkan perusahaan.
Dari pengumuman lowongan kerja tersebut calon karyawan dapat memutuskan
serta menimbang apakah ia jadi ingin melamar pekerjaan, apakah kualifikasi
yang dibutuhkan sesuai dengan yang dimilikinya dan calon karyawan pun dapat
melihat diagram alur perekrutan yang akan berlangsung pada perusahaan yang
bersangkutan.
Bila calon karyawan yakin ingin melamar pekerjaan diperusahaan terkait,
maka calon karyawan cukup mengisi form pendaftaran pelamaran kerja
tersebut. Form yang disediakan di desain sedemikian rupa sehingga memiliki
format yang mirip dengan format CV sehingga calon karyawan tidak perlu
membuat CV terlebih dahulu dan melampirkannya lewat email. Setelah seluruh
form yang tersedia terisi, calon karyawan tersebut akan diminta untuk
mengecek emailnya sebagai validasi terhadap data yang telah dimasukan.
Selanjutnya calon karyawan akan menunggu pengumuman penerimaan berkas
yang telah diisi pada web site Republika.
Data pelamar yang telah di-input-kan akan masuk ke dalam database
perusahaan. Bagi data yang tidak sesuai dengan kualifikasi pelamar yang telah
ditentukan, maka data tersebut secara otomatis akan tersingkirkan. Data pelamar
yang masuk pada kategori yang diinginkan perusahaan akan divalidasi oleh
manajer sebagai otorisasi terhadap berkas yang lolos seleksi.
Bagi berkas-berkas yang lolos seleksi akan disimpan dan nama calon
karyawan pada berkas tersebut serta tanggal tes akan diumumkan di web site
Republika. Bagi calon yang telah lolos berkas akan diminta untuk mencetak
kartu peserta pelamar yang akan digunakan untuk mengikuti tes seleksi
karyawan pada tanggal yang telah diumumkan.
Pada hari yang telah ditentukan, calon karyawan harus datang ke perusahaan
Republika untuk mengikuti tes seleksi karyawan. Setelah mengikuti tes, hasil
tes akan diumumkan di web site Republika. Terakhir, ketika calon karyawan
telah berhasil dalam semua hasil tes maka calon karyawan itu telah disahkan
oleh perusahaan sebagai karyawan diperusahaan terkait.
Sistem usulan untuk pengajuan cuti atau ijin dimulai ketika karyawan
mengisi form pengajuan cuti atau ijin di website e-HRM. Bila cuti disetujui,
maka Kepala Divisi dan Kepala Departemen akan memvalidasi form cuti yang
diajukan. Kemudian Bag. HRD akan memperbaharui status karyawan pada
database karyawan dan ia juga menyimpan data-data cuti / ijin karyawan pada
database cuti / ijin.
Sistem usulan untuk pengajuan absen dengan migrasi dari database excel
menjadi mysql.
4.4 Desain Sistem
4.4.1 Perancangan Use Case Diagram
Use case diagram di bawah ini yaitu menggambarkan interaksi antara
aktor (internal dan eksternal user) dengan sistem.
Gambar 4.1 Use Case Digram
Proses yang terjadi pada use case diagram di atas akan diperjelas secara
rinci pada tabel-tabel scenario di bawah ini:
Tabel 4.1 Skenario Use Case “Login”
Nama Use Case Login
Actor Calon Karyawan, Karyawan, Kepala Divisi, Admin,
Direksi
Deskripsi Use Case menggambarkan kegiatan memasukan username
dan password untuk mengakses sistem.
Pre-kondisi Actor memasukan username dan password untuk masuk
ke dalam sistem.
Bidang Khas Suatu
Event
Kegiatan Pelaku Respon Sistem
1. Masukan Username
dan Password
2. Cek username dan
password
3. Menampilkan
halaman sesuai
autentifikasi.
Bidang Alternatif Jika username dan password yang dimasukan benar maka
akan langsung masuk ke dalam sistem, namun bila salah
maka akan ditampilkan pesan kesalahan.
Kesimpulan Actor masuk ke dalam system
Post-kondisi Sistem berhasil diakses
Tabel 4.2 Skenario Use Case “Input Data Pelamar”
Nama Use Case Input Data Pelamar
Actor Calon Karyawan
Deskripsi Use Case menggambarkan kegiatan memasukan data
pelamar yang melamar pada perusahaan bersangkutan.
Pre-kondisi Actor memasukan data pelamar pada web site.
Bidang Khas Suatu
Event
Kegiatan Pelaku Respon Sistem
1. Actor memilih input
data pelamar
2. Menampilkan form
input data pelamar.
3. Memasukan data
pelamar pada form
yang telah
ditampilkan dan
kemudian
menyimpannya
4. Sistem akan
menampilkan pesan
bahwa data yang
dimasukan telah
tersimpan.
Bidang Alternatif Jika actor telah mengisi data dan menekan tombol
“submit” maka data akan tersimpan, namun jika actor
menekan tombol “batal” maka data tidak akan tersimpan.
Kesimpulan Data pelamar terisi
Post-kondisi Data pelamar tersimpan.
Tabel 4.3 Skenario Use Case “Cetak Kartu Pelamar”
Nama Use Case Cetak Kartu Pelamar
Actor Calon Karyawan
Deskripsi Use Case menggambarkan kegiatan mencetak kartu
pelamar bagi pelamar yang telah lulus berkas.
Pre-kondisi Actor melihat info lowongan pekerjaan apakah ia lulus
seleksi berkas lamaran.
Bidang Khas Suatu
Event
Kegiatan Pelaku Respon Sistem
1. Melihat info
lowongan kerja
2. Menampilkan
informasi pada menu
lowongan kerja.
3. Mencetak kartu
pelamar
4. Menampilkan
sementara kartu
pelamar sebelum
dicetak
Bidang Alternatif Jika actor lulus berkas maka ia dapat mencetak kartu
pelamar, namun jika tidak, ia tidak dapat mencetak kartu
pelamar.
Kesimpulan Mencetak kartu pelamar
Postkondisi Kartu pelamar tercetak
Tabel 4.4 Skenario Use Case “Manage Data Pelamar”
Nama Use Case Manage Data Pelamar
Actor Admin
Deskripsi Use Case menggambarkan kegiatan melakukan pengaturan
terhadap data pelamar yang masuk ke dalam sistem.
Pre-kondisi Actor melihat database pelamar.
Bidang Khas Suatu
Event
Kegiatan Pelaku Respon Sistem
1. Melihat menu
database pelamar
2. Menampilkan menu
database pelamar
3. Menghapus,
mencetak,
menvalidasi data
pelamar yang
masuk.
4. Menampilkan hasil
pengaturan yang
dilakukan oleh actor.
Bidang Alternatif Jika actor memilih tombol “submit” maka pengaturan yang
dilakukan actor akan tersimpan, sedangkan bila memilih
“batal” maka tidak ada perubahan pengaturan.
Kesimpulan Menghapus, mencetak atau melakukan validasi terhadap
data pelamar yang masuk.
Post-kondisi Data pelamar terhapus, tercetak, atau tervalidasi.
Tabel 4.5 Skenario Use Case “Validasi data pelamar”
Nama Use Case Validasi data pelamar
Actor Kepala Direksi, Kepala Devisi
Deskripsi Use Case menggambarkan kegiatan memvalidasi data
pelamar yang masuk dan lolos seleksi kerja.
Pre-kondisi Direktur melihat data pelamar yang lulus tes.
Bidang Khas Suatu
Event
Kegiatan Pelaku Respon Sistem
1. Memilih menu data
pelamar.
2. Menampilkan menu
data pelamar
3. Klik validasi pada
data pelamar.
4. Data pelamar
tervalidasi.
Bidang Alternatif Tersedia tombol “batal” bila actor tidak jadi memvalidasi
data pelamar.
Kesimpulan Memvalidasi laporan data pelamar
Post-kondisi Actor berhasil memvalidasi data pelamar.
Tabel 4.6 Skenario Use Case “Manage Status Karyawan”
Nama Use Case Manage Status Karyawan
Actor Admin
Deskripsi Use Case menggambarkan kegiatan mengatur status
karyawan pada system
Pre-kondisi Actor melihat data karyawan
Bidang Khas Suatu
Event
Kegiatan Pelaku Respon Sistem
1. Memilih menu data
karyawan
2. Menampilkan data
karyawan
3. Memilih menu
status karyawan
4. Menampilkan status
karyawan
5. Mengganti status
karyawan
6. Menyimpan status
karyawan yang telah
diganti
Bidang Alternatif Jika actor memilih tombol “batal” maka status karyawan
yang bersangkutan tidak berubah.
Kesimpulan Mengatur status karyawan.
Post-kondisi Status karyawan berubah.
Tabel 4.7 Skenario Use Case “Input Form Cuti/ Ijin”
Nama Use Case Input Form Cuti/ Ijin
Actor Karyawan
Deskripsi Use Case menggambarkan kegiatan memasukan data cuti/
ijin
Pre-kondisi Actor memilih menu cuti/ ijin
Bidang Khas Suatu
Event
Kegiatan Pelaku Respon Sistem
1. Memilih menu cuti/
ijin
2. Menampilkan menu
cuti/ ijin.
3. Memasukan data
cuti/ ijin pada form
yang tersedia
4. System menyimpan
data cuti/ ijin yang
telah terisi
Bidang Alternatif Jika actor memilih tombol “batal” maka form akan
kembali kosong. Akan tampil pesan peringatan bahwa
form tidak boleh kosong bila actor mengosongkan salah
satu item dalam form cuti/ ijin
Kesimpulan Memasukan data cuti/ ijin.
Post-kondisi Data cuti/ ijin tersimpan.
Tabel 4.8 Skenario Use Case “Validasi Form Cuti/ Ijin”
Nama Use Case Validasi form cuti/ ijin
Actor Kepala Divisi dan Kepala Direksi
Deskripsi Use Case menggambarkan kegiatan memvalidasi data cuti/
ijin yang telah terisi oleh karyawan
Pre-kondisi Actor melihat data cuti/ ijin.
Bidang Khas Suatu
Event
Kegiatan Pelaku Respon Sistem
1. Memilih menu cuti/
ijin
2. Menampilkan menu
cuti/ ijin.
3. Melihat data cuti/
ijin yang telah terisi
4. Menampilkan data
cuti/ ijin.
5. Memvalidasi data
cuti/ ijin
6. System menyimpan
data cuti/ ijin yang
tervalidasi
Bidang Alternatif Bila actor menolak data cuti/ ijin tersebut maka dapat
menekan tombol “tolak” namun bila diterima maka actor
dapat menekan tombol validasi.
Kesimpulan Memvalidasi data cuti/ ijin
Post-kondisi Data cuti/ ijin tervalidasi.
Tabel 4.9 Skenario Use Case “Manage Data Cuti/ Ijin”
Nama Use Case Manage Data Cuti/ Ijin
Actor Admin
Deskripsi Use Case menggambarkan kegiatan mengatur data cuti/
ijin yang telah masuk ke dalam system
Pre-kondisi Actor melihat data cuti/ ijin.
Bidang Khas Suatu
Event
Kegiatan Pelaku Respon Sistem
1. Memilih menu cuti/
ijin
2. Menampilkan
halaman cuti/ ijin
3. Melakukan validasi,
mencetak laporan
atau menghapus
data cuti/ ijin
4. Menyimpan hasil
pengaturan yang
dilakukan aktor
Bidang Alternatif Bila actor tidak jadi melakukan pengaturan terhadap data
cuti/ ijin maka dapat memilih tombol “batal”
Kesimpulan Mengatur data cuti/ ijin
Post-kondisi Data cuti/ ijin yang telah diatur tersimpan
Tabel 4.10 Skenario Use Case “Input Form Absen”
Nama Use Case Input Form Absen
Actor Karyawan
Deskripsi Use Case menggambarkan kegiatan memasukan data absen
Pre-kondisi Actor memilih menu absen
Bidang Khas Suatu Kegiatan Pelaku Respon Sistem
1. Memilih menu 2. Menampilkan menu
Event absen absen.
3. Memasukan data
absen pada form
yang tersedia
4. System menyimpan
data absen yang
telah terisi
Bidang Alternatif Jika actor memilih tombol “batal” maka form akan
kembali kosong. Akan tampil pesan peringatan bahwa
form tidak boleh kosong bila actor mengosongkan salah
satu item dalam form absen
Kesimpulan Memasukan data absen.
Post-kondisi Data absen tersimpan.
4.4.2 Perancangan Activity Diagram
Berikut adalah beberapa diagram aktifitas yang terbentuk dari use case
diagram yang sebelumnya telah dibahas.
a. Activity Diagram dari Use Case “Login”
Activity diagram login menggambarkan actor yang harus login terlebih
dahulu sebagai mengakses sistem. Ketika actor akan melakukan login, terlebih
dahulu sistem akan menampilkan menu login. Kemudian barulah actor
memasukan username dan password yang telah dibuat sebelumnya ketika
registrasi. Saat username dan password yang dimasukan salah maka akan ada
peringatan bahwa actor salah memasukan username dan password. Namun
apabila username dan password yang dimasukan actor benar maka sistem akan
menampilkan halaman utama dari web site e-HRM. Lebih lanjut gambar 4.6
akan memperlihatkan diagram dari activity login.
Menampilkan Menu Login
Memasukan Username dan Password
Login
Menampilkan Halaman Utama Website
Benar
Salah
Gambar 4.2 Activity Diagram ‘Login’
b. Activity Diagram ‘Input Data Pelamar’
Activity diagram di bawah ini menggambarkan actor yang login kemudian
sistem akan menampilkan form data pelamar lalu actor akan melakukan input
data pelamar. Setelah selesai, apabila actor benar-benar yakin dengan data yang
dimasukan maka data tersebut akan tersimpan, namun bila data yang dimasukan
tidak jadi diproses maka form pengisian data pelamar akan kembali kosong.
Login
Input Data Pelamar
Submit ?
Tampilkan Form Data Pelamar
Ya
Tidak
Gambar 4.3 Activity Diagram ‘Input Data Pelamar’
c. Activity Diagram ‘Validasi Data Pelamar’
Activity diagram ini menggambarkan actor yang melakukan login
kemudian sistem akan menampilkan data pelamar, lalu actor akan melihat
terlebih dahulu data pelamar, bila actor jadi memvalidasi maka aktifitas selesai
sedangkan kalau tidak jadi divalidasi maka sistem akan memberitahukan
pelamar lewat pesan “tidak lulus berkas”.
Login Tampilkan Data Pelamar
Lihat Data Pelamar
Tampilkan Pesan "Tidak Lulus Berkas"
Validasi ?
TolakTerima
Gambar 4.3 Activity Diagram ‘Validasi Data Pelamar’
d. Activity Diagram ‘Cetak Kartu Pelamar’
Activity diagram pada gambar 4.15 di bawah ini menjelaskan actor yang
akan melakukan cetak kartu tes kerja. Di awali dengan login terlebih dahulu
kemudian sistem akan menampilkan data pelamar yang telah diisi sebelumnya
kemudian actor dapat memilih apakah ingin di cetak atau di edit terlebih dahulu
atau dibatalkan. Bila memilih edit maka actor akan melakukan pengeditan
terhadap data yang telah diisi sebelumnya, bila memilih cetak atau batal maka
aktifitas selesai.
login
tampilan data pelamar
edit cetak
is i form edit
Gambar 4.4 Activity Diagram ‘Cetak Kartu Pelamar’
e. Activity Diagram ‘Manage Data Pelamar’
Activity diagram di bawah ini menggambarkan actor yang melakukan login
terlebih dahulu, kemudian system akan menampilkan data pelamar. Lalu actor
terhadap data pelamar tersebut dapat melakukan validasi dan cetak laporan data
pelamar. Bila bila actor jadi memvalidasi maka aktivitas system selesai. Namun
bila actor menolak memvalidasi maka akan muncul pesan “Tidak Lulus
Berkas”. Begitu juga dengan cetak laporan, bila actor jadi melakukan cetak
maka aktivitas system selesai. Namun bila actor tidak jadi mencetak maka
system akan kembali ke menu utama data pelamar.
Login Menampilkan Data Pelamar
Validasi Data Pelamar
Cetak Laporan Data Pelamar
Menampilkan Pesan "Tidak Lulus Berkas"
Validasi ?
TerimaTolak
Cetak ?
Ya
Tidak
Gambar 4.5 Activity Diagram ‘Manage Data Pelamar’
f. Activity Diagram ‘Manage Status Karyawan
Pada activity diagram di bawah ini menggambarkan actor yang melakukan
login. Kemudian system akan menampilkan data-data karyawan. Kemudian
actor akan mengecek status dari karyawan yang bersangkutan. Actor dapat
mengubah status dari karyawan-karyawan di perusahaan terkait. Actor dapat
mengubah statusnya menjadi karyawan aktif dan karyawan pasif. Setelah
mengubah status maka system akan menyimpan status yang telah dirubah.
Login Menampilkan Data Karyawan
Cek Status Karyawan
Edit Status "Karyawan Aktif"
Edit Status "Karyawan Pasif"
Simpan Status
Gambar 4.6 Activity Diagram ‘Manage Status Karyawan’
g. Activity Diagram ‘Input Form Cuti/ Ijin
Pada activity diagram di bawah ini menggambarkan actor yang melakukan
login. Kemudian system akan menampilkan menu karyawan. Lalu actor akan
memilih menu cuti/ ijin. Kemudian actor dapat memasukan data cuti/ ijin yang
ingin ia ambil. Setelah form cuti/ ijin terisi system akan menyimpannya.
Login
Memilih Menu Cuti/ IjinMengisi Form Cuti/ Ijin
Simpan ?
Menampilkan Menu Karyawan
Ya
Tidak
Gambar 4.7 Activity Diagram ‘Input Form Cuti/ijin’
h. Activity Diagram ‘Validasi Form Cuti/ Ijin
Pada activity diagram di bawah ini menggambarkan actor yang melakukan
login. Kemudian memilih menu cuti/ ijin. Lalu actor dapat melakukan validasi
tanda actor menyetujui permohonan cuti/ ijin yang dilakukan oleh karyawan
atau bahkan actor dapat menolak permohonan cuti dan system akan
menampilkan pesan “Perijinan untuk Cuti/ Absen Ditolak”.
Login Memilih Menu Cuti/ Ijin
Validasi?Menampilkan Pesan "Perijinan untuk Cuti/ Absen Ditolak"
Terima
Tolak
Gambar 4.8 Activity Diagram ‘validasi Form Cuti/Ijin’
i. Activity Diagram ‘Manage Data Cuti/ Ijin’
Pada activity diagram di bawah ini menggambarkan actor yang melakukan
login kemudian system akan menampilkan data cuti/ ijin. Kemudian actor
dapat melakukan validasi, cetak laporan dan menghapus data cuti yang ada. Bila
actor jadi melakukan validasi berarti karyawan boleh melakukan cuti/ ijin,
namun bila actor tidak memvalidasi system akan menampilkan pesan “Perijinan
untuk Cuti atau Absen Ditolak”.
Login Menampilkan Data Cuti/ Ijin
Validasi Data Cuti/ Ijin
Cetak Laporan Data Cuti/ Ijin
Hapus Data Cuti/ Ijin
Menampilkan Pesan "Perijinan untuk Cuti atau Absen Ditolak"
Validasi?
Terima
Tolak
Gambar 4.9 Activity Diagram ‘Manage Data Cuti/Absen’
j. Activity Diagram ‘Input Data Absen’
Pada activity diagram di bawah ini menggambarkan actor yang melakukan
login kemudian actor akan melalukan pengisian form absen sesuai dengan
menu yang ada , jika actor melakukan pengisian data dengan benar maka data
akan disimpan ke system dan sebaliknya jika data tidak disisi dengan benar
maka data akan tertolak masuk ke sistem.
Gambar 4.10 Activity Diagram ‘Input Form Absen’
4.4.3 Perancangan Class Diagram
Untuk membuat database sistem maka perlu ada rancangan database
terlebih dahulu. Pada pkl ini penulis menggunakan class diagram sebagai
acuan dalam pembuatan database sistem. Untuk class diagram dapat di lihat
pada gambar 4.11 di bawah ini.
Gambar 4.11 Class Diagram sistem
Dalam class diagram di atas dapat dijelaskan bahwa Class Admin,
Pelamar, Kepala Divisi, Direktur, Karyawan adalah hasil generalisasi dari Class
User. Pada Class User memiliki atribut ID User sebagai primary key, Password
dan Level serta memiliki behavior dapat Masuk, Keluar dan Batal.
Class Pelamar adalah salah satu class hasil generalisasi dari Class User
yang memiliki atribut ID Pelamar dan Password serta memiliki behavior
Masuk, Keluar dan Batal. Class Admin memiliki atribut ID Admin dan
Password dan memiliki behavior Masuk, Keluar dan Batal. Class Kep. Divisi
memiliki atribut ID Kep. Divisi dan Password serta behavior Masuk, Keluar
dan Batal. Class Direktur memiliki atribut ID Direktur dan Password serta
behavior Masuk, Keluar dan Batal. Class Karyawan memiliki atribut ID
Karyawan dan Password serta behavior Masuk, Keluar dan Batal
Class Data Pelamar memiliki atribut id_kar,nama, tanggal_lahir,
temp_lahir, j_kelamin, n_div, gol, tgl_masuk, telp ,hp ,st_karyawan dan
memiliki behavior Tambah, Ubah, Simpan, Batal, Validasi. Adapun hubungan
antara Class Pelamar dan Class Data Pelamar adalah one-to-one, artinya satu
pelamar hanya memiliki satu data pelamar dan satu data pelamar hanya dimiliki
oleh satu pelamar. Dan hubungan antara Class Admin dengan Class Data
Pelamar adalah one-to-many artinya satu admin dapat melakukan pengaturan
terhadap satu atau banyak data pelamar dan satu data pelamar hanya dapat
dilakukan pengaturan oleh hanya satu admin.
Class Status Karyawan memiliki atribut id_kar,nama, tanggal_lahir,
temp_lahir, j_kelamin, n_div, gol, tgl_masuk, telp ,hp ,st_karyawan serta
memiliki behavior Tambah, Ubah, Hapus dan Simpan. Hubungan Class Status
Karyawan dengan Class Admin adalah one-to-many artinya satu admin dapat
merubah satu atau banyak status karyawan dan satu atau banyak status
karyawan dapat diubah oleh hanya satu admin.
Class Data Cuti/ Ijin memiliki atribut id_transaksi_cuti,nik, nama,
tanggal_ajukan_cuti, tanggal_validasi, tanggal_masuk, devisi serta memiliki
behavior Tambah, Ubah, Simpan, Hapus, Batal, Cetak dan Validasi. Hubungan
antara Class Data Cuti/ Ijin dengan Class Admin adalah one-to-many artinya
satu admin dapat me-manage satu atau banyak data cuti/ ijin. Hubungan Class
Dara Cuti/ Ijin dengan Class Kep. Devisi dan Class Kep. Direksi adalah one-to-
many artinya satu atau banyak data cuti/ ijin dapat divalidasi oleh satu Kep.
Direksi dan satu Kep. Divisi. Hubungan Class Data Cuti/ Ijin dengan Class
Karyawan adalah one-to-one artinya satu data cuti/ ijin hanya diisi oleh satu
karyawan begitu juga sebaliknya.
Class Absen memiliki atribut id_absen, nama, nik, tanggal, masuk dan
memiliki behavior tambah, ubah, hapus, cancel dan hubungannya dengan
Class Admin adalah one to many artinya satu atau banyak absen dapat di atur
oleh admin.
4.4.4 Perancangan Database Sistem
Berikut adalah sajian perancangan beberapa tabel database dari class
diagram yang telah dijelaskan sebelumnya.
Tabel 4.11 id_kar
Tabel 4.12 k_div
Tabel 4.13 k_gol
Tabel 4.14 k_marit
Tabel 4.15 k_statkar
Tabel 4.16 absen
Tabel 4.17 k_statkar
4.4.5 Perancangan Sequence Diagram
4.4.5.1 Sequence Diagram ‘Login’
Sequence diagram login dimulai saat actor memasukan
username dan password. Kemudian sistem akan melakukan validasi,
bila username dan password yang dimasukan salah maka sistem akan
mengirimkan pesan bahwa akses ke dalam sistem gagal dilakukan,
namun bila username dan password yang dimasukan benar maka actor
akan dapat mengakses sistem dan sistem akan menampilkan halaman
utama.
Gambar 4.12 Sequence Diagram ‘Login’
4.4.5.2 Sequence Diagram ‘Input Data Pelamar’
Sequence diagram di bawah ini memperlihatkan actor yang
memilih menu input data pelamar. Kemudian sistem menampilkan
halaman input data pelamar. Actor mengisi data pelamar kemudian
menyimpannya.
: Pelamar TampilanForm Data
PelamarData Pelamar
1. Pilih Menu Input Data Pelamar
2. Kirim Pesan (Pilih Menu Input)
3. Kirim Halaman Input Data Pelamar
4. Menampilkan Halaman Input Data Pelamar
5. Input Data Pelamar
6. Melakukan Penyimpanan
7. Kirim Pesan (Simpan)
8. Data Pelamar Tersimpan
9. Data Pelamar Tersimpan
Gambar 4.13 Sequence Diagram ‘Input Data Pelamar’
4.4.5.3 Sequence Diagram ‘Manage Data Pelamar
Pada sequence diagram di bawah ini menjelaskan actor yang
memilih menu data pelamar. Kemudian sistem menampilkan halaman
menu data pelamar. Lalu actor akan melakukan pengaturan terhadap
data pelamar tersebut. Adapun pengaturan yang dapat dilakukan actor
terhadap data pelamar adalah memvalidasi, mencetak laporan dan
menghapus data pelamar yang masuk ke dalam database. Kemudian
system akan menyimpan hasil pengaturan yang dilakukan actor.
: AdminTampilan Data Pelamar
1. Memilih Menu Data Pelamar
2. Kirim Pesan (Pilih Menu Data Pelamar)
3. Tampilkan Halaman Data Pelamar
4. Tampilkan Halaman Data Pelamar
5. Validasi Data Pelamar
6. Kirim Pesan (Validasi Data Pelamar)
7. Data Pelamar Tervalidasi
8. Cetak Laporan Data Pelamar
9. Kirim Pesan (Cetak Laporan Data Pelamar)
10. Laporan Data Pelamar Tercetak
11. Hapus Data Pelamar
12. Kirim Pesan (Hapus Data Pelamar)
13. Data Pelamar Terhapus
Gambar 4.14 Sequence Diagram ‘Manage Data Pelamar’
4.4.5.4 Sequence Diagram ‘Validasi Data Pelamar’
Pada sequence diagram di bawah ini menjelaskan actor yang
memilih menu data pelamar. Kemudian system akan menampilkan
halaman data pelamar. Lalu actor akan memvalidasi data pelamar yang
masuk. Kemudian system akan menyimpan hasil validasi yang
dilakukan aktor.
: DirekturTampilan Con. Data
PelamarData Pelamar
1. Pilih Menu Data Pelamar
2. Kirim Pesan (Pilih Menu Data Pelamar) 3. Panggil Data Pelamar
4. Tam
4. Kirim Data Pelamar
5. Tampilkan Halaman Data Pelamar
6. Tampilkan Halaman Data Pelamar
7. Melakukan Validasi Data Pelamar
9. Data Pelamar Tervalidasi
8. Kirim Pesan (Validasi Data Pelamar)
Gambar 4.15 Sequence Diagram ‘Validasi Data Pelamar’
4.4.5.5 Sequence Diagram ‘Manage Status Karyawan’
Pada sequence diagram di bawah ini menjelaskan actor yang memilih
menu data karyawan. Kemudian system akan menampilkan halaman data
karyawan. Lalu actor akan melakukan pengaturan terhadap data karyawan
yang ada. Adapun pengaturan yang dapat dilakukan actor diantaranya
memasukan status kerja karyawan baru atau mengedit status kerja karyawan
yang berubah.
: Admin Tampilan Con. Data Keryawan
Data Karyawan
1. Pilih Menu Data Karyawan2. Kirim Pesan (Pilih Menu)
3. Kirim Halaman Menu Data Karyawan
4. Tampilkan Halaman Data Karyawan
5. Tambahkan Status Karyawan
6. Kirim Pesan (Tambahkan Status)
7. Kirim Pesan Simpan Status Baru Karyawan
8. Status Karyawan Tersimpan
9. Edit Status Karyawan
10. Kirim Pesan (Edit Status)
11. irim Pesan Simpan Status Karyawan yang Telah di-edit
12. Status Karyawan Hasil Edit Tersimpan
Gambar 4.16 Sequence Diagram ‘Manage Status Karyawan’
4.4.5.6 Sequence Diagram ‘Input Form Cuti/ Ijin’
Pada sequence diagram di bawah ini menjelaskan actor yang memilih
menu cuti/ ijin. Kemudian system akan menampilkan halaman cuti/ ijin. Lalu
actor akan memasukan data permohonan cuti/ ijin pada form yang tersedia.
Lalu system akan menyimpan form cuti/ ijin yang telah terisi.
: KaryawanTampilan Con. Cuti/ Ijin Data Cuti/ Ijin
1. Pilih Menu Cuti/ Ijin
2. Kirim Pesan (Pilih Menu)
3. Kirim Halaman Cuti/ Ijin
4. Tampilkan Halaman Cuti/ Ijin
5. Mengisi Form Cuti/ Ijin
6. Kirim Pesan (Input Form)
7. Form Cuti/ Ijin yang Telah Terisi Tersimpan
Gambar 4.15 Sequence Diagram ‘Input Form Cuti’
4.4.5.7 Sequence Diagram ‘Validasi Form Cuti/ Ijin’
Pada sequence diagram di bawah ini menjelaskan actor yang memilih
menu cuti/ ijin. Kemudian system akan menampilkan halaman cuti/ ijin. Lalu
actor akan memvalidasi data cuti/ ijin yang ada. Kemudian system akan
menyimpan data cuti/ ijin yang telah divalidasi tersebut.
7. Form Cuti/ Ijin Tervalidasi
: Kep. Dept dan Kep. Divisi
Tampilan Con. Cuti/ Ijin Data Cuti/ Ijin
1. Pilih Menu Cuti/ Ijin
2. Kirim Pesan (Pilih Menu)
3. Kirim Halaman Cuti/ Ijin
4. Tampilkan Halaman Cuti/ Ijin
5. Validasi Data Cuti/ Ijin
6. Kirim Pesan (Validasi Form Cuti/ Ijin)
Gambar 4.15 Sequence Diagram ‘Validasi Form Cuti/ijin’
4.4.5.8 Sequence Diagram ‘Manage Data Cuti/ Ijin’
Pada sequence diagram di bawah ini menjelaskan actor yang memilih
menu cuti/ ijin. Lalu system akan menampilkan halaman cuti/ ijin. Lalu actor
akan melakukan pengaturan terhadap data cuti/ ijin yang ada. Adapun
pengaturan yang dapat dilakukan actor adalah memvalidasi, cetak laporan dan
hapus data cuti/ ijin. Setelah itu system akan menyimpan hasil pengaturan
yang dilakukan actor.
: AdminTampilan Con. Cuti/ Ijin Data Cuti/ Ijin
1. Pilih Menu Cuti/ Ijin
2. Kirim Pesan (Pilih Menu)
3. Kirim Halaman Cuti/ Ijin
4. Tampilkan Halaman Cuti/ Ijin
5. Validasi Data Cuti/ Ijin
6. Kirim Pesan Validasi Data Cuti/ Ijin
7. Data Cuti/ Ijin tervalidasi
8. Cetak Laporan Data Cuti/ Ijin
9. Kirim Pesan (Cetak Laporan Data Cuti/ Ijin)
10. Laporan Data Cuti/ Ijin Tercetak
11. Hapus Data Cuti/ Ijin
12. Kirim Pesan (Hapus Data Cuti/ Ijin)
13. Data Cuti/ Ijin Terhapus
Gambar 4.16 Sequence Diagram ‘Manage Data Cuti/Ijin’
4.4.5.9 Sequence Diagram ‘ input data absen ’
Pada sequence dibawah ini actor akan memilih menu absen dan system
akan menampilkan halaman absen dan actor akan menginput data absen dan
system akan menyimpan data ke sistem
Gambar 4.17 Sequence Diagram ‘ input data absen’
4.4.6 Graphic User Interface
1. Halaman Login
2. Halaman Cuti
3. Halaman Absen
4.Halaman Rekrut
BAB V
5.1 Simpulan
Berdasarkan hasil pembahasan, maka menghasilkan beberapa simpulan sebagai
berikut:
1. Terdapat beberapa permasalahan dalam pengelolaan sumber daya manusia
terutama dalam kaitannya dengan perekrutan, absen dan cuti/ ijin. Maka
dengan rancang bangun aplikasi e-HRM ini sangat membantu pihak HRD,
manajerial maupun pihak pelamar kerja dalam menjalankan fungsi HRM
dengan lebih baik.
2. Dengan adanya sistem e-HRM maka user dapat menggunakan sistem
tersebut dimanapun dan kapanpun.
5.2 Saran
Berdasarkan penelitian dan analisis yang telah dilakukan, maka terdapat saran-
saran:
1. Bagi pembaca yang ingin mengembangkan system ini dapat menambahkan
fungsi HRD lainnya seperti gaji, jabatan, promosi, mutasi, gaji berbasis web.
2. Pembaca yang ingin mengembangkan system ini juga dapat menambahkan
bagian perekrutan lainnya seperti tes kerja online sehingga pelamar tidak
perlu lagi melakukan tes kerja di perusahaan.