bab iii pelaksaan kerja magang 3.1 kedudukan dan koordinasi

19

BAB III

PELAKSAAN KERJA MAGANG

3.1 Kedudukan dan Koordinasi

Pada kerja magang di PT. Vindo International penulis ditempatkan pada departemen

Marketing pada bagian Marketing Admin. Penulis berkoordinasi dengan Ibu Septia Nur Ayu

Ningsih sebagai pembimbing lapangan. Seluruh karyawan dan divisi berada di bawah

naungan dan tanggung jawab seorang Plant Manager yaitu Bapak Setiyo Purwanto dan juga

Marketing yaitu Bapak Ferdy Kurniadi.

Gambar 3.1 Struktur Koordinasi Penulis di PT. Vindo International

20

Untuk divisi marketing, terdapat dua divisi berbeda di PT. Vindo International. Yang

pertama adalah marketing dan marketing admin. Untuk marketing, pekerjaan yang dilakukan

lebih kepada menangani toko-toko yang tidak terlalu besar dan juga mengunjungi toko-toko

customer hingga mencari customer baru secara personal selling. Kemudian untuk marketing

admin yaitu posisi yang ditempati oleh penulis, lebih kepada komunikasi dengan customer,

meng-input order customer, berkoordinasi dengan divisi-divisi lain di perusahaan, dan tidak

terlepas mencari customer baru untuk perusahaan.

3.2 Tugas yang dilaksanakan

Selama penulis melakukan kerja magang selama 60 hari, penulis diberikan tugas-

tugas sebagai berikut :

No Pekerjaan Kategori Supervisor Keterangan Output

1 Konfirmasi

Pengiriman

Barang

Customer

Relationship Ibu Septia Menghubungi

customer dengan

telepon langsung

dan e-mail untuk

mengkonfirmasi

tanggal pengiriman

barang

Data terkait

tanggal

pengiriman

barang

customer

2 Membuat

Survey

Kepuasan

Customer

Customer

Relationship

Ibu Septia Membuat survey

kepuasan konsumen

yang dilakukan

setiap 6 bulan sekali

(1 tahun 2x survey).

Data hasil

survey dan

hasil olah data

survey

3 Komunikasi

Dengan

Customer

Customer

Relationship

Ibu Septia

& Ibu Jojo

Menerima segala

telepon yang masuk

dari customer,

seperti menanyakan

Data terkait

seluruh

pertanyaan

dan

21


status produksi,

status pengiriman,

dan ketersediaan

stok produk

konfirmasi

dari customer

4 Mencari

Customer

Baru

Telemarketing Ibu Septia Menghubungi toko-

toko yang menjual /

menggunakan

hanger dan

menawarkan

hanger

Data terkait

calon

customer baru

berupa e-mail

ataupun

nomor telepon

5 Menerima

Purchase

Order (PO)

Dari

Customer

Administration Ibu Septia

& Ibu Jojo

Menerima purchase

order customer

melalui e-mail dan

konfirmasi kepada

customer bahwa

purchase order

sudah diterima

Data PO yang

sudah

diterima dan

siap untuk di

input dengan

sistem SAP

6 Input Order

Customer


& Pak

Ferdy

Input purchase

order dengan

menggunakan

sistem SAP

Data input

produk yang

akan

diproduksi

7 Membuat

Proforma

Invoice


& Ibu Jojo

Membuat laporan

total harga di awal

(setelah menerima

purchase order dan

input purchase

order di SAP) untuk

Laporan total

harga yang

kemudian

diberikan

kepada

customer

22


diberikan kepada

customer

8 Membuat

Memo

Permintaan

Barang

Administration Ibu Septia,

Ibu Jojo,

& Pak

Ferdy

Membuat catatan /

memo permintaan

barang kepada tim

produksi

Memo /

laporan

permintaan

produksi suatu

produk

9 Membuat

Scheduling

Pengiriman

Barang

Administration Ibu Septia Membuat jadwal

pengiriman barang

dan diberikan

kepada tim produksi

Data terkait

pengiriman

barang kepada

customer

10 Mencetak SO

dan Check

DO

Administration Ibu Septia,

Ibu Jojo,

& Pak

Baim

Mencetak SO (Sales

Order) berupa

rincian produk dan

quantity untuk

kemudian diberikan

kepada tim

warehouse untuk

memuat produk

ataupun mengecek

ke tim produksi

apakah sudah

selesai di produksi

apa belum. Setelah

produk dimuat

kemudian tim

warehouse akan

Lembaran SO

dan verifikasi

DO sehingga

barang siap

dikirim

23


mencetak DO

(Delivery Order)

sebagai tanda

produk siap dikirim

dan DO tersebut di

cek oleh Admin

Marketing

11 Meminta

Invoice dan

Faktur Pajak

Administration Ibu Septia Meminta invoice

dan faktur pajak

kepada pihak PT.

Biggy Cemerlang

sebelum barang

dikirim (setelah

mencetak DO)

Invoice dan

Faktur Pajak

dari pihak PT.

Biggy

12 Membuat

Packing List

Administration Ibu Septia Membuat rincian

berat produk ketika

akan dikirim ke

customer

Laporan

terkait total

berat produk

yang dikirim

13 Membuat

Invoice

Commercial

Administration Ibu Septia Membuat rincian

biaya untuk

dilampirkan

bersama packing list

(biasanya untuk

kiriman keluar

negeri)

Laporan

terkait total

harga barang

yang dikirim

14 Merekapitula

si DO untuk


& Ibu Nita

Setelah barang

dikirim, DO

Form serah

terima yang

24


Admin

Penagihan &

Membuat

Form Serah

Terima DO

kembali ke

perusahaan

kemudian

direkapitulasi

seperti fotocopy DO

dan print PO

customer kemudian

diberikan kepada

Admin Penagihan

kemudian di

filing ke

lemari berkas

form serah

terima

15 Membuat

Form

Permintaan

Sample

Produk


& Pak

Sutriswan

Membuat formulir

permintaan sample

kepada tim QC

untuk diberikan

kepada customer

Laporan

permintaan

sample

produk

kepada pihak

QC

16 Membuat

Formulir

Penawaran

Harga

Administration Ibu Septia Membuat surat yang

berisi penawaran

harga yang akan

diberikan kepada

customer

Laporan

penawaran

harga untuk

customer

17 Membuat

Form

Customer

Baru


& Ibu Jojo

Membuat formulir

jika ada customer

baru dan

mengumpulkan

berkas-berkas yang

dibutuhkan.

Contohnya adalah

Laporan data

terkait

customer baru

25


surat ijin

perusahaan dan

NPWP

18 Membuat

Sasaran Mutu

Bulanan

Kegiatan

Lainnya

Ibu Septia Membuat presentasi

kinerja bulanan

setiap divisi

Data peforma

divisi

marketing

selama satu

bulan dalam

power point

19 Product

Knowledge

Kegiatan

Lainnya

Ibu Septia

& Pak

Setiyo

Mengetahui

kegunaan, fitur, dan

bentuk setiap

produk produk

Pengetahuan

terkait

produk-

produk

perusahaan

20 Membuat

Flow Chart

Perusahaan

Kegiatan

Lainnya

Pak Setiyo Membuat Flow

Chart seluruh divisi

yang ada di

perusahaan, mulai

dari marketing,

produksi,

pengiriman, dan

penagihan

Laporan berisi

Flow Chart

setiap divisi

26

3.3 Uraian Kerja Magang

3.3.1 Proses Pelaksanaan

Sebelum melakukan kerja magang, penulis membuat surat permohonan kerja magang

kepada PT. Vindo International berupa CV, Surat Pengantar Magang dari Kampus, Surat

Lamaran Pribadi, dan Transkrip Nilai Sementara dengan mendatangi langsung PT. Vindo

International yang kemudian melakukan interview dengan Plant Manager. Setelah

melakukan interview, penulis dijelaskan posisi dan pekerjaan yang akan dilakukan kemudian

diperkenalkan dengan para karyawan dan juga dengan calon pembimbing lapangan penulis

yaitu Ibu Septia Nur Ayu Ningsih. Berikut uraian pekerjaan yang dilakukan penulis selama

menjalani kegiatan kerja magang:

A. Customer Relationship

1. Konfirmasi Pengiriman Barang

Penulis menghubungi customer yang memiliki PO, barang dalam tahap produksi

menuju penyelesaian, dan barang yang telah selesai di produksi dengan telepon dan e-mail.

Untuk telepon, penulis menghubungi customer dengan melihat nomor customer

terkait yang tersedia di buku telepon kemudian menanyakan dan mengkonfirmasi jadwal

pengiman barang. Terkadang penulis perlu memberitahukan nomor PO (purchase order)

customer untuk mengingatkan customer karena customer memiliki PO lebih dari satu PO.

Untuk e-mail, penulis menulis e-mail yang berisi pertannyaan dan konfirmasi tanggal

pengiriman untuk PO yang dilakukan customer terkait. Sama seperti telepon, terkadang

penulis juga harus mencantumkan nomor PO customer untuk mengingatkan customer karena

customer memiliki lebih dari satu PO.

27

Gambar 3.2 Buku Telepon Customer

2. Membuat Survey Kepuasan Customer

Penulis membuat survey kepuasan customer yang biasanya dilakukan setiap 6 bulan

sekali. Ketika penulis melakukan kegiatan magang, pada bulan Juli, marketing admin

melakukan survey kepuasan customer yang akan disebar ke hampir 100 customer untuk

melihat feedback dari customer terkait peforma perusahaan di mata para customer. Pada

awalnya, prosedur survey yang dilakukan adalah dengan mengirimkan file berupa word yang

nanti akan di download oleh customer, diisi oleh customer, dan dikirim kembali oleh

customer.

28

Gambar 3.3 Survei Kepuasan Customer Lembar Pertama

29

Gambar 3.4 Survey Kepuasan Customer Lembar Kedua

Penulis menyarankan untuk melakukan survey dengan media google forms untuk

menghemat waktu dan memudahkan customer. Kemudian saran penulis diterima dan penulis

membuat survey dengan menggunakan google forms dengan rincian pertanyaan dan desain

survey seperti Gambar 3.5 dan Gambar 3.6. Untuk pertanyaan survey yang lebih lengkap

akan dilampirkan di halaman lampiran.

30

Gambar 3.5 Survey Kepuasan Customer Dengan Google Form (Halaman Awal)

Gambar 3.6 Survey Kepuasan Customer Dengan Google Form (Contoh Pertanyaan)

31

Setelah selesai kemudian link survey disebar kepada customer. Peneliti hanya

diberikan ijin oleh perusahaan untuk memberikan beberapa hasil dari survey yang dilakukan

kepada customer. Beberapa hasil survey tertuang di dalam Gambar 3.7 dan Gambar 3.8

Gambar 3.7 Hasil Survei Terkait Kualitas Produk

32

Gambar 3.8 Hasil Survei Terkait Keramahan dan Kemudahan Berkomunikasi

3. Komunikasi Dengan Customer

Selama kegiatan magang, peneliti sering menjadi penerima telepon utama ketika ada

yang menghubungi perusahaan. Beberapa pertanyaan yang paling sering ditanyakan

customer adalah status produksi, pengiriman, dan ketersediaan produk. Penulis harus bisa

menggunakan sistem SAP karena seluruh informasi terutama status produksi dan

ketersediaan produksi tersedia di SAP.

B. Telemarketing

1. Mencari Customer Baru

Penulis melakukan pencarian customer baru dengan cara menghubungi toko-toko

yang menggunakan hanger seperti butik dan distro. Cara peneliti mendapatkan nomor telepon

33

butik dan distro tersebut adalah dengan mencari nama-nama butik maupun distro di google

yang disertai dengan nomor telepon butik ataupun distro tersebut. Kemudian penulis

menghubungi butik ataupun distro tersebut dan memasarkan produk-produk seperti hanger

baju, hanger celana, dan lain-lain.

Sebelum menghubungi butik maupun distro penulis harus mengetahui product

knowledge. Penulis diberikan list produk oleh pembingin lapangan untuk dipelajari dan

diingat produk maupun fitur yang disediakan. Setelah memiliki cukup kemampuan terhadap

product knowledge, kemudian penulis mulai mencoba menghubungi calon-calon customer

baru dan memasarkan produk-produk perusahaan.

Gambar 3.9 Ilustrasi Penulis Sedang Mencari Customer Baru

34

C. Administration:

1. Menerima Purchase Order (PO) Customer

Penulis menerima purchase order dari customer melalui e-mail yang dikirimkan oleh

customer. Kemudian penulis mengecek rincian produk-produk yang di purchase order oleh

customer seperti produk, quantity, dan harga dari produk yang di order. Setelah melakukan

pengecekan, selanjutnya penulis me-reply e-mail order customer sebagai konfirmasi bahwa

purchase order telah diterima.

Gambar 3.10 Contoh E-mail PO Customer

2. Input Purchase Order Customer (PO)

Setelah menerima purchase order customer, penulis mencetak purchase order

customer untuk kemudian diinput dengan sistem SAP.

35

Gambar 3.11 Tampilan Awal SAP Untuk Input PO Customer

Ketika menginput purchase order customer menggunakan SAP, penulis menginput

nomor purchase order, nama customer, produk, harga, mata uang, tanggal pengiriman, dan

alamat pengiman. Kemudian penulis harus melakukan pengecekan apakah jumlah uang yang

diinput di SAP dengan yang ada di purchase order sudah sama atau belum.

36

Gambar 3.12 Contoh PO Customer Yang Telah Diinput

Setelah menginput purchase order customer, orderan yang telah diinput disebut

dengan SO atau sales order lengkap dengan nomor kode SO yang berbeda-beda sesuai

dengan purchase order yang telah diinput oleh penulis (Gambar 3.13 untuk contoh PO yang

sudah ditulis nomor SO) . Nomor SO atau sales order tersebut akan dicetak menjadi DO atau

Delivery Order. Setelah menginput purchase order customer, kemudian kertas purchase

order customer yang telah di print dituliskan nomor SO dan kemudian di-filing di berkas

purchase order customer.

37

Gambar 3.13 Contoh PO Yang Sudah Diinput dan Ditulis Nomor SO (Nomor SO

diatas Sales Confirmation)

3. Membuat Proforma Invoice

Setelah menginput purchase order customer di SAP, kemudian penulis membuat

proforma invoice yaitu laporan total produk dan harga yang akan diberikan kepada customer

38

setelah menginput order customer. Setelah membuat proforma invoice kemudian dicetak dan

ditandatangani oleh Plant Manager, kemudian di scan, dan hasil scan proforma invoice yang

telah ditandatangani Plant Manager dikirimkan kepada customer melalui e-mail, Proforma

invoice yang telah di print kemudian difiling ke berkas proforma invoice.

Pembuatan proforma invoice ini hanya berdasarkan permintaan customer, artinya ada

customer yang tidak memerlukan proforma invoice dalam melakukan order ke PT. Vindo

International.

Gambar 3.14 Contoh Proforma Invoice Customer

39

4. Membuat Memo Permintaan Barang

Penulis membuat memo permintaan barang yang akan diberikan kepada tim produksi.

Penulis membuat memo permintaan barang ketika ada PO customer yang memesan produk

tertentu dengan jumlah besar dengan pengiriman secepat mungkin sehingga harus

memprioritaskan untuk memproduksi produk tertentu tersebut.

Gambar 3.15 Contoh Memo Permintaan Barang

Penulis juga membuat memo permintaan barang ketika membutuhkan stok suatu

produk yang ada di gudang (warehouse) sedikit sehingga untuk memenuhi stok di gudang

penulis membuat memo permintaan barang.

Selain itu juga penulis membuat memo permintaan barang ketika ada customer yang

melakukan order barang khusus seperti printing sesuai permintaan customer yang harus di

cetak di produk.

40

5. Membuat Scheduling Pengiriman Barang

Penulis membuat jadwal pengiriman barang menggunakan excel kemudian dikirim

kepada tim produksi dengan e-mail.

Gambar 3.16 Contoh Scheduling Pengiriman Yang Dibuat Penulis

6. Mencetak SO dan Memeriksa DO

Penulis mencetak SO (PO yang telah diinput) di SAP yang kemudian diperiksa oleh

penulis dan diberikan kepada pihak warehouse finish goods untuk memuat produk dan siap

dikirim. Setelah produk siap dikirim kemudian pihak warehouse finish goods mencetak DO

(delivery order) berupa surat tanda bahwa produk selesai dimuat dan sudah siap untuk

dikirim.

41

Gambar 3.17 Contoh SO yang Sudah Dicetak

Kemudian penulis mengecek DO tersebut yaitu dengan memastikan jumlah produk

sesuai dengan PO customer dan setelah sesuai kemudian ditandatangani oleh marketing

admin.

Gambar 3.18 Contoh DO yang Sudah Dicetak

42

7. Meminta Invoice dan Faktur Pajak

Setelah mencetak dan memeriksa DO, kemudian penulis meminta invoice dan faktur

pajak kepada pihak PT. Biggy Cemerlang untuk di-print dan dilampirkan dengan DO ketika

mengirim produk ke customer.

Gambar 3.19 Contoh Ketika Penulis Meminta Invoice dan Faktur Pajak

Kegiatan meminta invoice dan faktur pajak hanya dilakukan kepada customer tertentu

karena ada beberapa customer yang memerlukan invoice dan faktur pajak dalam pengiriman

dan ada juga yang tidak memerlukan invoice dan faktur pajak.

8. Membuat Packing List

Setelah mencetak dan memeriksa DO, penulis membuat packing list yaitu berupa

hasil hitung berat bersih produk dengan packaging produk yaitu karton/kardus yang akan

43

dikirimkan kepada customer. Packing list yang telah dibuat akan di-print dan dilampirkan

bersama dengan DO.

Gambar 3.20 Contoh Format Membuat Packing List

Kegiatan membuat packing list hanya dilakukan kepada customer tertentu karena ada

beberapa customer yang meminta dibuatkan packing list dan ada customer yang tidak

meminta dibuatkan packing list.

9. Membuat Invoice Commercial

Setelah mencetak dan memeriksa DO, penulis membuat invoice commercial berupa

rincian total harga produk yang biasanya akan dilampirkan bersama dengan packing list.

44

Gambar 3.21 Contoh Format Membuat Invoice Commercial

Pembuatan invoice commercial biasanya hanya untuk pengiriman ke luar negeri

(ekspor).

10. Merekapituasi DO untuk Admin Penagihan dan Membuat Formulir Serah Terima

DO

DO terdiri sebanyak 6 lembar, ketika produk dikirim, customer akan mengambil

beberapa lembar DO sebagai tanda terima produk. Kertas DO yang tersisa akan dibawa

kembali ke PT. Vindo International untuk kemudian direkapitulasi. Setiap DO yang akan

direkapitulasi harus terdiri dari 4 lembar, yaitu 2 lembar untuk admin penagihan, 1 lembar

untuk tim warehouse, dan 1 lembar untuk marketing admin. Jika terdapat lembar DO yang

kurang harus di fotocopy. Setelah itu penulis akan mencetak PO customer berdasarkan nomor

SO yang terdapat di DO dan dilampirkan dengan 2 lembar DO yang sudah dipisahkan untuk

diberikan kepada admin penagihan.

45

Gambar 3.22 Contoh DO yang Direkapitulasi (Fotokopi dan Print PO) untuk

Diberikan Kepada Admin Penagihan

Setelah itu, 1 lembar DO marketing admin akan dikumpulkan dan diinput di excel

dan diberi nama formulir serah terima DO.

Gambar 3.23 Contoh DO yang Sudah Direkapitulasi

46

Gambar 3.24 Contoh Formulir Serah Terima DO yang Dibuat Penulis dengan Excel

11. Membuat Formulir Permintaan Sample Produk

Penulis membuat formulir permintaan sample produk berupa nama customer, jenis

produk, dan jumlah sample. Kemudian formulir tersebut diprint dan diberikan kepada tim

QC (Quality Control).

Gambar 3.25 Contoh Pembuatan Formulir Serah Terima DO

47

12. Membuat Penawaran Formulir Harga

Penulis membuat formulir penawaran harga yang akan diberikan kepada customer.

13. Membuat Formulir Customer Baru

Ketika mendapatkan customer baru, penulis membuat formulir customer baru dan

mengisi forumulir tersebut berdasarkan informasi customer seperti surat ijin usaha, NPWP,

dan lain-lainnya.

Gambar 3.26 Contoh Formulir Customer Baru yang Dibuat Penulis

48

D. Kegiatan Lainnya

1. Membuat Sasaran Mutu Bulanan

Penulis membuat sasaran mutu bulanan yang terhitung mulai bulan Maret sampai

Mei, kemudian Juni, Juli, dan Agustus. Penulis membuat sasaran mutu bulan Maret, April,

dan Mei dikarenakan perusahaan tidak mengadakan kegiatan sasaran mutu pada bulan-bulan

tersebut sehingga ketika sasaran mutu bulan Juli, setiap divisi mempresentasikan sasaran

mutu bulanan mulai dari bulan Maret sampai bulan Juni. Untuk bulan-bulan kemudian seperti

Juli dan Agustus dilaksanakan secara rutin. Kegiatan sasaran mutu dilakukan ketika

memasuki minggu ke-dua setiap pada setiap bulannya.

Kegiatan sasaran mutu marketing admin berupa mempresentasikan persentase stok

dan harga setiap produk produk terakhir yang telah terjual, sehingga penulis memeriksa stok

produk satu per satu yang jumlahnya kurang lebih 300 produk. Selain itu sasaran mutu

marketing admin mempresentasikan penjualan ekspor dan impor. Kemudian

mempresentasikan persentase customer baru setiap bulannya. Penulis tidak diperkenankan

untuk memberikan informasi terkait sasaran mutu perusahaan secara detail karena bersifat

rahasia.

2. Product Knowledge

Penulis diberikan tugas khusus sebagai karyawan magang untuk mengetahui seluruh

product knowledge yang dimiliki perusahaan. Penulis diberikan mini quiz setiap hari dengan

pembimbing lapangan yaitu berupa pertannyaan terkait nama produk, fitur produk, dan

fungsi setiap produk. Untuk produk-produk yang ada di perusahaan, akan dilampirkan di

halaman lampiran.

3. Membuat Flow Chart Perusahaan

Penulis diberikan tugas khusus oleh plant manager untuk membuat flow chart seluruh

divisi yang ada di perusahaan mulai dari flow chart penerimaan purchase order dan input

49

purchase order, flow chart seluruh proses produksi, flow chart pengiriman produk, hingga

flow chart penagihan.

3.4 Kendala yang ditemukan

Selama proses magang berlangung, penulis mengalami beberapa kendala saat

menjalankan tugas yang diberikan. Kendala yang dialami penulis diuraikan sebagai berikut :


Kendala ketika penulis mengerjakan pekerjaan yang terkait dengan customer

relationship adalah kemampuan berkomunikasi dengan customer yang dimiliki penulis

masih terbatas. Ada beberapa saat ketika awal melakukan kerja magang penulis terbata-bata

ketika berkomunikasi dengan customer. Selain itu juga pada masa awal kerja magang ada

beberapa saat dimana penulis tidak tahu harus menjawab pertanyaan customer dengan

bagaimana sehingga penulis memberikan telepon kepada pembimbing lapangan untuk

berbicara langsung dengan customer.Kemudian ada beberapa langkah-langkah yang tidak

diketahui penulis dalam menjawab atau menangani pertanyaan customer. Contohya, ketika

customer menanyakan stok barang. Pada masa awal kerja magang penulis tidak mengetahui

langkah-langkah atau cara untuk dapat melihat stok barang yang dicek menggunakan sistem

SAP.

B. Telemarketing

Kendala dalam telemarketing adalah pada masa awal kerja magang penulis tidak

mengetahui seluruh produk yang dimiliki perusahaan, sehingga ketika berbicara dengan

customer penulis harus berkomunikasi kembali dengan pembimbing lapangan untuk

menanyakan nama produk yang dimiliki perusahaan. Karena nama produk yang diketahui

oleh customer berbeda dengan produk yang ada di perusahaan. Contohnya adalah ketika

customer menanyakan atau menginginkan “hanger celana gantung”, di perusahaan untuk

produk “hanger celana gantung” dinamai dengan U6012 maupun dengan U6212 tergantung

dengan ukuran dan fitur-fitur yang dimiliki setiap jenis produk. Kemudian contoh lain adalah

50

ketika customer membutuhkan “hanger baju”, untuk produk “hanger baju” di perusahaan

dinamai dengan U484, U485, U479, PHTP17, PHOOK17, dan lain-lain tergantung dengan

bentuk, fitur, dan kegunaan setiap produk yang berbeda-beda.

C. Administration

Kendala ketika mengerjakan pekerjaan bagian administration adalah langkah-

langkah dalam mengerjakan berbagai pekerjaan yang terkait dengan administration yang

sangat banyak dan harus dihapalkan oleh penulis. Ketika memasuki masa-masa awal

melakukan kerja magang, ada beberapa kali penulis melakukan kesalahan-kesalahan dalam

mengerjakan pekerjaan administration seperti salah dalam menginput jumlah kuantitas

produk dan salah menginput mata uang.

D. Kegiatan Lainnya

Kendala dalam pekerjaan kegiatan lainnya adalah product knowledge yang

membutuhkan waktu untuk dapat dihapalkan oleh penulis. Perusahaan memiliki produk yang

sangat banyak dan penulis harus menghapalkan setidaknya produk-produk yang paling sering

dibeli oleh customer. Contoh produk yang paling sering dibeli oleh customer adalah U484,

U6012, dan SizerCrownBlack.

3.5 Solusi atas kendala yang ditemukan


Penulis harus sering berlatih dalam berkomunikasi dengan customer untuk

meningkatkan rasa percaya diri penulis sehingga tidak merasa gugup ketika akan

berkomunikasi dengan customer kedepannya. Selain itu juga, penulis harus berlatih

menghafal produk-produk yang ada di perusahaan mulai dari nama produk, bentuk produk,

dan fitur yang dimiliki setiap produk. Kemudian penulis harus menanyakan langkah-langkah

untuk mengoperasikan SAP ketika ada pertanyaan customer yang mengharuskan penulis

untuk mengecek dengan menggunakan SAP. Yang terakhir penulis harus sering

51

berkomunikasi dengan pembimbing lapangan untuk berkonsultasi terkait tindakan apa yang

harus dilakukan setiap berkomunikasi dengan customer.

B. Telemarketing

Penulis harus sering berlatih dalam berkomunikasi dengan customer, selain itu juga

penulis harus meningkatkan pengetahuannya terkait seluruh produk yang ada di perusahaan.

Untuk mengatasi masalah telemarketing, penulis membuat notes kecil berisi langkah-langkah

dalam melakukan telemarketing dan juga menuliskan alternatif-alternatif jawaban yang nanti

bisa digunakan penulis ketika berkomunikasi dengan customer.

C. Administration

Penulis harus berkomunikasi dan berkonsultasi dengan pembimbing lapangan terkait

pekerjaan-pekerjaan di bidang administrasi.

D. Kegiatan Lainnya

Penulis harus berlatih untuk meningkatkan product knowledge. Sering kali penulis

melakukan mini quiz dengan pembimbing lapangan terkait product knowledge seperti

menyakan nama produk, bentuk produk, dan fitur produk.

3.6 Peran Customer Relationship Management dalam Membangun

Hubungan dengan Customer

Menurut Kotler dan Amstrong (2011), customer relationship management

merupakan keseluruhan proses untuk membangun dan memelihara hubungan dengan

pelanggan yang menguntungkan yaitu dengan memberikan value dan kepuasan pelanggan

yang unggul. Tujuan dari customer relationship management sendiri untuk membangun

hubungan yang baik dengan para customer.

Salah satu strategi yang dapat meningkatkan hubungan antara perusahaan dengan

para pelanggan adalah dengan menjalankan customer relationship management. Salah satu

52

tujuan dari menjalankan customer relationship management ini tentunya untuk

meningkatkan pengelolaan hubungan jangka panjang antara perusahaan dengan para

customer atau yang biasa disebut sebagai customer retention. PT. Vindo International sebagai

perusahaan yang menggunakan sistem business to business dalam menjalankan bisnisnya.

Strategi customer relationship management yang dijalankan di perusahaan PT. Vindo

International tidak berjalan dengan maksimal dikarenakan keterbatasan kemampuan dan

keteampilan yang dimiliki para karyawannya. Salah satunya adalah ketika menjalin

komunikasi dengan para customer. Komunikasi yang terjalin antara karyawan dan customer

hanya sebatas untuk mengkonfirmasi pengiriman barang dan terkadang mem-follow up

terkait produk yang telah sampai ke customer.

Dalam menjalin hubungan dengan para customer, perusahaan tidak merangkul

seluruh customer yang ada. Artinya, hanya customer-customer tertentu yang diberikan

perhatian khusus dalam hal customer relationship management. Hal tersebut terbukti ketika

perusahaan menyebarkan survey kepuasan customer yang hanya disebarkan kepada para

customer ekspor (perusahaan-perusahaan besar) dan tidak menyebarkan kuisioner kepada

para customer lokal seperti distro, butik, dan toko-toko hanger. Sehingga hasil dari survey

terkait kepuasan customer tersebut tidak maksimal dan hanya dijawab oleh 7 customer saja.

Kemudian PT. Vindo International tidak memiliki database terkait customer secara

detail dan mendalam. Database yang dimiliki hanya sebatas alamat, NPWP, surat ijin usaha,

dan data terkait produk yang dibeli oleh para customer. Perusahaan tidak memiliki data

terkait profil dasar para customer dan juga pendapatan yang dimiliki para customer.

Selanjutnya dari website yang dimiliki perusahaan tidak dimanfaatkan dengan maksimal oleh

perusahaan. Website yang dimiliki oleh perusahaan tidak dikembangkan secara maksimal,

contohnya seperti layanan customer service.

Selain itu perusahaan tidak rutin dalam melakukan company visit kepada customer.

Sales, marketing, dan manager perusahaan melakukan company visit kepada customer hanya

ketika customer tersebut sudah lama tidak melakukan pembelian (order) kepada perusahaan.

53

Beberapa hal tersebut menyebabkan value yang ingin disampaikan kepada customer tidak

sampai kepada customer itu sendiri sehingga strategi-strategi customer retention perusahaan

seperti menciptakan ikatan sosial dan struktural, menciptakan customer delight, membangun

customer engagement, dan menambahkan customer perceived value tidak berjalan dengan

maksimal.

Salah satu contoh dari perusahaan B2B yang menjalankan customer relationship

management adalah Unilever. Unilever menjangkau seluruh pelanggan mereka dengan

program database dan situs website yang dimiliki Unilever. Dengan program database dan

situs website tersebut mereka mampu menganalisis profil setiap pelanggan dan melakukan

interaksi dengan pelanggan secara tepat berdasarkan data yang dimiliki perusahaan. Selain

itu dengan memiliki website yang memiliki fitur customer service yang dapat menjawab

setiap pertanyaan dan informasi yang dibutuhkan oleh customer, para customer akan merasa

puas dengan layanan yang diberikan oleh Unilever.

Berdasarkan kemampuan customer relationship management yang dimiliki Unilever,

seharusnya PT. Vindo International dapat membuat database terkait customer dengan

selengkap mungkin sehingga perusahaan dapat berinteraksi secara tepat dengan para

customer. Mengembangkan website yang dimiliki perusahaan dengan maksimal yang dapat

memudahkan customer. Kemudian menjangkau seluruh customer tanpa kecuali. Dengan

menjangkau seluruh customer, perusahaan akan mudah untuk berkomunikasi dan

memperoleh informasi dari para customer. Contohnya dalam meminta customer mengisi

survey, perusahaan harus menjangkau seluruh customer yaitu dengan menjadikan seluruh

customer perusahaan sebagai responden survey.

bab iii pelaksaan kerja magang 3.1 kedudukan dan koordinasi

Documents