bab iv pembahasan 4.1 uraian masalah 4.2 analisis masalah€¦ · tabel 4.2 neraca saldo per 30...
TRANSCRIPT
BAB IV
PEMBAHASAN 4.1 Uraian Masalah
Sejak awal berdiri, CV. AA Cempaka dalam kegiatan operasionalnya masih menggunakan catatan yang masih
sangat sederhana. Perusahaan hanya menggunakan excel yang mencatat kas masuk dan kas keluar. Oleh karena
itu perusahaan seringkali mengalami kesulitan dalam menilai dan memperkirakan taksiran laba atau rugi yang
telah dihasilkan. Perusahaan tersebut juga belum melakukan penyusutan terhadap aktiva tetap yang dimilikinya,
sehingga laba atau rugi yang dihasilkan belum menunjukkan kondisi yang sebenarnya. Perusahaan belum
menyusun laporan keuangan menurut standar yang berlaku umum seperti, laporan laba rugi, laporan keuangan
dan laporan lainnya. Pada Lampiran 5 dapat dilihat bagaimana perusahaan melakukan pencatatan yang masih
sangat sederhana.
4.2 Analisis Masalah
Pencatatan yang dilakukan CV. AA Cempaka belum sesuai dengan standar akuntansi keuangan yang berlaku
umum. Disarankan sebaiknya perusahaan tersebut mulai menerapkan dan melakukan pencatatan sesuai dengan
akuntansi keuangan yang baik dalam menjalani kegiatan operasionalnya, seperti pembelian, penjualan,
pendapatan jasa, kas masuk dan keluar. Diharapkan nantinya pemilik perusahan bisa melihat perkembangan
CV. AA Cempaka ini dari tahun ketahun dengan adanya pencatatan yang baik tersebut.
Selain itu CV. AA Cempaka masih belum memperhitungkan penyusutan atas aktiva tetap yang
dimilikinya. Hal ini akan berpengaruh terhadap jumlah laba atau rugi nantinya.
4.3 Pemecahaan Masalah
Berdasarkan uraian diatas, penulis akan mencoba untuk menyusun laporan keuangan CV. AA Cempaka agar
sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku umum dengan mnggunakan Microsoft Acces. Proses pencatatan
tersebut dilakukan dengan cara mencatat transaksi kedalam jurnal, posting kebuku besar, jurnal umum, jurnal
penyesuaian dan membuat neraca saldo pertanggal akhir periode pencatatan. Adanya proses tersebut akan
menghasilkan laporan keuangan yang terdiri dari Laporan Laba-Rugi, Laporan Perubahan Ekuitas dan Laporan
Posisi Keuangan.
Penyusunan laporan keuangan menggunakan microsoft acces pada dasarnya sama dengan penyusunan laporan
keuangan secara manual. Hanya saja dengan menggunakan microsoft acces penyusunan laporan keuangan akan
lebih mudah, cepat dan menghindari kemungkinan kesalahan yang akan terjadi.
4.4 Data Perusahaan
a. Penyusunan Akun-akun CV. AA Cempaka
Penulis menyusun akun-akun yang belum pernah dibuat oleh pemilik usaha yang digunakan dalam
penyusunan laporan keuangan. Berikut daftar akun-akun serta kode akun yang akan digunakan
Tabel 4.1
Daftar Akun
b. Neraca Awal
Neraca awal disusun karena pemilik sebelumnya belum pernah membuat neraca awal, neraca awal ini penulis
susun berdasarkan hasil wawancara dengan
pemilik usaha.
Tabel 4.2
Neraca saldo per 30 Juni 2016
Kode Akun Nama Akun SALDO
1-110 Kas 10.150.000 -
1-111 Piutang Usaha 4.155.000 -
1-112 Perlengkapan Kantor 13.000 -
1-113 Perlengkapan Bengkel 200.000 -
1-114 Persediaan Spart Part 12.495.000 -
1-115 Sewa Dibayar Dimuka-Gedung 61.250.000 -
1-200 Peralatan Bengkel 28.845.500 -
1-210 Akm.Peny.Peralatan Bengkel (1.201.896) -
1-300 Kendaraan 13.000.000 -
1-310 Akm.Peny.Kendaraan (216.667) -
1-400 Printer 1.800.000 -
1-410 Akm.Peny.Printer (37.500) -
1-500 Laptop Toshiba 3.000.000 -
1-510 Akm.Peny.Laptop Toshiba (62.500) -
2-000 Hutang Usaha - -
2-100 Hutang Gaji - 1.060.000
3-110 Modal Pemilik - 132.329.937
3-120 Prive - - Total 133.389.937 133.389.937
4.5 Struktur Database Akuntansi
Sebelum merancang sebuah database, langkah awal yang penulis lakukan adalah menyusun struktur database,
yang akan menggambarkan seluruh rangkaian modul-modul database, yang saling berkaitan antara satu sama
lain. Penyusunan struktur database ini dimaksudkan untuk mempermudah dalam memahami keterkaitan
masing-masing modul database yang penulis rancang. Struktur program dapat digambarkan seperti gambar
berikut :
Gambar 4.1 Struktur Database Akuntansi CV. AA Cempaka
Keterangan :
1. Data
Data merupakan langkah awal dalam menjalankan database ini, dalam modul data terdapat dua bagian,
yaitu input data dan input transaksi.
1) Input data
Input data digunakan untuk memasukkan data akun,data customer,daftar persediaan dan data
identitas usaha.
2) Input Transaksi
Input transaksi digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi kedalam faktur bengkel, pembelian
barang dan jurnal. Untuk faktur bengkel digunakan untuk transaksi penjualan suku cadang dan jasa
bengkel sedangkan pembelian barang digunakan untuk transaksi pembelian suku cadang. Transaksi
lainnya dilakukan dengan cara jurnal.
2. Laporan
Laporan merupakan output yang dihasilkan dari pengolahan data serta pencatatan transaksi-transaksi
kedalam jurnal. Dalam modul laporan ini terdapat tiga bagian, yaitu rekapan, laporan transaksi dan
laporan keuangan.
a. Data Rekapan
Pada menu data rekapan akan menampilkan rincian transaksi-transaksi yang telah dicatat kedalam
faktur bengkel dan pembelian barang.
b. Laporan Transaksi
Pada menu laporan transaksi akan menampilkan rincian transaksi-transaksi yang telah dicatat
kedalam jurnal, serta buku besar yang menampilkan saldo seluruh akun-akun yang digunakan dalam
pencatatan transaksi dan neraca saldo.
c. Laporan Keuangan
Pada menu laporan keuangan menampilkan hasil pengolahan data yaitu, laporan laba rugi, laporan
perubahan ekuitas dan neraca.
4.5.1 Desain Database
4.5.1.1 Desain Global Database CV. AA Cempaka
Desain global merupakan suatu gambaran, perencanaan dan gabungan dari beberapa elemen yang merupakan
satu kesatuan dan memiliki fungsi yang diinginkan:
Berikut Tampilan awal bagian formulir dari database akuntansi CV. AA CEMPAKA:
a) Desain Menu Utama
Gambar 4.2 Desain Global Database CV.AA Cempaka (Menu Utama)
b) Desain Menu Input Data
Gambar 4.3 Desain Global Database CV.AA Cempaka Menu (Input Data)
c) Desain Input Transaksi
Gambar 4.4 Desain Global Database CV.AA Cempaka Menu (Input Transaksi)
d) Data Rekapan
Gambar 4.5 Desain Global Database CV.AA Cempaka Menu (Data Rekapan)
e) Desain Laporan Transaksi
Gambar 4.6 Desain Global Database CV.AA Cempaka Menu (Laporan Transaksi)
f) Desain Laporan Keuangan
Gambar 4.7 Desain Global Database CV.AA Cempaka Menu (Laporan Keuangan)
4.5.2 Pembuatan database
4.5.2.1 Membuat Tabel
1. Tabel Data Akun
Tabel data akun berisi akun-akun yang digunakan dalam mencatat transaksi pada junal
Tabel 4.3
Field Tabel Data Akun
Field Name Data Type Field Size Description
Kode_Akun Text 15 PK(Primary Key)
Nama_Akun Text 100
Kelompok_Akun Text 100
Berikut langkah-langkah membuat tabel data akun:
1) Klik create , pilih table atau table design
Gambar 4.8 Membuat tabel data akun dengan pilihan Table design
2) Buat tabel data akun dengan field dan properties field seperti tabel diatas
3) Setelah selesai letakkan krusor pada field “Kode_Akun” lalu klik tombol primary key
Gambar 4.9 Tampilan tabel untuk mengaktifkan Primary Key
4) Setelah selesai tekan Ctrl+S lalu simpan tabel dengan nama Data Akun
Gambar 4.10 Tampilan Data Akun
2. Tabel Identitas Usaha
Struktur field dan properties field tabel identitas usaha sebagai berikut :
Tabel 4.4
Field Tabel Identitas Usaha
Field Name Data Type Field Size Description
No_Izin Text 100
Nama_Usaha Text 100
Alamat Text 10
No_Telp Text 20
Logo Attachment
Pada tabel identitas usaha tidak perlu mengaktifkan primary key, karena tabel data identitas tidak dihubungkan
dengan tabel lain, hanya sebagai tampilan informasi usaha.
3. Tabel Neraca Awal
Struktur field dan properties field tabel neraca awal sebagai berikut :
Tabel 4.5
Field Tabel Neraca Awal
Field Name Data Type Field Size Description
Kode_Akun Text 100
Debit Currency Default Value 0
Kredit Currency Default Value 0
4. Tabel Jurnal Header
Struktur field dan properties field tabel jurnal header sebagai berikut :
Tabel 4.6
Field Tabel Jurnal Header
Field Name Data Type Field Size Description
ID_Jurnal Text 10 PK(Primary Key)
Tanggal Date/Time Short Date
Keterangan Text 50
5. Tabel Jurnal Detail
Struktur field dan properties field tabel jurnal detail sebagai berikut :
Tabel 4.7
Field Tabel Jurnal Detail
Field Name Data Type Field Size Description
ID_Jurnal Text 10 FK(Foreign Key)
Tanggal Date/Time Short Date
Nama_Akun Text 100
Debit Currency Default Value 0
Kredit Currency Default Value 0
6. Tabel Persediaan SparePart
Struktur field dan properties field tabel persediaan sparepart sebagai berikut :
Tabel 4.8
Field Tabel Persediaan SparePart
Field Name Data Type Field Size Description
Kode_Part Text 10 PK(Primary Key)
Nama_Part Text 100
Satuan Text 10
Harga_Jual Currency 100 Default Value 0
Harga_Beli Currency 100 Default Value 0
7. Tabel Customer
Struktur field dan properties field tabel customer sebagai berikut :
Tabel 4.9
Field Tabel Customer
Field Name Data Type Field Size Description
No_Anggota_Cust Text 10 PK(Primary Key)
Nama Text 100
Alamat Text
No_Polis Text 10
8. Tabel Masuk/Keluar
Struktur field dan properties field tabel jurnal masuk/keluar sebagai berikut :
Tabel 4.10
Field Tabel Masuk/Keluar
Field Name Data Type Field Size Description
Masuk/Keluar Text 100 PK(Primary Key)
NILAI Date/Time Long Integer
9. Tabel Header Transaksi
Struktur field dan properties field tabel header transaksi sebagai berikut :
Tabel 4.11
Field Tabel Header Transaksi
Field Name Data Type Field Size Description
ID_Jurnal Text 10 PK(Primary Key)
Tgl_Transaksi Date/Time Short Date
No_Anggota_Cust Text 10
Keterangan Text
Pembayaran Currency
Pendapatan_Jasa Currency Default Value 0
Dibayarkan Currency
Posting Number
10. Tabel Detail Transaksi
Struktur field dan properties field tabel detail transaksi sebagai berikut :
Tabel 4.12
Field Tabel Detail Transaksi
Field Name Data Type Field Size Description
ID_Jurnal Text 10 FK(Foreign Key)
Kode_Part Text 10
Jumlah Number
Masuk/Keluar Text 100
4.5.2.2 Membuat Relationship
Setelah langkah pembuatan tabel selesai langkah selanjutnya adalah membuat relasi untuk menghubungkan
field pada tabel dengan tabel lainnya, adapun langkah-langkah untuk membuat relasi adalah sebagai berikut:
1) Buka tab database tools, pada kelompok relationship klik menu relationship,
Gambar 4.11 cara membuat Relationship
2) Setelah itu muncul tampilan jendela relationship dan kotak dialog show table, masukann semua tabel
yang berkaitan ke dalam jendela relationship.
3) Klik tombol add, untuk menambahkan tabel yang dibutuhkan. Klik close untuk menutup tampilan show
table.
4) Selanjutnya, hubungkan field pada masing-masing tabel tersebut. Klik field ID_Jurnal pada tabel Jurnal
Header lalu hubungkan ke field ID_Jurnal Detail.
Gambar 4.12 Menghubungkan tabel
5) Saat kotak dialog Edit Relationship ditampilkan, beri tandang cheklis seperti gambar dibawah ini, lalu
pilih tombol Create
Gambar 4.13 Tampilan Edit Relationship
6) Dengan cara yang sama, hubungkan field-field pada tabel lainnya sehingga hasil relasi antar tabel seperti
gambar berikut:
Gambar 4.14 Tampilan Relationship
7) Setelah langkah-langkah tersebut selasai, klik tombol close. Pilih yes saat tampil konfirmasi
penyimpanan.
4.5.2.3 Membuat Query
Setelah tahap pembuatan tabel selesai, tahap selanjutnya adalah membuat query. query digunakan untuk
menyaring, membuat serta menampilkan data atau informasi baru yang nantinya digunakan untuk membuat
form maupun report.
1. Query Jurnal View
Langkah-langkah untuk membuat query jurnal view, sebagai berikut:
a) Aktifkan tab create, klik tombol query design
b) Pada kotak dialog show tabel klik ganda tabel Data akun dan tabel Jurnal Detail, sehingga kedua
tabel tampil pada jendela query.
c) Klik tombol Close untuk menutup tampilan dialog show table.
Gambar 4.15 Tampilan tabel pada jendela Jurnal View
d) Masukkan field dari masing-masing tabel yang nantinya akan membentuk sebuah tabel baru. Pada
tabel jurnal view, klik ganda field Kode_akun kemudian field Keterangan. Selanjutnya klik ganda
field Nama_Akun pada tabel Data Akun, kembali ke tabel Jurnal Detail klik ganda field debit dan
field kredit. Maka hasil query untuk Jurnal Detail seperti gambar berikut:
Gambar 4.16 Tampilan Query Jurnal View
2) Query Jurnal Penerimaan Kas
Langkah-langkah untuk membuat query jurnal penerimaan kas yaitu, isikan field-field berikut :
Tabel 4.13
Field Query Jurnal Penerimaan Kas
Field Sumber Tabel Total Criteria
ID_Jurnal Jurnal Header Group By Like "JPk*"
Tanggal Jurnal Header Group By
Kode_Akun Data Akun Group By
Keterangan Jurnal Header Group By
Nama_Akun Data Akun Group By
Debit Jurnal Detail Group By
Kredit Jurnal Detail Group By
Setelah langkah-langkah untuk membuat query dilakukan, maka tampilan query jurnal penerimaan kas
seperti gambar berikut:
Gambar 4.17 Tampilan Query Jurnal Penerimaan Kas
3) Query Jurnal Pengeluaran Kas
Langkah-langkah untuk membuat query jurnal pengeluaran kas yaitu, isikan field-field berikut :
Tabel 4.14
Field Query Jurnal Pengeluaran Kas
Field Sumber Tabel Total Criteria
ID_Jurnal Jurnal Header Group By Like "JPnk*"
Tanggal Jurnal Header Group By
Kode_Akun Data Akun Group By
Keterangan Jurnal Header Group By
Nama_Akun Data Akun Group By
Debit Jurnal Detail Group By
Kredit Jurnal Detail Group By
Setelah langkah-langkah untuk membuat query dilakukan, maka tampilan query jurnal pengeluaran kas
seperti gambar berikut:
Gambar 4.18 Tampilan Query Jurnal Pengeluaran Kas
4) Query Buku Besar
Langkah-langkah untuk membuat query buku besar yaitu, isikan field-field berikut:
Tabel 4.15
Field Query Buku Besar
Field Sumber Tabel Total Criteria
Kode_Akun Data Akun Group By
Nama_Akun Data Akun
Debit Expression
Kredit Expression
Saldo Expression
1) Untuk kolom Debit ketik : Sum([ Jurnal Detail]![Debit])
2) Untuk kolom kredit ketik : Sum([ Jurnal Detail]![Kredit])
3) Pada kolom Saldo: IIf("D";[Debit]-[Kredit];[Kredit]-[Debit]), pilih “Expression” pada total.
4) Simpan dengan nama “Query Buku Besar”
Gambar 4.19 Tampilan query design untuk Query Buku Besar
5) Query Aktiva
query Aktiva digunakan untuk membuat laporan posisi keuangan. Langkah-langkah untuk membuat query
aktiva yaitu, isikan field-field berikut :
Tabel 4.16
Field Query Aktiva
Field Sumber Tabel Total Criteria
Kode_Akun Data Akun Group By
Nama_Akun Data Akun Group By
Saldo Expression
Kelompok_Akun Data Akun Group By “AKTIVA”
Pada Kolom Saldo ketik fungsi : Sum([Debit]-[Kredit])
Setelah langkah-langkah untuk membuat query dilakukan, maka tampilan
query aktiva seperti gambar berikut:
Gambar 4.20 Tampilan query design untuk Query Aktiva
6) Query Beban
Query beban digunakan untuk membuat laporan laba rugi. Langkah-langkah untuk membuat query beban
yaitu, isikan field-field berikut :
Tabel 4.17
Field Query Beban
Field Sumber Tabel Total Criteria
Kode_Akun Data Akun Group By
Nama_Akun Data Akun Group By
Saldo Expression
Kelompok_Akun Data Akun Group By “BEBAN”
Pada kolom saldo ketik fungsi : Sum([Debit]-[Kredit])
Setelah langkah-langkah untuk membuat query dilakukan, maka tampilan
query beban seperti gambar berikut:
Gambar 4.21 Tampilan query design untuk Query Beban
7) Query Ekuitas
Query ekuitas digunakan untuk membuat laporan posisi keungan dan laporan perubahan modal. Langkah-
langkah untuk membuat query ekuitas yaitu, isikan field-field berikut :
Tabel 4.18
Field Query Ekuitas
Field Sumber Tabel Total Criteria
Kode_Akun Data Akun Group By
Nama_Akun Data Akun Group By
Saldo Expression
Kelompok_Akun Data Akun Group By “EKUITAS”
Pada Kolom Saldo ketik fungsi : Sum([Debit]-[Kredit])
Setelah langkah-langkah untuk membuat query dilakukan, maka tampilan
query ekuitas seperti gambar berikut:
Gambar 4.22 Tampilan query design untuk Query Ekuitas
8) Query HPP
Query HPP digunakan untuk membuat Laporan Laba Rugi. Langkah-langkah untuk membuat query HPP
yaitu, isikan field-field berikut :
Tabel 4.19
Field Query HPP
Field Sumber Tabel Total Criteria
Kode_Akun Data Akun Group By
Nama_Akun Data Akun Group By
Saldo Expression
Kelompok_Akun Data Akun Group By “HPP”
Pada Kolom Saldo ketik fungsi : Sum([Debit]-[Kredit])
Setelah langkah-langkah untuk membuat query dilakukan, maka tampilan query HPP seperti gambar
berikut:
Gambar 4.23 Tampilan query design untuk Query HPP
9) Query Passiva Query passiva digunakan untuk membuat laporan posisi keuangan. Langkah-langkah untuk membuat query
passiva yaitu, isikan field-field berikut :
Tabel 4.20
Field Query Passiva
Field Sumber Tabel Total Criteria
Kode_Akun Data Akun Group By
Nama_Akun Data Akun Group By
Saldo Expression
Kelompok_Akun Data Akun Group By “Passiva”
Pada kolom saldo ketik fungsi : Sum([Debit]-[Kredit])
Setelah langkah-langkah untuk membuat query dilakukan,maka tampilan query passiva seperti gambar berikut:
Gambar 4.24 Tampilan query design untuk Query Passiva
10) Query Pendapatan
Query Pendapatan digunakan untuk membuat laporan laba rugi. Langkah-langkah untuk membuat query
pendapatan yaitu, isikan field-field berikut :
Tabel 4.21
Field Query Pendapatan
Field Sumber Tabel Total Criteria
Kode_Akun Data Akun Group By
Nama_Akun Data Akun Group By
Saldo Expression
Kelompok_Akun Data Akun Group By “Pendapatan”
Pada kolom saldo ketik fungsi : Sum([Debit]-[Kredit])
Setelah langkah-langkah untuk membuat query dilakukan, maka tampilan
query pendapatan seperti gambar berikut:
Gambar 4.25 Tampilan query design untuk Query Pendapatan
11) Query Jurnal Umum
Query jurnal umum digunakan untuk menampilkan laporan jurnal umum. Langkah-langkah untuk
membuat query umum yaitu, isikan field-field berikut:
Tabel 4.22
Field Query Jurnal Umum
Field Sumber Tabel Total Criteria
ID_Jurnal Jurnal Header Group By Like "JU*"
Tanggal Jurnal Header Group By
Kode_Akun Data Akun Group By
Keterangan Jurnal Header Group By
Nama_Akun Data Akun Group By
Debit Jurnal Detail Group By
Kredit Jurnal Detail Group By
Setelah langkah-langkah untuk membuat query dilakukan, maka tampilan
query jurnal umum seperti gambar berikut:
Gambar 4.26 Tampilan query design untuk Query Jurnal Umum
12) Query Neraca Saldo
Langkah-langkah untuk membuat query neraca saldo yaitu, isikan field-field berikut : Tabel 4.23
Field Query Neraca Saldo
Field Sumber Tabel Total Criteria
Kode_Akun Data Akun Group By
Nama_Akun Data Akun Group By
Debit Jurnal Detail Group By
Kredit Jurnal Detail Group By
1) Pada kolom kelima ketik fungsi, saldo Debit: Saldo Debit: IIf([Debit]-[Kredit]>0;[Debit]-[Kredit];0) ,
pilih “Expression” pada total.
2) Pada kolom keenam ketik fungsi, Saldo Kredit: Saldo Kredit: IIf([Debit]-[Kredit]<0;[Kredit]-
[Debit]*1;0), pilih “Expression” pada total.
3) Simpan query dengan nama “Query Neraca Saldo ”
Gambar 4.27 Tampilan Query design Untuk Query Neraca Saldo
13) Query Faktur Bengkel
Langkah-langkah untuk membuat query faktur bengkel yaitu, isikan field-field berikut :
Tabel 4.24
Field Query Faktur Bengkel
Field Sumber Tabel Criteria
Tgl_Transaksi H_Transaksi
Kode_Part D_Transaksi
Harga_Jual Persediaan Spart Part
Jumlah D_Transaksi
ID_Jurnal H_Transaksi [Forms]![faktur_Bengkel]![ID_Jurnal]
Customer.* Customer
Pendapatan_Jasa H_Transaksi
1) Pada kolom kedelapan ketik fungsi Total: “Total: [Harga_Jual]*[Jumlah]”
2) Simpan query dengan nama “Query Faktur Bengkel ”
Gambar 4.28 Tampilan Query design Untuk Query Faktur Bengkel
14) Query Barang Awal
Langkah-langkah untuk membuat query barang awal yaitu, isikan field-field berikut : Tabel 4.25
Field Query Barang Awal
Field Sumber Tabel Criteria
ID_Jurnal H_Transaksi Like “SA*”
Tgl_Transaksi H_Transaksi
Keterangan H_Transaksi
Kode_Part D_Transaksi
Nama_Part Persediaan_Spart_Part
Satuan Persediaan_Spart_Part
Jumlah D_Transaksi
Harga_Beli D_Transaksi
1) Simpan query dengan nama “Query Barang Awal ”
Gambar 4.29 Tampilan Query design Untuk Query Barang Awal
15) Query Stok Barang
Langkah-langkah untuk membuat query stok barang yaitu, isikan field-field berikut : Tabel 4.26
Field Query Stok Barang
Field Sumber Tabel Total
Kode_Part Persediaan_Spart_Part Group By
Nama_Part Persediaan_Spart_Part Group By
Satuan Persediaan_Spart_Part Group By
1) Pada kolom keempat ketik fungsi Stok: “Stok: Sum([jumlah]*[nilai])”
2) Simpan query dengan nama “Query Stok Barang ”
Gambar 4.30 Tampilan Query design Untuk Query Stok Barang
16) Query Pembelian
Langkah-langkah untuk membuat query pembelian yaitu, isikan field-field berikut:
Tabel 4.27
Field Query Pembelian
Field Sumber Tabel Criteria
ID_Jurnal H_Transaksi Like "JPNK*"
Tgl_Transaksi H_Transaksi
Keterangan H_Transaksi
Kode_Part D_Transaksi
Nama_Part Persediaan_Spart_Part
Satuan Persediaan_Spart_Part
Jumlah D_Transaksi
Harga_Beli Persediaan_Spart_Part
Masuk/Keluar D_Transaksi
1) Simpan query dengan nama “Query Pembelian”
Gambar 4.31 Tampilan Query design Untuk Query Pembelian
17) Query Penjualan
Langkah-langkah untuk membuat query penjualan yaitu, isikan field-field berikut: Tabel 4.28
Field Query Penjulan
Field Sumber Tabel Criteria
ID_Jurnal H_Transaksi Like "JPK*"
Tgl_Transaksi H_Transaksi
No_Anggota_Cust H_Transaksi
Keterangan H_Transaksi
Kode_Part D_Transaksi
Nama_Part Persediaan_Spart_Part
Satuan Persediaan_Spart_Part
Jumlah D_Transaksi
Harga_Jual Persediaan_Spart_Part
Masuk/Keluar D_Transaksi
1) Simpan query dengan nama “Query Penjualan ”
Gambar 4.32 Tampilan Query design Untuk Query Penjualan
18) Query Barang
Langkah-langkah untuk membuat query barang yaitu, isikan field-field berikut: Tabel 4.29
Field Query Barang
Field Sumber Tabel Criteria
Tgl_Transaksi H_Transaksi
Keterangan H_Transaksi
Kode_Part D_Transaksi
Nama_Part Persediaan_Spart_Part
Satuan Persediaan_Spart_Part
Jumlah D_Transaksi
Harga_Jual Persediaan_Spart_Part
Harga_Beli Persediaan_Spart_Part
Masuk/Keluar D_Transaksi
1) Pada kolom kesepuluh ketik fungsi Masuk: “MASUK:
IIf([MASUK/KELUAR]="MASUK";[JUMLAH];0)”
2) Pada kolom kesebelas ketik fungsi Keluar: “KELUAR:
IIf([MASUK/KELUAR]="KELUAR";[JUMLAH];0)”
3) Simpan query dengan nama “Query Barang ”
Gambar 4.33 Tampilan Query design Untuk Query Barang
4.5.2.4 Membuat Form Form merupakan salah satu fasilitas database yang umumnya digunakan untuk menginput data ataupun
menampilkan data. Untuk membuat form, sumber data yang digunakan berasal dari tabel maupun query. Berikut
form yang digunakan dalam database CV. AA Cempaka dan langkah-langkah pembuatannya.
1. Form Identitas Usaha
Form identitas usaha digunakan untuk memasukan data usaha. Untuk membuat form identitas usaha data
bersumber dari tabel identitas usaha, langkah-langkahnya sebagai berikut :
1) Aktifkan tab create lalu klik form wizard
2) Muncul dialog form wizard, pada bagian tabel/query pilih tabel identitas usaha.
Gambar 4.34 Tampilan dialog form wizard
3) Klik >> untuk memilih field tabel identitas usaha yang digunakan pada form identitas usaha.
Gambar 4.35 Memilih field-fied yang diperlukan pada form identitas usaha
4) Klik next
5) Pilih menu columnar sebagai tampilan pada form
Gambar 4.36 Memilih tampilan form
6) Klik next.
7) Untuk model form pilih foundry
Gambar 4.37 Memilih model form
8) Klik next
9) Selanjutnya isi nama form dengan “Form Identitas Usaha” dan pilih modify the form’s design.
Gambar 4.38 Memberi nama form identitas usaha
10) Klik finish.
11) Selanjutnya tampil form identitas usaha dalam bentuk desain
Gambar 4.39 Tampilan desain form identitas usaha
12) Pada field logo, tambahkan foto atau logo usaha dengan cara, aktifkan tab design pilih logo.
Gambar 4.40 Tab design untuk logo
13) Muncul tampilan insert picture, pilih logo atau foto yang akan digunakan, klik ok.
14) Selanjutnya sesuaikan gambar agar tampilan lebih rapi
15) Tambahkan sebuah tombol common button dari toolbox pada form. Tombol ini digunakan sebagai tombol
perintah.
16) Secara otomastis muncul kotak dialog common button wizard. Pada bagian categories pilih form operations
dan pada bagian actions pilih close form. Klik next
Gambar 4.41 Tampilan Common button wizard
17) Selanjutnya ganti text dengan “Tutup” dan picture dengan “Stop”
Gambar 4.42 Mengubah text untuk tombol
18) Klik next.
19) Isi nama untuk tombol tersebut dengan “Tutup”.
20) Klik finish.
21) Simpan form dengan nama form identitas usaha. Tampilan form identitas usaha
Gambar 4.43 Tampilan Form Identitas Usaha
2. Form Data Akun
Form Data Akun digunakan untuk mencatat dan menampilkan data akun. Untuk membuat form data akun
langkah-langkah sebagai berikut:
1) Klik Data Akun, pilih form wizard pada tab create.
2) Pilih semua field pada data akun , kemudian beri nama dengan form data akun
3) Tampilan design form akan seperti gambar berikut:
Gambar 4.44 Tampilan Design Form Data Akun
4) Tambahkan tombol perintah dari common button wizard. Untuk property masing-masing tombol
sebagai berikut :
Tabel 4.30
Properties tombol pada form
Categories Actions Text Name
Record Operations Add New Record Akun Baru Akun Baru
Record Operations Save Record Simpan Simpan
Record Operations Delete Record Hapus Akun Hapus Akun
Form Operations Close Form Tutup Tutup
5) Simpan form dengan nama “Form Data Akun”
Gambar 4.45 Tampilan form view Form Data Akun
3. Form Customer
Form customer digunakan untuk mencatat dan menampilkan customer. Untuk membuat form data akun
langkah-langkah sebagai berikut:
1) Klik customer, pilih form wizard pada tab create.
2) Pilih semua field pada data customer ,kemudian beri nama dengan form customer
3) Tampilan design form akan seperti gambar berikut:
Gambar 4.46 Tampilan Design Form Customer
6) Tambahkan tombol perintah dari common button wizard. Untuk property masing-masing tombol
sebagai berikut :
Tabel 4.31
Properties tombol pada form
Categories Actions Text Name
Record Operations Add New Record pelanggan Baru New
Record Operations Save Record Simpan Simpan
Form Operations Close Form Tutup Tutup
7) Simpan form dengan nama “Form Customer”
Gambar 4.47 Tampilan form view Form Customer
4. Form Daftar Persediaan SparePart
Form daftar persediaan sparepart digunakan untuk mencatat dan menampilkan persediaan sparepart. Untuk
membuat form data akun langkah-langkah sebagai berikut:
1) Klik persediaan sparepart, pilih form wizard pada tab create.
2) Pilih semua field pada persediaan Sparepart , kemudian beri nama dengan form persediaan sparepart
3) Tampilan design form akan seperti gambar berikut:
Gambar 4.48 Tampilan Design Form Daftar Persediaan SparePart
8) Tambahkan tombol perintah dari common button wizard. Untuk property masing-masing tombol
sebagai berikut :
Tabel 4.32
Properties tombol pada form
Categories Actions Text Name
Record Operations Add New Record Persediaan Baru Baru New
Record Operations Save Record Simpan Simpan
Form Operations Close Form Tutup Tutup
9) Simpan form dengan nama “Form Persediaan Daftar Persediaan Sparepart”
Gambar 4.49 Tampilan form view Form Daftar Persediaan SparePart
5. Form Jurnal
Form ini digunakan untuk menginput transaksi, sebelum membuat form jurnal, terlebih dahulu buat
jurnal subform.
1) Jurnal Subform
Langkah-langkah untuk membuat jurnal subform, sebagai berikut:
a) Klik jurnal detail, pilih form wizard pada tab create.
b) Masukan field kode_akun, keterangan, debit, kredit. Sedangkan field
nama_akun diambil dari data akun.
c) Ganti field kode_akun menjadi combo box. Klik properties pada tab data untuk pilihan record source
ketik : SELECT [ Data Akun].Kode_Akun, [ Data Akun].Nama_Akun FORM [ Data Akun];
d) Simpan form dengan nama “Jurnal Detail Subform”
Gambar 4.50 Tampilan design form Jurnal Detail Subform
b. Jurnal
Langkah-langkah untuk membuat jurnal, sebagai berikut :
1) Klik jurnal header, pilih form design pada tab create.
2) Pilih add existing fields pada tab design
3) Masukan field ID_Jurnal dan tanggal dari jurnal header, letakkan pada bagian form header
4) Selanjutnya masukkan semua field yang terdapat pada jurnal detail subform, letakkan pada bagian form
detail.
5) Tambahkan tombol common button dari toolbox pada form
6) Klik finish simpan form dengan nama “Form JURNAL”
Gambar 4.51 Tampilan form JURNAL
6. Form Neraca Saldo
Form ini digunakan untuk menginput melihat dan mengecek transaksi dari buku besar sampai kejurnal,
sebelum membuat form neraca saldo, terlebih dahulu buat jurnal subform.
1) Neraca Saldo Subform
Langkah-langkah untuk membuat jurnal subform, sebagai berikut:
a) Klik more form, pilih form wizard pada tab create.
b) Masukkan semua field yang terdapat pada query neraca saldo
c) Simpan form dengan nama “NS_Detail”
Gambar 4.52 Tampilan design form NS_Detail
2) Neraca Saldo
Langkah-langkah untuk membuat neraca saldo, sebagai berikut :
a) Klik form design pada tab create.
b) Pilih add existing fields pada tab design dan desain seperti yang diinginkan
c) Selanjutnya masukkan semua field yang terdapat pada NS_Detail, letakkan pada bagian form detail.
d) Klik finish simpan form dengan nama “NS_Header”
Gambar 4.53 Tampilan form NS_Header
7. Form Faktur Bengkel
Form ini digunakan untuk menginput transaksi penjualan suku cadang dan jasa, sebelum membuat
form jurnal, terlebih dahulu buat jurnal subform.
1) Faktur Bengkel Subform
Langkah-langkah untuk membuat jurnal subform, sebagai berikut:
a) Klik D_Transaksi, pilih form Wizard pada tab create.
b) Masukan Field Kode_Part, Masuk/Keluar, Jumlah dan Harga Jual. Sedangkan field
Nama_Part dan Satuan diambil dari Persediaan_Spare_Part.
c) Ganti field Kode_Part menjadi Combo Box. Klik properties pada tab data untuk pilihan Record
Source ketik : SELECT [ Persediaan_Spare_Part]. Pilih Kode_Part,
[Persediaan_Spart_Part].Nama_Part [ Data Akun] dan Satuan[Persediaan_Spart_Part];
d) Klik text box untuk membuat Total dan masukkan rumus : =[Jumlah]*[Harga_Jual]
e) Pada form footer buat rumus dengan Text Box =Sum([Jumlah]*[Harga_Jual]) dan diberi nama
Sub_Total
f) Simpan form dengan nama “D_F_Penjualan”
Gambar 4.54 Tampilan design form D_F_Penjualan
2) Faktur Bengkel
Langkah-langkah untuk membuat Jurnal, sebagai berikut :
1) Klik jurnal header, pilih form design pada tab create.
2) Pilih add existing fields pada tab design
3) Masukan field ID_Jurnal, Tgl_Transaksi, Keterangan, No_Anggota_Cust, pendapatan jasa, pembayaran
dan posting dari H_Transaksi, susun sesuai letak yang diinginkan.
4) Selanjutnya masukkan semua field yang terdapat pada jurnal detail subform, letakkan pada bagian form
detail.
5) Ganti field No_Anggota_Cust menjadi combo box. Klik properties pada tab data untuk pilihan Record
Source ketik : SELECT [ Customer]. Pilih No_Anggota_Cust[Persediaan_Spart_Part]. Nama
[Customer], Alamat [Customer] dan No_Polisi [Customer];
6) Buatkan text box atas nama, alamat,no. Polisi.
7) Buatkan VBE pada No_Anggota_Cust. Klik Properties pada tab event untuk pilihan Before Update
“Event Procedure” seperti gambar dibawah ini :
Gambar 4.55 Tampilan VBE No_Anggota_Cust
8) Buatkan total part dengan rumus : =[D_F_Penjualan].[Form]![Sub_total]
9) Buatkan Kembalian dengan rumus : =[txt_penjualan_1]+[Pendapatan_Jasa]-[Pembayaran]
10) Tambahkan tombol common button posting dan buatkan VBE berguna untuk menjurnal transaksi
penjualan dan pendapatan jasa seperti gambar dibawah ini:
Gambar 4.56 Tampilan VBE Common Botton posting
11) Tambahkan tombol common button add new dan buat VBE, berguna untuk Transaksi Baru.
Gambar 4.57 Tampilan VBE Common Botton add new
12) Tambahkan tombol common button close dan buat VBE, berguna untuk menutup jendela faktur
bengkel.
Gambar 4.58 Tampilan VBE Common Botton close
13) Tambahkan tombol common button dari toolbox pada form atas Print Preview yang berguna untuk
print transaksi atas faktur yang dibuat dan serta panah awal dan akhir untuk mengecek transaksi serta
new costumer untuk membuat pelanggan baru.
14) Tambahkan tombol common button return penjualan dan buatkan VBE berguna untuk mereturn
transaksi penjualan seperti gambar dibawah ini:
Gambar 4.56 Tampilan VBE Common Botton posting
15) Klik finish simpan form dengan nama “Form Faktur Bengkel”
Gambar 4.59 Tampilan form Faktur Bengkel
8) Form Pembelian Barang
Form ini digunakan untuk menginput transaksi penjualan suku cadang dan jasa, sebelum membuat
form jurnal, terlebih dahulu buat jurnal subform.
a. Pembelian Barang Subform
Langkah-langkah untuk membuat jurnal subform, sebagai berikut:
Klik D_Transaksi, pilih form wizard pada tab create.
Masukan Field Kode_Part, Masuk/Keluar, Jumlah dan Harga_Beli. Sedangkan field
Nama_Part dan Satuan diambil dari Persediaan_Spart_Part.
Ganti field Kode_Part menjadi Combo Box. Klik properties pada tab data untuk pilihan Record Source
ketik : SELECT [ Persediaan_Spart_Part].
9) Form Pembelian Barang
Form ini digunakan untuk menginput transaksi penjualan suku cadang dan jasa, sebelum membuat
form jurnal, terlebih dahulu buat jurnal subform.
b. Pembelian Barang Subform
Langkah-langkah untuk membuat jurnal subform, sebagai berikut:
Klik D_Transaksi, pilih form wizard pada tab create.
Masukan Field Kode_Part, Masuk/Keluar, Jumlah dan Harga_Beli. Sedangkan field
Nama_Part dan Satuan diambil dari Persediaan_Spart_Part.
Ganti field Kode_Part menjadi Combo Box. Klik properties pada tab data untuk pilihan Record
Source ketik : SELECT [ Persediaan_Spart_Part]. Pilih Kode_Part,
[Persediaan_Spart_Part].Nama_Part [ Data Akun] dan Satuan[Persediaan_Spart_Part];
Klik text box untuk membuat Total dan masukkan rumus : =[Jumlah]*[Harga_Beli]
Pada form footer buat rumus dengan Text Box =Sum([Jumlah]*[Harga_Beli]) dan diberi nama
Sub_Total
Simpan form dengan nama “D_Transaksi”
Gambar 4.60 Tampilan design form D_Transaksi
c. Pembelian Barang
Langkah-langkah untuk membuat jurnal, sebagai berikut :
Klik Jurnal Header, pilih form design pada tab create.
Pilih add existing fields pada tab design
Masukan field ID_Jurnal, Tgl_Transaksi, Keterangan, dibayarkan dan posting dari H_Transaksi, susun
sesuai letak yang diinginkan.
Selanjutnya masukkan semua field yang terdapat pada jurnal detail subform, letakkan pada bagian form
detail.
Buatkan Total Part dengan rumus : =[D_Transaksi].[Form]![Sub_total]
Buatkan Sisa Pembayaran dengan rumus : =[txt_Pembelian]-[Dibayarkan]
Tambahkan tombol common button posting dan buatkan VBE berguna untuk menjurnal transaksi
pembelian Barang seperti gambar dibawah ini:
Gambar 4.61 Tampilan VBE Common Botton posting
1) Tambahkan tombol common button add new dan buat VBE, berguna untuk transaksi baru.
Gambar 4.62 Tampilan VBE Common Botton add new
2) Tambahkan tombol common button close dan buat VBE, berguna untuk menutup jendela faktur bengkel.
Gambar 4.63 Tampilan VBE Common Botton add new
Tambahkan tombol common button dari toolbox pada form atas new part yang berguna untuk
menambah persediaan dan serta panah pertama dan terakhir untuk transaksi
Klik finish simpan form dengan nama “Form Pembelian Barang”
Gambar 4.64 Tampilan form Pembelian Barang
4.5.2.5 Membuat Report
Report merupakan hasil dari pengolahan data yang dilakukan dengan menggunakan
microsoft access,
1. Faktur Bengkel
Merupakan fasilitas yang digunakan untuk menampilkan transaksi yang telah dicatat pada form faktur
bengkel, langkah-langkah untuk membuat report faktur bengkel adalah sebagai berikut :
a) Klik query faktur bengkel, pilih report wizard pada tab create
b) Masukkan semua field yang terdapat pada query faktur bengkel dan atur letak field.
c) Tambahkan text box untuk membuat rumus Total Part: =Sum([Jumlah]*[Harga_Jual]) seperti
gambar berikut :
Gambar 4.65 Tampilan Report design untuk Faktur Bengkel
d) Simpan report dengan nama “Faktur Bengkel”
Gambar 4.66 Tampilan Report View untuk Faktur Bengkel
2. Rekapan Barang Awal Bulan
Merupakan fasilitas yang digunakan untuk menampilkan persediaan barang awal bulan, langkah-
langkah untuk membuat report rekapan barang awal bulan adalah sebagai berikut :
a) Klik query barang awal, pilih report wizard pada tab create
b) Masukkan semua field yang terdapat pada query barang awal dan susun letak field
c) Tambahkan text box untuk membuat rumus Total=([jumlah]*[Harga_Beli])
d) Tambahkan text box untuk membuat rumus Total Persediaan Awal :
=Sum([jumlah]*[Harga_Beli]) seperti gambar berikut :
Gambar 4.67 Tampilan Report design untuk Rekapan Barang Awal Bulan
d) Simpan report dengan nama “Rekapan Barang Awal Bulan”
Gambar 4.68 Tampilan Report View untuk Rekapan Barang Awal Bulan
3. Rekapan Barang
Merupakan fasilitas yang digunakan untuk menampilkan transaksi-transaksi persediaan, langkah-
langkah untuk membuat report rekapan barang adalah sebagai berikut :
a) Klik query barang, pilih report wizard pada tab create
b) Masukkan semua field yang terdapat pada query barang dan susun letak field
c) Tambahkan text box untuk membuat rumus saldo akhir : =([MASUK]-[KELUAR]), pilih
property sheet, pada menu data ganti running sum menjadi over group. seperti gambar berikut :
Gambar 4.69 Tampilan Report design untuk Rekapan Barang
d) Simpan report dengan nama “Rekapan Barang”
Gambar 4.70 Tampilan Report View untuk Rekapan Barang
4. Rekapan Stok Barang
Merupakan fasilitas yang digunakan untuk menampilkan stok persediaan, langkah-langkah untuk
membuat report rekapan stok barang adalah sebagai berikut :
a) Klik query stok barang, pilih report wizard pada tab create
b) Masukkan semua field yang terdapat pada query stok barang.
c) Pada tampilan report design, atur letak field seperti gambar berikut :
Gambar 4.71 Tampilan Report design untuk Rekapan stok barang
d) Simpan report dengan nama “Rekapan Stok Barang”
Gambar 4.72 Tampilan Report View untuk Rekapan Stok Barang
5. Rekapan Pembelian Barang
Merupakan fasilitas yang digunakan untuk menampilkan transaksi-transaksi pembeliaan barang yang
diinput melalui form pembelian barang, langkah-langkah untuk membuat report rekapan pembelian
barang adalah sebagai berikut :
a) Klik query pembelian, pilih report wizard pada tab create
b) Masukkan semua field yang terdapat pada query pembelian dan atur letak field
c) Tambahkan text box untuk membuat rumus Total Pembelian: =[jumlah]*[Harga_Beli]
d) Tambahkan text box untuk membuat rumus Subtotal : =Sum([jumlah]*[Harga_Beli]) seperti
gambar berikut :
Gambar 4.73 Tampilan Report design untuk Rekapan Pembelian barang
e) Simpan report dengan nama “Rekapan Pembelian Barang”
Gambar 4.74 Tampilan Report View untuk Rekapan Pembelian Barang
6. Rekapan Penjualan Barang
Merupakan fasilitas yang digunakan untuk menampilkan transaksi-transaksi penjualan barang yang
diinput melalui form faktur bengkel, langkah-langkah untuk membuat report rekapan penjualan barang
adalah sebagai berikut :
a) Klik query penjualan, pilih report wizard pada tab create
b) Masukkan semua field yang terdapat pada query penjualan dan atur letak field
c) Tambahkan text box untuk membuat rumus Total Penjualan: =[jumlah]*[Harga_Jual]
d) Tambahkan text box untuk membuat rumus Subtotal : =Sum([jumlah]*[Harga_Jual]) seperti
gambar berikut :
Gambar 4.75 Tampilan Report design untuk Rekapan Penjualan barang
e) Simpan report dengan nama “Rekapan Penjualan Barang”
Gambar 4.76 Tampilan Report View untuk Rekapan Penjualan Barang
7. Laporan Jurnal Transaksi (Jurnal Umum)
Merupakan fasilitas yang digunakan untuk menampilkan rincian transaksi yang telah dicatat pada form
jurnal transaksi, langkah-langkah untuk membuat report jurnal adalah sebagai berikut :
a) Klik query jurnal umum, pilih report wizard pada tab create
b) Masukkan semua field yang terdapat pada query jurnal Umum.
c) Pada tampilan report design, atur letak field seperti gambar berikut :
Gambar 4.77 Tampilan Report design untuk Report Jurnal Umum
d) Simpan report dengan nama “Report Jurnal Umum”
Gambar 4.78 Tampilan Report View untuk Report Jurnal Umum
8. Report Jurnal Penerimaan Kas
Merupakan fasilitas yang digunakan untuk menampilkan rincian transaksi Penerimaan kas yang telah
dicatat pada form jurnal transaksi, langkah-langkah untuk membuat report jurnal Penerimaan Kas adalah
sebagai berikut :
a) Klik query jurnal penerimaan kas, pilih report wizard pada tab create
b) Masukkan semua field yang terdapat pada query jurnal penerimaan kas.
c) Pada tampilan report design, atur letak field seperti gambar berikut :
Gambar 4.79 Tampilan Report design untuk Report Jurnal Penerimaan Kas
d) Simpan report dengan nama “Report Penerimaan Kas”
Gambar 4.80 Tampilan Report View untuk Report Jurnal Penerimaan Kas
9. Report Jurnal Pengeluaran Kas
Merupakan fasilitas yang digunakan untuk menampilkan rincian transaksi Pengeluaran kas yang telah
dicatat pada form jurnal transaksi, langkah-langkah untuk membuat report jurnal pengeluaran kas adalah
sebagai berikut :
a) Klik query jurnal pengeluaran kas, pilih report wizard pada tab create
b) Masukkan semua field yang terdapat pada query jurnal pengeluaran kas.
c) Pada tampilan report design, atur letak field seperti gambar berikut :
Gambar 4.81 Tampilan Report design untuk Report Jurnal Pengeluaran Kas
d) Simpan report dengan nama “Report Jurnal Pengeluaran Kas”
Gambar 4.82 Tampilan Report View untuk Report Jurnal Pengeluaran Kas
10. Report Buku Besar
Merupakan fasilitas yang digunakan untuk menampilkan semua akun yang telah dicatat pada form jurnal
transaksi, langkah-langkah untuk membuat report jurnal buku besar adalah sebagai berikut :
a) Klik query buku besar view, pilih report wizard pada tab create
b) Masukkan semua field yang terdapat pada query buku besar view.
c) Pada tampilan report design, atur letak field seperti gambar berikut :
d) Tambahkan text box untuk membuat rumus saldo : =[Debit-Kredit], pilih property sheet, pada
menu data ganti running sum menjadi over group,sehingga hasilnya seperti gambar berikut :
Gambar 4.83 Tampilan Report Design untuk Report Buku Besar
e) Simpan Report dengan nama “Report Buku Besar”
Gambar 4.84 Tampilan Report View untuk Report Buku Besar
11. Report Aktiva
Merupakan fasilitas yang digunakan untuk menampilkan semua akun kelompok aktiva yang berfungsi untuk
membuat laporan keuangan, langkah-langkah untuk membuat report Ekuitas adalah sebagai berikut :
a) Klik query aktiva, pilih report wizard pada tab create
b) Masukkan semua field yang terdapat pada query aktiva.
c) Pada tampilan report design, atur letak field seperti gambar berikut :
Gambar 4.85 Tampilan Report Design untuk Report Aktiva
d) Simpan Report dengan nama “Report Aktiva”
Gambar 4.86 Tampilan Report View untuk Report Aktiva
12. Report Passiva
Merupakan fasilitas yang digunakan untuk menampilkan semua akun kelompok aktiva yang berfungsi untuk
membuat laporan Keuangan, langkah-langkah untuk membuat report Passiva adalah sebagai berikut :
a) Klik query passiva, pilih report wizard pada tab create
b) Masukkan semua field yang terdapat pada query Passiva.
c) Pada tampilan report design, atur letak field seperti gambar berikut :
Gambar 4.87 Tampilan Report Design untuk Report Passiva
d) Simpan report dengan nama “Report Passiva”
Gambar 4.88 Tampilan Report View untuk Report Aktiva
13. Report Beban
Merupakan fasilitas yang digunakan untuk menampilkan semua akun kelompok beban yang berfungsi untuk
membuat laporan keuangan, langkah-langkah untuk membuat report jurnal ekuitas adalah sebagai berikut :
a) Klik query beban, pilih report wizard pada tab create
b) Masukkan semua field yang terdapat pada query beban.
c) Pada tampilan report design, atur letak field seperti gambar berikut :
Gambar 4.89 Tampilan Report Design untuk Report Beban
d) Simpan report dengan nama “Report Beban”
Gambar 4.90 Tampilan Report View untuk Report Beban
14. Report Ekuitas
Merupakan fasilitas yang digunakan untuk menampilkan semua akun kelompok ekuitas yang berfungsi
untuk membuat laporan keuangan, langkah-langkah untuk membuat report ekuitas adalah sebagai berikut :
a) Klik query ekuitas, pilih report wizard pada tab create
b) Masukkan semua field yang terdapat pada query ekuitas
c) Pada tampilan report design, atur letak field seperti gambar berikut :
Gambar 4.91 Tampilan Report Design untuk Report Ekuitas
d) Simpan report dengan nama “Report Ekuitas”
Gambar 4.92 Tampilan Report View untuk Report Ekuitas
15. Report Pendapatan
Merupakan fasilitas yang digunakan untuk menampilkan semua akun kelompok pendapatan yang berfungsi
untuk membuat laporan Keuangan, langkah-langkah untuk membuat report Pendapatan adalah sebagai
berikut :
a) Klik query pendapatan , pilih report wizard pada tab create
b) Masukkan semua field yang terdapat pada query pendapatan
c) Pada tampilan report design, atur letak field seperti gambar berikut :
Gambar 4.93 Tampilan Report Design untuk Report Pendapatan
d) Simpan report dengan nama “Report Pendapatan”
Gambar 4.94 Tampilan Report View untuk Report Pendapatan
16. Report HPP
Merupakan fasilitas yang digunakan untuk menampilkan semua akun kelompok HPP yang berfungsi untuk
membuat laporan Keuangan, langkah-langkah untuk membuat report HPP adalah sebagai berikut :
a) Klik query HPP , pilih report wizard pada tab create
b) Masukkan semua field yang terdapat pada query HPP
c) Pada tampilan report design, atur letak field seperti gambar berikut :
Gambar 4.95 Tampilan Report Design untuk Report HPP
d) Simpan report dengan nama “Report HPP”
Gambar 4.96 Tampilan Report View untuk Report HPP
17. Report Laba Rugi
Merupakan fasilitas yang digunakan untuk menampilkan laporan laba rugi, langkah-langkah untuk membuat
report laba rugi adalah sebagai berikut :
a) Klik report design pada tab create
b) Buat sub report pada bagian detail ,yang digunakan untuk laba rugi, dari report pendapatan,
report HPP dan report beban.
a) Buat rumus fungsi untuk Laba Kotor : =[PENDAPATAN]![Text9]-[HPP]![Text9]. Dan Rumus untuk
Laba bersih : =[PENDAPATAN]![Text9]-[HPP]![Text9]+[ BEBAN]![Text9]
b) report design, Pada tampilan atur letak field seperti gambar berikut:
Gambar 4.97 Tampilan Report Design untuk Report Laba Rugi
c) Simpan report dengan nama “Report Laba Rugi”
Gambar 4.98 Tampilan Report View untuk Report Laba Rugi
18. Report Laporan Posisi Keuangan
Merupakan fasilitas yang digunakan untuk menampilkan laporan posisi keuangan, langkah-langkah untuk
membuat report laporan posisi keuangan adalah sebagai berikut :
a) Klik report design pada tab create
b) Buat sub report pada bagian detail ,yang digunakan untuk laporan posisi keuangan , dari report aktiva,
report passiva dan report ekuitas
c) Buat rumus fungsi untuk jumlah aktiva : =[AKTIVA]![Text9]
d) Laba bersih : =[Text9]+[PASSIVA]![Text9]-[EKUITAS]![Text9].
e) Rumus untuk total passiva + ekuitas : =[PASSIVA]![Text9]+[EKUITAS]![Text9]+[Text23]
f) Pada tampilan report design, atur letak field seperti gambar berikut:
Gambar 4.99 Tampilan Report Design untuk Report Laporan Posisi Keuangan
g) Simpan report dengan nama “Report Laporan Posisi Keuangan”
Gambar 4.100 Tampilan Report View untuk Report Laporan Posisi Keuangan
19. Report Neraca Saldo
Merupakan fasilitas yang digunakan untuk menampilakan saldo akun secara rinci. Langkah –langkah untuk
membuat report neraca saldo adalah sebagai berikut:
a) Klik query neraca saldo juni, pilih report wizard pada tab create
b) Masukkan semua field yang terdapat pada query neraca saldo Juni.
c) Pada tampilan report design, atur letak field seperti gambar berikut :
d) Tambahkan text box untuk membuat rumus saldo, seperti gambar berikut
Gambar 4.101 Tampilan Report design Neraca Saldo
e) Simpan report dengan nama Report Neraca Saldo
Gambar 4.102 Tampilan Report View Neraca Saldo
4.5.3 Membuat Menu Pada Program
Menu utama merupakan tampilan awal aplikasi yang berfungsi untuk mempermudah kita untuk membuka form
atau menampilkan laporan secara cepat.
1) Klik database tools, kemudian pilih menu switchtboard manager.
Gambar 4.103 Switchtboard Manager
2) Selanjutnya klik new pada menu switchtboard pages kemudian isikan seperti gambar berikut:
Gambar 4.104 menu baru pada Switchtboard Manager Pages
3) Selanjutnya edit switchtboard manager untuk menetukan masing – masing sub menu,
a. Pada kotak text ketikan nama subname dari sub menu input data, yaitu Jurnal transaksi
b. Pada kotak command, pilih perintah sesuai tujuan pembuatan sub menu
c. Pilih form yang akan dibuka, yaitu form jurnal
d. Lakukan hal yang sama seperti diatas untuk membuat sub menu lainnya, langkahnya seperti
gambar berikut:
Gambar 4.105 tampilan Edit Switchtboard Pages
4) Berikut tampilan hasil masing-maing sub menu:
Gambar 4.106 Tampilan Menu Utama
Gambar 4.107 Tampilan Menu Input Transaksi
Gambar 4.108 Tampilan Menu Laporan
4.5.4 Membuat User
Setelah membuat switcthboard, tahap berikutnya adalah membuat user. Berikut langkah-langkah pembuatan
user:
1. Klik create , pilih table atau table design
Tabel 4.33
Field Tabel User
Field Name Data Type Field Size Input Masuk Description
UserID AutoNumber PK(Primary Key)
UserName Text 100
UserPassword Text 100 Password
2. Kemudian buat form dengan form design dan design sesuai keinginan.
Gambar 4.109 Tampilan forms Login user
3. klik kanan dicmdLogin, pilih build event dan pilih code builder serta masukkan kode VBA dibawah ini,
Gambar 4.110 Tampilan Kode VBA
4. Lalu simpan form dengan nama Login
Gambar 4.111 Tampilan forms Login
4.5.5 Petunjuk Mengaktifkan Program
Setelah membuat user, tahap berikutnya adalah mengaktifkan user. Berikut langkah-langkah
mengaktifkannya:
1. Klik office button, pilih acces options setelah itu pilih current database dan lakukan seperti gambar
dibawah ini,.
Gambar 4.112 Tampilan Acces Options
2. Kemudian klik ok serta close
3. Silahkan masuk kembali dan akan muncul lansung kehalaman form login.
4.5.6 Petunjuk Pemakaian Program
1. Login
a. Silahkan login seperti gambar dibawah ini,
Gambar 4.113 Tampilan Login
b. Setelah login, akan muncul lansung ke menu utama, seperti gambar dibawah ini,
Gambar 4.114 Tampilan Menu Utama
2. Input Data Akun
Untuk menginput data perkiraan atau data akun, terlebih dahulu harus menentukan data akun yang
dibutuhkan, langkah-langkahnya sebagai berikut:
a) Klik Input Data> Data Akun> Tambah akun baru, masukan kode akun, nama akun, kelompok akun
sesuai tabel berikut.
Tabel 4.34
Tabel Data Perkiraan
b) Simpan dan tutup
3. Input Transaksi
Tabel 4.35
Tabel Kode Transaksi
Kode ID Jurnal Dipakai untuk Form Fungsi
SA-01 Pembelian Barang Saldo Awal Persediaan
JPK* Faktur Bengkel Penjualan Spart Part dan Pendapatan Jasa
JPK* Form Jurnal Pendapatan Lainnya
JPNK* Pembelian Barang Pembelian Barang dagang
JPNK* Form Jurnal Pembelian lainnya dan biaya-biaya
JU* Form Jurnal HPP dan Penyesuaian serta Penutup
JU-00 Form Jurnal Saldo Awal Neraca
a) Faktur Bengkel
Untuk menginput transaksi kedalam faktur bengkel, lakukan dengan langkah sebagai berikut:
a) Klik Switchboard>Pilih Input Transaksi>Faktur Bengkel, kemudian isikan sesuai dengan format yang
terdapat pada formulir faktur bengkel
Gambar 4.115 Tampilan Form Bengkel
b) Pembelian Barang
Untuk menginput transaksi kedalam pembelian barang, lakukan dengan langkah sebagai berikut:
a) Klik Switchboard>Pilih Input Transaksi>Pembelian Barang, kemudian isikan sesuai dengan format
yang terdapat pada formulir pembelian barang
Gambar 4.116 Tampilan Form Pembelian Barang
c) Input Jurnal
Untuk menginput transaksi kedalam jurnal, lakukan dengan langkah sebagai berikut:
d) Klik Switchboard>Pilih Input Transaksi>Jurnal Transaksi, kemudian isikan sesuai dengan format yang
terdapat pada formulir jurnal
Gambar 4.117 Tampilan Form Jurnal
4. Membuka Laporan
Untuk membuka laporan pada microsoft access, dapat dilakukan dengan mengklik menu CV. AA Cempaka,
pilih menu laporan yang terdiri dari
a) Data Rekapan
Gambar 4.118 Tampilan Menu Pada Data Rekapan
b) Laporan Transaksi
Gambar 4.119 Tampilan Menu Pada Laporan Transaksi
a) Pada laporan Transaksi, Submenu neraca saldo, perusahaan bisa mengecek data mulai dari buku besar sampai
kejurnal bersangkutan seperti gambar dibawah ini,
1. Jika diklik kas, maka akan lansung muncul ke buku besar
Gambar 4.120 Tampilan Neraca Saldo
2. Jika diiklik JPK-10, maka akan lansung muncul ke jurnal
Gambar 4.121 Tampilan Buku Besar Bersangkutan
Gambar 4.122 Tampilan Jurnal Bersangkutan
3. Kemudian klik close.
2) Laporan Keuangan
Gambar 4.123 Tampilan Menu Pada Laporan Keuangan