bab iii pembahasan...fingerprint setelah itu data absen akan otomatis masuk kebagian billing sistem....

22

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Untuk mempermudah pemahaman sistem akuntansi penggajian yang

berjalan, maka penulis akan membahas tinjauan perusahaan yang berisikan sejarah

perusahaan dari struktur organisasi serta tujuan masing-masing dari struktur

organisasi yang ada pada PT. Amartha Sejahtra Divisi II.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

PT. Amartha Sejahtra Divisi II berdiri sejak 20 Februari 2015 oleh bapak Budi

Prasetyo dengan nomor SIUP 591.4/090/TPPPL/2011, beralamat di Perumahan

Permata Recidence Ruko Blok A No. 1 & A No.2 Bekasi. PT. Amartha Sejahtra

Divisi II merupakan anak perusahaan dari PT Amartha Sejahtra yang lebih dahulu

berdiri sejak Agustus 2011 beralamat di Perumahan Methland Cibitung Bekasi.

PT. Amartha Sejahtra Divisi II adalah salah satu perusahaan swasta diKabupaten

Bekasi yang mendapatkan kepercayaan dari Pemerintah Kabupaten Bekasi untuk

mengelola dan menyalurkan air bersih bagi masyarakat Kabupaten Bekasi

khususnya. Karna warga masyarakat sangat kesulitan untuk mendapatkan air bersih

sebagai kebutuhan sehari-hari. Maka dari itu PT. Amartha Sejahtra Divisi II sebagai

fasilitator penyediaan air bersih, pemasangan mesin air, dan menyediakan pelayanan

perbaikan mesin air.

23

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi adalah penjabaran hubungan wewenang dan tanggung

jawab disuatu organisasi. Struktur organisasi dalam suatu perusahaan dapat berjalan

dengan baik, lancar dan efektif bila terdapat pembagian tugas, limpahan wewenang

dan tanggung jawab setiap bagian secara jelas yang digambarkan dalam struktur

organisasi.

Pada PT. Amartha Sejahtera Divisi II juga menggunakan struktur organisasi

yang sangaat baik. Berikut adalah gambar struktur organisasinya :

Sumber: PT. Amartha Sejahtra Divisi II (2018)

Gambar III.1

Struktur Organisasi PT. Amartha Sejahtera Divisi II

Adapun uraian dari fungsi tugas dan wewenang masing-masing bagian yang

terdapat di PT. Amartha Sejahtra Divisi II, antara lain :

1. Direktur

Bertugas untuk memimpin perusahaan, mengatur dan menetapkan kebijakan-

kebijakan dan strategi perusahaan, serta mempunyai keputusan tertinggi dalam

pengambilan keputusan pada perusahaan.

24

2. Bagian Accounting

Untuk mengontrol keuangan perusahaan dan bertugas untuk menggaji karyawan.

3. Manager HRD

Berperan dalam merencanakan, memgarahkan dan mengkordinasikanfungsi

administrasi.

4. Divisi Marketing

Bertugas untuk memasarkan atau menawarkan layanan apa saja yang ada didalam

PT. Amartha Sejahtra Divisi II.

5. Programmer

Bertugas untuk mengontrol sistem yang diguanakan untuk proses pembayaran

cicilan pemasangan pipa air atau mesin air.

6. Billing System

Bertugas untuk mengontrol proses pembayaran melalui teller dan melakukan

rekap absen.

7. Teller

Bertugas untuk melayani proses pembayaran cicilan pemasangan pipa air atau

mesin air.

25

3.2. Tinjauan Kasus

Dalam tinjauan kasus ini berisi proses bisnis sistem berjalan, activity

diagram, dokumen masukan, dokumen keluaran, permasalahan pokok dan

pemecahan masalah yang ada di dalam PT. Amartha Sejahtra Divisi II

3.2.1. Proses Bisnis Sistem Berjalan

Pada prosedur sistem berjalan akuntansi ini ada beberapa yangditetapkan pada

PT. Amartha Sejahtra Divisi II yaitu Karyawan melakukan absen menggunakan

Fingerprint setelah itu data absen akan otomatis masuk kebagian Billing Sistem.

Bagian Billing Sytem merekap absen bulanan karyawan, lalu rekap bulanan absen

karyawan diberikan kepada Bagian Accounting untuk diperiksa. Jika tidak sesuai

rekap absen akan dikembalikan ke bagian Billing System dan jika sudah sesuai dan

tidak ada kekeliruan bagian Accounting akan menghitung gaji karyawan sesuai

dengan jumlah berapa hari karyawan masuk bekerja. Setelah itu hasil perhitungan

gaji diberikan kepada Manager HRD untuk diperiksa rekap absennya dan

perhitungan gajinya. Lalu Manager HRD meminta persetujuan rekap absen bulanan

dan perhitungan gaji kepada Direktur, setelah Direktur menyetujui rekap absen.

Rekap absen akan diberikan kepada Bagian Accounting untuk acuan pembagian gaji

karyawan. Gaji sudah siap dibagian kepada karyawan, lalu karyawan menerima slip

gaji dan karyawan menandatangani bukti penerimaan gaji. Setelah itu bukti

penerimaan gaji diberikan kembali ke bagian Accounting untukmembuat laporan

bulanan gaji karyawan. Lalu akan diperiksa kembali oleh Direktur setelah semuanya

sesuai, laporan bulanan gaji Karyawan diserahkan kembali ke Bagian Accounting

untuk disimpan sebagai arsip.

26

3.2.2. Activity Diagram

Sumber: PT. Amartha Sejahtra Divisi II (2018)

Gambar III.2

Diagram Activity Sistem Berjalan PT. Amartha Sejahtra Divisi II

3.2.3. Dokumen Masukan

Dokumen Masukan dalam sistem berjalan ini adalah sebagain berikut:

1. Nama Dokumen : Data Absen

Fungsi :Untuk mengetahui kehadiran dan jam kerja

karyawan

Sumber : Karyawan

27

Tujuan : Bagian Billing System

Frekuensi : Setiap kali absen masuk dankeluar

Jumlah : 1 (satu) lembar

Media : Cetakan manual

Bentuk : Lihat lampiran A.1

3.2.4. Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran dalam sistem berjalan ini adalah sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Rekap Absen

Fungsi: Untuk mengetahui rekap absensi bulanan

Sumber :Direktur

Tujuan : Bagian Accounting

Frekuensi : Setiap akan melakukan penggajian



Bentuk : Lihat lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Bukti Terima Pengambilan Gaji

Fungsi : Sebagai bukti penerimaan gaji

Sumber : Bagian Accounting

Tujuan : Karyawan

Frekuensi : Setiap terjadi pengambilan gaji




28

3. Nama Dokumen : Slip Gaji

Fungsi : Untu mengetahui rincian penggajian

Sumber : Bagian Accounting

Tujuan : Karyawan

Frekuensi : Setiap terjadi pengambilan gaji




4. Nama Dokumen : Laporan Gaji Karyawan

Fungsi : Untuk laporan akhir penggajian bulanan

karyawan

Sumber : Bag. Accounting

Tujuan : Direktur

Frekuensi : Setiap kali selesai pembagian gaji




3.2.5. Permasalahan Pokok

Sistem penggajian yang telah berjalan di PT. Amartha Sejahtra Divisi II

umumnya telah berjalan dengan baik. Dalam proses rekap absen, proses perhitungan

gaji, proses pembayaran gaji dan laporan penggajian. Tetapi penulis melihat adanya

kelemahan dalam sistem tersebut. Beberapa permasalahan dan kelemahan yaitu

pengelolaan sistem penggajian karyawan masih dilakukan secara manual sehingga

29

penyimpanan data kurang terorganisir. Selain itu terdapat kesalahan pencatatan

penggajian, pencarian data diperlukan waktu yang lama dan masih minimnya

aplikasi pemrograman komputer yang digunakan.

3.2.6. Pemecahan Masalah

Dari permasalahan pokok diatas, maka penulis membuat pemecahan masalah,

yaitu dengan mengubah sistem manual menjadi sistem terkomputerisasi sehingga

penyimpanan dan pengolahan data akan lebih baik akan tercipta suatu ketertiban dan

penanganan data. Selain itu juga untuk mengurangi kesalahan pencatatan jika

dibandingkan dengan menggunakan sistem manual, mengurangi resiko kehilangan

data dan pembuatan laporan yang diperlukan perusahaan dapat dibuat secara akurat.

Menggunakan aplikasi pemrograman komputer dapat membantu mengatasi

permasalahan yang timbul, Usahakan pemilihan program ataupun software akuntansi

yang user friendly atau yang bersahabat dan mudah dipahami bahkan oleh orang

awam sekalipun. Digunakannya sistem terkomputerisasi agar dapat menyajikan

informasi yang akurat. Selain itu pengetahuan tentang komputer, sistem,

kedisiplinan, ketelitian kerja karyawan di bagian penggajian pada PT. Amartha

Sejahtra Divisi II sangat dibutuhkan agar dapat bebas dari kesalahan dan kerusakan

pada komputer sehingga dapat dicegah sedini mungkin.

3.3. Analisis Kebutuhan Software

Analisakebutuhan software merupakan langkah awal untuk menentukan

gambaran perangkat lunak yang akan dihasilkan untuk melaksanakan sebuah sistem

perangkat lunak yang baik sesuai dengan kebutuhan pengguna sangat tergantung

30

kepada keberhasilan dalam melakukan analisa kebutuhan. Jika terjadi kesalahan

dalam analisa kebutuhan maka perangkat lunak yang dibuat menjadi tidak berguna.

3.3.1. Analisis Kebutuhan

Tahapan analisis meliputi tahapan analisis kebutuhan fungsionalitas dari

masing-masing pengguna yang berinteraksi langsung terhadap sistem informasi

penggajian karyawan.

A. Halaman Bagian Accounting

A.1.Bagian Accounting dapat melakukan login.

A.2. Bagian Accounting dapat mengelola data absen.

A.3. Bagian Accounting dapat mengelola rekap absen.

A.4. Bagian Accounting dapat mengelola data karyawan.

A.5. Bagian Accounting dapat mengelola penghitungan gaji.

A.6. Bagian Accounting dapat mengelola data jurnal umum

A.7. Bagian Accounting dapat mengelola data akun

A.8. Bagian Accounting dapat mengelola laporan penggajian.

A.9. Bagian Accounting dapat mengelola laporan jurnal umum.

A.10. Bagian Accounting dapat melakukan logout.

A. Halaman BagianDirektur

B.1. Bagian Direktur dapat melakukan login.

B.2. Bagian Direktur dapat mencetak laporan penggajian.

B.3. Bagian Direkturdapat mencetak laporan jurnal umum.

B.4. Bagian Direktur dapat melakukan logout.

31

3.3.2. Usecase Diagram

Setelah menganalisis kebutuhan fungsional masing-masing sistem informasi

penggajian, selanjutnya akan digambarkan use case diagram seperti dibawah ini:

1. Use Case Diagram Halaman Bagian Accounting

Gambar III.3.

Use Case Diagram Halaman Accounting

Tabel III.1.

Deskripsi Use Case Diagram Halaman Accounting

Use Case Narative HalamanAccounting

Tujuan Aktor melakukan login untuk masuk ke

dalam sistem penggajian.

Deskripsi Sistem ini memungkinkan aktor untuk

mengakses sistem penggajian.

Skenario Utama

Aktor Bagian Accounting.

Kondisi Awal Aktor dapat membuka sistempenggajian.

Aksi Aktor Reaksi Sistem

32

1. Aktor Mengisi Username dan

Password

2. Aktor Mengklik Tombol login

3. Aktor mengklik menu karyawan

4. Aktor mengklik data absen

5. Aktor mengklik menu rekap

absen

6. Aktor mengklik menu

perhitungan gaji

7. Aktor mengklik menu laporan

penggajian

8. Aktor mengklik menu jurnal

umum

9.Aktor mengklik data akun

10.Aktor mengklik menu laporan

jurnal umum

11. Aktot mengklik menu laporan

slip gaji

12. Aktor mengklik logout

Validasi Username dan Password.

Masuk kedalam sistem penggajian.

Sistem akan menampilkan form. data

karyawan

Sistem akan menampilkan form. data absen.

Sistem akan menampilkan form. rekap

absen.

Sistem akan menampilkan form.

perhitungan gaji.

Sistem akan menampilkan form. laporan

penggajian.

Sistem akan menampilkan form. jurnal

umum

Sistem akan menampilkan form. data akun

Sistem akan menampilkan form. laporan

jurnal umum.

Sistem akan menampilkan form. laporan slip

gaji.

Sistem akan keluar ke menu utama.

Kondisi Akhir Jika perintah sesuai maka sistem akan

masuk ke dalam aplikasi penggajian dan

aktor dapat melakukan aktivitas di dalam

sistem.

33

2. Use Case Diagram Halaman Direktur

Gambar III.4.

. Use Case Diagram Halaman Direktur

Tabel III.2.

Deskripsi Use Case Diagram Halaman Direktur

Use Case Narative Halaman Menu Direktur

Tujuan Aktor melakukan login untuk masuk ke

dalam sistem penggajian.

Deskripsi Sistem ini memungkinkan aktor untuk

mengakses sistem penggajian.

Skenario Utama

Aktor Bagian Direktur.

Kondisi Awal Aktor dapat membuka sistem penggajian.

Aksi Aktor Reaksi Sistem

1. Aktor Mengisi Username dan

Password

2. Aktor Mengklik Tombol login

3. Aktor mengklik menu cetak

laporan penggajian

4. Aktor mengklik menu cetak

laporan jurnal umum

Validasi Username dan Password.

Masuk kedalam sistem penggajian.

Sistem akan menampilkan dan mencetak

form. Laporan penggajian.

Sistem akan menampilkan dan mencetak

form. jurnal umum.

34

5. Aktor mengklik logout Sistem akan keluar ke menu utama.

Kondisi Akhir Jika perintah sesuai maka sistem akan

masuk ke dalam aplikasi penggajian dan

aktor dapat melakukan aktivitas di dalam

sistem.

3.3.3. Activity Diagram

Berdasarkan dari skenario usecase dapat digambarkan aktivitas-aktivitas yang

terjadi atau alur kerja dalam usecase. Aliran kerja tersebut digambarkan secara grafis

dengan activity diagram.

Berikut adalah Activity diagram dari masing-masing use case:

1. Activity Diagram Halaman Login

35

Gambar III.5.

DiagramActivity Halaman Login

2. Activity Diagram Halaman Data Karyawan

Gambar III.6.

DiagramActivity Halaman Data Karyawan.

36

3. Activity Diagram Halaman Data Absen

37

Gambar III.7.

DiagramActivity Halaman Data Absen.

4. Activity Diagram Halaman Rekap Absen

38

Gambar III.8.

DiagramActivity Halaman Rekap Absen.

39

5. Activity Diagram Halaman Penghitungan Gaji

Gambar III.9.

DiagramActivity Halaman Penghitungan Gaji.

40

6. Activity Diagram Halaman Data Akun

Gambar III.10.

DiagramActivity Halaman Data Akun.

41

7. Activity Diagram Halaman Jurnal Umum

Gambar III.11.

DiagramActivity Halaman Jurnal Umum.

42

8. Activity Diagram Halaman Penggajian

Gambar III.12.

DiagramActivity Halaman Penggajian.

9. Activity Diagram Halaman Laporan Jurnal Umum

43

Gambar III.13.

DiagramActivity Halaman Laporan Jurnal Umum.

10. Activity Diagram Halaman Laporan Penggajian

44

Gambar III.14.

DiagramActivity Halaman Laporan Penggajian.

11. Activity Diagram Halaman Laporan Slip Gaji

45

Gambar III.15.

DiagramActivity Halaman Laporan Slip Gaji

3.4. Desain

46

3.4.1. Entity Relationship Diagram (ERD)

Gambar III.16.

Entity Relationship Diagram (ERD)

3.4.2. Logical Record Structure (LRS)

47

Gambar III.17.

Logical Record Structure (LRS)

3.4.3. Spesifikasi File

48

Spesifikasi file terdiri dari file-file yang digunakan untuk menyimpan data

maupun proses pengolahan data. Spesifikasi file pada sistem ini menggunakan

aplikasi program Netbeans IDE 8.2 dan mempunyai database dengan nama login.sql

serta terdiri atas file ataupun tabel,berikut adalah spesifikasi file pada sistem

penggajian:

1. Spesifikasi File Data Karyawan

Nama Database : login

Nama File : karyawan

Tipe File : File Master Data

Akses File : Random

Panjang Record : 65 Karakter

Field Key : id_karyawan

Tabel III.3.

Spesifikasi File Data Karyawan

No. Elemen Data Akronim Tipe Data Panjang Keterangan

1. Id Karyawan id_karyawan Varchar 10 Primary Key

2. Nama Karyawan nm_karyawan Varchar 50

3. Alamat Alamat Teks -

4. Jabatan Jabatan Enum

5. No Telepon no_tlp Int 15

2. Spesifikasi File Absen


Nama File : data absen


Akses File : Random


Field Key : id_karyawan

49

Tabel III.4.

Spesifikasi File Absen


1. No Absen no_absen Varchar 10 Primary Key

2. Id Karyawan id_karyawan Varchar 10

3. Tanggal Absen tgl_absen Date -

4. Jam Masuk jam_masuk Varchar 15

5. Jam Pulang jam_pulang Varchar 15

3. Spesifikasi File : Penggajian


Nama File : penggajian


Akses File : Random


Field Key : no_gaji

Tabel III.5.

Spesifikasi File Penggajian


1. No. Gaji no_gaji Varchar 10 Primary Key

2. Tanggal Gaji tgl_gaji Date -

3. Nama Karyawan nm_karyawan Varchar 15

4. Jumlah Hadir jml_hadir Varchar 15

5. Jumlah Tidak Hadir jml_tdk_hadir Varchar 15

6. Upah Harian upah_harian Double -

7. Total Total Double -

8. No. Absen no_absen Varchar 10

4. Spesifikasi File Jurnal Umum


Nama File : jurnal

Tipe File : File Transaksi

50

Akses File : Random


Field Key : no_referensi

Tabel III.6.

Spesifikasi File Jurnal Umum


1. No Referensi no_referensi Varchar 10 Primary Key

2. Tanggal Tgl Varchar 10

3. No Gaji no_gaji Int 15

4. Keterangan Ket Text -

5. Spesifikasi File Jurnal Detail


Nama File : jurnal_detail


Akses File : Random


Field Key : -

Tabel III.7.

Spesifikasi File Jurnal Detail


1. No Referensi no_referensi Varchar 10 Foreign Key

2. Kode Akun kode_akun Varchar 10

3. Debet Debet Double -

4. Kredit Kredit Double -

6. Spesifikasi File Akun


Nama File : akun


51

Akses File : Random


Field Key : -

Tabel III.8.

Spesifikasi File Akun


1. Kode Akun kd_akun Varchar 10 Foreign Key

2. Nama Akun nm_akun Varchar 10

3. Jenis Akun jenis_akun Double -

4. Saldo Nominal saldo_nominal Double -

3.4.4. Sequence Diagram

1. Sequence Diagram Data Gaji

Gambar III.18.

Sequence Diagram Data Gaji

52

3.4.5. Deployment Diagram

Gambar III.19.

Deployment Diagram Sistem Penggajian

53

3.4.6. User Interface

1. User InterfaceFormLogin

Gambar III.20.

User Interface Form Login

2. User Interface Menu Home

Gambar III.21.

User Interface Menu Home

54

3. User Interface Menu About

Gambar III.22.

User Interface Menu About

4. User Interface Menu Data Absen

Gambar III.23.

User Interface Menu Data Absen

5. User Interface Menu Data Karyawan

55

Gambar III.24.

User Interface Menu Data Karyawan

6. User Interface Menu Data Penggajian

Gambar III.25.

User Interface Menu Data Penggajian

7. User Interface Menu Jurnal Umum

56

Gambar III.26.

User Interface Menu Jurnal Umum

8. User Interface Menu Laporan Akun

Gambar III.27.

57

User Interface Menu Laporan Akun

9. User Interface Menu Laporan Jurnal Umum

Gambar III.28.

User Interface Menu Laporan Jurnal Umum

10. User Interface Menu Laporan Penggajian

Gambar III.29.

58

User Interface Menu Laporan Penggajian

11. User Interface Menu Laporan Slip Gaji

Gambar III.30.

User Interface Menu Laporan Slip Gaji

3.5. Implementasi

3.5.1. Code Generation

1. Code Generation Menu Data Penggajian

60

3.5.2. Black Box Testing

1. Black Box Testing Menu Penggajian

Tabel III.9.

Black Box Testing Menu Penggajian

No. Skenario

Pengujian Test Case

Hasil yang

diharapkan

Hasil

Pengujian

Kesimp

ulan

1. No. Gaji,

Tanggal Gaji,

Nama

Karyawan,

Jumlah

Hadir,

Jumlah Tidak

Hadir, Upah

Harian,

Total, dan

No. Absen

tidak diisi,

no_gaji:

(kosong)

tgl_gaji:

(kosong)

nm_karyawan:

(kosong)

jml_hadir:

(kosong)

Jml_tdk_hadir:

(kosong)

upah_harian:

(kosong)

Sistem akan

menolak untuk

menyimpan dan

tetap berada

pada menu

penggajian

Sesuai

Harapan

Valid

61

kemudian

klik simpan

total: (kosong)

no_absen:

(kosong)

2. No. Gaji,

Tanggal Gaji,

Nama

Karyawan,

Jumlah

Hadir,

Jumlah Tidak

Hadir, Upah

Harian,

Total, dan

No. Absen

tidak diisi,

kemudian

klik simpan

no_gaji: (01)

tgl_gaji:

(25/01/18)

nm_karyawan:

(Sriyanto)

jml_hadir: (18)

Jml_tdk_hadir:

(2)

upah_harian:

(100.000)

total:

(1.800.000)

no_absen:

(kosong)

Sistem akan

menolak untuk

menyimpan dan

tetap berada

pada menu

penggajian

Sesuai

Harapan

Valid

3. No. Gaji,

Tanggal Gaji,

Nama

Karyawan,

Jumlah

Hadir,

Jumlah Tidak

Hadir, Upah

Harian,

Total, dan

No. Absen

diisi dengan

benar,

kemudian

klik simpan

no_gaji: (01)

tgl_gaji:

(25/01/18)

nm_karyawan:

(Sriyanto)

jml_hadir: (18)

Jml_tdk_hadir:

(2)

upah_harian:

(100.000)

total:

(1.800.000)

no_absen: (03)

Sistem akan

menyimpan data

penggajian baru

dan langsung

menampilkan

data akunnya

Sesuai

Harapan

Valid

4. Menghapus

salah satu

data

penggajian

yang sudah

ada

Tampilan

kosong atau

hilang

Sistem akan

menghapus data

penggajian dan

tetap berada

pada menu

penggajian

Sesuai

Harapan

Valid

62

3.5.3 Spesifikasi Hardware dan Software

Tabel III.10.

Spesifikasi Hardware dan Software

Kebutuhan Keterangan

Sistem Windows 8 64-Bit

Processor Intel ® Celeron ®, CPU N3050 @ 1.60 GHz

RAM 2 GB

Harddisk 100 GB

Monitor 14” LED

Keyboard 108 Key

Printer DeskJet

Mouse Standard

Software Bahasa Pemrograman : Netbeans IDE 8.2.

Aplikasi Pendukung : XAMPP v 3.2.1

DBMS : MySQL

Antivirus : SMADAV 2018

bab iii pembahasan...fingerprint setelah itu data absen akan otomatis masuk kebagian billing sistem....

Documents