bab iv deskripsi pekerjaan - dinamikarepository.dinamika.ac.id/id/eprint/1397/6/bab_iv.pdf17 bab iv...

17

BAB IV

DESKRIPSI PEKERJAAN

Setelah melakukan pengamatan pada Bagian Urusan Administrasi Umum

di STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo tentang proses pengurusan surat masuk,

pengurusan surat keluar dan disposisi. Maka secara garis besar penanganan surat

masuk, surat keluar dan disposisi adalah proses yang berkaitan dengan pencatatan

data surat masuk, surat keluar dan disposisi yang masih dilakukan dengan manual

yaitu dengan surat masuk yang diterima dicatat pada buku agenda menurut tingkat

keamanan kemudian pencatatan dilakukan pula pada lembar disposisi dan surat

mengenai nomor agenda dan tanggal penerimaan. Proses ini juga terdapat pada

pengolahan data surat masuk sampai sarana penanganan surat masuk. Hal ini juga

memungkinkan pada pengurusan surat keluar. Akibatnya terjadi kesulitan dalam

mengetahui posisi surat masuk dan disposisi dari penanggungjawab. Berkas surat

masuk, surat keluar dan disposisi terjadi penggandaan oleh Urusan Administrasi

Umum dikarenakan lembar disposisi terkadang belum tersampaikan atau hilang.

Dalam Kerja Praktek ini, berusaha menemukan permasalahan yang ada

dan mempelajari serta mengatasi masalah tersebut, maka diperlukan langkah-

langkah sebagai berikut:

1. Menganalisis Sistem

2. Mendesain Sistem

3. Mengimplementasikan Sistem

4. Melakukan Pembahasan terhadap Implementasi Sistem

18

Pada langkah-langkah diatas ditunjukkan untuk dapat menemukan solusi

dari permasalahan yang ada pada STIKES Yayasan RS. Dr Soetomo. Untuk lebih

jelasnya, dapat dijelaskan pada sub bab berikutnya.

4.1 Analisis Sistem

Menganalisis sistem adalah langkah awal untuk membuat suatu sistem

baru. Dalam langkah ini harus dilakukan analisis permasalahan yang terdapat

pada bagian Urusan Administrasi Umum STIKES YRSDS khususnya penanganan

data pada surat masuk, surat keluar dan disposisi. Untuk dapat merancang sistem

yang akan dibangun, langkah awal adalah mengetahui alur proses surat masuk,

surat keluar dan disposisi yang digunakan oleh Kaur. AU sampai saat ini. Untuk

menggambarkan proses bisnis pengolahan data surat masuk, surat keluar dan

disposisi pada bagian AU STIKES YRSDS maka dibuatlah alur dokumen atau

document flow yang berfungsi untuk mengetahui detil alur proses bisnis surat-

menyurat tersebut.

Pengelolaan aktivitas surat-menyurat pada STIKES YRSDS saat ini adalah

pemrosesan surat masuk, pemrosesan surat keluar dan disposisi. Pada pemrosesan

surat masuk dimulai dari Ka. Urusan Administrasi Umum menerima surat masuk

dari instansi atau lembaga luar. Kemudian Ka. Urusan Administrasi Umum

mencatat dan memberi kode surat dalam buku agenda. Lalu, menulis di lembar

disposisi dan di naikkan kepada Ketua. Ka. Urusan Administrasi Umum akan

melaksanakan perintah sesuai isi lembar disposisi yang diberikan dari ketua dan

wakil ketua berupa menindaklanjuti membalas atau tidak surat masuk dan

mengarsipkan surat tersebut.

19

Pemrosesan surat keluar dimulai dari pejabat membuat konsep surat dinas.

Dan Ka. Urusan Administrasi Umum mengetik surat sesuai konsep dan

meneruskan surat kepada ketua. Setelah konsep tersebut mendapat persetujuan

dari ketua dan Ka. Bag. Administrasi Umum dan Keuangan kemudian Ka. Urusan

Administrasi Umum mengetik konsep yang sudah mendapatkan persetujuan dari

ketua. Surat ditandatangani oleh pejabat dan Ka. Urusan Administrasi Umum

mengagendakan dan memberi nomor, tanggal dan stempel pada surat keluar

terakhir, surat keluar dikirim melalui bagian umum dan arsip surat disimpan di

bagian umum.

Untuk lebih jelasnya, document flowchart disposisi surat ini dapat dilihat

pada Gambar 4.1 dan Gambar 4.2 .

20

Surat Masuk

KetuaKaur. Administrasi umum Wakil ketua

mulai

Surat masuk

Lembar disposisi

Lembar disposisiLembar disposisi

Validasi ketua

Lembar disposisiValidasi wakil

Balas?

selesai

ya

tidak

Memberi kode di

buku agenda

Menyetujui disposisi

dari ketua

Otorisasi lembar

disposisi

Membuat surat

balasan

Surat keluar

Lembar disposisiLembar disposisi ketua

c

Lembar disposisiValidasi wakil&ketua

a

Gambar 4.1 Document flow Surat Masuk

21

Surat Keluar

Kaur. Administrasi Umum Ketua Wakil ketua Ka. BAUK

mulai

Membuat konsep surat

dinas

Konsep surat

surat Surat validasi ketua

Surat validasi BAUK

Surat fix

Surat keluar

Surat keluar fix otorisasi

Surat keluar

selesai

Memberi nomer surat, tanggal, dan

stempel, perihalMencatat nomer

agenda

Mengetik konsep surat

Meneliti surat

surat

Persetujuan surat

Mengetik surat keluar

Memberi paraf

Meneliti suratValidasi surat keluar

Surat keluar validasi BAUK

Surat keluar validasi Wakil ketua

Gambar 4.2 Document Flow Surat Keluar

22

4.2 Mendesain Sistem

Setelah melakukan analisis sistem, langkah berikutnya yaitu mendesain

sistem. Dalam mendesain sistem diperlukan langkah-langkah yang harus

dilakukan sebagai berikut:

1. System flowchart.

2. Context diagram

3. Data flow diagram(DFD)

4. Entity relationship diagram(ERD)

5. Database management system(DBMS)

6. Desain input output

Ketujuh langkah diatas dapat dijelaskan pada sub bab sebagai berikut:

4.2.1 System Flowchart

System flowchart adalah gambaran tentang sistem yang akan dibangun.

System flow yang akan dibangun ini berisi ketika pengguna menjalankan aplikasi

pertama kali harus melewati otentikasi masuk terlebih dahulu. Hal ini berfungsi

memberi hak akses kepada pengguna. Pengguna terdiri dari Ketua, Wakil Ketua,

Ka. BAUK, Ka. Urusan Administrasi Umum dan Ka.Prodi.

Sistem dimulai dari menampilkan halaman login dari browser. Setelah itu,

pengguna mengisi username , password dan menekan buttonlogin. Kemudian

sistem akan mencocokkan username dan password, apabila username dan

password salah maka sistem akan menampilkan pesan “username dan password

salah”. Apabila username dan password benar, maka sistem akan menampilkan

halaman utama sesuai hak akses masing-masing pengguna. Untuk aliran otentikasi

hak akses dapat dilihatpada Gambar 4.3.

23

Sistem halaman utama dapat dijalankan Ka. Urusan Administrasi Umum

dan pengguna yang berkepentingan. Sistem ini dimulai dari pengguna memilih

menu dari masing-masing pengguna. Apabila yang menggunakan adalah Ka.

Urusan Administrasi Umum maka dapat mengakses semua fitur di halaman utama

tanpa ada batasan. Selain itu maka hanya dapat mengkases menu fitur disposisi.

Untuk lebih jelasnya, system flowchart surat masuk dapat dilihat pada Gambar

4.4.

24

Otentikasi Login

Pengguna Sistem

mulai

Membuka aplikasi

Menampilkan menu login

Form login

‘username’ dan ‘password’

Mencocokkan username dan password

pegawai

Apakah cocok username dan

password?

Mencocokkan hak akses user

Konfirmasi gagal login

Konfirmasi login

Menampilkan pesan berhasil login

Halaman transaksi surat

disposisi

selesai

tidak

ya

1

Gambar 4.3 System Flowchart Otentikasi Login

25

Halaman Utama

Pengguna Sistem

mulai

Memilih menu

1

Ka. Ur AU?

Mencocokkan pilihan menu

dengan Ka.Ur AUMenu Ka Ur?

Mencocokkan pilihan menu selain

Ka.Ur Au

Menu disposisi surat

ya

tidak

tidak

Menu surat keluar

Menu surat masuk

Menu disposisi

Menu transaksi disposisi

dashboard

ya

ya

tidak

tidak

tidak

selesai

tidak

ya

2

3

4

5

ya

ya

ya

ya

Keluar halaman utama

tidak

tidak

Gambar 4.4 System Flowchat Halaman Utama

26

Sistem pengolahan surat keluar terdapat fitur menyimpan, memperbarui,

mencari data surat masuk, dan sistem ini dapat diakses Ka. Urusan Administrasi

Umum. Sistem ini dimulai dari pengguna memilih opsi tambah surat keluar

kemudian mengisi formulir surat keluar yaitu nomor agenda, tujuan, nomor surat

keluar,tanggal surat, perihal, dan upload file scan surat keluar. Setelah selesai

mengisi formulir surat keluar, pengguna memilih opsi simpan. Sistem akan

menyimpan data surat keluar ke dalam tabel surat keluar, sistem akan

menampilkan data surat keluar tersimpan kemudian pengguna mengkonfirmasi

data surat keluar tersimpan. Sistem akan menampilkan daftar data surat keluar

terbaru.

Apabila Ka. Urusan Administrasi Umum akan memperbarui data surat

keluar, maka Ka. Urusan Administrasi Umum memilih salah satu dari daftar surat

keluar yang ada kemudian memilih linkedit. Sistem akan menampilkan data surat

keluar, kemudian Ka. Urusan Administrasi Umum memperbarui data surat keluar

yang ingin di ubah yaitu nomor agenda, tujuan, tanggal surat, perihal, dan upload

file scan surat keluar. Ka. Urusan Administrasi Umum memilih opsi simpan,

maka sistem akan memperbarui data surat keluar ke dalam tabel surat keluar.

Selanjutnya sistem menampilkan daftar surat keluar yang terbaru.

Apabila Ka. Urusan Administrasi Umum ingin mencari data surat keluar,

Ka. Urusan Administrasi Umum mengetik kata kunci pada kolom pencarian yang

sudah disediakan di halaman daftar data surat keluar. Kata kunci dapat berupa

nomor agenda surat, tujuan, tanggal surat dan perihal surat. Sistem akan

menyaring data surat keluar dari tabel surat keluar sesuai dengan kata kunci.

27

Selanjutnya, sistem akan menampilkan data surat keluar. Untuk lebih jelasnya.

System flowchart pengolahan data surat keluar dapat dilihat pada Gambar 4.5.

Pengolahan data surat keluar

Kaur AU Sistem

Mulai

Menampilkan tab surat keluar

Form surat keluar

entryNomor_agenda,

tujuan, no_surat_keluar, tgl_surat, perihal,

upload_surat_keluar

Menyimpan data surat keluar

Surat keluar

Menampilkan data surat keluar

Data surat keluar

tersimpan

selesai

2

Menambahkan surat keluar

Memperbarui surat keluar

Mencari data surat keluar

Memilih opsi simpan

Memilih opsi tambah data surat

keluar

Menampilkan form tambah data surat

keluar

Konfirmasi ok

Daftar surat keluar

Memilih opsi edit surat keluar

Menampilkan form edit surat keluar

Kata kunci

Menyaring sesuai kata kunci data

ya

tidak

ya ya

tidak tidak

1

1

Gambar 4.5 System Flowchart Pengolahan Data Surat Keluar

28

Sistem pengolahan surat masuk terdapat fitur menyimpan, memperbarui,

mencari data surat masuk, dan sistem ini dapat diakses Ka. Urusan Administrasi

Umum. Sistem ini dimulai dari pengguna memilih opsi tambah surat masuk

kemudian mengisi formulir surat masuk yaitu nomor agenda, surat dari, nomor

surat masuk, tanggal surat, terima tanggal, perihal, diteruskan kepada, dan upload

file scan surat masuk. Setelah selesai mengisi formulir surat masuk, pengguna

memilih opsi simpan. Sistem akan menyimpan data surat masuk ke dalam tabel

surat masuk, sistem akan menampilkan data surat masuk tersimpan kemudian

pengguna mengkonfirmasi data surat masuk tersimpan. Sistem akan menampilkan

daftar data surat masuk terbaru.

Apabila Ka. Urusan Administrasi Umum akan memperbarui data surat

masuk, maka Ka. Urusan Administrasi Umum memilih salah satu dari daftar surat

masuk yang ada kemudian memilih linkedit. Sistem akan menampilkan data surat

masuk, kemudian Ka. Urusan Administrasi Umum memperbarui data surat masuk

yang ingin di ubah yaitu surat dari, nomor surat masuk, tanggal surat, terima

tanggal, perihal, diteruskan kepada, dan uploadfilescan surat masuk. Ka. Urusan

Administrasi Umum memilih opsi simpan, maka sistem akan memperbarui data

surat masuk ke dalam tabel surat masuk. Selanjutnya sistem menampilkan daftar

surat masuk yang terbaru.

Apabila Ka. Urusan Administrasi Umum ingin mencari data surat masuk,

Ka. Urusan Administrasi Umum mengetik kata kunci pada kolom pencarian yang

sudah disediakan di halaman daftar data surat masuk. Kata kunci dapat berupa

nomor agenda surat, surat dari, tanggal surat dan perihal surat. Sistem akan

menyaring data surat masuk dari tabel surat masuk sesuai dengan kata kunci.

29

Selanjutnya, sistem akan menampilkan data surat masuk. Untuk lebih jelasnya.

System flowchart pengolahan data surat masuk dapat dilihat pada Gambar 4.6.

30

Pengolahan data surat masuk

Ka. Ur AU Sistem

Mulai

Menampilkan halaman surat

masuk

Form surat masuk

entryNomor_agenda,surat_

dari, tgl_surat,no_surat,

perihal, terima_tanggal,

diteruskan kepada, upload_scan, disposisi

Menyimpan data surat masuk

Surat masuk

Menampilkan data tersimpan

Daftar surat masuk

selesai

Disposisi

3

Menambahkan surat masuk?

Memperbarui surat masuk?

Mencari data surat masuk?

Memilih opsi simpan

Memilih daftar surat masuk

Menampilkan daftar sesuai yang dipilih

Data surat masuk yang

dipilih

Perbarui data surat masuk

Data surat masuk terbaru

Kata kunci

Menyaring data surat masuk

Menampilkan data surat masuk

1

1

ya

tidak

ya

tidak

ya

tidak

Gambar 4.6 System Flowchart Pengolahan Data Surat Masuk

31

Pada sistem pengolahan disposisi terdapat fitur menambah, memperbarui

dan mencari data disposisi. Sistem ini dapat diakses oleh pengguna yaitu Ketua,

Wakil ketua, BAUK, Kaprodi dan Ka. Urusan Administrasi Umum. Sistem ini

dimulai dengan mengisi formulir disposisi yaitu kode disposisi, isi disposisi dan

tanggal disposisi. Setelah mengisi formulir disposisi, pengguna memilih opsi

simpan. Sistem akan menyimpan data disposisi ke tabel disposisi. Kemudian

sistem menampilkan data disposisi tersimpan dan daftar data disposisi terbaru.

Untuk lebih jelasnya, system flowchart disposisi(1) ini dapat dilihat pada gambar

4.7 .

32

Disposisi (1)

Pengguna Sistem

Mulai

Menampilkan halaman disposisi

surat

Kd_disposisi, isi_disposisi, tgl_disposisi

Menyimpan data disposisi

disposisiMenampilkan

disposisiDaftar disposisi

Konfirmasi ok

selesai

Surat masuk

Daftar disposisi surat

4

Menambah disposisi?

Memperbarui disposisi?

Mencari disposisi?

Memilih opsi simpan

Mencari disposisi?

6

7

1

1

ya

tidak

ya

ya

tidak tidak

tidak

tidak

Gambar 4.7 System Flowchart Disposisi(1)

Apabila pengguna akan mencari data disposisi, pengguna mengisi kata

kunci pada kolom, pencarian yang telah disediakan pada daftar data disposisi.

Sistem akan menyaring data disposisi sesuai dengan kata kunci yang dimasukkan

seperti isi disposisi dan tanggal disposisi. Selanjutnya, sistem akan menampilkan

data disposisi. Untuk lebih jelasnya, system flowchart pengolahan data disposisi

(2) ini dapat dilihat pada gambar 4.8.

33

Disposisi (2)

Pengguna Sistem

mulai

Kata kunci

Menyaring data disposisi sesuai kata

kunci

disposisi

Menampilkan data disposisi

Data disposisi

Memperbarui data disposisi?

selesai

6

7

ya

tidak

Gambar 4.8 System Flowchart Disposisi (2)

Apabila pengguna akan memperbarui data disposisi, pengguna memilih

salah satu daftar data disposisi. Sistem akan menampilkan data disposisi,

kemudian pengguna memilih opsi edit untuk memperbarui data disposisi.

Pengguna memperbarui data disposisi yang salah yaitu kode disposisi, isi

disposisi dan tanggal disposisi dan memilih opsi simpan. Sistem akan

memperbarui data disposisi yang ada pada tabel disposisi dan menampilkan daftar

34

disposisi terbaru. Untuk lebih jelasnya, system flowchart pengolahan data

disposisi (3) ini dapat dilihat pada gambar 4.9.

Disposisi(3)

Pengguna Sistem

mulai

Memilih data disposisi

Menampilkan data disposisi yang dipilih

Data disposisi yang dipilih

Perbarui kd_disposisi,Isi_disposisi,Tgl_disposisi

Memilih opsi simpan

Memperbarui data disposisi

Menampilkan data disposisi yang baru

Data diperbarui

Konfirmasi ok

Daftar disposisi terbaru

selesai

disposisi

7

Gambar 4.9 System Flowchart Disposisi (3)

Pada sistem pengolahan transaksi disposisi yang merupakan histori disposisi

terdapat fitur menambah, memperbarui dan mencari data histori disposisi. Sistem ini

dapat diakses oleh Ka. Urusan Administrasi Umum. Sistem ini dimulai dengan

35

mengisi formulir histori disposisi yaitu status, tanggal otorisasi dan keterangan.

Setelah selesai mengisi formulir, pengguna memilih opsi simpan. Sistem akan

menyimpan data histori disposisi ke dalam tabel disposisi pegawai dan sistem

akan menampilkan daftar data histori disposisi. Untuk lebih jelasnya, system

flowchart histori diposisi(1) dapat dilihat pada Gambar 4.10.

Apabila pengguna akan mencari data histori disposisi, pengguna mengisi

kata kunci pada kolom pencarian yang sudah disediakan di daftar data histori

disposisi. Setelah itu, sistem akan menyaring data histori disposisi dari tabel

disposisi pegawai sesuai dengan kata kunci. Sistem menampilkan data histori

surat. Untuk lebih jelasnya, system flowchart histori diposisi(2) dapat dilihat pada

Gambar 4.11.

Apabila pengguna akan memperbarui data histori, pengguna memilih salah

satu data histori disposisi. Sistem akan menampilkan data histori disposisi,

kemudian pengguna memilih link edit untuk memperbarui data hisotri disposisi

yang salah yaitu status, tanggal otorisasi dan keterangan dan memilih opsi simpan.

Sistem akan memperbarui data histori disposisi yang ada pada tabel disposisi

pegawai dan menampilkan daftar data histori disposisi terbaru. Untuk lebih

jelasnya, system flowchart histori diposisi(3) dapat dilihat pada Gambar 4.12.

36

Histori diposisi (1)

Pengguna Sistem

5

mulai

Menampilkan daftar histori

Form histori

Menambah histori baru?

Memperbarui histori?

Mencari histori?

Status, Tgl_otorisasi,keterangan

Memilih opsi simpan

disposisi

pegawai

pegawaidisposisiMenyimpan data

histori surat

Daftar histori

selesai

Menampilkan histori surat baru

ya

tidak ya

Mencari histori?

8

9

tidak

ya

ya

1

1

tidak

tidak

Gambar 4.10 System Flowchart Histori Disposisi (1)

37

Histori disposisi (2)

Pengguna Sistem

mulai

Kata kunci

8

Menyaring data histori surat sesuai

kata kunci

disposisi

pegawai

pegawaidisposisi

Menampilkan data histori surat

Form histori

Memperbarui histori surat?

selesai

9ya

tidak


38

Histori disposisi (3)

Pengguna Sistem

mulai

Memilih daftar histori surat disposisi

pegawai

pegawaidisposisi

Menampilkan data histori surat yang

dipilih

Data histori surat terbaru

Perbarui statusTgl_otorisasiketerangan

Memilih opsi simpan

Membarui data histori

Menampilkan data histori surat terbaru

Data histori surat yang

dipilih

selesai

9


39

4.2.2 Context Diagram

Context diagaram yaitu gambaran seluruh aliran data pada data flow

diagram(DFD). External entity yang ada di dalam contextdiagram yaitu

pengguna. Penggguna dibagi menjadi Ka.Ur Administrasi umum, Ketua, Wakil

ketua, BAUK dan Kaprodi . Lebih jelasnya, context diagram ini dapat dilihat pada

Gambar 4.13.

40

data user

data user

data disposisi terpil ih

data user

data user

data surat keluar

data disposisi

data user

data disposisi

data disposisi

kata kunci surat keluar

data surat keluar terpil ih

data surat masuk

kata kunci surat masuk

data surat masuk terpil ih

data pegawai

data pegawai terpil ih

data jabatan

data jabatan terpil ih

data disposisi surat

disposisi surat terpil ih

kata kunci disposisi

data histori

kata kunci histori

data histori terpil ih

konfirm data user

username dan password tidak cocok

informasi surat keluar

daftar surat keluar

data surat keluar terbaru

informasi surat masuk

daftar surat masuk

data surat masuk terbaru

informasi data disposisi surat

daftar data disposisi

data disposisi terbaru

informasi data pegawai

data pegawai baru

informasi data jabatan

data jabatan terbaru

informasi histori disposisi

daftar data histori disposisi

data histori disposisi terbaru



informasi data disposisi surat

daftar data disposisi surat


konfirm data user

data disposisi


kata kunci


kata kunci


konfirmasi data user

informasi data disposisi

daftar disposisi baru










1

Aplikasi Disposisi berbasis Web

Bagian Administrasi Umum di

STIKES YRSDS

Kepala Urusan

Administrasi

Umum

Ketua

Wakil ketua

BAUK

Kaprodi

Gambar 4.13 Diagram Konteks

4.2.3 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah cara atau metode yang digunakan untuk

membuat rancangan sistem terstruktur yang terdapat alur data, penyimpanan data

dan proses. Selain itu DFD lebih detail mampu menjelaskan sampai ke beberapa

41

level proses dari rancangan sistem yang akan dibangun. Dalam aplikasi disposisi

web ini juga menggunakan DFD untuk merancang proses yang ada didalamnya.

Terdapat 7 proses beserta sub proses dalam DFD level 0, 5 entitas yaitu

Ka.Ur Administrasi umum, Ketua, Wakil ketua, BAUK dan Kaprodi. Sub proses

di DFD level 0 yaitu otentikasi login, pengolahan surat keluar, pengolahan surat

masuk, pengolahan data pegawai, pengolahan jabatan, disposisi, histori disposisi.

Sedangkan entitas yaitu pengguna dan pengguna2. Yang dimaksudkan pengguna

adalah apabila akses user untuk Ka.Ur Administrasi Umum dan akses user selain

Ka.Ur Administrasi Umum. Dan tabel di dalam DFD level 0 yaitu surat_masuk ,

surat_keluar, pegawai, jabatan, disposisi dan dispopeg. Penjelasan DFD level 0

dapat dilihat dilihat pada gambar 4.14 berikut.

42

data pengguna KAUR

data pengguna ketua

data pengguna BAUK

data pengguna Kaprodi

data surat keluar



data surat masuk


data surat masuk terpil ih

data pegawai


data jabatan yang terpil ih

data jabatan

data disposisi

kata kunci


data histori disposisi

kata kunci histori


jabatan selain KAUR

data disposisi tercatat

konfirm data user

username dan password tidak cocok


daftar data surat keluar



daftar data surat masuk



data pegawai terbaru



informasi disposisi surat

daftar disposisi surat

data disposisi surat terbaru

daftar histori disposisidata histori terbaru

informasi histori

data pengguna Waka

data pengguna

data pegawai

data surat masuk

data informasi surat masuk

data pegawai

data informasi pegawai

data jabatan

data informasi jabatan


data informasi disposisi surat

data histori

data informasi histori



data disposisi

data jabatan

data pegawai

data pegawai




data disposisi



data disposisi



ResourceFlow_18



data informasi disposisi

informasi disposisi









Kepala Urusan

Administrasi

Umum

Ketua

Wakil ketua

BAUK

Kaprodi

1.1

Otentikasi login

1.2

Pengolahan surat

keluar

1.3

Pengolahan surat

masuk

1.4

Pengolahan data

pegawai

1.5

Pengolahan data

jabatan

1.6

Disposisi surat

1.7

Histori disposisi

1 pegawai

2 surat keluar

3 surat masuk

4 jabatan

5 disposisi

6 dispopeg

Gambar 4.14 Data Flow Diagram level 0

43

DFD level 1 proses otentikasi login merupakan lanjutan dari DFD level 0.

Di dalam DFD level 1 proses otentikasi login terdapat 4 (empat) proses yaitu

memasukkan username dan password, mencocokkan username dengan password,

menampilkan pesan “username dan password error” dan mencocokkan bagian.

Terdapat external entity yaitu Ka.Ur Administrasi umum, Ketua, Wakil ketua,

BAUK dan Kaprodi dan proses ini mempunyai tabel penyimpanan yaitu tabel

pegawai. Proses otentikasi ini berfungsi untuk memberikan hak akses terhadap

pengguna. Pengguna berhak mendapat menyimpan, memperbarui dan melihat

aplikasi dipoisisi.

Proses otentikasi login ini dimulai dari proses memasukkan username dan

password kemudian akan mengecek pada proses mencocokkan username dan

password dan mengambil dari tabel pegawai. Apabila tidak ditemukan username

dan password maka akan muncul pesan error atau notifikasi username dan

password salah kepada pengguna. Apabila cocok maka akan masuk proses

mencocokkan bagian apakah username dan password yang didapat merupakan

bagian user yang mana Ka. Ur Administrasi Umum atau selain itu. Proses

selanjutnya maka akan ada dua opsi melanjutkan ke pengolahan surat keluar atau

disposisi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.15.

44

pengguna KAUR

cek login

username dan password salah

pengguna Ketua

pengguna waka

pengguna BAUK

pengguna Kaprodi

informasi username & password tidak cocok

informasi mencocokkan bagian

data pegawai

konfirmasi data user pegawai

username&password tidak cocok

username&password tdk cocok



konfirmasi data user ketua

konfirmasi data user Waka

konfirmasi data user BAUK

konfirmasi data user kaprodi

Kepala Urusan

Administrasi

Umum

Ketua

BAUK

Kaprodi

Wakil ketua

1.6

Disposisi surat

(Aplikasi Disposisi berbasis Web Bagian

Administrasi Umum di STIKES YRSDS)

1 pegawai

1.1.1

memasukkan username

dan password

1.1.2

mencocokkan username

dan password

1.1.3

menampilkan pesan "

username dan password

tidak cocok"

1.1.4

mencocokkan bagian

Gambar 4.15 DFD Level 1 Otentikasi Login

DFD level 1 proses pengolahan surat keluar merupakan lanjutan dari DFD

level 0. Di dalam DFD level 1 proses pengolahan data surat keluar terdapat 3

proses yaitu menambah data surat keluar, mencari data surat keluar dan

memperbarui data surat keluar. Di dalam proses ini juga terdatap 1 entitas yaitu

Ka. Ur Administrasi Umum, dan penyimpanan tabel surat keluar dan tabel

pegawai. Proses ini berfungsi untuk menambah, memperbarui dan mencari data

surat keluar. Kemudian proses selanjutnya adalah pengolahan surat masuk. Untuk

45

lebih jelasnya, DFD level 1 proses pengolahan surat keluar dapat dilihat pada

Gambar 4.16 .

data surat keluar



data pegawai

data surat keluar

informasi data surat keluar




daftar kata kunci

kata kunci

data surat keluar

data surat terpil ih

Kepala Urusan

Administrasi

Umum

2 surat keluar

1.2.1

menambah data surat

keluar

1.2.2

mencari data surat

keluar

1.2.3

memperbarui data surat

keluar

1 pegawai

Gambar 4.16 DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Surat Keluar

DFD level 2 proses menambah surat keluar merupakan lanjutan dari DFD

level 1 pengolahan data surat keluar. Di dalam DFD level 2 proses menambah

data surat keluar terdapat dua proses yaitu menyimpan data surat keluar dan

menampilkan daftar surat keluar terbaru. Entitas dalam proses ini adalah Ka.Ur

Administrasi umum. Dan penyimpanan pada proses ini adalah tabel surat keluar

dan tabel pegawai. Proses pengolahan surat keluar dimulai dengan proses

menambah data surat keluar kemudian disimpan dalam tabel surat keluar

kemudian dilanjutkan dengan proses menampilkan daftar surat keluar terbaru dari

tabel surat keluar. Kemudian pengguna mendapatkan informasi surat keluar

46

terbaru yang telah di masukkan. Proses ini dapat dilihat pada Gambar 4.17

berikut.

data surat keluar data pegawai

data surat keluar

data tersimpaninformasi data pegawai


Kepala Urusan

Administrasi

Umum

1 pegawai

2 surat keluar

1.2.1.1

Menyimpan data surat

keluar

1.2.1.2

Menampilkan informasi

data surat keluar

Gambar 4.17 DFD Level 2 Proses Menambah Data Surat Keluar

DFD level 2 proses mencari data surat keluar merupakan lanjutan dari

DFD level 1 proses pengolahan data surat keluar. Di dalam DFD level 2 proses

mencari data surat keluar terdapat 2 proses yaitu menyaring data surat keluar

dengan kata kunci pencarian dan proses menampilkan data surat keluar. Dalam

proses ini terdapat entitas yaituKa.Ur Administrasi umum danproses ini terdapat

penyimpanan berupa tabel surat keluar. Proses mencari data dimulai dari

menyaring data surat keluar dengan kata kunci kemudian tabel akan memnyaring

data yang dimaksud kemudian berlanjut pada proses menampilkan data surat

keluar sesuai kata kunci. Lebih jelasnya, DFD level 2 proses mencari data surat

keluar dapat dilihat pada Gambar 4.18.

47



data surat keluar

data surat keluar tersaring

Kepala Urusan

Administrasi

Umum

2 surat keluar

1.2.2.1

Menyaring data surat keluar

dengan kata kunci

pencarian

1.2.2.2

menampilkan data surat

keluar

Gam

bar 4.18 DFD Level 2 Proses Mencari Data Surat Keluar

DFD level 2 proses memperbarui data surat keluar merupakan lanjutan

dari DFD level 1 proses pengolahan data surat keluar. Di dalam DFD level 2

proses memperbarui data surat keluar terdapat 3 (tiga) proses yaitu menampilkan

data surat surat keluar sesuai daftar yang dipilih kemudian proses perbarui data

surat keluar dan terakhir menampilkan daftar surat keluar terbaru. Di dalam proses

ini terdapat entitas luar yaitu Ka.Ur Administrasi umum dan penyimpanan pada

tabel surat keluar. Proses ini dimulai dari menampilkan data surat keluar sesuai

daftar yang dipilih setelah itu proses memperbarui data surat keluar kemudian di

simpan dalam tabel surat keluar dilanjutkan proses menampilkan daftar surat

keluar terbaru. Proses ini dapat dilihat pada Gambar 4.19 berikut.

48


data surat keluar ditampilkan

data surat keluar

data surat keluar tersimpan

daftar surat keluar


data surat keluar

informasi data surat keluar

Kepala Urusan

Administrasi

Umum

2 surat keluar

1.2.3.1

Menampilkan data surat

keluar sesuai daftar yang

dipil ih

1.2.3.2

perbarui data surat keluar

1.2.3.3

menampilkan daftar data

surat keluar terbaru

Gambar 4.19 DFD Level 2 Proses Memperbarui Data Surat Keluar

DFD level 1 proses pengolahan surat masuk merupakan lanjutan dari DFD

level 0. Di dalam DFD level 1 proses pengolahan data surat masuk terdapat 3

proses yaitu menambah data surat masuk, mencari data surat masuk dan

memperbarui data surat masuk. Di dalam proses ini juga terdatap 1 entitas yaitu

pengguna, dan penyimpanan tabel surat masuk dan tabel pegawai. Proses ini

berfungsi untuk menambah, memperbarui dan mencari data masuk. Kemudian

proses selanjutnya adalah pengolahan data pegawai. Untuk lebih jelasnya, DFD

level 1 proses pengolahan surat masuk dapat dilihat pada Gambar 4.20 .

DFD level 2 proses menambah surat masuk merupakan lanjutan dari DFD

level 1 pengolahan data surat masuk. Di dalam DFD level 2 proses menambah

data surat masuk terdapat dua proses yaitu menyimpan data surat masuk dan

menampilkan daftar surat masuk terbaru. Entitas dalam proses ini adalah Ka.Ur

Administrasi umum. Dan penyimpanan pada proses ini adalah tabel surat masuk

dan tabel pegawai. Proses pengolahan surat masuk dimulai dengan proses

menambah data surat masuk kemudian disimpan dalam tabel surat masuk

kemudian dilanjutkan dengan proses menampilkan daftar surat masuk terbaru dari

49

tabel surat masuk. Kemudian pengguna mendapatkan informasi surat masuk

terbaru yang telah di masukkan. Proses ini dapat dilihat pada Gambar 4.21.

data surat masuk



daftar surat masuk

data surat masuk terpilih


data pegawai

data surat masuk

informasi daftar data surat masuk

data surat masuk

informasi data surat masuk terbaru

Kepala Urusan

Administrasi

Umum

3 surat masuk

1 pegawai1.3.1

Menambah surat

masuk

1.3.2

Mencari data surat

masuk

1.3.3

Memperbarui surat

masuk

Gambar 4.20 DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Surat Masuk

data surat masuk

data surat masuk tersimpan


data pegawai

data surat masuk

informasi data surat masuk


Kepala Urusan

Administrasi

Umum

1 pegawai

3 surat masuk

1.3.1.1

menyimpan data surat

masuk

1.3.1.2

menampilkan daftar surat

masuk terbaru

Gambar 4.21 DFD Level 2 Proses Menambah Data Surat Masuk

DFD level 2 proses mencari data surat masuk merupakan lanjutan dari

DFD level 1 proses pengolahan data surat masuk. Di dalam DFD level 2 proses

mencari data surat masuk terdapat 2 proses yaitu menyaring data surat masuk

50

dengan kata kunci pencarian dan proses menampilkan data surat masuk. Dalam

proses ini terdapat entitas yaitu pengguna dan proses ini terdapat penyimpanan

berupa tabel surat masuk. Proses mencari data dimulai dari menyaring data surat

masuk dengan kata kunci kemudian tabel akan menyaring data yang dimaksud

kemudian berlanjut pada proses menampilkan data surat masuk sesuai kata kunci.

Lebih jelasnya, DFD level 2 proses mencari data surat masuk dapat dilihat pada

Gambar 4.22.

DFD level 2 proses memperbarui data surat masuk merupakan lanjutan

dari DFD level 1 proses pengolahan data surat masuk. Di dalam DFD level 2

proses memperbarui data surat masuk terdapat 3 (tiga) proses yaitu menampilkan

data surat surat masuk sesuai daftar yang dipilih kemudian proses perbarui data

surat masuk dan terakhir menampilkan daftar surat masuk terbaru. Di dalam

proses ini terdapat entitas luar yaitu Ka.Ur Administrasi umum dan penyimpanan

pada tabel surat masuk. Proses ini dimulai dari menampilkan data surat masuk

sesuai daftar yang dipilih setelah itu proses memperbarui data surat masuk

kemudian di simpan dalam tabel surat masuk dilanjutkan proses menampilkan

daftar surat masuk terbaru. Proses ini dapat dilihat pada Gambar 4.23 .


daftar data surat masuk

data surat masuk tersaring

data surat masuk

Kepala Urusan

Administrasi

Umum

3 surat masuk1.3.2.1

menyaring data surat masuk

sesuai dengan kata kunci

pencarian

1.3.2.2

menampilkan data surat masuk

Gambar 4.22 DFD Level 2 Proses Mencari Data Surat Masuk

51

surat masuk terpilih

data surat masuk


data surat masuk

data surat masuk diperbarui


data surat masuk

informasi data surat masuk terbaru

Kepala Urusan

Administrasi

Umum

3 surat masuk

1.3.3.1

Menampilkan data surat masuk

sesuai yang dipil ih

1.3.3.2

perbarui data surat masuk

1.3.3.3

menampilkan data surat masuk

terbaru

Gambar 4.23 DFD Level 2 Proses Memperbarui Data Surat Masuk

DFD level 1 proses pengolahan data pegawai merupakan lanjutan dari

DFD level 0. Di dalam DFD level 1 proses pengolahan data pegawai terdapat 2

proses yaitu menambah data pegawai dan memperbarui data pegawai. Di dalam

proses ini juga terdatap 1 entitas yaitu Ka.Ur Administrasi umum dan

penyimpanan tabel jabatan dan tabel pegawai. Proses ini berfungsi untuk

menambah dan memperbarui data pegawai. Kemudian proses selanjutnya adalah

pengolahan data jabatan. Untuk lebih jelasnya, DFD level 1 proses pengolahan

data pegawai dapat dilihat pada Gambar 4.24 .

DFD level 2 proses menambah data pegawai merupakan lanjutan dari

DFD level 1 pengolahan data pegawai. Di dalam DFD level 2 proses menambah

data pegawai terdapat dua proses yaitu menyimpan data pegawai dan

menampilkan daftar pegawai terbaru. Entitas dalam proses ini adalah Ka.Ur

Administrasi umum. Dan penyimpanan pada proses ini adalah tabel jabatan dan

tabel pegawai. Proses pengolahan pegawai dimulai dengan proses menambah data

pegawai kemudian disimpan dalam tabel pegawai dan tabel jabatan kemudian

52

dilanjutkan dengan proses menampilkan daftar data pegawai terbaru dari tabel

pegawai dan tabel jabatan. Kemudian pengguna mendapatkan informasi pegawai

terbaru yang telah di masukkan. Proses ini dapat dilihat pada Gambar 4.25 .

DFD level 2 proses memperbarui data pegawai merupakan lanjutan dari

DFD level 1 proses pengolahan data pegawai. Di dalam DFD level 2 proses

memperbarui data pegawai terdapat 3 (tiga) proses yaitu menampilkan data

pegawai sesuai daftar yang dipilih kemudian proses perbarui data pegawai dan

terakhir menampilkan daftar pegawai terbaru. Di dalam proses ini terdapat entitas

luar yaitu pengguna dan penyimpanan pada tabel pegawai dan tabel jabatan.

Proses ini dimulai dari menampilkan data pegawai sesuai daftar yang dipilih

setelah itu proses memperbarui data pegawai kemudian di simpan dalam tabel

pegawai dan tabel jabatan dilanjutkan proses menampilkan daftar pegawai

terbaru. Proses ini dapat dilihat pada Gambar 4.26 .

data pegawai




data pegawai

informasi jabatan


data pegawai

informasi jabatan


Kepala Urusan

Administrasi

Umum

1 pegawai

4 jabatan

1.4.1

menambah data

pegawai

1.4.2

memperbarui data

pegawai

Gambar 4.24 DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Pegawai

53

data pegawai


data pegawai tersimpan

data pegawai

data jabatan

data jabatan

data pegawai

Kepala Urusan

Administrasi

Umum

1 pegawai

4 jabatan

1.4.1.1

menyimpan data pegawai

1.4.1.2

menampilkan daftar data

pegawai

Gambar 4.25 DFD Level 2 Proses Menambah Data Pegawai


data pegawai


data pegawai tampil

data pegawai tersimpan

data pegawai

data jabatan

data pegawai baru

data jabatan baru

informasi data jabatan baru

informasi data pegawai baru

Kepala Urusan

Administrasi

Umum

1 pegawai

4 jabatan

1.4.2.1

menampilkan data pegawai

sesuai yang dipil ih

1.4.2.2

perbarui data pegawai

1.4.2.3

menampilkan daftar

pegawai

Gambar 4.26 DFD level 2 Proses Memperbarui Data Pegawai

DFD level 1 proses pengolahan data jabatan merupakan lanjutan dari DFD

level 0. Di dalam DFD level 1 proses pengolahan data jabatan terdapat 2 proses

yaitu menambah data jabatan dan memperbarui data jabatan. Di dalam proses ini

juga terdatap 1 entitas yaitu Ka.Ur Administrasi umum dan penyimpanan tabel

54

jabatan. Proses ini berfungsi untuk menambah dan memperbarui data jabatan.

Kemudian proses selanjutnya adalah pengolahan data disposisi. Untuk lebih

jelasnya, DFD level 1 proses pengolahan data jabatan dapat dilihat pada Gambar

4.27 .

DFD level 2 proses menambah data jabatan merupakan lanjutan dari DFD

level 1 pengolahan data jabatan. Di dalam DFD level 2 proses menambah data

jabatan terdapat dua proses yaitu menyimpan data jabatan dan menampilkan

daftar jabatan terbaru. Entitas dalam proses ini adalah Ka.Ur Administrasi umum.

Dan penyimpanan pada proses ini adalah tabel jabatan. Proses pengolahan jabatan

dimulai dengan proses menambah data jabatan kemudian disimpan dalam tabel

jabatan kemudian dilanjutkan dengan proses menampilkan daftar data jabatan

terbaru dari tabel jabatan. Kemudian pengguna mendapatkan informasi jabatan

terbaru yang telah di masukkan. Proses ini dapat dilihat pada Gambar 4.28 .

DFD level 2 proses memperbarui data jabatan merupakan lanjutan dari

DFD level 1 proses pengolahan data jabatan. Di dalam DFD level 2 proses

memperbarui data jabatan terdapat 3 (tiga) proses yaitu menampilkan data jabatan

sesuai daftar yang dipilih kemudian proses perbarui data jabatan dan terakhir

menampilkan daftar jabatan terbaru. Di dalam proses ini terdapat entitas luar yaitu

Ka.Ur Administrasi umum dan penyimpanan pada tabel jabatan. Proses ini

dimulai dari menampilkan data jabatan sesuai daftar yang dipilih setelah itu

proses memperbarui data jabatan kemudian disimpan dalam tabel jabatan

dilanjutkan proses menampilkan daftar jabatan terbaru. Proses ini dapat dilihat

pada Gambar 4.29 .

55

data jabatan


data jabatan terpilih


data jabatan


data jabatan

Kepala Urusan

Administrasi

Umum 4 jabatan

1.5.1

menambah data

jabatan

1.5.2

memperbarui data

jabatan

Gambar 4.27 DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Jabatan

data jabatan

data jabatan tersimpan


data jabatan


Kepala Urusan

Administrasi

Umum

4 jabatan

1.5.1.1

menyimpan data jabatan

1.5.1.2

menampilkan data jabatan

Gambar 4.28 DFD Level 2 Proses Menambah Data Jabatan

56

data jabatan terpilih

data jabatan

data jabaran terbaru

data jabatan

data jabatan

informasi data jabatan terbaru

daftar data jabatan

data jabatan tersimpan

Kepala Urusan

Administrasi

Umum

4 jabatan

1.5.2.1

menampilkan daftar jabatan

yang dipil ih

1.5.2.2

perbarui data jabatan

1.5.2.3

menampilkan data jabatan

baru

Gambar 4.29 DFD Level 2 Proses Memperbarui Data Jabatan

DFD level 1 proses pengolahan disposisi merupakan lanjutan dari DFD

level 0. Di dalam DFD level 1 proses pengolahan disposisi terdapat 3 (tiga) proses

yaitu menambah disposisi, mencari disposisi dan memperbarui disposisi. Di

dalam proses ini terdapat entitas luar yaitu Ka.Ur Administrasi umum Ketua,

Wakil ketua, BAUK dan Kaprodi dan proses ini mempunyai tabel disposisi dan

tabel surat masuk. Proses disposisi ini berfungsi untuk mengubah, memperbarui

dan mencari disposisi. Untuk lebih jelasnya, DFD level 1 proses pengolahan

disposisi dapat dilihat pada Gambar 4.30.

DFD level 2 proses menambah disposisi merupakan lanjutan dari DFD

level 1 proses pengolahan disposisi. Di dalam DFD level 2 proses menambah

disposisi terdapat 3 (tiga) proses yaitu memilih daftar diposisi surat masuk,

menambah disposisi dan menampilkan disposisi terbaru. Di dalam proses ini

terdapat entitas luar yaituKa.Ur Administrasi umum, Ketua, Wakil ketua, BAUK

dan Kaprodi dan proses ini terdapat tabel surat masuk dan tabel disposisi. Proses

57

disposisi dimulai dari memilih data disposisi daftar disposisi kemudian

dilanjutkan menambahkan disposisi baru dan selanjutnya menampilkan disposisi

terbaru. Lebih jelasnya, DFD level 2 proses menambah data disposisi dapat dilihat

pada Gambar 4.31.

DFD level 2 proses mencari disposisi merupakan lanjutan DFD level 1

proses pengolahan disposisi. Di dalam DFD level 2 proses mencari disposisi

terdapat 2 (dua) proses yaitu menyaring data disposisi sesuai dengan kata kunci

pencarian dan menampilkan data disposisi surat. Di dalam proses ini terdapat

entitas luar yaitu pengguna dan proses ini terdapat tabel disposisi. Proses mencari

data disposisi di mulai dengan proses menyaring data disposisi dengan data

pencarian kemudian dilanjutkan dengan proses menampilkan data disposisi.

Proses DFD level 2 dapat dilihat pada Gambar 4.32.

DFD level 2 proses memperbarui data disposisi merupakan lanjutan dari

DFD level 1 proses pengolahan data disposisi. Di dalam DFD level 2 proses

memperbarui data disposisi terdapat 3 (tiga) proses yaitu menampilkan data

disposisi sesuai daftar yang dipilih, memperbarui data disposisi baru dan

menampilkan data disposisi terbaru. Di dalam proses ini terdapat entitas luar yaitu

Ka.Ur Administrasi umum, Ketua, Wakil ketua, BAUK dan Kaprodi dan proses

ini juga terdapat tabel surat masuk dan tabel disposisi. Proses memperbarui

disposisi dimulai dengan melakukan proses menampilkan data disposisi sesuai

daftar yang dipilih kemudian dilanjutkan dengan proses memperbarui data

disposisi baru. Setelah itu, dilanjutkan dengan proses menampilkan data disposisi

terbaru. Untuk lebih jelasnya, DFD level 2 proses memperbarui data disposisi

dapat dilihat pada Gambar 4.33.

58



kata kunci disposisi surat


daftar data disposisi surat

data disposisi surat terbaru


data disposisi

data disposisi



disposisi surat

informasi disposisi Ketua

informasi disposisi wakil ketua

informasi disposisi BAUK

informasi disposisi Kaprodi


daftar disposisi






Kepala Urusan

Administrasi

Umum

1.1

Otentikasi login

(Aplikasi Disposisi berbasis Web

Bagian Administrasi Umum di

STIKES YRSDS)

Kaprodi

BAUK

1.7

Histori disposisi


Administrasi Umum di STIKES YRSDS

)

5 disposisi

1.6.1

menambah

disposisi surat

1.6.2

mencari

disposisi surat

1.6.3

memperbarui

disposisi surat

Wakil ketua

Ketua

3 surat masuk

Gambar 4.30 DFD Level 1 Proses Disposisi

59


data disposisi ditampilkan

data disposisi

data informasi disposisi surat

data disposisi tersimpan

data informasi disposisi



data disposisi

informasi disposisi terbaru

data surat masuk

data disposisi waka

data disposisi BAUK

data disposisi kaprodi

data disposisi ketua

informasi data disposisi ketua

informasi data disposisi waka

informasi data disposisi kaprodi

data disposisi

data disposisi

data disposisi





Kepala Urusan

Administrasi

Umum

Ketua

Wakil ketua

BAUK

Kaprodi

3 surat masuk

5 disposisi

1.6.1.1

memilih daftar disposisi

yang dipil ih

1.6.1.2

menyimpan data disposisi

1.6.1.3

menampilkan data

disposisi

Gambar 4.31 DFD Level 2 Proses Menambah Data Disposisi

60

kata kunci

data disposisi tersaring

daftar disposisi







daftar disposisi

daftar disposisi

daftar disposisi

Kepala Urusan

Administrasi

Umum

Ketua

Wakil ketua

BAUK

Kaprodi

5 disposisi

1.6.2.1

menyaring data disposisi sesuai

dengan kata kunci pencarian

1.6.2.2

menampilkan data disposisi

surat

Gambar 4.32 DFD Level 2 Proses Mencari Data Disposisi

61


informasi daftar disposisi

data disposisi

data disposisi tersimpan

data disposisi

daftar disposisi terbaru

data surat masuk

data surat masuk

data disposisi

data disposisi

data disposisi terpil ih ketua

data disposisi terpil ih waka

data disposisi terpil ih BAUK

data disposisi terpil ih kaprodi

informasi data disposisi terpil ih ketua

informasi data disposisi terpil ih waka

informasi data disposisi terpil ih BAUK

informasi data disposisi terpil ih kaprodi

data disposisi

data disposisi

data disposisi

data disposisi


daftar data disposisi terbaru

daftar data disposisi terbaru


Kepala Urusan

Administrasi

Umum

Kaprodi

BAUK

Wakil ketua

Ketua

3 surat masuk

5 disposisi

1.6.3.1

menampilkan data

disposisi sesuai daftar

yang dipil ih

1.6.3.2

memperbarui data

disposisi

1.6.3.3

menampilkan daftar

disposisi terbaru

Gambar 4.33 DFD Level 2 Proses Memperbarui Disposisi

DFD level 1 proses pengolahan histori disposisi merupakan lanjutan dari

DFD level 0. Di dalam DFD level 1 proses pengolahan histori disposisi terdapat 3

(tiga) proses yaitu menambah histori disposisi, mencari histori disposisi dan

memperbarui histori disposisi. Di dalam proses ini terdapat entitas luar yaitu

Ka.Ur Administrasi umum dan proses ini mempunyai tabel disposisi dan tabel

dispopeg. Proses histori disposisi ini berfungsi untuk mengubah, memperbarui

dan mencari histori disposisi. Untuk lebih jelasnya, DFD level 1 proses

pengolahan histori disposisi dapat dilihat pada Gambar 4.34.

62

DFD level 2 proses menambah histori disposisi merupakan lanjutan dari

DFD level 1 proses pengolahan histori disposisi. Di dalam DFD level 2 proses

menambah histori disposisi terdapat 2 (dua) proses yaitu menambah histori

disposisi dan menampilkan histori disposisi terbaru. Di dalam proses ini terdapat

entitas luar yaitu Ka.Ur Administrasi umum dan proses ini terdapat tabel

dispopegdan tabel disposisi. Proses histori disposisi dimulai dari menambahkan

histori disposisi baru dan selanjutnya menampilkan histori disposisi terbaru. Lebih

jelasnya, DFD level 2 proses menambah data histori disposisi dapat dilihat pada

Gambar 4.35.

DFD level 2 proses mencari histori disposisi merupakan lanjutan DFD

level 1 proses pengolahan histori disposisi. Di dalam DFD level 2 proses mencari

histori disposisi terdapat 2 (dua) proses yaitu menyaring data histori disposisi

sesuai dengan kata kunci pencarian dan menampilkan data histori disposisi surat.

Di dalam proses ini terdapat entitas luar yaitu Ka.Ur Administrasi umum dan

proses ini terdapat tabel disposisi dan tabel dispopeg. Proses mencari data histori

disposisi dimulai dengan proses menyaring data disposisi dengan data pencarian

kemudian dilanjutkan dengan proses menampilkan data histori disposisi. Proses

DFD level 2 dapat dilihat pada Gambar 4.36.

DFD level 2 proses memperbarui data histori disposisi merupakan lanjutan

dari DFD level 1 proses pengolahan data histori disposisi. Di dalam DFD level 2

proses memperbarui data histori disposisi terdapat 3 (tiga) proses yaitu

menampilkan data histori disposisi sesuai daftar yang dipilih, memperbarui data

histori disposisi baru dan menampilkan data histori disposisi terbaru. Di dalam

proses ini terdapat entitas luar yaitu Ka.Ur Administrasi umum dan proses ini juga

63

terdapat tabel dispopeg dan tabel disposisi. Proses memperbarui histori disposisi

dimulai dengan melakukan proses menampilkan data histori disposisi sesuai

daftar yang dipilih kemudian dilanjutkan dengan proses memperbarui data histori

disposisi baru. Setelah itu, dilanjutkan dengan proses menampilkan data histori

disposisi terbaru. Untuk lebih jelasnya, DFD level 2 proses memperbarui data

histori disposisi dapat dilihat pada Gambar 4.37.

data histori

informasi data histori

kata kunci histori

daftar data histori


data histori terbaru

data dispopeg

informasi data hisori

data histori

informasi data histori terbaru


Kepala Urusan

Administrasi

Umum

1.6

Disposisi surat


Administrasi Umum di STIKES YRSDS)

6 dispopeg

1.7.1

menambah data histori

1.7.2

mencari histori

1.7.3

memperbarui histori

Gambar 4.34 DFD Level 1 Proses Histori Disposisi

64

data histori

data histori tersimpan

informasi histori

data disposisi pegawai

informasi disposisi pegawai

Kepala Urusan

Administrasi

Umum6 dispopeg

1.7.1.1

menyimpan data

histori

1.7.1.2

menampilkan data

histori

Gambar 4.35 DFD Level 2 Proses Menambah Histori Disposisi

kata kunci data disposisi pegawai

informasi data disposisi pegawaidaftar data histori

data histori tersimpan

Kepala Urusan

Administrasi

Umum 6 dispopeg

1.7.2.1

menyaring data histori

sesuai dengan kata

kunci pencarian

1.7.2.2

menampilkan data

histori disposisi

Gambar 4.36 DFD Level 2 Proses Mencari Histori Disposisi

65


data histori

daftar data histori terbaru

daftar data histori terpil ih


data histori

informasi daftar histori terbaru

Kepala Urusan

Administrasi

Umum

6 dispopeg

1.7.3.1

menampilkan data

histori sesuai yang

dipil ih

1.7.3.2

perbarui histori

1.7.3.3

menampilkan daftar histori

terbaru

Gambar 4.37 DFD Level 2 Proses Memperbarui Histori Disposisi

4.2.4 Entity Relationship Diagram(ERD)

ERD dibagi menjadi dua yaitu:

A. Conceptual Data Model (CDM)

Conceptual Data Model (CDM) pada aplikasi disposisi terdapat 5 (lima)

tabel yaitu tabel surat masuk, tabel disposisi, tabel pegawai, tabel jabatan dan

tabel surat keluar. Gambar CDM dapat dilihat pada Gambar 4.38 .

66

Memiliki

Detil_pegawai_disposisi

Dimiliki

Mempunyai

kirim

tanggungjawab

surat_masuk

#

o

o

o

o

o

o

o

no_agenda_masuk

surat_dari

tgl_surat_masuk

no_surat_masuk

perihal_masuk

tgl_terima

diteruskan

upload_surat_masuk

...

Variable characters (50)


Date



Date



surat_keluar

o

o

#

o

o

o

o

no_agenda_keluar

tujuan_keluar

no_surat_keluar

tgl_surat_keluar

perihal_keluar

upload_surat_keluar

kirim

...




Date




disposisi

#

o

o

id_deposisi

isi_deposisi

tgl_selesai

...



Date & Time

jabatan

#

o

kd_jabatan

nm_jabatan



pegawai

#

o

o

o

o

nid_pegawai

nama_pegawai

password

alamat_pegawai

session

...






Gambar 4.38 CDM Aplikasi Disposisi

B. Physical Data Model (PDM)

FK_DISPOSIS_MEMILIKI_SURAT_MA

FK_DETIL_PE_DETIL_PEG_DISPOSIS

FK_DETIL_PE_DETIL_PEG_PEGAWAI

FK_PEGAWAI_DIMILIKI_JABATAN

FK_SURAT_MA_MEMPUNYAI_PEGAWAI

FK_SURAT_KE_KIRIM_PEGAWAI

FK_SURAT_KE_TANGGUNGJ_PEGAWAI

surat_masuk

no_agenda_masuk

nid_pegawai

surat_dari

tgl_surat_masuk

no_surat_masuk

perihal_masuk

tgl_terima

diteruskan

upload_surat_masuk

...

varchar(50)

varchar(20)

varchar(50)

date

varchar(50)

varchar(50)

date

varchar(50)

varchar(100)

<pk>

<fk>

surat_keluar

no_agenda_keluar

tujuan_keluar

no_surat_keluar

nid_pegawai

peg_nid_pegawai

tgl_surat_keluar

perihal_keluar

upload_surat_keluar

kirim

...

varchar(50)

varchar(50)

varchar(50)

varchar(20)

varchar(20)

date

varchar(50)

varchar(50)

varchar(100)

<pk>

<fk2>

<fk1>

disposisi

id_deposisi

no_agenda_masuk

isi_deposisi

tgl_selesai

...

varchar(50)

varchar(50)

varchar(200)

timestamp

<pk>

<fk>

jabatan

kd_jabatan

nm_jabatan

varchar(20)

varchar(50)

<pk>

pegawai

nid_pegawai

kd_jabatan

nama_pegawai

password

alamat_pegawai

session

...

varchar(20)

varchar(20)

varchar(100)

varchar(20)

varchar(100)

varchar(100)

<pk>

<fk>

Detil_pegawai_disposisi

id_deposisi

nid_pegawai

varchar(50)

varchar(20)

<pk,fk1>

<pk,fk2>

Gambar 4.39 PDM Aplikasi Disposisi

67

Physical Data Model (PDM) merupakan hasil dari generate CDM yang

sudah di buat sebelumnya. PDM pada aplikasi disposisi web terdapat 6 (enam)

tabel yaitu tabel surat masuk, tabel surat keluar, tabel disposisi, tabel pegawai,

tabel jabatan dan detil pegawai disposisi. Untuk lebih jelasnya, PDM dapat dilihat

pada Gambar 4.39 .

4.2.5 Database Management System(DBMS)

Struktur tabel pada aplikasi disposisi yaitu:

A. Tabel Pegawai

Primary key : NID_PEGAWAI

Foreign key : KD_JABATAN

Fungsi : untuk menyimpan data pegawai dan menjalankan aplikasi serta

hak aksesnya.

Tabel 4.1 Tabel Pegawai

Field Data Type Length Constraint

NID_PEGAWAI VARCHAR 20 Primary Key

KD_JABATAN VARCHAR 20 Foreign Key

NAMA_PEGAWAI VARCHAR 100

PASSWORD VARCHAR 20

ALAMAT_PEGAWAI VARCHAR 100

SESSION VARCHAR 100

68

B. Tabel Jabatan

Primary key : KD_JABATAN

Foreign key : -

Fungsi : untuk menyimpan data jabatan pegawai

Tabel 4.2 Tabel Pegawai


KD_JABATAN VARCHAR 20 Primary Key

NM_JABATAN VARCHAR 50

C. Tabel Surat Masuk

Primary key : NO_AGENDA_MASUK

Foreign key : NID_PEGAWAI

Fungsi : untuk menyimpan data surat masuk

Tabel 4.3 Tabel Surat Masuk


NO_AGENDA_MASUK VARCHAR 50 Primary Key

NID_PEGAWAI VARCHAR 20 Foreign Key

SURAT_DARI VARCHAR 50

TGL_SURAT_MASUK DATE

NO_SURAT_MASUK VARCHAR 50

PERIHAL_MASUK VARCHAR 50

TGL_TERIMA DATE

DITERUSKAN VARCHAR 50

UPLOAD_SURAT_MASUK VARCHAR 100

69

D. Tabel Surat Keluar

Primary key : NO_SURAT_KELUAR

Foreign key : NID_PEGAWAI

Fungsi : untuk menyimpan data surat keluar

Tabel 4.4 Tabel Surat Keluar


NO_AGENDA_KELUAR VARCHAR 50

TUJUAN_KELUAR VARCHAR 50

NO_SURAT_KELUAR VARCHAR 50 Primary Key

NID_PEGAWAI VARCHAR 20 Foreign key

PEG_NID_PEGAWAI VARCHAR 20 Foreign Key

TGL_SURAT_KELUAR DATE

PERIHAL_KELUAR VARCHAR 50

UPLOAD_SURAT_KELUAR VARCHAR 50

KIRIM VARCHAR 100

70

E. Tabel Disposisi

Primary key : ID_DEPOSISI

Foreign key : NO_AGENDA_MASUK

Fungsi : menyimpan data disposisi

Tabel 4.5 Tabel Disposisi


ID_DEPOSISI VARCHAR 50 Primary key

NO_AGENDA_MASUK VARCHAR 50 Foreign Key

ISI_DEPOSISI VARCHAR 200

TGL_SELESAI DATE

F. Tabel Histori

Primary key : ID_DEPOSISI dan NID_PEGAWAI

Foreign key : ID_DEPOSISI dan NID_PEGAWAI

Fungsi : menyimpan data histori disposisi

Tabel 4.6 Tabel Detil Histori


ID_DEPOSISI VARCHAR 50 Primary key, Foreign Key

NID_PEGAWAI VARCHAR 20 Primary key, Foreign Key

STATUS VARCHAR 100

TGL_OTORISASI DATE

KETERANGAN TEXT

71

4.2.6 Desain Input Output

Desain input output digunakan untuk memberi gambaran terhadap aplikasi

berbasis web yang akan dibuat. Gambaran yang yang diberikan yaitu gambaran

untuk memasukkan data, melihat data dan melihat histori data. Pada aplikasi

disposisi surat terdapat beberapa desain input dan desain output.

A. Halaman Login

Halaman ini merupakan tampilan dari aplikasi yang pada awalnya

dijalankan. Pada halaman ini Ka.Ur. Administrasi Umum dan user pengguna lain

yang berkepentingan sebagai pengguna aplikasi ini memasukkan username dan

password kemudian menekan button login. Setelah memasukkan username dan

password dengan benar maka user dapat masuk ke halaman utama. Berikut adalah

tampilan halaman login pada gambar 4.40

USERNAME

PASSWORD

ADMINISTRATOR

LOGIN

Gambar 4.40 Halaman Login

B. Halaman Utama

Halaman utama akan tampil setelah melakukan proses login yang benar.

Halaman ini mempunyai 2 struktur konten yaitu menu sidebar atau kanal dan

72

menu bar sebelah kiri. Menu kanal sebelah kiri berisi konten list menu surat

keluar, menu surat masuk, menu pegawai, menu jabatan, menu disposisi dan

menu histori kemudian ada widget kelender. Untuk menu sebelah kanan home

yaitu icon panel penghitung total disposisi, total surat masuk, total surat keluar

dan total histori. Dibawah icon panel penghitung terdapat 3 tab panel yaitu tab

disposisi surat, tab surat masuk dan tab surat keluar. Tab disposisi surat berisi

record disposisi surat baru. Kemudian tab surat masuk berisi record surat masuk

yang sudah di masukkan sedangkan tab surat keluar berisi record surat keluar

yang baru. Dan ada Kalender live event untuk pengingat hari. Tampilan halaman

utama dapat dilihat pada gambar 4.41 .

S

Agustus 14

S R K J S M

5 6 7

8 9 10 11 12 13 14

15 16 17 18 19 20 21

22 23 24 25 26 27 28

29 30 1 2 3 4 5

S

1

September 14

S R K J S M

2 3 4 5 6 7

8 9 10 11 12 13 14

15 16 17 18 19 20 21

22 23 24 25 26 27 28

29 30

Surat keluar

Surat masuk

Pegawai

Jabatan

Disposisi

Histori

Gambar 4.41 Halaman Utama

C. Halaman Surat Keluar

Untuk menu tampilan awal halaman surat keluar adalah hasil record

setelah data surat keluar dimasukkan. Dari halaman surat keluar yang tercatat

adalah no agenda, tujuan, no surat keluar, perihal, nama file. Kemudian ada button

73

tambah surat keluar , kotak search . Untuk tampilan halaman surat keluar bisa

dilihat pada gambar 4.42.

Tambah surat keluar

Tujuan No Agenda No surat keluar Perihal Nama file Aksi

First Previous Next Last

Data Surat Keluar

Search

Gambar 4.42 Halaman Surat Keluar

D. Halaman Input dan Edit Surat Keluar

Halaman input surat keluar akan muncul bila button tambah surat keluar di

tekan. Halaman ini untuk mengisi data surat keluar yang sudah dibuat

sebelumnya. Pencatatan surat keluar adalah no agenda, tujuan, no surat keluar,

pegawai, penanggung jawab, tanggal surat, tanggal surat keluar, perihal, file, dan

kirim via. Setelah seluruh datanya diisi maka tekan button simpan jika tidak tekan

button batal.

Kemudian data akan terecord ke halaman surat keluar. Apabila ingin

merubah data surat keluar maka pilih edit dan merubah data yang ingin diubah.

Seperti no agenda, tujuan, pegawai, penanggung jawab, tanggal surat, tanggal

surat keluar, perihal, file, dan kirim via kemudian tekan button simpan apabila

tidak melakukan perubahan data tekan button batal. Tampilan halaman input dan

edit tampak pada gambar 4.43 dan gambar 4.44 .

74

Input surat keluar

datemonth

years

Enter Text

Enter Text

No Agenda

Tujuan

No Surat Keluar

Pegawai

Penanggung Jawab

Tanggal surat keluar

Perihal

File scan

Kirim via

simpan batal

Text

POS Ekspedisi

Gambar 4.43 Halaman Input Surat Keluar

Edit surat keluar

datemonth

years

Enter Text

Enter Text

No Agenda

Tujuan

Pegawai

Penanggung Jawab


Perihal

File scan

Kirim via

simpan batal

Text

POS Ekspedisi

Gambar 4.44 Halaman Edit Surat Keluar

75

E. Halaman Surat Masuk

Untuk menu tampilan awal halaman surat masuk adalah hasil record

setelah data surat masuk dimasukkan. Dari halaman surat keluar yang tercatat

adalah no agenda, surat dari, no surat masuk,tanggal terima, diteruskan dan nama

file. Kemudian ada button tambah surat masuk , kotak search . Untuk tampilan

halaman surat masuk bisa dilihat pada gambar 4.45.

Tambah surat masuk

Surat dariNo Agenda No surat masuk Tanggal terima Nama file Aksi


diteruskan

Data Surat Masuk

Search

Gambar 4.45 Halaman Surat masuk

F. Halaman Input dan Edit Surat Masuk

Halaman input surat masuk akan muncul bila button tambah surat masuk

di tekan. Halaman ini untuk mengisi data surat masuk yang sudah dibuat

sebelumnya. Pencatatan surat masuk adalah no agenda, pegawai ,surat dari, no

surat masuk, tanggal surat, tanggal terima surat, diteruskan dan file scan. Setelah

seluruh datanya diisi maka tekan button simpan jika tidak tekan button batal.

Kemudian data akan terecord ke halaman surat keluar. Apabila ingin

merubah data surat keluar maka pilih edit dan merubah data yang ingin diubah.

Seperti pegawai ,surat dari, no surat masuk, tanggal surat, tanggal terima surat,

76

diteruskan dan file scan . Kemudian tekan button simpan apabila tidak melakukan

perubahan data tekan button batal. Tampilan halaman input dan edit tampak pada

gambar 4.46 dan gambar 4.47 .

Input surat masuk

date

month

years

Enter Text

Enter Text

date

month

years

No Agenda

Diteruskan

Surat dari

Pegawai

No surat masuk


Perihal

File scan

simpan batal

Text

Tanggal terima surat

Gambar 4.46 Halaman Input Surat Masuk

77

Edit surat masuk

datemonth

years

Enter Text

Enter Text

datemonth

years

Surat dari

Pegawai

No surat masuk

Tanggal surat masuk

Perihal

File scan

Diteruskan

simpan batal

Text

Tanggal terima surat

Gambar 4.47 Halaman Edit Surat Masuk

G. Halaman Pegawai

Untuk menu tampilan awal halaman pegawai adalah hasil record setelah

data pegawai dimasukkan. Dari halaman pegawai yang tercatat adalah NIK

pegawai, jabatan, nama pegawai dan password. Kemudian ada button tambah

pegawai baru . Untuk tampilan halaman pegawai bisa dilihat pada gambar 4.48.

78

Tambah pegawai baru

JabatanNIK pegawai Nama Pegawai Password Aksi

Data Pegawai

Gambar 4.48 Halaman Pegawai

H. Halaman Input dan Edit pegawai

Halaman input pegawai akan muncul bila button tambah pegawai baru di

tekan. Halaman ini untuk mengisi data pegawai baru yang ingin diinputkan dan

punya kepentingan dalam proses aplikasi. Pencatatan pegawai adalah Nid

pegawai, jabatan,nama pegawai, password dan alamat. Setelah seluruh datanya

diisi maka tekan button simpan jika tidak tekan button batal.

Kemudian data akan terecord ke halaman pegawai. Apabila ingin merubah

data pegawai maka pilih edit dan merubah data yang ingin diubah. Seperti nama

pegawai, password dan alamat . Kemudian tekan button simpan apabila tidak

melakukan perubahan data tekan button batal. Tampilan halaman input dan edit

tampak pada gambar 4.49 dan gambar 4.50 .

79

Input pegawai baru

NID

Jabatan

Nama pegawai

Password

Alamat

Simpan Batal

Gambar 4.49 Halaman Input Pegawai

Input pegawai baru

Nama pegawai

Password

Alamat

Simpan Batal

Gambar 4.50 Halaman Edit Pegawai

80

I. Halaman Jabatan

Untuk menu tampilan awal halaman jabatan adalah hasil record setelah

data jabatan dimasukkan. Dari halaman jabatan yang tercatat adalah kode jabatan

dan nama jabatan Kemudian ada button tambah jabatan . Untuk tampilan halaman

jabatan bisa dilihat pada gambar 4.51.

Tambah Jabatan

Nama JabatanKode Jabatan Aksi

Data Jabatan

Gambar 4.51 Halaman Jabatan

J. Halaman Input dan Edit Jabatan

Halaman input jabatan akan muncul bila button tambah jabatan di tekan.

Halaman ini untuk mengisi data jabatan baru dan punya kepentingan dalam proses

aplikasi. Pencatatan jabatan adalah kode jabatan dan nama jabatan. Setelah

seluruh datanya diisi maka tekan button simpan jika tidak tekan button batal.

Kemudian data akan terecord ke halaman jabatan. Apabila ingin merubah

data jabatan maka pilih edit dan merubah data yang ingin diubah. Seperti nama

nama jabatan . Kemudian tekan button simpan apabila tidak melakukan perubahan

data tekan button batal. Tampilan halaman input dan edit tampak pada gambar

4.52 dan gambar 4.53 .

81

Input Jabatan

Kode jabatan

Nama Jabatan

Simpan Batal

Gambar 4.52 Halaman Input Jabatan

Edit Jabatan

Nama Jabatan

Simpan Batal

Gambar 4.53 Halaman Edit Jabatan

K. Halaman Disposisi

Untuk menu tampilan awal halaman disposisi surat adalah hasil record setelah

data disposisi yang dimasukkan. Dari halaman diposisi yang tercatat adalah no

disposisi, no agenda masuk, isi disposisi dan tanggal selesai Kemudian ada button

tambah disposisi . Untuk tampilan halaman disposisi bisa dilihat pada gambar

4.54.

82

Tambah Disposisi

No Agenda MasukNo Disposisi Isi Disposisi Tanggal selesai Aksi


Data Disposisi

Search

Gambar 4.54 Halaman Disposisi

L. Halaman Input dan Edit Disposisi

Halaman input disposisi akan muncul bila button tambah disposisi di

tekan. Halaman ini untuk mengisi data disposisi baru dan punya kepentingan

dalam proses aplikasi. Pencatatan disposisi adalah no diposisi, no agenda masuk,

isi disposisi dan tanggal selesai. Setelah seluruh datanya diisi maka tekan button

simpan, jika tidak tekan button batal.

Kemudian data akan terecord ke halaman disposisi. Apabila ingin merubah

data disposisi maka pilih edit dan merubah data yang ingin diubah. Seperti isi

disposisi dan tanggal selesai . Kemudian tekan button simpan apabila tidak

melakukan perubahan data tekan button batal. Tampilan halaman input dan edit

tampak pada gambar 4.55 dan gambar 4.56 .

83

Input Disposisi

date

month

years

No Agenda Masuk

Isi Disposisi

Kode Disposisi

Tanggal Selesai

simpan batal

Gambar 4.55 Halaman Input Disposisi

Edit Disposisi

date

month

years

Isi Disposisi

Tanggal Selesai

simpan batal

Gambar 4.56 Halaman Edit Disposisi

M. Halaman Histori Disposisi

Untuk menu tampilan awal halaman history disposisi surat adalah hasil

record setelah data tarnsaksi disposisi yang dimasukkan. Dari halaman transasksi

diposisi yang tercatat adalah disposisi, pegawai, status, tanggal otorisasi dan

84

keterangan selesai Kemudian ada button tambah disposisi pegawai . Untuk

tampilan halaman transaksi disposisi bisa dilihat pada gambar 4.57.

Tambah Disposisi Pegawai

Pegawai Disposisi Status Tanggal otorisasi Aksi


Keterangan

Data Disposisi pegawai

Search

Gambar 4.57 Halaman Histori Disposisi

N. Halaman Input dan Edit Histori Disposisi

Halaman input histori disposisi akan muncul bila button tambah disposisi

pegawai di tekan. Halaman ini untuk mencatat hasil data disposisi yang telah

terekam dan punya kepentingan dalam proses aplikasi. Pencatatan transaksi

disposisi adalah status, tanggal otorisasi dan keterangan Setelah seluruh datanya

diisi maka tekan button simpan, jika tidak tekan button batal.

Kemudian data akan terecord ke halaman histori disposisi. Apabila ingin

merubah data transaksi disposisi maka pilih edit dan merubah data yang ingin

diubah. Seperti status, tanggal otorisasi dan keterangan. Kemudian tekan button

simpan apabila tidak melakukan perubahan data tekan button batal. Tampilan

halaman input dan edit tampak pada gambar 4.58 dan gambar 4.59 .

85

Input Detil Disposisi

date

month

years

Status

Keterangan

Tanggal Otorisasi

simpan batal

Gambar 4.58 Halaman Input Histori

Edit Detil Disposisi

date

month

years

Status

Keterangan

Tanggal Otorisasi

simpan batal

Gambar 4.59 Halaman Edit Histori

86

4.3 Mengimplementasi Sistem

Untuk menjalankan aplikasi disposisi berbasis web dibutuhkan spesifikasi

sistem pendukung agar aplikasi dapat berjalan dengan baik. Spesifikasi sistem

yang dibutuhkan yaitu:

Software pendukung:

1. Sistem Operasi : minimal Windows 2000.

2. XAMPP : minimal versi 1.7.x

3. PHP : versi 5.x

4. MYSQL : versi 5.x

Hardware pendukung:

1. Processor : minimal 600MHZ

2. RAM : minimal 256 MB

3. VGA : minimal 800 x 600 256 color

4.4 Melakukan Pembahasan terhadap Implementasi Sistem

Implementasi sistem merupakan gambaran jalannya sistem yang sudah

dibuat. Akan dijelaskan masing – masing fungsi dari halaman tersebut. Berikut

adalah user interface pada aplikasi disposisi berbasis web:

4.4.1 Form Login

Form login akan muncul apabila aplikasi dijalankan melalui browser

pengguna. Hanya pengguna yang mempunyai kepentingan untuk menjalankan

aplikasi ini. Disini pengguna harus memasukkan username dan password. Setrlah

memasukkan username dan password kemudian pengguna menekan button login

dan sistem akan mengecek ada password atau tidak untuk inisiasi kemudian

87

mengecek hak akses dari pengguna pada database untuk masuk ke dalam menu

utama. Halaman login dapat dilihat pada gambar 4.60 .

Gambar 4.60 Form Login

4.4.2 Form Menu Home

Setelah pengecekan username, password dan hak akses maka akan menuju

halaman home. Halaman ini di tampilkan sesuai dengan pengguna yang

mengakses aplikasi. Berikut form menu home pada gambar 4.61 .

Gambar 4.61 Form Menu Home

88

4.4.3 Menu Sidebar

Menu kanal untuk mempermudah navigasi pengguna. Menu terdiri dari

link surat keluar, surat masuk, user, disposisi dan transaksi disposisi. Kanal dapat

dilihat pada gambar 4.62 berikut.

Gambar 4.62 Menu Sidebar

4.4.4 Form Manajemen Surat Keluar

Manajemen surat keluar terdiri dari tambah surat keluar, edit surat keluar

dan menampilkan surat keluar. Form data surat keluar menghasilkan data yang

sudah dimasukkan oleh petugas yang berkepentingan. Menampilkan data surat

keluar dapat dilihat pada gambar 4.63.

89

Kemudian untuk mengisi data terdapat form tambah data surat keluar yang

form dapat dilihat pada gambar 4.64.

Dan untuk merubah data surat keluar dapat dilihat gambar 4.65 .

Gambar 4.63 Form Data Surat Keluar

Gambar 4.64 Form Input Surat Keluar

90

Gambar 4.65 Form Edit Surat keluar

4.4.5 Form Manajemen Surat Masuk

Manajemen surat masuk terdiri dari tambah surat masuk, edit surat

masuk dan menampilkan surat masuk. Form data surat masuk menghasilkan data

yang sudah dimasukkan oleh petugas yang berkepentingan. Menampilkan data

surat masuk dapat dilihat pada gambar 4.66.

Kemudian untuk mengisi data terdapat form tambah data surat masuk

yang form dapat dilihat pada gambar 4.67.

Dan untuk merubah data surat masuk dapat dilihat gambar 4.68 .

91

Gambar 4.66 Form Data Surat Masuk

Gambar 4.67 Form Input Surat Masuk

92

Gambar 4.68 Form Edit Surat Masuk

4.4.6 Form Manajemen User

Manajemen user dibagi atas 2 pengolahan yaitu pengolahan data pegawai

dan data jabatan. Form dibedakan menjadi form pegawai dan form jabatan. Untuk

form pegawai terdiri dari tambah data pegawai dan edit data pegawai. Hal ini

sama dengan form jabatan. Berikut adalah form pegawai pada gambar 4.69 ,

gambar 4.70 dan gambar 4.71.

Kemudian untuk pengolahan data jabatan pada gambar 4.72 , gambar 4.73

dan gambar 4.74 .

93

Gambar 4.69 Form Data Pegawai

Gambar 4.70 Form Input Pegawai

94

Gambar 4.71 Form Edit Pegawai

Gambar 4.72 Form Data Jabatan

Gambar 4.73 Form Input Jabatan

95

Gambar 4.74 Form Edit Jabatan

4.4.7 Form Disposisi

Form disposisi merupakan transakssi surat yang menyangkut lembar

disposisi untuk semua pihak yang berkepentingan. Petugas yang membuat

disposisi bisa menambhakan disposisi lebih dari satu untuk satu surat masuk.

Berikut form untuk menambah disposisi dan edit disposisi pada gambar 4.75,

gambar 4.76 dan gambar 4.77 .

Gambar 4.75 Form Data Disposisi

96

Gambar 4.76 Form Input Disposisi

Gambar 4.77 Form Edit Disposisi

4.4.8 Form Transaksi Disposisi

Form ini adalah hasil dari disposisi yang sudah di masukkan sebelumnya.

Transaksi disposisi memuat disposisi serta tanggal otorisasi dari pengguna yang

berkepentingan. Button tambah transaksi hanya digunakan untuk menambah

97

status, tanggal dan keterangan tiap transaksi yang terjadi . untuk form dapat dilihat

pada gambar 4.78 dan gambar 4.79 .

Gambar 4.78 Transaksi Disposisi

Gambar 4.79 Detil disposisi

bab iv deskripsi pekerjaan - dinamikarepository.dinamika.ac.id/id/eprint/1397/6/bab_iv.pdf17 bab iv...

Documents