bab iii perancangan sistem 3.1 pengumpulan kebutuhan

17

BAB III

PERANCANGAN SISTEM

3.1 Pengumpulan Kebutuhan

Setelah melalukan observasi, wawancara dan analisa

diketahui bahwa pelaksanaan proses pengarsipan masih

dilakukan secara manual yaitu arsip hanya disimpan di dalam

map dan rak buku.

Surat masuk datang

dicatat dibuku agenda surat

masuk

Surat masuk diletakkan di

map/rak

Gambar 3.1 Proses pengarsipan surat masuk di Fakultas Biologi UKSW

Surat masuk ke Fakultas Biologi akan diarsipkan oleh

tata usaha dengan langkah awal yaitu mencatat dibuku

agenda surat masuk. Hal-hal yang dicatat di buku agenda

surat masuk meliputi tanggal surat datang/diterima ke tata

usaha, nomor surat, pengirim, tujuan dan keterangan dari

surat tersebut. Kemudian surat akan diletakkan di map/rak

yang sesuai dengan kategori surat.

18

Buat nomor surat

Catat di buku agenda surat

keluar

Buat surat keluar

Cetak surat

Kirim ke alamat yang dituju

Jadikan arsipLetakkan di

map/rak

Gambar 3.2 Proses pembuatan surat keluar hingga proses pengarsipan di

Fakultas Biologi UKSW

Proses awal dalam pembuatan surat keluar di Fakultas

Biologi UKSW yaitu dengan membuat nomor surat sesuai

dengan format yang sudah ditentukan. Nomor surat yang

sudah dibuat akan dicatat di buku agenda surat keluar. Selain

nomor surat, tanggal pembuatan surat, pengirim, alamat yang

dituju serta keterangan dari surat juga perlu dicatat.

Kemudian barulah surat dibuat dan dicetak menjadi 2, satu

untuk dikirim ke alamat yang dituju dan yang satu untuk

diarsipkan dengan meletakkan surat di map/rak sesuai

dengan kategori surat.

19

3.2 Ruang Lingkup Aplikasi

3.2.1 Dekstop Application

Dekstop application merupakan aplikasi yang

menghubungkan pengguna dengan websevice dan

database yang memiliki fungsi sebagai berikut:

- Menambah, memperbaharui dan menghapus data

informasi arsip digital dan arsip digital itu sendiri.

- Mencari arsip digital.

- Melihat data informasi arsip digital dan arsip digital

itu sendiri.

- Mencetak agenda surat masuk atau surat keluar.

3.2.2 Report

Report diperlukan untuk memudahkan pengguna

dalam mencetak secara langsung agenda surat masuk

atau surat keluar.

a. Fungsi

Digunakan untuk menampilkan dan mencetak

agenda surat.

b. Fitur

- Dapat langsung mencetak agenda surat

berdasarkan beberapa kriteria antara lain: jenis

surat, kategori dan atau sub kategori surat, tanggal

surat dibuat, tanggal surat diterima (berlaku untuk

surat masuk), tanggal surat diinput ke sistem.

20

- Pengguna dapat melihat daftar surat-surat sesuai

kriteria yang sudah pengguna tentukan sendiri.

3.3 Konsep Perancangan Aplikasi

3.3.1 Gambaran Umum

Sistem Informasi Pengarsipan merupakan

aplikasi pengarsipan dengan komputerisasi yang terdiri

atas module sebagai berikut :

1. Business Library terdiri atas class-class yang

berisi function/command untuk melihat,

menyimpan, mengubah, menghapus data dalam

database.

2. Web Service sebagai penghubung antara bussiness

layer dengan user interface.

3. Aplikasi Dekstop dirancang untuk digunakan oleh

dua pengguna, yaitu admin dan user. Semua data

yang ada pada aplikasi didapatkan dan disimpan di

database melalui web server, aplikasi ini juga

tidak menggunakan jaringan internet namun hanya

menggunakan jaringan lokal saja. Cara kerja dari

Sistem Informasi Pengarsipan yaitu admin atau

user harus melakukan login dengan nama

pengguna(username) dan kata sandi (password)

yang telah ditentukan. Setelah berhasil melakukan

login, pengguna baru dapat menjalankan fitur-fitur

21

yang ada pada aplikasi sesuai dengan hak akses

(admin/user) yang sudah ditentukan.

3.3.2 Pengguna Aplikasi

Sistem Informasi Pengarsipan memiliki dua hak

akses yaitu hak akses sebagai admin dan user. Hak

akses admin diperuntukkan untuk pegawai tata usaha

dan hak akses user diperuntukkan untuk dosen pejabat.

Tabel 3.1 Tabel Fitur-fitur pada Admin & User

Fasilitas/fitur Admin User

Melihat atau mencari data arsip √ √

Mengelola (insert, update, delete)

data arsip √ √

melihat aktivitas yang sudah

dilakukan user √ -

mengelola (insert, update, delete)

data daftar pengguna √ -

mengelola (insert dan atau update)

profil √ √

mengganti kata sandi √ √

membuat nomor surat √ √

Melihat atau mencetak agenda surat √ √

Mengelola (insert, update, delete)

kategori/ sub kategori arsip √ -

22

3.4 Perancangan Antar Muka Aplikasi

Perancangan antar muka aplikasi Sistem informasi

Pengarsipan berbasis dekstop sebagai berikut:

3.4.1 Form Login (T2)

Login

LOGIN

Nama Pengguna

Kata Sandi

Lihat Kata Sandi

Masuk

SIP Sistem Informasi

Pengarsipan

Gambar 3.3 Rancangan form login

Pada tampilan ini terdapat dua textbox yang masing-

masing berisi nama pengguna (username) dan kata

sandi (password) pengguna aplikasi.

Pada checkbox “Lihat Kata Sandi”, jika di centang

maka kata sandi yang semula * akan menampilkan kata

sandi yang sesungguhnya.

Pada Tombol yang bertuliskan “Masuk” berfungsi

untuk masuk ke aplikasi jika nama pengguna

(username) dan kata sandi (password) valid.

Tombol digunakan untuk keluar dari aplikasi.

23

3.4.2 Form Menu Utama User (T1)

Form Menu Utama

Wednesday, 31 May 2017

Keluar

Ganti kata sandi

Profil


Pengarsipan

Arsip PetunjukBuat Nomor Surat

Agenda SuratCari Arsip

(textbox)

No. Surat

(textbox)

Pengirim

(textbox)

Alamat yang dituju/ Penerima

(textbox)

Pengirim

Surat Masuk Surat Keluar Lain-lain

Cari Berdasarkan:

Kategori(combobox)

Sub Kategori(combobox)

(textbox)

Kata Kunci

(textbox)

Keterangan

Tanggal Pembuatan Arsip/Surat(datetimepicker)

Tanggal Arsip/ Surat diterima(datetimepicker)

Tanggal Arsip/ Surat dimasukkan disistem(datetimepicker)

Cari Tambah Baru Arsip Hapus Semua

No_Arsip Tanggaldibuat

Tanggalditerima

Pengirim PenerimaJenis_Surat

KodeKategori

KategoriKode

Sub KategoriSub Kategori

KataKunci

Keterangan Loker

(nama pengguna) ToolStripMenuItem

Gambar 3.4 Rancangan menu utama untuk user

Pengguna yang memiliki hak akses sebagai user,

setelah berhasil login maka akan tampil tampilan menu

awal seperti pada gambar 3.4.

Pada tabcontrol1 terdiri atas tiga tabpages yaitu: arsip,

Buat Nomor Surat dan Petunjuk. Tabpage “Arsip”

sebagai active tab ketika form pertama kali tampil.

Agenda SuratCari dan Lihat Arsip


Pengarsipan


Gambar 3.5 Rancangan tabpages pada tabcontrol1 & tabcontrol2

24

Didalam tabpage “Arsip” terdapat tabcontrol2 yang

terdiri atas dua tabpages yaitu: Cari dan Lihat Arsip,

Agenda Surat.

Tabpage “Cari dan Lihat Arsip” digunakan untuk

mencari dan melihat arsip-arsip digital yang tersimpan

pada database.

Tabpage “Agenda Surat” digunakan untuk melihat dan

mencetak agenda surat masuk atau surat keluar.


Agenda SuratCari Arsip

(textbox)

No. Surat

(textbox)

Pengirim

(textbox)


(textbox)

Pengirim


Cari Berdasarkan:

Kategori(combobox)


(textbox)

Kata Kunci

(textbox)

Keterangan






Tanggalditerima


KodeKategori

KategoriKode


KataKunci

Keterangan Loker

Gambar 3.6 Rancangan tabpages “Cari dan Lihat Arsip”

Pada tabpages “Cari dan Lihat Arsip” terdapat tombol

“Cari” berfungsi untuk melakukan pencarian arsip

berdasarkan kriteria-kriteria yang tersedia dan hasil

pencarian akan tampil pada datagridview.

Tombol “Tambah baru arsip” berfungsi untuk

memanggil form “Arsip detail” guna menambah arsip

digital baru.

25

Tombol “Hapus semua” berfungsi untuk menghapus

semua arsip-arsip yang ada pada datagridview.



Agenda SuratCari dan Lihat Arsip

Surat Masuk Surat Keluar

Agenda Surat

Kategori(combobox)



Tanggal Arsip/ Surat diterima

Tanggal Arsip/ Surat dimasukkan disistem

Lihat

(datetimepicker)

(datetimepicker) (datetimepicker)

(datetimepicker) (datetimepicker)(Crystal Report Viewer)

Gambar 3.7 Rancangan tabpages “Agenda Surat”

Tombol “Lihat” berfungsi untuk menampilkan agenda

surat masuk atau surat keluar pada crystal report

viewer yang kemudian dapat dicetak.

26

Form Menu Utama



Pengarsipan


Nomor Surat

Cek

Kategori(combobox)


(textbox)

Kata Kunci

(textbox)

Keterangan

(textboxt)Kepada

Internal UKSW Eksternal UKSW

Pengirim

Nama

Jabatan


(textboxt)

(textboxt)

No. Surat

x √ +

+

Gambar 3.8 Rancangan tabpages “Buat Nomor Surat”

Page “Buat Nomor Surat” berfungsi untuk membuat

nomor surat dari Fakultas Biologi baik di internal

fakultas atau universitas ataupun eksternal universitas

agar memiliki keseragaman format nomor surat dan

terhindar dari kesalahan pengkodean yang ada pada

format nomor surat.

Tombol “Cek” berfungsi untuk mengecek nomor surat

yang siap untuk dipakai.

Tombol √

berfungsi untuk menyimpan nomor surat

yang sudah dipakai.

Tombol x

berfungsi untuk membatalkan

penggunaan nomor surat yang akan digunakan dan

27

melakukan reset data pada semua toolbox yang ada

pada tabpage “Buat Nomor Surat”.

Tombol + digunakan untuk menambah kategori.


Pengarsipan


Pendahuluan

Sistem Informasi Pengarsipan (SIP) merupakan Aplikasi berbasis dekstop yang digunakan untuk mengarsipkan surat - surat dalam bentuk softfile (Hasil Scan) dengan memanfaatkan teknologi Informasi.

Gambar 3.9 Rancangan pada tabpages “Petunjuk”

Tabpages “Petunjuk” berisi berisi penjelasan mengenai

Sistem Informasi Pengarsipan serta petunjuk

penggunaan aplikasi.

28

3.4.3 Form Menu Utama Admin (T1)

Form Menu Utama


Keluar

Ganti kata sandi

Profil


Pengarsipan

Arsip Kelola Pengguna PetunjukBuat Nomor Surat

Pengaturan ArsipAgenda SuratCari Arsip

(textbox)

No. Surat

(textbox)

Pengirim

(textbox)


(textbox)

Pengirim


Cari Berdasarkan:

Kategori(combobox)


(textbox)

Kata Kunci

(textbox)

Keterangan






Tanggalditerima


KodeKategori

KategoriKode


KataKunci

Keterangan Loker

(nama pengguna) ToolStripMenuItem

Gambar 3.10 Rancangan menu utama untuk admin

Setelah pengguna yang memiliki hak akses sebagai admin

berhasil login akan tampil form seperti pada Gambar 3.10.

Keterangan:

Pada tabcontrol1 terdiri atas empat tabpages yaitu:

arsip, Buat Nomor Surat, Kelola Pengguna dan

Petunjuk. Tabpage “Arsip” sebagai active tab ketika

form pertama kali tampil.

Tabpage “Buat Nomor Surat” dan “Petunjuk” pada

menu admin memiliki fungsi dan cara kerja yang sama

seperti pada menu user.

29

Pengaturan ArsipAgenda SuratCari dan Lihat Arsip


Pengarsipan


Gambar 3.11 Rancangan tabpages pada tabcontrol1 & tabcontrol2

Didalam tabpage “Arsip” terdapat tabcontrol2 yang

terdiri atas tiga tabpages yaitu: Cari dan Lihat Arsip,

Agenda Surat, Pengaturan Arsip.

Tabpage “Cari dan Lihat Arsip” dan “Agenda Surat”

pada menu admin memiliki cara kerja dan fungsi yang

sama seperti menu pada user.


(textboxt)

(combobox)

(textboxt)

(textbox)

(textbox)


Pengaturan ArsipAgenda SuratCari dan Lihat Arsip

Data Kategori:

Kategori(combobox)

Daftar Sub Kategori

Simpan

Edit Kategori Edit Sub Kategori Hapus Sub Kategori Hapus Semua Sub Kategori

Detail

Kode Kategori :

Kategori :

Kode Sub Kategori :

Sub Kategori :

Deskripsi :

Bersihkan

Kode Sub Kategori Sub Kategori Deskripsi

Groupbox

(Datagridview)

Gambar 3.12 Rancangan tabpages “Pengaturan Arsip”

30

Button “Edit Kategori” berfungsi untuk memanggil

form “EditKategori” yang digunakan untuk mengubah

kode kategori atau nama kategori.

Button “Edit Sub Kategori” berfungsi untuk

memindahkan data data dari sub kategori yang sudah

dipilih pengguna ke dalam toolbox-toolbox yang sesuai

didalam groupbox.

Button “Hapus Sub Kategori” berfungsi untuk

menghapus data sub kategori yang dipilih pada

datagridview.

Button “Hapus Semua Sub Kategori” berfungsi untuk

menghapus semua data sub kategori yang ada pada

datagridview.

Button “Bersihkan” berfungsi menghapus semua data

yang ada pada textbox dan reset data pada combobox

yang ada pada groupbox.

Button “Simpan” berfungsi untuk menyimpan data ke

database.

31



Pengaturan PenggunaAktivitas Pengguna

Nama Pengguna Tanggal Aktivitas Keterangan

(Datagridview)

Lihat Arsip

Lihat Arsip


Pengarsipan

Gambar 3.13 Rancangan tabpage “Kelola Pengguna”

Pada tabpage “Kelola Pengguna” terdapat 2 tabpage

yaitu: Aktivitas Pengguna dan Pengaturan Pengguna.

Pada tabpage “Aktivitas Pengguna” terdapat

datagridview yang berfungsi untuk menampilkan

aktivitas-aktivitas para pengguna dala mengelola arsip

(log transaction).

32



Pengaturan PenggunaAktivitas Pengguna

Nama Pengguna Hak Akses

Tambah Edit Hapus

Data Pengguna Profil Pengguna

(Datagridview)

(textbox)

Nama Lengkap Pengguna

(textbox)

Jabatan

(textbox)

Golongan

(textbox)

Alamat

(textbox)

Tanggal Lahir

(textbox)

No. Telpon

(textbox)

E-mail

(PictureBox)

Gambar 3.14 Rancangan tabpage “Pengaturan Pengguna”

Pada tabpage “Pengaturan Pengguna” terdapat

datagridview yang digunakan untuk menampilkan

nama-nama pengguna (username) beserta hak aksesnya

(admin/user).

Jika baris yang berisi nama pengguna (username)

beserta hak aksesnya (admin/user) pada datagridview

di klik maka akan menampilkan profil pengguna yang

meliputi: nama lengkap pengguna, jabatan, golongan,

alamat, tanggal lahir, no. Telpon, e-mail serta foto.

Tombol Tambah digunakan untuk memanggil form

“Account Pengguna” yang berfungsi untuk

menambahkan account pengguna baru.

33

Tombol Edit digunakan untuk memanggil form

“Account Pengguna” yang berfungsi untuk mengubah

account pengguna.

Tombol Hapus digunakan untuk menghapus account

pengguna.

3.4.4 Form “Arsip_detail” (T3)

(textbox)

No. Surat

(textbox)

Pengirim

(textbox)


(textbox)

Pengirim

Kategori(combobox)


(textbox)

Kata Kunci

(textbox)

Keterangan



Detail Arsip

(textbox)

Softfile Arsip

Jenis Surat


Cari file

(textbox)

Lokasi penyimpanan hardfile Arsip

Batal Simpan

Preview Arsip

PictureBox

Arsip_detail

Gambar 3.15 Rancangan form “Arsip_detail”

Form “Arsip_detail” digunakan sebagai menambah

data arsip baru ke database atau mengubah data arsip

yang tersimpan di database.

Tombol Batal digunakan menutup form tanpa

melakukan penyimpanan data.

Tombol Simpan digunakan untuk menyimpan data ke

database, baik itu data baru atau pun data yang diubah.

34

3.4.5 Form “EditKategori” (T4)

EditKategori

(textbox)

(textbox)

Pilh kategori yang akan diubah

(combobox)

Kode kategori baru

kategori baru

SimpanUbah

Gambar 3.16 Rancangan form “editKategori”

Form “EditKategori” digunakan untuk menampung

data yang akan diubah.

Tombol Ubah digunakan untuk penyimpan data

yang diubah ke database.

Tombol Batal digunakan untuk menutup form tanpa

melakukan perubahan data.

3.4.6 Form “TambahBaru_Kategori” (T5)

TambahBaru_Kategori

(textboxt)

(combobox)

(textboxt)

(textboxt)

(textbox)

Simpan

Detail

Kode Kategori :

Kategori :

Kode Sub Kategori :

Sub Kategori :

Deskripsi :

Tutup

Gambar 3.17 Rancangan form “TambahBaru_Kategori”

35

Form “TambahBaru_Kategori” digunakan untuk

menampung data kategori atau sub kategori baru untuk

disimpan ke database.

Tombol Simpan digunakan untuk penyimpan data

yang diubah ke database.

Tombol Tutup digunakan untuk menutup form

tanpa melakukan perubahan data.

3.4.7 Form “Account Pengguna” (T6)

Account_Pengguna

Account Pengguna

(textboxt)

Nama Pengguna

(textboxt)


Simpan


Pengarsipan

(textboxt)

Kata Sandi

(combobox)

Hak Akses

Tutup

Gambar 3.18 Rancangan form “Account_Pengguna”

Form “Account_Pengguna” digunakan untuk

menampung data baru untuk disimpan ke database atau

data yang akan diperbaharui.

36

Tombol Simpan digunakan untuk menyimpan data

baru atau memperbaharui data ke database.

Tombol Tutup digunakan untuk menutup form

tanpa melakukan perubahan atau penyimpanan data ke

database.

3.4.8 Form “Ubah_KataSandi” (T7)

Ubah_KataSandi

Ubah Kata Sandi

Kata Sandi Baru

Ulangi Kata Sandi Baru

Lihat Kata Sandi

Simpan


Pengarsipan

Tutup

Gambar 3.19 Rancangan form “Ubah_KataSandi”

Form “Ubah_KataSandi” digunakan untuk megubah

kata sandi pengguna.

37

3.4.9 Form “Preview_Arsip” (T8)

Preview_Arsip

Preview


Pengarsipan

Gambar 3.20 Rancangan form “Preview_Arsip”

Form “Preview_Arsip” digunakan untuk melihat arsip

yang berupa gambar yang berekstensi: bmp, jpg, jpeg

dan png.

38

3.4.10 Form “Profil” (T9)

Profil


Pengarsipan

Profil Pengguna

(textbox)


(textbox)

Jabatan

(textbox)

Golongan

(textbox)

Alamat

Tanggal Lahir

(textbox)

No. Telpon

(textbox)

E-mail

(PictureBox)

Unggah Foto

Simpan

Gambar 3.21 Rancangan form “Profil”

Form “Profil” digunakan untuk melihat data pengguna

serta memperbaharui data jika diperlukan.

39

3.4.11 Jaringan Semantik Tampilan

Keterangan:T1 : Tampilan Menu utamaT2 : Tampilan form LoginT3 : Tampilan form Arsip_detailT4 : Tampilan form editKategoriT5 :Tampilan form TambahBaru_KategoriT6 :Tampilan form Account_PenggunaT7: Tampilan form Ubah_KataSandiT8 : Tampilan form Preview_ArsipT9 : Tampilan form Profil

T7

T9

T2

T3

T6

T4T8 T1

T5

Kembali

Kem

bali

Kem

bal

i

Me

nu

utam

a

Input

lihat

Kembali

Gambar 3.22 Jaringan Semantik Tampilan Aplikasi Sistem Informasi

Pengarsipan untuk hak akses admin

Keterangan:T1 : Tampilan Menu utamaT2 : Tampilan form LoginT3 : Tampilan form Arsip_detailT4 : Tampilan form Ubah_KataSandiT5 : Tampilan form Preview_ArsipT6 : Tampilan form Profil

T2

T3

T5

T4T1T6Kembali

Kem

bal

iK

emb

ali

Me

nu

utam

a

Input

Input

Kembali

Lih

at

Gambar 3.23 Jaringan Semantik Tampilan Aplikasi Sistem Informasi

Pengarsipan untuk hak akses user

40

3.5. Perancangan Proses Bisnis

3.5.1. UML (Unified Modelling Language )

UML adalah sebuah “bahasa” yang telah menjadi

standar untuk visualisasi, merancang, membangun,

memspesifikasikan dan mendokumentasikan sistem

peranti lunak berbasis object oriented. UML pada

sistem yang dibangun ini terdiri dari use case diagram,

flowchart dan activity diagram.

3.5.1.1. Use Case Diagram

Use case diagram menggambarkan fungsionalitas

yang diharapkan dari sebuah sistem. Sebuah use case

merepresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan

sistem.

melihat/ mencari data arsip

mengelola data arsip

menambah

mengubah

menghapus

mengelola profil

membuat nomor surat

mengganti kata sandi

menambah

mengubah

melihat agenda suratuser

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>><<include>>

<<include>>

Gambar 3.24 Use case diagram aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan

dengan hak akses sebagai user

41

melihat/ mencari data arsip

melihat aktivitas yang sudah dilakukan

penggunamengelola data arsip

menambah

mengubah

menghapus

mengelola data daftar pengguna

membuat nomor surat

mengganti kata sandi

menambah

mengubah

menghapus

melihat agenda surat

admin

mengelola profil

menambah

mengubah

Mengelola kategori/sub kategori arsip

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>><<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>>

Gambar 3.25 Use case diagram aplikasi Sistem Informasi

Pengarsipan dengan hak akses sebagai admin

Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan berbasis

dekstop dirancang menggunakan akses login pengguna,

karena tidak diperuntukkan semua orang melainkan

hanya untuk pegawai tata usaha dan dosen. Aplikasi ini

memanfaatkan fitur dari web service agar dapat diakses

dikantor tata usaha dan kantor dosen.

3.5.1.2. Flowchart Proses Pengarsipan

Flowchart adalah bagan atau chart yang

menunjukkan alir atau flow di dalam program atau

prosedur sistem secara logika.

42

mulai

Input arsip baru Ubah data arsip Hapus arsip Cari arsip

Scan surat

Selesai scan?

tidak

Input data

ya

tidak

Selesai input data?

simpan

ya

login

Menu Utama,Data arsip

tampil

Pilih kategori

Input kata kunci

selesai

Input nama pengguna dan kata

sandi

ya

Nama pengguna dan kata sandi sudah benar?

tidak

Gambar 3.26 Proses pengarsipan, ubah data arsip, hapus arsip dan pencarian

arsip

43

3.5.1.3. Activity Diagram

Activity diagram menggambarkan berbagai alur

aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang,

bagaimana masing-masing alur berawal, decision yang

mungkin terjadi, dan bagaimana berakhir.

44

Pengguna Windows Aplication Web serviceP

has

e

Membuka Aplikasi

Menampilkan form login

Input username dan password

cek apakah ada yang kosong

tidak

mengirim data username dan

password

ya

menerima data

memproses data

Menampilkan form menu utama

mengirim error message

menampilkan error message

valid

Tidak valid

Gambar 3.27 activity diagram, proses login

45

3.6. Perancangan Basis Data

Tabel beserta relasi yang digunakan dalam Aplikasi

Sistem Informasi Pengarsipan berbasis Dekstop:

Gambar 3.28 Rancangan basis data

Deskripsi Tabel:

a. Tabel HakAkses_Detail

- Merupakan tabel yang berisikan field ID_HakAkses,

Hak_Akses, Deskripsi yang berfungsi untuk menyimpan

data hak akses.

- ID_HakAkses menjadi primary key atau kode unik yang

memiliki relasi dengan table login_Pengguna.

- Hak_Akses berisi Admin dan user.

46

- Deskripsi merupakan penjelasan singkat tentang hak akses

admin dan user.

b. Tabel Login_Pengguna

Merupakan tabel yang berisikan ID_Pengguna,

Nama_Pengguna, Kata_Sandi, ID_HakAkses yang befungsi

agar pengguna dapat login ke aplikasi.

c. Tabel Profil_Pengguna

Merupakan tabel yang berisikan ID_Pengguna,

Nama_Lengkap, Jabatan, Golongan, Alamat, Tanggal_Lahir,

Telp, Mail, Foto yang berfungsi untuk menampung profil

pengguna yang meliputi: nama lengkap, jabatan, golongan,

alamat, tanggal lahir, nomor telpon, e-mail serta foto diri.

d. Tabel Aktivitas_Pengguna

Merupakan tabel yang berisikan ID_Aktivitas,

ID_Pengguna, ID_Arsip, Tanggal, Keterangan. Tabel

Aktivitas_Pengguna berfungsi untuk menyimpan/ menampung

data aktivitas pengguna yang meliputi: insert, update dan

delete arsip.

e. Tabel No_Surat

- Merupakan tabel yang berisikan ID_Surat, ID_Jabatan,

Jabatan yang berfungsi untuk menyimpan/menampung

kode untuk pejabat struktural.

- ID_Surat merupakan primary key/kode unik.

- ID_Jabatan adalah kode untuk masing masing jabatan

dimana setiap jabatan akan memiliki kode yang berbeda.

47

ID_Jabatan digunakan sebagai salah satu kode dalam

format nomor surat.

- Field Jabatan merupakan keterangan dari ID_Jabatan atau

kode jabatan.

f. Tabel Kategori_Detail

Merupakan tabel yang berisikan ID_Kategori,

kode_Kategori, kategori, kode_subKategori, sub_Kategori,

Deskripsi yang berfungsi untuk menampung daftar

kode_Kategori, kategori, kode_subKategori, sub_Kategori,

Deskripsi..

g. Tabel Info_Arsip

- Merupakan tabel yang berisikan ID_Arsip, No_Surat,

TanggalArsip_dibuat, TanggalArsip_diterima, Pengirim,

Penerima, Jenis_surat, ID_Kategori, kata_kunci,

keterangan, loker, tanggalArsip_diinput, Arsip_digital,

filename dan filetype.

- Tabel Info_Arsip berfungsi untuk menyimpan arsip digital

berserta informasinya dan ketetangan arsip digital.

- Field loker merupakan field tempat hardfile arsip digital

disimpan.

- Arsip_digital adalah field untuk hasil dari convert arsip

digital dalam bentuk ke dalam bentuk binary.

h. Tabel Recycle_Bin

- Berisikan ID_Arsip, No_Surat, TanggalArsip_dibuat,

TanggalArsip_diterima, Pengirim, Penerima, Jenis_surat,

48

ID_Kategori, kata_kunci, keterangan, loker,

tanggalArsip_diinput, Arsip_digital, filename dan filetype.

- Tabel Recycle_Bin memiliki fungsi yang sama seperti

recycle bin pada windows explorer yaitu untuk menampung

data yang dihapus dari tabel Info_Arsip.

3.7. Model Distribusi Aplikasi

Basis data

Web server

admin user

Gambar 3.29 Arsitektur Sistem

Aplikasi ini dapat diakses oleh beberapa layer

pengguna seperti pada gambar 3.29. Arsip yang tersimpan di

49

dalam basis data dikelola dalam web server dan bisa diakses

oleh admin dan user melalui dekstop application.

Client 1

Client 2

SQL Server Database

Paket Data Access

Internet Information

Server

Paket Business Library

Server

Gambar 3.30 Pendistribusian Aplikasi

Dalam praktek, pendistribusian aplikasi Sistem

Informasi Pengarsipan sebagai berikut:

Aplikasi client berbasis dekstop di install ke setiap

workstation.

Komponen-komponen dalam paket business library dan

paket data access ditempatkan dalam satu server.

Kebutuhan dalam komputer client sebagai berikut:

Sistem operasi windows 7 atau 10.

Kebutuhan dalam komputer server sebagai berikut:

Sistem operasi windows 7 atau 10.

Internet Information Server (IIS).

Microsoft SQL Server 2008.

Microsoft Visual Studio 2010.

50

Database web

server

Kantor TURuang Ketua

Program StudiRuang Dekan &

wakil Dekan

Gambar 3.31 Skema Rencana Penempatan Aplikasi

Aplikasi dekstop dengan hak akses admin akan

diletakkan di kantor tata usaha (TU) karena pegawai TU

merupakan pengguna yang ditunjuk sebagai pengguna

dengan hak akses admin. Pada bagian TU dibutuhkan satu

buah komputer dan satu buah printer.

Aplikasi dekstop dengan hak akses user akan

diletakkan di kantor dosen yang menjabat sebagai dekan,

wakil dekan dan ketua program studi. Pada bagian ruang

dekan & wakil dekan dan ruang ketua program studi

dibutuhkan satu buah komputer dan satu buah printer pada

masing masing ruang.

bab iii perancangan sistem 3.1 pengumpulan kebutuhan

Documents