bab iii pembahasan - repository.bsi.ac.id...pengajuan pembuatan paklaring g. pengajuan surat...

28

28

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Umum Organisasi

3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Ninja Xpress

Ninja Xpress adalah perusahaan layanan jasa logistic yang berdiri sejak

tahun 2014. Ninja Xpress adalah perusahaan jasa pengiriman paket yang hanya

mencakup kawasan Nusantara atau domestik, dan sudah beridiri di 6 negara yaitu

Indonesia, Malaysia, Vietnam, Philipina, Thailand dan Singapore, dengan seiring

berjalannya waktu dan semakin majunya teknologi, Ninja Xpress tidak hanya

melayani pengiriman paket secara offline dengan datang ke gerai-gerai Ninja

Xpress terdekat, Ninja Xpress juga memiliki teknologi online terbaru yang disebut

dengan On Demand Pickup, yaitu customer (Shipper) hanya tinggal memesan

melalui telpon, whatsapp, line, dan website selanjutnya akan ada kurir Ninja Xpress

yang akan menjemput paket tersebut, Ninja Xpress juga mempunyai layanan Cash

On Delevery (COD) yang akan mempermudah bisnis jual beli online. Pengguna

juga bisa melacak pengiriman paket secara real time di website

www.ninjaxpress.co.

Misi Ninja Xpress adalah terpacu dalam memberikan solusi logistic terbaik,

inovatif dan tepat guna bagi para pelanggan di seluruh wiliyah Asia Tenggara. Ninja

Xpress hadir dalam bisnis e-commerce, keinginan para pelanggan modern, serta

pentingnya menciptakan customer experirnce yang penuh kemudahan,

keterbukaan, dan kejujuran.

http://www.ninjaxpress.co/

29

Ninja Xpress mulai berdiri sejak tahun 2014 dan dikepalai oleh Indra

Wiralaksmana sebagai Country Head di Indonesia, Indra bertanggung jawab untuk

memimpin perkembangan dan operasional bisnis di Indonesia yang bertempat di

kantor pusat Jakarta Ninja Xpress di Jl.Ciputat Raya Blok BB No.2, Pondok Pinang

Jakarta Selatan 12310, dan beberapa Station cabang atau Warehouse serta gerai

Ninja Xpress yang tersebar di area JABODETABEK serta kota-kota besar di

Indonesia. Dengan berdirinya Ninja Xpress pada tahun 2014, Ninja Xpress

berkomitmen untuk memperluas pertumbuhan gerai-gerai Ninja Xpress di

Indonesia dalam membantu dan mempermudah customer mengirim paket.

Business Devlopment adalah salah satu fungsi manajemen perusahaan

dalam upaya untuk mengembangkan bisnis yang dimiliki oleh perusahaan agar

dapat lebih dikenal oleh masyarakat luas. Dalam perusahaan Ninja Xpress devisi

Business Devlopment juga bertanggung jawab untuk memperluas cakupan area

gerai Ninja Xpress, semakin banyaknya gerai Ninja Xpress akan semakin

mempersingkat waktu atau mempermudah untuk customer atau shipper (Pengirim

Paket) datang mengirimkan paket ke gerai Ninja Xpress terdekat. Fungsi gerai

Ninja Xpress sendiri adalah sebagai gerai yang melayani customer retail secara

langsung atau walk-in. Tujuan adanya gerai Ninja Xpress adalah untuk

mengembangkan bisnis Ninja Xpress dalam melayani seluruh masyarakat serta

memperkuat dan memperluas branding Ninja Xpress.

3.1.2. Struktur dan Tata kerja Devisi Business Development pada Ninja

Xpress

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian,

serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan, dalam menjalankan

30

kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan diinginkan.

Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan

antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi

dibatasi. Dalam devisi Business Development terdapat beberapa bagian yang akan

berperan penting dalam mengembangkan ide-ide bisnisnya untuk memperluas

cakupan gera-gerai Ninja Xpress, mencari sumber daya manusia dan technical

untuk membantu jika ada masalah. Struktur organisasi yang baik harus menjelaskan

hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa, jadi ada satu pertanggung

jawaban apa yang akan di kerjakan.

Berikut ini adalah gambar bagan struktur organisasi Business Development

dari Ninja Xpress:

Sumber : Ninja Xpress

Gambar III.1 : Stuktur Organisasi Business Development Pada Ninja Xpress

Berdasarkan struktur organisasi tersebut dapat dipaparkan tugas dari

masing-masing bagian, ialah sebagai berikut:

Technical Expansion

Operations Ibrahim, Arim, & Aldy

Ninja Point Development Manager

AMMAR NAUFAL

Network Expansion

Yugi, Ian, dan Cevry

Staff Ninja Xpress

Gerai / Cabang

People Development

Zakia &Agung

31

1. Ninja Point Development Manager

Tugas dan Tanggung Jawab Jabatan:

a. Menganalisa adanya peluang pertumbuhan yang potensial terhadap Ninja

Point.

b. Mengkordinasikan dan mengawasi seluruh kegiatan oprasional Ninja Point.

c. Bertanggung jawab dalam memimpin devisi Business Development.

d. Menetapkan strategi-strategi untuk mencapai visi dan misi perusahaan.

e. Mewakili perusahaan mengadakan perjanjian-perjanjian, merencanakan dan

mengawasi kinerja karyawan.

2. Network Expansion


a. Menyurvei tempat atau lokasi yang strategis untuk membuka gerai Ninja

Point.

b. Mengurus kontrak gerai Ninja Xpress

3. People Development

Tugas dan tanggung jawab:

a. Recruitment staff Ninja Xpress

b. Pengajuin cuti dan izin staff Ninja Xpress

c. Perpanjang kontrak staff Ninja Xpress

d. Memonitoring sikap dan perilaku staff Ninja Point

e. Pengajuan pembuatan BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan

f. Pengajuan pembuatan paklaring

g. Pengajuan surat keterangan pembuatan ATM baru

32

4. Technical Expansion Operations


a. Mengatasi setiap masalah yang terjadi pada sistem berjalan Ninja Xpress.

b. Mengurusi segala kebutuhan Ninja Xpress seperti equipment.

c. Memonitoring paket Ninja Xpress setiap hari agar memastikan paket Ninja

Xpress tidak ada yang pending pickup.

d. Mengurus service charge gerai Ninja Xpress.

e. Mengatasi paket-paket Ninja Xpress yang bermasalah seperti claim rusak

atau hilang.

f. Memberikan rute reservasi pada rider atau driver untuk penjemputan paket.

6. Staff Gerai Ninja Xpress

a. Membersihkan dan menjaga kebersihan gerai Ninja Xpress.

b. Melakukan tracking semua paket customer yang di kirim di hari kemarin

secara keseluruhan.

c. Mengisi shipment report dilakukan 1 jam sebelum jam kerja berakhir

d. Merekap semua data administrasi dengan rapih dan menyimpan dengan

baik.

e. Mengoprasikan aplikasi Ninja Xpress Input paket secara teliti, tanyakan

detail isi paket dan pastikan peket bukan paket DG (Danger Good), timbang

atau ukur paket.

3.1.3 Jenis Layanan dalam Produk Ninja Xpress

Ada beberapa jenis layanan Produk yang diberikan oleh Ninja Xpress, yaitu :

33

1. Ninja Super

Paket atau dokumen akan dikirim ke alamat yang dituju pada hari yang sama.

2. Ninja Fast

Paket atau dokumen akan dikirim ke alamat yang dituju pada keesokan harinya.

3. Ninja Reguler

Paket atau dokumen akan dikirim ke alamat yang dituju dalam waktu 1 sampai

3 hari kerja.

Berdasarkan data jenis layanan tersebut, tidak semua layanan dapat diberikan

pada customer, karena untuk saat ini gerai Ninja Xpress hanya melayani jenis

layanan atau service Ninja Fast dan Ninja Reguler. Ninja Fast dapat digunakan

hanya mencakup area Jabodetabek dan Bandung.

3.1.4 Tarif dan Wilayah Pengiriman Ninja Xpress

Ninja Xpress menawarkan harga yang sangat kompetitif untuk layanan dan

solusi logistik. Layanan Ninja Xpress didukung dengan infrastruktur yang kuat

yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan customer. Namun saat ini Ninja Xpress

hanya mencangkup kota-kota besar di Indonesia. Adapun harga untuk pengiriman

paket dapat dibedakan sesuai jarak pengiriman paket seperti area Jabodetabek,

Banten, Jawa Barat,Jawa Tengah,Jawa Timur, Bali, Nusa Tenggara Barat, Nusa

Tenggara Timur, Nanggroe Aceh Darussalam, Sumatera Utara, Riau, Jambi,

Bengkulu, Bangka Belitung, Sumatera Barat, Sumatera Selatan, Lampung,

Kalimantan Timur, Kalimantan Selatan, Kalimantan Barat, Kalimantan Tengah,

Sulawesi Utara, Sulawesi Selatan, Gorontalo, Papua.

34


Gambar III.2 : Wilayah Jangkauan Ninja Xpress.

Berdasarkan data pada tarif harga Ninja Xpress, Ninja Xpress memberikan

tarif khusus pengiriman pada area JABODETABEK dengan tarif Rp.9000/kg dan

berlaku tarif datar sampai dengan 2kg. Berikut adalah price list atau rincian harga

sesuai dengan daerah dan kota yang sudah ditentukan oleh Ninja Xpress adalah

sebagai berikut:


Gambar III.3 : Price List Harga Ninja Xpress

35

3.1.5 Status Pelacakan Pengiriman Cek barang atau melihat status barang bisa di cek di website

www.ninjaxpress.com adapun status-status yang dapat dilihat,antara lain :


Gambar III.4 : Status Pelacakan Ninja Xpress.

1. Staging (tempat transit)

Staging adalah proses dimana penginputan barang yang belum sempurna,

masih kurangnya proses tahapan dalam pengisian data pengirim atau

penerima.

2. Pending pickup at distribution point ( menunggu pengambilan pada gerai

Ninja Xpress)

Barang yang sudah di input dan masih berada di Ninja Point tetapi belum di

scan barcode oleh rider (kurir pengiriman)

3. Enroute sorting hub (dalam perjalanan menuju gudang)

Barang yang sudah di scan barcode dan rider membawa atau mengirim

barang ke warehouse (Gudang)

STAGING Pending pickup Enroute sorting hub

Arrived sorting hub

On vehicle for delivery

Complete

http://www.ninjaxpress.co/

36

4. Arrived sorting hub (tiba di gudang penyortiran)

Barang yang berada di warehouse dan sedang di proses sortir dan bisa juga

barang dalam pejalanan menuju warehouse kota tujuan.

5. On vehicle for delivery (dalam perjalanan untuk pengiriman)

Proses pengiriman barang ke tempat tujuan atau barang yang sedang di bawa

oleh rider menuju penerima.

6. Complete (sukses)

Proses pengiriman barang yang sudah sukses diterima oleh penerima.

3.1.6 Pedoman dan Ketentuan Pengiriman Paket pada Ninja Xpress

Adapun pedoman dan ketentuan pada pengiriman paket seperti pedoman

pengiriman, barang kiriman, isi barang, biaya, Asuransi dan pergantian kerusakan

atau kehilangan, klaim, kebijakan. Berikut adalah rincian pedoman dan ketentuan

adalah sebagai berikut:

1. Pedoman pengiriman

a. Pengirim wajib membaca dan memahami isi pedoman dan ketentuan

Ninja Xpress.

b. Pengirim wajib memberikan informasi pengiriman secara jelas dan rinci.

c. Ninja Xpress berhak menolak pengiriman barang.

d. Ninja Xpress berhak melakukan pengiriman melalu jalur perusahaan

serta pengangkut yang dinilai sesuai dengan keperluan pengiriman

menurut Ninja Xpress.

37

e. Ninja Xpress tidak bertanggung jawab atas kerusakan barang atau

dokumen yang dikarenakan oleh ketidak sempurnaan kemasan oleh

pengirim.

2. Barang kiriman

a. Pengirim wajib mencantumkan alamat lengkap tujuan dan informasi

jenis atau isi barang kiriman secara rinci.

b. Pengirim bertanggung jawab atas pengemasan barang yang menjaga

keamanan dan keutuhan barang sepenuhnya.

c. Ninja Xpress berhak melakukan pemeriksaan isi barang kiriman guna

kepentingan keamanan.

d. Ninja xpress tidak bertanggung jawab terhadap barang kiriman apabila

terdapat perbedaan antara isi dengan informasi yang telah disampaikan

sebelumnya.

3. Isi barang

a. Ninja Xpress tidak menerima barang berbahaya yang mudah meledak

dan terbakar, barang yang mengganggu keselamatan umum, barang

berharga seperti emas, perak, uang, barang illegal, narkoba dan barang

yang dilarang beredar menurut UU No.35 tahun 2009 pasal 115,120, dan

125 tentang Narkotika dan UU No.1 pasa 136 ayat (1) & (3) dan pasal

138 tentang penerbangan, binatang dan tanaman hidup.

b. Ninja Xpress akan mengabil tindakan yang diperlukan bila ditemukan isi

barang kiriman yang tergolong pada ketentuan diatas.

38

4. Biaya

a. Perhitungan biaya pengiriman berdasarkan pada berat actual barang

kiriman atau perhitungan volumetric (PxLxT/6000) dihitung berdasarkan

pada kebijakan Ninja Xpress. Maksimal berat 30kg dan untuk dimensi

50x50x70.

5. Asuransi dan pergantian kerusakan atau kehilangan

a. Ninja Xpress menyediakan jasa tambahan asuransi dengan premi di

mulai dari Rp 2.500 atau 0,25% dari hatga barang sesuai tagihan

pembelian barang.

b. Pengirim berhak melakukan klaim terhadap barang apabila kerusakan

dan kehilangan terjadi selama proses pengiriman oleh Ninja Xpress.

c. Pergantian atas kehilangan atau kerusakan barang yang tidak

diasuransikan maksimal sebesar 10 kali lipat dari biaya pengiriman.

d. Pengirim yang mengasuransikan barang kiriman akan mendapat

penggantian maksimal sebesar harga barang yang disampaikan.

6. Klaim

a. Pengirim dapat melakukan klaim atas barang kiriman dengan membawa

dokumen atau bukti resi pengiriman Ninja Xpress, tanda pengenal, dan

mengisi lembar klaim secara tertulis di tempat pengirim melakukan

pengiriman barang.

b. Penggantian akan diberikan kepada pengirim dalam kurun waktu 7 hari

kerja setelah hasil investigasi selesai dilakukan oleh Ninja Xpress.

39

7. Kebijakan

a. Ninja xpress tidak melakukan penggantian apabila terjadi kehilangan dan

kerusakan akibat keadaan darurat, sifat atau kondisi barang kiriman,

bencana alam, dan kesalahan pengirim ataupun penerima.

b. Barang kiriman yang ditolak oleh penerima tanpa alas an yang jelas maka

akan dikembalikan kepada pengirim dan segala biaya yang timbul untuk

pengembalian barang kiriman menjadi tanggung jawab pengirim.

c. Pengirim dapat mengambil barang kiriman yang dikembalikan digudang

Ninja Xpress setelah melunasi biaya pengembalian barang kiriman. Jika

pengirim tidak bersedia membayar biaya pengembalian, maka barang

kiriman menjadi hak milik Ninja Xpress dan tanggung jawab Ninja

Xpress dianggap selesai.

d. Pedoman dan ketentuan pengirim ini menjadi perjanjian yang sah antara

Ninja Xpress dengan pengirim.

e. Pedoman dan ketentuan pengirim ini berdasarkan pada ketentuan hukum

dan perundang-undangan yang berlaku.

3.1.7 Aplikasi dan Web Pengiriman dan Penjemputan pada gerai Ninja

Xpress

Dalam pelaksanaan prosedur pengiriman paket, gerai Ninja Xpress

menggunakan website dan aplikasi. Berikut adalah website dan aplikasi yang

ada pada gerai Ninja Xpress:

40

1. My Ninja adalah web sistem untuk penginputan data pengiriman di gerai

Ninja Xpress. Adapun langkah-langkah yang dilakukan untuk menginput

paket pada MyNinja yaitu:

a. Masukan link www.myninja.ninjaxpress.co

b. Masuk ke akun Ninja Xpress lalu masukan user dan password, setiap

Ninja Xpress mempunyai user dan password masing-masing.

c. Masuk ke kolom Buat Pesanan dalam kolom ini lengkapi seluruh data

yang menyangkut paket seperti alamat tujuan dan nama pengirim serta

penerima.


Gambar III.5 : Aplikasi Web MyNinja.

2. Ninja Id adalah aplikasi yang di gunakan oleh rider atau driver untuk

penjemputan paket, dan aplikasi ini terinstal pada handphone masing-

masing rider atau driver. Adapun langkah-langkah yang dilakukan pada

saat penjemputan paket dari Ninja Xpress ke station cabang pada aplikasi

Ninja Id adalah:

a. Masuk pada aplikasi Ninja Id

b. Masukan user dan password, setiap rider atau driver mempunyai user

dan password masing-masing.

http://www.myninja.ninjaxpress.co/

41

c. Setelah masuk pada aplikasi ini, akan muncul secara otomatis rute

perjalanan yang mengarahkan rider atau driver untuk menjemput paket

pada geri Ninja Xpress.

d. Sesampainya rider atau driver pada gerai Ninja Xpress, rider atau driver

proses pick up paket dengan cara scan barcode pada paket.

e. Setelah proses scan selesai, rider atau driver menyamakan jumlah paket

yang ada pada aplikasi dan handover pastikan jumlah dan nomer stamp

sama.

f. Setelah proses pemindahan paket dari Ninja Xpress pada rider selesai dan

jumlah sama, rider atau driver dan staff gerai tanda tangan pada aplikasi

tersebut.

Sumber: Ninja Xpress

Gambar III.6 : Aplikasi Web Ninja Id

3.1.8. Dokumen yang digunakan pada prosedur pengiriman paket

Berikut ini adalah dokumen-dokumen yang terkait pada pelaksanaan

pengiriman paket yang ada pada gerai Ninja Xpress:

1. Lembar consigment note adalah lembar rangkap dua yang digunakan

oleh staff gerai jika ada customer/pengirim meminta buktu resi secara

fisik.

42


Gambar III.7 : Lembar Consignment Note

2. Resi elektronik adalah bukti pengiriman yang berisi nomer stamp atau

resi kiriman yang dikrim secara otomotis dengan sistem elektronik.


Gambar III.8 : Resi Elektronik

3. Delivery report adalah bukti laporan yang dikrim secara elektronik yg

berisi informasi bahwa paket sudah sampai pada alamat tujuan,

dengan tertera tanda tangan penerima, tanggal diterima dan nama

kurir pengantar.

43


Gambar III.9 : Lembar Delivery Report

4. Lembar handover adalah lembar dokumen yang berisi lokasi gerai

Ninja Xpress, nomer Stamp paket, dan tanda tangan staff gerai dan

kurir pick up.


Gambar III.10 : Lembar Handover

5. Loog Book adalah buku catatan yang di gunakan oleh staff gerai Ninja

Xpress untuk menginput secara manual laporan pendapatan yang

disediakan prusahaan di gerai Ninja Xpress guna mempunyai salinan yang

ada pada aplikasi komputerisasi apabila terjadi kehilangan data, komputer

rusak, lupa input, atau kelalaian lainnya.

44


Gambar III.11 : Loog Book

6. Aplikasi laporan harian yang digunakan pada Ninja Xpress adalah

Microsoft Excel. Setelah proses pengiriman paket selesai kepada customer

dan staff sudah menerima uang pembayaran dari customer, tahap

selanjutnya adalah staff gerai membuat laporan harian yang di input

melalui sistem komputerisasi yaitu Microsoft Excel sistem komputerisasi

yang sudah terhubung oleh google drive untuk memudahkan dan

menghubungkan seorang kepala devisi dan pihak-pihak terkait mengontrol

pendapatan setiap harinya.


Gambar III.12 : Aplikasi Komputerisasi Laporan Harian.

7. Stamp Paket adalah sticker yang berisi nomer dan angka serta barcode

yang akan di tempelkan dan di input pada setiap paket, berfungsi untuk

menghasilkan sebuah tracking id atau resi pada paket.

Sumber : Ninja Xpress:

Gambar III.13 : Stamp paket Ninja Xpress.

3.2 Hasil penelitian pelaksanaan Kegiatan Administrasi Pengiriman

Paket Pada Ninja Xpress

45

Berikut adalah flowchart atau alur dari prosedur pengiriman paket domestic

pada Ninja Xpress.

CUSTOMER STAFF NINJA RIDER PENJEMPUTAN

WAREHOUSE STATION/HUB KURIR DELIVERY

46


Gambar III.14 : Prosedur pengiriman paket Ninja Xpress.

Prosedur administrasi pengiriman paket domestik pada gerai Ninja Xpress:

Mengirim

Paket

Paket

Diterima

Paket diproses

Pilihan

Layanan

Jenis Layanan

Asuransi/Tidak

Di Proses

Mengemas

dan input data

Paket Diterima

Laporan

Harian

Menampung Paket

Membuat Handover

Mendistribusikan Menerima Handover

Pickup Barang

Scan Barcode

Barang

Membawa Paket

Global inbound

mendistribusikan Diterima masing-

masing

mendistribusikan Diterima

Paket diterima Ke alamat customer

Reguler Fast

Mulai

Selesai

47

1. Customer mengirim paket pada gerai Ninja Xpress.

2. Paket diterima oleh staff Ninja Xpress.

3. Paket di proses oleh staff gerai, staff gerai menanyakan pada customer

menggunakan asuransi atau tidak dan jenis layanan yang di pilih oleh customer.

4. Membungkus paket dengan kantong plastik yang disediakan oleh Ninja Xpress

jika diperlukan, dan menempelkan sticker fragile jika barang masuk kategori

pecah belah, lalu Paket di proses di input seluruh informasi paket pada web

MyNinja.

5. Setelah proses pengiriman paket selesai kepada customer dan staff sudah

menerima uang pembayaran dari customer, tahap selanjutnya adalah staff gerai

membuat laporan harian yang di input melalui sistem komputerisasi yaitu

Microsoft Excel dan manual dengan log book. Sistem komputerisasi yang sudah

terhubung oleh google drive untuk memudahkan dan menghubungkan seorang

kepala devisi dan pihak-pihak terkait mengontrol pendapatan setiap harinya.

Adapun isi format dari sistem komputerisasi tersebut yaitu nama pengirim,

nama penerima, kota tujuan, berat paket, dan besar biaya. Staff Ninja Point juga

menginput secara manual laporan pendapatan pada log-book yang disediakan

perusahaan di gerai Ninja Xpress guna mempunyai salinan yang ada pada

aplikasi komputerisasi apabila terjadi kehilangan data, komputer rusak, lupa

input, atau kelalaian lainnya.

6. Paket di tampung di gerai Ninja Xpress sampai rider atau driver tiba menjemput

paket.

7. Pada tahap ini proses pick up atau pengangkutan paket biasa dilakukan saat jam

operasional akan berakhir, rider atau driver akan tiba menjemput paket untuk

48

dibawa ke gudang (station) cabang terdekat sesuai lokasi. Adapaun langkah-

langkah pada proses pick up barang yaitu:

a. Rider atau driver tiba di gerai Ninja Xpress lalu scan paket yang sudah di

input dan di tempelkan stamp.

b. Setelah sistem pemindahan paket pada aplikasi rider atau driver selesai,

staff Ninja Xpress mempunyai tanggung jawab mengisi lembar handover

atau lembar dokumen yang berisi nomer-nomer resi paket yang ditanda

tangani oleh staff gerai dan rider atau driver pick up yang akan di bawa oleh

rider atau driver pick up paket, sebagai bukti bahwa paket sudah di bawa

sesuai resi paket dan jumlahnya, atas persetujuan ke dua belah pihak staff

gerai dan rider atau driver pick up, untuk diproses ke tahap selanjutnya di

gudang (station) cabang.

8. Rider atau driver membawa paket ke station, disini paket akan di global

inbound.

9. Setelah proses ke 8 selesai selanjutnya paket akan di bawa ke Warehouse via

line haul , di warehouse akan di tandai titik tujuan pengantaran di maps

rider/driver proses ini dilakukan oleh addres verification , selanjutnya akan di

proses routing proses routing ini adalah membuat route rider atau driver proses

ini dilakukan oleh routing management, setelah proses routing paket di

pisahkan sesuai nomor route, jika ada paket yang jarak tempuhnya jauh paket

tersebut akan diberikan ke tim Air Freight agar paket tersebut dikirim melalui

udara.

49

10. Setelah Proses ke 9 selesai selanjutnya paket akan di bawa ke masing-masing

station/hub setelah sampai station paket akan di van inbound untuk proses

pengiriman.

11. Kurir delivery akan mengantarkan paket tersebut pada alamat sesuai tujuan

paket.

3.2.1 Prosedur Pengiriman Paket Manual dan Elektronik

Penginputan pengiriman paket pada gerai Ninja Xpress menggunakan sistem

elektronik dan sistem manual pada saat ini. Ninja Xpress mempunyai Standart

Operating Procedure (SOP) dalam sistem penginputan paket yaitu sistem

elektronik, namun seiring berjalannya waktu perubahan terjadi pada gerai Ninja

Xpress.. Hal ini dianggap kurang efektif mengingat betapa petingnya bukti fisik

atau lembar tertulis bagi beberapa customer, sehingga staff gerai harus menulis

secara manual dengan lembar consigment note yang disediakan.

3.2.2 Prosedur Pengiriman Paket secara Elektronik

Berikut adalah flowchart atau alur dari prosedur pengiriman paket secara

elektronik dan penjelasannya.

50

CUSTOMER STAFF GERAI KURIR


Gambar III.15 : Prosedur pengiriman paket elektronik Ninja Xpress.

Mengirim Paket

Paket Diterima

Di Proses

Menempelkan

Stamp/Barcode

Menimbang /

mengukur volume

Pilihan

Layanan

Jenis

Layanan

Asuransi/Tidak

Di Proses

Diterima

Reguler Fast

Pembayaran

mengemas

Menginput

data di web

Resi

elektronik

mendistribusikan

mendistribusikan

Menerima

barang

Mengirim

barang

Mulai

Selesai

51

1. Sebagai penerima paket dari tangan customer, sebelum lanjut ke tahap

penginputan hal-hal yang harus dilakukan seorang staff gerai yaitu :

b. Menanyakan detail isi barang, apakah barang tersebut dapat dikirim

atau tidak.

c. Menempelkan stamp

d. Menimbang atau mengukur volume paket, volume adalah berat yang

di dapat dari hasil perhitungan (PxLxT:6000). Biasanya perhitungan

volume digunakan untuk paket yang besar namun tidak berat.

e. Menanyakan kepada customer ingin menggunakan asuransi atau

tidak, cara perhitungan asuransi yang ada pada Ninja Xpress adalah

0,25% x harga barang.

f. Menanyakan pada customer jenis layanan pengiriman yang

diinginkan.

g. Membungkus paket dengan kantong plastik yang disediakan oleh

Ninja Xpress jika diperlukan, dan menempelkan sticker fragile jika

barang masuk kategori pecah belah.

2. Menginput seluruh informasi paket pada web MyNinja, adapun langkah-

langkah yang dilakukan untuk menginput paket pada MyNinja yaitu:


b. Masuk ke akun Ninja Xpress lalu masukan user dan password, setiap

gerai Ninja Xpress mempunyai user dan password masing-masing.

c. Masuk ke kolom Buat Pesanan dalam kolom ini lengkapi seluruh

data yang menyangkut paket seperti alamat tujuan dan nama

pengirim serta penerima.


52

3. Bukti resi akan masuk secara otomatis ke dalam email atau nomer

handphone customer yang tertera pada kolom informasi pengirim..

4. Customer atau pengirim akan menerima delivery report secara

elektronik yang masuk ke dalam email dan nomer handphone secara

otomatis apabila paket sudah diterima oleh penerima.

5. Setelah proses pengiriman paket selesai staff menerima uang

pembayaran dari customer.

3.2.3 Prosedur Pengiriman Paket secara manual

Berikut adalah flowchart atau alur dari prosedur pengiriman paket secara

manual dan penjelasannya.

53

CUSTOMER STAFF GERAI KURIR


Gambar III.16 : Prosedur pengiriman paket manualNinja Xpress.

Mengirim Paket

Paket Diterima

Di Proses

Menempelkan

Stamp/Barcode

Menimbang /

mengukur volume

Pilihan

Layanan

Jenis

Layanan

Asuransi/Tidak

Di Proses

Diterima

Reguler Fast

Pembayaran

mengemas

Menginput

data di web

Resi elektronik

mendistribusikan

Mendistribusikan

barang

Menerima

barang

Mengirim

barang

Consigment Note

Mulai

Selesai

54

1. Sebagai penerima paket dari tangan customer, sebelum lanjut ke tahap

penginputan hal-hal yang harus dilakukan seorang staff Ninja yaitu:

a. Menanyakan detail isi barang, apakah barang tersebut dapat dikirim

atau tidak.

b. Menempelkan stamp atau barcode pada paket, barcode ini berfungsi

untuk menghasilkan tracking id atau resi setelah penginputan, dan

akan diberikan ke customer untuk melacak paket tersebut.

c. Menimbang atau mengukur volume paket, volume adalah berat yang

didapat dari hasil perhitungan (PxLxT:6000). Biasanya perhitungan

volume digunakan untuk paket yang ukurannya besar namun tidak

berat.

d. Menanyakan kepada customer ingin menggunakan asuransi atau

tidak, cara perhitungan asuransi yang ada pada Ninja Xpress adalah

0,25% x harga barang.

e. Membungkus paket dengan kantong pelastik yang disediakan oleh

Ninja Xpress jika diperlukan, dan menempel sticker fragile jika

barang masuk kategori pecah belah.

3. Menginput seluruh informasi paket pada MyNinja, My Ninja adalah

web sistem untuk penginputan data pengiriman di gerai Ninja

Xpress. Adapun langkah-langkah yang dilakukan untuk menginput

paket pada MyNinja yaitu:



55

b. Masuk ke akun Ninja Xpress lalu masukan user dan password,

setiap gerai Ninja Xpress mempunyai user dan password

masing-masing.

c. Masuk ke kolom Buat Pesanan dalam kolom ini lengkapi

seluruh data yang menyangkut paket seperti alamat tujuan dan

nama pengirim serta penerima.

4. Memberikan bukti resi dengan lembar consignment note kepada

customer yang ditulis secara manual, adapun isi dari lembar

consigment note yaitu meliputi :

a. Nama pengirim

b. Nama penerima

c. Nomer Telepon pengirim dan penerima

d. Tracking id

e. Nomer stamp

f. Berat paket

g. Biaya paket

h. Keterangan barang

i. Jenis layanan yang digunakan

5. Customer atau pengirim akan menerima delivery report secara

elektronik yang masuk ke dalam email dan nomer handphone secara

otomatis apabila paket sudah diterima oleh penerima.

6. Setelah proses pengiriman paket selesai staff menerima uang

pembayaran dari customer.

56

3.3 Kendala pengiriman paket pada gerai Ninja Xpress

Ada beberapa kendala pada proses prosedur pengiriman paket secara elektronik

maupun manual pada Ninja Xpress, berikut ini adalah kendala yang terjadi pada

prosedur pengiriman paket:

1. Pada gerai Ninja Xpress kurangnya dukungan dari customer yang modern

untuk menerima resi secara elektronik, banyak dari customer yang meminta

bukti lembar fisik yang tertulis.

2. Kurangnya fasilitas yang mendukung seperti printer pada gerai Ninja

Xpress sehingga membuat staff harus menulis manual resi pada lembar

consigment note jika customer meminta bukti lembar tertulis.

3. Kurang dikembangkannya web atau aplikasi terkomputerisasi pada gerai

Ninja Xpress, sehingga resiko terjadinya kesalahan data lebih tinggi.

4. Pada saat ini Ninja Xpress hanya mencangkup pengiriman pada kota-kota

besar di Indonesia, sehingga tidak banyak dari customer yang tidak jadi

mengirimkan paket nya karena alamat yang dituju daerah atau kota-kota

terpencil yang belum di cover oleh Ninja Xpress.

3.4 Cara mengatasi kendala dalam pengiriman paket pada gerai Ninja Xpress

Adapun cara untuk mengatasi kendala pada prosedur pengiriman paket secara

elektronik maupun manual pada gerai Ninja Xpress adalah sebagai berikut:

1. Kendala pada kurangnya sosialisasi perusahaan pada customer mengenai

resi elektronik sehingga Ninja Xpress menyediakan lembar consigment note

atau lembar bukti pengiriman rangkap dua yang berisi data kiriman dan

57

dilengkapi dengan nomer stamp atau resi dimana nama pengrim, nama

penerima dan biaya kirim tertera untuk diberikan kepada customer.

2. Staff gerai Ninja Xpress diharuskan sangat aktif untuk memberikan

informasi dan arahan untuk meyakinkan customer tentang kelebihan yang

di dapat mengenai resi elektronik, bahwa dengan menggunakan resi

elektronik akan lebih memudahkan customer untuk melacak paket yang di

kirim, sehingga customer tertarik dan tidak meminta bukti resi tertulis atau

consigment note.

3. Kurang di kembangkannya web atau aplikasi yang terkomputerisasi pada

gerai Ninja Xpress saat ini, solusi untuk hal ini Ninja Xpress menyediakan

log book pada gerai Ninja Xpress. Log book adalah buku catatan yang yang

digunakan oleh staff gerai Ninja Xpress untuk menginput secara manual

laporan pendapatan guna mempunyai salinan yang ada pada aplikasi

komputerisasi apabila terjadi kehilangan data, lupa input, komputer rusak,

atau kelalainnya laiinya.

4. Kendala yang terjadi mengenai cakupan area yang tercover oleh Ninja

Xpress untuk saat ini pihak perusahaan Ninja Xpress masih dalam tahap

perusahaan berkembang. Ninja Xpress terus mengoptimalkan dan

mengembangkan dalam melayani masyarakat, dapat dilihat dengan adanya

devisi Business Devlopment salah satu fungsi manajemen perusahaan dalam

upaya untuk mengembangkan bisnis yang dimiliki perusahaan agar dapat

lebih di kenal oleh masyarakat luas. Devisi Business Devlopment juga

bertanggung jawab untuk memperluas cakupan area gerai Ninja Xpress.

bab iii pembahasan - repository.bsi.ac.id...pengajuan pembuatan paklaring g. pengajuan surat...

Documents