32

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Umum Organisasi

3.1.1. Sejarah dan Perkembangan PT Pos Indonesia (Persero)

Sejarah mencatat keberadaan Pos Indonesia begitu panjang, kantor pos

pertama didirikan di Batavia (sekarang Jakarta) oleh Gubernur Jenderal G.W Baron

Van Imhoff pada tanggal 26 Agustus 1746 dengan tujuan untuk lebih menjamin

keamanan surat-surat penduduk, terutama bagi mereka yang berdagang dari kantor-

kantor di luar Jawa dan bagi mereka yang datang dari dan pergi ke negeri Belanda.

Sejak itulah pelayanan pos telah lahir mengemban peran dan fungsi pelayanan kepada

publik.

Setelah Kantor Pos Batavia didirikan, maka empat tahun kemudian didirikan

Kantor Pos Semarang untuk mengadakan perhubungan pos yang teratur antara kedua

tempat itu dan untuk mempercepat pengirimannya. Rute perjalanan pos kala itu ialah

melalui Karawang, Cirebon dan Pekalongan.

Pos Indonesia telah beberapa kali mengalami perubahan status mulai dari

Jawatan PTT (Pos, Telegraph dan Telephone). Badan usaha yang dipimpin oleh

seorang Kepala Jawatan ini operasinya tidak bersifat komersial dan fungsinya lebih

diarahkan untuk mengadakan pelayanan publik. Perkembangan Negara Pos dan

Telekomunikasi (PN Postel) mengamati perkembangan zaman dimana sektor pos dan

telekomunikasi berkembang sangat pesat, maka pada tahun 1965 berganti menjadi

33

Perusahaan Negara Pos dan Giro (PN Pos dan Giro) dan pada tahun 1978 berubah

menjadi Perum Pos dan Giro yang sejak ini ditegaskan sebagai badan usaha tunggal

dalam menyelenggarakan dinas pos dan giro pos baik untuk hubungan dalam maupun

luar negeri. Selama 17 tahun berstatus Perum, maka pada Juni 1995 berubah menjadi

Perseroan Terbatas dengan nama PT Pos Indonesia (Persero).

Dengan berjalannya waktu, Pos Indonesia kini telah mampu menunjukkan

kreatifitasnya dalam mengembangkan bidang per-posan Indonesia dengan

memanfaatkan insfrastruktur jejaring yang dimilikinya yang mencapai sekitar 24 ribu

titik layanan yang menjangkau 100 persen kota/kabupaten, hampir 100 persen

kecamatan dan 42 persen kelurahan/desa, dan 940 lokasi transmigrasi terpencil di

Indonesia. Seiring dengan perkembangan informasi, komunikasi dan teknologi,

jejaring Pos Indonesia sudah memiliki 3.700 kantor pos online, serta dilengkapi

dengan electronic mobile pos (jaringan pos seluler) di beberapa kota besar. Sistem

Kode Pos diciptakan untuk mempermudah processing (pengolahan) kiriman pos

dimana setiap titik daerah di Indonesia mampu diidentifikasi dengan akurat.

Visi dan Misi PT Pos Indonesia (Persero)

Visi PT Pos Indonesia (Persero) adalah Menjadi raksasa logistik pos dari Timur.

Misi PT Pos Indonesia (Persero) adalah:

1. Menjadi aset yang berguna bagi bangsa dan negara;

2. Menjadi tempat berkarya yang menyenangkan;

3. Menjadi pilihan terbaik bagi para pelanggan;

34

4. Senantiasa berjuang untuk memberi yang lebih baik bagi bangsa, negara,

pelanggan, karyawan, masyarakat serta pemegang saham.

Tagline PT Pos Indonesia (Persero) : “Kami membawa misi”

Kredo PT Pos Indonesia (Persero) : “Sumber daya ada batasnya, tetapi kreativitas

tak terbatas. Dengan Iman kepada Tuhan

dan persatuan, kita menuju kejayaan”.

3.1.2. Struktur dan Tata Kerja PT Pos Indonesia (Persero)

Struktur organisasi adalah suatu susunan dari sejumlah orang yang memegang

fungsi dan jabatan dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Struktur organisasi

dibuat dengan tujuan untuk menentukan tugas, tanggung jawab, kewajiban dan

wewenang dari masing-masing divisi atau departemen.

Berikut adalah struktur organisasi PT Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos

Jakarta Selatan 12000 bagian Sumber Daya Manusia (SDM) yang telah di sahkan

berdasarkan Keputusan Direksi PT Pos Indonesia (Persero) dengan Nomor:

KD.50/DIRUT/0714 pada tanggal 08 Juli 2014.

35

Sumber : Bagian Sumber Daya Manusia PT Pos Indonesia (Persero)

Gambar III.1.

Struktur Organisasi Bagian Sumber Daya Manusia

Berdasarkan struktur organisasi di atas, adapun tugas dan wewenang dari

masing-masing jabatan sebagai berikut:

1. Manajer Sumber Daya Manusia mempunyai tugas yaitu:

a. Mewakili dan memeriksa kegiatan usaha yang berhubungan dengan bagian

Sumber Daya Manusia (SDM).

b. Menganalisa dan menghitung kebutuhan serta kualitas Sumber Daya Manusia

(SDM).

Manajer Sumber Daya Manusia

Yulius Gunawan

Asisten Manajer SDM

Purwoko

Staff Agendaris

Nurhadi

Staff SDM

Fatiah

Staff SDM / Sekretaris KaKp

Sri Utami

Staff Pajak Penghasilan

Ratri Widiayati

Staff Gaji Pensiun Pos

Iskandar

Staff Gaji Karyawan

Hendra Gunawan

36

c. Menyusun Rencana Kerja Anggaran (RKA) di bidang Sumber Daya Manusia

(SDM).

d. Menangani surat masuk dan surat keluar yang bersifat rahasia.

e. Melaksanakan hal-hal lain yang diinstruksikan oleh kepala kantor dan

mengajukan perekrutan karyawan apabila terdapat kekurangan karyawan.

2. Asisten Manajer Sumber Daya Manusia mempunyai tugas yaitu:

a. Membantu tugas-tugas pokok manajer.

b. Mengelola data kepegawaian sesuai dengan prosedur dan aturan yang

ditetapkan oleh direksi.

c. Menyiapkan laporan-laporan kepegawaian dan laporan pendukung lainnya.

d. Mengetik surat keluar yang telah disetujui oleh kepala kantor.

3. Staff Agendaris mempunyai tugas yaitu:

a. Memproses surat masuk dan surat keluar.

b. Surat yang masuk akan disortir terlebih dahulu sebelum ditindaklanjuti.

c. Mengagendakan surat masuk maupun surat keluar berdasarkan kebutuhan

surat tersebut lalu diberi nomor urut tahunan terhadap surat masuk maupun

surat keluar

d. Berperan penting dalam kegiatan surat-menyurat.

4. Staff Sumber Daya Manusia mempunyai tugas yaitu:

a. Membantu tugas kesekretarisan kepala kantor pos.

b. Mengurus kesejahteraan dan kesehatan pegawai beserta keluarga.

c. Mengurus absensi karyawan keseluruhan.

37

5. Staff Pajak Penghasilan mempunyai tugas yaitu menghitung pajak penghasilan

perusahaan di setiap bulannya.

6. Staff Gaji Pensiun Pos mempunyai tugas yaitu:

a. Mendata karyawan-karyawan yang telah lama pensiun dengan memberikan

gaji sesuai grade (tingkatan).

b. Mendata karyawan yang akan pensiun.

c. Menginput data gaji karyawan yang pensiun.

7. Staff Gaji Karyawan mempunyai tugas yaitu:

a. Memberikan gaji pada karyawan baik secara langsung (tunai) maupun tidak

langsung (transfer).

b. Memproses dan memberikan tunjangan-tunjangan pendukung kepada para

karyawan.

c. Mendata karyawan beserta keluarga.

3.1.3. Kegiatan Usaha PT Pos Indonesia (Persero)

PT Pos Indonesia (Persero) merupakan perusahaan Badan Usaha Milik

Negara (BUMN) yang berada dibawah naungan Departemen Pariwisata dan

Telekomunikasi (Deparpostel) dipimpin oleh suatu direksi yang membina perusahaan

dan dibantu oleh Dirjen Pos dan Telekomunikasi, dengan misi dan fungsi yang

diemban oleh perusahaan yaitu meningkatkan mutu dan pelayanan terhadap

masyarakat. PT Pos Indonesia (Persero) sebagai penyedia sarana komunikasi usaha

pos tidak terlepas dari perkembangan teknologi informasi.

38

Secara garis besar, usaha pos dapat dikategorikan menjadi usaha pokok (core

business) dan usaha penunjang (non-core business).

1. Usaha Pokok PT Pos Indonesia (Persero)

a. Penjualan benda pos dan materai;

b. Layanan Giro;

c. Layanan Tabanas (Tabungan Nasional);

d. Layanan Paket Pos;

e. Layanan Surat Pos;

f. Layanan Pengiriman Wesel Pos.

2. Usaha Penunjang PT Pos Indonesia (Persero)

a. Usaha Properti, antara lain dapat memberikan layanan penyewaan ruang atau

tempat;

b. Usaha Transportasi;

c. Bank Pos;

d. Belanja Lewat Pos;

e. Berbagai pelayanan Jasa Keagenan.

39

3.2. Hasil Penelitian

3.2.1. Prosedur Penanganan Surat Masuk Kantor Pos Jakarta Selatan 12000

Surat masuk adalah surat yang masuk ke dalam suatu instansi atau perusahaan

atau bagian dalam suatu instansi atau perusahaan, baik yang berasal dari instansi atau

perusahaan lain atau dari bagian lain pada instansi atau perusahaan yang sama.

Prosedur penanganan surat masuk adalah salah satu kegiatan bertahap yang

menjadi tugas rutin seorang agendaris yang ditunjuk dan bertanggung jawab untuk

memproses tidak lanjut atau penyelesaian masalah dari surat yang masuk ke dalam

perusahaan, baik yang berasal dari perorangan, kantor pos wilayah lain maupun dari

instansi pemerintah dan swasta.

Berikut adalah alur prosedur penanganan surat masuk pada PT Pos Indonesia

(Persero) Kantor Pos Jakarta Selatan 12000 bagian Sumber Daya Manusia (SDM),

yaitu:

40

Bagian Processing

(Proses) Bagian Agendaris Kepala Kantor Pos

Bagian-bagian terkait

Sumber: Bagian Sumber Daya Manusia PT Pos Indonesia (Persero)

Gambar III.2

Alur Prosedur Penanganan Surat Masuk

Start

Penyortiran

Surat

Penerimaan

Surat

Pengagendaan

Surat

Pendisposisian

Surat

Pemberian

Rekomendasi

Penerimaan Surat

yang telah diberi

rekomendasi

Diarsipkan

Diarsipkan

Pemeriksaan

kebenaran

alamat.

Pendistribusian Surat

ke bagian-bagian

terkait

Start

End

41

Keterangan:

1. Bagian Processing (Proses)

Surat yang masuk diterima oleh bagian Processing (Proses), kemudian

dikumpulkan di dalam kotak khusus. Lalu surat-surat tersebut diperiksa

kebenaran alamatnya, apabila ada surat yang salah alamat, maka surat tersebut

segera dikembalikan kepada pengirim.

2. Bagian Agendaris

Bagian agendaris mengambil surat-surat di dalam kotak khusus pada bagian

processing (proses). Setelah itu, surat-surat disortir dengan meneliti sumber atau

pengirim surat berdasarkan jenis surat tersebut, yaitu surat dinas dan surat

pribadi. Surat dinas dapat dikelompokkan menjadi surat dinas yang bersifat

rahasia, penting dan umum atau rutin. Surat tersebut dapat dibedakan

berdasarkan instansi pengirim menulis nomor surat pada amplop bagian depan.

Contohnya : No. :159/umum-jks/ atau No. :159/rhs-jks/

Jika surat bersifat rhs atau rahasia, maka surat tersebut langsung diberikan

kepada manajer. Surat yang bersifat penting, maka surat harus segera

ditindaklanjuti sebagaimana mestinya. Surat yang bersifat umum atau rutin,

biasanya tidak memerlukan tindak lanjut yang sesegera mungkin. Sedangkan

surat bersifat pribadi, bisa langsung diberikan kepada pihak yang dituju yang

telah tercantum pada amplop surat. Disini, agendaris hanya menindaklanjuti

surat-surat yang bersifat umum atau rutin dan juga surat yang bersifat penting.

Sedangkan untuk surat yang bersifat rahasia, manajer yang akan

menindaklanjutinya.

42

Kemudian surat yang telah dibuka kemudian dicatat di buku agenda berpasangan.

Mengagendakan surat sesuai dengan nomor urut tahunan dan permasalahannya

yang ditujukan kepada kepala kantor.

Ada tiga macam buku agenda untuk pencatatan surat, yaitu:

a. Buku Agenda Umum, SDM (Sumber Daya Manusia), Kug (Keuangan) dan

Sarana.

b. Buku Agenda Jaskug (Jasa Keuangan) dan Penjualan Pemasalahan.

c. Buku Agenda Operasi.

Berikut adalah bentuk tabel buku agenda surat masuk pada PT Pos Indonesia

(Persero) Kantor Pos Jakarta Selatan 12000.

Tabel III.1

Buku Agenda Surat Masuk PT Pos Indonesia (Persero)

SURAT YANG MASUK

Nomor urut dari

surat yang masuk

dan keluar

Tanggal

terima

Jenis surat dan

pengirim

Tanggal dan

nomor Isi Singkat

1 2 3 4 5

Sumber : Bagian Sumber Daya Manusia PT Pos Indonesia (Persero)

Keterangan :

1. Pada kolom nomor urut dari surat yang masuk dan keluar, diisi nomor urut

tahunan dan indeksasi surat menyurat yang sudah berlaku di perusahaan.

43

2. Pada kolom tanggal terima, di beri cap tanggal (band date) yaitu tanggal

diterimanya dan diproses surat tersebut.

3. Pada kolom jenis surat dan pengirim, diisi dengan jenis surat dan nama

pengirim surat.

4. Pada kolom tanggal dan nomor, diisi tanggal dan nomor surat yang tertera di

dalam surat tersebut.

5. Pada kolom isi singkat, diisi berdasarkan perihal yang tertera pada surat

tersebut. (bukti buku agenda surat masuk terdapat pada lampiran E1)

Pengagendaan surat sesuai dengan nomor urut surat yang masuk di dalam

buku agenda dan diberi indeksasi surat menyurat yang telah ditetapkan oleh

Keputusan Direksi PT Pos Indonesia (Persero) Nomor : KD.49/DIRUT/0714

pada tanggal 08 Juli 2014 sesuai dengan perihal surat tersebut. Indeksasi surat

berguna untuk menunjukkan jenis permasalahan di setiap bagian sampai dengan

sub bagian sehingga akan lebih mudah dalam pendistribusiannya.

44

Berikut adalah bentuk tabel indeksasi surat menyurat di lingkungan Regional

IV Jakarta 10004 PT Pos Indonesia (Persero).

TABEL III.2

Daftar Indeksasi Surat Menyurat PT Pos Indonesia (Persero)

NO. URAIAN FORMAT PENULISAN

1. KA REGIONAL IV .../Regional-IV/a/b/mmyy

2. DEPUTI OPERASI SURAT DAN PAKET .../OperasiSurket-IV/a/b/mmyy

3. DEPUTI JASA KEUANGAN, RITEL DAN

PROPERTI .../JaskugTelProp-IV/a/b/mmyy

4. DEPUTI PENJUALAN SURAT DAN PAKET .../PenjualanSurKet-IV/a/b/mmyy

5. DEPUTI UMUM .../Umum-IV/a/b/mmyy

Sumber : Bagian Sumber Daya Manusia PT Pos Indonesia (Persero)

Keterangan:

........... : Nomor urut tahunan

Regional : Singkatan dari Kepala Regional

OperasiSurket : Singkatan dari Deputi Operasi Surat dan Paket

JaskugTelProp : Singkatan dari Deputi Jasa Keuangan, Ritel dan Properti

PenjualanSurKet : Singkatan dari Deputi Penjualan Surat dan Paket

Umum : Singkatan dari Deputi Umum

IV : Kode Regional IV Jakarta

a : Kode Bagian (dimulai dari angka 1 dan seterusnya)

b : Kode Sub Bagian (dimulai dari huruf A dan seterusnya)

mmyy : Kode bulan dan tahun

45

Contoh penggunaan nomor indeksasi surat menyurat sebagai berikut:

No. Agenda : 159/Umum-jks/11/A/1015

Digit : 1 2 3 4 5 6

Keterangan :

Digit 1 : Nomor urut agenda tahunan

Digit 2 : Menunjukkan indeksasi surat menyurat bagian Deputi Umum

Digit 3 : Menunjukkan singkatan dari Jakarta Selatan

Digit 4 : Menunjukkan kode bagian Sumber Daya Manusia

Digit 5 : Menunjukkan kode sub bagian Sumber Daya Manusia

Digit 6 : Menunjukkan bulan dan tahun

Surat yang telah selesai diagenda, kemudian disampaikan kepada kepala kantor

sehingga dapat diketahui tindakan atau proses lebih lanjut, dengan melampirkan

lembar disposisi pada bagian depan surat tersebut. Surat yang diberi lembar

disposisi lalu dimasukkan ke dalam sebuah map. Lembar disposisi berguna

sebagai wadah kepala kantor memberikan tanggapan atas isi surat dengan

menegaskan berupa instruksi atau rekomendasi yang disertakan dengan paraf

atau tanda tangan sebagai bukti sah.

46

Berikut adalah bentuk lembar disposisi pada PT Pos Indonesia (Persero)

Kantor Pos Jakarta Selatan 12000.

Tabel III.3

Lembar Disposisi

No Disposisi Keterangan

1. Wakil Kepala Bidang Bisnis Bicarakan dengan Kepala Kantor

2. Wakil Kepala Bidang Umum Untuk dibaca WkKp & Manajer .....

3. Manajer Sumber Daya Manusia Kembalikan ke Kepala Kantor

4. Manajer Keuangan Retro dengan surat sebelumnya

5. Manajer Pelayanan Jasa Keuangan Koordinasikan dengan Bagian ....

6. Manajer Pelayanan Surat dan Paket Proses lebih lanjut

7. Manajer Audit dan Manajemen Resiko Untuk dipedomani

8 Manajer PUPL Lain-lain

9. Manajer Teknologi dan Sarana

10. Manajer Penjualan

11. Manajer Akuntansi

12. Manajer FD, Giro dan Pensiun

13. Manajer Pemasaran dan

Pengembangan Outlet

14. Manajer Solusi Teknologi Informasi

15. Manajer Antaran

16. Manajer Proses dan Tans Incoming

17. Manajer Proses dan Tans Outgoing

X Rekomendasi KaKp:

Sumber : Bagian Sumber Daya Manusia PT Pos Indonesia (Persero)

Surat yang sudah diberi paraf dan diberikan rekomendasi oleh kepala kantor,

kemudian dikembalikan lagi ke bagian agendaris untuk diperiksa bagaimana

tindak lanjut dari surat tersebut serta akan diteruskan ke bagian mana. Jika surat

diteruskan kepada lebih dari satu bagian, maka surat tersebut di fotocopy terlebih

dahulu. Setelah itu, nomor surat dicatat pada buku bukti serah per-Bagian, dan

segera disampaikan ke bagian yang dituju dan ditandatangani oleh manajer

47

bersangkutan sebagai bukti telah diterima. (bukti lembar disposisi terdapat pada

lampiran F1)

Berikut adalah bentuk tabel buku bukti serah per-bagian pada PT Pos

Indonesia (Persero) Kantor Pos Jakarta Selatan 12000.

Tabel III.4

Buku Bukti Serah per-Bagian

No. Agenda NDDP

(Nota Dinas Dengan Pos) Bagian Paraf

1.

2.

Sumber : Bagian Sumber Daya Manusia PT Pos Indonesia (Persero)

Keterangan :

1. Pada kolom nomor, selalu dimulai dari nomor urut 1 sampai dengan

banyaknya surat yang ingin diserahkan ke bagian terkait. Tetapi, terlebih

dahulu mencantumkan tanggal penulisan sebelum memberi nomor urut pada

kolom tersebut.

2. Pada kolom agenda, diisi sesuai nomor urut dari buku agenda masuk maupun

buku agenda keluar.

3. Pada kolom Nota Dinas Dengan Pos (NDDP), diisi dengan nomor surat yang

masuk beserta ditulis perihal surat tersebut.

4. Pada kolom bagian, diisi sesuai dengan bagian yang dituju.

5. Pada kolom paraf, diisi oleh manajer bersangkutan sebagai bukti telah

diterima. (buku bukti serah per-bagian terdapat pada lampiran G1)

48

Surat-surat yang telah selesai diproses atau didistribusikan kepada pihak yang

terkait, selanjutnya disimpan oleh masing-masing bagian. Penyimpanan surat ini

penting karena bila sewaktu-waktu dibutuhkan, surat tersebut dapat dibaca

kembali. Surat-surat tersebut sementara dimasukkan ke dalam map dan ditaruh di

dalam box file ( kotak berkas) yang ada di depan meja kerja agendaris. Apabila

surat sudah terlalu banyak, maka surat-surat tersebut dimasukkan ke dalam

lemari arsip (filling cabinet) dengan memberikan label (tanda) pada depan map,

karena jika sewaktu-waktu dibutuhkan, dapat ditemukan dengan mudah.

3. Kepala Kantor Pos

Kepala kantor memberikan rekomendasi pada lembar disposisi atas surat-surat

yang diberikan oleh agendaris, kemudian diakhiri paraf sebagai tanda bukti sah.

Setelah itu, surat-surat tersebut diserahkan kembali pada agendaris untuk

menindaklanjuti apa yang telah direkomendasikan pada lembar disposisi tersebut

dengan sebagaimana mestinya.

4. Bagian-bagian terkait

Surat yang diberikan oleh agendaris kemudian diterima dengan memberikan

paraf pada buku serah terima per-bagian, yang memberikan paraf harus manajer

yang ada pada bagian tersebut. Setelah itu, surat disimpan pada masing-masing

bagian.

49

3.2.2. Prosedur Penanganan Surat Keluar Kantor Pos Jakarta Selatan 12000

Surat keluar adalah surat yang lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel,

dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau

lembaga lain. Surat keluar biasanya dikirim melalui pos.

Prosedur penanganan surat keluar adalah salah satu kegiatan bertahap yang

menjadi tugas rutin seorang agendaris yang ditunjuk dan bertanggung jawab untuk

mengirimkan surat keluar antar bagian dalam perusahaan, ditujukan kepada instansi

atau perusahaan lain atau ke bagian lain dalam instansi atau perusahaan yang sama.

Berikut adalah alur prosedur penanganan surat keluar pada PT Pos Indonesia

(Persero) Kantor Pos Jakarta Selatan 12000 bagian Sumber Daya Manusia (SDM),

yaitu:

50

Manajer Sumber

Daya Manusia Kepala Kantor Pos Asisten Manajer

Bagian Agendaris

Bagian Processing

(Proses)

Tidak

Ya Ya

Sumber: Bagian Sumber Daya Manusia PT Pos Indonesia (Persero)

Gambar III.3.

Alur Prosedur Penanganan Surat Keluar

Pembuatan

Konsep

Start

Konsep

disetujui

atau

tidak?

Pengetikan

Surat

Pemberian

nomor surat

Pengagendaan

Surat

Pengiriman

Surat

End

Dibuat konsep

yang baru

Surat diperiksa

lalu

ditandatangani

51

Keterangan:

1. Manajer Sumber Daya Manusia (SDM)

Manajer membuat konsep surat yang telah diperintahkan oleh kepala kantor, dan

memerintahkan asisten manajer untuk membuat surat keluar sesuai dengan

permintaan dan persetujuan kepala kantor, bisa berupa surat tugas, surat

undangan atau perjalanan dinas yang berkaitan dengan bagian Sumber Daya

Manusia (SDM). Apabila konsep surat tidak disetujui atau kurang sempurna,

maka manajer membuat konsep yang baru. Surat yang telah selesai dikonsep dan

diketik diserahkan kembali kepada kepala kantor untuk diperiksa dan

ditandatangani.

2. Kepala Kantor Pos

Kepala kantor berhak menyutujui atau tidak atas konsep surat yang dibuat oleh

manajer sesuai dengan permintaan atau perintahnya. Apabila konsep disetujui,

maka konsep tersebut dikembalikan dan bisa langsung diketik. Tetapi apabila

konsep tidak disetujui, maka konsep tersebut dikembalikan untuk membuat

konsep surat yang baru. Kemudian jika surat sudah selesai diketik, maka surat

tersebut diperiksa kembali agar tidak terjadi kesalahan, lalu diberikan tanda

tangan sebagai bukti sah.

3. Asisten Manajer

Rancangan surat atau konsep surat yang telah disetujui kepala kantor selanjutnya

diketik dengan menggunakan kepala surat perusahaan (kop surat) dan diserahkan

kembali kepada kepala kantor untuk ditandatangani.

52

4. Bagian Agendaris

Surat yang sudah ditandatangani kepala kantor, kemudian diberikan nomor surat

dan cap perusahaan, lalu diagendakan ke dalam buku agenda surat keluar.

Berikut adalah bentuk tabel buku agenda surat keluar pada PT Pos Indonesia

(Persero) Kantor Pos Jakarta Selatan 12000.

Tabel III.5

Buku Agenda Surat Keluar PT Pos Indonesia (Persero)

NOMOR SURAT YANG KELUAR

surat terakhir surat yang pertama

berikut Tanggal kirim

Jenis surat dan

alamatnya

ISI

SINGKAT (kedua lajur ini diisi untuk surat yang

masuk dan yang keluar I)

1 2 3 4

Sumber : Bagian Sumber Daya Manusia PT Pos Indonesia (Persero)

Keterangan:

1. Pada kolom nomor untuk mencatat nomor surat agenda yang sebelum atau

sesudahnya yang ada kaitannya dengan surat yang terakhir.

2. Pada kolom tanggal kirim, diisi sesuai dengan tanggal pengiriman surat.

3. Pada kolom jenis surat dan lamatnya, diisi sesuai dengan jenis surat dan

alamat yang dituju

4. Pada kolom isi singkat, diisi berdasarkan isi singkat pada surat tersebut.

(bukti buku agenda surat keluar terdapat pada lampiran E2)

53

Setelah surat selesai diagendakan, kemudian surat di masukkan ke dalam amplop

dan diberi cap perusahaan serta alamat yang dituju. Setelah itu, surat tersebut

diberikan kepada bagian processing (proses) untuk dikirim dengan menyerahkan

buku ekspedisi per-bagian untuk di paraf oleh bagian processing (proses).

5. Bagian Processing (Proses)

Menerima surat yang diberikan oleh agendaris dengan membubuhkan paraf di

buku ekspedisi kemudian mengirim surat sesuai dengan alamat yang tertera pada

amplop surat tersebut melalui pos dengan waktu yang secepat mungkin.

(bukti buku ekspedisi terdapat pada lampiran H1)

3.2.3. Kendala-kendala yang dihadapi terkait dengan penanganan surat masuk

dan surat keluar pada Bagian Sumber Daya Manusia PT Pos Indonesia

(Persero) Kantor Pos Jakarta Selatan 12000.

Adapun kendala-kendala yang dihadapi terkait dengan penanganan surat

masuk dan surat keluar di bagian Sumber Daya Manusia (SDM), sebagai berikut:

1. Penanganan surat masuk maupun surat keluar masih secara manual, sehingga

kurang efektif dan banyak berkas-berkas yang memenuhi lemari arsip.

2. Pendistribusian surat ke bagian-bagian yang bersangkutan cenderung lama.

Apabila manajer tidak ada ditempat, maka agendaris harus menunggu lama atau

kembali lagi nanti.

54

Berdasarkan kendala-kendala yang telah diuraikan, adapun cara mengatasi

kendala-kendala terkait dengan penanganan surat masuk dan surat keluar, sebagai

berikut:

1. Perusahaan akan mulai memberlakukan penanganan surat secara modern atau

elektronik, sehingga proses penanganan tidak hanya dengan manual atau tertulis

tetapi juga dapat diinput melalui komputer.

2. Perusahaan akan memberlakukan apabila manajer tidak ada ditempat, maka

pendistribusian dapat diterima oleh karyawan yang ada pada divisi tersebut.

Sehingga, surat-surat dapat diproses dengan cepat dan tidak memakan waktu

yang lama.