bab iii metode perancangan sistem -...
TRANSCRIPT
13
BAB III
METODE PERANCANGAN SISTEM
3.1. Prosedur Training Tracking PT Kievit Indonesia
PT Kievit Indonesia mempunyai prosedur untuk proses pelatihan yang diadakan
pada perusahaan. Proses training dimulai dengan dilakukannya analisis oleh bagian
HR Recruitment & Training untuk general training karyawan dan oleh manager tiap
departemen untuk specific training karyawan sesuai dengan kebutuhan pada tiap
departemen. Hasil analisis tersebut akan dicatat pada Form Training Needs. Salah
satu dasar analisis pelatihan karyawan adalah training record karyawan periode
sebelumnya.
Berdasarkan hasil analisis, maka karyawan akan mendapatkan daftar pelatihan
karyawan. Daftar pelatihan ini menerangkan pelatihan apa saja yang wajib dan tidak
wajib diikuti oleh karyawan. Daftar pelatihan dibuat dalam bentuk softcopy (Micosoft
Excel) dan tercetak.
Bagian HR Recruitment & Training akan merencanakan kegiatan pelatihan
dalam bentuk penjadwalan pelatihan berdasarkan daftar pelatihan yang dibutuhkan
karyawan. Perencanaan tersebut selanjutnya akan dijadikan patokan oleh HR bagian
Recruitment & Training untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pelatihan.
Saat pelaksanaan kegiatan pelatihan, karyawan akan mengisi form training
attendance list. Form kedatangan pelatihan berfungsi sebagai data kehadiran
pelatihan karyawan yang hadir dan mengikuti pelatihan, daftar pelatihan akan diberi
keterangan bahwa karyawan sudah menyelesaikan pelatihan. Keterangan meliputi
tiga macam isian, K jika karyawan mengikuti pelatihan yang diselenggarakan oleh PT
Kievit Indonesia, P jika karyawan karyawan mengikuti pelatihan yang bersifat
personal/previous experience, dan E jika pelatihan sudah dipenuhi melalui pendidikan
formal.
14
Setelah karyawan mengikuti pelatihan, bagian HR Recruitment & Training
akan meng-update training record tiap karyawan (Micosoft Excel) dan daftar
pelatihan karyawan (Micosoft Excel). Training record tersebut merupakan salah satu
dari beberapa alat analisis karyawan di PT Kievit.
Dari prosedur diatas, flowchart proses Training Tracking PT Kievit dapat
dilihat pada bagan dibawah ini.
Analisis general training oleh bagian HR Recruitment & Training dan analisis Specific training (competency
department) oleh manager tiap department
Daftar Training, terdiri atas Training General dan Training
Specific
Bagian HR Recruitment & Training, akan menyusun jadwal pelaksaan training-training yang ada.
Daftar Training (General Training dan Specific
Training )
File Jadwal Training dan Daftar Training pada MS.
Excel
Pelakasanaan Training oleh Karyawan
Bagian HR Recruitment & Training akan mengupdate daftar training karyawan dengan keterangan “K” apabila karyawan mengikuti
training yang diadakan PT Kievit, “P” apabila karyawan mengikuti training diluar perusahaan (bersifat personal), dan E apabila training
sudah dipenuhi dari pendidikan karyawan.
File Training Record updated
File Training Matrix updated
Proses Analisis Karyawan
Prosedur Training Tracking PT Kievit Indonesia
Gambar 3.1 Flowchart Proses Training Tracking PT Kievit Indonesia
15
3.2. Analisa Kebutuhan
Berdasarkan prosedur Training Tracking yang berjalan menunjukkan bahwa
proses pencatatan training tracking karyawan dilaksanakan oleh admin department
HR (Human Resources) bagian Recruitment dan Training. Proses penginputan data
pelatihan karyawan secara manual menggunakan Microsoft Excel. Selain itu, proses
menghasilkan training record karyawan dan training matrix juga dilakukan secara
manual.
Pengelolaan training tracking karyawan tersebut memiliki beberapa kelemahan.
Kelemahan yang pertama yaitu bagian HR melakukan penginputan berulang-ulang
untuk setiap data pelatihan yang diikuti karyawan. Data training record sudah
disiapkan menurut nama karyawan dan dan data training matrix menurut departemen
yang ada, apabila ingin meng-update kedua data tersebut administrator harus
menginputkan satu per satu data ke dalam laporan yang terkait. Penginputan secara
manual tidak menjamin ketelitian data. Hal tersebut disebabkan adanya kemungkinan
data tersebut kurang (ada data yang belum diinputkan) atau sebaliknya yaitu terdapat
data yang diinputkan berulang (data redundancy).
Di sisi lain, pengelolaan Training Tracking seperti ini membutuhkan waktu
yang lebih lama. Dengan demikian pengelolaan data dan informasi menjadi kurang
efisien. Hal ini membuat administrator sering menunda melakukan penginputan dan
pembaharuan data. Dengan demikian proses pelacakan data pelatihan kurang efektif.
Kelemahan yang lain adalah data pelatihan yang tidak terpusat menyulitkan
pengguna pada saat pengecekan data pelatihan. Hal tersebut dikarenakan
administrator harus memeriksa satu per satu data pelatihan yang ada.
Berdasarkan analisis di atas, maka dapat disimpulkan bahwa terdapat masalah
integrasi data dan informasi yang berdampak pada kurangnya efisiensi dan efektifitas
pada pengelolaan data dan informasi pelatihan karyawan. Oleh karena itu,
membangun sistem informasi berbasis komputer yang mengelola prosedur Training
Tracking dari proses penginputan hingga pelacakan data pelatihan merupakan sebuah
16
solusi yang terbaik. Sistem informasi ini dapat mengintegrasikan semua data
pelatihan dan menghasilkan informasi yang berkualitas.
3.3. Metode Perancangan Sistem
Metode perancangan yang digunakan dalam menganalisis dan mendesain
sistem informasi Kievit Training Tracking yaitu Prototyping. Prototyping merupakan
metode pengembangan sistem informasi secara bertahap, yaitu dengan
mengembangkan suatu prototype yang sederhana terlebih dahulu, baru kemudian
dikembangkan dari waktu ke waktu sampai sistem informasi selesai dikembangkan.
Prototype merupakan bentuk dasar atau model awal dari suatu sistem atau subsistem.
(Jogiyanto, 2003)
Gambar 3.2 Model Prototyping (Pressman, 2010)
Seperti pada gambar 3.2, dijelaskan bahwa metode prototyping terbagi atas tiga
tahapan yang berantai yaitu pengumpulan kebutuhan (communication), membangun
prototyping (quick plan, modeling quick design, construction of prototype), dan
evaluasi prototyping (deployment delivery & feedback). Berikut penjelasan tahapan
metode prototyping :
1. Pengumpulan kebutuhan (Listen to customer)
17
Dalam tahap pengumpulan kebutuhan sistem yaitu berupa pengumpulan
informasi mengenai hal–hal yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem informasi
Kievit Training Tracking. Pengumpulan kebutuhan sistem dilakukan dengan cara
melakukan wawancara dengan bagian administrator HR Recruitment and Training
dari PT Kievit Indonesia. Kebutuhan sistem yang pertama adalah input dan output
software. Kebutuhan input merupakan data-data yang diperlukan sebagai data
masukan aplikasi. Data-data yang akan disimpan dan diolah untuk menghasilkan
laporan-laporan yang diperlukan oleh pengguna. Hasil wawancara menunjukkan
adanya kebutuhan Input dan Output Software sebagai berikut:
a. Kebutuhan Input Software :
- Data Karyawan
Data karyawan berisi nomor karyawan, nama karyawan, tanggal lahir, status
pernikahan, pendidikan terakhir, tanggal bergabung dengan perusahaan,
status kerja karyawan, departemen karyawan, dan posisi kerja karyawan.
- Data Departemen
Data departemen berisi nama-nama departemen yang ada di PT Kievit
beserta posisi-posisi kerja pada masing-masing departemen.
- Data Pelatihan
Data pelatihan yang dibutuhkan adalah kategory pelatihan yang ada di PT
Kievit, data pemetaan pelatihan untuk masing-masing posisi kerja, dan data
pelaksanaan pelatihan yang sudah ada di PT Kievit.
- Data Job History karyawan
Data Job History karyawan diperlukan untuk menginputkan informasi job
experience kayawan yang merupakan salah satu informasi yang akan muncul
pada Training Record karyawan PT Kievit Indonesia.
b. Kebutuhan Output Software
- Laporan Training Record tiap karyawan
- Laporan Training Matrix tiap departemen
18
Laporan pelatihan di PT Kievit Indonesia dibutuhkan dalam format file pengolah
angka (Microsoft Excel).
2. Membangun prototyping (quick plan, modeling quick design, construction of
prototype).
Tahap ini terdiri dari desain sistem, desain antar muka pengguna dan data untuk
memenuhi kebutuhan yang diperlukan pada tahap sebelumnya. Dalam tahap ini
dilakukan desain sistem informasi Kievit Training Tracking dengan menggunakan
Unified Modelling Language (UML). Setelah desain rancangan sudah sesuai dengan
kebutuhan, dimulailah pembuatan aplikasi sistem.
3. Evaluasi prototyping (deployment delivery & feedback)
Evaluasi ini dilakukan oleh user (administrator HR Recruitment and Training)
apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginan user.
Evaluasi terhadap tampilan dari aplikasi dan proses berjalannya sistem yang telah
dibuat dilakukan dengan dua cara yaitu evaluasi software dan tanggapan end user.
3.4. Perancangan Sistem
Desain aplikasi Sistem Informasi Kievit Training Tracking ini menggunakan
UML (United Model Language). UML merupakan sebuah standar bahasa yang
digunakan untuk memodelkan objek-objek dalam dunia nyata, sebagai awal dari
pembuatan desain yang berdasarkan pada pemrograman berorientasi objek. Diagram-
diagram dalam UML, yaitu : Use Case Diagram, Class Diagram, Activity Diagram,
Sequence Diagram, Collaboration Diagram, Component Diagram, Deployment
Diagram dan State Diagram.
Dalam desain sistem yang akan dirancang hanya menggunakan Use Case
Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram, Class Diagram dan Rancangan
Interface aplikasi.
3.4.1. Use Case Diagram
19
Use case diagram adalah diagram yang menggambarkan interaksi antara
sistem dengan sistem eksternal dan pengguna. Dengan kata lain, secara grafis
menggambarkan siapa yang akan menggunakan sistem dan dengan cara apa
pengguna mengharapkan untuk berinteraksi dengan sistem (Whitten, 2004:257).
Gambar 3.3 Use Case Diagram Kievit Training Tracking
Gambar 3.3 menjelaskan bahwa actor yang terlibat dalam sistem hanya
ada satu, yaitu administrator. Hal ini telah sejalan dengan kebutuhan sistem
yaitu single user. Administrator dapat mengakses sistem dengan memilih
aktivitas-aktivitas yang ada.
1.1 Add Employees Data
1.2 Update Employees Data
5.2 Update Training Data
5.1 Add Training Data
2.1 Add Department Data
2.2 Update Department Data
8.1 View Training Record
8.2 View Training Matrix
3.1 Add Jobs Data3.2 Update Jobs Data
1.3 View Employees Data
2.3 View Department Data
3.3 View Job Data
5.3 View Training Data
Manage Employees Data
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
5.0 Manage Training Data
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
2.0 Manage Department Data
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
7.0 Input Attendace_list Training
8.0 Manage Training Record
<<extend>>
<<extend>>
9.0 Change Pasword
3.0 Manage Jobs Data
<<extend>><<extend>>
<<extend>>
4.0 Insert Job History
<<include>>
6.0 Manage Training_Map
EmployeesAdministrator
6.1 Insert Training_Map Employees
<<extend>>
6.2 Update Training_map
Employees
<<extend>>
6.3 View Training_map Employees
<<extend>>
8.3 set training matrix department
<<extend>>
20
3.4.2. Activity Diagram
Activity diagram adalah diagram yang dapat digunakan untuk
menggambarkan secara grafis aliran proses bisnis, langkah-langkah sebuah use
case atau logika behavior (metode) object (Whitten, 2004:428).
Gambar 3.4 Activity Diagram Kievit Training Tracking
Gambar 3.4 menunjukkan diagram activity aplikasi Kievit Training
Tracking. Diagram activity ini menjelaskan tentang alur aktivitas yang
dilakukan user/administrator dalam mengoperasikan aplikasi. Aktivitas dimulai
dengan adanya proses login oleh user, apabila login sukses, maka user akan
diperlihatkan halaman utama dari aplikasi. Pada halaman utama, user dapat
memilih menu yang diinginkan dalam pengoperasian aplikasi. Aktivitas
diakhiri dengan keluarnya user dari aplikasi.
start
end
Login user
validation user
failed
View
Homepage
succes
Manage
Employee Data
Manage
Department Data
Manage Jobs
Data
Manage Training
Data
Insert Job
History
Manage
Training Map
Insert Training
AttendanceManage report
Change
Password
Logout user
system user
21
3.4.3. Sequence Diagram
Sequence Diagram merupakan diagram UML yang memodelkan logika
sebuah use case dengan cara menggambarkan interaksi pesan di antara objek-
objek dalam rangkaian waktu (Whitten, 2004:663).
Gambar 3.5 Sequence Diagram Add Employees Data
Gambar 3.5 menunjukkan diagram sequence ketika administrator
melakukan pengelolaan data karyawan, yaitu menambahkan data karyawan.
Administrator akan mengisikan data-data terkait dengan data pribadi karyawan,
yang kemudian data-data tersebut akan diinputkan ke dalam database aplikasi.
: Administrator form menu : add employees controller : add employees
data
Entity : employees
1. input data karyawan
(Employee_id, Name,
DateBirth, Status, Education,
DateJoin, Department_id,
Job_id, WorkStatus)
2. save data karyawan
(Employee_id, Name,
DateBirth, Status, Education,
DateJoin, Department_id,
Job_id, WorkStatus)3. open database
4. insert data karyawan
(Employee_id, Name,
DateBirth, Status,
Education, DateJoin,
Department_id, Job_id,
WorkStatus) 5. close database
6. return 'insert done'
7. return 'insert done'
22
Gambar 3.6 Sequence Diagram Update Employees Data
Gambar 3.6 menunjukkan diagram sequence ketika administrator
melakukan pengubahan data karyawan. Administrator akan melacak data
karyawan tersebut dengan mencari menggunakan kriteria yang telah ditentukan.
Selanjutnya aplikasi akan menampilkan data karyawan yang akan diubah.
Administrator akan mengubah data-data karyawan sesuai dengan perubahan
yang terjadi. Dan data pembaharuan akan disimpan kedalam database sebagai
data terbaru dari karyawan tersebut.
Gambar 3.7 Sequence Diagram View Employees Data
: Administrator form menu : update employees controller : update
employee data
Entity : employees
1. search data employee
(Employee_id, Name)
2. get data employee
(Employee_id, Name)
3. open database
4. get data employee
(Employee_id, Name)
5. data employee selected
6. view data employee
7. edit data employee
(Name, DateBirth, Status,
Education, date Join,
Department_id, Job_id,
WorkStatus)
8. save data employee
(Name, DateBirth, Status,
Education, date Join,
Department_id, Job_id,
WorkStatus)9. update data employee
(Name, DateBirth, Status,
Education, date Join,
Department_id, Job_id,
WorkStatus) 10. close database
11. return 'update done'
12. return 'update done'
actor : Administratoractor : Administrator View Employees Data : View EmployeesView Employees Data : View Employees Controller : view
Employees data
Controller : view
Employees data
entity : employeesentity : employees
1. input criteria search
employees data( name)
2. search employee data
3. get employees data
4. open database
5. select employee data
(employee_id, name)
6. employee data selected
8. view employee data
23
Gambar 3.7 menunjukkan diagram sequence ketika administrator
melakukan view/lihat data karyawan. Untuk mencari data karyawan,
administrator harus menginputkan kriteria untuk mencari data, kriteria
pencarian yaitu nama karyawan. Setelah memilih data yang dikehendaki, maka
aplikasi akan menampilkan data karyawan.
Gambar 3.8 Sequence Diagram Add Department Data
Gambar 3.8 menunjukkan diagram sequence ketika administrator
melakukan pengelolaan data karyawan, yaitu menambahkan data departemen.
Administrator akan mengisikan data-data terkait dengan data departemen, yang
kemudian data-data tersebut akan diinputkan ke dalam database aplikasi. Data
departemen terdiri dari department id dan department name. Pada PT Kievit
Indonesia, saat ini belum ada penomoran untuk departemen sehingga juga
dirancang department id. Terlampir daftar department id yang sudah dirancang.
: Administrator form menu : add department controller : add department
data
Entity : Department
1. input data department
(Department_id,
Department_Name)
2. save data department
(Department_id,
Department_Name)3. open database
4. insert data department
(Department_id,
Department_Name)
5. close database
6. return 'insert done'
7. return 'insert done'
24
Gambar 3.9 Sequence Diagram Update Department Data
Gambar 3.9 menunjukkan diagram sequence ketika administrator
melakukan update data departemen. Administrator akan melacak data
departemen yang akan dilakukan perubahan dengan mencarinya menggunakan
kriteria yang telah ditentukan. Selanjutnya aplikasi akan menampilkan data
departemen yang akan diubah. Administrator akan mengubah data-data
departemen sesuai dengan perubahan yang terjadi. Data pembaharuan akan
disimpan kedalam database sebagai data terbaru dari departemen tersebut.
: Administrator form menu : update department data controller : update
department
Entity : Department
1. seach data department
(Department_id,
department_Name)
2. get data department
(Department_id,
department_Name)
3. open database
4. get data department
(Department_id,
department_Name)
5. data department selected
6. view data department
7. edit data department
(Department Name)
8. save data department
(Department Name)
9. update data department
(Department Name)
10. close database
11. return 'update done'
12. return 'update done'
actor : Administratoractor : Administrator form : view department dataform : view department data Controller : view data
department
Controller : view data
department
entity : Departmententity : Department
1. input criteria search
Department data
(Departmen_name)
2. search department data
3. get department data
7. view department data
4. open database
5. select department data
(department_name)
6. department data selected
25
Gambar 3.10 Sequence Diagram View Department Data
Gambar 3.10 menunjukkan diagram sequence ketika administrator
melakukan view/lihat data departemen. Untuk mencari data departemen,
administrator harus menginputkan kriteria untuk mencari data, kriteria
pencarian yaitu nama departemen. Setelah memilih data yang dikehendaki,
maka aplikasi akan menampilkan data departemen.
Gambar 3.11 Sequence Diagram Add Jobs Data
Gambar 3.11 menunjukkan diagram sequence ketika administrator
melakukan pengelolaan data posisi kerja, yaitu menambahkan data posisi-posisi
kerja yang ada di dalam perusahaan. Administrator akan mengisikan data-data
terkait dengan data posisi kerja, yang kemudian data-data tersebut akan
diinputkan ke dalam database aplikasi. Data posisi kerja karyawan terdiri dari
job id dan job title. Pada PT Kievit Indonesia, saat ini belum ada penomoran
untuk daftar posisi kerja sehingga juga dirancang job id. Terlampir daftar job id
yang sudah dirancang.
4. insert data job
(job_id, job_title,
department_id)
: Administrator Form menu : add job controller : add job data Entity : Jobs
1. input data job
(job_id, job_title,
department_id)
2. save data job
(job_id, job_title,
department_id)
3. open database
5. close database
6. return 'insert done'
7. return 'insert done'
26
Gambar 3.12 Sequence Diagram Update Jobs Data
Gambar 3.12 menunjukkan diagram sequence ketika administrator
melakukan update data posisi kerja. Administrator akan melacak data posisi
kerja yang akan dilakukan perubahan dengan mencarinya menggunakan kriteria
yang telah ditentukan. Selanjutnya aplikasi akan menampilkan data posisi kerja
yang akan diubah. Administrator akan mengubah data-data posisi kerja sesuai
dengan perubahan yang terjadi. Data yang sudah diperbarui akan disimpan
kedalam database sebagai data terbaru dari posisi kerja tersebut.
Gambar 3.13 Sequence Diagram View Jobs Data
Gambar 3.13 menunjukkan diagram sequence ketika administrator
melakukan view/lihat data posisi kerja karyawan yang ada dalam perusahaan.
: Administrator form menu : update job controller : update job data Entity : Jobs
1. search data job
(job_id, Job_title)
2. get data job
(job_id, Job_title)
3. open database
4. get data job
(job_id, Job_title)
5. data job selected
6. view data job
7. edit data job
(job_title,
department_id)
8. save data job
(job_title,
department_id)
9. update data job
(job_title,
department_id)
10. close database
11. return 'update done'
12. return 'update done'
actor : Administratoractor : Administrator form : view job dataform : view job data Controller : view jobs dataController : view jobs data entity : Jobsentity : Jobs
1. input criteria search
Jobs data(Job_title)
2. search jobs data
3. get jobs data
7. view jobs data
4. open database
5. select jobs data(job_title)
6. jobs data selected
27
Untuk mencari data posisi kerja, administrator harus menginputkan kriteria
untuk mencari data, kriteria pencarian yaitu nama posisi kerja. Setelah memilih
data yang dikehendaki, maka aplikasi akan menampilkan data posisi kerja.
Gambar 3.14 Sequence Diagram Add Training Data
Gambar 3.14 menunjukkan diagram sequence ketika administrator
melakukan pengelolaan data pelatihan, yaitu menambahkan data-data pelatihan.
Administrator akan mengisikan data-data terkait dengan data pelatihan yang
akan dikelola oleh perusahaan, yang kemudian data-data tersebut akan
diinputkan ke dalam database aplikasi.
Gambar 3.15 Sequence Diagram Update Training Data
Gambar 3.15 menunjukkan diagram sequence ketika administrator
melakukan update data pelatihan. Administrator akan melacak data pelatihan
: Administrator form menu : add training controller : add data
training
Entity : Training
1. input data training
(training_id, training_title,
Category, Remarks)2. save data training
(training_id, training_title,
Category, Remarks)3. open database
4. insert data training
(training_id, training_title,
Category, Remarks)
6. return 'insert done'
5. close database
7. return 'insert done'
9. update data training
(training_title, Category,
Remarks)
: Administrator form menu : update training controller : update training
data
Entity : Training
1. search data training
(training_id, training_title,
Category)
2. get data training
(training_id,
training_title, Category)3. open database
4. get data training
(training_id,
training_title, Category)
5. return data training selected
6. view data training
7. edit data training
(training_title, Category,
Remarks)
8. save data training
(training_title, Category,
Remarks)
10. Close database
11. return 'update done'
12. return 'update done'
28
yang akan dilakukan perubahan dengan mencarinya menggunakan kriteria yang
telah ditentukan. Selanjutnya aplikasi akan menampilkan data pelatihan yang
akan diubah. Administrator akan mengubah data-data pelatihan sesuai dengan
perubahan yang terjadi. Dan data pembaharuan akan disimpan kedalam
database sebagai data terbaru dari pelatihan tersebut.
Gambar 3.16 Sequence Diagram View Trainng Data
Gambar 3.16 menunjukkan diagram sequence ketika administrator
melakukan view/lihat data pelatihan. Untuk mencari data pelatihan,
administrator harus menginputkan kriteria untuk mencari data, kriteria
pencarian yaitu nama pelatihan. Setelah memilih data yang dikehendaki, maka
aplikasi akan menampilkan data pelatihan.
actor : Administratoractor : Administrator form : view training dataform : view training data Controller : View training
data
Controller : View training
data
entity : Trainingentity : Training
1. input criteria search
Training data
(Training_title)
2. search training data
3. get training data
7. view training data
4. open database
5. select training data
(training_title)
6. training data selected
29
Gambar 3.17 Sequence Diagram Insert Training Attendance Data
Gambar 3.17 menunjukkan diagram sequence ketika administrator
melakukan penginputan data peserta pelatihan ke dalam aplikasi. Administrator
akan memasukkan data pelatihan yang diselenggarakan disertai dengan
karyawan siapa saja yang mengikuti pelatihan tersebut. Data-data tersebut akan
disimpan kedalam database.
Gambar 3.18 Sequence Diagram Insert Training Map
: Administrator form menu : insert training employees controller : insert training
employees data
Entity : Training_history
1. input data employees training
(Employee_id, Training_id,
Training_startdate,
Training_endDate, Training_name,
Training_conducted, Training_place,
Training_finance, Training_status)
2. save data employees training
(Employee_id, Training_id,
Training_startdate, Training_endDate,
Training_name, Training_conducted,
Training_place, Training_finance,
Training_status)
3. open database
4. insert data employees training
(Employee_id, Training_id,
Training_startdate,
Training_endDate, Training_name,
Training_conducted,
Training_place, Training_finance,
Training_status)
5. close database
6. return 'insert done'
7. return 'insert done'
: Administrator : Administrator Form menu : add training mapForm menu : add training map controller : Add training
map
controller : Add training
map
Entity : Training MapEntity : Training Map
1. input data Training map
(job_id, job_title,
training_id)
2. save data training map
(job_id, job_title,
training_id)
7. return 'insert done'
4. insert data training map
(job_id, job_title, training_id)
3. open database
5. close database
6. return 'insert done'
30
Gambar 3.18 menunjukkan diagram sequence ketika administrator
melakukan penginputan data pelatihan yang wajib diikuti karyawan
berdasarkan dengan posisi kerja karyawan tersebut di perusahaan.
Administrator akan memasukkan data pelatihan map sesuai dengan kompetensi
karyawan yang diinginkan tercapai dalam kegiatan pelatihan. Training map
merupakan daftar pelatihan yang diwajibkan perusahaan kepada karyawannya
menurut dengan posisi kerja karyawan tersebut. Data akan disimpan kedalam
database.
Gambar 3.19 Sequence Diagram Update Training Map
Gambar 3.19 menunjukkan diagram sequence ketika administrator
melakukan update data pemetaan pelatihan. Perubahan yang memungkinkan
terjadi adalah adanya pengurangan atau penambahan pelatihan yang diwajibkan
pada posisi kerja tersebut. Administrator akan melacak data pemetaan pelatihan
yang akan dilakukan perubahan dengan mencarinya menggunakan kriteria yang
telah ditentukan. Selanjutnya aplikasi akan menampilkan data pemetaan
pelatihan yang akan diubah. Administrator akan mengubah data-data pelatihan
sesuai dengan perubahan yang terjadi. Dan data pembaharuan akan disimpan
kedalam database sebagai data terbaru dari pemetaan pelatihan tersebut.
: Administrator : Administrator form menu : update training
map
form menu : update training
map
controller : Update
training map
controller : Update
training map
Entity : Training
Map
Entity : Training
Map
1. seach data training map
(jobs_id)
7. edit data training map
(training id)
2. get data training map (jobs_id)
8. save data training map (training_id)
6. view training map data
12. return 'update done'
4. get training map data (jobs_id)
9. update data training map
(training_id)
3. open database
5. training map data selected
10. close database
11. return 'update done'
31
Gambar 3.20 Sequence Diagram View Trainig Map
Gambar 3.20 menunjukkan diagram sequence ketika administrator
melakukan view/lihat data pemetaan pelatihan. Untuk mencari data pemetaan
pelatihan, administrator harus menginputkan kriteria untuk mencari data,
kriteria pencarian yaitu posisi kerja. Setelah memilih data yang dikehendaki,
maka aplikasi akan menampilkan data pemetaan pelatihan.
Gambar 3.21 Sequence Diagram View Training Record
Gambar 3.21 menunjukkan diagram sequence ketika administrator
melakukan view/lihat data record pelatihan yang sudah dilakukan oleh masing-
actor :
Administrator
actor :
Administrator
form : view training
map
form : view training
map
Controller : View training
map
Controller : View training
map
entity : Training Mapentity : Training Map
1. input criteria search
training map data(Job_id,
Job_title)
2. search training map data
3. get training map data
7. view training map data
5. select training map
data(Job_id, Job_title)
4. open database
6. training map data selected
actor :
Administrator
actor :
Administrator
form : view training recordform : view training record Controller : View training
record
Controller : View training
record
entity : Training_historyentity : Training_history
1. input criteria search
Training record
(Employee_id,
Employee_name)
2. search training record data
3. get training record data
7. view training record data
5. select training record
data(Employee_id,
start_date, End_date,
Training name,
Conducted, Place,
Fianance)
4. open database
6. training record data selected
32
masing karyawan. Untuk mencari data record pelatihan, administrator harus
menginputkan kriteria untuk mencari data, kriteria pencarian yaitu employee_id
atau employee_name. Setelah memilih data yang dikehendaki, maka aplikasi
akan menampilkan data record pelatihan karyawan.
Gambar 3.22 Sequence Diagram View Training Matrix
Gambar 3.22 menunjukan digram sequence ketik administrator
melakukan view/lihat data training matrix tiap departemen. Training Matrix
dikelompokkan per departemen sehingga saat pemanggilannya memasukkan
nama departemen sebagai criteria pencarian. Sistem akan memproses data
sesuai criteria yang diinputkan, selanjutnya akan ditampilkan informasi training
matrix yang diinginkan.
3.4.4. Class Diagram
Class diagram adalah gambar grafis mengenai struktur object statis
dari suatu sistem, menunjukan kelas-kelas object yang menyusun sebuah
sistem dan juga hubungan antara kelas object tersebut (Whitten,
2004:432).
actor : Administratoractor : Administrator form : view training matrixform : view training matrix Controller : View training
matrix
Controller : View training
matrix : Training Map : Training Map
1. input criteria search
Training matrix
(Department_id,
Department_name)
2. search training matrix data
3. get training matrix data
7. view training matrix data
4 open database
5. select training matrix data
(Job_title, Employee_id,
Training title)
6. training matrix data selected
34
Pada gambar 3.23 menjelaskan tentang relasi database-database
yang digunakan pada aplikasi Kievit Training Tracking. Database
yang terbentuk saling berelasi untuk membentuk sebuah database
yang saling terhubung antar tabel-tabel yang ada. Tabel yang
digunakan 10 tabel, terdiri dari tabel employees, tabel department,
tabel Jobs, tabel Job History, tabel Training, tabel Trainng Map, tabel
Training competency, Tabel Training history, tabel Training
Participant, Training record dan Training report. Class Diagram juga
menjelaskan boundary dan controller yang membangun sistem, yang
menerangkan fungsi-fungsi yang akan tersedia pada aplikasi.
3.5. Rancangan Desain Interface
3.5.1. Rancangan Interface Halaman Login
Pada tampilan halaman Login yang dibutuhkan yaitu
Textbox username, berguna untuk tempat menginputkan
username
Textbox password, berfungsi untuk tempat menginputkan
password
Tombol Login, berfungsi untuk tombol aksi mengeksekusi
perintah Login
Tombol Cancel, berfungsi untuk membatalkan semua
aktifitas
Kievit Training Tracking
Username
Password
LOGIN CANCEL
Gambar 3.24 Rancangan Desain Interface Halaman Login
3.5.2. Rancangan Interface Halaman Manage Employees Data
Pada halaman Manage Employees Data digunakan untuk
menginputkan dan mengedit data-data karyawan. Halaman input
edit data karyawan memerlukan tampilan yaitu
35
Label dan textbox untuk pengisian field Index No, Name, dan
education.
Label dan datetime box untuk pengisian field date of birth
dan date of join.
Label dan combobox untuk pengisian departmen dan posisi
kerja.
Label dan radio button untuk memilih status nikah dan
status kerja.
3 button yaitu button save, button update dan button select.
Button save digunakan untuk aksi penyimpanan data
karyawan, button update dipakai untuk aksi pengeditan data
karyawan, dan button select dipakai sebagai aksi pemilihan
data karyawan untuk proses pengeditan.
Datagridview data karyawan untuk menampilkan data
karyawan yang sudah tersimpan dalam sistem.
Kievit Training Tracking
SAVE UPDATE
Index No Name Date of Birth Status Education Date of Join Department Position Work status
Select
Index No
Name
Date of Birth
Status
Education
Date of Join
Department
Position
Work Status
Single Married
Active Non Active
Gambar 3.25 Rancangan Desain Interface Halaman Manage Employees Data
3.5.3. Rancangan Interface Halaman View Employees Data
Halaman lihat data karyawan akan digunakan untuk melihat data
karyawan, dan tampilan yang dibutuhkan adalah
Label search dan combobox search sebagai acuan pemilihan
data yang akan dilihat.
Label dan textbox untuk masing-masing field data karyawan
36
Kievit Training Tracking
Search
Index No
Name
Date of Birth
Status
Education
Date of Join
Department
Position
Work Status
Gambar 3.26 Rancangan Desain Interface Halaman View Employees Data
3.5.4. Rancangan Interface Halaman Job History
Pada halaman Job History merupakan tampilan yang disediakan
untuk memudahkan pengguna dalam menginputkan data job history
karyawan. Job history merupakan perubahan posisi kerja karyawan.
Proses ini dipisahkan dengan update data employees karena adanya
proses lain yang harus dipenuhi dengan adanya perubahan posiis
kerja. Halaman Insert Job History memerlukan bebarapa tampilan
yaitu
Label dan textbox untuk name, start period dan end period
Label dan combobox untuk department dan position.
Combobox masing-masing ada dua buah untuk grup old
position dan new position.
Button save sebagai aksi penyimpanan data
Kievit Training Tracking
Name
Start Period
Department
End Period
Old Position
Position
New Position
Department
Position
SAVE
Gambar 3.27 Rancangan Desain Interface Halaman Insert Job History
3.5.5. Rancangan Interface halaman input, edit, dan lihat data
departemen
Untuk rancangan halaman department, tampilan yang dibutuhkan
yaitu
37
Label dan textbox untuk mengisi data department_id dan
department name
3 button yaitu button save, button update, dan button select.
Button save sebagai aksi untuk menyimpan data, button
update sebagai aksi mengubah data departmen, dan button
select untuk menampilkan data yang dipilih ke masing-
masing textbox department id dan department name.
Datagridview untuk menampilan data departemen yang
tersedia
Kievit Training Tracking
Department ID
Department Name
SAVE
UPDATE
Department ID Department Name
Select
Gambar 3.28 Rancangan Desain Interface Halaman Manage Department Data
3.5.6. Rancangan Interface Halaman input, edit, dan lihat data posisi
kerja
Halaman input edit posisi kerja, pada tampilan dibutuhkan beberapa
item, yaitu
Label dan textbox untuk pengisian id jobs dan job title.
Label dan combobox untuk pengisian nama departemen.
Button save, button update dan button select. Button save
sebagai aksi penginputan data jobs, button update sebagai
aksi pengeditan data jobs dan button select sebagai aksi
pemilihan data jobs untuk proses pengeditan.
Datagridview yang digunakan sebagai tampilan data jobs
yang sudah tersimpan pada sistem.
38
Heading
Kievit Training Tracking
ID Jobs
Job Title
Department
SAVE
UPDATE
Select
Job ID Job Title Department
Gambar 3.29 Rancangan Desain Interface Halaman Manage Jobs Data
3.5.7. Rancangan Interface Halaman input, edit, dan lihat data jenis
pelatihan
Halaman input edit dan lihat data pelatihan merupakan halaman
untuk pengaturan data pelatihan. Item yang diperlukan untuk
interface halaman yaitu
Label dan textbox untuk pengisian data id training, training
title dan remarks.
Button save, button update dan button select. Button save
sebagai aksi penginputan data pelatihan, button update
sebagai aksi pengeditan data pelatihan dan button select
sebagai aksi pemilihan data pelatihan untuk proses
pengeditan.
Datagridview yang digunakan sebagai tampilan data
pelatihan yang sudah tersimpan pada sistem.
Heading
Kievit Training Tracking
ID Training
Training Title
Remarks
SAVE
UPDATE
Select
ID Traning Training title Remarks
Gambar 3.30 Rancangan Desain Interface Halaman Manage Training Data
3.5.8. Rancangan Interface Halaman pemetaan data pelatihan
Halaman pemetaan data pelatihan merupakan halaman yang
difungsikan untuk pengguna menginputkan data pelatihan yang
39
wajib diikuti karyawan menurut dengan posis kerja masing-masing
karyawan. Tampilan yang dibutuhkan adalah
Label dan combobox untuk pengisiaan data department,
position dan training title.
Button save untuk menyimpan data yang sudah diinputkan.
Datagriedview untuk menampilan nama pelatihan apa saja
yang telah diinputkan untuk pemetaan pelatihan karyawan.
Kievit Training Tracking
Department
Position
Training title
Save
ID Traning Training title
Gambar 3.31 Rancangan Desain Interface Halaman Training Map
3.5.9. Rancangan Interface Halaman input data pelaksanan pelatihan
Halaman input data pelaksanaan pelatihan merupakan interface
yang disediakan untuk pengguna menginputkan data peltihan yang
sudah dilaksanakan di perusahaan. Data pelatihan yang diinputkan
adalah data pelatihan yang dilaksanakan, competency pelatihan
yang terpenuhi dan peserta pelatihan. Tampilan yang dibutuhkan
adalah
Label dan datetimepicker untuk field start date dan end date
training.
Label dan textbox untuk field Training name, Conducted,
dan Finance.
Label dan combobox untuk field Category, Status, dan
Employee Name.
Datagriedview untuk menampilakan peserta-peserta
pelatihan yang sudah dipilih.
Button delete untuk menghapus nama karyawan yang tidak
mengikuti pelatihan dan butto save unttuk menyimpan
semua data yang sudah diinputkan.
40
Kievit Training Tracking
Enter TextStart Date
End Date
Training name
Category
Conducted
Place
Finance
Status
Employee name
Delete
Save
Index No Name
Gambar 3.32 Rancangan Desain Interface Halaman Insert Training Attendance
3.5.10. Rancangan Interface Halaman lihat laporan
Halaman lihat laporan akan digunakan untuk menampilkan laporan
akhir pada aplikasi. Terdapat 2 macam laporan yang masing-masing
akan ditampilkan menurut criteria yang sesuai dengan data laporan.
Tampilan yang dibutuhkan adalah
Label dan combobox criteria untuk pengisian data criteria
laporan yang diinginkan ditampilkan.
Report viewer sebagai interface tampilan laporan.
Kievit Training Treacking
Search
Report
Gambar 3.33 Rancangan Desain Interface Halaman View Report
3.5.11. Rancangan Interface Halaman ubah kata sandi
Halaman ubah kata sandi merupakan interface yang disiapkan untuk
user mengatur atau mengubah kata sandi untuk masuk ke aplikasi.
Tampilan yang diperlukan adalah
Label dan textbox untuk field username, old password, new
password, dan verify password.
41
2 button yaitu button change password dan button cancel.
Button change password adalah button aksi untuk mengubah
password sedangakan button cancel digunakan untuk
membatalkan pengubahan password.
Kievit Training Tracking
Username
Old Password
New Password
Verify Password
Change Password Cancel
Gambar 3.33 Rancangan Desain Interface Halaman Change Password
3.6. Kebutuhan Hardware dan Software
Berdasarkan rancangan sistem informasi diatas, maka kebutuhan
software dan hardware minimal untuk dapat mengimplementasikan
dan menggunakan aplikasi Kievit Training Tracking, yaitu :
Kebutuhan perangkat keras
- Processor Pentium IV 2,4 G MHz.
- RAM 1 GB
- Harddisk 80 GB
- Monitor
- Keyboard dan Mouse
Kebutuhan perangkat lunak
- Dapat menjalankan Visual Basic .Net 2010
- Windows XP sp 2
- Microsoft Office Acces 2007