26

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Umum Organisasi

3.1.1. Sejarah dan Perkembangan PT Bina Kasih Abadi

PT Bina Kasih Abadi adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang

Distributor, Trading. Barang yang di jual adalah bahan kimia, yaitu Caustic Soda

Liquid dan Caustic Soda Flake. Caustic soda merupakan bahan baku penting dan

juga bahan yang digunakan dalam berbagai proses kimia di banyak industri. ASC

menghasilkan produk caustic soda dalam bentuk larutan dengan konsentrasi 48%

(Liquid caustic Soda) dan juga dalam bentuk padat dengan tingkat kemurnian

diatas 98% (Flake Caustic Soda). Contoh aplikasi caustic soda yang digunakan

dalam jumlah kecil diantaranya produk pembersih rumah tangga, pembersih botol

minuman, pembuatan sabun skala kecil, dan lain-lain.

PT Bina Kasih Abadi Mulai berdiri pada tanggal 1993, sesuai akta notaris

Alfonsus Irawan Songgono dan bertempat di Jl. Cempaka putih tengah 22A/3A,

Jakarta 10510 – Indonesia. Berkomitmen untuk memproduksi bahan kimia

berkualitas tinggi dengan harga yang kompetitif secara global dan memberikan

layanan pelanggan yang efisien setiap saat. Berada dalam bisnis selama jangka

waktu yang panjang PT Bina Kasih Abadi telah menerima standar internasional

untuk pengakuan jaminan kualitas

27

PT Bina Kasih Abadi adalah perusahaan Distributor Trading (perdagangan),

perusahaan yang usaha utamanya membeli barang atau membeli produk langsung

dari produsen dan menjualnya kembali kepada pihak lain melalui transaksi yang

bertujuan untuk mendapatkan laba. PT Bina Kasih Abadi sudah mendapatkan

potongan harga pembelian saat mengambil produk ke produsen.

3.1.2. Struktur dan Tata kerja PT Bina Kasih Abadi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian

serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan

kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan.

Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan

antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi

dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan

wewenang siapa melapor kepada siapa, jadi ada satu pertanggung jawaban apa

yang akan di kerjakan.

Berikut ini adalah gambar struktur organisasi dari PT Bina Kasih Abadi:

28

Sumber: PT Bina Kasih Abadi

Gambar III.1 : Stuktur organisasi PT Bina Kasih Abadi

Berdasarkan struktur organisasi tersebut dapat dipaparkan tugas dari

masing-masing bagian, ialah sebagai berikut:

SELVY RAMDHANI SEKRETARIS & FINANCE

ALFONSUS IRAWAN SONGGONO

DIREKTUR UTAMA

FITRI MARATUS SHOLIHAH

STAFF ADMIN

YOPI DRIVER & COLLECTOR

NUR LELA

OFFICE GIRL

RAEL PATPATU SONGGONO

MANAGER MARKETING

29

1. Direktur

Tugas dan Tanggung Jawab Jabatan:

a. Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi

perusahaan

b. Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan perusahaan

c. Bertanggung jawab atas kerugian yang dihadapi perusahaan termasuk juga

keuntungan perusahaan

d. Merencanakan serta mengembangkan sumber-sumber pendapatan dan

pembelanjaan kekayaan perusahaan

e. Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungannya dengan

dunia luar perusahaan

f. Menetapkan strategi-strategi stategis untuk mencapakai visi dan misi

perusahaan

g. Mengkoordinasikan dan mengawasi semua kegiatan di perusahaan, mulai

bidang administrasi, kepegawaian hingga pengadaan barang.

h. Mengangkat dan memberhentikan karyawan perusahaan

i. Bertanggung jawab dalam memimpin dan membina perusahaan secara

efektif dan efesien.

j. Mewakili perusahaan, mengadakan perjanjian-perjanjian, merencanakan

dan mengawasi kinerja karyawan.

2. Manager Marketing

Tugas dan Tanggung Jawab Jabatan:

30

a. Menciptakan, menumbuhkan, dan memelihara kerja sama yang baik

dengan konsumen.

b. Merumuskan target penjualan.

c. Merumuskan standard harga jual dengan koordinasi bersama Direktur

Operasional serta Departemen terkait.

d. Menanggapi permasalahan terkait keluhan pelanggan jika tidak mampu

ditangani oleh bawahan.

e. Melakukan langkah antisipatif dalam menghadapi penurunan order.

f. Memberikan persetujuan kredit pelanggan dalam batas – batas yang wajar.

g. Melakukan demarketing jika terjadi overload produksi.

h. Melakukan analisa pelanggan yang mengalami kecenderungan kredit

macet.

3. Sekertaris & Finance

Tugas dan Tanggung Jawab Jabatan:

a. Membuat laporan bulanan

b. Membuat laporan tahunan

c. Mengurus pembayaran pajak bulanan dan tahunan

d. Mengurus laporan pajak

e. Mengatur jadwal pertemuan direktur

f. Mengatur jadwal pembayaran tagihan

g. Mengatur keuangan perusahaan

h. Mewakili pertemuan apabila direktur berhalangan hadir

31

4. Staff Administrasi

Tugas dan Tanggung Jawab Jabatan:

a. Filling data (menyimpan data)

b. Menjawab telepon masuk

c. Menerima tamu

d. Menerima bantuan pekerjaan dari sekertaris

e. Membuat invoice atau tagihan hutang

f. Melakukan order barang

g. Mengecek pengiriman customer

5. Driver dan Collector (Supir dan penagihan)

Tugas dan Tanggung Jawab Jabatan:

a. Mengirim invoice (Data Penagihan) kepada customer

b. Mengerjakan tugas tugas yang diberikan perusahaan

c. Mengerjakan tugas tugas yang diberikan direktur

d. Mengambil Giro pada perusahaan customer jika melakukan pembayaran

6. Office girl (Petugas Kebersihan)

Tugas dan Tanggung Jawab Jabatan:

a. membersihkan dan merapikan ruangan kantor

b. membersihkan halaman kantor

c. mengerjakan tugas yang di berikan karyawan

3.1.3 Jenis Produk yang dijual PT Bina Kasih Abadi

Produk yang dijual adalah Natrium hidroksida (NaOH), juga dikenal

sebagai soda kaustik, soda api, atau sodium hidroksida, adalah sejenis basa logam

32

kaustik. Natrium Hidroksida terbentuk dari oksida basa Natrium Oksida

dilarutkan dalam air. Natrium hidroksida membentuk larutan alkalin yang kuat

ketika dilarutkan ke dalam air. NaOH digunakan di berbagai macam bidang

industri, kebanyakan digunakan sebagai basa dalam proses produksi bubur

kayu dan kertas, tekstil, air minum, sabun dan deterjen. Natrium hidroksida adalah

basa yang paling umum digunakan dalam laboratorium kimia.

Ada beberapa jenis Produk yang dijual oleh PT Bina Kasih Abadi, yaitu :

1. Caustic Soda Liquid

Caustic soda merupakan bahan baku penting dan juga bahan yang digunakan

dalam berbagai proses kimia di banyak industri. ASC menghasilkan produk

caustic soda dalam bentuk larutan dengan konsentrasi 48% (Liquid caustic

Soda) dan juga dalam bentuk padat dengan tingkat kemurnian diatas 98%

(Flake Caustic Soda).

2. Chlorine

Chlorine sendiri biasa dikenal dengan disebut dengan kaporit. Chlorine

(kaporit) sendiri merupakan bahan kimia yang sering sekali digunakan untuk

membunuh bakteri dengan cepat dan sederhana pada air , namun Chlorine

sendiri jika di gunakan dengan skala besar dapat menghasilkan reaksi kimia

yang berlebihan.

3. Ethylene Dichloride

VCM merupakan produk yang memiliki kegunaan di berbagai bidang. Adapun

berbagai kegunaan VCM yang dihasilkan, seperti bahan baku pembuatan PVC,

dan Untuk membuat plastik yang digunakan sebagai pembungkus maupun

kantung selain itu dapat juga dibuat menjadi botol sebagai media penyimpan.

33

4. Vinyl Chloride Monomer

Sama seperti Ethylene Dichloride, VCM merupakan produk yang memiliki

kegunaan di berbagai bidang. Adapun berbagai kegunaan VCM yang

dihasilkan, seperti bahan baku pembuatan PVC.

5. Poly Vinyl Chloride (PVC)

PVC adalah salah satu unsur kimia polimer termoplastik yang berfungsi

sebagai cairan kimia yang memiliki berat molekul kecil, yang bisa melunak

jika dipanaskan dan bisa mengeras jika di dinginkan. Produk ini biasa

digunakan sebagai bahan dalam pembuatan pakaian maupun peralatan yang

mengandung unsur plastik. Contohnya seperti: Pipa, bingkai jendela dan pintu,

insulasi kabel listrik, atap, dan lain lain.

Berikut adalah jenis produk yang terdapat pada wibsite supplier PT Bina

Kasih Abadi yaitu PT Sulfindo Adi Usaha.

Table III.1

Jenis Produk yang dijual

Sumber : PT Bina Kasih Abadi

Berdasarkan data produk tersebut, tidak semua produk yang diperjual

belikan, yaitu hanya caustic soda liquid dan caustic soda flakes, karena untuk saat

ini customer dari PT Bina kasih Abadi hanya membutuhkan kedua produk

tersebut.

34

3.2. Hasil Penelitian

Berdasarkan data yang telah dikumpulkan dengan melakukan riset

langsung, penulis mencoba memaparkan hal-hal dalam proses pelaksanaan

prosedur penjualan barang pada PT Bina Kasih Abadi. Penjualan barang

dibutuhkan prosedur dalam pelaksaan penjualan yang baik untuk mejalankan

penjualan agar lebih efisien, Penjualan barang pada perusahaan PT Bina Kasih

Abadi dilakukan secara kredit dan tunai penjualan kredit

3.2.1. Prosedur penjualan Barang secara Tunai

Penjualan tunai merupakan penjualan yg bebas dari resiko kerugian akibat

tidak terbayarnya barang. Oleh karena itu alur prnjualan tunai ini diusahakan di

buat sesederhana mungkin kepada customer.

Dibawah ini terdapat alur atau prosedur penjualan secara tunai, prosedur

tersebut dibuat menggunakan flowchart agar lebih mudah untuk memahami dapat

dilihat pada gambar III.7.

35

Diterima dan

membuat PO

BKA

Sumber : Data diolah

Gambar III.2 : Flowchart Prosedur Penjualan Tunai PT Bina Kasih Abadi

CUSTOMER PT BKA SUPPLIER PABRIK

Struk & SJ

Selesai

Quotations

Quotations

diterima dan

mengecek

Mendistribuskan

Mendistribuskan

Mendistribuskan

Ya

Tidak

ditolak

PO

Pembayaran

100%

Mendistribusikan

PO BKA dan

PO Customer

Mendistribusikan

Surat Jalan

Mendistribusikan

Surat Jalan

diterima dan

membuat sj

sulfindo

SJ BKA dan SJ

Sulfindo

Mengirim barang

ke customer

Barang Diterima

Struk Timbangan

Mendistribusikan

Mendistribusikan

Struk & SJ

diterima dan

membuat

invoice

Struk & SJ

diterima dan

membuat

invoice

diterima

Menerima dan

mengecek harga

Diterima dan

memberikan

harga

PO diterima

dan membuat

Surat Jalan

Menerima dan

mengecek

harga

Mulai

36

Keterangan Prosedur penjualan tunai yang terdapat pada flowchart dapat

dijelaskan sebagai berikut:

1. permintaan barang dari Customer

2. customer mengirim quotation (Permintaan harga)kepada PT Bina Kasih

Abadi melalui email

Sumber: PT Bina Kasih Abadi

Gambar III.3

Surat Permintaan Harga (quotation) Customer PT BKA

3. Setelah quotation diterima maka direktur dan manager marketing memberikan

harga barang tersebut yang sebelumnya diberikan oleh supplier dan mengirim

surat penawaran harga melalui email kepada customer.

Sumber: PT Bina Kasih Abadi

Gambar III.4: Surat Penawaran Harga PT BKA

37

4. Setelah kedua belah pihak menyetujui harga tersebut, maka customer

mengirim PO (Purchase Order) melalui email kepada PT Bina Kasih Abadi.

Sumber : PT Bina Kasih Abadi

Gambar III.5 : Lembar PO Customer PT Bina Kasih Abadi

5. Customer melakukan pembayaran sesuai dengan harga yang disepakati melaui

transfer bank yang langsung diterima oleh direktur.

6. Setelah pembayaran diterima, staff admin PT Bina Kasih Abadi membuat PO

(Purchase Order) untuk di kirimkan kepada supplier Adi Usaha melalui

email.

a) Mengirimkan PO (Purchase Order) PT Bina Kasih Abadi

Sumber : PT Bina Kasih Abadi

Gambar III.6: Lembar PO PT Bina Kasih Abadi

38

b) Mengirimkan PO (Purchase Order) customer PT Bina Kasih Abadi

c) Kedua PO tersebut dikirimkan agar supplier Mengetahui harga yang telah

di sepakati dan tidak terjadi kecurangan.

7. Staff admin menulis jadwal pengiriman pada buku agenda dan melakukan

order barang untuk dijadwalkan tiba besok pagi melalui telepon.

Sumber: PT Bina Kasih Abadi

Gambar III.7: Buku Agenda Pengiriman PT Bina Kasiih Abadi

8. supplier membuat jadwal pengiriman untuk customer PT Bina Kasih Abadi

dan memberikan info kepada pabrik.

9. Pabrik supplier Membuat kedua surat jalan tersebut dan melakukan

pengiriman barang kepada customer PT Bina Kasih Abadi.

Sumber : PT Bina Kasih Abadi

Gambar III.8: Surat Jalan PT Bina Kasih Abadi

39

Sumber : PT Bina Kasih Abadi

Gambar III.9: Surat Jalan Supplier PT Bina Kasih Abadi

10. Customer Melakukan pengecekan barang sesuai dengan timbangan atau tidak

dan melaporkan ke manager marketing PT Bina Kasih Abadi.

11. Jika barang sudah sesuai dengan timbangan maka surat jalan tidak perlu

melakukan pembetulan, tetapi jika timbangan tidak sesuai dengan surat jalan

makan surat jalan perlu melakukan pembetulan, selanjutnya supir memberikan

surat jalan kepada supplier

Sumber : PT Bina Kasih Abadi

Gambar III.10: Struk Timbangan

40

12. supplier membuat invoice / Tagihan kepada PT Bina Kasih Abadi yang

dibayarkan atau dilunasi 2 (dua) bulan setelah invoice datang. Pada invoice

terdapat surat jalan supplier dan juga surat jalan PT Bina Kasih Abadi

Sumber : PT Bina Kasih Abadi

Gambar III.11: Invoice Supplier PT Bina Kasih Abadi

13. Selanjutnya, PT Bina Kasih Abadi membuat invoice untuk customer yang

dilampirkan dengan Surat jalan PT Bina Kasih Abadi, Purchase Order,Faktur

Pajak, dan Struk timbangan Barang.

Sumber : PT Bina Kasih Abadi

Gambar III.12: Invoice PT Bina Kasih Abadi

41

14. Driver mengirim invoice tersebut, dan pembayaran sudah dilunasi

sebelumnya.

15. Jika Timbangan kurang maka pembayaran pun dikembalikan kepada customer

sesuai dengan timbangan yang kurang, jika hasil timbangan lebih maka

customer harus melakukan tambahan pembayaran.

Berikut contoh timbangan yang di maksud,

a. Permintaan PO dari cutomer : 25.000 TON CSL

b. Hasil timbangan pengiriman : 24.000 TON CSL

Maka, PT Bina Kasih Abadi mengembalikan pembayaran sesuai dengan

kekurangan timbangan 1.000 TON CSL. Sebaliknya jika hasil timbangan

sesuai dengan permintaan maka PT Bina Kasih Abadi tidak perlu

mengembalikan uang dan hanya mengirimkan invoice saja.

3.2.2 Prosedur Penjualan Barang Secara Kredit

Penjualan kredit adalah penjualan barang yg pembayarannya di

tangguhkan sampai beberapa waktu kemudian sesuai dengan penjanjian

penjualan. Dengan penjualan kredit artinya penjual menyeluarkan barang tanpa

memperoleh kompensasi langsung dari pembeli penjualan jenis ini menyandung

resiko kerigian karena memungkinkan pelanggan melanggar perjanjian [tidak

membayar, terlambat membayar atau membeli dan bangkrut. Oleh karena itu

penjualan kredit ini harus diikuti dengan kehati-hatian, misalnya dengan

menerapkan prosedur penjualan kredit secara ketat.

Dibawah ini terdapat alur atau prosedur penjualan secara kredit, prosedur

tersebut dibuat menggunakan flowchart agar lebih mudah untuk memahami dapat

dilihat pada gambar III.8.

42

CUSTOMER PT BKA SUPPLIER PABRIK

Sumber : Data diolah

Gambar III.13 : Flowchart Prosedur Penjualan Kredit PT Bina Kasih Abadi

Quotations

Quotations

diterima dan

mengecek

Mendistribuskan

Mendistribuskan

Mendistribuskan

Menerima dan

mengecek

harga

Ya

Tidak

ditolak

PO

Pembayaran 100%

Mendistribusika

n

PO BKA dan

PO Customer

Mendistribusikan

Surat Jalan

Mendistribusikan

Surat Jalan

diterima dan

membuat sj

sulfindo

SJ BKA dan SJ

Sulfindo

Mengirim barang

ke customer

Barang Diterima

Struk

Timbangan

Mendistribusika

n

Struk & SJ

Mendistribusikan

Struk & SJ

diterima dan

membuat

invoice

Struk & SJ

diterima dan

membuat

invoice

Invoice Diterima

Menerima dan

mengecek harga

Diterima dan

membuat PO

BKA

Diterima dan

memberikan

harga

PO diterima

dan membuat

Surat Jalan

Mulai

Selesai

43

Keterangan prosedur penjualan kredit terdapat pada flowchart dapat dijelaskan

sebagai berikut.

1. permintaan barang dari Customer

2. customer mngirim quotation kepada PT Bina Kasih Abadi melalui email

3. Setelah quotation diterima maka direktur dan manager marketing

memberikan harga barang tersebut yang sebelumnya diberikan oleh supplier

4. Setelah kedua belah pihak menyetujui harga tersebut, maka customer

mengirim PO (Purchase Order) melalui email kepada PT Bina Kasih Abadi.

5. Staff admin PT Bina Kasih Abadi membuat PO (Purchase Order) untuk di

kirimkan kepada supplier melalui email.

a. Mengirimkan PO (Purchase Order) PT Bina Kasih Abadi

b. Mengirimkan PO (Purchase Order) customer PT Bina Kasih Abadi

c. Kedua PO tersebut dikirimkan agar supplier Mengetahui harga yang telah

di sepakati dan tidak terjadi kecurangan.

6. Staff admin melakukan order barang untuk dijadwalkan tiba besok pagi

melalui telepon.

7. supplier membuat jadwal pengiriman untuk customer PT Bina Kasih Abadi

dan memberikan info kepada pabrik.

8. Pabrik supplier Membuat kedua surat jalan tersebut dan melakukan

pengiriman barang kepada customer PT Bina Kasih Abadi.

9. Customer Melakukan pengecekan barang sesuai dengan timbangan atau tidak

dan melaporkan ke manager marketing PT Bina Kasih Abadi.

10. Jika barang sudah sesuai dengan timbangan maka surat jalan tidak perlu

melakukan pembetulan, tetapi jika timbangan tidak sesuai dengan surat jalan

44

makan surat jalan perlu melakukan pembetulan, selanjutnya supir

memberikan surat jalan kepada supplier

11. supplier membuat invoice/tagihan kepada PT Bina Kasih Abadi yang

dibayarkan atau dilunasi 2 (dua) bulan setelah invoice datang. Pada invoice

terdapat surat jalan supplier dan juga surat jalan PT Bina Kasih Abadi

12. Selanjutnya, setelah invoice diterima PT Bina Kasih Abadi membuat invoice

untuk customer yang dilampirkan dengan Surat jalan PT Bina Kasih Abadi,

Purchase Order,Faktur Pajak, dan Struk timbangan Barang.

13. Driver mengirim invoice tersebut melalui pos indonesia dan datang langsung

ke perusahaan tersebut.

14. Pembayaran tagihan customer dilakukan setelah satu bulan dari terima

invoice.

15. Pembayaran melalui transfer bank dan juga bisa menggunakan GIRO.

16. Pengambilan giro dilakukan oleh driver PT Bina Kasih Abadi yang datang

langsung ke perusahaan customer tersebut.

3.2.3 Kendala Prosedur Penjualan Barang

Kendala yang terdapat dalam prosedur penjualan pada PT Bina Kasih,

kendala tersebutberasal dari perusahaan maupun berasal dari luar perusahaan.

Adapun kendala tersebut sebagai berikut :

1. Pembayaran yang dilakukan oleh customer terkadang terjadi kredit macet, hal

ini dikarenakan PT Bina Kasih terlambat memberikan tagihan kepada

customer, yang terjadi adalah kemunduran pembayaran dan karena hal itu PT

Bina Kasih juga terlambat melakukan pembayaran kepada supplier.

45

2. Masih menggunakan sistem penjualan secara manual, maksudnya adalah

perusahaan PT Bina kasih tidak menggunakan aplikasi penjualan yang

terdapat pada komputer agar tidak terjadi selisih barang. Karena hal ini PT

Bina Kasih sering kali selisih barang dengan supplier dan apabila mengecek

sisa pengiriman barang membutuhkan waktu untuk mencari PO customer

untuk melihat sisa pengiriman barang.

3. Harga yang diberikan oleh supplier setiap bulan mengalami perubahan harga,

tidak stabil. Hal ini membuat customer sering kali komplain karena harga

yang tidak stabil.

3.2.4 Cara Mengatasi Kendala yang terjadi pada prosedur penjualan

Untuk mengatasi kendala dalam prosedur administrasi penjualan di PT Bina

Kasih Abadi, dengan cara sebagai berikut:.

1. Kendala pada pembayaran atau kredit macet sering terjadi, oleh karena itu

pembayaran pada supplier juga mengalami kredit macet. Solusi untuk hal ini

biasanya PT Bina Kasih Abadi meminta kepada supplier untuk diberikan

keringanan pembayaran dan menggunakan dana pribadi direktur terlebih

dahulu.

2. Karena tidak menggunakan aplikasi penjualan dan masih secara manual

sering terjadi selisih barang dengan supplier, maka PT Bina Kasih Abadi

mencocokkan dengan supplier setiap dua minggu sekali.

3. Harga yang tidak stabil sering terjadi, untuk hal ini maka PT Bina Kasih

Abadi meminta kepada supplier untuk harga berlaku sampai bulan apa saja.